SmartCloud Docs. Versio 1.0

Transkriptio

1 SmartCloud Docs Versio 1.0

2 ii SmartCloud Docs

3 Sisältö Asiakirjojen käsittely Asiakirjojen luonti ja tuonti Tietoja mallipohjista Asiakirjojen luonti mallipohjista Oletustiedostomuodon muutto Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti Salasanalla suojattujen Word-tiedostojen avaus.. 8 Tiedostojen yhteensopivuus ja asiakirjojen vienti.. 8 Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa.. 9 Asiakirjojen tallennus Version julkaisu Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin.. 11 Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Asiakirjojen käyttötasojen määritys Reaaliaikainen asiakirjojen yhteismuokkaus Asiakirjojen reaaliaikainen yhteismuokkaus Kommenttien käyttö yhteistyöhön asiakirjoissa 19 Asiakirjojen muokkaus Tekstin muotoilu asiakirjoissa Linkkien lisäys Otsikoiden ja alatunnisteiden luonti Sisällysluettelon luonti Kenttien lisäys asiakirjoihin Asiakirjojen oikeinkirjoituksen tarkistus Asiakirjojen tulostus Asiakirjojen tulostaminen PDF-tiedostoihin Kuvien käsittely asiakirjoissa Kuvien lisäys asiakirjoihin Kuvan ominaisuuksien määritys Taulukoiden käsittely asiakirjoissa Taulukoiden luonti asiakirjoissa Taulukon tyylien muuttaminen asiakirjoissa.. 39 Taulukon ominaisuuksien määritys asiakirjoissa 40 Taulukon solujen taustavärien määritys Tekstin tasaus asiakirjojen taulukkosoluihin Rivien ja sarakkeiden lisäys taulukkoon Taulukoiden rivien ja sarakkeiden siirto Taulukon solujen yhdistäminen ja jakaminen.. 42 Asiakirjojen taulukoiden koon muutto Kuvatekstien lisäys asiakirjojen taulukoihin Taulukoiden otsikoiden määritys asiakirjoissa.. 43 Asiakirjojen pikaohje Asiakirjojen helppokäyttöisyys Laskentataulukoiden käsittely Laskentataulukoiden luonti ja tuonti Laskentataulukoiden luonti mallipohjista Oletustiedostomuodon muutto Taulukoiden siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti.. 55 Tekstitiedostojen tuonti laskentataulukoihin.. 56 Salasanalla suojattujen Excel-tiedostojen avaus.. 56 Tiedostojen yhteensopivuus ja laskentataulukoiden vienti Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot Laskentataulukoiden tallennus Version julkaisu Laskentataulukoiden vienti muihin tiedostomuotoihin Laskentataulukoiden vienti CSV-tiedostoihin.. 61 Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys.. 63 Reaaliaikainen laskentataulukoiden yhteismuokkaus 65 Laskentataulukoiden reaaliaikainen yhteismuokkaus Kommenttien käyttö yhteistyöhön laskentataulukoissa Laskentataulukoiden ulkoasun muuttaminen Fontit, reunat ja värit Laskentataulukoiden fonttien muuttaminen Rivin korkeuden tai sarakkeen leveyden muuttaminen Laskentataulukon solujen oletusmuotoilun palautus Lukujen muotoileminen Tietojen syöttö ja muokkaus Tietojen muokkauksen perusteet Solujen sisällön etsintä ja korvaus Hyperlinkin lisäys soluun Linkin poisto hyperlinkistä Alueen täyttäminen automaattisen täytön avulla 82 Taulukon solujen yhdistäminen ja jakaminen.. 83 Laskentataulukoiden oikeinkirjoituksen tarkistus 84 Laskentataulukoiden tulostaminen PDF-tiedostoihin Laskentataulukoiden kuvien käsittely Kuvien lisäys laskentataulukoihin Laskentataulukoiden kuvien siirto ja koon muutto Tietoalueiden hallinta Tietojen lajittelu Pikasuodattimien käyttö Rivien ja sarakkeiden piilotus Rivien ja sarakkeiden näyttö Muiden taulukoiden soluihin viittaaminen Tietojen ja kuvien kopiointi Alueen nimeäminen Nimettyjen alueiden etsintä tai muokkaus Nimetyn alueen poisto Suhteelliset ja tarkat viitteet Kaavojen käyttö laskutoimituksissa Tietoja kaavoista ja funktioista Taulukkofunktiot Päivämäärä- ja kellonaikafunktiot iii

4 Tekniikkafunktiot Tietofunktiot Loogiset funktiot Matemaattiset funktiot Laskentataulukkofunktiot Tilastofunktiot Tekstifunktiot Laskentataulukoiden pikaohje Helppokäyttötoiminnot laskentataulukoissa Esitysten käsittely Esitysten luonti ja siirto palvelimeen Esitysten luonti Oletustiedostomuodon muutto Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen Aiemmin luotujen esitysten tuonti Tiedostojen yhteensopivuus ja esitysten vienti Esitysten tuetut tiedostomuodot Esitysten tallennus Version julkaisu Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin Esitysten määritys yhteiskäyttöön Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Esitysten käyttötasojen määritys Reaaliaikainen esitysten yhteismuokkaus Esitysten reaaliaikainen yhteismuokkaus Kommenttien käyttö yhteistyöhön esityksissä 201 Diojen muotoilu Esitysten fonttien muuttaminen Objektien valinta ja siirto Objektien järjestäminen Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin 208 Tietoja diojen asetteluista Dian asettelun määritys Päätyylin muuttaminen Normaalin näkymän käyttö Normaali näkymä Diojen poisto Diojen lisäys Diojen siirtäminen Diojen monistus Esityksen oikeinkirjoituksen tarkistus Esitysten tulostus Esitysten tulostaminen PDF-tiedostoihin Kuvien käsittely esityksissä Kuvien lisäys esityksiin Esitysten kuvien siirto ja koon muutto Diaesitysten käsittely Diaesitysten toistaminen Vaihtojen käyttö dioissa Taulukoiden käsittely esityksissä Taulukoiden luonti esityksissä Rivien ja sarakkeiden lisäys esityksiin Esitysten rivien ja sarakkeiden siirto Rivien ja sarakkeiden koon muuttaminen esityksissä Solujen tekstin tasaus Taulukon tyylien muuttaminen esityksissä Taulukon otsikoiden määritys esityksissä Puhujan muistiinpanojen muokkaus Esitysten pikaohje Esitysten helppokäyttöisyys Hakemisto iv SmartCloud Docs

5 SmartCloud Docs SmartCloud Docs on uusi toimisto-ohjelmisto asiakirjojen, laskentataulukoiden ja esitysten käsittelyyn pilvipalveluissa. Se sisältää reaaliaikaisen yhteismuokkauksen, jonka avulla käyttäjät voivat käsitellä asiakirjoja yksittäin tai yhteistyössä. He voivat kommentoida asiakirjaa tai osallistua jopa keskusteluun. Voit tehdä tämän kaiken ilman työasemaohjelmistoa. Oletko uusi SmartCloud Docs -ohjelman käyttäjä? Opettele, miten voit hyödyntää tehokkaita ja paljon ominaisuuksia sisältäviä SmartCloud Docs -muokkausohjelmia, katsomalla videoita. Käytön aloitus Aloita SmartCloud Docs -ohjelman käyttö Tiedostot-sovelluksessa. Napsauta Uusipainiketta ja valitse luotavan tiedoston laji: Asiakirja, Laskentataulukko tai Esitys. Tiedosto luodaan SmartCloud Docs -ohjelmassa, ja voit muokata sisältöä pilvipalveluissa. v Asiakirjojen käsittely v Laskentataulukoiden käsittely sivulla 51 v Esitysten käsittely sivulla 187 Nämä tiedot ovat käytettävissä myös IBM SmartCloud for Social Business -wikisivustossa. IBM Corporation 2012,2013 1

6 2 SmartCloud Docs

7 Asiakirjojen käsittely Asiakirjojen luonti ja tuonti Käsittele asiakirjaa yksin tai tee yhteistyötä kollegoiden tiedostojen kanssa. Voit kommentoida asiakirjaa tai osallistua jopa keskusteluun. Voit tehdä tämän kaiken reaaliajassa. Valitse mallipohja, kuten raportti tai kirje, tai aloita siirtämällä aiemmin luotu Lotus Symphony- tai Microsoft Word -tiedosto palvelimeen. Oletko uusi SmartCloud Docs -ohjelman käyttäjä? Opettele, miten voit hyödyntää tehokkaita ja paljon ominaisuuksia sisältäviä SmartCloud Docs -muokkausohjelmia, katsomalla videoita. Käytön aloitus v Asiakirjojen luonti ja tuonti v Tiedostojen yhteensopivuus ja asiakirjojen vienti sivulla 8 v Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön sivulla 12 v Reaaliaikainen asiakirjojen yhteismuokkaus sivulla 15 v Asiakirjojen muokkaus sivulla 23 v Kuvien käsittely asiakirjoissa sivulla 37 v Taulukoiden käsittely asiakirjoissa sivulla 38 Nämä tiedot ovat käytettävissä myös IBM SmartCloud for Social Business -wikisivustossa. Voit luoda asiakirjan mallipohjasta, siirtää tiedoston palvelimeen ja tuoda aiemmin luodun asiakirjan. Tiedostomuodot.odt,.ott,.doc,.docx,.dot,.dotx ja.txt ovat tuettuja. Tietoja mallipohjista Mallipohja on uudelleen käytettävä asettelu tai tyyli, jota voi käyttää asiakirjojen tai osien nopeassa luonnissa. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet asiakirjan omistaja tai muokkaaja. Mallipohjat sisältävät muotoilu- ja asetteluasetuksia, ja ne sopivat muokkausympäristöiksi tietynlaisissa projekteissa ja tietyille asiakkaille. Mallipohjia käyttäessäsi säästyt toistuvien tietojen kirjoitukselta toisiinsa liittyviin asiakirjoihin. Mallipohjat sisältävät oletusarvoina tekstiä, kuten yrityksien nimiä ja aliotsikoita tai paikkamerkkitekstin. IBM Corporation 2011,2012 3

8 Voit esimerkiksi luoda laskun asiakirjamallipohjasta, joka sisältää ennalta määritetyn rakenteen, tekstin muotoilun, sivun asettelun ja muita tyylejä. Voit myös lisätä asiakirjaan osamallipohjana yrityksen kirjelomakkeen otsikkotiedot. Sitten voit suoraan muokata muita tietoja, kuten osoitetta, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen luonti mallipohjista Mallipohjien avulla voit luoda asiakirjoja, joissa on erilaisia muotoiluelementtejä, kuten tekstiä, asetteluja ja taustoja. Asiakirjojen luonti mallipohjista Mallipohjien avulla voit luoda asiakirjoja, joissa on erilaisia muotoiluelementtejä, kuten tekstiä, asetteluja ja taustoja. Toimintaohjeet 1. Napsauta Tiedostot-luettelossa sen asiakirjan nimeä, jonka muokkausoikeudet sinulla on vähintään. Jos olet käsitellyt asiakirjaa aiemmin, se avautuu IBM Docs -ohjelmaan. Jos et ole tiedoston omistaja, valitse Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -vaihtoehto. 2. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Uusi > Mallipohjasta > Asiakirja. Luo asiakirja malipohjasta -ikkuna avautuu. 3. Kirjoita tiedoston nimi kenttään ja napsauta OK-painiketta. 4. Napsauta Mallipohjat-ikkunassa sitä mallipohjaa, jota haluat käyttää. Voit myös etsiä mallipohjaa kirjoittamalla mallipohjan nimen hakukenttään. Vastaava mallipohja tulee näkyviin. 5. Napsauta OK-painiketta. Uusi mallipohjaan perustuva asiakirja avautuu. Vihje: Jos et valitse mallipohjaa ja napsauta Peruuta-painiketta, ohjelma luo tyhjän asiakirjan. Voit myös luoda suoraan tyhjän asiakirjan valitsemalla vaihtoehdot Tiedosto > Uusi > Asiakirja. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja mallipohjista sivulla 3 Mallipohja on uudelleen käytettävä asettelu tai tyyli, jota voi käyttää asiakirjojen tai osien nopeassa luonnissa. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet asiakirjan omistaja tai muokkaaja. Oletustiedostomuodon muutto IBM Docs -ohjelmassa asiakirjoja voidaan luoda joko.doc- tai.odt-muodossa. Voit muuttaa oletustiedostomuodon haluamaksesi. 4 SmartCloud Docs

9 Toimintaohjeet 1. Napsauta vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset. 2. Napsauta tiedostomuotoa, jota haluat käyttää uusissa tiedostoissa. 3. Napsauta OK-painiketta. Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Tietoja tästä tehtävästä Pääkäyttäjä määrittää, kuka voi siirtää tiedostoja palvelimeen, ja hän määrittää tiedostojen tallennukseen käytettävissä olevan tilan rajan. Kun tämä raja on saavutettu, Tiedostot-sovellukseen ei voi lisätä uusia tiedostoja. Käytetty tila näkyy Omat tiedostot -näkymässä tiedostoluettelon lopussa. Voit poistaa tiedostojen vanhemmat versiot luodaksesi tilaa. Toimintaohjeet Voit siirtää tiedoston Omat tiedostot -kansioon seuraavasti: 1. Napsauta Siirrä tiedostoja -painiketta. 2. Valitse siirrettävä tiedosto napsauttamalla Tiedostot-kentän Selaa-painiketta. Huomautus: Voit siirtää lisää tiedostoja toistamalla tämän vaiheen. Siirrettävät tiedostot näkyvät luettelossa ja voit muokata tiedoston nimeä napsauttamalla tiedostoa tai poistaa sen luettelosta napsauttamalla x-painiketta. 3. Valinnainen: Kirjoita tunnisteet välilyönneillä eroteltuina. 4. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: Valinta Ei kenenkään kanssa (näkyy vain minulle) Kuvaus Määritä tiedosto yksityiseksi. Vain omistaja näkee sen ja voi muokata sitä. Asiakirjojen käsittely 5

10 Valinta Henkilöt tai yhteisöt Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi Kuvaus Määritä tiedosto yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden tai tietyn yhteisön kanssa. Tee seuraavat toimet: 1. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. 2. Määritä käyttötaso valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. v Lukijat voivat lukea, kommentoida, ja suositella tiedostoa sekä ladata sen. v Muokkaajat voivat lukea, muokata, kommentoida ja suositella tiedostoa tai ladata tiedoston tai sen uuden version sekä määrittää tiedoston ominaisuudet. 3. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, ala kirjoittaa nimeä tai sähköpostiosoitetta ja valitse sitten kyseinen henkilö. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa kirjoittamalla yhteisön nimen ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. 4. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. Määritä tiedosto kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Heille määritetään lukijaoikeudet. 5. Napsauta Siirrä-painiketta. 6 SmartCloud Docs

11 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 12 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 14 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 11 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Asiakirjojen muokkaus sivulla 23 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 9 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Tietoja tästä tehtävästä Tuettuja muotoja ovat.odt,.ott,.doc,.docx,.dot,.dotx ja.txt. Voit tuoda aiemmin luodun asiakirjan seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Siirrä tiedosto Tiedostot-luetteloon. 2. Valitse vaihtoehto Omat tiedostot. 3. Etsi tiedosto, jonka haluat avata IBM Docs-ohjelmassa, ja siirry toteutettavat toiminnot sisältävälle sivulle napsauttamalla tiedoston nimeä. 4. Tuo tiedosto automaattisesti IBM Docs -muodossa valitsemalla Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa- tai Näytä-vaihtoehto. Huomautus: Jos asiakirja on mallitiedosto, joka on muodossa.dot,.dotx tai.ott, napsauta Luo tiedosto -vaihtoehtoa. Uusi tiedostosta -ikkuna avautuu. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta sitten Luo-painiketta. Järjestelmä tuo mallitiedoston IBM Docs -ohjelmaan ja luo mallitiedostoon perustuvan uuden asiakirjan samanaikaisesti. Asiakirjojen käsittely 7

12 Tulokset Huomautus: Joskus tietyt palvelimeen siirrettyjen tiedostojen muotoilut eivät näy oikein IBM Docs -ohjelmassa, mutta ne säilyvät tiedostossa. Näissä tapauksissa tiedoston voi ladata takaisin alkuperäisessä muodossa, kun versio on julkaistu. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 5 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 12 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 14 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 11 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Asiakirjojen muokkaus sivulla 23 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 9 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Salasanalla suojattujen Word-tiedostojen avaus Voit avata salasanalla suojattuja Microsoft Word -tiedostoja IBM Docs -ohjelmassa. Toimintaohjeet 1. Siirrä Word-tiedosto Omat tiedostot -kansioon. 2. Napsauta tiedoston nimeä. 3. Valitse Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -vaihtoehto. Valitse Muokkaa onlinetilassa, kun Aloitetaanko online-muokkaus IBM Docs -ohjelmassa? -ikkuna avautuu. Tällöin näkyviin tulee ikkuna, johon voit syöttää salasanan. 4. Kirjoita salasana ja napsauta OK-painiketta. Tiedosto avautuu IBM Docs -ohjelmassa ja on valmis muokattavaksi. Esimerkki Huomautus: Vain.doc-tiedostot ovat tuettuja. Tiedostojen yhteensopivuus ja asiakirjojen vienti Tietoja IBM Docs -asiakirjoissa käytettävissä olevista tiedostolajeista. 8 SmartCloud Docs

13 Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Taulukko 1. Tiedostomuodot, jotka voidaan tuoda IBM Docs Documents -ohjelmaan Sovellus Tiedostolaji Lotus Symphony Documents.odt,.ott Microsoft Word.doc,.docx,.dot ja.dotx TXT-tiedostot.txt Taulukko 2. Tiedostomuodot, jotka voidaan viedä IBM Docs Documents -ohjelmasta Sovellus Tiedostolaji Lotus Symphony Documents.odt Microsoft Word.doc Adobe Reader.pdf Asiakirjojen käsittely 9

14 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 5 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 7 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 12 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 14 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 11 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Asiakirjojen muokkaus sivulla 23 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Asiakirjojen tallennus Tallenna luonnoksena muokkaamasi asiakirja Tallenna-komennolla. Käytä Tallenna nimellä -komentoa, jos haluat tallentaa luonnoksen (tai julkaistun version) luonnoksena uudella nimellä. Tietoja tästä tehtävästä Luonnosasiakirjaa voivat käsitellä sen omistajat ja henkilöt, joille omistaja on määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön muokkaajina. Huomautus: Jotta lukijat voivat tarkastella asiakirjaa tai ladata sen, luonnos on julkaistava versiona. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna. Tiedosto tallentuu luonnoksena. Tärkeää: Kun muokkaat asiakirjaa, IBM Docs tallentaa sen automaattisesti luonnoksena säännöllisin väliajoin. Voit kuitenkin tallentaa asiakirjan milloin tahansa Tallenna-komennolla. 2. Jos haluat tallentaa asiakirjan uutena luonnoksena, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna nimellä. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta OK-painiketta. Järjestelmä luo asiakirjan, jolla on uusi nimi, Omat tiedostot -kansioon. Huomautus: Jos käytät Tallenna nimellä -komentoa.doc- tai.odt-tiedoston tallennukseen IBM Docs -ohjelmassa, luotu tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Jos kuitenkin käytät Tallenna nimellä -komentoa.docx-tiedoston tallennukseen, luotu tiedosto on.doc-muodossa. Jos kyseessä on.txt-tiedosto, voit 10 SmartCloud Docs

15 määrittää haluamasi muodon napsauttamalla vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset ja tallentaa tiedoston haluamassasi muodossa. Version julkaisu Kun olet lopettanut asiakirjan muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 2. Jos haluat lisätä tämän version kuvauksen, täytä Version kuvaus -kenttä. 3. Valitse Julkaise. Järjestelmä lähettää tätä tiedostoa seuraaville henkilöille ilmoituksen. Esimerkki Huomautus: Jos muokkaat.doc- tai.odt-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Jos kuitenkin muokkaat.docx-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, järjestelmä muuntaa tiedoston.doc-muotoon. Jos kyseessä on.txt-tiedosto, voit määrittää sille haluamasi muodon napsauttamalla vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset ja julkaista version. Järjestelmä muuntaa tiedoston haluamaasi muotoon. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Tietoja tästä tehtävästä Jos muokkaat Microsoft Word -tiedostoa ja julkaiset sen IBM Docs -ohjelmassa, tiedosto tallentuu.doc-muodossa. Jos esimerkiksi muokkaat.docx-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, järjestelmä muuntaa tiedoston.doc-muotoon, jonka voit sitten ladata suoraan. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi vietävä asiakirja ja napsauta sen jälkeen Lisää-painiketta. v Jos haluat ladata asiakirjan sen nykyisessä muodossa, napsauta Lataa-painiketta. v Jos asiakirja on Microsoft Office -muodossa, voit ladata sen PDF-tiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa PDF-tiedostona. v Jos asiakirja on.odt-muodossa, voit ladata sen.doc-tiedostona tai PDF-tiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa Microsoft Office -muodossa tai Lataa PDF-tiedostona. Huomautus: Voit ladata vain asiakirjan julkaistun version. Jos asiakirja on vielä luonnoksena, ja olet asiakirjan omistaja tai muokkaaja, julkaise versio. Jos olet lukija, pyydä omistajaa julkaisemaan versio. 3. Jos valitset Lataa PDF-tiedostona, Sivun asetukset -ikkuna tulee näkyviin. Määritä haluamasi asetukset ja napsauta sitten OK-painiketta. Asiakirjojen käsittely 11

16 Esimerkki Huomautus: Tiedostoja, jotka ovat.txt-muodossa, ei voi ladata muissa muodoissa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 5 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 7 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 14 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen muokkaus sivulla 23 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 9 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön Voit määrittää asiakirjan julkiseksi, jotta kaikki voivat lukea sen, tai määrittää sen tiettyjen henkilöiden ja yhteisöjen yhteiskäyttöön. Voit sallia toisten henkilöiden muokata asiakirjaa ja jopa määrittää sen yhteiskäyttöön muiden kanssa. Voit myös muuttaa tai poistaa käyttötasoja asiakirjan yhteiskäyttöön määrityksen jälkeen. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Tietoja tästä tehtävästä Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön, kun siirrät sen palvelimeen. Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön myös siirron jälkeen tai asiakirjan luonnin jälkeen. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka haluat määrittää yhteiskäyttöön. Valitse valintaruutu ennen tiedoston nimeä. 12 SmartCloud Docs

17 3. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. 4. Jos haluat määrittää muille käyttäjille tietyt käyttöoikeudet, valitse Henkilöt tai yhteisöt ja tee seuraavat valinnat: a. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. b. Määritä käyttöoikeus valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. c. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi henkilön nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, kirjoita nimi tai sähköpostiosoite ja valitse sitten kyseinen henkilö. Jos haluamasi nimi ei tule näkyviin, valitse vaihtoehto Eikö henkilöä löydy luettelosta? Kokeile täyttä hakutoimintoa. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa aloittamalla kirjoittaa yhteisön nimeä ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. d. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. 5. Valinnainen: Valitse Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi, jos haluat määrittää, että kaikki organisaation jäsenet näkevät tiedoston. 6. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. Asiakirjojen käsittely 13

18 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja asiakirjojen yhteismuokkauksesta sivulla 16 Tee yhteistyötä muiden osallistujien tiedostojen kanssa samanaikaisesti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 5 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 7 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen käyttötasojen määritys Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 11 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Asiakirjojen muokkaus sivulla 23 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Asiakirjojen yhteismuokkaus sivulla 17 Tiimissä useat muokkaajat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti. Voit muokata toista tai samaa kappaletta, taulukkoa, kuvaa tai jotakin muuta kohdetta. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Kunkin muokkaajan muutosten näyttö asiakirjoissa sivulla 18 Kun muokkaat asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 9 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Asiakirjojen käyttötasojen määritys Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Yhteiskäyttöön määrittämäsi -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka käyttötason haluat määrittää, ja napsauta Lisää-painiketta. 3. Napsauta Näytä tiedoston tiedot -painiketta ja napsauta sen jälkeen Yhteiskäyttö-välilehteä. 4. Tee jokin seuraavista toimista: v Jos haluat poistaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeuden Muokkaajat- tai Lukijat -kentistä, napsauta kyseisen henkilön tai yhteisön nimen vieressä olevaa x-painiketta. 14 SmartCloud Docs

19 v Jos haluat vaihtaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeustason, esimerkiksi vaihtaa lukijatason muokkaajatasoksi, lukijataso on ensin poistettava. Napsauta sitten Muokkaajat-kentän Lisää-painiketta. Määritä käyttöoikeus valitsemalla Muokkaajaksi-vaihtoehto. v Jos haluat kaikkien henkilöiden, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön, voivan määrittää tiedoston yhteiskäyttöön muiden kanssa, valitse Salli muiden määrittää tämä tiedosto yhteiskäyttöön -vaihtoehto. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja asiakirjojen yhteismuokkauksesta sivulla 16 Tee yhteistyötä muiden osallistujien tiedostojen kanssa samanaikaisesti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 5 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 7 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 12 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 11 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Asiakirjojen muokkaus sivulla 23 Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Asiakirjojen yhteismuokkaus sivulla 17 Tiimissä useat muokkaajat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti. Voit muokata toista tai samaa kappaletta, taulukkoa, kuvaa tai jotakin muuta kohdetta. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Kunkin muokkaajan muutosten näyttö asiakirjoissa sivulla 18 Kun muokkaat asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 9 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Reaaliaikainen asiakirjojen yhteismuokkaus Voit tehdä yhteistyötä reaaliajassa muokkaamalla asiakirjaa työryhmänä muiden käyttäjien kanssa. Voit myös muokata asiakirjaa samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa sekä luoda kommentteja ja keskusteluja. Tietoja tästä tehtävästä Kun muokkaat online-tilassa IBM Docs -ohjelmalla, voit käyttää ryhmätyöominaisuuksia, kuten yhteismuokkausta ja kommentointia. Asiakirjojen käsittely 15

20 Jos sinulla ei ole sosiaalisten muokkausominaisuuksien käyttöoikeuksia, et voi käyttää yhteismuokkausta muiden käyttäjien kanssa. Saat lisätietoja pääkäyttäjältä. Asiakirjojen reaaliaikainen yhteismuokkaus Kun määrität asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden kanssa ja määrität heille muokkausoikeudet asiakirjaan, voit aloittaa reaaliaikaisen yhteismuokkauksen. Tietoja tästä tehtävästä Voit muokata asiakirjaa samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa. Tämä parantaa työryhmien tehokkuutta asiakirjoja laadittaessa. Eri muokkaajien tekemät muutokset näkyvät eri väreillä korostettuina. Voit tarkistaa, ketkä käyttävät yhteismuokkaustilaa, katsomalla sivupalkissa olevaa muokkaajien luetteloa. Kun yhteismuokkaustyö on valmis, kuka tahansa muokkaajista voi tallentaa asiakirjan luonnoksena tai uutena versiona yhteiskäytössä oleviin tiedostoihin. Tietoja asiakirjojen yhteismuokkauksesta Tee yhteistyötä muiden osallistujien tiedostojen kanssa samanaikaisesti. Kun luot asiakirjaa, joudut joskus pyytämään työpanosta muilta henkilöiltä. Tyypillisessä tilanteessa tallennat ehkä asiakirjan paikalliseen levyasemaan ja lähetät sen jälkeen tiedoston muille käyttäjille käsiteltäväksi. Et näe heidän tekemiään muutoksia, ennen kuin he lähettävät asiakirjan takaisin sinulle. Aikaa tuhlautuu sähköpostiviestien vaihtoon, kommenttien kokoamiseen ja tietojen tarkistukseen. Tässä tilanteessa yhteismuokkauksesta on apua. Osallistujat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti ja tarkastella muutoksia heti. Ainoa vaatimus on se, että määrität tiedoston yhteiskäyttöön ja myönnät muokkaaja-oikeudet osallistujille. Muokkaajien muutokset korostetaan eri värein, jotta tiedät, kuka on tehnyt päivityksen. Näet myös asiakirjaa muokkaavat henkilöt tarkastelemalla sivupalkin muokkaajaluetteloa. 16 SmartCloud Docs

21 Esimerkki Linda on assistentti IT-osastolla. Hänen on lähetettävä tilaraportteja esimiehelleen viikoittain. Linda luo asiakirjan, johon hän tarvitsee tietoja viiden työryhmän ITedustajilta. Ennen IBM Docs -ohjelman käyttöä Lindan oli lähetettävä sähköpostin liitetiedostot kullekin edustajalle ja yhdistettävä sitten kunkin edustajan lähettämät vastaukset. IBM Docs -ohjelman avulla Linda luo nyt taulukon sisältävän asiakirjan, määrittää sen yhteiskäyttöön viiden edustajan kanssa ja pyytää heitä täyttämään oman osuutensa. Kun asiakirja on valmis, Linda määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön esimiehensä kanssa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen yhteismuokkaus Tiimissä useat muokkaajat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti. Voit muokata toista tai samaa kappaletta, taulukkoa, kuvaa tai jotakin muuta kohdetta. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Kunkin muokkaajan muutosten näyttö asiakirjoissa sivulla 18 Kun muokkaat asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 12 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 14 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen yhteismuokkaus Tiimissä useat muokkaajat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti. Voit muokata toista tai samaa kappaletta, taulukkoa, kuvaa tai jotakin muuta kohdetta. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Tietoja tästä tehtävästä Jokaisella yhteismuokkausryhmään osallistuvalla on oltava muokkaajan käyttöoikeudet asiakirjaan. Jos haluat esimerkiksi muokata asiakirjaa yhdessä työryhmäsi jäsenten kanssa, sinun on määritettävä asiakirja yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja määritettävä heidät asiakirjan muokkaajiksi. Asiakirjan yhteismuokkaus toisten kanssa tapahtuu seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Jos olet tiedoston omistaja ja aloitat yhteismuokkauksen, valitse Tiedostot-sovelluksen Yhteiskäyttöön määrittämäsi tiedostot -vaihtoehto. Muussa tapauksessa valitse Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt tiedosto. 2. Napsauta Tiedostot-luettelossa sen asiakirjan nimeä, jota haluat muokata yhdessä muiden käyttäjien kanssa. Valitse sitten Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa. Huomautus: Jos olet tiedoston omistaja ja olet käsitellyt asiakirjaa aiemmin, se avautuu IBM Docs -ohjelmaan. Jos näin ei ole, Aloitetaanko online-muokkaus IBM Docs -ohjelmassa? -ikkuna avautuu. Jatka valitsemalla Muokkaa online-tilassa -vaihtoehto. Muut muokkaajat eivät näe Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -painiketta, ennen kuin tiedoston omistaja on avannut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa aiemmin. 3. Asiakirja avautuu, ja siirryt yhteismuokkaustilaan. Asiakirjojen käsittely 17

22 4. Kaikkien muokkaajien nimet näkyvät sivupalkin luettelossa. Nimi näkyy lihavoituna ja sen jäljessä on värimääritys, kun muokkaaja siirtyy yhteismuokkaustilaan. Voit muuttaa asiakirjaa ja nähdä samalla muiden tekemät muutokset erivärisinä. Huomautus: Muutokset tallentuvat automaattisesti asiakirjaluonnokseen koko muokkausprosessin ajan. 5. Kun olet valmis sallimaan lukijoille asiakirjan tarkastelu- tai latausoikeudet, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 6. Sulje asiakirjavälilehti. Huomautus: Jos toinen muokkaaja poistaa tiedoston, saat siitä ilmoituksen muokkausistunnon aikana. Napsauta OK-painiketta ilmoituksessa, jossa kehotetaan tallentamaan luonnos uutena tiedostona ja jolla varmistetaan, että tekemäsi muutokset säilyvät. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja asiakirjojen yhteismuokkauksesta sivulla 16 Tee yhteistyötä muiden osallistujien tiedostojen kanssa samanaikaisesti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kunkin muokkaajan muutosten näyttö asiakirjoissa Kun muokkaat asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 12 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 14 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Kunkin muokkaajan muutosten näyttö asiakirjoissa Kun muokkaat asiakirjaa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Toimintaohjeet Oletusarvon mukaan väri-ilmaisimet ovat näkyvissä. Voit sulkea yhteismuokkauksen muutosten väri-ilmaisimet valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Yhteismuokkauksen korostukset. Huomautus: Järjestelmän pääkäyttäjä määrittää eri muokkaajia vastaavat värit. Yhteismuokkauksen tunnusvärejä ei voi muuttaa. 18 SmartCloud Docs

23 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja asiakirjojen yhteismuokkauksesta sivulla 16 Tee yhteistyötä muiden osallistujien tiedostojen kanssa samanaikaisesti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen yhteismuokkaus sivulla 17 Tiimissä useat muokkaajat voivat muokata asiakirjaa samanaikaisesti. Voit muokata toista tai samaa kappaletta, taulukkoa, kuvaa tai jotakin muuta kohdetta. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 12 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 14 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Kommenttien käyttö yhteistyöhön asiakirjoissa Kun teet yhteistyötä useiden asiakirjan muokkaajien kanssa, on kätevää lisätä kommentteja. Ne helpottavat viestintää eri aikaan työskentelevien muokkaajien kanssa. Tietoja tästä tehtävästä Kun luot kommentin, näkyviin tulee sivupalkki, jossa on lueteltu asiakirjan kaikki kommentit. Jokaisen kommentin kohdalta voit liittyä keskusteluun useiden muokkaajien kanssa lisäämällä vastauksia. Keskustelusäie näkyy sisennettynä kunkin kommentin alla. Voit poistaa kommentteja ja osoittaa kommentteja tai vastauksia toiselle muokkaajalle Voit tarkastella sinulle osoitettuja tai itse luomiasi kommentteja. Voit myös suodattaa kommentit muokkaajien mukaan, jolloin saat selville, mitkä kommentit tai vastaukset on osoitettu heille ja mitkä kommentit tai vastaukset ovat heidän kirjoittamiaan. Tietoja kommenteista asiakirjoissa Kun käsittelet asiakirjaa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommentit auttavat jäljittämään asiakirjan tarkastuksen tilan ja muiden käyttäjien vastaukset. Asiakirjojen käsittely 19

24 Kaikki kommentit näkyvät Kommentit-näytössä, jossa näkyy myös kunkin kommentin vastaussäie kommentin alla. Voit luoda tai poistaa kommentteja, lisätä vastauksia, osoittaa kommentteja tai vastauksia toisille muokkaajille ja hakea kommenttien avainsanoja. Voit tarkastella sinulle osoitettuja kommentteja tai vastauksia ja muiden muokkaajien luomia tai heille osoitettuja kommentteja tai vastauksia. Jos keskustelun aikana kommentin kohdalla tarvitset jonkun toisen tutkimaan asiaa tai vastaamaan kysymykseen, voit tehdä kohteesta toimeksiannon kenelle tahansa asiakirjan muokkaajista. voit osoittaa vastauksen kenelle tahansa muokkaajista. Toimeksiannon saajat näkevät heille osoitetut kommentit tai vastaukset Kommentit-näytössä. Esimerkki Ohjelmajohtaja Tiina on laatinut vuoden 2011/2012 liiketoimintasuunnitelman luonnoksen, johon hän tarvitsee kommentteja projektinsa johtajilta. Ennen Tiinan täytyi lähettää sähköpostia kaikille johtajille ja pyytää heitä antamaan kommentteja sähköpostitse tai muokkaamaan liitetiedostona lähetettyä asiakirjaa. Koska kommentteja ei annettu samaan versioon, Tiina joutui selvittämään, mitkä kommentit koskivat mitäkin osaa, ja yhdistämään kommentit. Jos Tiina tämän jälkeen olisi halunnut johtajien perehtyvän tiettyihin ongelmiin, hän olisi jälleen joutunut lähettämään sähköpostia. Nyt Tiina voi määrittää kyseisen liiketoimintasuunnitelman yhteiskäyttöön kaikkien johtajien kanssa ja pyytää heiltä kommentteja. Johtajat voivat lisätä kommentteja eri aikoihin ja keskustella tärkeimmistä ongelmakohdista. Tiina voi osoittaa kysymyksiä kenelle tahansa johtajalle, jos esimerkiksi tiettyyn kohtaan täytyy perehtyä tarkemmin, minkä jälkeen tehtävään osoitettu johtaja voi tehdä muutoksia suunnitelmaan. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti asiakirjoihin Kun muokkaat tai tarkistat asiakirjaa, voit luoda kommentteja, jotka auttavat yhteistyön tekemisessä muiden muokkaajien kanssa. Voit lisätä vastauksia kommentteihin. Kaikki asiakirjan kommentit ja vastaukset näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Kommenttien tarkastelu asiakirjoissa sivulla 21 Kun avaat asiakirjan, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän asiakirjan kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Kommenttien haku asiakirjoissa sivulla 22 Voit nopeasti siirtyä tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytöstä. Kommenttien luonti asiakirjoihin Kun muokkaat tai tarkistat asiakirjaa, voit luoda kommentteja, jotka auttavat yhteistyön tekemisessä muiden muokkaajien kanssa. Voit lisätä vastauksia kommentteihin. Kaikki asiakirjan kommentit ja vastaukset näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Toimintaohjeet Voit luoda kommentteja ja vastauksia asiakirjaan seuraavasti: 1. Napsauta kohtaa, johon haluat lisätä kommentin. 2. Valitse vaihtoehdot Työryhmä > Lisää kommentti tai napsauta työkalurivin Lisää kommentti -kuvaketta. Kommentit-näyttö tulee näkyviin. 3. Kirjoita kommentti kenttään ja paina Enter-näppäintä tai napsauta Lisää-painiketta. Kommentti lisätään asiakirjaan. Kommentin lisäksi näytössä näkyy nimesi ja päivämäärä. Nyt voit aloittaa keskustelun toisten kanssa. 20 SmartCloud Docs

25 4. Valinnainen: Jos haluat osoittaa kommentin toiselle muokkaajalle, jolloin asiakirjan muokkaajien luettelo tulee näkyviin. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten kommenttisi. 5. Voit vastata kommenttiin laajentamalla kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta, valitsemalla Vastaa ja kirjoittamalla sitten vastauksesi. Kun kirjoitus on valmis, paina Enter-näppäintä. Vastaus lisätään kommenttiin erilaisella kuvakkeella varustettuna. 6. Valinnainen: Voit osoittaa vastauksen kenelle tahansa muokkaajalle. Kun olet kirjoittanut vastauksen sisällön, jolloin asiakirjan muokkaajien luettelo tulee näkyviin. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten vastaus. 7. Jos haluat poistaa jonkin kommentin, napsauta Roskakori -kuvaketta. Kommentti ja kaikki siihen liittyvät vastaukset poistetaan. 8. Kun asiakirjan kommentit ja vastaukset ovat valmiit, piilota Kommentit-näyttö valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja kommenteista asiakirjoissa sivulla 19 Kun käsittelet asiakirjaa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommentit auttavat jäljittämään asiakirjan tarkastuksen tilan ja muiden käyttäjien vastaukset. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien tarkastelu asiakirjoissa Kun avaat asiakirjan, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän asiakirjan kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Kommenttien haku asiakirjoissa sivulla 22 Voit nopeasti siirtyä tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytöstä. Kommenttien tarkastelu asiakirjoissa Kun avaat asiakirjan, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän asiakirjan kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Tietoja tästä tehtävästä Voit tarkastella itse luomiasi tai sinulle osoitettuja kommentteja ja vastauksia. Voit tarkastella myös muiden muokkaajien luomia tai heille osoitettuja kommentteja ja vastauksia. Asiakirjojen käsittely 21

26 Toimintaohjeet Voit tarkastella kommentteja ja vastauksia seuraavasti: 1. Saat kommenttinäytön näkyviin valitsemalla sivupalkista Kommentit-vaihtoehdon. Jos sivupalkki ei ole näkyvissä, avaa se valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 2. Voit laajentaa haluamasi kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta, jolloin tarkka sisältö ja vastaussäikeet tulevat näkyviin. Kohdistin osoittaa sijaintiin, jossa kommentti on luotu. Voi napsauttaa myös asiakirjassa olevaa kommenttimerkkiä. Kommentti näkyy Kommentit-näytössä. 3. Valitse Kommentit-näytöstä vaihtoehto ja valitse Näytä minulle osoitetut kommentit -vaihtoehto. Kaikki sinulle osoitetut kommentit tulevat näkyviin. Vaikka sinulle olisi osoitettu vain yksi vastaus kommenttiin, koko kommenttisäie tulee näkyviin. 4. Napsauta Kommentit-näytössä ja valitse Näytä omat kommentit -vaihtoehto. Kaikki kirjoittamasi kommentit tulevat näkyviin. Vaikka olisit kirjoittanut vain yhden vastauksen kommenttiin, koko kommenttisäie tulee näkyviin. 5. Jos haluat nähdä toisten muokkaajien kirjoittamat tai heille osoitetut kommentit tai vastaukset, napsauta Muokkaajat-ruudussa olevaa muokkaajan nimeä. Osoitettu:-vaihtoehto tuo näkyviin ne säikeet, joissa käyttävä muokkaaja. Saat muokkaajan kirjoittamat kommentit tai vastaukset näkyviin valitsemalla Kirjoittaja:-vaihtoehdon. Huomautus: Kun napsautat yhtä muokkaajan nimeä, se korostuu. Kun napsautat muokkaajan nimeä uudelleen, muokkaajan kirjoittamat tai hänelle osoitetut kommentit ja vastaukset suljetaan. 6. Voit laajentaa kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta. Saat näkyviin kunkin kommentin tarkan säikeen. 7. Jos et halua tarkastella kommentteja tai vastauksia, poistu napsauttamalla Sulje-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja kommenteista asiakirjoissa sivulla 19 Kun käsittelet asiakirjaa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommentit auttavat jäljittämään asiakirjan tarkastuksen tilan ja muiden käyttäjien vastaukset. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti asiakirjoihin sivulla 20 Kun muokkaat tai tarkistat asiakirjaa, voit luoda kommentteja, jotka auttavat yhteistyön tekemisessä muiden muokkaajien kanssa. Voit lisätä vastauksia kommentteihin. Kaikki asiakirjan kommentit ja vastaukset näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Kommenttien haku asiakirjoissa Voit nopeasti siirtyä tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytöstä. Kommenttien haku asiakirjoissa Voit nopeasti siirtyä tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytöstä. 22 SmartCloud Docs

