Sisältö. Tuetut selaimet SmartCloud Docs -ohjelmiston helppokäyttötoiminnot. Sanasto... 7

Transkriptio

1 Docs Versio 1.0.5

2 ii Docs

3 Sisältö Tuetut selaimet SmartCloud Docs -ohjelmiston helppokäyttötoiminnot Sanasto A D E F G H I J K L M N O P R S T V Y Asiakirjojen käsittely Asiakirjojen luonti ja tuonti Tietoja mallipohjista Asiakirjojen luonti mallipohjista Asiakirjojen oletustiedostomuodon muutto Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti Salasanalla suojattujen Word-tiedostojen avaus. 22 Tiedostojen yhteensopivuus ja asiakirjojen vienti.. 22 Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa.. 22 Asiakirjojen tallennus Asiakirjan version julkaisu Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin.. 25 Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Asiakirjojen käyttötasojen määritys Reaaliaikainen asiakirjojen yhteismuokkaus Asiakirjojen reaaliaikainen yhteismuokkaus Kommenttien käyttö yhteistyöhön asiakirjoissa 32 Asiakirjojen muokkaus Tekstin muotoilu asiakirjoissa Linkkien lisäys Ylä- ja alatunnisteiden luonti Sisällysluettelon luonti Kenttien lisäys asiakirjoihin Asiakirjojen oikeinkirjoituksen tarkistus Asiakirjojen tulostus Kuvien käsittely asiakirjoissa Kuvien lisäys asiakirjoihin Kuvan ominaisuuksien määritys asiakirjoissa.. 51 Taulukoiden käsittely asiakirjoissa Taulukoiden luonti asiakirjoissa Taulukon tyylien muuttaminen asiakirjoissa.. 53 Taulukon ominaisuuksien määritys asiakirjoissa 53 Taulukon solujen taustavärien määritys Tekstin tasaus asiakirjojen taulukkosoluihin Rivien ja sarakkeiden lisäys taulukkoon Taulukoiden rivien ja sarakkeiden siirto Taulukon solujen yhdistäminen ja jakaminen.. 55 Asiakirjojen taulukoiden koon muutto Kuvatekstien lisäys asiakirjojen taulukoihin Taulukoiden otsikoiden määritys asiakirjoissa.. 57 Asiakirjojen pikaohje Asiakirjojen pikanäppäimet Laskentataulukoiden käsittely Laskentataulukoiden luonti ja tuonti Laskentataulukoiden luonti mallipohjista Laskentataulukoiden oletustiedostomuodon muutto Taulukoiden siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti.. 69 Tekstitiedostojen tuonti laskentataulukoihin.. 70 Salasanalla suojattujen Excel-tiedostojen avaus.. 70 Tiedostojen yhteensopivuus ja laskentataulukoiden vienti Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot Laskentataulukoiden tallennus Laskentataulukon version julkaisu Laskentataulukoiden vienti muihin tiedostomuotoihin Laskentataulukoiden vienti CSV-tiedostoihin.. 74 Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys.. 76 Reaaliaikainen laskentataulukoiden yhteismuokkaus 77 Laskentataulukoiden reaaliaikainen yhteismuokkaus Kommenttien käyttö yhteistyöhön laskentataulukoissa Laskentataulukoiden ulkoasun muuttaminen Fontit, reunat ja värit Sisennyksen muuttaminen laskentataulukoissa. 88 Laskentataulukoiden fonttien muuttaminen Tekstin tasaus laskentataulukon soluissa Rivin korkeuden tai sarakkeen leveyden muuttaminen Laskentataulukoiden reunojen muuttaminen.. 90 Laskentataulukon solujen oletusmuotoilun palautus iii

4 Taulukkojen hallinta laskentataulukoissa Taulukoiden piilottaminen ja näyttäminen laskentataulukoissa Taulukkojen siirtäminen laskentataulukoissa.. 91 Taulukkojen lisääminen laskentataulukkoihin.. 91 Lukujen muotoileminen Tietojen syöttö ja muokkaus Tietojen muokkauksen perusteet Solujen sisällön etsintä ja korvaus Hyperlinkin lisäys soluun Linkin poisto hyperlinkistä Alueen täyttäminen automaattisen täytön avulla 96 Taulukon solujen yhdistäminen ja jakaminen.. 97 Laskentataulukoiden oikeinkirjoituksen tarkistus 97 Laskentataulukoiden tulostaminen PDF-tiedostoihin Laskentataulukoiden kuvien käsittely Kuvien lisäys laskentataulukoihin Laskentataulukoiden kuvien siirto ja koon muutto Kuvan ominaisuuksien määritys laskentataulukossa Laskentataulukoiden kaavioiden käsittely Laskentataulukoiden kaaviotyypit Kaavioiden lisäys laskentataulukoihin Laskentataulukoiden kaavioiden siirto ja koon muutto Kaavioiden kopiointi laskentataulukoihin Tietoalueiden muuttaminen Laskentataulukoiden kaavioasetuksien määrittäminen Tietoalueiden hallinta Tietojen lajittelu Pikasuodattimien käyttö Rivien ja sarakkeiden lukitus laskentataulukoissa Rivien ja sarakkeiden piilotus Rivien ja sarakkeiden näyttö Muiden taulukoiden soluihin viittaaminen Laskentataulukoiden tietojen ja kuvien kopiointi 111 Alueen nimeäminen Nimettyjen alueiden etsintä tai muokkaus Nimetyn alueen poisto Suhteelliset ja tarkat viitteet Kaavojen käyttö laskutoimituksissa Tietoja kaavoista ja funktioista Luettelo funktioista Laskentataulukoiden pikaohje Laskentataulukoiden pikanäppäimet Esitysten käsittely Esitysten luonti ja siirto palvelimeen Esitysten luonti Esitysten oletustiedostomuodon muutto Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen Aiemmin luotujen esitysten tuonti Tiedostojen yhteensopivuus ja esitysten vienti Esitysten tuetut tiedostomuodot Esitysten tallennus Esityksen version julkaisu Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin Esitysten määritys yhteiskäyttöön Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Esitysten käyttötasojen määritys Reaaliaikainen esitysten yhteismuokkaus Esitysten reaaliaikainen yhteismuokkaus Kommenttien käyttö yhteistyöhön esityksissä 200 Diojen muotoilu Esitysten fonttien muuttaminen Objektien valinta ja siirto Objektien järjestäminen Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin 207 Dian asettelun käyttö Esityksen oikeinkirjoituksen tarkistus Esitysten tallennus ja tulostus Esitysten tulostaminen PDF-tiedostoihin Kuvien käsittely esityksissä Kuvien lisäys esityksiin Esitysten kuvien siirto ja koon muutto Kuvan ominaisuuksien määritys esityksissä Diojen käsittely Diaesitysten toistaminen Vaihtojen käyttö dioissa Diojen poisto Diojen lisäys Diojen siirtäminen Diojen monistus Taulukoiden käsittely esityksissä Taulukoiden luonti esityksissä Rivien ja sarakkeiden lisäys esityksiin Esitysten rivien ja sarakkeiden siirto Rivien ja sarakkeiden koon muuttaminen esityksissä Solujen tekstin tasaus Taulukon tyylien muuttaminen esityksissä Taulukon otsikoiden määritys esityksissä Puhujan muistiinpanojen muokkaus Esitysten pikaohje Esitysten pikanäppäimet Hakemisto iv Docs

5 Docs SmartCloud Docs on uusi toimisto-ohjelmisto asiakirjojen, laskentataulukoiden ja esitysten käsittelyyn pilvipalveluissa. Se sisältää reaaliaikaisen yhteismuokkauksen, jonka avulla käyttäjät voivat käsitellä asiakirjoja yksittäin tai yhteistyössä. He voivat kommentoida asiakirjaa tai osallistua jopa keskusteluun. Voit tehdä tämän kaiken ilman työasemaohjelmistoa. Oletko uusi SmartCloud Docs -ohjelman käyttäjä? Tutustu Käytön aloitus -sovellukseen. Käytön aloitus Aloita SmartCloud Docs -ohjelman käyttö Tiedostot-sovelluksessa. Napsauta Uusipainiketta ja valitse luotavan tiedoston laji: Asiakirja, Laskentataulukko tai Esitys. Tiedosto luodaan SmartCloud Docs -ohjelmassa, ja voit muokata sisältöä pilvipalveluissa. v Asiakirjojen käsittely v Laskentataulukoiden käsittely sivulla 65 v Esitysten käsittely sivulla 187 Nämä tiedot ovat käytettävissä myös IBM SmartCloud for Social Business -wikisivustossa. IBM Corporation 2012,2014 1

6 2 Docs

7 Tuetut selaimet SmartCloud Docs -ohjelman tukemat Web-selaimet on luetteloitu. Tuetut Web-selaimet on lueteltu IBM-tukisivuston System Requirements for SmartCloud Docs -sivulla. Tiedot uusista tuetuista selaimista lisätään tähän luetteloon. 3

8 4 Docs

9 SmartCloud Docs -ohjelmiston helppokäyttötoiminnot Helppokäyttötoimintojen ansiosta käyttäjät, joilla on fyysisiä rajoitteita, esimerkiksi heikentynyt liikuntakyky tai näkö, voivat käyttää tietotekniikkatuotteita. Helppokäyttötoiminnot Seuraavassa on lueteltu tärkeimmät IBM SmartCloud -ohjelmiston helppokäyttötoiminnot: v käyttö vain näppäimistöltä v liittymät, joiden yhteydessä voidaan käyttää tavallisimpia näytönlukijoita v v v näppäimet, jotka voidaan tunnistaa koskettamalla mutta jotka eivät aktivoidu pelkästä kosketuksesta portit ja liittimet tukevat yleisesti käytössä olevia standardilaitteita vaihtoehtoisten syöttö- ja tulostuslaitteiden liitäntämahdollisuus. Ohjeita on lisäksi muutettu niin, että ne sisältävät seuraavat helppokäyttötoimintojen käyttöä helpottavat tuoteominaisuudet: v v SmartCloud-wikisivusto ja kaikki siihen liittyvät julkaisut sisältävät helppokäyttötoimintoja. Helppokäyttöiset IBM:n käännökset ovat käytettävissä wikin Product Documentation -välilehdestä. Kaikki ohjeet ovat käytettävissä HTML-muodossa SmartCloud Docs -wikisivustossa, jolloin käyttäjillä on parhaat mahdollisuudet hyödyntää näytönlukijatekniikkaa. Kaikki julkaisun kuvat esitetään vaihtoehtoisin tekstein, joten henkilöt, jotka näkevät huonosti, voivat ymmärtää kuvien sisällön. Siirtyminen näppäimistön avulla Tässä tuotteessa ovat käytössä Microsoft Windows -oletusnavigointinäppäimet. IBM ja helppokäyttöisyys Lisätietoja IBM:n sitoutumisesta helppokäyttötoimintojen toimitukseen on IBM Human Ability and Accessibility Center -sivustossa. Aiheeseen liittyviä linkkejä: v Asiakirjojen pikanäppäimet sivulla 61 v Laskentataulukoiden pikanäppäimet sivulla 184 v Esitysten pikanäppäimet sivulla 222 5

10 6 Docs

11 Sanasto Tässä sanastossa on ohjelmaan [product name] liittyvien termien selityksiä. Sanastossa käytetään seuraavia ristiviittausmerkintöjä: v "Katso" viittaa kuvatun termin suositeltuun synonyymiin tai akronyymiä tai lyhennettä vastaavaan termiin. v "Katso myös" viittaa kuvattuun termiin liittyvään termiin tai sen vastakohtaan. Muiden IBM-tuotteiden sanastot ovat käytettävissä osoitteessa software/globalization/terminology (avautuu uuteen ikkunaan). A aihe Itsenäinen, määrätyn tietolajin sääntöjen mukainen tietoyksikkö, joka on merkityksellinen itsessään. akuutti korkomerkki Latinalaisen merkistön korkomerkki (u). alatunniste Teksti, joka on muotoiltu näkyväksi sivujen alareunassa asiakirjan tulosteissa. Katso myös ylätunniste. aloituspäivämäärä Työn aloitusajankohta. Tarkennetaan yleensä todelliseksi, suunnitelluksi, arvioiduksi ja aikataulun mukaiseksi aloituspäivämääräksi. Päättymispäivämäärän voi laskea, kun tiedossa ovat aloituspäivämäärä, työn kesto ja riippuvuussuhteet. alue 1. Tiettyä tarkoitusta varten suunniteltu käyttöliittymän osa. 2. Käsiteltävä tai viittauskohteena käytettävä solualue. Alueisiin voi lisätä tietoja. argumentti Funktioon tai toimintosarjaan määritetty arvo tai sen funktion tai toimintosarjan sen ajon aikana palauttama arvo. arvo Tieto-objektin sisältö. Arvo voi olla kokonaisluku, merkkijono tai toisen tietosäilön kahva. arvoväli Määrän tai funktion sallittu arvojoukko. asettelu Näytössä näkyvien osien geometrinen järjestys. Asettelulla pyritään usein minimoimaan eri osien päällekkäisyydet. asia Analyysin perusyksikkö. Kyselyn avulla kootussa tietojoukossa asia on yleensä yksittäinen kyselyyn vastannut henkilö. asiakirja Asiakirjaobjektiin tallennettu tietokokoelma. Asiakirjaan voi tallentaa kaikkien tietolajien tietoja. Copyright IBM Corp. 2012,2014 7

12 avainsana Hakutoiminnoissa käytettävä sana. avaus 1. Objektin, kuten jonon, aiheen tai hyperlinkin, käyttöönotto. 2. Tiedoston saattaminen ohjelman käyttöön käsittelyä varten. D datatiedot Tosiseikkojen tai ohjeiden esitysmuoto, jossa ihminen tai automaattinen järjestelmä voi välittää, tulkita ja käsitellä niitä. Tietoja ovat vakiot, muuttujat, matriisit ja merkkijonot. dianäyttö Näyttö, jossa käyttäjät voivat tarkastella dioja pienoiskuvina. E ehto Standardi, johon päätös perustuu. elementti Suuren tai laajan yksikön osa. etunimi Nimi, joka yksilöi henkilön tietyssä yhteisössä, kuten perheessä. Henkilöllä voi olla useita etunimiä. F fontti Määrätyn koon ja tyylin merkit määrittävä kokoelma (esimerkiksi 9 kuvapisteen Bodoni modern). funktio 1. Ohjelman sisäinen kaava, joka tekee tietyn erikoislaskutoimituksen automaattisesti. 2. Käsky tai käskyjoukko, joka tekee määritetyn toiminnon. G grafiikka Kuva, tekstiobjekti tai niiden yhdistelmä, jonka voi sijoittaa asiakirjaan. H haku 1. Toiminto tai tila, jonka avulla käyttäjä voi etsiä erilaisten kohteiden, kuten merkkijonojen, sisäisten kommenttien tai kirjainten, esiintymiä asiakirjasta. 2. Pyyntö käyttäjän määrittämien ehtojen mukaisten objektien tuonnista näyttöön. hyperlinkki Elektronisen asiakirjan (kuten Web-sivun) elementti, joka ohjaa käyttäjän toiseen asiakirjan osaan tai toiseen asiakirjaan. 8 Docs

13 I ikkuna Näytön osa, jonka reunat ovat näkyvissä ja joka sisältää sovelluksen, tietoja tai valintaikkunan. J jako Solun jakaminen useaksi soluksi. julkaisija Tiedot julkaiseva henkilö. julkaisu Tietojen saattaminen käytettäväksi toisessa sovelluksessa tai järjestelmässä. järjestelmänvalvoja Järjestelmänvalvontatehtävistä, kuten käyttöoikeuksien myöntämisestä ja sisällönhallinnasta, vastaava henkilö. Järjestelmänvalvojat voivat myös määrittää käyttäjien käyttöoikeustasot. K kenttä Alue, johon tietyn luokan tiedot tai ohjausobjektin tiedot syötetään. kieli Tietojen välittämiseen käytettävä merkki-, konventio- ja sääntökokoelma. kirjoitus Tietojen tallennus pysyvästi tai tilapäisesti tallennuslaitteeseen tai tietovälineeseen. kohdistin Näytössä liikkuva symboli, usein vilkkuva tai kiinteä valopiste, joka määrittää valittavan vaihtoehdon, ilmaisee, mihin käyttäjän näppäimistöllä kirjoittama teksti tulee näkyviin, tai osoittaa näytössä näkyvän kiinnostavan objektin. kokonaisluku Positiivinen tai negatiivinen desimaaliton luku tai luku nolla. kommentti Artefaktiin, elementtiin tai elementtikokoelmaan liitetty huomautus. komponentti Ohjelmistotuotteen osan muodostava ohjelmisto-objekti, jolla voi olla oma nimi mutta jota ei ole lisensoitu erikseen. kopiointi Tietojen luku tietolähteestä niin, ettei lähdetietoja muuteta, ja kirjoitus muuttamattomina muualle. korostus Näytön elementin tai segmentin muokkaus muista elementeistä erottuvaksi muuttamalla sen visuaalisia määritteitä. kumous Viimeksi tehdyn muokkauksen peruutus. kuva Alkuperäisen asiakirjan tai kuvan skannauslaitteella tuotettu tai ohjelmistossa luotu sähköinen kopio. Sanasto 9

14 kuvake Näytössä näkyvä graafinen symboli, jota hiirellä tai vastaavalla paikannuslaitteella osoittamalla käyttäjä voi valita tietyn toiminnon tai ohjelmistosovelluksen. käynnistys Sovelluksen käyttöönotto tuotantoympäristössä niin, että sovellusta voi käyttää. käyttäjä Tietokonejärjestelmän palveluja käyttävä henkilö, organisaatio, prosessi, laite, ohjelma, yhteyskäytäntö tai järjestelmä. käyttöoikeus Oikeus lukea tai päivittää resurssia tai käyttää sitä muulla tavalla. Suojattujen resurssien käyttöoikeuksien valvonta tapahtuu yleensä järjestelmäohjelmiston avulla. käyttöoikeustaso Tietokonesuojauksessa käyttäjälle määritetty käyttöoikeustaso, joka määrittää, miten käyttäjä voi käyttää suojattua tiedostoa tai kirjastoa. kaava Ohjelmallisia määritteitä sisältävä lauseke. Kaavoja voi käyttää esimerkiksi muuttujien arvojen määritykseen ja rajoitetun ohjauslogiikan käyttöön. L lajittelu Objektiryhmän ryhmittely kokonaan tai osittain objektien sisällön tai ominaisuuksien perusteella. laskeva järjestys Tietojen järjestys niiden arvojen perusteella suurimmasta arvosta pienimpään tietojen vertailusääntöjen mukaisesti. lataus Tietokoneohjelman siirto apumuistista muistiin kokonaan tai osittain, jotta tietokone voi ajaa ohjelman. lataus Tietojen siirto päätietokoneesta siihen yhdistettyyn laitteeseen, kuten työasemaan tai PC-tietokoneeseen. leikepöytä Tietokoneen muisti- tai tallennusalue, johon voi tallentaa tietoja tilapäisesti. Leikepöydälle tallennetut tiedot ovat käytettävissä muissa sovelluksissa. linkki Yhteys, jonka avulla tietoja voi siirtää fyysisesti solmusta toiseen. lisäys Aiemmin tallennettujen tietojen määrän kasvattaminen lisäämällä niihin uusia tieto-objekteja. lisäys Luokan laajuuden kasvatus tai merkintöjen lisäys luetteloon. lukija Henkilö, jolla on oikeus tarkastella ja lukea sisältöä. lukitus Resurssien käytön tilapäinen rajoittaminen järjestelmän samanaikaisilta käyttäjiltä. luonnos 1. Keskeneräinen tarjous. 2. Keskeneräinen tarjous. Luonnos on julkaistava ennen kuin sitä voi käyttää palvelutasosopimuksessa. 10 Docs

15 laajennus 1. Tietojen esitys luokan nimen tai pääasiakirjan alle koottuna. 2. Tiivistettyjen tietojen palautus niiden alkuperäiseen muotoon. M mallipohja Objekti, jonka perusteella voi luoda uusia saman tietolajin objekteja. Mallipohjan avulla luodun objektin ominaisuudet ovat samat kuin mallipohjassa. matriisikaava Kaava, joka tekee useita laskentoja yhdelle arvolle tai arvojoukolle ja palauttaa yhden tai useamman laskentatuloksen. merkintä 1. Yksittäinen työaseman syötetapahtuma. 2. Yksittäinen tietoelementti taulukossa, luettelossa, jonossa tai muussa tietoja tai ohjausobjektien tietoja sisältävässä järjestetyssä rakenteessa. merkki Mikä tahansa näppäimistön avulla kirjoitettava, tulostettava tai näytössä näkyvä symboli. Merkkejä ovat esimerkiksi kaikki kirjaimet, numerot ja välimerkit. merkkijono Ohjelmointikielissä tekstin tallennukseen ja käsittelyyn käytetty tietomuoto. muokkaus Tietojen muodon tai muotoilun lisäys, muuttaminen, poisto, uudelleenjärjestely tai muokkaus. muokkausohjelma Sovellus, jonka avulla käyttäjä voi muokata aiemmin luotuja tietoja. muoto 1. Tietojen järjestystapa tai asettelu tietovälineessä. 2. Tietojen rakenne tai järjestystapa tiedostossa. muotoilu Tekstinkäsittelyssä tekstinkäsittelyohjelman toiminto, jonka avulla käyttäjä voi määrittää tekstiasettelun haluamakseen. määritys Tarvittavien tietojen antaminen järjestelmän kehotteissa tai tarvittavien valintojen tekeminen valikosta. N nouseva järjestys Tietojen järjestys niiden arvojen perusteella pienimmästä arvosta suurimpaan tietojen vertailusääntöjen mukaisesti. näyttö Tietojen esitys visuaalisessa muodossa. Sanasto 11

16 O objekti Mikä tahansa digitaalinen sisältö, jota käyttäjä voi käsitellä yksittäisenä yksikkönä tehtävän toteutuksessa. Objekti voi olla tekstiä, kuvake tai ne molemmat. oletusarvo Järjestelmän tai ohjelman automaattisesti sellaiselle objektille antama arvo, jolle käyttäjä ei ole määrittänyt arvoa. omistaja Käyttäjä, jolla on tieto-objektin tai toiminnon mukaiset ylimmän tason käyttöoikeudet tieto-objektiin tai toimintoon. Yleensä objektin luonut henkilö. otsikko Tietojen tunnisteena käytettävä vakioarvo, kenttä tai teksti, joka näkyy yleensä sivun tai näytön yläosassa tai luvun tai osan alussa. P painaminen Kosketusnäytön kosketus, joka on napautusta pidempi mutta painettuna pitämistä lyhyempi. Yleensä sovelluksissa voi avata lisävalikoita kosketuseleillä. painike Kuvaobjekti, jota napsauttamalla tehdään toiminto. palautus Kutsurutiinin tuloksesta tiedotus kutsurutiinille tai ohjelmalle. palvelin Ohjelma tai tietokone, joka tuottaa palveluja muille ohjelmille tai tietokoneille. param. Katso parametri. parametri Funktioon, komentoon tai ohjelmaan välitettävä arvo tai viittaus, joka määrittää funktion, komennon tai ohjelman syötteen tai ohjaa sen toimintaa. Tämä arvo voi olla käyttäjän tai toisen ohjelman tai prosessin määrittämä. Katso myös avainsana. peruutus 1. Tehtävän lopetus ennen sen valmistumista. 2. Objektin sulkeminen tai tehtävän lopetus ennen sen valmistumista. piilotus Ikkunan ja kaikkien sen ali-ikkunoiden poisto näkyvistä työpöydältä. pilkku 1. REXX-ohjelmointikielessä jatkomerkkiä kuvaava sanake, argumenttiluettelon argumenttien erotinmerkki tai jäsennysmallipohjan erotin. 2. Argumenttiluettelon argumentit toisistaan erottava sanake tai desimaalierotin. prosessi Tietojen käsittely. 12 Docs

17 päivitys Tiedoston tai tietojoukon muokkaus ajantasaiseksi. pääsivu Dianäkymä tai sivu, joka määrittää esityksen kaikkien diojen tai sivujen muotoilun. päätyyli Pääsivun asettelun ja yleiset elementit määrittävä tyyli. R reunus Näkyvä reunus, joka erottaa näytössä näkyvän objektin muista näyttöobjekteista. reaaliaikainen Tietojen käsittely, joka palauttaa tulokset niin nopeasti, että vuorovaikutus tietojen kanssa vaikuttaa tapahtuvan välittömästi. rivi ruutu Taulukon vaakasuuntainen osa, joka koostuu joukosta arvoja, joista kukin on yhdessä taulukon sarakkeista. Kuvaruudussa näkyvä muotoiltu tietojen esitysobjekti, joka voi sisältää syötekenttiä. S salasana Tietokoneiden ja verkkojen suojauksessa käytettävä yksilöllinen merkkisarja, jonka avulla ohjelma tai tietokoneen tai ohjelman käyttäjä saa käyttöönsä järjestelmän ja sen sisältämät tiedot. sana Määrättyä tarkoitusta vastaavaksi yksiköksi katsottava merkkijono. sanoma Henkilön tai ohjelman toiselle henkilölle tai ohjelmalle lähettämä viesti. sarake Tietokannan taulukon pystysuuntainen osa. Sarakkeilla on nimet ja tietolajit (sarake voi olla esimerkiksi teksti-, desimaaliluku- tai kokonaislukusarake). selain Työasemaohjelma, joka tekee pyyntöjä verkkopalvelimeen ja näyttää palvelimen palauttamat tiedot. selaus Tietojen tarkastelu niin, ettei niitä muuteta. siirto palvelimeen Tietojen siirto tietokoneesta keskustietokoneeseen tai -verkkoon tai siihen liitettyyn laitteeseen, kuten tulostimeen. siirtyminen Sijaintiin ohjeistaminen. sivu Näyttölaitteessa tai ikkunassa yhdellä kertaa näkyvät tiedot. sivupalkki Painetun artikkelin tai Web-julkaisun toiselle sivulle tai molemmille sivuille sijoitettu, muista näytön osista graafisesti erotettu osio, joka liittyy näytön muihin osiin. solualue Yhdestä tai useasta solusta koostuva laskentataulukon alue. Sanasto 13

18 sovellus 1. Mitattava ja hallittava työyksikkö, joka toteuttaa määrätyn käyttäjän tehtävän, kuten palkanlaskennan tai rahoituslaskelman ajon. Pienin yksikkö, johon sovellus voidaan jakaa, on operaatio. Yleensä sovellus koostuu useista toisiinsa liittyvistä operaatioista. 2. Mitattava ja hallittava työyksikkö, joka toteuttaa määrätyn käyttäjän tehtävän. 3. Tietokoneohjelma tai ohjelmistokomponentti, joka tukee määrättyä liiketoimintaprosessia tai yleistä prosessia. sulkeminen Toimenpiteen lopetus ja sen ikkunan poisto näytöstä. suuntausnuoli Nuoli, joka ilmaisee määritetyn suunnan, kun lisäät kuvan esitykseen. symboli Jokin kirjain- tai numeromerkkien (A-Z, a-z tai 0-9) ja #, $,.,!,?, ja _ yhdistelmä. syntaksi Säännöt, joiden mukaan käsky tai lause muodostetaan. säätö Kohteen muuttaminen tai säätely, jonka tarkoituksena on tarkkuuden tai standardinmukaisuuden varmistaminen. T tallennus Asiakirjaan liitetyn tiedoston kopiointi paikalliseksi. tallennus nimellä Uuden objektin luonti aiemmin luodusta objektista niin, että aiemmin luotu objekti pysyy ennallaan. Katso myös tallennus. tapahtuma Tehtävän tai järjestelmän kannalta merkityksellinen tapahtuma. Tapahtuma voi olla esimerkiksi toiminnon valmistuminen tai epäonnistuminen, käyttäjän tekemä toiminto tai prosessin tilan muutos. Katso myös sanoma. tarkistus 1. Kunnon toteaminen. 2. Sen selvitys, onko komponentti sopiva tai täyttääkö se määrätyt vaatimukset. tasaus Kohteiden tai tekstin kohdistus määrätyn pisteen, kuten sivun reunuksen tasalle. taso Toisiinsa liittyvien määritteiden joukko, joka vastaa samaa hierarkian loogista ryhmittymää. Saman tason määritteillä voi olla joko sama rooli tai useita eri rooleja. taulukko Laskentataulukon linkitetty solualue, joka sisältää arvoja. Esimerkiksi suorakaiteen muotoinen kolmen rivin pituinen ja kolmen sarakkeen levyinen alue on 3x3-kokoinen matriisi eli arvotaulukko. taulukko Lukuja, tekstiä tai niiden yhdistelmiä sisältävät tiedot järjestettynä riveiksi ja sarakkeiksi. 14 Docs

19 taulukkosivu IBM Docs -laskentataulukon sivu, jossa on useita sarakkeita. teksti Peräkkäisiä merkkejä ihmisen luettaviksi sanoiksi järjestettyinä. Teksti voidaan koodata erilaisiin tietokoneen luettavissa oleviin muotoihin, kuten ASCII-muotoon. tiedosto Toisiinsa liittyvien tietojen tallennusobjekti, jonka järjestelmä tallentaa ja noutaa sille määritetyn nimen perusteella. tiedoston nimi Tiedostolle tunnisteeksi määritetty nimi. tiedot Merkitykset, jotka ihmiset määrittävät datatiedoille yleisten konventioiden mukaisesti. toiminto 1. Liiketoimintaprosessin yksittäinen työvaihe eli työyksikkö. 2. Toimi, jonka sovellus tekee kohteelle tapahtuman tuloksena. tuki Sellaisten resurssien järjestäminen tietojärjestelmiä varten, jotka varmistavat toiminnallisten yksiköiden oikean toiminnan. tunnusmerkki Symboli, jota käytetään sijoitettaessa kuva esitykseen. tuonti Tietojen tuominen järjestelmästä tai ohjelmasta toiseen. tuoteominaisuus Tietyn yleisen komponentin, kokoonpanon tai tarjouksen sisältämä ohjelmiston toiminnallisten ominaisuuksien (kuten toimintojen, liitäntöjen ja tapahtumien) tai ohjelmiston ei-toiminnallisten ominaisuuksien (kuten skaalautuvuuden, liikuteltavuuden tai suorituskyvyn) nimetty konkreettinen toiminnallinen osa. tyyli Muotoiluominaisuuksien joukko, jonka asiakirjan tekstiin, taulukoihin ja luetteloihin liittämällä voi muuttaa niiden ulkoasua. työkalurivi Graafisessa käyttöjärjestelmässä näkyvä vaaka- tai pystysuuntainen painikerivi, josta käyttäjä voi valita työpöydän tai sovelluksen toimintoja. työryhmäperustainen muokkaus Tiedoston muokkaus muiden samaan työryhmään kuuluvien jäsenten kanssa. V valikko Luettelo kohteista, joista käyttäjä voi tehdä valinnan. valinta Vaihtoehdon korostaminen niin, että seuraavaksi valittava toiminto kohdistuu kyseiseen vaihtoehtoon. Valinta ei aloita vielä toimintoa. valintaikkuna Näyttöobjekti, jossa käyttäjä voi tehdä kyselyjä sovelluksesta ja jossa sovellus voi näyttää käyttäjälle tietoja ja ohjeita. varastointi Tietojen säilytys tallennuslaitteessa, josta tiedot voi noutaa ja johon tietoja voi päivittää. Sanasto 15

20 vastaus Kommentointi- tai vastaussarjan sanoma, jonka yhdysobjekti välittää yhteistoimintaobjektille sen antaman kommentin tuloksena. versio Palvelimeen tallennetun tiedoston varmistuskopio. Tiedoston uusin varmistuskopio on käytössä oleva versio. Saman tiedoston aiemmat versiot ovat eivät ole käytössä. Palvelimen säilyttämien versioiden määrä vaihtelee hallintaluokan ryhmäkopiointimääritteiden mukaan. vetäminen Objektin siirto paikannuslaitteen avulla. Käyttäjä voi esimerkiksi suurentaa ikkunaa asettamalla paikannuslaitteen osoittimen ikkunan reunan kohdalle, painamalla paikannuslaitteen painikkeen pohjaan ja liikuttamalla sitten paikannuslaitetta. viittaus 1. Muuttujan, kuten IBM Docs -laskentataulukon solun arvon, käyttö. 2. Solun koordinaatit laskentataulukossa. viivain Viiva, joka ilmaisee välilehtien, reunusten, paperin reunojen ja kohdistimen suhteellisen etäisyyden toisistaan. virhe Lasketun, havaitun tai mitatun arvon tai ehdon poikkeama todellisesta, määritetystä tai teoreettisesta oikeasta arvosta tai ehdosta. virhearvo Solun sisällön virhettä kuvaavat sanat, esimerkiksi #N/A, #DIV/0 tai #Err 522. Y yhdistäminen 1. Uuden sisällön päivitys ja lisäys taulukkoon. 2. Kahden tai useamman samassa järjestyksessä olevan joukon yhdistäminen yhdeksi samassa järjestyksessä olevaksi joukoksi. yhteismuokkaus Usean muokkaajan samanaikaisesti tekemä saman tiedoston muokkaus. yhteisö Verkkosivusto, jossa ihmiset voivat jakaa ideoita ja pyytää vastauksia kysymyksiinsä. yliviivaus Fonttityyli, jossa merkkien päällä näkyy ylivetoviiva ja jota käytetään yleensä poistetun tekstin merkkinä. ylätunniste Teksti, joka on muotoiltu näkyväksi sivujen yläreunassa asiakirjan tulosteissa. Katso myös alatunniste. 16 Docs

21 Asiakirjojen käsittely Käsittele asiakirjaa yksin tai tee yhteistyötä kollegoiden tiedostojen kanssa. Voit kommentoida asiakirjaa tai osallistua jopa keskusteluun. Voit tehdä tämän kaiken reaaliajassa. Valitse mallipohja, kuten raportti tai kirje, tai aloita siirtämällä aiemmin luotu Lotus Symphony- tai Microsoft Word -tiedosto palvelimeen. Käytön aloitus v Asiakirjojen luonti ja tuonti v Tiedostojen yhteensopivuus ja asiakirjojen vienti sivulla 22 v Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön sivulla 26 v Reaaliaikainen asiakirjojen yhteismuokkaus sivulla 29 v Asiakirjojen muokkaus sivulla 37 v Kuvien käsittely asiakirjoissa sivulla 50 v Taulukoiden käsittely asiakirjoissa sivulla 52 Tuotteen ohjeiden helppokäyttöversio on käytettävissä SmartCloud Docs -wikisivustossa. Pikanäppäimet Asiakirjojen luonti ja tuonti Voit luoda asiakirjan mallipohjasta, siirtää tiedoston palvelimeen ja tuoda aiemmin luodun asiakirjan. Tiedostomuodot.odt,.ott,.doc,.docx,.dot,.dotx ja.txt ovat tuettuja. Tietoja mallipohjista Mallipohja on uudelleen käytettävä asettelu tai tyyli, jota voi käyttää asiakirjojen tai osien nopeassa luonnissa. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet asiakirjan omistaja tai muokkaaja. Mallipohjat sisältävät muotoilu- ja asetteluasetuksia, ja ne sopivat muokkausympäristöiksi tietynlaisissa projekteissa ja tietyille asiakkaille. Mallipohjia käyttäessäsi säästyt toistuvien tietojen kirjoitukselta toisiinsa liittyviin asiakirjoihin. Mallipohjat sisältävät oletusarvoina tekstiä, kuten yrityksien nimiä ja aliotsikoita tai paikkamerkkitekstin. Voit esimerkiksi luoda laskun asiakirjamallipohjasta, joka sisältää ennalta määritetyn rakenteen, tekstin muotoilun, sivun asettelun ja muita tyylejä. Voit myös lisätä 17

22 asiakirjaan osamallipohjana yrityksen kirjelomakkeen otsikkotiedot. Sitten voit suoraan muokata muita tietoja, kuten osoitetta, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen luonti mallipohjista Mallipohjien avulla voit luoda asiakirjoja, joissa on erilaisia muotoiluelementtejä, kuten tekstiä, asetteluja ja taustoja. Asiakirjojen luonti mallipohjista Mallipohjien avulla voit luoda asiakirjoja, joissa on erilaisia muotoiluelementtejä, kuten tekstiä, asetteluja ja taustoja. Toimintaohjeet 1. Napsauta Tiedostot-luettelossa sen asiakirjan nimeä, jonka muokkausoikeudet sinulla on vähintään. Jos olet käsitellyt asiakirjaa aiemmin, se avautuu IBM Docs -ohjelmaan. Jos et ole tiedoston omistaja, valitse Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -vaihtoehto. 2. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Uusi > Mallipohjasta > Asiakirja. 3. Kirjoita uuden asiakirjatiedoston nimi ja napsauta OK-painiketta. 4. Napsauta Mallipohjat-ikkunassa sitä mallipohjaa, jota haluat käyttää. Voit myös etsiä mallipohjaa kirjoittamalla mallipohjan nimen hakukenttään. Vastaava mallipohja tulee näkyviin. 5. Napsauta OK-painiketta. Uusi mallipohjaan perustuva asiakirja avautuu. Vihje: Jos et valitse mallipohjaa ja napsauta Peruuta-painiketta, ohjelma luo tyhjän asiakirjan. Voit myös luoda suoraan tyhjän asiakirjan valitsemalla vaihtoehdot Tiedosto > Uusi > Asiakirja. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja mallipohjista sivulla 17 Mallipohja on uudelleen käytettävä asettelu tai tyyli, jota voi käyttää asiakirjojen tai osien nopeassa luonnissa. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet asiakirjan omistaja tai muokkaaja. Asiakirjojen oletustiedostomuodon muutto IBM Docs -ohjelmassa asiakirjoja voidaan luoda joko.doc- tai.odt-muodossa. Voit muuttaa oletustiedostomuodon haluamaksesi. 18 Docs

23 Toimintaohjeet 1. Napsauta vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset. 2. Napsauta tiedostomuotoa, jota haluat käyttää uusissa tiedostoissa. 3. Napsauta OK-painiketta. Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Tietoja tästä tehtävästä Pääkäyttäjä määrittää, kuka voi siirtää tiedostoja palvelimeen, ja hän määrittää tiedostojen tallennukseen käytettävissä olevan tilan rajan. Kun tämä raja on saavutettu, Tiedostot-sovellukseen ei voi lisätä uusia tiedostoja. Käytetty tila näkyy Omat tiedostot -näkymässä tiedostoluettelon lopussa. Voit poistaa tiedostojen vanhemmat versiot luodaksesi tilaa. Toimintaohjeet Voit siirtää tiedoston Omat tiedostot -kansioon seuraavasti: 1. Napsauta Siirrä tiedostoja -painiketta. 2. Valitse siirrettävä tiedosto napsauttamalla Tiedostot-kentän Selaa-painiketta. Huomautus: Voit siirtää lisää tiedostoja toistamalla tämän vaiheen. Siirrettävät tiedostot näkyvät luettelossa ja voit muokata tiedoston nimeä napsauttamalla tiedostoa tai poistaa sen luettelosta napsauttamalla x-painiketta. 3. Valinnainen: Kirjoita tunnisteet välilyönneillä eroteltuina. 4. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: Valinta Ei kenenkään kanssa (näkyy vain minulle) Kuvaus Määritä tiedosto yksityiseksi. Vain omistaja näkee sen ja voi muokata sitä. Asiakirjojen käsittely 19

24 Valinta Henkilöt tai yhteisöt Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi Kuvaus Määritä tiedosto yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden tai tietyn yhteisön kanssa. Tee seuraavat toimet: 1. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. 2. Määritä käyttötaso valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. v Lukijat voivat lukea, kommentoida, ja suositella tiedostoa sekä ladata sen. v Muokkaajat voivat lukea, muokata, kommentoida ja suositella tiedostoa tai ladata tiedoston tai sen uuden version sekä määrittää tiedoston ominaisuudet. 3. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, ala kirjoittaa nimeä tai sähköpostiosoitetta ja valitse sitten kyseinen henkilö. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa kirjoittamalla yhteisön nimen ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. 4. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. Määritä tiedosto kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Heille määritetään lukijaoikeudet. 5. Napsauta Siirrä-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 21 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 26 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 27 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 25 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. 20 Docs

25 Asiakirjojen muokkaus sivulla 37 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 22 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Tietoja tästä tehtävästä Tuettuja muotoja ovat.odt,.ott,.doc,.docx,.dot,.dotx ja.txt. Voit tuoda aiemmin luodun asiakirjan seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Siirrä tiedosto Tiedostot-luetteloon. 2. Valitse vaihtoehto Omat tiedostot. 3. Etsi tiedosto, jonka haluat avata IBM Docs-ohjelmassa, ja siirry toteutettavat toiminnot sisältävälle sivulle napsauttamalla tiedoston nimeä. 4. Tuo tiedosto automaattisesti IBM Docs -muodossa valitsemalla Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa- tai Näytä-vaihtoehto. Huomautus: Jos asiakirja on mallitiedosto, joka on muodossa.dot,.dotx tai.ott, napsauta Luo tiedosto -vaihtoehtoa. Uusi tiedostosta -ikkuna avautuu. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta sitten Luo-painiketta. Järjestelmä tuo mallitiedoston IBM Docs -ohjelmaan ja luo mallitiedostoon perustuvan uuden asiakirjan samanaikaisesti. Tulokset Huomautus: Joskus tietyt palvelimeen siirrettyjen tiedostojen muotoilut eivät näy oikein IBM Docs -ohjelmassa, mutta ne säilyvät tiedostossa. Näissä tapauksissa tiedoston voi ladata takaisin alkuperäisessä muodossa, kun versio on julkaistu. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 19 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 26 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 27 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen käsittely 21

26 Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 25 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Asiakirjojen muokkaus sivulla 37 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Salasanalla suojattujen Word-tiedostojen avaus Voit avata salasanalla suojattuja Microsoft Word -tiedostoja IBM Docs -ohjelmassa. Toimintaohjeet 1. Siirrä Word-tiedosto Omat tiedostot -kansioon. 2. Napsauta tiedoston nimeä. 3. Valitse Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -vaihtoehto. Valitse Muokkaa onlinetilassa, kun Aloitetaanko online-muokkaus IBM Docs -ohjelmassa? -ikkuna avautuu. Tällöin näkyviin tulee ikkuna, johon voit syöttää salasanan. 4. Kirjoita salasana ja napsauta OK-painiketta. Tiedosto avautuu IBM Docs -ohjelmassa ja on valmis muokattavaksi. Huomautus: Vain.doc-tiedostot ovat tuettuja. Tiedostojen yhteensopivuus ja asiakirjojen vienti Tietoja IBM Docs -asiakirjoissa käytettävissä olevista tiedostolajeista. Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. 22 Docs

27 Taulukko 1. Tiedostomuodot, jotka voidaan tuoda IBM Docs Documents -ohjelmaan Sovellus Lotus Symphony Documents Microsoft Word TXT-tiedostot Tiedostolaji.odt,.ott.doc,.docx,.dot ja.dotx.txt Taulukko 2. Tiedostomuodot, jotka voidaan viedä IBM Docs Documents -ohjelmasta Sovellus Lotus Symphony Documents Microsoft Word Adobe Reader Tiedostolaji.odt.doc.pdf Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 19 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 21 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 26 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 27 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 25 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Asiakirjojen käsittely 23

28 Asiakirjojen muokkaus sivulla 37 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Asiakirjojen tallennus Tallenna luonnoksena muokkaamasi asiakirja Tallenna-komennolla. Käytä Tallenna nimellä -komentoa, jos haluat tallentaa luonnoksen (tai julkaistun version) luonnoksena uudella nimellä. Tietoja tästä tehtävästä Luonnosasiakirjaa voivat käsitellä sen omistajat ja henkilöt, joille omistaja on määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön muokkaajina. Huomautus: Jotta lukijat voivat tarkastella asiakirjaa tai ladata sen, luonnos on julkaistava versiona. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna. Tiedosto tallentuu luonnoksena. Tärkeää: Kun muokkaat asiakirjaa, IBM Docs tallentaa sen automaattisesti luonnoksena säännöllisin väliajoin. Voit kuitenkin tallentaa asiakirjan milloin tahansa Tallenna-komennolla. 2. Jos haluat tallentaa asiakirjan uutena luonnoksena, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna nimellä. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta OK-painiketta. Järjestelmä luo asiakirjan, jolla on uusi nimi, Omat tiedostot -kansioon. Huomautus: Jos käytät Tallenna nimellä -komentoa.doc- tai.odt-tiedoston tallennukseen IBM Docs -ohjelmassa, luotu tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Jos kuitenkin käytät Tallenna nimellä -komentoa.docx-tiedoston tallennukseen, luotu tiedosto on.doc-muodossa. Jos kyseessä on.txt-tiedosto, voit määrittää haluamasi muodon napsauttamalla vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset ja tallentaa tiedoston haluamassasi muodossa. Asiakirjan version julkaisu Kun olet lopettanut asiakirjan muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 2. Jos haluat lisätä tämän version kuvauksen, täytä Version kuvaus -kenttä. 3. Valitse Julkaise. Järjestelmä lähettää tätä tiedostoa seuraaville henkilöille ilmoituksen. Huomautus: Jos muokkaat.doc- tai.odt-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Mutta jos muokkaat.docxtiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, järjestelmä muuntaa tiedoston.doc-muotoon. Jos kyseessä on.txt-tiedosto, voit määrittää sille haluamasi muodon napsauttamalla vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset ja julkaista version. Järjestelmä muuntaa tiedoston haluamaasi muotoon. 24 Docs

29 Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Tietoja tästä tehtävästä Jos muokkaat Microsoft Word -tiedostoa ja julkaiset sen IBM Docs -ohjelmassa, tiedosto tallentuu.doc-muodossa. Jos esimerkiksi muokkaat.docx-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, järjestelmä muuntaa tiedoston.doc-muotoon, jonka voit sitten ladata suoraan. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi vietävä asiakirja ja napsauta sen jälkeen Lisää-painiketta. v Jos haluat ladata asiakirjan sen nykyisessä muodossa, napsauta Lataa-painiketta. v Jos asiakirja on Microsoft Office -muodossa, voit ladata sen PDF-tiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa PDF-tiedostona. v Jos asiakirja on.odt-muodossa, voit ladata sen.doc-tiedostona tai PDF-tiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa Microsoft Office -muodossa tai Lataa PDF-tiedostona. Huomautus: Voit ladata vain asiakirjan julkaistun version. Jos asiakirja on vielä luonnoksena, ja olet asiakirjan omistaja tai muokkaaja, julkaise versio. Jos olet lukija, pyydä omistajaa julkaisemaan versio. 3. Jos valitset Lataa PDF-tiedostona, Sivun asetukset -ikkuna tulee näkyviin. Määritä haluamasi asetukset ja napsauta sitten OK-painiketta. Huomautus: Tiedostoja, jotka ovat.txt-muodossa, ei voi ladata muissa muodoissa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 19 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 21 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 26 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 27 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen muokkaus sivulla 37 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistus- Asiakirjojen käsittely 25

30 ta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 22 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön Voit määrittää asiakirjan julkiseksi, jotta kaikki voivat lukea sen, tai määrittää sen tiettyjen henkilöiden ja yhteisöjen yhteiskäyttöön. Voit sallia toisten henkilöiden muokata asiakirjaa ja jopa määrittää sen yhteiskäyttöön muiden kanssa. Voit myös muuttaa tai poistaa käyttötasoja asiakirjan yhteiskäyttöön määrityksen jälkeen. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Tietoja tästä tehtävästä Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön, kun siirrät sen palvelimeen. Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön myös siirron jälkeen tai asiakirjan luonnin jälkeen. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka haluat määrittää yhteiskäyttöön. Valitse valintaruutu ennen tiedoston nimeä. 3. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. 4. Jos haluat määrittää muille käyttäjille tietyt käyttöoikeudet, valitse Henkilöt tai yhteisöt ja tee seuraavat valinnat: a. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. b. Määritä käyttöoikeus valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. c. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi henkilön nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, kirjoita nimi tai sähköpostiosoite ja valitse sitten kyseinen henkilö. Jos haluamasi nimi ei tule näkyviin, etsi henkilöä valitsemalla Eikö henkilöä löydy luettelosta? Käytä täyttä hakua. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa aloittamalla kirjoittaa yhteisön nimeä ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. d. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. 5. Valinnainen: Valitse Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi, jos haluat määrittää, että kaikki organisaation jäsenet näkevät tiedoston. 26 Docs

31 6. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja asiakirjojen yhteismuokkauksesta sivulla 29 Tee yhteistyötä muiden osallistujien tiedostojen kanssa samanaikaisesti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 19 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 21 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen käyttötasojen määritys Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 25 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Asiakirjojen muokkaus sivulla 37 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Asiakirjojen yhteismuokkaus sivulla 30 Tiimissä useat muokkaajat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti. Voit muokata toista tai samaa kappaletta, taulukkoa, kuvaa tai jotakin muuta kohdetta. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Kunkin muokkaajan muutosten näyttö asiakirjoissa sivulla 31 Kun muokkaat asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, järjestelmä korostaa kunkin muokkaajan muutokset omalla värillään. Voit määrittää, ovatko korostukset näkyvissä vai piilotettuina. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 22 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Asiakirjojen käyttötasojen määritys Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Yhteiskäyttöön määrittämäsi -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka käyttötason haluat määrittää, ja napsauta Lisää-painiketta. 3. Napsauta Näytä tiedoston tiedot -painiketta ja napsauta sen jälkeen Yhteiskäyttö-välilehteä. 4. Tee jokin seuraavista toimista: Asiakirjojen käsittely 27

32 v v Jos haluat poistaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeuden Muokkaajat- tai Lukijat -kentistä, napsauta kyseisen henkilön tai yhteisön nimen vieressä olevaa x-painiketta. Jos haluat vaihtaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeustason, esimerkiksi vaihtaa lukijatason muokkaajatasoksi, lukijataso on ensin poistettava. Napsauta sitten Muokkaajat-kentän Lisää-painiketta. Määritä käyttöoikeus valitsemalla Muokkaajaksi-vaihtoehto. v Jos haluat kaikkien henkilöiden, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön, voivan määrittää tiedoston yhteiskäyttöön muiden kanssa, valitse Salli muiden määrittää tämä tiedosto yhteiskäyttöön -vaihtoehto. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja asiakirjojen yhteismuokkauksesta sivulla 29 Tee yhteistyötä muiden osallistujien tiedostojen kanssa samanaikaisesti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 19 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 21 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 26 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 25 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Asiakirjojen muokkaus sivulla 37 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Asiakirjojen yhteismuokkaus sivulla 30 Tiimissä useat muokkaajat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti. Voit muokata toista tai samaa kappaletta, taulukkoa, kuvaa tai jotakin muuta kohdetta. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Kunkin muokkaajan muutosten näyttö asiakirjoissa sivulla 31 Kun muokkaat asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, järjestelmä korostaa kunkin muokkaajan muutokset omalla värillään. Voit määrittää, ovatko korostukset näkyvissä vai piilotettuina. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 22 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. 28 Docs

