IBM SmartCloud for Social Business. IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

Transkriptio

1 IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

2

3 IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

4 Huomautus Ennen näiden tietojen ja niihin liittyvän tuotteen käyttöä tutustu julkaisuun Huomioon otettavaa sivulla 229. Huomautus Tämä painos koskee IBM SmartCloud Engage (maaliskuu 2013)- ja IBM SmartCloud Connections (maaliskuu 2013) -ohjelmien kaikkia seuraavia versioita ja muutostasoja, kunnes uusissa painoksissa toisin ilmoitetaan. Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

5 Luku 1. Aktiviteetit Aktiviteetti on työtila, jossa projektin työntekijät voivat määrittää tietoa yhteiskäyttöön, osoittaa tehtäviä jäsenille ja määrittää yhteiskäyttöön resursseja, kuten tiedostoja, työkaluja ja Web-sivustoja. Aktiviteetin avulla voit järjestää sisältöä ja priorisoida projektin tavoitteeseen liittyviä tehtäviä. Aktiviteetit-sovelluksen uudet ominaisuudet Lue lisää siitä, mitä ominaisuuksia on lisätty. Aloitusohje v Tutustu Aloitusohje-sovellukseen. v Luo aktiviteetti työryhmän projektin organisointia varten. v Seuraa ja määritä tehtäviä. v Seuraa toistuvaa tehtävää käyttämällä uudelleen aiemmin luotua aktiviteettia. Käytä Desktop Plug-ins for Microsoft Windows -lisäosia Hyödynnä yhteiskäyttöä, verkostoidu ja harjoita yhteisöllistä liiketoimintaa Windows-käyttöjärjestelmässä ja Microsoft Outlook- tai Microsoft Office -sovellusten (PowerPoint, Excel ja Word) avulla. IBM Connections Desktop Plug-ins for Microsoft Windows -työasemalisäosat tuovat käyttöösi sosiaalisen verkostoitumisen ominaisuudet, esimerkiksi Aktiviteetit-, Verkkolokit-, Yhteisöt-, Tiedostot- ja Wikit-sovellukset. Voit siirtää paikallisia tiedostoja IBM SmartCloud Engage- ja IBM SmartCloud Connections -pilvipalveluun suoraan Windowsin Resurssienhallinnasta. Voit määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön, käsitellä niitä paikallisina ja sitten julkaista ne IBM SmartCloud for Social Business -palvelussa. Voit julkaista tiedostoja verkkolokissa, liittää asiakirjoja wikiin ja etsiä sisältöä IBM SmartCloud Engage- tai IBM SmartCloud Connections -palvelussa. Tärkeää: Jos kirjaudut IBM SmartCloud Engage -palveluun käyttämällä oman organisaatiosi käyttäjätunnusta, et voi kirjautua sisään ja käyttää työasemien lisäosia. v Lataa työasemalisäosat v Työaseman lisäosien käyttö Copyright IBM Corp. 2010,

6 2 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

7 Luku 2. Aktiviteettien yleiskuvaus Aktiviteetit-sovellus on käytettävissä joko itsenäisenä sovelluksena tai Yhteisöt-sovelluksen widget-objektina. Aktiviteettien avulla työryhmän on helppo toimia keskinäisessä vuorovaikutuksessa online-tilassa, jossa projektin ja projektiresurssien ideat luodaan, kerätään ja määritetään yhteiskäyttöön. Merkintöjen ja tehtävien avulla voit määrittää tarvittavat tehtävät ja tallentaa aiheeseen liittyvät tiedostot. Osien avulla voit järjestää aktiviteetin merkinnät ja tehtävät. Esimerkkejä projekteista, joita voit seurata aktiviteetin avulla: v myyntiprosessin viimeistely v tärkeän kokouksen valmistelu v raportin kirjoittaminen asiakkaalle v uuden työntekijän palkkaus. Kaikki aktiviteetit ovat käytettävissä Aktiviteetit-näkymässä, myös aktiviteetit, jotka on luotu yhteisössä. Yhteisön luomat aktiviteetit on merkitty näkymässä tekstillä Yhteisöaktiviteetti. Aktiviteetit on lueteltu Yleiskuvaus-sivun pääruudun Yhteisön aktiviteetti -suodattimen kohdalla. Erilliset aktiviteetit on lueteltu Omat aktiviteetit -suodattimen kohdalla. Omat aktiviteetit ovat aktiivisia aktiviteetteja, joihin kuulut. Ne joko v ovat sinun luomiasi v ovat aktiviteetteja, joiden jäseneksi sinut on lisätty v ovat osa yhteisöä, johon kuulut Omat aktiviteetit eivät sisällä julkisia aktiviteetteja, lasketun prioriteetin aktiviteetteja eivätkä valmiita aktiviteetteja.aktiviteettien tila voi olla jokin seuraavista: Kun luot aktiviteetin yhteisössä, aktiviteetin jäsenet on rajattu henkilöihin, jotka ovat yhteisön jäseniä. Yhteisöaktiviteetti voi sisältää yhteisön jäsenten osajoukon. Jotta itsellesi tärkeiden aktiviteettien löytäminen on helppoa, määritä kyseisille aktiviteeteille prioriteetti. Poista aktiviteetti näkymästäsi laskemalla aktiviteetin prioriteettia. Voit tehdä aktiviteetista kopion tai viedä aktiviteetin CSV-tiedostoon. Tallenna aktiviteetti mallipohjana ja käytä sitä uusien aktiviteettien luonnissa. Copyright IBM Corp. 2010,

8 4 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

9 Luku 3. Aktiviteetin aloitus Aktiviteetin luontiin ei tarvita erityiskäyttöoikeuksia. Kun aktiviteetti on luotu, muokkaa sitä, luo sen kopio tai käytä aktiviteettia mallipohjan luonnissa valitsemalla Aktiviteetin toiminnot -vaihtoehto. Tietoja tästä tehtävästä Aktiviteetit voidaan luoda alusta alkaen tai mallipohjasta. Kun aloitat aktiviteetin mallipohjasta, uusi aktiviteetti luodaan mallipohjaan tallennettujen tietojen perusteella. Jos mallipohja sisältää esimerkiksi joukon vaiheita, yhteystietoja ja resursseja, uusi aktiviteetti sisältää saman joukon vaiheita, yhteystietoja ja resursseja. 1. Siirry Aktiviteetit-näkymään ja valitse Aloita aktiviteetti -vaihtoehto. Jos käytät itsenäistä sovellusta, voit siirtyä Aktiviteetit-näkymään valitsemalla vaihtoehdot Sovellukset > Aktiviteetit. Jos aloitat aktiviteetin yhteisössä, Aktiviteetit-widget-objekti on lisättävä ennen aktiviteetin aloitusta. Voit lisätä Aktiviteetit-widget-objektin valitsemalla vaihtoehdot Yhteisön toiminnot > Mukauta ja valitsemalla Aktiviteetit-vaihtoehdon. 2. Valinnainen: Jos haluat luoda aktiviteetin mallipohjasta, napsauta Valitse aktiviteettimallipohja -vaihtoehtoa ja valitse mallipohja. Jos haluat lisätä jäsenluetteloon mallipohjaan määritetyt jäsenet, valitse myös Käytä mallipohjan jäseniä -vaihtoehto. 3. Kirjoita aktiviteetin tiedot. Näitä tietoja voi muuttaa myöhemmin muokkaamalla aktiviteettia. v Nimi näkyy lisätyille jäsenille lähetetyn ilmoituksen aiheessa. Jos et anna nimeä, järjestelmä määrittää aktiviteetin nimeksi Nimetön. v Voit sisällyttää organisaatiosi jäseniä tai organisaatiosi ulkopuolisia vieraskäyttäjiä valitsemalla Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän aktiviteetin jäseniksi -vaihtoehdon. Ulkoisia jäseniä sallivat aktiviteetit voidaan määrittää yhteiskäyttöön sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka sallivat ulkoiset tai sisäiset jäsenet. Voit myöhemmin poistaa tämän käyttöoikeuden valinnan ja estää organisaation ulkopuolisten jäsenten lisäyksen aktiviteettiin vain, jos aktiviteetissa ei ole organisaation ulkopuolisia jäseniä. Ulkoisen aktiviteetin tunnistaa aktiviteetin otsikon vieressä olevasta Ulkoinenkuvakkeesta. Älä valitse tätä vaihtoehtoa, jos haluat sisällyttää vain organisaatioosi kuuluvia jäseniä. Aktiviteetit, jotka eivät salli ulkoisia jäseniä, voidaan määrittää yhteiskäyttöön vain sellaisten yhteisöjen kanssa, jotka eivät salli ulkoisia jäseniä. Et voi myöhemmin sallia ulkoista jäsenyyttä sisäiseen aktiviteettiin. v Erota tunnisteet toisistaan pilkuin.kun aktiviteetti on tallennettu, järjestelmä lisää uudet tunnisteet tunnistekokoelmaan. v Kun lisäät jäseniä, valitse ensin jäsenen laji ja sitten jäsenen rooli ja kirjoita sen jälkeen jäsenenä lisättävän henkilön, yhteisön tai ryhmän nimi. Omistaja voi lisätä sisältöä, tarkastella ja muokata kaikkia merkintöjä sekä hallita aktiviteetin jäsenyyksiä. Tekijä voi lisätä ja tarkastella sisältöä ja muokata omia merkintöjään. Lukija voi vain tarkastella sisältöä. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettävissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Jos kirjoitat sellaisen henkilön sähköpostiosoitteen, jolla ei ole tiliä tai jolla on tili mutta joka ei ole samassa organisaatiossa, henkilö on lisättävä napsauttamalla plusmerkkikuvaketta. Jos henkilöllä ei ole tiliä, sinua pyydetään lähettämään kyseiselle henkilölle vieraskäyttäjäkutsu, kun olet tallentanut aktiviteetin. Vierailevien käyttäjien on hyväksyttävä kutsu voidakseen käyttää aktiviteetteja, joihin heidät on lisätty jäseninä. Copyright IBM Corp. 2010,

10 v Varmista, että aktiviteetin tavoitteessa on riittävästi tietoja, jotta jäsenet erottavat aktiviteetin muista aktiviteeteista, joilla on samankaltainen nimi. Tavoitteesta voi tehdä hakuja ja se näkyy ilmoitusviesteissä, jotka jäsenet saavat, kun heidät on kutsuttu aktiviteettiin. Tulokset Kun aktiviteetti on luotu, palvelin lähettää jäseneksi lisäämillesi henkilöille aktiviteetista kertovan sähköpostiviestin tai ilmoituksen Oma aloitusnäkymä -ominaisuuden Päivitykset-välilehteen. Seuraavat toimet Voit lisätä sisältöä aktiviteettiin luomalla merkintöjä tai tehtäviä tai järjestämällä aktiviteetin osiin. Tallenna tämä aktiviteetti mallipohjana tulevaa käyttöä varten tai helpota aktiviteetin löytämistä merkitsemällä sen prioriteetti korkeaksi. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Luku 8, Mallipohjien käsittely, sivulla 29 Voit käyttää aktiviteetin tai merkinnän tyyliä tai sisältöä uudelleen luomalla mallipohjia. 6 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

11 Luku 4. Aktiviteetin sisällön lisäys Lisää aktiviteettiin tietoja luomalla merkintöjä. Luo tehtäviä ja osoita niitä jäsenille lisäämällä tehtäviä. Liitä resursseja aktiviteettiin liittämällä tiedostoja tai muodostamalla niihin linkkejä. Lisäämällä sisältöä aktiviteettiin voit luoda projektille tilan, jossa voi määrittää tietoja yhteiskäyttöön, osoittaa tehtäviä jäsenille ja määrittää yhteiskäyttöön resursseja, kuten Web-sivustoja ja tiedostoja. Merkintöjen avulla voit lisätä sisältöä aktiviteettiin. Merkinnän avulla voit esimerkiksi liittää tiedoston, muodostaa linkin tiedostoon tai lisätä sivuston kirjanmerkin. Voit myös lisätä mukautettuja kenttiä merkintöihin. Aktiviteettien tavoin merkinnät voidaan luoda alusta alkaen tai aiemmin tallennetun merkintämallipohjan avulla. Muista merkintää luodessasi, että kuvaustekstistä ja tunnisteista voi tehdä hakuja. Oletusarvon mukaan aktiviteetin merkinnät on määritetty kaikkien kyseisen aktiviteetin jäsenten yhteiskäyttöön. Voit piilottaa merkinnän muilta jäseniltä merkitsemällä sen yksityiseksi. Vain aktiviteetin tekijä tai omistaja voi lisätä siihen merkintöjä. Tehtävien avulla voi seurata tehtäviä, jotka työryhmän on tehtävä, jotta aktiviteetin tavoite saavutetaan. Voit osoittaa tehtävän aktiviteetin jäsenelle, liittää tiedoston, muodostaa linkin tiedostoon tai lisätä sivuston kirjanmerkin. Voit myös lisätä tehtävään mukautettuja kenttiä ja määrittää tehtävälle määräpäivän. Tehtävät-luettelo-välilehdessä näkyy omien tehtävien luettelo. Myös yhteisön luomat aktiviteetit näkyvät tässä välilehdessä. Saat merkinnän tai tehtävän tiedot näkyviin napsauttamalla Lisää-vaihtoehtoa. Valitse Lisää kommentti tai Lisää tehtävä. Tuo merkinnän tai tehtävän tiedot näkyviin napsauttamalla Lisää-vaihtoehtoa. Muokkaa merkintää tai tehtävää valitsemalla vaihtoehdot Lisää > Muokkaa. Saat näkyviin niiden toimintojen luettelon, jotka voit kohdistaa kuhunkin merkintään tai tehtävään, valitsemalla vaihtoehdot Lisää > Lisää toimintoja. Lisää toimintoja -kohdassa voit tehdä seuraavia toimia: v Ilmoita muille henkilöille merkinnästä tai tehtävästä. v Muodosta linkki merkintään tai tehtävään. v Kopioi, siirrä tai poista merkintä tai tehtävä. v Tallenna merkintä tai tehtävä mallipohjana. v Muunna merkintä tehtäväksi. Oletusarvon mukaan järjestelmä tallentaa tekemäsi muutokset viiden minuutin välein, ellei pääkäyttäjä ole muuttanut tallennusväliä. Jos jätät merkinnän tallentamattomaan tilaan ja suljet selaimen tai istunto aikakatkaistaan, saat siitä ilmoituksen seuraavan sisäänkirjautumisen yhteydessä. Voit avata merkinnän ja jatkaa sen käsittelyä napsauttamalla ilmoitussanoman Näytä-painiketta tai poistaa merkinnän napsauttamalla Hylkää-painiketta. Jos tallentamattomalle merkinnälle ei tehdä toimia, sanoma tulee uudelleen näkyviin, kun kirjaudut seuraavan kerran sisään. Merkinnän lisäys Lisää merkintä aktiviteettiin, kun haluat määrittää tietoja yhteiskäyttöön aktiviteetin jäsenten kanssa. Voit käyttää merkintää esimerkiksi kysymyksen esittämiseen. Aktiviteetin jäsenet voivat lisätä vastauksia napsauttamalla merkinnän Lisää kommentti -vaihtoehtoa. Voit myös lisätä tiedotteen käyttämällä merkinnän aihetta. 1. Napsauta Lisää merkintä -painiketta. Copyright IBM Corp. 2010,

12 2. Anna tarvittavat tiedot. Näitä tietoja voi muuttaa myöhemmin muokkaamalla merkintää. Jos haluat muokata merkintää, laajenna se napsauttamalla Lisää-vaihtoehtoa ja valitse sen jälkeen Muokkaavaihtoehto. 3. Lisää sisältöä merkintään. v Lisää tiedosto merkintään valitsemalla Liitä tiedosto -vaihtoehto. Järjestelmä siirtää liittämäsi tiedostot aktiviteettiin ja tallentaa ne aktiviteettiin. Tiedostoja ei voi määrittää yhteiskäyttöön aktiviteetin jäsenyyden ulkopuolella. Aktiviteetteihin siirrettyjen tiedostojen sisällöstä ei voi hakea. Jos haluat siirtää palvelimeen tiedoston, joka voidaan määrittää myöhemmin yhteiskäyttöön laajemman kohderyhmän kanssa, lisää tiedosto Tiedostot-sovellukseen. Voit määrittää Tiedostot-sovelluksen tiedoston tai kansion yhteiskäyttöön aktiviteetin jäsenten kanssa lisäämällä kyseiseen tiedostoon tai kansioon osoittavan linkin aktiviteettimerkinnästä. Järjestelmä tallentaa aktiviteettimerkintään liittämäsi tiedostot aktiviteettiin. Huomautus: Liite-valintaikkunassa näkyy ladattavan tiedoston enimmäiskoko. Isokokoisten tiedostojen liittäminen aktiviteettiin voi vaikuttaa sen suorituskykyyn. Isokokoisia tiedostoja sisältävän aktiviteetin lataus voi kestää pitkään. Sen sijaan, että liittäisit tiedoston merkintään, siirrä tiedosto ensin Tiedostot-sovellukseen ja lisää sitten aktiviteettiin linkki kyseiseen tiedostoon. v Lisää merkintään Web-osoite valitsemalla Lisää kirjanmerkki -vaihtoehto. v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Linkitä tiedostoon voit lisätä linkin tiedostoon. Valitse linkitettävä tiedosto. Käytettävissä olevat tiedostot määräytyvät käyttöympäristön käyttöönottojen perusteella. Jos esimerkiksi Tiedostot-sovellus on otettu käyttöön käyttöympäristössäsi, voit luoda linkin tiedostoon, joka on tallennettu Tiedostot-sovellukseen. Jos linkitetty kirjasto on käyttöön otettavissa, voit luoda linkin tiedostoon, joka on tallennettu kirjastoon. Jos luot linkin Oma tietokone -kohteesta, valittu tiedosto siirretään aktiviteettiin, ja järjestelmä luo linkin. Huomautus: Jos Tiedostot-sovellus on otettu käyttöön tai linkitetyt kirjastot ovat käytössä, Oma tietokone ei ole käytettävissä. 8 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

13 v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Linkitä kansioon voit lisätä linkin kansioon. Käytettävissä olevat kansiot määräytyvät käyttöympäristön käyttöönottojen perusteella. Jos esimerkiksi Tiedostot-sovellus on otettu käyttöön käyttöympäristössäsi, voit luoda linkin kansioon, joka on tallennettu Tiedostot-sovellukseen. Jos linkitetty kirjasto on käyttöön otettavissa, voit luoda linkin kansioon, joka on tallennettu kirjastoon. Luku 4. Aktiviteetin sisällön lisäys 9

14 v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Päivämääräkenttä voit lisätä merkintään Päivämäärä-kentän. Kun tyhjää kenttää napsautetaan, näkyviin tulee kalenteriohjausobjekti. Voit joko kirjoittaa päivämäärän kenttään tai valita päivämäärän kalenteriohjausobjektista. v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Henkilökenttä voit lisätä merkintään Henkilökentän. Kun kirjoitat nimen kenttään, näkyviin tulee hakemiston nimiluettelo. Voit valita nimen luettelosta tai kirjoittaa henkilön koko nimen tai sähköpostiosoitteen. Huomautus: Jos kirjoitat henkilön nimen Aktiviteetit-sovelluksesta käsin, henkilö on valittava ennakoivan kirjoitustoiminnon luettelosta. Älä napsauta Lisää jäseniä -vaihtoehtoa. Valitse oikea käyntikortti ennakoivan kirjoitustoiminnon ehdotuksista. v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Tekstikenttä voit lisätä merkintään tekstikentän. Voit lisätä haluamasi määrän eri lajin kenttiä ja voit lisätä useita saman lajin kenttiä. Nimeä mukautettu kenttä uudelleen napsauttamalla kentän nimiötä. Poista kenttä napsauttamalla kenttää koskevaa poistokuvaketta. Voit muuttaa tiedoston, kirjanmerkin tai mukautetun kentän nimiöksi nimen, joka kuvaa paremmin kentän käyttötarkoitusta. Jos esimerkiksi käytät merkintää tarkistuskommentteja varten, voit lisätä siihen kaksi nimikenttää: Tekijä ja Tarkistaja. Voit myös lisätä päivämääräkentän nimeltä Tarkistus päivämäärän mukaan ja lisätä sitten tiedostoliitteen, jonka kentän otsikkona on Tarkistettava asiakirja. 4. Kuvaus-kentän avulla voit määrittää merkinnän kuvauksen tai lisätä merkinnän sisältöä. Voit muotoilla lisättyä tekstiä työkalurivin valinnoilla. 5. Valitse tietty aktiviteetin osa, johon tämä merkintä lisätään. 6. Piilota merkintä muilta jäseniltä valitsemalla Merkitse tämä merkintä yksityiseksi -vaihtoehto. 7. Valitse Ilmoita käyttäjille tästä merkinnästä -vaihtoehto, jos haluat lähettää ilmoituksen aktiviteetin jäsenille tästä merkinnästä. 10 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

15 Jos käytät itsenäistä aktiviteettia, voit lähettää ilmoituksen kaikille aktiviteetin jäsenille valitsemalla Kaikki tämän aktiviteetin yksittäiset jäsenet -vaihtoehdon. Tätä vaihtoehtoa käytettäessä ryhmien tai yhteisöjen jäsenille ei lähetetä ilmoitusta. Jos et halua lähettää ilmoitusta kaikille, valitse haluamasi jäsenet luettelosta. Jos aktiviteetti on määritetty yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, voit lähettää ilmoituksen vain osalle yhteisön jäsenistä valitsemalla ensin vaihtoehdot Yhteisö: yhteisön_nimi, jossa yhteisön- _nimi on yhteisön nimi, ja valitsemalla sitten niiden jäsenten nimien viereiset valintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Jos käytät yhteisöaktiviteettia, valitse haluamasi jäsenet luettelosta. Voit lähettää ilmoituksen sekä yhteisön omistajille että yksittäisille jäsenille valitsemalla ensin omistajien nimet yhteisön_nimi (yhteisön omistajat) -luettelosta, jossa yhteisön_nimi on yhteisön nimi, ja valitsemalla sitten yksittäiset nimet Yksittäiset aktiviteetin jäsenet -luettelosta. Ohjelma muistaa valintasi, kun siirryt luettelosta toiseen. Huomautus: Suodatin etsii vain nykyisellä sivulla olevat nimet. Jos sivuja on useita, napsauta Seuraava-painiketta toistuvasti, kunnes tulet sivulle, jolla olevat nimet ovat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Seuraavat toimet Voit muuttaa merkintöjen ominaisuuksia napsauttamalla Lisää toimintoja -vaihtoehtoa. Voit esimerkiksi tehdä merkinnästä yksityisen muokkaamalla sitä. Voit myös siirtää merkinnän, muokata sitä, poistaa sen tai tehdä siitä kopion. Voit muuntaa merkinnät tehtäviksi valitsemalla vaihtoehdot Lisää toimintoja > Muunna tehtäväksi. Tehtävistä on hyötyä, jos aktiviteetissa on merkintä, jonka haluat määrittää tietylle henkilölle, tai jos merkinnän määräpäivä on ennen aktiviteetin määräpäivää. Valitsemalla vaihtoehdot Lisää toimintoja > Ilmoita muille henkilöille voit kiinnittää aktiviteetin jäsenten huomion merkintään. Jäsenet, joille ilmoitat merkinnästä, saavat sähköpostitse tai Kotisivu-sovelluksen Päivitykset-välilehteen ilmoituksen, jossa on merkinnän kuvaus ja linkki siihen. Kuka tahansa aktiviteetin jäsen voi ilmoittaa muille jäsenille mistä tahansa aktiviteetin merkinnästä. Palvelin voi lähettää ilmoitukset aktiviteetin nykyisille jäsenille ja kaikille käytössä olevan merkinnän aktiviteettiin lisänneille henkilöille, vaikka he eivät enää olisi jäseniä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Tiedostojen käsittely Asiakirjojen määrityksestä yhteiskäyttöön aktiviteetissa on apua niiden tiedostojen järjestämisessä, joita tarvitaan tavoitteen saavuttamisessa yhdessä paikassa. Lisää linkki merkinnästä tai tehtävästä tiedostoon tai kansioon. Liitä tiedosto merkintään tai tehtävään. Tiedostojen käsittely Asiakirjojen määrityksestä yhteiskäyttöön aktiviteetissa on apua niiden tiedostojen järjestämisessä, joita tarvitaan tavoitteen saavuttamisessa yhdessä paikassa. Lisää linkki merkinnästä tai tehtävästä tiedostoon tai kansioon. Liitä tiedosto merkintään tai tehtävään. Ennen aloitusta Voit lisätä linkin tai liitteen samalla, kun luot uuden merkinnän tai tehtävän. Voit myös lisätä linkin tai liitteen aiemmin luotuun merkintään tai tehtävään. Voit päivittää aiemmin luodun merkinnän napsauttamalla Lisää-vaihtoehtoa, jolloin merkinnän tiedot tulevat näkyviin, ja napsauttamalla sen jälkeen Muokkaa-vaihtoehtoa. Voit päivittää aiemmin luodun tehtävän napsauttamalla Lisää-vaihtoehtoa, jolloin tehtävän tiedot tulevat näkyviin, ja valitsemalla sen jälkeen vaihtoehdot Muokkaa > Lisäasetukset. Luku 4. Aktiviteetin sisällön lisäys 11

16 Tietoja tästä tehtävästä Tiedostojen liittäminen aktiviteettiin tallentaa tiedoston aktiviteettiin. Vain aktiviteetin jäsenet voivat käyttää aktiviteettiin liitettyjä tiedostoja. v Siirrä tiedosto aktiviteettiin valitsemalla Liitä tiedosto -vaihtoehto. Järjestelmä siirtää liittämäsi tiedostot aktiviteettiin ja tallentaa ne aktiviteettiin. Tiedostoja ei voi määrittää yhteiskäyttöön aktiviteetin jäsenyyden ulkopuolella. Aktiviteetteihin siirrettyjen tiedostojen sisällöstä ei voi hakea. Jos haluat siirtää palvelimeen tiedoston, joka voidaan määrittää myöhemmin yhteiskäyttöön laajemman kohderyhmän kanssa, lisää tiedosto Tiedostot-sovellukseen. Voit määrittää Tiedostot-sovelluksen tiedoston tai kansion yhteiskäyttöön aktiviteetin jäsenten kanssa lisäämällä kyseiseen tiedostoon tai kansioon osoittavan linkin aktiviteettimerkinnästä. Järjestelmä tallentaa aktiviteettimerkintään liittämäsi tiedostot aktiviteettiin. Huomautus: Liite-valintaikkunassa näkyy ladattavan tiedoston enimmäiskoko. Isokokoisten tiedostojen liittäminen aktiviteettiin voi vaikuttaa sen suorituskykyyn. Isokokoisia tiedostoja sisältävän aktiviteetin lataus voi kestää pitkään. Sen sijaan, että liittäisit tiedoston merkintään, siirrä tiedosto ensin Tiedostotsovellukseen ja lisää sitten aktiviteettiin linkki kyseiseen tiedostoon. v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Linkitä tiedostoon voit lisätä linkin tiedostoon. Valitse linkitettävä tiedosto. Käytettävissä olevat tiedostot määräytyvät käyttöympäristön käyttöönottojen perusteella. Jos esimerkiksi Tiedostot-sovellus on otettu käyttöön käyttöympäristössäsi, voit luoda linkin tiedostoon, joka on tallennettu Tiedostot-sovellukseen. Jos linkitetty kirjasto on käyttöön otettavissa, voit luoda linkin tiedostoon, joka on tallennettu kirjastoon. Jos luot linkin Oma tietokone -kohteesta, valittu tiedosto siirretään aktiviteettiin, ja järjestelmä luo linkin. Huomautus: Jos Tiedostot-sovellus on otettu käyttöön tai linkitetyt kirjastot ovat käytössä, Oma tietokone ei ole käytettävissä. v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Linkitä kansioon voit lisätä linkin kansioon. Käytettävissä olevat kansiot määräytyvät käyttöympäristön käyttöönottojen perusteella. Jos esimerkiksi Tiedostot-sovellus on otettu käyttöön käyttöympäristössäsi, voit luoda linkin kansioon, joka on tallennettu Tiedostot-sovellukseen. Jos linkitetty kirjasto on käyttöön otettavissa, voit luoda linkin kansioon, joka on tallennettu kirjastoon. v Lisää linkki merkinnän tai tehtävän kuvauksessa olevaan tiedostoon tai kansioon. Voit lisätä linkkejä myös kuvauskenttään. Lisää linkki Kuvaus-työkalurivin linkkikuvakkeen avulla. 12 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

17 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Merkinnän lisäys sivulla 7 Lisää merkintä aktiviteettiin, kun haluat määrittää tietoja yhteiskäyttöön aktiviteetin jäsenten kanssa. Voit käyttää merkintää esimerkiksi kysymyksen esittämiseen. Aktiviteetin jäsenet voivat lisätä vastauksia napsauttamalla merkinnän Lisää kommentti -vaihtoehtoa. Voit myös lisätä tiedotteen käyttämällä merkinnän aihetta. Tehtävän lisäys Voit lisätä aktiviteettiin tehtäviä ja osoittaa niitä aktiviteetin jäsenille. Tehtävien avulla voit hallita aktiviteetin tavoitteen saavuttamisessa tarvittavaa työtä. Voit tarkastella kaikkia aktiviteetin tehtävämerkintöjä Tehtävät-näkymässä. Yksittäisen merkinnän Web-osoitteen selvitys Voit avata merkinnän erilliselle Web-sivulle ja tallentaa sivun sitten kirjanmerkiksi, lähettää sen toiselle jäsenelle keskusteluviestissä tai lisätä sen aktiviteettiin kirjanmerkkimerkinnäksi. Käyttäjät, jotka avaavat linkin, siirtyvät suoraan merkinnän Web-sivulle. Ennen aloitusta Pysyvän Web-osoitteen merkinnän avaajan on oltava merkinnän sisältävän aktiviteetin jäsen. Et voi jakaa merkinnän linkkiä sellaiselle käyttäjälle, joka ei ole aktiviteetin jäsen. Tietoja tästä tehtävästä Voit noutaa merkinnän Web-osoitteen seuraavasti: 1. Etsi kirjanmerkiksi lisättävä tai jaettava merkintä ja valitse sitten vaihtoehdot Lisää toimintoja > Luo linkki tähän merkintään. Huomautus: Jos Lisää toimintoja -linkki ei ole näkyvissä, näkymä on ehkä pienennetty. Laajenna merkintä napsauttamalla sen otsikkoa. 2. Voit nyt lisätä merkinnän kirjanmerkiksi tai jakaa sen muiden jäsenten kanssa kopioimalla Web-osoitteen selaimen osoitekentästä keskusteluun tai aktiviteettimerkinnän kirjanmerkkikenttään. Tehtävän lisäys Voit lisätä aktiviteettiin tehtäviä ja osoittaa niitä aktiviteetin jäsenille. Tehtävien avulla voit hallita aktiviteetin tavoitteen saavuttamisessa tarvittavaa työtä. Voit tarkastella kaikkia aktiviteetin tehtävämerkintöjä Tehtävät-näkymässä. Tietoja tästä tehtävästä Kun olet napsauttanut Lisää tehtävä -vaihtoehtoa, voit kirjoittaa lyhyen tehtävänkuvauksen Tehtävä-kenttään ja tallentaa tehtävän. Kirjoittamasi kuvaus määrittää tehtävän ja näkyy kaikissa tehtävän sisältävissä näkymissä. Jos haluat lisätä lisää tietoja tai sisältöä tai osoittaa tehtävän jäsenelle, napsauta Lisäasetuksetvaihtoehtoa. Seuraavissa vaiheissa on tietoja valinnaisista Lisäasetukset-kohteista. Kun käsittelet aktiviteettia, voit luoda tehtäviä aktiviteetille tai aktiviteettiin jo luodulle tehtävälle. Jos haluat lisätä tehtävämerkinnän suoraan aktiviteettiin, napsauta Lisää tehtävä -painiketta. Jos haluat lisätä tehtävämerkinnän toisen merkinnän vastaukseksi, avaa merkintä ja valitse sitten Lisää tehtävä -vaihtoehto. Seuraavien tietojen avulla voit täyttää lisäasetukset, jotka tulevat näkyviin, kun valitset Lisäasetuksetvaihtoehdon. Luku 4. Aktiviteetin sisällön lisäys 13