27 Toimintaohjeet 1. Tuo Kommentit-näyttö näkyviin napsauttamalla sivupalkin Kommentit-painiketta. Jos sivupalkki ei ole oletusarvon mukaan näkyvissä, avaa se valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 2. Napsauta -kuvaketta Kommentit-näytössä ja valitse Hae kommenteista -vaihtoehto. 3. Kirjoita avainsanat hakukenttään. Asiakirjojen muokkaus 4. Paina Enter-näppäintä tai napsauta Hae-painiketta. Avainsanat sisältävät kommentit tulevat näkyviin. 5. Jos tulokset eivät ole sellaisia kuin halusit, voit kirjoittaa uudet avainsanat ja hakea uudelleen. 6. Sulje hakutila napsauttamalla Sulje-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja kommenteista asiakirjoissa sivulla 19 Kun käsittelet asiakirjaa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommentit auttavat jäljittämään asiakirjan tarkastuksen tilan ja muiden käyttäjien vastaukset. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti asiakirjoihin sivulla 20 Kun muokkaat tai tarkistat asiakirjaa, voit luoda kommentteja, jotka auttavat yhteistyön tekemisessä muiden muokkaajien kanssa. Voit lisätä vastauksia kommentteihin. Kaikki asiakirjan kommentit ja vastaukset näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Kommenttien tarkastelu asiakirjoissa sivulla 21 Kun avaat asiakirjan, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän asiakirjan kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Kun muokkaat asiakirjaa, voit asettaa muotoiluominaisuudet, kuten fontit, kohdistuksen ja sisennyksen. Voit luoda luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon, lisätä linkin, luoda ylä- tai alatunnisteen ja käyttää oikeinkirjoituksen tarkistusta. Voit myös tulostaa asiakirjan. Asiakirjojen käsittely 23

28 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 5 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia asiakirjalajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä asiakirjoja. Aiemmin luotujen asiakirjojen tuonti sivulla 7 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -asiakirjat tai muut asiakirjatiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Asiakirjojen määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 12 Voit määrittää asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää asiakirjalle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Asiakirjojen käyttötasojen määritys sivulla 14 Kun olet määrittänyt asiakirjan yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Asiakirjojen vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 11 Kun olet luonut ja julkaissut asiakirjan IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Tuetut tiedostomuodot Documents-ohjelmassa sivulla 9 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia asiakirjoja. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Tekstin muotoilu asiakirjoissa Voit esimerkiksi määrittää fonttitehosteita ja fontin koon sekä tasata tekstin. Voit myös luoda luettelomerkein merkittyjä tai numeroituja luetteloita lisättäväksi asiakirjaan. Fonttitehosteiden määritys Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Tietoja tästä tehtävästä Teksti on ensin valittava. Jos tekstiä ei valita, fonttityyliä käytetään kirjoitettavaan tekstiin. Toimintaohjeet v Valitse teksti, jolle haluat määrittää fonttitehosteet. Valinta Valitun tekstin lihavointi Valitun tekstin kursivointi Valitun tekstin alleviivaus Valitun tekstin yliviivaus Kuvaus Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Lihavointi. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Kursivointi. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Alleviivaus. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Yliviivaus. 24 SmartCloud Docs

29 v v Voit määrittää fontin värit napsauttamalla työkalurivin Määritä fontin väri -painiketta ja valitsemalla haluamasi värin näkyviin tulevasta näytöstä. Jos haluat käyttää muita värejä, valitse Lisää värejä -vaihtoehto. Voit korostaa tekstin napsauttamalla työkalurivin Määritä korostusväri -painiketta ja valitsemalla haluamasi värin näkyviin tulevasta näytöstä. Jos haluat käyttää muita värejä, valitse Lisää värejä -vaihtoehto. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Fonttikoon määritys sivulla 26 Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja suurentaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tekstin tasaus sivulla 26 Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Tekstin sisennys sivulla 27 Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin sivulla 28 Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Tietoja tästä tehtävästä Alaindeksi tai yläindeksi on numero, kuvio, symboli tai tunnus, joka näkyy pienenä perusviivan ala- tai yläpuolella. Alaindeksit ovat perusviivan alapuolella, esimerkiksi H 2 O. Yläindeksit ovat perusviivan yläpuolella, esimerkiksi a 2. Alaindeksejä ja yläindeksejä käytetään yleensä kaavoissa, matemaattisissa lausekkeissa ja kemiallisten yhdisteiden tai isotooppien merkinnöissä. Toimintaohjeet Voit muuttaa tekstin ylä- tai alaindeksiin seuraavasti: 1. Valitse teksti, jonka haluat muuttaa ylä- tai alaindeksiin. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Yläindeksi tai Alaindeksi. Asiakirjojen käsittely 25

30 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Fonttitehosteiden määritys sivulla 24 Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Fonttikoon määritys Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja suurentaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tekstin tasaus Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Tekstin sisennys sivulla 27 Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin sivulla 28 Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Fonttikoon määritys Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja suurentaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tietoja tästä tehtävästä Ennen kuin määrität fonttikoon, voit valita valitun tekstin fontin nimen ja määrittää sitten tekstin koon. Toimintaohjeet 1. Valitse teksti, jonka fonttikoon haluat määrittää. 2. Napsauta työkalurivin Valitse fonttikoko -painiketta ja valitse sen jälkeen haluamasi koko. 3. Jos haluat kasvattaa tai pienentää fonttikokoa, valitse vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Kasvata fonttikokoa tai Pienennä fonttikokoa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Fonttitehosteiden määritys sivulla 24 Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin sivulla 25 Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Tekstin tasaus Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Tekstin sisennys sivulla 27 Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin sivulla 28 Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Tekstin tasaus Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Tietoja tästä tehtävästä Tekstin tasaus määrittää kappaleiden reunojen ulkoasun ja sijainnin. Esimerkiksi tekstin molempien reunojen tasaus tarkoittaa, että kappale on tasattu molemmista reunoista vasemman ja oikean reunuksen mukaisesti. Kappaleen tasaus vasemmal- 26 SmartCloud Docs

31 le tarkoittaa, että kappaleen vasen reuna on tasattu vasemman reunuksen mukaisesti. Taulukossa tekstin tasaus tarkoittaa tekstin sijainnin säätämistä solussa. Toimintaohjeet 1. Napsauta mitä tahansa tasattavan tekstin kohtaa. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tasaa ja valitse sen jälkeen Vasemmalle, Oikealle, Keskelle tai Tasaa. Vihje: Voit tasata tekstiä nopeasti napsauttamalla työkalurivin Tasaa vasemmalle -, Keskitä -, Tasaa oikealle - tai Tasaa -kuvakkeita. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Fonttitehosteiden määritys sivulla 24 Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin sivulla 25 Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Fonttikoon määritys sivulla 26 Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja suurentaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tekstin sisennys Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin sivulla 28 Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Tekstin sisennys Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Tietoja tästä tehtävästä Sisennys määrittää kappaleen tekstin etäisyyden sivun reunuksesta. Sivun reunusten sisällä voit suurentaa tai pienentää kappaleen tai kappaleryhmän sisennystä. Toimintaohjeet 1. Valitse sisennettävä kappale. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Lisää sisennystä. 3. Voit pienentää sisennystä valitsemalla vaihtoehdot Muotoile > Vähennä sisennystä. Asiakirjojen käsittely 27

32 Vihje: Voit sisentää kappaleen nopeasti napsauttamalla työkalurivin -painiketta ja vähentää sisennystä napsauttamalla -painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Fonttitehosteiden määritys sivulla 24 Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin sivulla 25 Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Fonttikoon määritys sivulla 26 Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja suurentaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tekstin tasaus sivulla 26 Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Luettelomerkkien tai numeroiden lisäys asiakirjoihin Voit lisätä luettelomerkkejä tai numeroita asiakirjan luetteloihin. Tietoja tästä tehtävästä Toimintaohjeet v Voit lisätä luettelomerkit seuraavasti: 1. Napsauta työkalurivin Lisää luettelomerkit tai muuta luettelomerkkien tyyliä -kuvaketta. 2. Kirjoita sisältö ja paina Enter-näppäintä. Toinen oletusluettelomerkkityyliä käyttävä luettelomerkki lisätään. Vihje: Jos haluat, että seuraava luettelokohta on tavallinen kappale (ei luettelomerkkiä), paina Enter-näppäintä kahdesti. Jos haluat sisällyttää luetteloon useita luettelomerkkitasoja, käytä Lisää sisennystä -kuvaketta ja Vähennä sisennystä -kuvaketta. 3. Jos et halua käyttää oletusluettelomerkkityyliä, napsauta Lisää luettelomerkit tai muuta luettelomerkkien tyyliä -kuvakkeen nuolta. Näkyviin tulee näyttö, jossa on lueteltu kaikki käytettävissä olevat luettelomerkkityylit. 28 SmartCloud Docs

33 v 4. Valitse näytöstä haluamasi luettelomerkkityyli. 5. Jos haluat poistaa luettelomerkit, valitse luettelomerkein merkitty luettelo ja napsauta Lisää luettelomerkit tai muuta luettelomerkkien tyyliä -kuvaketta uudelleen. Voit lisätä numeroinnin seuraavasti: 1. Napsauta työkalurivin Lisää numerointi tai muuta numeroinnin tyyliä -kuvaketta. 2. Kirjoita sisältö ja paina Enter-näppäintä. Toinen oletusnumerointityyliä käyttävä numeroidun luettelon kohta lisätään. Vihje: Jos haluat, että seuraava luettelokohta on tavallinen kappale (ei numeroa), paina Enter-näppäintä kahdesti. Jos haluat lisätä numeroidun luettelokohdan tämän kappaleen jälkeen, kohta alkaa oletusarvoisesti uudelleen numerosta 1. Jos haluat, että numerointi jatkuu siitä, mihin edellinen luettelo päättyi, napsauta kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Jatka luetteloa. 3. Jos et halua käyttää oletusnumerointityyliä, napsauta Lisää numerointi tai muuta numeroinnin tyyliä -kuvakkeen nuolta. Näkyviin tulee näyttö, jossa on lueteltu kaikki käytettävissä olevat numerointityylit. Asiakirjojen käsittely 29

34 4. Valitse näytöstä haluamasi numerointityyli. 5. Jos haluat poistaa numeroinnin, valitse numeroitu luettelo ja napsauta Lisää numerointi tai muuta numeroinnin tyyliä -kuvaketta uudelleen. 6. Jos haluat sisällyttää luetteloon useita numerointitasoja, käytä Lisää sisennystä -kuvaketta ja Vähennä sisennystä -kuvaketta tai valitse ennalta muotoiltu tyyli käyttämällä komentoa Muotoile > Monitasoinen luettelo. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Fonttitehosteiden määritys sivulla 24 Voit määrittää valitun tekstin fonttitehosteet. Voit lihavoida, kursivoida tai yliviivata tekstiä. Voi myös määrittää fontin värit. Tekstin muuttaminen ylä- tai alaindeksiin sivulla 25 Voit muuttaa valitun tekstin ylä- tai alaindeksiin. Ylä- tai alaindeksin avulla voit lisätä sanaan symbolin, esimerkiksi tavaramerkin. Fonttikoon määritys sivulla 26 Voit määrittää asiakirjassa valitun tekstin fonttikoon ja suurentaa tai pienentää fonttikokoa nopeasti. Tekstin tasaus sivulla 26 Voit tasata tekstin vasemmalle, oikealle tai keskelle tai tasata molemmat reunat. Tekstin sisennys sivulla 27 Voit vaihtaa valitun tekstin sisennystä. Monitasoisten luetteloiden luonti asiakirjoihin Lisää sisennetyn järjestetyn luettelon tai jäsennyksen, joka sisältää asiakirjan osien otsikot. Toimintaohjeet 1. Napsauta avoimessa asiakirjassa kohtaa, johon haluat lisätä monitasoisen luettelon. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Monitasoinen luettelo. 3. Valitse ennalta muotoiltu tyyli napsauttamalla pienoiskuvaa. Vihje: Jos aiot käyttää järjestettyjä otsikoita asiakirjassa, valitse tyyli, jonka pienoiskuvassa näkyy otsikoita. 4. Napsauta OK-painiketta. 30 SmartCloud Docs

35 5. Tee jokin seuraavista toimista, kun kirjoitat luetteloa: v Määritä luettelossa, joka ei sisällä otsikoita, kunkin kohdan sisennystaso sarkaimella tai näppäinyhdistelmällä Vaihto+Sarkain. Kutakin tasoa vastaava numerointisymboli tulee näkyviin automaattisesti. v Jos haluat käyttää otsikkoluetteloa, määritä kunkin kohdan otsikkotaso Valitse tyyli -kuvakkeen avulla. Kutakin otsikkotasoa vastaava numerointisymboli ja sisennystaso tulevat näkyviin automaattisesti. Huomautus: Valitse tyyli -kuvake ei ole käytössä yhteismuokkausistunnon aikana. Seuraavat toimet Huomautus: Voit myös käyttää ennalta muotoillun tyylin ensimmäistä tasoa aiemmin luodussa luettelossa kirjoittamalla kohdat vasemman reunan tasauksella, valitsemalla kohdat ja valitsemalla sen jälkeen vaihtoehdot Muotoile > Monitasoinen luettelo. Täytä sen jälkeen alatasot Enter-näppäimen ja sarkaimen avulla. Jos käsittelet otsikoita, huomaa, että Enter-näppäimen painallus otsikon jälkeen muotoilee seuraavan rivin leipätekstityylillä eikä sillä tyylillä, jota käytetään, kun painat Enter-näppäintä luettelossa, joka ei sisällä otsikoita. Linkkien lisäys Voit lisätä asiakirjassa linkin Web-sivulle tai sähköpostiosoitteeseen. Tietoja tästä tehtävästä Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Linkki. Linkin lisäys tai muokkaus -ikkuna tulee näkyviin. 2. Valitse Linkkilaji-kentästä haluamasi laji ja määritä sen asetukset: Valinta URL-osoite Sähköposti Kuvaus Valitse URL-osoite, jos haluat luoda linkin toiseen Web-sivuun. Määritä yhteyskäytäntö Yhteyskäytäntö-kenttään ja kirjoita sen jälkeen URL-osoite. Valitse vaihtoehto Sähköposti, jos haluat luoda linkin sähköpostiosoitteeseen. Määritä sähköpostiosoite ja siihen lähetettävän viestin aihe ja viestin tekstiosa. Asiakirjojen käsittely 31

36 3. Napsauta OK-painiketta. 4. Kun olet lisännyt linkin, voit muokata sitä valitsemalla vaihtoehdot Lisää > Linkki tai napsauttamalla työkalurivin Lisää linkki tai muokkaa linkkiä -kuvaketta. Otsikoiden ja alatunnisteiden luonti Voit luoda ylätunnisteen asiakirjan sivun yläreunuksen alkuun tai alatunnisteen sivun alareunuksen loppuun. Kun olet luonut ylä- tai alatunnisteet, voit myös muokata niitä tai piilottaa ne. Tietoja tästä tehtävästä Ylätunnisteet ja alatunnisteet ovat sivun ylä- ja alareunuksissa olevia alueita, joihin voi lisätä tekstiä tai kuvia. Voit esimerkiksi lisätä sivunumeroita, päivämäärän, yrityksen logon tai kirjoittajan nimen. Reunus on tyhjä tila sivun tulostusalueen ulkopuolella. Vaikka asiakirjassa olisi kuinka monta sivua tahansa, voit luoda vain yhden ylätunnisteen ja yhden alatunnisteen asiakirjaan. Ylätunniste on yläreunuksessa ja alatunniste alareunuksessa. Voit määrittää, sisällytetäänkö ylä- ja alatunnisteet asiakirjan tulostukseen. Toimintaohjeet v Ylätunnisteen lisäys sivulle: 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Ylätunniste. Sivun alkuun tulee näkyviin harmaa alue. 2. Siirry muokkaustilaan kaksoisnapsauttamalla harmaata aluetta. Näkyviin tulee työkalurivi. 3. Kirjoita sisältö ylätunnistekenttään. Vihje: Jos haluat tyhjentää ylätunnisteen sisällön, napsauta Poista-painiketta. 4. Määritä työkalurivin avulla tekstiasetukset, kuten fonttikoko, fonttitehosteet, fontin väri ja tasaus. 32 SmartCloud Docs

37 5. Voit myös lisätä kuvan ylätunnistekenttään. Napsauta Lisää kuva -kuvaketta, etsi kuvatiedosto selaamalla ja napsauta OK-painiketta. 6. Kun ylätunnistekenttä on määritetty, napsauta työkalurivin Valmis-painiketta. Poistut muokkaustilasta. 7. Voit muokata ylätunnistetta kaksoisnapsauttamalla ylätunnistekenttää. v 8. Valinnainen: Jos et halua, että ylätunniste on näkyvissä, napsauta -kuvaketta. Voit lisätä sivulle alatunnisteen seuraavasti: 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Alatunniste. Sivun loppuun tulee näkyviin harmaa alue. 2. Siirry muokkaustilaan kaksoisnapsauttamalla harmaata aluetta. Näkyviin tulee työkalurivi. 3. Kirjoita sisältö alatunnistekenttään. Vihje: Jos haluat tyhjentää alatunnisteen sisällön, napsauta Poista-painiketta. 4. Määritä työkalurivin avulla tekstiasetukset, kuten fonttikoko, fonttitehosteet, fontin väri ja tasaus. 5. Voit myös lisätä kuvan alatunnistekenttään. Napsauta Lisää kuva -kuvaketta, etsi kuvatiedosto selaamalla ja napsauta OK-painiketta. 6. Kun alatunnistekenttä on määritetty, napsauta työkalurivin Valmis-painiketta. 7. Voit muokata alatunnistetta kaksoisnapsauttamalla alatunnistekenttää. 8. Valinnainen: Jos et halua, että alatunniste on näkyvissä, napsauta -kuvaketta. Vihje: Voit lisätä sivunumeron tai päivämäärän ja ajan seuraavasti: 1. Siirry muokkaustilaan kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistealuetta. Työkalurivi tulee näkyviin. 2. Napsauta työkalurivin Kentät-painiketta. 3. Valitse haluamasi kenttä luettelosta: Sivunumero, Päivämäärä ja Aika. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kenttien lisäys asiakirjoihin sivulla 34 Voit lisätä päivämäärän ja ajan joko tekstialueeseen tai ylä- ja alatunnistealueeseen. Sivunumeron voit lisätä vain ylä- ja alatunnistealueeseen. Sisällysluettelon luonti Voit luoda sisällysluettelon lisäämällä ensin otsikoita asiakirjaan sopiville tasoille. Toimintaohjeet 1. Napsauta asiakirjan kunkin osan otsikon kohdalla otsikkotekstiä, valitse vaihtoehdot Muotoile > Otsikko ja määritä sen jälkeen otsikon taso napsauttamalla sopivaa otsikon tasoa. 2. Siirrä kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä sisällysluettelon. Asiakirjojen käsittely 33

38 3. Valitse vaihtoehdot Lisää > Sisällysluettelo. Sisällysluettelo luodaan otsikoista ja tuodaan näkyviin kohdistimen osoittamaan kohtaan. 4. Voit luoda sivunumerot julkaisemalla tiedoston uutena versiona. 5. Jos teet muutoksia osien otsikoihin, voit päivittää sisällysluettelon automaattisesti napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sen jälkeen vaihtoehdot Sisällysluettelo > Päivitä. 6. Voit poistaa sisällysluettelon napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sen jälkeen vaihtoehdot Sisällysluettelo > Poista. Kenttien lisäys asiakirjoihin Voit lisätä päivämäärän ja ajan joko tekstialueeseen tai ylä- ja alatunnistealueeseen. Sivunumeron voit lisätä vain ylä- ja alatunnistealueeseen. Toimintaohjeet v Voit lisätä päivämäärän tekstialueeseen seuraavasti: 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Kentät > Päivämäärä. v 2. Valitse päivämäärämuoto ja napsauta OK-painiketta. Voit lisätä ajan tekstialueeseen seuraavasti: 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Kentät > Aika. 2. Valitse ajan muoto ja napsauta OK-painiketta. 34 SmartCloud Docs

39 v Voit lisätä sivunumeron, päivämäärän ja ajan ylä- tai alatunnistealueeseen seuraavasti: 1. Siirry muokkaustilaan kaksoisnapsauttamalla ylä- tai alatunnistealuetta. Työkalurivi tulee näkyviin. 2. Napsauta työkalurivin Kentät-painiketta. 3. Valitse haluamasi kenttä luettelosta: Sivunumero, Päivämäärä ja Aika. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Otsikoiden ja alatunnisteiden luonti sivulla 32 Voit luoda ylätunnisteen asiakirjan sivun yläreunuksen alkuun tai alatunnisteen sivun alareunuksen loppuun. Kun olet luonut ylä- tai alatunnisteet, voit myös muokata niitä tai piilottaa ne. Asiakirjojen oikeinkirjoituksen tarkistus Voit valita koko asiakirjan oikeinkirjoituksen tarkistuksen, kun asiakirja on valmis, tai tarkistaa oikeinkirjoituksen samalla, kun kirjoitat. Tietoja tästä tehtävästä Jos aikataulu on tiukka, sinulla ei ehkä ole asiakirjaa muokatessasi riittävästi aikaa tarkistaa oikeinkirjoitusta ja kielioppivirheitä manuaalisesti. Voit käyttää työkalua apunasi näiden virheiden nopeassa etsimisessä ja korjaamisessa. Voit määrittää, että IBM Docs tarkistaa oikeinkirjoituksen heti kirjoitettaessa ja alleviivaa mahdollisesti väärin kirjoitetut sanat punaisella aaltoviivalla. Kun määrität, että oikeinkirjoitus tarkistetaan heti, toiminto aloittaa samalla koko asiakirjan oikeinkirjoituksen tarkistuksen. Ennen kuin otat oikeinkirjoituksen tarkistuksen käyttöön, voit valita oikeinkirjoituksen tarkistuksen sanaston. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Työkalut > Oikeinkirjoitussanastot ja valitse sanasto, jota haluat käyttää oikeinkirjoituksen tarkistuksessa. 2. Ota oikeinkirjoituksen tarkistus käyttöön valitsemalla vaihtoehdot Työkalut > Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa. Ohjelma tarkistaa koko asiakirjan oikeinkirjoituksen, ja oikeinkirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä sisältävä teksti näkyy punaisilla aaltoviivoilla alleviivattuna. Kun kirjoitat uusia sanoja, oikeinkirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä sisältävä teksti näkyy myös punaisilla aaltoviivoilla alleviivattuna. 3. Voit toimia jollakin seuraavista tavoista punaisella alleviivattujen sanojen kohdalla: v Jos napsautat hiiren kakkospainikkeella sanaa, joka on alleviivattu punaisella aaltoviivalla, näkyviin tulee ehdotettujen sanojen luettelo. Valitse haluamasi sana luettelosta. v Jos et halua korjata sanaa, ohita kyseinen esiintymä napsauttamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla Ohita. v Jos haluat ohittaa kaikki sanan esiintymät asiakirjassa, valitse Ohita kaikki. Kun seuraavan kerran kirjoitat sanan, sitä ei enää korosteta punaisella aaltoviivalla. v Jos sana, joka on alleviivattu punaisella aaltoviivalla, esiintyy asiakirjassa useammin kuin kerran ja haluat korjata kaikki esiintymät yhdellä kertaa, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Korjaa kaikki. 4. Jos et halua tarkistaa asiakirjan oikeinkirjoitusta, poista toiminto käytöstä valitsemalla vaihtoehdot Työkalut > Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa uudelleen. Asiakirjojen käsittely 35

40 Asiakirjojen tulostus Asiakirjan Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa asiakirjassa vaihtoehdot Tiedosto > Tulosta. Erillinen selainikkuna avautuu. 2. Oletusarvon mukaan selain lisää ylä- ja alatunnisteet tulostettuun asiakirjaan. Voit muuttaa sisältöä tai jättää ylä- ja alatunnisteet pois noudattamalla selaimesi ohjeita. Saat lisätietoja napsauttamalla selainikkunan kuvaketta. Tärkeää: IBM Docs -ohjelmassa asiakirjaan lisäämääsi ylä- ja alatunnistetta ei voi tulostaa. 3. Voit muuttaa paperikoon ja muita paperiasetuksia noudattamalla selaimen ohjeita vaiheen 2 mukaisesti. Huomautus: Taustavärejä ja -kuvia ei oletusarvon mukaan tulosteta. Valitse Sivun asetukset -ikkunassa Tulosta tausta (värit ja kuvat), jos haluat tulostaa taustan. 4. Napsauta Tulosta-kuvaketta. 5. Määritä haluamasi asetukset ja napsauta OK-painiketta. Asiakirjojen tulostaminen PDF-tiedostoihin Voit tallentaa asiakirjan PDF-tiedostona, jotta voit ladata ja tulostaa sen. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa asiakirjassa vaihtoehdot Tiedosto > Tulosta PDF-muotoon. 2. Määritä haluamasi sivun asetukset. Voit lisätä PDF-tiedostoihin tunnisteita valitsemalla Tunnisteella varustettu PDF-tiedosto. Tämä kasvattaa tiedoston kokoa. Tunnisteella varustettu PDFtiedosto sisältää tietoja asiakirjan sisällön rakenteesta. Tämän rakenteen avulla voidaan esittää asiakirja laitteissa käytettäessä näytönlukuohjelmaa. 36 SmartCloud Docs

41 3. Napsauta OK-painiketta. 4. Kun näkyviin tulee Käsittely on valmis -sanoma, napsauta Lataa tiedosto napsauttamalla tätä -linkkiä. 5. Valitse Avaa seuraavan kohteen avulla ja valitse sitten OK. Tiedosto ladataan, ja se aukeaa Adobe Reader -ohjelmassa. Oletussovellus on Adobe Reader, mutta voit avata tiedoston muillakin sovelluksilla. 6. Valitse Adobe Reader -valikosta Tiedosto > Tulosta. 7. Määritä haluamasi tulostusasetukset ja napsauta OK-painiketta. Kuvien käsittely asiakirjoissa Voit lisätä kuvan ja määrittää kuvan ominaisuudet. Voit muuttaa kuvan kokoa vetämällä sitä tai Kuvan ominaisuudet -ikkunassa. Kuvien lisäys asiakirjoihin Voit lisätä asiakirjaan kuvia. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Kuva. Lisää kuva -ikkuna tulee näkyviin. 2. Valitse lisättävä kuva napsauttamalla Selaa-painiketta. 3. Napsauta OK-painiketta. Järjestelmä lisää kuvan asiakirjaan. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kuvan ominaisuuksien määritys Voit määrittää valitun kuvan koon ja muut ominaisuudet. Kuvan ominaisuuksien määritys Voit määrittää valitun kuvan koon ja muut ominaisuudet. Toimintaohjeet 1. Valitse kuva, jonka ominaisuudet haluat asettaa, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse vaihtoehto Kuvan ominaisuudet. Asiakirjojen käsittely 37

42 2. Kirjoita kuvan vaihtoehtoinen teksti Vaihtoehtoinen teksti -kenttään. 3. Määritä leveys ja korkeus Leveys- jakorkeus-kenttään. Voit muuttaa kuvan kokoa tarvittaessa myös vetämällä. Siirrä hiiren osoitin kuvan reunan päälle niin, että näkyviin tulee kaksipuolinen nuoli, ja vedä. 4. Määritä reuna Reuna-kenttään. 5. Napsauta OK-painiketta. Huomautus: Jos napsautat suhteen lukituskuvaketta Kuvan ominaisuudet -ikkunassa, kuvan kokoa ei voi muuttaa. Poista lukitus napsauttamalla painiketta uudelleen, jotta voit määrittää koon ominaisuudet. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kuvien lisäys asiakirjoihin sivulla 37 Voit lisätä asiakirjaan kuvia. Taulukoiden käsittely asiakirjoissa Voit luoda taulukon ja lisätä ja poistaa sarakkeita tai muuttaa niiden kokoa ja määrittää taulukon otsikoita. Voit määrittää erilaisia ominaisuuksia koko taulukolle tai yksittäisille soluille tai soluryhmille. Taulukoiden luonti asiakirjoissa Voit luoda tyhjän taulukon tai luoda taulukon asiakirjojen ennalta määritetyistä tyyleistä. Toimintaohjeet v Voit luoda yksinkertaisen tyhjän taulukon seuraavasti: 1. Sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä taulukon. 2. Valitse vaihtoehdot Taulukko > Luo. 38 SmartCloud Docs

43 v 3. Anna haluamasi rivien ja sarakkeiden määrä. 4. Napsauta OK-painiketta. Ohjelma luo tyhjän taulukon. Voit luoda taulukon ennalta määritettyjen tyylien avulla seuraavasti: 1. Sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä taulukon. 2. Napsauta työkalurivin Muuta taulukon tyyliä -kuvaketta. Näkyviin tulee näyttö, joka sisältää kaikki käytettävissä olevat tyylit. 3. Valitse yksi haluamasi tyyli näytöstä. Ohjelma lisää asiakirjaan valitun tyylin mukaisen taulukon. Taulukon tyylien muuttaminen asiakirjoissa Kun olet luonut taulukon asiakirjaan, voit muuttaa taulukon tyyliä nopeasti, jos et pidä siitä. Toimintaohjeet 1. Valitse taulukko napsauttamalla sitä. 2. Napsauta työkalurivin Muuta taulukon tyyliä -kuvaketta. Näkyviin tulee näyttö, joka sisältää kaikki käytettävissä olevat tyylit. Asiakirjojen käsittely 39

44 3. Valitse yksi haluamasi tyyli näytöstä. Taulukko muuttuu valitun tyylin mukaiseksi. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Asiakirjojen taulukoiden koon muutto sivulla 42 Voit muuttaa rivin korkeutta, sarakkeen leveyttä tai koko taulukon kokoa. Kuvatekstien lisäys asiakirjojen taulukoihin sivulla 43 Voit lisätä kuvatekstejä taulukoihin ja määrittää kuvatekstit näkyviin tai piilottaa ne. Taulukoiden otsikoiden määritys asiakirjoissa sivulla 43 Voit määrittää ensimmäisen rivin ja ensimmäisen sarakkeen otsikoiksi. Voit myös poistaa otsikot. Taulukon ominaisuuksien määritys asiakirjoissa Voit määrittää asiakirjojen taulun ominaisuudet, kuten reunan tyylin, reunan leveyden, reunan värin, sarakkeen leveyden ja rivin korkeuden. Toimintaohjeet 1. Valitse taulukko, jonka ominaisuudet haluat määrittää, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Taulukon ominaisuudet. Voit myös napsauttaa vaihtoehtoja Taulukko > Taulukon ominaisuudet. 2. Valitse haluamasi reunan tyyli, reunan leveys ja reunan väri Reunan tyyli-, Reunan leveys- jareunan väri -luetteloista. 3. Määritä sarakkeen leveys ja rivin korkeus Sarakkeen leveys- jarivin korkeus -kentissä. 40 SmartCloud Docs

45 4. Napsauta OK-painiketta. Taulukon solujen taustavärien määritys Voit määrittää taustavärin taulukon soluille. Toimintaohjeet 1. Valitse solut, joiden taustavärin haluat määrittää. Jos haluat määrittää vain yhden solun taustavärin, napsauta solua. 2. Napsauta työkalurivin Määritä taustaväri -kuvaketta. 3. Valitse väri näkyviin tulevasta näytöstä. Valitut solut täytetään värillä. 4. Valinnainen: Jos haluat valita useita värejä, napsauta Lisää värejä -painiketta, valitse väri ja napsauta sen jälkeen OK-painiketta. Tekstin tasaus asiakirjojen taulukkosoluihin Voit tasata tekstiä taulukoiden soluissa haluamallasi tavalla. Toimintaohjeet 1. Napsauta solua, jonka tekstin haluat tasata. 2. Valitse vaihtoehdot Taulukko > Solu ja valitse sen jälkeen Tasaa vasemmalle, Tasaa keskelle tai Tasaa oikealle. Vihje: Voit myös napsauttaa solua hiiren kakkospainikkeella ja valita Soluvaihtoehdon ja valita sen jälkeen Tasaa vasemmalle, Tasaa keskelle tai Tasaa oikealle. Rivien ja sarakkeiden lisäys taulukkoon Voit lisätä rivejä ja sarakkeita taulukkoon. Toimintaohjeet v v Voit lisätä rivejä seuraavasti: 1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sen rivin solua, jonka lähelle haluat lisätä rivin. 2. Valitse Rivi > Lisää rivi yläpuolelle tai Lisää rivi alapuolelle. Voit lisätä sarakkeita seuraavasti: 1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sen sarakkeen solua, jonka lähelle haluat lisätä sarakkeen. 2. Valitse Sarake > Lisää sarake edelle tai Lisää sarake jälkeen. Tulokset Huomautus: Rivejä ja sarakkeita ei voi lisätä taulukon ylätunnisteiden alkuun. Voit lisätä rivejä tai sarakkeita nopeasti nykyisen rivin tai sarakkeen jälkeen napsauttamalla toistuvasti työkalurivin Lisää rivi tai siirrä riviä -kuvaketta tai Lisää sarake tai siirrä saraketta -kuvaketta. Taulukoiden rivien ja sarakkeiden siirto Voit siirtää riviä ylös tai alas ja voit siirtää sarakkeen taulukon edelle tai sen jälkeen. Asiakirjojen käsittely 41

46 Toimintaohjeet v v Voit siirtää rivin seuraavasti: 1. Napsauta siirrettävän rivin mitä tahansa solua hiiren kakkospainikkeella. 2. Valitse vaihtoehdot Rivi > Siirrä rivi ylös tai Siirrä rivi alas. Voit siirtää sarakkeen seuraavasti: 1. Napsauta siirrettävän sarakkeen mitä tahansa solua hiiren kakkospainikkeella. 2. Valitse vaihtoehdot Sarake > Siirrä sarake vasemmalle tai Siirrä sarake oikealle. Tulokset Huomautus: Taulukon ylätunnisteita ei voi siirtää siirrettäessä rivejä ja sarakkeita. Taulukon solujen yhdistäminen ja jakaminen Voit yhdistää taulukon solun suoraan vierekkäiseen alla olevaan soluun tai useita soluja samanaikaisesti. Voit myös jakaa solun pysty- tai vaakasuunnassa. Toimintaohjeet v Voit yhdistää solun vierekkäiseen alla olevaan soluun napsauttamalla solua hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten vaihtoehdot Solu > Yhdistä alla olevaan soluun. v Voit yhdistää useita soluja valitsemalla yhdistettävät solut, napsauttamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla sitten vaihtoehdot Solu > Yhdistä solut. v Voit jakaa solun kaksoisnapsauttamalla solua hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten vaihtoehdot Solu > Jaa pystysuunnassa tai Jaa vaakasuunnassa. Asiakirjojen taulukoiden koon muutto Voit muuttaa rivin korkeutta, sarakkeen leveyttä tai koko taulukon kokoa. Toimintaohjeet v v v Jos haluat muuttaa sarakkeen leveyttä, osoita hiirellä sarakkeen reunusta, jota haluat siirtää. Kun hiiren osoitin on muuttunut koonmuutto-osoittimeksi, vedä reunus uuteen sijaintiin. Jos haluat muuttaa rivin korkeutta, osoita hiirellä rivin reunusta, jota haluat siirtää. Kun hiiren osoitin on muuttunut koonmuutto-osoittimeksi, vedä reunus uuteen sijaintiin. Voit muuttaa koko taulukon kokoa seuraavasti: 1. Osoita hiirellä taulukon loppua niin, että näkyviin tulee koonmuuttokahva. 2. Osoita hiirellä koonmuuttokahvaa niin, että näkyviin tulee kaksipuolinen nuoli. 3. Vedä taulukko haluamasi kokoiseksi. 42 SmartCloud Docs

47 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukon tyylien muuttaminen asiakirjoissa sivulla 39 Kun olet luonut taulukon asiakirjaan, voit muuttaa taulukon tyyliä nopeasti, jos et pidä siitä. Kuvatekstien lisäys asiakirjojen taulukoihin Voit lisätä kuvatekstejä taulukoihin ja määrittää kuvatekstit näkyviin tai piilottaa ne. Taulukoiden otsikoiden määritys asiakirjoissa Voit määrittää ensimmäisen rivin ja ensimmäisen sarakkeen otsikoiksi. Voit myös poistaa otsikot. Kuvatekstien lisäys asiakirjojen taulukoihin Voit lisätä kuvatekstejä taulukoihin ja määrittää kuvatekstit näkyviin tai piilottaa ne. Toimintaohjeet 1. Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä kuvateksti. Voit kirjoittaa kuvatekstin harmaaseen alueeseen. 2. Napsauta harmaata aluetta ja kirjoita haluamasi kuvateksti. 3. Voit muokata kuvatekstin ominaisuuksia, kuten tasausta ja fonttikokoa. 4. Valinnainen: Jos et halua näyttää kuvatekstiä, napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Piilota kuvateksti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukon tyylien muuttaminen asiakirjoissa sivulla 39 Kun olet luonut taulukon asiakirjaan, voit muuttaa taulukon tyyliä nopeasti, jos et pidä siitä. Asiakirjojen taulukoiden koon muutto sivulla 42 Voit muuttaa rivin korkeutta, sarakkeen leveyttä tai koko taulukon kokoa. Taulukoiden otsikoiden määritys asiakirjoissa Voit määrittää ensimmäisen rivin ja ensimmäisen sarakkeen otsikoiksi. Voit myös poistaa otsikot. Taulukoiden otsikoiden määritys asiakirjoissa Voit määrittää ensimmäisen rivin ja ensimmäisen sarakkeen otsikoiksi. Voit myös poistaa otsikot. Toimintaohjeet v Voit määrittää ensimmäisen rivin taulukon otsikoksi napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ensimmäisen rivin solua ja valitsemalla vaihtoehdot Rivi > Käytä valittua riviä otsikkona. v Voit määrittää ensimmäisen sarakkeen taulukon otsikoksi napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ensimmäisen sarakkeen solua ja valitsemalla vaihtoehdot Sarake > Käytä valittua saraketta otsikkona. v Jos et halua, että otsikkorivi on määritetty, napsauta mitä tahansa otsikkorivin solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehdot Rivi > Poista otsikon tyyli. v Jos et halua, että sarakeotsikko on määritetty, napsauta mitä tahansa otsikkosarakkeen solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehdot Sarake > Poista otsikon tyyli. Asiakirjojen käsittely 43

48 Asiakirjojen pikaohje Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukon tyylien muuttaminen asiakirjoissa sivulla 39 Kun olet luonut taulukon asiakirjaan, voit muuttaa taulukon tyyliä nopeasti, jos et pidä siitä. Asiakirjojen taulukoiden koon muutto sivulla 42 Voit muuttaa rivin korkeutta, sarakkeen leveyttä tai koko taulukon kokoa. Kuvatekstien lisäys asiakirjojen taulukoihin sivulla 43 Voit lisätä kuvatekstejä taulukoihin ja määrittää kuvatekstit näkyviin tai piilottaa ne. Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt asiakirjoihin liittyvät tehtävät. Taulukko 3. Tekstin muotoilu Tehtävä Fonttikoon muuttaminen Toimet Valitse teksti ja napsauta työkalurivin Valitse Fontin värin muuttaminen fonttikoko -kuvaketta. Voit kasvattaa ja pienentää fonttikokoa nopeasti valitsemalla vaihtoehdot Muotoile > Tekstin ominaisuudet > Kasvata fonttikokoa tai Pienennä fonttikokoa. Valitse teksti ja napsauta työkalurivin Tekstin korostus värillä Tekstin sisennyksen muuttaminen Määritä fontin väri -kuvaketta. Valitse teksti ja napsauta työkalurivin Määritä korostusväri -kuvaketta. Valitse sisennettävä teksti ja napsauta työkalurivin Lisää sisennystä -kuvaketta tai Vähennä sisennystä -kuvaketta Tekstin tasaus. Valitse tasattava teksti ja napsauta työkalurivin Tasaa vasemmalle -, Keskitä -, Tasaa oikealle - tai Otsikon tyylin käyttö tekstissä Tasaa -kuvaketta. Valitse teksti, jossa haluat käyttää otsikon tyyliä ja valitse vaihtoehdot Muotoile > Otsikko. Valitse sen jälkeen haluamasi otsikkotyyli. 44 SmartCloud Docs

49 Taulukko 3. Tekstin muotoilu (jatkoa) Tehtävä Numerointien ja luettelomerkkien lisäys tekstiin Toimet Lisää numerointi napsauttamalla työkalurivin Lisää numerointi tai muuta numeroinnin tyyliä -kuvaketta. Lisää luettelomerkkejä napsauttamalla työkalurivin Lisää luettelomerkit tai muuta Normaaliin kappalemuotoiluun palaaminen luettelomerkein merkityn tai numeroidun luettelon jälkeen luettelomerkkien tyyliä -kuvaketta. Paina Enter-näppäintä kahdesti. Asiakirjan ylä- tai alatunnisteen luonti Valitse vaihtoehdot Lisää > Ylätunniste tai Lisää > Alatunniste. Päivämäärän ja ajan lisäys tekstiin Lisää päivämäärä tai aika valitsemalla vaihtoehdot Lisää > Kentät ja valitsemalla sen jälkeen Päivämäärä- tai Aika-vaihtoehto. Linkin lisäys tekstiin Valitse vaihtoehdot Lisää > Linkki. Sivunvaihtojen lisäys Valitse vaihtoehdot Lisää > Sivunvaihto. Erikoismerkkien lisäys Valitse vaihtoehdot Lisää > Erikoismerkki. Vaakaviivan lisäys Valitse vaihtoehdot Lisää > Vaakaviiva. Tekstin oikeinkirjoituksen tarkistus Valitse vaihtoehdot Työkalut > Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa. Asiakirjan luonti mallipohjasta Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Uusi > Mallipohjasta > Asiakirja. Sisällysluettelon lisäys Käytä otsikon tyyliä kaikissa otsikoissa valitsemalla vaihtoehdot Muotoile > Otsikko, napsauta kohtaa, johon haluat lisätä sisällysluettelon ja valitse sen jälkeen vaihtoehdot Lisää > Sisällysluettelo. Sisällysluettelon muokkaus Muuta asiakirjan otsikoita, napsauta sisällysluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Päivitä. Sisällysluettelon poisto Napsauta sisällysluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista. Taulukko 4. Taulukoiden käsittely Tehtävä Taulukon luonti Rivin lisäys taulukkoon tai rivin siirto ylös tai alas taulukossa Toimet Voit luoda yksinkertaisen taulukon valitsemalla vaihtoehdot Taulukko > Luo. Voit luoda ennalta määritettyjä tyylejä käyttävän taulukon napsauttamalla työkalurivin Muuta taulukon tyyliä -kuvaketta. Napsauta työkalurivin Lisää rivi tai siirrä riviä -kuvakkeen nuolta ja valitse sitten Lisää rivi yläpuolelle, Lisää rivi alapuolelle, Siirrä rivi ylös tai Siirrä rivi alas. Asiakirjojen käsittely 45