33 Reaaliaikainen asiakirjojen yhteismuokkaus Voit tehdä yhteistyötä reaaliajassa muokkaamalla asiakirjaa työryhmänä muiden käyttäjien kanssa. Voit myös muokata asiakirjaa samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa sekä luoda kommentteja ja keskusteluja. Tietoja tästä tehtävästä Kun muokkaat online-tilassa IBM Docs -ohjelmalla, voit käyttää ryhmätyöominaisuuksia, kuten yhteismuokkausta ja kommentointia. Jos sinulla ei ole sosiaalisten muokkausominaisuuksien käyttöoikeuksia, et voi käyttää yhteismuokkausta muiden käyttäjien kanssa. Saat lisätietoja pääkäyttäjältä. Asiakirjojen reaaliaikainen yhteismuokkaus Kun määrität asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden kanssa ja määrität heille muokkausoikeudet asiakirjaan, voit aloittaa reaaliaikaisen yhteismuokkauksen. Tietoja tästä tehtävästä Voit muokata asiakirjaa samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa. Tämä parantaa työryhmien tehokkuutta asiakirjoja laadittaessa. Eri muokkaajien tekemät muutokset näkyvät eri väreillä korostettuina. Voit tarkistaa, ketkä käyttävät yhteismuokkaustilaa, katsomalla sivupalkissa olevaa muokkaajien luetteloa. Kun yhteismuokkaustyö on valmis, kuka tahansa muokkaajista voi tallentaa asiakirjan luonnoksena tai uutena versiona yhteiskäytössä oleviin tiedostoihin. Tietoja asiakirjojen yhteismuokkauksesta Tee yhteistyötä muiden osallistujien tiedostojen kanssa samanaikaisesti. Kun luot asiakirjaa, joudut joskus pyytämään työpanosta muilta henkilöiltä. Tyypillisessä tilanteessa tallennat ehkä asiakirjan paikalliseen levyasemaan ja lähetät sen jälkeen tiedoston muille käyttäjille käsiteltäväksi. Et näe heidän tekemiään muutok- Asiakirjojen käsittely 29

34 sia, ennen kuin he lähettävät asiakirjan takaisin sinulle. Aikaa tuhlautuu sähköpostiviestien vaihtoon, kommenttien kokoamiseen ja tietojen tarkistukseen. Tässä tilanteessa yhteismuokkauksesta on apua. Osallistujat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti ja tarkastella muutoksia heti. Ainoa vaatimus on se, että määrität tiedoston yhteiskäyttöön ja myönnät muokkaaja-oikeudet osallistujille. Muokkaajien muutokset korostetaan eri värein, jotta tiedät, kuka on tehnyt päivityksen. Näet myös asiakirjaa muokkaavat henkilöt tarkastelemalla sivupalkin muokkaajaluetteloa. Linda on assistentti IT-osastolla. Hänen on lähetettävä tilaraportteja esimiehelleen viikoittain. Linda luo asiakirjan, johon hän tarvitsee tietoja viiden työryhmän ITedustajilta. Ennen IBM Docs -ohjelman käyttöä Lindan oli lähetettävä sähköpostin liitetiedostot kullekin edustajalle ja yhdistettävä sitten kunkin edustajan lähettämät vastaukset. IBM Docs -ohjelman avulla Linda luo nyt taulukon sisältävän asiakirjan, määrittää sen yhteiskäyttöön viiden edustajan kanssa ja pyytää heitä täyttämään oman osuutensa. Kun asiakirja on valmis, Linda määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön esimiehensä kanssa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen yhteismuokkaus Tiimissä useat muokkaajat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti. Voit muokata toista tai samaa kappaletta, taulukkoa, kuvaa tai jotakin muuta kohdetta. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Kunkin muokkaajan muutosten näyttö asiakirjoissa sivulla 31 Kun muokkaat asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, järjestelmä korostaa kunkin muokkaajan muutokset omalla värillään. Voit määrittää, ovatko korostukset näkyvissä vai piilotettuina. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 26 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 27 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen yhteismuokkaus Tiimissä useat muokkaajat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti. Voit muokata toista tai samaa kappaletta, taulukkoa, kuvaa tai jotakin muuta kohdetta. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Tietoja tästä tehtävästä Jokaisella yhteismuokkausryhmään osallistuvalla on oltava muokkaajan käyttöoikeudet asiakirjaan. Jos haluat esimerkiksi muokata asiakirjaa yhdessä työryhmäsi jäsenten kanssa, sinun on määritettävä asiakirja yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja määritettävä heidät asiakirjan muokkaajiksi. Asiakirjan yhteismuokkaus toisten kanssa tapahtuu seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Jos olet tiedoston omistaja ja aloitat yhteismuokkauksen, valitse Tiedostot-sovelluksen Yhteiskäyttöön määrittämäsi tiedostot -vaihtoehto. Muussa tapauksessa valitse Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt tiedosto. 30 Docs

35 2. Napsauta Tiedostot-luettelossa sen asiakirjan nimeä, jota haluat muokata yhdessä muiden käyttäjien kanssa. Valitse sitten Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa. Huomautus: Jos olet tiedoston omistaja ja olet käsitellyt asiakirjaa aiemmin, se avautuu IBM Docs -ohjelmaan. Jos näin ei ole, Aloitetaanko online-muokkaus IBM Docs -ohjelmassa? -ikkuna avautuu. Jatka valitsemalla Muokkaa online-tilassa -vaihtoehto. Muut muokkaajat eivät näe Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -painiketta, ennen kuin tiedoston omistaja on avannut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa aiemmin. 3. Asiakirja avautuu, ja siirryt yhteismuokkaustilaan. Huomautus: Yhteismuokkaustilassa sivupalkki ei avaudu automaattisesti muokkaajan aloittaessa käsittelyn, jos toinen muokkaaja on sulkenut sivupalkin. Sivupalkin voi avata manuaalisesti valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 4. Kaikkien muokkaajien nimet näkyvät sivupalkin luettelossa. Nimi näkyy lihavoituna ja sen jäljessä on värimääritys, kun muokkaaja siirtyy yhteismuokkaustilaan. Voit muuttaa asiakirjaa ja nähdä samalla muiden tekemät muutokset erivärisinä. Huomautus: Muutokset tallentuvat automaattisesti asiakirjaluonnokseen koko muokkausprosessin ajan. 5. Kun olet valmis sallimaan lukijoille asiakirjan tarkastelu- tai latausoikeudet, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 6. Sulje asiakirjavälilehti. Huomautus: Jos toinen muokkaaja poistaa tiedoston, saat siitä ilmoituksen muokkausistunnon aikana. Napsauta OK-painiketta ilmoituksessa, jossa kehotetaan tallentamaan luonnos uutena tiedostona ja jolla varmistetaan, että tekemäsi muutokset säilyvät. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja asiakirjojen yhteismuokkauksesta sivulla 29 Tee yhteistyötä muiden osallistujien tiedostojen kanssa samanaikaisesti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kunkin muokkaajan muutosten näyttö asiakirjoissa Kun muokkaat asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, järjestelmä korostaa kunkin muokkaajan muutokset omalla värillään. Voit määrittää, ovatko korostukset näkyvissä vai piilotettuina. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 26 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 27 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Kunkin muokkaajan muutosten näyttö asiakirjoissa Kun muokkaat asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, järjestelmä korostaa kunkin muokkaajan muutokset omalla värillään. Voit määrittää, ovatko korostukset näkyvissä vai piilotettuina. Asiakirjojen käsittely 31

36 Toimintaohjeet v Omat muokkauksesi eivät oletusarvon mukaan näy itsellesi korostettuina. Saat korostukset näkyviin napsauttamalla sivupalkin Muokkaajat-osan Näytä tämän muokkaajan tekemät muutokset napsauttamalla tätä -kuvaketta. v Huomautus: Et voi muuttaa omien muutostesi korostusväriä, koska värit määrittää pääkäyttäjä. Muiden muokkaajien muutosten näkyvät oletusarvon mukaan korostettuina. Voit piilottaa korostukset napsauttamalla sivupalkin Muokkaajat-osan Piilota tämän muokkaajan tekemät muutokset napsauttamalla tätä -kuvaketta. Huomautus: Voit poistaa File > Poisto muutosmerkinnät -toiminnolla kaikki muutosmerkinnät, mutta vain yhden käyttäjän muokkaustilassa. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja asiakirjojen yhteismuokkauksesta sivulla 29 Tee yhteistyötä muiden osallistujien tiedostojen kanssa samanaikaisesti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen yhteismuokkaus sivulla 30 Tiimissä useat muokkaajat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti. Voit muokata toista tai samaa kappaletta, taulukkoa, kuvaa tai jotakin muuta kohdetta. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 26 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 27 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Kommenttien käyttö yhteistyöhön asiakirjoissa Kun teet yhteistyötä useiden asiakirjan muokkaajien kanssa, on kätevää lisätä kommentteja. Ne helpottavat viestintää eri aikaan työskentelevien muokkaajien kanssa. Tietoja tästä tehtävästä Kun luot kommentin, näkyviin tulee sivupalkki, jossa on lueteltu asiakirjan kaikki kommentit. Jokaisen kommentin kohdalta voit liittyä keskusteluun useiden muokkaajien kanssa lisäämällä vastauksia. Keskustelusäie näkyy sisennettynä kunkin kommentin alla. Voit poistaa kommentteja ja osoittaa kommentteja tai vastauksia toiselle muokkaajalle Voit tarkastella sinulle osoitettuja tai itse luomiasi kommentteja. Voit myös suodattaa kommentit muokkaajien mukaan, jolloin saat selville, mitkä kommentit tai vastaukset on osoitettu heille ja mitkä kommentit tai vastaukset ovat heidän kirjoittamiaan. Tietoja kommenteista asiakirjoissa Kun käsittelet asiakirjaa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommentit auttavat jäljittämään asiakirjan tarkastuksen tilan ja muiden käyttäjien vastaukset. 32 Docs

37 Kaikki kommentit näkyvät Kommentit-näytössä, jossa näkyy myös kunkin kommentin vastaussäie kommentin alla. Voit luoda tai poistaa kommentteja, lisätä vastauksia, osoittaa kommentteja tai vastauksia toisille muokkaajille ja hakea kommenttien avainsanoja. Voit tarkastella sinulle osoitettuja kommentteja tai vastauksia ja muiden muokkaajien luomia tai heille osoitettuja kommentteja tai vastauksia. Jos keskustelun aikana kommentin kohdalla tarvitset jonkun toisen tutkimaan asiaa tai vastaamaan kysymykseen, voit tehdä kohteesta toimeksiannon kenelle tahansa asiakirjan muokkaajista. voit osoittaa vastauksen kenelle tahansa muokkaajista. Toimeksiannon saajat näkevät heille osoitetut kommentit tai vastaukset Kommentit-näytössä. Ohjelmajohtaja Tiina on laatinut vuoden 2011/2012 liiketoimintasuunnitelman luonnoksen, johon hän tarvitsee kommentteja projektinsa johtajilta. Ennen Tiinan täytyi lähettää sähköpostia kaikille johtajille ja pyytää heitä antamaan kommentteja sähköpostitse tai muokkaamaan liitetiedostona lähetettyä asiakirjaa. Koska kommentteja ei annettu samaan versioon, Tiina joutui selvittämään, mitkä kommentit koskivat mitäkin osaa, ja yhdistämään kommentit. Jos Tiina tämän jälkeen olisi halunnut johtajien perehtyvän tiettyihin ongelmiin, hän olisi jälleen joutunut lähettämään sähköpostia. Nyt Tiina voi määrittää kyseisen liiketoimintasuunnitelman yhteiskäyttöön kaikkien johtajien kanssa ja pyytää heiltä kommentteja. Johtajat voivat lisätä kommentteja eri aikoihin ja keskustella tärkeimmistä ongelmakohdista. Tiina voi osoittaa kysymyksiä kenelle tahansa johtajalle, jos esimerkiksi tiettyyn kohtaan täytyy perehtyä tarkemmin, minkä jälkeen tehtävään osoitettu johtaja voi tehdä muutoksia suunnitelmaan. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti asiakirjoihin sivulla 34 Kun muokkaat tai tarkistat asiakirjaa, voit luoda kommentteja, jotka auttavat yhteistyön tekemisessä muiden muokkaajien kanssa. Voit lisätä vastauksia kommentteihin. Kaikki asiakirjan kommentit ja vastaukset näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Kommenttien tarkastelu asiakirjoissa sivulla 35 Kun avaat asiakirjan, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän asiakirjan kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Asiakirjojen käsittely 33

38 Kommenttien haku asiakirjoissa sivulla 36 Voit nopeasti siirtyä tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytöstä. Kommenttien luonti asiakirjoihin Kun muokkaat tai tarkistat asiakirjaa, voit luoda kommentteja, jotka auttavat yhteistyön tekemisessä muiden muokkaajien kanssa. Voit lisätä vastauksia kommentteihin. Kaikki asiakirjan kommentit ja vastaukset näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Toimintaohjeet Voit luoda kommentteja ja vastauksia asiakirjaan seuraavasti: 1. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä kommentin. 2. Valitse vaihtoehdot Työryhmä > Lisää kommentti tai napsauta työkalurivin Lisää kommentti -kuvaketta. Kommentit-näyttö tulee näkyviin. 3. Kirjoita kommentti kenttään ja paina Enter-näppäintä tai napsauta Lisää-painiketta. Kommentti lisätään asiakirjaan. Kommentin lisäksi näytössä näkyy nimesi ja päivämäärä. Nyt voit aloittaa keskustelun toisten kanssa. 4. Valinnainen: Jos haluat osoittaa kommentin tietylle muokkaajalle, jolloin asiakirjan muokkaajien luettelo tulee näkyviin. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten kommenttisi. 5. Voit vastata kommenttiin laajentamalla kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta, valitsemalla Vastaa ja kirjoittamalla sitten vastauksesi. Kun kirjoitus on valmis, paina Enter-näppäintä. Vastaus lisätään kommenttiin erilaisella kuvakkeella varustettuna. 6. Valinnainen: Voit osoittaa vastauksen kenelle tahansa muokkaajalle. Kun olet kirjoittanut vastauksen sisällön, jolloin asiakirjan muokkaajien luettelo tulee näkyviin. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten vastaus. 7. Jos haluat poistaa jonkin kommentin, napsauta Roskakori -kuvaketta. Kommentti ja kaikki siihen liittyvät vastaukset poistetaan. 8. Kun asiakirjan kommentit ja vastaukset ovat valmiit, piilota Kommentit-näyttö valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja kommenteista asiakirjoissa sivulla 32 Kun käsittelet asiakirjaa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommentit auttavat jäljittämään asiakirjan tarkastuksen tilan ja muiden käyttäjien vastaukset. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: 34 Docs

39 Kommenttien tarkastelu asiakirjoissa Kun avaat asiakirjan, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän asiakirjan kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Kommenttien haku asiakirjoissa sivulla 36 Voit nopeasti siirtyä tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytöstä. Kommenttien tarkastelu asiakirjoissa Kun avaat asiakirjan, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän asiakirjan kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Tietoja tästä tehtävästä Voit tarkastella itse luomiasi tai sinulle osoitettuja kommentteja ja vastauksia. Voit tarkastella myös muiden muokkaajien luomia tai heille osoitettuja kommentteja ja vastauksia. Toimintaohjeet Voit tarkastella kommentteja ja vastauksia seuraavasti: 1. Saat kommenttinäytön näkyviin valitsemalla sivupalkista Kommentit-vaihtoehdon. Jos sivupalkki ei ole näkyvissä, avaa se valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 2. Voit laajentaa haluamasi kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta, jolloin tarkka sisältö ja vastaussäikeet tulevat näkyviin. Kohdistin osoittaa sijaintiin, jossa kommentti on luotu. Voi napsauttaa myös asiakirjassa olevaa kommenttimerkkiä. Kommentti näkyy Kommentit-näytössä. 3. Valitse Kommentit-näytöstä vaihtoehto ja valitse Näytä minulle osoitetut kommentit -vaihtoehto. Kaikki sinulle osoitetut kommentit tulevat näkyviin. Vaikka sinulle olisi osoitettu vain yksi vastaus kommenttiin, koko kommenttisäie tulee näkyviin. 4. Napsauta Kommentit-näytössä ja valitse Näytä omat kommentit -vaihtoehto. Kaikki kirjoittamasi kommentit tulevat näkyviin. Vaikka olisit kirjoittanut vain yhden vastauksen kommenttiin, koko kommenttisäie tulee näkyviin. 5. Jos haluat nähdä toisten muokkaajien kirjoittamat tai heille osoitetut kommentit tai vastaukset, napsauta Muokkaajat-ruudussa olevaa muokkaajan nimeä. Osoitettu:-vaihtoehto tuo näkyviin ne säikeet, joissa käyttävä muokkaaja. Saat muokkaajan kirjoittamat kommentit tai vastaukset näkyviin valitsemalla Kirjoittaja:-vaihtoehdon. Huomautus: Kun napsautat yhtä muokkaajan nimeä, se korostuu. Kun napsautat muokkaajan nimeä uudelleen, muokkaajan kirjoittamat tai hänelle osoitetut kommentit ja vastaukset suljetaan. 6. Voit laajentaa kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta. Saat näkyviin kunkin kommentin tarkan säikeen. 7. Jos et halua tarkastella kommentteja tai vastauksia, poistu napsauttamalla Sulje-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Asiakirjojen käsittely 35

40 Tietoja kommenteista asiakirjoissa sivulla 32 Kun käsittelet asiakirjaa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommentit auttavat jäljittämään asiakirjan tarkastuksen tilan ja muiden käyttäjien vastaukset. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti asiakirjoihin sivulla 34 Kun muokkaat tai tarkistat asiakirjaa, voit luoda kommentteja, jotka auttavat yhteistyön tekemisessä muiden muokkaajien kanssa. Voit lisätä vastauksia kommentteihin. Kaikki asiakirjan kommentit ja vastaukset näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Kommenttien haku asiakirjoissa Voit nopeasti siirtyä tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytöstä. Kommenttien haku asiakirjoissa Voit nopeasti siirtyä tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytöstä. Toimintaohjeet 1. Tuo Kommentit-näyttö näkyviin napsauttamalla sivupalkin Kommentit-painiketta. Jos sivupalkki ei ole oletusarvon mukaan näkyvissä, avaa se valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 2. Napsauta -kuvaketta Kommentit-näytössä ja valitse Hae kommenteista -vaihtoehto. 3. Kirjoita avainsanat hakukenttään. 4. Paina Enter-näppäintä tai napsauta Hae-painiketta. Avainsanat sisältävät kommentit tulevat näkyviin. 5. Jos tulokset eivät ole sellaisia kuin halusit, voit kirjoittaa uudet avainsanat ja hakea uudelleen. 6. Sulje hakutila napsauttamalla Sulje-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja kommenteista asiakirjoissa sivulla 32 Kun käsittelet asiakirjaa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommentit auttavat jäljittämään asiakirjan tarkastuksen tilan ja muiden käyttäjien vastaukset. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti asiakirjoihin sivulla 34 Kun muokkaat tai tarkistat asiakirjaa, voit luoda kommentteja, jotka auttavat yhteistyön tekemisessä muiden muokkaajien kanssa. Voit lisätä vastauksia kommentteihin. Kaikki asiakirjan kommentit ja vastaukset näkyvät Kommentit-sivupalkissa. 36 Docs

41 Asiakirjojen muokkaus Kommenttien tarkastelu asiakirjoissa sivulla 35 Kun avaat asiakirjan, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän asiakirjan kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 19 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 21 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 26 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 27 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 25 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 22 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Tekstin muotoilu asiakirjoissa Voit esimerkiksi määrittää fonttitehosteita ja fontin koon sekä tasata tekstin. Voit myös luoda luettelomerkein merkittyjä tai numeroituja luetteloita lisättäväksi asiakirjaan. Fonttitehosteiden määritys Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Tietoja tästä tehtävästä Teksti on ensin valittava. Jos tekstiä ei valita, fonttityyliä käytetään kirjoitettavaan tekstiin. Asiakirjojen käsittely 37

42 Toimintaohjeet v Valitse teksti, jolle haluat määrittää fonttitehosteet. Valinta Valitun tekstin lihavointi Valitun tekstin kursivointi Valitun tekstin alleviivaus Valitun tekstin yliviivaus Kuvaus Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Lihavointi. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Kursivointi. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Alleviivaus. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Yliviivaus. v v Voit määrittää fontin värit napsauttamalla työkalurivin Määritä fontin väri -painiketta ja valitsemalla haluamasi värin näkyviin tulevasta näytöstä. Jos haluat käyttää muita värejä, valitse Lisää värejä -vaihtoehto. Voit korostaa tekstin napsauttamalla työkalurivin Määritä korostusväri -painiketta ja valitsemalla haluamasi värin näkyviin tulevasta näytöstä. Jos haluat käyttää muita värejä, valitse Lisää värejä -vaihtoehto. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Fonttikoon määritys sivulla 39 Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja kasvattaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tekstin tasaus sivulla 40 Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Tekstin sisennys sivulla 40 Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin sivulla 41 Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Tietoja tästä tehtävästä Alaindeksi tai yläindeksi on numero, kuvio, symboli tai tunnus, joka näkyy pienenä perusviivan ala- tai yläpuolella. Alaindeksit ovat perusviivan alapuolella, esimerkiksi H 2 O. Yläindeksit ovat perusviivan yläpuolella, esimerkiksi a 2. Alaindeksejä ja yläindeksejä käytetään yleensä kaavoissa, matemaattisissa lausekkeissa ja kemiallisten yhdisteiden tai isotooppien merkinnöissä. 38 Docs

43 Toimintaohjeet Voit muuttaa tekstin ylä- tai alaindeksiin seuraavasti: 1. Valitse teksti, jonka haluat muuttaa ylä- tai alaindeksiin. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Yläindeksi tai Alaindeksi. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Fonttitehosteiden määritys sivulla 37 Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Fonttikoon määritys Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja kasvattaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tekstin tasaus sivulla 40 Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Tekstin sisennys sivulla 40 Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin sivulla 41 Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Fonttikoon määritys Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja kasvattaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tietoja tästä tehtävästä Ennen kuin määrität fonttikoon, voit valita valitun tekstin fontin nimen ja määrittää sitten tekstin koon. Toimintaohjeet 1. Valitse teksti, jonka fonttikoon haluat määrittää. 2. Napsauta työkalurivin Valitse fonttikoko -painiketta ja valitse sen jälkeen haluamasi koko. 3. Jos haluat kasvattaa tai pienentää fonttikokoa, valitse vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Kasvata fonttikokoa tai Pienennä fonttikokoa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Fonttitehosteiden määritys sivulla 37 Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin sivulla 38 Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Asiakirjojen käsittely 39

44 Tekstin tasaus Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Tekstin sisennys Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin sivulla 41 Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Tekstin tasaus Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Tietoja tästä tehtävästä Tekstin tasaus määrittää kappaleiden reunojen ulkoasun ja sijainnin. Esimerkiksi tekstin molempien reunojen tasaus tarkoittaa, että kappale on tasattu molemmista reunoista vasemman ja oikean reunuksen mukaisesti. Kappaleen tasaus vasemmalle tarkoittaa, että kappaleen vasen reuna on tasattu vasemman reunuksen mukaisesti. Taulukossa tekstin tasaus tarkoittaa tekstin sijainnin säätämistä solussa. Toimintaohjeet 1. Napsauta mitä tahansa tasattavan tekstin kohtaa. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tasaa ja valitse sen jälkeen Vasemmalle, Oikealle, Keskelle tai Tasaa. Vihje: Voit tasata tekstiä nopeasti napsauttamalla työkalurivin Tasaa vasemmalle -, Keskitä -, Tasaa oikealle - tai Tasaa -kuvakkeita. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Fonttitehosteiden määritys sivulla 37 Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin sivulla 38 Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Fonttikoon määritys sivulla 39 Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja kasvattaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tekstin sisennys Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin sivulla 41 Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Tekstin sisennys Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Tietoja tästä tehtävästä Sisennys määrittää kappaleen tekstin etäisyyden sivun reunuksesta. Sivun reunusten sisällä voit suurentaa tai pienentää kappaleen tai kappaleryhmän sisennystä. 40 Docs

45 Toimintaohjeet Vihje: Voit sisentää kappaleen nopeasti napsauttamalla työkalurivin 1. Valitse sisennettävä kappale. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Lisää sisennystä. 3. Voit pienentää sisennystä valitsemalla vaihtoehdot Muotoile > Vähennä sisennystä. -painiketta ja vähentää sisennystä napsauttamalla -painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Fonttitehosteiden määritys sivulla 37 Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin sivulla 38 Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Fonttikoon määritys sivulla 39 Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja kasvattaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tekstin tasaus sivulla 40 Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Tietoja tästä tehtävästä Toimintaohjeet v Voit lisätä luettelomerkit seuraavasti: 1. Napsauta työkalurivin Lisää luettelomerkit tai muuta luettelomerkkien tyyliä -kuvaketta. 2. Kirjoita sisältö ja paina Enter-näppäintä. Toinen oletusluettelomerkkityyliä käyttävä luettelomerkki lisätään. Asiakirjojen käsittely 41

46 Vihje: Jos haluat, että seuraava luettelokohta on tavallinen kappale (ei luettelomerkkiä), paina Enter-näppäintä kahdesti. Jos haluat sisällyttää luetteloon useita luettelomerkkitasoja, käytä Lisää sisennystä -kuvaketta ja Vähennä sisennystä -kuvaketta. 3. Jos et halua käyttää oletusluettelomerkkityyliä, napsauta Lisää luettelomerkit tai muuta luettelomerkkien tyyliä -kuvakkeen nuolta. Näkyviin tulee näyttö, jossa on lueteltu kaikki käytettävissä olevat luettelomerkkityylit. v 4. Valitse näytöstä haluamasi luettelomerkkityyli. 5. Jos haluat poistaa luettelomerkit, valitse luettelomerkein merkitty luettelo ja napsauta Lisää luettelomerkit tai muuta luettelomerkkien tyyliä -kuvaketta uudelleen. Voit lisätä numeroinnin seuraavasti: 1. Napsauta työkalurivin Lisää numerointi tai muuta numeroinnin tyyliä -kuvaketta. 2. Kirjoita sisältö ja paina Enter-näppäintä. Toinen oletusnumerointityyliä käyttävä numeroidun luettelon kohta lisätään. Vihje: Jos haluat, että seuraava luettelokohta on tavallinen kappale (ei numeroa), paina Enter-näppäintä kahdesti. Jos haluat lisätä numeroidun luettelokohdan tämän kappaleen jälkeen, kohta alkaa oletusarvoisesti uudelleen numerosta 1. Jos haluat, että numerointi jatkuu siitä, mihin edellinen luettelo päättyi, napsauta kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jatka luetteloa. 3. Jos et halua käyttää oletusnumerointityyliä, napsauta Lisää numerointi tai muuta numeroinnin tyyliä -kuvakkeen nuolta. Näkyviin tulee näyttö, jossa on lueteltu kaikki käytettävissä olevat numerointityylit. 42 Docs

47 4. Valitse näytöstä haluamasi numerointityyli. 5. Jos haluat poistaa numeroinnin, valitse numeroitu luettelo ja napsauta Lisää numerointi tai muuta numeroinnin tyyliä -kuvaketta uudelleen. 6. Jos haluat sisällyttää luetteloon useita numerointitasoja, käytä Lisää sisennystä -kuvaketta ja Vähennä sisennystä -kuvaketta tai valitse ennalta muotoiltu tyyli käyttämällä komentoa Muotoile > Monitasoinen luettelo. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Fonttitehosteiden määritys sivulla 37 Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin sivulla 38 Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Fonttikoon määritys sivulla 39 Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja kasvattaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tekstin tasaus sivulla 40 Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Tekstin sisennys sivulla 40 Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Monitasoisten luetteloiden luonti asiakirjoihin Lisää sisennetyn järjestetyn luettelon tai jäsennyksen, joka sisältää asiakirjan osien otsikot. Toimintaohjeet 1. Napsauta avoimessa asiakirjassa kohtaa, johon haluat lisätä monitasoisen luettelon. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Monitasoinen luettelo. 3. Valitse ennalta muotoiltu tyyli napsauttamalla pienoiskuvaa. Asiakirjojen käsittely 43

48 Vihje: Jos aiot käyttää järjestettyjä otsikoita asiakirjassa, valitse tyyli, jonka pienoiskuvassa näkyy otsikoita. 4. Napsauta OK-painiketta. 5. Tee jokin seuraavista toimista, kun kirjoitat luetteloa: v v Määritä luettelossa, joka ei sisällä otsikoita, kunkin kohdan sisennystaso sarkaimella tai näppäinyhdistelmällä Vaihto+Sarkain. Kutakin tasoa vastaava numerointisymboli tulee näkyviin automaattisesti. Jos haluat käyttää otsikkoluetteloa, määritä kunkin kohdan otsikkotaso Valitse tyyli -kuvakkeen avulla. Kutakin otsikkotasoa vastaava numerointisymboli ja sisennystaso tulevat näkyviin automaattisesti. Huomautus: Valitse tyyli -kuvake ei ole käytössä yhteismuokkausistunnon aikana. Seuraavat toimet Huomautus: Voit myös käyttää ennalta muotoillun tyylin ensimmäistä tasoa aiemmin luodussa luettelossa kirjoittamalla kohdat vasemman reunan tasauksella, valitsemalla kohdat ja valitsemalla sen jälkeen vaihtoehdot Muotoile > Monitasoinen luettelo. Täytä sen jälkeen alatasot Enter-näppäimen ja sarkaimen avulla. Jos käsittelet otsikoita, huomaa, että Enter-näppäimen painallus otsikon jälkeen muotoilee seuraavan rivin leipätekstityylillä eikä sillä tyylillä, jota käytetään, kun painat Enter-näppäintä luettelossa, joka ei sisällä otsikoita. Linkkien lisäys Voit lisätä asiakirjassa linkin Web-sivulle tai sähköpostiosoitteeseen. Tietoja tästä tehtävästä Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Linkki. Linkin lisäys tai muokkaus -ikkuna tulee näkyviin. 44 Docs

49 2. Valitse Linkkilaji-kentästä haluamasi laji ja määritä sen asetukset: Valinta URL-osoite Sähköposti Kuvaus Valitse URL-osoite, jos haluat luoda linkin toiseen Web-sivuun. Määritä yhteyskäytäntö Yhteyskäytäntö-kenttään ja kirjoita sen jälkeen URL-osoite. Valitse vaihtoehto Sähköposti, jos haluat luoda linkin sähköpostiosoitteeseen. Määritä sähköpostiosoite ja siihen lähetettävän viestin aihe ja viestin tekstiosa. 3. Napsauta OK-painiketta. 4. Kun olet lisännyt linkin, voit muokata sitä valitsemalla vaihtoehdot Lisää > Linkki tai napsauttamalla työkalurivin Lisää linkki tai muokkaa linkkiä -kuvaketta. Ylä- ja alatunnisteiden luonti Voit luoda ylätunnisteen asiakirjan sivun yläreunuksen alkuun tai alatunnisteen sivun alareunuksen loppuun. Kun olet luonut ylä- tai alatunnisteet, voit myös muokata niitä tai piilottaa ne. Tietoja tästä tehtävästä Ylätunnisteet ja alatunnisteet ovat sivun ylä- ja alareunuksissa olevia alueita, joihin voi lisätä tekstiä tai kuvia. Voit esimerkiksi lisätä sivunumeroita, päivämäärän, yrityksen logon tai kirjoittajan nimen. Reunus on tyhjä tila sivun tulostusalueen ulkopuolella. Vaikka asiakirjassa olisi kuinka monta sivua tahansa, voit luoda vain yhden ylätunnisteen ja yhden alatunnisteen asiakirjaan. Ylätunniste on yläreunuksessa ja alatunniste alareunuksessa. Voit määrittää, sisällytetäänkö ylä- ja alatunnisteet asiakirjan tulostukseen. Asiakirjojen käsittely 45

50 Toimintaohjeet v Ylätunnisteen lisäys sivulle: 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Ylätunniste. Sivun alkuun tulee näkyviin harmaa alue. 2. Siirry muokkaustilaan kaksoisnapsauttamalla harmaata aluetta. Näkyviin tulee työkalurivi. 3. Kirjoita sisältö ylätunnistekenttään. Vihje: Jos haluat tyhjentää ylätunnisteen sisällön, napsauta Poista-painiketta. 4. Määritä työkalurivin avulla tekstiasetukset, kuten fonttikoko, fonttitehosteet, fontin väri ja tasaus. 5. Voit myös lisätä kuvan ylätunnistekenttään. Napsauta Lisää kuva -kuvaketta, etsi kuvatiedosto selaamalla ja napsauta OK-painiketta. 6. Kun ylätunnistekenttä on määritetty, napsauta työkalurivin Valmis-painiketta. Poistut muokkaustilasta. 7. Voit muokata ylätunnistetta kaksoisnapsauttamalla ylätunnistekenttää. v 8. Valinnainen: Jos et halua, että ylätunniste on näkyvissä, napsauta -kuvaketta. Voit lisätä sivulle alatunnisteen seuraavasti: 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Alatunniste. Sivun loppuun tulee näkyviin harmaa alue. 2. Siirry muokkaustilaan kaksoisnapsauttamalla harmaata aluetta. Näkyviin tulee työkalurivi. 3. Kirjoita sisältö alatunnistekenttään. Vihje: Jos haluat tyhjentää alatunnisteen sisällön, napsauta Poista-painiketta. 4. Määritä työkalurivin avulla tekstiasetukset, kuten fonttikoko, fonttitehosteet, fontin väri ja tasaus. 46 Docs

51 5. Voit myös lisätä kuvan alatunnistekenttään. Napsauta Lisää kuva -kuvaketta, etsi kuvatiedosto selaamalla ja napsauta OK-painiketta. 6. Kun alatunnistekenttä on määritetty, napsauta työkalurivin Valmis-painiketta. 7. Voit muokata alatunnistetta kaksoisnapsauttamalla alatunnistekenttää. 8. Valinnainen: Jos et halua, että alatunniste on näkyvissä, napsauta -kuvaketta. Vihje: Voit lisätä sivunumeron tai päivämäärän ja ajan seuraavasti: 1. Siirry muokkaustilaan kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistealuetta. Työkalurivi tulee näkyviin. 2. Napsauta työkalurivin Kentät-painiketta. 3. Valitse haluamasi kenttä luettelosta: Sivunumero, Päivämäärä ja Aika. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kenttien lisäys asiakirjoihin Voit lisätä päivämäärän ja ajan joko tekstialueeseen tai ylä- ja alatunnistealueeseen. Sivunumeron voit lisätä vain ylä- ja alatunnistealueeseen. Sisällysluettelon luonti Voit luoda sisällysluettelon lisäämällä ensin otsikoita asiakirjaan sopiville tasoille. Toimintaohjeet 1. Napsauta asiakirjan kunkin osan otsikon kohdalla otsikkotekstiä, valitse vaihtoehdot Muotoile > Otsikko ja määritä sen jälkeen otsikon taso napsauttamalla sopivaa otsikon tasoa. 2. Siirrä kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä sisällysluettelon. 3. Valitse vaihtoehdot Lisää > Sisällysluettelo. Sisällysluettelo luodaan otsikoista ja tuodaan näkyviin kohdistimen osoittamaan kohtaan. 4. Voit luoda sivunumerot julkaisemalla tiedoston uutena versiona. 5. Jos teet muutoksia osien otsikoihin, voit päivittää sisällysluettelon automaattisesti napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sen jälkeen vaihtoehdot Sisällysluettelo > Päivitä. 6. Voit poistaa sisällysluettelon napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sen jälkeen vaihtoehdot Sisällysluettelo > Poista. Kenttien lisäys asiakirjoihin Voit lisätä päivämäärän ja ajan joko tekstialueeseen tai ylä- ja alatunnistealueeseen. Sivunumeron voit lisätä vain ylä- ja alatunnistealueeseen. Toimintaohjeet v Voit lisätä päivämäärän tekstialueeseen seuraavasti: 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Kentät > Päivämäärä. Asiakirjojen käsittely 47

52 v 2. Valitse päivämäärämuoto ja napsauta OK-painiketta. Voit lisätä ajan tekstialueeseen seuraavasti: 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Kentät > Aika. 2. Valitse ajan muoto ja napsauta OK-painiketta. v Voit lisätä sivunumeron, päivämäärän ja ajan ylä- tai alatunnistealueeseen seuraavasti: 1. Siirry muokkaustilaan kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistealuetta. Työkalurivi tulee näkyviin. 2. Napsauta työkalurivin Kentät-painiketta. 3. Valitse haluamasi kenttä luettelosta: Sivunumero, Päivämäärä ja Aika. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Ylä- ja alatunnisteiden luonti sivulla 45 Voit luoda ylätunnisteen asiakirjan sivun yläreunuksen alkuun tai alatunnisteen sivun alareunuksen loppuun. Kun olet luonut ylä- tai alatunnisteet, voit myös muokata niitä tai piilottaa ne. Asiakirjojen oikeinkirjoituksen tarkistus Voit valita koko asiakirjan oikeinkirjoituksen tarkistuksen, kun asiakirja on valmis, tai tarkistaa oikeinkirjoituksen samalla, kun kirjoitat. 48 Docs

53 Tietoja tästä tehtävästä Jos aikataulu on tiukka, sinulla ei ehkä ole asiakirjaa muokatessasi riittävästi aikaa tarkistaa oikeinkirjoitusta ja kielioppivirheitä manuaalisesti. Voit käyttää työkalua apunasi näiden virheiden nopeassa etsimisessä ja korjaamisessa. Voit määrittää, että IBM Docs tarkistaa oikeinkirjoituksen heti kirjoitettaessa ja alleviivaa mahdollisesti väärin kirjoitetut sanat punaisella aaltoviivalla. Kun määrität, että oikeinkirjoitus tarkistetaan heti, toiminto aloittaa samalla koko asiakirjan oikeinkirjoituksen tarkistuksen. Ennen kuin otat oikeinkirjoituksen tarkistuksen käyttöön, voit valita oikeinkirjoituksen tarkistuksen sanaston. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Työkalut > Oikeinkirjoitussanastot ja valitse sanasto, jota haluat käyttää oikeinkirjoituksen tarkistuksessa. 2. Ota oikeinkirjoituksen tarkistus käyttöön valitsemalla vaihtoehdot Työkalut > Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa. Ohjelma tarkistaa koko asiakirjan oikeinkirjoituksen, ja oikeinkirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä sisältävä teksti näkyy punaisilla aaltoviivoilla alleviivattuna. Kun kirjoitat uusia sanoja, oikeinkirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä sisältävä teksti näkyy myös punaisilla aaltoviivoilla alleviivattuna. 3. Voit toimia jollakin seuraavista tavoista punaisella alleviivattujen sanojen kohdalla: v Jos napsautat hiiren kakkospainikkeella sanaa, joka on alleviivattu punaisella aaltoviivalla, näkyviin tulee ehdotettujen sanojen luettelo. Valitse haluamasi sana luettelosta. v Jos et halua korjata sanaa, ohita kyseinen esiintymä napsauttamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla Ohita. v Jos haluat ohittaa kaikki sanan esiintymät asiakirjassa, valitse Ohita kaikki. Kun seuraavan kerran kirjoitat sanan, sitä ei enää korosteta punaisella aaltoviivalla. v Jos sana, joka on alleviivattu punaisella aaltoviivalla, esiintyy asiakirjassa useammin kuin kerran ja haluat korjata kaikki esiintymät yhdellä kertaa, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Korjaa kaikki. 4. Jos et halua tarkistaa asiakirjan oikeinkirjoitusta, poista toiminto käytöstä valitsemalla vaihtoehdot Työkalut > Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa uudelleen. Asiakirjojen tulostus Asiakirjan Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa asiakirjassa vaihtoehdot Tiedosto > Tulosta. Erillinen selainikkuna avautuu. 2. Oletusarvon mukaan selain lisää ylä- ja alatunnisteet tulostettuun asiakirjaan. Voit muuttaa sisältöä tai jättää ylä- ja alatunnisteet pois noudattamalla selaimesi ohjeita. Saat lisätietoja napsauttamalla selainikkunan kuvaketta. Tärkeää: IBM Docs -ohjelmassa asiakirjaan lisäämääsi ylä- ja alatunnistetta ei voi tulostaa. 3. Voit muuttaa paperikoon ja muita paperiasetuksia noudattamalla selaimen ohjeita vaiheen 2 mukaisesti. Asiakirjojen käsittely 49

54 Huomautus: Taustavärejä ja -kuvia ei oletusarvon mukaan tulosteta. Valitse Sivun asetukset -ikkunassa Tulosta tausta (värit ja kuvat), jos haluat tulostaa taustan. 4. Napsauta Tulosta-kuvaketta. 5. Määritä haluamasi asetukset ja napsauta OK-painiketta. Asiakirjojen tulostaminen PDF-tiedostoihin Voit tallentaa asiakirjan PDF-tiedostona, jotta voit ladata ja tulostaa sen. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa asiakirjassa vaihtoehdot Tiedosto > Tulosta PDF-muotoon. 2. Määritä haluamasi sivun asetukset. Kuvien käsittely asiakirjoissa Voit lisätä PDF-tiedostoihin tunnisteita valitsemalla Tunnisteella varustettu PDF-tiedosto. Tämä kasvattaa tiedoston kokoa. Tunnisteella varustettu PDFtiedosto sisältää tietoja asiakirjan sisällön rakenteesta. Tämän rakenteen avulla voidaan esittää asiakirja laitteissa käytettäessä näytönlukuohjelmaa. 3. Napsauta OK-painiketta. 4. Kun näkyviin tulee Käsittely on valmis -sanoma, napsauta Lataa tiedosto napsauttamalla tätä -linkkiä. 5. Valitse Avaa seuraavan kohteen avulla ja valitse sitten OK. Tiedosto ladataan, ja se aukeaa Adobe Reader -ohjelmassa. Oletussovellus on Adobe Reader, mutta voit avata tiedoston muillakin sovelluksilla. 6. Valitse Adobe Reader -valikosta Tiedosto > Tulosta. 7. Määritä haluamasi tulostusasetukset ja napsauta OK-painiketta. Voit lisätä kuvan ja määrittää kuvan ominaisuudet. Voit muuttaa kuvan kokoa vetämällä sitä tai Kuvan ominaisuudet -ikkunassa. 50 Docs

55 Kuvien lisäys asiakirjoihin Voit lisätä asiakirjaan kuvia. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Kuva. Lisää kuva -ikkuna tulee näkyviin. 2. Valitse lisättävä kuva napsauttamalla Selaa-painiketta. 3. Napsauta Lisää-painiketta. Järjestelmä lisää kuvan asiakirjaan. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kuvan ominaisuuksien määritys asiakirjoissa Voit määrittää valitun kuvan koon ja muut ominaisuudet asiakirjoihin. Kuvan ominaisuuksien määritys asiakirjoissa Voit määrittää valitun kuvan koon ja muut ominaisuudet asiakirjoihin. Toimintaohjeet 1. Valitse kuva, jonka ominaisuudet haluat asettaa, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse vaihtoehto Kuvan ominaisuudet. 2. Määritä arvot Leveys- ja Korkeus-kenttiin. Vihje: Voit muuttaa kuvan kokoa myös vetämällä. Siirrä hiiren osoitin kuvan reunan päälle niin, että näkyviin tulee kaksipuolinen nuoli, ja vedä. 3. Jos valitset Lukitse leveyden ja korkeuden suhde -valintaruudun, Leveys-asetus muuttuu Korkeus-asetuksen muutoksen mukaisessa suhteessa ja päinvastoin. 4. Määritä reunus. Asiakirjojen käsittely 51

56 5. Kirjoita Alt text -kenttään kuvaus, jonka käyttäjä näkee, jos kuvaa ei voida näyttää. 6. Napsauta OK-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kuvien lisäys asiakirjoihin sivulla 51 Voit lisätä asiakirjaan kuvia. Taulukoiden käsittely asiakirjoissa Voit luoda taulukon ja lisätä ja poistaa sarakkeita tai muuttaa niiden kokoa ja määrittää taulukon otsikoita. Voit määrittää erilaisia ominaisuuksia koko taulukolle tai yksittäisille soluille tai soluryhmille. Taulukoiden luonti asiakirjoissa Voit luoda tyhjän taulukon tai luoda taulukon asiakirjojen ennalta määritetyistä tyyleistä. Toimintaohjeet v Voit luoda yksinkertaisen tyhjän taulukon seuraavasti: 1. Sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä taulukon. 2. Valitse vaihtoehdot Taulukko > Luo. v 3. Anna haluamasi rivien ja sarakkeiden määrä. 4. Napsauta OK-painiketta. Ohjelma luo tyhjän taulukon. Voit luoda taulukon ennalta määritettyjen tyylien avulla seuraavasti: 1. Sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä taulukon. 2. Napsauta työkalurivin Muuta taulukon tyyliä -kuvaketta. Näkyviin tulee näyttö, joka sisältää kaikki käytettävissä olevat tyylit. 52 Docs

57 3. Valitse yksi haluamasi tyyli näytöstä. Ohjelma lisää asiakirjaan valitun tyylin mukaisen taulukon. Taulukon tyylien muuttaminen asiakirjoissa Kun olet luonut taulukon asiakirjaan, voit muuttaa taulukon tyyliä nopeasti, jos et pidä siitä. Toimintaohjeet 1. Valitse taulukko napsauttamalla sitä. 2. Napsauta työkalurivin Muuta taulukon tyyliä -kuvaketta. Näkyviin tulee näyttö, joka sisältää kaikki käytettävissä olevat tyylit. 3. Valitse yksi haluamasi tyyli näytöstä. Taulukko muuttuu valitun tyylin mukaiseksi. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen taulukoiden koon muutto sivulla 56 Voit muuttaa rivin korkeutta, sarakkeen leveyttä tai koko taulukon kokoa. Kuvatekstien lisäys asiakirjojen taulukoihin sivulla 56 Voit lisätä kuvatekstejä taulukoihin ja määrittää kuvatekstit näkyviin tai piilottaa ne. Taulukoiden otsikoiden määritys asiakirjoissa sivulla 57 Voit määrittää ensimmäisen rivin ja ensimmäisen sarakkeen otsikoiksi. Voit myös poistaa otsikot. Taulukon ominaisuuksien määritys asiakirjoissa Voit määrittää asiakirjojen taulun ominaisuudet, kuten reunan tyylin, reunan leveyden, reunan värin, sarakkeen leveyden ja rivin korkeuden. Asiakirjojen käsittely 53

58 Toimintaohjeet 1. Valitse taulukko, jonka ominaisuudet haluat määrittää, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Taulukon ominaisuudet. Voit myös napsauttaa vaihtoehtoja Taulukko > Taulukon ominaisuudet. 2. Valitse haluamasi reunan tyyli, reunan leveys ja reunan väri Reunan tyyli-, Reunan leveys- jareunan väri -luetteloista. 3. Määritä arvot Sarakkeen leveys- jarivin korkeus -kenttiin. 4. Napsauta OK-painiketta. Taulukon solujen taustavärien määritys Voit määrittää taustavärin taulukon soluille. Toimintaohjeet 1. Valitse solut, joiden taustavärin haluat määrittää. Jos haluat määrittää vain yhden solun taustavärin, napsauta solua. 2. Napsauta työkalurivin Määritä taustaväri -kuvaketta. 3. Valitse väri näkyviin tulevasta näytöstä. Valitut solut täytetään värillä. 4. Valinnainen: Jos haluat valita useita värejä, napsauta Lisää värejä -painiketta, valitse väri ja napsauta sen jälkeen OK-painiketta. Tekstin tasaus asiakirjojen taulukkosoluihin Voit tasata tekstiä taulukoiden soluissa haluamallasi tavalla. Toimintaohjeet 1. Napsauta solua, jonka tekstin haluat tasata. 2. Valitse vaihtoehdot Taulukko > Solu ja valitse sen jälkeen Tasaa vasemmalle, Tasaa keskelle tai Tasaa oikealle. Vihje: Voit myös napsauttaa solua hiiren kakkospainikkeella ja valita Soluvaihtoehdon ja valita sen jälkeen Tasaa vasemmalle, Tasaa keskelle tai Tasaa oikealle. Rivien ja sarakkeiden lisäys taulukkoon Voit lisätä rivejä ja sarakkeita taulukkoon. 54 Docs

59 Toimintaohjeet v v Voit lisätä rivejä seuraavasti: 1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sen rivin solua, jonka lähelle haluat lisätä rivin. 2. Valitse Rivi > Lisää rivi yläpuolelle tai Lisää rivi alapuolelle. Voit lisätä sarakkeita seuraavasti: 1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sen sarakkeen solua, jonka lähelle haluat lisätä sarakkeen. 2. Valitse Sarake > Lisää sarake edelle tai Lisää sarake jälkeen. Tulokset Huomautus: v Kun sarake lisätään tai poistetaan, muiden sarakkeiden koko muuttuu. v Voit lisätä rivejä tai sarakkeita nopeasti nykyisen rivin tai sarakkeen jälkeen napsauttamalla toistuvasti työkalurivin Lisää rivi tai siirrä riviä -kuvaketta tai Lisää sarake tai siirrä saraketta -kuvaketta. Taulukoiden rivien ja sarakkeiden siirto Voit siirtää riviä ylös tai alas ja voit siirtää sarakkeen taulukon edelle tai sen jälkeen. Toimintaohjeet v Voit siirtää rivin seuraavasti: 1. Napsauta siirrettävän rivin mitä tahansa solua hiiren kakkospainikkeella. 2. Valitse vaihtoehdot Rivi > Siirrä rivi ylös tai Siirrä rivi alas. v Voit siirtää sarakkeen seuraavasti: 1. Napsauta siirrettävän sarakkeen mitä tahansa solua hiiren kakkospainikkeella. 2. Valitse vaihtoehdot Sarake > Siirrä sarake vasemmalle tai Siirrä sarake oikealle. Tulokset Huomautus: Taulukon ylätunnisteita ei voi siirtää siirrettäessä rivejä ja sarakkeita. Taulukon solujen yhdistäminen ja jakaminen Voit yhdistää taulukon solun suoraan vierekkäiseen alla olevaan soluun tai useita soluja samanaikaisesti. Voit myös jakaa solun pysty- tai vaakasuunnassa. Toimintaohjeet v Voit yhdistää solun vierekkäiseen alla olevaan soluun napsauttamalla solua hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten vaihtoehdot Solu > Yhdistä alla olevaan soluun. v Voit yhdistää useita soluja valitsemalla yhdistettävät solut, napsauttamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla sitten vaihtoehdot Solu > Yhdistä solut. v Voit jakaa solun kaksoisnapsauttamalla solua hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten vaihtoehdot Solu > Jaa pystysuunnassa tai Jaa vaakasuunnassa. Asiakirjojen käsittely 55