18 1. Tehtävän oletussuorittaja on Kuka tahansa (yhteinen). Tämä tarkoittaa, että kaikki aktiviteetin jäsenet voivat merkitä tehtävän valmiiksi. Jos haluat osoittaa tehtävän tietylle henkilölle, napsauta Valitse henkilö -vaihtoehtoa. 2. Määritä Määräpäivä-kenttään päivämäärä, johon mennessä tämän tehtävän on valmistuttava. 3. Lisää sisältöä merkintään. v Lisää tiedosto merkintään valitsemalla Liitä tiedosto -vaihtoehto. Järjestelmä siirtää liittämäsi tiedostot aktiviteettiin ja tallentaa ne aktiviteettiin. Tiedostoja ei voi määrittää yhteiskäyttöön aktiviteetin jäsenyyden ulkopuolella. Aktiviteetteihin siirrettyjen tiedostojen sisällöstä ei voi hakea. Jos haluat siirtää palvelimeen tiedoston, joka voidaan määrittää myöhemmin yhteiskäyttöön laajemman kohderyhmän kanssa, lisää tiedosto Tiedostot-sovellukseen. Voit määrittää Tiedostot-sovelluksen tiedoston tai kansion yhteiskäyttöön aktiviteetin jäsenten kanssa lisäämällä kyseiseen tiedostoon tai kansioon osoittavan linkin aktiviteettimerkinnästä. Järjestelmä tallentaa aktiviteettimerkintään liittämäsi tiedostot aktiviteettiin. Huomautus: Liite-valintaikkunassa näkyy ladattavan tiedoston enimmäiskoko. Isokokoisten tiedostojen liittäminen aktiviteettiin voi vaikuttaa sen suorituskykyyn. Isokokoisia tiedostoja sisältävän aktiviteetin lataus voi kestää pitkään. Sen sijaan, että liittäisit tiedoston merkintään, siirrä tiedosto ensin Tiedostot-sovellukseen ja lisää sitten aktiviteettiin linkki kyseiseen tiedostoon. v Lisää merkintään Web-osoite valitsemalla Lisää kirjanmerkki -vaihtoehto. v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Linkitä tiedostoon voit lisätä linkin tiedostoon. Valitse linkitettävä tiedosto. Käytettävissä olevat tiedostot määräytyvät käyttöympäristön käyttöönottojen perusteella. Jos esimerkiksi Tiedostot-sovellus on otettu käyttöön käyttöympäristössäsi, voit luoda linkin tiedostoon, joka on tallennettu Tiedostot-sovellukseen. Jos linkitetty kirjasto on käyttöön otettavissa, voit luoda linkin tiedostoon, joka on tallennettu kirjastoon. Jos luot linkin Oma tietokone -kohteesta, valittu tiedosto siirretään aktiviteettiin, ja järjestelmä luo linkin. Huomautus: Jos Tiedostot-sovellus on otettu käyttöön tai linkitetyt kirjastot ovat käytössä, Oma tietokone ei ole käytettävissä. 14 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

19 v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Linkitä kansioon voit lisätä linkin kansioon. Käytettävissä olevat kansiot määräytyvät käyttöympäristön käyttöönottojen perusteella. Jos esimerkiksi Tiedostot-sovellus on otettu käyttöön käyttöympäristössäsi, voit luoda linkin kansioon, joka on tallennettu Tiedostot-sovellukseen. Jos linkitetty kirjasto on käyttöön otettavissa, voit luoda linkin kansioon, joka on tallennettu kirjastoon. Luku 4. Aktiviteetin sisällön lisäys 15

20 v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Päivämääräkenttä voit lisätä merkintään Päivämäärä-kentän. Kun tyhjää kenttää napsautetaan, näkyviin tulee kalenteriohjausobjekti. Voit joko kirjoittaa päivämäärän kenttään tai valita päivämäärän kalenteriohjausobjektista. v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Henkilökenttä voit lisätä merkintään Henkilökentän. Kun kirjoitat nimen kenttään, näkyviin tulee hakemiston nimiluettelo. Voit valita nimen luettelosta tai kirjoittaa henkilön koko nimen tai sähköpostiosoitteen. Huomautus: Jos kirjoitat henkilön nimen Aktiviteetit-sovelluksesta käsin, henkilö on valittava ennakoivan kirjoitustoiminnon luettelosta. Älä napsauta Lisää jäseniä -vaihtoehtoa. Valitse oikea käyntikortti ennakoivan kirjoitustoiminnon ehdotuksista. v Valitsemalla vaihtoehdot Lisää mukautetut kentät > Tekstikenttä voit lisätä merkintään tekstikentän. Voit lisätä haluamasi määrän eri lajin kenttiä ja voit lisätä useita saman lajin kenttiä. Nimeä mukautettu kenttä uudelleen napsauttamalla kentän nimiötä. Poista kenttä napsauttamalla kenttää koskevaa poistokuvaketta. Voit muuttaa tiedoston, kirjanmerkin tai mukautetun kentän nimiöksi nimen, joka kuvaa paremmin kentän käyttötarkoitusta. Jos esimerkiksi käytät merkintää tarkistuskommentteja varten, voit lisätä siihen kaksi nimikenttää: Tekijä ja Tarkistaja. Voit myös lisätä päivämääräkentän nimeltä Tarkistus päivämäärän mukaan ja lisätä sitten tiedostoliitteen, jonka kentän otsikkona on Tarkistettava asiakirja. 4. Kuvaus-kentän avulla voit määrittää merkinnän kuvauksen tai lisätä merkinnän sisältöä. Voit muotoilla lisättyä tekstiä työkalurivin valinnoilla. 5. Valitse tietty aktiviteetin osa, johon tämä merkintä lisätään. 6. Piilota merkintä muilta jäseniltä valitsemalla Merkitse tämä merkintä yksityiseksi -vaihtoehto. 7. Valitse Ilmoita käyttäjille tästä merkinnästä -vaihtoehto, jos haluat lähettää ilmoituksen aktiviteetin jäsenille tästä merkinnästä. 16 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

21 Jos käytät itsenäistä aktiviteettia, voit lähettää ilmoituksen kaikille aktiviteetin jäsenille valitsemalla Kaikki tämän aktiviteetin yksittäiset jäsenet -vaihtoehdon. Tätä vaihtoehtoa käytettäessä ryhmien tai yhteisöjen jäsenille ei lähetetä ilmoitusta. Jos et halua lähettää ilmoitusta kaikille, valitse haluamasi jäsenet luettelosta. Jos aktiviteetti on määritetty yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, voit lähettää ilmoituksen vain osalle yhteisön jäsenistä valitsemalla ensin vaihtoehdot Yhteisö: yhteisön_nimi, jossa yhteisön- _nimi on yhteisön nimi, ja valitsemalla sitten niiden jäsenten nimien viereiset valintaruudut, joille haluat lähettää ilmoituksen. Jos käytät yhteisöaktiviteettia, valitse haluamasi jäsenet luettelosta. Voit lähettää ilmoituksen sekä yhteisön omistajille että yksittäisille jäsenille valitsemalla ensin omistajien nimet yhteisön_nimi (yhteisön omistajat) -luettelosta, jossa yhteisön_nimi on yhteisön nimi, ja valitsemalla sitten yksittäiset nimet Yksittäiset aktiviteetin jäsenet -luettelosta. Ohjelma muistaa valintasi, kun siirryt luettelosta toiseen. Huomautus: Suodatin etsii vain nykyisellä sivulla olevat nimet. Jos sivuja on useita, napsauta Seuraava-painiketta toistuvasti, kunnes tulet sivulle, jolla olevat nimet ovat samalla aakkosten alueella kuin etsimäsi nimi. Kirjoita etsimäsi nimi Suodatin-ruutuun. Seuraavat toimet Kun olet tallentanut tehtävän, voit luoda toisen tehtävän napsauttamatta Lisää tehtävä -vaihtoehtoa. Jos haluat luoda toisen tehtävän, kirjoita sen nimi Tehtävä-kenttään. Muussa tapauksessa poista tekstikenttä napsauttamalla Peruuta-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Tiedostojen käsittely sivulla 11 Asiakirjojen määrityksestä yhteiskäyttöön aktiviteetissa on apua niiden tiedostojen järjestämisessä, joita tarvitaan tavoitteen saavuttamisessa yhdessä paikassa. Lisää linkki merkinnästä tai tehtävästä tiedostoon tai kansioon. Liitä tiedosto merkintään tai tehtävään. Luku 4. Aktiviteetin sisällön lisäys 17

22 18 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

23 Luku 5. Aktiviteettien käsittely Voit muokata aktiviteettia ja sen merkintöjä tai järjestää sen sisällön luomalla osia. Kun priorisoit aktiviteetit, löydät helposti itsellesi tärkeät aktiviteetit. Aktiviteettien prioriteetin laskeminen estää aktiviteetin näkymisen näkymässä. Kun aktiviteetin tavoite on saavutettu, voit merkitä aktiviteetin valmiiksi. Tietoja tästä tehtävästä Kun aktiviteetin tavoite on saavutettu, napsauta otsikkovirin Merkitse aktiviteetti valmiiksi -vaihtoehtoa. Valmiiksi merkitseminen ei poista aktiviteettia, vaan se siirtyy Valmis-näkymään, jossa sitä voi käyttää edelleen. Kun olet merkinnyt aktiviteetin valmiiksi, jäsenet eivät enää näe sitä aktiviteeteissaan. Voit palauttaa valmiin aktiviteetin Valmis-näkymästä napsauttamalla valmiin aktiviteetin Palauta aktiviteetti -vaihtoehtoa. Aktiviteetit, joita ei ole käytetty 90 päivään, merkitään automaattisesti valmiiksi. Aktiviteetin omistajille lähetetään ilmoitus, jossa tiedotetaan, että aktiviteetti merkitään valmiiksi, jos he eivät käytä sitä. Voit poistaa aktiviteetin siirtämällä sen roskakorinäkymään. Poista aktiviteetti vain, jos mitään sen tietoja ei tarvitse enää säilyttää. Voit palauttaa Roskakori-näkymässä olevia aktiviteetteja siihen asti, kunnes roskakori tyhjennetään. Roskakorin tyhjennysväli on oletusarvon mukaan 90 päivää. Aktiviteetin muokkaus Voit muokata aktiviteettia, jos olet sen omistaja. Aktiviteettiin liitettyjen otsikon, kuvauksen, määräpäivän ja tunnisteiden muokkaus ei vaikuta aktiviteettiin lähetettyjen merkintöjen sisältöön. Muokkaa aktiviteetin tietoja. v Etsi muokattava aktiviteetti Omat aktiviteetit -näkymän aktiviteettiluettelosta, laajenna aktiviteetin kuvaus valitsemalla Lisää-vaihtoehto ja valitse sitten Muokkaa-vaihtoehto. v Valitse muokattavassa aktiviteetissa ensin otsikkoriviltä Aktiviteetin toiminnot- ja sitten Muokkaa aktiviteettia -vaihtoehto. Aktiviteetin sisällön järjestäminen Kun olet lisännyt sisältöä aktiviteettiin, järjestä sisältö, jotta sen löytäminen on helpompaa. v Lisää aktiviteettiin ylimmän tason säilöjä napsauttamalla Lisää osa -vaihtoehtoa. Osat ovat objekteja, joihin voit tallentaa aktiviteetin merkintöjä. Kun olet luonut osan, voit siirtää sen tai nimetä sen uudelleen valitsemalla osan otsikosta Toiminnot-vaihtoehdon. Voit nimetä osan uudelleen napsauttamalla Muokkaa osaa -vaihtoehtoa. Voit myös poistaa osan valitsemalla osan otsikosta Toiminnot-vaihtoehdon. v Valitse otsikkoriviltä ensin Aktiviteetin toiminnot -vaihtoehto ja lisää sitten linkki aiheeseen liittyvään aktiviteettiin valitsemalla Lisää aiheeseen liittyvä aktiviteetti -vaihtoehto. Tällä toiminnolla voit luoda merkinnän, josta on linkki toiseen aktiviteettiin. Tämän toiminnon avulla voit muodostaa linkin toisen aktiviteettiin, joka saattaa sisältää nykyisen aktiviteetin jäseniä kiinnostavia tietoja. Vain jäsenet, joilla on toisen aktiviteetin käyttöoikeudet, voivat käyttää sitä merkinnästä käsin. Copyright IBM Corp. 2010,

24 Aktiviteettien priorisointi Kaikkien aktiviteettien prioriteetiksi määritetään normaali. Voit muuttaa aktiviteetin prioriteettitasoa, jotta sen löytäminen on helppoa. Tietoja tästä tehtävästä Aktiviteetille määrittämäsi prioriteettitaso näkyy vain sinulle. Määrittämäsi prioriteettitaso ei vaikuta aktiviteetin toisen jäsenen mahdollisesti määrittämään prioriteettiin. Aktiviteetit, joille olet määrittänyt korkean tai keskitason prioriteetin, näkyvät pienikokoisessa luettelossa, jonka saat näkyviin laajentamalla Priorisoidut aktiviteetit -vaihtoehdon. Huomautus: Priorisoidut aktiviteetit -vaihtoehto ei näy navigointi-ikkunassa aktiviteetista käsin, vaan aktiviteetista on ensin poistuttava. Voit poistua nykyisestä aktiviteetista ja palata Omat aktiviteetit -näkymään napsauttamalla Aktiviteetit-välilehteä. Käytettävissä ovat seuraavat prioriteettitasot: Korkea prioriteetti Aktiviteetti on tärkeä. Keskitason prioriteetti Aktiviteetin prioriteetti on normaalia suurempi. Normaali prioriteetti (oletus) Aktiviteetin prioriteetti on normaali. Määritä aktiviteetiksi, jonka prioriteettia on laskettu Aktiviteetti siirtyy Aktiviteetit, joiden prioriteettia on laskettu -näkymään. Voit muuttaa prioriteettia Omat aktiviteetit -näkymässä tai aktiviteetissa. v Etsi Omat aktiviteetit -näkymästä aktiviteetti, jonka prioriteetin haluat määrittää. Laajenna aktiviteetin kuvaus valitsemalla Lisää-vaihtoehto, valitse Priorisoi-vaihtoehto ja valitse sitten haluamasi prioriteettitaso. v Valitse aktiviteetin otsikkorivistä Aktiviteetin toiminnot -vaihtoehto ja valitse sitten prioriteettitaso. Huomautus: Prioriteettitaso ei tule näkyviin aktiviteetissa. Voit tarkastella aktiviteetin prioriteettitasoja palaamalla Omat aktiviteetit -näkymään tai siirtymällä Omat aktiviteetit -näkymän navigointiruudun Priorisoidut aktiviteetit -kohtaan. Vähemmän tärkeän aktiviteetin prioriteetin laskeminen Voit laskea sellaisen aktiviteetin prioriteettia, josta et ole kiinnostunut. Tällöin kyseinen aktiviteetti ei näy Omat aktiviteetit -näkymässä. Jos aktiviteetti muuttuu hyödyllisemmäksi, voit nostaa sen prioriteettia. Tietoja tästä tehtävästä Kun lasket aktiviteetin prioriteetin, pysyt yhä aktiviteetin jäsenenä ja voit käyttää sitä siirtymällä Aktiviteetit, joiden prioriteettia on laskettu -näkymään. Muut aktiviteetin jäsenet voivat yhä lähettää sinulle ilmoituksia aktiviteetin merkinnöistä. 20 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

25 Voit laskea aktiviteetin prioriteettia Omat aktiviteetit -näkymässä tai aktiviteetissa. v Etsi Omat aktiviteetit -näkymästä aktiviteetti, jonka prioriteettia haluat laskea, ja valitse vaihtoehdot Lisää > Priorisoi > Määritä aktiviteetiksi, jonka prioriteettia on laskettu. v Valitse aktiviteetin otsikkorivissä oleva Aktiviteetin toiminnot -vaihtoehto ja valitse sitten Määritä aktiviteetiksi, jonka prioriteettia on laskettu -vaihtoehto. Seuraavat toimet Jos haluat nostaa aktiviteetin prioriteettia, avaa Aktiviteetit, joiden prioriteettia on laskettu -näkymä Omat aktiviteetit -näkymän navigointi-ikkunasta. Valitse vaihtoehdot Lisää > Priorisoi sille aktiviteetille, jonka prioriteettia haluat muuttaa, ja valitse sitten haluamasi prioriteettitaso. Automaattisten päivitysten nouto tilaamalla Aktiviteetit-syöte Syötteiden lukuohjelman avulla voit tilata kiinnostavan aktiviteetin tai aktiviteettikokoelman syötteen. Kun tilaat syötteen, syötteiden lukuohjelma valvoo syötettä ja noutaa automaattisesti siihen tehtävät päivitykset. Tietoja tästä tehtävästä Syötteen avulla voit noutaa Web-sivun uusimman sisällön automaattisesti omaan tietokoneeseesi ja tarkastella sisältöä omassa tietokoneessasi. Aktiviteettien syötteet julkaistaan Atom-yhteyskäytäntöä käyttämällä. Syötteen tilaus helpottaa aktiviteetin valvontaa, koska syötteiden lukuohjelma tarkistaa automaattisesti, onko mihinkään syötteeksi määritettyyn sisältöön tehty päivityksiä, ja noutaa päivitykset automaattisesti. Voit tilata syötteen missä tahansa kohdassa, jossa näkyy Syöte-kuvake Omat aktiviteetit -näkymästä ja yksittäisistä aktiviteeteista.. Voit tilata syötteen esimerkiksi Syötteen tilausprosessin kulku vaihtelee käyttämäsi syötteiden lukuohjelman mukaan. Seuraavassa on yleisiä ohjeita. 1. Tee jokin seuraavista toimista: v Jos haluat tilata yksittäisen aktiviteetin, avaa aktiviteetti, etsi näkymä tai osa, jonka sisältämän luettelon merkinnöistä haluat säännöllisesti päivityksiä, ja valitse sitten Näiden merkintöjen syöte -vaihtoehto. v Jos haluat tilata useita aktiviteetteja, avaa näkymä, jonka sisältämistä aktiviteettilajeista haluat säännöllisesti päivityksiä (esimerkiksi Priorisoidut aktiviteetit > Korkea prioriteetti -näkymä), ja valitse sitten Näiden aktiviteettien syöte -vaihtoehto. v Jos haluat tilata tehtäväluettelon, napsauta Tehtävät-luettelo-välilehteä ja valitse sitten Näiden tehtävien syöte -vaihtoehto. v Jos haluat tilata mallipohjat, napsauta Aktiviteettimallipohjat-välilehteä ja valitse sitten Näiden mallipohjien syöte -vaihtoehto. 2. Lisää syöte haluamaasi syötteiden lukuohjelmaan. Tätä varten tehtävät toimet vaihtelevat käytettävän Web-selaimen ja syötteiden lukuohjelman mukaan. Lisätietoja on Web-selaimen ja syötteiden lukuohjelman ohjeissa. Luku 5. Aktiviteettien käsittely 21

26 Aktiviteettien seuranta Aktiviteetin päivityksistä ei lähetetä ilmoituksia jäsenille automaattisesti. Ilmoitusten vastaanotto edellyttää kyseisen aktiviteetin seurantaa. Kuka tahansa voi seurata avointa aktiviteettia. Rajoitetun aktiviteetin seuranta edellyttää, että olet aktiviteetin jäsen. v Napsauta itsenäisen aktiviteetin Aloita aktiviteetin seuranta -vaihtoehtoa. v Valitse yhteisöaktiviteetissa vaihtoehdot Seurantatoiminnot > Aloita aktiviteetin seuranta. Huomautus: Aloita aktiviteetin seuranta -toiminto ilmoittaa seuraavista aktiviteettimuutoksista: aktiviteetin luonti, poisto ja muokkaus aktiviteetin elementtien luonti ja poisto aktiviteetin luonti-, seuranta- tai kopiointitapahtumat aktiviteetin jäsenyys, esimerkiksi jäsenen, ryhmän tai yhteisön lisäys. Aloita aktiviteetin seuranta -toiminto ei ilmoita aktiviteettikenttien muutoksista, esimerkiksi kirjanmerkkien tai liitetiedostojen muokkauksista. Seuraavat toimet Voit myös tarkkailla seuraamiesi aktiviteettien tapahtumia napsauttamalla kotisivun Olen seuraaja -vaihtoehtoa. Jos et enää halua ilmoituksia aktiviteetin päivityksistä, voit lopettaa sen seurannan milloin tahansa. Voit lopettaa itsenäisen aktiviteetin seurannan valitsemalla Lopeta aktiviteetin seuranta -vaihtoehdon. Jos haluat lopettaa yhteisöaktiviteetin seurannan, avaa yhteisöaktiviteetti ja valitse vaihtoehdot Seurantatoiminnot > Lopeta aktiviteetin seuranta. Aktiviteetin kopiointi Miten toimit, kun kohtaat toisen henkilön luoman aktiviteetin, jota haluaisit käyttää myöhemmin uudelleen? Jos aktiviteetin omistaja ei ole luonut aktiviteetista uudelleenkäytön mahdollistavaa mallipohjaa, voit kopioida aktiviteetin. Voit kopioida myös itse luomasi aktiviteetin, kun haluat käyttää sitä myöhemmin uudelleen, mutta et niin usein, että siitä kannattaisi luoda mallipohja. Ennen aloitusta Kaikki aktiviteetin jäsenet voivat kopioida sen. Kun kopioit aktiviteetin, järjestelmä lisää sinut uuden aktiviteetin omistajaksi. Ulkoiset aktiviteetit kopioidaan ulkoisina aktiviteetteina ja sisäiset aktiviteetit kopioidaan sisäisinä aktiviteetteina. Tietoja tästä tehtävästä Voit kopioida aktiviteetin seuraavasti: 1. Avaa kopioitava aktiviteetti. 2. Valitse otsikkorivin vaihtoehdot Aktiviteetin toiminnot ja Kopioi aktiviteetti. 3. Syötä uuden aktiviteetin luontilomakkeeseen uudet arvot ja muuta päivitettävien kenttien arvoja. 4. Jos haluat sisällyttää jäsenet aktiviteetista, jota olet kopioimassa uuteen aktiviteettiin, valitse Käytä aktiviteetin jäseniä -vaihtoehto. 5. Napsauta Tallenna-painiketta. 22 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

27 Aktiviteettien vienti Voit luoda monenlaisia laskentataulukoihin perustuvia raportteja viemällä tietoja aktiviteeteista. Tietoja tästä tehtävästä Kaikki aktiviteetin jäsenet voivat viedä tietoja aktiviteeteista Comma Separated Values (CSV) -tiedostoihin. Kun aktiviteetin tiedot viedään CSV-tiedostoon, ne voidaan siirtää laskentataulukkomuotoon. Huomautus: Kaikki viedyssä CSV-tiedostossa olevat päivämäärät oikaistaan Greenwichin keskiajan mukaisiksi riippumatta palvelimen tai vientiä pyytävän käyttäjän aikavyöhykkeestä. Kun aktiviteetin tiedot on siirretty kyseiseen muotoon, tietojen perusteella voidaan luoda monenlaisia raportteja. 1. Avaa aktiviteetti, josta haluat viedä tietoja. 2. Valitse vaihtoehdot Aktiviteetin toiminnot > Vie aktiviteetti. 3. Valitsemalla vaihtoehdon Tämä aktiviteetti voit viedä koko aktiviteetin, joka sisältää kaikki merkinnät, kommentit, osat tai tehtävät. Voit viedä tietyn aktiviteetin osan valitsemalla osan Vie-valintaikkunasta. 4. Napsauta Vie-painiketta. 5. Tee jompikumpi seuraavista toimista: a. Valitse ohjelma, jossa haluat heti avata viedyn aktiviteetin, valitsemalla Avaa sovelluksessa -vaihtoehto. Tavallisesti CSV-tiedostot avataan laskentataulukkosovelluksen avulla. b. Tallenna viety aktiviteetti paikalliseen järjestelmään ja avaa se myöhemmin valitsemalla Tallenna tiedosto -vaihtoehto. Luku 5. Aktiviteettien käsittely 23

28 24 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

29 Luku 6. Aktiviteettien haku Hae aktiviteetteja, joiden jäsen olet, sekä niitä vastaavia merkintöjä. Haku sisältää valmiit aktiviteetit. Yksityiset merkinnät ja roskakorissa olevat merkinnät tai aktiviteetit eivät sisälly hakutuloksiin. Copyright IBM Corp. 2010,

30 26 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

31 Luku 7. Aktiviteettien ja merkintöjen suodatus tunnisteiden perusteella Lisäämällä tunnisteita merkintöihin ja aktiviteetteihin helpottaa niiden löytämistä myöhemmin. Kun haet merkintöjä tai aktiviteetteja tunnisteen perusteella, löydät myös muuta vastaavalla tunnisteella merkittyä tietoa, jota muut aktiviteetin jäsenet ovat lisänneet. Tietoja tästä tehtävästä Kaikki aktiviteettien tunnisteet näkyvät tunnistekokoelmassa, myös muiden jäsenten lisäämät tunnisteet. Tunnisteet voidaan esittää joukkona tai luettelona. Tunnistejoukossa eniten käytetyt tunnisteet näkyvät lihavoituina ja muita suuremmalla fontilla kirjoitettuna. Tunnisteluettelossa eniten käytetyt tunnisteet näkyvät ensimmäisinä. Tunnistejoukossa ja tunnisteluettelossa näkyvät vain suosituimmat tunnisteet. Tunnisteluettelossa näkyvät 10 suosituinta tunnistetta.tunnistejoukossa näkyy enemmän kuin 10 tunnistetta. v Lisää tunnisteita aktiviteettiin tai merkintään. Voit lisätä tunnisteen aktiviteettiin valitsemalla vaihtoehdot Aktiviteetin toiminnot > Muokkaa aktiviteettia Jos haluat lisätä tunnisteen merkintään tai tehtävään, laajenna merkintä tai tehtävä ja valitse vaihtoehdot Lisää > Muokkaa. v Etsi aktiviteetteja tai merkintöjä, jotka on luokiteltu tietyllä tunnisteella. Etsi aktiviteetteja, jotka on luokiteltu tietyllä tunnisteella. Laajenna Omat aktiviteetit -kohdan navigointiruudussa Tunnisteet-vaihtoehto ja napsauta tunnistetta. Etsi aktiviteetin merkinnät, joissa on käytetty tiettyä tunnistetta. Laajenna merkinnän tai tehtävän sisältävässä aktiviteetissa Tunnisteet-vaihtoehto ja napsauta tunnistetta. v Hae tiettyä tunnistetta. Laajenna navigointiruudun Tunnisteet-vaihtoehto ja napsauta Etsi tunniste -vaihtoehtoa. Kirjoita tunnisteen nimi. Tunnisteen napsautus tuo tunnisteella merkityn sisällön näkyviin. Copyright IBM Corp. 2010,

32 28 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

33 Luku 8. Mallipohjien käsittely Voit käyttää aktiviteetin tai merkinnän tyyliä tai sisältöä uudelleen luomalla mallipohjia. Tietoja tästä tehtävästä Voit määrittää aktiviteettimallipohjaan toimet, yhteystiedot, resurssit ja työkalut, joita yhteisen prosessin toteutuksessa tarvitaan. Luodusta mallipohjasta voit luoda useita aktiviteetteja kuhunkin projektiin, jossa mallipohjan mukaista prosessia käytetään. Voit kerätä merkintämallipohjaan kentät, joista mukautettu merkintä muodostuu. Luodusta merkintämallipohjasta voit luoda useita merkintöjä. v Voit aloittaa aktiviteetin mallipohjasta napsauttamalla Aloita aktiviteetti -vaihtoehtoa ja valitsemalla Valitse aktiviteettimallipohja -vaihtoehdon. Voit luoda merkinnän mallipohjasta napsauttamalla Lisää merkintämallipohjasta -vaihtoehtoa ja valitsemalla käytettävän mallipohjan. v Voit luoda aktiviteetin mallipohjan aiemmin luodusta aktiviteetista valitsemalla vaihtoehdot Aktiviteetin toiminnot > Kopioi uutena mallipohjana. Jos haluat luoda merkintämallipohjan aiemmin luodusta merkinnästä tai tehtävästä, valitse merkinnän tietonäkymästä vaihtoehdot Lisää toimintoja > Tallenna merkintämallipohjana. v Jos käytät itsenäistä Aktiviteetit-sovellusta, voit luoda uuden mallipohjan aloittamatta ensin aktiviteettia. Valitse vaihtoehdot Aktiviteettimallipohjat > Aloita uusi mallipohja. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Luku 3, Aktiviteetin aloitus, sivulla 5 Aktiviteetin luontiin ei tarvita erityiskäyttöoikeuksia. Kun aktiviteetti on luotu, muokkaa sitä, luo sen kopio tai käytä aktiviteettia mallipohjan luonnissa valitsemalla Aktiviteetin toiminnot -vaihtoehto. Aktiviteettimallipohjien muokkaus Voit muuttaa aktiviteettimallipohjaa sen luonnin jälkeen muokkaamalla sitä. Ennen aloitusta Mallipohjan muokkaus ei vaikuta mitenkään mallipohjan avulla aiemmin luotuihin aktiviteetteihin. Tietoja tästä tehtävästä Voit muokata mallipohjaa seuraavasti: 1. Avaa mallipohjaluettelo valitsemalla Aktiviteettimallipohjat-välilehti. 2. Etsi mallipohja, jota haluat muokata. Laajenna se valitsemalla Lisää-vaihtoehto ja valitse sitten Muokkaa-vaihtoehto. Jos mallipohja on jo avoinna, valitse otsikkoriviltä Mallipohjan toiminnot > Muokkaa mallipohjaa. Huomautus: Vain mallipohjan omistajat voivat muokata sitä. Jos et ole omistaja, Muokkaa-linkki ei ole näkyvissä eikä Muokkaa mallipohjaa -valikkovaihtoehto ole käytössä. 3. Tee haluamasi muutokset ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. Copyright IBM Corp. 2010,