50 Taulukko 4. Taulukoiden käsittely (jatkoa) Tehtävä Sarakkeen lisäys taulukkoon tai sarakkeen siirto vasemmalle tai oikealle taulukossa Sarakkeen leveyden muutto Rivin korkeuden muutto Koko taulukon koon muutto Toimet Napsauta työkalurivin Lisää sarake tai siirrä saraketta -kuvakkeen nuolta ja valitse sitten Lisää sarake edelle, Lisää sarake jälkeen, Siirrä sarake vasemmalle tai Siirrä sarake oikealle. Osoita hiirellä sarakkeen reunusta niin, että osoitin muuttuu koonmuutto-osoittimeksi. Vedä reunus haluamaasi uuteen sijaintiin. Osoita hiirellä rivin reunusta niin, että osoitin muuttuu koonmuutto-osoittimeksi. Vedä reunus haluamaasi uuteen sijaintiin. Osoita hiirellä taulukon loppua niin, että näkyviin tulee koonmuuttokahva ja Solujen yhdistäminen Solun jakaminen Solun kaiken sisällön poisto nopeasti Reunojen lisäys taulukkoon Solujen taustavärien määritys Kuvatekstin lisäys taulukkoon Sarake- tai riviotsikoiden lisäys kaksipuolinen nuoli. Vedä taulukko haluamasi kokoiseksi. Valitse yhdistettävät solut, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse sitten vaihtoehdot Solu > Yhdistä solut. Jos haluat yhdistää solun alla olevaan soluun, napsauta solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehdot Solu > Yhdistä alla olevaan soluun. Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten vaihtoehdot Solu > Jaa pystysuunnassa tai Jaa vaakasuunnassa. Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehdot Solu > Tyhjennä sisältö. Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse vaihtoehdot Taulukko > Taulukon ominaisuudet. Valitse solut ja napsauta työkalurivin Määritä taustaväri -kuvaketta. Jos haluat määrittää yhden solun taustavärin, solua ei tarvitse valita. Napsauta vain solua. Napsauta taulukkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä kuvateksti. Voit määrittää ensimmäisen rivin sarakeotsikoiksi napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ensimmäisen rivin solua ja valitsemalla vaihtoehdot Rivi > Käytä valittua riviä otsikkona. Voit määrittää ensimmäisen sarakkeen riviotsikoiksi napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa ensimmäisen sarakkeen solua ja valitsemalla vaihtoehdot Sarake > Käytä valittua saraketta otsikkona. 46 SmartCloud Docs

51 Taulukko 5. Kuvien käsittely Tehtävä Kuvan lisäys Kuvan ominaisuuksien, kuten kuvan leveyden, korkeuden, reunan ja kohdistuksen, määritys Kuvan koon muuttaminen nopeasti Toimet Valitse vaihtoehdot Lisää > Kuva. Napsauta kuvaa ja valitse vaihtoehdot Muotoile > Kuvan ominaisuudet. Napsauta kuvaa ja siirrä hiiren osoitin reunan päälle niin, että näkyviin tulee kaksisuuntainen nuoli, ja vedä. Vetäminen ei säilytä kuvasuhdetta. Taulukko 6. Yhteistyön tekeminen muiden kanssa reaaliaikaisesti Tehtävä Toimet Nykyisen asiakirjan määritys yhteiskäyttöön määritettäessä muita käyttäjiä muokkaajiksi Kommentin lisäys Yhteismuokkauksen ilmaisimien avaus tai sulkeminen Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Määritä yhteiskäyttöön. Sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä kommentin, ja valitse vaihtoehdot Työryhmä > Lisää kommentti. Valitse vaihtoehdot Näytä > Yhteismuokkauksen korostukset. Asiakirjojen helppokäyttöisyys Pikanäppäinten avulla voit tehdä tehtäviä asiakirjoissa. Kaikki pikanäppäimet ovat kelvollisia Windows-käyttöjärjestelmissä. Paina Mac-käyttöjärjestelmässä Komento-painiketta Ctrl-painikkeen sijasta. Nämä tiedot ovat käytettävissä myös IBM SmartCloud for Social Business -wikisivustossa. Taulukko 7. IBM Docs -asiakirjojen pikanäppäinluettelo Toiminto Pikanäppäin Korosta koko muokkausalue Ctrl+A Lihavoi valinta Ctrl+B Kursivoi valinta Ctrl+I Tallenna asiakirja Ctrl+S Alleviivaa valinta Ctrl+U Käynnistä Tee uudelleen -toiminto Ctrl+Y tai Ctrl+Shift+Z Käynnistä Kumoa-toiminto Ctrl+Z Siirry asiakirjan alkuun Ctrl+Home Siirry asiakirjan loppuun Ctrl+End Kohdista kappale keskelle Ctrl+Vaihto+E Kohdista kappale vasemmalle Ctrl+Vaihto+L Kohdista kappale oikealle Ctrl+Vaihto+R Kohdista kappale niin, että se on tasattu molempiin Ctrl+Vaihto+J reunoihin Sisennä rivi Ctrl+M Asiakirjojen käsittely 47

52 Taulukko 7. IBM Docs -asiakirjojen pikanäppäinluettelo (jatkoa) Toiminto Pikanäppäin Siirry taulukon edelliseen soluun Ctrl+Q Pienennä rivin sisennystä Ctrl+Vaihto+M Valitse objekti tai lähetä toiminto Enter Siirry yksi ikkuna ylöspäin Page Up Siirry yksi ikkuna alaspäin Page Down Siirry taulukon seuraavaan soluun Sarkain Huomautus: Kun kohdistin on taulukon viimeisessä solussa, voit lisätä rivin taulukkoon painamalla sarkainta. Navigoi eteenpäin välilehtijärjestyksessä Sarkain (kun kohdistus on muokkausalueessa) Siirry taulukon edelliseen soluun Vaihto+Sarkain Navigoi taaksepäin välilehtijärjestyksessä Vaihto+Sarkain (kun kohdistus on muokkausalueessa) Siirry valikossa, kun kohdistus on valikossa. Vasen ja oikea nuolinäppäin Siirry valikossa alaspäin Alanuolinäppäin Siirry yksi taso taaksepäin laajennetussa Vasen nuolinäppäin tai Esc valikkorakenteessa. Laajenna valintaa merkin verran oikealle Vaihto+Oikea nuolinäppäin Laajenna valintaa merkin verran vasemmalle Vaihto+Vasen nuolinäppäin Laajenna valintaa rivin verran ylöspäin Vaihto+Ylänuolinäppäin Laajenna valintaa rivin verran alaspäin Vaihto+Alanuolinäppäin Lisää uusi rivi samaan kappaleeseen Vaihto+Enter Avaa Tiedosto-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+F pikanäppäintä. Avaa Muokkaus-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+E pikanäppäintä. Avaa Näytä-valikko. Mac OS ei tue tätä pikanäppäintä. Alt+Vaihto+V Avaa Lisää-valikko. Mac OS ei tue tätä pikanäppäintä. Alt+Vaihto+I Avaa Muotoile-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+M pikanäppäintä. Avaa Taulukko-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+B pikanäppäintä. Avaa Työryhmä-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+A pikanäppäintä. Avaa Työkalut-valikko. Mac OS ei tue tätä Alt+Vaihto+T pikanäppäintä. Avaa Ohje-valikko. Mac OS ei tue tätä pikanäppäintä. Alt+Vaihto+H Rajoitus: Jos olet jo avannut yhden IBM Docs -ohjelman valikon, valikot eivät avaudu odotetulla tavalla näppäinyhdistelmällä Alt+Vaihto+*. 48 SmartCloud Docs

53 Taulukko 7. IBM Docs -asiakirjojen pikanäppäinluettelo (jatkoa) Toiminto Pikanäppäin Navigoi työkalurivillä muokkausalueelta. Alt+F10 siirtää kohdistuksen työkaluriville. Voit navigoida työkalurivillä käyttämällä vasenta ja oikeaa nuolinäppäintä. Voit valita objektin painamalla Enter-näppäintä tai välilyöntiä. Avaa yhdistetyn työkalurivin luettelo painamalla alanuolta. Siirry ylätunnisteeseen Ctrl+Alt+O ja paina sitten Ctrl+Vaihto+H Siirry alatunnisteeseen Ctrl+Alt+O ja paina sitten Ctrl+Vaihto+F Tulosta asiakirja Ctrl+P Muuta valinta yläindeksiksi Ctrl+. Muuta valinta alaindeksiksi Ctrl+, Käytä normaalia kappaletyyliä Ctrl+Vaihto+0 Käytä otsikkotyyliä 1 Ctrl+Vaihto+1 Käytä otsikkotyyliä 2 Ctrl+Vaihto+2 Käytä otsikkotyyliä 3 Ctrl+Vaihto+3 Käytä otsikkotyyliä 4 Ctrl+Vaihto+4 Käytä otsikkotyyliä 5 Ctrl+Vaihto+5 Käytä otsikkotyyliä 6 Ctrl+Vaihto+6 Lisää linkki Ctrl+K Siirry muokkausalueeseen tai sivupalkkiin Vaihto+F2 Siirrä kohdistin Kommentit-näytöstä Esc muokkausalueelle Muokkaa ylätunnistetta Ctrl+Vaihto+H avaa ylätunnistealueen. Aseta kohdistus työkaluriville painamalla näppäinyhdistelmää Alt+F10 ja siirry työkalurivin kohteiden välillä painamalla oikeaa tai vasenta nuolinäppäintä. Muokkaa alatunnistetta Ctrl+Vaihto+F avaa alatunnistealueen. Aseta kohdistus työkaluriville painamalla näppäinyhdistelmää Alt+F10 ja siirry työkalurivin kohteiden välillä painamalla oikeaa tai vasenta nuolinäppäintä. Asiakirjojen käsittely 49

54 50 SmartCloud Docs

55 Laskentataulukoiden käsittely Laske, analysoi ja hallitse tietoja. Useat funktioluokat ovat käytettävissä monimutkaisia laskutoimituksia sisältävien kaavojen luontia varten. Oletko uusi SmartCloud Docs -ohjelman käyttäjä? Opettele, miten voit hyödyntää tehokkaita ja paljon ominaisuuksia sisältäviä SmartCloud Docs -muokkausohjelmia, katsomalla videoita. Käytön aloitus v Laskentataulukoiden luonti ja tuonti v Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön sivulla 61 v Reaaliaikainen laskentataulukoiden yhteismuokkaus sivulla 65 v Kommenttien käyttö yhteistyöhön laskentataulukoissa sivulla 70 v Laskentataulukoiden ulkoasun muuttaminen sivulla 76 v Tietoja kaavoista ja funktioista sivulla 91 Nämä tiedot ovat käytettävissä myös IBM SmartCloud for Social Business -wikisivustossa. Laskentataulukoiden luonti ja tuonti Tietoja laskentataulukoiden luonnista ja aiemmin luotujen laskentataulukoiden käsittelystä Web-selaimessa. Laskentataulukoiden luonti mallipohjista Valitse galleriasta mallipohja, joka sisältää tiettyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen sopivat elementit. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja. Toimintaohjeet 1. Napsauta Tiedostot-luettelossa sen laskentataulukon nimeä, jonka muokkausoikeudet sinulla on vähintään. Valitse sitten Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa. 2. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Uusi > Mallipohjasta > Laskentataulukko. 51

56 3. Napsauta haluamasi mallipohjan pienoiskuvaa. Vihje: Jos haluat tarkastella vain tietyntyyppisiä mallipohjia, kuten rahoitukseen liittyviä, napsauta ensin yhtä luokkanimeä. 4. Kirjoita uuden laskentataulukkotiedoston nimi ja napsauta OK-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Fontit, reunat ja värit sivulla 76 Voit korostaa tärkeitä tietoja muuttamalla tekstin tyyliä ja tasausta sekä lisäämällä soluihin ja alueisiin reunoja ja taustavärejä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti sivulla 55 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -laskentataulukot tai muut laskentataulukkotiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Version julkaisu sivulla 59 Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Laskentataulukon solujen oletusmuotoilun palautus sivulla 78 Oletusmuotoilu-komennon avulla voit kumota aiemmin käyttöön otetut fonttien, reunojen, taustojen ja lukujen muotoilut. Oletustiedostomuodon muutto IBM Docs -ohjelmassa laskentataulukoita voidaan luoda joko.xls- tai.ods-muodossa. Voit muuttaa oletustiedostomuodon haluamaksesi. 52 SmartCloud Docs

57 Toimintaohjeet 1. Napsauta vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset. 2. Napsauta tiedostomuotoa, jota haluat käyttää uusissa tiedostoissa. 3. Napsauta OK-painiketta. Taulukoiden siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia laskentataulukkolajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä laskentataulukoita. Tietoja tästä tehtävästä Pääkäyttäjä määrittää, ketkä voivat siirtää tiedostoja palvelimeen. Lisäksi pääkäyttäjä määrittää tiedostojen tallennukseen käytettävissä olevan tilan määrän. Kun tämä raja on saavutettu, Tiedostot-sovellukseen ei voi lisätä uusia tiedostoja. Käytetty tila näkyy Omat tiedostot -näkymässä tiedostoluettelon lopussa. Voit saada käyttöösi lisää tilaa poistamalla tiedostojen vanhoja versioita. Toimintaohjeet Voit siirtää tiedoston Omat tiedostot -kansioon seuraavasti: 1. Napsauta Siirrä tiedostoja -painiketta. 2. Valitse siirrettävä tiedosto napsauttamalla Tiedostot-kentän Selaa-painiketta. Huomautus: Voit siirtää lisää tiedostoja toistamalla tämän vaiheen. Siirrettävät tiedostot näkyvät luettelossa ja voit muokata tiedoston nimeä napsauttamalla tiedostoa tai poistaa sen luettelosta napsauttamalla x-painiketta. 3. Valinnainen: Kirjoita tunnisteet välilyönneillä eroteltuina. 4. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: Valinta Ei kenenkään kanssa (näkyy vain minulle) Kuvaus Määritä tiedosto yksityiseksi. Vain omistaja näkee sen ja voi muokata sitä. Laskentataulukoiden käsittely 53

58 Valinta Henkilöt tai yhteisöt Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi Kuvaus Määritä tiedosto yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden tai tietyn yhteisön kanssa. Tee seuraavat toimet: 1. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. 2. Määritä käyttötaso valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. v Lukijat voivat lukea, kommentoida, ja suositella tiedostoa sekä ladata sen. v Muokkaajat voivat lukea, muokata, kommentoida ja suositella tiedostoa tai ladata tiedoston tai sen uuden version sekä määrittää tiedoston ominaisuudet. 3. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, ala kirjoittaa nimeä tai sähköpostiosoitetta ja valitse sitten kyseinen henkilö. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa kirjoittamalla yhteisön nimen ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. 4. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. Määritä tiedosto kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Heille määritetään lukijaoikeudet. 5. Napsauta Siirrä-painiketta. 54 SmartCloud Docs

59 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 63 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot sivulla 57 Työryhmät voivat käsitellä useita laskentataulukkotiedostomuotoja Web-selaimessa. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -laskentataulukot tai muut laskentataulukkotiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Tietoja tästä tehtävästä Tuettuja tiedostomuotoja ovat.ods,.ots,.xls,.xlsx,.xlt,.xltx ja.csv. Voit tuoda aiemmin luodun laskentataulukon seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Siirrä tiedosto Tiedostot-luetteloon. Tärkeää: Tuotava laskentataulukko saa sisältää enintään riviä. 2. Valitse vaihtoehto Omat tiedostot. 3. Etsi tiedosto, jonka haluat avata IBM Docs-ohjelmassa, ja siirry toteutettavat toiminnot sisältävälle sivulle napsauttamalla tiedoston nimeä. 4. Tuo tiedosto automaattisesti IBM Docs -muodossa valitsemalla Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa- tai Näytä-vaihtoehto. Huomautus: Jos laskentataulukko on mallitiedosto, joka on muodossa.xlt,.xltx tai.ots, napsauta Luo tiedosto -vaihtoehtoa. Uusi tiedostosta -ikkuna avautuu. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta sitten Luo-painiketta. Järjestelmä tuo mallitiedoston IBM Docs -ohjelmaan ja luo mallitiedostoon perustuvan uuden laskentataulukon samanaikaisesti. Tulokset Huomautus: Joskus tietyt palvelimeen siirrettyjen tiedostojen muotoilut eivät näy oikein IBM Docs -ohjelmassa, mutta ne säilyvät tiedostossa. Jos kirjoitat esimerkiksi kaavan, jota ei tueta, solussa näkyy kaavan nimi lasketun arvon sijasta. Näissä tapauksissa tiedoston voi ladata takaisin alkuperäisessä muodossa, kun versio on julkaistu. Laskentataulukoiden käsittely 55

60 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden luonti mallipohjista sivulla 51 Valitse galleriasta mallipohja, joka sisältää tiettyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen sopivat elementit. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja. Version julkaisu sivulla 59 Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Laskentataulukoiden vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 60 Kun olet luonut ja julkaissut laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdfmuodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot sivulla 57 Työryhmät voivat käsitellä useita laskentataulukkotiedostomuotoja Web-selaimessa. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Tekstitiedostojen tuonti laskentataulukoihin Voit tuoda laskentataulukkoon tekstitiedoston, kuten.txt- tai.csv-tiedoston. Toimintaohjeet 1. Napsauta avoimessa laskentataulukossa vaihtoehtoja Tiedosto > Tuo. 2. Valitse tuotava tekstitiedosto napsauttamalla Selaa-painiketta. 3. Valitse tekstitiedostossa määrittämäsi erotin. Erottimen on oltava ASCII-merkki. 4. Napsauta Tuo-vaihtoehtoa. Tulokset Huomautus: Jos tekstitiedosto sisältää tietoja, kuten päivämäärän, kellonajan, valuutan tai prosenttiluvun, järjestelmä tunnistaa tiedot automaattisesti asianmukaisessa muodossa olevina numeroina, kun tekstitiedosto tuodaan laskentataulukkoon. Salasanalla suojattujen Excel-tiedostojen avaus Voit avata salasanalla suojattuja Microsoft Excel -tiedostoja IBM Docs -ohjelmassa. 56 SmartCloud Docs

61 Toimintaohjeet 1. Siirrä Excel-tiedosto Omat tiedostot -kansioon. 2. Napsauta tiedoston nimeä. 3. Valitse Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -vaihtoehto. Valitse Muokkaa onlinetilassa, kun Aloitetaanko online-muokkaus IBM Docs -ohjelmassa? -ikkuna avautuu. Tällöin näkyviin tulee ikkuna, johon voit syöttää salasanan. 4. Kirjoita salasana ja napsauta OK-painiketta. Tiedosto avautuu IBM Docs -ohjelmassa ja on valmis muokattavaksi. Esimerkki Huomautus: Vain.xls-tiedostot ovat tuettuja. Tiedostojen yhteensopivuus ja laskentataulukoiden vienti Tietoja IBM Docs -laskentataulukoissa käytettävissä olevista tiedostolajeista. Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot Työryhmät voivat käsitellä useita laskentataulukkotiedostomuotoja Web-selaimessa. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Taulukko 8. Tiedostomuodot, jotka voidaan tuoda IBM Docs Spreadsheets -ohjelmaan Sovellus IBM Lotus Symphony Spreadsheets Microsoft Excel TXT-tiedostot Tiedostolaji.ods,.ots.xls,.xlsx,.xlt ja.xltx.txt ja.csv Taulukko 9. Tiedostomuodot, jotka voidaan viedä IBM Docs Spreadsheets -ohjelmasta Sovellus IBM Lotus Symphony Spreadsheets Microsoft Excel Adobe Reader TXT-tiedostot Tiedostolaji.ods.xls.pdf.csv Laskentataulukoiden käsittely 57

62 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukoiden siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 53 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia laskentataulukkolajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä laskentataulukoita. Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti sivulla 55 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -laskentataulukot tai muut laskentataulukkotiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Laskentataulukoiden vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 60 Kun olet luonut ja julkaissut laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdfmuodossa. Version julkaisu sivulla 59 Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Laskentataulukoiden tallennus Tallenna luonnoksena muokkaamasi laskentataulukko Tallenna-komennolla. Käytä Tallenna nimellä -komentoa, jos haluat tallentaa luonnoksen (tai julkaistun version) luonnoksena uudella nimellä. Tietoja tästä tehtävästä Luonnoslaskentataulukkoa voivat käsitellä sen omistajat ja henkilöt, joille omistaja on määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön muokkaajina. Huomautus: Jotta lukijat voivat tarkastella laskentataulukkoa tai ladata sen, luonnos on julkaistava versiona. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna. Tiedosto tallentuu luonnoksena. Tärkeää: Kun muokkaat laskentataulukkoa, IBM Docs tallentaa sen automaattisesti luonnoksena säännöllisin väliajoin. Voit kuitenkin tallentaa laskentataulukon milloin tahansa Tallenna-komennolla. 2. Jos haluat tallentaa laskentataulukon uutena luonnoksena, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna nimellä. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta OK-painiketta. Laskentataulukko, jolla on uusi nimi, luodaan Omat tiedostot -kansioon. Huomautus: Jos käytät Tallenna nimellä -komentoa.xls- tai.ods-tiedoston tallennukseen IBM Docs -ohjelmassa, luotu tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Jos kuitenkin käytät Tallenna nimellä -komentoa.xlsx-tiedoston tallennukseen, luotu tiedosto on.xls-muodossa. Jos kyseessä on.csv-tiedosto, voit määrittää haluamasi muodon napsauttamalla vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset ja tallentaa tiedoston haluamassasi muodossa. 58 SmartCloud Docs

63 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Version julkaisu Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Version julkaisu Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 2. Jos haluat lisätä tämän version kuvauksen, täytä Version kuvaus -kenttä. 3. Valitse Julkaise. Järjestelmä lähettää tätä tiedostoa seuraaville henkilöille ilmoituksen. Esimerkki Huomautus: Jos muokkaat.xls- tai.ods-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Jos kuitenkin muokkaat.xlsx-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, järjestelmä muuntaa tiedoston.xls-muotoon. Jos kyseessä on.csv-tiedosto, voit määrittää sille haluamasi muodon napsauttamalla vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset ja julkaista version. Järjestelmä muuntaa tiedoston haluamaasi muotoon. Laskentataulukoiden käsittely 59

64 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden luonti mallipohjista sivulla 51 Valitse galleriasta mallipohja, joka sisältää tiettyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen sopivat elementit. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja. Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti sivulla 55 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -laskentataulukot tai muut laskentataulukkotiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Laskentataulukoiden vienti muihin tiedostomuotoihin Kun olet luonut ja julkaissut laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdfmuodossa. Laskentataulukoiden tallennus sivulla 58 Tallenna luonnoksena muokkaamasi laskentataulukko Tallenna-komennolla. Käytä Tallenna nimellä -komentoa, jos haluat tallentaa luonnoksen (tai julkaistun version) luonnoksena uudella nimellä. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot sivulla 57 Työryhmät voivat käsitellä useita laskentataulukkotiedostomuotoja Web-selaimessa. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Laskentataulukoiden vienti muihin tiedostomuotoihin Kun olet luonut ja julkaissut laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.doc- ja.pdfmuodossa. Tietoja tästä tehtävästä Jos muokkaat Microsoft Excel -tiedostoa tai julkaiset sen IBM Docs -ohjelmassa, tiedosto tallentuu.xls-muodossa. Jos esimerkiksi muokkaat.xlsx-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, järjestelmä muuntaa tiedoston.xls-muotoon, jonka voit sitten ladata suoraan. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi vietävä laskentataulukko ja napsauta sen jälkeen Lisää-painiketta. v Jos haluat ladata laskentataulukon sen nykyisessä muodossa, napsauta Lataapainiketta. v Jos laskentataulukko on Microsoft Office -muodossa, voit ladata sen PDFtiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa PDF-tiedostona. v Jos laskentataulukko on.ods-muodossa, voit ladata sen.xls-tiedostona tai PDF-tiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa Microsoft Office -muodossa tai Lataa PDF-tiedostona. 60 SmartCloud Docs

65 Huomautus: Voit ladata vain laskentataulukon julkaistun version. Jos laskentataulukko on vielä luonnoksena, ja olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja, julkaise versio. Jos olet lukija, pyydä omistajaa julkaisemaan versio. 3. Jos valitset Lataa PDF-tiedostona, Sivun asetukset -ikkuna tulee näkyviin. Määritä haluamasi asetukset ja napsauta sitten OK-painiketta. Esimerkki Huomautus: Tiedostoja, jotka ovat.csv-muodossa, ei voi ladata muissa muodoissa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Aiemmin luotujen laskentataulukoiden tuonti sivulla 55 Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -laskentataulukot tai muut laskentataulukkotiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Version julkaisu sivulla 59 Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoissa tuetut tiedostomuodot sivulla 57 Työryhmät voivat käsitellä useita laskentataulukkotiedostomuotoja Web-selaimessa. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä myös muissa muodoissa. Laskentataulukoiden vienti CSV-tiedostoihin Voit viedä laskentataulukon.csv-tiedostoon. Toimintaohjeet 1. Napsauta avoimessa laskentataulukossa vaihtoehtoja Tiedosto > Vie > CSV. Järjestelmä muuntaa laskentataulukon.csv-tiedostoksi. 2. Kun näkyviin tulee Käsittely on valmis -sanoma, napsauta Lataa tiedosto napsauttamalla tätä -linkkiä.voit avata tai tallentaa tiedoston selaimessa. Tulokset Huomautus: Saksan kielessä käytetään oletuserottimena pistettä. Muissa kielissä erottimena käytetään pilkkua. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön Voit määrittää laskentataulukon julkiseksi, jotta kaikki voivat lukea sen, tai määrittää sen tiettyjen henkilöiden ja yhteisöjen yhteiskäyttöön. Voit sallia toisten henkilöiden muokata laskentataulukkoa ja jopa määrittää sen yhteiskäyttöön muiden kanssa. Voit myös muuttaa tai poistaa käyttötasoja laskentataulukon yhteiskäyttöön määrityksen jälkeen. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käsittely 61

66 Tietoja tästä tehtävästä Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön, kun siirrät sen palvelimeen. Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön myös siirron jälkeen tai laskentataulukon luonnin jälkeen. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka haluat määrittää yhteiskäyttöön. Valitse valintaruutu ennen tiedoston nimeä. 3. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. 4. Jos haluat määrittää muille käyttäjille tietyt käyttöoikeudet, valitse Henkilöt tai yhteisöt ja tee seuraavat valinnat: a. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. b. Määritä käyttöoikeus valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. c. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi henkilön nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, kirjoita nimi tai sähköpostiosoite ja valitse sitten kyseinen henkilö. Jos haluamasi nimi ei tule näkyviin, valitse vaihtoehto Eikö henkilöä löydy luettelosta? Kokeile täyttä hakutoimintoa. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa aloittamalla kirjoittaa yhteisön nimeä ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. d. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. 5. Valinnainen: Valitse Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi, jos haluat määrittää, että kaikki organisaation jäsenet näkevät tiedoston. 6. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. 62 SmartCloud Docs

67 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 66 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Tietoja laskentataulukoiden kommenteista sivulla 70 Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukoiden siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 53 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia laskentataulukkolajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä laskentataulukoita. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Laskentataulukoiden yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 68 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata laskentataulukkoa samaan aikaan. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen laskentataulukoissa sivulla 69 Kun muokkaat laskentataulukkoa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Kommenttien luonti laskentataulukoissa sivulla 72 Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Laskentataulukon kommenttien tarkastelu sivulla 73 Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Laskentataulukon kommenttien haku sivulla 75 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Laskentataulukoiden tallennus sivulla 58 Tallenna luonnoksena muokkaamasi laskentataulukko Tallenna-komennolla. Käytä Tallenna nimellä -komentoa, jos haluat tallentaa luonnoksen (tai julkaistun version) luonnoksena uudella nimellä. Version julkaisu sivulla 59 Kun olet lopettanut laskentataulukon muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Yhteiskäyttöön määrittämäsi -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka käyttötason haluat määrittää, ja napsauta Lisää-painiketta. Laskentataulukoiden käsittely 63

68 3. Napsauta Näytä tiedoston tiedot -painiketta ja napsauta sen jälkeen Yhteiskäyttö-välilehteä. 4. Tee jokin seuraavista toimista: v Jos haluat poistaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeuden Muokkaajat- tai Lukijat -kentistä, napsauta kyseisen henkilön tai yhteisön nimen vieressä olevaa x-painiketta. v Jos haluat vaihtaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeustason, esimerkiksi vaihtaa lukijatason muokkaajatasoksi, lukijataso on ensin poistettava. Napsauta sitten Muokkaajat-kentän Lisää-painiketta. Määritä käyttöoikeus valitsemalla Muokkaajaksi-vaihtoehto. v Jos haluat kaikkien henkilöiden, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön, voivan määrittää tiedoston yhteiskäyttöön muiden kanssa, valitse Salli muiden määrittää tämä tiedosto yhteiskäyttöön -vaihtoehto. 64 SmartCloud Docs

69 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 66 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Tietoja laskentataulukoiden kommenteista sivulla 70 Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Taulukoiden siirto palvelimeen yhteiskäyttöä varten sivulla 53 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia laskentataulukkolajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä laskentataulukoita. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 68 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata laskentataulukkoa samaan aikaan. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen laskentataulukoissa sivulla 69 Kun muokkaat laskentataulukkoa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Kommenttien luonti laskentataulukoissa sivulla 72 Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Laskentataulukon kommenttien tarkastelu sivulla 73 Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Laskentataulukon kommenttien haku sivulla 75 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Reaaliaikainen laskentataulukoiden yhteismuokkaus Voit tehdä yhteistyötä reaaliajassa muokkaamalla laskentataulukkoa työryhmänä muiden käyttäjien kanssa. Voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa reaaliajassa sekä luoda kommentteja ja keskusteluja. Tietoja tästä tehtävästä Kun muokkaat online-tilassa IBM Docs -ohjelmalla, voit käyttää ryhmätyöominaisuuksia, kuten yhteismuokkausta ja kommentteja. Jos sinulla ei ole sosiaalisten muokkausominaisuuksien käyttöoikeuksia, et voi käyttää yhteismuokkausta muiden käyttäjien kanssa. Saat lisätietoja pääkäyttäjältä. Laskentataulukoiden käsittely 65

70 Laskentataulukoiden reaaliaikainen yhteismuokkaus Kun määrität laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden kanssa ja määrität heille muokkausoikeudet laskentataulukkoon, voit aloittaa reaaliaikaisen yhteismuokkauksen. Tietoja tästä tehtävästä Voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa. Tämä parantaa työryhmien tehokkuutta laskentataulukoita laadittaessa. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Eri muokkaajien tekemät muutokset näkyvät eri väreillä korostettuina. Voit tarkistaa, ketkä käyttävät yhteismuokkaustilaa, katsomalla sivupalkissa olevaa muokkaajien luetteloa. Kun yhteismuokkaustyö on valmis, kuka tahansa muokkaajista voi tallentaa laskentataulukon luonnoksena tai uutena versiona yhteiskäytössä oleviin tiedostoihin. Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. 66 SmartCloud Docs Kun luot laskentataulukkoa, saatat tarvita sisältöä tai tietoja työtovereiltasi tai ystäviltäsi, jolloin sinun on muokattava laskentataulukkoa yhdessä heidän kanssaan. Perinteisissä toimiston tuottavuussovelluksissa laskentataulukko on tallennettava tietokoneen kiintolevylle ja lähetettävä sitten työtovereille sähköpostitse tai siirrettävä heidän käsiteltäväkseen USB-muistin avulla. Lisäksi työtovereittesi on asennettava tarvittava työasemasovellus, kuten Lotus Symphony tai Microsoft Office, omaan tietokoneeseensa. Kun työtoverisi muokkaavat laskentataulukkoa, et näe heidän tekemiään muutoksia, ennen kuin he lähettävät laskentataulukon takaisin sinulle. Paljon aikaa tuhlautuu liitteiden lähetykseen edestakaisin. Yhteismuokkaus voi nyt auttaa ratkaisemaan tämän ongelman. Kaikki käyttäjät, joilla on Internetyhteys, voivat muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti, ja näet heidän tekemänsä muutokset heti. Ainoa edellytys on, että olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja määrittänyt haluamasi käyttäjät tiedoston muokkaajiksi.

71 Monille asiakkaille Lotus Symphony on järkevä ratkaisu. Se on ilmainen, tukee Windows-, Linux- ja Mac OS -käyttöjärjestelmiä ja sisältää tehokkaan ja kattavan toimisto-ohjelmiston. IBM Docs tukee käyttäjäprofiileja ja -skenaarioita, joissa ei tarvita kaikkia täydet ominaisuudet sisältävän työasemaohjelman toimintoja. IBM Docs -ohjelman avulla voit hyödyntää tehokkaita yhteistyötapoja dynaamisemmissa, epämuodollisissa asiakirjoissa, laskentataulukoissa ja esityksissä. Käyttämällä yhteismuokkaustoimintoja voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Voit selvittää helposti, ketkä käyttävät yhteismuokkaustilaa, katsomalla muokkaajien luetteloa sivupalkissa. Eri muokkaajien tekemät muutokset näkyvät eri väreillä korostettuina, ja IBM Docs tallentaa muutokset heti automaattisesti. Kun yhteismuokkaustoimet on tehty, kuka tahansa muokkaajista voi tallentaa laskentataulukon palvelimeen. Esimerkki Linda on assistentti IT-osastolla, ja hänen on laadittava esimiehelleen tietokoneiden tilaraportti. Linda luo laskentataulukon, johon hän tarvitsee tietoja viiden työryhmän IT-edustajilta. Aiemmin Lindan täytyi lähettää laskentataulukko liitetiedostona sähköpostitse kullekin edustajalle ja yhdistää sitten eri henkilöiden hänelle takaisin lähettämät versiot. Nyt Linda saa raportin valmiiksi tehokkaasti IBM Docs -ohjelman avulla. Linda luo laskentataulukon, määrittää sen yhteiskäyttöön mainittujen viiden edustajan kanssa ja määrittää heidät laskentataulukon muokkaajiksi. Tämän jälkeen Linda pyytää edustajia täyttämään tarvittavat tiedot. Linda näkee kaikkien viiden edustajan laatimat raportit heti. Kun yhteismuokkaustoimet ovat valmiit, Linda voi määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön esimiehensä kanssa ja pyytää tätä tarkistamaan laskentataulukon sekä lisäämään siihen kommentteja. Laskentataulukoiden käsittely 67

72 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Lukujen muotoileminen sivulla 78 Luvun ulkoasu voi olla erilainen kuin soluun kirjoitettu varsinainen arvo. Ulkoasu vaihtelee numeromuodon mukaan. Numeromuotojen avulla voidaan erotella erilaisia tietoja toisistaan esimerkiksi valuutta-arvoja prosenttiarvoista. Numeromuodot ohjaavat vain sitä, millaisina luvut näkyvät IBM Docs -ohjelmassa. Numeromuodot eivät vaikuta siihen, miten ohjelma tallentaa tai laskee luvut. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata laskentataulukkoa samaan aikaan. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen laskentataulukoissa sivulla 69 Kun muokkaat laskentataulukkoa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 63 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Laskentataulukoiden yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata laskentataulukkoa samaan aikaan. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Tietoja tästä tehtävästä Kullakin yhteismuokkausryhmän osallistujalla on oltava laskentataulukon muokkausoikeudet. Jos haluat esimerkiksi muokata laskentataulukkoa yhdessä työryhmäsi jäsenten kanssa, sinun on määritettävä laskentataulukko yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja määritettävä heidät laskentataulukon muokkaajiksi. Voit muokata laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Jos olet tiedoston omistaja ja aloitat yhteismuokkauksen, valitse Tiedostot-sovelluksen Yhteiskäyttöön määrittämäsi tiedostot -vaihtoehto. Napsauta muussa tapauksessa Sinulle yhteiskäyttöön määritetyt tiedostot -painiketta. 2. Napsauta Tiedostot-luettelossa sen laskentataulukon nimeä, jota haluat muokata yhdessä muiden käyttäjien kanssa. Valitse sitten Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa. Huomautus: Jos olet tiedoston omistaja ja olet käsitellyt laskentataulukkoa aiemmin, se avautuu IBM Docs -ohjelmaan. Jos näin ei ole, Aloitetaanko onlinemuokkaus IBM Docs -ohjelmassa? -ikkuna avautuu. Jatka valitsemalla Muok- 68 SmartCloud Docs

73 kaa online-tilassa -vaihtoehto. Muut muokkaajat eivät näe Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -painiketta, ennen kuin tiedoston omistaja on avannut laskentataulukon IBM Docs -ohjelmassa aiemmin. 3. Laskentataulukko avautuu ja siirryt yhteismuokkaustilaan. 4. Kaikkien muokkaajien nimet näkyvät sivupalkin luettelossa. Nimi näkyy lihavoituna ja sen jäljessä on värimääritys, kun muokkaaja siirtyy yhteismuokkaustilaan. Voit muuttaa laskentataulukkoa ja nähdä samalla muiden tekemät muutokset erivärisinä. Huomautus: Muutokset tallentuvat automaattisesti laskentataulukkoluonnokseen koko muokkausprosessin ajan. 5. Kun olet valmis sallimaan lukijoille laskentataulukon tarkastelu- tai latausoikeudet, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 6. Sulje laskentataulukkovälilehti. Huomautus: Jos toinen muokkaaja poistaa tiedoston, saat siitä ilmoituksen muokkausistunnon aikana. Napsauta OK-painiketta ilmoituksessa, jossa kehotetaan tallentamaan luonnos uutena tiedostona ja jolla varmistetaan, että tekemäsi muutokset säilyvät. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 66 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen laskentataulukoissa Kun muokkaat laskentataulukkoa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 63 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen laskentataulukoissa Kun muokkaat laskentataulukkoa yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Toimintaohjeet Väri-ilmaisimet ovat oletusarvon mukaan näkyvissä. Voit sulkea yhteismuokkauksen muutosten väri-ilmaisimet valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Yhteismuokkauksen korostukset. Huomautus: Järjestelmän pääkäyttäjä määrittää eri muokkaajia vastaavat värit. Yhteismuokkauksen tunnusvärejä ei voi muuttaa. Laskentataulukoiden käsittely 69

74 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 66 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 68 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata laskentataulukkoa samaan aikaan. Voit muokata eri soluja tai tehdä muokkaustoimia samassa solussa, samassa sarakkeessa tai samalla rivillä. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 63 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Kommenttien käyttö yhteistyöhön laskentataulukoissa Kun teet yhteistyötä useiden laskentataulukon muokkaajien kanssa, on kätevää lisätä kommentteja. Ne helpottavat viestintää eri aikaan työskentelevien muokkaajien kanssa. Tietoja tästä tehtävästä Kun luot kommentin, näkyviin tulee sivupalkki, jossa näkyy luettelo kaikista laskentataulukon kommenteista. Jokaisen kommentin kohdalta voit liittyä keskusteluun useiden muokkaajien kanssa lisäämällä vastauksia. Keskustelusäie näkyy sisennettynä kunkin kommentin alla. Voit poistaa kommentteja ja osoittaa kommentteja tai vastauksia toiselle muokkaajalle Voit tarkastella sinulle osoitettuja tai itse luomiasi kommentteja. Voit myös suodattaa kommentit muokkaajien mukaan, jolloin saat selville, mitkä kommentit tai vastaukset on osoitettu heille ja mitkä kommentit tai vastaukset ovat heidän kirjoittamiaan. Tietoja laskentataulukoiden kommenteista Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. 70 SmartCloud Docs

75 Kaikki kommentit näkyvät Kommentit-näytössä, jossa näkyy myös kunkin kommentin vastaussäie kommentin alla. Voit luoda tai poistaa kommentteja, lisätä vastauksia, osoittaa kommentteja tai vastauksia toisille muokkaajille ja hakea kommenttien avainsanoja. Voit tarkastella sinulle osoitettuja kommentteja tai vastauksia ja muiden muokkaajien luomia tai heille osoitettuja kommentteja tai vastauksia. Jos kommentin keskustelussa on kohta, joka edellyttää lisäperehtymistä, tai kysymys, joka edellyttää vastausta, voit osoittaa kyseisen kohdan kenelle tahansa laskentataulukon muokkaajista. voit osoittaa vastauksen kenelle tahansa muokkaajista. Toimeksiannon saajat näkevät heille osoitetut kommentit tai vastaukset Kommentit-näytössä. Esimerkki Ohjelmajohtaja Tiina on laatinut vuoden 2011/2012 liiketoimintasuunnitelman luonnoksen, johon hän tarvitsee kommentteja projektinsa johtajilta. Ennen Tiinan täytyi lähettää sähköpostia kaikille johtajille ja pyytää heitä antamaan kommentteja sähköpostitse tai muokkaamaan liitetiedostona lähetettyä laskentataulukkoa. Koska kommentteja ei annettu samaan versioon, Tiina joutui selvittämään, mitkä kommentit koskivat mitäkin osaa, ja yhdistämään kommentit. Jos Tiina tämän jälkeen olisi halunnut johtajien perehtyvän tiettyihin ongelmiin, hän olisi jälleen joutunut lähettämään sähköpostia. Nyt Tiina voi määrittää kyseisen liiketoimintasuunnitelman yhteiskäyttöön kaikkien johtajien kanssa ja pyytää heiltä kommentteja. Johtajat voivat lisätä kommentteja eri aikoihin ja keskustella tärkeimmistä ongelmakohdista. Tiina voi osoittaa kysymyksiä kenelle tahansa johtajalle, jos esimerkiksi tiettyyn kohtaan täytyy perehtyä tarkemmin, minkä jälkeen tehtävään osoitettu johtaja voi tehdä muutoksia suunnitelmaan. Laskentataulukoiden käsittely 71