60 Asiakirjojen taulukoiden koon muutto Voit muuttaa rivin korkeutta, sarakkeen leveyttä tai koko taulukon kokoa. Toimintaohjeet v v v Pidä hiiren osoitinta siirrettävän sarakkeen reunuksen kohdalla, kunnes hiiren osoitin muuttuu kaksisuuntaiseksi nuoleksi. Vedä reunus haluamaasi kohtaan. Pidä hiiren osoitinta siirrettävän rivin reunuksen kohdalla, kunnes hiiren osoitin muuttuu kaksisuuntaiseksi nuoleksi. Vedä reunus haluamaasi kohtaan. Voit muuttaa koko taulukon kokoa seuraavasti: 1. Pidä hiiren osoitinta taulukon lopun kohdalla niin, että näkyviin tulee koonmuuttokahva. 2. Pidä hiiren osoitinta koonmuuttokahvan kohdalla niin, että näkyviin tulee kaksipuolinen nuoli. 3. Vedä taulukko haluamasi kokoiseksi. Tulokset Huomautus: Kun sarakkeen kokoa muutetaan, myös viereisen sarakkeen koko muuttuu. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukon tyylien muuttaminen asiakirjoissa sivulla 53 Kun olet luonut taulukon asiakirjaan, voit muuttaa taulukon tyyliä nopeasti, jos et pidä siitä. Kuvatekstien lisäys asiakirjojen taulukoihin Voit lisätä kuvatekstejä taulukoihin ja määrittää kuvatekstit näkyviin tai piilottaa ne. Taulukoiden otsikoiden määritys asiakirjoissa sivulla 57 Voit määrittää ensimmäisen rivin ja ensimmäisen sarakkeen otsikoiksi. Voit myös poistaa otsikot. Kuvatekstien lisäys asiakirjojen taulukoihin Voit lisätä kuvatekstejä taulukoihin ja määrittää kuvatekstit näkyviin tai piilottaa ne. Toimintaohjeet 1. Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä kuvateksti. Voit kirjoittaa kuvatekstin harmaaseen alueeseen. 2. Napsauta harmaata aluetta ja kirjoita haluamasi kuvateksti. 3. Voit muokata kuvatekstin ominaisuuksia, kuten tasausta ja fonttikokoa. 4. Valinnainen: Jos et halua näyttää kuvatekstiä, napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Piilota kuvateksti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukon tyylien muuttaminen asiakirjoissa sivulla 53 Kun olet luonut taulukon asiakirjaan, voit muuttaa taulukon tyyliä nopeasti, jos et pidä siitä. Asiakirjojen taulukoiden koon muutto Voit muuttaa rivin korkeutta, sarakkeen leveyttä tai koko taulukon kokoa. 56 Docs

61 Taulukoiden otsikoiden määritys asiakirjoissa Voit määrittää ensimmäisen rivin ja ensimmäisen sarakkeen otsikoiksi. Voit myös poistaa otsikot. Taulukoiden otsikoiden määritys asiakirjoissa Voit määrittää ensimmäisen rivin ja ensimmäisen sarakkeen otsikoiksi. Voit myös poistaa otsikot. Asiakirjojen pikaohje Toimintaohjeet v Voit määrittää ensimmäisen rivin taulukon otsikoksi napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ensimmäisen rivin solua ja valitsemalla vaihtoehdot Rivi > Käytä valittua riviä otsikkona. v Voit määrittää ensimmäisen sarakkeen taulukon otsikoksi napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ensimmäisen sarakkeen solua ja valitsemalla vaihtoehdot Sarake > Käytä valittua saraketta otsikkona. v Jos et halua, että otsikkorivi on määritetty, napsauta mitä tahansa otsikkorivin solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehdot Rivi > Poista otsikon tyyli. v Jos et halua, että sarakeotsikko on määritetty, napsauta mitä tahansa otsikkosarakkeen solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehdot Sarake > Poista otsikon tyyli. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukon tyylien muuttaminen asiakirjoissa sivulla 53 Kun olet luonut taulukon asiakirjaan, voit muuttaa taulukon tyyliä nopeasti, jos et pidä siitä. Asiakirjojen taulukoiden koon muutto sivulla 56 Voit muuttaa rivin korkeutta, sarakkeen leveyttä tai koko taulukon kokoa. Kuvatekstien lisäys asiakirjojen taulukoihin sivulla 56 Voit lisätä kuvatekstejä taulukoihin ja määrittää kuvatekstit näkyviin tai piilottaa ne. Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt asiakirjoihin liittyvät tehtävät. Taulukko 3. Tekstin muotoilu Tehtävä Fonttikoon muuttaminen Toimet Valitse teksti ja napsauta työkalurivin Valitse Fontin värin muuttaminen fonttikoko -kuvaketta. Voit kasvattaa ja pienentää fonttikokoa nopeasti valitsemalla vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Kasvata fonttikokoa tai Pienennä fonttikokoa. Valitse teksti ja napsauta työkalurivin Tekstin korostus värillä Määritä fontin väri -kuvaketta. Valitse teksti ja napsauta työkalurivin Määritä korostusväri -kuvaketta. Asiakirjojen käsittely 57

62 Taulukko 3. Tekstin muotoilu (jatkoa) Tehtävä Tekstin sisennyksen muuttaminen Toimet Valitse sisennettävä teksti ja napsauta työkalurivin Lisää sisennystä -kuvaketta tai Vähennä sisennystä -kuvaketta Rivivälin muuttaminen Tekstin tasaus. Valitse teksti, jonka riviväliä haluat muuttaa, ja napsauta sitten työkalurivin Rivivälikuvaketta. Valitse tasattava teksti ja napsauta työkalurivin Tasaa vasemmalle -, Keskitä -, Tasaa oikealle - tai Otsikon tyylin käyttö tekstissä Numerointien ja luettelomerkkien lisäys tekstiin Tasaa-kuvaketta. Valitse teksti, jossa haluat käyttää otsikon tyyliä ja valitse vaihtoehdot Muotoile > Otsikko. Valitse sen jälkeen haluamasi otsikkotyyli. Lisää numerointi napsauttamalla työkalurivin Lisää numerointi tai muuta numeroinnin tyyliä -kuvaketta. Lisää luettelomerkkejä napsauttamalla työkalurivin Lisää luettelomerkit tai muuta Normaaliin kappalemuotoiluun palaaminen luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon jälkeen luettelomerkkien tyyliä -kuvaketta. Paina Enter-näppäintä kahdesti. Asiakirjan ylä- tai alatunnisteen luonti Valitse vaihtoehdot Lisää > Ylätunniste tai Lisää > Alatunniste. Päivämäärän ja ajan lisäys tekstiin Lisää päivämäärä tai aika valitsemalla vaihtoehdot Lisää > Kentät ja valitsemalla sen jälkeen Päivämäärä- tai Aika-vaihtoehto. Linkin lisäys tekstiin Valitse vaihtoehdot Lisää > Linkki. Sivunvaihtojen lisäys Valitse vaihtoehdot Lisää > Sivunvaihto. Erikoismerkkien lisäys Valitse vaihtoehdot Lisää > Erikoismerkki. Vaakaviivan lisäys Valitse vaihtoehdot Lisää > Vaakaviiva. Tekstin oikeinkirjoituksen tarkistus Valitse vaihtoehdot Työkalut > Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa. Asiakirjan luonti mallipohjasta Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Uusi > Mallipohjasta > Asiakirja. Sisällysluettelon lisäys Käytä otsikon tyyliä kaikissa otsikoissa valitsemalla vaihtoehdot Muotoile > Otsikko, napsauta kohtaa, johon haluat lisätä sisällysluettelon ja valitse sen jälkeen vaihtoehdot Lisää > Sisällysluettelo. 58 Docs

63 Taulukko 3. Tekstin muotoilu (jatkoa) Tehtävä Sisällysluettelon muokkaus Sisällysluettelon poisto Toimet Muuta asiakirjan otsikoita, napsauta sisällysluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Päivitä. Napsauta sisällysluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista. Taulukko 4. Taulukoiden käsittely Tehtävä Taulukon luonti Rivin lisäys taulukkoon tai rivin siirto ylös tai alas taulukossa Sarakkeen lisäys taulukkoon tai sarakkeen siirto vasemmalle tai oikealle taulukossa Sarakkeen leveyden muutto Rivin korkeuden muutto Koko taulukon koon muutto Toimet Voit luoda yksinkertaisen taulukon valitsemalla vaihtoehdot Taulukko > Luo. Voit luoda ennalta määritettyjä tyylejä käyttävän taulukon napsauttamalla työkalurivin Muuta taulukon tyyliä -kuvaketta. Napsauta työkalurivin Lisää rivi tai siirrä riviä -kuvakkeen nuolta ja valitse sitten Lisää rivi yläpuolelle, Lisää rivi alapuolelle, Siirrä rivi ylös tai Siirrä rivi alas. Napsauta työkalurivin Lisää sarake tai siirrä saraketta -kuvakkeen nuolta ja valitse sitten Lisää sarake edelle, Lisää sarake jälkeen, Siirrä sarake vasemmalle tai Siirrä sarake oikealle. Pidä hiiren osoitinta sarakkeen reunuksen kohdalla, kunnes osoitin muuttuu koonmuutto-osoittimeksi. Vedä reunus haluamaasi uuteen sijaintiin. Pidä hiiren osoitinta rivin reunuksen kohdalla, kunnes osoitin muuttuu koonmuuttoosoittimeksi. Vedä reunus haluamaasi uuteen sijaintiin. Pidä hiiren osoitinta taulukon lopun kohdalla, kunnes näkyviin tulee koonmuuttokahva Solujen yhdistäminen Solun jakaminen Solun kaiken sisällön poisto nopeasti ja kaksipuolinen nuoli. Vedä taulukko haluamasi kokoiseksi. Valitse yhdistettävät solut, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse sitten vaihtoehdot Solu > Yhdistä solut. Jos haluat yhdistää solun alla olevaan soluun, napsauta solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehdot Solu > Yhdistä alla olevaan soluun. Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten vaihtoehdot Solu > Jaa pystysuunnassa tai Jaa vaakasuunnassa. Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehdot Solu > Tyhjennä sisältö. Asiakirjojen käsittely 59

64 Taulukko 4. Taulukoiden käsittely (jatkoa) Tehtävä Reunojen lisäys taulukkoon Solujen taustavärien määritys Kuvatekstin lisäys taulukkoon Sarake- tai riviotsikoiden lisäys Toimet Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehdot Taulukko > Taulukon ominaisuudet. Valitse solut ja napsauta työkalurivin Määritä taustaväri -kuvaketta. Jos haluat määrittää yhden solun taustavärin, solua ei tarvitse valita. Napsauta vain solua. Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä kuvateksti. Voit määrittää ensimmäisen rivin sarakeotsikoiksi napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ensimmäisen rivin solua ja valitsemalla vaihtoehdot Rivi > Käytä valittua riviä otsikkona. Voit määrittää ensimmäisen sarakkeen riviotsikoiksi napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ensimmäisen sarakkeen solua ja valitsemalla vaihtoehdot Sarake > Käytä valittua saraketta otsikkona. Taulukko 5. Kuvien käsittely Tehtävä Kuvan lisäys Kuvan ominaisuuksien, kuten kuvan leveyden, korkeuden, reunan ja kohdistuksen, määritys Kuvan koon muuttaminen nopeasti Toimet Valitse vaihtoehdot Lisää > Kuva. Napsauta kuvaa ja valitse vaihtoehdot Muotoile > Kuvan ominaisuudet. Napsauta kuvaa ja pidä hiiren osoitin reunan päälle, kunnes näkyviin tulee kaksisuuntainen nuoli, ja vedä sitten. Vetäminen ei säilytä kuvasuhdetta. Taulukko 6. Yhteistyön tekeminen muiden kanssa reaaliaikaisesti Tehtävä Toimet Poista värimerkinnät yhden käyttäjän Valitse Tiedosto > Poista muutosmerkinnät. muokkaustilassa Nykyisen asiakirjan määritys yhteiskäyttöön määritettäessä muita käyttäjiä muokkaajiksi Kommentin lisäys Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Määritä yhteiskäyttöön. Sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä kommentin, ja valitse vaihtoehdot Työryhmä > Lisää kommentti. 60 Docs

65 Asiakirjojen pikanäppäimet Pikanäppäinten avulla voit tehdä tehtäviä asiakirjoissa. Kaikki pikanäppäimet ovat kelvollisia Windows-käyttöjärjestelmissä. Paina Mac-käyttöjärjestelmässä Komento-näppäintä Ctrl-näppäimen sijasta. Taulukko 7. IBM Docs -asiakirjojen pikanäppäinluettelo Toiminto Pikanäppäin Korosta koko muokkausalue Ctrl+A Lihavoi valinta Ctrl+B Kursivoi valinta Ctrl+I Tallenna asiakirja Ctrl+S Alleviivaa valinta Ctrl+U Käynnistä Tee uudelleen -toiminto Ctrl+Y tai Ctrl+Shift+Z Käynnistä Kumoa-toiminto Ctrl+Z Siirry asiakirjan alkuun Ctrl+Home Siirry asiakirjan loppuun Ctrl+End Kohdista kappale keskelle Ctrl+Vaihto+E Kohdista kappale vasemmalle Ctrl+Vaihto+L Kohdista kappale oikealle Ctrl+Vaihto+R Kohdista kappale niin, että se on tasattu molempiin Ctrl+Vaihto+J reunoihin Sisennä rivi Ctrl+M Siirry taulukon edelliseen soluun Ctrl+Q Pienennä rivin sisennystä Ctrl+Vaihto+M Valitse objekti tai lähetä toiminto Enter Siirry yksi ikkuna ylöspäin Page Up Siirry yksi ikkuna alaspäin Page Down Siirry taulukon seuraavaan soluun Sarkain Huomautus: Kun kohdistin on taulukon viimeisessä solussa, voit lisätä rivin taulukkoon painamalla sarkainta. Navigoi eteenpäin välilehtijärjestyksessä Sarkain (kun kohdistus on muokkausalueessa) Siirry taulukon edelliseen soluun Vaihto+Sarkain Navigoi taaksepäin välilehtijärjestyksessä Vaihto+Sarkain (kun kohdistus on muokkausalueessa) Siirry valikossa, kun kohdistus on valikossa. Vasen ja oikea nuolinäppäin Siirry valikossa alaspäin Alanuolinäppäin Siirry yksi taso taaksepäin laajennetussa Vasen nuolinäppäin tai Esc valikkorakenteessa. Laajenna valintaa merkin verran oikealle Vaihto+Oikea nuolinäppäin Laajenna valintaa merkin verran vasemmalle Vaihto+Vasen nuolinäppäin Laajenna valintaa rivin verran ylöspäin Vaihto+Ylänuolinäppäin Laajenna valintaa rivin verran alaspäin Vaihto+Alanuolinäppäin Lisää uusi rivi samaan kappaleeseen Vaihto+Enter Asiakirjojen käsittely 61

66 Taulukko 7. IBM Docs -asiakirjojen pikanäppäinluettelo (jatkoa) Toiminto Pikanäppäin Avaa Tiedosto-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+F pikanäppäintä. Avaa Muokkaus-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+E pikanäppäintä. Avaa Näytä-valikko. Mac OS ei tue tätä pikanäppäintä. Alt+Vaihto+V Avaa Lisää-valikko. Mac OS ei tue tätä pikanäppäintä. Alt+Vaihto+I Avaa Muotoile-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+M pikanäppäintä. Avaa Taulukko-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+B pikanäppäintä. Avaa Työryhmä-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+A pikanäppäintä. Avaa Työkalut-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+T pikanäppäintä. Avaa Ohje-valikko. Mac OS ei tue tätä pikanäppäintä. Alt+Vaihto+H Rajoitus: Jos olet jo avannut yhden IBM Docs -ohjelman valikon, valikot eivät avaudu odotetulla tavalla näppäinyhdistelmällä Alt+Vaihto+*. Navigoi työkalurivillä muokkausalueelta. Alt+F10 siirtää kohdistuksen työkaluriville. Voit navigoida työkalurivillä käyttämällä vasenta ja oikeaa nuolinäppäintä. Voit valita objektin painamalla Enter-näppäintä tai välilyöntiä. Avaa yhdistetyn työkalurivin luettelo painamalla alanuolta. Siirry ylätunnisteeseen Ctrl+Alt+O ja paina sitten Ctrl+Vaihto+H Siirry alatunnisteeseen Ctrl+Alt+O ja paina sitten Ctrl+Vaihto+F Tulosta asiakirja Ctrl+P Muuta valinta yläindeksiksi Ctrl+. Muuta valinta alaindeksiksi Ctrl+, Käytä normaalia kappaletyyliä Ctrl+Vaihto+0 Käytä otsikkotyyliä 1 Ctrl+Vaihto+1 Käytä otsikkotyyliä 2 Ctrl+Vaihto+2 Käytä otsikkotyyliä 3 Ctrl+Vaihto+3 Käytä otsikkotyyliä 4 Ctrl+Vaihto+4 Käytä otsikkotyyliä 5 Ctrl+Vaihto+5 Käytä otsikkotyyliä 6 Ctrl+Vaihto+6 Lisää linkki Ctrl+K Siirry muokkausalueeseen tai sivupalkkiin Vaihto+F2 Siirrä kohdistin Kommentit-näytöstä Esc muokkausalueelle 62 Docs

67 Taulukko 7. IBM Docs -asiakirjojen pikanäppäinluettelo (jatkoa) Toiminto Pikanäppäin Muokkaa ylätunnistetta Ctrl+Vaihto+H avaa ylätunnistealueen. Aseta kohdistus työkaluriville painamalla näppäinyhdistelmää Alt+F10 ja siirry työkalurivin kohteiden välillä painamalla oikeaa tai vasenta nuolinäppäintä. Muokkaa alatunnistetta Ctrl+Vaihto+F avaa alatunnistealueen. Aseta kohdistus työkaluriville painamalla näppäinyhdistelmää Alt+F10 ja siirry työkalurivin kohteiden välillä painamalla oikeaa tai vasenta nuolinäppäintä. Asiakirjojen käsittely 63

68 64 Docs

69 Laskentataulukoiden käsittely Laske, analysoi ja hallitse tietoja. Useat funktioluokat ovat käytettävissä monimutkaisia laskutoimituksia sisältävien kaavojen luontia varten. Oletko uusi SmartCloud Docs -ohjelman käyttäjä? Opettele, miten voit hyödyntää tehokkaita ja paljon ominaisuuksia sisältäviä SmartCloud Docs -muokkausohjelmia, katsomalla videoita. Käytön aloitus v Laskentataulukoiden luonti ja tuonti v Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön sivulla 74 v Reaaliaikainen laskentataulukoiden yhteismuokkaus sivulla 77 v Kommenttien käyttö yhteistyöhön laskentataulukoissa sivulla 82 v Laskentataulukoiden ulkoasun muuttaminen sivulla 87 v Tietoalueiden hallinta sivulla 108 v Kaavojen käyttö laskutoimituksissa sivulla 114 Tuotteen ohjeiden helppokäyttöversio on käytettävissä SmartCloud Docs -wikisivustossa. Pikanäppäimet Laskentataulukoiden luonti ja tuonti Tietoja laskentataulukoiden luonnista ja aiemmin luotujen laskentataulukoiden käsittelystä Web-selaimessa. Laskentataulukoiden luonti mallipohjista Valitse galleriasta mallipohja, joka sisältää tiettyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen sopivat elementit. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja. Toimintaohjeet 1. Napsauta Tiedostot-luettelossa sen laskentataulukon nimeä, jonka muokkausoikeudet sinulla on vähintään. Valitse sitten Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa. 2. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Uusi > Mallipohjasta > Laskentataulukko. 65

70 3. Napsauta haluamasi mallipohjan pienoiskuvaa. Vihje: Jos haluat tarkastella vain tietyntyyppisiä mallipohjia, kuten rahoitukseen liittyviä, napsauta ensin yhtä luokkanimeä. 4. Kirjoita uuden laskentataulukkotiedoston nimi ja napsauta OK-painiketta. Huomautus: Kun luot uuden tyhjän laskentataulukon tai uuden laskentataulukon mallipohjasta IBM Docs -ohjelmassa, uuden tiedoston oletusmuoto on.xlsx. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Fontit, reunat ja värit sivulla 87 Voit korostaa tärkeitä tietoja muuttamalla tekstin tyyliä ja tasausta sekä lisäämällä soluihin ja alueisiin reunoja ja taustavärejä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti sivulla 69 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -laskentataulukot tai muut laskentataulukkotiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Laskentataulukon version julkaisu sivulla 72 Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Laskentataulukon solujen oletusmuotoilun palautus sivulla 90 Oletusmuotoilu-komennon avulla voit kumota aiemmin käyttöön otetut fonttien, reunojen, taustojen ja lukujen muotoilut. Laskentataulukoiden oletustiedostomuodon muutto IBM Docs -ohjelmassa laskentataulukkoja voidaan luoda.xlsx- tai.ods-muodossa. Voit muuttaa oletustiedostomuodon haluamaksesi. 66 Docs

71 Toimintaohjeet 1. Napsauta vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset. 2. Napsauta tiedostomuotoa, jota haluat käyttää uusissa tiedostoissa. 3. Napsauta OK-painiketta. Taulukoiden siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia laskentataulukkolajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä laskentataulukoita. Tietoja tästä tehtävästä Pääkäyttäjä määrittää, ketkä voivat siirtää tiedostoja palvelimeen. Lisäksi pääkäyttäjä määrittää tiedostojen tallennukseen käytettävissä olevan tilan määrän. Kun tämä raja on saavutettu, Tiedostot-sovellukseen ei voi lisätä uusia tiedostoja. Käytetty tila näkyy Omat tiedostot -näkymässä tiedostoluettelon lopussa. Voit saada käyttöösi lisää tilaa poistamalla tiedostojen vanhoja versioita. Toimintaohjeet Voit siirtää tiedoston Omat tiedostot -kansioon seuraavasti: 1. Napsauta Siirrä tiedostoja -painiketta. 2. Valitse siirrettävä tiedosto napsauttamalla Tiedostot-kentän Selaa-painiketta. Huomautus: Voit siirtää lisää tiedostoja toistamalla tämän vaiheen. Siirrettävät tiedostot näkyvät luettelossa ja voit muokata tiedoston nimeä napsauttamalla tiedostoa tai poistaa sen luettelosta napsauttamalla x-painiketta. 3. Valinnainen: Kirjoita tunnisteet välilyönneillä eroteltuina. 4. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: Valinta Ei kenenkään kanssa (näkyy vain minulle) Kuvaus Määritä tiedosto yksityiseksi. Vain omistaja näkee sen ja voi muokata sitä. Laskentataulukoiden käsittely 67

72 Valinta Henkilöt tai yhteisöt Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi Kuvaus Määritä tiedosto yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden tai tietyn yhteisön kanssa. Tee seuraavat toimet: 1. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. 2. Määritä käyttötaso valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. v Lukijat voivat lukea, kommentoida, ja suositella tiedostoa sekä ladata sen. v Muokkaajat voivat lukea, muokata, kommentoida ja suositella tiedostoa tai ladata tiedoston tai sen uuden version sekä määrittää tiedoston ominaisuudet. 3. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, ala kirjoittaa nimeä tai sähköpostiosoitetta ja valitse sitten kyseinen henkilö. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa kirjoittamalla yhteisön nimen ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. 4. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. Määritä tiedosto kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Heille määritetään lukijaoikeudet. 5. Napsauta Siirrä-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 76 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot sivulla 71 Työryhmät voivat käsitellä useita laskentataulukkotiedostomuotoja Web-selaimessa. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. 68 Docs

73 Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -laskentataulukot tai muut laskentataulukkotiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Tietoja tästä tehtävästä Tuettuja tiedostomuotoja ovat.ods,.ots,.xls,.xlsx,.xlt,.xltx ja.csv. Voit tuoda aiemmin luodun laskentataulukon seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Siirrä tiedosto Tiedostot-luetteloon. 2. Valitse vaihtoehto Omat tiedostot. 3. Etsi tiedosto, jonka haluat avata IBM Docs-ohjelmassa, ja siirry toteutettavat toiminnot sisältävälle sivulle napsauttamalla tiedoston nimeä. 4. Tuo tiedosto automaattisesti IBM Docs -muodossa valitsemalla Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa- tai Näytä-vaihtoehto. Huomautus: v Avattava laskentataulukko saa sisältää enintään riviä ja saraketta. v Jos laskentataulukko on mallitiedosto, joka on muodossa.xlt,.xltx tai.ots, napsauta Luo tiedosto -vaihtoehtoa. Uusi tiedostosta -ikkuna avautuu. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta sitten Luo-painiketta. Järjestelmä tuo mallitiedoston IBM Docs -ohjelmaan ja luo mallitiedostoon perustuvan uuden laskentataulukon samanaikaisesti. Tulokset Huomautus: v Joskus tietyt palvelimeen siirrettyjen tiedostojen muotoilut eivät näy oikein IBM Docs -ohjelmassa, mutta ne säilyvät tiedostossa. Jos kirjoitat esimerkiksi kaavan, jota ei tueta, solussa näkyy kaavan nimi lasketun arvon sijasta. Näissä tapauksissa tiedoston voi ladata takaisin alkuperäisessä muodossa, kun versio on julkaistu. v Voit tuoda.xlsx-tiedostoja, jotka sisältävät.jpg-,.jpeg-,.png-,.gif- ja.bmpkuvia. Voit myös tuoda.xlsx-tiedostoja, jotka sisältävät.wmf-,.emf-,.tif- ja.tiff-kuvia, mutta järjestelmä muuntaa kyseiset tiedostolajit tuetuiksi tiedostolajeiksi tuonnin yhteydessä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden luonti mallipohjista sivulla 65 Valitse galleriasta mallipohja, joka sisältää tiettyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen sopivat elementit. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja. Laskentataulukon version julkaisu sivulla 72 Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Laskentataulukoiden vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 73 Kun olet luonut ja julkaissut laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.xls,.xlsx,.ods ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden käsittely 69

74 Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot sivulla 71 Työryhmät voivat käsitellä useita laskentataulukkotiedostomuotoja Web-selaimessa. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Tekstitiedostojen tuonti laskentataulukoihin Voit tuoda laskentataulukkoon tekstitiedoston, kuten.txt- tai.csv-tiedoston. Toimintaohjeet 1. Napsauta avoimessa laskentataulukossa vaihtoehtoja Tiedosto > Tuo. 2. Valitse tuotava tekstitiedosto napsauttamalla Selaa-painiketta. 3. Valitse tekstitiedostossa määrittämäsi erotin. Erottimen on oltava ASCII-merkki. 4. Napsauta Tuo-vaihtoehtoa. Tulokset Huomautus: Jos tekstitiedosto sisältää tietoja, kuten päivämäärän, kellonajan, valuutan tai prosenttiluvun, järjestelmä tunnistaa tiedot automaattisesti asianmukaisessa muodossa olevina numeroina, kun tekstitiedosto tuodaan laskentataulukkoon. Salasanalla suojattujen Excel-tiedostojen avaus Voit avata salasanalla suojattuja Microsoft Excel -tiedostoja IBM Docs -ohjelmassa. Toimintaohjeet 1. Siirrä Excel-tiedosto Omat tiedostot -kansioon. 2. Napsauta tiedoston nimeä. 3. Valitse Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -vaihtoehto. Valitse Muokkaa onlinetilassa, kun Aloitetaanko online-muokkaus IBM Docs -ohjelmassa? -ikkuna avautuu. Tällöin näkyviin tulee ikkuna, johon voit syöttää salasanan. 4. Kirjoita salasana ja napsauta OK-painiketta. Tiedosto avautuu IBM Docs -ohjelmassa ja on valmis muokattavaksi. Huomautus: Vain.xls-tiedostot ovat tuettuja. 70 Docs

75 Tiedostojen yhteensopivuus ja laskentataulukoiden vienti Tietoja IBM Docs -laskentataulukoissa käytettävissä olevista tiedostolajeista. Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot Työryhmät voivat käsitellä useita laskentataulukkotiedostomuotoja Web-selaimessa. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Taulukko 8. Tiedostomuodot, jotka voidaan tuoda IBM Docs Spreadsheets -ohjelmaan Sovellus IBM Lotus Symphony Spreadsheets Microsoft Excel TXT-tiedostot Tiedostolaji.ods,.ots.xls,.xlsx,.xlt ja.xltx.txt ja.csv Taulukko 9. Tiedostomuodot, jotka voidaan viedä IBM Docs Spreadsheets -ohjelmasta Sovellus IBM Lotus Symphony Spreadsheets Microsoft Excel Adobe Reader TXT-tiedostot Tiedostolaji.ods.xls,.xlsx.pdf.csv Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukoiden siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 67 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia laskentataulukkolajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä laskentataulukoita. Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti sivulla 69 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -laskentataulukot tai muut laskentataulukkotiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Laskentataulukoiden vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 73 Kun olet luonut ja julkaissut laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.xls,.xlsx,.ods ja.pdf-muodossa. Laskentataulukoiden käsittely 71

76 Laskentataulukon version julkaisu Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Laskentataulukoiden tallennus Tallenna luonnoksena muokkaamasi laskentataulukko Tallenna-komennolla. Käytä Tallenna nimellä -komentoa, jos haluat tallentaa luonnoksen (tai julkaistun version) luonnoksena uudella nimellä. Tietoja tästä tehtävästä Luonnoslaskentataulukkoa voivat käsitellä sen omistajat ja henkilöt, joille omistaja on määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön muokkaajina. Huomautus: Jotta lukijat voivat tarkastella laskentataulukkoa tai ladata sen, luonnos on julkaistava versiona. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna. Tiedosto tallentuu luonnoksena. Tärkeää: Kun muokkaat laskentataulukkoa, IBM Docs tallentaa sen automaattisesti luonnoksena säännöllisin väliajoin. Voit kuitenkin tallentaa laskentataulukon milloin tahansa Tallenna-komennolla. 2. Jos haluat tallentaa laskentataulukon uutena luonnoksena, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna nimellä. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta OK-painiketta. Laskentataulukko, jolla on uusi nimi, luodaan Omat tiedostot -kansioon. Huomautus: Jos käytät Tallenna nimellä -komentoa.xls- tai.ods-tiedoston tallennukseen IBM Docs -ohjelmassa, luotu tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Jos kuitenkin käytät Tallenna nimellä -komentoa.xlsx-tiedoston tallennukseen, luotu tiedosto on.xls-muodossa. Jos kyseessä on.csv-tiedosto, voit määrittää haluamasi muodon napsauttamalla vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset ja tallentaa tiedoston haluamassasi muodossa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukon version julkaisu Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukon version julkaisu Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 2. Jos haluat lisätä tämän version kuvauksen, täytä Version kuvaus -kenttä. 3. Valitse Julkaise. Järjestelmä lähettää tätä tiedostoa seuraaville henkilöille ilmoituksen. 72 Docs

77 Huomautus: Jos muokkaat.xls-,.xlsx-,.ods- tai.els-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Jos kyseessä on.csv-tiedosto, voit määrittää sille haluamasi muodon napsauttamalla vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset ja julkaista version. Järjestelmä muuntaa tiedoston haluamaasi muotoon. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden luonti mallipohjista sivulla 65 Valitse galleriasta mallipohja, joka sisältää tiettyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen sopivat elementit. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja. Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti sivulla 69 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -laskentataulukot tai muut laskentataulukkotiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Laskentataulukoiden vienti muihin tiedostomuotoihin Kun olet luonut ja julkaissut laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.xls,.xlsx,.ods ja.pdf-muodossa. Laskentataulukoiden tallennus sivulla 72 Tallenna luonnoksena muokkaamasi laskentataulukko Tallenna-komennolla. Käytä Tallenna nimellä -komentoa, jos haluat tallentaa luonnoksen (tai julkaistun version) luonnoksena uudella nimellä. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot sivulla 71 Työryhmät voivat käsitellä useita laskentataulukkotiedostomuotoja Web-selaimessa. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Laskentataulukoiden vienti muihin tiedostomuotoihin Kun olet luonut ja julkaissut laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.xls,.xlsx,.ods ja.pdf-muodossa. Tietoja tästä tehtävästä Julkaistava tiedostomuoto on sama kuin palvelimeen siirretyn tiedoston muoto. Jos esimerkiksi siirrät.xlsx-tiedoston IBM Docs -ohjelmaan ja julkaiset version, tiedosto on järjestelmässä.xlsx-muodossa ja voit ladata tiedoston suoraan. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi vietävä laskentataulukko ja napsauta sen jälkeen Lisää-painiketta. v Jos haluat ladata laskentataulukon sen nykyisessä muodossa, napsauta Lataapainiketta. Laskentataulukoiden käsittely 73

78 v v Jos laskentataulukko on Microsoft Office -muodossa, voit ladata sen PDFtiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa PDF-tiedostona. Jos laskentataulukko on.ods-muodossa, voit ladata sen.xls-,.xlsx- tai PDF-tiedostona valitsemalla vaihtoehdot Lisää toimintoja > Lataa Microsoft Office -muodossa tai Lataa PDF-tiedostona. Huomautus: Voit ladata vain laskentataulukon julkaistun version. Jos laskentataulukko on vielä luonnoksena, ja olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja, julkaise versio. Jos olet lukija, pyydä omistajaa julkaisemaan versio. 3. Jos valitset Lataa PDF-tiedostona, Sivun asetukset -ikkuna tulee näkyviin. Määritä haluamasi asetukset ja napsauta sitten OK-painiketta. Huomautus: Tiedostoja, jotka ovat.csv-muodossa, ei voi ladata muissa muodoissa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti sivulla 69 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -laskentataulukot tai muut laskentataulukkotiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Laskentataulukon version julkaisu sivulla 72 Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot sivulla 71 Työryhmät voivat käsitellä useita laskentataulukkotiedostomuotoja Web-selaimessa. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Laskentataulukoiden vienti CSV-tiedostoihin Voit viedä laskentataulukon.csv-tiedostoon. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa laskentataulukossa vaihtoehdot Tiedosto > Lataa > CSV. Järjestelmä muuntaa laskentataulukon.csv-tiedostoksi. 2. Kun näkyviin tulee Käsittely on valmis -sanoma, napsauta Lataa tiedosto napsauttamalla tätä -linkkiä. Voit avata tai tallentaa tiedoston selaimessa. Tulokset Huomautus: Kielissä, joissa desimaalierotin on pilkku, oletuserottimena on puolipiste. Muissa kielissä erottimena käytetään pilkkua. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön Voit määrittää laskentataulukon julkiseksi, jotta kaikki voivat lukea sen, tai määrittää sen tiettyjen henkilöiden ja yhteisöjen yhteiskäyttöön. Voit sallia toisten henkilöiden muokata laskentataulukkoa ja jopa määrittää sen yhteiskäyttöön muiden kanssa. Voit myös muuttaa tai poistaa käyttötasoja laskentataulukon yhteiskäyttöön määrityksen jälkeen. 74 Docs

79 Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Tietoja tästä tehtävästä Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön, kun siirrät sen palvelimeen. Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön myös siirron jälkeen tai laskentataulukon luonnin jälkeen. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka haluat määrittää yhteiskäyttöön. Valitse valintaruutu ennen tiedoston nimeä. 3. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. 4. Jos haluat määrittää muille käyttäjille tietyt käyttöoikeudet, valitse Henkilöt tai yhteisöt ja tee seuraavat valinnat: a. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. b. Määritä käyttöoikeus valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. c. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi henkilön nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, kirjoita nimi tai sähköpostiosoite ja valitse sitten kyseinen henkilö. Jos haluamasi nimi ei tule näkyviin, etsi henkilöä valitsemalla Eikö henkilöä löydy luettelosta? Käytä täyttä hakua. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa aloittamalla kirjoittaa yhteisön nimeä ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. d. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. 5. Valinnainen: Valitse Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi, jos haluat määrittää, että kaikki organisaation jäsenet näkevät tiedoston. 6. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 78 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Tietoja laskentataulukoiden kommenteista sivulla 82 Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden käsittely 75

80 Taulukoiden siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 67 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia laskentataulukkolajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä laskentataulukoita. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Laskentataulukoiden yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 80 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata laskentataulukkoa samaan aikaan. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen laskentataulukoissa sivulla 81 Kun muokkaat laskentataulukkoa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Kommenttien luonti laskentataulukoissa sivulla 83 Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Laskentataulukon kommenttien tarkastelu sivulla 85 Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Laskentataulukon kommenttien haku sivulla 86 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Laskentataulukoiden tallennus sivulla 72 Tallenna luonnoksena muokkaamasi laskentataulukko Tallenna-komennolla. Käytä Tallenna nimellä -komentoa, jos haluat tallentaa luonnoksen (tai julkaistun version) luonnoksena uudella nimellä. Laskentataulukon version julkaisu sivulla 72 Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Yhteiskäyttöön määrittämäsi -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka käyttötason haluat määrittää, ja napsauta Lisää-painiketta. 3. Napsauta Näytä tiedoston tiedot -painiketta ja napsauta sen jälkeen Yhteiskäyttö-välilehteä. 4. Tee jokin seuraavista toimista: v Jos haluat poistaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeuden Muokkaajat- tai Lukijat -kentistä, napsauta kyseisen henkilön tai yhteisön nimen vieressä olevaa x-painiketta. 76 Docs

81 v Jos haluat vaihtaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeustason, esimerkiksi vaihtaa lukijatason muokkaajatasoksi, lukijataso on ensin poistettava. Napsauta sitten Muokkaajat-kentän Lisää-painiketta. Määritä käyttöoikeus valitsemalla Muokkaajaksi-vaihtoehto. v Jos haluat kaikkien henkilöiden, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön, voivan määrittää tiedoston yhteiskäyttöön muiden kanssa, valitse Salli muiden määrittää tämä tiedosto yhteiskäyttöön -vaihtoehto. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 78 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Tietoja laskentataulukoiden kommenteista sivulla 82 Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukoiden siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 67 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia laskentataulukkolajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä laskentataulukoita. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 80 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata laskentataulukkoa samaan aikaan. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen laskentataulukoissa sivulla 81 Kun muokkaat laskentataulukkoa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Kommenttien luonti laskentataulukoissa sivulla 83 Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Laskentataulukon kommenttien tarkastelu sivulla 85 Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Laskentataulukon kommenttien haku sivulla 86 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Reaaliaikainen laskentataulukoiden yhteismuokkaus Voit tehdä yhteistyötä reaaliajassa muokkaamalla laskentataulukkoa työryhmänä muiden käyttäjien kanssa. Voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa reaaliajassa sekä luoda kommentteja ja keskusteluja. Laskentataulukoiden käsittely 77

82 Tietoja tästä tehtävästä Kun muokkaat online-tilassa IBM Docs -ohjelmalla, voit käyttää ryhmätyöominaisuuksia, kuten yhteismuokkausta ja kommentteja. Jos sinulla ei ole sosiaalisten muokkausominaisuuksien käyttöoikeuksia, et voi käyttää yhteismuokkausta muiden käyttäjien kanssa. Saat lisätietoja pääkäyttäjältä. Laskentataulukoiden reaaliaikainen yhteismuokkaus Kun määrität laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden kanssa ja määrität heille muokkausoikeudet laskentataulukkoon, voit aloittaa reaaliaikaisen yhteismuokkauksen. Tietoja tästä tehtävästä Voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa. Tämä parantaa työryhmien tehokkuutta laskentataulukoita laadittaessa. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Eri muokkaajien tekemät muutokset näkyvät eri väreillä korostettuina. Voit tarkistaa, ketkä käyttävät yhteismuokkaustilaa, katsomalla sivupalkissa olevaa muokkaajien luetteloa. Kun yhteismuokkaustyö on valmis, kuka tahansa muokkaajista voi tallentaa laskentataulukon luonnoksena tai uutena versiona yhteiskäytössä oleviin tiedostoihin. Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Kun luot laskentataulukkoa, saatat tarvita sisältöä tai tietoja työtovereiltasi tai ystäviltäsi, jolloin sinun on muokattava laskentataulukkoa yhdessä heidän kanssaan. Perinteisissä toimiston tuottavuussovelluksissa laskentataulukko on tallennettava tietokoneen kiintolevylle ja lähetettävä sitten työtovereille sähköpostitse tai siirrettävä heidän käsiteltäväkseen USB-muistin avulla. Lisäksi työtovereittesi on asennet- 78 Docs

83 tava tarvittava työasemasovellus, kuten Lotus Symphony tai Microsoft Office, omaan tietokoneeseensa. Kun työtoverisi muokkaavat laskentataulukkoa, et näe heidän tekemiään muutoksia, ennen kuin he lähettävät laskentataulukon takaisin sinulle. Paljon aikaa tuhlautuu liitteiden lähetykseen edestakaisin. Yhteismuokkaus voi nyt auttaa ratkaisemaan tämän ongelman. Kaikki käyttäjät, joilla on Internetyhteys, voivat muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti, ja näet heidän tekemänsä muutokset heti. Ainoa edellytys on, että olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja määrittänyt haluamasi käyttäjät tiedoston muokkaajiksi. Monille asiakkaille Lotus Symphony on järkevä ratkaisu. Se on ilmainen, tukee Windows-, Linux- ja Mac OS -käyttöjärjestelmiä ja sisältää tehokkaan ja kattavan toimisto-ohjelmiston. IBM Docs tukee käyttäjäprofiileja ja -skenaarioita, joissa ei tarvita kaikkia täydet ominaisuudet sisältävän työasemaohjelman toimintoja. IBM Docs -ohjelman avulla voit hyödyntää tehokkaita yhteistyötapoja dynaamisemmissa, epämuodollisissa asiakirjoissa, laskentataulukoissa ja esityksissä. Käyttämällä yhteismuokkaustoimintoja voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Voit selvittää helposti, ketkä käyttävät yhteismuokkaustilaa, katsomalla muokkaajien luetteloa sivupalkissa. Eri muokkaajien tekemät muutokset näkyvät eri väreillä korostettuina, ja IBM Docs tallentaa muutokset heti automaattisesti. Kun yhteismuokkaustoimet on tehty, kuka tahansa muokkaajista voi tallentaa laskentataulukon palvelimeen. Linda on assistentti IT-osastolla, ja hänen on laadittava esimiehelleen tietokoneiden tilaraportti. Linda luo laskentataulukon, johon hän tarvitsee tietoja viiden työryhmän IT-edustajilta. Aiemmin Lindan täytyi lähettää laskentataulukko liitetiedostona sähköpostitse kullekin edustajalle ja yhdistää sitten eri henkilöiden hänelle takaisin lähettämät versiot. Nyt Linda saa raportin valmiiksi tehokkaasti IBM Docs -ohjelman avulla. Linda luo laskentataulukon, määrittää sen yhteiskäyttöön mainittujen viiden edustajan kanssa ja määrittää heidät laskentataulukon muokkaajiksi. Tämän jälkeen Linda pyytää edustajia täyttämään tarvittavat tiedot. Linda näkee kaikkien viiden edustajan laatimat raportit heti. Kun yhteismuokkaustoimet ovat valmiit, Linda voi määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön esimiehensä kanssa ja pyytää tätä tarkistamaan laskentataulukon sekä lisäämään siihen kommentteja. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Lukujen muotoileminen sivulla 92 Luvun ulkoasu voi olla erilainen kuin soluun kirjoitettu varsinainen arvo. Ulkoasu vaihtelee numeromuodon mukaan. Numeromuotojen avulla voidaan erotella erilaisia tietoja toisistaan esimerkiksi valuutta-arvoja prosenttiarvoista. Numeromuodot ohjaavat vain sitä, millaisina luvut näkyvät IBM Docs -ohjelmassa. Numeromuodot eivät vaikuta siihen, miten ohjelma tallentaa tai laskee luvut. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 80 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata laskentataulukkoa samaan aikaan. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen laskentataulukoissa sivulla 81 Kun muokkaat laskentataulukkoa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Laskentataulukoiden käsittely 79

84 Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 76 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Laskentataulukoiden yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata laskentataulukkoa samaan aikaan. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Tietoja tästä tehtävästä Kullakin yhteismuokkausryhmän osallistujalla on oltava laskentataulukon muokkausoikeudet. Jos haluat esimerkiksi muokata laskentataulukkoa yhdessä työryhmäsi jäsenten kanssa, sinun on määritettävä laskentataulukko yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja määritettävä heidät laskentataulukon muokkaajiksi. Voit muokata laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Jos olet tiedoston omistaja ja aloitat yhteismuokkauksen, valitse Tiedostot-sovelluksen Yhteiskäyttöön määrittämäsi tiedostot -vaihtoehto. Napsauta muussa tapauksessa Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot -painiketta. 2. Napsauta Tiedostot-luettelossa sen laskentataulukon nimeä, jota haluat muokata yhdessä muiden käyttäjien kanssa. Valitse sitten Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa. Huomautus: Jos olet tiedoston omistaja ja olet käsitellyt laskentataulukkoa aiemmin, se avautuu IBM Docs -ohjelmaan. Jos näin ei ole, Aloitetaanko onlinemuokkaus IBM Docs -ohjelmassa? -ikkuna avautuu. Jatka valitsemalla Muokkaa online-tilassa -vaihtoehto. Muut muokkaajat eivät näe Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -painiketta, ennen kuin tiedoston omistaja on avannut laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa aiemmin. 3. Laskentataulukko avautuu ja siirryt yhteismuokkaustilaan. Huomautus: Yhteismuokkaustilassa sivupalkki ei avaudu automaattisesti muokkaajan aloittaessa käsittelyn, jos toinen muokkaaja on sulkenut sivupalkin. Sivupalkin voi avata manuaalisesti valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 4. Kaikkien muokkaajien nimet näkyvät sivupalkin luettelossa. Nimi näkyy lihavoituna ja sen jäljessä on värimääritys, kun muokkaaja siirtyy yhteismuokkaustilaan. Voit muuttaa laskentataulukkoa ja nähdä samalla muiden tekemät muutokset erivärisinä. 80 Docs

85 Huomautus: Muutokset tallentuvat automaattisesti laskentataulukkoluonnokseen koko muokkausprosessin ajan. 5. Kun olet valmis sallimaan lukijoille laskentataulukon tarkastelu- tai latausoikeudet, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 6. Sulje laskentataulukkovälilehti. Huomautus: Jos toinen muokkaaja poistaa tiedoston, saat siitä ilmoituksen muokkausistunnon aikana. Napsauta OK-painiketta ilmoituksessa, jossa kehotetaan tallentamaan luonnos uutena tiedostona ja jolla varmistetaan, että tekemäsi muutokset säilyvät. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 78 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen laskentataulukoissa Kun muokkaat laskentataulukkoa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 76 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen laskentataulukoissa Kun muokkaat laskentataulukkoa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Toimintaohjeet Väri-ilmaisimet ovat oletusarvon mukaan näkyvissä. Voit sulkea yhteismuokkauksen muutosten väri-ilmaisimet valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Yhteismuokkauksen korostukset. Huomautus: Järjestelmän pääkäyttäjä määrittää eri muokkaajia vastaavat värit. Yhteismuokkauksen tunnusvärejä ei voi muuttaa. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 78 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 80 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata laskentataulukkoa samaan aikaan. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Laskentataulukoiden käsittely 81

86 Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 76 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Kommenttien käyttö yhteistyöhön laskentataulukoissa Kun teet yhteistyötä useiden laskentataulukon muokkaajien kanssa, on kätevää lisätä kommentteja. Ne helpottavat viestintää eri aikaan työskentelevien muokkaajien kanssa. Tietoja tästä tehtävästä Kun luot kommentin, näkyviin tulee sivupalkki, jossa näkyy luettelo kaikista laskentataulukon kommenteista. Jokaisen kommentin kohdalta voit liittyä keskusteluun useiden muokkaajien kanssa lisäämällä vastauksia. Keskustelusäie näkyy sisennettynä kunkin kommentin alla. Voit poistaa kommentteja ja osoittaa kommentteja tai vastauksia toiselle muokkaajalle Voit tarkastella sinulle osoitettuja tai itse luomiasi kommentteja. Voit myös suodattaa kommentit muokkaajien mukaan, jolloin saat selville, mitkä kommentit tai vastaukset on osoitettu heille ja mitkä kommentit tai vastaukset ovat heidän kirjoittamiaan. Tietoja laskentataulukoiden kommenteista Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Kaikki kommentit näkyvät Kommentit-näytössä, jossa näkyy myös kunkin kommentin vastaussäie kommentin alla. Voit luoda tai poistaa kommentteja, lisätä vastauksia, osoittaa kommentteja tai vastauksia toisille muokkaajille ja hakea kommenttien avainsanoja. Voit tarkastella sinulle osoitettuja kommentteja tai vastauksia ja muiden muokkaajien luomia tai heille osoitettuja kommentteja tai vastauksia. 82 Docs

87 Jos kommentin keskustelussa on kohta, joka edellyttää lisäperehtymistä, tai kysymys, joka edellyttää vastausta, voit osoittaa kyseisen kohdan kenelle tahansa laskentataulukon muokkaajista. voit osoittaa vastauksen kenelle tahansa muokkaajista. Toimeksiannon saajat näkevät heille osoitetut kommentit tai vastaukset Kommentit-näytössä. Ohjelmajohtaja Tiina on laatinut vuoden 2011/2012 liiketoimintasuunnitelman luonnoksen, johon hän tarvitsee kommentteja projektinsa johtajilta. Ennen Tiinan täytyi lähettää sähköpostia kaikille johtajille ja pyytää heitä antamaan kommentteja sähköpostitse tai muokkaamaan liitetiedostona lähetettyä laskentataulukkoa. Koska kommentteja ei annettu samaan versioon, Tiina joutui selvittämään, mitkä kommentit koskivat mitäkin osaa, ja yhdistämään kommentit. Jos Tiina tämän jälkeen olisi halunnut johtajien perehtyvän tiettyihin ongelmiin, hän olisi jälleen joutunut lähettämään sähköpostia. Nyt Tiina voi määrittää kyseisen liiketoimintasuunnitelman yhteiskäyttöön kaikkien johtajien kanssa ja pyytää heiltä kommentteja. Johtajat voivat lisätä kommentteja eri aikoihin ja keskustella tärkeimmistä ongelmakohdista. Tiina voi osoittaa kysymyksiä kenelle tahansa johtajalle, jos esimerkiksi tiettyyn kohtaan täytyy perehtyä tarkemmin, minkä jälkeen tehtävään osoitettu johtaja voi tehdä muutoksia suunnitelmaan. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti laskentataulukoissa Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Laskentataulukon kommenttien tarkastelu sivulla 85 Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Laskentataulukon kommenttien haku sivulla 86 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 76 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Kommenttien luonti laskentataulukoissa Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Tietoja tästä tehtävästä Laskentataulukoissa kommentteja voidaan luoda vain soluihin ja kuhunkin soluun voidaan luoda vain yksi kommentti. Laskentataulukoiden käsittely 83