34 Merkintämallipohjien muokkaus Aktiviteetin omistaja voi muokata merkintämallipohjia, jotka on luotu mukautetuista merkinnöistä. Aktiviteetin omistaja voi esimerkiksi halutessaan vaihtaa mallipohjassa tunnisteena käytetyn kuvakkeen. Ennen aloitusta Älä tee tätä toimintoa, jos aktiviteetissa ei ole merkintämallipohjia. Merkintämallipohja on merkinnän prototyyppi. Kun luot mukautetun merkinnän, jota haluat käyttää myöhemmin uudelleen, voit tallentaa sen mallipohjaksi. Kun seuraavan kerran lisäät merkinnän, voit halutessasi tehdä sen käyttämällä mallipohjaan määritettyjä mukautettuja kenttiä. Lisätietoja on aiheessa Merkintämallipohjien luonti. Tietoja tästä tehtävästä Voit muokata merkintämallipohjaa seuraavasti: 1. Avaa muokattavat merkintämallipohjat sisältävä aktiviteetti. 2. Valitse otsikkoriviltä Aktiviteetin toiminnot -vaihtoehto ja valitse sen jälkeen Muokkaa merkintämallipohjia -vaihtoehto. 3. Valitse muokattavan mallipohjan vieressä oleva Muokkaa-vaihtoehto. 4. Tee haluamasi muutokset. Jos haluat liittää mallipohjaan kuvakkeen, valitse haluamasi kuvake. Mallipohjaan liitetty kuvake näkyy kaikkien mallipohjan avulla luotujen merkintöjen otsikoissa. 5. Napsauta Tallenna-painiketta. 6. Muokkaa jotakin toista merkintämallipohjaa tai napsauta Sulje-painiketta. Aktiviteettimallipohjien merkitseminen suosikeiksi helppoa käsittelyä varten Voit järjestää käytettävissä olevat aktiviteettimallipohjat merkitsemällä niitä suosikeiksi. Tällöin ohjelma lisää mallipohjat Suosikkimallipohjat-näkymään, joka on käytettävissä Aktiviteettimallipohjat-välilehden navigointi-ikkunassa. Näkymän avulla saat hyödyllisimmät mallipohjat nopeasti käyttöön. Ennen aloitusta Kaikki käyttäjät, joilla on aktiviteettimallipohjan käyttöoikeudet, voivat merkitä sen suosikiksi. Tietoja tästä tehtävästä Voit merkitä aktiviteettimallipohjan suosikiksi seuraavasti: 1. Avaa mallipohjaluettelo valitsemalla Aktiviteettimallipohjat-välilehti. 2. Etsi haluamasi mallipohja, laajenna se valitsemalla Lisää-vaihtoehto ja valitse sitten Merkitse suosikkimallipohjaksi -vaihtoehto. Tulokset Suosikeiksi merkityt mallipohjat määritetään Aktiviteettimallipohjat-näkymässä, ja ne tulevat näkyviin Suosikkimallipohjat-näkymään. 30 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

35 Seuraavat toimet Jos haluat poistaa mallipohjan Suosikkimallipohjat-näkymästä, avaa Suosikkimallipohjat-näkymä, etsi mallipohja luettelosta, laajenna se valitsemalla Lisää-vaihtoehto ja valitse sitten Merkitse normaaliksi mallipohjaksi -vaihtoehto. Aktiviteettimallipohjien poisto Voit poistaa aktiviteettimallipohjat, joita et halua käytettävän tai jotka ovat vanhentuneet. Ennen aloitusta Aktiviteettimallipohjan voi poistaa vain sen omistaja. Mallipohjan poisto ei vaikuta mitenkään mallipohjan avulla aiemmin luotuihin aktiviteetteihin. Tietoja tästä tehtävästä Voit poistaa aktiviteettimallipohjan seuraavasti: 1. Avaa mallipohjaluettelo valitsemalla Aktiviteettimallipohjat-välilehti. 2. Etsi mallipohja, jonka haluat poistaa. Laajenna se valitsemalla Lisää-vaihtoehto ja valitse sitten Poistavaihtoehto. Jos mallipohja on jo avoinna, valitse otsikkoriviltä Mallipohjan toiminnot > Poista mallipohja. Huomautus: Vain mallipohjan omistajat voivat poistaa sen. Jos et ole omistaja, Poista-linkki ja Poista mallipohja -valikkovaihtoehto eivät ole näkyvissä. 3. Vahvista poisto napsauttamalla OK-painiketta. Luku 8. Mallipohjien käsittely 31

36 Seuraavat toimet Jos haluat palauttaa poistetun mallipohjan, valitse Aktiviteettimallipohjat-välilehdeltä Mallipohjien roskakori -näkymä, etsi palautettava mallipohja, laajenna sen kuvaus valitsemalla Lisää-vaihtoehto ja valitse sitten Palauta-vaihtoehto. Huomautus: Vain poistetun mallipohjan omistajat voivat palauttaa mallipohjan. Jos et ole omistaja, Palauta-linkki ei ole näkyvissä. 32 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

37 Luku 9. Jäsenten päivitys Lisää jäseniä aktiviteettiin tai poista jäseniä aktiviteetista. Jäseniä voi lisätä joko aktiviteetin luonnin yhteydessä tai aktiviteetin aloituksen jälkeen. Voit selvittää, mitä muutoksia aktiviteetin jäsen voi tehdä, päivittämällä jäsenten roolit. Käytettävissä olevat roolit määräytyvät sen mukaan, päivitätkö itsenäistä aktiviteettia vai yhteisöaktiviteettia. Itsenäisen aktiviteetin päivitys Itsenäisiä aktiviteetteja on erilaisia: julkisia, organisaatiosi oma organisaatiosi aktiviteetteja tai yksityisiä. Jos aktiviteetti on yksityinen, sen tarkastelu tai käyttö edellyttää, että olet aktiviteetin jäsen. Oletusarvon mukaan kaikki uudet aktiviteetit ovat yksityisiä, ja järjestelmä liittää aktiviteetin luovan henkilön automaattisesti Omistaja-rooliin. Kuka tahansa henkilö, jolla on pääsy Aktiviteetit-palvelimelle, voi käyttää julkisia aktiviteetteja. Voit tehdä aktiviteetista julkisen laajentamalla luettelon Jäsenet > Käyttö ja napsauttamalla valitun käyttöoikeustason vieressä olevaa (Muutto)-painiketta. Kullakin aktiviteetilla on oltava yksi liiketoimintaomistaja. Liiketoimintaomistaja voi tehdä mitä tahansa, mitä omistaja voi tehdä. Liiketoimintaomistaja voi lisäksi siirtää liiketoimintaomistajan roolin toiselle aktiviteetin jäsenelle. Henkilön voi lisätä aktiviteetin jäsenenä ja henkilö voi olla sellaisen ryhmän jäsen, jolla on jo aktiviteetin käyttöoikeudet. Jos näin on, rooli, joka määritetään, kun jäsen lisätään nimen perusteella, ohittaa roolin, joka periytyy ryhmältä. Esimerkiksi Marja lisätään aktiviteettiin ja hänelle määritetään tekijän rooli. Marja kuuluu myös ryhmään, joka on kyseisen aktiviteetin jäsen. Ryhmälle määritetään lukijan rooli. Marjalla säilyvät tekijän roolin käyttöoikeudet. Henkilö voi myös olla kahden sellaisen ryhmän jäsen, joka on myös aktiviteetin jäsen. Näille ryhmille on ehkä määritetty eri roolit. Tässä tapauksessa henkilö perii sen roolin, jonka käyttöoikeudet ovat laajemmat. Aktiviteetti sisältää esimerkiksi Ryhmän tekijät -roolin, jolle on määritetty tekijän rooli, ja Ryhmän lukijat -roolin, jolle on määritetty lukijan rooli. Jos Jussi on molempien ryhmien jäsen, hän saa tekijän oikeudet aktiviteettiin. Jos aktiviteetissa saa olla organisaation ulkopuolisia jäseniä, voit muuttaa aktiviteettia siten, että siinä saa olla vain organisaatioon kuuluvia jäseniä. Tämä muutos on mahdollinen vain, jos aktiviteetissa ei ole tällä hetkellä ulkoisia jäseniä. Jos aktiviteetissa on ulkoisia jäseniä, heidät on poistettava ennen kuin voit muuttaa ulkoisen aktiviteetin sisäiseksi aktiviteetiksi. Voit muuttaa ulkoisen aktiviteetin sisäiseksi aktiviteetiksi laajentamalla ensin Jäsenet-luettelon, napsauttamalla sitten Käyttöoikeudet-kohdassa näkyvän Ulkoinentekstin viereistä (Muutto)-painiketta, mikä poistaa vaihtoehdon Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän aktiviteetin jäseniksi valinnan, ja napsauttamalla lopuksi Tallenna-painiketta. Kun olet vaihtanut ulkoisen aktiviteetin sisäiseksi aktiviteetiksi, Ulkoinen-kuvake poistetaan aktiviteetin otsikosta. Copyright IBM Corp. 2010,

38 Yhteisöaktiviteetin päivitys Jos yhteisö on yksityinen, myös kaikki sen aktiviteetit ovat yksityisiä. Lisäksi yksityisen yhteisöaktiviteetin jäsenluettelo määräytyy sen yhteisön jäsenluettelon perusteella, johon aktiviteetti kuuluu. Et voi muuttaa yhteisöaktiviteetin jäsenluetteloa Aktiviteetit-sovelluksessa. Jäsenten lisäys itsenäiseen aktiviteettiin Voit myöntää henkilölle aktiviteetin käyttöoikeudet lisäämällä hänet sen jäseneksi. Vain aktiviteetin tekijä tai omistaja voi lisätä jäseniä. Tekijä voi lisätä lukijoita ja tekijöitä. Omistaja voi lisätä kaikkien roolien jäseniä. Tietoja tästä tehtävästä Jos lisäät henkilön, joka jo on aktiviteetin jäsen, uusi jäsenyysmerkintä korvaa alkuperäisen merkinnän. 1. Avaa Jäsenet-näkymä napsauttamalla aktiviteetissa navigointiruudun Jäsenet-painiketta. 2. Napsauta Lisää jäseniä -painiketta. 34 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

39 Valitse jäsenen laji ja sen jälkeen jäsenen rooli ja kirjoita lopuksi henkilön, yhteisön tai ryhmän nimi. Liiketoimintaomistaja voi lisätä tai poistaa aktiviteetin minkä tahansa sisällön tai mitkä tahansa jäsenet sekä itse aktiviteetin. Lisäksi hän voi muokata kyseisiä kohteita. Omistaja voi lisätä sisältöä, tarkastella ja muokata kaikkia merkintöjä sekä hallita aktiviteetin jäsenyyksiä. Tekijät voivat tarkastella sisältöä ja muokata omia merkintöjään. Lukija voi vain tarkastella sisältöä. Huomautus: v Ryhmäominaisuus on käytettävissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. v Jos kirjoitat sellaisen henkilön sähköpostiosoitteen, jolla ei ole tiliä tai jolla on tili mutta joka ei ole samassa organisaatiossa, henkilö on lisättävä napsauttamalla plusmerkkikuvaketta. Jos henkilöllä ei ole tiliä, sinua pyydetään lähettämään kyseiselle henkilölle vieraskäyttäjäkutsu, kun olet tallentanut aktiviteetin. Vierailevien käyttäjien on hyväksyttävä kutsu, ennen kuin he voivat käyttää aktiviteettia. Tulokset Palvelin lähettää jokaiselle uudelle jäsenelle aktiviteetista kertovan sähköpostiviestin tai ilmoituksen kotisivun Päivitykset-välilehteen. Jäsenten lisäys yhteisöaktiviteettiin Voit lisätä yhteisöaktiviteettiin kaikki yhteisön jäsenet tai valita aktiviteetin jäseniksi vain osan yhteisön jäsenistä. Tietoja tästä tehtävästä Vain yhteisöaktiviteetin tekijä tai omistaja voi lisätä jäseniä. Tekijä voi lisätä lukijoita ja tekijöitä. Omistaja voi lisätä kaikkien roolien jäseniä. Jos lisäät henkilön, joka jo on aktiviteetin jäsen, uusi jäsenyysmerkintä korvaa alkuperäisen merkinnän. Voit lisätä jäsenen yhteisöaktiviteettiin seuraavasti: 1. Avaa yhteisöaktiviteetti Omat aktiviteetit -näkymästä. 2. Napsauta Lisää jäseniä -painiketta. Lisää jäseniä -linkkiä ei näy, jos sinulla on vain lukijan oikeudet yhteisöaktiviteettiin tai sinua ei ole lisätty aktiviteettiin yksittäisenä lisäyksenä vaan osana yhteisön kaikkien jäsenten lisäystä. 3. Tee jokin seuraavista toimista: v Jos haluat lisätä yhteisön kaikki jäsenet tekijöiksi, valitse Salli vain tämän yhteisön jäsenille tekijän oikeudet aktiviteettiin -vaihtoehto. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos olet yhteisöaktiviteetin omistaja. v Jos haluat määrittää kaikille jäsenille jonkin muun roolin kuin Tekijä tai rajata yhteisöaktiviteetin vain tiettyjen yhteisön jäsenten käyttöön, toimi seuraavasti: a. Valitse Salli vain seuraaville yhteisön jäsenille seuraavat oikeudet aktiviteettiin: Tekijä -vaihtoehto. Tämä vaihtoehto on käytettävissä vain, jos olet yhteisöaktiviteetin omistaja. b. Jos haluat määrittää jäsenelle jonkin muun roolin kuin Tekijä-oletusroolin, napsauta Tekijä-kentän vieressä olevaa nuolipainiketta ja valitse sitten Omistaja- tai Lukija-rooli. Jos et ole aktiviteetin omistaja, et voi lisätä henkilöitä omistajiksi. c. Valitse niiden henkilöiden valintaruudut, jotka haluat lisätä yhteisöaktiviteettiin. Luku 9. Jäsenten päivitys 35

40 Huomautus: Et voi lisätä yhteisöaktiviteettiin ryhmiä. 4. Kun olet lisännyt haluamasi jäsenet aktiviteettiin, napsauta Tallenna-painiketta. Tulokset Yhteisöaktiviteettiin lisättäväksi valitsemasi jäsenet saavat ilmoituksen aktiviteetista. Aktiviteetin liiketoimintaomistajan vaihto Vain nykyinen liiketoimintaomistaja voi siirtää aktiviteetin liiketoimintaomistajuuden toiselle jäsenelle. Tietoja tästä tehtävästä Aktiviteetin luonut henkilö on aktiviteetin liiketoimintaomistaja. Jokaisella aktiviteetilla on oltava yksi ja vain yksi liiketoimintaomistaja. Liiketoimintaomistaja voi toteuttaa kaikki samat toiminnot kuin aktiviteetin omistaja. Liiketoimintaomistaja voi lisäksi siirtää liiketoimintaomistajan roolin toiselle aktiviteetin jäsenelle, jolla on käytössä oleva tili. Huomautus: Liiketoimintaomistajuutta ei voi siirtää vierailevalle aktiviteetin käyttäjälle, eikä vieraileva käyttäjä, joka on liiketoimintaomistaja, voi siirtää liiketoimintaomistajuutta. Voit vaihtaa aktiviteetin liiketoimintaomistajaa seuraavasti. 1. Avaa aktiviteetti Omat aktiviteetit -näkymässä napsauttamalla aktiviteettia. 2. Napsauta navigointiruudun Jäsenet-painiketta. 3. Napsauta sen jäsenen viereistä Muokkaa-painiketta, jonka haluat määrittää liiketoimintaomistajaksi. 4. Valitse Liiketoimintaomistaja-vaihtoehto ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. 5. Vahvista muutos napsauttamalla OK-painiketta. Tulokset Et ole enää liiketoimintaomistaja. 36 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

41 Luku 10. Yhteisöt Kerää yhteen ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita samoista asioista. Uudet ominaisuudet Katso, mitä ominaisuuksia tuotteeseen on lisätty edellisen version jälkeen. Aloitusohje v Saat tietoja Yhteisöt-sovelluksesta katsomalla tämän videon. v Tutustu Aloitusohje-sovellukseen. v Liity yhteisöön ja aloita tietojen lisääminen. v Määritä tiedostoja yhteiskäyttöön yhteisön kanssa v Kokoa yhteen keskenään samanhenkisiä käyttäjiä luomalla oma yhteisö. Microsoft Windows -työasemalisäosien käyttö Määritä yhteiskäyttöön, muodosta yhteys ja harjoita sosiaalista liiketoimintaa Windows-, Microsoft Outlook- tai Microsoft Office -sovellusten avulla (PowerPoint, Excel ja Word). Microsoft Windowsin IBM Connections Desktop -laajennukset mahdollistavat sovelluksiin sosiaalisten verkostoitumisominaisuuksien, kuten aktiviteettien, verkkolokien, yhteisöjen, tiedostojen ja wikien käyttämisen. Voit ladata Windowsin Resurssienhallinnasta paikallisia tiedostoja IBM SmartCloud Engage- ja IBM SmartCloud Connections -sovelluksiin. Voit määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön, käsitellä niitä paikallisina ja sitten julkaista ne IBM SmartCloud for Social Business -palvelussa. Voit julkaista tiedostoja verkkolokissa, liittää asiakirjoja wikiin ja etsiä sisältöä IBM SmartCloud Engage- tai IBM SmartCloud Connections -palvelussa. Tärkeää: Jos kirjaudut sisään SmartCloud Engage -palveluun käyttämällä "Käytä oman organisaation kirjautumista" -menetelmää, et voi kirjautua sisään ja käyttää työasemasovellustenlaajennuksia. v Lataa työasemasovellusten laajennukset v Työasemasovellusten laajennusten käyttäminen Copyright IBM Corp. 2010,

42 38 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

43 Luku 11. Mikä on yhteisö? Yhteisön avulla henkilöt, joilla on yhteinen kiinnostuksen kohde, voivat olla vuorovaikutuksessa keskenään. Mikä on yhteisö? Yhteisö on joukko ihmisiä, joilla on yhteinen kiinnostuksen kohde. Kaikki organisaatioon kuuluvat voivat liittyä yhteisöön, jossa on avoin käyttö, mutta rajoitettu yhteisö on rajattu tietylle ryhmälle. Voit aloittaa organisaatiossa myös yhteisön, jonka käyttöä valvotaan. Näin voit hallita jäsenyyttä ja yhteisön resurssien käyttöä. Huomautus: Avoimet tai valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa käytöstä jommankumman tai molemmat noista yhteisölajeista. Yhteisön avulla käyttäjät voivat pitää yhteyttä toisiinsa, jakaa tietoa ja vaihtaa ajatuksia. Yhteisöt ovat erinomainen tapa yhdistää projektiryhmän jäseniä, järjestää uutta tekniikkaa tutkiva asiantuntijaryhmä tai saattaa yhteen ihmisiä, joilla on sama kiinnostuksen kohde. Yhteisöt-toiminnon työkalujen avulla voidaan tavoittaa muita käyttäjiä, muodostaa yhteyksiä, järjestäytyä ryhmäksi ja aloittaa tiedon jakaminen. Yhteisön omistajana voit kutsua muita liittymään yhteisöön ja hallita yhteisön sisältöä ja jäsenyyksiä. Yhteisöt-sovelluksen tärkeimmät ominaisuudet Oletpa tullut lisätyksi yhteisöön tai liittymässä yhteisöön tai aloittamassa omaa yhteisöä, näiden ominaisuuksien avulla saat parhaan hyödyn kokemuksestasi. v Osallistumalla yhteisön keskusteluryhmään voit tutkia yhteisiä kiinnostuksen aiheita ja keskustella yhteisten ongelmien ratkaisuista. v Jäsenet-sivun avulla omistajat voivat lisätä tai poistaa jäseniä yhteisöstä. Kaikki yhteisön jäsenet voivat tarkastella luetteloa yhteisöön kuuluvista henkilöistä. v Tunnisteiden avulla voit määrittää yhteisöä kuvaavia avainsanoja. Tunnisteet ovat hyödyllisiä, kun etsitään tietyntyyppistä yhteisöä tai suodatetaan hakutuloksia. v Voit ottaa uusia toimintoja jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Copyright IBM Corp. 2010,

44 40 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

45 Luku 12. Yhteisöjen usein kysytyt kysymykset Etsi vastauksia kysymyksiin, joita yhteisöjen käyttäjät kysyvät useimmin. v Liityin juuri yhteisöön, josta löytyy paljon hyödyllisiä tietoja. Miten voin laajentaa jäsenyyttä kollegoilleni, joille jäsenyydestä saattaisi olla hyötyä? v Onko toisen henkilön lisäämiä keskusteluryhmäviestejä mahdollista muokata? v Miten yhteisön keskusteluryhmän aiheita arkistoidaan? v Millä tavoin voin tehdä yhteistyötä yhteisöni jäsenten kanssa? v Miten erilaisia jakeluluetteloita luodaan ryhmän sisällä? v Mikä on widget-objekti? v Miksi yhteisöön kannattaa lisätä widget-objekteja? v Miten jäsenten sisällön lisäämistä yhteisöön voi rajoittaa? v Miten yhteisön sähköpostiviestien tilaus lopetetaan? v Miten voin selvittää, minkä yhteisöjen jäsenyydet minulla ja toisella henkilöllä molemmilla on? v Napsautin vahingossa omistamani yhteisön Poistu yhteisöstä -painiketta. Miten saan yhteisön omistajan roolin takaisin? v Miten voin vaihtaa yhteisön logona käytettävän kuvan? v Miten näen tuoreimmat yhteisöön ja jäsenyyteen liittyvät päivitystapahtumat ja -toiminnot? Liityin juuri yhteisöön, josta löytyy paljon hyödyllisiä tietoja. Miten voin laajentaa jäsenyyttä kollegoilleni, joille jäsenyydestä saattaisi olla hyötyä? Vain yhteisön omistajat voivat lisätä uusia jäseniä yhteisöön. Voit lähettää yhteisön linkin jäsenyydestä kiinnostuneille, tai voit pyytää yhteisön omistajaa lisäämään jäseniä. Mikä on kirjanmerkki? Kirjanmerkki on Web-sivustoon viittaava osoitin, jonka avulla kyseinen URL-osoite tai Web-sivu on helppo hakea myöhemmin. Onko toisen henkilön lisäämiä keskusteluryhmäviestejä mahdollista muokata? Kyllä, mutta vain yhteisön omistajat voivat muokata toisten lisäämiä viestejä. Miten yhteisön keskusteluryhmän aiheita arkistoidaan? Yhteisön keskusteluryhmän aiheita ei voi arkistoida tällä hetkellä. Millä tavoin voin tehdä yhteistyötä yhteisöni jäsenten kanssa? Voit jakaa ideoita ja tietoja muiden yhteisön jäsenten kanssa lisäämällä aiheita keskusteluryhmään, lähettämällä sähköposti-ilmoituksia ja lisäämällä yhteisöön kirjanmerkkejä. Miten erilaisia jakeluluetteloita luodaan yhteisön sisällä? Jos olet yhteisön omistaja, voit luoda aliyhteisöjä yhteisön sisään jäsenten alijoukkoa varten. Tämä ominaisuus on hyödyllinen, jos haluat määrittää jakeluluetteloita, joihin kaikki yhteisön jäsenet eivät kuulu, tai jos haluat luoda tiettyjä kohderyhmiä yhteisön sisällä. Mikä on widget-objekti? Widget-objekti on ohjelmistosovelluksen itsenäinen, HTML-perustainen esitys. Yhteisön omistajat voivat lisätä widget-objekteja yhteisöihin widget-objektivalikoimasta. Widget-objektit näkyvät Yleiskuvaus-sivulla ja yhteisön navigointipalkissa. Miksi yhteisöön kannattaa lisätä widget-objekteja? Lisäämällä yhteisöön widget-objekteja voit määrittää lisätoimintoja yhteisön jäsenten käyttöön. Voit esimerkiksi siirtää tiedostoja yhteiskäyttöön muiden jäsenten kanssa Tiedostot-widget-objektin avulla. Copyright IBM Corp. 2010,

46 Miten jäsenten sisällön lisäämistä yhteisöön voi rajoittaa? Yhteisön omistajana voit myös estää jäseniä lisäämästä sisältöä yhteisöön muokkaamalla heidän jäsenyysroolejaan tietyissä sovelluksissa. Voit esimerkiksi haluta muokata asetuksia Tiedostot-sovelluksessa niin, että jäsenillä on vain lukuoikeudet, eivätkä he voi ladata tai muokata yhteisön tiedostoja. Voit muuttaa yhteisön jäsenten käyttöoikeustasoa valitsemalla Yleiskuvaus-sivulta vaihtoehdot Yhteisön toiminnot > Muokkaa yhteisöä, napsauttamalla sen sovelluksen välilehteä, jonka käyttöoikeuksia haluat rajoittaa, ja määrittämällä yhteisön jäsenille haluamasi roolin. Kaikille jäsenille määritetään sama rooli. Huomautus: Yhteisön toiminnot -valikon käyttö edellyttää, että olet kirjautuneena sisään. Jos olet yhteisön omistaja, voit myös poistaa minkä tahansa widget-objektin yhteisöstä. Jos esimerkiksi haluat estää jäseniä lisäämästä kirjanmerkkejä yhteisöön, voit poistaa kirjanmerkkiwidget-objektin valitsemalla widget-toimintovalikosta kohdan Piilota tai Poista. Widget-objektin piilotus poistaa sen tilapäisesti. Widget-objektin poisto poistaa kaiken siihen liittyvän sisällön. Voit lisätä widget-objektia takaisin yhteisöön milloin tahansa valitsemalla Yleiskuvaus-sivulta vaihtoehdot Yhteisön toiminnot > Mukauta ja valitsemalla sitten widget-objektin. Miten yhteisön sähköpostiviestien tilaus lopetetaan? Yhteisöjen sähköpostiviestien tilausta ei voi tällä hetkellä lopettaa. Tilapäisratkaisuna voit määrittää sähköpostitiliisi suodattimen. Huomaa, että Sähköpostiasetukset-välilehden avulla voit poistaa käytöstä kaikki IBM Connections -ohjelman sähköpostiviestit. Lisätietoja on aiheessa Sähköposti-ilmoitusten oletusasetusten määritys. Miten voin selvittää, minkä yhteisöjen jäsenyydet minulla ja toisella henkilöllä molemmilla on? Kun tarkastelet toisen käyttäjän profiilia, Yhteisöt-otsikon alla näkyy niiden yhteisöjen luettelo, joihin te molemmat kuulutte. Valitsin vahingossa Poistu yhteisöstä -vaihtoehdon omistamassani yhteisössä. Miten saan yhteisön omistajan roolin takaisin? Jos olet yhteisön ainoa omistaja, et voi poistua kyseisestä yhteisöstä. Jos poistuminen onnistui, yhteisöllä on vähintään yksi muu omistaja, jota voit pyytää palauttamaan omistusoikeutesi. Miten voin vaihtaa yhteisön logona käytettävän kuvan? Vain yhteisön omistajat voivat muokata yhteisöjen logoja. Voit vaihtaa yhteisön logon valitsemalla vaihtoehdot Yhteisön toiminnot > Muokkaa yhteisöä ja valitsemalla sitten vaihtoehdon Siirrä yhteisön kuva. Miten näen tuoreimmat yhteisöön ja jäsenyyteen liittyvät päivitystapahtumat ja -toiminnot? Hiljattain tehdyt tapahtumien ja toimintojen päivitykset yhteisöissä, joihin sinulla on käyttöoikeus, näkyvät kotisivulla. Miksi sovellus ei avaudu? Jos sovellus aloitettaessa jumiutuu Lataus on meneillään -tilaan, tarkista, onko HTTP 1.1 -yhteyskäytäntö käytössä. Tietoja tästä tehtävästä Kun aloitat Aktiviteetit-, Yhteisöt- tai Tiedostot-sovelluksen, se saattaa jumiutua Lataus on meneillään -tilaan. Tällöin sovellus ei avaudu lainkaan. Varmista, että selaimessa on käytössä HTTP 1.1 -yhteyskäytäntö. Voit tarkistaa ja ottaa käyttöön yhteyskäytännön noudattamalla seuraavia ohjeita. 1. Valinnainen: Jos käytössä on Internet Explorer, toimi seuraavasti: a. Valitse vaihtoehdot Työkalut > Internet-asetukset. b. Valitse Internet-asetukset-valintaikkunan Lisäasetukset-välilehti. c. Selaa HTTP 1.1 -asetukset -kohtaan ja valitse seuraavat asetukset: 42 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

47 v Käytä HTTP 1.1 -protokollaa v Käytä HTTP 1.1 -protokollaa välityspalvelinyhteyksien kautta. d. Napsauta ensin Käytä- ja sitten OK-painiketta. 2. Valinnainen: Jos käytössä on Mozilla Firefox, toimi seuraavasti: a. Kirjoita Sijainti-palkkiin teksti about:config ja paina Enter-näppäintä. b. Kun about:config -varoitussivu tulee näkyviin, jatka napsauttamalla Lupaan olla varovainen -painiketta. c. Etsi sivulta kohta network.http.proxy.version ja kaksoisnapsauta sitä. d. Kirjoita arvo 1.1 ja napsauta OK-painiketta. 3. Valinnainen: Jos käytössä on Google Chrome, toimi seuraavasti: a. Napsauta osoitepalkin vieressä näkyvää jakoavainkuvaketta. b. Valitse Asetukset-vaihtoehto. c. Valitse Tarkat säädöt -osa. d. Napsauta Muuta välityspalvelimen asetuksia -painiketta. e. Valitse Internet-asetukset-valintaikkunan Lisäasetukset-välilehti. f. Selaa HTTP 1.1 -asetukset -kohtaan ja valitse seuraavat asetukset: v Käytä HTTP 1.1 -protokollaa v Käytä HTTP 1.1 -protokollaa välityspalvelinyhteyksien kautta. g. Napsauta ensin Käytä- ja sitten OK-painiketta. Luku 12. Yhteisöjen usein kysytyt kysymykset 43

48 44 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

49 Luku 13. Yhteisöjen selaus tai etsiminen Voit selata tai hakea organisaatiostasi yhteisöjä, jotka kiinnostavat sinua. Tietoja tästä tehtävästä Voit etsiä kiinnostavia yhteisöjä ja muodostaa niihin yhteyden monella tavalla. Voit esimerkiksi selata käytettävissä olevia yhteisöjä tai hakea yhteisöjä tiettyjen avainsanojen perusteella. Tunnisteiden avulla voidaan kätevästi etsiä yhteisöjä organisaatiosta. Jos olet esimerkiksi kiinnostunut valokuvauksesta, voit valokuvaus-tunnistetta etsimällä hakea kaikki yhteisöt, jotka käyttävät kyseistä tunnistetta. Yhteisöjä luotaessa yhteisöön kannattaa lisätä sopivat tunnisteet, jotka selventävät yhteisön tarkoitusta ja joiden avulla muut käyttäjät löytävät yhteisön. Voit etsiä yhteisöjä seuraavasti. Huomautus: Vierailevat käyttäjät eivät voi käyttää hakutoimintoa, Aloita yhteisö -toimintoa eivätkä Oman organisaation yhteisöt -välilehteä. Avoimet tai valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa käytöstä jommankumman tai molemmat näistä yhteisölajeista. v Voit selata yhteisöluetteloa seuraavasti: 1. Napsauttamalla Oman organisaation yhteisöt -välilehteä voit tuoda näkyviin organisaation kaikki avoimet ja valvotut yhteisöt. Napsauttamalla Yhteisöt-välilehteä voit tuoda näkyviin vain ne yhteisöt, joihin kuulut. Luettelossa näkyvät yhteisön kuvaus, jäsenten määrä, viimeisin päivityspäivä ja viimeisimmän päivittäjän nimi sekä yhteisöön liitetyt tunnisteet. 2. Etsi yhteisö lajittelemalla luettelo aakkosjärjestyksen, suosituimpien yhteisöjen tai viimeksi päivitettyjen yhteisöjen mukaan. v Voit etsiä yhteisön nimessä, kuvauksessa tai tunnisteissa näkyvää avainsanaa seuraavasti: 1. Kirjoita etsittävä sana Hae-kenttään. 2. Määritä, haluatko etsiä kaikkien yhteisöjen vai omien yhteisöjen joukosta, napsauttamalla alanuolipainiketta ja valitsemalla haluamasi vaihtoehto. 3. Napsauta hakukuvaketta. v Voit etsiä yhteisöä tunnisteiden perusteella seuraavasti: Napsauta jotakin tunnistejoukon tunnistetta, jolloin saat näkyviin kyseistä tunnistetta käyttävät yhteisöt. Etsi näkymästä itseäsi kiinnostava yhteisö. Sen jälkeen voit etsiä muita samaa tunnistetta käyttäviä yhteisöjä napsauttamalla yhteisöön liitettyä tunnistetta. v Voit valita seuraavista: Vie hiiren osoitin kyseisen henkilön nimen päälle ja napsauta linkkiä, niin saat näkyviin jäsenen käyntikortin. Avaa yhteisön Yleiskuvaus-sivu napsauttamalla yhteisön nimeä. Copyright IBM Corp. 2010,