76 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti laskentataulukoissa Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Laskentataulukon kommenttien tarkastelu sivulla 73 Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Laskentataulukon kommenttien haku sivulla 75 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 63 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Kommenttien luonti laskentataulukoissa Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Tietoja tästä tehtävästä Laskentataulukoissa kommentteja voidaan luoda vain soluihin ja kuhunkin soluun voidaan luoda vain yksi kommentti. Toimintaohjeet 1. Napsauta solua, johon haluat luoda kommentin. 2. Valitse vaihtoehdot Työryhmä > Lisää kommentti tai napsauta työkalurivin Lisää kommentti -kuvaketta. Kommentit-näyttö tulee näkyviin. 3. Kirjoita kommentti kenttään ja paina Enter-näppäintä tai napsauta Lisää-painiketta. Järjestelmä lisää kommentin laskentataulukkoon, ja kommenttinäytössä näkyy kommentin lisäksi nimesi, päivämäärä ja kellonaika. Nyt voit aloittaa keskustelun toisten kanssa. 4. Valinnainen: Jos haluat osoittaa kommentin tietylle muokkaajalle, ja näkyviin tulee luettelo asiakirjan muokkaajista. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten kommenttisi. 72 SmartCloud Docs

77 5. Valinnainen: Kuhunkin soluun voidaan luoda vain yksi kommentti. Valitse vaihtoehdot Työryhmä > Lisää kommentti uudelleen, jos haluat luoda toisen kommentin toiseen soluun. Kaikki kommentit näkyvät sivupalkissa rinnakkaisina kansioina. 6. Voit vastata kommentteihin laajentamalla kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta, valitsemalla Vastaa ja kirjoittamalla sitten vastauksesi kenttään. Paina Enter-näppäintä, kun olet kirjoittanut vastauksen valmiiksi. Järjestelmä lisää vastauksen kommenttiin ja merkitsee sen erilaisella kuvakkeella. 7. Valinnainen: Voit osoittaa vastauksen haluamallesi muokkaajalle. Jos kun kirjoitat vastauksen sisältöä, näkyviin tulee luettelo asiakirjan muokkaajista. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten vastauksesi. 8. Jos haluat poistaa kommentteja, napsauta roskakorikuvaketta. Kommentti ja kaikki siihen liittyvät vastaukset poistetaan. 9. Kun laskentataulukon kommentit ja vastaukset ovat valmiit, piilota Kommentitnäyttö valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden kommenteista sivulla 70 Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukon kommenttien tarkastelu Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Laskentataulukon kommenttien haku sivulla 75 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 63 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Laskentataulukon kommenttien tarkastelu Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Tietoja tästä tehtävästä Voit tarkastella kommentteja ja vastauksia, jotka ole luonut itse tai jotka on osoitettu sinulle. Voit myös tarkastella kommentteja ja vastauksia, jotka toiset muokkaajat ovat luoneet tai jotka on osoitettu toisille muokkaajille. Laskentataulukoiden käsittely 73

78 Toimintaohjeet Voit tarkastella kommentteja ja vastauksia seuraavasti: 1. Saat kommenttinäytön näkyviin valitsemalla sivupalkista Kommentit-vaihtoehdon. Jos sivupalkki ei ole näkyvissä, avaa se valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 2. Voit laajentaa haluamasi kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta, jolloin tarkka sisältö ja vastaussäikeet tulevat näkyviin. Kohdistin osoittaa sijaintiin, johon kommentti on luotu. Voi napsauttaa myös laskentataulukossa olevaa kommenttimerkkiä. Kommentti näkyy sivupalkissa. 3. Valitse Kommentit-näytöstä vaihtoehto ja valitse Näytä minulle osoitetut kommentit -vaihtoehto. Näkyviin tulevat kaikki sinulle osoitetut kommentit. Vaikka sinulle olisi osoitettu vain yksi kommentin vastaus, näkyviin tulee koko kommenttiketju. 4. Napsauta Kommentit-näytössä ja valitse Näytä omat kommentit -vaihtoehto. Näkyviin tulevat kaikki kirjoittamasi kommentit. Vaikka olisit kirjoittanut vain yhden kommentin vastauksen, näkyviin tulee koko kommenttiketju. 5. Voit tarkastella muiden muokkaajien kirjoittamia tai muille muokkaajille osoitettuja kommentteja tai niiden vastauksia napsauttamalla haluamasi muokkaajan nimeä Muokkaajat-näytössä. Asetuksessa Osoitettu: avulla kaikki ketjut, joissa kyseinen muokkaaja mainitaan. Voit tarkastella tietyn muokkaajan kirjoittamia kommentteja tai vastauksia napsauttamalla Kirjoittajapainiketta. Huomautus: Kun napsautat yhtä muokkaajan nimeä, se korostuu. Kun napsautat muokkaajan nimeä uudelleen, muokkaajan kirjoittamat tai hänelle osoitetut kommentit ja vastaukset suljetaan. 6. Voit laajentaa kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta. Tällöin näkyviin tulee valitun kommentin tarkka keskusteluketju. 7. Jos et halua tarkastella kommentteja tai vastauksia, poistu napsauttamalla Sulje-painiketta. 74 SmartCloud Docs

79 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden kommenteista sivulla 70 Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti laskentataulukoissa sivulla 72 Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Laskentataulukon kommenttien haku Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 63 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Laskentataulukon kommenttien haku Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Toimintaohjeet 1. Tuo Kommentit-näyttö näkyviin napsauttamalla sivupalkin Kommentit-painiketta. Jos sivupalkki ei ole oletusarvon mukaan näkyvissä, avaa se valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 2. Napsauta -kuvaketta Kommentit-näytössä ja valitse Hae kommenteista -vaihtoehto. 3. Kirjoita avainsanat hakukenttään. 4. Paina Enter-näppäintä tai napsauta Hae-painiketta. Näkyviin tulevat kommentit, jotka sisältävät määritetyt avainsanat. 5. Jos et saa haluamiasi tuloksia, anna uudet avainsanat ja tee uusi haku. 6. Sulje haku napsauttamalla Sulje-painiketta. Laskentataulukoiden käsittely 75

80 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden kommenteista sivulla 70 Kun käsittelet laskentataulukkoa yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, IBM Docs -ohjelman kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata laskentataulukon tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti laskentataulukoissa sivulla 72 Kun muokkaat tai tarkistat laskentataulukkoa, voit luoda yksittäiseen soluun yhden kommentin, joka helpottaa yhteistyötä muiden muokkaajien kanssa. Kaikki laskentataulukon kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Laskentataulukon kommenttien tarkastelu sivulla 73 Kun avaat laskentataulukon, voit valita sivupalkin näyttämisen, jos se ei ole näkyvissä oletusarvoisesti. Sen jälkeen voit tarkastella kaikkia tämän laskentataulukon kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Laskentataulukoiden määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 61 Voit määrittää laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää laskentataulukolle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Laskentataulukoiden käyttötasojen määritys sivulla 63 Kun olet määrittänyt laskentataulukon yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. Laskentataulukoiden ulkoasun muuttaminen Laskentataulukoita voidaan tehostaa yksinkertaisilla ulkoasumuutoksilla. Jos haluat saada yleiskuvauksen siitä, mitä voit tehdä, tutustu aiheeseen Fontit, reunat ja värit. Aiheessa Laskentataulukoiden pikaohje on lisätietoja siitä, miten voit tehdä yksinkertaisia muutoksia. Lisäaiheissa on lisäohjeita joidenkin toimintojen toteuttamista varten. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Fontit, reunat ja värit Voit korostaa tärkeitä tietoja muuttamalla tekstin tyyliä ja tasausta sekä lisäämällä soluihin ja alueisiin reunoja ja taustavärejä. 76 SmartCloud Docs

81 Käyttämällä laskentataulukon työkalurivin kuvakkeita voit tehdä minkä tahansa seuraavista muotoilutoimista. Muista valita muotoiltava teksti, solu tai alue, ennen kuin napsautat kuvaketta. Fontit Voit parantaa laskentataulukoiden ulkoasua muuttamalla tekstin kokoa ja sen tasausta. Reunat Voit lisätä reunoja solujen ja alueiden ympärille. Kun lisäät reunan, järjestelmä lisää reunan solun tai alueen kaikille puolille. Reunat ovat eri ominaisuus kuin taulukon solut toisistaan erottavat ruudukkoviivat. Reuna voidaan määrittää halutun väriseksi, ja reunat ovat aina näkyvissä, kun taulukko tulostetaan. Väri Voit muuttaa tekstin ja reunojen väriä sekä lisätä taustavärejä soluihin ja alueisiin. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukon solujen oletusmuotoilun palautus sivulla 78 Oletusmuotoilu-komennon avulla voit kumota aiemmin käyttöön otetut fonttien, reunojen, taustojen ja lukujen muotoilut. Laskentataulukoiden luonti mallipohjista sivulla 51 Valitse galleriasta mallipohja, joka sisältää tiettyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen sopivat elementit. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Laskentataulukoiden fonttien muuttaminen Voit muuttaa valitun tekstin fonttia laskentataulukoissa. Laskentataulukoiden käsittely 77

82 Toimintaohjeet 1. Valitse solu tai alue, jonka tekstin fonttia haluat muuttaa. 2. Valitse vaihtoehdot Muoto > Fontti ja napsauta sen jälkeen haluamasi fontin nimeä. Rivin korkeuden tai sarakkeen leveyden muuttaminen Vetämällä rivin tai sarakkeen otsikon reunaa voit säätää kyseisen rivin korkeutta tai sarakkeen leveyttä. Toimintaohjeet 1. Voit määrittää rivin koon uudelleen vetämällä rivin otsikon reunaa. 2. Voit määrittää sarakkeen koon uudelleen vetämällä sarakkeen otsikon reunaa. Esimerkki Laskentataulukon solujen oletusmuotoilun palautus Oletusmuotoilu-komennon avulla voit kumota aiemmin käyttöön otetut fonttien, reunojen, taustojen ja lukujen muotoilut. Lukujen muotoileminen Tietoja tästä tehtävästä Voit palauttaa solun, sarakkeen, rivin tai useiden peräkkäisten rivien tai alueen oletusmuotoilun. Toimintaohjeet 1. Valitse taulukon osa, jonka oletusmuotoilun haluat palauttaa. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Oletusmuotoilu. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Fontit, reunat ja värit sivulla 76 Voit korostaa tärkeitä tietoja muuttamalla tekstin tyyliä ja tasausta sekä lisäämällä soluihin ja alueisiin reunoja ja taustavärejä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukoiden luonti mallipohjista sivulla 51 Valitse galleriasta mallipohja, joka sisältää tiettyyn liiketoiminnalliseen tarkoitukseen sopivat elementit. Mallipohjan valinta edellyttää, että olet laskentataulukon omistaja tai muokkaaja. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Luvun ulkoasu voi olla erilainen kuin soluun kirjoitettu varsinainen arvo. Ulkoasu vaihtelee numeromuodon mukaan. Numeromuotojen avulla voidaan erotella erilaisia tietoja toisistaan esimerkiksi valuutta-arvoja prosenttiarvoista. Numeromuodot ohjaavat vain sitä, millaisina luvut näkyvät IBM Docs -ohjelmassa. Numeromuodot eivät vaikuta siihen, miten ohjelma tallentaa tai laskee luvut. Esimerkiksi arvo voi näkyä muodossa 25,45. Luku muotoillaan automaattisesti, jos se annetaan käyttämällä kellonajan muotoa, päivämäärämuotoa, prosenttimerkkiä tai omaa valuuttasymbolia. Jos kirjoitat esimerkiksi arvon 12:31:57, solulle 78 SmartCloud Docs

83 määritetään automaattisesti kellonajan muoto (HH:MM:SS). Näissä tapauksissa käytetty muotoilu vastaa paikallistunnusta. Voit käyttää eri muotoa valitun alueen luvuissa valitsemalla vaihtoehdot Muotoilu > Luku. Numeromuotojen luokat Numeromuodot on jaettu seuraaviin luokkiin: luku, prosentti, valuutta, eksponentti ja päivämäärä tai kellonaika. Kullakin luokalla on muotojen aliluokkia, jotka määrittävät esimerkiksi sen, näytetäänkö luku pyöristettynä vai desimaalilukuna. Aliluokkien tarkka sisältö määräytyy oletusarvoisen paikallistunnusasetuksen mukaan. Huomautus: Kun muokkaat Microsoft Excel- tai IBM Symphony -laskentataulukoita IBM Docs -ohjelmassa, eksponenttimuodossa näytetyt luvut sisältävät saman määrän kokonaislukuja, desimaaleja ja eksponentteja kuin niillä on alkuperäisessä tiedostossa. Kun lisäät eksponenttimuodon uuteen IBM Docs -laskentataulukkoon, luku muotoillaan niin, että se sisältää kaksi desimaalipaikkaa ja kaksi eksponenttia. Jos esimerkiksi kirjoitat 3e10 soluun, näkyviin tulee 3.00E+10. Esimerkkejä Seuraavassa taulukossa näkyy sama luku eri tavoin muotoiltuna. Taulukko 10. Luvun ulkoasu eri numeromuodoissa Numeromuoto Luku näkyy muodossa Pyöristetty Desimaali 1 234,57 Prosenttiosuus ,70 % Huomautus: Kun arvo muunnetaan prosenttimuotoon, järjestelmä kertoo arvon sadalla. Prosenttimuotoa käytetään usein näyttämään desimaalilukuja prosenttiosuuksina. Esimerkki: 0,08 > 8 %. Valuutta 1 234,57 Eksponentti 1.23E+03 Huomautus: Joidenkin kielten paikallistunnuksissa, kuten suomen kielen, IBM Docs käyttää pilkkua (,) desimaalierottimena pisteen (.) sijasta. Valuuttamuoto Oletusarvon mukaan valuuttamuodon paikallistunnusasetus on sama kuin Webselaimen kieliasetus. Voit muuttaa laskentataulukoiden oletusarvoista paikallistunnusta käyttämällä komentoa Tiedosto > Määritä asiakirjan paikallistunnus. Komennon Muotoile > Luku avulla voit muotoilla saman laskentataulukon eri soluja eri valuuttalajeiksi. Voit esimerkiksi muotoilla yhden solun Yhdysvaltain dollareiksi ja toisen euroiksi. Jos laskentataulukkoa saman aikaan muokkaavilla henkilöillä on selaimissaan eri kieliasetus, kukin näkee valuuttamuodon oman selaimensa kieliasetuksen mukaisesti. Kaikki näkevät kuitenkin valuuttasymbolin sen paikallistunnuksen mukaise- Laskentataulukoiden käsittely 79

84 Tietojen syöttö ja muokkaus na, jossa asiakirja on luotu. Jos yksi henkilöistä muuttaa paikallistunnuksen muuksi kuin selaimessa määritetyksi paikallistunnukseksi laskentataulukon asetusten avulla, vain hän näkee uuden valuuttamuodon. Muut näkevät edelleen muodon, joka vastaa heidän selaimessa määritettyä asetusta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 66 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Useimmat IBM Docs -muokkaustehtävät on helppo tehdä itse. Seuraavissa aiheissa on yleiskuvaus perustoiminnoista ja tehtävistä, joissa saatat tarvita apua. Tietojen muokkauksen perusteet Voit muodostaa laskentataulukon lisäämällä ja muokkaamalla tietoja, kuten lukuja, tekstiä, päivämääriä, kellonaikoja ja kaavoja. Voit kirjoittaa tiedot soluun tai kaavariville, kun solu on valittuna. Kun kirjoitat tietoja soluun, merkintä on vahvistettava painamalla Enter-näppäintä tai napsauttamalla hiiren painiketta solun ulkopuolella. Voit muokata merkintää kaksoisnapsauttamalla solua tai napsauttamalla kaavariviä, kun solu on valittuna. Lukujen syöttäminen tekstinä Jos ensimmäinen soluun syötetty merkki on numero, järjestelmä olettaa, että aiot syöttää arvon, jota haluat käyttää laskutoimituksissa. Järjestelmä tulkitsee kaikki kirjaimia ja numeroita sekaisin sisältävät merkinnät tekstiksi ja tasaa ne vasemmalle solussa. Joissakin tapauksissa lukuja on kuitenkin tarpeellista käsitellä tekstinä: saatat esimerkiksi haluta käyttää vuosilukuja 2011/2012 ja 2012 sarakeotsikoina tai syöttää postinumeron, joka alkaa nollalla. Järjestelmä poistaa nollat lukujen alusta laskentataulukoissa, ellei lukua määritetä tekstiksi. 80 SmartCloud Docs

85 Voit syöttää lukuja tekstinä aloittamalla merkinnän heittomerkillä ('). Heittomerkki ei näy solussa, mutta se näkyy kaavarivillä, kun valitset solun, joka sisältää heittomerkin. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Laskentataulukoiden pikaohje sivulla 181 Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Solujen sisällön etsintä ja korvaus Voit hakea tekstiä tai numeroita valitusta alueesta, nykyisestä taulukosta tai kaikista nykyisen laskentataulukon taulukoista. Tietoja tästä tehtävästä Kun toteutat seuraavia toimintoja, voit tarkentaa tai laajentaa hakua valitsemalla vähintään yhden seuraavista asetuksista: v v v Sama kirjainkoko solujen sisällöt vastaavat hakuperustetta vain, jos niiden kirjainkoko on sama kuin Etsi-kentän merkinnässä. Koko solu solujen sisällöt vastaavat hakuperustetta vain soluissa, jotka sisältävät vain Etsi-kentän merkinnän. Hae kaikista taulukoista kaikki nykyisen laskentataulukon taulukot sisältyvät hakuun. Huomautus: Etsi ja korvaa -toiminto ei tue tällä hetkellä säännöllisten lausekkeiden käyttöä. Toimintaohjeet v Voit etsiä tekstiä tai numeroita seuraavasti: 1. Valitse laskentataulukossa vaihtoehdot Muokkaa > Etsi ja korvaa. 2. Kirjoita etsittävät merkit Etsi-kenttään. 3. Voit tarkentaa tai laajentaa hakua valitsemalla jonkin edellä mainituista asetuksista. 4. Napsauta Etsi-painiketta. Voit siirtyä seuraavaan esiintymään napsauttamalla Etsi-painiketta uudelleen. 5. Kun olet valmis, napsauta OK-painiketta. v Voit etsiä ja korvata tekstiä tai numeroita seuraavasti: 1. Valitse laskentataulukossa vaihtoehdot Muokkaa > Etsi ja korvaa. 2. Kirjoita etsittävät merkit Etsi-kenttään. 3. Kirjoita Korvaa-kenttään merkit, joilla haluat korvata löydetyt merkinnät. 4. Voit tarkentaa tai laajentaa hakua valitsemalla jonkin edellä mainituista asetuksista. 5. Tee jompikumpi seuraavista toimista: Jos haluat tutkia, korvataanko kukin esiintymä, kirjoita Korvaa-kenttään merkit, joilla haluat korvata löydetyt merkinnät. Napsauta Etsi-painiketta ja jos haluat korvata kyseisen esiintymän, napsauta Korvaa-painiketta. Voit siirtyä seuraavaan esiintymään napsauttamalla Etsi-painiketta uudelleen. Jos haluat korvata kaikki merkinnän esiintymät, napsauta Korvaa kaikki -painiketta. 6. Kun olet valmis, napsauta OK-painiketta. Laskentataulukoiden käsittely 81

86 Hyperlinkin lisäys soluun Voit luoda linkin Web-sivulle laskentataulukon solusta lisäämällä soluun hyperlinkin.voit lisätä kuhunkin soluun vain yhden hyperlinkin. Toimintaohjeet 1. Napsauta solua ja kirjoita sen kohteen URL-osoite (esimerkiksi johon haluat luoda linkin solusta. 2. Paina Enter-näppäintä. 3. Voit käyttää hyperlinkkiä napsauttamalla solua ja viemällä kohdistimen URLosoitteen kohdalle, kunnes näet URL-osoitteen alleviivattuna. 4. Napsauta URL-osoitetta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Linkin poisto hyperlinkistä Voit poistaa linkin laskentataulukon hyperlinkistä poistamatta URL-osoitteen tekstiä. Linkin poisto hyperlinkistä Voit poistaa linkin laskentataulukon hyperlinkistä poistamatta URL-osoitteen tekstiä. Toimintaohjeet 1. Napsauta hyperlinkin sisältävää solua. 2. Pidä osoitinta Poista-sanan päällä, kunnes sana näkyy alleviivattuna. 3. Napsauta Poista-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Hyperlinkin lisäys soluun Voit luoda linkin Web-sivulle laskentataulukon solusta lisäämällä soluun hyperlinkin.voit lisätä kuhunkin soluun vain yhden hyperlinkin. Alueen täyttäminen automaattisen täytön avulla Voit täyttää alueen automaattisesti tietosarjalla vetämällä tiedot alueeseen. Järjestelmä täyttää alueen soluun tai alueeseen annettujen tietojen perusteella. 82 SmartCloud Docs

87 Tietoja tästä tehtävästä Kun järjestelmä täyttää alueen automaattisesti, se lisää arvon 1 edellisen täytetyn solun arvoon (tai poistaa arvon 1 edellisen täytetyn solun arvosta). Järjestelmä laajentaa alueen arvot alueessa voimassa olevan aritmeettisen jonon mukaisesti. Jos esimerkiksi vedät alueen, jossa solujen arvot lisääntyvät kahdella, myös jokaisen uuden täytetyn solun arvo lisääntyy kahdella. Voit täyttää alueen automaattisesti seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Valitse solu tai alue, joka sisältää tiedot, joiden perusteella haluat muodostaa sarjan. 2. Vedä solun tai alueen lopussa olevaa mustaa ilmaisinta seuraavasti: v Jos haluat täyttää sarakkeen arvoilla, jotka kasvavat alkuperäisen solun tai alueen arvoihin nähden, vedä ilmaisinta alaspäin. v Jos haluat täyttää sarakkeen arvoilla, jotka pienenevät alkuperäisen solun tai alueen arvoihin nähden, vedä ilmaisinta ylöspäin. v Jos haluat täyttää rivin arvoilla, jotka kasvavat alkuperäisen solun tai alueen arvoihin nähden, vedä ilmaisinta oikealle. v Jos haluat täyttää rivin arvoilla, jotka pienenevät alkuperäisen solun tai alueen arvoihin nähden, vedä ilmaisinta vasemmalle. Vihje: Voit poistaa valitun solun tai alueen sisällön vetämällä mustan ilmaisimen solun tai alueen sisäpuolelle. Tulokset Kun olet tehnyt vaiheet valmiiksi, näet seuraavat tulokset: v Sarakkeen tai rivin solut on täytetty alkuperäiseen soluun tai alueeseen perustuvilla arvoilla tai arvosarjoilla. Muotoilu noudattaa myös alkuperäisen solun tai solualueen muotoilua. v Jos alkuperäinen solu tai alue sisältää tekstiä tai kaavoja, järjestelmä kopioi ne soluihin, joihin vedät tiedot. Jos alkuperäinen solu tai alue sisältää tarkkoja viitteitä sisältävän kaavan, viitteet eivät muutu automaattisen täytön seurauksena. v Jos täytät tietoja piilotettuihin riveihin tai sarakkeisiin automaattisella täytöllä, näet tiedot, kun tuot rivit tai sarakkeet näkyviin myöhemmin. Jos täytät tietoja riveihin, jotka on poistettu pikasuodattimella, et kuitenkaan näe tietoja, jos lopetat kyseisten rivien suodatuksen. Taulukon solujen yhdistäminen ja jakaminen Voit yhdistää saman rivin vierekkäiset solut yhdeksi soluksi tai jakaa yhdistetyn solun yksittäisiksi soluiksi. Tietoja tästä tehtävästä Yhdistetty solu saa sisältönsä ja tyylinsä alkuperäisen alueen ensimmäisestä solusta. Työryhmäperustaisessa muokkauksessa vain ensimmäiseen soluun tehdyt muokkaukset säilyvät, jos toinen käyttäjä yhdistää alueen solut samanaikaisesti. Yhdistetyn solun jakaminen palauttaa alkuperäisten solujen sisällön ja tyylit. Voit yhdistää tai jakaa soluja seuraavasti: Laskentataulukoiden käsittely 83

88 Toimintaohjeet 1. Valitse yhdistettävät tai jaettavat solut. 2. Napsauta Yhdistä tai jaa solut -kuvaketta. Järjestelmä yhdistää sitten valitsemasi useat solut tai jakaa valitsemasi yhdistetyn solun. Laskentataulukoiden oikeinkirjoituksen tarkistus Voit tarkistaa laskentataulukon oikeinkirjoituksen, kun lopetat laskentataulukon käsittelyn. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Työkalut > Aja manuaalinen oikeinkirjoituksen tarkistus. Oikeinkirjoituksen tarkistus -ikkuna avautuu. 2. Voit toteuttaa manuaalisen oikeinkirjoituksen tarkistuksen seuraavasti: v Jos ohjelma löytää kirjoitusvirheitä, lauseen väärin kirjoitettu sana näkyy Sanaa ei löytynyt -kentässä punaisena ja alleviivattuna. Ehdotettujen sanojen luettelo näkyy Korvaa seuraavalla -kentässä. Valitse haluamasi sana luettelosta ja korjaa kirjoitusvirhe napsauttamalla Korvaa-painiketta. Jos et halua korjata kyseistä sanaa, valitse Ohita-vaihtoehto. v Jos ohjelma löytää kirjoitusvirheitä, mutta oikeaa sanaa ei näy ehdotusten luettelossa, Korvaa seuraavalla -kentässä näkyy Ei ehdotuksia -sanoma. Jatka valitsemalla Ohita-vaihtoehto. 3. Kun olet lopettanut oikeinkirjoituksen tarkistuksen, Sanaa ei löytynyt -kenttään tulee näkyviin sanoma Oikeinkirjoituksen tarkistus on valmis. Napsauta Valmis-painiketta. Laskentataulukoiden tulostaminen PDF-tiedostoihin Voit tallentaa laskentataulukon PDF-tiedostona, jotta voit ladata ja tulostaa sen. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa laskentataulukossa vaihtoehdot Tiedosto > Tulosta PDFmuotoon. 2. Määritä haluamasi sivun asetukset. 84 SmartCloud Docs

89 v Ylätunniste lisää taulukon nimen jokaisen sivun alkuun. v Alatunniste lisää sivunumeron jokaisen sivun loppuun. v Tunnisteella varustettu PDF-tiedosto kirjoittaa PDF-tunnisteet, mikä kasvattaa tiedoston kokoa. Tunnisteella varustettu PDF-tiedosto sisältää tietoja asiakirjan sisällön rakenteesta. Tämän rakenteen avulla voidaan esittää asiakirja laitteissa käytettäessä näytönlukuohjelmaa. v Ylhäältä alas, sitten oikealle jakaa laajan taulukon sivuihin, jotka tulostuvat kyseisessä järjestyksessä. v Vasemmalta oikealle, sitten alas jakaa laajan taulukon sivuihin, jotka tulostuvat kyseisessä järjestyksessä. 3. Napsauta OK-painiketta. 4. Kun näkyviin tulee Käsittely on valmis -sanoma, napsauta Lataa tiedosto napsauttamalla tätä -linkkiä. 5. Valitse Avaa seuraavan kohteen avulla ja valitse sitten OK. Tiedosto ladataan, ja se aukeaa Adobe Reader -ohjelmassa. Oletussovellus on Adobe Reader, mutta voit avata tiedoston muillakin sovelluksilla. 6. Valitse Adobe Reader -valikosta Tiedosto > Tulosta. 7. Määritä haluamasi tulostusasetukset ja napsauta OK-painiketta. Laskentataulukoiden käsittely 85

90 Laskentataulukoiden kuvien käsittely Voit lisätä kuvan laskentataulukkoon ja muuttaa sitten kuvan kokoa tai siirtää sitä. Kuvien lisäys laskentataulukoihin Voit lisätä kuvan laskentataulukkoon valikon avulla. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Kuva. Lisää kuva -ikkuna tulee näkyviin. 2. Valitse lisättävä kuva napsauttamalla Selaa-painiketta. 3. Napsauta OK-painiketta. Järjestelmä lisää kuvan laskentataulukkoon. Laskentataulukoiden kuvien siirto ja koon muutto Voit siirtää laskentataulukoiden kuvia ja muuttaa niiden kokoa vetämällä. Tietoalueiden hallinta Toimintaohjeet 1. Valitse kuva napsauttamalla sitä. 2. Jos haluat siirtää kuvan, aseta hiiren osoitin kuvan reunuksen sisäpuolelle niin, että näkyviin tulee hiusristikko, ja vedä. 3. Jos haluat muuttaa kuvan kokoa, aseta hiiren osoitin kuvan reunuksen päälle niin, että näkyviin tulee kaksipuolinen nuoli, ja vedä. Tietoja taulukon tai alueen tietojen lajittelusta ja viittaamisesta toisen taulukon tietoihin. Alue voi olla yksittäinen solu, suorakaiteen muotoinen lohko vierekkäisiä soluja, kokonainen taulukko tai kokonainen laskentataulukko. Alue ilmaistaan alueen ensimmäisen ja viimeisen solun osoitteina, jotka on erotettu toisistaan kaksoispisteellä. Esimerkki: A1:B4. Seuraavat toimet auttavat tietojen hallinnassa. Tietojen lajittelu Voit lajitella sarakkeen tai alueen tiedot nousevaan tai laskevaan järjestykseen määritetyn sarakkeen arvojen perusteella. Englanninkielisten tietojen oletusarvon mukainen lajittelujärjestys on aakkosjärjestys. Saksan-, japanin- ja ranskankielisten tietojen lajittelujärjestystä ohjaavat paikalliset käytännöt. Muissa kielissä järjestystä ohjaavat vain Unicode-arvot. Toimintaohjeet 1. Valitse sarake tai alue, jonka tiedot haluat lajitella. 86 SmartCloud Docs

91 Huomautus: Jos valitset Alue sisältää sarakkeiden nimiöt -vaihtoehdon, lajittelu alkaa sarakkeen nimiön (otsikoiden) jälkeiseltä riviltä. 2. Valitse vaihtoehdot Tiedot > Lajittele ja valitse sitten Nouseva tai Laskeva sen mukaan, mitä lajittelujärjestystä haluat käyttää. Pikasuodattimien käyttö Pikasuodatin-toiminto lisää tietosarakkeeseen yhdistelmäruutuohjausobjektin, jonka avulla voidaan valita näytettäviä tietueita (rivejä). Toimintaohjeet 1. Valitse suodatusehtona käytettävän arvon tai merkkijonon sisältävä sarake. 2. Valitse vaihtoehdot Tiedot > Pikasuodatin. Sarakkeen otsikkoon lisätään nuolinäppäin. 3. Napsauta nuolinäppäintä tai paina näppäinyhdistelmää Alt+alanuoli. Näkyviin tulee paneeli, jossa näkyvät kaikki suodatusehdot. Valitse haluamasi ehdot ja valitse OK. Valittuja suodatusehtoja vastaavat tietueet tulevat näkyviin.voit selata ehtoja ylä- ja alanuolinäppäimellä. Voit myös sulkea paneelin painamalla Esc-näppäintä. 4. Voit lajitella suodatetun sarakkeen napsauttamalla suodatusluettelon alussa olevaa Nouseva lajittelu- tai Laskeva lajittelu -painiketta. Rivien ja sarakkeiden piilotus Voit piilottaa rivejä ja sarakkeita laskentataulukossa. Toimintaohjeet 1. Voit piilottaa rivit seuraavasti: a. Valitse vähintään yksi piilotettava rivi napsauttamalla rivin otsikkoa tai vetämällä otsikoiden yli. b. Valitse vaihtoehdot Muoto > Piilota rivi. 2. Voit piilottaa sarakkeet seuraavasti: a. Valitse piilotettava sarake napsauttamalla sen otsikkoa. Vihje: Et voi valita useita sarakeotsikoita vetämällä, mutta voit silti piilottaa useita sarakkeita noudattamalla seuraavia ohjeita kussakin piilotettavassa sarakkeessa. b. Valitse vaihtoehdot Muoto > Piilota sarake. 3. Rivien tai sarakkeiden otsikoissa oleva katko osoittaa, että rivit tai sarakkeet on piilotettu. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Rivien ja sarakkeiden näyttö Voit tuoda piilotettuja rivejä ja sarakkeita näkyviin laskentataulukossa. Rivien ja sarakkeiden näyttö Voit tuoda piilotettuja rivejä ja sarakkeita näkyviin laskentataulukossa. Toimintaohjeet 1. Voit tuoda piilotetut rivin näkyviin seuraavasti: v Valitse alue, joka sisältää vähintään yhden piilotetun rivin ja valitse vaihtoehdot Muoto > Näytä rivi. Laskentataulukoiden käsittely 87

92 v Valitse rivit piilotettujen rivien jommaltakummalta puolelta vetämällä rivien otsikoita. Napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä rivi. Piilotettu rivi tai piilotetut rivit tulevat näkyviin. 2. Voit tuoda piilotetun sarakkeen näkyviin seuraavasti: v Valitse piilotetun sarakkeen jäljessä oleva sarake ja valitse vaihtoehdot Muoto > Näytä sarake. v Valitse piilotetun sarakkeen jäljessä oleva sarake, napsauta valintaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Näytä sarake. Piilotettu sarake tulee näkyviin. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Rivien ja sarakkeiden piilotus sivulla 87 Voit piilottaa rivejä ja sarakkeita laskentataulukossa. Muiden taulukoiden soluihin viittaaminen Samoja tietoja ei tarvitse syöttää useisiin taulukoihin, kun eri taulukoiden sisältämiä solujen arvoja linkitetään viitteiden avulla. Tietoja tästä tehtävästä Voit kirjoittaa Taulukon 2 soluun A1 esimerkiksi kaavan =Taulukko1!A1, joka linkittää kyseisen solun Taulukon 1 soluun A1. Kun seuraavan kerran siirryt Taulukon 2 soluun A1, näet siinä Taulukon 1 solun A1 sisällön kirjoittamasi kaavan asemesta. Toimintaohjeet 1. Napsauta solua, johon haluat lisätä toisen taulukon soluun osoittavan viitteen. 2. Kirjoita sen solun kaava, johon haluat viitata. Seuraavat toimet Huomautus: Voit viitata kaavoissa myös saman tai toisen taulukon solualueeseen valitsemalla alueen vetämällä ja painamalla Enter-näppäintä. Alueen osoite lisätään kaavaan automaattisesti. Tietojen ja kuvien kopiointi Voit kopioida ja liittää tietoja tai kuvia yhdessä laskentataulukossa, laskentataulukoiden välillä tai laskentataulukon ja ulkoisten sovellusten välillä. Tietoja tästä tehtävästä Kun haluat kopioida ja liittää tietoja tai kuvia yhdessä laskentataulukossa, esimerkiksi eri taulukkovälilehtien välillä, tai useiden laskentataulukoiden välillä, voit tehdä sen valikon tai pikavalikon Kopioi- ja Liitä-komennoilla. Voit myös käyttää näppäinyhdistelmiä Ctrl+C ja Ctrl+V tai näiden kahden menetelmän yhdistelmää. Voit esimerkiksi kopioida Kopioi-komennon avulla ja liittää näppäinyhdistelmän Ctrl+V avulla yhdessä laskentataulukossa tai useiden laskentataulukoiden välillä. Jos kuitenkin haluat kopioida tietoja laskentataulukon ja ulkoisten sovellusten välillä, sinun on käytettävä näppäinyhdistelmiä Ctrl+C ja Ctrl+V. Voit kopioida laskentataulukon tietyn alueen ja liittää sen tiedot ulkoiseen sovellukseen seuraavasti: 88 SmartCloud Docs

93 Toimintaohjeet 1. Valitse alue, jonka tietoja haluat kopioida ulkoiseen sovellukseen. Vihje: Jos valitsemasi alue sisältää kuvan, vain tiedot kopioidaan. 2. Kopioi painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+C. 3. Avaa ulkoinen sovellus ja napsauta kohtaa, johon haluat liittää tiedot. 4. Liitä tiedot painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+V. Alueen nimeäminen Voit helpottaa kaavojen kirjoitusta ja ymmärtämistä nimeämällä tärkeät solualueet ja käyttämällä nimiä alueiden osoitteiden sijasta kaavoissa. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa laskentataulukossa nimettävä alue vetämällä. 2. Valitse vaihtoehdot Lisää > Nimetty alue > Uusi alue. 3. Kirjoita alueen nimi. Huomautus: Aloita alueen nimi kirjaimella, kenoviivalla (\) tai alaviivalla (_). Älä käytä välilyöntejä nimessä. Älä käytä kirjaimia "r" tai "c" yksinään nimenä, koska nämä kirjaimet ovat pikanäppäimiä IBM Docs -laskentataulukoissa. Älä luo nimiä, jotka näyttävät solujen osoitteilta, kuten Q2 tai FY98. Kirjainkoko ei ole merkitsevät nimissä, ja ne voivat olla jopa 255 merkin pituisia. 4. Jos et vielä määrittänyt osoitetta, johon alue viittaa, tee jompikumpi seuraavista toimista: v Kun Uusi alue -ikkuna on vielä avoinna, valitse alue taulukosta vetämällä. Alueen osoite näkyy automaattisesti Viitattu kohde -kentässä. v Kirjoita alueen osoite manuaalisesti Viitattu kohde -kenttään. 5. Napsauta OK-painiketta. Nimettyjen alueiden etsintä tai muokkaus Nimettyjen alueiden hallinta -ikkunassa voit etsiä kaikki laskentataulukon nimetyt alueet tai muuttaa tiettyyn alueeseen sisältyviä soluja. Laskentataulukoiden käsittely 89

94 Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Nimetty alue > Nimettyjen alueiden hallinta. 90 SmartCloud Docs 2. Saat nimetyn alueen sijainnin näkyviin napsauttamalla alueen nimeä. Vastaava solualue näkyy korostettuna taulukossa. 3. Jos haluat säätää nimettyyn alueeseen sisältyviä soluja, tee jokin seuraavista toimista: v Kun Nimettyjen alueiden hallinta -ikkuna on avoinna, napsauta taulukkoa ja valitse uudelleen haluamasi solualue. Napsauta Käytä-painiketta. Alueen osoite näkyy automaattisesti Viitattu kohde -kentässä. v Napsauta alueen nimeä, muokkaa alueen osoitetta Viitattu kohde -kentässä ja napsauta Käytä-painiketta. 4. Napsauta Sulje-painiketta. Nimetyn alueen poisto Alueiden hallinta -ikkunan avulla voit poistaa nimetyn alueen poistamatta alueen sisältämiä tietoja. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Lisää > Nimetty alue > Alueiden hallinta. 2. Valitse nimettyjen alueiden luettelosta poistettava alue ja napsauta sitten X- merkkiä. 3. Napsauta OK-painiketta. 4. Napsauta Sulje-painiketta.