88 Toimintaohjeet 1. Napsauta solua, johon haluat luoda kommentin. 2. Valitse vaihtoehdot Työryhmä > Lisää kommentti tai napsauta työkalurivin Lisää kommentti -kuvaketta. Kommentit-näyttö tulee näkyviin. 3. Kirjoita kommentti kenttään ja paina Enter-näppäintä tai napsauta Lisää-painiketta. Järjestelmä lisää kommentin laskentataulukkoon, ja kommenttinäytössä näkyy kommentin lisäksi nimesi, päivämäärä ja kellonaika. Nyt voit aloittaa keskustelun toisten kanssa. 4. Valinnainen: Jos haluat osoittaa kommentin tietylle muokkaajalle, ja näkyviin tulee luettelo asiakirjan muokkaajista. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten kommenttisi. 5. Valinnainen: Kuhunkin soluun voidaan luoda vain yksi kommentti. Valitse vaihtoehdot Työryhmä > Lisää kommentti uudelleen, jos haluat luoda toisen kommentin toiseen soluun. Kaikki kommentit näkyvät sivupalkissa rinnakkaisina kansioina. 6. Voit vastata kommentteihin laajentamalla kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta, valitsemalla Vastaa ja kirjoittamalla sitten vastauksesi kenttään. Paina Enter-näppäintä, kun olet kirjoittanut vastauksen valmiiksi. Järjestelmä lisää vastauksen kommenttiin ja merkitsee sen erilaisella kuvakkeella. 7. Valinnainen: Voit osoittaa vastauksen haluamallesi muokkaajalle. Jos kun kirjoitat vastauksen sisältöä, näkyviin tulee luettelo asiakirjan muokkaajista. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten vastauksesi. 8. Jos haluat poistaa kommentteja, napsauta roskakorikuvaketta. Kommentti ja kaikki siihen liittyvät vastaukset poistetaan. 9. Kun laskentataulukon kommentit ja vastaukset ovat valmiit, piilota Kommentitnäyttö valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden kommenteista sivulla 82 Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukon kommenttien tarkastelu sivulla 85 Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Laskentataulukon kommenttien haku sivulla 86 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. 84 Docs

89 Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 76 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Laskentataulukon kommenttien tarkastelu Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Tietoja tästä tehtävästä Voit tarkastella kommentteja ja vastauksia, jotka ole luonut itse tai jotka on osoitettu sinulle. Voit myös tarkastella kommentteja ja vastauksia, jotka toiset muokkaajat ovat luoneet tai jotka on osoitettu toisille muokkaajille. Toimintaohjeet Voit tarkastella kommentteja ja vastauksia seuraavasti: 1. Saat kommenttinäytön näkyviin valitsemalla sivupalkista Kommentit-vaihtoehdon. Jos sivupalkki ei ole näkyvissä, avaa se valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 2. Voit laajentaa haluamasi kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta, jolloin tarkka sisältö ja vastaussäikeet tulevat näkyviin. Kohdistin osoittaa sijaintiin, johon kommentti on luotu. Voi napsauttaa myös laskentataulukossa olevaa kommenttimerkkiä. Kommentti näkyy sivupalkissa. 3. Valitse Kommentit-näytöstä vaihtoehto ja valitse Näytä minulle osoitetut kommentit -vaihtoehto. Näkyviin tulevat kaikki sinulle osoitetut kommentit. Vaikka sinulle olisi osoitettu vain yksi kommentin vastaus, näkyviin tulee koko kommenttiketju. 4. Napsauta Kommentit-näytössä ja valitse Näytä omat kommentit -vaihtoehto. Näkyviin tulevat kaikki kirjoittamasi kommentit. Vaikka olisit kirjoittanut vain yhden kommentin vastauksen, näkyviin tulee koko kommenttiketju. 5. Voit tarkastella muiden muokkaajien kirjoittamia tai muille muokkaajille osoitettuja kommentteja tai niiden vastauksia napsauttamalla haluamasi muokkaajan nimeä Muokkaajat-näytössä. Asetuksessa Osoitettu: avulla kaikki ketjut, joissa kyseinen muokkaaja mainitaan. Saat muokkaajan kirjoittamat kommentit tai vastaukset näkyviin valitsemalla Kirjoittaja:-vaihtoehdon. Huomautus: Kun napsautat yhtä muokkaajan nimeä, se korostuu. Kun napsautat muokkaajan nimeä uudelleen, muokkaajan kirjoittamat tai hänelle osoitetut kommentit ja vastaukset suljetaan. 6. Voit laajentaa kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta. Tällöin näkyviin tulee valitun kommentin tarkka keskusteluketju. 7. Jos et halua tarkastella kommentteja tai vastauksia, poistu napsauttamalla Sulje-painiketta. Laskentataulukoiden käsittely 85

90 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden kommenteista sivulla 82 Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti laskentataulukoissa sivulla 83 Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Laskentataulukon kommenttien haku Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 76 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Laskentataulukon kommenttien haku Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Toimintaohjeet 1. Tuo Kommentit-näyttö näkyviin napsauttamalla sivupalkin Kommentit-painiketta. Jos sivupalkki ei ole oletusarvon mukaan näkyvissä, avaa se valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 2. Napsauta -kuvaketta Kommentit-näytössä ja valitse Hae kommenteista -vaihtoehto. 3. Kirjoita avainsanat hakukenttään. 4. Paina Enter-näppäintä tai napsauta Hae-painiketta. Näkyviin tulevat kommentit, jotka sisältävät määritetyt avainsanat. 5. Jos et saa haluamiasi tuloksia, anna uudet avainsanat ja tee uusi haku. 6. Sulje haku napsauttamalla Sulje-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: 86 Docs

91 Tietoja laskentataulukoiden kommenteista sivulla 82 Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti laskentataulukoissa sivulla 83 Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Laskentataulukon kommenttien tarkastelu sivulla 85 Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 75 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 76 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Laskentataulukoiden ulkoasun muuttaminen Laskentataulukoita voidaan tehostaa yksinkertaisilla ulkoasumuutoksilla. Jos haluat saada yleiskuvauksen siitä, mitä voit tehdä, tutustu aiheeseen Fontit, reunat ja värit. Aiheessa Laskentataulukoiden pikaohje on lisätietoja siitä, miten voit tehdä yksinkertaisia muutoksia. Lisäaiheissa on lisäohjeita joidenkin toimintojen toteuttamista varten. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Fontit, reunat ja värit Voit korostaa tärkeitä tietoja muuttamalla tekstin tyyliä ja tasausta sekä lisäämällä soluihin ja alueisiin reunoja ja taustavärejä. Laskentataulukoiden käsittely 87

92 Käyttämällä laskentataulukon työkalurivin kuvakkeita voit tehdä minkä tahansa seuraavista muotoilutoimista. Muista valita muotoiltava teksti, solu tai alue, ennen kuin napsautat kuvaketta. Fontit Voit vaihtaa fontin, muuttaa tekstin kokoa ja säätää tekstin tasausta solussa. Reunat Voit lisätä reunoja solujen ja alueiden ympärille. Voit mukauttaa reunoja muuttamalla niiden lajia, tyyliä ja väriä. Väri Voit muuttaa tekstin ja reunojen väriä sekä lisätä taustavärejä soluihin ja alueisiin. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukon solujen oletusmuotoilun palautus sivulla 90 Oletusmuotoilu-komennon avulla voit kumota aiemmin käyttöön otetut fonttien, reunojen, taustojen ja lukujen muotoilut. Laskentataulukoiden luonti mallipohjista sivulla 65 Valitse galleriasta mallipohja, joka sisältää tiettyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen sopivat elementit. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Sisennyksen muuttaminen laskentataulukoissa IBM Docs -ohjelmistossa sisennykset periytyvät tuoduista tiedostoista, ja ne säilytetään viedyissä tiedostoissa. Sisennyksen voi kopioida tai poistaa IBM Docs -ohjelmistossa, mutta sitä ei voi suurentaa eikä pienentää. 88 Docs

93 Esimerkkejä v v Kun tuot ja viet.xls- ja.ods-tiedostoja, ainoastaan vasemmalle tasatut sisennykset peritään ja säilytetään. Kun tuot ja viet.xlsx-tiedostoja, sekä vasemmalle että oikealle tasatut sisennykset peritään ja säilytetään. Sisennysvinkkejä v Valitse soluja ja poista sisennys määrittämällä tekstin tasaus IBM Docs -ohjelmistossa tai valitsemalla Poista muotoilu. v Napsauta solua ja lisää rivi tai sarake. Uusi rivi tai sarake perii valitun solun sisennyksen. v Kopioi ja liitä sisennys. Laskentataulukoiden fonttien muuttaminen Voit muuttaa valitun tekstin fonttia laskentataulukoissa. Toimintaohjeet 1. Valitse solu tai alue, jonka tekstin fonttia haluat muuttaa. 2. Valitse vaihtoehdot Muoto > Fontti ja napsauta sen jälkeen haluamasi fontin nimeä. Tekstin tasaus laskentataulukon soluissa Voit tasata laskentataulukon solujen tekstin vasemmalle, keskelle, oikealla, yläreunaan tai alareunaan. Toimintaohjeet v Laskentataulukon solujen tekstin tasaaminen vasemmalle, keskelle tai oikealle: 1. Valitse tasattava solu. 2. Valitse Muoto > Tasaa ja Vasen, Oikeat tai Keskelle. v Vihje: Voit tasata tekstiä nopeasti napsauttamalla työkalurivin Tasaa vasemmalle, Keskitä ja Tasaa oikealle -kuvakkeita. Laskentataulukon solujen tekstin tasaaminen vasemmalle, keskelle tai oikealle: 1. Valitse tasattava solu. 2. Valitse Muoto > Tasaa ja Ylös, Keskelle tai Alas. Vihje: Voit tasata tekstiä nopeasti napsauttamalla työkalurivin Tasaa ylös, Tasaa keskelle ja Tasaa alas -kuvakkeita. Rivin korkeuden tai sarakkeen leveyden muuttaminen Vetämällä rivin tai sarakkeen otsikon reunaa voit säätää kyseisen rivin korkeutta tai sarakkeen leveyttä. Toimintaohjeet v Voit määrittää rivin koon uudelleen vetämällä rivin otsikon reunaa. v Voit määrittää sarakkeen koon uudelleen vetämällä sarakkeen otsikon reunaa. Laskentataulukoiden käsittely 89

94 Laskentataulukoiden reunojen muuttaminen Voit lisätä laskentataulukon solun tai solualueen ympärille reunat. Tietoja tästä tehtävästä Voit mukauttaa reunaa muuttamalla sen lajia, tyyliä ja väriä. Voit lisätä yksittäiseen soluun tai solualueeseen reunan seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Valitse muotoiltavat solut. 2. Napsauta Määritä reunan tyyli ja väri -kuvaketta. Valitse haluamasi reunan laji, tyyli ja väri avattavista luetteloista. Huomautus: Voit julkaista solujen reunatyylejä sisältävän laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa.xlsx-tiedostoon. Laskentataulukon solujen oletusmuotoilun palautus Oletusmuotoilu-komennon avulla voit kumota aiemmin käyttöön otetut fonttien, reunojen, taustojen ja lukujen muotoilut. Tietoja tästä tehtävästä Voit palauttaa solun, sarakkeen, rivin tai useiden peräkkäisten rivien tai alueen oletusmuotoilun. Toimintaohjeet 1. Valitse taulukon osa, jonka oletusmuotoilun haluat palauttaa. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Poista muotoilu. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Fontit, reunat ja värit sivulla 87 Voit korostaa tärkeitä tietoja muuttamalla tekstin tyyliä ja tasausta sekä lisäämällä soluihin ja alueisiin reunoja ja taustavärejä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden luonti mallipohjista sivulla 65 Valitse galleriasta mallipohja, joka sisältää tiettyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen sopivat elementit. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Taulukkojen hallinta laskentataulukoissa Voit lisätä taulukon laskentataulukkoon ja siirtää, piilottaa tai näyttää sen tai nimetä sen uudelleen. Seuraavissa aiheissa on yleiskuvaus perustoiminnoista ja tehtävistä, joissa saatat tarvita apua. 90 Docs

95 Taulukoiden piilottaminen ja näyttäminen laskentataulukoissa Voit piilottaa taulukoita ja näyttää piilotettuja taulukoita laskentataulukossa. Toimintaohjeet 1. Voit piilottaa taulukon seuraavasti: a. Napsauta piilotettavan taulukon välilehteä. b. Napsauta taulukon nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Piilota. Taulukko piilotetaan. Huomautus: Jos taulukko on ainut laskentataulukossa näkyvä taulukko, sitä ei voi piilottaa. 2. Voit näyttää piilotetun taulukon seuraavasti: a. Valitse Näytä > Piilotetut taulukot. b. Valitse näytettävän piilotetun taulukon nimi. Piilotettu taulukko näytetään. Huomautus: Voit avata.ods-,.xls- tai.xlsx-tiedostoja, joissa on piilotettu taulukko. Piilotettua taulukkoa ei näytetä, mutta voit tallentaa taulukon piilotettumääritteen muutoksen näissä tiedostoissa. Taulukkojen siirtäminen laskentataulukoissa Voit siirtää taulukkoa laskentataulukossa. Toimintaohjeet 1. Napsauta siirrettävän taulukon välilehteä. 2. Valitse Muokkaa > Siirrä taulukko. Voit myös napsauttaa taulukon nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valita Siirrä. Siirrä taulukko -ikkuna avautuu. 3. Määritä sijainti, johon taulukko siirretään, ja valitse OK. Taulukkojen lisääminen laskentataulukkoihin Voit lisätä taulukon laskentataulukkoon. Toimintaohjeet 1. Valitse sen taulukon välilehteä, jonka jälkeen haluat lisätä taulukon. 2. Valitse Lisää > Taulukko. Voit myös napsauttaa taulukon nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valita Lisää. Lisää taulukko -ikkuna avautuu. Laskentataulukoiden käsittely 91

96 Lukujen muotoileminen 3. Nimeä taulukko ja valitse OK. Luvun ulkoasu voi olla erilainen kuin soluun kirjoitettu varsinainen arvo. Ulkoasu vaihtelee numeromuodon mukaan. Numeromuotojen avulla voidaan erotella erilaisia tietoja toisistaan esimerkiksi valuutta-arvoja prosenttiarvoista. Numeromuodot ohjaavat vain sitä, millaisina luvut näkyvät IBM Docs -ohjelmassa. Numeromuodot eivät vaikuta siihen, miten ohjelma tallentaa tai laskee luvut. Esimerkiksi arvo voi näkyä muodossa 25,45. Luku muotoillaan automaattisesti, jos se annetaan käyttämällä kellonajan muotoa, päivämäärämuotoa, prosenttimerkkiä tai omaa valuuttasymbolia. Jos kirjoitat esimerkiksi arvon 12:31:57, solulle määritetään automaattisesti kellonajan muoto (HH:MM:SS). Näissä tapauksissa käytetty muotoilu vastaa paikallistunnusta. Voit käyttää eri muotoa valitun alueen luvuissa valitsemalla vaihtoehdot Muotoilu > Luku. Numeromuotojen luokat Numeromuodot on jaettu seuraaviin luokkiin: luku, prosentti, valuutta, eksponentti ja päivämäärä tai kellonaika. Kullakin luokalla on muotojen aliluokkia, jotka määrittävät esimerkiksi sen, näytetäänkö luku pyöristettynä vai desimaalilukuna. Aliluokkien tarkka sisältö määräytyy oletusarvoisen paikallistunnusasetuksen mukaan. Huomautus: Kun muokkaat Microsoft Excel- tai IBM Symphony -laskentataulukoita IBM Docs -ohjelmassa, eksponenttimuodossa näytetyt luvut sisältävät saman määrän kokonaislukuja, desimaaleja ja eksponentteja kuin niillä on alkuperäisessä tiedostossa. Kun lisäät eksponenttimuodon uuteen IBM Docs -laskentataulukkoon, luku muotoillaan niin, että se sisältää kaksi desimaalipaikkaa ja kaksi eksponenttia. Jos esimerkiksi kirjoitat 3e10 soluun, näkyviin tulee 3.00E Docs

97 Esimerkkejä Seuraavassa taulukossa näkyy sama luku eri tavoin muotoiltuna. Taulukko 10. Luvun ulkoasu eri numeromuodoissa Numeromuoto Luku näkyy muodossa Pyöristetty Desimaali 1 234,57 Prosenttiosuus ,70 % Huomautus: Kun arvo muunnetaan prosenttimuotoon, järjestelmä kertoo arvon sadalla. Prosenttimuotoa käytetään usein näyttämään desimaalilukuja prosenttiosuuksina. : 0,08 näkyy muodossa 8 %. Valuutta 1 234,57 Eksponentti 1.23E+03 Huomautus: Joidenkin kielten paikallistunnuksissa, kuten suomen kielen, IBM Docs käyttää pilkkua (,) desimaalierottimena pisteen (.) sijasta. Valuuttamuoto Tietojen syöttö ja muokkaus Oletusarvon mukaan valuuttamuodon paikallistunnusasetus on sama kuin Webselaimen kieliasetus. Voit muuttaa laskentataulukoiden oletusarvoista paikallistunnusta käyttämällä komentoa Tiedosto > Määritä asiakirjan paikallistunnus. Komennon Muotoile > Luku avulla voit muotoilla saman laskentataulukon eri soluja eri valuuttalajeiksi. Voit esimerkiksi muotoilla yhden solun Yhdysvaltain dollareiksi ja toisen euroiksi. Jos laskentataulukkoa saman aikaan muokkaavilla henkilöillä on selaimissaan eri kieliasetus, kukin näkee valuuttamuodon oman selaimensa kieliasetuksen mukaisesti. Kaikki näkevät kuitenkin valuuttasymbolin sen paikallistunnuksen mukaisena, jossa asiakirja on luotu. Jos yksi henkilöistä muuttaa paikallistunnuksen muuksi kuin selaimessa määritetyksi paikallistunnukseksi laskentataulukon asetusten avulla, vain hän näkee uuden valuuttamuodon. Muut näkevät edelleen muodon, joka vastaa heidän selaimessa määritettyä asetusta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 78 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Useimmat IBM Docs -muokkaustehtävät on helppo tehdä itse. Seuraavissa aiheissa on yleiskuvaus perustoiminnoista ja tehtävistä, joissa saatat tarvita apua. Laskentataulukoiden käsittely 93

98 Tietojen muokkauksen perusteet Voit muodostaa laskentataulukon lisäämällä ja muokkaamalla tietoja, kuten lukuja, tekstiä, päivämääriä, kellonaikoja ja kaavoja. Voit kirjoittaa tiedot soluun tai kaavariville, kun solu on valittuna. Kun kirjoitat tietoja soluun, vahvista merkintä painamalla Enter-näppäintä tai napsauttamalla hiiren painiketta solun ulkopuolella. Voit muokata merkintää kaksoisnapsauttamalla solua tai napsauttamalla kaavariviä, kun solu on valittuna. Huomautus: Automaattinen täydennys on käytössä oletusarvon mukaan. Voit poistaa sen käytöstä poistamalla valintamerkin valikkovalinnasta Työkalut > Täydennä solujen merkinnät automaattisesti. Lukujen syöttäminen tekstinä Jos ensimmäinen soluun syötetty merkki on numero, järjestelmä olettaa, että aiot syöttää arvon, jota haluat käyttää laskutoimituksissa. Järjestelmä tulkitsee kaikki kirjaimia ja numeroita sekaisin sisältävät merkinnät tekstiksi ja tasaa ne vasemmalle solussa. Joissakin tapauksissa lukuja on kuitenkin tarpeellista käsitellä tekstinä: saatat esimerkiksi haluta käyttää vuosilukuja 2011/2012 ja 2012 sarakeotsikoina tai syöttää postinumeron, joka alkaa nollalla. Järjestelmä poistaa nollat lukujen alusta laskentataulukoissa, ellei lukua määritetä tekstiksi. Voit syöttää lukuja tekstinä aloittamalla merkinnän heittomerkillä ('). Heittomerkki ei näy solussa, mutta se näkyy kaavarivillä, kun valitset solun, joka sisältää heittomerkin. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Solujen sisällön etsintä ja korvaus Voit hakea tekstiä tai numeroita valitusta alueesta, nykyisestä taulukosta tai kaikista nykyisen laskentataulukon taulukoista. Tietoja tästä tehtävästä Kun toteutat seuraavia toimintoja, voit tarkentaa tai laajentaa hakua valitsemalla vähintään yhden seuraavista asetuksista: 94 Docs

99 v v v Sama kirjainkoko solujen sisällöt vastaavat hakuperustetta vain, jos niiden kirjainkoko on sama kuin Etsi-kentän merkinnässä. Koko solu solujen sisällöt vastaavat hakuperustetta vain soluissa, jotka sisältävät vain Etsi-kentän merkinnän. Hae kaikista taulukoista kaikki nykyisen laskentataulukon taulukot sisältyvät hakuun. Huomautus: Etsi ja korvaa -toiminto ei tue tällä hetkellä säännöllisten lausekkeiden käyttöä. Toimintaohjeet v Voit etsiä tekstiä tai numeroita seuraavasti: 1. Valitse laskentataulukossa vaihtoehdot Muokkaa > Etsi ja korvaa. 2. Kirjoita etsittävät merkit Etsi-kenttään. 3. Voit tarkentaa tai laajentaa hakua valitsemalla jonkin edellä mainituista asetuksista. 4. Napsauta Etsi-painiketta. Voit siirtyä seuraavaan esiintymään napsauttamalla Etsi-painiketta uudelleen. 5. Kun olet valmis, napsauta OK-painiketta. v Voit etsiä ja korvata tekstiä tai numeroita seuraavasti: 1. Valitse laskentataulukossa vaihtoehdot Muokkaa > Etsi ja korvaa. 2. Kirjoita etsittävät merkit Etsi-kenttään. 3. Kirjoita Korvaa-kenttään merkit, joilla haluat korvata löydetyt merkinnät. 4. Voit tarkentaa tai laajentaa hakua valitsemalla jonkin edellä mainituista asetuksista. 5. Tee jompikumpi seuraavista toimista: Jos haluat tutkia, korvataanko kukin esiintymä, kirjoita Korvaa-kenttään merkit, joilla haluat korvata löydetyt merkinnät. Napsauta Etsi-painiketta ja jos haluat korvata kyseisen esiintymän, napsauta Korvaa-painiketta. Voit siirtyä seuraavaan esiintymään napsauttamalla Etsi-painiketta uudelleen. Jos haluat korvata kaikki merkinnän esiintymät, napsauta Korvaa kaikki -painiketta. 6. Kun olet valmis, napsauta OK-painiketta. Hyperlinkin lisäys soluun Voit luoda linkin Web-sivulle laskentataulukon solusta lisäämällä soluun hyperlinkin. Voit lisätä kuhunkin soluun vain yhden hyperlinkin. Toimintaohjeet 1. Napsauta solua ja kirjoita sen kohteen URL-osoite (esimerkiksi johon haluat luoda linkin solusta. 2. Paina Enter-näppäintä. 3. Voit käyttää hyperlinkkiä napsauttamalla solua ja viemällä kohdistimen URLosoitteen kohdalle, kunnes näet URL-osoitteen alleviivattuna. Laskentataulukoiden käsittely 95

100 4. Napsauta URL-osoitetta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Linkin poisto hyperlinkistä Voit poistaa linkin laskentataulukon hyperlinkistä poistamatta URL-osoitteen tekstiä. Linkin poisto hyperlinkistä Voit poistaa linkin laskentataulukon hyperlinkistä poistamatta URL-osoitteen tekstiä. Toimintaohjeet 1. Napsauta hyperlinkin sisältävää solua. 2. Pidä osoitinta Poista-sanan päällä, kunnes sana näkyy alleviivattuna. 3. Napsauta Poista-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Hyperlinkin lisäys soluun sivulla 95 Voit luoda linkin Web-sivulle laskentataulukon solusta lisäämällä soluun hyperlinkin. Voit lisätä kuhunkin soluun vain yhden hyperlinkin. Alueen täyttäminen automaattisen täytön avulla Voit täyttää alueen automaattisesti tietosarjalla vetämällä tiedot alueeseen. Järjestelmä täyttää alueen soluun tai alueeseen annettujen tietojen perusteella. Tietoja tästä tehtävästä Kun järjestelmä täyttää alueen automaattisesti, se lisää arvon 1 edellisen täytetyn solun arvoon (tai poistaa arvon 1 edellisen täytetyn solun arvosta). Järjestelmä laajentaa alueen arvot alueessa voimassa olevan aritmeettisen jonon mukaisesti. Jos esimerkiksi vedät alueen, jossa solujen arvot lisääntyvät kahdella, myös jokaisen uuden täytetyn solun arvo lisääntyy kahdella. Voit täyttää alueen automaattisesti seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Valitse solu tai alue, joka sisältää tiedot, joiden perusteella haluat muodostaa sarjan. 96 Docs

101 2. Vedä solun tai alueen lopussa olevaa mustaa ilmaisinta seuraavasti: v Jos haluat täyttää sarakkeen arvoilla, jotka kasvavat alkuperäisen solun tai alueen arvoihin nähden, vedä ilmaisinta alaspäin. v Jos haluat täyttää sarakkeen arvoilla, jotka pienenevät alkuperäisen solun tai alueen arvoihin nähden, vedä ilmaisinta ylöspäin. v Jos haluat täyttää rivin arvoilla, jotka kasvavat alkuperäisen solun tai alueen arvoihin nähden, vedä ilmaisinta oikealle. v Jos haluat täyttää rivin arvoilla, jotka pienenevät alkuperäisen solun tai alueen arvoihin nähden, vedä ilmaisinta vasemmalle. Vihje: Voit poistaa valitun solun tai alueen sisällön vetämällä mustan ilmaisimen solun tai alueen sisäpuolelle. Tulokset Kun olet tehnyt vaiheet valmiiksi, näet seuraavat tulokset: v Sarakkeen tai rivin solut on täytetty alkuperäiseen soluun tai alueeseen perustuvilla arvoilla tai arvosarjoilla. Muotoilu noudattaa myös alkuperäisen solun tai solualueen muotoilua. v Jos alkuperäinen solu tai alue sisältää tekstiä tai kaavoja, järjestelmä kopioi ne soluihin, joihin vedät tiedot. Jos alkuperäinen solu tai alue sisältää tarkkoja viitteitä sisältävän kaavan, viitteet eivät muutu automaattisen täytön seurauksena. v Jos täytät tietoja piilotettuihin riveihin tai sarakkeisiin automaattisella täytöllä, näet tiedot, kun tuot rivit tai sarakkeet näkyviin myöhemmin. Jos täytät tietoja riveihin, jotka on poistettu pikasuodattimella, et kuitenkaan näe tietoja, jos lopetat kyseisten rivien suodatuksen. Taulukon solujen yhdistäminen ja jakaminen Voit yhdistää saman rivin vierekkäiset solut yhdeksi soluksi tai jakaa yhdistetyn solun yksittäisiksi soluiksi. Tietoja tästä tehtävästä Yhdistetty solu saa sisältönsä ja tyylinsä alkuperäisen alueen ensimmäisestä solusta. Työryhmäperustaisessa muokkauksessa vain ensimmäiseen soluun tehdyt muokkaukset säilyvät, jos toinen käyttäjä yhdistää alueen solut samanaikaisesti. Yhdistetyn solun jakaminen palauttaa alkuperäisten solujen sisällön ja tyylit. Voit yhdistää tai jakaa soluja seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Valitse yhdistettävät tai jaettavat solut. 2. Napsauta Yhdistä tai jaa solut -kuvaketta. Järjestelmä yhdistää sitten valitsemasi useat solut tai jakaa valitsemasi yhdistetyn solun. Laskentataulukoiden oikeinkirjoituksen tarkistus Voit tarkistaa laskentataulukon oikeinkirjoituksen, kun lopetat laskentataulukon käsittelyn. Laskentataulukoiden käsittely 97

102 Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Työkalut > Aja manuaalinen oikeinkirjoituksen tarkistus. Oikeinkirjoituksen tarkistus -ikkuna avautuu. 2. Voit toteuttaa manuaalisen oikeinkirjoituksen tarkistuksen seuraavasti: v Jos ohjelma löytää kirjoitusvirheitä, lauseen väärin kirjoitettu sana näkyy Sanaa ei löytynyt -kentässä punaisena ja alleviivattuna. Ehdotettujen sanojen luettelo näkyy Korvaa seuraavalla -kentässä. Valitse haluamasi sana luettelosta ja korjaa kirjoitusvirhe napsauttamalla Korvaa-painiketta. Jos et halua korjata kyseistä sanaa, valitse Ohita-vaihtoehto. v Jos ohjelma löytää kirjoitusvirheitä, mutta oikeaa sanaa ei näy ehdotusten luettelossa, Korvaa seuraavalla -kentässä näkyy Ei ehdotuksia -sanoma. Jatka valitsemalla Ohita-vaihtoehto. 3. Kun olet lopettanut oikeinkirjoituksen tarkistuksen, Sanaa ei löytynyt -kenttään tulee näkyviin sanoma Oikeinkirjoituksen tarkistus on valmis. Napsauta Valmis-painiketta. Laskentataulukoiden tulostaminen PDF-tiedostoihin Voit tallentaa laskentataulukon PDF-tiedostona, jotta voit ladata ja tulostaa sen. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa laskentataulukossa vaihtoehdot Tiedosto > Tulosta PDFmuotoon. 2. Määritä haluamasi sivun asetukset. v v v Ylätunniste lisää taulukon nimen jokaisen sivun alkuun. Alatunniste lisää sivunumeron jokaisen sivun loppuun. Tunnisteella varustettu PDF-tiedosto kirjoittaa PDF-tunnisteet, mikä kasvattaa tiedoston kokoa. Tunnisteella varustettu PDF-tiedosto sisältää tietoja asiakirjan sisällön rakenteesta. Tämän rakenteen avulla voidaan esittää asiakirja laitteissa käytettäessä näytönlukuohjelmaa. 98 Docs

103 v Ylhäältä alas, sitten oikealle jakaa laajan taulukon sivuihin, jotka tulostuvat kyseisessä järjestyksessä. v Vasemmalta oikealle, sitten alas jakaa laajan taulukon sivuihin, jotka tulostuvat kyseisessä järjestyksessä. 3. Napsauta OK-painiketta. 4. Kun näkyviin tulee Käsittely on valmis -sanoma, napsauta Lataa tiedosto napsauttamalla tätä -linkkiä. 5. Valitse Avaa seuraavan kohteen avulla ja valitse sitten OK. Tiedosto ladataan, ja se aukeaa Adobe Reader -ohjelmassa. Oletussovellus on Adobe Reader, mutta voit avata tiedoston muillakin sovelluksilla. 6. Valitse Adobe Reader -valikosta Tiedosto > Tulosta. 7. Määritä haluamasi tulostusasetukset ja napsauta OK-painiketta. Laskentataulukoiden kuvien käsittely Voit lisätä kuvan laskentataulukkoon ja muuttaa sitten kuvan kokoa tai siirtää sitä. Kuvien lisäys laskentataulukoihin Voit lisätä kuvan laskentataulukkoon valikon avulla. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Kuva. Lisää kuva -ikkuna tulee näkyviin. 2. Valitse lisättävä kuva napsauttamalla Selaa-painiketta. 3. Napsauta Lisää-painiketta. Järjestelmä lisää kuvan laskentataulukkoon. Laskentataulukoiden käsittely 99

104 Huomautus: Laskentataulukkoon lisättäviä kuvia ei voi ryhmitellä. Jos tuotavat laskentataulukot sisältävät jo ryhmiteltyjä kuvia, kukin kuva on käsiteltävä erikseen. Laskentataulukoiden kuvien siirto ja koon muutto Voit siirtää laskentataulukoiden kuvia ja muuttaa niiden kokoa vetämällä. Toimintaohjeet 1. Valitse kuva napsauttamalla sitä. 2. Jos haluat siirtää kuvan, aseta hiiren osoitin kuvan reunuksen sisäpuolelle niin, että näkyviin tulee hiusristikko, ja vedä. 3. Jos haluat muuttaa kuvan kokoa, aseta hiiren osoitin kuvan reunuksen päälle niin, että näkyviin tulee kaksipuolinen nuoli, ja vedä. Kuvan ominaisuuksien määritys laskentataulukossa Voit määrittää valitun kuvan koon laskentataulukossa. Toimintaohjeet 1. Valitse kuva, jonka ominaisuudet haluat asettaa, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse vaihtoehto Kuvan ominaisuudet. 2. Määritä arvot Leveys- jakorkeus-kenttiin. 3. Valinnainen: Kirjoita teksti Alt-teksti-kenttään. 4. Napsauta OK-painiketta. Laskentataulukoiden kaavioiden käsittely Voit lisätä kaavion laskentataulukkoon ja muuttaa sitten kaavion kokoa tai poistaa sen. Laskentataulukoiden kaaviotyypit Kun haluat näyttää tietosarjojen vertailut ja suuntaukset, voit luoda laskentataulukoihin kaavioita. Kaaviot ovat erinomainen tapa havainnollistaa numerotietoja. Kaavioilla on helppo havainnollistaa suuntauksia ja tehdä vertailuja. Kun haluat näyttää tiedot selkeällä 100 Docs

105 tavalla, lisää laskentataulukoihin kaavioita. IBM Docs -laskentataulukot tukevat useita eri kaaviotyyppejä, kuten pylväskaaviot, palkkikaaviot, ympyräkaaviot, aluekaaviot, viivakaaviot ja hajontakaaviot. Esimerkkejä Viivakaaviot ovat hyvä keino näyttää tietojen suuntaukset eri aikaväleillä. Pylväskaavioilla voit näyttaa esimerkiksi myyntimäärien kausivaihtelut eri alueilla. Eri kaaviotyyppien käyttötilanteet Seuraavassa on vinkkejä eri tyyppisten kaavioiden käyttöön. Pylväskaaviot Pylväskaavioilla voi havainnollistaa tietovertailuja eri kohteiden välillä tai tietojen muutoksia tietyllä ajanjaksolla. Laskentataulukon sarakkeiden tai rivien tiedot voidaan muuntaa pylväskaavioksi. Pylväskaavioissa luokat järjestetään yleensä vaaka-akselille ja arvot pystyakselille. Pylväskaavioissa on kaksi alityyppiä: v Yhdistelmäkaavio Yhdistelmäpylväskaavioilla voidaan havainnollistaa luokkia, jotka edustavat seuraavia tietotyyppejä: 1. Arvoalueet (kuten kuukaudet tai vuosineljännekset) 2. Järjestämättömät nimet (kuten maantieteelliset nimet ja ihmisten nimet) 3. Erityiset asteikot (kuten vakavuustasot) v Pinottu kaavio Pinotuilla kaavioilla voit havainnollistaa useita tietosarjoja ja korostaa yhteistulosta. Pinotut pylväskaaviot näyttävät yksittäisten kohteiden osuuden kokonaisuudesta. Palkkikaaviot Palkkikaavioilla voit havainnollistaa eri kohteiden välisiä vertailuja. Laskentataulukon sarakkeiden tai rivien tiedot voidaan muuntaa palkkikaavioksi. Vaakasuuntainen palkkikaavio soveltuu parhaiten arvojen vertailuun tiettynä ajankohtana. Palkkikaavioissa on kaksi alityyppiä: v Yhdistelmäpalkkikaavio Laskentataulukoiden käsittely 101

106 Yhdistelmäpalkkikaavioilla voidaan havainnollistaa eri luokkien väliset vertailut. Yhdistelmäpalkkikaavioissa luokat järjestetään yleensä vaaka-akselille ja arvot pystyakselille. v Pinottu palkkikaavio Pinotut palkkikaaviot näyttävät yksittäisten kohteiden osuuden kokonaisuudesta. Ympyräkaaviot Ympyräkaaviot näyttävät yksittäisten kohteiden osuuden kokonaisuudesta. Laskentataulukon sarakkeiden tai rivien tiedot voidaan muuntaa ympyräkaavioksi. Ympyräkaaviot näyttävät tietosarjan kohteiden summan ja yksittäisen kohteen osuuden kokonaisuudesta. Ympyräkaaviossa tiedot näytetään prosenttiosuutena koko ympyrästä. Voit käyttää ympyräkaavioita seuraavissa tilanteissa: v Näytettäviä tietosarjoja on vain yksi. v Luokat edustavat ympyrän eri osia. v Yksikään arvo ei ole negatiivinen. v Kaikki arvot eivät ole nolla-arvoja. Aluekaaviot Aluekaavioilla voidaan havainnollistaa muutoksia tietyllä ajanjaksolla ja suuntauksen kokonaisarvoa. Aluekaaviolla voidaan myös näyttää eri osien väliset suhteet. Laskentataulukon sarakkeiden tai rivien tiedot voidaan muuntaa aluekaavioksi. Aluekaaviot näyttävät suuntaukset ja kokonaissummat tietyllä ajanjaksolla korostamalla viivan alle jäävien tietosarjojen alueet. Aluekaavioissa on kaksi alityyppiä: v Alue Aluekaavio näyttää arvojen suuntauksen tietyllä ajanjaksolla ja muihin luokkatietoihin verrattuna. Vihje: Käytä viivakaaviota aluekaavion sijasta, koska yhden tietosarjan tiedot voivat vääristyä toisen tietosarjan takia. 102 Docs

107 v Pinottu aluekaavio Pinottu aluekaavio näyttää yksittäisen arvon osuuden tietyllä ajanjaksolla ja verrattuna muihin luokkatietoihin. Huomautus: Pinotun aluekaavion alaosa määrittää muiden alueiden ulkoasun: sijoita korostettava alue alimmaiseksi tai sijoita sinne tasaisin alue. Viivakaaviot Viivakaavioilla voidaan näyttää jatkuvat tiedot tietyllä ajanjaksolla samalla asteikolla. Viivakaaviot soveltuvat parhaiten tiedoissa olevien suuntauksien havainnollistamiseen tasaisilla aikaväleillä. Laskentataulukon sarakkeiden tai rivien tiedot voidaan muuntaa viivakaavioksi. Viivakaavioissa luokkatiedot jaetaan tasaisesti vaaka- ja pystyakselille. Käytä viivakaavioita, jos luokat edustavat tasaisin välein esitettäviä arvoja, kuten kuukauksia tai vuosia, ja erityisesti, jos tietosarjoja on useita. Jos luokkia on yli 10, käytä hajontakaaviota. Viivakaavioissa on kaksi alityyppiä: v Viivat ja viivamerkinnät Viivakaavioilla voit näyttää suuntauksia tietyllä ajanjaksolla ja näyttää luokat järjestettyinä, erityisesti, kun arvopisteitä on useita ja niiden järjestys on tärkeä. Vihje: Jos luokkia on useita tai arvot ovat summittaisia, käytä viivakaaviota, jossa ei ole merkintöjä. v Pinotut viivakaaviot ja viivamerkinnät Pinotussa viivakaaviossa voidaan näyttää yksittäisen arvon osuus suuntauksessa tietyllä ajanjaksolla tai järjestää eri tietoluokat. Huomautus: Pinotuissa viivakaavioissa on paljon tietoja ja pinottujen viivojen erottaminen on vaikeaa, harkitse myös eri viivakaaviotyypin tai pinotun aluekaavion käyttämistä. Hajontakaaviot Voit käyttää hajontakaavioita havainnollistamaan numeroarvojen välisiä suhteita tietosarjoissa tai näyttämään kaksi numeroryhmää yhtenä sarjana X- ja Y-akseleilla. Laskentataulukon sarakkeiden tai rivien tiedot voidaan muuntaa hajontakaavioksi. Laskentataulukoiden käsittely 103

108 Hajontakaavioita käytetään yleensä, kun halutaan näyttää ja vertailla numeroarvoja, kuten tilastotietoja. Hajontakaaviossa on numeroarvot näytetään vaakasuunnassa (x-akseli) ja pystysuunnassa (y-akseli). Arvot yhdistetään arvopisteiksi ja näytetään epäsäännöllisin aikavälein. Voit käyttää hajontakaavioita seuraavissa tilanteissa: v Vaaka-akselilla on useita arvopisteitä. v Haluat muuttaa vaaka-akselin asteikkoa. v Vaaka-akselin arvot eivät jakaudu tasaisesti. v Haluat näyttää suurien tietomäärien toistuvuudet eri arvopisteiden välisten erojen sijaan. v Haluat havainnollistaa tehokkaasti laskentataulukon tiedot, joissa on arvopareja tai ryhmiteltyjä arvoja sekä säätää hajontakaavion asteikkoa, jotta ryhmitellyistä arvoista näkyy enemmän tietoja. v Haluat verrata arvopisteitä ilman aikaulottuvuutta. Mitä enemmän hajontakaaviossa on tietoja, sitä paremmin vertailu onnistuu. Hajontakaavioissa on seuravat alityypit: v v Hajontakaavio ja merkinnät Jos arvopisteitä on useita eikä niiden välisiä yhteyksiä tarvitse näyttää, käytä hajontakaaviota, jossa on mukana vain merkinnät. Yhdysviivat voivat heikentää tietojen luettavuutta. Hajontakaavio ja tasoitetut iivat sekä hajontakaavio, jossa on tasoitetut viivat ja v merkinnät Näissä tyypeissä arvopisteiden väliset yhteydet näytetään tasoitetuilla kaarilla. Jos arvopisteitä on useita, käytä tasoitettuja viivoja ilman merkintöjä. Hajontakaavio ja suorat viivat sekä hajontakaavio, jossa on suorat viivat ja merkinnät Näissä tyypeissä arvopisteiden väliset yhteydet näytetään suorilla yhdysviivoilla. Kaavioiden lisäys laskentataulukoihin Voit lisätä laskentataulukkoon kaavioita. Toimintaohjeet 1. Valitse solualue, johon haluat lisätä kaavion. 2. Valitse vaihtoehdot Lisää > Kaavio tai napsauta työkalurivin Lisää kaavio -kuvaketta. 104 Docs

109 Vihje: Voit myös valita tietoalueen hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Lisää kaavio. 3. Valitse kaavion laji ja napsauta OK-painiketta. Vaihtoehtoisesti voit kaksoisnapsauttaa haluamaasi kaavion lajia. 4. Valinnainen: Voit esikatsella kaaviota ja tietosarjoja riveillä tai sarakkeissa valitsemalla Tiedot ja valitsemalla haluamasi vaihtoehdon. 5. Jos haluat tallentaa kaavion, tallenna se.png-muodossa napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Lataa kuvana. Huomautus: v Jos muiden tiedostomuotojen (.xls,.xlsx ja.ods) tiedostoissa on kaavioita, IBM Docs säilyttää kaaviot niiden tuettujen lajien mukaisina, kun muokkaat niitä IBM Docs -ohjelmassa. Kaaviot pysyvät ennallaan myös, kun luot niitä IBM Docs -ohjelmassa ja lataat tiedoston johonkin näiden tiedostomuotojen tiedostoista. v Laskentataulukkoon lisättäviä kaavioita ei voi ryhmitellä. Jos tuotavat laskentataulukot sisältävät jo ryhmiteltyjä kaavioita, kukin kaavio on käsiteltävä erikseen. Laskentataulukoiden käsittely 105

110 Laskentataulukoiden kaavioiden siirto ja koon muutto Voit siirtää laskentataulukoiden kaavioita ja muuttaa niiden kokoa vetämällä. Toimintaohjeet 1. Valitse kaavio napsauttamalla sitä. 2. Jos haluat siirtää kaaviota, aseta hiiren osoitin kaavion reunuksen sisäpuolelle niin, että näkyviin tulee hiusristikko, ja vedä. 3. Jos haluat muuttaa kaavion kokoa, aseta hiiren osoitin kaavion reunuksen päälle niin, että näkyviin tulee kaksipuolinen nuoli, ja vedä. Vihje: Voit muuttaa kaavion kokoa suhteellisesti vetämällä sitä joko kaavion alusta tai lopusta. Huomautus: v Voit muokata kaavioita myös yhteiskäytössä muiden käyttäjien kanssa. v Kaavioiden nimiöiden automaattinen kierto on tuettua IBM Docs -ohjelmassa vain Microsoft Excel ohjelmasta tuotujen.xls-tiedostojen yhteydessä. Kaavioiden kopiointi laskentataulukoihin Voit kopioida, leikata ja liittää kaavioita laskentataulukoiden välillä käyttämällä pikanäppäimiä. Toimintaohjeet 1. Valitse leikattava tai kopioitava kaavio. 2. Leikkaa tiedot painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+X tai kopioi tiedot painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+C. 3. Napsauta kohtaa, johon haluat liittää tiedot. 4. Liitä tiedot painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+V. Huomautus: Et voi liittää SmartCloud Docs -laskentataulukoiden kaavioita ulkoisiin sovelluksiin. Tietoalueiden muuttaminen Voit muuttaa kaavion tietolähdettä Kaavion asetukset -ikkunassa ilman, että kaavio on luotava uudelleen laskentataulukossa. Toimintaohjeet 1. Valitse kaavio, jonka tietolähteiden arvot haluat vaihtaa. 2. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa kaaviota. Näkyviin tulee Kaavion asetukset -ikkuna. 3. Valitse Tiedot. 106 Docs

111 4. Valitse muokattava sarja napsauttamalla avattavaa valikkoa Sarja-kohdassa. 5. Nimeä sarja Sarjan nimi -kentässä. 6. Anna Sarjan arvot -kenttään haluamasi tietoalue. Huomautus: Voit kirjoittaa yhden merkkijonon tai tietosarjan Sarjan arvot -kenttään. 7. Valinnainen: Anna Luokka-kenttään luokka-alue. 8. Valitse OK. Laskentataulukoiden kaavioasetuksien määrittäminen Voit mukauttaa kaavion fonttia, otsikkoa, selitettä, taustaa, reunusta ja kaaviotyypin tyyliä. Toimintaohjeet 1. Valitse kaavio, jonka ominaisuudet haluat määrittää. 2. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muokkaa kaaviota. Näkyviin tulee Kaavion asetukset -ikkuna. Laskentataulukoiden käsittely 107

112 Tietoalueiden hallinta Huomautus: Kaavion esikatselu näkyy oikealla. Kun kaavion ominaisuutta muutetaan, se päivittyy esikatseluun heti. Kaavio päivittyy asiakirjassa vasta, kun valitset OK. 3. Valitse haluamasi asetukset ja valitse sitten OK. Tietoja taulukon tai alueen tietojen lajittelusta ja viittaamisesta toisen taulukon tietoihin. Alue voi olla yksittäinen solu, suorakaiteen muotoinen lohko vierekkäisiä soluja, kokonainen taulukko tai kokonainen laskentataulukko. Alue ilmaistaan alueen ensimmäisen ja viimeisen solun osoitteina, jotka on erotettu toisistaan kaksoispisteellä. : A1:B4. Seuraavat toimet auttavat tietojen hallinnassa. Tietojen lajittelu Voit lajitella sarakkeen tai alueen tiedot nousevaan tai laskevaan järjestykseen määritetyn sarakkeen arvojen perusteella. Englanninkielisten tietojen oletusarvon mukainen lajittelujärjestys on aakkosjärjestys. Saksan-, japanin- ja ranskankielisten tietojen lajittelujärjestystä ohjaavat paikalliset käytännöt. Muissa kielissä järjestystä ohjaavat vain Unicode-arvot. Toimintaohjeet 1. Valitse sarake tai alue, jonka tiedot haluat lajitella. Huomautus: Jos valitset Alue sisältää sarakkeiden nimiöt -vaihtoehdon, lajittelu alkaa sarakkeen nimiön (otsikoiden) jälkeiseltä riviltä. 2. Valitse vaihtoehdot Tiedot > Lajittele ja valitse sitten Nouseva tai Laskeva sen mukaan, mitä lajittelujärjestystä haluat käyttää. 108 Docs

113 Pikasuodattimien käyttö Pikasuodatin-toiminto lisää tietosarakkeeseen yhdistelmäruutuohjausobjektin, jonka avulla voidaan valita näytettäviä tietueita (rivejä). Toimintaohjeet 1. Valitse suodatusehtona käytettävän arvon tai merkkijonon sisältävä sarake. 2. Valitse vaihtoehdot Tiedot > Pikasuodatin. Sarakkeen otsikkoon lisätään nuolinäppäin. 3. Napsauta nuolinäppäintä tai paina näppäinyhdistelmää Alt+alanuoli. Näkyviin tulee paneeli, jossa näkyvät kaikki suodatusehdot. Valitse haluamasi ehdot ja napsauta OK-painiketta. Valittuja suodatusehtoja vastaavat tietueet tulevat näkyviin. Voit selata ehtoja ylä- ja alanuolinäppäimellä. Voit myös sulkea paneelin painamalla Esc-näppäintä. 4. Voit lajitella suodatetun sarakkeen napsauttamalla suodatusluettelon alussa olevaa Nouseva lajittelu- tai Laskeva lajittelu -painiketta. Rivien ja sarakkeiden lukitus laskentataulukoissa Kun laskentataulukko on joko erittäin pitkä tai erittäin leveä, voit lukita taulukon otsikot tai muun sisällön niin, että näkyvät näytössä aina laskentataulukkoa selattaessa käyttämällä Lukitse rivit- ja Lukitse sarakkeet -komentoja. Tietoja tästä tehtävästä Et voi lukita sarakkeita, joissa on vain osa yhdistetystä solusta. Lisäksi lukitun alueen kuvat ja kaaviot näkyvät piilotettuina. Voit lukita rivit tai sarakkeet tai poistaa niiden lukituksen seuraavilla tavoilla: Toimintaohjeet v Valitse vaihtoehdot Näytä > Lukitse rivit ja valitse sitten lukittavat rivit. v Valitse vaihtoehdot Näytä > Lukitse sarakkeet ja valitse sitten lukittavat sarakkeet. v Valitse vaihtoehdot Näkymä > Lukitse rivit > Ei lukittuja rivejä. v Valitse vaihtoehdot Näkymä > Lukitse sarakkeet > Ei lukittuja sarakkeita. Vihje: Jos haluat lisätä rivejä tai sarakkeita lukittuun alueeseen, pidä kohdistinta lukituspalkin kohdalla, kunnes kohdistin muuttuu käsikuvakkeeksi, ja vedä palkki sitten haluamaasi kohtaan. Rivien ja sarakkeiden piilotus Voit piilottaa rivejä ja sarakkeita laskentataulukossa. Toimintaohjeet 1. Voit piilottaa rivit seuraavasti: a. Valitse vähintään yksi piilotettava rivi napsauttamalla rivin otsikkoa tai vetämällä otsikoiden yli. b. Valitse vaihtoehdot Muoto > Piilota rivi. 2. Voit piilottaa sarakkeet seuraavasti: a. Valitse piilotettava sarake napsauttamalla sen otsikkoa. Laskentataulukoiden käsittely 109