50 46 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

51 Luku 14. Miten yhteisöön liitytään? Yhteisöön voidaan liittyä monella eri tavalla. Jos organisaation yhteisö on julkinen, kuka tahansa organisaatiossa voi liittyä siihen avaamalla yhteisön ja valitsemalla Liity yhteisöön -vaihtoehdon. Jos yhteisön käyttöä valvotaan, sen jäsenyyttä täytyy pyytää. Yhteisön omistaja saattaa myös kutsua sinut yhteisön jäseneksi. Huomautus: Avoimet tai valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa käytöstä jommankumman tai molemmat näistä yhteisölajeista. Liittyminen yhteisöihin Voit liittyä yhteisöön, joka keskittyy itseäsi kiinnostavaan aiheeseen, ja osallistua sen toimintaan. Ennen aloitusta Kun etsit yhteisöä, johon haluat liittyä, voit selata kaikkia organisaatioon kuuluvia avoimia tai valvottuja yhteisöjä Oman organisaation yhteisöt -välilehdessä tai etsiä johonkin tiettyyn aiheeseen keskittyvää yhteisöä. Avoimet tai valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa käytöstä jommankumman tai molemmat näistä yhteisölajeista. Huomautus: Voit liittyä oman organisaatiosi avoimiin yhteisöihin napsauttamalla painiketta, mutta organisaation valvotut yhteisöt edellyttävät jäsenyyspyyntöä. Rajoitetut yhteisöt ovat yksityisiä, eivätkä ne näy Oman organisaation yhteisöt -välilehdessä. Näihin yhteisöihin voidaan liittyä vain, jos yhteisön omistaja lisää tai kutsuu henkilön jäseneksi. Voit liittyä yhteisöön seuraavasti. 1. Valitse Oman organisaation yhteisöt -välilehdestä yhteisö, johon haluat liittyä. 2. Tee jokin seuraavista toimista yhteisön käyttöoikeustason mukaan: v Jos yhteisön käyttöoikeus on avoin, napsauta Liity tähän yhteisöön -painiketta. Jos saat viestin, jossa kerrotaan, että yhteisön jäsenten enimmäismäärä on jo saavutettu, ota yhteyttä yhteisön omistajaan. Hän voi tarkistaa, voidaanko passiivisia jäseniä poistaa. Napsauta navigointiruudun Jäsenet-painiketta ja valitse sitten Suodatusperuste-kohdasta vaihtoehto Omistajat. v Jos yhteisön käyttöoikeus on valvottu, napsauta Lähetä tämän yhteisön liittymispyyntö -painiketta. Kirjoita, miksi haluat liittyä yhteisöön, ja napsauta Lähetä-painiketta. Järjestelmä lähettää pyyntösi yhteisön omistajalle, joka voi sitten päättää, lisääkö sinut yhteisöön vai ei. Jos omistaja lisää sinut jäseneksi, saat sähköposti-ilmoituksen, jossa lisäyksesi vahvistetaan. Tulokset Kun liityt avoimeen yhteisöön, yhteisö lisätään heti Yhteisöt-välilehden yhteisöluetteloon. Kun pyydät valvotun yhteisön jäsenyyttä, yhteisö näkyy Yhteisöt-välilehdessä vasta sen jälkeen, kun yhteisön omistaja on hyväksynyt jäsenyyden. Yhteisökutsujen hyväksyminen Kun vastaanotat kutsun liittyä yhteisöön, voit hyväksyä tai hylätä sen. Copyright IBM Corp. 2010,

52 Tietoja tästä tehtävästä Kun yhteisön omistaja kutsuu sinut yhteisön jäseneksi, saat sähköposti-ilmoituksen, joka sisältää itse kutsun sekä perustietoja yhteisöstä, kuten yhteisön nimen ja kuvauksen. Voit hyväksyä tai hylätä kutsun sähköpostiviestissä olevien linkkien avulla. Voit käsitellä kutsun seuraavilla tavoilla: v Jos haluat hyväksyä kutsun ja liittyä yhteisöön, valitse Liity tähän yhteisöön. Yhteisö lisätään sitten Yhteisöt-välilehden yhteisöluetteloon. Yhteisö lisätään sitten Olen jäsen -näkymän yhteisöluetteloon. v Jos haluat hylätä kutsun, valitse Hylkää tämä kutsu. Yhteisön omistajalle ei lähetetä ilmoitusta kutsun hylkäämisestä. v Voit myös jättää kutsun huomioimatta. Jos jätät kutsun huomioimatta, kutsu pidetään avoimena toistaiseksi, ellei yhteisön omistaja peru sitä. Yhteisön omistajat voivat myös lähettää kutsun uudelleen muistutuksena. 48 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

53 Luku 15. Yhteisöjen luonti Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluvia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai tavoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Tietoja tästä tehtävästä Yhteisöt voivat olla avoimia, valvottuja tai rajoitettuja. Avoimet ja valvotut yhteisöt näkyvät organisaation kaikille jäsenille. Rajoitetut yhteisöt eivät näy henkilöille, joilla ei ole yhteisön jäsenyyttä. Vain rajoitetut yhteisöt voivat hyväksyä jäsenikseen organisaation ulkopuolisia vieraita. Huomautus: Avoimet tai valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa käytöstä jommankumman tai molemmat näistä yhteisölajeista. Aloita yhteisö seuraavasti: 1. Valitse Yhteisöt-välilehden mistä tahansa näkymästä Aloita yhteisö -vaihtoehto. Huomautus: Vierailevat käyttäjät eivät voi luoda yhteisöä. 2. Pakollinen: Kirjoita yhteisön nimi Nimi-kenttään. Valitse yhteisön tarkoitusta kuvaava nimi. Huomautus: Samannimisiä avoimia tai valvottuja yhteisöjä ei voi olla useita, mutta rajoitetut yhteisöt voivat olla samannimisiä. Tämän nimeämisjärjestelmän mukaan organisaation yhteisöllä ja rajoitetulla yhteisöllä tai valvotulla ja rajoitetulla yhteisöllä voi olla sama nimi. 3. Kirjoita vähintään yksi tunniste Tunnisteet-kenttään. Tunnisteet ovat määrittämiäsi avainsanoja, jotka kuvailevat yhteisön tarkoitusta käyttäjille monilla eri tavoilla. Tunnisteen tulee muodostua yhdestä sanasta tai alaviivoin tai yhdysmerkein yhdistetyistä sanoista. Esimerkiksi tuotteiden helppokäyttöisyyttä käsittelevän yhteisön tunnisteita voivat olla helppokäyttöisyys ja heikentynyt_näkö. Tunnisteiden avulla käyttäjät pystyvät löytämään kiinnostavan yhteisön usealla tavalla. Tässä määritetyt tunnisteet näkyvät yhteisön kohdalla <Oman organisaation> yhteisöt -välilehdessä. 4. Pakollinen: Määritä yhteisön haluttu käyttöoikeustaso seuraavasti: Taulukko 1. Yhteisön käyttöoikeustasoasetukset Asetus Rajoitettu (vain kutsutut henkilöt voivat liittyä) Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän yhteisön jäseniksi Kuvaus Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on rajoitettu ja vain kutsun saaneet henkilöt voivat liittyä siihen. Tämä asetus on käytettävissä vain, kun yhteisö on rajoitettu. v v Valitse tämä asetus, jos haluat sisällyttää yhteisöön sekä organisaatiosi jäseniä että organisaatiosi ulkopuolisia vierailevia käyttäjiä. Voit myöhemmin poistaa kyseisen asetuksen, jos ulkoisia jäseniä ei ole lisätty tai kutsuttu yhteisöön eivätkä he ole liittyneet siihen. Ulkoiset yhteisöt merkitään yhteisön otsikon vieressä olevalla Ulkoinen-kuvakkeella. Älä valitse tätä asetusta, jos haluat sisällyttää vain organisaatioosi kuuluvia jäseniä. Sisäisessä yhteisössä ei voi sallia ulkoista jäsenyyttä myöhemmin. Copyright IBM Corp. 2010,

54 Taulukko 1. Yhteisön käyttöoikeustasoasetukset (jatkoa) Asetus Valvottu (kaikki oman organisaation jäsenet näkevät sisällön, mutta heidän on lähetettävä liittymispyyntö) Kuvaus Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on organisaatiolle avoin ja että käyttäjien on pyydettävä yhteisön jäsenyyttä. Avoin (kaikki oman organisaation jäsenet voivat liittyä) Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on avoin ja että kaikki organisaation jäsenet voivat liittyä siihen. 5. Kirjoita niiden henkilöiden nimet, jotka haluat lisätä yhteisön jäseniksi. Voit etsiä nimiä organisaatiosi hakemistosta. Ennakoiva kirjoitustoiminto ennakoi kirjoittamaasi nimeä vertaamalla sitä pääkäyttäjän määrittämässä hakemistossa oleviin nimiin. Jos se ehdottaa haluamaasi nimeä, lisää nimi napsauttamalla sitä. Huomautus: Jos kirjoitat organisaatioon kuulumattoman henkilön sähköpostiosoitteen, järjestelmä kehottaa sinua lähettämään kyseiselle henkilölle vieraskäyttäjäkutsun, kun olet tallentanut yhteisön. Vierailevien käyttäjien on hyväksyttävä liittymiskutsu, ennen kuin he voivat käyttää yhteisöjä, joihin heidät on lisätty jäseniksi. Jos et halua lisätä yhteisön jäseniä nyt, voit muokata yhteisöä myöhemmin ja lisätä jäseniä silloin. Huomautus: Jos haluat lisätä yhteisön omistajia, napsauta Jäsenet-kohdan vieressä olevaa alanuolta ja valitse vaihtoehto Omistajat. Toista sitten tässä vaiheessa kuvatut yhteisön jäsenten lisäystoimet. Laatijana sinut lisätään automaattisesti yhteisöön liiketoimintaomistajaksi. Voit siirtää yhteisön liiketoiminnan omistajuuden toiselle yhteisön jäsenelle. 6. Kirjoita Kuvaus-kenttään yhteisön tarkoituksen kuvaus. Ole mahdollisimman yksityiskohtainen. Määritä yhteisön tavoitteet. 7. Napsauta Siirrä yhteisökuva -painiketta, jos haluat etsiä selaamalla kuvan, joka liitetään yhteisöön yleiskuvaussivulla. Kuva voi olla.jpeg-,.gif- tai.png-muodossa. 8. Napsauta Tallenna-painiketta. Seuraavat toimet Voit nyt lisätä sisältöä yhteisöön. 50 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

55 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Yhteisön mukautus sivulla 78 Yhteisön mukautus on tapa erottaa se muista yhteisöistä. Mahdollisia mukautusvaihtoehtoja ovat erottuvan kuvan liittäminen yhteisöön ja yhteisöön lisätoimintoja tuovien ominaisuuksien lisääminen. Yhteisön mukautus edellyttää, että olet yhteisön omistaja. Luku 17, Jäsenten lisäys yhteisöön, sivulla 61 Yhteisön omistajana voit lisätä jäseniä yhteisöösi milloin tahansa. Voit kutsua henkilöitä yhteisön jäseniksi. Valvotussa yhteisössä voi lisäksi päättää, hyväksytäänkö vai hylätäänkö tulevat jäsenyyspyynnöt. Valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa toiminnon käytöstä. Voit lisätä useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-sivun tuontityökalua. Luku 19, Yhteisöjen hallinta, sivulla 73 Yhteisön omistaja voi muokata yhteisöä sekä päivittää yhteisön ja siihen liittyvien sovellusten perustietoja. Jos yhteisöä ei enää tarvita, se voidaan poistaa. Luku 15. Yhteisöjen luonti 51

56 52 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

57 Luku 16. Yhteisöjen käsittely Jos olet yhteisön jäsen, voit lähettää sähköposteja yhteisön muille jäsenille. Voit milloin tahansa poistua yhteisöstä, jos et enää halua olla sen jäsen. Yhteisön jäsenten tarkastelu Voit selvittää, keitä jäseniä on yhteisössäsi. Tietoja tästä tehtävästä Kaikki käyttäjät, joilla on yhteisön käyttöoikeus, voivat tarkastella kyseisen yhteisön jäseniä. Jos haluat tarkastella yhteisön jäseniä, tee jokin seuraavista toimista: v Tarkastele yhteisön jäsenten satunnaista valikoimaa yhteisön Yleiskuvaus-sivun Jäsenet-alueen avulla. Saat jäsenen käyntikortin näkyviin napsauttamalla henkilön nimen vieressä olevaa käyntikorttikuvaketta. Avaa kaikkien yhteisön jäsenten luettelo valitsemalla Näytä kaikki Jäsenet-sivulla. v Avaa Jäsenet-sivu ja tuo näkyviin koko yhteisön jäsenyystietojen luettelo napsauttamalla navigointiruudun Jäsenet-painiketta. Suodatusperuste-valikon avulla voit tuoda näkyviin jäsenten koko luettelon tai lajitella jäsenluettelon roolin perusteella. Lajitteluperuste-kohdassa voit lajitella jäsenet aakkosjärjestykseen Nimi-vaihtoehdon tai aikajärjestykseen Lisäyspäivämäärä-vaihtoehdon avulla. Jäsenet-sivulla on ryhmiä, jotka on lisätty yhteisöön, mutta et pääse katsomaan ryhmän jäsenluetteloita tältä sivulta. v Voit etsiä tietyn yhteisön jäsenen tai ryhmän napsauttamalla Jäsenet-sivun Etsi jäsen -painiketta ja kirjoittamalla henkilön tai ryhmän nimen näkyviin tulevaan kenttään. Kun aloitat kirjoittamisen, ohjelma ehdottaa nimiä yhteisön jäsenluettelosta. Yhteisöjen seuranta Voit aloittaa yhteisön seurannan, jos haluat vastaanottaa ilmoituksia yhteisön viimeisimmistä päivityksistä, kuten päivityksistä yhteisön aktiviteetteihin tai verkkolokeihin. Ilmoituksia ei lähetetä automaattisesti yhteisön jäsenille. Jos haluat vastaanottaa ilmoituksia, sinun täytyy aloittaa yhteisön seuranta. Ennen aloitusta Jos yhteisö on avoin yhteisö, kuka tahansa voi seurata kyseistä yhteisöä. avoin yhteisö tai valvotun yhteisön seuraaminen ei edellytä yhteisön jäsenyyttä. Jos olet yhteisön omistaja tai laatija, yhteisö on jo seurannassa. Rajoitettua yhteisöä voivat seurata vain jäsenet. Huomautus: Jos olet yhteisöjen jäsen kahdessa eri organisaatiossa, et voi seurata yhden organisaation yhteisöjä toisesta organisaatiosta. Huomautus: Jos et halua seurata koko yhteisöä, voit seurata vain osaa yhteisön sisällöstä. Näin sinulle lähetetään ilmoituksia vain seuraamasi sisällön päivityksistä. Jos esimerkiksi haluat vastaanottaa päivityksiä vain yhteisön wikistä, voit seurata koko wikiä tai tiettyä wikisivua. Voit seurata yhteisön sisältöä avaamalla kyseisen sisällön ja napsauttamalla Seuraa -painiketta. Copyright IBM Corp. 2010,

58 Voit seurata yhteisöä seuraavasti. 1. Valitse Oman organisaation Yhteisöt-, Olen jäsen- tai Olen omistaja -näkymistä yhteistö, jonka seurannan haluat aloittaa. 2. Valitse Aloita yhteisön seuranta. Seuraavat toimet Voit tarkastella seurannassa olevia yhteisöjä valitsemalla Olen seuraaja -näkymän. Voit myös seurata seurannassasi olevien yhteisöjen päivityksiä Kotisivulla valitsemalla Olen seuraaja -näkymästä vaihtoehdot Suodatusperuste > Yhteisöt. Jos et halua vastaanottaa ilmoituksia yhteisön päivityksistä, voit lopettaa seuraamisen koska tahansa. Voit lopettaa seuraamisen avaamalla yhteisön ja valitsemalla Lopeta yhteisön seuranta. Sähköpostiviestien lähetys yhteisöön Voit pitää yhteyttä yhteisön muihin jäseniin ja välittää heille yhteisön viimeisimmät kuulumiset sähköpostin avulla. Vain yhteisön jäsenet voivat lähettää sähköpostia toisille jäsenille. Tietoja tästä tehtävästä Voit lähettää sähköpostia toisille jäsenille suoraan yhteisöstä. Sähköpostiviestin vastaanottajien määrää ei ole rajoitettu, mutta et voi määrittää yhteisön yksittäisiä jäseniä vastaanottajiksi. Voit lähettää sähköpostia vain kaikille yhteisön jäsenille tai omistajille. Jos lähetät viestin kaikille yhteisön jäsenille, myös yhteisön omistajat saavat viestin. Sähköpostiviestejä ei voi lähettää ryhmille. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettävissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. 1. Valitse yhteisön Yleiskuvaus-sivulta Yhteisön toiminnot > Lähetä sähköpostia yhteisöön. 2. Tee jokin seuraavista toimista. v Sähköpostilomakkeen käyttö: a. Määritä sähköpostiviestin vastaanottajat. Jos haluat lähettää viestin kaikille yhteisön jäsenille, valitse Omistajat ja jäsenet -vaihtoehto. Jos haluat lähettää viestin vain yhteisön omistajille, valitse Vain omistajat -vaihtoehto. b. Kirjoita viestin otsikko Aihe-kenttään. Yhteisön nimi lisätään otsikon alkuun oletusarvoisesti. c. Kirjoita viestin sisältö Viesti-kenttään ja napsauta Lähetä-painiketta. Yhteisön uusimpien päivitysten nouto Viimeisimmät päivitykset -sivun avulla voit pysyä ajan tasalla yhteisön uusimmista aktiviteeteista. Tietoja tästä tehtävästä Viimeisimmät päivitykset -sivulla näkyy tiivistelmä yhteisön viimeisimmistä aktiviteeteista, kuten yhteisöjen jäsenten uusimmista tilapäivityksistä. Päivitykset näkyvät luettelona, joten löydät helposti kiinnostavimmat tiedot. 54 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

59 Huomautus: Tilapäivitykset näkyvät vain, kun pääkäyttäjä on ottanut tämän ominaisuuden käyttöön. Valitse navigointisivupalkin Viimeisimmät päivitykset -vaihtoehto ja käsittele yhteisön päivityksiä seuraavilla tavoilla: v Siirry suoraan päivitettyyn sisältöön napsauttamalla päivityksen otsikkoa. v Saat lisää päivityksen käsittelyvaihtoehtoja käyttöösi viemällä kohdistimen päivityksen päälle ja napsauttamalla sitä. Näkyvissä ovat tarkasteltavan päivityksen lajin mukaiset vaihtoehdot. Voit esimerkiksi ladata tiedostoja, lopettaa tiedostojen seurannan tai siirtyä sinulle määritettyihin tehtäviin. Sulje ikkuna napsauttamalla ikkunan ulkopuolista kohtaa. v Lisätietoja tilapäivitysten eri käsittelytavoista on aiheessa Tilapäivitysten tarkastelu yhteisöstä. Tilapäivitysten tarkastelu yhteisössä Pysyt ajan tasalla työryhmäsi tekemisistä katsomalla yhteisön jäsenten lisäämiä tilapäivityksiä. Ennen aloitusta Yhteisön omistajan on otettava yhteisön tilapäivitykset käyttöön lisäämällä Tilapäivitykset-widget-objekti yhteisöön. Lisätietoja on aiheessa Widget-objektien lisäys yhteisöön. Tietoja tästä tehtävästä Tilapäivitykset-sivulla näkyvät uusimmat tilapäivitykset, jotka yhteisön jäsenet ovat lisänneet yhteisöön. Huomautus: Viimeisimmät päivitykset -sivulla voit sen sijaan tarkastella tilannevedosta kaikista yhteisön uusimmista aktiviteeteista, myös tilapäivityksistä. Lisätietoja on aiheessa Yhteisön uusimpien päivitysten nouto. Valitse navigointisivupalkin Tilapäivitykset-vaihtoehto ja tee vähintään yksi seuraavista tehtävistä. v Jos haluat näyttää pitäväsi tilapäivityksen päivityksestä tai kommentista, valitse Pidä. Pidä-kuvakkeen vieressä oleva numero ilmoittaa, miten monta henkilöä pitää päivityksestä tai kommentista. Tarkastele päivityksestä tai kommentista pitäneitä henkilöitä napsauttamalla kuvaketta. v Jos haluat kommentoida tilapäivitystä, vie kohdistin päivityksen kohdalle ja napsauta Kommentti. Kirjoita kommentti kenttään ja napsauta sitten Lisää. Vihjeitä: Jos haluat mainita kollegan kommentissa ja määrittää kommentin yhteiskäyttöön suoraan kollegan kanssa, ja kirjoita sen perään henkilön nimi. Valitse sitten henkilön nimi näkyviin tulevasta avattavasta luettelosta. Kun lisäät kommentin, henkilölle lähetetään sähköpostiviesti-ilmoitus. Viesti lisätään myös kyseisen henkilön profiiliin, jotta hän tietää sinun maininneen hänet. Huomautus: Jos yhteisö on yksityinen eikä henkilö ole yhteisön jäsen, hän ei saa ilmoitusta viestistä. Kun lisäät URL-osoitteita kommentteihin, järjestelmä muuntaa ne automaattisesti hyperlinkeiksi. v Jos haluat poistaa lisäämäsi tilapäivityksen tai kommentin, vie kohdistin tilapäivityksen tai kommentin kohdalle ja napsauta Poista -kuvaketta. Napsauta sitten Poista-painiketta uudelleen. v Jos haluat käyttää tilapäivitysten käsittelyn lisäasetuksia, vie kohdistin päivityksen kohdalle ja tuo päivityksen käsittelyn lisäasetusten ikkuna näkyviin napsauttamalla päivitystä. Sulje ikkuna napsauttamalla ikkunan ulkopuolista kohtaa. Luku 16. Yhteisöjen käsittely 55

60 Tilatietojen jakaminen yhteisölle Voit kertoa yhteisölle, mitä olet tekemässä, päivittämällä henkilökohtaisen tilaviestisi Tilapäivitykset-sivulla. Ennen aloitusta Voit kertoa tilatietosi, jos tilapäivitysominaisuus on käytettävissä käyttöönotossasi ja jos yhteisön omistaja sallii niiden kertomisen. Tietoja tästä tehtävästä Pidä yhteisösi ihmiset ajan tasalla lisäämällä henkilökohtainen tilasi usein yhteisön Tilapäivitykset -sivulle. Tämä viesti näkyy yhteisön Tilapäivitykset-sivulla, mutta se ei näy profiilissasi tai kotisivulla. Voit päivittää yhteisön tilaviestin seuraavasti. 1. Valitse yhteisön navigointipalkista Tilapäivitykset missä tahansa yhteisön näkymässä. 2. Kirjoita tilaviesti tekstiruutuun. Kun lisäät URL-osoitteita tilapäivityksiin, järjestelmä muuntaa ne automaattisesti hyperlinkeiksi. Jos muutat mielesi ja haluat aloittaa alusta, valitse Tyhjennä-vaihtoehto. 3. Valinnainen: Voit lisätä viestiin tunnisteeksi tietyn avainsanan, sisällyttämällä viestiin avainsanan ja sen edelle ristikkomerkin (#). Kun tallennat viestin, avainsana muuttuu automaattisesti linkiksi. Yhteisösi muut henkilöt voivat napsauttamalla linkkiä hakea samalla avainsanalla merkittyä sisältöä. 4. Valinnainen: Jos haluat mainita kollegan tilapäivityksessä ja lähettää päivityksen suoraan kollegalle, lisää ät-merkki ja kirjoita sen perään henkilön nimi. Valitse sitten henkilön nimi näkyviin tulevasta avattavasta luettelosta. Kun lisäät päivityksen, henkilölle lähetetään sähköposti-ilmoitus. Viesti lisätään myös kyseisen henkilön profiiliin, jotta hän tietää sinun maininneen hänet. Huomautus: Jos yhteisö on yksityinen eikä henkilö ole yhteisön jäsen, hän ei saa ilmoitusta viestistä. 5. Valinnainen: Jos haluat sisällyttää tiedoston tilaviestiin, valitse Lisää tiedosto -vaihtoehto. 6. Napsauta Lisää-painiketta. Aiheeseen liittyvien yhteisöjen määritys yhteiskäyttöön muiden jäsenten kanssa Jos kuulet yhteisöstä, joka tekee omistamasi yhteisön työhön liittyvää työtä, voit jakaa tämän tiedon yhteisön toisten jäsenten kanssa. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat jakaa aiheeseen liittyviä yhteisöjä. Jos et näe Aiheeseen liittyvät yhteisöt -widget-objektia yhteisössäsi, lisää widget-objekti yhteisöön, jotta työryhmä voi jakaa tietoja samantapaisista yhteisöistä. Yhteisössä voi olla vain yksi Aiheeseen liittyvät yhteisöt -widget-objekti. Tietoja tästä tehtävästä Aiheeseen liittyvät yhteisöt -widget-objektin avulla voit luoda linkin muihin yhteisöihin, jotka toimivat omaa yhteisöäsi kiinnostavilla aloilla. IBM SmartCloud suosittelee jo yhteisöjä yhteisöjäsenyyksien, verkostoyhteyksien ja tunnisteiden perusteella. Muilla yhteisösi jäsenillä voi olla muiden yhteisöjen jäsenyyksiä, yhteyksiä ja tunnisteita, joten he saavat erilaisia suosituksia. Voit myös muulla tavalla saada tietoja mielenkiintoisesta yhteisöstä. Aiheeseen liittyvät yhteisöt -widget-objektin avulla voit kertoa toisille näistä yhteisöistä, joita ei ehkä ole suositeltu heille tai joita he eivät ole huomanneet. 56 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

61 Vihje: On hyvän käytännön mukaista olla määrittämättä rajoitettua yhteisöä yhteiskäyttöön. Vain siinä jo olevat jäsenet saavat sen käyttöönsä. 1. Valitse yhteisön yleiskuvaussivun Aiheeseen liittyvät yhteisöt -alueelta Lisää yhteisö -vaihtoehto. 2. Valitse yhteiskäyttöön määritettävän yhteisön URL-osoite. 3. Kirjoita yhteisön nimi. 4. Kirjoita yhteisölle mielekäs kuvaus. Ajattele, miten yhteisö liittyy omaan yhteisöösi ja miksi jäsenet voisivat olla kiinnostuneita siitä. 5. Napsauta Tallenna-painiketta. Tulokset Voit muokata tai poistaa aiheeseen liittyvän yhteisön napsauttamalla yhteisön navigointipalkissa olevaa Aiheeseen liittyvät yhteisöt -vaihtoehtoa ja valitsemalla sitten sen aiheeseen liittyvän yhteisön vieressä olevan Lisää-vaihtoehdon, jonka haluat poistaa tai jota haluat muokata. Valitse Muokkaa- tai Poista tämä yhteisö-vaihtoehto. Kun valitset Lisää-vaihtoehdon, saat näkyviin myös yhteisön uusimmat päivitykset. Toinen tapa määrittää aiheeseen liittyvät yhteisöt yhteiskäyttöön työryhmäsi kanssa on lisätä Aiheeseen liittyvä yhteisö -painike selaimeen. Saat tietoja Aiheeseen liittyvä yhteisö -painikkeen asennuksesta ja käytöstä napsauttamalla minkä tahansa sivun alatunnisteessa olevaa Kirjanmerkkityökalut-painiketta. Kun löydät muita mielenkiintoisia yhteisöjä, napsauta Aiheeseen liittyvä yhteisö -painiketta. Silloin Lisää Aiheeseen liittyvä yhteisö -widget-objektiin -valintaikkuna tulee näkyviin ja yhteisön URL-osoite on jo valmiina Yhteisön URL-osoite -kentässä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Luku 18, Widget-objektien lisäys yhteisöön, sivulla 71 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat voivat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Yhteisöt-sovelluksen syötteiden tilaus Tilaamalla syötteitä voit vastaanottaa valvottavien sovellus- ja käyttäjätietojen päivityksiä. Syötteiden lukuohjelma toimittaa automaattisesti tietoja muutoksista, jolloin kunkin sovelluksen päivityksiä ei tarvitse tarkistaa erikseen. Ennen aloitusta Tietokoneessa on oltava syötteiden lukuohjelma, jossa Atom-syötteet ovat tuettuja. Tietoja tästä tehtävästä Kun tilaat syötteitä, päivitysten valvonta on helpompaa, koska syötteiden lukuohjelma tarkistaa automaattisesti, onko sisältöön tullut päivityksiä. Ohjelma myös lataa uudet päivitykset automaattisesti. 1. Siirry tilattavan sisällön sisältävälle sivulle. 2. Lisää syöte syötteiden lukuohjelmaan. Lisätietoja on Web-selaimen tai syötteiden lukuohjelman ohjeissa. Vihjeitä: (Vain yhteisöt) v Syötteen Web-osoitteen määrityksen yhteydessä voit määrittää parametrin ps avulla syötteelle toisen sivukoon. Oletusasetuksen mukaan Yhteisö-sovellus näyttää 10 syötemerkintää sivua kohti. Järjestelmä noutaa oletusarvon mukaan ensimmäisen sivun, joka sisältää kymmenen merkintää. Voit Luku 16. Yhteisöjen käsittely 57

62 käyttää page-parametria seuraavien sivujen noudossa. Voit esimerkiksi noutaa Omat yhteisöt -syötteen toisen sivun 20 merkintää sisältävänä käyttämällä seuraavaa Web-osoitetta: app.example.com/communities/service/atom/communities/my?page=2&ps=20. v Voit seurata yhteisön aktiviteetteja tilaamalla yhteisön Aktiviteetit-syötteen. Yhteisöjen luokittelu tunnisteiden avulla Tunniste on yhteisöön määritettävä avainsana, jonka avulla yhteisö voidaan luokitella ja se on helpompi löytää. Yhteisöjen tunnistekokoelmissa näkyy tunnisteita valitun näkymän mukaan. Voit määrittää, miten tunnistekokoelman tunnisteet ovat näkyvissä: luettelona vai tunnistejoukkona. Tunnisteluettelossa tunnisteet esitetään luettelona, jossa suosituimmat tunnisteet ovat ylimmäisenä. Tunnistejoukossa kokoelman tunnisteiden suosio esitetään ryhmittelemällä tunnisteet yhteen ja tuomalla useimmin käytetyt tunnisteet näkyviin suuremmalla ja tummemmalla tekstillä. Harvemmin käytetyt tunnisteet näkyvät vastaavasti pienemmällä ja vaaleammalla tekstillä. Tunniste voi olla vain yksittäinen sana, eikä se saa sisältää välilyöntejä. Sallittuja merkkejä ovat kuitenkin esimerkiksi alaviiva (_) ja ät-merkki (@). Esimerkiksi merkintöjä follow_up, follow-up ja followup voidaan käyttää tunnisteina, mutta ei merkintää follow up. Seuraavassa taulukossa näkyvät kuhunkin Yhteisöt-näkymään liittyvät tunnisteet: Taulukko 2. Yhteisöjen tunnistenäkymät Sivu Yhteisöt (Oma organisaatiosi) Yhteisöt Yleiskuvaus Kirjanmerkit Näkyvissä olevat tunnisteet Kaikki organisaation yhteisöt tiettyyn rajaan asti, jossa suosituimmat tunnisteet näkyvät tunnistejoukossa määritettyyn rajaan asti. Tunnistejoukko ei sisällä näiden yhteisöjen sisällössä olevia tunnisteita. Huomautus: Tämän näkymän tunnisteissa käytetään välimuistia, joten tunnisteet eivät ehkä näy heti, kun ne on lisätty yhteisöön. Välimuistin oletusasetus on 60 sekuntia. Kaikille niille yhteisöille määritetyt tunnisteet, joihin kuulut (myös niille, jotka eivät näy nykyisellä sivulla). Tunnistejoukko ei sisällä näiden yhteisöjen kirjanmerkeissä olevia tunnisteita. Nykyiseen yhteisöön liittyville aktiviteeteille, kirjanmerkeille ja tiedostoille määritetyt tunnisteet. Tunnistejoukko ei sisällä nykyiselle yhteisölle määritettyjä tunnisteita. Nykyiseen yhteisöön liittyville kirjanmerkeille määritetyt tunnisteet. Yhteisöstä eroaminen Voit peruuttaa jäsenyytesi yhteisössä, jos et halua enää osallistua yhteisön toimintaan. Ennen aloitusta Voit erota yhteisöstä vain, jos sinulle on myönnetty yhteisön jäsenyys erikseen. Jos olet yhteisön jäsen ryhmäjäsenyyden perusteella, et voi erota yhteisöstä. Jos sinulle on myönnetty ryhmän jäsenyys sekä erikseen että ryhmäjäsenyyden perusteella, voit erota yhteisön erikseen myönnetystä jäsenyydestä, mutta pysyt edelleen yhteisön jäsenenä ryhmäjäsenyyden perusteella. 58 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