95 Suhteelliset ja tarkat viitteet Kaavoissa tietoja voidaan syöttää käyttämällä niiden solujen osoitteita, joihin tiedot on tallennettu. Kun siirrät kaavaa tai tietoja, joihin kaavassa viitataan, IBM Docs tekee automaattisesti tarvittavat muutokset niin, että kaava viittaa edelleen samoihin tietoihin. Kaavaa kopioitaessa voit kuitenkin määrittää kaavan viittaamaan alkuperäisiin tietoihin tai toisiin tietoihin käyttämällä tarkkoja tai suhteellisia viitteitä kaavan sisältämiin solujen osoitteisiin. Suhteelliset viitteet Kun kopioit kaavan, joka sisältää solujen osoitteita, IBM Docs muokkaa osoitteet kaavan uuteen taulukkosijaintiin sopiviksi. Kopioitaessa muuttuvista osoitteista (esimerkiksi B25) käytetään nimitystä suhteelliset viitteet. Tarkat viitteet säilyvät koskemattomina, kun vedät tarkan viitteen sisältävää kaavasolua. Jos esimerkiksi kaava =A1+A2 sijaitsee solussa A4 ja kopioit kyseisen kaavan soluun B4, soluun B4 kopioitu kaava muuttuu muotoon =B1+B2. IBM Docs muokkaa kaavan sisältämiä solujen osoitteita kaavan uuteen sijaintiin nähden suhteellisesti. Tarkat viitteet Joissakin tapauksissa kaavan tulee viitata täsmälleen samoihin soluihin riippumatta sijainnista, johon kaava kopioidaan. Jotta kaava viittaisi aina samoihin soluihin, sen sisältämät soluviitteet on muutettava tarkoiksi viitteiksi. Tarkka viite viittaa aina samaan soluun tai alueeseen. Voit muuttaa suhteellisen viitteen tarkaksi lisäämällä dollarimerkin ($) sarakkeen kirjaimen ja rivinumeron edelle. Esimerkki: $B$25. Tarvittaessa voit myös lisätä merkin $ taulukon nimen edelle. Esimerkki: $Taulukko2!$B$25. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja kaavoista ja funktioista Kirjoittamalla kaavoja taulukkoon voidaan tehdä laskutoimituksia, jotka sisältävät lukuja, tekstiä tai toisia kaavoja. Kaavoja käyttämällä laskentataulukon tiedot saadaan dynaamisiksi. Funktiot ovat sisäisiä kaavoja, jotka toteuttavat tietynlaisia laskutoimituksia automaattisesti. Funktioita voidaan käyttää itsenäisesti kaavoina, mutta niitä voidaan myös yhdistää toisiin funktioihin ja kaavioihin. Operaattorien avulla voit määrittää kaavan osien väliset suhteet. Kaavojen käyttö laskutoimituksissa Tässä osassa on taustatietoja kaavoista ja funktioista. Osassa on lisäksi luokiteltu funktioita koskevat aiheet niin, että toisiinsa liittyvät funktiot on helppo löytää. Tietoja kaavoista ja funktioista Kirjoittamalla kaavoja taulukkoon voidaan tehdä laskutoimituksia, jotka sisältävät lukuja, tekstiä tai toisia kaavoja. Kaavoja käyttämällä laskentataulukon tiedot saadaan dynaamisiksi. Funktiot ovat sisäisiä kaavoja, jotka toteuttavat tietynlaisia laskutoimituksia automaattisesti. Funktioita voidaan käyttää itsenäisesti kaavoina, mutta niitä voidaan myös yhdistää toisiin funktioihin ja kaavioihin. Operaattorien avulla voit määrittää kaavan osien väliset suhteet. Laskentataulukoiden käsittely 91

96 Kaavat kirjoitetaan soluihin samalla tavalla kuin muutkin laskentataulukon tiedot. Kaikkien kaavojen alussa on yhtäläisyysmerkki (=). Voit viitata saman tai toisen taulukon solualueeseen valitsemalla alueen vetämällä ja painamalla Enter-näppäintä. Alueen osoite lisätään kaavaan automaattisesti. Kun olet kirjoittanut kaavan, sen tulos näkyy solussa. Itse kaava näkyy kaavarivillä. Voit aina kirjoittaa laskettavat luvut tai tekstit suoraan kaavaan. Voit syöttää kaavoihin myös muiden solujen sisältämiä tietoja ja käyttää sen jälkeen solujen osoitteita kaavassa. Erota taulukon nimi solun tai alueen osoitteesta huutomerkin (!) avulla, esimerkiksi Taulukko2!A1 tai Taulukko2!A1:A4. Erota funktion argumentit toisistaan pilkulla (,), esimerkiksi =SUM(Taulukko1!A1,5,1234). Jos haluat estää pilkun sisältävän argumentin (esimerkiksi 1,234) tulkinnan kahdeksi argumentiksi, lisää argumentin ympärille lainausmerkit (esimerkiksi "1, 234") tai jätä pilkku pois (esimerkiksi 1234). Joissakin kielissä, kuten saksassa, käytetään argumenttien erottimena puolipistettä (;). Näissä tapauksissa ohjelma ilmoittaa, jos yrität kirjoittaa pilkun argumenttien väliin. Huomautus: Jos olet tuonut laskentataulukon IBM Lotus Symphony -ohjelmasta, jossa käytetään taulukon ja solujen välisenä erottimena pistettä (.) ja argumenttierottimena puolipistettä (;), ne muunnetaan huutomerkeiksi (!) ja pilkuiksi (,), kun muokkaat laskentataulukkoa. Taulukko 11. Esimerkkikaavoja Kaava =A1+10 =A1*16% =A1*A2 =ROUND(A1,1) =B8-SUM(B10:B14) =SUM(B8,SUM(B10:B14)) =SUM(B1:B65536) =IF(TRIM(A1)="","Solu ei saa olla tyhjä",a1) Tulos Näyttää solun A1 ja luvun 10 yhteenlaskun tuloksen. Näyttää 16 prosentin osuuden solun A1 sisällöstä. Näyttää solujen A1 ja A2 tulon. Näyttää solun A1 arvon pyöristettynä yhden desimaalin tarkkuuteen. Tämä kaava vähentää solun B8 arvosta solujen B10 - B14 summan. Laskee ensin solujen B10 B14 summan ja lisää sen sitten solun B8 arvoon. Tämä kaava laskee kaikkien sarakkeen B sisältämien lukujen summan. Korjaa virheellisen syötteen. 92 SmartCloud Docs

97 Vihje: Voit käyttää kaavoissa matemaattisia perusoperaattoreita (+, -, *, /). Kaavojen kerto- ja jakolaskut lasketaan ennen yhteen- ja vähennyslaskuja. Funktion =SUM(A1:B1) sijaan voit kirjoittaa kaavan =A1+B1. Voit käyttää myös sulkeita. Esimerkiksi kaava =(1+2)*3 tuottaa eri tuloksen kuin kaava =1+2*3. Seuraavia operaattoreita tuetaan: Taulukko 12. Operaattorit lajin mukaan Tyyppi Operaattorit Kuvaus Aritmeettiset operaattorit +-*/%^ Yhteenlaskun, vähennyslaskun, kertolaskun, jakolaskun, prosenttiosuuden ja eksponentin symbolit Tekstioperaattori & Merkkijonojen yhdistämissymboli Loogiset operaattorit = < > <= >= <> Vertailuoperaattoreiden, kuten yhtä suuri kuin ja pienempi kuin, symbolit Viiteoperaattorit :, välilyönti Soluihin liittyvien laskutoimitusten symbolit. Puolipiste tarkoittaa solualuetta, pilkku tarkoittaa solujen yhdistämistä tai unionia ja välilyönti solujen leikkausta Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Suhteelliset ja tarkat viitteet sivulla 91 Kaavoissa tietoja voidaan syöttää käyttämällä niiden solujen osoitteita, joihin tiedot on tallennettu. Taulukkofunktiot Tämä funktioluettelo sisältää kaikki taulukkofunktiot. FREQUENCY-funktio FREQUENCY-funktio palauttaa arvojoukon taajuusjakauman. Syntaksi FREQUENCY (lukusarjaluettelon_tiedot,lukusarjaluettelon_binaariarvot) lukusarjaluettelon_tiedot on laskettavien arvojen joukko. lukusarjaluettelon_binaariarvot on väli, jonka mukaan haluat jakaa tiedot Esimerkki Seuraavan taulukon sarakkeessa A on lajittelemattomia mitta-arvoja. Sarake B sisältää antamasi välit, joiden mukaan haluat jakaa tiedot sarakkeessa A. Solussa B1 määritetyn välin mukaan funktio FREQUENCY palauttaa niiden mitattujen arvojen määrän, jotka ovat pienempiä tai yhtä suuria kuin 5. Solun B2 raja-arvo on 10, joten funktio FREQUENCY palauttaa toisena tuloksena niiden mitattujen arvojen määrän, jotka ovat suurempia kuin 5 ja pienempiä tai yhtä suuria kuin 10. Soluun B6 syötetty teksti >25 on vain viitetieto. Laskentataulukoiden käsittely 93

98 Taulukko 13. FREQUENCY-funktion käyttöesimerkki A B C > Käytä yksittäistä sarakealuetta, johon määrität taajuuden luokkarajojen mukaisesti. Kenttiä, joihin funktio kirjoitetaan, on oltava yksi enemmän kuin luokkia. Käytä tässä esimerkissä aluetta C1:C6. Kirjoita funktio {=FREQUENCY(A1:A11,B1:B5)} kuhunkin alueen soluun. Taajuuslukeman tulokset näkyvät alueessa C1:C5. MMULT-funktio MMULT-funktio laskee kahden matriisitaulukon matriisitulon. Syntaksi Ensimmäisen matriisitaulukon sarakkeiden määrän on vastattava toisen matriisitaulukon rivien määrää. Neliön muotoisessa matriisitaulukossa on yhtä monta riviä ja saraketta. MMULT (taulukko1,taulukko2) Määritä ensimmäiseksi taulukko1-argumentiksi tietyn määrän sarakkeita sisältävä matriisitaulukko. Määritä toiseksi taulukko2-argumentiksi toinen taulukko, jossa on yhtä monta riviä kuin ensimmäisessä taulukossa on sarakkeita. Esimerkki Valitse MMULT-funktio. Valitse ensimmäinen matriisitaulukko, lisää pilkku kaavaan lisättävien alueen arvojen perään ja valitse sen jälkeen toinen matriisitaulukko. Paina Enter-näppäintä. Tulosmatriisi tulee näkyviin ensimmäiseen valittuun solualueeseen. SUMPRODUCT-funktio SUMPRODUCT-funktio laskee määritettyjen taulukoiden elementtien tulon ja palauttaa näiden tulojen summan. Syntaksi SUMPRODUCT (taulukko1,taulukko2,...taulukko30) taulukko1, taulukko2,...taulukko30 edustavat taulukoita, joiden vastaavat elementit kerrotaan. 94 SmartCloud Docs

99 Vähintään yhden taulukon on oltava argumenttiluettelossa. Jos määritettyjä taulukoita on vain yksi, kaikki taulukon elementit lasketaan yhteen. Esimerkki =SUMPRODUCT(A1:D1,A2:D2,A3:D3) palauttaa arvon 158 jossa Taulukko A1:D1 sisältää myytyjen yksiköiden määrän Taulukko A2:D2 sisältää hinnan per yksikkö Taulukko A3:D3 sisältää alennusprosentit. SUMPRODUCT-funktio kertoo kussakin sarakkeessa myydyt yksiköt hinnalla, josta on vähennetty alennusprosentti, ja laskee sen jälkeen näiden neljän tuotteen summat yhteen. Taulukko 14. SUMPRODUCT-funktion esimerkki A B C D $5.00 $20.00 $ $ Inline-taulukkovakioiden käyttö kaavoissa IBM Docs -ohjelma tukee inline-matriisi- ja taulukkovakioita kaavoissa. Inline-taulukko kirjoitetaan kaarisulkeisiin, kuten { ja }. Elementti voi olla luku (myös negatiivinen luku), looginen vakio (TRUE, FALSE) tai literaalimerkkijono. Muut kuin säännölliset lausekkeet eivät ole sallittuja. Taulukoissa voi olla yksi rivi ja sarake tai useita rivejä ja sarakkeita. Kaikilla riveillä on oltava sama määrä elementtejä ja kaikissa sarakkeissa on oltava sama määrä elementtejä. Sarake-erotin (joka erottaa elementit toisistaan samalla rivillä) on pilkku (,). Tämä erotin ei ole kielestä ja paikallistunnuksesta riippuvainen. Matriisitaulukoita ei voi sijoittaa sisäkkäin. Esimerkkejä Taulukko 15. Esimerkkejä inline-taulukoista Taulukko Kuvaus ={1,2,3} Taulukossa on yksi rivi, joka sisältää luvut 1, 2ja3. =SIN({1,2,3}) Taulukko lisätään matriisikaavana ja se tuottaa tulokseksi kolme SIN-laskutoimitusta argumentein 1, 2 ja 3. Ehdolliset taulukkolaskutoimitukset Ehdollinen taulukkolaskutoimitus on taulukko- tai matriisikaava, joka sisältää funktion IF(). Laskentataulukoiden käsittely 95

100 Kaavan ehtoargumentti on alueviittaus tai matriisin tulos. Seuraavassa esimerkissä kaavan {=IF(A1:A3>0,"kyllä","ei")} testiä >0 käytetään alueen A1:A3 kussakin solussa ja tulos kopioidaan vastaavaan soluun. Taulukko 16. Esimerkki ehdollisesta taulukkolaskutoimituksesta A B (kaava) B (tulos) 1 1 {=IF(A1:A3>0,"kyllä","ei")} kyllä 2 0 {=IF(A1:A3>0,"kyllä","ei")} ei 3 1 {=IF(A1:A3>0,"kyllä","ei")} kyllä Päivämäärä- ja kellonaikafunktiot Näiden laskentataulukkofunktioiden avulla voit lisätä ja muokata päivämääriä ja kellonaikoja. DATE-funktio DATE-funktio muuntaa päivämäärämuodossa kirjoitetun päivämäärän ohjelman sisäiseksi sarjanumeroksi ja näyttää sarjanumeron solun muotoilun mukaisena. DA- TE-funktion sisältävän solun oletusmuoto on päivämäärämuoto. Voit kuitenkin määrittää solun muodoksi numeromuodon 0, jolloin päivämääränä näkyy ohjelman sisäinen sarjanumero. Jos kuukauden tai päivän arvot ovat enimmäisarvoja suuremmat, ohjelma siirtää ajankohtaa vuodella tai kuukaudella eteenpäin. Esimerkiksi funktio =DATE(00,12,31) palauttaa tuloksen 12/31/00. Funktio =DATE(00,13,31) puolestaan palauttaa tuloksen 1/31/01. Syntaksi DATE(vuosi,kuukausi,päivä) vuosi on kokonaisluku väliltä tai väliltä kuukausi on kuukauden ilmaiseva kokonaisluku (1 12). päivä on kuukauden päivän ilmaiseva kokonaisluku (1 31). DATE-funktion päivämääräargumentit voivat olla suoria argumentteja tai soluviitteitä. Esimerkki =DATE(09,1,3) tuottaa tuloksen 1/3/09. Auki kirjoitettuna vastaava päivämäärä on 3. tammikuuta SmartCloud Docs

101 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: TODAY-funktio sivulla 109 TODAY palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. YEAR-funktio sivulla 112 YEAR palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. NOW-funktio sivulla 105 NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. MONTH-funktio sivulla 102 MONTH palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on DAY-funktio sivulla 98 DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. SECOND-funktio sivulla 106 SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku HOUR-funktio sivulla 100 HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku MINUTE-funktio sivulla 101 MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku DATEDIF-funktio Palauttaa kahden päivämäärän välillä olevien vuosien, kuukausien tai päivien määrän. Syntaksi DATEDIF (alkupäivämäärä, loppupäivämäärä, muoto) Laskee alkupäivämäärän ja loppupäivämäärän välisen eron muoto-argumentissa määritetyssä yksikössä. Muoto on koodi, joka syötetään tekstinä. Taulukko 17. Palautettavan yksikön määrityksessä käytettävät muotoilukoodit Muoto Y M D MD YM YD Palautettava yksikkö Vuosien määrä Kuukausien määrä Päivien määrä Päivien määrä, ei kuukausia eikä vuosia Kuukausien määrä, ei vuosia Päivien määrä, ei vuosia Laskentataulukoiden käsittely 97

102 Esimerkki =DATEDIF(" "," ","YD") palauttaa arvon 29. =DATEDIF(" "," ","YD") palauttaa arvon 28. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DAYS-funktio sivulla 99 DAYS laskee kahden päivämäärän välisten päivien määrän. Tulos on päivien määrää vastaava kokonaisluku. DAY-funktio DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. Syntaksi DAY(luku) Esimerkki =DAY(1) palauttaa arvon 31. =DAY(NOW()) palauttaa kuluvan päivän. =DAY(C4) palauttaa arvon 31, jos solun C4 sisältö on 12/31/1901. Huomautus: IBM Docs -ohjelman tavoitteena on olla mahdollisimman tarkka ja yhteensopiva Microsoft Excelin kanssa. Näin ollen päivämäärästä 3/1/1900 lähtien tai numeerista arvoa 60 suuremmista luvuista alkaen näiden kahden sovelluksen välillä ei ole eroa. 98 SmartCloud Docs

103 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DATE-funktio sivulla 96 DATE-funktio muuntaa päivämäärämuodossa kirjoitetun päivämäärän ohjelman sisäiseksi sarjanumeroksi ja näyttää sarjanumeron solun muotoilun mukaisena. DA- TE-funktion sisältävän solun oletusmuoto on päivämäärämuoto. Voit kuitenkin määrittää solun muodoksi numeromuodon 0, jolloin päivämääränä näkyy ohjelman sisäinen sarjanumero. Jos kuukauden tai päivän arvot ovat enimmäisarvoja suuremmat, ohjelma siirtää ajankohtaa vuodella tai kuukaudella eteenpäin. Esimerkiksi funktio =DATE(00,12,31) palauttaa tuloksen 12/31/00. Funktio =DATE(00,13,31) puolestaan palauttaa tuloksen 1/31/01. TODAY-funktio sivulla 109 TODAY palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. YEAR-funktio sivulla 112 YEAR palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. NOW-funktio sivulla 105 NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. MONTH-funktio sivulla 102 MONTH palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on HOUR-funktio sivulla 100 HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku MINUTE-funktio sivulla 101 MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku SECOND-funktio sivulla 106 SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku WEEKDAY-funktio sivulla 110 WEEKDAY palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan viikonpäivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku 1 7. Viikonpäivä, josta numerointi alkaa, määräytyy lajin mukaan. DAYS-funktio DAYS laskee kahden päivämäärän välisten päivien määrän. Tulos on päivien määrää vastaava kokonaisluku. Syntaksi DAYS(päivämäärä_2,päivämäärä_1) päivämäärä_1 on aloituspäivä. päivämäärä_2 on päättymispäivä. Jos päivämäärä_2 on varhaisempi päivä kuin päivämäärä_1, tulos on negatiivinen luku. Laskentataulukoiden käsittely 99

104 Esimerkki =DAYS("1/1/2015",NOW()) palauttaa kuluvan päivän ja päivämäärän välisen ajanjakson päivien määrän. =DAYS("10/10/1990","10/10/1980") palauttaa arvon Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DATEDIF-funktio sivulla 97 Palauttaa kahden päivämäärän välillä olevien vuosien, kuukausien tai päivien määrän. HOUR-funktio HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku Syntaksi HOUR(luku) Luku on desimaalilukuna annettava aika-arvo, jota vastaava tuntilukema halutaan selvittää. Esimerkki =HOUR(NOW()) palauttaa nykyisen tuntilukeman. =HOUR(C4) palauttaa arvon 17, jos solun C4 sisältö on 17:20:00. =HOUR(0.5) palauttaa arvon 12, koska 0.5 vastaa päivämäärää ja kellonaikaa 12/30/ :00: SmartCloud Docs

105 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DAY-funktio sivulla 98 DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. MINUTE-funktio MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku MONTH-funktio sivulla 102 MONTH palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on NOW-funktio sivulla 105 NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. SECOND-funktio sivulla 106 SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku TODAY-funktio sivulla 109 TODAY palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. WEEKDAY-funktio sivulla 110 WEEKDAY palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan viikonpäivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku 1 7. Viikonpäivä, josta numerointi alkaa, määräytyy lajin mukaan. YEAR-funktio sivulla 112 YEAR palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. DATE-funktio sivulla 96 DATE-funktio muuntaa päivämäärämuodossa kirjoitetun päivämäärän ohjelman sisäiseksi sarjanumeroksi ja näyttää sarjanumeron solun muotoilun mukaisena. DA- TE-funktion sisältävän solun oletusmuoto on päivämäärämuoto. Voit kuitenkin määrittää solun muodoksi numeromuodon 0, jolloin päivämääränä näkyy ohjelman sisäinen sarjanumero. Jos kuukauden tai päivän arvot ovat enimmäisarvoja suuremmat, ohjelma siirtää ajankohtaa vuodella tai kuukaudella eteenpäin. Esimerkiksi funktio =DATE(00,12,31) palauttaa tuloksen 12/31/00. Funktio =DATE(00,13,31) puolestaan palauttaa tuloksen 1/31/01. TIME-funktio sivulla 108 TIME palauttaa aika-arvon annettujen tunti-, minuutti- ja sekuntiarvojen perusteella. Tämän funktion avulla voit muuntaa näistä kolmesta osasta koostuvan ajan desimaalimuotoiseksi aika-arvoksi. MINUTE-funktio MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku Syntaksi MINUTE(luku) Luku on desimaalilukuna annettava aika-arvo, jota vastaava minuuttilukema halutaan selvittää. Laskentataulukoiden käsittely 101

106 Esimerkki =MINUTE(NOW()) palauttaa kuluvan minuutin. =MINUTE(C4) palauttaa arvon 20, jos solun C4 sisältö on 17:20:00. =MINUTE(0, ) palauttaa arvon 20, koska se vastaa funktion =MINUTE(20/(24*60)) kutsua ja päivämäärää 12/30/ :20:00. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DAY-funktio sivulla 98 DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. HOUR-funktio sivulla 100 HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku MONTH-funktio MONTH palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on NOW-funktio sivulla 105 NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. SECOND-funktio sivulla 106 SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku TODAY-funktio sivulla 109 TODAY palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. WEEKDAY-funktio sivulla 110 WEEKDAY palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan viikonpäivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku 1 7. Viikonpäivä, josta numerointi alkaa, määräytyy lajin mukaan. YEAR-funktio sivulla 112 YEAR palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. DATE-funktio sivulla 96 DATE-funktio muuntaa päivämäärämuodossa kirjoitetun päivämäärän ohjelman sisäiseksi sarjanumeroksi ja näyttää sarjanumeron solun muotoilun mukaisena. DA- TE-funktion sisältävän solun oletusmuoto on päivämäärämuoto. Voit kuitenkin määrittää solun muodoksi numeromuodon 0, jolloin päivämääränä näkyy ohjelman sisäinen sarjanumero. Jos kuukauden tai päivän arvot ovat enimmäisarvoja suuremmat, ohjelma siirtää ajankohtaa vuodella tai kuukaudella eteenpäin. Esimerkiksi funktio =DATE(00,12,31) palauttaa tuloksen 12/31/00. Funktio =DATE(00,13,31) puolestaan palauttaa tuloksen 1/31/01. TIME-funktio sivulla 108 TIME palauttaa aika-arvon annettujen tunti-, minuutti- ja sekuntiarvojen perusteella. Tämän funktion avulla voit muuntaa näistä kolmesta osasta koostuvan ajan desimaalimuotoiseksi aika-arvoksi. MONTH-funktio MONTH palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on SmartCloud Docs

107 Syntaksi MONTH(luku) Luku on desimaalimuotoinen aika-arvo, jota vastaava kuukausi halutaan selvittää. Esimerkki =MONTH(1) palauttaa arvon 12, koska aika-arvo 1 vastaa päivämäärää 12/31/1899. Huomautus: IBM Docs -ohjelman tavoitteena on olla mahdollisimman tarkka ja yhteensopiva Microsoft Excelin kanssa. Näin ollen päivämääriä 1/31/1900, 12/31/ 1899 ja 12/30/1899 tai numeerisia arvoja 32, 1 ja 0 lukuun ottamatta näiden kahden sovelluksen välillä ei ole eroa. Laskentataulukoiden käsittely 103

108 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DATE-funktio sivulla 96 DATE-funktio muuntaa päivämäärämuodossa kirjoitetun päivämäärän ohjelman sisäiseksi sarjanumeroksi ja näyttää sarjanumeron solun muotoilun mukaisena. DA- TE-funktion sisältävän solun oletusmuoto on päivämäärämuoto. Voit kuitenkin määrittää solun muodoksi numeromuodon 0, jolloin päivämääränä näkyy ohjelman sisäinen sarjanumero. Jos kuukauden tai päivän arvot ovat enimmäisarvoja suuremmat, ohjelma siirtää ajankohtaa vuodella tai kuukaudella eteenpäin. Esimerkiksi funktio =DATE(00,12,31) palauttaa tuloksen 12/31/00. Funktio =DATE(00,13,31) puolestaan palauttaa tuloksen 1/31/01. TODAY-funktio sivulla 109 TODAY palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. YEAR-funktio sivulla 112 YEAR palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. NOW-funktio sivulla 105 NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. DAY-funktio sivulla 98 DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. HOUR-funktio sivulla 100 HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku MINUTE-funktio sivulla 101 MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku SECOND-funktio sivulla 106 SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku WEEKDAY-funktio sivulla 110 WEEKDAY palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan viikonpäivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku 1 7. Viikonpäivä, josta numerointi alkaa, määräytyy lajin mukaan. NETWORKDAYS-funktio NETWORKDAYS palauttaa työpäivien määrän aloitus- ja lopetuspäivän välisenä aikana. Laskennassa voidaan myös huomioida vapaapäivät. Syntaksi NETWORKDAYS (aloituspäivä,lopetuspäivä,vapaapäivät) Aloituspäivä on päivä, josta laskutoimitus aloitetaan. Jos päivä on työpäivä, järjestelmä laskee sen mukaan. Lopetuspäivä on päivä, johon laskutoimitus lopetetaan. Jos päivä on työpäivä, järjestelmä laskee sen mukaan. Vapaapäivät on valinnainen luettelo vapaapäivistä. Syötä arvoksi solualue, jossa on luettelo yksittäisistä vapaapäivistä. 104 SmartCloud Docs

109 Esimerkki Voit selvittää aikavälin sisältämät työpäivät käyttämällä aloituspäivää, joka sijaitsee solussa C3, ja lopetuspäivää, joka sijaitsee solussa D3. Soluissa F3 ja J3 on luettelo seuraavista joulun ja uuden vuoden vapaapäivistä: , , , ja Kirjoittamalla funktion =NETWORKDAYS(C3,D3,F3:J3) saat tulokseksi 17 työpäivää. NOW-funktio NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. Syntaksi NOW() Esimerkki Funktio =NOW()-A1 palauttaa nykyisen päivämäärän ja solussa A1 olevan päivämäärän erotuksen. Funktion tulos on muotoiltava numeroksi. Laskentataulukoiden käsittely 105

110 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DATE-funktio sivulla 96 DATE-funktio muuntaa päivämäärämuodossa kirjoitetun päivämäärän ohjelman sisäiseksi sarjanumeroksi ja näyttää sarjanumeron solun muotoilun mukaisena. DA- TE-funktion sisältävän solun oletusmuoto on päivämäärämuoto. Voit kuitenkin määrittää solun muodoksi numeromuodon 0, jolloin päivämääränä näkyy ohjelman sisäinen sarjanumero. Jos kuukauden tai päivän arvot ovat enimmäisarvoja suuremmat, ohjelma siirtää ajankohtaa vuodella tai kuukaudella eteenpäin. Esimerkiksi funktio =DATE(00,12,31) palauttaa tuloksen 12/31/00. Funktio =DATE(00,13,31) puolestaan palauttaa tuloksen 1/31/01. TODAY-funktio sivulla 109 TODAY palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. YEAR-funktio sivulla 112 YEAR palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. MONTH-funktio sivulla 102 MONTH palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on DAY-funktio sivulla 98 DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. HOUR-funktio sivulla 100 HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku MINUTE-funktio sivulla 101 MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku SECOND-funktio SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku WEEKDAY-funktio sivulla 110 WEEKDAY palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan viikonpäivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku 1 7. Viikonpäivä, josta numerointi alkaa, määräytyy lajin mukaan. TIME-funktio sivulla 108 TIME palauttaa aika-arvon annettujen tunti-, minuutti- ja sekuntiarvojen perusteella. Tämän funktion avulla voit muuntaa näistä kolmesta osasta koostuvan ajan desimaalimuotoiseksi aika-arvoksi. SECOND-funktio SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku Syntaksi SECOND(luku) Luku on desimaalilukuna annettava aika-arvo, jota vastaava sekuntilukema halutaan selvittää. 106 SmartCloud Docs

111 Esimerkki =SECOND(NOW()) palauttaa funktion toteutusajankohdan mukaisen sekuntilukeman. =SECOND(C4)) palauttaa arvon 17, jos solun C4 sisältö on 17:20:17. =SECOND( )) palauttaa arvon 17, koska aika-arvo on sama kuin lausekkeessa =SECOND(17/(24*60*60)) ja aika-arvo vastaa päivämäärää 12/30/ :00:17. Laskentataulukoiden käsittely 107

112 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DAY-funktio sivulla 98 DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. HOUR-funktio sivulla 100 HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku MINUTE-funktio sivulla 101 MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku MONTH-funktio sivulla 102 MONTH palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on NOW-funktio sivulla 105 NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. TODAY-funktio sivulla 109 TODAY palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. WEEKDAY-funktio sivulla 110 WEEKDAY palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan viikonpäivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku 1 7. Viikonpäivä, josta numerointi alkaa, määräytyy lajin mukaan. YEAR-funktio sivulla 112 YEAR palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. DATE-funktio sivulla 96 DATE-funktio muuntaa päivämäärämuodossa kirjoitetun päivämäärän ohjelman sisäiseksi sarjanumeroksi ja näyttää sarjanumeron solun muotoilun mukaisena. DA- TE-funktion sisältävän solun oletusmuoto on päivämäärämuoto. Voit kuitenkin määrittää solun muodoksi numeromuodon 0, jolloin päivämääränä näkyy ohjelman sisäinen sarjanumero. Jos kuukauden tai päivän arvot ovat enimmäisarvoja suuremmat, ohjelma siirtää ajankohtaa vuodella tai kuukaudella eteenpäin. Esimerkiksi funktio =DATE(00,12,31) palauttaa tuloksen 12/31/00. Funktio =DATE(00,13,31) puolestaan palauttaa tuloksen 1/31/01. TIME-funktio TIME palauttaa aika-arvon annettujen tunti-, minuutti- ja sekuntiarvojen perusteella. Tämän funktion avulla voit muuntaa näistä kolmesta osasta koostuvan ajan desimaalimuotoiseksi aika-arvoksi. TIME-funktio TIME palauttaa aika-arvon annettujen tunti-, minuutti- ja sekuntiarvojen perusteella. Tämän funktion avulla voit muuntaa näistä kolmesta osasta koostuvan ajan desimaalimuotoiseksi aika-arvoksi. Syntaksi TIME(tunnit, minuutit, sekunnit) Tunnit on tuntilukemaa vastaava kokonaisluku. Minuutit on minuuttilukemaa vastaava kokonaisluku. Sekunnit on sekuntilukemaa vastaava kokonaisluku. 108 SmartCloud Docs

113 Esimerkki =TIME("0,0,0") palauttaa arvon 00:00:00. =TIME("4,20,4") palauttaa arvon 04:20:04. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: HOUR-funktio sivulla 100 HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku MINUTE-funktio sivulla 101 MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku NOW-funktio sivulla 105 NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. SECOND-funktio sivulla 106 SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku TODAY-funktio TODAY palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. Syntaksi TODAY() TODAY-funktiossa ei ole argumentteja. Esimerkki =TODAY() palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Laskentataulukoiden käsittely 109

114 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DATE-funktio sivulla 96 DATE-funktio muuntaa päivämäärämuodossa kirjoitetun päivämäärän ohjelman sisäiseksi sarjanumeroksi ja näyttää sarjanumeron solun muotoilun mukaisena. DA- TE-funktion sisältävän solun oletusmuoto on päivämäärämuoto. Voit kuitenkin määrittää solun muodoksi numeromuodon 0, jolloin päivämääränä näkyy ohjelman sisäinen sarjanumero. Jos kuukauden tai päivän arvot ovat enimmäisarvoja suuremmat, ohjelma siirtää ajankohtaa vuodella tai kuukaudella eteenpäin. Esimerkiksi funktio =DATE(00,12,31) palauttaa tuloksen 12/31/00. Funktio =DATE(00,13,31) puolestaan palauttaa tuloksen 1/31/01. YEAR-funktio sivulla 112 YEAR palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. NOW-funktio sivulla 105 NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. MONTH-funktio sivulla 102 MONTH palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on DAY-funktio sivulla 98 DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. HOUR-funktio sivulla 100 HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku MINUTE-funktio sivulla 101 MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku SECOND-funktio sivulla 106 SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku WEEKDAY-funktio WEEKDAY palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan viikonpäivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku 1 7. Viikonpäivä, josta numerointi alkaa, määräytyy lajin mukaan. WEEKDAY-funktio WEEKDAY palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan viikonpäivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku 1 7. Viikonpäivä, josta numerointi alkaa, määräytyy lajin mukaan. Syntaksi WEEKDAY(luku,laji) luku on desimaalimuotoinen päivämääräarvo, jota vastaavan viikonpäivän kokonaisluvun funktio palauttaa. laji on valinnainen argumentti, joka määrittää käytettävän laskennan lajin. Jos lajiargumentin arvo on 1, ensimmäinen viikonpäivä on sunnuntai. Järjestelmä käyttää tätä oletusarvona, vaikka laji-argumenttia ei olisi määritetty. 110 SmartCloud Docs

115 Taulukko 18. Laji-argumentin mukaiset palautetut viikonpäivät Tyyppi Palautettu kokonaisluku (viikonpäivä) 1 tai puuttuu (oletus) 1 (sunnuntai) 7 (lauantai) 2 1 (maanantai) 7 (sunnuntai) 3 0 (maanantai) 6 (sunnuntai) 11 1 (maanantai) 7 (sunnuntai) 12 1 (tiistai) 7 (maanantai) 13 1 (keskiviikko) 7 (tiistai) 14 1 (torstai) 7 (keskiviikko) 15 1 (perjantai) 7 (torstai) 16 1 (lauantai) 7 (perjantai) 17 1 (sunnuntai) 7 (lauantai) Esimerkki WEEKDAY("6/14/2000") palauttaa arvon 4. Laji-argumenttia ei ole määritetty, joten järjestelmä käyttää vakiolaskentatapaa. Vakiolaskentatavassa ensimmäinen viikonpäivä on sunnuntai ja sen järjestysnumero on oli keskiviikko, joten viikonpäivän järjestysnumero on näin ollen 4. WEEKDAY("7/24/1996",1) palauttaa arvon 4. Laji-argumentin arvo on 1, joten sunnuntain järjestysnumero on oli keskiviikko, joten kyseisen viikonpäivän järjestysnumero on 4. WEEKDAY("7/24/1996",2) palauttaa arvon 3. Laji-argumentin arvo on 2, joten maanantain järjestysluku on oli keskiviikko, joten kyseisen viikonpäivän järjestysnumero on 3. WEEKDAY(NOW()) palauttaa funktion suorituspäivää vastaavan arvon. Jos haluat selvittää, onko soluun A1 syötetty päivämäärä arkipäivä, voit yhdistää IF- ja WEEKDAY-funktiot seuraavasti: IF(WEEKDAY(A1,2)<6,"Arkipäivä","Viikonloppu"). Laskentataulukoiden käsittely 111

116 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DAY-funktio sivulla 98 DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. HOUR-funktio sivulla 100 HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku MINUTE-funktio sivulla 101 MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku MONTH-funktio sivulla 102 MONTH palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on NOW-funktio sivulla 105 NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. SECOND-funktio sivulla 106 SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku TODAY-funktio sivulla 109 TODAY palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. YEAR-funktio YEAR palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. WEEKNUM-funktio WEEKNUM-funktio laskee sisäistä päivämääräarvoa vastaavan viikon. Syntaksi WEEKNUM (luku,tila) luku on sisäinen päivämääränumero. tila määrittää viikon aloituspäivän ja käytetyn laskentatavan: 1 = sunnuntai, 2 = maanantai. Esimerkki oli sunnuntai (tila-arvo on 1). Sekä =WEEKNUM(" ",1) että =WEEKNUM(" ",2) palauttavat arvon 1 IBM Docs -ohjelmassa. Myös silloin, kun viikko alkaa maanantaista, 1.1. (sunnuntai) katsotaan kuuluvaksi vuoden ensimmäiseen viikkoon. YEAR-funktio YEAR palauttaa sisäisten laskentasääntöjen mukaisesti lasketun vuotta vastaavan luvun. Syntaksi YEAR(luku) Luku on sisäinen päivämääräarvo, jota vastaava vuosi halutaan selvittää. 112 SmartCloud Docs

117 Esimerkki =YEAR(1) palauttaa arvon 1899, koska aika-arvo 1 vastaa päivämäärää 12/31/1899. =YEAR(367) palauttaa arvon 1901, koska aika-arvo 367 vastaa päivämäärää 1/1/ Huomautus: IBM Docs -ohjelman tavoitteena on olla mahdollisimman tarkka ja yhteensopiva Microsoft Excelin kanssa. Näin ollen päivämäärästä 1/1/1900 lähtien tai numeerista arvoa 1 suuremmista luvuista alkaen näiden kahden sovelluksen välillä ei ole eroa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: DATE-funktio sivulla 96 DATE-funktio muuntaa päivämäärämuodossa kirjoitetun päivämäärän ohjelman sisäiseksi sarjanumeroksi ja näyttää sarjanumeron solun muotoilun mukaisena. DA- TE-funktion sisältävän solun oletusmuoto on päivämäärämuoto. Voit kuitenkin määrittää solun muodoksi numeromuodon 0, jolloin päivämääränä näkyy ohjelman sisäinen sarjanumero. Jos kuukauden tai päivän arvot ovat enimmäisarvoja suuremmat, ohjelma siirtää ajankohtaa vuodella tai kuukaudella eteenpäin. Esimerkiksi funktio =DATE(00,12,31) palauttaa tuloksen 12/31/00. Funktio =DATE(00,13,31) puolestaan palauttaa tuloksen 1/31/01. TODAY-funktio sivulla 109 TODAY palauttaa tietokoneen järjestelmäpäivämäärän mukaisen nykyisen päivämäärän. Arvo päivittyy aina, kun avaat asiakirjan tai muokkaat sen arvoja. NOW-funktio sivulla 105 NOW palauttaa tietokonejärjestelmän mukaisen päivämäärän ja kellonajan. Tämä arvo päivittyy aina, kun lasket asiakirjan uudelleen tai muokkaat jonkin solun arvoa. MONTH-funktio sivulla 102 MONTH palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan kuukauden. Palautettu kuukausiarvo on DAY-funktio sivulla 98 DAY-funktio palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan päivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku väliltä Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan myös negatiivisena. HOUR-funktio sivulla 100 HOUR palauttaa määritetyn kellonajan tuntilukeman. Tuntilukema on kokonaisluku MINUTE-funktio sivulla 101 MINUTE laskee sisäisen aika-arvon mukaisen minuuttilukeman. Minuuttilukema on luku SECOND-funktio sivulla 106 SECOND palauttaa määritetyn kellonajan sekuntilukeman. Sekuntilukema on kokonaisluku WEEKDAY-funktio sivulla 110 WEEKDAY palauttaa määritettyä päivämääräarvoa vastaavan viikonpäivän. Palautettu päiväarvo on kokonaisluku 1 7. Viikonpäivä, josta numerointi alkaa, määräytyy lajin mukaan. Tekniikkafunktiot Voit käyttää tätä aihetta tällä hetkellä tuettujen tekniikkafunktioiden viiteoppaana. Laskentataulukoiden käsittely 113

118 CONVERT-funktio CONVERT-funktio muuntaa arvon yhdestä mittayksiköstä toiseen mittayksikköön. Syntaksi CONVERT(luku,yksiköstä,yksikköön) luku on arvo. yksiköstä määrittää mittayksikön, josta muunnetaan. Yksiköstä on yksikön nimi seuraavasta taulukosta lainausmerkkeihin kirjoitettuna (" "). yksikköön määrittää mittayksikön, johon muunnetaan. Yksikköön on yksikön nimi seuraavasta taulukosta lainausmerkkeihin kirjoitettuna (" "). Kirjainkoko on merkitsevä yksiköiden nimissä. CONVERT-funktio palauttaa virhearvon #N/A, jos argumentti yksiköstä tai yksikköön ei vastaa seuraavassa taulukossa esitettyä yksikön nimeä. CONVERT-funktio palauttaa myös arvon #N/A, jos yksiköstä ja yksikköön kuuluvat eri yksikköryhmiin. Taulukko 19. Massaryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi g sg lbm u oz Massa gramma Slug naula (engl. ja amer. kauppapainojärjestelmä) U (atomipaino) unssi (engl. ja amer. kauppapainojärjestelmä) Taulukko 20. Etäisyysryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi Etäisyys m metri mi maili (englanninpeninkulma) Nmi merimaili (meripeninkulma) pica pica " tuuma ft jalka yd jaardi Å ångström Taulukko 21. Aikaryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi v p h m sek Aika vuosi päivä tunti minuutti Sekunti 114 SmartCloud Docs

119 Taulukko 22. Paineryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi Pa atm mmhg Paine pascal ilmakehä elohopeamillimetri Taulukko 23. Voimaryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi N dyn lbf Voima Newton dyne naula (voima) Taulukko 24. Energiaryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi J e c cal ev HPh Wh flb BTU Energia joule ergi termodynaaminen kalori IT-kalori elektronivoltti Hevosvoimatunti Wattitunti jalkanaula BTU Taulukko 25. Tehoryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi HP W Potenssi Hevosvoima Watti Taulukko 26. Magnetismiryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi Magnetismi T Tesla ga Gaussi Taulukko 27. Lämpötilaryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi Lämpötila C celsius F Fahrenheit K Kelvin Taulukko 28. Nesteryhmän yksiköiden nimet Yksikön nimi tl Neste teelusikallinen Laskentataulukoiden käsittely 115

120 Taulukko 28. Nesteryhmän yksiköiden nimet (jatkoa) Yksikön nimi Neste rkl ruokalusikallinen oz. unssi (neste) kpp kahvikupillinen pt pint qt neljännesgallona gal. gallona l litra Seuraavasssa taulukossa luetellut etuliitteet (lainausmerkkeihin kirjoitettuna) ovat myös kelvollisia yksiköitä. CONVERT-funktio palauttaa arvon #N/A, jos yksikkö ei tue etuliitettä. Taulukko 29. Yksiköiden etuliitteet Etuliite Kuvaus Kerroin E eksa 1E+18 P peta 1E+15 T tera 1E+12 G giga 1E+09 M mega 1E+06 k kilo 1E+03 h hehto 1E+02 e dekao 1E+01 d desi 1E-01 c sentti 1E-02 m milli 1E-03 u micro 1E-06 n nano 1E-09 p piko 1E-12 f femto 1E-15 a atto 1E-18 Esimerkki CONVERT(10, "C", "F") palauttaa arvon 50 CONVERT(1,"s","ms") palauttaa arvon 1000 Tietofunktiot Tämä aihe sisältää linkkejä laskentataulukoissa käytettävissä olevien tietofunktioiden kuvauksiin ja esimerkkeihin. Seuraavan taulukon tiedot toimivat perustana osalle tietofunktioiden esimerkkiosista. 116 SmartCloud Docs

121 Taulukko 30. Laskentataulukon esimerkkitiedot Rivi C D 2 x-arvo y-arvo ERRORTYPE-funktio ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Syntaksi ERRORTYPE(viite) Viite on virheen sisältävän solun osoite. Esimerkki Jos solussa A1 näkyy arvo Err:518, funktio =ERRORTYPE(A1) palauttaa luvun 518. Laskentataulukoiden käsittely 117

122 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. FORMULA-funktio FORMULA-funktion avulla voit tuoda näkyviin missä tahansa kaavasolussa olevan kaavan. Funktio palauttaa halutun kaavan merkkijonona viite-argumentissa määritettyyn kohtaan. Jos kaavasolua ei löydy tai funktiossa käytetty argumentti ei ole viite, funktio palauttaa virhearvon #N/A. 118 SmartCloud Docs

123 Syntaksi FORMULA(viite) Esimerkki Solussa A8 on kaava, joka tuottaa tuloksen 23. Voit lisätä soluun A1 FORMULAfunktion, joka tuo solun A8 kaavan näkyviin soluun A1. ISBLANK-funktio ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Syntaksi ISBLANK(arvo) Arvo on testattava sisältö. Esimerkki =ISBLANK(D2) palauttaa arvon FALSE. Laskentataulukoiden käsittely 119

124 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. NA-funktio sivulla 142 NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISFORMULA-funktio sivulla 126 ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos 120 SmartCloud Docs

125 virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Syntaksi ISERR(arvo) Arvo on testattava arvo tai lauseke. Funktio tarkistaa, onko määritetty jokin muu virhearvo kuin #N/A. Esimerkki =ISERR(C5) palauttaa arvon FALSE. Laskentataulukoiden käsittely 121

126 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. NA-funktio sivulla 142 NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISFORMULA-funktio sivulla 126 ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten 122 SmartCloud Docs

127 #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). Syntaksi ISERROR(arvo) Arvo on tarkistettava arvo. Funktio tarkistaa, onko kyseessä virhearvo. Esimerkki =ISERROR(C8) palauttaa arvon FALSE. Laskentataulukoiden käsittely 123