114 Vihje: Et voi valita useita sarakeotsikoita vetämällä, mutta voit silti piilottaa useita sarakkeita noudattamalla seuraavia ohjeita kussakin piilotettavassa sarakkeessa. b. Valitse vaihtoehdot Muoto > Piilota sarake. 3. Rivien tai sarakkeiden otsikoissa oleva katko osoittaa, että rivit tai sarakkeet on piilotettu. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Rivien ja sarakkeiden näyttö Voit tuoda piilotettuja rivejä ja sarakkeita näkyviin laskentataulukossa. Rivien ja sarakkeiden näyttö Voit tuoda piilotettuja rivejä ja sarakkeita näkyviin laskentataulukossa. Toimintaohjeet 1. Voit tuoda piilotetut rivin näkyviin seuraavasti: v Valitse alue, joka sisältää vähintään yhden piilotetun rivin ja valitse vaihtoehdot Muoto > Näytä rivi. v Valitse rivit piilotettujen rivien jommaltakummalta puolelta vetämällä rivien otsikoita. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä rivi. Piilotettu rivi tai piilotetut rivit tulevat näkyviin. 2. Voit tuoda piilotetun sarakkeen näkyviin seuraavasti: v Valitse piilotetun sarakkeen jäljessä oleva sarake ja valitse vaihtoehdot Muoto > Näytä sarake. v Valitse piilotetun sarakkeen jäljessä oleva sarake, napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä sarake. Piilotettu sarake tulee näkyviin. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Rivien ja sarakkeiden piilotus sivulla 109 Voit piilottaa rivejä ja sarakkeita laskentataulukossa. Muiden taulukoiden soluihin viittaaminen Samoja tietoja ei tarvitse syöttää useisiin taulukoihin, kun eri taulukoiden sisältämiä solujen arvoja linkitetään viitteiden avulla. Tietoja tästä tehtävästä Voit kirjoittaa Taulukon 2 soluun A1 esimerkiksi kaavan =Taulukko1!A1, joka linkittää kyseisen solun Taulukon 1 soluun A1. Kun seuraavan kerran siirryt Taulukon 2 soluun A1, näet siinä Taulukon 1 solun A1 sisällön kirjoittamasi kaavan asemesta. Toimintaohjeet 1. Napsauta solua, johon haluat lisätä toisen taulukon soluun osoittavan viitteen. 2. Kirjoita sen solun kaava, johon haluat viitata. Seuraavat toimet Huomautus: Voit viitata kaavoissa myös saman tai toisen taulukon solualueeseen valitsemalla alueen vetämällä ja painamalla Enter-näppäintä. Alueen osoite lisätään kaavaan automaattisesti. 110 Docs

115 Laskentataulukoiden tietojen ja kuvien kopiointi Voit kopioida, leikata ja liittää tietoja ja kuvia laskentataulukossa, laskentataulukoiden välillä tai laskentataulukon ja ulkoisen sovelluksen välillä kaikissa selaimissa käyttämällä pikanäppäimiä ja IE-selaimessa lisäksi käyttämällä valikkovalintoja. Toimintaohjeet 1. Valitse leikattava tai kopioitava solualue. Vihje: Jos valitsemasi alue sisältää kuvan tai piilotettuja tietoja, niitä ei kopioida. 2. Leikkaa tiedot painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+X tai kopioi tiedot painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+C. 3. Napsauta kohtaa, johon haluat liittää tiedot. Vihje: Voit valita sijainniksi myös tietyn määrän soluja. Voit valita enintään solua. 4. Liitä tiedot painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+V. Huomautus: Laskentataulukossa voit kopioida kaikki taulukon valitut tiedot (tyylit ja piilotetut tiedot mukaan lukien) käyttämällä näppäinyhdistelmää Ctrl+A. Tyylejä ja piilotettuja tietoja ei kuitenkaan voi liittää toiseen laskentataulukkoon eri selaimessa tai ulkoisessa sovelluksessa. Et voi liittää laskentataulukoiden kuvia ulkoisiin sovelluksiin. Alueen nimeäminen Voit helpottaa kaavojen kirjoitusta ja ymmärtämistä nimeämällä tärkeät solualueet ja käyttämällä nimiä alueiden osoitteiden sijasta kaavoissa. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa laskentataulukossa nimettävä alue vetämällä. 2. Valitse vaihtoehdot Lisää > Nimetty alue > Uusi alue. 3. Kirjoita alueen nimi. Huomautus: Aloita alueen nimi kirjaimella, kenoviivalla (\) tai alaviivalla (_). Älä käytä välilyöntejä nimessä. Älä käytä kirjaimia "r" tai "c" yksinään nimenä, koska nämä kirjaimet ovat pikanäppäimiä IBM Docs -laskentataulukoissa. Älä luo nimiä, jotka näyttävät solujen osoitteilta, kuten Q2 tai FY98. Kirjainkoko ei ole merkitsevät nimissä, ja ne voivat olla jopa 255 merkin pituisia. 4. Jos et vielä määrittänyt osoitetta, johon alue viittaa, tee jompikumpi seuraavista toimista: v Kun Uusi alue -ikkuna on vielä avoinna, valitse alue taulukosta vetämällä. Alueen osoite näkyy automaattisesti Viitattu kohde -kentässä. v Kirjoita alueen osoite manuaalisesti Viitattu kohde -kenttään. 5. Napsauta OK-painiketta. Nimettyjen alueiden etsintä tai muokkaus Nimettyjen alueiden hallinta -ikkunassa voit etsiä kaikki laskentataulukon nimetyt alueet tai muuttaa tiettyyn alueeseen sisältyviä soluja. Laskentataulukoiden käsittely 111

116 Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Nimetty alue > Nimettyjen alueiden hallinta. 2. Saat nimetyn alueen sijainnin näkyviin napsauttamalla alueen nimeä. Vastaava solualue näkyy korostettuna taulukossa. 3. Jos haluat säätää nimettyyn alueeseen sisältyviä soluja, tee jokin seuraavista toimista: v Kun Nimettyjen alueiden hallinta -ikkuna on avoinna, napsauta taulukkoa ja valitse uudelleen haluamasi solualue. Napsauta Käytä-painiketta. Alueen osoite näkyy automaattisesti Viitattu kohde -kentässä. v Napsauta alueen nimeä, muokkaa alueen osoitetta Viitattu kohde -kentässä ja napsauta Käytä-painiketta. 4. Napsauta Sulje-painiketta. Huomautus: v Jos.xls- tai.xlsx-tiedostomuodon tiedostoissa on nimettyjä kaavioita, IBM Docs säilyttää niiden nimet, kun muokkaat niitä IBM Docs -ohjelmassa. v Kun muokkaat yhtä kaavasolua, kaikki sen viittaukset (myös muihin taulukoihin) korostetaan värillä. Jos syötät uuden alueen muokkauksen aikana, uusi alue korostetaan eri värillä. Nimetyn alueen poisto Alueiden hallinta -ikkunan avulla voit poistaa nimetyn alueen poistamatta alueen sisältämiä tietoja. 112 Docs

117 Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Nimetty alue > Alueiden hallinta. 2. Valitse nimettyjen alueiden luettelosta poistettava alue ja napsauta sitten X- merkkiä. 3. Napsauta OK-painiketta. 4. Napsauta Sulje-painiketta. Suhteelliset ja tarkat viitteet Kaavoissa tietoja voidaan syöttää käyttämällä niiden solujen osoitteita, joihin tiedot on tallennettu. Kun siirrät kaavaa tai tietoja, joihin kaavassa viitataan, IBM Docs tekee automaattisesti tarvittavat muutokset niin, että kaava viittaa edelleen samoihin tietoihin. Kaavaa kopioitaessa voit kuitenkin määrittää kaavan viittaamaan alkuperäisiin tietoihin tai toisiin tietoihin käyttämällä tarkkoja tai suhteellisia viitteitä kaavan sisältämiin solujen osoitteisiin. Suhteelliset viitteet Kun kopioit kaavan, joka sisältää solujen osoitteita, IBM Docs muokkaa osoitteet kaavan uuteen taulukkosijaintiin sopiviksi. Kopioitaessa muuttuvista osoitteista (esimerkiksi B25) käytetään nimitystä suhteelliset viitteet. Tarkat viitteet säilyvät koskemattomina, kun vedät tarkan viitteen sisältävää kaavasolua. Jos esimerkiksi kaava =A1+A2 sijaitsee solussa A4 ja kopioit kyseisen kaavan soluun B4, soluun B4 kopioitu kaava muuttuu muotoon =B1+B2. IBM Docs muokkaa kaavan sisältämiä solujen osoitteita kaavan uuteen sijaintiin nähden suhteellisesti. Tarkat viitteet Joissakin tapauksissa kaavan tulee viitata täsmälleen samoihin soluihin riippumatta sijainnista, johon kaava kopioidaan. Jotta kaava viittaisi aina samoihin soluihin, sen sisältämät soluviitteet on muutettava tarkoiksi viitteiksi. Tarkka viite viittaa aina samaan soluun tai alueeseen. Voit muuttaa suhteellisen viitteen tarkaksi lisäämällä dollarimerkin ($) sarakkeen kirjaimen ja rivinumeron edelle. : $B$25. Tarvittaessa voit myös lisätä merkin $ taulukon nimen edelle. : $Taulukko2!$B$25. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja kaavoista ja funktioista sivulla 114 Kirjoittamalla kaavoja taulukkoon voidaan tehdä laskutoimituksia, jotka sisältävät lukuja, tekstiä tai toisia kaavoja. Kaavoja käyttämällä laskentataulukon tiedot saadaan dynaamisiksi. Funktiot ovat sisäisiä kaavoja, jotka toteuttavat tietynlaisia laskutoimituksia automaattisesti. Funktioita voidaan käyttää itsenäisesti kaavoina, mutta niitä voidaan myös yhdistää toisiin funktioihin ja kaavioihin. Operaattorien avulla voit määrittää kaavan osien väliset suhteet. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Luettelo funktioista sivulla 116 Voit luoda kaavoja laskentataulukoiden laskutoimituksia varten käyttämällä näitä funktioita. Laskentataulukoiden käsittely 113

118 Kaavojen käyttö laskutoimituksissa Tässä osassa on taustatietoja kaavoista ja funktioista. Funktiot on järjestetty aakkosjärjestykseen tai luokkien mukaan niin, että toisiinsa liittyvät funktiot on helppo löytää. Tietoja kaavoista ja funktioista Kirjoittamalla kaavoja taulukkoon voidaan tehdä laskutoimituksia, jotka sisältävät lukuja, tekstiä tai toisia kaavoja. Kaavoja käyttämällä laskentataulukon tiedot saadaan dynaamisiksi. Funktiot ovat sisäisiä kaavoja, jotka toteuttavat tietynlaisia laskutoimituksia automaattisesti. Funktioita voidaan käyttää itsenäisesti kaavoina, mutta niitä voidaan myös yhdistää toisiin funktioihin ja kaavioihin. Operaattorien avulla voit määrittää kaavan osien väliset suhteet. Kaavat kirjoitetaan soluihin samalla tavalla kuin muutkin laskentataulukon tiedot. Kaikkien kaavojen alussa on yhtäläisyysmerkki (=). Voit viitata saman tai toisen taulukon solualueeseen valitsemalla alueen vetämällä ja painamalla Enter-näppäintä. Alueen osoite lisätään kaavaan automaattisesti. Kun olet kirjoittanut kaavan, sen tulos näkyy solussa. Itse kaava näkyy kaavarivillä. Voit aina kirjoittaa laskettavat luvut tai tekstit suoraan kaavaan. Voit syöttää kaavoihin myös muiden solujen sisältämiä tietoja ja käyttää sen jälkeen solujen osoitteita kaavassa. Käytä huutomerkkiä (!) erottamaan taulukon nimi solun tai alueen osoitteesta, kuten Sheet2!A1 tai Sheet2!A1:A4. Erota funktion argumentit toisistaan pilkulla (,), esimerkiksi =SUM(Taulukko1!A1,5,1234). Jos haluat estää pilkun sisältävän argumentin (esimerkiksi 1,234) tulkinnan kahdeksi argumentiksi, lisää argumentin ympärille lainausmerkit (esimerkiksi "1, 234") tai jätä pilkku pois (esimerkiksi 1234). Joissakin kielissä, kuten saksassa, käytetään argumenttien erottimena puolipistettä (;). Näissä tapauksissa ohjelma ilmoittaa, jos yrität kirjoittaa pilkun argumenttien väliin. Huomautus: Jos olet tuonut laskentataulukon IBM Lotus Symphony -ohjelmasta, jossa käytetään pistettä (.) taulukon ja solujen välisenä erottimena ja argumenttierottimena puolipistettä(;), ne muunnetaan huutomerkeiksi (!) ja pilkuiksi (,), kun muokkaa laskentataulukkoa. Taulukko 11. kaavoja Kaava =A1+10 Tulos Näyttää solun A1 ja luvun 10 yhteenlaskun tuloksen. 114 Docs

119 Taulukko 11. kaavoja (jatkoa) Kaava =A1*16% =A1*A2 =ROUND(A1,1) =B8-SUM(B10:B14) =SUM(B8,SUM(B10:B14)) =SUM(B:B) =IF(TRIM(A1)="","Solu ei saa olla tyhjä",a1) Tulos Näyttää 16 prosentin osuuden solun A1 sisällöstä. Näyttää solujen A1 ja A2 tulon. Näyttää solun A1 arvon pyöristettynä yhden desimaalin tarkkuuteen. Tämä kaava vähentää solun B8 arvosta solujen B10 - B14 summan. Laskee ensin solujen B10 B14 summan ja lisää sen sitten solun B8 arvoon. Tämä kaava laskee kaikkien sarakkeen B sisältämien lukujen summan. Korjaa virheellisen syötteen. Vihje: Voit käyttää kaavoissa matemaattisia perusoperaattoreita (+, -, *, /). Kaavojen kerto- ja jakolaskut lasketaan ennen yhteen- ja vähennyslaskuja. Funktion =SUM(A1:B1) sijaan voit kirjoittaa kaavan =A1+B1. Voit käyttää myös sulkeita. Esimerkiksi kaava =(1+2)*3 tuottaa eri tuloksen kuin kaava =1+2*3. Seuraavia operaattoreita tuetaan: Taulukko 12. Operaattorit lajin mukaan Tyyppi Operaattorit Kuvaus Aritmeettiset operaattorit +-*/%^ Yhteenlaskun, vähennyslaskun, kertolaskun, jakolaskun, prosenttiosuuden ja eksponentin symbolit Tekstioperaattori & Merkkijonojen yhdistämissymboli Loogiset operaattorit = < > <= >= <> Vertailuoperaattoreiden, kuten yhtä suuri kuin ja pienempi kuin, symbolit Viiteoperaattorit :, välilyönti Soluihin liittyvien laskutoimitusten symbolit. Puolipiste tarkoittaa solualuetta, pilkku tarkoittaa solujen yhdistämistä tai unionia ja välilyönti solujen leikkausta Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Suhteelliset ja tarkat viitteet sivulla 113 Kaavoissa tietoja voidaan syöttää käyttämällä niiden solujen osoitteita, joihin tiedot on tallennettu. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Luettelo funktioista sivulla 116 Voit luoda kaavoja laskentataulukoiden laskutoimituksia varten käyttämällä näitä funktioita. Laskentataulukoiden käsittely 115

120 Luettelo funktioista Voit luoda kaavoja laskentataulukoiden laskutoimituksia varten käyttämällä näitä funktioita. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Suhteelliset ja tarkat viitteet sivulla 113 Kaavoissa tietoja voidaan syöttää käyttämällä niiden solujen osoitteita, joihin tiedot on tallennettu. Tietoja kaavoista ja funktioista sivulla 114 Kirjoittamalla kaavoja taulukkoon voidaan tehdä laskutoimituksia, jotka sisältävät lukuja, tekstiä tai toisia kaavoja. Kaavoja käyttämällä laskentataulukon tiedot saadaan dynaamisiksi. Funktiot ovat sisäisiä kaavoja, jotka toteuttavat tietynlaisia laskutoimituksia automaattisesti. Funktioita voidaan käyttää itsenäisesti kaavoina, mutta niitä voidaan myös yhdistää toisiin funktioihin ja kaavioihin. Operaattorien avulla voit määrittää kaavan osien väliset suhteet. Ryhmitelty luokan mukaan Nämä funktiot on lajiteltu luokan mukaan, jolloin aiheeseen liittyvien funktioiden löytäminen on helppoa. Taulukkofunktiot: Tämä funktioluettelo sisältää kaikki taulukkofunktiot. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: FREQUENCY-funktio sivulla 142 FREQUENCY-funktio palauttaa arvojoukon taajuusjakauman. Inline-taulukkovakioiden käyttö kaavoissa IBM Docs -ohjelma tukee inline-matriisi- ja taulukkovakioita kaavoissa. Ehdolliset taulukkolaskutoimitukset sivulla 117 Ehdollinen taulukkolaskutoimitus on taulukko- tai matriisikaava, joka sisältää funktion IF(). MMULT-funktio sivulla 156 MMULT-funktio laskee kahden matriisitaulukon matriisitulon. SUMPRODUCT-funktio sivulla 173 SUMPRODUCT-funktio laskee määritettyjen taulukoiden elementtien tulon ja palauttaa näiden tulojen summan. Inline-taulukkovakioiden käyttö kaavoissa: IBM Docs -ohjelma tukee inline-matriisi- ja taulukkovakioita kaavoissa. Inline-taulukko kirjoitetaan kaarisulkeisiin, kuten { ja }. Elementti voi olla luku (myös negatiivinen luku), looginen vakio (TRUE, FALSE) tai literaalimerkkijono. Muut kuin säännölliset lausekkeet eivät ole sallittuja. Taulukoissa voi olla yksi rivi ja sarake tai useita rivejä ja sarakkeita. Kaikilla riveillä on oltava sama määrä elementtejä ja kaikissa sarakkeissa on oltava sama määrä elementtejä. Sarake-erotin (joka erottaa elementit toisistaan samalla rivillä) on pilkku (,). Tämä erotin ei ole kielestä ja paikallistunnuksesta riippuvainen. Matriisitaulukoita ei voi sijoittaa sisäkkäin. 116 Docs

121 Esimerkkejä Taulukko 13. Esimerkkejä inline-taulukoista Taulukko Kuvaus ={1,2,3} Taulukossa on yksi rivi, joka sisältää luvut 1, 2ja3. =SIN({1,2,3}) Taulukko lisätään matriisikaavana ja se tuottaa tulokseksi kolme SIN-laskutoimitusta argumentein 1, 2 ja 3. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: FREQUENCY-funktio sivulla 142 FREQUENCY-funktio palauttaa arvojoukon taajuusjakauman. Taulukkofunktiot sivulla 116 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki taulukkofunktiot. MMULT-funktio sivulla 156 MMULT-funktio laskee kahden matriisitaulukon matriisitulon. SUMPRODUCT-funktio sivulla 173 SUMPRODUCT-funktio laskee määritettyjen taulukoiden elementtien tulon ja palauttaa näiden tulojen summan. Ehdolliset taulukkolaskutoimitukset: Ehdollinen taulukkolaskutoimitus on taulukko- tai matriisikaava, joka sisältää funktion IF(). Kaavan ehtoargumentti on alueviittaus tai matriisin tulos. Seuraavassa esimerkissä kaavan {=IF(A1:A3>0,"kyllä","ei")} testiä >0 käytetään alueen A1:A3 kussakin solussa ja tulos kopioidaan vastaavaan soluun. Taulukko 14. ehdollisesta taulukkolaskutoimituksesta A B (kaava) B (tulos) 1 1 {=IF(A1:A3>0,"kyllä","ei")} kyllä 2 0 {=IF(A1:A3>0,"kyllä","ei")} ei 3 1 {=IF(A1:A3>0,"kyllä","ei")} kyllä Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: FREQUENCY-funktio sivulla 142 FREQUENCY-funktio palauttaa arvojoukon taajuusjakauman. Taulukkofunktiot sivulla 116 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki taulukkofunktiot. MMULT-funktio sivulla 156 MMULT-funktio laskee kahden matriisitaulukon matriisitulon. SUMPRODUCT-funktio sivulla 173 SUMPRODUCT-funktio laskee määritettyjen taulukoiden elementtien tulon ja palauttaa näiden tulojen summan. Päivämäärä- ja kellonaikafunktiot: Näiden laskentataulukkofunktioiden avulla voit lisätä ja muokata päivämääriä ja kellonaikoja. Laskentataulukoiden käsittely 117

122 v DATE-funktio sivulla 135 v DATEDIF-funktio sivulla 136 v DATEVALUE-funktio sivulla 136 v DAY-funktio sivulla 137 v DAYS-funktio sivulla 137 v DAYS360-funktio sivulla 137 v HOUR-funktio sivulla 144 v MINUTE-funktio sivulla 156 v MONTH-funktio sivulla 158 v NETWORKDAYS-funktio sivulla 159 v NOW-funktio sivulla 160 v SECOND-funktio sivulla 168 v TIME-funktio sivulla 174 v AIKA_ARVO-funktio sivulla 174 v TODAY-funktio sivulla 175 v WEEKDAY-funktio sivulla 179 v WEEKNUM-funktio sivulla 180 v WORKDAY-funktio sivulla 180 v YEAR-funktio sivulla 181 Tekniikkafunktiot: Voit käyttää tätä aihetta tällä hetkellä tuettujen tekniikkafunktioiden viiteoppaana. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: CONVERT-funktio sivulla 130 CONVERT-funktio muuntaa arvon yhdestä mittayksiköstä toiseen mittayksikköön. Tietofunktiot: Tämä aihe sisältää linkkejä laskentataulukoissa käytettävissä olevien tietofunktioiden kuvauksiin ja esimerkkeihin. Seuraavan taulukon tiedot toimivat perustana osalle tietofunktioiden esimerkkiosista. Taulukko 15. Laskentataulukon esimerkkitiedot Rivi C D 2 x-arvo y-arvo v ERRORTYPE-funktio sivulla 139 v FORMULA-funktio sivulla Docs

123 v ISBLANK-funktio sivulla 147 v ISERR-funktio sivulla 147 v ISERROR-funktio sivulla 147 v ISEVEN-funktio sivulla 148 v ISFORMULA-funktio sivulla 148 v ISLOGICAL-funktio sivulla 148 v ISNA-funktio sivulla 149 v ISNONTEXT-funktio sivulla 149 v ISNUMBER-funktio sivulla 149 v ISODD-funktio sivulla 150 v ISREF-funktio sivulla 150 v ISTEXT-funktio sivulla 150 v N-funktio sivulla 158 v NA-funktio sivulla 159 v TYPE-funktio sivulla 176 Loogiset funktiot: Tämä funktioluettelo sisältää kaikki loogiset funktiot. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: AND-funktio sivulla 123 AND-funktio palauttaa arvon TRUE, jos kaikkien argumenttien arvo on tosi. Jos jokin argumenteista on epätosi, funktio palauttaa arvon FALSE. FALSE-funktio sivulla 140 FALSE-funktio palauttaa loogisen arvon FALSE (epätosi). FALSE()-funktio ei edellytä argumentteja, ja se palauttaa aina loogisen arvon FALSE. IF-funktio sivulla 145 IF-funktio määrittää suoritettavan loogisen testin. NOT-funktio sivulla 159 NOT-funktio muuttaa loogisen arvon päinvastaiseksi ja palauttaa muutetun arvon. OR-funktio sivulla 161 OR-funktio palauttaa arvon TRUE (tosi), jos ainakin yksi argumenteista on tosi. Jos kaikkien argumenttien looginen arvo on epätosi (FALSE), funktio palauttaa arvon FALSE. TRUE-funktio sivulla 175 TRUE-funktio palauttaa loogisen arvon TRUE (tosi). Funktio TRUE() ei edellytä argumentteja ja palauttaa aina loogisen arvon TRUE (tosi). Matemaattiset funktiot: Tämä funktioluettelo sisältää kaikki matemaattiset funktiot. v ABS-funktio sivulla 122 v ACOS-funktio sivulla 122 v ACOSH-funktio sivulla 122 v ASIN-funktio sivulla 124 v ASINH-funktio sivulla 124 v ATAN-funktio sivulla 125 v ATAN2-funktio sivulla 125 Laskentataulukoiden käsittely 119

124 v ATANH-funktio sivulla 125 v CEILING-funktio sivulla 127 v COMBIN-funktio sivulla 129 v COS-funktio sivulla 133 v COSH-funktio sivulla 133 v COUNTBLANK-funktio sivulla 134 v COUNTIF-funktio sivulla 135 v DEGREES-funktio sivulla 138 v EVEN-funktio sivulla 139 v EXP-funktio sivulla 139 v FACT-funktio sivulla 140 v FLOOR-funktio sivulla 141 v INT-funktio sivulla 147 v LN-funktio sivulla 152 v LOG-funktio sivulla 152 v LOG10-funktio sivulla 152 v MOD-funktio sivulla 157 v ODD-funktio sivulla 160 v PI-funktio sivulla 161 v POWER-funktio sivulla 162 v PRODUCT-funktio sivulla 162 v RADIANS-funktio sivulla 162 v RAND-funktio sivulla 163 v RANDBETWEEN-funktio sivulla 163 v ROMAN-funktio sivulla 165 v ROUND-funktio sivulla 165 v ROUNDDOWN-funktio sivulla 166 v ROUNDUP-funktio sivulla 166 v SIN-funktio sivulla 169 v SINH-funktio sivulla 169 v SQRT-funktio sivulla 170 v SUBTOTAL-funktio sivulla 171 v SUM-funktio sivulla 171 v SUMIF-funktio sivulla 172 v TRUNC-funktio sivulla 176 Laskentataulukkofunktiot: Tämä funktioluettelo sisältää kaikki laskentataulukkofunktiot. v ADDRESS-funktio sivulla 123 v CHOOSE-funktio sivulla 127 v COLUMN-funktio sivulla 128 v COLUMNS-funktio sivulla 129 v FIND-funktio sivulla 140 v HLOOKUP-funktio sivulla 143 v HYPERLINK-funktio sivulla Docs

125 v INDEX-funktio sivulla 146 v INDIRECT-funktio sivulla 146 v LOOKUP-funktio sivulla 153 v MATCH-funktio sivulla 154 v OFFSET-funktio sivulla 160 v ROW-funktio sivulla 167 v ROWS-funktio sivulla 167 v SHEET-funktio sivulla 169 v VLOOKUP-funktio sivulla 177 Tilastofunktiot: Tämä luettelo sisältää kaikki tilastofunktiot. v AVERAGE-funktio sivulla 126 v AVERAGEA-funktio sivulla 126 v COUNT-funktio sivulla 134 v COUNTA-funktio sivulla 134 v LARGE-funktio sivulla 151 v MAX-funktio sivulla 154 v MEDIAN-funktio sivulla 155 v MIN-funktio sivulla 156 v MODE-funktio sivulla 157 v RANK-funktio sivulla 163 v SMALL-funktio sivulla 169 v STDEV-funktio sivulla 170 v STDEVP-funktio sivulla 170 v VAR-funktio sivulla 178 v VARA-funktio sivulla 178 v VARP-funktio sivulla 178 v VARPA-funktio sivulla 179 Tekstifunktiot: Tämä luettelo sisältää kaikki tekstifunktiot. v BASE-funktio sivulla 126 v CHAR-funktio sivulla 128 v CODE-funktio sivulla 128 v CONCATENATE-funktio sivulla 130 v DOLLAR-funktio sivulla 138 v EXACT-funktio sivulla 139 v FIXED-funktio sivulla 141 v LEFT-funktio sivulla 151 v LEN-funktio sivulla 151 v LENB-funktio sivulla 151 v LOWER-funktio sivulla 153 v MID-funktio sivulla 155 v PROPER-funktio sivulla 162 Laskentataulukoiden käsittely 121

126 v REPLACE-funktio sivulla 164 v REPT-funktio sivulla 164 v RIGHT-funktio sivulla 164 v RIGHTB-funktio sivulla 165 v SEARCH-funktio sivulla 168 v SUBSTITUTE-funktio sivulla 170 v T-funktio sivulla 174 v TEXT-funktio sivulla 174 v TRIM-funktio sivulla 175 v UPPER-funktio sivulla 176 v VALUE-funktio sivulla 177 ABS-funktio ABS-funktio palauttaa luvun itseisarvon. ABS(luku) Luku on arvo, jonka itseisarvon haluat laskea. Luvun itseisarvo on sen arvo ilman merkkiä + tai -. =ABS(-56) palauttaa arvon 56. =ABS(12) palauttaa arvon 12. =ABS(0) palauttaa arvon 0. ACOS-funktio ACOS-funktio palauttaa luvun käänteisen trigonometrisen kosinin. ACOS (luku) Tämä funktio palauttaa luku-argumentin käänteisen trigonometrisen kosinin eli kulman (radiaaneina), jonka kosini on luku. Funktio palauttaa kulman 0 - PII. =ACOS(-1) palauttaa arvon (PII radiaaneina). =DEGREES(ACOS(0.5)) palauttaa arvon asteen kosini on 0,5. ACOSH-funktio ACOSH-funktio palauttaa luvun käänteisen hyperbolisen kosinin. ACOSH (luku) Tämä funktio palauttaa luku-argumentin mukaisen luvun käänteisen hyperbolisen kosinin eli luvun, jonka hyperbolinen kosini on luku-argumentin mukainen luku. Argumentin luku on oltava vähintään Docs

127 =ACOSH(1) palauttaa arvon 0. =ACOSH(COSH(4)) palauttaa arvon 4. ADDRESS-funktio ADDRESS-funktio palauttaa määritettyjä rivi- ja sarakenumeroita vastaavien solujen osoitteet (viitteet) tekstimuodossa. Voit vaihtoehtoisesti määrittää, miten osoite tulkitaan. Osoite voidaan tulkita tarkaksi osoitteeksi (esimerkiksi $A$1), suhteelliseksi osoitteeksi (esimerkiksi A1) tai näiden osoitelajien yhdistelmäksi (A$1 tai $A1). Lisäksi voit määrittää taulukon nimen. Yhteentoimivuuden vuoksi ADDRESS- ja INDIRECT-funktiot tukevat valinnaista argumenttia. Tämän argumentin avulla voit määrittää, pitääkö käyttää R1C1-osoitetyyliä tavallisen A1-tyylin sijasta. ADDRESS-funktiossa argumentti lisätään neljäntenä argumenttina, jolloin valinnainen taulukon nimen argumentti siirtyy viidenneksi. INDIRECT-funktiossa argumentti liitetään toiseksi argumentiksi. Kummassakin funktiossa, jos argumentti lisätään arvolla 0, käytetään R1C1-osoitetyyliä. Jos argumenttia ei anneta tai sen arvo on muu kuin 0, käytetään A1-osoitetyyliä. Jos käytät R1C1-osoitetyyliä, ADDRESS-funktio palauttaa osoitteet käyttäen huutomerkkiä (!) taulukon nimen erottimena ja INDIRECT-funktio odottaa huutomerkkiä taulukon nimen erottimeksi. Molemmat funktiot käyttävät edelleen pistettä (.) taulukon nimen erottimena A1-osoitetyylin kanssa. ADDRESS (rivi, sarake, itseisarvo, A1, taulukko) rivi on soluviitteen rivinumero. sarake on soluviitteen sarakenumero (pelkkä numero-osa ilman kirjainta) itseisarvo määrittää viitteen lajin. Arvo 1 tai tyhjä tarkoittaa, että viitteen laji on tarkka ($A$1). Arvo 2 tarkoittaa, että riviviitteen laji on tarkka ja sarakeviite on suhteellinen (A$1). Arvo 3 tarkoittaa, että riviviitteen laji on suhteellinen ja sarakeviitteen laji on tarkka ($A1). Arvo 4 tarkoittaa, että viitteen laji on suhteellinen (A1). A1 on valinnainen. Jos tämän argumentin arvoksi asetetaan 0, käytetään R1C1- osoitetyyliä. Jos argumenttia ei ole tai sen arvoksi on annettu muu kuin 0, käytetään A1-osoitetyyliä taulukko on taulukon nimi. Nimi on kirjoitettava lainausmerkkeihin. ADDRESS(1, 1, 2, "Taulukko2") palauttaa seuraavan tuloksen: Taulukko2!A$1 Jos taulukon 2 solussa A1 on arvo -6, voit viitata kyseiseen soluun epäsuorasti käyttämällä solun B2 funktiota. Kirjoita =ABS(INDIRECT(B2)). Kyseisen funktion tulos on solun B2 viitesolun itseisarvo, joka on tässä tapauksessa 6. AND-funktio AND-funktio palauttaa arvon TRUE, jos kaikkien argumenttien arvo on tosi. Jos jokin argumenteista on epätosi, funktio palauttaa arvon FALSE. Laskentataulukoiden käsittely 123

128 AND-funktion argumentit voivat olla loogisia arvoja palauttavia loogisia lausekkeita (TRUE, 1<5, 2+3=7, B8<10) tai loogisia arvoja sisältäviä matriisitaulukoita (A1:C3). Huomautus: Kun funktio odottaa yksittäistä arvoa, mutta olet määrittänyt solualueen, funktio käyttää kaavan kanssa samassa sarakkeessa tai samalla rivillä olevaa arvoa. Jos annettu alue on kaavan nykyisen sarakkeen tai rivin ulkopuolella, funktio palauttaa virhearvon #VALUE!. AND(looginen arvo 1, looginen arvo 2,...looginen arvo 30) looginen arvo 1, looginen arvo 2 ja niin edelleen aina loogiseen arvoon 30 asti ovat tarkistettavia ehtoja. Ehdot voivat olla joko tosia tai epätosia. Jos määrität argumentiksi solualueen, funktio käyttää nykyisessä sarakkeessa tai nykyisellä rivillä olevan alueen arvoa. Funktion tulos on TRUE (tosi), jos kaikkien määritetyn solualueen solujen looginen arvo on TRUE (tosi). Voit tarkistaa merkintöjen 12<13, 14>12 ja 7<6 loogiset arvot seuraavasti: =AND(12<13,14>12,7<6) palauttaa arvon FALSE. =AND(FALSE,TRUE) palauttaa arvon FALSE (epätosi). Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Loogiset funktiot sivulla 119 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki loogiset funktiot. ASIN-funktio ASIN-funktio palauttaa luvun käänteisen trigonometrisen sinin. ASIN (luku) Tämä funktio palauttaa luvun käänteisen trigonometrisen sinin eli kulman (radiaaneina), jonka sini on luku. Funktio palauttaa kulman -PI/2 - +PI/2. =ASIN(0) palauttaa arvon 0. =ASIN(1) palauttaa arvon (PII/2 radiaania).. =DEGREES(ASIN(0.5)) palauttaa arvon asteen sini on 0,5. ASINH-funktio ASINH-funktio palauttaa luvun käänteisen hyperbolisen sinin. ASINH (luku) 124 Docs

129 Tämä funktio palauttaa luku-argumentin mukaisen luvun käänteisen hyperbolisen sinin eli luvun, jonka hyperbolinen sini on luku-argumentin mukainen luku. =ASINH(-90) palauttaa likimääräisen arvon -5, =ASINH(SINH(4)) palauttaa arvon 4. ATAN-funktio ATAN-funktio palauttaa luvun käänteisen trigonometrisen tangentin. ATAN (luku) Tämä funktio palauttaa luvun käänteisen trigonometrisen tangentin eli kulman (radiaaneina), jonka tangentti on kyseinen luku. Funktio palauttaa kulman -PI/2 - PI/ 2. =ATAN(1) palauttaa arvon (PII/4 radiaania).. =DEGREES(ATAN(1)) palauttaa arvon asteen tangentti on 1. ATAN2-funktio ATAN2-funktio palauttaa annettujen x- ja y-koordinaattien käänteisen trigonometrisen tangentin. ATAN2 (x-luku,y-luku) Tämä funktio palauttaa annettujen x- ja y-koordinaattien käänteisen trigonometrisen tangentin eli arkustangentin. Arkustangentti on x-akselin sekä origon (0, 0) ja pisteen (koordinaatit: x-luku, y-luku) määrittämän suoran välinen kulma. Funktio palauttaa kulman -pii - +pii (-pii pois lukien). =ATAN2(1,1) palauttaa arvon 0, (pii/4 radiaania). =ATAN2(-1, -1) palauttaa arvon -2, (-3*pii/4 radiaania). ATANH-funktio ATANH-funktio palauttaa luvun käänteisen hyperbolisen tangentin. ATANH (luku) Tämä funktio palauttaa luku-argumentin käänteisen hyperbolisen tangentin eli arvon, jonka hyperbolinen tangentti kyseinen luku on. Luvun on oltava -1-1 (ei kuitenkaan -1 tai 1). Laskentataulukoiden käsittely 125

130 =ATANH( ) palauttaa arvon 0, (1,likiarvo). =ATANH(-0.1) palauttaa arvon -0,1 (-0,10034). AVERAGE-funktio AVERAGE-funktio palauttaa argumenttien keskiarvon. AVERAGE(luku1, luku2,...luku30) Luku 1, luku 2 ja niin edelleen aina lukuun 30 asti ovat numeromuotoisia arvoja tai arvoalueita. =AVERAGE(A1:A50) AVERAGEA-funktio AVERAGEA-funktio palauttaa argumenttien keskiarvon. Tekstimuotoiset arvot katsotaan arvoiksi 0. AVERAGEA (luku 1, luku 2,... luku 30) Luku 1, luku 2,...luku 30 ovat arvoja tai arvoalueita. Ohjelma tulkitsee tekstimuotoisten arvojen arvoksi 0. =AVERAGEA(A1:A50) BASE-funktio BASE-funktio muuntaa positiivisen kokonaisluvun määritetyn kantaluvun mukaiseksi tekstiksi numerointijärjestelmän perusteella. Funktiossa voi käyttää numeroita 0-9jakirjaimia A - Z. BASE (luku, kantaluku, vähimmäispituus) luku on muunnettava kokonaisluku. kantaluku määrittää numerointijärjestelmän kantaluvun. Kantaluku voi olla mikä tahansa positiivinen kokonaisluku vähimmäispituus on valinnainen argumentti, joka määrittää luotavan merkkijonon vähimmäispituuden. Jos teksti on ilmoitettua vähimmäispituutta lyhyempi, merkkijonon eteen lisätään nollia. BASE(17,10,4) palauttaa desimaaliarvon BASE(17,2) palauttaa binaariarvon Docs

131 BASE(255,16,4) palauttaa heksadesimaaliarvon 00FF. CEILING-funktio CEILING-funktio pyöristää luvun alaspäin lähimpään merkittävään monikertaan. CEILING(luku,lisäyskerroin,tila) luku on pyöristettävä luku. lisäyskerroin on luku, jonka monikertaan arvo pyöristetään. tilaon valinnainen arvo. Jos tila-arvo on annettu ja se ei ole yhtä kuin nolla ja jos luku- sekä lisäyskerroin-arvot ovat negatiivisia, järjestelmä pyöristää luvun sen itseisarvon perusteella. Vietäessä tiedostoja Microsoft Excel -ohjelmaan järjestelmä ohittaa tila-argumentin, koska Excel ei käytä kolmatta parametria. Tärkeää: Jos sekä luku- että lisäyskerroin-arvot ovat negatiivisia ja tila-arvo on yhtä kuin nolla tai sitä ei ole annettu, funktion tulokset ovat erilaiset IBM Docs- ja Microsoft Excel -ohjelmissa, kun tuonti on valmis. Jos viet laskentataulukon Exceliin, saat Exceliin näkyviin samat tulokset kuin IBM Docs -ohjelmassa käyttämällä argumenttia tila=1. =CEILING(-11,-2) palauttaa arvon -10. =CEILING(-11,-2,0) palauttaa arvon -10. =CEILING(-11,-2,1) palauttaa arvon -12. CHOOSE-funktio CHOOSE-funktio palauttaa indeksin avulla arvon luettelosta, jossa voi olla enintään 30 arvoa. CHOOSE(indeksi, arvo 1, arvo 2,...) Indeksi on soluviite tai arvoluettelon numero, joka osoittaa, minkä arvon järjestelmä poimii luettelosta. Arvo 1, arvo 2,... ovat arvoja, jotka annetaan soluviitteinä tai yksittäisinä arvoina. Huomautus: v Jos indeksi on suurempi kuin annettujen arvojen määrä, CHOOSE palauttaa arvon #VALUE!. v CHOOSE-funktiota ei voi määrittää palauttamaan soluviitettä. Esimerkiksi funktio =SUM(A1:CHOOSE(1, A2, A3)) palauttaa arvon #ERROR!. =CHOOSE(A1, B1, B2, B3, "Tänään", "Eilen", "Huomenna") palauttaa solun B2 sisällön, jos A1 = 2. Jos A1 = 4, funktio palauttaa tekstin Tänään. =VALITSE(A1, B1, B2, B3, "Tänään", "Eilen", "Huomenna") palauttaa arvon #VALUE! kohteessa A1 = 8. Laskentataulukoiden käsittely 127

132 CHAR-funktio CHAR-funktio etsii ja palauttaa Unicode-merkistön merkin annetun numeron perusteella. Numero on CHAR(numero) Numero osoittaa Unicode-merkistöstä palautettavan merkin. Huomautus: Unicode-merkistö on erilainen kuin Windows-käyttöjärjestelmän AN- SI-merkistö tai MAC-merkistö, jotka puolestaan vaihtelevat käyttäjän työasemaohjelman mukaan. Viittauksia työasemaohjelman merkistöön ei voi tehdä ilman palvelimen puolen kaavojen laskentaa. Kun numero on esimerkiksi [128, 255], järjestelmän palauttamat merkit voivat erota toisistaan IBM Docs- ja IBM Symphony -ohjelmistoissa eri paikallistunnuksissa, koska IBM Docs -ohjelmassa (selainsovellus) ja Symphony -ohjelmassa (työasemapuolen sovelluksia) käytössä olevat merkistöt ovat keskenään erilaisia. =CHAR(82) palauttaa merkin R. =CHAR(255) palauttaa merkin ÿ. CODE-funktio CODE-funktio palauttaa tekstimerkkijonon ensimmäisen merkin numerokoodin. CODE (teksti) Argumentti teksti on teksti, jonka ensimmäisen merkin numerokoodin haluat selvittää. =CODE("Hieronymus") palauttaa numerokoodin 72. =CODE("hieroglyfi") palauttaa numerokoodin 104. Huomautus: Funktion palauttama ensimmäisen merkin numerokoodi on Unicodemerkistön mukainen. COLUMN-funktio COLUMN-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. Jos viite on solu, funktio palauttaa kyseisen solun sarakenumeron. Jos parametri on solualue ja kaava annetaan taulukkokaavana, funktio palauttaa vastaavat sarakenumerot yhden rivin kokoisessa taulukossa. Jos COLUMN-funktion viiteparametri viittaa solualueeseen eikä funktiota ole kirjoitettu taulukkokaavaksi, funktio palauttaa vain määritetyn solualueen ensimmäistä solua vastaavan sarakenumeron. 128 Docs

133 COLUMN(viite) viite on viittaus soluun tai solualueeseen, jonka ensimmäisen sarakenumeron haluat selvittää. Jos et määritä viite-argumenttia, funktio palauttaa sen solun sarakenumeron, johon funktio on kirjoitettu. Järjestelmä määrittää viitteen nykyiseen soluun automaattisesti. =COLUMN(A1) palauttaa arvon 1. Sarake A on taulukon ensimmäinen sarake. =COLUMN(C3:E3) palauttaa arvon 3. Sarake C on taulukon kolmas sarake. =COLUMN(D3:G10) palauttaa arvon 4, koska sarake D on taulukon neljäs sarake eikä COLUMN-funktiota ole kirjoitettu taulukkokaavaksi. Tällöin funktio palauttaa vain solualueen ensimmäisen solun arvon. {=COLUMN(B2:B7)} ja =COLUMN(B2:B7) palauttavat molemmat arvon 2, koska viitealue sisältää vain sarakkeen B, joka on taulukon toinen sarake. Koska yhden sarakkeen kokoisissa alueissa esiintyy vain yksi sarakenumero, sillä ei ole merkitystä, onko funktio kirjoitettu taulukkokaavaksi. =COLUMN() palauttaa arvon 3, jos kaava on kirjoitettu mihin tahansa sarakkeen C soluun. {=COLUMN(Jänis)} palauttaa yhden rivin kokoisen taulukon, jossa on arvot 3 ja 4, jos alueen (C1:D3) nimi on Jänis. COLUMNS-funktio COLUMNS-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. Jos viite on solu, funktio palauttaa kyseisen solun sarakenumeron. COLUMNS(taulukko) taulukko on viittaus soluun tai solualueeseen, jonka ensimmäisen sarakenumeron haluat selvittää. =COLUMNS(B5) palauttaa arvon 1, koska yksittäinen solu on aina yhdessä sarakkeessa. =COLUMNS(A1:C5) vastaa arvoa 3. Viite muodostuu kolmesta sarakkeesta. COMBIN-funktio COMBIN-funktio palauttaa kombinaatioiden määrän annettujen alkioiden määrän perusteella. Laskentataulukoiden käsittely 129

134 COMBIN (määrä,valittu_määrä) Argumentti määrä on alkioiden määrä. Argumentti valittu_määrä on kombinaatioiden sisältämien alkioiden määrä. =COMBIN(8,2) palauttaa arvon 28, joka määrittää esimerkiksi, kuinka monta erilaista neljän kaksihenkisen tiimin yhdistelmää kahdeksan henkilön ryhmästä voidaan muodostaa. CONCATENATE-funktio CONCATENATE-funktio yhdistää useita tekstimerkkijonoja yhdeksi merkkijonoksi. CONCATENATE(teksti 1,...teksti 30) Teksti 1,teksti 2 ja niin edelleen ovat niiden enintään 30 tekstimuotoisen merkkijonon luettelo, jotka haluat yhdistää yhdeksi merkkijonoksi. CONCATENATE("Hyvää ","huomenta ","rouva ","Virtanen") palauttaa merkkijonon Hyvää huomenta rouva Virtanen. CONVERT-funktio CONVERT-funktio muuntaa arvon yhdestä mittayksiköstä toiseen mittayksikköön. CONVERT(luku,yksiköstä,yksikköön) luku on arvo. yksiköstä määrittää mittayksikön, josta muunnetaan. Yksiköstä on yksikön nimi seuraavasta taulukosta lainausmerkkeihin kirjoitettuna (" "). yksikköön määrittää mittayksikön, johon muunnetaan. Yksikköön on yksikön nimi seuraavasta taulukosta lainausmerkkeihin kirjoitettuna (" "). Kirjainkoko on merkitsevä yksiköiden nimissä. CONVERT-funktio palauttaa virhearvon #N/A, jos argumentti yksiköstä tai yksikköön ei vastaa seuraavassa taulukossa esitettyä yksikön nimeä. CONVERT-funktio palauttaa myös arvon #N/A, jos yksiköstä ja yksikköön kuuluvat eri yksikköryhmiin. Taulukko 16. Massaryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi g sg lbm u Massa gramma Slug naula (engl. ja amer. kauppapainojärjestelmä) U (atomipaino) 130 Docs

135 Taulukko 16. Massaryhmän yksiköiden nimet (jatkoa) Yksikön nimi Massa oz unssi (engl. ja amer. kauppapainojärjestelmä) Taulukko 17. Etäisyysryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi Etäisyys m metri mi maili (englanninpeninkulma) Nmi merimaili (meripeninkulma) pica pica " tuuma ft jalka yd jaardi Å ångström Taulukko 18. Aikaryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi v p h m sek Aika vuosi päivä tunti minuutti Sekunti Taulukko 19. Paineryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi Pa atm mmhg Paine pascal ilmakehä elohopeamillimetri Taulukko 20. Voimaryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi N dyn lbf Voima Newton dyne naula (voima) Taulukko 21. Energiaryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi J e c cal ev HPh Energia joule ergi termodynaaminen kalori IT-kalori elektronivoltti Hevosvoimatunti Laskentataulukoiden käsittely 131

136 Taulukko 21. Energiaryhmän yksiköiden nimet (jatkoa) Yksikön nimi Energia Wh Wattitunti flb jalkanaula BTU BTU Taulukko 22. Tehoryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi HP W Potenssi Hevosvoima Watti Taulukko 23. Magnetismiryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi Magnetismi T Tesla ga Gaussi Taulukko 24. Lämpötilaryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi Lämpötila C celsius F Fahrenheit K Kelvin Taulukko 25. Nesteryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi tl rkl oz. kpp pt qt gal. l Neste teelusikallinen ruokalusikallinen unssi (neste) kahvikupillinen pint neljännesgallona gallona litra Seuraavasssa taulukossa luetellut etuliitteet (lainausmerkkeihin kirjoitettuna) ovat myös kelvollisia yksiköitä. CONVERT-funktio palauttaa arvon #N/A, jos yksikkö ei tue etuliitettä. Taulukko 26. Yksiköiden etuliitteet Etuliite Kuvaus Kerroin E eksa 1E+18 P peta 1E+15 T tera 1E+12 G giga 1E+09 M mega 1E Docs

137 Taulukko 26. Yksiköiden etuliitteet (jatkoa) Etuliite Kuvaus Kerroin k kilo 1E+03 h hehto 1E+02 e dekao 1E+01 d desi 1E-01 c sentti 1E-02 m milli 1E-03 u micro 1E-06 n nano 1E-09 p piko 1E-12 f femto 1E-15 a atto 1E-18 CONVERT(10, "C", "F") palauttaa arvon 50 CONVERT(1,"s","ms") palauttaa arvon 1000 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tekniikkafunktiot sivulla 118 Voit käyttää tätä aihetta tällä hetkellä tuettujen tekniikkafunktioiden viiteoppaana. COS-funktio COS-funktio palauttaa annetun kulman kosinin. COS (luku) Tämä funktio palauttaa annetun kulman kosinin. =COS(1.047) palauttaa arvon 0, (radiaania). =COS(RADIANS(60)) palauttaa arvon asteen kosini on 0,5. COSH-funktio COSH-funktio palauttaa luvun hyperbolisen kosinin. COSH (luku) Tämä funktio palauttaa luvun hyperbolisen kosinin. =COSH(4) palauttaa arvon 27, Laskentataulukoiden käsittely 133