63 Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettävissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Voit lähteä yhteisöstä seuraavasti. 1. Valitse yhteisön Yleiskuvaus-sivulta Yhteisön toiminnot > Poistu yhteisöstä. Huomautus: Yhteisön liiketoimintaomistaja ei voi erota yhteisöstä. 2. Vahvista OK-painiketta napsauttamalla, että haluat poistua yhteisöstä. Tulokset Yhteisö ei enää näy Yhteisöt-välilehdessä. Luku 16. Yhteisöjen käsittely 59

64 60 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

65 Luku 17. Jäsenten lisäys yhteisöön Yhteisön omistajana voit lisätä jäseniä yhteisöösi milloin tahansa. Voit kutsua henkilöitä yhteisön jäseniksi. Valvotussa yhteisössä voi lisäksi päättää, hyväksytäänkö vai hylätäänkö tulevat jäsenyyspyynnöt. Valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa toiminnon käytöstä. Voit lisätä useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-sivun tuontityökalua. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Luku 15, Yhteisöjen luonti, sivulla 49 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluvia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai tavoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Yhteisön jäsenyystietojen hallinta sivulla 76 Yhteisön omistajana olet vastuussa yhteisön jäsenyystietojen hallinnasta. Voit esimerkiksi joskus joutua muuttamaan yhteisön jäsenen roolia, jos haluat lisätä jäsenten mahdollisuuksia muokata yhteisön sisältöä tai rajoittaa näitä muokkausmahdollisuuksia. Toisaalta jos yhteisön jäsen ei osallistu aktiivisesti yhteisön toimintaan eikä hänen enää tarvitse olla yhteisön jäsen, hänet kannattaa poistaa jäsenyysluettelosta. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Mitä voin tehdä yhteisön omistajana? sivulla 66 Lue lisää siitä, mitä toimintoja voit käyttää, jos olet yhteisön omistaja. Jäsenien lisäys yhteisöön Yhteisön omistajana voit laajentaa yhteisöäsi lisäämällä siihen uusia jäseniä. Henkilöiden lisäys yhteisöön tekee heistä automaattisesti yhteisön jäseniä. Jos haluat antaa henkilöille mahdollisuuden valita itse jäsenyytensä, voit lähettää heille kutsun yhteisöön. Tietoja tästä tehtävästä Vain yhteisön omistajat voivat lisätä uusia jäseniä yhteisöön. Pääkäyttäjä määrittää yhteisöön lisättävien jäsenten ja ryhmien kokonaismäärän. Voit lisätä uusia jäseniä yhteisöön seuraavasti. 1. Valitse Yhteisöt-välilehdessä yhteisö, johon haluat lisätä jäseniä. 2. Napsauta navigointiruudun Jäsenet-painiketta. 3. Napsauta Lisää jäseniä -painiketta. v Jos haluat lisätä tavallisia jäseniä, valitse avattavasta Jäsenet-luettelosta Henkilö-vaihtoehto ja kirjoita lisättävien henkilöiden nimet Jäsenet-kenttään. Ennakoiva kirjoitustoiminto ennakoi kirjoittamaasi nimeä vertaamalla sitä organisaatiosi hakemistossa tai yhteysluettelossa oleviin nimiin. Jos se ehdottaa haluamaasi nimeä, lisää nimi napsauttamalla sitä. Jos ehdotettu nimi ei ole haluamasi, kirjoita henkilön sähköpostiosoite ja napsauta plusmerkkikuvaketta. Jos yhteisö on ulkoinen ja kirjoitat sellaisen henkilön sähköpostiosoitteen, joka ei kuulu organisaatioosi, järjestelmä kehottaa sinua lähettämään kyseiselle henkilölle vieraskäyttäjäkutsun, kun olet tallentanut jäsenluettelon. Vierailevien käyttäjien on ensin hyväksyttävä kutsu liittyä vierailevaksi käyttäjäksi, ennen kuin he voivat käyttää yhteisöjä, joihin heidät on lisätty jäseniksi. v Jos haluat lisätä yhteisön omistajia, napsauta Jäsenet-kohdan vieressä toisessa kentässä olevaa alanuolta ja valitse vaihtoehto Omistajat. Kirjoita sitten lisättävien henkilöiden nimet Omistajat-kenttään. Huomautus: Yhteisön omistajat voivat muokata yhteisöä. Copyright IBM Corp. 2010,

66 v IBM:n valikoimaan kuuluu tilauspalvelu nimeltä Integration Server Enablement. Tämä palvelu siirtää käyttäjiä konsernin organisaatiohakemistosta SmartCloud for Social Business -organisaatiohakemistoon. Palvelu lisää käyttäjät ja ryhmät automaattisesti ja siirtää muutokset, kun konsernin hakemistossa olevan käyttäjän tietoja muutetaan. Jos palvelu kiinnostaa organisaatiotasi, saat lisätietoja kohdasta Integrointipalvelimen käyttöönoton pyytäminen. Jos tilaat integtointipalvelimen käyttööntoton, voit ehkä lisätä yhteisöihisi ryhmiä. Jos haluat lisätä yhteisöön ryhmiä, valitse avattavasta Jäsenet-luettelosta Ryhmät-vaihtoehto ja kirjoita sitten lisättävien ryhmien nimet Jäsenet-kenttään. Voit vaihtoehtoisesti etsiä tiettyä ryhmää valitsemalla Selaa ryhmiä -vaihtoehdon ja kirjoittamalla sen jälkeen ryhmän avainsanan ja napsauttamalla Etsi ryhmiä -kuvaketta. Jos ryhmä sisältää sisäkkäisiä ryhmiä, voit joko lisätä pääryhmän tai valita sisäkkäisen ryhmän. Paikallistamistoiminnon avulla voit vaihtaa sisäkkäisten ryhmien tasolta toiselle. Ryhmiä ei voi lisätä yhteisöjen omistajiksi. 4. Napsauta Tallenna-painiketta. Tulokset Uudet jäsenet saavat sähköposti-ilmoituksen siitä, että heidät on lisätty yhteisöön. Sähköposti-ilmoituksia ei lähetetä ryhmille. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Henkilöiden kutsuminen yhteisön jäseniksi Voit laajentaa yhteisöä kutsumalla siihen lisää jäseniä. Useiden jäsenten tuonti yhteisöön sivulla 65 Voit lisätä yhteisöön useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-sivun tuontityökalua. Vain yhteisön omistajat voivat tuoda jäseniä yhteisöön. Henkilöiden kutsuminen yhteisön jäseniksi Voit laajentaa yhteisöä kutsumalla siihen lisää jäseniä. Tietoja tästä tehtävästä Yhteisön omistajana voit ottaa yhteyttä yhteisöstä mahdollisesti kiinnostuneihin henkilöihin kutsumalla heidät jäseniksi. Kutsu lähetetään sähköpostitse vastaanottajalle, joka voi hyväksyä tai hylätä jäsenyyden. Voit kutsua henkilöitä vain tavallisiksi jäseniksi, et yhteisön omistajiksi. Jos organisaation ulkopuoliset jäsenet eivät ole sallittuja yhteisössä, ulkopuolisia henkilöitä ei voi kutsua kyseisen yhteisön jäseniksi. Aliyhteisön jäsenen (henkilön tai ryhmän) on oltava pääyhteisön jäsen. Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettävissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Voit kutsua jäseniä yhteisöön seuraavasti. 1. Valitse Yhteisöt-välilehdessä yhteisö, johon haluat kutsua jäseniä. 2. Napsauta navigointiruudun Jäsenet-painiketta. 3. Valitse Kutsu jäseniä -vaihtoehto. 4. Kirjoita sitten kutsuttavien henkilöiden nimet Jäsenet-kenttään. Ennakoiva kirjoitustoiminto ennakoi kirjoittamaasi nimeä vertaamalla sitä organisaatiosi hakemistossa oleviin nimiin. Jos se ehdottaa halua- 62 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

67 maasi nimeä, lisää nimi napsauttamalla sitä. Jos yhteisö on ulkoinen ja kirjoitat sellaisen henkilön sähköpostiosoitteen, joka ei kuulu organisaatioosi, järjestelmä kehottaa sinua lähettämään kyseiselle henkilölle vieraskäyttäjäkutsun. 5. Valitse Lähetä kutsut -vaihtoehto. Seuraavat toimet Voit tarkastella yhteisön kaikkia avoimia kutsuja Kutsut-välilehdessä yhteisön Jäsenet-sivulla. Välilehdessä näkyy tiedot kutsujen lähetysajoista ja vastaanottajista. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Jäsenien lisäys yhteisöön sivulla 61 Yhteisön omistajana voit laajentaa yhteisöäsi lisäämällä siihen uusia jäseniä. Henkilöiden lisäys yhteisöön tekee heistä automaattisesti yhteisön jäseniä. Jos haluat antaa henkilöille mahdollisuuden valita itse jäsenyytensä, voit lähettää heille kutsun yhteisöön. Jäsenyyden joukkokutsujen lähetys Voit kutsua useita henkilöitä liittymään yhteisöön lähettämällä joukkokutsun sähköpostilla Jäsenet-sivun tuontityökalun avulla. Voit kutsua henkilöitä vain tavallisiksi jäseniksi, et yhteisön omistajiksi. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat kutsua jäseniä yhteisöön joukkosähköpostiviesteillä. Yhteisökutsun vastaanottajien määrää ei ole rajoitettu. Palvelimessa käytettävissä olevan muistin määrä saattaa kuitenkin rajoittaa vastaanottajien määrää. Joukkokutsuja ei voi lähettää uudelleen tai perua. Voit kutsua useita jäseniä yhteisöön seuraavasti. 1. Avaa sen yhteisön Jäsenet-sivu, johon haluat kutsua jäseniä. 2. Napsauta Tuo jäseniä -painiketta. 3. Valitse Kutsu henkilöitä yhteisöön. Huomautus: Jos olet yhteisön jäsen, ainoa käytettävissä oleva vaihtoehto on Kutsu henkilöitä yhteisöön. 4. Tee jompikumpi seuraavista toimista: v Henkilöiden kutsuminen sähköpostiosoitteiden avulla: a. Valitse Anna sähköpostiosoitteet pilkuin eroteltuina. b. Kirjoita kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet ja valitse Tuo. Tärkeää: Sähköpostiosoitteen muodon täytyy vastata LDAP-hakemiston tai Profiilitietokannan profiilitietueiden muotoa. Jos käytät virheellistä sähköpostiosoitetta (joka ei vastaa profiilitietueiden muotoa) käyttöliittymään tulee virheilmoitus. v Henkilöiden kutsuminen CSV (Comma-Separated Value) -tiedoston sähköpostitietojen avulla: a. Valitse Valitse CSV-tiedosto, joka sisältää sähköpostiosoitteet. b. Etsi kutsuttavien henkilöiden sähköpostiosoitteet sisältävä CSV-tiedosto valitsemalla Selaa ja valitse sitten Tuo. Luku 17. Jäsenten lisäys yhteisöön 63

68 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Useiden jäsenten tuonti yhteisöön sivulla 65 Voit lisätä yhteisöön useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-sivun tuontityökalua. Vain yhteisön omistajat voivat tuoda jäseniä yhteisöön. Muistuttaminen liittymisestä lähettämällä yhteisökutsut uudelleen Voit muistuttaa henkilöitä avoimista yhteisökutsuista lähettämällä kutsuilmoituksen uudelleen. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat lähettää yhteisökutsuja uudelleen. Tietoja tästä tehtävästä Voit tarkastella yhteisön kaikkia avoimia kutsuja Kutsut-välilehdessä yhteisön Jäsenet-sivulla. Välilehdessä näkyy tiedot kutsujen lähetysajoista ja vastaanottajista. Jos huomaat pitkään avoimena olleita kutsuja, voit muistuttaa kutsun vastaanottajia kutsusta lähettämällä alkuperäisen kutsuilmoituksen uudelleen. Voit lähettää kutsun uudelleen seuraavasti. 1. Valitse Yleiskuvaus-sivulta kohta Jäsenet. 2. Napsauta Kutsut-välilehteä. 3. Valitse henkilö, jolle haluat lähettää uuden kutsun, ja napsauta sitten Lähetä uudelleen -painiketta. Odottavien yhteisökutsujen epääminen Jos olet lähettänyt yhteisön liittymiskutsun, mutta muutat mieltäsi myöhemmin, voit perua kutsun sen ollessa avoinna. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat evätä yhteisön kutsuja. Tietoja tästä tehtävästä Jos lähetät kutsun vahingossa väärälle henkilölle, voit evätä kutsun, jos sitä ei ole vielä hyväksytty. Voit tarkastella yhteisön kaikkia avoimia kutsuja Kutsut-välilehdessä yhteisön Jäsenet-sivulla. Välilehdessä näkyy tiedot kutsujen lähetysajoista ja vastaanottajista. Voit evätä yhteisökutsun seuraavasti. 1. Valitse Yleiskuvaus-sivulta kohta Jäsenet. 2. Napsauta Kutsut-välilehteä. 3. Valitse peruttava kutsu ja napsauta Epää-painiketta. 4. Vahvista kutsun epäys napsauttamalla OK-painiketta. 64 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

69 Tulokset Kutsu poistetaan Kutsut-välilehdestä. Jos kutsuttu henkilö avaa alkuperäisen kutsun ja napsauttaa Liity tähän yhteisöön -painiketta, hän saa kutsun epäämisestä ilmoittavan viestin. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Yhteisön jäsenyystietojen hallinta sivulla 76 Yhteisön omistajana olet vastuussa yhteisön jäsenyystietojen hallinnasta. Voit esimerkiksi joskus joutua muuttamaan yhteisön jäsenen roolia, jos haluat lisätä jäsenten mahdollisuuksia muokata yhteisön sisältöä tai rajoittaa näitä muokkausmahdollisuuksia. Toisaalta jos yhteisön jäsen ei osallistu aktiivisesti yhteisön toimintaan eikä hänen enää tarvitse olla yhteisön jäsen, hänet kannattaa poistaa jäsenyysluettelosta. Jäsenyyspyyntöjen hyväksyminen Jos olet valvotun yhteisön omistaja, saat sähköposti- ja kotisivuilmoituksen aina, kun joku haluaa liittyä yhteisöön. Jos et halua hyväksyä jäsenyyspyyntöä, voit ohittaa tai poistaa pyyntöilmoituksen. Valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa toiminnon käytöstä. Voit hyväksyä jäsenyyspyynnön lisäämällä sähköpostiviestin lähettäjän yhteisöön seuraavien ohjeiden mukaisesti. 1. Avaa sähköpostipyyntö ja valitse Lisää tämä henkilö jäseneksi. Näkyviin tulee Lisää jäseniä -lomake, jonka Jäsenet-kenttään on automaattisesti lisätty jäsenyyttä pyytäneen henkilön nimi. 2. Lisää henkilö yhteisöön valitsemalla Tallenna. Tulokset Uusi jäsen saa sähköposti-ilmoituksen, joka ilmoittaa, että hänet on lisätty yhteisöön. Useiden jäsenten tuonti yhteisöön Voit lisätä yhteisöön useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-sivun tuontityökalua. Vain yhteisön omistajat voivat tuoda jäseniä yhteisöön. Ennen aloitusta Tarkista pääkäyttäjältä, että yhteisössä ei jo ole enimmäismäärää lisättyjä jäseniä. Et voi tuoda jäsentä avoimeen tai valvottuun yhteisöön organisaation ulkopuolelta. Voit kuitenkin tuoda jäsenen rajoitettuun yhteisöön organisaation ulkopuolelta. Huomautus: Avoimet tai valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa käytöstä jommankumman tai molemmat näistä yhteisölajeista. Voit tuoda jäseniä yhteisöön seuraavasti. 1. Avaa sen yhteisön Jäsenet-sivu, johon haluat tuoda jäseniä. 2. Napsauta Tuo jäseniä -painiketta. 3. Varmista, että kohta Lisää yhteisöön henkilöitä, joiden rooli on -vaihtoehto on valittuna. 4. Valitse uusien jäsenten jäsenyysrooli Lisää yhteisöön henkilöitä, joiden rooli on -luettelosta. Kaikille jäsenille määritetään sama rooli. 5. Tee jokin seuraavista toimista: Luku 17. Jäsenten lisäys yhteisöön 65

70 v Henkilöiden tuonti sähköpostiosoitteiden avulla: a. Valitse Anna sähköpostiosoitteet pilkuin eroteltuina. b. Kirjoita tuotavien henkilöiden sähköpostiosoitteet ja napsauta Tuo-painiketta. Tärkeää: Sähköpostiosoitteen muodon täytyy vastata LDAP-hakemiston tai Profiilitietokannan profiilitietueiden muotoa. Jos käytät virheellistä sähköpostiosoitetta (joka ei vastaa profiilitietueiden muotoa) käyttöliittymään tulee virheilmoitus. v Jäsenten tuonti CSV (Comma-Separated Value) -tiedostosta: a. Valitse Valitse CSV-tiedosto, joka sisältää sähköpostiosoitteet. b. Etsi haluamasi tiedot sisältävä CSV-tiedosto valitsemalla Selaa ja valitse sitten Tuo. Huomautus: Jos yhteisö on ulkoinen ja annat organisaation ulkopuolisen henkilön sähköpostiosoitteen tai tiedosto sisältää sellaisen sähköpostiosoitteen, järjestelmä kehottaa sinua kutsumaan kyseisen henkilön vierailevaksi käyttäjäksi, kun olet napsauttanut Tuo-painiketta. Vierailevien käyttäjien on ensin hyväksyttävä kutsu liittyä vierailevaksi käyttäjäksi, ennen kuin he voivat käyttää yhteisöjä, joihin heidät on tuotu jäseniksi. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Jäsenyyden joukkokutsujen lähetys sivulla 63 Voit kutsua useita henkilöitä liittymään yhteisöön lähettämällä joukkokutsun sähköpostilla Jäsenet-sivun tuontityökalun avulla. Voit kutsua henkilöitä vain tavallisiksi jäseniksi, et yhteisön omistajiksi. Jäsenien lisäys yhteisöön sivulla 61 Yhteisön omistajana voit laajentaa yhteisöäsi lisäämällä siihen uusia jäseniä. Henkilöiden lisäys yhteisöön tekee heistä automaattisesti yhteisön jäseniä. Jos haluat antaa henkilöille mahdollisuuden valita itse jäsenyytensä, voit lähettää heille kutsun yhteisöön. Yhteisön jäsenyyden roolit Yhteisöissä käytettävissä olevat toiminnot vaihtelevat sinulle määritetyn roolin mukaan. Lue lisää siitä, mitä voit tehdä, jos olet yhteisön omistaja tai jäsen. Vihje: Voit lajitella yhteisöt helposti jäsenroolin perusteella. Avaa Yhteisöt ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: v Olen jäsen. Näyttää ne yhteisöt, joissa olet jäsenenä tai omistajana. v Olen omistaja. Näyttää luomasi tai omistamasi yhteisöt. Kun luot yhteisön, olet sen liiketoimintaomistaja. Liiketoimintaomistaja voi toteuttaa samoja toimintoja kuin yhteisön omistaja, mutta liiketoimintaomistaja voi myös siirtää liiketoiminnan omistajuuden toiselle henkilölle. Mitä voin tehdä yhteisön omistajana? Lue lisää siitä, mitä toimintoja voit käyttää, jos olet yhteisön omistaja. Vihje: Jos et tiedä omaa rooliasi yhteisössä, etsi Jäsenet-sivulta oma nimesi tai sen ryhmän nimi, johon kuulut. Rooli näkyy nimen tai ryhmän nimen alla. Huomautus: Seuraavissa taulukoissa luetellut tehtävät osoittavat, mitä yhteisön omistaja voi tehdä oletusarvon mukaan. Pääkäyttäjä voi kuitenkin poistaa ominaisuuksia käytöstä tai muuttaa käyttöoikeuksia, jotka rajoittavat seuraavia toimia: v Yhteisöjen tai aliyhteisöjen luonti v Yhteisöjen tai aliyhteisöjen poisto v Teemojen asetus v Yhteisön sisällön valvonta 66 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

71 v Jäsenten lisäys v Jäsenten tuonti v Jäsenten kutsuminen Yhteisön omistajan tehtävät Tavallisen yhteisön jäsenen suorittamien tehtävien lisäksi yhteisön omistajat voivat oletusarvon mukaan tehdä seuraavia hallintatehtäviä. Taulukko 3. Hallintatehtävät Tehtävälaji Yhteisön omistajien käytössä olevat toiminnot Yhteisön hallinta v Yhteisön poisto v v v v v v v Yhteisön nimen päivitys Yhteisön kuvauksen päivitys Yhteisön käyttöoikeustason muutto Yhteisöön liitettävän kuvan siirto Yhteisön tunnisteiden lisäys ja poisto Yhteisön sisällön muokkaus ja poisto Aliyhteisöjen luonti, muokkaus ja poisto Jäsenyyksien hallinta v Jäsenten lisäys ja poisto. v v v v Uusien jäsenten kutsuminen Jäseneksi kutsujen epäys Jäsenten roolien muutto Yhteisön jäsenten tuonti Widget-objektien hallinta v Widget-objektien lisäys v v v v Widget-objektien asetusten muokkaus Siirrä widget-objekteja Piilota widget-objekteja Widget-objektien poisto Yhteisön omistajat voivat tehdä myös seuraavia tehtäviä, kun he käsittelevät yhteisön resursseja. Taulukko 4. Yhteisö-ohjelman widget-objektin tehtävät Resurssi Yhteisön omistajien käytössä olevat toiminnot Aktiviteetit v Yhteisön kaikkien aktiviteettien muokkaus ja poisto v v Aktiviteettien merkintä valmiiksi Aktiviteettien jäsenten lisäys ja poisto (lisäämällä ja poistamalla yhteisön jäseniä) Verkkoloki v Yhteisön verkkolokien merkintöjen ja kommenttien lisäys, muokkaus ja poisto v Yhteisön verkkolokin otsikon ja tunnisteiden päivitys v v Yhteisön verkkolokin jäsenten käyttöoikeustason muutto Yhteisön verkkolokin sisällön valvonta (kun omistajavalvonta on käytössä) Kirjanmerkit v Yhteisön kaikkien kirjanmerkkien muokkaus ja poisto Tiedostot v Yhteisön kaikkien tiedostojen päivitys ja poisto Luku 17. Jäsenten lisäys yhteisöön 67

72 Taulukko 4. Yhteisö-ohjelman widget-objektin tehtävät (jatkoa) Resurssi Yhteisön omistajien käytössä olevat toiminnot Keskusteluryhmät v Yhteisön keskusteluryhmien luonti, muokkaus ja poisto Wiki v Yhteisön wikin luonti v Yhteisön aiheiden muokkaus, siirto, lukitus, kiinnitys ja poisto v v v Yhteisön wikin muokkaus tai poisto Wikin jäsenten lisäys ja poisto (lisäämällä ja poistamalla yhteisön jäseniä) Yhteisön jäsenten wikin käyttöoikeustason muutto Yhteisön liiketoimintaomistaja Kun luot yhteisön, olet sen liiketoimintaomistaja. Yhteisöllä on vain yksi liiketoimintaomistaja. Liiketoimintaomistaja voi toteuttaa samoja toimintoja kuin yhteisön omistaja, mutta liiketoimintaomistaja voi myös siirtää liiketoiminnan omistajuuden toiselle henkilölle. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Luku 19, Yhteisöjen hallinta, sivulla 73 Yhteisön omistaja voi muokata yhteisöä sekä päivittää yhteisön ja siihen liittyvien sovellusten perustietoja. Jos yhteisöä ei enää tarvita, se voidaan poistaa. Luku 17, Jäsenten lisäys yhteisöön, sivulla 61 Yhteisön omistajana voit lisätä jäseniä yhteisöösi milloin tahansa. Voit kutsua henkilöitä yhteisön jäseniksi. Valvotussa yhteisössä voi lisäksi päättää, hyväksytäänkö vai hylätäänkö tulevat jäsenyyspyynnöt. Valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa toiminnon käytöstä. Voit lisätä useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-sivun tuontityökalua. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Luku 18, Widget-objektien lisäys yhteisöön, sivulla 71 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat voivat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Mitä voin tehdä yhteisön jäsenenä? Lue lisää siitä, mitä toimintoja voit suorittaa, jos olet yhteisön jäsen. Mitä voin tehdä yhteisön jäsenenä? Lue lisää siitä, mitä toimintoja voit suorittaa, jos olet yhteisön jäsen. Vihje: Jos et tiedä omaa rooliasi yhteisössä, etsi Jäsenet-sivulta oma nimesi tai sen ryhmän nimi, johon kuulut. Rooli näkyy nimen tai ryhmän nimen alla. Yhteisön jäsen voi suorittaa seuraavia perustehtäviä: v Tarkastella yhteisön sisältöä. v Tarkastella yhteisön jäsenyystietoja. v Lähettää viestejä yhteisön jäsenille. v Poistua yhteisöstä. Voit myös poistua yhteisöstä, jos sinulle on myönnetty jäsenyys erikseen. Et voi poistua yhteisöstä, jos tulit sen jäseneksi, koska ryhmä, johon kuulut, lisättiin toiseen ryhmään. Myös seuraavat toiminnot ovat yhteisön jäsenten käytettävissä, kun he käyttävät yhteisöön kuuluvia resursseja. 68 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

73 Taulukko 5. Yhteisön jäsentoiminnot Resurssi Yhteisön jäsenten käytössä olevat toiminnot Aktiviteetit v Yhteisön aktiviteettien aloitus Verkkoloki v Sisällön lisäys sen yhteisön aktiviteetteihin, jonka jäsen olet Yhteisön verkkolokissa käytettävissä olevat toiminnot vaihtelevat käyttöoikeustason mukaan. Näyttöoikeudet: v Verkkolokimerkintöjen luku Kirjanmerkit v Kirjanmerkkien lisäys Luonnosoikeus: v Verkkolokimerkintöjen luonnosten tallennus v Kaikkien näyttöoikeuksiin liittyvien toimintojen suoritus Tekijän oikeudet: v Verkkolokimerkintöjen lähetys v Muiden käyttäjien merkintöjen muokkaus ja poisto v Kaikkien näyttö- ja luonnosoikeuksiin liittyvien toimintojen suoritus v Lisäämiesi kirjanmerkkien muokkaus ja poisto Tiedostot v Tiedostojen lataus v v Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön Tiedostojen uusien versioiden siirto Keskusteluryhmät v Keskusteluryhmän aiheiden luonti Wiki v v v Lisäämiesi keskusteluryhmän aiheiden muokkaus ja poisto Keskusteluryhmän aiheisiin vastaus Keskusteluryhmän aiheisiin liittyvien omien vastausten muokkaus ja poisto v Omien keskusteluaiheiden siirto toiseen keskusteluryhmään Yhteisön wikissä käytettävissä olevat toiminnot vaihtelevat käyttöoikeustason mukaan. Lukuoikeudet: v Wikin sisällön luku Muokkausoikeudet: v Wikisivujen luonti v Wikisivujen muokkaus v Sivujen siirto v Kaikkien lukuoikeuksiin liittyvien toimintojen suoritus Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Mitä voin tehdä yhteisön omistajana? sivulla 66 Lue lisää siitä, mitä toimintoja voit käyttää, jos olet yhteisön omistaja. Luku 17. Jäsenten lisäys yhteisöön 69

74 70 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

75 Luku 18. Widget-objektien lisäys yhteisöön Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat voivat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Tietoja tästä tehtävästä Widget-objektit ovat itsenäisiä HTML-pohjaisia versioita ohjelmistosovelluksista. Kun lisäät yhteisöön widget-objektin, luot yhteyden yhteisön ja widget-sovelluksen välille. Yhteisön ja widget-sovelluksen välinen jäsenyys synkronoidaan ja täyden widget-sovelluksen linkit luodaan yhteisön käyttöliittymään, jotta löydät täyden sovelluksen helposti ja voit käyttää sitä. Tiivistelmä viimeisimmistä aktiviteeteista näkyy Yleiskuvaus-sivulla, ja koko sovellus on käytettävissä milloin tahansa napsauttamalla yhteisön navigointipalkin vastaavaa linkkiä. Kun yhteisö luodaan, oletusarvon mukaan siinä näkyy Tiedostot-widget-objekti. Voit mukauttaa yhteisöä lisäämällä siihen widget-objekteja. Esimerkiksi lisäämällä Keskusteluryhmät-widget-objektin jäsenet saavat paikan, jonne he voivat lähettää keskustelunaiheita ja jossa he voivat jakaa ajatuksia. Kaikki pääkäyttäjän yhteisöissä käytettäviksi määrittämät widget-objektit näkyvät sisältövalikoimassa. Voit lisätä widget-objektin yhteisöön seuraavien ohjeiden mukaisesti. 1. Avaa sisältövalikoima valitsemalla yhteisön Yleiskuvaus-sivulta Yhteisön toiminnot > Mukauta. 2. Lisää yhteisöön widget-objekti napsauttamalla sitä. 3. Valinnainen: Sulje widget-objektivalikoima. Tulokset Yleiskuvaussivun pääruutuun lisätään widget-objektin sisältävä osa, ja täyden widget-sovelluksen linkki näkyy yhteisön navigointipalkissa. Yhteisön widget-objektien siirto Kun olet lisännyt widget-objekteja yhteisöön, voit määrittää asettelun, joka vastaa yhteisön tarpeita, siirtämällä widget-objekteja. Copyright IBM Corp. 2010,