128 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. NA-funktio sivulla 142 NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISFORMULA-funktio sivulla 126 ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. 124 SmartCloud Docs

129 Syntaksi ISEVEN(arvo) Arvo on tarkistettava arvo. Jos arvo ei ole kokonaisluku, järjestelmä ohittaa desimaalipilkun jälkeiset numerot. Järjestelmä ohittaa myös arvon etumerkin. Esimerkkejä =ISEVEN(48) palauttaa arvon TRUE. =ISEVEN(33) palauttaa arvon FALSE. =ISEVEN(0) palauttaa arvon TRUE. =ISEVEN(-2.1) palauttaa arvon TRUE. =ISEVEN(3.999) palauttaa arvon FALSE. Laskentataulukoiden käsittely 125

130 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISFORMULA-funktio ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Syntaksi ISFORMULA(viite) 126 SmartCloud Docs

131 Viite määrittää viitteen soluun, jossa järjestelmä testaa, sisältääkö kyseinen solu viitteen. Esimerkki =ISFORMULA(C4) palauttaa arvon FALSE. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: NA-funktio sivulla 142 NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Syntaksi ISLOGICAL(arvo) Laskentataulukoiden käsittely 127

132 Arvo on tarkistettava arvo. Funktio tarkistaa, onko määritetty arvo looginen numeromuoto. Esimerkki =ISLOGICAL(D5) palauttaa arvon FALSE (epätosi). 128 SmartCloud Docs

133 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. NA-funktio sivulla 142 NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISFORMULA-funktio sivulla 126 ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroar- Laskentataulukoiden käsittely 129

134 von. Syntaksi ISNA(arvo) Arvo on testattava arvo tai lauseke. Esimerkki =ISNA(D3) palauttaa arvon FALSE. 130 SmartCloud Docs

135 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. NA-funktio sivulla 142 NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISFORMULA-funktio sivulla 126 ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loo- Laskentataulukoiden käsittely 131

136 gisen arvon tai numeroarvon. Syntaksi ISNONTEXT(arvo) Arvo on tarkistettava arvo tai lauseke. Funktio tarkistaa, onko määritetty arvo tekstiä, numero vai totuusarvo. Esimerkkejä =ISNONTEXT(D2) palauttaa arvon FALSE. =ISNONTEXT(D9) palauttaa arvon TRUE. 132 SmartCloud Docs

137 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. NA-funktio sivulla 142 NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISFORMULA-funktio sivulla 126 ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Laskentataulukoiden käsittely 133

138 Syntaksi ISNUMBER(arvo) Arvo on testattava lauseke. Funktio tarkistaa, onko arvo luku- vai tekstimuotoinen. Esimerkki =ISNUMBER(C3) palauttaa arvon TRUE. =ISNUMBER(C2) palauttaa arvon FALSE. 134 SmartCloud Docs

139 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. NA-funktio sivulla 142 NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISFORMULA-funktio sivulla 126 ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISODD-funktio ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, Laskentataulukoiden käsittely 135

140 tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. Syntaksi ISODD(arvo) Arvo on tarkistettava arvo. Jos arvo ei ole kokonaisluku, järjestelmä ohittaa desimaalipilkun jälkeiset numerot. Järjestelmä ohittaa myös arvon etumerkin. Esimerkki =ISODD(33) palauttaa arvon TRUE. =ISODD(48) palauttaa arvon FALSE. =ISODD(3.999) palauttaa arvon TRUE. =ISODD(-3.1) palauttaa arvon TRUE. 136 SmartCloud Docs

141 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISREF-funktio ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISREF-funktio ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Laskentataulukoiden käsittely 137

142 Syntaksi ISREF(arvo) Funktio tarkistaa, onko määritetty arvo viite. Esimerkki =ISREF(C5) palauttaa arvon TRUE. 138 SmartCloud Docs

143 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. NA-funktio sivulla 142 NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISFORMULA-funktio sivulla 126 ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Laskentataulukoiden käsittely 139

144 Syntaksi ISTEXT(arvo) Arvo on testattava arvo, luku, totuusarvo tai virhearvo. Esimerkki =ISTEXT(D9) palauttaa arvon TRUE. =ISTEXT(C3) palauttaa arvon FALSE. 140 SmartCloud Docs

145 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. TYPE-funktio sivulla 143 TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. NA-funktio sivulla 142 NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISFORMULA-funktio sivulla 126 ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. N-funktio N palauttaa arvon 1, jos määritetty parametri on TRUE (tosi). Jos määritetty para- Laskentataulukoiden käsittely 141

146 metri on luku, N-funktio palauttaa kyseisen parametrin. Jos kyseessä on jokin muu parametrilaji, funktio palauttaa arvon 0. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Syntaksi N(arvo) Arvo on luvuksi muunnettava parametri. Esimerkki =N(TRUE) palauttaa arvon 1. =N(FALSE) palauttaa arvon 0. =N(100) palauttaa arvon 100. =N("abc") palauttaa arvon 0. NA-funktio NA-funktio palauttaa virhearvon #N/A. Syntaksi NA() Esimerkki =NA() muuntaa solun sisällöksi virhearvon #N/A. 142 SmartCloud Docs

147 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISFORMULA-funktio sivulla 126 ISFORMULA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty solu on kaavasolu. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. TYPE-funktio TYPE palauttaa arvon tyypin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Syntaksi TYPE(arvo) Arvo on arvo, jonka tietolajin haluat määrittää. Funktion tulosarvo 1 vastaa lukua, tulos 2 tekstiä, tulos 4 totuusarvoa, tulos 8 kaavaa ja tulos 16 virhearvoa. Laskentataulukoiden käsittely 143

148 Esimerkki =TYPE(C2) palauttaa arvon 2. =TYPE(D9) palauttaa arvon SmartCloud Docs

149 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ISBLANK-funktio sivulla 119 ISBLANK palauttaa arvon TRUE, jos määritetty soluviite on tyhjä. Funktion avulla voit selvittää, onko solu tyhjä. Jos solussa on kaava, sitä ei katsota tyhjäksi. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ERRORTYPE-funktio sivulla 117 ERRORTYPE palauttaa määritetyssä solussa esiintyvää virhearvoa vastaavan luvun. Tämän luvun avulla voit luoda virhesanoman. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISEVEN-funktio sivulla 124 ISEVEN palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on parillinen kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on pariton kokonaisluku. ISODD-funktio sivulla 135 ISODD palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on pariton kokonaisluku, tai arvon FALSE (epätosi), jos arvo on parillinen kokonaisluku. ISERR-funktio sivulla 120 ISERR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo viittaa johonkin muuhun virhearvoon kuin #N/A. Tämän funktion avulla voit hallita solujen virhearvoja. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISERROR-funktio sivulla 122 ISERROR testaa, onko solun sisältö jokin yleisistä virhearvoista. ISERROR-funktio tulkitsee myös #N/A-arvon virhearvoksi. Jos viitattava solu sisältää virheitä, kuten #N/A, #DIV/0 tai #Err 522, funktio palauttaa arvon TRUE (tosi). ISLOGICAL-funktio sivulla 127 ISLOGICAL palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää loogisen numeromuodon. Tämän funktion avulla voit tarkistaa, onko solussa TRUE- tai FALSE-arvo. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNA-funktio sivulla 129 ISNA palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solu sisältää virhearvon #N/A (arvo ei ole käytettävissä). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNONTEXT-funktio sivulla 131 ISNONTEXT testaa, onko solun sisältö tekstiä vai numeroita. Jos sisältö on tekstiä, funktio palauttaa arvon FALSE (epätosi). Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISNUMBER-funktio sivulla 133 ISNUMBER palauttaa arvon TRUE (tosi), jos määritetty arvo on luku tai viite lukuun. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISTEXT-funktio sivulla 139 ISTEXT palauttaa arvon TRUE (tosi), jos solun sisältö viittaa tekstiin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. ISREF-funktio sivulla 137 ISREF testaa, onko määritettyjen solujen sisältö viite. Funktio tarkistaa solun tai solualueen viitelajin. Jos virhe ilmenee, toiminto palauttaa loogisen arvon tai numeroarvon. Loogiset funktiot Tämä funktioluettelo sisältää kaikki loogiset funktiot. AND-funktio AND palauttaa arvon TRUE, jos kaikkien argumenttien arvo on tosi. Jos jokin argumenteista on epätosi, funktio palauttaa arvon FALSE. Laskentataulukoiden käsittely 145

150 AND-funktion argumentit voivat olla loogisia arvoja palauttavia loogisia lausekkeita (TRUE, 1<5, 2+3=7, B8<10) tai loogisia arvoja sisältäviä matriisitaulukoita (A1:C3). Huomautus: Kun funktio odottaa yksittäistä arvoa, mutta olet määrittänyt solualueen, funktio käyttää kaavan kanssa samassa sarakkeessa tai samalla rivillä olevaa arvoa. Jos annettu alue on kaavan nykyisen sarakkeen tai rivin ulkopuolella, funktio palauttaa virhearvon #VALUE!. Syntaksi AND(looginen arvo 1, looginen arvo 2,...looginen arvo 30) looginen arvo 1, looginen arvo 2 ja niin edelleen aina loogiseen arvoon 30 asti ovat tarkistettavia ehtoja. Ehdot voivat olla joko tosia tai epätosia. Jos määrität argumentiksi solualueen, funktio käyttää nykyisessä sarakkeessa tai nykyisellä rivillä olevan alueen arvoa. Funktion tulos on TRUE (tosi), jos kaikkien määritetyn solualueen solujen looginen arvo on TRUE (tosi). Esimerkki Voit tarkistaa merkintöjen 12<13, 14>12 ja 7<6 loogiset arvot seuraavasti: =AND(12<13,14>12,7<6) palauttaa arvon FALSE. =AND(FALSE,TRUE) palauttaa arvon FALSE (epätosi). FALSE-funktio FALSE-funktio palauttaa loogisen arvon FALSE (epätosi). FALSE()-funktio ei edellytä argumentteja, ja se palauttaa aina loogisen arvon FALSE. Syntaksi FALSE() Esimerkki =FALSE() palauttaa arvon FALSE. =NOT(FALSE()) palauttaa arvon TRUE. IF-funktio IF määrittää suoritettavan loogisen testin. Syntaksi IF(testi,sitten-arvo,muutoin-arvo) Testi on arvo tai lauseke, joka voi palauttaa joko arvon TRUE (tosi) tai FALSE (epätosi). Sitten-arvo on valinnainen parametri, joka määrittää palautettavan arvon, kun testin tulos on TRUE (tosi). Muutoin-arvo on valinnainen parametri, joka määrittää palautettavan arvon, kun testin tulos on FALSE (epätosi). 146 SmartCloud Docs

151 IBM Docs -ohjelman funktioissa valinnaisiksi merkityt parametrit voidaan jättää pois vain silloin, kun niiden jäljessä ei ole parametria. Jos esimerkiksi funktiossa on neljä parametria ja kaksi viimeistä parametria on merkitty valinnaisiksi, voit jättää pois parametrin 4 tai parametrit 3 ja 4. Et voi kuitenkaan jättää pois pelkästään parametria 3. Esimerkki =IF(A1>5,100,"liian pieni") Jos solun A1 arvo on suurempi kuin 5, valittuna olevaan soluun kirjataan arvo 100. Muussa tapauksessa soluun kirjataan teksti "liian pieni" (ilman lainausmerkkejä). NOT-funktio NOT muuttaa loogisen arvon päinvastaiseksi ja palauttaa muutetun arvon. Syntaksi NOT(looginen arvo) Looginen arvo on muunnettava arvo. Esimerkki =NOT(A) A=TRUE palauttaa arvon A=FALSE. OR-funktio OR palauttaa arvon TRUE (tosi), jos ainakin yksi argumenteista on tosi. Jos kaikkien argumenttien looginen arvo on epätosi (FALSE), funktio palauttaa arvon FALSE. OR-funktion argumentit voivat olla loogisia arvoja palauttavia loogisia lausekkeita (TRUE, 1<5, 2+3=7, B8<10) tai loogisia arvoja sisältäviä matriisitaulukoita (A1:C3). Huomautus: Kun funktio odottaa yksittäistä arvoa, mutta olet määrittänyt solualueen, funktio käyttää kaavan kanssa samassa sarakkeessa tai samalla rivillä olevaa arvoa. Jos annettu alue on kaavan nykyisen sarakkeen tai rivin ulkopuolella, funktio palauttaa virhearvon #VALUE!. Syntaksi OR(looginen arvo, looginen arvo 2,...looginen arvo 30) looginen arvo, looginen arvo 2,...looginen arvo 30 ovat tarkistettavia ehtoja. Ehdot voivat olla joko tosia tai epätosia. Jos määrität argumentiksi solualueen, funktio käyttää nykyisessä sarakkeessa tai nykyisellä rivillä olevan alueen arvoa. Esimerkki Voit tarkistaa merkintöjen 12<11, 13>22 ja 45=45 loogiset arvot seuraavasti: =OR(12<11,13>22,45=45) palauttaa arvon TRUE. =OR(FALSE,TRUE) palauttaa arvon TRUE. Laskentataulukoiden käsittely 147

152 TRUE-funktio TRUE palauttaa loogisen arvon TRUE (tosi). Funktio TRUE() ei edellytä argumentteja ja palauttaa aina loogisen arvon TRUE (tosi). Syntaksi TRUE() Esimerkki Jos A=TRUE ja B=FALSE, voit tehdä seuraavat vertailut: =AND(A,B) palauttaa arvon FALSE (epätosi). =OR(A,B) palauttaa arvon TRUE (tosi). =NOT(AND(A,B)) palauttaa arvon TRUE (tosi). Matemaattiset funktiot Tämä funktioluettelo sisältää kaikki matemaattiset funktiot. ABS-funktio ABS palauttaa luvun itseisarvon. Syntaksi ABS(luku) Luku on arvo, jonka itseisarvon haluat laskea. Luvun itseisarvo on sen arvo ilman merkkiä + tai -. =ABS(-56) palauttaa arvon 56. =ABS(12) palauttaa arvon 12. =ABS(0) palauttaa arvon 0. ACOS-funktio ACOS-funktio palauttaa luvun käänteisen trigonometrisen kosinin. Syntaksi ACOS (luku) Tämä funktio palauttaa luku-argumentin käänteisen trigonometrisen kosinin eli kulman (radiaaneina), jonka kosini on luku. Funktio palauttaa kulman 0 - PII. Esimerkki =ACOS(-1) palauttaa arvon (PII radiaaneina). =DEGREES(ACOS(0.5)) palauttaa arvon asteen kosini on 0,5. ASIN-funktio ASIN-funktio palauttaa luvun käänteisen trigonometrisen sinin. 148 SmartCloud Docs

153 Syntaksi ASIN (luku) Tämä funktio palauttaa luvun käänteisen trigonometrisen sinin eli kulman (radiaaneina), jonka sini on luku. Funktio palauttaa kulman -PI/2 - +PI/2. Esimerkki =ASIN(0) palauttaa arvon 0. =ASIN(1) palauttaa arvon (PII/2 radiaania).. =DEGREES(ASIN(0.5)) palauttaa arvon asteen sini on 0,5. ATAN-funktio ATAN-funktio palauttaa luvun käänteisen trigonometrisen tangentin. Syntaksi ATAN (luku) Tämä funktio palauttaa luvun käänteisen trigonometrisen tangentin eli kulman (radiaaneina), jonka tangentti on kyseinen luku. Funktio palauttaa kulman -PI/2 - PI/ 2. Esimerkki =ATAN(1) palauttaa arvon (PII/4 radiaania).. =DEGREES(ATAN(1)) palauttaa arvon asteen tangentti on 1. CEILING-funktio CEILING-funktio pyöristää luvun alaspäin lähimpään merkittävään monikertaan. Syntaksi CEILING(luku,lisäyskerroin,tila) luku on pyöristettävä luku. lisäyskerroin on luku, jonka monikertaan arvo pyöristetään. tilaon valinnainen arvo. Jos tila-arvo on annettu ja se ei ole yhtä kuin nolla ja jos luku- sekä lisäyskerroin-arvot ovat negatiivisia, järjestelmä pyöristää luvun sen itseisarvon perusteella. Vietäessä tiedostoja Microsoft Excel -ohjelmaan järjestelmä ohittaa tila-argumentin, koska Excel ei käytä kolmatta parametria. Tärkeää: Jos sekä luku- että lisäyskerroin-arvot ovat negatiivisia ja tila-arvo on yhtä kuin nolla tai sitä ei ole annettu, funktion tulokset ovat erilaiset IBM Docs- ja Microsoft Excel -ohjelmissa, kun tuonti on valmis. Jos viet laskentataulukon Exceliin, saat Exceliin näkyviin samat tulokset kuin IBM Docs -ohjelmaan käyttämällä argumenttia tila=1. Laskentataulukoiden käsittely 149

154 Esimerkki =CEILING(-11,-2) palauttaa arvon -10. =CEILING(-11,-2,0) palauttaa arvon -10. =CEILING(-11,-2,1) palauttaa arvon -12. COUNTBLANK-funktio COUNTBLANK palauttaa tyhjien solujen määrän. Syntaksi COUNTBLANK(alue) Palauttaa tyhjien solujen määrän solualueessa alue. Esimerkki =COUNTBLANK(A1:B2) palauttaa arvon 4, jos solut A1, A2, B1 ja B2 ovat kaikki tyhjiä. COUNTIF-funktio COUNTIF palauttaa valitun solualueen sellaisten solujen määrän, jotka vastaavat määritettyjä ehtoja. Syntaksi COUNTIF(alue, ehdot) alue on solualue, jonka soluihin haluat verrata ehtoa. ehdot sisältävät numeromuodossa, lausekkeena tai merkkijonona määritetyt hakuehdot. Hakuehto määrittää, mitkä solut funktio huomioi laskutoimituksessa. Voit myös määrittää hakuehdot sisältävän solualueen. Jos haet literaalitekstiä, kirjoita teksti kokolainausmerkkeihin. Ehdot voivat sisältää myös yleismerkkejä. Käytä ehdon määrittävässä tekstissä kysymysmerkkiä (?) edustamaan mitä tahansa yhtä merkkiä. Käytä tähteä (*) edustamaan mitä tahansa määrää peräkkäisiä merkkejä. Käytä esimerkiksi ehtoa B*, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B, ja ehtoa B???, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B ja jotka sisältävät kolme muuta merkkiä. Kun haluat etsiä itse kysymysmerkkiä tai tähteä, käytä tilde-merkkiä (~)?- tai *-merkin edessä. Esimerkki A1:A10 on solualue, joka sisältää luvut Solu B1 sisältää luvun Kirjoita kaava soluun B2 seuraavasti: =COUNTIF(A1:A10,2006) palauttaa arvon 1. =COUNTIF(A1:A10,B1) palauttaa arvon 1. =COUNTIF(A1:A10,">=2006") palauttaa arvon 4( ). =COUNTIF(A1:A10,"<"&B1) palauttaa arvon 6, kun B1 sisältää arvon Kaava =COUNTIF(A1:A10,C2), jossa solu C2 sisältää tekstin >2006, laskee niiden solujen määrän solualueessa A1:A10, joiden arvo on suurempi kuin SmartCloud Docs

155 Voit laskea vain negatiiviset luvut määrittämällä kaavan =COUNTIF(A1:A10,"<0") EVEN-funktio EVEN pyöristää positiivisen luvun ylöspäin seuraavaan parilliseen kokonaislukuun ja negatiivisen luvun alaspäin seuraavaan parilliseen kokonaislukuun. Syntaksi EVEN(luku) Pyöristää luvun seuraavaan parilliseen kokonaislukuun poispäin nollasta. Esimerkki =EVEN(2.3) palauttaa arvon 4. =EVEN(2) palauttaa arvon 2. =EVEN(0) palauttaa arvon 0. =EVEN(-0,5) palauttaa arvon -2. EXP-funktio EXP-funktio palauttaa luonnollisen luvun (e) korotettuna määritettyyn potenssiin. Vakion e arvo on noin 2, Syntaksi EXP (luku) luku on luku, jota käytetään luonnollisen luvun potenssina. Esimerkki =EXP(1) palauttaa arvon , joka on laskentataulukkosovelluksen tarkkuuden matemaattinen vakio e. FACT-funktio FACT palauttaa luvun kertoman. Kertomat lasketaan seuraavasti: 1*2*3*4*... *. Syntaksi FACT(luku) FACT palauttaa arvon luku!, joka on määritetyn luku-argumentin kertoma. =FACT(0) palauttaa oletusarvon 1. Negatiivisen luvun kertoma palauttaa Virheellinen argumentti -virhesanoman. Esimerkki =FACT(3) palauttaa arvon 6. =FACT(0) palauttaa arvon 1. Laskentataulukoiden käsittely 151

156 FLOOR-funktio FLOOR pyöristää luvun alaspäin lähimpään merkittävään monikertaan. Syntaksi FLOOR(luku,merkitsevyys,tila) luku on pyöristettävä luku. merkitsevyys on arvo, jonka monikertaan luku pyöristetään. tilaon valinnainen arvo. Jos tila-arvo on annettu ja se ei ole yhtä kuin nolla ja jos luku- sekä merkitsevyys-arvot ovat negatiivisia, järjestelmä pyöristää luvun sen itseisarvon perusteella. Vietäessä tiedostoja Microsoft Excel -ohjelmaan järjestelmä ohittaa tila-argumentin, koska Excel ei käytä kolmatta parametria. Tärkeää: Jos sekä luku- että merkitsevyys-arvot ovat negatiivisia ja tila-arvo on yhtä kuin nolla tai sitä ei ole määritetty, funktion tulokset ovat erilaiset IBM Docs- ja Microsoft Excel -ohjelmissa viennin jälkeen. Jos viet laskentataulukon Exceliin, saat Exceliin näkyviin samat tulokset kuin IBM Docs -ohjelmaan käyttämällä argumenttia tila=1. Esimerkki =FLOOR( -11;-2) palauttaa arvon -12. =FLOOR( -11;-2;0) palauttaa arvon -12. =FLOOR( -11;-2;1) palauttaa arvon -10. INT-funktio Tämä funktio pyöristää luvun alaspäin lähimpään kokonaislukuun. Negatiiviset luvut pyöristetään lukua pienempään kokonaislukuun. Syntaksi INT (luku) Tämä funktio palauttaa luku-argumentin pyöristettynä lähimpään kokonaislukuun. Esimerkki =INT(5.7) palauttaa arvon 5. =INT(-1.3) palauttaa arvon -2. LN-funktio LN-funktio palauttaa määritetyn luvun luonnollisen logaritmin e-kantaluvun perusteella. Vakion e arvo on noin 2, Syntaksi LN (luku) luku on arvo, jonka luonnollisen logaritmin haluat laskea. 152 SmartCloud Docs

157 Esimerkki =LN(3) palauttaa luvun 3 luonnollisen logaritmin (noin ). =LN(EXP(321)) palauttaa arvon 321. LOG-funktio LOG-funktio palauttaa määritetyn luvun määritetyn kantaluvun mukaisen logaritmin. Syntaksi LOG (luku,kantaluku) luku on arvo, jonka logaritmin haluat laskea. kantaluku on valinnainen argumentti, ja se on logaritmilaskennassa käytettävä kantaluku. Esimerkki =LOG(10,3) palauttaa luvun 10 kolmikantaisen logaritmin (noin ). =LOG(7^4,7) palauttaa arvon 4. MOD-funktio MOD-funktio palauttaa jakojäännöksen, kun kokonaisluku jaetaan toisella kokonaisluvulla. Syntaksi MOD (luku,luku) Tämä funktio palauttaa kokonaislukuargumenteille jakojäännöksen, joka saadaan jakamalla jaettava jakajalla. Toisin sanoen jakojäännöksen, kun ensimmäinenluku-argumentti jaetaan toisella luku-argumentilla. Tämä funktio toteutetaan muodossa jaettava - jakaja * INT(jaettava/jakaja). Kaava palauttaa tuloksen, jos argumentit eivät ole kokonaislukuja. Esimerkki =MOD(22,3) palauttaa jakojäännöksen 1, kun 22 jaetaan luvulla 3. =MOD(11.25,2.5) palauttaa arvon ODD-funktio ODD-funktio pyöristää positiivisen luvun ylöspäin lähimpään parittomaan kokonaislukuun ja negatiivisen luvun alaspäin lähimpään parittomaan kokonaislukuun. Syntaksi ODD(luku) Pyöristää luvun ylöspäin seuraavaan parittomaan kokonaislukuun poispäin nollasta. Laskentataulukoiden käsittely 153

158 Esimerkki =ODD(1.2) palauttaa arvon 3. =ODD(1) palauttaa arvon 1. =ODD(0) palauttaa arvon 1. =ODD(-3.1) palauttaa arvon -5. PI-funktio PI-funktio palauttaa arvon , joka on matemaattisen vakion PII arvo 14 desimaalin tarkkuudella. Syntaksi PI() Esimerkki =PI() palauttaa arvon POWER-funktio POWER palauttaa luvun potenssiin korotettuna. Syntaksi POWER(kantaluku, potenssi) POWER palauttaa kantaluvun korotettuna potenssi-argumentin mukaiseen potenssiin. Sama tulos voidaan tuottaa käyttämällä potenssiin korotuksen operaattoria ^: kantaluku^potenssi Esimerkki =POWER(4,3) palauttaa arvon 64, joka on 4 potenssiin 3. =4^3 palauttaa niin ikään arvon, joka on 4 potenssiin 3. PRODUCT-funktio PRODUCT palauttaa kaikkien argumentteina annettujen lukujen tulon. Syntaksi PRODUCT(luku1, luku2,...luku30) Luku1 luku30 on niiden enintään 30 argumentin luettelo, joiden tulon haluat laskea. PRODUCT palauttaa arvon luku1 * luku2 * luku3 *... Esimerkki =PRODUCT(2,3,4) palauttaa arvon SmartCloud Docs

159 RAND-funktio RAND palauttaa satunnaisluvun 0 1. Syntaksi RAND () Tämä funktio tuottaa uuden satunnaisluvun sovelluksen jokaisen uudelleenlaskennan yhteydessä. Esimerkki =RAND() palauttaa satunnaisluvun 0-1. RANDBETWEEN-funktio RANDBETWEEN palauttaa satunnaisen kokonaisluvun määritetyltä väliltä. Syntaksi RANDBETWEEN(alaraja, yläraja) Palauttaa satunnaisen kokonaisluvun alaraja- ja yläraja-parametrien määrittämästä lukujoukosta, joka sisältää määritetyt raja-arvot. Tämä funktio tuottaa uuden satunnaisluvun IBM Docs -ohjelman jokaisen uudelleenlaskennan yhteydessä. Voit pakottaa uudelleenlaskennan manuaalisesti IBM Docs -ohjelmassa painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto+Ctrl+F9. =RANDBETWEEN(20,30) palauttaa kokonaisluvun väliltä ROUND-funktio ROUND pyöristää luvun määritettyyn desimaalitarkkuuteen. Tämä funktio pyöristää luvun lähimpään lukuun. Vaihtoehtoja on funktioiden ROUNDDOWN ja ROUNDUP kohdalla. Syntaksi ROUND(luku, määrä) Palauttaa luvun pyöristettynä määrä-argumentin mukaiseen desimaalitarkkuuteen. Jos määrä-argumenttia ei anneta tai se on 0, funktio pyöristää luvun lähimpään kokonaislukuun. Jos määrä-argumentin arvo on negatiivinen, funktio pyöristää luvun lähimpään kymmenkertaan (10, 100, 1000 jne.). Esimerkki =ROUND(2.348,2) palauttaa arvon =ROUND( ,3) palauttaa arvon Jos haluat kaikki desimaalit näkyviin, muuta solun muotoa. =ROUND(2.348,0) palauttaa arvon 2. =ROUND(2,5) palauttaa arvon 3. =ROUND(987.65,-2) palauttaa arvon Laskentataulukoiden käsittely 155

160 ROUNDDOWN-funktio ROUNDDOWN-funktio pyöristää luvun alaspäin nollaa kohti tiettyyn tarkkuuteen asti. Vaihtoehtoja on funktioiden ROUNDUP ja ROUND kohdalla. Syntaksi ROUNDDOWN (luku, määrä) Tämä funktio pyöristää luku-argumentin alaspäin (kohti nollaa) määrä-argumentin osoittamaan desimaalitarkkuuteen. Jos määrä on jätetty pois tai sen arvo on nolla, funktio pyöristää luvun alaspäin kokonaislukuun. Jos määrä-argumentin arvo on negatiivinen, funktio pyöristää luvun alaspäin lähimpään kymmenkertaan (10, 100, 1000 jne.). Esimerkki =ROUNDDOWN(1.234,2) palauttaa arvon =ROUNDDOWN(45.67,0) palauttaa arvon 45. =ROUNDDOWN(-45.67) palauttaa arvon -45. =ROUNDDOWN(987.65,-2) palauttaa arvon 900. ROUNDUP-funktio ROUNDUP-funktio pyöristää luvun ylöspäin poispäin nollasta tiettyyn tarkkuuteen asti. Vaihtoehtoja on funktioiden ROUNDDOWN ja ROUND kohdalla. Syntaksi ROUNDUP (luku, määrä) Tämä funktio pyöristää luku-argumentin ylöspäin (poispäin nollasta) määrä-argumentin osoittamaan desimaalitarkkuuteen. Jos määrä on jätetty pois tai sen arvo on nolla, funktio pyöristää luvun ylöspäin kokonaislukuun. Jos määrä-argumentin arvo on negatiivinen, funktio pyöristää luvun ylöspäin lähimpään kymmenkertaan (10, 100, 1000 jne.). Esimerkki =ROUNDUP(1.1111,2) palauttaa arvon =ROUNDUP(1.2345,1) palauttaa arvon 1.3. =ROUNDUP(45.67,0) palauttaa arvon 46. =ROUNDUP(-45.67) palauttaa arvon 46. =ROUNDUP(987.65,-2) palauttaa arvon SQRT-funktio SQRT-funktio palauttaa luvun positiivisen neliöjuuren. 156 SmartCloud Docs

161 Syntaksi SQRT (luku) Tämä funktio palauttaa luku-argumentin positiivisen neliöjuuren. Esimerkki =SQRT(16) palauttaa arvon 4. =SQRT(-16) palauttaa Virheellinen argumentti -virhesanoman. SUBTOTAL-funktio SUBTOTAL-funktio laskee välisummat. Jos solualue sisältää jo välisummia, funktio ohittaa ne. Syntaksi SUBTOTAL (funktio, alue) funktio on numero, joka vastaa yhtä seuraavan taulukon funktioista: Taulukko 31. Funktion numerot ja vastaavat funktiot Funktion numero Funktio 1 AVERAGE 2 COUNT 3 COUNTA 4 MAX 5 MIN 6 PRODUCT 7 STDEV 8 STDEVP 9 SUM 10 VAR 11 VARP alue on solualue, jonka solut haluat laskea. SUM-funktio SUM laskee solualueen lukujen summan. Syntaksi SUM(luku1,luku2,...luku30) Luku 1 luku 30 on niiden enintään 30 argumentin luettelo, joiden summan haluat laskea. Esimerkki Jos annat luvut 2, 3 ja 4 tekstikenttiin luku1, luku2 ja luku3, funktio palauttaa tuloksena arvon 9. Laskentataulukoiden käsittely 157

162 =SUM(A1,A3,B5) laskee kolmen solun summan. =SUM (A1:E10) laskee kaikkien solualueen A1 E10 solujen summan. Voit käyttää SUM()-funktiossa AND-ehtoja seuraavasti: Oletetaan esimerkiksi, että olet syöttänyt taulukkoon laskutietoja. Laskujen päivämäärät ovat sarakkeessa A ja summat sarakkeessa B. Haluat luoda kaavan, jonka avulla voit laskea vain tietyn kuukauden laskujen summan. Voit esimerkiksi haluta tuloksena vain ajanjaksolta kertyneen summan. Päivämääräarvojen solualue on A1:A40 ja laskun summien solualue on B1:B40. Kirjoita soluihin C1 ja C2 päivämäärät ( ja , soluun C2 kirjoittamasi päivämäärä ei kuulu enää hakualueeseen), joiden välisenä aikana lähetettyjen laskujen summat haluat laskea. Kirjoita seuraava taulukkokaava: =SUM((A1:A40>=C1)*(A1:A40<C2)*B1:B40) Määritä kaava taulukkokaavaksi painamalla näppäinyhdistelmää Vaihto+Ctrl+Enter pelkän Enter-näppäimen asemesta, kun lopetat kaavan kirjoittamisen. Taulukkokaavana syötetty kaava näkyy kaavarivillä aaltosulkeissa. {=SUM((A1:A40>=C1)*(A1:A40<C2)*B1:B40)} Kaava perustuu siihen, että kaavoissa olevien kahden vertailun tulos on 1, jos ehdot täyttyvät, tai 0, jos ehdot eivät täyty. Järjestelmä kokoaa yksittäiset vertailutulokset matriisitaulukoksi, jota järjestelmä käyttää matriisitulolaskennassa. Lopuksi järjestelmä laskee yksittäiset arvot yhteen, mikä tuottaa lopullisen matriisitaulukon. SUMIF-funktio SUMIF laskee määritettyjen ehtojen mukaisten solujen summan. Tämän funktion avulla voit etsiä tietyn arvon solualueesta. Syntaksi SUMIF(alue, ehdot, summa-alue) alue on solualue, jonka soluihin haluat verrata ehtoa. ehdot on joko hakuehdon määrittävä solu tai hakuehto. Jos ehdot kirjoitetaan kaavaan, ne on kirjoitettava kokolainausmerkkeihin. Ehdot voivat sisältää myös yleismerkkejä. Käytä ehdon määrittävässä tekstissä kysymysmerkkiä (?) edustamaan mitä tahansa yhtä merkkiä. Käytä tähteä (*) edustamaan mitä tahansa määrää peräkkäisiä merkkejä. Käytä esimerkiksi ehtoa B*, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B, ja ehtoa B???, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B ja jotka sisältävät kolme muuta merkkiä. Kun haluat etsiä itse kysymysmerkkiä tai tähteä, käytä tilde-merkkiä (~)?- tai *-merkin edessä. summa-alue on solualue, jonka arvojen summan haluat laskea. Jos tätä parametria ei määritetä, funktio laskee määritetyn alueen arvojen summan. Esimerkki Vain negatiivisten lukujen yhteenlasku: =SUMIF(A1:A10,"<0") =SUMIF(A1:A10,">0",B1:10) laskee solualueen B1:B10 arvot yhteen vain, jos alueen A1:A10 vastaavat arvot ovat suurempia kuin nolla. 158 SmartCloud Docs

163 Lisää esimerkkejä syntakseista, joita voi käyttää funktion SUMIF() yhteydessä, on kohdassa COUNTIF(). TRUNC-funktio TRUNC katkaisee luvun poistamalla desimaaleja. Syntaksi TRUNC(luku, määrä) Funktio palauttaa luvun, jossa on enintään määrä-argumentin mukainen määrä desimaaleja. Ohjelma poistaa ylimääräiset desimaalit etumerkistä riippumatta. Funktio TRUNC(luku; 0) palauttaa positiivisten lukujen yhteydessä saman tuloksen kuin funktio INT(luku), mutta TRUNC pyöristää negatiiviset luvut nollan suuntaan. Esimerkki =TRUNC(1.239,2) palauttaa arvon Numero 9 jää pois. =TRUNC( ,3) palauttaa arvon Kaikki numerot 9 jäävät pois. Laskentataulukkofunktiot Tämä funktioluettelo sisältää kaikki laskentataulukkofunktiot. ADDRESS-funktio ADDRESS-funktio palauttaa määritettyjä rivi- ja sarakenumeroita vastaavien solujen osoitteet (viitteet) tekstimuodossa. Voit vaihtoehtoisesti määrittää, miten osoite tulkitaan. Osoite voidaan tulkita tarkaksi osoitteeksi (esimerkiksi $A$1), suhteelliseksi osoitteeksi (esimerkiksi A1) tai näiden osoitelajien yhdistelmäksi (A$1 tai $A1). Lisäksi voit määrittää taulukon nimen. Yhteentoimivuuden vuoksi ADDRESS- ja INDIRECT-funktiot tukevat valinnaista argumenttia. Tämän argumentin avulla voit määrittää, pitääkö käyttää R1C1-osoitetyyliä tavallisen A1-tyylin sijasta. ADDRESS-funktiossa argumentti lisätään neljäntenä argumenttina, jolloin valinnainen taulukon nimen argumentti siirtyy viidenneksi. INDIRECT-funktiossa argumentti liitetään toiseksi argumentiksi. Kummassakin funktiossa, jos argumentti lisätään arvolla 0, käytetään R1C1-osoitetyyliä. Jos argumenttia ei anneta tai sen arvo on muu kuin 0, käytetään A1-osoitetyyliä. Jos käytät R1C1-osoitetyyliä, ADDRESS-funktio palauttaa osoitteet käyttäen huutomerkkiä (!) taulukon nimen erottimena ja INDIRECT-funktio odottaa huutomerkkiä taulukon nimen erottimeksi. Molemmat funktiot käyttävät edelleen pistettä (.) taulukon nimen erottimena A1-osoitetyylin kanssa. Syntaksi ADDRESS (rivi, sarake, itseisarvo, A1, taulukko) rivi on soluviitteen rivinumero. Laskentataulukoiden käsittely 159

164 sarake on soluviitteen sarakenumero (pelkkä numero-osa ilman kirjainta) itseisarvo määrittää viitteen lajin. Arvo 1 tai tyhjä tarkoittaa, että viitteen laji on tarkka ($A$1). Arvo 2 tarkoittaa, että riviviitteen laji on tarkka ja sarakeviite on suhteellinen (A$1). Arvo 3 tarkoittaa, että riviviitteen laji on suhteellinen ja sarakeviitteen laji on tarkka ($A1). Arvo 4 tarkoittaa, että viitteen laji on suhteellinen (A1). A1 on valinnainen. Jos tämän argumentin arvoksi asetetaan 0, käytetään R1C1- osoitetyyliä. Jos argumenttia ei ole tai sen arvoksi on annettu muu kuin 0, käytetään A1-osoitetyyliä taulukko on taulukon nimi. Nimi on kirjoitettava lainausmerkkeihin. ADDRESS(1, 1, 2, "Taulukko2") palauttaa seuraavan tuloksen: Taulukko2!A$1 Jos taulukon 2 solussa A1 on arvo -6, voit viitata kyseiseen soluun epäsuorasti käyttämällä solun B2 funktiota. Kirjoita =ABS(INDIRECT(B2)). Kyseisen funktion tulos on solun B2 viitesolun itseisarvo, joka on tässä tapauksessa 6. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: COLUMN-funktio COLUMN-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. ROW-funktio sivulla 165 ROW palauttaa soluviitteen rivinumeron. COLUMN-funktio COLUMN-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. Jos viite on solu, funktio palauttaa kyseisen solun sarakenumeron. Jos parametri on solualue ja kaava annetaan taulukkokaavana, funktio palauttaa vastaavat sarakenumerot yhden rivin kokoisessa taulukossa. Jos COLUMN-funktion viiteparametri viittaa solualueeseen eikä funktiota ole kirjoitettu taulukkokaavaksi, funktio palauttaa vain määritetyn solualueen ensimmäistä solua vastaavan sarakenumeron. Syntaksi COLUMN(viite) viite on viittaus soluun tai solualueeseen, jonka ensimmäisen sarakenumeron haluat selvittää. Jos et määritä viite-argumenttia, funktio palauttaa sen solun sarakenumeron, johon funktio on kirjoitettu. Järjestelmä määrittää viitteen nykyiseen soluun automaattisesti. Esimerkki =COLUMN(A1) palauttaa arvon 1. Sarake A on taulukon ensimmäinen sarake. =COLUMN(C3:E3) palauttaa arvon 3. Sarake C on taulukon kolmas sarake. =COLUMN(D3:G10) palauttaa arvon 4, koska sarake D on taulukon neljäs sarake eikä COLUMN-funktiota ole kirjoitettu taulukkokaavaksi. Tällöin funktio palauttaa vain solualueen ensimmäisen solun arvon. {=COLUMN(B2:B7)} ja =COLUMN(B2:B7) palauttavat molemmat arvon 2, koska viitealue sisältää vain sarakkeen B, joka on taulukon toinen sarake. Koska yhden sarak- 160 SmartCloud Docs

165 keen kokoisissa alueissa esiintyy vain yksi sarakenumero, sillä ei ole merkitystä, onko funktio kirjoitettu taulukkokaavaksi. =COLUMN() palauttaa arvon 3, jos kaava on kirjoitettu mihin tahansa sarakkeen C soluun. {=COLUMN(Jänis)} palauttaa yhden rivin kokoisen taulukon, jossa on arvot 3 ja 4, jos alueen (C1:D3) nimi on Jänis. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ADDRESS-funktio sivulla 159 ADDRESS-funktio palauttaa määritettyjä rivi- ja sarakenumeroita vastaavien solujen osoitteet (viitteet) tekstimuodossa. Voit vaihtoehtoisesti määrittää, miten osoite tulkitaan. Osoite voidaan tulkita tarkaksi osoitteeksi (esimerkiksi $A$1), suhteelliseksi osoitteeksi (esimerkiksi A1) tai näiden osoitelajien yhdistelmäksi (A$1 tai $A1). Lisäksi voit määrittää taulukon nimen. ROW-funktio sivulla 165 ROW palauttaa soluviitteen rivinumeron. COLUMNS-funktio COLUMNS-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. ROWS-funktio sivulla 166 ROWS-funktio palauttaa taulukon tai viitteen rivien määrän. COLUMNS-funktio COLUMNS-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. Syntaksi Jos viite on solu, funktio palauttaa kyseisen solun sarakenumeron. COLUMNS(taulukko) taulukko on viittaus soluun tai solualueeseen, jonka ensimmäisen sarakenumeron haluat selvittää. Esimerkki =COLUMNS(B5) palauttaa arvon 1, koska yksittäinen solu on aina yhdessä sarakkeessa. =COLUMNS(A1:C5) vastaa arvoa 3. Viite muodostuu kolmesta sarakkeesta. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: COLUMN-funktio sivulla 160 COLUMN-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. ROW-funktio sivulla 165 ROW palauttaa soluviitteen rivinumeron. ROWS-funktio sivulla 166 ROWS-funktio palauttaa taulukon tai viitteen rivien määrän. HLOOKUP-funktio HLOOKUP hakee arvoa ja viitettä valitun alueen alapuolella oleviin soluihin. Ensin tämä funktio tarkistaa, sisältääkö taulukon ensimmäinen rivi määritetyn arvon. Funktio palauttaa indeksi-argumentin mukaisen taulukon rivin arvon samasta sarakkeesta, josta haettu arvo löytyi. Laskentataulukoiden käsittely 161