138 =COSH(EXP(1)) palauttaa arvon 7, Luonnollisen logaritmin kantaluvun hyperbolinen kosini on 0,5. COUNT-funktio COUNT-funktio laskee argumenttiluettelon lukujen määrän. Funktio ohittaa luettelon tekstimuotoiset arvot. COUNT(arvo1,arvo2,...arvo30) Arvo 1, arvo 2 ja niin edelleen ovat laskettavia arvoja kuvaavien 1 30 arvon tai alueen luettelo. Neljän ensimmäisen arvokentän sisältämät laskettavat merkinnät ovat 2, 4, 6 ja kahdeksan. =COUNT(2,4,6,"kahdeksan") = 3. Lukujen määrä on 3, koska numeromuotoisia arvoja on kolme. COUNTA-funktio COUNTA-funktio laskee argumenttiluettelon arvojen määrän. Funktio laskee myös tekstimerkinnät, vaikka ne sisältäisivät tyhjän merkkijonon, jonka pituus on 0. Jos argumentti on taulukko tai viittaus, funktio ohittaa sen sisältämät tyhjät solut. COUNTA(arvo1,arvo2,...arvo30) Arvo 1, arvo 2 ja niin edelleen aina arvoon 30 asti ovat laskettavien 1 30 argumentin luettelo. Neljän ensimmäisen arvokentän sisältämät laskettavat merkinnät ovat 2, 4, 6 ja kahdeksan. =COUNTA(2,4,6,"kahdeksan") = 4. Arvojen määrä on 4, koska arvoja on neljä. COUNTBLANK-funktio COUNTBLANK-funktio palauttaa tyhjien solujen määrän. COUNTBLANK(alue) Palauttaa tyhjien solujen määrän solualueessa alue. =COUNTBLANK(A1:B2) palauttaa arvon 4, jos solut A1, A2, B1 ja B2 ovat kaikki tyhjiä. 134 Docs

139 COUNTIF-funktio COUNTIF-funktio palauttaa valitun solualueen sellaisten solujen määrän, jotka vastaavat määritettyjä ehtoja. COUNTIF(alue, ehdot) alue on solualue, jonka soluihin haluat verrata ehtoa. ehdot sisältävät numeromuodossa, lausekkeena tai merkkijonona määritetyt hakuehdot. Hakuehto määrittää, mitkä solut funktio huomioi laskutoimituksessa. Voit myös määrittää hakuehdot sisältävän solualueen. Jos haet literaalitekstiä, kirjoita teksti kokolainausmerkkeihin. Ehdot voivat sisältää myös yleismerkkejä. Mitä tahansa yhtä merkkiä edustaa? (kysymysmerkki) ehdon määrittävässä tekstissä. Käytä tähteä (*) edustamaan mitä tahansa määrää peräkkäisiä merkkejä. Käytä esimerkiksi ehtoa B*, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B, ja ehtoa B???, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat B ja sisältävät kolme muuta merkkiä. Kun haluat etsiä kysymysmerkkiä tai tähteä, käytä tilde-merkkiä (~)?- tai *-merkin edessä. A1:A10 on solualue, joka sisältää luvut Solu B1 sisältää luvun Kirjoita kaava soluun B2 seuraavasti: =COUNTIF(A1:A10,2006) palauttaa arvon 1. =COUNTIF(A1:A10,B1) palauttaa arvon 1. =COUNTIF(A1:A10,">=2006") palauttaa arvon 4( ). =COUNTIF(A1:A10,"<"&B1) palauttaa arvon 6, kun B1 sisältää arvon Kaava =COUNTIF(A1:A10,C2), jossa solu C2 sisältää tekstin >2006, laskee niiden solujen määrän solualueessa A1:A10, joiden arvo on suurempi kuin Voit laskea vain negatiiviset luvut määrittämällä kaavan =COUNTIF(A1:A10,"<0") DATE-funktio DATE-funktio muuntaa päivämäärämuodossa kirjoitetun päivämäärän ohjelman sisäiseksi sarjanumeroksi ja näyttää sarjanumeron solun muotoilun mukaisena. DATE-funktion sisältävän solun oletusmuoto on päivämäärämuoto. Voit kuitenkin määrittää solun muodoksi numeromuodon 0, jolloin päivämääränä näkyy ohjelman sisäinen sarjanumero. Jos kuukauden tai päivän arvot ovat enimmäisarvoja suuremmat, ohjelma siirtää ajankohtaa vuodella tai kuukaudella eteenpäin. Esimerkiksi funktio =DATE(00,12,31) palauttaa tuloksen 12/31/00. Funktio =DATE(00,13,31) puolestaan palauttaa tuloksen 1/31/01. DATE(vuosi,kuukausi,päivä) vuosi on kokonaisluku väliltä tai väliltä kuukausi on kuukauden ilmaiseva kokonaisluku (1 12). päivä on kuukauden päivän ilmaiseva kokonaisluku (1 31). Laskentataulukoiden käsittely 135

140 DATE-funktion päivämääräargumentit voivat olla suoria argumentteja tai soluviitteitä. =DATE(09,1,3) tuottaa tuloksen 1/3/09. Auki kirjoitettuna vastaava päivämäärä on 3. tammikuuta DATEDIF-funktio Palauttaa kahden päivämäärän välillä olevien vuosien, kuukausien tai päivien määrän. DATEDIF (alkupäivämäärä, loppupäivämäärä, muoto) Laskee alkupäivämäärän ja loppupäivämäärän välisen eron muoto-argumentissa määritetyssä yksikössä. Muoto on koodi, joka syötetään tekstinä. Taulukko 27. Palautettavan yksikön määrityksessä käytettävät muotoilukoodit Muoto Y M D MD YM YD Palautettava yksikkö Vuosien määrä Kuukausien määrä Päivien määrä Päivien määrä, ei kuukausia eikä vuosia Kuukausien määrä, ei vuosia Päivien määrä, ei vuosia =DATEDIF(" "," ","YD") palauttaa arvon 29. =DATEDIF(" "," ","YD") palauttaa arvon 28. DATEVALUE-funktio DATEVALUE-funktio palauttaa kokolainausmerkeissä annetun tekstin mukaisen sisäisen päivämääräarvon, kun tekstin muotoilun mukaan kyseessä on päivämäärä. IBM Docs -ohjelma palauttaa sisäisen arvon ohjelman päivämäärien laskennassa käytettävän päivämääräjärjestelmän mukaisena luonnollisena lukuna. DATEVALUE("teksti") Teksti on kelvollinen päivämääräarvo, joka on annettava kokolainausmerkeissä. Huomautus: v Tuettu päivämääräalue on v Järjestelmä tulkitsee lyhyen päivämäärän, jossa vuosiluku ilmaistaan yksi- tai kaksinumeroisena, muodossa 20xx. 136 Docs

141 =DATEVALUE("7/20/54") palauttaa arvon DAY-funktio DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. DAY(luku) =DAY(1) palauttaa arvon 31. =DAY(NOW()) palauttaa kuluvan päivän. =DAY(C4) palauttaa arvon 31, jos solun C4 sisältö on 12/31/1901. Huomautus: IBM Docs -ohjelman tavoitteena on olla mahdollisimman tarkka ja yhteensopiva Microsoft Excelin kanssa. Näin ollen päivämäärästä 3/1/1900 lähtien tai numeerista arvoa 60 suuremmista luvuista alkaen näiden kahden sovelluksen välillä ei ole eroa. DAYS-funktio DAYS-funktio laskee kahden päivämäärän välisten päivien määrän. Tulos on päivien määrää vastaava kokonaisluku. DAYS(päivämäärä_1,päivämäärä_2) päivämäärä_1 on aloituspäivä. päivämäärä_2 on päättymispäivä. Jos päivämäärä_1 on varhaisempi päivä kuin päivämäärä_2, tulos on negatiivinen luku. =DAYS("1/1/2010",NOW()) palauttaa kuluvan päivän ja päivämäärän välisen ajanjakson päivien määrän. =DAYS("10/10/1990","10/10/2000") palauttaa arvon =DAYS("1/1/2015",NOW()) palauttaa arvon 430. DAYS360-funktio DAYS360-funktio palauttaa kahden päivämäärän välisen erotuksen laskettuna korkolaskennassa käytettävän 360 päivän vuoden perusteella. Tulos on kokonaisluku. Laskentataulukoiden käsittely 137

142 DAYS360(päivämäärä_1,päivämäärä_2,tyyppi) päivämäärä_1 on aloituspäivä. päivämäärä_2 on päättymispäivä. Jos päivämäärä_2 on varhaisempi kuin päivämäärä_1, funktio palauttaa negatiivisen luvun. Valinnainen argumentti laji määrittää käytettävän erotuslaskennan lajin. Jos lajiargumentin arvo on 0 tai sitä ei ole määritetty, laskennassa käytetään Yhdysvaltalaista NASD-menetelmää (National Association of Securities Dealers). Jos lajiargumentin arvo on muu kuin 0, laskennassa käytetään eurooppalaista menetelmää. =DAYS360("1/1/2000",NOW()) palauttaa kuluvan päivän ja päivämäärän välisen ajanjakson korkopäivien määrän. DEGREES-funktio DEGREES-funktio muuntaa radiaanit asteiksi. DEGREES (luku) Argumentti luku on radiaaneina ilmaista kulma, jonka haluat muuntaa asteiksi. =DEGREES(PI()) palauttaa astekulman 180. DOLLAR-funktio DOLLAR-funktio muuntaa luvun valuuttamuotoon pyöristettynä määritettyyn desimaalitarkkuuteen. Valuuttamuodon voit määrittää järjestelmäasetuksiin. DOLLAR (arvo, desimaalitarkkuus) Argumentti arvo on luku, viittaus luvun sisältävään soluun tai luvun palauttava kaava. Argumentti desimaalitarkkuus määrittää desimaalitarkkuuden. Huomautus: Jos et määritä argumentille arvoa, ohjelma näyttää kaikki valuuttamuodossa olevat arvot kahden desimaalin tarkkuudella. =DOLLAR(255) palauttaa arvon 255,00 $. =DOLLAR( ,2) palauttaa arvon 367,46 $. Funktio käyttää käytössä olevan kielen mukaista desimaalierotinta. 138 Docs

143 ERRORTYPE-funktio ERRORTYPE-funktio palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ERRORTYPE(viite) Viite on virheen sisältävän solun osoite. Jos solussa A1 näkyy arvo Err:518, funktio =ERRORTYPE(A1) palauttaa luvun 518. EVEN-funktio EVEN-funktio pyöristää positiivisen luvun ylöspäin seuraavaan parilliseen kokonaislukuun ja negatiivisen luvun alaspäin seuraavaan parilliseen kokonaislukuun. EVEN(luku) Pyöristää luvun seuraavaan parilliseen kokonaislukuun poispäin nollasta. =EVEN(2.3) palauttaa arvon 4. =EVEN(2) palauttaa arvon 2. =EVEN(0) palauttaa arvon 0. =EVEN(-0,5) palauttaa arvon -2. EXP-funktio EXP-funktio palauttaa luonnollisen luvun (e) korotettuna määritettyyn potenssiin. Vakion e arvo on noin 2, EXP (luku) luku on luku, jota käytetään luonnollisen luvun potenssina. =EXP(1) palauttaa arvon , joka on laskentataulukkosovelluksen tarkkuuden matemaattinen vakio e. EXACT-funktio EXACT-funktio vertaa kahta merkkijonoa ja palauttaa arvon TRUE (tosi), jos merkkijonot ovat identtiset. Funktio vertaa myös kirjainkokoa. Laskentataulukoiden käsittely 139

144 EXACT(teksti 1,teksti 2) teksti 1 on ensimmäinen verrattava merkkijono. teksti 2 on toinen verrattava merkkijono. =EXACT("IBM lab5","ibm Lab5") palauttaa arvon FALSE (epätosi). FACT-funktio FACT-funktio palauttaa luvun kertoman. Kertomat lasketaan seuraavasti: 1*2*3*4*...*. FACT(luku) FACT palauttaa arvon luku!, joka on määritetyn luku-argumentin kertoma. =FACT(0) palauttaa oletusarvon 1. Negatiivisen luvun kertoma palauttaa Virheellinen argumentti -virhesanoman. =FACT(3) palauttaa arvon 6. =FACT(0) palauttaa arvon 1. FALSE-funktio FALSE-funktio palauttaa loogisen arvon FALSE (epätosi). FALSE()-funktio ei edellytä argumentteja, ja se palauttaa aina loogisen arvon FALSE. FALSE() =FALSE() palauttaa arvon FALSE. =NOT(FALSE()) palauttaa arvon TRUE. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Loogiset funktiot sivulla 119 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki loogiset funktiot. FIND-funktio FIND-funktio etsii merkkijonon toisen merkkijonon sisältä ja palauttaa haettavan merkkijonon ensimmäisen merkin sijainnin. (sama kirjainkoko). FIND(etsi teksti,teksti,sijainti) etsi teksti on haettava merkkijono. 140 Docs

145 Teksti on merkkijono, josta haluat etsiä määritettyä merkkijonoa. sijainti on valinnainen hakuehto, joka määrittää ensimmäisen merkin sijainnin. Jos et käytä hakuehtoa sijainti, FIND-funktio aloittaa haun tekstin ensimmäisestä merkistä. Huomautus: FIND-funktio ottaa huomioon kirjainkoon. =FIND("S","Steve Jobs") palauttaa arvon 1. =FIND("s","Steve Jobs") palauttaa arvon 10. =FIND("e","Steve Jobs",4) palauttaa arvon 5. FIXED-funktio FIXED-funktio määrittää luvun näytettäväksi kiinteässä desimaalitarkkuudessa joko tuhaterottimin katkottuna tai ilman niitä. Tämän funktion avulla voit yhtenäistää lukusarakkeen lukujen muodon. FIXED (luku, desimaalitarkkuus, tuhaterotinmääritys) Argumentti luku määrittää muotoiltavan luvun. Argumentti desimaalitarkkuus määrittää näytettävän desimaalitarkkuuden. Argumentti tuhaterotinmääritys (valinnainen) määrittää, haluatko käyttää tuhaterottimia. Jos parametrina on muu luku kuin 0, funktio poistaa tuhaterottimet. Jos parametrina on 0 tai sitä ei ole määritetty, funktio näyttää luvussa käytössä olevan kielen mukaiset tuhaterottimet. =FIXED( ,3) palauttaa luvun ,890. =FIXED( ,3,1) palauttaa luvun ,890. Huomautus: Tuhaterottimet vaihtelevat kielen mukaan. Esimerkin tulos on suomen (fi_fi) mukainen, mutta esimerkiksi englannin kielessä (en_us) käytetään pilkkua (,) tuhaterottimena. FLOOR-funktio FLOOR-funktio pyöristää luvun alaspäin lähimpään merkittävään monikertaan. FLOOR(luku,merkitsevyys,tila) luku on pyöristettävä luku. merkitsevyys on arvo, jonka monikertaan luku pyöristetään. tilaon valinnainen arvo. Jos tila-arvo on annettu ja se ei ole yhtä kuin nolla ja jos luku- sekä merkitsevyys-arvot ovat negatiivisia, järjestelmä pyöristää luvun sen itseisarvon perusteella. Vietäessä tiedostoja Microsoft Excel -ohjelmaan järjestelmä ohittaa tila-argumentin, koska Excel ei käytä kolmatta parametria. Laskentataulukoiden käsittely 141

146 Tärkeää: Jos sekä luku- että merkitsevyys-arvot ovat negatiivisia ja tila-arvo on yhtä kuin nolla tai sitä ei ole määritetty, funktion tulokset ovat erilaiset IBM Docs- ja Microsoft Excel -ohjelmissa viennin jälkeen. Jos viet laskentataulukon Exceliin, saat Exceliin näkyviin samat tulokset kuin IBM Docs -ohjelmassa käyttämällä argumenttia tila=1. =FLOOR( -11;-2) palauttaa arvon -12. =FLOOR( -11;-2;0) palauttaa arvon -12. =FLOOR( -11;-2;1) palauttaa arvon -10. FORMULA-funktio FORMULA-funktion avulla voit tuoda näkyviin missä tahansa kaavasolussa olevan kaavan. Funktio palauttaa halutun kaavan merkkijonona viite-argumentissa määritettyyn kohtaan. Jos kaavasolua ei löydy tai funktiossa käytetty argumentti ei ole viite, funktio palauttaa virhearvon #N/A. FORMULA(viite) Solussa A8 on kaava, joka tuottaa tuloksen 23. Voit lisätä soluun A1 FORMULAfunktion, joka tuo solun A8 kaavan näkyviin soluun A1. FREQUENCY-funktio FREQUENCY-funktio palauttaa arvojoukon taajuusjakauman. FREQUENCY (lukusarjaluettelon_tiedot,lukusarjaluettelon_binaariarvot) lukusarjaluettelon_tiedot on laskettavien arvojen joukko. lukusarjaluettelon_binaariarvot on väli, jonka mukaan haluat jakaa tiedot Seuraavan taulukon sarakkeessa A on lajittelemattomia mitta-arvoja. Sarake B sisältää antamasi välit, joiden mukaan haluat jakaa tiedot sarakkeessa A. Solussa B1 määritetyn välin mukaan funktio FREQUENCY palauttaa niiden mitattujen arvojen määrän, jotka ovat pienempiä tai yhtä suuria kuin 5. Solun B2 raja-arvo on 10, joten funktio FREQUENCY palauttaa toisena tuloksena niiden mitattujen arvojen määrän, jotka ovat suurempia kuin 5 ja pienempiä tai yhtä suuria kuin 10. Soluun B6 syötetty teksti >25 on vain viitetieto. Taulukko 28. FREQUENCY-funktion käyttöesimerkki A B C Docs

147 Taulukko 28. FREQUENCY-funktion käyttöesimerkki (jatkoa) A B C > Käytä yksittäistä sarakealuetta, johon määrität taajuuden luokkarajojen mukaisesti. Kenttiä, joihin funktio kirjoitetaan, on oltava yksi enemmän kuin luokkia. Käytä tässä esimerkissä aluetta C1:C6. Kirjoita funktio {=FREQUENCY(A1:A11,B1:B5)} kuhunkin alueen soluun. Taajuuslukeman tulokset näkyvät alueessa C1:C5. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Taulukkofunktiot sivulla 116 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki taulukkofunktiot. Inline-taulukkovakioiden käyttö kaavoissa sivulla 116 IBM Docs -ohjelma tukee inline-matriisi- ja taulukkovakioita kaavoissa. Ehdolliset taulukkolaskutoimitukset sivulla 117 Ehdollinen taulukkolaskutoimitus on taulukko- tai matriisikaava, joka sisältää funktion IF(). HLOOKUP-funktio HLOOKUP-funktio hakee arvoa ja viitettä valitun alueen alapuolella oleviin soluihin. Ensin tämä funktio tarkistaa, sisältääkö taulukon ensimmäinen rivi määritetyn arvon. Funktio palauttaa indeksi-argumentin mukaisen taulukon rivin arvon samasta sarakkeesta, josta haettu arvo löytyi. HLOOKUP(hakuehdot, taulukko, indeksi, lajiteltu) hakuehdot on arvo, jota haluat etsiä taulukon ensimmäiseltä riviltä. Hakuehdot voivat sisältää myös yleismerkkejä. Mitä tahansa yhtä merkkiä edustaa? (kysymysmerkki) ehdon määrittävässä tekstissä. Käytä tähteä (*) edustamaan mitä tahansa määrää peräkkäisiä merkkejä. Käytä esimerkiksi ehtoa B*, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B, ja ehtoa B???, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat B ja sisältävät kolme muuta merkkiä. Kun haluat etsiä kysymysmerkkiä tai tähteä, käytä tilde-merkkiä (~)?- tai *-merkin edessä. taulukko on viite. indeksi on sen taulukon rivin järjestysnumero, josta haluat palauttaa arvon. Ensimmäisen rivin järjestysnumero on 1. lajittelu on valinnainen argumentti, joka määrittää, onko taulukon ensimmäinen sarake nousevassa vai laskevassa järjestyksessä. Määritä parametrin arvoksi FALSE (epätosi), jos ensimmäinen sarake ei ole nousevassa järjestyksessä. Jos sarakkeet on lajiteltu, haku sujuu tavallista nopeammin ja funktio palauttaa aina arvon, jos arvo on lajitellun luettelon arvoalueella. Jos luetteloa ei ole lajiteltu, funktio palauttaa vain tarkat vastineet. Muussa tapauksessa funktio palauttaa arvon #N/A. Laskentataulukoiden käsittely 143

148 Haluat luoda taulukon, jossa soluun B1 tulee näkyviin ruokalajin nimi, kun kirjoitat sitä vastaavan annosnumeron soluun A1. Annosnumerot ja niitä vastaavat nimet on määritetty solualueeseen A4:AZ5. Huomautus: AZ edustaa sarakenumeroa 52. Solussa A4 on arvo 52 ja solussa A5 ruokalajin nimi Kasviskeitto. Taulukossa on 52 ruokalaji vastaavalla tavalla määritettynä. Voit luoda kuvatun taulukon kirjoittamalla seuraavan kaavan soluun B1: =HLOOKUP(A1, A4:AZ5, 2) Kun olet kirjoittanut luvun soluun A1, solussa B1 näkyy kirjoittamaasi lukua vastaavan solualueen A4:AZ5 toisen rivin teksti. Jos kirjoitat numeron, jota ei ole solualueen taulukossa, näkyviin tulee viimeisen tai ensimmäisen taulukkokohdan teksti. Jos haluat, että solualueen taulukkoon kuulumaton luku luo virhesanoman, kirjoita kaavan viimeisenä parametrina FALSE. HOUR-funktio HOUR-funktio palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku HOUR(luku) Luku on desimaalilukuna annettava aika-arvo, jota vastaava tuntilukema halutaan selvittää. =HOUR(NOW()) palauttaa nykyisen tuntilukeman. =HOUR(C4) palauttaa arvon 17, jos solun C4 sisältö on 17:20:00. =HOUR(0.5) palauttaa arvon 12, koska 0.5 vastaa päivämäärää ja kellonaikaa 12/30/ :00:00. HYPERLINK-funktio HYPERLINK-funktio avaa hyperlinkin, kun napsautat hyperlinkin sisältävää solua. Jos käytät valinnaista solun_teksti-argumenttia, kaava etsii URL-osoitteen, jonka jälkeen teksti tai luku tulee näkyviin. Jos käytät valinnaista solun_teksti-parametria, kaava etsii URL-osoitteen ja tuo sen jälkeen näkyviin tekstin tai luvun. Vihje: Voit avata hyperlinkin sisältävän solun näppäimistöllä ja siirtyä muokkaustilaan valitsemalla solun ja painamalla F2-näppäintä. Siirrä kohdistin hyperlinkin alkuun, paina näppäinyhdistelmää Vaihto+F10 ja valitse sen jälkeen Avaa hyperlinkki -vaihtoehto. 144 Docs

149 HYPERLINK(url-osoite,solun_teksti) url-osoite määrittää linkin kohteen. solun_teksti valinnainen teksti tai luku, joka näkyy solussa ja joka palautetaan tuloksena. Jos solun_teksti-argumenttia ei määritetä, URL-osoite näkyy solun tekstinä ja palautetaan tuloksena. =HYPERLINK(" näyttää tekstin solussa ja suorittaa hyperlinkin napsautettaessa. =HYPERLINK(" tätä") näyttää tekstin Napsauta tätä solussa ja suorittaa hyperlinkin napsautettaessa. =HYPERLINK(" näyttää luvun ja avaa hyperlinkin napsautettaessa. =HYPERLINK($B4), jossa solu B4 sisältää osoitteen Funktio lisää osoitteen hyperlinkkisolun URL-osoitteeseen ja palauttaa kaavan tuloksena käytetyn tekstin. =HYPERLINKKI(" & "example.org" näyttää tekstin Click example.org solussa ja avaa hyperlinkin napsautettaessa. =HYPERLINK("#Taulukko1!A1","Siirry alkuun") näyttää tekstin Siirry alkuun ja siirtyy tämän asiakirjan soluun Taulukko1!A1. =HYPERLINK("tiedosto:///C:/writer.odt#Määritys","Siirry Writerkirjanmerkkiin") näyttää tekstin Siirry Writer-kirjanmerkkiin. Ohjelma lataa sen jälkeen määritetyn tekstiasiakirjan ja siirtyy kirjanmerkkiin nimeltä Määritys. IF-funktio IF-funktio määrittää suoritettavan loogisen testin. IF(testi,sitten-arvo,muutoin-arvo) Testi on arvo tai lauseke, joka voi palauttaa joko arvon TRUE (tosi) tai FALSE (epätosi). Sitten-arvo on valinnainen parametri, joka määrittää palautettavan arvon, kun testin tulos on TRUE (tosi). Muutoin-arvo on valinnainen parametri, joka määrittää palautettavan arvon, kun testin tulos on FALSE (epätosi). IBM Docs -ohjelman funktioissa valinnaisiksi merkityt parametrit voidaan jättää pois vain silloin, kun niiden jäljessä ei ole parametria. Jos esimerkiksi funktiossa on neljä parametria ja kaksi viimeistä parametria on merkitty valinnaisiksi, voit jättää pois parametrin 4 tai parametrit 3 ja 4. Et voi kuitenkaan jättää pois pelkästään parametria 3. Laskentataulukoiden käsittely 145

150 =IF(A1>5,100,"liian pieni") Jos solun A1 arvo on suurempi kuin 5, valittuna olevaan soluun kirjataan arvo 100. Muussa tapauksessa soluun kirjataan teksti "liian pieni" (ilman lainausmerkkejä). Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Loogiset funktiot sivulla 119 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki loogiset funktiot. INDEX-funktio INDEX-funktio palauttaa rivin ja sarakkeen numeroiden tai valinnaisen alueen nimen mukaisen solun sisällön. INDEX(viite,rivi,sarake,alue) Viite on joko suora soluviittaus tai solualueen nimi. Jos viitearvo koostuu useista solualueista, arvo tai alueen nimi on kirjoitettava sulkeisiin. Rivi on valinnainen parametri, joka määrittää sen viitealueen rivinumeron, jonka arvon haluat palauttaa. Sarake on valinnainen parametri, joka määrittää sen viitealueen sarakenumeron, jonka arvon haluat palauttaa. Alue on valinnainen parametri, joka määrittää alialueen indeksin, kun viite on moniosainen alue. =INDEX(A1:B6,1,1) palauttaa alueen A1:B6 ensimmäisen arvon. INDIRECT-funktio INDIRECT-funktio palauttaa tekstimerkkijonon avulla määritetyn viitteen. Käytä tätä funktiota, jos haluat, että kaava viittaa aina tiettyyn solun osoitteeseen solun sisällöstä riippumatta, kun rivejä tai sarakkeita on siirretty tai poistettu. Tämän funktion avulla voit myös palauttaa merkkijonoa vastaavan solualueen. INDIRECT(viite,viitteen_tyyli) viite on pakollinen argumentti, joka on alueviittaus. viitteen_tyyli on valinnainen argumentti, joka määrittää, onko viite A1-tyylin (sarakkeet on nimetty kirjaimin ja rivin numeroin) vai R1C1-tyylin (sekä sarakkeet että rivin on nimetty numeroin) mukainen. Jos viitteen_tyyli on TRUE (tosi) tai puuttuu, viite on A1-tyylin mukainen. =INDIRECT(A1) palauttaa arvon 100, jos solu A1 sisältää viitteen soluun C108, ja solu C108 sisältää arvon 100. =SUM(INDIRECT("a1:" & ADDRESS(1,3))) laskee solualueen, joka kattaa solut solusta A1 valittuun soluun, solujen arvot yhteen. Solun osoite määräytyy rivin 1 ja sarakkeen 3 perusteella. Näin ollen funktio laskee alueen A1:C1 solujen summan. 146 Docs

151 INT-funktio Tämä funktio pyöristää luvun alaspäin lähimpään kokonaislukuun. Negatiiviset luvut pyöristetään lukua pienempään kokonaislukuun. INT (luku) Tämä funktio palauttaa luku-argumentin pyöristettynä lähimpään kokonaislukuun. =INT(5.7) palauttaa arvon 5. =INT(-1.3) palauttaa arvon -2. ISBLANK-funktio ISBLANK-funktio palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK(arvo) Arvo on testattava sisältö. =ISBLANK(D2) palauttaa arvon FALSE. ISERR-funktio ISERR-funktio palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR(arvo) Arvo on testattava arvo tai lauseke. Funktio tarkistaa, onko määritetty jokin muu virhearvo kuin #N/A. =ISERR(C5) palauttaa arvon FALSE. ISERROR-funktio ISERROR-funktio testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERRORfunktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). Laskentataulukoiden käsittely 147

152 ISERROR(arvo) Arvo on tarkistettava arvo. Funktio tarkistaa, onko kyseessä virhearvo. =ISERROR(C8) palauttaa arvon FALSE. ISEVEN-funktio ISEVEN-funktio palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISEVEN(arvo) Arvo on tarkistettava arvo. Jos arvo ei ole kokonaisluku, järjestelmä ohittaa desimaalipilkun jälkeiset numerot. Järjestelmä ohittaa myös arvon etumerkin. Esimerkkejä =ISEVEN(48) palauttaa arvon TRUE. =ISEVEN(33) palauttaa arvon FALSE. =ISEVEN(0) palauttaa arvon TRUE. =ISEVEN(-2.1) palauttaa arvon TRUE. =ISEVEN(3.999) palauttaa arvon FALSE. ISFORMULA-funktio ISFORMULA-funktio palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISFORMULA(viite) Viite määrittää viitteen soluun, jossa järjestelmä testaa, sisältääkö kyseinen solu viitteen. =ISFORMULA(C4) palauttaa arvon FALSE. ISLOGICAL-funktio ISLOGICAL-funktio palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. 148 Docs

153 ISLOGICAL(arvo) Arvo on tarkistettava arvo. Funktio tarkistaa, onko määritetty arvo looginen numeromuoto. =ISLOGICAL(D5) palauttaa arvon FALSE (epätosi). ISNA-funktio ISNA-funktio palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA(arvo) Arvo on testattava arvo tai lauseke. =ISNA(D3) palauttaa arvon FALSE. ISNONTEXT-funktio ISNONTEXT-funktio testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT(arvo) Arvo on tarkistettava arvo tai lauseke. Funktio tarkistaa, onko määritetty arvo tekstiä, numero vai totuusarvo. Esimerkkejä =ISNONTEXT(D2) palauttaa arvon FALSE. =ISNONTEXT(D9) palauttaa arvon TRUE. ISNUMBER-funktio ISNUMBER-funktio palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER(arvo) Arvo on testattava lauseke. Funktio tarkistaa, onko arvo luku- vai tekstimuotoinen. Laskentataulukoiden käsittely 149

154 =ISNUMBER(C3) palauttaa arvon TRUE. =ISNUMBER(C2) palauttaa arvon FALSE. ISODD-funktio ISODD-funktio palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. ISODD(arvo) Arvo on tarkistettava arvo. Jos arvo ei ole kokonaisluku, järjestelmä ohittaa desimaalipilkun jälkeiset numerot. Järjestelmä ohittaa myös arvon etumerkin. =ISODD(33) palauttaa arvon TRUE. =ISODD(48) palauttaa arvon FALSE. =ISODD(3.999) palauttaa arvon TRUE. =ISODD(-3.1) palauttaa arvon TRUE. ISREF-funktio ISREF-funktio testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISREF(arvo) Funktio tarkistaa, onko määritetty arvo viite. =ISREF(C5) palauttaa arvon TRUE. ISTEXT-funktio ISTEXT-funktio palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT(arvo) Arvo on testattava arvo, luku, totuusarvo tai virhearvo. 150 Docs

155 =ISTEXT(D9) palauttaa arvon TRUE. =ISTEXT(C3) palauttaa arvon FALSE. LARGE-funktio LARGE-funktio palauttaa arvojoukon n:nneksi suurimman arvon. LARGE(taulukko,n:s_sijoitus) taulukko on arvojoukon solualue. n:s_sijoitus on arvon sijoitus. =LARGE(A1:C50,2) palauttaa solualueen A1:C50 toiseksi suurimman arvon. LEFT-funktio LEFT-funktio palauttaa tekstimerkkijonon ensimmäisen merkin tai ensimmäiset merkit. LEFT (teksti, pituus) Teksti on merkkijono, jonka ensimmäiset merkit haluat poimia. pituus on valinnainen argumentti, joka määrittää poimittavien merkkien määrän. Jos et määritä tätä parametria, funktio palauttaa yhden merkin. LEFT("tulos",3) palauttaa merkkijonon tul. LEN-funktio LEN-funktio palauttaa merkkijonon pituuden välilyönnit mukaan lukien. LEN (teksti) Teksti on teksti, jonka pituuden haluat selvittää. LEN("Hyvää iltapäivää") palauttaa arvon 16. LEN( ) palauttaa arvon 8. LENB-funktio LENB-funktio palauttaa tekstimerkkijonon merkkien esittämiseen käytettävien tavujen määrän. Laskentataulukoiden käsittely 151

156 LENB(teksti) Teksti on tekstimerkkijono, jonka tavujen määrän haluat selvittää. LENB-funktio on tarkoitettu käytettäväksi DBCS-merkistöä käyttävien kielten yhteydessä. LENB-funktio laskee kunkin DBCS-merkin kahtena, jos DBCS-merkkejä tukevan kielen muokkaus on otettu käyttöön ja kyseinen kieli on tämän jälkeen määritetty oletuskieleksi. Muussa tapauksessa LENB-funktio laskee kunkin merkin yhtenä. LENB(" ") returns 4. LENB(12345,67) palauttaa arvon 8. LN-funktio LN-funktio palauttaa määritetyn luvun luonnollisen logaritmin e-kantaluvun perusteella. Vakion e arvo on noin 2, LN (luku) luku on arvo, jonka luonnollisen logaritmin haluat laskea. =LN(3) palauttaa luvun 3 luonnollisen logaritmin (noin ). =LN(EXP(321)) palauttaa arvon 321. LOG-funktio LOG-funktio palauttaa määritetyn luvun määritetyn kantaluvun mukaisen logaritmin. LOG (luku,kantaluku) luku on arvo, jonka logaritmin haluat laskea. kantaluku on valinnainen argumentti, ja se on logaritmilaskennassa käytettävä kantaluku. =LOG(10,3) palauttaa luvun 10 kolmikantaisen logaritmin (noin ). =LOG(7^4,7) palauttaa arvon 4. LOG10-funktio LOG10-funktio palauttaa luvun kymmenkantalogaritmin. 152 Docs

157 LOG10 (luku) Argumentti luku on kymmenkantalogaritmiksi muunnettava positiivinen reaaliluku. =LOG10(10) palauttaa luvun 10 kymmenkantalogaritmin 1. =LOG10(86) palauttaa luvun 86 kymmenkantalogaritmin 1, =LOG10(1E5) palauttaa luvun 1E5 kymmenkantalogaritmin 5. LOOKUP-funktio LOOKUP-funktio palauttaa solun sisällön joko yhden rivin tai sarakkeen alueelta tai taulukosta. Määritetyn arvon (samasta indeksistä) voi vaihtoehtoisesti palauttaa eri sarakkeeseen ja riville. Toisin kuin VLOOKUP- ja HLOOKUP-funktiossa, haku- ja tulosvektorit voivat olla eri sijainneissa; niiden ei tarvitse olla vierekkäiset. LOOKUP-funktion hakuvektorin on lisäksi oltava lajiteltu, tai haku ei palauta käyttökelpoisia tuloksia. Haku tukee säännöllisiä lausekkeita. Kun olet kirjoittanut tekstiä, voit antaa hakuehdoksi esimerkiksi merkkijonon osa*, jolloin saat näkyviin osa-kirjainten ensimmäisen esiintymän, jonka perässä voi olla mitä tahansa merkkejä. LOOKUP(hakuehto, hakuvektori, tulosvektori) hakuehto on haettava arvo. Sen voi antaa suoraan tai viitteenä. hakuvektori on yhden rivin tai yhden sarakkeen kokoinen hakualue. tulosvektori on toinen yhden rivin tai yhden sarakkeen kokoinen alue, josta funktion tulos noudetaan. Tulos on tulosvektorin solu, jolla on sama indeksi kuin hakuvektorista löytyneellä ilmentymällä. =LOOKUP(A1,D1:D100,F1:F100) hakee soluun A1 antamaasi numeroa vastaavat solut alueelta D1:D100. Ohjelma selvittää löytyneen ilmentymän indeksin. : tämän alueen kahdestoista solu. Sen jälkeen kahdennentoista solun sisältö palautetaan tulosvektoriin funktion arvona. LOWER-funktio LOWER-funktio muuntaa kaikki merkkijonon isot kirjaimet pieniksi kirjaimiksi. LOWER(teksti) Teksti on muunnettava teksti. Laskentataulukoiden käsittely 153

158 =LOWER("ESIMERKKI") palauttaa arvon esimerkki. MATCH-funktio MATCH-funktio palauttaa annettua arvoa vastaavan kohteen suhteellisen sijainnin matriisissa. Funktio palauttaa matriisista löydetyn sijainnin numerona. MATCH(hakuehto,matriisi,tyyppi) hakuehto on arvo, jota haetaan yksirivisestä tai yksisarakkeisesta matriisista. matriisi on matriisi, josta arvoa etsitään. Matriisissa voi olla yksi rivi tai yksi sarake tai osa riviä tai saraketta. tyyppi-arvo voi olla olla1, 0, tai Jos tyyppi on 1 tai tämä valinnainen argumentti puuttuu, sovellus järjestää hakumatriisin ensimmäisen sarakkeen mukaan laskevassa järjestyksessä. Haku palauttaa viimeisen arvon, joka on pienempi tai yhtä suuri kuin hakuehto. Hakutulos on sama, vaikka hakumatriisia ei olisi järjestetty. 0 Jos tyyppi on 0, haku palauttaa vain täsmälleen hakuehtoa vastaavat osumat. Jos hakuehdon täyttäviä tuloksia on useita, toiminto palauttaa ensimmäisen tuloksen. Säännöllisiä lausekkeita voi käyttää vain, jos tyyppi on Jos tyyppi on -1, sarake järjestetään oletuksena laskevassa järjestyksessä. Haku palauttaa ensimmäisen arvon, joka on suurempi tai yhtä suuri kuin hakuehto. Tulokset arvoille 1 ja -1 vastaavat Microsoft Excelin toimintojen antamia tuloksia. =MATCH(200,D1:D100) etsii arvoa 200 alueelta D1:D100, joka on järjestetty sarakkeen D mukaan. Haku palauttaa rivin, josta hakuehdon täyttävä arvo löytyy ensimmäisenä. Jos haku löytyy suuremman arvon sarakkeesta, se palauttaa edellisen rivin numeron. MAX-funktio MAX-funktio palauttaa argumenttiluettelon suurimman arvon. MAX-funktio palauttaa arvon 0, jos se ei havaitse numeroarvoa eikä virhettä soluviittauksina välitetyissä solualueissa. Funktio MAX() ohittaa tekstimuotoiset solut. Funktio MAXA() palauttaa arvon 0, jos se ei havaitse numero- tai tekstiarvoa tai virhettä. Literaalijonoargumentin välitys funktioon MAX() (esimerkiksi MAX- ("merkkijono")) palauttaa silti virheen. MAX(luku1,luku2,...luku30) Luku 1, luku 2 ja niin edelleen aina lukuun 30 asti ovat numeromuotoisia arvoja tai arvoalueita. 154 Docs

159 =MAX(A1,A2,A3,50,100,200) palauttaa luettelon suurimman arvon. =MAX(A1:B100) palauttaa suurimman määritetyistä arvoista. MEDIAN-funktio MEDIAN-funktio palauttaa luettelon mediaanin (keskimmäisen arvon). MEDIAN(luku 1,luku 2,...luku 255.) MEDIAN luokittelee luvut loogisesti (pienimmästä suurimpaan). Jos annettuja arvoja on pariton määrä, MEDIAN palauttaa keskimmäisen arvon. Jos annettuja arvoja on parillinen määrä, MEDIAN palauttaa kahden keskimmäisen arvon aritmeettisen keskiarvon. =MEDIAN(5,12,65,82,9) palauttaa arvon 12. =MEDIAN(5,12,65,82,9,78) palauttaa arvon MID-funktio Palauttaa merkkijonolausekkeen määritetyn osan : MID( Teksti T,Kokonaisluku Alku,Kokonaisluku Pituus) Palautusarvo: Teksti Parametrit: T: mikä tahansa merkkijonolauseke, jota haluat muuttaa. Alku: numeerinen lauseke, joka palauttaa sen merkkijonon merkkipaikan, josta palautettava merkkijonon osa alkaa. Pituus: numeerinen lauseke, joka palauttaa palautettavien merkkien määrän. Merkitys Palauttaa Pituus-parametrin määrittämän määrän merkkejä merkkijonon T merkkipaikasta Alku alkaen. Muunna parametrit kokonaisluvuiksi seuraavasti: Alku=INT(Alku) ja Pituus=INT(Pituus). Jos Alku-parametrin osoittamasta merkkipaikasta alkavia merkkejä on vähemmän kuin Pituus-parametrin osoittama määrä, funktio palauttaa niin monta merkkiä kuin on mahdollista merkkipaikasta Alku lähtien. Erityisesti, jos Alku > LEN(T), funktio palauttaa tyhjän merkkijonon (""). Jos Alku < 0, funktio palauttaa virheen. Jos Alku >=0 ja Pituus=0, funktio palauttaa tyhjän merkkijonon. Huomautus: MID(T,1,Pituus) tuottaa saman tuloksen kuin LEFT(T,Pituus). Laskentataulukoiden käsittely 155

160 =MID("tulos",3,3) palauttaa arvon los. MIN-funktio MIN-funktio palauttaa argumenttiluettelon pienimmän arvon. MIN-funktio palauttaa arvon 0, jos se ei havaitse numeroarvoa eikä virhettä soluviittauksina välitetyissä solualueissa. Funktio MIN() ohittaa tekstimuotoiset solut. Funktio MINA() palauttaa arvon 0, jos se ei havaitse numero- tai tekstiarvoa tai virhettä. Literaalijonoargumentin välitys funktioon MIN() (esimerkiksi MIN("merkkijono")) palauttaa silti virheen. MIN(luku1, luku2,...luku30) =MIN(A1:B100) palauttaa pienimmän määritetyistä arvoista. MINUTE-funktio MINUTE-funktio laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku MINUTE(luku) Luku on desimaalilukuna annettava aika-arvo, jota vastaava minuuttilukema halutaan selvittää. =MINUTE(NOW()) palauttaa kuluvan minuutin. =MINUTE(C4) palauttaa arvon 20, jos solun C4 sisältö on 17:20:00. =MINUTE(0, ) palauttaa arvon 20, koska se vastaa funktion =MINUTE(20/(24*60)) kutsua ja päivämäärää 12/30/ :20:00. MMULT-funktio MMULT-funktio laskee kahden matriisitaulukon matriisitulon. Ensimmäisen matriisitaulukon sarakkeiden määrän on vastattava toisen matriisitaulukon rivien määrää. Neliön muotoisessa matriisitaulukossa on yhtä monta riviä ja saraketta. MMULT (taulukko1,taulukko2) Määritä ensimmäiseksi taulukko1-argumentiksi tietyn määrän sarakkeita sisältävä matriisitaulukko. Määritä toiseksi taulukko2-argumentiksi toinen taulukko, jossa on yhtä monta riviä kuin ensimmäisessä taulukossa on sarakkeita. 156 Docs

161 Valitse MMULT-funktio. Valitse ensimmäinen matriisitaulukko, lisää pilkku kaavaan lisättävien alueen arvojen perään ja valitse sen jälkeen toinen matriisitaulukko. Paina Enter-näppäintä. Tulosmatriisi tulee näkyviin ensimmäiseen valittuun solualueeseen. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Taulukkofunktiot sivulla 116 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki taulukkofunktiot. Inline-taulukkovakioiden käyttö kaavoissa sivulla 116 IBM Docs -ohjelma tukee inline-matriisi- ja taulukkovakioita kaavoissa. Ehdolliset taulukkolaskutoimitukset sivulla 117 Ehdollinen taulukkolaskutoimitus on taulukko- tai matriisikaava, joka sisältää funktion IF(). MOD-funktio MOD-funktio palauttaa jakojäännöksen, kun kokonaisluku jaetaan toisella kokonaisluvulla. MOD (luku,luku) Tämä funktio palauttaa kokonaislukuargumenteille jakojäännöksen, joka saadaan jakamalla jaettava jakajalla. Toisin sanoen jakojäännöksen, kun ensimmäinenluku-argumentti jaetaan toisella luku-argumentilla. Tämä funktio toteutetaan muodossa jaettava - jakaja * INT(jaettava/jakaja). Kaava palauttaa tuloksen, jos argumentit eivät ole kokonaislukuja. =MOD(22,3) palauttaa jakojäännöksen 1, kun 22 jaetaan luvulla 3. =MOD(11.25,2.5) palauttaa arvon MODE-funktio MODE-funktio palauttaa tietosarjan yleisimmän arvon. Jos jotkin arvot esiintyvät yhtä monta kertaa, funktio palauttaa pienimmän arvon. Jos mikään arvo ei toistu, funktio palauttaa virheen. MODE (luku 1,luku 2,...luku 30) Luku 1, luku 2,...luku 30 ovat numeerisia arvoja tai arvoalueita. Matriisitaulukko A1:A11 on määritetty seuraavasti: Taulukko 29. MODE-funktion käytöstä A 1 12 Laskentataulukoiden käsittely 157

162 Taulukko 29. MODE-funktion käytöstä (jatkoa) A =MODE(A1:A11) palauttaa arvon 16, koska tämä arvo esiintyy kahdesti matriisitaulukossa. MONTH-funktio MONTH-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on MONTH(luku) Luku on desimaalimuotoinen aika-arvo, jota vastaava kuukausi halutaan selvittää. =MONTH(1) palauttaa arvon 12, koska aika-arvo 1 vastaa päivämäärää 12/31/1899. Huomautus: IBM Docs -ohjelman tavoitteena on olla mahdollisimman tarkka ja yhteensopiva Microsoft Excelin kanssa. Näin ollen päivämääriä 1/31/1900, 12/31/ 1899 ja 12/30/1899 tai numeerisia arvoja 32, 1 ja 0 lukuun ottamatta näiden kahden sovelluksen välillä ei ole eroa. N-funktio N-funktio palauttaa arvon 1, jos määritetty parametri on TRUE (tosi). Jos määritetty parametri on luku, N-funktio palauttaa kyseisen parametrin. Jos kyseessä on jokin muu parametrilaji, funktio palauttaa arvon 0. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. N(arvo) Arvo on luvuksi muunnettava parametri. 158 Docs

163 =N(TRUE) palauttaa arvon 1. =N(FALSE) palauttaa arvon 0. =N(100) palauttaa arvon 100. =N("abc") palauttaa arvon 0. NA-funktio NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. NA() =NA() muuntaa solun sisällöksi virhearvon #N/A. NETWORKDAYS-funktio NETWORKDAYS-funktio palauttaa työpäivien määrän aloitus- ja lopetuspäivän välisenä aikana. Laskennassa voidaan myös huomioida vapaapäivät. NETWORKDAYS (aloituspäivä,lopetuspäivä,vapaapäivät) Aloituspäivä on päivä, josta laskutoimitus aloitetaan. Jos päivä on työpäivä, järjestelmä laskee sen mukaan. Lopetuspäivä on päivä, johon laskutoimitus lopetetaan. Jos päivä on työpäivä, järjestelmä laskee sen mukaan. Vapaapäivät on valinnainen luettelo vapaapäivistä. Syötä arvoksi solualue, jossa on luettelo yksittäisistä vapaapäivistä. Voit selvittää aikavälin sisältämät työpäivät käyttämällä aloituspäivää, joka sijaitsee solussa C3, ja lopetuspäivää, joka sijaitsee solussa D3. Soluissa F3 ja J3 on luettelo seuraavista joulun ja uuden vuoden vapaapäivistä: , , , ja Kirjoittamalla funktion =NETWORKDAYS(C3,D3,F3:J3) saat tulokseksi 17 työpäivää. NOT-funktio NOT-funktio muuttaa loogisen arvon päinvastaiseksi ja palauttaa muutetun arvon. NOT(looginen arvo) Looginen arvo on muunnettava arvo. Laskentataulukoiden käsittely 159

164 =NOT(A) A=TRUE palauttaa arvon A=FALSE. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Loogiset funktiot sivulla 119 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki loogiset funktiot. NOW-funktio NOW-funktio palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. NOW() Funktio =NOW()-A1 palauttaa nykyisen päivämäärän ja solussa A1 olevan päivämäärän erotuksen. Funktion tulos on muotoiltava numeroksi. ODD-funktio ODD-funktio pyöristää positiivisen luvun ylöspäin lähimpään parittomaan kokonaislukuun ja negatiivisen luvun alaspäin lähimpään parittomaan kokonaislukuun. ODD(luku) Pyöristää luvun ylöspäin seuraavaan parittomaan kokonaislukuun poispäin nollasta. =ODD(1.2) palauttaa arvon 3. =ODD(1) palauttaa arvon 1. =ODD(0) palauttaa arvon 1. =ODD(-3.1) palauttaa arvon -5. OFFSET-funktio OFFSET-funktio palauttaa sen solun arvon, joka sijaitsee tietyn rivi- ja sarakemäärän päässä. OFFSET(viite,rivit,sarakkeet,korkeus, leveys) viite-argumentti on haettavan arvon viitepisteenä käytettävä solu. rivit-argumentti määrittää, kuinka monta solua ylös- (negatiivinen arvo) tai alaspäin viitepisteestä haettava arvo sijaitsee. 160 Docs

165 sarakkeet-argumentti määrittää, kuinka monta solua vasemmalle (negatiivinen arvo) tai oikealle viitepisteestä haettava arvo sijaitsee. korkeus on valinnainen argumentti, joka määrittää uudesta viitepisteestä alkavan alueen pystysuuntaisen korkeuden. leveys on valinnainen argumentti, joka määrittää uudesta viitepisteestä alkavan alueen vaakasuuntaisen leveyden. =OFFSET(A1,2,2) palauttaa solun C3 arvon (solusta A1 on siirrytty kaksi riviä alaspäin ja kaksi saraketta oikealle). Jos solussa C3 on esimerkiksi arvo 100, tämä funktio palauttaa arvon 100. =SUM(OFFSET(A1,2,2,5,6)) laskee sen alueen summan, joka alkaa solusta C3. Tämän alueen korkeus on viisi riviä ja leveys kuusi saraketta (alue=c3:h7). OR-funktio OR-funktio palauttaa arvon TRUE (tosi), jos ainakin yksi argumenteista on tosi. Jos kaikkien argumenttien looginen arvo on epätosi (FALSE), funktio palauttaa arvon FALSE. OR-funktion argumentit voivat olla loogisia arvoja palauttavia loogisia lausekkeita (TRUE, 1<5, 2+3=7, B8<10) tai loogisia arvoja sisältäviä matriisitaulukoita (A1:C3). Huomautus: Kun funktio odottaa yksittäistä arvoa, mutta olet määrittänyt solualueen, funktio käyttää kaavan kanssa samassa sarakkeessa tai samalla rivillä olevaa arvoa. Jos annettu alue on kaavan nykyisen sarakkeen tai rivin ulkopuolella, funktio palauttaa virhearvon #VALUE!. OR(looginen arvo, looginen arvo 2,...looginen arvo 30) looginen arvo, looginen arvo 2,...looginen arvo 30 ovat tarkistettavia ehtoja. Ehdot voivat olla joko tosia tai epätosia. Jos määrität argumentiksi solualueen, funktio käyttää nykyisessä sarakkeessa tai nykyisellä rivillä olevan alueen arvoa. Voit tarkistaa merkintöjen 12<11, 13>22 ja 45=45 loogiset arvot seuraavasti: =OR(12<11,13>22,45=45) palauttaa arvon TRUE. =OR(FALSE,TRUE) palauttaa arvon TRUE. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Loogiset funktiot sivulla 119 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki loogiset funktiot. PI-funktio PI-funktio palauttaa arvon , joka on matemaattisen vakion PII arvo 14 desimaalin tarkkuudella. PI() Laskentataulukoiden käsittely 161