76 Ennen aloitusta Yhteisön widget-objektin siirto edellyttää, että olet yhteisön omistaja. Tietoja tästä tehtävästä Voit mukauttaa Yleiskuvaus-sivun asettelua yhteisön tarpeita vastaavaksi. Huomautus: Widget-objektin sisältöä ei voi siirtää objektin sisällä. Vain itse widget-objektia voidaan siirtää. Voit siirtää widget-objektin seuraavasti: 1. Napsauta widget-objektin otsikkoriviä ja vedä widget-objekti uuteen sijaintiin sivulla. 2. Kiinnitä widget-objekti haluamaasi sijaintiin vapauttamalla hiiren painike. Yhteisön widget-objektien käsittely Voit olla vuorovaikutuksessa yhteisön widget-objektien kanssa widget-objektin toimintovalikon vaihtoehtojen avulla. Käytettävissä olevat toiminnot määräytyvät yhteisöroolin mukaan. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat muokata, piilottaa, siirtää tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Napsauta yhteisön Yleiskuvaus-sivun Toiminnot-kuvaketta, joka on käsiteltävän widget-objektin otsikkorivillä, ja tee sitten jokin seuraavista toimista: v Voit laajentaa ja pienentää widget-objektin sisällön valitsemalla Suurenna tai Pienennä. v Voit päivittää widget-objektin näytön valitsemalla Päivitä. v Voit poistaa widget-objektin yhteisöstä tilapäisesti valitsemalla Piilota-vaihtoehdon. Voit aktivoida widget-objektin uudelleen milloin tahansa valitsemalla ensin vaihtoehdotyhteisön toiminnot > Mukauta ja valitsemalla sitten widget-objektin widget-objektivalikoiman Piilotettu-osasta. Widget-objektin piilotus ei poista jo lisättyjä tietoja. Jos lisäät widget-objektin uudelleen yhteisöön, kaikki aiemmin lisätyt tiedot palautetaan yhteisöön. Huomautus: Jos Kirjanmerkit-widget-objekti piilotetaan, piilotetaan myös Tärkeät kirjanmerkit -widgetobjekti. v Voit poistaa widget-objektin yhteisöstä pysyvästi valitsemalla Poista-vaihtoehdon. Vahvista, että haluat poistaa widget-objektin täyttämällä näkyviin tuleva lomake, ja napsauta sitten Poista-painiketta. Kun valitset tämän vaihtoehdon, kaikki widget-objektiin liittyvät tiedot poistetaan pysyvästi, joten tee se vasta, kun olet aivan varma, että yhteisö ei enää tarvitse kyseisiä tietoja. Voit vaihtoehtoisesti piilottaa widget-objektin, jos haluat poistaa sen yhteisöstä, mutta säilyttää mahdollisuuden sen lisäämiseen myöhemmin. Huomautus: Jos Kirjanmerkit-widget-objekti poistetaan, poistetaan myös Tärkeät kirjanmerkit -widgetobjekti. 72 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

77 Luku 19. Yhteisöjen hallinta Yhteisön omistaja voi muokata yhteisöä sekä päivittää yhteisön ja siihen liittyvien sovellusten perustietoja. Jos yhteisöä ei enää tarvita, se voidaan poistaa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Luku 15, Yhteisöjen luonti, sivulla 49 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluvia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai tavoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Mitä voin tehdä yhteisön omistajana? sivulla 66 Lue lisää siitä, mitä toimintoja voit käyttää, jos olet yhteisön omistaja. Yhteisöjen muokkaus Yhteisön omistaja voi muokata yhteisön tietoja. Tietoja tästä tehtävästä Muokkaamalla yhteisöä voit muuttaa sen nimeä, kuvausta ja siihen liitettyjä tunnisteita. Voit myös muuttaa yhteisöön liitettyä kuvaa. Voit muokata yhteisöä seuraavasti. 1. Valitse Yhteisöt-välilehdestä yhteisö, jota haluat muokata. Jos et ole jo kirjautuneena, sinua pyydetään tekemään niin. 2. Valitse Yhteisön toiminnot > Muokkaa yhteisöä ja tee tarpeen mukaan seuraavat toimet: a. Jos haluat vaihtaa yhteisön nimeä, kirjoita uusi nimi Nimi-kenttään. b. Jos haluat lisätä tai poistaa yhteisön tunnisteita, muokkaa Tunnisteet-kentän sisältöä. c. Voit muuttaa yhteisön käyttöoikeustasoa valitsemalla jonkin seuraavista asetuksista: Taulukko 6. Yhteisön käyttöoikeustasot Asetus Rajoitettu (vain kutsutut henkilöt voivat liittyä) Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän yhteisön jäseniksi Kuvaus Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on rajoitettu ja vain kutsun saaneet henkilöt voivat liittyä siihen. Jos alun perin valitsit ulkoisten jäsenten sallimisen yhteisössä ja haluat muuttaa yhteisön sisältämään vain organisaatiosi jäseniä, poista Salli organisaation ulkopuolisten käyttäjien liittyä tämän yhteisön jäseniksi -vaihtoehdon valinta. Et voi vaihtaa tätä vaihtoehtoa, jos ulkoisia jäseniä on lisätty tai kutsuttu yhteisöön tai he ovat liittyneet siihen. Ulkoiset jäsenet on poistettava ja ulkoisten jäsenten kutsuja on evättävä, ennen kuin voit muuttaa ulkoisen yhteisön sisäiseksi yhteisöksi. Kun ulkoinen yhteisö on muutettu sisäiseksi yhteisöksi, yhteisön otsikon vieressä oleva Ulkoinen-kuvake poistetaan. Huomautus: Jos olet luonut yhteisön, jossa voi olla vain sisäisiä jäseniä, et voi muuttaa tätä käyttöoikeutta. Copyright IBM Corp. 2010,

78 Taulukko 6. Yhteisön käyttöoikeustasot (jatkoa) Asetus Valvottu (kaikki oman organisaation jäsenet näkevät sisällön, mutta heidän on lähetettävä liittymispyyntö) Kuvaus Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on organisaatiolle avoin ja että käyttäjien on pyydettävä yhteisön jäsenyyttä. Avoin (kaikki oman organisaation jäsenet voivat liittyä) Valitse tämä asetus, jos haluat, että yhteisö on avoin ja että kaikki organisaation jäsenet voivat liittyä siihen. Huomautus: Avoimet tai valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa käytöstä jommankumman tai molemmat näistä yhteisölajeista. d. Jos haluat vaihtaa yhteisön kuvausta, muokkaa Kuvaus-kentän sisältöä. e. Jos haluat vaihtaa yhteisöön liittyvää kuvaa, napsauta Siirrä yhteisökuva -painiketta ja etsi siirrettävä kuva selaamalla. Kuvan koon muutto ei tue kaikkia kuvamuotoja. Jos kuvan siirrossa palvelimeen ilmenee ongelmia, kuvan muuntaminen toiseen muotoon auttaa usein. 3. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, napsauta Tallenna-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Yhteisön mukautus sivulla 78 Yhteisön mukautus on tapa erottaa se muista yhteisöistä. Mahdollisia mukautusvaihtoehtoja ovat erottuvan kuvan liittäminen yhteisöön ja yhteisöön lisätoimintoja tuovien ominaisuuksien lisääminen. Yhteisön mukautus edellyttää, että olet yhteisön omistaja. Omistamiesi yhteisöjen poisto Jos yhteisö on muuttunut tarkoituksettomaksi tai sen toiminta on lakannut, voit halutessasi poistaa sen. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat tai liiketoimintaomistajat voivat poistaa yhteisön. Varmista ennen yhteisön poistamista, ettei kukaan yhteisön jäsen käytä sitä aktiivisesti. Lisäksi on tarkistettava, tarvitaanko yhteisöön liitettyjä aktiviteetteja enää. Yhteisön aktiviteetit poistuvat automaattisesti, kun niihin liittyvä yhteisö poistetaan. Voit poistaa yhteisön seuraavasti. Varmista, että kaikkien kirjoitettujen merkkien kirjainkoko on oikea. 1. Valitse Yhteisöt-välilehdestä yhteisö, jonka haluat poistaa. Jos et ole jo kirjautuneena, sinua pyydetään tekemään niin. 2. Valitse Yhteisön toiminnot > Poista yhteisö. 3. Vahvista OK-painiketta napsauttamalla, että haluat siirtää yhteisön roskakoriin. Aliyhteisöjen luonti Jos haluat yhdistää joukon jäseniä yhteisön sisällä, voit luoda aliyhteisön. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja tai liiketoimintaomistaja voi luoda aliyhteisöjä. Kun aliyhteisö luodaan, yhteisön omistajista tulee automaattisesti aliyhteisön omistajia. Pääyhteisön liiketoimintaomistajasta tulee myös uuden aliyhteisön liiketoimintaomistaja. Aliyhteisön toiminnot vastaavat täysin pääyhteisön toimintoja. Yhteisö näkyy Yhteisöt-sivulla, sitä voidaan muokata, siihen voidaan lisätä widget-objekteja ja siinä voidaan suorittaa samat toiminnot kuin pääyhteisössä. 74 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

79 Tietoja tästä tehtävästä Aliyhteisöjen luonti on käytännöllinen tapa jakaa yhteisön jäseniä pienempiin ryhmiin aiheiden perusteella. Aliyhteisöjen avulla voit jakaa tietoja ja tehdä yhteistyötä kohdistetun henkilöjoukon kanssa sekä samalla säilyttää pääyhteisön tavoitteet. Voit lisätä yhteisöön niin monta aliyhteisöä kuin haluat. Huomautus: Yhteisöön ei voi luoda sisäkkäisiä aliyhteisöjä, eikä olemassa olevaa yhteisöä voi lisätä toisen yhteisön aliyhteisöksi. Voit luoda aliyhteisön seuraavasti. 1. Avaa yhteisö, johon haluat luoda aliyhteisön. 2. Valitse Yleiskuvaus-sivulta Yhteisön toiminnot > Luo aliyhteisö. 3. Pakollinen: Kirjoita Nimi-kenttään aliyhteisön nimi. 4. Kirjoita vähintään yksi tunniste Tunnisteet-kenttään. 5. Pakollinen: Määritä yhteisön käyttöoikeustaso. Valittavissa olevat käyttöoikeusvaihtoehdot vaihtelevat pääyhteisön käyttöoikeustason mukaan. v Jos pääyhteisö on avoin, aliyhteisön käyttötaso voi olla avoin, valvottu tai rajoitettu. v Jos pääyhteisö on valvottu, aliyhteisön käyttöoikeustaso voi olla valvottu tai rajoitettu. v Jos pääyhteisö on rajoitettu, myös aliyhteisön käyttöoikeustason on oltava rajoitettu. Huomautus: Avoimet tai valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa käytöstä jommankumman tai molemmat näistä yhteisölajeista. 6. Voit lisätä jäseniä aliyhteisöön seuraavasti: v Voit lisätä pääyhteisön jäsenten alijoukon aliyhteisöön kirjoittamalla lisättävien henkilöiden tai ryhmien nimet Jäsenet-kenttään. v Voit lisätä kaikki pääyhteisön jäsenet aliyhteisöön valitsemalla Lisää kaikki yhteisön jäsenet uuteen aliyhteisöön. Huomautus: Aliyhteisön jäsenen on oltava pääyhteisön jäsen. 7. Kirjoita aliyhteisön kuvaus Kuvaus-kenttään. 8. Jos haluat lisätä kuvan aliyhteisöä varten, valitse Siirrä yhteisökuva ja etsi kuva selaamalla. 9. Tallenna aliyhteisö napsauttamalla Tallenna-painiketta. Tulokset Aliyhteisö luodaan pääyhteisön alikohteeksi. Pääyhteisön navigointisivupalkkiin lisätyn Aliyhteisöt-linkin avulla voit avata aliyhteisön pääyhteisöstä. Voit avata aliyhteisöt myös Yhteisöt-välilehdestä. Luku 19. Yhteisöjen hallinta 75

80 Seuraavat toimet Voit lisätä sisältöä aliyhteisöihin sekä muokata, mukauttaa, poistaa ja käyttää niitä tavallisten yhteisöjen tavoin. Jos luot useita aliyhteisöjä saman yhteisön sisään, harkitse Aliyhteisöt-widget-objektin lisäämistä pääyhteisöön. Tämän widget-objektin avulla näet kaikki aliyhteisöt yhtä aikaa ja voit siirtyä niihin helposti pääyhteisöstä. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Yhteisön mukautus sivulla 78 Yhteisön mukautus on tapa erottaa se muista yhteisöistä. Mahdollisia mukautusvaihtoehtoja ovat erottuvan kuvan liittäminen yhteisöön ja yhteisöön lisätoimintoja tuovien ominaisuuksien lisääminen. Yhteisön mukautus edellyttää, että olet yhteisön omistaja. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Yhteisöjen muokkaus sivulla 73 Yhteisön omistaja voi muokata yhteisön tietoja. Omistamiesi yhteisöjen poisto sivulla 74 Jos yhteisö on muuttunut tarkoituksettomaksi tai sen toiminta on lakannut, voit halutessasi poistaa sen. Luku 18, Widget-objektien lisäys yhteisöön, sivulla 71 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat voivat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Yhteisön jäsenyystietojen hallinta Yhteisön omistajana olet vastuussa yhteisön jäsenyystietojen hallinnasta. Voit esimerkiksi joskus joutua muuttamaan yhteisön jäsenen roolia, jos haluat lisätä jäsenten mahdollisuuksia muokata yhteisön sisältöä tai rajoittaa näitä muokkausmahdollisuuksia. Toisaalta jos yhteisön jäsen ei osallistu aktiivisesti yhteisön toimintaan eikä hänen enää tarvitse olla yhteisön jäsen, hänet kannattaa poistaa jäsenyysluettelosta. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat muokata jäsenyysrooleja. Vain yhteisön omistaja tai poistettava henkilö itse voi poistaa henkilön jäsenyyden yhteisöstä. Yhteisön jäsenet voivat poistaa itsensä yhteisön jäsenyystiedoista valitsemalla vaihtoehdot Yhteisön toiminnot > Poistu yhteisöstä. Henkilöt, jotka ovat yhteisön jäseniä ryhmäjäsenyyden perusteella, eivät kuitenkaan voi lähteä yhteisöstä. 76 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

81 Huomautus: Ryhmäominaisuus on käytettävissä pyydettäessä. Lisätietoja saat organisaation pääkäyttäjältä. Voit hallita yhteisön jäsenyystietoja seuraavasti. 1. Napsauta Olen omistaja -näkymässä yhteisöä, jolloin yhteisön Yleiskuvaus-sivu avautuu. Jos et ole jo kirjautuneena, sinua pyydetään tekemään niin. 2. Napsauta navigointiruudun Jäsenet-painiketta ja tee jokin seuraavista toimista. v Jäsenyysroolin muutto: Napsauta sen jäsenen vieressä olevaa Muokkaa-painiketta, jonka roolia haluat muuttaa. Valitse rooli ja napsauta Tallenna-painiketta. Huomautus: Ryhmän roolia ei voi muuttaa. v Jäsenen poisto: Napsauta poistettavan jäsenen vieressä olevaa Poista-painiketta. Vahvista muutos napsauttamalla OK-painiketta. Tulokset Jäsenet saavat sähköposti-ilmoituksen jäsenyyden tilassa tapahtuneista muutoksista. Sähköposti-ilmoituksia ei lähetetä ryhmille. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Luku 17, Jäsenten lisäys yhteisöön, sivulla 61 Yhteisön omistajana voit lisätä jäseniä yhteisöösi milloin tahansa. Voit kutsua henkilöitä yhteisön jäseniksi. Valvotussa yhteisössä voi lisäksi päättää, hyväksytäänkö vai hylätäänkö tulevat jäsenyyspyynnöt. Valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa toiminnon käytöstä. Voit lisätä useita jäseniä samanaikaisesti käyttämällä Jäsenet-sivun tuontityökalua. Yhteisön liiketoimintaomistajan vaihto Yhteisön liiketoiminnan omistajuuden siirto toiselle jäsenelle edellyttää, että siirtäjä on nykyinen liiketoimintaomistaja. Luku 19. Yhteisöjen hallinta 77

82 Tietoja tästä tehtävästä Yhteisön luonut on yhteisön ja sen sisältämien aliyhteisöjen liiketoimintaomistaja. Kullakin yhteisöllä on oltava liiketoimintaomistaja, joita voi olla vain yksi. Liiketoimintaomistaja voi toteuttaa samoja toimintoja kuin yhteisön omistaja. Liiketoimintaomistaja voi myös siirtää liiketoimintaomistajan roolin toiselle yhteisön jäsenelle, jolla on aktiivinen tili. Jäsenen on oltava saman organisaation jäsen. Huomautus: Et voi siirtää liiketoiminnan omistajuutta yhteisön vierailevalle käyttäjälle, eikä liiketoimintaomistajana toimiva vieraileva käyttäjä voi siirtää liiketoiminnan omistajuutta. Voit vaihtaa yhteisön liiketoimintaomistajaa seuraavasti. 1. Avaa yhteisön Yleiskuvaus-sivu napsauttamalla Yhteisöt-välilehdessä yhteisöä. 2. Napsauta navigointiruudun Jäsenet-painiketta. 3. Valinnainen: Jos yhteisö on suuri ja tiedät jäsenen nimen, valitse Etsi jäsen -vaihtoehto ja ala kirjoittaa jäsenen nimeä. Ennakoiva kirjoitustoiminto suodattaa organisaation käyttäjäluettelossa olevat nimet. 4. Napsauta sen jäsenen viereistä Muokkaa-painiketta, jonka haluat määrittää liiketoimintaomistajaksi. 5. Valitse Liiketoimintaomistaja-vaihtoehto ja napsauta sitten Tallenna-painiketta. 6. Vahvista muutos napsauttamalla OK-painiketta. Tulokset Roolisi on nyt omistaja, ja valitun jäsenen rooli on liiketoimintaomistaja. Yhteisön mukautus Yhteisön mukautus on tapa erottaa se muista yhteisöistä. Mahdollisia mukautusvaihtoehtoja ovat erottuvan kuvan liittäminen yhteisöön ja yhteisöön lisätoimintoja tuovien ominaisuuksien lisääminen. Yhteisön mukautus edellyttää, että olet yhteisön omistaja. Voit mukauttaa yhteisöä monin tavoin: Kuvan lisäys. Erottuva grafiikka voi olla tehokas tapa kiinnittää huomiota ja houkutella mahdollisia jäseniä. Yhteisöön lisättävä grafiikka näkyy yhteisön käyntikortissa, joka kuvaa yhteisön identiteettiä ja kiinnostuksen kohteita, kun käyntikortti esitetään Yhteisöt-sovelluksen ulkopuolella. Liittämällä yhteisöön tarkoituksenmukaisen kuvan voit määrittää yhteisölle tuotteistustiedot, jotka ovat yksilöllisiä ryhmän jäsenille. Voit lisätä kuvan, kun luot yhteisön ensimmäisen kerran, tai voit lisätä uuden kuvan muokkaamalla yhteisöä. Laajennettujen toimintojen lisäys. Voit mukauttaa yhteisön toimintoja lisäämällä sisältöä, joka kuvastaa yhteisön erilaisia näkökantoja ja sen painopistealueita. Jos esimerkiksi projektin työtehtävien järjestäminen on ensisijaista, voit aktiviteettien widget-objektin lisäämällä luoda tilan, jossa jäsenet voivat käsitellä projektin asiakirjoja, joiden kesto on kiinteä, määrittää tehtäviä ja tehdä ne valmiiksi sekä jakaa resursseja. Jos yhteistyö on yhteisön tärkeä päämäärä, haluat ehkä antaa jäsenten määrittää Tiedostot-widget-objektin avulla tiedostoja yhteiskäyttöön ja työskennellä yhdessä projektiasiakirjojen parissa. Asettelun muuttaminen. Voit järjestellä yhteisön Yleiskuvaus-sivun siten, että se priorisoi tiettyjä toimintoja. Jos esimerkiksi keskusteluryhmä on yhteisön aktiivisin osa, voit sijoittaa keskusteluryhmän sivulle ensimmäiseksi ja tärkeimmäksi, jolloin jäsenet varmasti näkevät uusimmat viestit. 78 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

83 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Luku 15, Yhteisöjen luonti, sivulla 49 Aloita yhteisö ja rohkaise organisaatioosi kuuluvia henkilöitä, joilla on samanlaiset kiinnostuksen kohteet tai tavoitteet, tekemään yhteistyötä keskenään. Aliyhteisöjen luonti sivulla 74 Jos haluat yhdistää joukon jäseniä yhteisön sisällä, voit luoda aliyhteisön. Yhteisöjen muokkaus sivulla 73 Yhteisön omistaja voi muokata yhteisön tietoja. Luku 18, Widget-objektien lisäys yhteisöön, sivulla 71 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat voivat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Yhteisön aloitussivun vaihto Jos olet yhteisön omistaja, voit vaihtaa yhteisön aloitussivun tilalle tietyn pienoisohjelmasivun. Kun käyttäjä avaa yhteisön, yhteisön yleiskuvaussivun sijaan näkyviin tulee pienoisohjelmasivu. Tietoja tästä tehtävästä Voit ohjata käyttäjiä tietylle pienoisohjelmasivulle vaihtamalla yhteisön aloitussivun (esimerkiksi wikin aloitussivun). Voit valita aloitussivuksi minkä tahansa koko sivun pienoisohjelman. Voit vaihtaa yhteisön aloitussivun seuraavasti: 1. Valitse Yhteisöt-välilehdestä yhteisö, jota haluat muokata. Jos et ole jo kirjautuneena, sinua pyydetään tekemään niin. 2. Valitse vaihtoehdot Yhteisön toiminnot > Muokkaa yhteisöä. 3. Napsauta Aloitussivu:-kohdan vieressä olevaa avattavaa nuolipainiketta ja valitse aloitussivu näkyviin tulevasta avattavasta luettelosta. 4. Napsauta Tallenna-painiketta. Tulokset Järjestelmä ohjaa käyttäjät määritetylle sivulle, kun he avaavat yhteisön. Kun käyttäjä avaa yhteisön mistä tahansa seuraavista paikoista, hänet ohjataan edelleen uudelle aloitussivulle: v yhteisöluettelon linkit v navigointipalkin linkit v aliyhteisön linkit v käyntikortit v yhteisön linkki tai tunnus v Palaa yhteisöön -siirtymislinkki v sähköposti-ilmoitusten linkit v kutsun hyväksyntä v Embedded Experience -linkit. Luku 19. Yhteisöjen hallinta 79

84 80 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

85 Luku 20. Yhteisön kirjanmerkkien käsittely Voit määrittää hyödylliset verkkoselaimet käytettäviksi suoraan yhteisöstä lisäämällä kirjanmerkkejä. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Luku 10, Yhteisöt, sivulla 37 Kerää yhteen ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita samoista asioista. Kirjanmerkit Kirjanmerkit-widget-objektin lisäys Web-resurssien yhteiskäyttöä varten Lisää Kirjanmerkit-widget-objekti, jotta sinä ja muut yhteisön jäsenet voitte ottaa hyödyllisiä Web-resursseja käyttöön suoraan yhteisöstä. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat lisätä Kirjanmerkit-widget-objektin yhteisöön. Tietoja tästä tehtävästä Kun Kirjanmerkit-widget-objekti on lisätty yhteisöön, sinä ja muut yhteisön jäsenet voitte lisätä uusia kirjanmerkkejä suoraan yhteisöön. Voit lisätä Kirjanmerkit-widget-objektin yhteisöön seuraavasti: 1. Avaa sisältövalikoima valitsemalla yhteisön yleiskuvaussivulta Yhteisön toiminnot > Mukauta. 2. Valitse sisältövalikoimasta vaihtoehto Kirjanmerkit. 3. Valinnainen: Sulje valikoima napsauttamalla Sulje valikoima -painiketta. Tulokset Järjestelmä luo Kirjanmerkit-osan, ja se näkyy yhteisön Yleiskuvaus-sivulla. Järjestelmä lisää Kirjanmerkit-linkin myös navigointisivupalkkiin. Tämän linkin avulla saat näkyviin kaikki yhteisöön liitetyt kirjanmerkit. Kirjanmerkin lisäys yhteisöön Web-sivulta Kirjanmerkkipainikkeella voit lisätä Lisää kirjanmerkki -painikkeen selaimeesi. Voit halutessasi lisätä Web-sivun kirjanmerkin yhteisöön napsauttamalla tätä painiketta. Ennen aloitusta Ennen kuin lisäät kirjanmerkin yhteisöön Lisää kirjanmerkki -painikkeen avulla, kyseinen painikeohjausobjekti on lisättävä Web-selaimeen. Voit tehdä tämän toimimalla seuraavasti: 1. Valitse Kirjanmerkkityökalut IBM Connections -alatunnisteesta. 2. Voit lisätä Lisää kirjanmerkki -painikkeen Web-selaimeen noudattamalla sivun ohjeita. Copyright IBM Corp. 2010,

86 Voit lisätä yhteisöön kirjanmerkin Web-sivustosta, jonka haluat lisätä kirjanmerkiksi, toimimalla seuraavasti. 1. Kun yhteisöön kirjanmerkiksi lisättävä Web-sivusto on auki selaimessa, napsauta Lisää kirjanmerkki -painiketta. 2. Muokkaa tarvittaessa Otsikko-kentässä näkyvää Web-sivuston nimeä. 3. Voit muokata kirjanmerkin URL-osoitetta tarvittaessa URL-kentässä. Kentän sisältö lisätään automaattisesti, kun Lisää kirjanmerkki -lomake avataan. 4. Lisää vähintään yksi kirjanmerkkilinkin sisältöä kuvaava tunniste Tunnisteet-kenttään. 5. Kirjoita Kuvaus-kenttään kuvaus, joka vastaa kirjanmerkin sisältöä. 6. Valitse yhteisö, johon haluat lisätä kirjanmerkin, Lisää yhteisöihin -välilehden Yhteisö-kentän luettelosta. 7. Voit lisätä linkin tärkeiden kirjanmerkkien luetteloon yhteisön Yleiskuvaus-sivulle valitsemalla Lisää tärkeisiin kirjanmerkkeihin. Huomautus: Voit lisätä enintään 100 tärkeää kirjanmerkkiä yhteisöön. 8. Jos haluat aloittaa kirjanmerkkiin liittyvän keskustelun toisten yhteisön jäsenten kanssa, kirjoita sanoma Keskustelun sanoma -kenttään. 9. Tallenna kirjanmerkki yhteisöön valitsemalla Tallenna. Kirjanmerkkien lisäys yhteisöön Voit lisätä yhteisöösi liittyvien Web-sivustojen kirjanmerkkejä Kirjanmerkit-alueella. Lisää kirjanmerkki yhteisöstä noudattamalla seuraavia ohjeita. 1. Valitse navigointisivupalkista Kirjanmerkit ja sitten Lisää kirjanmerkki. 2. Pakollinen: Kirjoita URL-osoite-kenttään sen resurssin Web-osoite, jota varten haluat lisätä kirjanmerkin. 3. Pakollinen: Kirjoita kirjanmerkkilinkin nimi Nimi-kenttään. 4. Lisää kirjanmerkkilinkin kuvaus Kuvaus-kenttään. 5. Lisää kirjanmerkkilinkin sisältöä kuvaava tunniste tai tunnisteet. 6. Voit lisätä linkin tärkeiden kirjanmerkkien luetteloon yhteisön Yleiskuvaus-sivulle valitsemalla Lisää tärkeisiin kirjanmerkkeihin. 7. Napsauta Tallenna-painiketta. Yhteisön kirjanmerkkien muokkaus Pitämällä kirjanmerkit ajantasaisina varmistat niiden hyödyllisyyden ja tarkkuuden. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja tai kirjanmerkin lisännyt jäsen voi muokata yhteisön kirjanmerkkiä. Tietoja tästä tehtävästä Jos kirjanmerkkeihin lisäämäsi Web-sivu on siirretty tai sitä on muutettu, voit päivittää kirjanmerkin tiedot käyttämällä Muokkaa kirjanmerkkiä -lomaketta. 82 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

87 1. Napsauta navigointisivupalkin Kirjanmerkit-painiketta yhteisössä, jossa käsiteltävä kirjanmerkki sijaitsee. 2. Napsauta muokattavan kirjanmerkin vieressä olevaa Lisää-painiketta. 3. Avaa Muokkaa kirjanmerkkiä -lomake napsauttamalla Muokkaa-painiketta. 4. Tee tarvittavat muutokset ja napsauta Tallenna-painiketta. Yhteisön kirjanmerkkien poisto Jos kirjanmerkki on asiaton tai se ei enää toimi, voit poistaa sen yhteisön kirjanmerkkialueesta. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja tai kirjanmerkin lisännyt jäsen voi poistaa kirjanmerkin. Poista kirjanmerkki yhteisöstä noudattamalla seuraavia ohjeita. 1. Hae luettelo yhteisön kirjanmerkeistä valitsemalla yhteisön Yleiskuvaus-sivulta Kirjanmerkit. 2. Napsauta poistettavan kirjanmerkin vieressä olevaa Lisää-painiketta. 3. Napsauta Poista-painiketta. 4. Vahvista kirjanmerkin poisto valitsemalla OK. Kirjanmerkkien haku yhteisöstä Voit etsiä yhteisöstä itseäsi kiinnostavien resurssien kirjanmerkkejä. Voit hakea kirjanmerkkejä yhteisöstä seuraavilla tavoilla. v Valitse yhteisö Oman organisaation yhteisöt -välilehdestä tai Yhteisöt-välilehdestä. Näkyviin tulee kyseisen yhteisön Yleiskuvaus-sivu. v Voit tarkastella Tärkeät kirjanmerkit -osassa kirjanmerkkejä, jotka muut ovat määrittäneet hyödyllisiksi. v Tarkasta yhteisön Yleiskuvaus-sivun keskimmäisen sarakkeen Kirjanmerkit-tiivistelmä-widget-objekti. Saatat löytää resursseja, joista et ole aiemmin tiennyt. v Voit etsiä tiettyyn aiheeseen liittyvää kirjanmerkkiä napsauttamalla yhteisön tunnistejoukosta tunnistetta, joka parhaiten vastaa kyseistä aihetta. Tämä haku palauttaa kaikki parhaillaan valittuna olevassa yhteisössä olevat kirjanmerkit, joissa käytetään kyseistä tunnistetta kiinnostavien aiheiden tunnistamiseen. v Valitsemalla navigointiruudusta Kirjanmerkit näet luettelon kaikista yhteisöön liitetyistä kirjanmerkeistä. Luku 20. Yhteisön kirjanmerkkien käsittely 83

88 84 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

89 Luku 21. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely Yhteisön keskusteluryhmän avulla voit lisätä keskusteluaiheita ja jakaa ideoita. Lisätietoja yhteisön keskusteluryhmien käsittelystä on kohdassa Keskusteluryhmät. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Yhteisön widget-objektien käsittely sivulla 72 Voit olla vuorovaikutuksessa yhteisön widget-objektien kanssa widget-objektin toimintovalikon vaihtoehtojen avulla. Käytettävissä olevat toiminnot määräytyvät yhteisöroolin mukaan. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Luku 10, Yhteisöt, sivulla 37 Kerää yhteen ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita samoista asioista. Keskusteluryhmät-widget-objektin lisäys, jotta yhteisön jäsenet voivat lähettää keskustelunaiheita Lisää Keskusteluryhmät-widget-objekti, jotta kaikki yhteisön omistajat voivat lisätä keskustelunaiheita ja jakaa ideoita. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat lisätä Keskusteluryhmät-widget-objektin yhteisöön. Tietoja tästä tehtävästä Voit lisätä Keskusteluryhmät-widget-objektin yhteisöön seuraavasti: 1. Avaa sisältövalikoima valitsemalla yhteisön yleiskuvaussivulta Yhteisön toiminnot > Mukauta. 2. Valitse sisältövalikoimasta Keskusteluryhmät. 3. Valinnainen: Sulje valikoima napsauttamalla Sulje valikoima -painiketta. Tulokset Järjestelmä luo keskusteluryhmän, ja se näkyy yhteisön Yleiskuvaus-sivulla. Järjestelmä lisää Keskusteluryhmät-linkin myös navigointisivupalkkiin. Linkin avulla saat näkyviin kaikki yhteisöön liittyvät keskusteluryhmät. Keskusteluryhmien lisäys yhteisöön Voit järjestää yhteisön eri aihealueita koskevat keskustelut yhteen keskusteluryhmään tai useisiin keskusteluryhmiin. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat lisätä keskusteluryhmän yhteisöön. Yhteisön täytyy sisältää Keskusteluryhmät-widget-objekti, jotta yhteisöön voidaan lisätä keskusteluryhmiä. Widget-objekti näyttää viisi viimeksi päivitettyä keskusteluryhmän aihetta. Jos widget-objekti on poistettu, sen voi lisätä takaisin yhteisöön tarvittaessa. Copyright IBM Corp. 2010,