166 Syntaksi HLOOKUP(hakuehdot, taulukko, indeksi, lajiteltu) hakuehdot on arvo, jota haluat etsiä taulukon ensimmäiseltä riviltä. Hakuehdot voivat sisältää myös yleismerkkejä. Käytä ehdon määrittävässä tekstissä kysymysmerkkiä (?) edustamaan mitä tahansa yhtä merkkiä. Käytä tähteä (*) edustamaan mitä tahansa määrää peräkkäisiä merkkejä. Käytä esimerkiksi ehtoa B*, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B, ja ehtoa B???, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B ja jotka sisältävät kolme muuta merkkiä. Kun haluat etsiä itse kysymysmerkkiä tai tähteä, käytä tildemerkkiä (~)?- tai *-merkin edessä. taulukko on viite. indeksi on sen taulukon rivin järjestysnumero, josta haluat palauttaa arvon. Ensimmäisen rivin järjestysnumero on 1. lajittelu on valinnainen argumentti, joka määrittää, onko taulukon ensimmäinen sarake nousevassa vai laskevassa järjestyksessä. Määritä parametrin arvoksi FALSE (epätosi), jos ensimmäinen sarake ei ole nousevassa järjestyksessä. Jos sarakkeet on lajiteltu, haku sujuu tavallista nopeammin ja funktio palauttaa aina arvon, jos arvo on lajitellun luettelon arvoalueella. Jos luetteloa ei ole lajiteltu, funktio palauttaa vain tarkat vastineet. Muussa tapauksessa funktio palauttaa arvon #N/A. Esimerkki Haluat luoda taulukon, jossa soluun B1 tulee näkyviin ruokalajin nimi, kun kirjoitat sitä vastaavan annosnumeron soluun A1. Annosnumerot ja niitä vastaavat nimet on määritetty solualueeseen A4:AZ5. Huomautus: AZ edustaa sarakenumeroa 52. Solussa A4 on arvo 52 ja solussa A5 ruokalajin nimi Kasviskeitto. Taulukossa on 52 ruokalaji vastaavalla tavalla määritettynä. Voit luoda kuvatun taulukon kirjoittamalla seuraavan kaavan soluun B1: =HLOOKUP(A1, A4:AZ5, 2) Kun olet kirjoittanut luvun soluun A1, solussa B1 näkyy kirjoittamaasi lukua vastaavan solualueen A4:AZ5 toisen rivin teksti. Jos kirjoitat numeron, jota ei ole solualueen taulukossa, näkyviin tulee viimeisen tai ensimmäisen taulukkokohdan teksti. Jos haluat, että solualueen taulukkoon kuulumaton luku luo virhesanoman, kirjoita kaavan viimeisenä parametrina FALSE. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: INDEX-funktio sivulla 163 INDEX palauttaa rivin ja sarakkeen numeroiden tai valinnaisen alueen nimen mukaisen solun sisällön. VLOOKUP-funktio sivulla 167 VLOOKUP tekee pystysuuntaisen haun ja palauttaa löydetyn solun vieressä olevien solujen arvot. HYPERLINK-funktio HYPERLINK-funktio avaa hyperlinkin, kun napsautat hyperlinkin sisältävää solua. Jos käytät valinnaista solun_teksti-argumenttia, kaava etsii URL-osoitteen, jonka jälkeen teksti tai luku tulee näkyviin. 162 SmartCloud Docs

167 Jos käytät valinnaista solun_teksti-parametria, kaava etsii URL-osoitteen ja tuo sen jälkeen näkyviin tekstin tai luvun. Vihje: Voit avata hyperlinkin sisältävän solun näppäimistöllä ja siirtyä muokkaustilaan valitsemalla solun ja painamalla F2-näppäintä. Siirrä kohdistin hyperlinkin alkuun, paina näppäinyhdistelmää Vaihto+F10 ja valitse sen jälkeen Avaa hyperlinkki -vaihtoehto. Syntaksi HYPERLINK(url-osoite,solun_teksti) url-osoite määrittää linkin kohteen. solun_teksti valinnainen teksti tai luku, joka näkyy solussa ja joka palautetaan tuloksena. Jos solun_teksti-argumenttia ei määritetä, URL-osoite näkyy solun tekstinä ja palautetaan tuloksena. Esimerkki =HYPERLINK(" näyttää tekstin solussa ja suorittaa hyperlinkin napsautettaessa. =HYPERLINK(" tätä") näyttää tekstin Napsauta tätä solussa ja suorittaa hyperlinkin napsautettaessa. =HYPERLINK(" näyttää luvun ja avaa hyperlinkin napsautettaessa. =HYPERLINK($B4), jossa solu B4 sisältää osoitteen Funktio lisää osoitteen hyperlinkkisolun URL-osoitteeseen ja palauttaa kaavan tuloksena käytetyn tekstin. =HYPERLINK(" & "esimerkki.org" näyttää tekstin Napsauta esimerkki.org solussa ja avaa hyperlinkin napsautettaessa. =HYPERLINK("#Taulukko1!A1","Siirry alkuun") näyttää tekstin Siirry alkuun ja siirtyy tämän asiakirjan soluun Taulukko1!A1. =HYPERLINK("tiedosto:///C:/writer.odt#Määritys","Siirry Writerkirjanmerkkiin") näyttää tekstin Siirry Writer-kirjanmerkkiin. Ohjelma lataa sen jälkeen määritetyn tekstiasiakirjan ja siirtyy kirjanmerkkiin nimeltä Määritys. INDEX-funktio INDEX palauttaa rivin ja sarakkeen numeroiden tai valinnaisen alueen nimen mukaisen solun sisällön. Syntaksi INDEX(viite,rivi,sarake,alue) Viite on joko suora soluviittaus tai solualueen nimi. Jos viitearvo koostuu useista solualueista, arvo tai alueen nimi on kirjoitettava sulkeisiin. Rivi on valinnainen parametri, joka määrittää sen viitealueen rivinumeron, jonka arvon haluat palauttaa. Laskentataulukoiden käsittely 163

168 Sarake on valinnainen parametri, joka määrittää sen viitealueen sarakenumeron, jonka arvon haluat palauttaa. Alue on valinnainen parametri, joka määrittää alialueen indeksin, kun viite on moniosainen alue. Esimerkki =INDEX(A1:B6,1,1) palauttaa alueen A1:B6 ensimmäisen arvon. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: VLOOKUP-funktio sivulla 167 VLOOKUP tekee pystysuuntaisen haun ja palauttaa löydetyn solun vieressä olevien solujen arvot. HLOOKUP-funktio sivulla 161 HLOOKUP hakee arvoa ja viitettä valitun alueen alapuolella oleviin soluihin. Ensin tämä funktio tarkistaa, sisältääkö taulukon ensimmäinen rivi määritetyn arvon. Funktio palauttaa indeksi-argumentin mukaisen taulukon rivin arvon samasta sarakkeesta, josta haettu arvo löytyi. INDIRECT-funktio INDIRECT-funktio palauttaa tekstimerkkijonon avulla määritetyn viitteen. Käytä tätä funktiota, jos haluat, että kaava viittaa aina tiettyyn solun osoitteeseen solun sisällöstä riippumatta, kun rivejä tai sarakkeita on siirretty tai poistettu. Tämän funktion avulla voit myös palauttaa merkkijonoa vastaavan solualueen. Syntaksi INDIRECT(viite,viitteen_tyyli) viite on pakollinen argumentti, joka on alueviittaus. viitteen_tyyli on valinnainen argumentti, joka määrittää, onko viite A1-tyylin (sarakkeet on nimetty kirjaimin ja rivin numeroin) vai R1C1-tyylin (sekä sarakkeet että rivin on nimetty numeroin) mukainen. Jos viitteen_tyyli on TRUE (tosi) tai puuttuu, viite on A1-tyylin mukainen. Esimerkki =INDIRECT(A1) palauttaa arvon 100, jos solu A1 sisältää viitteen soluun C108, ja solu C108 sisältää arvon 100. =SUM(INDIRECT("a1:" & ADDRESS(1,3))) laskee solualueen, joka kattaa solut solusta A1 valittuun soluun, solujen arvot yhteen. Solun osoite määräytyy rivin 1 ja sarakkeen 3 perusteella. Näin ollen funktio laskee alueen A1:C1 solujen summan. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: OFFSET-funktio OFFSET-funktio palauttaa sen solun arvon, joka sijaitsee tietyn rivi- ja sarakemäärän päässä. OFFSET-funktio OFFSET-funktio palauttaa sen solun arvon, joka sijaitsee tietyn rivi- ja sarakemäärän päässä. Syntaksi OFFSET(viite,rivit,sarakkeet,korkeus, leveys) viite-argumentti on haettavan arvon viitepisteenä käytettävä solu. 164 SmartCloud Docs

169 rivit-argumentti määrittää, kuinka monta solua ylös- (negatiivinen arvo) tai alaspäin viitepisteestä haettava arvo sijaitsee. sarakkeet-argumentti määrittää, kuinka monta solua vasemmalle (negatiivinen arvo) tai oikealle viitepisteestä haettava arvo sijaitsee. korkeus on valinnainen argumentti, joka määrittää uudesta viitepisteestä alkavan alueen pystysuuntaisen korkeuden. leveys on valinnainen argumentti, joka määrittää uudesta viitepisteestä alkavan alueen vaakasuuntaisen leveyden. Esimerkki =OFFSET(A1,2,2) palauttaa solun C3 arvon (solusta A1 on siirrytty kaksi riviä alaspäin ja kaksi saraketta oikealle). Jos solussa C3 on esimerkiksi arvo 100, tämä funktio palauttaa arvon 100. =SUM(OFFSET(A1,2,2,5,6)) laskee sen alueen summan, joka alkaa solusta C3. Tämän alueen korkeus on viisi riviä ja leveys kuusi saraketta (alue=c3:h7). Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: INDIRECT-funktio sivulla 164 INDIRECT-funktio palauttaa tekstimerkkijonon avulla määritetyn viitteen. Käytä tätä funktiota, jos haluat, että kaava viittaa aina tiettyyn solun osoitteeseen solun sisällöstä riippumatta, kun rivejä tai sarakkeita on siirretty tai poistettu. Tämän funktion avulla voit myös palauttaa merkkijonoa vastaavan solualueen. ROW-funktio ROW palauttaa soluviitteen rivinumeron. ROW Jos viite osoittaa soluun, ROW-funktio palauttaa kyseisen solun rivinumeron. Syntaksi ROW(viite) Viite on solu, alue tai alueen nimi. Jos et määritä viiteparametria, funktio palauttaa sen solun rivinumeron, johon funktio on kirjoitettu. Järjestelmä määrittää viitteen nykyiseen soluun automaattisesti. Esimerkki =ROW(B3) palauttaa arvon 3, koska viitteen mukainen solu (B3) on taulukon kolmannella rivillä. {=ROW(D5:D8)} palauttaa yhden sarakkeen kokoisen taulukon (arvot 5,6,7,8), koska viitteeksi määritetty solualue sisältää rivit 5 8. =ROW(D5:D8) palauttaa arvon 5. {=ROW(A1:E1)} ja =ROW(A1:E1) palauttavat kumpikin arvon 1 =ROW() palauttaa arvon 3, jos kaava on kirjoitettu mihin tahansa rivin 3 soluun. Laskentataulukoiden käsittely 165

170 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: ADDRESS-funktio sivulla 159 ADDRESS-funktio palauttaa määritettyjä rivi- ja sarakenumeroita vastaavien solujen osoitteet (viitteet) tekstimuodossa. Voit vaihtoehtoisesti määrittää, miten osoite tulkitaan. Osoite voidaan tulkita tarkaksi osoitteeksi (esimerkiksi $A$1), suhteelliseksi osoitteeksi (esimerkiksi A1) tai näiden osoitelajien yhdistelmäksi (A$1 tai $A1). Lisäksi voit määrittää taulukon nimen. COLUMN-funktio sivulla 160 COLUMN-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. COLUMNS-funktio sivulla 161 COLUMNS-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. ROWS-funktio ROWS-funktio palauttaa taulukon tai viitteen rivien määrän. ROWS-funktio ROWS-funktio palauttaa taulukon tai viitteen rivien määrän. Syntaksi ROWS(taulukko) taulukko on viite tai nimetty alue, jonka rivimäärän haluat selvittää. Esimerkki =ROWS(B5) palauttaa arvon 1, koska solu sisältää vain yhden rivin. =ROWS(A10:B12) palauttaa arvon 3. =ROWS(Jänis) palauttaa arvon 2, jos alueen (C1:D3) nimi on Jänis. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: COLUMNS-funktio sivulla 161 COLUMNS-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. COLUMN-funktio sivulla 160 COLUMN-funktio palauttaa soluviitteen sarakenumeron. ROW-funktio sivulla 165 ROW palauttaa soluviitteen rivinumeron. SHEET-funktio SHEET palauttaa viitteen tai taulukon nimeä vastaavan merkkijonon mukaisen taulukon numeron. Jos et määritä funktioon parametreja, funktio palauttaa laskentataulukon sen taulukon numeron, jossa funktio on. Syntaksi SHEET(viite) Viite on valinnainen parametri, joka voi olla viittaus soluun tai solualueeseen tai taulukon nimi merkkijonona. Esimerkki =SHEET(Taulukko2!A1) palauttaa arvon 2, jos Taulukko2 on laskentataulukkoasiakirjan toinen taulukko. 166 SmartCloud Docs

171 VLOOKUP-funktio VLOOKUP tekee pystysuuntaisen haun ja palauttaa löydetyn solun vieressä olevien solujen arvot. VLOOKUP tarkistaa ensin, onko määritetty arvo taulukon ensimmäisessä sarakkeessa. Tämän jälkeen funktio palauttaa arvon määritetystä sarakkeesta siltä riviltä, jolta hakuehtoa vastaava arvo löytyi. Syntaksi VLOOKUP(hakuehto, taulukko, indeksi, lajittelujärjestys) Hakuehto on arvo, jota haluat etsiä taulukon ensimmäisestä sarakkeesta. Hakuehto voi sisältää myös yleismerkkejä. Käytä ehdon määrittävässä tekstissä kysymysmerkkiä (?) edustamaan mitä tahansa yhtä merkkiä. Käytä tähteä (*) edustamaan mitä tahansa määrää peräkkäisiä merkkejä. Käytä esimerkiksi ehtoa B*, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B, ja ehtoa B???, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B ja jotka sisältävät kolme muuta merkkiä. Kun haluat etsiä itse kysymysmerkkiä tai tähteä, käytä tilde-merkkiä (~)?- tai *-merkin edessä. taulukko on viite. Hakemisto on sen taulukon sarakkeen järjestysnumero, josta haluat palauttaa arvon. Ensimmäisen sarakkeen järjestysnumero on 1. Lajittelujärjestys on valinnainen argumentti, joka määrittää, ovatko taulukon sarakkeet nousevassa vai laskevassa järjestyksessä. Määritä parametrin arvoksi FALSE (epätosi), jos ensimmäinen sarake ei ole nousevassa järjestyksessä. Jos sarakkeet on lajiteltu, haku sujuu tavallista nopeammin ja funktio palauttaa aina arvon, jos arvo on lajitellun luettelon arvoalueella. Jos luetteloa ei ole lajiteltu, funktio palauttaa vain tarkat vastineet. Muussa tapauksessa funktio palauttaa sanoman #N/A. Esimerkki Haluat luoda taulukon, jossa soluun B1 tulee näkyviin ruokalajin nimi, kun kirjoitat sitä vastaavan annosnumeron soluun A1. Annosnumerot ja niitä vastaavat nimet on määritetty solualueeseen D1:E100. Solussa D1 on arvo 100 ja solussa E1 annoksen nimi Kasviskeitto. Taulukossa on 100 annosta vastaavalla tavalla määritettynä. Sarakkeessa D olevat numerot on lajiteltu laskevaan järjestykseen, joten valinnainen Lajittelujärjestys-argumentti ei ole välttämätön. Voit luoda kuvatun taulukon kirjoittamalla seuraavan kaavan soluun B1: =VLOOKUP(A1, D1:E100, 2) Kun olet kirjoittanut luvun soluun A1, solussa B1 näkyy kirjoittamaasi lukua vastaavan solualueen D1:E100 toisen sarakkeen teksti. Jos kirjoitat numeron, jota ei ole solualueen taulukossa, näkyviin tulee viimeisen tai ensimmäisen taulukkokohdan teksti. Jos haluat, että solualueen taulukkoon kuulumaton luku luo virhesanoman, kirjoita kaavan viimeisenä argumenttina FALSE. Laskentataulukoiden käsittely 167

172 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: INDEX-funktio sivulla 163 INDEX palauttaa rivin ja sarakkeen numeroiden tai valinnaisen alueen nimen mukaisen solun sisällön. HLOOKUP-funktio sivulla 161 HLOOKUP hakee arvoa ja viitettä valitun alueen alapuolella oleviin soluihin. Ensin tämä funktio tarkistaa, sisältääkö taulukon ensimmäinen rivi määritetyn arvon. Funktio palauttaa indeksi-argumentin mukaisen taulukon rivin arvon samasta sarakkeesta, josta haettu arvo löytyi. Tilastofunktiot Tämä luettelo sisältää kaikki tilastofunktiot. AVERAGE-funktio AVERAGE palauttaa argumenttien keskiarvon. Syntaksi AVERAGE(luku1, luku2,...luku30) Luku 1, luku 2 ja niin edelleen aina lukuun 30 asti ovat numeromuotoisia arvoja tai arvoalueita. Esimerkki =AVERAGE(A1:A50) AVERAGEA-funktio AVERAGEA-funktio palauttaa argumenttien keskiarvon. Tekstimuotoiset arvot katsotaan arvoiksi 0. Syntaksi AVERAGEA (luku 1, luku 2,... luku 30) Luku 1, luku 2,...luku 30 ovat arvoja tai arvoalueita. Ohjelma tulkitsee tekstimuotoisten arvojen arvoksi 0. Esimerkki =AVERAGEA(A1:A50) COUNT-funktio COUNT laskee argumenttiluettelon lukujen määrän. Funktio ohittaa luettelon tekstimuotoiset arvot. Syntaksi COUNT(arvo1,arvo2,...arvo30) Arvo 1, arvo 2 ja niin edelleen ovat laskettavia arvoja kuvaavien 1 30 arvon tai alueen luettelo. 168 SmartCloud Docs

173 Esimerkki Neljän ensimmäisen arvokentän sisältämät laskettavat merkinnät ovat 2, 4, 6 ja kahdeksan. =COUNT(2,4,6,"kahdeksan") = 3. Lukujen määrä on 3, koska numeromuotoisia arvoja on kolme. COUNTA-funktio COUNTA laskee argumenttiluettelon arvojen määrän. Funktio laskee myös tekstimerkinnät, vaikka ne sisältäisivät tyhjän merkkijonon, jonka pituus on 0. Jos argumentti on taulukko tai viittaus, funktio ohittaa sen sisältämät tyhjät solut. Syntaksi COUNTA(arvo1,arvo2,...arvo30) Arvo 1, arvo 2 ja niin edelleen aina arvoon 30 asti ovat laskettavien 1 30 argumentin luettelo. Esimerkki Neljän ensimmäisen arvokentän sisältämät laskettavat merkinnät ovat 2, 4, 6 ja kahdeksan. =COUNTA(2,4,6,"kahdeksan") = 4. Arvojen määrä on 4, koska arvoja on neljä. LARGE-funktio LARGE-funktio palauttaa arvojoukon n:nneksi suurimman arvon. Syntaksi LARGE(taulukko,n:s_sijoitus) taulukko on arvojoukon solualue. n:s_sijoitus on arvon sijoitus. Esimerkki =LARGE(A1:C50,2) palauttaa solualueen A1:C50 toiseksi suurimman arvon. MAX-funktio MAX palauttaa argumenttiluettelon suurimman arvon. MAX-funktio palauttaa arvon 0, jos se ei havaitse numeroarvoa eikä virhettä soluviittauksina välitetyissä solualueissa. Funktio MAX() ohittaa tekstimuotoiset solut. Funktio MAXA() palauttaa arvon 0, jos se ei havaitse numero- tai tekstiarvoa tai virhettä. Literaalijonoargumentin välitys funktioon MAX() (esimerkiksi MAX- ("merkkijono")) palauttaa silti virheen. Syntaksi MAX(luku1,luku2,...luku30) Luku 1, luku 2 ja niin edelleen aina lukuun 30 asti ovat numeromuotoisia arvoja tai arvoalueita. Laskentataulukoiden käsittely 169

174 Esimerkki =MAX(A1,A2,A3,50,100,200) palauttaa luettelon suurimman arvon. =MAX(A1:B100) palauttaa suurimman määritetyistä arvoista. MEDIAN-funktio MEDIAN-funktio palauttaa luettelon mediaanin (keskimmäisen arvon). Syntaksi MEDIAN(luku 1,luku 2,...luku 255.) MEDIAN luokittelee luvut loogisesti (pienimmästä suurimpaan). Jos annettuja arvoja on pariton määrä, MEDIAN palauttaa keskimmäisen arvon.jos annettuja arvoja on parillinen määrä, MEDIAN palauttaa kahden keskimmäisen arvon aritmeettisen keskiarvon. Esimerkki =MEDIAN(5,12,65,82,9) palauttaa arvon 12. =MEDIAN(5,12,65,82,9,78) palauttaa arvon MIN-funktio MIN palauttaa argumenttiluettelon pienimmän arvon. MIN-funktio palauttaa arvon 0, jos se ei havaitse numeroarvoa eikä virhettä soluviittauksina välitetyissä solualueissa. Funktio MIN() ohittaa tekstimuotoiset solut. Funktio MINA() palauttaa arvon 0, jos se ei havaitse numero- tai tekstiarvoa tai virhettä. Literaalijonoargumentin välitys funktioon MIN() (esimerkiksi MIN("merkkijono")) palauttaa silti virheen. Syntaksi MIN(luku1, luku2,...luku30) Esimerkki =MIN(A1:B100) palauttaa pienimmän määritetyistä arvoista. MODE-funktio MODE-funktio palauttaa tietosarjan yleisimmän arvon. Jos jotkin arvot esiintyvät yhtä monta kertaa, funktio palauttaa pienimmän arvon. Jos mikään arvo ei toistu, funktio palauttaa virheen. Syntaksi MODE (luku 1,luku 2,...luku 30) Luku 1, luku 2,...luku 30 ovat numeerisia arvoja tai arvoalueita. 170 SmartCloud Docs

175 Esimerkki Matriisitaulukko A1:A11 on määritetty seuraavasti: Taulukko 32. Esimerkki MODE-funktion käytöstä A =MODE(A1:A11) palauttaa arvon 16, koska tämä arvo esiintyy kahdesti matriisitaulukossa. RANK-funktio RANK-palauttaa luvun sijainnin otoksessa. Syntaksi RANK (luku, viite, järjestys) luku on sen sijainnin arvo, joka on määritettävä. viite on otoksen sisältävä tietotaulukko tai otoksen tietoalue. järjestys on valinnainen argumentti, joka määrittää, miten tiedot on järjestetty. Järjestys-argumentin arvo 0 tarkoittaa, että objektit ovat taulukossa laskevassa järjestyksessä viimeisestä ensimmäiseen. Järjestys-argumentin arvo 1 tarkoittaa, että objektit ovat nousevassa järjestyksessä ensimmäisestä viimeiseen. Esimerkki =RANK(A10,A1:A50) palauttaa solun A10 järjestysnumeron solualueessa A1:A50. Mikäli määritetty luku ei ole määritetyllä tietoalueella, näkyviin tulee virhesanoma. SMALL-funktio SMALL-funktio palauttaa arvojoukon n:nneksi pienimmän arvon. Syntaksi SMALL(taulukko,n:s_sijoitus) taulukko on arvojoukon solualue. n:s_sijoitus on arvon sijoitus. Laskentataulukoiden käsittely 171

176 Esimerkki =SMALL(A1:C50,2) palauttaa alueen A1:C50 toiseksi pienimmän arvon. STDEV-funktio STDEV-funktio laskee arvioidun keskihajonnan otoksen perusteella. Syntaksi STDEV(luku1,luku2,...luku30) luku1,luku2...luku30 ovat koko populaatiota vastaavan otoksen numeromuotoisia arvoja tai arvoalueita. Esimerkki STDEV(A1:A50) palauttaa viitetietojen mukaisen arvioidun keskihajonnan. STDEVP-funktio STDEVP-funktio laskee keskihajonnan koko populaation perusteella. Syntaksi STDEVP(luku1,luku2,...luku30) luku1,luku2...luku30 ovat koko populaatiota vastaavan otoksen numeromuotoisia arvoja tai arvoalueita. Esimerkki =STDEVP(A1:A50) palauttaa viitetietojen vakiopoikkeaman. Tekstifunktiot Tämä luettelo sisältää kaikki tekstifunktiot. BASE-funktio BASE-funktio muuntaa positiivisen kokonaisluvun määritetyn kantaluvun mukaiseksi tekstiksi numerointijärjestelmän perusteella. Funktiossa voi käyttää numeroita 0-9jakirjaimia A - Z. Syntaksi BASE (luku, kantaluku, vähimmäispituus) luku on muunnettava kokonaisluku. kantaluku määrittää numerointijärjestelmän kantaluvun. Kantaluku voi olla mikä tahansa positiivinen kokonaisluku vähimmäispituus on valinnainen argumentti, joka määrittää luotavan merkkijonon vähimmäispituuden. Jos teksti on ilmoitettua vähimmäispituutta lyhyempi, merkkijonon eteen lisätään nollia. Esimerkki BASE(17,10,4) palauttaa desimaaliarvon BASE(17,2) palauttaa binaariarvon SmartCloud Docs

177 BASE(255,16,4) palauttaa heksadesimaaliarvon 00FF. CONCATENATE-funktio CONCATENATE yhdistää useita tekstimerkkijonoja yhdeksi merkkijonoksi. Syntaksi CONCATENATE(teksti 1,...teksti 30) Teksti 1,teksti 2 ja niin edelleen ovat niiden enintään 30 tekstimuotoisen merkkijonon luettelo, jotka haluat yhdistää yhdeksi merkkijonoksi. Esimerkki CONCATENATE("Hyvää ","huomenta ","rouva ","Virtanen") palauttaa merkkijonon Hyvää huomenta rouva Virtanen. EXACT-funktio EXACT vertaa kahta merkkijonoa ja palauttaa arvon TRUE (tosi), jos merkkijonot ovat identtiset. Funktio vertaa myös kirjainkokoa. Syntaksi EXACT(teksti 1,teksti 2) teksti 1 on ensimmäinen verrattava merkkijono. teksti 2 on toinen verrattava merkkijono. Esimerkki =EXACT("IBM lab5","ibm Lab5") palauttaa arvon FALSE (epätosi). Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: LEN-funktio sivulla 174 LEN-funktio palauttaa merkkijonon pituuden välilyönnit mukaan lukien. SEARCH-funktio sivulla 178 SEARCH palauttaa tekstiosan sijainnin merkkijonossa. Voit määrittää haun aloituskohdan parametrien avulla. Haettava teksti voi olla luku tai mitä tahansa merkkejä sisältävä merkkijono. Kirjainkoko ei ole merkitsevä haussa. LEFT-funktio LEFT-funktio palauttaa tekstimerkkijonon ensimmäisen merkin tai ensimmäiset merkit. Syntaksi LEFT (teksti, pituus) Teksti on merkkijono, jonka ensimmäiset merkit haluat poimia. pituus on valinnainen argumentti, joka määrittää poimittavien merkkien määrän. Jos et määritä tätä parametria, funktio palauttaa yhden merkin. Esimerkki LEFT("tulos",3) palauttaa merkkijonon tul. Laskentataulukoiden käsittely 173

178 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: MID-funktio Palauttaa merkkijonolausekkeen määritetyn osan RIGHT-funktio sivulla 177 RIGHT-funktio palauttaa merkkijonon viimeisen merkin tai merkit. SEARCH-funktio sivulla 178 SEARCH palauttaa tekstiosan sijainnin merkkijonossa. Voit määrittää haun aloituskohdan parametrien avulla. Haettava teksti voi olla luku tai mitä tahansa merkkejä sisältävä merkkijono. Kirjainkoko ei ole merkitsevä haussa. LEN-funktio LEN-funktio palauttaa merkkijonon pituuden välilyönnit mukaan lukien. Syntaksi LEN (teksti) Teksti on teksti, jonka pituuden haluat selvittää. Esimerkki LEN("Hyvää iltapäivää") palauttaa arvon 16. LEN( ) palauttaa arvon 8. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: EXACT-funktio sivulla 173 EXACT vertaa kahta merkkijonoa ja palauttaa arvon TRUE (tosi), jos merkkijonot ovat identtiset. Funktio vertaa myös kirjainkokoa. SEARCH-funktio sivulla 178 SEARCH palauttaa tekstiosan sijainnin merkkijonossa. Voit määrittää haun aloituskohdan parametrien avulla. Haettava teksti voi olla luku tai mitä tahansa merkkejä sisältävä merkkijono. Kirjainkoko ei ole merkitsevä haussa. LOWER-funktio LOWER muuntaa kaikki merkkijonon isot kirjaimet pieniksi kirjaimiksi. Syntaksi LOWER(teksti) Teksti on muunnettava teksti. Esimerkki =LOWER("ESIMERKKI") palauttaa arvon esimerkki. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: PROPER-funktio sivulla 176 PROPER-funktio muuttaa kaikkien sanojen ensimmäisen merkin isoksi kirjaimeksi. UPPER-funktio sivulla 181 UPPER-funktio muuntaa teksti-parametrikentän mukaisen merkkijonon isoilla kirjaimilla kirjoitetuksi. MID-funktio Palauttaa merkkijonolausekkeen määritetyn osan 174 SmartCloud Docs

179 Syntaksi: MID( Teksti T,Kokonaisluku Alku,Kokonaisluku Pituus) Palautusarvo: Teksti Parametrit: T: mikä tahansa merkkijonolauseke, jota haluat muuttaa. Alku: numeerinen lauseke, joka palauttaa sen merkkijonon merkkipaikan, josta palautettava merkkijonon osa alkaa. Pituus: numeerinen lauseke, joka palauttaa palautettavien merkkien määrän. Merkitys Palauttaa Pituus-parametrin määrittämän määrän merkkejä merkkijonon T merkkipaikasta Alku alkaen. Muunna parametrit kokonaisluvuiksi seuraavasti: Alku=INT(Alku) ja Pituus=INT(Pituus). Jos Alku-parametrin osoittamasta merkkipaikasta alkavia merkkejä on vähemmän kuin Pituus-parametrin osoittama määrä, funktio palauttaa niin monta merkkiä kuin on mahdollista merkkipaikasta Alku lähtien. Erityisesti, jos Alku > LEN(T), funktio palauttaa tyhjän merkkijonon (""). Jos Alku < 0, funktio palauttaa virheen. Jos Alku >=0 ja Pituus=0, funktio palauttaa tyhjän merkkijonon. Huomautus: MID(T,1,Pituus) tuottaa saman tuloksen kuin LEFT(T,Pituus). Esimerkki =MID("tulos",3,3) palauttaa arvon los. Laskentataulukoiden käsittely 175

180 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: LEFT-funktio sivulla 173 LEFT-funktio palauttaa tekstimerkkijonon ensimmäisen merkin tai ensimmäiset merkit. RIGHT-funktio sivulla 177 RIGHT-funktio palauttaa merkkijonon viimeisen merkin tai merkit. SEARCH-funktio sivulla 178 SEARCH palauttaa tekstiosan sijainnin merkkijonossa. Voit määrittää haun aloituskohdan parametrien avulla. Haettava teksti voi olla luku tai mitä tahansa merkkejä sisältävä merkkijono. Kirjainkoko ei ole merkitsevä haussa. REPLACE-funktio REPLACE korvaa tekstimuotoisen merkkijonon osan määritetyllä merkkijonolla. Tämän funktion avulla voit korvata sekä merkkejä että numeroita, jotka järjestelmä muuntaa automaattisesti tekstimuotoon. Funktion tulos on aina tekstimuodossa. SUBSTITUTE-funktio sivulla 179 SUBSTITUTE-funktio korvaa merkkijonon alkuperäisen tekstin uudella tekstillä. TRIM-funktio sivulla 180 TRIM-funktio poistaa tyhjämerkit merkkijonon alusta tai tasaa solun sisällön soluun vasempaan reunaan. PROPER-funktio PROPER-funktio muuttaa kaikkien sanojen ensimmäisen merkin isoksi kirjaimeksi. Syntaksi PROPER (teksti) Teksti on muunnettava teksti. Esimerkki PROPER("ibm software lab") palauttaa tekstin Ibm Software Lab. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: LOWER-funktio sivulla 174 LOWER muuntaa kaikki merkkijonon isot kirjaimet pieniksi kirjaimiksi. UPPER-funktio sivulla 181 UPPER-funktio muuntaa teksti-parametrikentän mukaisen merkkijonon isoilla kirjaimilla kirjoitetuksi. REPLACE-funktio REPLACE korvaa tekstimuotoisen merkkijonon osan määritetyllä merkkijonolla. Tämän funktion avulla voit korvata sekä merkkejä että numeroita, jotka järjestelmä muuntaa automaattisesti tekstimuotoon. Funktion tulos on aina tekstimuodossa. Lukuja sisältävä teksti on kirjoitettava kokolainausmerkeissä, jos et halua, että järjestelmä tulkitsee kyseisen merkkijonon luvuksi. Syntaksi REPLACE(teksti, sijainti, pituus, uusi teksti) teksti on teksti, jonka osa korvataan. sijainti määrittää, mistä merkistä alkaen haluat korvata tekstin. pituus määrittää, kuinka monta merkkiä muunnettavasta tekstistä haluat korvata. 176 SmartCloud Docs

181 uusi teksti on tekstin korvaava merkkijono. Esimerkki =REPLACE(" ",1,1,"444") palauttaa arvon " ". Alkuperäisen merkkijonon merkkipaikassa 1 ollut merkki on korvattu uusi teksti -parametrin mukaisella merkkijonolla. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: MID-funktio sivulla 174 Palauttaa merkkijonolausekkeen määritetyn osan SEARCH-funktio sivulla 178 SEARCH palauttaa tekstiosan sijainnin merkkijonossa. Voit määrittää haun aloituskohdan parametrien avulla. Haettava teksti voi olla luku tai mitä tahansa merkkejä sisältävä merkkijono. Kirjainkoko ei ole merkitsevä haussa. SUBSTITUTE-funktio sivulla 179 SUBSTITUTE-funktio korvaa merkkijonon alkuperäisen tekstin uudella tekstillä. TRIM-funktio sivulla 180 TRIM-funktio poistaa tyhjämerkit merkkijonon alusta tai tasaa solun sisällön soluun vasempaan reunaan. REPT-funktio REPT-funktio toistaa merkkijonon niin monta kertaa kuin sen määrä-argumentissa on määritetty. Funktion tulos saa olla enintään 255 merkin pituinen. Syntaksi REPT (teksti, määrä) teksti on toistettava teksti. määrä on toistojen määrä. Esimerkki REPT("Hyvää huomenta", 2) palauttaa arvon Hyvää huomentahyvää huomenta. RIGHT-funktio RIGHT-funktio palauttaa merkkijonon viimeisen merkin tai merkit. Syntaksi RIGHT (teksti, luku) teksti on merkkijono, jonka viimeiset merkit haluat määrittää. luku on valinnainen argumentti, joka määrittää merkkien määrän tekstin lopusta lukien. Esimerkki RIGHT("Hui",2) palauttaa merkit ui. Laskentataulukoiden käsittely 177

182 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: LEFT-funktio sivulla 173 LEFT-funktio palauttaa tekstimerkkijonon ensimmäisen merkin tai ensimmäiset merkit. MID-funktio sivulla 174 Palauttaa merkkijonolausekkeen määritetyn osan SEARCH-funktio SEARCH palauttaa tekstiosan sijainnin merkkijonossa. Voit määrittää haun aloituskohdan parametrien avulla. Haettava teksti voi olla luku tai mitä tahansa merkkejä sisältävä merkkijono. Kirjainkoko ei ole merkitsevä haussa. RIGHTB-funktio Kielissä, joissa käytetään DBCS (Double Byte Character Set) -merkistöä, RIGHTBfunktio palauttaa määritetyn määrän tavuja tekstimerkkijonon lopusta. Syntaksi RIGHTB (teksti, luku) teksti on teksti, jonka lopusta palautetaan argumentin luku määrittämä osuus. luku on valinnainen parametri, joka määrittää tekstin loppuosasta palautettavien merkkien (tavujen) määrän. RIGHTB-funktio laskee välimerkit ja välilyönnit merkeiksi. Jos palautetun tekstin ensimmäinen tavu on DBCS-merkin jälkimmäinen puolisko, RIGHTB-funktio korvaa puutteellisen merkin välilyönnillä. Esimerkki RIGHTB("Yksittäinen tavu",4) palauttaa merkkijonon tavu. SEARCH-funktio SEARCH palauttaa tekstiosan sijainnin merkkijonossa. Voit määrittää haun aloituskohdan parametrien avulla. Haettava teksti voi olla luku tai mitä tahansa merkkejä sisältävä merkkijono. Kirjainkoko ei ole merkitsevä haussa. Syntaksi SEARCH(etsi_teksti, teksti, sijainti) etsi_teksti on tekstiosa, jonka haluat etsiä. Etsi_teksti-argumentti voi sisältää yleismerkkejä. Käytä ehdon määrittävässä tekstissä kysymysmerkkiä (?) edustamaan mitä tahansa yhtä merkkiä. Käytä tähteä (*) edustamaan mitä tahansa määrää peräkkäisiä merkkejä. Käytä esimerkiksi ehtoa B*, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B, ja ehtoa B???, kun haluat etsiä kaikki merkinnät, jotka alkavat merkillä B ja jotka sisältävät kolme muuta merkkiä. Kun haluat etsiä itse kysymysmerkkiä tai tähteä, käytä tilde-merkkiä (~)?- tai *-merkin edessä. Teksti on merkkijono, josta haluat etsiä määritettyä merkkijonoa. Sijainti on valinnainen parametri, joka määrittää, mistä kohdemerkkijonon kohdasta haku alkaa. Esimerkki =SEARCH(54, ) palauttaa arvon SmartCloud Docs

183 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: EXACT-funktio sivulla 173 EXACT vertaa kahta merkkijonoa ja palauttaa arvon TRUE (tosi), jos merkkijonot ovat identtiset. Funktio vertaa myös kirjainkokoa. LEN-funktio sivulla 174 LEN-funktio palauttaa merkkijonon pituuden välilyönnit mukaan lukien. MID-funktio sivulla 174 Palauttaa merkkijonolausekkeen määritetyn osan LEFT-funktio sivulla 173 LEFT-funktio palauttaa tekstimerkkijonon ensimmäisen merkin tai ensimmäiset merkit. RIGHT-funktio sivulla 177 RIGHT-funktio palauttaa merkkijonon viimeisen merkin tai merkit. REPLACE-funktio sivulla 176 REPLACE korvaa tekstimuotoisen merkkijonon osan määritetyllä merkkijonolla. Tämän funktion avulla voit korvata sekä merkkejä että numeroita, jotka järjestelmä muuntaa automaattisesti tekstimuotoon. Funktion tulos on aina tekstimuodossa. SUBSTITUTE-funktio SUBSTITUTE-funktio korvaa merkkijonon alkuperäisen tekstin uudella tekstillä. TRIM-funktio sivulla 180 TRIM-funktio poistaa tyhjämerkit merkkijonon alusta tai tasaa solun sisällön soluun vasempaan reunaan. SUBSTITUTE-funktio SUBSTITUTE-funktio korvaa merkkijonon alkuperäisen tekstin uudella tekstillä. Syntaksi SUBSTITUTE (teksti,vanha,uusi,määrä) teksti on merkkijono, jonka tekstiosat haluat vaihtaa. vanha on tekstiosa, jonka (määritetyt) esiintymät haluat korvata. uusi on alkuperäisen tekstiosan korvaava teksti. määrä on valinnainen argumentti, joka määrittää, kuinka monta haettavan tekstin esiintymää korvataan uudella tekstillä. Jos tätä parametria ei ole määritetty, funktio korvaa kaikki haetun merkkijonon esiintymät. Esimerkki SUBSTITUTE(" ","3","abc") palauttaa merkkijonon 12abc12abc12abc. SUBSTITUTE(" ","3","abc",2) palauttaa merkkijonon 12312abc123. Laskentataulukoiden käsittely 179

184 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: REPLACE-funktio sivulla 176 REPLACE korvaa tekstimuotoisen merkkijonon osan määritetyllä merkkijonolla. Tämän funktion avulla voit korvata sekä merkkejä että numeroita, jotka järjestelmä muuntaa automaattisesti tekstimuotoon. Funktion tulos on aina tekstimuodossa. MID-funktio sivulla 174 Palauttaa merkkijonolausekkeen määritetyn osan SEARCH-funktio sivulla 178 SEARCH palauttaa tekstiosan sijainnin merkkijonossa. Voit määrittää haun aloituskohdan parametrien avulla. Haettava teksti voi olla luku tai mitä tahansa merkkejä sisältävä merkkijono. Kirjainkoko ei ole merkitsevä haussa. TRIM-funktio TRIM-funktio poistaa tyhjämerkit merkkijonon alusta tai tasaa solun sisällön soluun vasempaan reunaan. TEXT-funktio TEXT-funktio muuntaa luvun määritetyn muotoiseksi tekstiksi. Syntaksi TEXT (arvo, muotoilukoodi) Arvo on muunnettava numeerinen arvo. muotoilukoodi on muotoilun määrittävä teksti. Käytä desimaali- ja tuhaterottimina solumuotoilun kieliasetuksen mukaisia erottimia. TRIM-funktio TRIM-funktio poistaa tyhjämerkit merkkijonon alusta tai tasaa solun sisällön soluun vasempaan reunaan. Syntaksi TRIM (teksti) Teksti on viittaus merkkijonoon, jonka alussa olevat tyhjämerkit halut poistaa, tai soluun, jonka sisällön haluat tasata solun vasempaan reunaan. Esimerkki TRIM(" hei") palauttaa merkkijonon "hei". 180 SmartCloud Docs