166 =PI() palauttaa arvon POWER-funktio POWER-funktio palauttaa luvun potenssiin korotettuna. POWER(kantaluku, potenssi) POWER palauttaa kantaluvun korotettuna potenssi-argumentin mukaiseen potenssiin. Sama tulos voidaan tuottaa käyttämällä potenssiin korotuksen operaattoria ^: kantaluku^potenssi =POWER(4,3) palauttaa arvon 64, joka on 4 potenssiin 3. =4^3 palauttaa niin ikään arvon, joka on 4 potenssiin 3. PRODUCT-funktio PRODUCT-funktio palauttaa kaikkien argumentteina annettujen lukujen tulon. PRODUCT(luku1, luku2,...luku30) Luku1 luku30 on niiden enintään 30 argumentin luettelo, joiden tulon haluat laskea. PRODUCT palauttaa arvon luku1 * luku2 * luku3 *... =PRODUCT(2,3,4) palauttaa arvon 24. PROPER-funktio PROPER-funktio muuttaa kaikkien sanojen ensimmäisen merkin isoksi kirjaimeksi. PROPER (teksti) Teksti on muunnettava teksti. PROPER("ibm software lab") palauttaa tekstin Ibm Software Lab. RADIANS-funktio RADIANS-funktio muuntaa asteet radiaaneiksi. 162 Docs

167 RADIANS (kulma) Argumentti kulma on muunnettava astekulma. =RADIANS(270) palauttaa 270 asteen kulmaa vastaavan radiaaniarvon 4, eli 3π/2 radiaania. RAND-funktio RAND-funktio palauttaa satunnaisluvun 0 1. RAND () Tämä funktio tuottaa uuden satunnaisluvun sovelluksen jokaisen uudelleenlaskennan yhteydessä. =RAND() palauttaa satunnaisluvun 0-1. RANDBETWEEN-funktio RANDBETWEEN-funktio palauttaa satunnaisen kokonaisluvun määritetyltä väliltä. RANDBETWEEN(alaraja, yläraja) Palauttaa satunnaisen kokonaisluvun alaraja- ja yläraja-parametrien määrittämästä lukujoukosta, joka sisältää määritetyt raja-arvot. Tämä funktio tuottaa uuden satunnaisluvun IBM Docs -ohjelman jokaisen uudelleenlaskennan yhteydessä. Voit pakottaa uudelleenlaskennan manuaalisesti IBM Docs -ohjelmassa painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto+Ctrl+F9. =RANDBETWEEN(20,30) palauttaa kokonaisluvun väliltä RANK-funktio RANK-palauttaa luvun sijainnin otoksessa. RANK (luku, viite, järjestys) luku on sen sijainnin arvo, joka on määritettävä. viite on otoksen sisältävä tietotaulukko tai otoksen tietoalue. järjestys on valinnainen argumentti, joka määrittää, miten tiedot on järjestetty. Järjestys-argumentin arvo 0 tarkoittaa, että objektit ovat taulukossa laskevassa järjestyksessä viimeisestä ensimmäiseen. Laskentataulukoiden käsittely 163

168 Järjestys-argumentin arvo 1 tarkoittaa, että objektit ovat nousevassa järjestyksessä ensimmäisestä viimeiseen. =RANK(A10,A1:A50) palauttaa solun A10 järjestysnumeron solualueessa A1:A50. Mikäli määritetty luku ei ole määritetyllä tietoalueella, näkyviin tulee virhesanoma. REPLACE-funktio REPLACE-funktio korvaa tekstimuotoisen merkkijonon osan määritetyllä merkkijonolla. Tämän funktion avulla voit korvata sekä merkkejä että numeroita, jotka järjestelmä muuntaa automaattisesti tekstimuotoon. Funktion tulos on aina tekstimuodossa. Lukuja sisältävä teksti on kirjoitettava kokolainausmerkeissä, jos et halua, että järjestelmä tulkitsee kyseisen merkkijonon luvuksi. REPLACE(teksti, sijainti, pituus, uusi teksti) teksti on teksti, jonka osa korvataan. sijainti määrittää, mistä merkistä alkaen haluat korvata tekstin. pituus määrittää, kuinka monta merkkiä muunnettavasta tekstistä haluat korvata. uusi teksti on tekstin korvaava merkkijono. =REPLACE(" ",1,1,"444") palauttaa arvon " ". Alkuperäisen merkkijonon merkkipaikassa 1 ollut merkki on korvattu uusi teksti -parametrin mukaisella merkkijonolla. REPT-funktio REPT-funktio toistaa merkkijonon niin monta kertaa kuin sen määrä-argumentissa on määritetty. Funktion tulos saa olla enintään 255 merkin pituinen. REPT (teksti, määrä) teksti on toistettava teksti. määrä on toistojen määrä. REPT("Hyvää huomenta", 2) palauttaa arvon Hyvää huomentahyvää huomenta. RIGHT-funktio RIGHT-funktio palauttaa merkkijonon viimeisen merkin tai merkit. RIGHT (teksti, luku) teksti on merkkijono, jonka viimeiset merkit haluat määrittää. luku on valinnainen argumentti, joka määrittää merkkien määrän tekstin lopusta lukien. 164 Docs

169 RIGHT("Hui",2) palauttaa merkit ui. RIGHTB-funktio Kielissä, joissa käytetään DBCS (Double Byte Character Set) -merkistöä, RIGHTBfunktio palauttaa määritetyn määrän tavuja tekstimerkkijonon lopusta. RIGHTB (teksti, luku) teksti on teksti, jonka lopusta palautetaan argumentin luku määrittämä osuus. luku on valinnainen parametri, joka määrittää tekstin loppuosasta palautettavien merkkien (tavujen) määrän. RIGHTB-funktio laskee välimerkit ja välilyönnit merkeiksi. Jos palautetun tekstin ensimmäinen tavu on DBCS-merkin jälkimmäinen puolisko, RIGHTB-funktio korvaa puutteellisen merkin välilyönnillä. RIGHTB("Yksittäinen tavu",4) palauttaa merkkijonon tavu. ROMAN-funktio ROMAN-funktio muuntaa arabialaisen luvun roomalaiseksi (tekstinä). ROMAN (luku, muoto) Argumentti luku on muunnettava arabialainen numeraali. Argumentti muoto on numero, joka määrittää haluamasi roomalaisen numeron lajin. =ROMAN(499,0) palauttaa lukua 499 vastaavan roomalaisen luvun perinteisessä muodossa CDXCIX. =ROMAN(499,1) palauttaa roomalaisen luvun muodossa LDVLIV. =ROMAN(499,2) palauttaa roomalaisen luvun muodossa XDIX. =ROMAN(499,3) palauttaa roomalaisen luvun muodossa VDIV. ROUND-funktio ROUND-funktio pyöristää luvun määritettyyn desimaalitarkkuuteen. Tämä funktio pyöristää luvun lähimpään lukuun. Vaihtoehtoja on funktioiden ROUNDDOWN ja ROUNDUP kohdalla. ROUND(luku, määrä) Laskentataulukoiden käsittely 165

170 Palauttaa luvun pyöristettynä määrä-argumentin mukaiseen desimaalitarkkuuteen. Jos määrä-argumenttia ei anneta tai se on 0, funktio pyöristää luvun lähimpään kokonaislukuun. Jos määrä-argumentin arvo on negatiivinen, funktio pyöristää luvun lähimpään kymmenkertaan (10, 100, 1000 jne.). =ROUND(2.348,2) palauttaa arvon =ROUND( ,3) palauttaa arvon Jos haluat kaikki desimaalit näkyviin, muuta solun muotoa. =ROUND(2.348,0) palauttaa arvon 2. =ROUND(2,5) palauttaa arvon 3. =ROUND(987.65,-2) palauttaa arvon ROUNDDOWN-funktio ROUNDDOWN-funktio pyöristää luvun alaspäin nollaa kohti tiettyyn tarkkuuteen asti. Vaihtoehtoja on funktioiden ROUNDUP ja ROUND kohdalla. ROUNDDOWN (luku, määrä) Tämä funktio pyöristää luku-argumentin alaspäin (kohti nollaa) määrä-argumentin osoittamaan desimaalitarkkuuteen. Jos määrä on jätetty pois tai sen arvo on nolla, funktio pyöristää luvun alaspäin kokonaislukuun. Jos määrä-argumentin arvo on negatiivinen, funktio pyöristää luvun alaspäin lähimpään kymmenkertaan (10, 100, 1000 jne.). =ROUNDDOWN(1.234,2) palauttaa arvon =ROUNDDOWN(45.67,0) palauttaa arvon 45. =ROUNDDOWN(-45.67) palauttaa arvon -45. =ROUNDDOWN(987.65,-2) palauttaa arvon 900. ROUNDUP-funktio ROUNDUP-funktio pyöristää luvun ylöspäin poispäin nollasta tiettyyn tarkkuuteen asti. Vaihtoehtoja on funktioiden ROUNDDOWN ja ROUND kohdalla. ROUNDUP (luku, määrä) Tämä funktio pyöristää luku-argumentin ylöspäin (poispäin nollasta) määrä-argumentin osoittamaan desimaalitarkkuuteen. Jos määrä on jätetty pois tai sen arvo on nolla, funktio pyöristää luvun ylöspäin kokonaislukuun. Jos määrä-argumentin arvo on negatiivinen, funktio pyöristää luvun ylöspäin lähimpään kymmenkertaan (10, 100, 1000 jne.). 166 Docs

171 =ROUNDUP(1.1111,2) palauttaa arvon =ROUNDUP(1.2345,1) palauttaa arvon 1.3. =ROUNDUP(45.67,0) palauttaa arvon 46. =ROUNDUP(-45.67) palauttaa arvon 46. =ROUNDUP(987.65,-2) palauttaa arvon ROW-funktio ROW-funktio palauttaa soluviitteen rivinumeron. ROW Jos viite osoittaa soluun, ROW-funktio palauttaa kyseisen solun rivinumeron. ROW(viite) Viite on solu, alue tai alueen nimi. Jos et määritä viiteparametria, funktio palauttaa sen solun rivinumeron, johon funktio on kirjoitettu. Järjestelmä määrittää viitteen nykyiseen soluun automaattisesti. =ROW(B3) palauttaa arvon 3, koska viitteen mukainen solu (B3) on taulukon kolmannella rivillä. {=ROW(D5:D8)} palauttaa yhden sarakkeen kokoisen taulukon (arvot 5,6,7,8), koska viitteeksi määritetty solualue sisältää rivit 5 8. =ROW(D5:D8) palauttaa arvon 5. {=ROW(A1:E1)} ja =ROW(A1:E1) palauttavat kumpikin arvon 1 =ROW() palauttaa arvon 3, jos kaava on kirjoitettu mihin tahansa rivin 3 soluun. ROWS-funktio ROWS-funktio palauttaa taulukon tai viitteen rivien määrän. ROWS(taulukko) taulukko on viite tai nimetty alue, jonka rivimäärän haluat selvittää. Laskentataulukoiden käsittely 167

172 =ROWS(B5) palauttaa arvon 1, koska solu sisältää vain yhden rivin. =ROWS(A10:B12) palauttaa arvon 3. =ROWS(Jänis) palauttaa arvon 2, jos alueen (C1:D3) nimi on Jänis. SEARCH-funktio SEARCH-funktio palauttaa tekstiosan sijainnin merkkijonossa. Voit määrittää haun aloituskohdan parametrien avulla. Haettava teksti voi olla luku tai mitä tahansa merkkejä sisältävä merkkijono. Kirjainkoko ei ole merkitsevä haussa. SEARCH(etsi_teksti, teksti, sijainti) etsi_teksti on tekstiosa, jonka haluat etsiä. Etsi_teksti-argumentti voi sisältää yleismerkkejä. Voit käyttää yhden merkin korvaavaa yleismerkkiä, kuten kysymysmerkkiä(?), ehdon määrittävässä tekstissä. Käytä tähteä (*) edustamaan mitä tahansa määrää peräkkäisiä merkkejä. Käytä esimerkiksi ehtoa B*, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B, ja ehtoa B???, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat B ja sisältävät kolme muuta merkkiä. Kun haluat etsiä itse kysymysmerkkiä tai tähteä, käytä tilde-merkkiä (~)?- tai *-merkin edessä. Teksti on merkkijono, josta haluat etsiä määritettyä merkkijonoa. Sijainti on valinnainen parametri, joka määrittää, mistä kohdemerkkijonon kohdasta haku alkaa. =SEARCH(54, ) palauttaa arvon 10. SECOND-funktio SECOND-funktio palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku SECOND(luku) Luku on desimaalilukuna annettava aika-arvo, jota vastaava sekuntilukema halutaan selvittää. =SECOND(NOW()) palauttaa funktion toteutusajankohdan mukaisen sekuntilukeman. =SECOND(C4)) palauttaa arvon 17, jos solun C4 sisältö on 17:20:17. =SECOND( )) palauttaa arvon 17, koska aika-arvo on sama kuin lausekkeessa =SECOND(17/(24*60*60)) ja aika-arvo vastaa päivämäärää 12/30/ :00: Docs

173 SHEET-funktio SHEET-funktio palauttaa viitteen tai taulukon nimeä vastaavan merkkijonon mukaisen taulukon numeron. Jos et määritä funktioon parametreja, funktio palauttaa laskentataulukon sen taulukon numeron, jossa funktio on. SHEET(viite) Viite on valinnainen parametri, joka voi olla viittaus soluun tai solualueeseen tai taulukon nimi merkkijonona. =SHEET(Taulukko2!A1) palauttaa arvon 2, jos Taulukko2 on laskentataulukkoasiakirjan toinen taulukko. SIN-funktio SIN-funktio palauttaa annetun kulman sinin. SIN (luku) Tämä funktio palauttaa annetun kulman sinin. =SIN(PI()) palauttaa 0,likiarvo (piin radiaania). =SIN(PI()/2) palauttaa 1 (pii/2 radiaania). =SIN(RADIANS(30)) palauttaa 0,5 (pii/2 radiaania). 30 asteen sini on 0,5. SINH-funktio SINH-funktio palauttaa luvun hyperbolisen sinin. SINH (luku) Tämä funktio palauttaa luvun hyperbolisen sinin. =SINH(1) palauttaa 1, =SINH(-1) palauttaa -1, =2.868*SINH(0.0342*1.03) palauttaa 0, Todennäköisyys saada tulos, joka on alle 1,03 sekuntia, on 0, SMALL-funktio SMALL-funktio palauttaa arvojoukon n:nneksi pienimmän arvon. Laskentataulukoiden käsittely 169

174 SMALL(taulukko,n:s_sijoitus) taulukko on arvojoukon solualue. n:s_sijoitus on arvon sijoitus. =SMALL(A1:C50,2) palauttaa alueen A1:C50 toiseksi pienimmän arvon. SQRT-funktio SQRT-funktio palauttaa luvun positiivisen neliöjuuren. SQRT (luku) Tämä funktio palauttaa luku-argumentin positiivisen neliöjuuren. =SQRT(16) palauttaa arvon 4. =SQRT(-16) palauttaa Virheellinen argumentti -virhesanoman. STDEV-funktio STDEV-funktio laskee arvioidun keskihajonnan otoksen perusteella. STDEV(luku1,luku2,...luku30) luku1,luku2...luku30 ovat koko populaatiota vastaavan otoksen numeromuotoisia arvoja tai arvoalueita. STDEV(A1:A50) palauttaa viitetietojen mukaisen arvioidun keskihajonnan. STDEVP-funktio STDEVP-funktio laskee keskihajonnan koko populaation perusteella. STDEVP(luku1,luku2,...luku30) luku1,luku2...luku30 ovat koko populaatiota vastaavan otoksen numeromuotoisia arvoja tai arvoalueita. =STDEVP(A1:A50) palauttaa viitetietojen vakiopoikkeaman. SUBSTITUTE-funktio SUBSTITUTE-funktio korvaa merkkijonon alkuperäisen tekstin uudella tekstillä. 170 Docs

175 SUBSTITUTE (teksti,vanha,uusi,määrä) teksti on merkkijono, jonka tekstiosat haluat vaihtaa. vanha on tekstiosa, jonka (määritetyt) esiintymät haluat korvata. uusi on alkuperäisen tekstiosan korvaava teksti. määrä on valinnainen argumentti, joka määrittää, kuinka monta haettavan tekstin esiintymää korvataan uudella tekstillä. Jos tätä parametria ei ole määritetty, funktio korvaa kaikki haetun merkkijonon esiintymät. SUBSTITUTE(" ","3","abc") palauttaa merkkijonon 12abc12abc12abc. SUBSTITUTE(" ","3","abc",2) palauttaa merkkijonon 12312abc123. SUBTOTAL-funktio SUBTOTAL-funktio laskee välisummat. Jos solualue sisältää jo välisummia, funktio ohittaa ne. SUBTOTAL (funktio, alue) funktio on numero, joka vastaa yhtä seuraavan taulukon funktioista: Taulukko 30. Funktion numerot ja vastaavat funktiot Funktion numero Funktio 1 AVERAGE 2 COUNT 3 COUNTA 4 MAX 5 MIN 6 PRODUCT 7 STDEV 8 STDEVP 9 SUM 10 VAR 11 VARP alue on solualue, jonka solut haluat laskea. SUM-funktio SUM-funktio laskee solualueen lukujen summan. SUM(luku1,luku2,...luku30) Luku 1 luku 30 on niiden enintään 30 argumentin luettelo, joiden summan haluat laskea. Laskentataulukoiden käsittely 171

176 Jos annat luvut 2, 3 ja 4 tekstikenttiin luku1, luku2 ja luku3, funktio palauttaa tuloksena arvon 9. =SUM(A1,A3,B5) laskee kolmen solun summan. =SUM (A1:E10) laskee kaikkien solualueen A1 E10 solujen summan. Voit käyttää SUM()-funktiossa AND-ehtoja seuraavasti: Oletetaan esimerkiksi, että olet syöttänyt taulukkoon laskutietoja. Laskujen päivämäärät ovat sarakkeessa A ja summat sarakkeessa B. Haluat luoda kaavan, jonka avulla voit laskea vain tietyn kuukauden laskujen summan. Voit esimerkiksi haluta tuloksena vain ajanjaksolta kertyneen summan. Päivämääräarvojen solualue on A1:A40 ja laskun summien solualue on B1:B40. Kirjoita soluihin C1 ja C2 päivämäärät ( ja , soluun C2 kirjoittamasi päivämäärä ei kuulu enää hakualueeseen), joiden välisenä aikana lähetettyjen laskujen summat haluat laskea. Kirjoita seuraava taulukkokaava: =SUM((A1:A40>=C1)*(A1:A40<C2)*B1:B40) Määritä kaava taulukkokaavaksi painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto+Ctrl+Enter pelkän Enter-näppäimen asemesta, kun lopetat kaavan kirjoittamisen. Taulukkokaavana syötetty kaava näkyy kaavarivillä aaltosulkeissa. {=SUM((A1:A40>=C1)*(A1:A40<C2)*B1:B40)} Kaava perustuu siihen, että kaavoissa olevien kahden vertailun tulos on 1, jos ehdot täyttyvät, tai 0, jos ehdot eivät täyty. Järjestelmä kokoaa yksittäiset vertailutulokset matriisitaulukoksi, jota järjestelmä käyttää matriisitulolaskennassa. Lopuksi järjestelmä laskee yksittäiset arvot yhteen, mikä tuottaa lopullisen matriisitaulukon. SUMIF-funktio SUMIF-funktio laskee määritettyjen ehtojen mukaisten solujen summan. Tämän funktion avulla voit etsiä tietyn arvon solualueesta. SUMIF(alue, ehdot, summa-alue) alue on solualue, jonka soluihin haluat verrata ehtoa. ehdot on joko hakuehdon määrittävä solu tai hakuehto. Jos ehdot kirjoitetaan kaavaan, ne on kirjoitettava kokolainausmerkkeihin. Ehdot voivat sisältää myös yleismerkkejä. Mitä tahansa yhtä merkkiä edustaa? (kysymysmerkki) ehdon määrittävässä tekstissä. Käytä tähteä (*) edustamaan mitä tahansa määrää peräkkäisiä merkkejä. Käytä esimerkiksi ehtoa B*, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B, ja ehtoa B???, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat B ja sisältävät kolme muuta merkkiä. Kun haluat etsiä kysymysmerkkiä tai tähteä, käytä tilde-merkkiä (~)?- tai *-merkin edessä. summa-alue on solualue, jonka arvojen summan haluat laskea. Jos tätä parametria ei määritetä, funktio laskee määritetyn alueen arvojen summan. 172 Docs

177 Vain negatiivisten lukujen yhteenlasku: =SUMIF(A1:A10,"<0") =SUMIF(A1:A10,">0",B1:10) laskee solualueen B1:B10 arvot yhteen vain, jos alueen A1:A10 vastaavat arvot ovat suurempia kuin nolla. Lisää esimerkkejä syntakseista, joita voi käyttää funktion SUMIF() yhteydessä, on kohdassa COUNTIF(). SUMPRODUCT-funktio SUMPRODUCT-funktio laskee määritettyjen taulukoiden elementtien tulon ja palauttaa näiden tulojen summan. SUMPRODUCT (taulukko1,taulukko2,...taulukko30) taulukko1, taulukko2,...taulukko30 edustavat taulukoita, joiden vastaavat elementit kerrotaan. Vähintään yhden taulukon on oltava argumenttiluettelossa. Jos määritettyjä taulukoita on vain yksi, kaikki taulukon elementit lasketaan yhteen. =SUMPRODUCT(A1:D1,A2:D2,A3:D3) palauttaa arvon 158 jossa Taulukko A1:D1 sisältää myytyjen yksiköiden määrän Taulukko A2:D2 sisältää hinnan per yksikkö Taulukko A3:D3 sisältää alennusprosentit. SUMPRODUCT-funktio kertoo kussakin sarakkeessa myydyt yksiköt hinnalla, josta on vähennetty alennusprosentti, ja laskee sen jälkeen näiden neljän tuotteen summat yhteen. Taulukko 31. SUMPRODUCT-funktion esimerkki A B C D $5.00 $20.00 $ $ Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Taulukkofunktiot sivulla 116 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki taulukkofunktiot. Inline-taulukkovakioiden käyttö kaavoissa sivulla 116 IBM Docs -ohjelma tukee inline-matriisi- ja taulukkovakioita kaavoissa. Ehdolliset taulukkolaskutoimitukset sivulla 117 Ehdollinen taulukkolaskutoimitus on taulukko- tai matriisikaava, joka sisältää funktion IF(). Laskentataulukoiden käsittely 173

178 T-funktio T-funktio muuntaa luvun tyhjäksi tekstimerkkijonoksi. T(arvo) Argumentti arvo on muunnettava arvo. Parametriarvo voi olla myös viittaus. Jos viitattu solu sisältää luvun tai numeerisen tuloksen antavan kaavan, funktion palauttama tulos on tyhjä merkkijono. Huomautus: Jos argumenttina arvo on merkkijono, T palauttaa suoraan sen. =T(12345) (jos on muotoiltu luvuksi) palauttaa tyhjän merkkijonon "". =T("12345") palauttaa TEXT-funktio TEXT-funktio muuntaa luvun määritetyn muotoiseksi tekstiksi. TEXT (arvo, muotoilukoodi) Arvo on muunnettava numeerinen arvo. muotoilukoodi on muotoilun määrittävä teksti. Käytä desimaali- ja tuhaterottimina solumuotoilun kieliasetuksen mukaisia erottimia. TIME-funktio TIME-funktio palauttaa aika-arvon annettujen tunti-, minuutti- ja sekuntiarvojen perusteella. Tämän funktion avulla voit muuntaa näistä kolmesta osasta koostuvan ajan desimaalimuotoiseksi aika-arvoksi. TIME(tunnit, minuutit, sekunnit) Tunnit on tuntilukemaa vastaava kokonaisluku. Minuutit on minuuttilukemaa vastaava kokonaisluku. Sekunnit on sekuntilukemaa vastaava kokonaisluku. =TIME("0,0,0") palauttaa arvon 00:00:00. =TIME("4,20,4") palauttaa arvon 04:20:04. AIKA_ARVO-funktio TIMEVALUE-funktio palauttaa kokolainausmerkkeihin kirjoitettua mahdollista aika-arvoa kuvaavaa tekstiä vastaavan sisäisen aika-arvon. Sisäinen luku on IBM Docs -ohjelman päivämäärälaskennassa käyttämän päivämääräjärjestelmän mukainen desimaaliluku. 174 Docs

179 TIMEVALUE("teksti") Teksti on kelvollinen kellonaika-arvo kokolainausmerkkeihin kirjoitettuna. =TIMEVALUE("24:00") palauttaa arvon 0. Jos aikamuodoksi on määritetty HH.MM.SS, tulos on TODAY-funktio TODAY-funktio palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. TODAY() TODAY-funktiossa ei ole argumentteja. =TODAY() palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. TRIM-funktio TRIM-funktio poistaa tyhjämerkit merkkijonon alusta tai tasaa solun sisällön soluun vasempaan reunaan. TRIM (teksti) Teksti on viittaus merkkijonoon, jonka alussa olevat tyhjämerkit halut poistaa, tai soluun, jonka sisällön haluat tasata solun vasempaan reunaan. TRIM(" hei") palauttaa merkkijonon "hei". TRUE-funktio TRUE-funktio palauttaa loogisen arvon TRUE (tosi). Funktio TRUE() ei edellytä argumentteja ja palauttaa aina loogisen arvon TRUE (tosi). TRUE() Jos A=TRUE ja B=FALSE, voit tehdä seuraavat vertailut: =AND(A,B) palauttaa arvon FALSE (epätosi). =OR(A,B) palauttaa arvon TRUE (tosi). Laskentataulukoiden käsittely 175

180 =NOT(AND(A,B)) palauttaa arvon TRUE (tosi). Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Loogiset funktiot sivulla 119 Tämä funktioluettelo sisältää kaikki loogiset funktiot. TRUNC-funktio TRUNC-funktio katkaisee luvun poistamalla desimaaleja. TRUNC(luku, määrä) Funktio palauttaa luvun, jossa on enintään määrä-argumentin mukainen määrä desimaaleja. Ohjelma poistaa ylimääräiset desimaalit etumerkistä riippumatta. Funktio TRUNC(luku; 0) palauttaa positiivisten lukujen yhteydessä saman tuloksen kuin funktio INT(luku), mutta TRUNC pyöristää negatiiviset luvut nollan suuntaan. =TRUNC(1.239,2) palauttaa arvon Numero 9 jää pois. =TRUNC( ,3) palauttaa arvon Kaikki numerot 9 jäävät pois. TYPE-funktio TYPE-funktio palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. TYPE(arvo) Arvo on arvo, jonka tietolajin haluat määrittää. Funktion tulosarvo 1 vastaa lukua, tulos 2 tekstiä, tulos 4 totuusarvoa, tulos 8 kaavaa ja tulos 16 virhearvoa. =TYPE(C2) palauttaa arvon 2. =TYPE(D9) palauttaa arvon 1. UPPER-funktio UPPER-funktio muuntaa teksti-parametrikentän mukaisen merkkijonon isoilla kirjaimilla kirjoitetuksi. UPPER(teksti) Teksti sisältää pienet kirjaimet, jotka haluat muuntaa isoiksi kirjaimiksi. =UPPER("Hyvää huomenta") palauttaa arvon HYVÄÄ HUOMENTA. 176 Docs

181 VALUE-funktio VALUE-funktio muuntaa tekstimerkkijonon luvuksi. VALUE (teksti) Argumentti teksti on luvuksi muunnettava teksti. =VALUE("4321") palauttaa luvun Huomautus: Jos tekstimerkkijonon muunto luvuksi ei onnistu, VALUE-funktio palauttaa arvon #VALUE!. VLOOKUP-funktio VLOOKUP-funktio tekee pystysuuntaisen haun ja palauttaa löydetyn solun vieressä olevien solujen arvot. VLOOKUP tarkistaa ensin, onko määritetty arvo taulukon ensimmäisessä sarakkeessa. Tämän jälkeen funktio palauttaa arvon määritetystä sarakkeesta siltä riviltä, jolta hakuehtoa vastaava arvo löytyi. VLOOKUP(hakuehto, taulukko, indeksi, lajittelujärjestys) Hakuehto on arvo, jota haluat etsiä taulukon ensimmäisestä sarakkeesta. Hakuehto voi sisältää myös yleismerkkejä. Mitä tahansa yhtä merkkiä edustaa? (kysymysmerkki) ehdon määrittävässä tekstissä. Käytä tähteä (*) edustamaan mitä tahansa määrää peräkkäisiä merkkejä. Käytä esimerkiksi ehtoa B*, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B, ja ehtoa B???, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat B ja sisältävät kolme muuta merkkiä. Kun haluat etsiä kysymysmerkkiä tai tähteä, käytä tilde-merkkiä (~)?- tai *-merkin edessä. taulukko on viite. Hakemisto on sen taulukon sarakkeen järjestysnumero, josta haluat palauttaa arvon. Ensimmäisen sarakkeen järjestysnumero on 1. Lajittelujärjestys on valinnainen argumentti, joka määrittää, ovatko taulukon sarakkeet nousevassa vai laskevassa järjestyksessä. Määritä parametrin arvoksi FALSE (epätosi), jos ensimmäinen sarake ei ole nousevassa järjestyksessä. Jos sarakkeet on lajiteltu, haku sujuu tavallista nopeammin ja funktio palauttaa aina arvon, jos arvo on lajitellun luettelon arvoalueella. Jos luetteloa ei ole lajiteltu, funktio palauttaa vain tarkat vastineet. Muussa tapauksessa funktio palauttaa sanoman #N/A. Haluat luoda taulukon, jossa soluun B1 tulee näkyviin ruokalajin nimi, kun kirjoitat sitä vastaavan annosnumeron soluun A1. Annosnumerot ja niitä vastaavat nimet on määritetty solualueeseen D1:E100. Solussa D1 on arvo 100 ja solussa E1 annoksen nimi Kasviskeitto. Taulukossa on 100 annosta vastaavalla tavalla määritettynä. Sarakkeessa D olevat numerot on lajiteltu laskevaan järjestykseen, joten valinnainen Lajittelujärjestys-argumentti ei ole välttämätön. Laskentataulukoiden käsittely 177

182 Voit luoda kuvatun taulukon kirjoittamalla seuraavan kaavan soluun B1: =VLOOKUP(A1, D1:E100, 2) Kun olet kirjoittanut luvun soluun A1, solussa B1 näkyy kirjoittamaasi lukua vastaavan solualueen D1:E100 toisen sarakkeen teksti. Jos kirjoitat numeron, jota ei ole solualueen taulukossa, näkyviin tulee viimeisen tai ensimmäisen taulukkokohdan teksti. Jos haluat, että solualueen taulukkoon kuulumaton luku luo virhesanoman, kirjoita kaavan viimeisenä argumenttina FALSE. VAR-funktio VAR-funktio arvioi varianssin otoksen perusteella. VAR (luku_1,luku_2,...luku_30) Argumentit luku_1, luku_2,...luku_30 ovat numeerisia arvoja tai arvoalueita, jotka vastaavat otosta koko populaatiosta. Huomautus: Jos käsiteltävät tiedot vastaavat koko populaatiota, laske varianssi VARP-funktiolla. Funktio ohittaa loogiset arvot (TRUE ja FALSE) ja tekstin. Jos et halua ohittaa loogisia arvoja ja tekstiä, laske varianssi VARA-funktiolla. =VAR(A1:A50) VARA-funktio VARA-funktio arvioi varianssin otoksen perusteella. Funktio käsittelee lukujen lisäksi tekstin ja loogiset arvot, kuten TRUE ja FALSE. VARA (arvo 1, arvo 2,... arvo 30) Argumentit arvo 1, arvo 2,...arvo 30 ovat arvoja tai arvoalueita, jotka vastaavat otosta koko populaatiosta. Funktio käsittelee arvon TRUE sisältävät argumentit arvona 1 ja tekstiä tai arvon FALSE sisältävät argumentit arvona 0 (nolla). Huomautus: Jos käsiteltävät tiedot vastaavat koko populaatiota, laske varianssi VARPA-funktiolla. Jos et halua huomioida loogisia arvoja ja tekstiä laskennassa, käytä VAR-funktiota. =VARA(A1:A50) VARP-funktio VARP-funktio laskee varianssin koko populaation perusteella. VARP (luku 1, luku 2,... luku 30) 178 Docs

183 Argumentit luku 1, luku 2,...luku 30 ovat numeerisia arvoja tai arvoalueita, jotka vastaavat koko populaatiota. Huomautus: Jos käsiteltävät tiedot ovat otos koko populaatiosta, laske varianssi VAR-funktiolla. Funktio ohittaa loogiset arvot (TRUE ja FALSE) ja tekstin. Jos et halua ohittaa loogisia arvoja ja tekstiä, laske varianssi VARPA-funktiolla. =VARP(A1:A50) VARPA-funktio VARPA-funktio laskee varianssin koko populaation perusteella. Funktio käsittelee lukujen lisäksi tekstin ja loogiset arvot, kuten TRUE ja FALSE. VARPA (arvo 1, arvo 2,... arvo 30) Argumentit arvo 1, arvo 2,...arvo 30 ovat arvoja tai arvoalueita, jotka vastaavat koko populaatiota. Funktio käsittelee arvon TRUE sisältävät argumentit arvona 1 ja tekstiä tai arvon FALSE sisältävät argumentit arvona 0 (nolla). Huomautus: Jos käsiteltävät tiedot ovat otos koko populaatiosta, laske varianssi VARA-funktiolla. Jos et halua huomioida loogisia arvoja ja tekstiä laskennassa, käytä VARP-funktiota. =VARPA(A1:A50) WEEKDAY-funktio WEEKDAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan viikonpäivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku 1 7. Viikonpäivä, josta numerointi alkaa, määräytyy lajin mukaan. WEEKDAY(luku,laji) luku on desimaalimuotoinen päivämääräarvo, jota vastaavan viikonpäivän kokonaisluvun funktio palauttaa. laji on valinnainen argumentti, joka määrittää käytettävän laskennan lajin. Jos lajiargumentin arvo on 1, ensimmäinen viikonpäivä on sunnuntai. Järjestelmä käyttää tätä oletusarvona, vaikka laji-argumenttia ei olisi määritetty. Taulukko 32. Laji-argumentin mukaiset palautetut viikonpäivät Tyyppi Palautettu kokonaisluku (viikonpäivä) 1 tai puuttuu (oletus) 1 (sunnuntai) 7 (lauantai) 2 1 (maanantai) 7 (sunnuntai) 3 0 (maanantai) 6 (sunnuntai) 11 1 (maanantai) 7 (sunnuntai) 12 1 (tiistai) 7 (maanantai) 13 1 (keskiviikko) 7 (tiistai) Laskentataulukoiden käsittely 179

184 Taulukko 32. Laji-argumentin mukaiset palautetut viikonpäivät (jatkoa) Tyyppi Palautettu kokonaisluku (viikonpäivä) 14 1 (torstai) 7 (keskiviikko) 15 1 (perjantai) 7 (torstai) 16 1 (lauantai) 7 (perjantai) 17 1 (sunnuntai) 7 (lauantai) WEEKDAY("6/14/2000") palauttaa arvon 4. Laji-argumenttia ei ole määritetty, joten järjestelmä käyttää vakiolaskentatapaa. Vakiolaskentatavassa ensimmäinen viikonpäivä on sunnuntai ja sen järjestysnumero on oli keskiviikko, joten viikonpäivän järjestysnumero on näin ollen 4. WEEKDAY("7/24/1996",1) palauttaa arvon 4. Laji-argumentin arvo on 1, joten sunnuntain järjestysnumero on oli keskiviikko, joten kyseisen viikonpäivän järjestysnumero on 4. WEEKDAY("7/24/1996",2) palauttaa arvon 3. Laji-argumentin arvo on 2, joten maanantain järjestysluku on oli keskiviikko, joten kyseisen viikonpäivän järjestysnumero on 3. WEEKDAY(NOW()) palauttaa funktion suorituspäivää vastaavan arvon. Jos haluat selvittää, onko soluun A1 syötetty päivämäärä arkipäivä, voit yhdistää IF- ja WEEKDAY-funktiot seuraavasti: IF(WEEKDAY(A1,2)<6,"Arkipäivä","Viikonloppu"). WEEKNUM-funktio WEEKNUM-funktio laskee sisäistä päivämääräarvoa vastaavan viikon. WEEKNUM (luku,tila) luku on sisäinen päivämääränumero. tila määrittää viikon aloituspäivän ja käytetyn laskentatavan: 1 = sunnuntai, 2 = maanantai oli sunnuntai (tila-arvo on 1). Sekä =WEEKNUM(" ",1) että =WEEKNUM(" ",2) palauttavat arvon 1 IBM Docs -ohjelmassa. Myös silloin, kun viikko alkaa maanantaista, 1.1. (sunnuntai) katsotaan kuuluvaksi vuoden ensimmäiseen viikkoon. WORKDAY-funktio WORKDAY-funktio palauttaa päivämäärää vastaavan numeroarvon, jonka voit muotoilla päivämääräksi. Päivämäärä vastaa päivää, johon on tietty määrä työpäiviä aloituspäivästä lukien. WORKDAY(aloituspäivä, päivät, vapaapäivät) 180 Docs

185 Aloituspäivä on päivä, josta laskutoimitus aloitetaan. Jos aloituspäivä on työpäivä, se lasketaan mukaan. Päiviä on työpäivien määrä. Jos tämän argumentin arvo on positiivinen, tuloksena on aloituspäivän jälkeinen päivämäärä. Jos arvo on negatiivinen, tuloksena on aloituspäivää edeltävä päivämäärä. Vapaapäiviä on valinnainen luettelo vapaapäivistä. Syötä arvoksi solualue, jossa on luettelo yksittäisistä vapaapäivistä. Jos haluat tuloksena päivämäärän, joka on 17 työpäivän kuluttua päivämäärästä , kirjoita aloituspäivä " " soluun C3 ja työpäivien määrä soluun D3. Soluissa F3 ja J3 on luettelo seuraavista joulun ja uuden vuoden vapaapäivistä: , , , ja =WORKDAY(C3,D3,F3:J3) palauttaa arvon 12/28/2001. Päivämääräarvo on sarjanumeromuodossa, jonka voit muotoilla päivämääräksi. YEAR-funktio YEARfunktio palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. YEAR(luku) Luku on sisäinen päivämääräarvo, jota vastaava vuosi halutaan selvittää. =YEAR(1) palauttaa arvon 1899, koska aika-arvo 1 vastaa päivämäärää 12/31/1899. =YEAR(367) palauttaa arvon 1901, koska aika-arvo 367 vastaa päivämäärää 1/1/ Huomautus: IBM Docs -ohjelman tavoitteena on olla mahdollisimman tarkka ja yhteensopiva Microsoft Excelin kanssa. Näin ollen päivämäärästä 1/1/1900 lähtien tai numeerista arvoa 1 suuremmista luvuista alkaen näiden kahden sovelluksen välillä ei ole eroa. Laskentataulukoiden pikaohje Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Taulukko 33. Solujen, rivien ja sarakkeiden käsittely Tehtävä Solujen yhdistäminen tai jakaminen Toiminto Valitse solut tai solu ja napsauta Yhdistä tai jaa solut -kuvaketta. Solun tekstin rivitys Valitse teksti ja varmista, että komento Muotoile > Rivitä teksti on valittu. Laskentataulukoiden käsittely 181

186 Taulukko 33. Solujen, rivien ja sarakkeiden käsittely (jatkoa) Tehtävä Toiminto Hyperlinkin lisäys soluun Napsauta solua ja kirjoita sen kohteen URLosoite (esimerkiksi johon haluat luoda linkin solusta. Paina Enter-näppäintä. Rivien piilotus tai näyttö Valitse rivi tai useita peräkkäisiä rivejä. Voit piilottaa rivit valitsemalla vaihtoehdot Muotoile > Piilota rivi. Voit näyttää aiemmin piilotetut rivit valitsemalla ensin alueen, joka sisältää piilotetut rivit, ja valitsemalla sitten vaihtoehdot Muotoile > Näytä rivi. Sarakkeiden piilotus tai näyttö Valitse piilotettava sarake ja valitse vaihtoehdot Muotoile > Piilota sarake. Voit tuoda aiemmin piilotetun sarakkeen näkyviin valitsemalla piilotetusta sarakkeesta seuraavan sarakkeen ja valitsemalla vaihtoehdot Muotoile > Näytä sarake. Lisätäänkö rivit rivin ylä- vai alapuolelle? Valitse rivi tai useita peräkkäisiä rivejä ja lisää rivit valitsemalla Insert > Yhtä riviä ylemmäksi tai Yhtä riviä alemmaksi. Lisättyjen rivien tyyli määräytyy alimman valitun rivin tyylin mukaan. Lisätäänkö sarakkeet ennen saraketta vai sen jälkeen? Rivin tai sarakkeen koon muuttaminen Valitse sarake tai useita peräkkäisiä sarakkeita ja lisää sarakkeet valitsemalla Insert > Sarake ennen tai Sarake jälkeen. Lisättyjen sarakkeiden tyyli määräytyy oikeanpuolimmaisen valitun sarakkeen mukaan. Vedä rivin tai sarakkeen otsikon reunaa. Taulukko 34. Tietojen käsittely Tehtävä Valittujen tietojen numeromuodon muuttaminen Toiminto Jos tiedot ovat valuutta- tai prosenttimuodossa, valitse solu tai alue ja napsauta Muotoile valuuttana -kuvake Valittujen tietojen palautus oletusnumeromuotoon Jatkossa käytettävien numeromuotojen muuttaminen toiselle kielelle Numeroiden tunnistus tekstinä tai Muotoile prosenttilukuna -kuvake. Jos tiedot ovat jossain muussa muodossa, valitse vaihtoehdot Muotoile > Numero ja valitse muotoilu luettelosta. Valitse solu tai alue, jonka numeromuotoa haluat muuttaa, ja valitse sitten vaihtoehdot Muotoile > Poista muotoilu. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Määritä asiakirjan paikallistunnus ja valitse haluamasi paikallistunnus. Kirjoita heittomerkki (') numeron eteen. Kaavan kirjoitus soluun Valitse solu ja kirjoita yhtäläisyysmerkillä (=) alkava kaava kaavariville, kun solu on valittuna. 182 Docs

187 Taulukko 34. Tietojen käsittely (jatkoa) Tehtävä Funktion kirjoitus soluun tai kaavaan Nimettyjen alueiden etsintä, muokkaus tai poisto Tietoalueen lajittelujärjestyksen määritys Suodatetaanko halutut tiedot? Tietojen kopiointi ja liittäminen Tietojen leikkaus ja liittäminen Toiminto Napsauta solua tai kaavariviä, napsauta Kaikki kaavat -painiketta ja valitse funktio luettelosta. Vihje: Jos haluat kirjoittaa nopeasti SUMtai AVERAGE-funktion, valitse solu, alue tai sarake, jossa haluat käyttää funktiota, ja valitse vaihtoehdot Lisää > Funktio. Valitse vaihtoehdot Lisää > Nimetty alue > Alueiden hallinta. Valitse vaihtoehdot Tiedot > Lajittele ja valitse sen jälkeen Nouseva tai Laskeva. Valitse Tiedot > Pikasuodatin Valitse kopioitava solu tai alue ja paina Ctrl+C-näppäinyhdistelmää. Napsauta sitten paikkaa, johon haluat liittää tiedot ja paina Ctrl+V-näppäinyhdistelmää. Valitse leikattava solu tai alue ja paina Ctrl+X-näppäinyhdistelmää. Napsauta sitten paikkaa, johon haluat liittää tiedot ja paina Ctrl+V-näppäinyhdistelmää. Taulukko 35. Tekstitiedostojen käsittely Tehtävä Tekstitiedostojen tuonti laskentataulukoihin Laskentataulukoiden vienti CSV-tiedostoihin Toiminto Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tuo. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Lataa > CSV. Taulukko 36. Laskentataulukoiden ulkoasun muuttaminen Tehtävä Toiminto Taustavärin lisäys soluun tai alueeseen Valitse solu tai alue ja napsauta Määritä Reunan lisäys soluun tai alueeseen Solun tekstin tasaus Tekstin värin muuttaminen taustaväri -kuvaketta. Valitse solu tai alue ja napsauta Määritä reunan väri -kuvaketta. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tasaa ja valitse sitten haluamasi tasausasetus. Valitse teksti ja napsauta Määritä fontin väri Oletusulkoasun palautus -kuvaketta. Valitse solu tai alue, jonka haluat muuttaa, ja valitse Muoto > Poista muotoilu. Taulukko 37. Yhteistyön tekeminen muiden kanssa reaaliaikaisesti Tehtävä Toiminto Nykyisen asiakirjan määritys yhteiskäyttöön Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Määritä yhteiskäyttöön. Laskentataulukoiden käsittely 183

188 Taulukko 37. Yhteistyön tekeminen muiden kanssa reaaliaikaisesti (jatkoa) Tehtävä Kommentin lisäys Yhteismuokkauksen ilmaisimien avaus tai sulkeminen Toiminto Sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä kommentin, ja valitse vaihtoehdot Työryhmä > Lisää kommentti. Valitse vaihtoehdot Näytä > Yhteismuokkauksen korostukset. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Fontit, reunat ja värit sivulla 87 Voit korostaa tärkeitä tietoja muuttamalla tekstin tyyliä ja tasausta sekä lisäämällä soluihin ja alueisiin reunoja ja taustavärejä. Lukujen muotoileminen sivulla 92 Luvun ulkoasu voi olla erilainen kuin soluun kirjoitettu varsinainen arvo. Ulkoasu vaihtelee numeromuodon mukaan. Numeromuotojen avulla voidaan erotella erilaisia tietoja toisistaan esimerkiksi valuutta-arvoja prosenttiarvoista. Numeromuodot ohjaavat vain sitä, millaisina luvut näkyvät IBM Docs -ohjelmassa. Numeromuodot eivät vaikuta siihen, miten ohjelma tallentaa tai laskee luvut. Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 78 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Tietojen muokkauksen perusteet sivulla 94 Voit muodostaa laskentataulukon lisäämällä ja muokkaamalla tietoja, kuten lukuja, tekstiä, päivämääriä, kellonaikoja ja kaavoja. Laskentataulukoiden ulkoasun muuttaminen sivulla 87 Laskentataulukoita voidaan tehostaa yksinkertaisilla ulkoasumuutoksilla. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukon solujen oletusmuotoilun palautus sivulla 90 Oletusmuotoilu-komennon avulla voit kumota aiemmin käyttöön otetut fonttien, reunojen, taustojen ja lukujen muotoilut. Laskentataulukoiden pikanäppäimet Pikanäppäinten avulla voit tehdä tehtäviä laskentataulukoissa. Kaikki pikanäppäimet ovat kelvollisia Windows-käyttöjärjestelmissä. Paina Mac-käyttöjärjestelmässä Komento-näppäintä Ctrl-näppäimen sijasta. Tässä tuotteessa ovat käytössä Microsoft Windows- ja Macintosh-oletusnavigointinäppäimet. Seuraavassa taulukossa on kuvaus joidenkin laskentataulukon lisätoimintojen pikanäppäimistä. Taulukko 38. Laskentataulukoiden pikanäppäimet Toiminto Siirry nykyisen solun alapuolella olevaan soluun. Siirry nykyisen solun yläpuolella olevaan soluun. Muokkaa solun aiemmin lisättyä sisältöä Valitse kaikki nykyisen laskentataulukon solut Pikanäppäin Enter Vaihto+Enter F2 tai Enter Ctrl+A 184 Docs

189 Taulukko 38. Laskentataulukoiden pikanäppäimet (jatkoa) Toiminto Pikanäppäin Lihavoi solun teksti Ctrl+B Kursivoi solun teksti Ctrl+I Alleviivaa solun teksti Ctrl+U Kopioi valitut tiedot ja niihin liitetyt tyylit Ctrl+C leikepöydälle Liitä tiedot ja niihin liitetyt tyylit Ctrl+V leikepöydältä valittuun sijaintiin Leikkaa valitut tiedot ja niihin liitetyt tyylit Ctrl+X leikepöydälle Tuo näkyviin Sivun asetukset -ikkuna ja aloita muunto.pdf-tiedostoksi. Voit sitten ladata Ctrl+P ja tulostaa.pdf-tiedoston. Käynnistä Tee uudelleen -toiminto Käynnistä Kumoa-toiminto Etsi sanoja tai lausekkeita laskentataulukosta Aloita muokkaustilassa uusi rivi solussa. Lisää muokkaustilassa rivinvaihto soluun. Peruuta muokkaustilassa solun merkintä. Poista valitun solun tai alueen sisältö Tallenna nykyinen laskentataulukko Siirry rivillä seuraavaan soluun. Siirry valitulla alueella samalla rivillä seuraavaan soluun, kunnes alueen raja tulee vastaan. Siirry sen jälkeen alueen seuraavan rivin ensimmäiseen soluun ja jatka samalla tavalla. Navigoi eteenpäin välilehtijärjestyksessä Siirry rivillä edelliseen soluun. Siirry valitulla alueella samalla rivillä edelliseen soluun, kunnes alueen raja tulee vastaan. Siirry sen jälkeen alueen edellisen rivin viimeiseen soluun ja jatka samalla tavalla. Navigoi taaksepäin välilehtijärjestyksessä Siirry nykyisen tietoalueen reunaan (tietoja sisältävä solualue, jota rajaavat tyhjät solut tai laskentataulukon reunat). Jos yksikään solu ei sisällä tietoja, siirry kauimmaiseen soluun painamasi nuolinäppäimen osoittamaan suuntaan. Valitse solualue Siirry nykyisen rivin alkuun Siirry nykyisen rivin viimeiseen soluun. Solun, johon siirrytään, on sisällettävä tietoja tai sen tyylin on oltava jokin muu kuin oletustyyli. Ctrl+Y Ctrl+Z Ctrl+F Alt+Enter Ctrl+Enter Esc Delete tai askelpalautin Ctrl+S Sarkain Sarkain (kun kohdistus on muokkausalueessa) Vaihto+Sarkain Vaihto+Sarkain (kun kohdistus on muokkausalueessa) Ctrl+nuolinäppäin (vasen, oikea, ylös tai alas) Vaihto+nuolinäppäin (vasen, oikea, ylös tai alas) Home End Laskentataulukoiden käsittely 185