90 Tietoja tästä tehtävästä Kun yhteisössä on useita keskusteluryhmiä, yhteisön jäsenet voivat esittää kysymyksiä ja keskustella erilaisista ajankohtaisista aiheista niille varatuilla alueilla. Jos esimerkiksi oma työryhmäsi kohtaa ongelman, joka pysäyttää projektin etenemisen, voit luoda keskusteluryhmän ongelman ratkaisemista varten. Näin yhteisön jäsen, joka on ehkä kohdannut samankaltaisen ongelman aikaisemmin, voi ehdottaa ratkaisua ongelmaan. Voit lisätä keskusteluryhmän yhteisöön seuraavasti: 1. Valitse yhteisön navigointipalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-välilehteä. 2. Napsauta Aloita keskusteluryhmä -vaihtoehtoa. 3. Pakollinen: Kirjoita keskusteluryhmän nimi Nimi-kenttään. 4. Kirjoita vähintään yksi tunniste Tunnisteet-kenttään. 5. Kirjoita keskusteluryhmän kuvaus Kuvaus-kenttään ja napsauta sitten Tallenna-vaihtoehtoa. Tulokset Kun olet tallentanut keskusteluryhmän, se avautuu Keskusteluryhmät-käyttöliittymässä, jossa muut yhteisön jäsenet voivat sinun tavoin lisätä aiheita ja kysymyksiä. Jos haluat käsitellä yhteisön keskusteluryhmää, valitse Keskusteluryhmät yhteisön Yleiskuvaus-sivulta, napsauta Keskusteluryhmät-välilehteä ja avaa sitten keskusteluryhmä napsauttamalla keskusteluryhmän otsikkoa. Voit seurata keskusteluryhmän aiheiden uusimpia päivityksiä myös yhteisön Yleiskuvaus-sivulla olevan Keskusteluryhmät-widget-objektin avulla. Widget-objekti näyttää viisi viimeksi päivitettyä keskusteluryhmän aihetta. Saat näkyviin luettelon kaikista yhteisön keskusteluryhmän aiheista valitsemalla widget-objektissa Näytä kaikki. Seuraavat toimet Voit toteuttaa seuraavat toiminnot suoraan yhteisöstä: v Voit aloittaa keskusteluryhmän aiheen napsauttamalla Aloita aihe -vaihtoehtoa ja täyttämällä näkyviin tulevan lomakkeen. v Avaa aiheen otsikko napsauttamalla sitä Keskusteluryhmät-widget-objektissa. Tässä widget-objektissa näkyvät viisi uusinta aiheiden päivitystä. v Saat käyttöön yhteisön keskusteluryhmän aiheiden koko luettelon napsauttamalla Näytä kaikki -vaihtoehtoa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Luku 18, Widget-objektien lisäys yhteisöön, sivulla 71 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat voivat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Aiheiden lisäys yhteisön keskusteluryhmään sivulla 88 Voit aloittaa keskustelun yhteisön jäsenten kanssa lisäämällä keskusteluaiheen keskusteluryhmään. Kuka tahansa, joka voi käyttää keskusteluryhmiä, voi tarkastella uutta aihetta. Yhteisön keskusteluryhmien poisto Yhteisön omistaja voi poistaa yksittäisiä yhteisön keskusteluryhmiä, piilottaa niitä tilapäisesti tai poistaa koko keskusteluryhmäominaisuuden yhteisöstä. Yhteisön keskusteluryhmien poisto Yhteisön omistaja voi poistaa yksittäisiä yhteisön keskusteluryhmiä, piilottaa niitä tilapäisesti tai poistaa koko keskusteluryhmäominaisuuden yhteisöstä. 86 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

91 Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja voi poistaa tai piilottaa yhteisön keskusteluryhmiä. Tietoja tästä tehtävästä Jos yhteisössä ei tarvita keskusteluryhmää, voit poistaa tämän tuoteominaisuuden yhteisöstä. Jos poistat tuoteominaisuuden kokonaan, myös koko keskusteluryhmän sisältö poistetaan. Voit myös poistaa keskusteluryhmäominaisuuden tilapäisesti. Näin keskusteluryhmän sisältö piilotetaan, mutta sitä ei poisteta. Jos palautat ominaisuuden yhteisöön myöhemmin, myös aikaisemmin lisätty sisältö palautetaan. Voit myös poistaa yksittäisiä keskusteluryhmiä, jotka eivät enää ole yhteisön käytössä. Yhteisön keskusteluryhmän poisto poistaa kaiken keskusteluryhmän sisällön pysyvästi. Voit poistaa yhteisön keskusteluryhmiä seuraavasti. 1. Keskusteluryhmän piilotus tilapäisesti: a. Napsauta yhteisön Yleiskuvaus-sivun Keskusteluryhmät-widget-objektin otsikkorivin Toiminnotkuvaketta ja valitse sitten Piilota-vaihtoehto. Jos haluat widget-objektin uudelleen näkyviin, valitse Yleiskuvaus-sivulta Yhteisön toiminnot > Mukauta, valitse Piilotettu ja valitse lopuksi Keskusteluryhmät. Keskusteluryhmät-widget-objekti ja kaikki sen sisältö palautetaan yhteisöön. 2. Yhteisön keskusteluryhmien poisto lopullisesti: a. Napsauta yhteisön Yleiskuvaus-sivun widget-objektin otsikkorivin Toiminnot-kuvaketta ja valitse Poista-vaihtoehto ja täytä näkyviin tuleva lomake, jossa vahvistat, että haluat poistaa Keskusteluryhmät-widget-objektin. Tärkeää: Kun teet näin, järjestelmä poistaa keskusteluryhmän koko sisällön pysyvästi, eikä sitä voi noutaa myöhemmin. 3. Yksittäisen yhteisön keskusteluryhmän poisto: a. Valitse navigointisivupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-välilehteä. b. Avaa poistettava keskusteluryhmä. c. Valitse Lisää toimintoja > Poista keskusteluryhmä. d. Vahvista keskusteluryhmän poisto valitsemalla Poista. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Keskusteluryhmien lisäys yhteisöön sivulla 85 Voit järjestää yhteisön eri aihealueita koskevat keskustelut yhteen keskusteluryhmään tai useisiin keskusteluryhmiin. Yhteisön keskusteluryhmien selaus Yhteisön keskusteluryhmä on hyvä paikka järjestää aivoriihi ja kerätä palautetta yhteisölle tärkeistä aiheista. Yhteisön keskusteluryhmien avulla voit jakaa ideoita ja keskustella koko yhteisöä kiinnostavista aiheista jäsenten kanssa. Ennen aloitusta Kaikki käyttäjät, joilla on yhteisön käyttöoikeus, voivat käyttää yhteisöön liitettyjä keskusteluryhmiä. Aiheen lisäys tai aiheeseen vastaaminen edellyttää yhteisön jäsenyyttä. Luku 21. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely 87

92 Tietoja tästä tehtävästä Kun yhteisön omistaja on luonut keskusteluryhmiä yhteisön käyttöön, jäsenet voivat lähettää niihin keskusteluaiheita ja vastauksia. Keskusteluryhmän viisi uusinta päivitystä näkyvät yhteisön Yleiskuvaus-sivun Keskusteluryhmät-alueella, jossa voit tarkastella kunkin aiheen käyttötilastoja. Nämä tilastot ilmaisevat hyvin, mitkä aiheet kiinnostavat yhteisöä, ja tilastot antavat myös hyvän kuvan siitä, ketkä ovat aktiivisia osallistujia. Huomautus: Kun avaat Keskusteluryhmät-sovelluksen, kiinnitetyt aiheet näkyvät Aiheetvälilehdessä luettelon ensimmäisinä. Kiinnityskuvakkeet eivät kuitenkaan näy yhteisöissä, joissa on useampi kuin yksi keskusteluryhmä. Voit selata yhteisön keskusteluryhmiä seuraavasti. 1. Valitse navigointisivupalkista Keskusteluryhmät millä tahansa yhteisön sivulla. 2. Tee jokin seuraavista toimista. a. Voit selata kaikkia yhteisön keskusteluryhmiä valitsemalla Keskusteluryhmät-välilehden. Kun näet kiinnostavan keskusteluryhmän, voit avata sen ja aloittaa aiheiden selaamisen napsauttamalla keskusteluryhmän otsikkoa. b. Voit selata aiheiden mukaan napsauttamalla Aiheet-välilehteä. Kaikki yhteisön keskusteluaiheet näkyvät tässä välilehdessä. Aiheet on lueteltu päivämäärän mukaan siten, että viimeksi päivitetyt aiheet ovat ensimmäisinä sivulla. Jos yhteisön omistaja on kiinnittänyt keskusteluryhmien aiheita, kiinnitetyt aiheet näkyvät ensimmäisinä sivulla riippumatta niiden lisäys- tai päivityspäivämääristä. 3. Voit avata aiheen napsauttamalla aiheen otsikkoa. Näkyviin tulee aiheen säienäkymä, jossa on alkuperäinen aihe ja siihen liittyvät mahdolliset vastaukset. Kun siirryt pitkässä keskustelusäikeessä, saat aiheen pääaiheen näkyviin ensimmäiseksi sivulla napsauttamalla vastausotsikon jäljessä olevaa nimeä. Näin näet helpommin, mihin keskusteluryhmän merkintään vastaus kuuluu. Seuraavat toimet Jos haluat vastaanottaa ilmoituksia kiinnostavan keskusteluryhmän päivityksistä, avaa keskusteluryhmä ja valitse Aloita seuranta > Aloita tämän keskusteluryhmän seuranta. Vain yhteisön jäsenet voivat seurata yhteisön keskusteluryhmää. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Aiheiden lisäys yhteisön keskusteluryhmään Voit aloittaa keskustelun yhteisön jäsenten kanssa lisäämällä keskusteluaiheen keskusteluryhmään. Kuka tahansa, joka voi käyttää keskusteluryhmiä, voi tarkastella uutta aihetta. Aiheiden lisäys yhteisön keskusteluryhmään Voit aloittaa keskustelun yhteisön jäsenten kanssa lisäämällä keskusteluaiheen keskusteluryhmään. Kuka tahansa, joka voi käyttää keskusteluryhmiä, voi tarkastella uutta aihetta. Ennen aloitusta Keskusteluryhmä-sovelluksen on oltava käytössä yhteisössä, jotta voit lisätä keskusteluaiheen. Jos Keskusteluryhmät-alue näkyy yhteisön Yleiskuvaus-sivulla, sovellus on otettu käyttöön yhteisössä. Vain yhteisön jäsenet voivat lisätä yhteisön keskusteluryhmään aiheita. Voit lisätä aiheen yhteisön keskusteluryhmään seuraavasti. 88 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

93 1. Valitse yhteisön Yleiskuvaus-sivun Keskusteluryhmät-alueelta Aloita aihe. Jos olet ensimmäinen henkilö, joka lisää keskusteluryhmän aiheen, linkissä näkyy teksti Aloita ensimmäinen aihe. 2. Pakollinen: Kirjoita keskusteluaiheen otsikko Otsikko-kenttään. 3. Voit merkitä aiheen kysymykseksi valitsemalla Merkitse tämä aihe kysymykseksi. 4. Kirjoita vähintään yksi tunniste Tunnisteet-kenttään. 5. Kirjoita aiheen sisältö sille varattuun RTF-tekstikenttään. Ole mahdollisimman kuvaava. Muista, että haluat aloittaa keskustelun, joten lisää viestiin muita yhteisön jäseniä kiinnostavia tärkeitä tietoja, jotta saat heidät mukaan keskusteluun. 6. Pakollinen: Valitse Keskusteluryhmä-luettelosta yhteisön keskusteluryhmä, johon aihe lisätään. 7. Voit liittää aiheeseen tiedoston napsauttamalla Liitä tiedosto-painiketta ja etsimällä tiedoston selaamalla. 8. Napsauta Tallenna-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Keskusteluryhmien lisäys yhteisöön sivulla 85 Voit järjestää yhteisön eri aihealueita koskevat keskustelut yhteen keskusteluryhmään tai useisiin keskusteluryhmiin. Yhteisön keskusteluryhmien selaus sivulla 87 Yhteisön keskusteluryhmä on hyvä paikka järjestää aivoriihi ja kerätä palautetta yhteisölle tärkeistä aiheista. Yhteisön keskusteluryhmien avulla voit jakaa ideoita ja keskustella koko yhteisöä kiinnostavista aiheista jäsenten kanssa. Keskusteluryhmän aiheen luonti Web-sivulta Lisää Keskustele tästä aiheesta -painike Web-selaimeesi, jotta voit luoda keskusteluryhmän aiheen miltä tahansa Web-sivulta tai IBM SmartCloud Connections -lähteestä. 1. Avaa Lataukset ja asetukset -sivu ja noudata ohjeita Keskustele tästä aiheesta -painikkeen lisäämiseksi selaimeen. 2. Siirry Web-sivulle, josta haluat keskustella, ja napsauta Keskustele tästä aiheesta -painiketta. 3. Määritä Web-sivun aiheen tiedot: a. Muuta Keskusteluryhmät-kentässä alueeksi, avoimet keskusteluryhmät tai sellaiset keskusteluryhmät, jotka omistat, joiden jäsen olet tai joita seuraat. b. Aloita keskusteluryhmän haku kirjoittamalla Keskusteluryhmän nimi -kenttään haluamasi ryhmän nimi. c. Anna uuden aiheen otsikko. d. Merkitse uusi aihe kysymykseksi valitsemalla Merkitse tämä aihe kysymykseksi -vaihtoehto. e. Tuo aihe näkyviin keskusteluryhmän aiheluettelon alkuun valitsemalla vaihtoehto Kiinnitä tämä aihe. f. Lisää kommentteja tarvittaessa. 4. Napsauta Tallenna-painiketta. Tulokset Järjestelmä lisää uuden aiheen valittuun keskusteluryhmään. Huomautus: Keskusteluryhmän aiheiden Keskustele tästä aiheesta -linkki ei ole sama kuin Keskustele tästä aiheesta -selainpainike. Keskusteluryhmän aiheen Keskustele tästä aiheesta -linkin avulla voit lisätä kyseisen aiheen uutena aiheena toiseen keskusteluryhmään. Luku 21. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely 89

94 Keskusteluryhmän sisällön käsittely Voit muokata, siirtää ja poistaa keskusteluryhmien aiheita sekä merkitä aiheiden sisältöä asiattomaksi. Keskusteluryhmän aiheiden muokkaus Aihetta voi muokata sen jälkeen, kun aihe on lisätty keskusteluryhmään. Haluat ehkä esimerkiksi päivittää aiheen otsikon tai lisätä aiheeseen liitetiedoston. Ennen aloitusta Yhteisön keskusteluryhmän aiheen muokkaus edellyttää, että olet luonut aiheen tai että olet yhteisön omistaja. Tietoja tästä tehtävästä Keskustelunaiheen muokkaus ei vaikuta siihen lisättyjen vastausten sisältöön. Voit muokata keskusteluryhmän aihetta seuraavasti: 1. Valitse navigointisivupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-välilehteä. 2. Avaa keskusteluryhmä, joka sisältää muokattavan aiheen, ja avaa kyseinen aihe. 3. Napsauta aihemerkinnän alla olevaa Muokkaa-painiketta. 4. Muokkaa aihetta tarpeen mukaan ja tallenna muutokset napsauttamalla OK-painiketta. Keskusteluryhmän aiheiden poisto Voit varmistaa keskusteluryhmän sisällön tarkoituksenmukaisuuden ja hyödyllisyyden poistamalla aiheet, jotka ovat epäolennaisia tai sisältävät epäasiallista sisältöä. Tietoja tästä tehtävästä Keskusteluaiheen poisto poistaa aiheen keskusteluryhmästä kokonaan. Yhteisön omistajat voivat poistaa minkä tahansa keskusteluryhmän aiheen. Yhteisön jäsenet voivat poistaa vain aiheita, jotka he ovat luoneet itse, ja vain silloin, kun kyseisiin aiheisiin ei ole vastauksia. Voit poistaa keskusteluryhmän aiheen seuraavasti: 1. Valitse navigointisivupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-välilehteä. 2. Avaa poistettava aihe. 3. Napsauta aiheen kohdalla olevaa Poista-painiketta. 4. Vahvista aiheen poisto napsauttamalla Poista-painiketta uudelleen. Keskusteluryhmän aiheisiin vastaaminen Vastaamalla sinua kiinnostaviin keskusteluryhmän aiheisiin voit osallistua keskusteluun. Ennen aloitusta Vastaaminen yhteisön keskusteluryhmässä olevaan aiheeseen edellyttää yhteisön jäsenyyttä. 90 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

95 Voit vastata keskustelunaiheeseen seuraavasti: 1. Valitse navigointisivupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-välilehteä. 2. Avaa keskusteluryhmä, joka sisältää aiheen, johon haluat vastata, ja avaa kyseinen aihe. 3. Napsauta sen säikeen osan alla olevaa Vastaa-painiketta, johon haluat vastata. 4. Valinnainen: Voit muuttaa vastauksen otsikkoa napsauttamalla Muokkaa otsikkoa -painiketta ja kirjoittamalla otsikon näkyviin tulevaan kenttään. 5. Kirjoita vastauksesi RTF-tekstikenttään. 6. Jos haluat liittää vastaukseen tiedoston, napsauta Liitä tiedosto -vaihtoehtoa ja etsi tiedosto selaamalla. 7. Tallenna vastaus napsauttamalla Tallenna-vaihtoehtoa. Keskusteluryhmän aiheiden vastausten poisto Jos muutat mielesi keskusteluryhmän aiheeseen lisäämästäsi vastauksesta, voit poistaa vastauksen keskustelusäikeestä. Tietoja tästä tehtävästä Kaikki keskusteluaiheeseen vastauksia lisänneet käyttäjät voivat poistaa omia vastauksiaan. Tämä toiminto poistaa vain viestin sisällön. Merkinnän paikkamerkki näkyy yhä keskusteluryhmässä, mutta merkintä on merkitty poistetuksi. Kun poistat aiheen vastauksen, voit syöttää aiheen poiston syyn. Tämä syy näkyy merkinnän paikkamerkissä, kun vastaus on poistettu. Voit poistaa keskustelunaiheen vastauksen seuraavasti: 1. Valitse navigointisivupalkista Keskusteluryhmät ja napsauta sitten Keskusteluryhmät-välilehteä. 2. Avaa sen aiheen keskustelusäie, joka sisältää poistettavan vastauksen. 3. Napsauta vastauksen alla olevaa Poista-painiketta. 4. Valinnainen: Syötä vastauksen poiston syy. 5. Napsauta Poista-painiketta. Keskusteluryhmän aiheiden kiinnitys näkymään ensimmäisenä Kiinnittämällä aiheen voit korostaa tai priorisoida sitä. Kun aihe on kiinnitetty, se pysyy ensimmäisenä keskusteluryhmän aiheluettelossa. Näin varmistetaan, että muut keskusteluryhmän osanottajat huomaavat sen. Ennen aloitusta Yhteisön keskusteluryhmässä olevan aiheen kiinnitys edellyttää yhteisön omistajan oikeuksia. Tietoja tästä tehtävästä Aiheen kiinnittäminen varmistaa, että aihe löytyy helposti keskusteluryhmästä, jossa on paljon lisäyksiä. Jos lisäät esimerkiksi yhteisön tärkeän tapahtuman tietoja, haluat ehkä kiinnittää aiheen, jotta yhteisön jäsenet löytävät sen helposti. Kiinnitetyt aiheet on merkitty nastakuvakkeella. Luku 21. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely 91

96 Voit kiinnittää keskusteluryhmän aiheen seuraavasti: 1. Avaa kiinnitettävä aihe. 2. Valitse aiheen kohdalla oleva Kiinnitä aihe -vaihtoehto. Tulokset Jos aihe ei jossain vaiheessa ole enää tärkeä, voit palauttaa aiheen tavanomaiselle paikalleen järjestyksessä valitsemalla Poista tämän aiheen kiinnitys. Liitteiden käsittely Keskusteluryhmän säikeisiin lisätyt tiedostoliitteet voi korvata tai poistaa. Ennen aloitusta Yhteisön keskusteluryhmässä liitettä voivat muokata vain yhteisön omistaja ja liitteen lisännyt henkilö. Tietoja tästä tehtävästä Liitteiden lisäys on hyvä tapa sisällyttää lisätietoja, joita on liian paljon viestin tekstiosaan. Kun luot keskustelunaiheen tai vastaat aiheeseen, voit luovuttaa liitteitä muiden keskusteluun osallistuvien käyttöön. Voit poistaa tai korvata liitteen muokkaamalla viestiä. Voit tarvittaessa myös siirtää vastaukseen lisää liitteitä. Voit käsitellä tiedostoliitettä seuraavasti: 1. Avaa aihe, joka sisältää liitteen. 2. Valitse ensin Muokkaa-vaihtoehto ja tee sitten jokin seuraavista toimista: v Jos haluat korvata tiedoston päivitetyllä versiolla, valitse Korvaa-vaihtoehto, napsauta Selaa-painiketta ja etsi korvaava tiedosto. Napsauta lopuksi OK-painiketta. v Jos haluat poistaa tiedoston viestistä, valitse Poista-vaihtoehto. v Jos haluat lisätä liitteen, valitse vaihtoehdot Liitä tiedosto ja Selaa, valitse tiedoston sijainti ja napsauta lopuksi OK-painiketta. 3. Tallenna muutokset napsauttamalla Tallenna-painiketta. Liitteiden lataaminen keskusteluryhmistä Voit ladata keskusteluryhmäviestien liitteet omaan tietokoneeseen. Ennen aloitusta Kuka tahansa, jolla on keskusteluryhmän käyttöoikeudet, voi ladata liitteitä, jotka lisätään keskusteluryhmään. Tietoja tästä tehtävästä Liitteiden lisäys on hyvä tapa sisällyttää lisätietoja, joita on liian paljon viestin tekstiosaan. Jos sinulla on keskusteluryhmän käyttöoikeudet, voit ladata mitä tahansa keskusteluryhmään lisättyjä liitteitä. 92 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

97 Voit ladata tiedostoliitteen seuraavasti: 1. Avaa keskusteluryhmän aihe, joka sisältää liitteen. 2. Napsauta tiedoston nimeä ja valitse, haluatko tallentaa vai avata tiedoston. Keskusteluryhmien hallinta Kun olet keskusteluryhmän omistaja, voit muokata, poistaa ja lukita keskusteluryhmän tai poistaa sen lukituksen. Lisäksi voit kiinnittää keskusteluryhmän aiheita niin, että ne näkyvät ensimmäisenä keskusteluryhmässä. Keskusteluryhmän aiheiden siirto Voit siirtää aiheen toiseen keskusteluryhmään, jos se on mielestäsi sopivampi kohde kyseiselle aiheelle. Kun aihe siirretään keskusteluryhmästä toiseen, myös mahdolliset aiheeseen lisätyt vastaukset siirtyvät uuteen keskusteluryhmään. Ennen aloitusta Itsenäisen keskusteluryhmän aiheen voi siirtää keskusteluryhmän omistaja. Siirtäjän on oltava omistaja myös keskusteluryhmässä, johon aihetta ollaan siirtämässä. Yhteisön keskusteluryhmän aiheen voi siirtää yhteisön omistaja. Kohdekeskusteluryhmän on kuuluttava samaan yhteisöön. Yhteisön keskusteluryhmän aiheen voi siirtää yhteisön omistaja. Kohdekeskusteluryhmän on kuuluttava samaan yhteisöön. Voit siirtää keskusteluryhmän aiheen seuraavasti: 1. Avaa siirrettävä keskusteluryhmän aihe ja napsauta Siirrä-vaihtoehtoa. 2. Valitse keskusteluryhmä, johon haluat siirtää aiheen, ja valitse Siirrä-vaihtoehto. Tulokset Järjestelmä päivittää paikallistamistoiminnon niin, että kohdekeskusteluryhmä näkyy siinä. Keskusteluryhmien muokkaus Keskusteluryhmää muokkaamalla voi muuttaa sen nimeä ja kuvausta sekä lisätä tai poistaa keskusteluryhmän tunnisteita. Ennen aloitusta Yhteisön keskusteluryhmää voi muokata vain yhteisön omistaja. Voit muokata keskusteluryhmää seuraavasti: 1. Avaa muokattava keskusteluryhmä. 2. Valitse vaihtoehdot Lisää toimintoja > Muokkaa keskusteluryhmää. 3. Muokkaa keskusteluryhmää tarpeen mukaan ja napsauta lopuksi Tallenna-painiketta. Luku 21. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely 93

98 Käyttäjien estäminen keskusteluryhmien lukituksen avulla lisäämästä aiheita tai vastauksia Keskusteluryhmät voi lukita niin, etteivät käyttäjät voi lisätä uusia aiheita tai vastauksia nykyisiin aiheisiin. Ennen aloitusta Yhteisön omistajat voivat lukita keskusteluryhmän ja sen aiheita tai poistaa niiden lukituksen. Kuka tahansa, jolla on keskusteluryhmän lukitusoikeus, voi luoda keskusteluryhmään aiheita ja vastauksia, vaikka keskusteluryhmä on lukittu. Keskusteluryhmän omistaja voi päivittää keskusteluryhmää poistamatta keskusteluryhmän lukitusta. Keskusteluryhmä ja sen aiheet pysyvät lukittuina kaikilta muilta käyttäjiltä. Tietoja tästä tehtävästä Keskusteluryhmän lukitus voi tulla ajankohtaiseksi, kun sisältö on mielestäsi valmis tai käsitelty ongelma ratkaistu. Jos keskusteluryhmä on aloitettu esimerkiksi tietyn ongelman ratkaisua varten ja ongelma on nyt ratkaistu, voit lukita keskusteluryhmän niin, ettei sen sisältöä voi enää muuttaa. Kun keskusteluryhmä on lukittu, käyttäjät voivat edelleen tarkastella sisältöä, mutta keskusteluryhmään ei voi lisätä uusia aiheita eikä nykyistä sisältöä voi päivittää. Voit lukita keskusteluryhmän seuraavasti: 1. Avaa lukittava keskusteluryhmä. 2. Valitse vaihtoehdot Keskusteluryhmän toiminnot > Lukitse keskusteluryhmä. Tulokset Käyttöliittymässä keskusteluryhmä näkyy lukittuna, jotta käyttäjät tietävät, että siihen ei voi enää lisätä sisältöä. Seuraavat toimet Voit poistaa keskusteluryhmän lukituksen, jos haluat, että käyttäjät voivat taas lisätä aiheita ja vastauksia. Voit poistaa keskusteluryhmän lukituksen avaamalla keskusteluryhmän ja valitsemalla vaihtoehdot Keskusteluryhmän toiminnot > Poista keskusteluryhmän lukitus. 94 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

99 Keskusteluryhmän aiheiden lukitus Keskusteluryhmän aiheen voi lukita, kun halutaan estää aiheen muokkaus ja vastausten lisäys aiheeseen. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistaja voi lukita yhteisön keskusteluryhmän aiheen tai poistaa sen lukituksen. Tietoja tästä tehtävästä Jos et halua lukita koko keskusteluryhmää, voit lukita keskusteluryhmän sisältöä aiheittain. Voit lukita keskusteluryhmän aiheen esimerkiksi silloin, kun keskustelu aiheesta on mielestäsi päättynyt. Kun keskusteluryhmän aihe on lukittu, käyttäjät voivat edelleen tarkastella aihetta, mutta he eivät voi lisätä siihen vastauksia eivätkä päivittää aiemmin lisättyä sisältöä. Keskusteluryhmän omistaja voi edelleen muokata lukittua aihetta ja lisätä siihen vastauksia, vaikka aihe on lukittu kaikilta muilta. Jos aiheessa on esimerkiksi asiatonta sisältöä, voit lukita aiheen ja poistaa tai muokata vastauksia joutumatta avaamaan aihetta uudelleen. Voit lukita keskusteluryhmän aiheen seuraavasti: 1. Avaa lukittava aihe. 2. Napsauta Lukitse aihe -vaihtoehtoa. Tulokset Käyttöliittymässä aihe näkyy lukittuna, jotta käyttäjät tietäisivät, että keskusteluun ei voi enää lisätä sisältöä. Seuraavat toimet Jos aiheen lukitus tarvitsee myöhemmin poistaa, avaa aihe ja napsauta Poista aiheen lukitus -painiketta. Kysymysten lisäys keskusteluryhmään Voit lisätä keskusteluryhmään kysymyksiä, joihin toivot vastauksia muilta organisaatioon kuuluvilta käyttäjiltä. Ennen aloitusta Kysymyksen lisäys yhteisön keskusteluryhmään edellyttää yhteisön jäsenyyttä. Tietoja tästä tehtävästä Jos haluat saada vastauksia tiettyyn kysymykseen, hyödynnä organisaatiossasi olevaa asiantuntemusta lisäämällä kysymys keskusteluryhmään. Aiheen laatijana voit valvoa muiden vastauksia ja päättää, hyväksytkö vai hylkäätkö ne. Kysymys ja vastaus -muodon käyttö on myös hyvä tapa tarjota keskusteluryhmän jäsenille tietoja helposti luettavassa muodossa. Kysymyksiksi ja vastauksiksi muotoiltujen säikeiden avulla voit koota hyödyllisen tietopankin uusille käyttäjille. Kun haluat lisätä keskusteluryhmään kysymyksen, toimi samoin kuin luodessasi tavallista aihetta, mutta merkitse aihe kysymykseksi. Aihe näkyy käyttöliittymässä kysymysmerkkikuvakkeella merkittynä, Luku 21. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely 95