190 Taulukko 38. Laskentataulukoiden pikanäppäimet (jatkoa) Toiminto Pikanäppäin Siirry nykyisen laskentataulukon alkuun Ctrl+Home Siirry nykyisen laskentataulukon loppuun Ctrl+End Valitse solurivi tai useita solurivejä Vaihto+Välilyönti Valitse kaikki laskentataulukon solut Ctrl+Vaihto+Välilyönti Muuta rivin kokoa Valitse rivi ja paina Alt+ylänuoli- tai alanuolinäppäin. Muuta sarakkeen kokoa Valitse sarake ja paina Alt+Oikea tai Vasen nuolinäppäin. Avaa suodatinvalikko Valitse Pikasuodatin ja paina Alt+Alanuoli. Sulje suodatinvalikko. Esc Siirrä kohdistus valikkopalkkiin Alt+Vaihto+F Siirrä kohdistus työkaluriviin Alt+F10 Siirrä kohdistus sivupalkkiin Vaihto+F2 Siirrä kohdistus muokkausalueeseen Vaihto+F2 (kun kohdistus on sivupalkissa) tai Esc Siirry laskentataulukkojen välillä Ctrl+Page Up tai Ctrl+Page Down tai Ctrl+Sarkain Siirrä vaakasuuntaista vierityspalkkia Alt+Page Up tai Alt+Page Down 186 Docs

191 Esitysten käsittely Luo vaikuttavia ja ammattitasoisia esityksiä. Mallipohjien avulla voit luoda erilaisia esityksiä nopeasti ja helposti. Voit myös siirtää aiemmin luotuja esityksiä tietokoneestasi SmartCloud Docs -ohjelmaan online-muokkausta varten. Voit muokata esityksiä työtovereidesi kanssa reaaliajassa ja tehdä yhteistyötä muiden käyttäjien kanssa kommentoimalla ja keskustelemalla. Käytön aloitus v Esitysten luonti ja siirto palvelimeen v Esitysten määritys yhteiskäyttöön sivulla 194 v Reaaliaikainen esitysten yhteismuokkaus sivulla 196 v Kommenttien käyttö yhteistyöhön esityksissä sivulla 200 v Diojen muotoilu sivulla 205 Tuotteen ohjeiden helppokäyttöversio on käytettävissä SmartCloud Docs -wikisivustossa. Pikanäppäimet Esitysten luonti ja siirto palvelimeen Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten tallennus ja tulostus sivulla 209 Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Esitysten luonti Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen sivulla 189 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 193 Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 191 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt-,.pptx- ja.pdf-muodossa. Esitysten luonti Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. 187

192 Toimintaohjeet v Esityksen luonti Tiedostot-sovelluksessa: 1. Napsauta Uusi-painiketta ja valitse sen jälkeen Esitys-vaihtoehto. 2. Kirjoita uuden esityksen nimi ja napsauta Luo-painiketta. v Esityksen luonti IBM Docs -ohjelmassa: 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Uusi > Esitys. Luo esitys -ikkuna avautuu. 2. Kirjoita uuden esityksen nimi ja napsauta OK-painiketta. Järjestelmä luo uuden esityksen uuteen ikkunaan. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten tallennus ja tulostus sivulla 209 Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Esitysten luonti ja siirto palvelimeen sivulla 187 Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen sivulla 189 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 193 Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 191 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt-,.pptx- ja.pdf-muodossa. Esitysten oletustiedostomuodon muutto IBM Docs -ohjelmassa esityksiä voidaan luoda joko.pptx- tai.odp-muodossa. Voit muuttaa oletustiedostomuodon haluamaksesi. Toimintaohjeet 1. Napsauta vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset. 2. Napsauta tiedostomuotoa, jota haluat käyttää uusissa tiedostoissa. 3. Napsauta OK-painiketta. 188 Docs

193 Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Tietoja tästä tehtävästä Pääkäyttäjä määrittää, ketkä voivat siirtää tiedostoja palvelimeen. Lisäksi pääkäyttäjä määrittää tiedostojen tallennukseen käytettävissä olevan tilan määrän. Kun tämä raja on saavutettu, Tiedostot-sovellukseen ei voi lisätä uusia tiedostoja. Käytetty tila näkyy Omat tiedostot -näkymässä tiedostoluettelon lopussa. Voit poistaa tiedostojen vanhemmat versiot luodaksesi tilaa. Toimintaohjeet Voit siirtää tiedoston Omat tiedostot -kansioon seuraavasti: 1. Napsauta Siirrä tiedostoja -painiketta. 2. Valitse siirrettävä tiedosto napsauttamalla Tiedostot-kentän Selaa-painiketta. Huomautus: Voit siirtää lisää tiedostoja toistamalla tämän vaiheen. Siirrettävät tiedostot näkyvät luettelossa ja voit muokata tiedoston nimeä napsauttamalla tiedostoa tai poistaa sen luettelosta napsauttamalla x-painiketta. 3. Valinnainen: Kirjoita tunnisteet välilyönneillä eroteltuina. 4. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: Valinta Ei kenenkään kanssa (näkyy vain minulle) Kuvaus Määritä tiedosto yksityiseksi. Vain omistaja näkee sen ja voi muokata sitä. Esitysten käsittely 189

194 Valinta Henkilöt tai yhteisöt Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi Kuvaus Määritä tiedosto yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden tai tietyn yhteisön kanssa. Tee seuraavat toimet: 1. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. 2. Määritä käyttötaso valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. v Lukijat voivat lukea, kommentoida, ja suositella tiedostoa sekä ladata sen. v Muokkaajat voivat lukea, muokata, kommentoida ja suositella tiedostoa tai ladata tiedoston tai sen uuden version sekä määrittää tiedoston ominaisuudet. 3. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, ala kirjoittaa nimeä tai sähköpostiosoitetta ja valitse sitten kyseinen henkilö. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa kirjoittamalla yhteisön nimen ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. 4. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. Määritä tiedosto kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Heille määritetään lukijaoikeudet. 5. Napsauta Siirrä-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten tallennus ja tulostus sivulla 209 Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Esitysten luonti ja siirto palvelimeen sivulla 187 Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Esitysten luonti sivulla 187 Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 193 Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: 190 Docs

195 Esitysten tuetut tiedostomuodot IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt-,.pptx- ja.pdf-muodossa. Aiemmin luotujen esitysten tuonti Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -esitykset tai muut esitystiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Tietoja tästä tehtävästä Tuettuja muotoja ovat.odp,.otp,.ppt,.pptx,.pot ja.potx. Voit tuoda aiemmin luodun esityksen seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Siirrä tiedosto Tiedostot-luetteloon. 2. Valitse vaihtoehto Omat tiedostot. 3. Etsi tiedosto, jonka haluat avata IBM Docs-ohjelmassa, ja siirry toteutettavat toiminnot sisältävälle sivulle napsauttamalla tiedoston nimeä. 4. Tuo tiedosto automaattisesti IBM Docs -muodossa valitsemalla Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa- tai Näytä-vaihtoehto. 5. Jos esitys on mallitiedosto, joka on muodossa.pot,.potx tai.otp, napsauta Luo tiedosto -vaihtoehtoa. Uusi tiedostosta -ikkuna avautuu. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta sitten Luo-painiketta. Järjestelmä tuo mallitiedoston IBM Docs -ohjelmaan ja luo mallitiedostoon perustuvan uuden esityksen samanaikaisesti. Tulokset Huomautus: Joskus tietyt palvelimeen siirrettyjen tiedostojen muotoilut eivät näy oikein IBM Docs -ohjelmassa, mutta ne säilyvät tiedostossa. Näissä tapauksissa tiedoston voi ladata takaisin alkuperäisessä muodossa, kun versio on julkaistu. Tiedostojen yhteensopivuus ja esitysten vienti Tietoja IBM Docs -esityksissä käytettävissä olevista tiedostolajeista. Esitysten tuetut tiedostomuodot IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt-,.pptx- ja.pdf-muodossa. Esitysten käsittely 191

196 Taulukko 39. Tiedostomuodot, jotka voidaan tuoda IBM Docs Presentations -ohjelmaan Sovellus Lotus Symphony Presentations Microsoft PowerPoint Tiedostolaji.odp,.otp.ppt,.pptx,.pot ja.potx Taulukko 40. Tiedostomuodot, jotka voidaan viedä IBM Docs Presentations -ohjelmasta Sovellus Lotus Symphony Presentations Microsoft PowerPoint Adobe Reader Tiedostolaji.odp.ppt,.pptx.pdf Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten tallennus ja tulostus sivulla 209 Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Esitysten luonti ja siirto palvelimeen sivulla 187 Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Esitysten luonti sivulla 187 Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen sivulla 189 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 193 Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 191 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt-,.pptx- ja.pdf-muodossa. 192 Docs

197 Esitysten tallennus Tallenna luonnoksena muokkaamasi esitys Tallenna-komennolla. Käytä Tallenna nimellä -komentoa, jos haluat tallentaa luonnoksen (tai julkaistun version) luonnoksena uudella nimellä. Tietoja tästä tehtävästä Luonnosesitystä voivat käsitellä sen omistajat ja henkilöt, joille omistaja on määrittänyt esityksen yhteiskäyttöön muokkaajina. Huomautus: Jotta lukijat voivat tarkastella esitystä tai ladata sen, luonnos on julkaistava versiona. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna. Tiedosto tallentuu luonnoksena. Tärkeää: Kun muokkaat esitystä, IBM Docs tallentaa sen automaattisesti luonnoksena säännöllisin väliajoin. Voit kuitenkin tallentaa esityksen milloin tahansa Tallenna-komennolla. 2. Jos haluat tallentaa esityksen uutena tiedostona, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna nimellä. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta OK-painiketta. Esitys, jolla on uusi nimi, luodaan Omat tiedostot -kansioon. Huomautus: Jos käytät Tallenna nimellä -komentoa.ppt- tai.odp-tiedoston tallennukseen IBM Docs -ohjelmassa, luotu tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Jos kuitenkin käytät Tallenna nimellä -komentoa.pptx-tiedoston tallennukseen, luotu tiedosto on.ppt-muodossa. Esityksen version julkaisu Kun olet lopettanut esityksen muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 2. Jos haluat lisätä tämän version kuvauksen, täytä Version kuvaus -kenttä. 3. Valitse Julkaise. Järjestelmä lähettää tätä tiedostoa seuraaville henkilöille ilmoituksen. Huomautus: Jos muokkaat.ppt- tai.odp-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Mutta jos muokkaat.pptxtiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, järjestelmä muuntaa tiedoston.ppt-muotoon. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Tietoja tästä tehtävästä Jos muokkaat Microsoft PowerPoint -tiedostoa tai julkaiset sen IBM Docs -ohjelmassa, tiedosto tallentuu.ppt-muodossa. Jos esimerkiksi muokkaat.pptx-tiedostoa Esitysten käsittely 193

198 IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, järjestelmä muuntaa tiedoston.pptmuotoon, jonka voit sitten ladata suoraan. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi vietävä esitys ja valitse sitten Lisää. v Jos haluat ladata esityksen sen nykyisessä muodossa, napsauta Lataa-painiketta. v Jos esitys on Microsoft Office -muodossa, voit ladata sen PDF-tiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa PDF-tiedostona. v Jos esitys on.odp-muodossa, voit ladata sen.ppt-tiedostona tai PDF-tiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa Microsoft Office -muodossa tai Lataa PDF-tiedostona. Huomautus: Voit ladata vain esityksen julkaistun version. Jos esitys on vasta luonnos ja olet asiakirjan omistaja tai muokkaaja, julkaise versio. Jos olet lukija, pyydä omistajaa julkaisemaan versio. 3. Jos valitset Lataa PDF-tiedostona, Sivun asetukset -ikkuna tulee näkyviin. Määritä haluamasi asetukset ja napsauta sitten OK-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten tallennus ja tulostus sivulla 209 Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Esitysten luonti ja siirto palvelimeen sivulla 187 Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Esitysten luonti sivulla 187 Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen sivulla 189 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 191 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt-,.pptx- ja.pdf-muodossa. Esitysten määritys yhteiskäyttöön Voit määrittää esityksen julkiseksi, jotta kaikki voivat lukea sen, tai määrittää sen tiettyjen henkilöiden ja yhteisöjen yhteiskäyttöön. Voit sallia toisten henkilöiden muokata esitystä ja jopa määrittää sen yhteiskäyttöön muiden kanssa. Voit myös muuttaa tai poistaa käyttötasoja esityksen yhteiskäyttöön määrityksen jälkeen. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. 194 Docs

199 Tietoja tästä tehtävästä Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön, kun siirrät sen palvelimeen. Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön myös siirron jälkeen tai esityksen luonnin jälkeen. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka haluat määrittää yhteiskäyttöön. Valitse valintaruutu ennen tiedoston nimeä. 3. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. 4. Jos haluat määrittää muille käyttäjille tietyt käyttöoikeudet, valitse Henkilöt tai yhteisöt ja tee seuraavat valinnat: a. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. b. Määritä käyttöoikeus valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. c. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi henkilön nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, kirjoita nimi tai sähköpostiosoite ja valitse sitten kyseinen henkilö. Jos haluamasi nimi ei tule näkyviin, etsi henkilöä valitsemalla Eikö henkilöä löydy luettelosta? Käytä täyttä hakua. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa aloittamalla kirjoittaa yhteisön nimeä ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. d. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. 5. Valinnainen: Valitse Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi, jos haluat määrittää, että kaikki organisaation jäsenet näkevät tiedoston. 6. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten yhteismuokkauksesta sivulla 197 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata esitystä samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa esitysten laadintaa huomattavasti. Tietoja esitysten kommenteista sivulla 200 Kun käsittelet esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 198 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata esitystä samaan aikaan. Esitystä voidaan muokata eri dioissa tai samassa diassa. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen esityksissä sivulla 199 Kun muokkaat esitystä yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Esitysten käsittely 195

200 Kommenttien luonti esityksissä sivulla 202 Kun muokkaat tai tarkistat esitystä, voit luoda kommentteja dian objekteihin, kuten kuviin ja tekstikenttiin. Kaikki esityksen kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Esityksen kommenttien tarkastelu sivulla 203 Kun avaat esityksen, sivupalkki tulee näkyviin oletusarvoisesti ja kohdistus on Diat-näytössä. Voit tuoda Kommentit-näytön näkyviin napsauttamalla Kommentitpainiketta. Tämän jälkeen voit tarkastella kaikkia kyseisen esityksen kommentteja ja vastauksia. Esityksen kommenttien haku sivulla 204 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Esitysten käyttötasojen määritys Kun olet määrittänyt esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Tietoja tästä tehtävästä Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Yhteiskäyttöön määrittämäsi -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka käyttötason haluat määrittää, ja napsauta Lisää-painiketta. 3. Napsauta Näytä tiedoston tiedot -painiketta ja napsauta sen jälkeen Yhteiskäyttö-välilehteä. 4. Tee jokin seuraavista toimista: v Jos haluat poistaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeuden Muokkaajat- tai Lukijat -kentistä, napsauta kyseisen henkilön tai yhteisön nimen vieressä olevaa x-painiketta. v Jos haluat vaihtaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeustason, esimerkiksi vaihtaa lukijatason muokkaajatasoksi, lukijataso on ensin poistettava. Napsauta sitten Muokkaajat-kentän Lisää-painiketta. Määritä käyttöoikeus valitsemalla Muokkaajaksi-vaihtoehto. v Jos haluat kaikkien henkilöiden, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön, voivan määrittää tiedoston yhteiskäyttöön muiden kanssa, valitse Salli muiden määrittää tämä tiedosto yhteiskäyttöön -vaihtoehto. Reaaliaikainen esitysten yhteismuokkaus Voit tehdä yhteistyötä reaaliajassa muokkaamalla esitystä työryhmänä muiden käyttäjien kanssa. Voit muokata esitystä samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa reaaliajassa sekä luoda kommentteja ja keskusteluja. Tietoja tästä tehtävästä Kun muokkaat online-tilassa IBM Docs -ohjelmalla, voit käyttää ryhmätyöominaisuuksia, kuten yhteismuokkausta ja kommentteja. Jos sinulla ei ole sosiaalisten muokkausominaisuuksien käyttöoikeuksia, et voi käyttää yhteismuokkausta muiden käyttäjien kanssa. Saat lisätietoja pääkäyttäjältä. 196 Docs

201 Esitysten reaaliaikainen yhteismuokkaus Kun määrität esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden kanssa ja määrität heille muokkausoikeudet esitykseen, voit aloittaa reaaliaikaisen yhteismuokkauksen. Tietoja tästä tehtävästä Voit muokata esitystä samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa. Tämä parantaa työryhmien tehokkuutta esityksiä laadittaessa. Esitystä voidaan muokata eri dioissa tai samassa diassa. Eri muokkaajien tekemät muutokset näkyvät eri väreillä korostettuina. Voit tarkistaa, ketkä käyttävät yhteismuokkaustilaa, katsomalla sivupalkissa olevaa muokkaajien luetteloa. Kun yhteismuokkaustyö on valmis, kuka tahansa muokkaajista voi tallentaa esityksen luonnoksena tai uutena versiona yhteiskäytössä oleviin tiedostoihin. Tietoja esitysten yhteismuokkauksesta IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata esitystä samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa esitysten laadintaa huomattavasti. Kun luot esitystä, saatat tarvita sisältöä tai tietoja työtovereiltasi tai ystäviltäsi, jolloin sinun on muokattava esitystä yhdessä heidän kanssaan. Perinteisissä toimiston tuotantosovelluksissa esitys on tallennettava ja lähetettävä sitten työtovereille sähköpostitse tai siirrettävä heidän käsiteltäväkseen USB-muistin avulla. Lisäksi työtovereittesi on asennettava tarvittava työasemasovellus, kuten Lotus Symphony tai Microsoft Office, omaan tietokoneeseensa. Kun työtoverisi muokkaavat esitystä, et näe heidän tekemiään muutoksia, ennen kuin he lähettävät esityksen takaisin sinulle. Paljon aikaa tuhlautuu liitteiden lähetykseen edestakaisin. Yhteismuokkaus voi nyt auttaa ratkaisemaan tämän ongelman. Kaikki käyttäjät, joilla on Internetyhteys, voivat muokata esitystä samanaikaisesti, ja näet heidän tekemänsä muutokset heti. Ainoa edellytys on, että olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja määrittänyt haluamasi käyttäjät tiedoston muokkaajiksi. Monille asiakkaille Lotus Symphony on järkevä ratkaisu. Se on ilmainen, tukee Windows-, Linux- ja Mac OS -käyttöjärjestelmiä ja sisältää tehokkaan ja kattavan Esitysten käsittely 197

202 toimisto-ohjelmiston. IBM Docs tukee käyttäjäprofiileja ja -skenaarioita, joissa ei tarvita kaikkia täydet ominaisuudet sisältävän työasemaohjelman toimintoja. IBM Docs -ohjelman avulla voit hyödyntää tehokkaita yhteistyötapoja dynaamisemmissa, epämuodollisissa asiakirjoissa, laskentataulukoissa ja esityksissä. Käyttämällä yhteismuokkaustoimintoja voit muokata eri dioja tai samaa diaa. Vain yksi muokkaaja voi kuitenkin muokata saman tekstikentän tekstiä samanaikaisesti. Muut muokkaajat eivät voi muokata kyseisen tekstikentän tekstiä, kun ensimmäinen muokkaaja päivittää sitä. Voit selvittää helposti, ketkä käyttävät yhteismuokkaustilaa, katsomalla muokkaajien luetteloa sivupalkissa. Eri muokkaajien tekemät muutokset näkyvät eri väreillä korostettuina, ja IBM Docs tallentaa muutokset heti automaattisesti. Kun yhteismuokkaustoimet on tehty, kuka tahansa muokkaajista voi tallentaa esityksen palvelimeen. Linda on assistentti IT-osastolla, ja hänen on valmisteltava työryhmälleen vuosittainen esitys tietokoneiden tilasta. Linda luo esityksen, johon hän tarvitsee tietoja viiden työryhmän IT-edustajilta. Aiemmin Lindan täytyi lähettää esitys liitetiedostona sähköpostitse kullekin edustajalle ja yhdistää sitten eri henkilöiden hänelle takaisin lähettämät versiot. Nyt Linda saa esityksen valmiiksi tehokkaasti IBM Docs -ohjelman avulla. Linda luo taulukoita sisältävän esityksen, määrittää sen yhteiskäyttöön mainittujen viiden edustajan kanssa ja määrittää heidät esityksen muokkaajiksi. Tämän jälkeen Linda pyytää edustajia täyttämään tarvittavat tiedot. Linda näkee kaikkien viiden edustajan laatimat raportit heti. Kun yhteismuokkaustoimet ovat valmiit, Linda voi määrittää esityksen yhteiskäyttöön esimiehensä kanssa ja pyytää tätä tarkistamaan asiakirjan sekä lisäämään siihen kommentteja. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata esitystä samaan aikaan. Esitystä voidaan muokata eri dioissa tai samassa diassa. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen esityksissä sivulla 199 Kun muokkaat esitystä yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 194 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Esitysten yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata esitystä samaan aikaan. Esitystä voidaan muokata eri dioissa tai samassa diassa. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Tietoja tästä tehtävästä Kullakin yhteismuokkausryhmän osallistujalla on oltava esityksen muokkausoikeudet. Jos haluat esimerkiksi muokata esitystä yhdessä työryhmäsi jäsenten kanssa, sinun on määritettävä esitys yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja määritettävä heidät esityksen muokkaajiksi. Voit muokata esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa seuraavasti: 198 Docs

203 Toimintaohjeet 1. Jos olet tiedoston omistaja ja aloitat yhteismuokkauksen, valitse Tiedostot-sovelluksen Yhteiskäyttöön määrittämäsi -vaihtoehto. Muussa tapauksessa valitse Yhteiskäytössä kanssasi. 2. Napsauta Tiedostot-luettelossa sen esityksen nimeä, jota haluat muokata yhdessä muiden käyttäjien kanssa. Huomautus: Jos olet tiedoston omistaja ja olet käsitellyt esitystä aiemmin, se avautuu IBM Docs -ohjelmaan. Jos et ole tiedoston omistaja, valitse Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -vaihtoehto. Aloitetaanko online-muokkaus IBM Docs -ohjelmassa? -ikkuna avautuu. Jatka valitsemalla Muokkaa online-tilassa -vaihtoehto. Muut muokkaajat eivät näe Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -painiketta, ennen kuin tiedoston omistaja on avannut esityksen IBM Docs -ohjelmassa aiemmin. 3. Esitys avautuu ja siirryt yhteismuokkaustilaan. Huomautus: Yhteismuokkaustilassa sivupalkki ei avaudu automaattisesti muokkaajan aloittaessa käsittelyn, jos toinen muokkaaja on sulkenut sivupalkin. Sivupalkin voi avata manuaalisesti valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 4. Kaikkien muokkaajien nimet näkyvät sivupalkin luettelossa. Nimi näkyy lihavoituna ja sen jäljessä on värimääritys, kun muokkaaja siirtyy yhteismuokkaustilaan. Voit muuttaa esitystä ja nähdä samalla muiden tekemät muutokset erivärisinä. Huomautus: Muutokset tallentuvat automaattisesti esitysluonnokseen koko muokkausprosessin ajan. 5. Kun olet valmis sallimaan lukijoille esityksen tarkastelu- tai latausoikeudet, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 6. Sulje esitysvälilehti. Huomautus: Jos toinen muokkaaja poistaa tiedoston, saat siitä ilmoituksen muokkausistunnon aikana. Napsauta OK-painiketta ilmoituksessa, jossa kehotetaan tallentamaan luonnos uutena tiedostona ja jolla varmistetaan, että tekemäsi muutokset säilyvät. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten yhteismuokkauksesta sivulla 197 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata esitystä samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa esitysten laadintaa huomattavasti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen esityksissä Kun muokkaat esitystä yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 194 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen esityksissä Kun muokkaat esitystä yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Esitysten käsittely 199

204 Toimintaohjeet Väri-ilmaisimet ovat oletusarvon mukaan näkyvissä. Voit sulkea yhteismuokkauksen muutosten väri-ilmaisimet valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Yhteismuokkauksen korostukset. Huomautus: Järjestelmän pääkäyttäjä määrittää eri muokkaajia vastaavat värit. Yhteismuokkauksen tunnusvärejä ei voi muuttaa. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten yhteismuokkauksesta sivulla 197 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata esitystä samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa esitysten laadintaa huomattavasti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 198 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata esitystä samaan aikaan. Esitystä voidaan muokata eri dioissa tai samassa diassa. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 194 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Kommenttien käyttö yhteistyöhön esityksissä Kun teet yhteistyötä useiden esityksen muokkaajien kanssa, on kätevää lisätä kommentteja. Ne helpottavat viestintää eri aikaan työskentelevien muokkaajien kanssa. Tietoja tästä tehtävästä Kun luot kommentin, se tulee näkyviin Kommentit-näytössä. Jokaisen kommentin kohdalta voit liittyä keskusteluun useiden muokkaajien kanssa lisäämällä vastauksia. Keskustelusäie näkyy sisennettynä kunkin kommentin alla. Voit poistaa kommentteja ja osoittaa kommentteja tai vastauksia toiselle muokkaajalle Voit tarkastella sinulle osoitettuja tai itse luomiasi kommentteja. Voit myös suodattaa kommentit muokkaajien mukaan, jolloin saat selville, mitkä kommentit tai vastaukset on osoitettu heille ja mitkä kommentit tai vastaukset ovat heidän kirjoittamiaan. Tietoja esitysten kommenteista Kun käsittelet esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. 200 Docs

205 Kaikki kommentit näkyvät Kommentit-näytössä, jossa näkyy myös kunkin kommentin vastaussäie kommentin alla. Voit luoda tai poistaa kommentteja, lisätä vastauksia, osoittaa kommentteja tai vastauksia toisille muokkaajille ja hakea kommenttien avainsanoja. Voit tarkastella sinulle osoitettuja kommentteja tai vastauksia ja muiden muokkaajien luomia tai heille osoitettuja kommentteja tai vastauksia. Jos kommentin keskustelussa on kohta, joka edellyttää lisäperehtymistä, tai kysymys, joka edellyttää vastausta, voit osoittaa kyseisen kohdan kenelle tahansa esityksen muokkaajista. voit osoittaa vastauksen kenelle tahansa muokkaajista. Toimeksiannon saajat näkevät heille osoitetut kommentit tai vastaukset Kommentit-näytössä. Ohjelmajohtaja Tiina esittelee vuoden 2011/2012 liiketoimintasuunnitelman koko projektiryhmälle. Hän on laatinut esityksen luonnoksen ja tarvitsee kommentteja projektinsa johtajilta. Aiemmin Tiinan täytyi lähettää sähköpostia kaikille johtajille ja pyytää heitä antamaan kommentteja sähköpostitse tai muokkaamaan liitetiedostona lähetettyä esitystä. Koska kommentteja ei annettu samaan versioon, Tiina joutui selvittämään, mitkä kommentit koskivat mitäkin osaa, ja yhdistämään kommentit. Jos Tiina tämän jälkeen olisi halunnut johtajien perehtyvän tiettyihin ongelmiin, hän olisi jälleen joutunut lähettämään sähköpostia. Nyt Tiina voi määrittää kyseisen suunnitelman esityksen yhteiskäyttöön kaikkien johtajien kanssa ja pyytää heiltä kommentteja. Johtajat voivat lisätä kommentteja eri aikoihin ja keskustella tärkeimmistä ongelmakohdista. Tiina voi osoittaa kysymyksiä kenelle tahansa johtajalle, jos esimerkiksi tiettyyn kohtaan täytyy perehtyä tarkemmin, minkä jälkeen tehtävään osoitettu johtaja voi tehdä muutoksia suunnitelmaan. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti esityksissä sivulla 202 Kun muokkaat tai tarkistat esitystä, voit luoda kommentteja dian objekteihin, kuten kuviin ja tekstikenttiin. Kaikki esityksen kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Esityksen kommenttien tarkastelu sivulla 203 Kun avaat esityksen, sivupalkki tulee näkyviin oletusarvoisesti ja kohdistus on Diat-näytössä. Voit tuoda Kommentit-näytön näkyviin napsauttamalla Kommentitpainiketta. Tämän jälkeen voit tarkastella kaikkia kyseisen esityksen kommentteja ja vastauksia. Esitysten käsittely 201

206 Esityksen kommenttien haku sivulla 204 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 194 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Kommenttien luonti esityksissä Kun muokkaat tai tarkistat esitystä, voit luoda kommentteja dian objekteihin, kuten kuviin ja tekstikenttiin. Kaikki esityksen kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Toimintaohjeet Voit luoda esitykseen kommentteja seuraavasti: 1. Valitse dia Diat-näkymästä ja napsauta objektia, johon haluat lisätä kommentin. 2. Napsauta työkalurivin Lisää kommentti -painiketta. Kommentit-näyttö tulee näkyviin. 3. Kirjoita kommentti kenttään ja paina Enter-näppäintä tai napsauta Lisää-painiketta. Järjestelmä lisää kommentin esitykseen, ja kommenttinäytössä näkyy kommentin lisäksi nimesi, päivämäärä ja kellonaika. Nyt voit aloittaa keskustelun toisten kanssa. 4. Valinnainen: Jos haluat osoittaa kommentin toiselle muokkaajalle, jolloin asiakirjan muokkaajien luettelo tulee näkyviin. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten kommenttisi. 5. Valinnainen: Samaan dian objektiin voidaan luoda vain yksi kommentti. Napsauta työkalurivin Lisää kommentti -painiketta uudelleen, jos haluat luoda kommentin toiselle objektille. 6. Voit vastata kommentteihin laajentamalla kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta. Kirjoita sitten vastauksesi valitsemalla Vastaa. Paina Enternäppäintä, kun olet kirjoittanut vastauksen valmiiksi. Järjestelmä lisää vastauksen kommenttiin ja merkitsee sen erilaisella kuvakkeella. 7. Valinnainen: Voit osoittaa vastauksen kenelle tahansa muokkaajalle. Kun olet kirjoittanut vastauksen sisällön, jolloin asiakirjan muokkaajien luettelo tulee näkyviin. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten vastauksesi. 8. Jos haluat poistaa kommentteja, napsauta roskakorikuvaketta. Kommentti ja kaikki siihen liittyvät vastaukset poistetaan. 9. Kun dian kommentit ovat valmiit, siirry dianäkymään napsauttamalla Diatpainiketta. Voit luoda kommentteja valitsemalla jonkin toisen dian. Kaikki kom- 202 Docs

207 mentit näkyvät sivupalkissa rinnakkaisina kansioina. Napsauttamalla kommenttia saat näkyviin kommentin tarkan sisällön ja keskusteluketjun. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten kommenteista sivulla 200 Kun käsittelet esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esityksen kommenttien tarkastelu Kun avaat esityksen, sivupalkki tulee näkyviin oletusarvoisesti ja kohdistus on Diat-näytössä. Voit tuoda Kommentit-näytön näkyviin napsauttamalla Kommentitpainiketta. Tämän jälkeen voit tarkastella kaikkia kyseisen esityksen kommentteja ja vastauksia. Esityksen kommenttien haku sivulla 204 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 194 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Esityksen kommenttien tarkastelu Kun avaat esityksen, sivupalkki tulee näkyviin oletusarvoisesti ja kohdistus on Diat-näytössä. Voit tuoda Kommentit-näytön näkyviin napsauttamalla Kommentitpainiketta. Tämän jälkeen voit tarkastella kaikkia kyseisen esityksen kommentteja ja vastauksia. Tietoja tästä tehtävästä Voit tarkastella kommentteja ja vastauksia, jotka olet luonut itse tai jotka on osoitettu sinulle. Voit myös tarkastella kommentteja ja vastauksia, jotka toiset muokkaajat ovat luoneet tai jotka on osoitettu toisille muokkaajille. Toimintaohjeet Voit tarkastella kommentteja ja vastauksia seuraavasti: 1. Tuo kommenttinäyttö näkyviin napsauttamalla sivupalkin Kommentit-painiketta. 2. Voit laajentaa haluamasi kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta, jolloin tarkka sisältö ja vastaussäikeet tulevat näkyviin. Kohdistin osoittaa diaan, johon kommentti on luotu. Voi napsauttaa myös esityksessä olevaa kommenttimerkkiä sasi kommentissa.. Kommentti-näyttö avautuu, ja kohdistus on napsauttamas- 3. Valitse Kommentit-näytöstä vaihtoehto ja valitse Näytä minulle osoitetut kommentit -vaihtoehto. Näkyviin tulevat kaikki sinulle osoitetut kommentit. Vaikka sinulle olisi osoitettu vain yksi vastaus kommenttiin, näkyviin tulee koko kommenttiketju. 4. Napsauta Kommentit-näytössä ja valitse Näytä omat kommentit -vaihtoehto. Näkyviin tulevat kaikki kirjoittamasi kommentit. Vaikka olisit kirjoittanut vain yhden vastauksen kommenttiin, näkyviin tulee koko kommenttiketju. Esitysten käsittely 203

208 5. Voit tarkastella muiden muokkaajien kirjoittamia tai muille muokkaajille osoitettuja kommentteja tai vastauksia niihin napsauttamalla haluamasi muokkaajan nimeä Muokkaajat-näytössä. Asetuksessa Osoitettu: avulla kaikki ketjut, joissa kyseinen muokkaaja mainitaan. Saat muokkaajan kirjoittamat kommentit tai vastaukset näkyviin valitsemalla Kirjoittaja:-vaihtoehdon. Huomautus: Kun napsautat yhtä muokkaajan nimeä, se korostuu. Kun napsautat muokkaajan nimeä uudelleen, muokkaajan kirjoittamat tai hänelle osoitetut kommentit ja vastaukset suljetaan. 6. Voit laajentaa kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta. Tällöin näkyviin tulee valitun kommentin tarkka keskusteluketju. 7. Jos et halua tarkastella kommentteja tai vastauksia, poistu napsauttamalla Sulje-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten kommenteista sivulla 200 Kun käsittelet esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti esityksissä sivulla 202 Kun muokkaat tai tarkistat esitystä, voit luoda kommentteja dian objekteihin, kuten kuviin ja tekstikenttiin. Kaikki esityksen kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Esityksen kommenttien haku Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 194 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Esityksen kommenttien haku Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Toimintaohjeet 1. Tuo Kommentit-näyttö näkyviin napsauttamalla sivupalkin Kommentit-painiketta. Jos sivupalkki ei ole näkyvissä, avaa se valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 2. Napsauta -kuvaketta Kommentit-näytössä ja valitse Hae kommenteista -vaihtoehto. 3. Kirjoita avainsanat hakukenttään. 204 Docs

209 Diojen muotoilu 4. Paina Enter-näppäintä tai napsauta Hae-painiketta. Näkyviin tulevat kommentit, jotka sisältävät määritetyt avainsanat. 5. Jos et saa haluamiasi tuloksia, anna uudet avainsanat ja tee uusi haku. 6. Sulje hakutila napsauttamalla Sulje-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten kommenteista sivulla 200 Kun käsittelet esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti esityksissä sivulla 202 Kun muokkaat tai tarkistat esitystä, voit luoda kommentteja dian objekteihin, kuten kuviin ja tekstikenttiin. Kaikki esityksen kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Esityksen kommenttien tarkastelu sivulla 203 Kun avaat esityksen, sivupalkki tulee näkyviin oletusarvoisesti ja kohdistus on Diat-näytössä. Voit tuoda Kommentit-näytön näkyviin napsauttamalla Kommentitpainiketta. Tämän jälkeen voit tarkastella kaikkia kyseisen esityksen kommentteja ja vastauksia. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 194 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. IBM Docs -ohjelma sisältää useita muotoilutoimintoja. Voit muuttaa fontteja, siirtää dian objekteja, lisätä numeroinnin tai luettelomerkit tekstiin, määrittää dian asettelun ja vaihtaa päätyyliä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Objektien valinta ja siirto sivulla 206 Kun olet lisännyt objekteja esitykseen, objekteja tarvitsee todennäköisesti siirrellä, jotta esityksen asettelu olisi parempi. Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin sivulla 207 Voit lisätä numeroita tai luettelomerkkejä luettelon kohtiin ja valita useista luettelomerkki- tai numerointityyleistä. Voit valita esimerkiksi värejä tai symboleja luettelomerkeiksi ja desimaalilukuja numeroiksi. Dian asettelun käyttö sivulla 208 Selkeä asettelu helpottaa tiedon välitystä yleisölle. Esitysten fonttien muuttaminen Voit muuttaa esityksessä valitun tekstin fonttia tai fonttikokoa sekä kasvattaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Toimintaohjeet 1. Valitse teksti, jonka fontin ja fonttikoon haluat määrittää. 2. Napsauta työkalurivin Valitse fontti -vaihtoehtoa ja valitse sitten haluamasi fontin nimi. Esitysten käsittely 205

210 3. Napsauta pikavalikon Valitse fonttikoko -vaihtoehtoa ja valitse sitten haluamasi fonttikoko. 4. Jos haluat kasvattaa tai pienentää fonttikokoa, napsauta työkalurivin Kasvata fonttikokoa- tai Pienennä fonttikokoa -kuvaketta. Huomautus: Fontin ja fonttikoon voi muuttaa vain muokkaustilassa, kun teksti on valittuna. Objektien valinta ja siirto Kun olet lisännyt objekteja esitykseen, objekteja tarvitsee todennäköisesti siirrellä, jotta esityksen asettelu olisi parempi. Toimintaohjeet 1. Napsauta diaa, joka sisältää useita objekteja. 2. Valitse objekteja. v Jos haluat valita yhden objektin, napsauta sitä. v Jos haluat valita useita objekteja kerralla, paina Ctrl-näppäintä samalla, kun napsautat objekteja. 3. Siirrä objekteja. v Vedä valitut objektit haluamaasi paikkaan hiiren avulla. v Siirrä valitsemasi objekti haluamaasi paikkaan painamalla näppäimistön nuolinäppäimiä. Huomautus: Voit myös napsauttaa valittua objektia hiiren kakkospainikkeella ja valita Kopioi tai valita Muokkaa > Kopioi. Napsauta sen jälkeen kohtaa, johon haluat lisätä objektit, ja valitse Liitä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Diojen muotoilu sivulla 205 IBM Docs -ohjelma sisältää useita muotoilutoimintoja. Voit muuttaa fontteja, siirtää dian objekteja, lisätä numeroinnin tai luettelomerkit tekstiin, määrittää dian asettelun ja vaihtaa päätyyliä. Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin sivulla 207 Voit lisätä numeroita tai luettelomerkkejä luettelon kohtiin ja valita useista luettelomerkki- tai numerointityyleistä. Voit valita esimerkiksi värejä tai symboleja luettelomerkeiksi ja desimaalilukuja numeroiksi. Dian asettelun käyttö sivulla 208 Selkeä asettelu helpottaa tiedon välitystä yleisölle. Objektien järjestäminen Kun olet lisännyt objektit IBM Docs Presentations -ohjelmaan, tekstin ja kuvien pinoamisjärjestystä on ehkä muutettava. Tietoja tästä tehtävästä Voit muuttaa valitun objektin pinoamisjärjestystä seuraavasti: 206 Docs

211 Toimintaohjeet 1. Valitse objekti, jonka pinoamisjärjestystä haluat muuttaa. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tuo eteen tai napsauta valittua objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Tuo eteen -vaihtoehto. Tämän jälkeen valittu objekti on muiden objektien edessä. 3. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Vie taakse tai napsauta valittua objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Vie taakse -vaihtoehto. Tämän jälkeen valittu objekti on muiden objektien takana. Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin Voit lisätä numeroita tai luettelomerkkejä luettelon kohtiin ja valita useista luettelomerkki- tai numerointityyleistä. Voit valita esimerkiksi värejä tai symboleja luettelomerkeiksi ja desimaalilukuja numeroiksi. Toimintaohjeet 1. Valitse diasta teksti, jonka haluat lisätä luetteloon. 2. Napsauta työkalurivin Lisää luettelomerkit tai muuta luettelomerkkien tyyliä -kuvaketta tai Lisää numerointi tai muuta numeroinnin tyyliä -kuvaketta. Oletusluettelomerkki- tai -numerointityyliä käytetään luettelon kohdissa. 3. Jos haluat valita toisen luettelomerkki- tai numerointityylin, valitse teksti, napsauta sopivan kuvakkeen alanuolinäppäintä ja valitse haluamasi tyyli. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Diojen muotoilu sivulla 205 IBM Docs -ohjelma sisältää useita muotoilutoimintoja. Voit muuttaa fontteja, siirtää dian objekteja, lisätä numeroinnin tai luettelomerkit tekstiin, määrittää dian asettelun ja vaihtaa päätyyliä. Objektien valinta ja siirto sivulla 206 Kun olet lisännyt objekteja esitykseen, objekteja tarvitsee todennäköisesti siirrellä, Esitysten käsittely 207

212 jotta esityksen asettelu olisi parempi. Dian asettelun käyttö Selkeä asettelu helpottaa tiedon välitystä yleisölle. Dian asettelun käyttö Selkeä asettelu helpottaa tiedon välitystä yleisölle. Toimintaohjeet Käytä dian asettelua tekemällä seuraavat toimet: 1. Valitse dia Diat-näytöstä. 2. Voit käyttää asettelua seuraavasti: v Napsauta diaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Dian asettelu -vaihtoehto. v Napsauta työkalurivin Dian asettelu -kuvaketta. v Valitse vaihtoehdot Muotoile > Dian asettelu. 3. Valitse asettelu Dian asettelu -ikkunassa. Valittua asettelua käytetään sitten diassa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Diojen muotoilu sivulla 205 IBM Docs -ohjelma sisältää useita muotoilutoimintoja. Voit muuttaa fontteja, siirtää dian objekteja, lisätä numeroinnin tai luettelomerkit tekstiin, määrittää dian asettelun ja vaihtaa päätyyliä. Objektien valinta ja siirto sivulla 206 Kun olet lisännyt objekteja esitykseen, objekteja tarvitsee todennäköisesti siirrellä, jotta esityksen asettelu olisi parempi. Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin sivulla 207 Voit lisätä numeroita tai luettelomerkkejä luettelon kohtiin ja valita useista luettelomerkki- tai numerointityyleistä. Voit valita esimerkiksi värejä tai symboleja luettelomerkeiksi ja desimaalilukuja numeroiksi. 208 Docs

213 Esityksen oikeinkirjoituksen tarkistus Voit määrittää IBM Docs -ohjelman tarkistamaan oikeinkirjoituksen samalla, kun kirjoitat. Käytettävissä on useita kieliä. Voit myös tarkistaa koko esityksen oikeinkirjoituksen, kun esitys on valmis. Toimintaohjeet 1. Oikoluvun oletuskieli on englanti (Yhdysvallat). Jos haluat muuttaa sanaston kielen, napsauta vaihtoehtoja Työkalut > Oikeinkirjoitussanastot ja valitse sitten tekstisi kieli. 2. Valitse vaihtoehdot Työkalut > Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa. Ohjelma tarkistaa koko esityksen oikeinkirjoituksen, ja oikeinkirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä sisältävä teksti näkyy punaisilla aaltoviivoilla alleviivattuna. Kun kirjoitat uusia sanoja, oikeinkirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä sisältävä teksti näkyy myös punaisilla aaltoviivoilla alleviivattuna. 3. Jos napsautat hiiren kakkospainikkeella sanaa, joka on alleviivattu punaisella aaltoviivalla, näkyviin tulee ehdotettujen sanojen luettelo. Valitse haluamasi sana luettelosta. Jos et halua korjata sanaa, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Ohita. Vihje: Jos sana, joka on alleviivattu punaisella aaltoviivalla, esiintyy esityksessä useammin kuin kerran, voit napsauttaa hiiren kakkospainiketta ja valita vaihtoehdon Ohita kaikki tai Korjaa kaikki. 4. Jos et halua tarkistaa esityksen oikeinkirjoitusta, poista toiminto käytöstä valitsemalla vaihtoehdot Työkalut > Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa uudelleen. Esitysten tallennus ja tulostus Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa esityksessä vaihtoehdot Tiedosto > Tulosta. Erillinen selainikkuna avautuu. 2. Oletusarvon mukaan selain lisää ylä- ja alatunnisteet tulostettuun esitykseen. Voit muuttaa sisältöä tai jättää ylä- ja alatunnisteet pois noudattamalla selaimesi ohjeita. Saat lisätietoja napsauttamalla kuvaketta. 3. Voit muuttaa paperikoon ja muita paperiasetuksia noudattamalla selaimen ohjeita vaiheen 2 mukaisesti. 4. Napsauta Tulosta-kuvaketta. 5. Määritä haluamasi asetukset ja napsauta OK-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten luonti ja siirto palvelimeen sivulla 187 Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Esitysten luonti sivulla 187 Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen sivulla 189 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Esitysten käsittely 209

214 Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 193 Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 191 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt-,.pptx- ja.pdf-muodossa. Esitysten tulostaminen PDF-tiedostoihin Voit tallentaa esityksen PDF-tiedostona, jotta voit ladata ja tulostaa sen. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa esityksessä vaihtoehdot Tiedosto > Tulosta PDF-muotoon. 2. Määritä haluamasi sivun asetukset. Kuvien käsittely esityksissä Voit lisätä PDF-tiedostoihin tunnisteita valitsemalla Tunnisteella varustettu PDF-tiedosto. Tämä kasvattaa tiedoston kokoa. Tunnisteella varustettu PDFtiedosto sisältää tietoja asiakirjan sisällön rakenteesta. Tämän rakenteen avulla voidaan esittää asiakirja laitteissa käytettäessä näytönlukuohjelmaa. 3. Napsauta OK-painiketta. 4. Kun näkyviin tulee Käsittely on valmis -sanoma, napsauta Lataa tiedosto napsauttamalla tätä -linkkiä. 5. Valitse Avaa seuraavan kohteen avulla ja valitse sitten OK. Tiedosto ladataan, ja se aukeaa Adobe Reader -ohjelmassa. Oletussovellus on Adobe Reader, mutta voit avata tiedoston muillakin sovelluksilla. 6. Valitse Adobe Reader -valikosta Tiedosto > Tulosta. 7. Määritä haluamasi tulostusasetukset ja napsauta OK-painiketta. Kuvien avulla on helppo välittää erilaisia tietoja. Voit lisätä kuvia galleriasta, tietokoneesi tiedostoista tai Internetistä. Voit myös muokata kuvia esimerkiksi lähentämällä tai loitontamalla niitä ja siirtämällä niitä mihin tahansa kohtaan diassa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: 210 Docs

215 Kuvien lisäys esityksiin Lisäämällä kuvia esitykseen voit välittää tietoja helpommin. Kuvien lisäys esityksiin Lisäämällä kuvia esitykseen voit välittää tietoja helpommin. Toimintaohjeet 1. Valitse Diat-näytöstä dia, johon haluat lisätä kuvan. 2. Valitse Lisää > Kuva tai valitse työkaluriviltä Lisää kuva. 3. Voit lisätä kuvan seuraavasti: v Napsauta Kuva tiedostosta -sivulla Selaa-painiketta ja määritä palvelimeen siirrettävä kuvatiedosto. v Valitse kuva Kuvagalleria-sivulla. 4. Napsauta Lisää-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kuvien käsittely esityksissä sivulla 210 Kuvien avulla on helppo välittää erilaisia tietoja. Voit lisätä kuvia galleriasta, tietokoneesi tiedostoista tai Internetistä. Voit myös muokata kuvia esimerkiksi lähentämällä tai loitontamalla niitä ja siirtämällä niitä mihin tahansa kohtaan diassa. Esitysten kuvien siirto ja koon muutto Voit siirtää esitysten kuvia ja muuttaa niiden kokoa vetämällä. Toimintaohjeet 1. Valitse kuva napsauttamalla sitä. 2. Jos haluat siirtää kuvan, aseta hiiren osoitin kuvan reunuksen sisäpuolelle niin, että näkyviin tulee hiusristikko, ja vedä. 3. Jos haluat muuttaa kuvan kokoa, aseta hiiren osoitin kuvan reunuksen päälle niin, että näkyviin tulee kaksipuolinen nuoli, ja vedä. Kuvan ominaisuuksien määritys esityksissä Voit määrittää valitun kuvan koon ja muut ominaisuudet esityksiin. Toimintaohjeet 1. Valitse kuva, jonka ominaisuudet haluat asettaa, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse vaihtoehto Ominaisuudet. Esitysten käsittely 211

216 Diojen käsittely 2. Määritä arvot Leveys- jakorkeus-kenttiin. 3. Kirjoita Alt text -kenttään kuvaus, jonka käyttäjä näkee, jos kuvaa ei voida näyttää. 4. Napsauta OK-painiketta. Toistamalla diaesityksen voit näyttää esityksen. Voit käyttää esityksessä myös dian vaihtotehosteita. Diaesityksen toistaminen varaa koko tietokoneen näytön. Tällöin näet, miltä kuvat, animoidut elementit ja siirtymätehosteet näyttävät varsinaisessa esityksessä. Voit ohjata esityksen dioja nuolinäppäinten avulla. Voit ottaa käyttöön animaatiotehosteen, kuten häivytyksen mustaksi, kussakin diassa erikseen tai voit ottaa käyttöön yhden siirtymätehosteen kaikissa esityksen dioissa. Diaesitysten toistaminen Diaesitys alkaa oletusarvon mukaan aina ensimmäisestä diasta. Voit siirtyä diojen välillä manuaalisesti aina viimeiseen diaan asti. Voit myös toistaa diaesityksen nykyisestä diasta alkaen. Tietoja tästä tehtävästä Voit siirtyä diaesityksen seuraavaan diaan painamalla oikeaa nuolinäppäintä tai alanuolinäppäintä. Edelliseen diaan voit siirtyä painamalla vasenta nuolinäppäintä tai ylänuolinäppäintä. Toimintaohjeet 1. Voit toistaa diaesityksen seuraavasti: v Voit aloittaa diaesityksen ensimmäisestä diasta alkaen napsauttamalla vaihtoehtoja Esitys > Toista diaesitys tai napsauttamalla työkalurivin Aloita diaesitys -vaihtoehtoa. v Voit aloittaa diaesityksen nykyisestä diasta alkaen napsauttamalla vaihtoehtoja Esitys > Toista nykyisestä diasta. 2. Voit ohjata diaesitystä nuolinäppäinten avulla. 212 Docs