100 minkä ansiosta keskusteluryhmän käyttäjien on helppo huomata kysymykset muiden keskusteluryhmän aiheiden joukosta. Voit lisätä keskusteluryhmään kysymyksen seuraavasti: 1. Avaa keskusteluryhmä, johon haluat lisätä kysymyksen. 2. Napsauta Aloita aihe -vaihtoehtoa. 3. Kirjoita aiheen otsikko Otsikko-kenttään. 4. Pakollinen: Valitse Merkitse tämä aihe kysymykseksi -vaihtoehto. 5. Määritä aiheen tunnisteet antamalla Tunnisteet-kenttään yksi tai useampi tunniste. 6. Kirjoita kysymys RTF-tekstikenttään. 7. Jos haluat liittää kysymykseen tiedoston, napsauta Liitä tiedosto -vaihtoehtoa ja etsi tiedosto selaamalla. 8. Napsauta Tallenna-painiketta. Seuraavat toimet Voit lisätä vastauksen omaan kysymykseesi napsauttamalla Lisää oma vastaus -vaihtoehtoa ja noudattamalla aiheen Keskusteluryhmässä oleviin kysymyksiin vastaaminen ohjeita. Kun lisäät vastauksen omaan kysymykseesi, ohjelma merkitsee vastauksen hyväksytyksi vastaukseksi automaattisesti. Voit hyväksyä toisen käyttäjän lisäämän vastauksen valitsemalla Hyväksy vastaus -vaihtoehdon. Ohjelma merkitsee vastauksen hyväksytyksi, ja alkuperäisen kysymyksen vieressä oleva kuvake muuttuu vihreäksi valintamerkiksi. Hyväksytyt vastaukset on lisäksi korostettu vihreällä taustavärillä, minkä ansiosta ne on helppo huomata silloinkin, kun kysymykseen on tullut paljon vastauksia. Voit merkitä useita vastauksia hyväksytyiksi. Kun jokin vastaus merkitään hyväksytyksi, ohjelma merkitsee koko aiheen vastatuksi. Jos haluat hylätä jo hyväksytyn vastauksen, valitse Hylkää vastaus -vaihtoehto. Jos kysymys on merkitty vastatuksi, mutta huomaat myöhemmin kaipaavasi lisätietoja, voit avata kysymyksen uudelleen valitsemalla Avaa kysymys uudelleen -vaihtoehdon. Järjestelmä merkitsee kysymyksen avoimeksi, ja käyttäjät voivat jälleen lisätä siihen vastauksia. Keskusteluryhmässä oleviin kysymyksiin vastaaminen Voit jakaa asiantuntemustasi vastaamalla kysymyksiin, joita keskusteluryhmiisi on lisätty. Jos haluat jakaa tietoa kysymys ja vastaus -muodossa, voit myös lisätä vastauksia omiin kysymyksiisi. Ennen aloitusta Vastaaminen yhteisön keskusteluryhmään lisättyyn kysymykseen edellyttää yhteisön jäsenyyttä. Tietoja tästä tehtävästä, joten kes- Keskusteluryhmän vastaamattomat kysymykset on merkitty kysymysmerkkikuvakkeella kusteluryhmän jäsenet tunnistavat ne nopeasti. Kun vastaat keskusteluryhmässä olevaan kysymykseen, kysymyksen lisännyt henkilö saa ilmoituksen, joka sisältää vastauksesi. Vastaanottaja voi valita, hyväksyykö vai hylkääkö hän vastauksen. Jos vastaus hyväksytään, se merkitään käyttöliittymässä vastatuksi vihreällä merkillä, joka osoittaa, että kysymykseen on vastattu hyväksytysti. Kysymyksellä voi olla useita oikeita vastauksia. 96 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

101 Voit vastata keskusteluryhmän kysymykseen seuraavasti: 1. Avaa keskusteluryhmä, joka sisältää vastattavan kysymyksen, ja valitse kyseinen kysymys. 2. Napsauta Vastaa-painiketta. 3. Kirjoita vastauksesi RTF-tekstikenttään. 4. Valinnainen: Jos haluat liittää vastaukseen tiedoston, napsauta vaihtoehtoja Liitä tiedosto ja Selaa, valitse tiedoston sijainti ja napsauta lopuksi OK-painiketta. 5. Lisää vastaus napsauttamalla Tallenna-painiketta. Keskusteluryhmien ja keskusteluryhmän aiheiden seuranta Voit seurata keskusteluryhmää vastaanottamalla ilmoitukset keskusteluryhmän tuoreimmista päivityksistä. Jos olet kiinnostunut keskusteluryhmän tietystä keskustelusäikeestä, voit seurata sisältöä myös aihetasolla. Tietoja tästä tehtävästä Kun päätät seurata keskusteluryhmää, saat ilmoitukset keskusteluryhmän tuoreimmista päivityksistä. Seuraamalla keskusteluryhmän aihetta pysyt ajan tasalla kyseisen keskustelun kehittymisestä. Vain yhteisön jäsenet voivat seurata yhteisön keskusteluryhmää. Vieraskäyttäjät eivät voi seurata keskusteluryhmiä. Kun luot keskusteluryhmän, olet automaattisesti sen seuraaja. Itse luodun keskusteluryhmän seuraajaksi ryhtyminen ei siis edellytä mitään lisätoimia. Voit aloittaa keskusteluryhmän sisällön seurannan jollakin seuraavista tavoista: v Voit seurata keskusteluryhmää seuraavasti: 1. Avaa keskusteluryhmä, jonka seurannan haluat aloittaa. 2. Valitse vaihtoehdot Seurantatoiminnot > Aloita tämän keskusteluryhmän seuranta. v Voit seurata keskusteluryhmän aihetta seuraavasti: 1. Avaa aihe, jonka seurannan haluat aloittaa. 2. Valitse vaihtoehdot Seurantatoiminnot > Aloita tämän aiheen seuranta. Seuraavat toimet Jos et halua enää saada ilmoituksia päivityksistä keskusteluryhmään tai keskusteluryhmän aiheeseen, voit lopettaa seurannan. Voit lopettaa keskusteluryhmän seurannan avaamalla keskusteluryhmän ja valitsemalla vaihtoehdot Aloita seuranta > Lopeta tämän keskusteluryhmän seuranta. Voit lopettaa keskusteluryhmän aiheen seurannan avaamalla aiheen ja valitsemalla vaihtoehdot Aloita seuranta > Lopeta tämän aiheen seuranta. Luku 21. Yhteisön keskusteluryhmien käsittely 97

102 98 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

103 Luku 22. Yhteisön tiedostojen käsittely Voit siirtää, määrittää yhteiskäyttöön ja käsitellä yhteisön tiedostoja Tiedostot-widget-objektin avulla. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Yhteisön widget-objektien käsittely sivulla 72 Voit olla vuorovaikutuksessa yhteisön widget-objektien kanssa widget-objektin toimintovalikon vaihtoehtojen avulla. Käytettävissä olevat toiminnot määräytyvät yhteisöroolin mukaan. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Luku 10, Yhteisöt, sivulla 37 Kerää yhteen ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita samoista asioista. Tiedostot Tiedostot-widget-objektin lisäys tiedostojen ja kansioiden määrittämiseksi yhteiskäyttöön yhteisössä Lisää yhteisöön Tiedostot-widget-objekti, jos haluat, että jäsenet voivat määrittää tiedostoja ja kansioita yhteiskäyttöön muun yhteisön kanssa. Ennen aloitusta Tiedostot-widget-objekti lisätään yhteisöön automaattisesti, kun yhteisö luodaan. Voit poistaa widget-objektin ja lisätä sen myöhemmin takaisin yhteisöön. Vain yhteisön omistajat voivat lisätä tiedostojen widget-objektin yhteisöön. Tietoja tästä tehtävästä Kun Tiedostot-widget-objekti on lisätty yhteisöön, jäsenet voivat jakaa paikallisia tiedostoja ja Tiedostotsovelluksen kansioita muun yhteisön kanssa. Tiedostojen yhteiskäyttö on hyvä tapa edistää yhteistyötä yhteisössä. Rohkaisemalla jäseniä jakamaan yhteisössä tietämyksensä heitä kiinnostavista aiheista voit muodostaa arvokkaan tietovaraston, joka on käytettävissä yhteisön sisällä. Voit lisätä Tiedostot-widget-objektin yhteisöön seuraavien ohjeiden mukaisesti. 1. Avaa sisältövalikoima valitsemalla yhteisön yleiskuvaussivulta Yhteisön toiminnot > Mukauta. 2. Lisää yhteisöön tiedostojen yhteiskäyttötoiminto napsauttamalla Tiedostot-painiketta. 3. Valinnainen: Sulje valikoima napsauttamalla Sulje valikoima -painiketta. Tulokset Uusi Tiedostot-alue näkyy Yleiskuvaus-sivulla. Tämä alue on aluksi tyhjä, mutta kun yhteisön jäsenet aktivoituvat ja aloittavat tiedostojen yhteiskäytön, sivulla näkyy viisi viimeksi päivitettyä tai yhteisön tiedostojen yhteiskäyttöalueeseen siirrettyä tiedostoa. Navigointisivupalkissa on myös Tiedostot-linkki, joka avaa yhteisön tiedostojen yhteiskäyttöalueen. Oletusarvoisesti jokainen jäsen voi nyt aloittaa tiedostojen ja kansioiden yhteiskäytön muun yhteisön kanssa. Copyright IBM Corp. 2010,

104 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Tiedostot-widget-objektin hallinta sivulla 105 Kun olet lisännyt tiedostojen widget-objektin yhteisöön, voit päivittää widget-objektin näyttämään uusimmat tiedostopäivitykset, piilottaa widget-objektin tai poistaa sen yhteisöstä, jos sitä ei enää tarvita. Tiedostojen yhteiskäyttö yhteisön kanssa Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-sovelluksesta. Ennen aloitusta Kaikki yhteisön jäsenet voivat määrittää tiedostoja ja kansioita yhteiskäyttöön yhteisön kanssa Tiedostotsovelluksessa. Kansioon ryhmitellään tiedostoja, joiden sisältö liittyy toisiinsa. Yhteisön täytyy sisältää Tiedostot-widget-objekti, jotta tiedostoja voidaan määrittää yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. Widget lisätään yhteisöön automaattisesti, kun yhteisö luodaan. Jos widget-objekti on poistettu, voit lisätä sen yhteisöön uudelleen. Tiedoston omistajat voivat myös määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön yhteisön kanssa tai antaa tiedoston kopion yhteisölle suoraan Tiedostot-sovelluksesta. Kuka tahansa voi määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, johon heillä on käyttöoikeus, mutta vain yhteisön omistaja ja tiedoston omistaja voivat poistaa tiedostoviitteen yhteisöstä. Palvelimeen siirrettävän yksittäisen tiedoston kokorajoitus on 500 Mt. Tietoja tästä tehtävästä Tiedostot-widget-objektin avulla jäsenet voivat määrittää yhteiskäyttöön paikallisia tiedostoja ja Tiedostotsovelluksen tiedostoja muun yhteisön kanssa. Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön on hyvä tapa edistää yhteistyötä yhteisössä. Rohkaisemalla jäseniä siirtämään tiedostoja yhteisöön yhteisö voi tehdä yhteistyötä ja rakentaa arvokkaan tietovaraston, joka on käytettävissä yhteisön sisällä. Voit määrittää tiedostoja yhteiskäyttöön yhteisön kanssa seuraavasti. 1. Napsauta Yleiskuvaus-sivun Tiedostot-widget-objektin Lisää tiedostoja -painiketta. Huomautus: Jos olet ensimmäinen henkilö, joka jakaa tiedostoja yhteisössä, valitse Lisää ensimmäinen tiedostosi. 2. Tee jokin seuraavista toimista: a. Voit siirtää tiedoston paikallisesta tiedostojärjestelmästä seuraavasti: 1) Valitse Selaa oman tietokoneen tiedostoja -vaihtoehto. 2) Etsi yhteiskäyttöön määritettävä tiedosto napsauttamalla Selaa-painiketta. 3) Muokkaa tiedoston nimeä tarvittaessa, kirjoita tunnisteet Tunnisteet-kenttään ja napsauta sitten Siirrä-painiketta. Yhteisö omistaa tiedoston nyt. Se ei näy Tiedostot-sovelluksen Omat tiedostot -luettelossa. b. Tiedoston määritys yhteiskäyttöön Tiedostot-sovelluksesta: 1) Valitse asetuksista yhteiskäyttöön määritettävän tiedoston laji. Taulukko 7. Tiedostojen yhteiskäyttöasetukset Asetus Viimeisimmät tiedostot Kiinnitetyt tiedostot Kuvaus Viimeisimmät Tiedostot-sovellukseen siirretyt tiedostot. Tiedostot-sovelluksessa priorisoiduiksi merkityt tiedostot. 100 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

105 Taulukko 7. Tiedostojen yhteiskäyttöasetukset (jatkoa) Asetus Omat tiedostot Yhteiskäytössä kanssasi Muiden henkilöiden tiedostot Kiinnitetyt kansiot Omat kansiot Yhteiskäyttöön määritetyt kansiot Kuvaus Tiedostot, jotka olet siirtänyt Tiedostot-sovellukseen. Sinun kanssasi Tiedosto-sovelluksesta yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot. Muiden henkilöiden organisaation kanssa yhteiskäyttöön määrittämät tiedostot tai heidän Tiedostot-sovelluksesta kanssasi yhteiskäyttöön määrittämät tiedostot. Tiedostot-sovelluksessa priorisoiduiksi merkityt kansiot. Henkilökohtaisten kansioiden tiedostot Tiedostotsovelluksessa. Yhteiskäyttöön määritettyjen kansioiden tiedostot Tiedostot-sovelluksessa. 2) Valitse näytössä olevasta luettelosta vähintään yksi tiedosto. 3) Määritä, haluatko antaa yhteisön jäsenille oikeuden muokata tiedostoja, ja valitse sitten Määritä tiedostoja yhteiskäyttöön -vaihtoehto. c. Jos haluamasi tiedosto ei näy, kirjoita tiedoston nimi hakukenttään ja napsauta sitten hakukuvaketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Luku 18, Widget-objektien lisäys yhteisöön, sivulla 71 Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat voivat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Kansioiden määritys yhteiskäyttöön yhteisön kanssa Voit määrittää kansioita yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-sovelluksesta. Yhteisön tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta sivulla 104 Jäsenten yhteisöön lisäämien tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta. Kansioiden määritys yhteiskäyttöön yhteisön kanssa Voit määrittää kansioita yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-sovelluksesta. Ennen aloitusta Yhteisön täytyy sisältää Tiedostot-widget-objekti, jotta kansioita voidaan määrittää yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. Järjestelmä lisää widget-objektin yhteisöön automaattisesti, kun yhteisö luodaan. Jos widgetobjekti on kuitenkin poistettu, yhteisön omistaja voi lisätä sen yhteisöön uudelleen. Lisätietoja widgetobjektien lisäämisestä yhteisöön, johon kyseinen henkilö kuuluu, on aiheessa Lisätoimintojen tarjoaminen lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Kuka tahansa voi määrittää kansioita yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, johon heillä on käyttöoikeus, mutta vain yhteisön omistaja ja kansion omistaja voivat poistaa kansion yhteisöstä. Tietoja tästä tehtävästä Kaikki yhteisön jäsenet voivat määrittää kansioita yhteiskäyttöön yhteisönsä kanssa Tiedostot-sovelluksesta käyttämällä Tiedostot-widget-objektia. Yhteiskäyttöön määritettävissä olevien kansioiden lajit vaihtelevat yhteisön lajin mukaan. Avoin tai valvottu yhteisö voi sisältää vain organisaation kansioita, mutta rajoitettu yhteisö voi sisältää organisaation kansioita tai yksityisiä kansioita. Huomautus: Avoimet tai valvotut yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa käytöstä jommankumman tai molemmat noista yhteisölajeista. Luku 22. Yhteisön tiedostojen käsittely 101

106 Voit määrittää kansioita yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. 1. Napsauta Yleiskuvaus-sivun Tiedostot-widget-objektin Kansiot-välilehteä. 2. Valitse Määritä kansioita yhteiskäyttöön. Huomautus: Jos olet ensimmäinen henkilö, joka määrittää kansion yhteiskäyttöön yhteisön kanssa, valitse Määritä ensimmäinen kansiosi yhteiskäyttöön -vaihtoehto. 3. Valitse kansioluokka seuraavista vaihtoehdoista: Taulukko 8. Kansioluokat Asetus Viimeisimmät kansiot Omat kansiot Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt kansiot Oman organisaation kansiot Kuvaus Tiedostot-sovelluksessa viimeksi luodut kansiot. Kansiot, jotka omistat Tiedostot-sovelluksessa. Tiedostot-sovelluksesta kanssasi yhteiskäyttöön määritetyt kansiot. Organisaatiossa Tiedostot-sovelluksessa kaikille näkyvät kansiot. 4. Valitse yhteiskäyttöön määritettävät kansiot. 5. Valitse Yhteisön jäsenet voivat käyttää valittuja kansioita -luettelosta, minkätasoiset käyttöoikeudet haluat antaa yhteisön jäsenille kansioihin: 102 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

107 Taulukko 9. Kansion käyttöoikeustasot Käyttöoikeustaso Lukija Lisääjä Omistaja Kuvaus Lukijat voivat tarkastella kansion kaikkien tiedostojen sisältöä. Lisääjät voivat lisätä tiedostoja kansioon, poistaa itse lisäämiään tiedostoja ja tarkastella tietoja, jotka koskevat kansion tiedostoja. Omistajat omistavat kansion yhdessä kansion alkuperäisen omistajan kanssa. He voivat määrittää kansion yhteiskäyttöön muiden käyttäjien kanssa ja poistaa haluamansa tiedoston. Tiedoston omistaja voi poistaa tiedoston tai poistaa sen kansiosta. 6. Valitse Määritä kansioita yhteiskäyttöön. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Tiedostojen yhteiskäyttö yhteisön kanssa sivulla 100 Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-sovelluksesta. Yhteisön yhteiskäytössä olevien tiedostojen lataus paikallista tarkastelua varten Voit ladata yhteisöön siirretyt tiedostot, jotta voit jatkaa niiden käsittelyä. Ennen aloitusta Kuka tahansa, jolla on yhteisön käyttöoikeudet, voi ladata yhteisön yhteiskäyttöön määritettyjä tiedostoja. Voit ladata tiedostoja yhteisöstä seuraavasti. 1. Valitse Tiedostot-alueelta tiedosto napsauttamalla tiedoston nimeä. Jos haluamaasi tiedostoa ei näy, tuo koko ladattavien tiedostojen luettelo näkyviin valitsemalla Näytä kaikki. 2. Valitse Lataa-vaihtoehto, valitse avataanko vai tallennetaanko tiedosto, ja napsauta sitten OK-painiketta. Yhteisön tiedostojen hallinta Tiedostot-widget-objektin avulla voit käsitellä tiedostoja, joita jäsenet ovat siirtäneet yhteisöösi ja määrittäneet yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. Tietoja tästä tehtävästä Yhteisön tiedostoja käsitellessään jäsenet voivat siirtää tiedostojen uusia versioita ja muokata tiedoston nimeä ja kuvausta. Jäsenet voivat myös määrittää ilmoituksia, niin että he saavat sähköpostiviestin aina, kun tiedostoa muokataan. Vain yhteisön omistajat voivat poistaa tiedostoja yhteisöstä. Lisätietoja Tiedostot-sovelluksen käytöstä on Tiedostot-sovelluksen ohjeessa. Voit suorittaa seuraavia tehtäviä, kun käsittelet yhteisön tiedostoja. v Voit siirtää tiedoston uuden version seuraavasti: 1. Valitse tiedosto ja napsauta Siirrä uusi versio -painiketta. 2. Etsi siirrettävä tiedosto napsauttamalla Selaa-painiketta. Luku 22. Yhteisön tiedostojen käsittely 103

108 3. Kirjoita muutosten lyhyt kuvaus Huomautus-kenttään ja napsauta Siirrä uusi versio palvelimeen -painiketta. v Voit päivittää tiedoston nimen tai kuvauksen seuraavasti: 1. Valitse tiedosto ja valitse Muokkaa ominaisuuksia -vaihtoehto. 2. Tee tarvittavat muutokset ja napsauta Tallenna-painiketta. v Jos haluat saada sähköposti-ilmoituksia, kun tiedostoon tehdään muutoksia, toimi seuraavasti: 1. Valitse tiedosto, jonka ilmoituksia haluat vastaanottaa, ja napsauta Aloita seuranta -painiketta. v Voit estää toisia muokkaamasta tiedostoa lukitsemalla sen seuraavasti: Huomautus: Kaikki yhteisön jäsenet voivat lukita yhteisön tiedostoja, jotka yhteisö omistaa. Yhteisön kanssa yhteiskäyttöön määritettyjä tiedostoja voivat lukita vain kyseisten tiedostojen omistajat ja muokkaajat. 1. Valitse tiedosto ja valitse sitten vaihtoehdot Lisää toimintoja > Lukitse tiedosto. 2. Voit poistaa tiedoston lukituksen valitsemalla vaihtoehdot Lisää toimintoja > Poista tiedoston lukitus. v Voit poistaa tiedoston seuraavasti: Huomautus: Vain yhteisön omistaja voi poistaa tiedostoja yhteisöstä. 1. Valitse Näytä kaikki -vaihtoehto. 2. Napsauta Lisää-vaihtoehtoa ja napsauta sitten poistettavan tiedoston alla olevaa Siirrä roskakoriin -vaihtoehtoa. 3. Vahvista tiedoston poisto napsauttamalla OK-painiketta. Huomautukset: Vain yhteisön omistaja tai tiedoston lisännyt jäsen voi poistaa tiedoston. Voit poistaa vain yhteisön omistamia tiedostoja eli yhteisöön siirrettyjä tiedostoja. Et voi poistaa tiedostoja, jotka ovat yhteisön yhteiskäytössä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Yhteisön tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta Jäsenten yhteisöön lisäämien tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta. Yhteisön tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta Jäsenten yhteisöön lisäämien tiedostojen käyttöoikeuksien hallinta. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat muuttaa yhteisön tiedostojen käyttöoikeustasoja. Tietoja tästä tehtävästä Kun yhteisö luodaan, yhteisön kaikille jäsenille myönnetään oletusarvoisesti muokkaajan rooli, jotta he voivat jakaa ja siirtää tiedostoja. Yhteisön yksityisyysvaatimusten mukaan haluat ehkä muuttaa jäsenten tiedostojen käyttöoikeustasoa. Yhteisön tiedostojen käyttöoikeudet koskevat aina koko yhteisöä. Yhteisön omistajat ovat aina tiedoston omistajia, ja heillä on täydet tiedostojen siirto-, muokkaus- ja poisto-oikeudet sekä tiedostojen käyttöoikeuksienhallintaoikeudet. Yhteisön jäsenillä voi olla jokin seuraavista tiedostojen siirron käyttöoikeustasoista: 104 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

109 Taulukko 10. Tiedostojen siirtämisen ja jakamisen käyttöoikeustasot Rooli Jäsenet, joilla on tämä rooli, voivat Muokkaaja Siirtää yhteisön omistamia tiedostoja ja ladata tiedostoja. Lukija Jakaa tiedostoja Tiedostot-sovelluksen avulla ja ladata tiedostoja. Muokkaajan ja lukijan roolit antavat yhteisön jäsenten määrittää, voivatko jäsenet siirtää yhteisöön uuden, yhteisön omistaman tiedoston. Jäsenet voivat aina jakaa Tiedostot-sovelluksen tiedostoja yhteisön kanssa. Yhteisön tiedostojen tarkastelumahdollisuus vaihtelee yhteisön tyypin mukaan. Kaikki voivat tarkastella ja ladata tiedostoja yhteisöistä, joiden käyttö on avointa. Rajoitetussa yhteisössä tämä on sallittua vain yhteisön jäsenille. Huomautus: Avoimet yhteisöt eivät ehkä ole käytettävissä organisaatiossasi, jos pääkäyttäjä on päättänyt poistaa toiminnon käytöstä. Voit muokata jäsenten tiedostojen käyttöoikeustasoja seuraavasti. 1. Valitse vaihtoehdot Yhteisön toiminnot > Muokkaa yhteisöä yhteisön Yleiskuvaus-sivulta ja valitse sitten Tiedostot-välilehti. Voit käyttää muokkausvaihtoehtoja myös valitsemalla Tiedostot-widget-objektin toimintovalikosta Muokkaa-vaihtoehdon. 2. Tee tarvittavat muutokset ja napsauta Tallenna-painiketta. Kaikille yhteisön jäsenille myönnetään sama käyttöoikeustaso. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Tiedostojen yhteiskäyttö yhteisön kanssa sivulla 100 Tiedostojen määritys yhteiskäyttöön yhteisön jäsenten kanssa Tiedostot-sovelluksesta. Yhteisön tiedostojen hallinta sivulla 103 Tiedostot-widget-objektin avulla voit käsitellä tiedostoja, joita jäsenet ovat siirtäneet yhteisöösi ja määrittäneet yhteiskäyttöön yhteisön kanssa. Tiedostot-widget-objektin hallinta Kun olet lisännyt tiedostojen widget-objektin yhteisöön, voit päivittää widget-objektin näyttämään uusimmat tiedostopäivitykset, piilottaa widget-objektin tai poistaa sen yhteisöstä, jos sitä ei enää tarvita. Ennen aloitusta Vain yhteisön omistajat voivat piilottaa, siirtää tai poistaa yhteisön Tiedostot-widget-objektin. Voit hallita Tiedostot-widget-objektia seuraavasti. Napsauta yhteisön Yleiskuvaus-sivun Toiminnot-kuvaketta, joka on Tiedostot-widget-objektin otsikkorivillä, ja valitse haluamasi vaihtoehto näkyviin tulevasta valikosta. v Voit laajentaa ja pienentää widget-objektin sisällön valitsemalla Suurenna tai Pienennä. v Voit päivittää widget-objektin ja nähdä kaikki siirretyt tai päivitetyt tiedostot yhteisössä valitsemalla Päivitä. v Voit siirtää Tiedostot-widget-objektia ylös tai alas Yleiskuvaus-sivulla valitsemalla vastaavasti Siirrä ylös tai Siirrä alas. Luku 22. Yhteisön tiedostojen käsittely 105

110 v Voit piilottaa Tiedostot-widget-objektin valitsemalla Piilota ja vahvistamalla, että haluat piilottaa tiedostot tilapäisesti yhteisössä. Kun haluat palauttaa tiedostojen jakamisen, avaa sisältövalikoima valitsemalla Yhteisön toiminnot > Mukauta ja valitse valikoiman Piilotettu-osasta Tiedostot. Kaikki sisältö palautetaan. v Voit poistaa Tiedostot-widget-objektin pysyvästi valitsemalla Poista-vaihtoehdon ja täyttämällä näkyviin tulevan lomakkeen, jolla vahvistat, että haluat poistaa widget-objektin. Huomautukset: Tämän vaihtoehdon valinta poistaa pysyvästi kaikki yhteisöön aiemmin lisätyt tiedostot. Tätä sisältöä ei voi palauttaa myöhemmin. Jos yhteisössä on mediagalleria, et voi poistaa Tiedostot-widget-objektia yhteisöstä, koska mediagallerian tiedostot on tallennettu widget-objektiin. Voit kuitenkin piilottaa Tiedostot-widget-objektin, jos haluat, että jäsenet eivät voi käyttää sitä. v Voit käyttää widget-objektin ohjetta valitsemalla Ohje. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Yhteisöjen muokkaus sivulla 73 Yhteisön omistaja voi muokata yhteisön tietoja. 106 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas

111 Luku 23. Yhteisön aktiviteettien käsittely Aktiviteettien avulla voit järjestää yhteisöön liittyviä tietoja ja tehtäviä. Seuraavissa aiheissa kerrotaan, kuinka yhteisön aktiviteetit luodaan ja kuinka niitä hallitaan. Lisätietoja yhteisön aktiviteettien käsittelystä on aiheessa Aktiviteetit. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Yhteisön widget-objektien käsittely sivulla 72 Voit olla vuorovaikutuksessa yhteisön widget-objektien kanssa widget-objektin toimintovalikon vaihtoehtojen avulla. Käytettävissä olevat toiminnot määräytyvät yhteisöroolin mukaan. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Luku 10, Yhteisöt, sivulla 37 Kerää yhteen ihmisiä, jotka ovat kiinnostuneita samoista asioista. Aktiviteetit Aktiviteetit-widget-objektin lisäys tavoitteiden seuraamista ja tehtävien määritystä varten Voit ottaa uusia toimintoja yhteisön jäsenten käyttöön lisäämällä widget-objekteja yhteisöön. Vain yhteisön omistajat voivat lisätä tai poistaa yhteisön widget-objekteja. Tietoja tästä tehtävästä Widget-objektit ovat itsenäisiä HTML-pohjaisia versioita ohjelmistosovelluksista. Kun lisäät yhteisöön widget-objektin, luot yhteyden yhteisön ja widget-sovelluksen välille. Yhteisön ja widget-sovelluksen välinen jäsenyys synkronoidaan ja täyden widget-sovelluksen linkit luodaan yhteisön käyttöliittymään, jotta löydät täyden sovelluksen helposti ja voit käyttää sitä. Tiivistelmä viimeisimmistä aktiviteeteista näkyy Yleiskuvaus-sivulla, ja koko sovellus on käytettävissä milloin tahansa napsauttamalla yhteisön navigointipalkin vastaavaa linkkiä. Kun yhteisö luodaan, se sisältää Tiedostot-widget-objektin oletusarvoisesti. Voit mukauttaa yhteisöä lisäämällä siihen widget-objekteja. Esimerkiksi lisäämällä Keskusteluryhmät-widget-objektin jäsenet saavat paikan, jonne he voivat lähettää keskustelunaiheita ja jossa he voivat jakaa ajatuksia. Kaikki pääkäyttäjän yhteisöissä käytettäviksi määrittämät widget-objektit näkyvät sisältövalikoimassa. Voit lisätä widget-objektin yhteisöön seuraavien ohjeiden mukaisesti. 1. Avaa sisältövalikoima valitsemalla yhteisön Yleiskuvaus-sivulta Yhteisön toiminnot > Mukauta. 2. Lisää yhteisöön widget-objekti napsauttamalla sitä. Copyright IBM Corp. 2010,

112 3. Valinnainen: Sulje valikoima napsauttamalla Sulje valikoima -painiketta. Tulokset Yleiskuvaussivun pääruutuun lisätään widget-objektin sisältävä osa, ja täyden widget-sovelluksen linkki näkyy navigointisivupalkissa. Yhteisön aktiviteetin luonti Voit lisätä yhteisöön aktiviteetteja, kun haluat antaa yhteisön jäsenille mahdollisuuden osoittaa tehtäviä ja jakaa tietoja sekä resursseja. Kun aloitat aktiviteetin yhteisössä, voit myöntää aktiviteetin käyttöoikeuden kaikille jäsenillä tai rajoittaa käyttöoikeuden koskemaan jäsenten alijoukkoa. Ennen aloitusta Jotta yhteisön jäsenet voivat luoda aktiviteetteja, yhteisön omistajan on ensin lisättävä yhteisöön aktiviteettien widget-objekti. Tietoja tästä tehtävästä Aktiviteetin luonti on käytännöllinen tapa jakaa tehtäviä, lisätä tapahtumatietoja ja järjestää kokouksia yhteisössä. Aktiviteetin luonti on helppoa: napsauta vain painiketta ja täytä lomake. Pakollisia kenttiä ei ole. Voit lisätä tai muuttaa tietoja myöhemmin muokkaamalla aktiviteettia. Voit halutessasi luoda aktiviteetin mallipohjasta. Mallipohja sisältää tietyn työn edellyttämät tehtävät. Esimerkiksi patenttimallipohja voi sisältää linkit tiedostoihin, tietokantoihin, työkaluihin tai Web-sivustoihin, joita patenttia hakeva keksijä tarvitsee. Se saattaa myös sisältää luettelon tehtävistä, jotka keksijän on suoritettava osana patentin hakuprosessia. Aktiviteettien omistajat voivat jakaa aktiviteetteja yhteisön kanssa myös Aktiviteetit-sovelluksesta. Kun aktiviteetin omistaja jakaa aktiviteetin yhteisön kanssa, linkki kyseiseen aktiviteettiin tulee näkyviin yhteisöön. Aktiviteetin otsikon vieressä näkyy linkkikuvake, joka osoittaa, että aktiviteetti on jaettu. Voit luoda yhteisön aktiviteetin seuraavasti. 1. Avaa yhteisön Yleiskuvaus-sivu ja valitse Aloita aktiviteetti Aktiviteetit-alueelta. Jos olet luomassa ensimmäistä aktiviteettia, linkki näkyy muodossa Luo ensimmäinen aktiviteettisi. 2. Kirjoita Nimi-kenttään lyhyt nimi, joka kuvaa aktiviteetin käyttötarkoitusta. 108 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage ja IBM SmartCloud Connections Käyttöopas