185 Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: REPLACE-funktio sivulla 176 REPLACE korvaa tekstimuotoisen merkkijonon osan määritetyllä merkkijonolla. Tämän funktion avulla voit korvata sekä merkkejä että numeroita, jotka järjestelmä muuntaa automaattisesti tekstimuotoon. Funktion tulos on aina tekstimuodossa. MID-funktio sivulla 174 Palauttaa merkkijonolausekkeen määritetyn osan SEARCH-funktio sivulla 178 SEARCH palauttaa tekstiosan sijainnin merkkijonossa. Voit määrittää haun aloituskohdan parametrien avulla. Haettava teksti voi olla luku tai mitä tahansa merkkejä sisältävä merkkijono. Kirjainkoko ei ole merkitsevä haussa. SUBSTITUTE-funktio sivulla 179 SUBSTITUTE-funktio korvaa merkkijonon alkuperäisen tekstin uudella tekstillä. UPPER-funktio UPPER-funktio muuntaa teksti-parametrikentän mukaisen merkkijonon isoilla kirjaimilla kirjoitetuksi. Syntaksi UPPER(teksti) Teksti sisältää pienet kirjaimet, jotka haluat muuntaa isoiksi kirjaimiksi. Esimerkki =UPPER("Hyvää huomenta") palauttaa arvon HYVÄÄ HUOMENTA. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: LOWER-funktio sivulla 174 LOWER muuntaa kaikki merkkijonon isot kirjaimet pieniksi kirjaimiksi. PROPER-funktio sivulla 176 PROPER-funktio muuttaa kaikkien sanojen ensimmäisen merkin isoksi kirjaimeksi. Laskentataulukoiden pikaohje Tämän aiheen avulla voit selvittää helposti tai palauttaa mieleen tietyt laskentataulukoihin liittyvät tehtävät. Taulukko 33. Solujen, rivien ja sarakkeiden käsittely Tehtävä Solujen yhdistäminen tai jakaminen Toimet Valitse solut tai solu ja napsauta Yhdistä tai jaa solut -kuvaketta. Solun tekstin rivitys Hyperlinkin lisäys soluun Valitse teksti ja varmista, että komento Muotoile > Rivitä teksti on valittu. Napsauta solua ja kirjoita sen kohteen URLosoite (esimerkiksi johon haluat luoda linkin solusta. Paina Enter-näppäintä. Laskentataulukoiden käsittely 181

186 Taulukko 33. Solujen, rivien ja sarakkeiden käsittely (jatkoa) Tehtävä Toimet Rivien piilotus tai näyttö Valitse rivi tai useita peräkkäisiä rivejä. Voit piilottaa rivit valitsemalla vaihtoehdot Muotoile > Piilota rivi. Voit näyttää aiemmin piilotetut rivit valitsemalla ensin alueen, joka sisältää piilotetut rivit, ja valitsemalla sitten vaihtoehdot Muotoile > Näytä rivi. Sarakkeiden piilotus tai näyttö Valitse piilotettava sarake ja valitse vaihtoehdot Muotoile > Piilota sarake. Voit tuoda aiemmin piilotetun sarakkeen näkyviin valitsemalla piilotetusta sarakkeesta seuraavan sarakkeen ja valitsemalla vaihtoehdot Muotoile > Näytä sarake. Rivin tai sarakkeen koon muuttaminen Vedä rivin tai sarakkeen otsikon reunaa. Taulukko 34. Tietojen käsittely Tehtävä Valittujen tietojen numeromuodon muuttaminen Toimet Jos tiedot ovat valuutta- tai prosenttimuodossa, valitse solu tai alue ja napsauta Muotoile valuuttana -kuvake Valittujen tietojen palautus oletusnumeromuotoon Jatkossa käytettävien numeromuotojen muuttaminen toiselle kielelle Numeroiden tunnistus tekstinä tai Muotoile prosenttilukuna -kuvake. Jos tiedot ovat jossain muussa muodossa, valitse vaihtoehdot Muotoile > Numero ja valitse muotoilu luettelosta. Valitse solu tai alue, jonka numeromuotoa haluat muuttaa, ja valitse sitten vaihtoehdot Muotoile > Oletusmuotoilu. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Määritä asiakirjan paikallistunnus ja valitse haluamasi paikallistunnus. Kirjoita heittomerkki (') numeron eteen. Kaavan kirjoitus soluun Valitse solu ja kirjoita yhtäläisyysmerkillä (=) alkava kaava kaavariville, kun solu on valittuna. Funktion kirjoitus soluun tai kaavaan Napsauta solua tai kaavariviä, napsauta Kaikki kaavat -painiketta ja valitse funktio luettelosta. Vihje: Jos haluat kirjoittaa nopeasti SUMtai AVERAGE-funktion, valitse solu, alue tai sarake, jossa haluat käyttää funktiota, ja valitse vaihtoehdot Lisää > Funktio. Nimettyjen alueiden etsintä, muokkaus tai poisto Kohdistimen siirto oikealle eikä alas, kun painat Enter-näppäintä Tietoalueen lajittelujärjestyksen määritys Suodatetaanko halutut tiedot? Valitse vaihtoehdot Lisää > Nimetty alue > Alueiden hallinta. Valitse vaihtoehdot Näytä > Kohdistin siirtyy oikealle Enter-näppäimellä. Valitse vaihtoehdot Tiedot > Lajittele ja valitse sen jälkeen Nouseva tai Laskeva. Valitse Tiedot > Pikasuodatin 182 SmartCloud Docs

187 Taulukko 34. Tietojen käsittely (jatkoa) Tehtävä Tietojen kopiointi ja liittäminen Tietojen leikkaus ja liittäminen Toimet Valitse kopioitava solu tai alue ja paina Ctrl+C-näppäinyhdistelmää tai valitse pikavalikon Kopioi-vaihtoehto. Napsauta kohtaa, johon haluat liittää tiedot. Paina Ctrl+V-näppäinyhdistelmää tai valitse pikavalikon Liitä-vaihtoehto. Valitse leikattava solu tai alue ja paina Ctrl+X-näppäinyhdistelmää tai valitse pikavalikon Leikkaa-vaihtoehto. Napsauta kohtaa, johon haluat liittää tiedot. Paina Ctrl+V-näppäinyhdistelmää tai valitse pikavalikon Liitä-vaihtoehto. Taulukko 35. Tekstitiedostojen käsittely Tehtävä Tekstitiedostojen tuonti laskentataulukoihin Laskentataulukoiden vienti CSV-tiedostoihin Toimet Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tuo. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Vie > CSV. Taulukko 36. Laskentataulukoiden ulkoasun muuttaminen Tehtävä Toiminto Taustavärin lisäys soluun tai alueeseen Valitse solu tai alue ja napsauta Määritä Reunan lisäys soluun tai alueeseen Solun tekstin tasaus Tekstin värin muuttaminen taustaväri -kuvaketta. Valitse solu tai alue ja napsauta Määritä reunan väri -kuvaketta. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tasaa ja valitse sitten haluamasi tasausasetus. Valitse teksti ja napsauta Määritä fontin väri Oletusulkoasun palautus -kuvaketta. Valitse ensin muutettava solu tai alue ja sitten vaihtoehdot Muotoile > Oletusmuotoilu. Taulukko 37. Yhteistyön tekeminen muiden kanssa reaaliaikaisesti Tehtävä Toimet Nykyisen asiakirjan määritys yhteiskäyttöön Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Määritä yhteiskäyttöön. Kommentin lisäys Sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä kommentin, ja valitse vaihtoehdot Työryhmä > Lisää kommentti. Yhteismuokkauksen ilmaisimien avaus tai sulkeminen Valitse vaihtoehdot Näytä > Yhteismuokkauksen korostukset. Laskentataulukoiden käsittely 183

188 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Fontit, reunat ja värit sivulla 76 Voit korostaa tärkeitä tietoja muuttamalla tekstin tyyliä ja tasausta sekä lisäämällä soluihin ja alueisiin reunoja ja taustavärejä. Lukujen muotoileminen sivulla 78 Luvun ulkoasu voi olla erilainen kuin soluun kirjoitettu varsinainen arvo. Ulkoasu vaihtelee numeromuodon mukaan. Numeromuotojen avulla voidaan erotella erilaisia tietoja toisistaan esimerkiksi valuutta-arvoja prosenttiarvoista. Numeromuodot ohjaavat vain sitä, millaisina luvut näkyvät IBM Docs -ohjelmassa. Numeromuodot eivät vaikuta siihen, miten ohjelma tallentaa tai laskee luvut. Tietoja laskentataulukoiden yhteismuokkauksesta sivulla 66 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata laskentataulukkoa samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa laskentataulukoiden laadintaa huomattavasti. Tietojen muokkauksen perusteet sivulla 80 Voit muodostaa laskentataulukon lisäämällä ja muokkaamalla tietoja, kuten lukuja, tekstiä, päivämääriä, kellonaikoja ja kaavoja. Laskentataulukoiden ulkoasun muuttaminen sivulla 76 Laskentataulukoita voidaan tehostaa yksinkertaisilla ulkoasumuutoksilla. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Laskentataulukon solujen oletusmuotoilun palautus sivulla 78 Oletusmuotoilu-komennon avulla voit kumota aiemmin käyttöön otetut fonttien, reunojen, taustojen ja lukujen muotoilut. Helppokäyttötoiminnot laskentataulukoissa Helppokäyttötoimintojen avulla liikuntavammaiset, kuten liikuntarajoitteiset ja heikkonäköiset, voivat käyttää tietotekniikan tuotteita. Kaikki pikanäppäimet ovat kelvollisia Windows-käyttöjärjestelmässä. Paina Mackäyttöjärjestelmässä Komento-näppäintä Ctrl-näppäimen sijasta. Tässä tuotteessa ovat käytössä Microsoft Windows- ja Macintosh-oletusnavigointinäppäimet. Seuraavassa taulukossa on kuvaus joidenkin laskentataulukon lisätoimintojen pikanäppäimistä. Nämä tiedot ovat käytettävissä myös IBM SmartCloud for Social Business -wiki-sivustossa. Taulukko 38. Laskentataulukoiden pikanäppäimet Toiminto Siirry nykyisen solun alapuolella olevaan soluun. Jos Kohdistin siirtyy oikealle Enternäppäimellä -näkymä on valittuna, siirry saman rivin seuraavaan soluun. Siirry nykyisen solun yläpuolella olevaan soluun. Jos Kohdistin siirtyy oikealle Enternäppäimellä -näkymä on valittuna, siirry saman rivin edelliseen soluun. Muokkaa solun aiemmin lisättyä sisältöä Valitse kaikki nykyisen laskentataulukon solut Lihavoi solun teksti Kursivoi solun teksti Alleviivaa solun teksti Pikanäppäin Enter Vaihto+Enter F2 tai Enter Ctrl+A Ctrl+B Ctrl+I Ctrl+U 184 SmartCloud Docs

189 Taulukko 38. Laskentataulukoiden pikanäppäimet (jatkoa) Toiminto Pikanäppäin Kopioi valitut tiedot ja niihin liitetyt tyylit Ctrl+C leikepöydälle Liitä tiedot ja niihin liitetyt tyylit Ctrl+V leikepöydältä valittuun sijaintiin Leikkaa valitut tiedot ja niihin liitetyt tyylit Ctrl+X leikepöydälle Tuo näkyviin Sivun asetukset -ikkuna ja aloita muunto.pdf-tiedostoksi. Voit sitten ladata Ctrl+P ja tulostaa.pdf-tiedoston. Käynnistä Tee uudelleen -toiminto Käynnistä Kumoa-toiminto Etsi sanoja tai lausekkeita laskentataulukosta Aloita muokkaustilassa uusi rivi solussa. Lisää muokkaustilassa rivinvaihto soluun. Peruuta muokkaustilassa solun merkintä. Poista valitun solun tai alueen sisältö Tallenna nykyinen laskentataulukko Siirry rivillä seuraavaan soluun. Siirry valitulla alueella samalla rivillä seuraavaan soluun, kunnes alueen raja tulee vastaan. Siirry sen jälkeen alueen seuraavan rivin ensimmäiseen soluun ja jatka samalla tavalla. Navigoi eteenpäin välilehtijärjestyksessä Siirry rivillä edelliseen soluun. Siirry valitulla alueella samalla rivillä edelliseen soluun, kunnes alueen raja tulee vastaan. Siirry sen jälkeen alueen edellisen rivin viimeiseen soluun ja jatka samalla tavalla. Navigoi taaksepäin välilehtijärjestyksessä Siirry nykyisen tietoalueen reunaan (tietoja sisältävä solualue, jota rajaavat tyhjät solut tai laskentataulukon reunat). Jos yksikään solu ei sisällä tietoja, siirry kauimmaiseen soluun painamasi nuolinäppäimen osoittamaan suuntaan. Valitse solualue Siirry nykyisen rivin alkuun Siirry nykyisen rivin viimeiseen soluun. Solun, johon siirrytään, on sisällettävä tietoja tai sen tyylin on oltava jokin muu kuin oletustyyli. Siirry nykyisen laskentataulukon alkuun Siirry nykyisen laskentataulukon loppuun Valitse solurivi tai useita solurivejä Ctrl+Y Ctrl+Z Ctrl+F Alt+Enter Ctrl+Enter Esc Delete tai askelpalautin Ctrl+S Sarkain Sarkain (kun kohdistus on muokkausalueessa) Vaihto+Sarkain Vaihto+Sarkain (kun kohdistus on muokkausalueessa) Ctrl+nuolinäppäin (vasen, oikea, ylös tai alas) Vaihto+nuolinäppäin (vasen, oikea, ylös tai alas) Home End Ctrl+Home Ctrl+End Vaihto+Välilyönti Laskentataulukoiden käsittely 185

190 Taulukko 38. Laskentataulukoiden pikanäppäimet (jatkoa) Toiminto Pikanäppäin Valitse kaikki laskentataulukon solut Ctrl+Vaihto+Välilyönti Muuta rivin kokoa Valitse rivi ja paina Alt+ylänuoli- tai alanuolinäppäin. Muuta sarakkeen kokoa Valitse sarake ja paina Alt+Oikea tai Vasen nuolinäppäin. Avaa suodatinvalikko Valitse Pikasuodatin ja paina Alt+Alanuoli. Sulje suodatinvalikko. Esc Siirrä kohdistus valikkopalkkiin Alt+Vaihto+F Siirrä kohdistus työkaluriviin Alt+F10 Siirrä kohdistus sivupalkkiin Vaihto+F2 Siirrä kohdistus muokkausalueeseen Vaihto+F2 (kun kohdistus on sivupalkissa) tai Esc Siirry laskentataulukkojen välillä Ctrl+Page Up tai Ctrl+Page Down tai Ctrl+Sarkain Siirrä vaakasuuntaista vierityspalkkia Alt+Page Up tai Alt+Page Down 186 SmartCloud Docs

191 Esitysten käsittely Luo vaikuttavia ja ammattitasoisia esityksiä. Mallipohjien avulla voit luoda erilaisia esityksiä nopeasti ja helposti. Voit myös siirtää aiemmin luotuja esityksiä tietokoneestasi SmartCloud Docs -ohjelmaan online-muokkausta varten. Voit muokata esityksiä työtovereidesi kanssa reaaliajassa ja tehdä yhteistyötä muiden käyttäjien kanssa kommentoimalla ja keskustelemalla. Oletko uusi SmartCloud Docs -ohjelman käyttäjä? Opettele, miten voit hyödyntää tehokkaita ja paljon ominaisuuksia sisältäviä SmartCloud Docs -muokkausohjelmia, katsomalla videoita. Käytön aloitus v Esitysten luonti ja siirto palvelimeen v Esitysten määritys yhteiskäyttöön sivulla 195 v Reaaliaikainen esitysten yhteismuokkaus sivulla 197 v Kommenttien käyttö yhteistyöhön esityksissä sivulla 201 v Diojen muotoilu sivulla 206 Nämä tiedot ovat käytettävissä myös IBM SmartCloud for Social Business -wikisivustossa. Esitysten luonti ja siirto palvelimeen Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten tulostus sivulla 216 Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Esitysten luonti Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen sivulla 189 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 194 Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 192 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt- ja.pdf-muodossa. Esitysten luonti Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. 187

192 Toimintaohjeet v Esityksen luonti Tiedostot-sovelluksessa: 1. Napsauta Uusi-painiketta ja valitse sen jälkeen Esitys-vaihtoehto. 2. Kirjoita uuden esityksen nimi ja napsauta Luo-painiketta. v Esityksen luonti IBM Docs -ohjelmassa: 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Uusi > Esitys. Luo esitys -ikkuna avautuu. 2. Kirjoita uuden esityksen nimi ja napsauta OK-painiketta. Järjestelmä luo uuden esityksen uuteen ikkunaan. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten tulostus sivulla 216 Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Esitysten luonti ja siirto palvelimeen sivulla 187 Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen sivulla 189 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 194 Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 192 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt- ja.pdf-muodossa. Oletustiedostomuodon muutto IBM Docs -ohjelmassa esityksiä voidaan luoda joko.ppt- tai.odp-muodossa. Voit muuttaa oletustiedostomuodon haluamaksesi. Toimintaohjeet 1. Napsauta vaihtoehtoja Työkalut > Asetukset. 2. Napsauta tiedostomuotoa, jota haluat käyttää uusissa tiedostoissa. 3. Napsauta OK-painiketta. 188 SmartCloud Docs

193 Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Tietoja tästä tehtävästä Pääkäyttäjä määrittää, ketkä voivat siirtää tiedostoja palvelimeen. Lisäksi pääkäyttäjä määrittää tiedostojen tallennukseen käytettävissä olevan tilan määrän. Kun tämä raja on saavutettu, Tiedostot-sovellukseen ei voi lisätä uusia tiedostoja. Käytetty tila näkyy Omat tiedostot -näkymässä tiedostoluettelon lopussa. Voit poistaa tiedostojen vanhemmat versiot luodaksesi tilaa. Toimintaohjeet Voit siirtää tiedoston Omat tiedostot -kansioon seuraavasti: 1. Napsauta Siirrä tiedostoja -painiketta. 2. Valitse siirrettävä tiedosto napsauttamalla Tiedostot-kentän Selaa-painiketta. Huomautus: Voit siirtää lisää tiedostoja toistamalla tämän vaiheen. Siirrettävät tiedostot näkyvät luettelossa ja voit muokata tiedoston nimeä napsauttamalla tiedostoa tai poistaa sen luettelosta napsauttamalla x-painiketta. 3. Valinnainen: Kirjoita tunnisteet välilyönneillä eroteltuina. 4. Valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: Valinta Ei kenenkään kanssa (näkyy vain minulle) Kuvaus Määritä tiedosto yksityiseksi. Vain omistaja näkee sen ja voi muokata sitä. Esitysten käsittely 189

194 Valinta Henkilöt tai yhteisöt Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi Kuvaus Määritä tiedosto yhteiskäyttöön tiettyjen henkilöiden tai tietyn yhteisön kanssa. Tee seuraavat toimet: 1. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. 2. Määritä käyttötaso valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. v Lukijat voivat lukea, kommentoida, ja suositella tiedostoa sekä ladata sen. v Muokkaajat voivat lukea, muokata, kommentoida ja suositella tiedostoa tai ladata tiedoston tai sen uuden version sekä määrittää tiedoston ominaisuudet. 3. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, ala kirjoittaa nimeä tai sähköpostiosoitetta ja valitse sitten kyseinen henkilö. v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa kirjoittamalla yhteisön nimen ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. 4. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. Määritä tiedosto kaikkien organisaation jäsenten käyttöön. Heille määritetään lukijaoikeudet. 5. Napsauta Siirrä-painiketta. 190 SmartCloud Docs

195 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten tulostus sivulla 216 Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Esitysten luonti ja siirto palvelimeen sivulla 187 Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Esitysten luonti sivulla 187 Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 194 Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 192 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiemmin luotujen esitysten tuonti Kun olet siirtänyt IBM Lotus Symphony -esitykset tai muut esitystiedostolajit tiedostoluetteloosi, voit tuoda ne niin, että voit käsitellä niitä yhdessä muiden muokkaajien kanssa Web-selaimessa. Tietoja tästä tehtävästä Tuettuja muotoja ovat.odp,.otp,.ppt,.pptx,.pot ja.potx. Voit tuoda aiemmin luodun esityksen seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Siirrä tiedosto Tiedostot-luetteloon. 2. Valitse vaihtoehto Omat tiedostot. 3. Etsi tiedosto, jonka haluat avata IBM Docs-ohjelmassa, ja siirry toteutettavat toiminnot sisältävälle sivulle napsauttamalla tiedoston nimeä. 4. Tuo tiedosto automaattisesti IBM Docs -muodossa valitsemalla Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa- tai Näytä-vaihtoehto. Huomautus: Jos esitys on mallitiedosto, joka on muodossa.pot,.potx tai.otp, napsauta Luo tiedosto -vaihtoehtoa. Uusi tiedostosta -ikkuna avautuu. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta sitten Luo-painiketta. Järjestelmä tuo mallitiedoston IBM Docs -ohjelmaan ja luo mallitiedostoon perustuvan uuden esityksen samanaikaisesti. Tulokset Huomautus: Joskus tietyt palvelimeen siirrettyjen tiedostojen muotoilut eivät näy oikein IBM Docs -ohjelmassa, mutta ne säilyvät tiedostossa. Näissä tapauksissa tiedoston voi ladata takaisin alkuperäisessä muodossa, kun versio on julkaistu. Tiedostojen yhteensopivuus ja esitysten vienti Tietoja IBM Docs -esityksissä käytettävissä olevista tiedostolajeista. Esitysten käsittely 191

196 Esitysten tuetut tiedostomuodot IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt- ja.pdf-muodossa. Taulukko 39. Tiedostomuodot, jotka voidaan tuoda IBM Docs Presentations -ohjelmaan Sovellus Tiedostolaji Lotus Symphony Presentations.odp,.otp Microsoft PowerPoint.ppt,.pptx,.pot ja.potx Taulukko 40. Tiedostomuodot, jotka voidaan viedä IBM Docs Presentations -ohjelmasta Sovellus Tiedostolaji Lotus Symphony Presentations.odp Microsoft PowerPoint.ppt Adobe Reader.pdf 192 SmartCloud Docs

197 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten tulostus sivulla 216 Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Esitysten luonti ja siirto palvelimeen sivulla 187 Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Esitysten luonti sivulla 187 Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen sivulla 189 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 194 Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 192 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt- ja.pdf-muodossa. Esitysten tallennus Tallenna luonnoksena muokkaamasi esitys Tallenna-komennolla. Käytä Tallenna nimellä -komentoa, jos haluat tallentaa luonnoksen (tai julkaistun version) luonnoksena uudella nimellä. Tietoja tästä tehtävästä Luonnosesitystä voivat käsitellä sen omistajat ja henkilöt, joille omistaja on määrittänyt esityksen yhteiskäyttöön muokkaajina. Huomautus: Jotta lukijat voivat tarkastella esitystä tai ladata sen, luonnos on julkaistava versiona. Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna. Tiedosto tallentuu luonnoksena. Tärkeää: Kun muokkaat esitystä, IBM Docs tallentaa sen automaattisesti luonnoksena säännöllisin väliajoin. Voit kuitenkin tallentaa esityksen milloin tahansa Tallenna-komennolla. 2. Jos haluat tallentaa esityksen uutena tiedostona, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Tallenna nimellä. Kirjoita tiedoston nimi ja napsauta OK-painiketta. Esitys, jolla on uusi nimi, luodaan Omat tiedostot -kansioon. Huomautus: Jos käytät Tallenna nimellä -komentoa.ppt- tai.odp-tiedoston tallennukseen IBM Docs -ohjelmassa, luotu tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Jos kuitenkin käytät Tallenna nimellä -komentoa.pptx-tiedoston tallennukseen, luotu tiedosto on.ppt-muodossa. Version julkaisu Kun olet lopettanut esityksen muokkauksen, voit julkaista version palvelimeen. Sen jälkeen muut käyttäjät voivat ladata kyseisen version. Esitysten käsittely 193

198 Toimintaohjeet 1. Valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 2. Jos haluat lisätä tämän version kuvauksen, täytä Version kuvaus -kenttä. 3. Valitse Julkaise. Järjestelmä lähettää tätä tiedostoa seuraaville henkilöille ilmoituksen. Esimerkki Huomautus: Jos muokkaat.ppt- tai.odp-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, tiedosto säilyttää alkuperäisen muotonsa. Jos kuitenkin muokkaat.pptx-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, järjestelmä muuntaa tiedoston.ppt-muotoon. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Tietoja tästä tehtävästä Jos muokkaat Microsoft PowerPoint -tiedostoa tai julkaiset sen IBM Docs -ohjelmassa, tiedosto tallentuu.ppt-muodossa. Jos esimerkiksi muokkaat.pptx-tiedostoa IBM Docs -ohjelmassa ja julkaiset version, järjestelmä muuntaa tiedoston.pptmuotoon, jonka voit sitten ladata suoraan. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi vietävä esitys ja valitse sitten Lisää. v Jos haluat ladata esityksen sen nykyisessä muodossa, napsauta Lataa-painiketta. v Jos esitys on Microsoft Office -muodossa, voit ladata sen PDF-tiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa PDF-tiedostona. v Jos esitys on.odp-muodossa, voit ladata sen.ppt-tiedostona tai PDF-tiedostona napsauttamalla vaihtoehtoja Lisää toimintoja > Lataa Microsoft Office -muodossa tai Lataa PDF-tiedostona. Huomautus: Voit ladata vain esityksen julkaistun version. Jos esitys on vasta luonnos ja olet asiakirjan omistaja tai muokkaaja, julkaise versio. Jos olet lukija, pyydä omistajaa julkaisemaan versio. 3. Jos valitset Lataa PDF-tiedostona, Sivun asetukset -ikkuna tulee näkyviin. Määritä haluamasi asetukset ja napsauta sitten OK-painiketta. 194 SmartCloud Docs

199 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten tulostus sivulla 216 Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Esitysten luonti ja siirto palvelimeen sivulla 187 Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Esitysten luonti sivulla 187 Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen sivulla 189 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 192 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt- ja.pdf-muodossa. Esitysten määritys yhteiskäyttöön Voit määrittää esityksen julkiseksi, jotta kaikki voivat lukea sen, tai määrittää sen tiettyjen henkilöiden ja yhteisöjen yhteiskäyttöön. Voit sallia toisten henkilöiden muokata esitystä ja jopa määrittää sen yhteiskäyttöön muiden kanssa. Voit myös muuttaa tai poistaa käyttötasoja esityksen yhteiskäyttöön määrityksen jälkeen. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Tietoja tästä tehtävästä Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön, kun siirrät sen palvelimeen. Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön myös siirron jälkeen tai esityksen luonnin jälkeen. Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Omat tiedostot -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka haluat määrittää yhteiskäyttöön. Valitse valintaruutu ennen tiedoston nimeä. 3. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. 4. Jos haluat määrittää muille käyttäjille tietyt käyttöoikeudet, valitse Henkilöt tai yhteisöt ja tee seuraavat valinnat: a. Valitse vaihtoehto Henkilö tai Yhteisö. b. Määritä käyttöoikeus valitsemalla vaihtoehto Lukijaksi tai Muokkaajaksi. c. Tee jokin seuraavista toimista: v Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön toisten henkilöiden kanssa napsauttamalla kenttää. Silloin saat näkyviin niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet aiemmin määrittänyt tiedostoja yhteiskäyttöön. Jos etsimäsi henkilön nimi tulee näkyviin, valitse se. Jos nimeä ei näy, kirjoita nimi tai Esitysten käsittely 195

200 v sähköpostiosoite ja valitse sitten kyseinen henkilö. Jos haluamasi nimi ei tule näkyviin, valitse vaihtoehto Eikö henkilöä löydy luettelosta? Kokeile täyttä hakutoimintoa. Voit määrittää tiedoston yhteiskäyttöön yhteisön kanssa aloittamalla kirjoittaa yhteisön nimeä ja valitsemalla yhteisön sitten, kun se tulee näkyviin. Tärkeää: Kun määrität tiedoston yhteiskäyttöön julkisen yhteisön kanssa, tiedostosta tulee julkinen. d. Voit lisätä valinnaisen viestin henkilöille, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön. 5. Valinnainen: Valitse Kaikki organisaatiossa OrganisaationNimi, jos haluat määrittää, että kaikki organisaation jäsenet näkevät tiedoston. 6. Napsauta Määritä yhteiskäyttöön -painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten yhteismuokkauksesta sivulla 197 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata esitystä samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa esitysten laadintaa huomattavasti. Tietoja esitysten kommenteista sivulla 201 Kun käsittelet esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 199 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata esitystä samaan aikaan. Esitystä voidaan muokata eri dioissa tai samassa diassa. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen esityksissä sivulla 200 Kun muokkaat esitystä yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Kommenttien luonti esityksissä sivulla 202 Kun muokkaat tai tarkistat esitystä, voit luoda kommentteja dian objekteihin, kuten kuviin ja tekstikenttiin. Kaikki esityksen kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Esityksen kommenttien tarkastelu sivulla 204 Kun avaat esityksen, sivupalkki tulee näkyviin oletusarvoisesti ja kohdistus on Diat-näytössä. Voit tuoda Kommentit-näytön näkyviin napsauttamalla Kommentitpainiketta. Tämän jälkeen voit tarkastella kaikkia kyseisen esityksen kommentteja ja vastauksia. Esityksen kommenttien haku sivulla 205 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Esitysten käyttötasojen määritys Kun olet määrittänyt esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisön kanssa, voit vaihtaa heidän käyttötasonsa. Voit myös poistaa heidän käyttötasonsa. 196 SmartCloud Docs

201 Tietoja tästä tehtävästä Toimintaohjeet 1. Valitse Tiedostot-sovelluksessa Yhteiskäyttöön määrittämäsi -vaihtoehto. 2. Etsi tiedosto, jonka käyttötason haluat määrittää, ja napsauta Lisää-painiketta. 3. Napsauta Näytä tiedoston tiedot -painiketta ja napsauta sen jälkeen Yhteiskäyttö-välilehteä. 4. Tee jokin seuraavista toimista: v Jos haluat poistaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeuden Muokkaajat- tai Lukijat -kentistä, napsauta kyseisen henkilön tai yhteisön nimen vieressä olevaa x-painiketta. v Jos haluat vaihtaa henkilön tai yhteisön käyttöoikeustason, esimerkiksi vaihtaa lukijatason muokkaajatasoksi, lukijataso on ensin poistettava. Napsauta sitten Muokkaajat-kentän Lisää-painiketta. Määritä käyttöoikeus valitsemalla Muokkaajaksi-vaihtoehto. v Jos haluat kaikkien henkilöiden, joiden kanssa olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön, voivan määrittää tiedoston yhteiskäyttöön muiden kanssa, valitse Salli muiden määrittää tämä tiedosto yhteiskäyttöön -vaihtoehto. Reaaliaikainen esitysten yhteismuokkaus Voit tehdä yhteistyötä reaaliajassa muokkaamalla esitystä työryhmänä muiden käyttäjien kanssa. Voit muokata esitystä samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa reaaliajassa sekä luoda kommentteja ja keskusteluja. Tietoja tästä tehtävästä Kun muokkaat online-tilassa IBM Docs -ohjelmalla, voit käyttää ryhmätyöominaisuuksia, kuten yhteismuokkausta ja kommentteja. Jos sinulla ei ole sosiaalisten muokkausominaisuuksien käyttöoikeuksia, et voi käyttää yhteismuokkausta muiden käyttäjien kanssa. Saat lisätietoja pääkäyttäjältä. Esitysten reaaliaikainen yhteismuokkaus Kun määrität esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden kanssa ja määrität heille muokkausoikeudet esitykseen, voit aloittaa reaaliaikaisen yhteismuokkauksen. Tietoja tästä tehtävästä Voit muokata esitystä samanaikaisesti muiden muokkaajien kanssa. Tämä parantaa työryhmien tehokkuutta esityksiä laadittaessa. Esitystä voidaan muokata eri dioissa tai samassa diassa. Eri muokkaajien tekemät muutokset näkyvät eri väreillä korostettuina. Voit tarkistaa, ketkä käyttävät yhteismuokkaustilaa, katsomalla sivupalkissa olevaa muokkaajien luetteloa. Kun yhteismuokkaustyö on valmis, kuka tahansa muokkaajista voi tallentaa esityksen luonnoksena tai uutena versiona yhteiskäytössä oleviin tiedostoihin. Tietoja esitysten yhteismuokkauksesta IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata esitystä samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa esitysten laadintaa huomattavasti. Esitysten käsittely 197

202 Kun luot esitystä, saatat tarvita sisältöä tai tietoja työtovereiltasi tai ystäviltäsi, jolloin sinun on muokattava esitystä yhdessä heidän kanssaan. Perinteisissä toimiston tuotantosovelluksissa esitys on tallennettava ja lähetettävä sitten työtovereille sähköpostitse tai siirrettävä heidän käsiteltäväkseen USB-muistin avulla. Lisäksi työtovereittesi on asennettava tarvittava työasemasovellus, kuten Lotus Symphony tai Microsoft Office, omaan tietokoneeseensa. Kun työtoverisi muokkaavat esitystä, et näe heidän tekemiään muutoksia, ennen kuin he lähettävät esityksen takaisin sinulle. Paljon aikaa tuhlautuu liitteiden lähetykseen edestakaisin. Yhteismuokkaus voi nyt auttaa ratkaisemaan tämän ongelman. Kaikki käyttäjät, joilla on Internetyhteys, voivat muokata esitystä samanaikaisesti, ja näet heidän tekemänsä muutokset heti. Ainoa edellytys on, että olet määrittänyt tiedoston yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja määrittänyt haluamasi käyttäjät tiedoston muokkaajiksi. Monille asiakkaille Lotus Symphony on järkevä ratkaisu. Se on ilmainen, tukee Windows-, Linux- ja Mac OS -käyttöjärjestelmiä ja sisältää tehokkaan ja kattavan toimisto-ohjelmiston. IBM Docs tukee käyttäjäprofiileja ja -skenaarioita, joissa ei tarvita kaikkia täydet ominaisuudet sisältävän työasemaohjelman toimintoja. IBM Docs -ohjelman avulla voit hyödyntää tehokkaita yhteistyötapoja dynaamisemmissa, epämuodollisissa asiakirjoissa, laskentataulukoissa ja esityksissä. Käyttämällä yhteismuokkaustoimintoja voit muokata eri dioja tai samaa diaa. Vain yksi muokkaaja voi kuitenkin muokata saman tekstikentän tekstiä samanaikaisesti. Muut muokkaajat eivät voi muokata kyseisen tekstikentän tekstiä, kun ensimmäinen muokkaaja päivittää sitä. Voit selvittää helposti, ketkä käyttävät yhteismuokkaustilaa, katsomalla muokkaajien luetteloa sivupalkissa. Eri muokkaajien tekemät muutokset näkyvät eri väreillä korostettuina, ja IBM Docs tallentaa muutokset heti automaattisesti. Kun yhteismuokkaustoimet on tehty, kuka tahansa muokkaajista voi tallentaa esityksen palvelimeen. Esimerkki Linda on assistentti IT-osastolla, ja hänen on valmisteltava työryhmälleen vuosittainen esitys tietokoneiden tilasta. Linda luo esityksen, johon hän tarvitsee tietoja viiden työryhmän IT-edustajilta. Aiemmin Lindan täytyi lähettää esitys liitetiedostona 198 SmartCloud Docs

203 sähköpostitse kullekin edustajalle ja yhdistää sitten eri henkilöiden hänelle takaisin lähettämät versiot. Nyt Linda saa esityksen valmiiksi tehokkaasti IBM Docs -ohjelman avulla. Linda luo taulukoita sisältävän esityksen, määrittää sen yhteiskäyttöön mainittujen viiden edustajan kanssa ja määrittää heidät esityksen muokkaajiksi. Tämän jälkeen Linda pyytää edustajia täyttämään tarvittavat tiedot. Linda näkee kaikkien viiden edustajan laatimat raportit heti. Kun yhteismuokkaustoimet ovat valmiit, Linda voi määrittää esityksen yhteiskäyttöön esimiehensä kanssa ja pyytää tätä tarkistamaan asiakirjan sekä lisäämään siihen kommentteja. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata esitystä samaan aikaan. Esitystä voidaan muokata eri dioissa tai samassa diassa. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen esityksissä sivulla 200 Kun muokkaat esitystä yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 195 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Esitysten yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata esitystä samaan aikaan. Esitystä voidaan muokata eri dioissa tai samassa diassa. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Tietoja tästä tehtävästä Kullakin yhteismuokkausryhmän osallistujalla on oltava esityksen muokkausoikeudet. Jos haluat esimerkiksi muokata esitystä yhdessä työryhmäsi jäsenten kanssa, sinun on määritettävä esitys yhteiskäyttöön heidän kanssaan ja määritettävä heidät esityksen muokkaajiksi. Voit muokata esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa seuraavasti: Toimintaohjeet 1. Jos olet tiedoston omistaja ja aloitat yhteismuokkauksen, valitse Tiedostot-sovelluksen Yhteiskäyttöön määrittämäsi -vaihtoehto. Muussa tapauksessa valitse Yhteiskäytössä kanssasi. 2. Napsauta Tiedostot-luettelossa sen esityksen nimeä, jota haluat muokata yhdessä muiden käyttäjien kanssa. Huomautus: Jos olet tiedoston omistaja ja olet käsitellyt esitystä aiemmin, se avautuu IBM Docs -ohjelmaan. Jos et ole tiedoston omistaja, valitse Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -vaihtoehto. Aloitetaanko online-muokkaus IBM Docs -ohjelmassa? -ikkuna avautuu. Jatka valitsemalla Muokkaa online-tilassa -vaihtoehto. Muut muokkaajat eivät näe Muokkaa IBM Docs -ohjelmassa -painiketta, ennen kuin tiedoston omistaja on avannut esityksen IBM Docs -ohjelmassa aiemmin. 3. Esitys avautuu ja siirryt yhteismuokkaustilaan. 4. Kaikkien muokkaajien nimet näkyvät sivupalkin luettelossa. Nimi näkyy lihavoituna ja sen jäljessä on värimääritys, kun muokkaaja siirtyy yhteismuokkaustilaan. Voit muuttaa esitystä ja nähdä samalla muiden tekemät muutokset erivärisinä. Esitysten käsittely 199

204 Huomautus: Muutokset tallentuvat automaattisesti esitysluonnokseen koko muokkausprosessin ajan. 5. Kun olet valmis sallimaan lukijoille esityksen tarkastelu- tai latausoikeudet, valitse vaihtoehdot Tiedosto > Julkaise versio. 6. Sulje esitysvälilehti. Huomautus: Jos toinen muokkaaja poistaa tiedoston, saat siitä ilmoituksen muokkausistunnon aikana. Napsauta OK-painiketta ilmoituksessa, jossa kehotetaan tallentamaan luonnos uutena tiedostona ja jolla varmistetaan, että tekemäsi muutokset säilyvät. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten yhteismuokkauksesta sivulla 197 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata esitystä samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa esitysten laadintaa huomattavasti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen esityksissä Kun muokkaat esitystä yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 195 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Eri muokkaajien tekemien muutosten näyttäminen esityksissä Kun muokkaat esitystä yhdessä muiden kanssa, kunkin muokkaajan muutokset näytetään erivärisinä. Voit valita, haluatko väri-ilmaisimet näkyviin. Toimintaohjeet Väri-ilmaisimet ovat oletusarvon mukaan näkyvissä. Voit sulkea yhteismuokkauksen muutosten väri-ilmaisimet valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Yhteismuokkauksen korostukset. Huomautus: Järjestelmän pääkäyttäjä määrittää eri muokkaajia vastaavat värit. Yhteismuokkauksen tunnusvärejä ei voi muuttaa. 200 SmartCloud Docs

205 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten yhteismuokkauksesta sivulla 197 IBM Docs -ohjelman avulla voit muokata esitystä samanaikaisesti yhdessä muiden käyttäjien kanssa pilvipalvelussa. Yhteismuokkaustoiminnot voivat yksinkertaistaa ja tehostaa esitysten laadintaa huomattavasti. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten yhteismuokkaus muiden käyttäjien kanssa sivulla 199 Useat saman työryhmän muokkaajat voivat muokata esitystä samaan aikaan. Esitystä voidaan muokata eri dioissa tai samassa diassa. Kaikki muokkaajat näkevät muutokset samanaikaisesti. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 195 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Kommenttien käyttö yhteistyöhön esityksissä Kun teet yhteistyötä useiden esityksen muokkaajien kanssa, on kätevää lisätä kommentteja. Ne helpottavat viestintää eri aikaan työskentelevien muokkaajien kanssa. Tietoja tästä tehtävästä Kun luot kommentin, se tulee näkyviin Kommentit-näytössä. Jokaisen kommentin kohdalta voit liittyä keskusteluun useiden muokkaajien kanssa lisäämällä vastauksia. Keskustelusäie näkyy sisennettynä kunkin kommentin alla. Voit poistaa kommentteja ja osoittaa kommentteja tai vastauksia toiselle muokkaajalle Voit tarkastella sinulle osoitettuja tai itse luomiasi kommentteja. Voit myös suodattaa kommentit muokkaajien mukaan, jolloin saat selville, mitkä kommentit tai vastaukset on osoitettu heille ja mitkä kommentit tai vastaukset ovat heidän kirjoittamiaan. Tietoja esitysten kommenteista Kun käsittelet esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Esitysten käsittely 201

206 Kaikki kommentit näkyvät Kommentit-näytössä, jossa näkyy myös kunkin kommentin vastaussäie kommentin alla. Voit luoda tai poistaa kommentteja, lisätä vastauksia, osoittaa kommentteja tai vastauksia toisille muokkaajille ja hakea kommenttien avainsanoja. Voit tarkastella sinulle osoitettuja kommentteja tai vastauksia ja muiden muokkaajien luomia tai heille osoitettuja kommentteja tai vastauksia. Jos kommentin keskustelussa on kohta, joka edellyttää lisäperehtymistä, tai kysymys, joka edellyttää vastausta, voit osoittaa kyseisen kohdan kenelle tahansa esityksen muokkaajista. voit osoittaa vastauksen kenelle tahansa muokkaajista. Toimeksiannon saajat näkevät heille osoitetut kommentit tai vastaukset Kommentit-näytössä. Esimerkki Ohjelmajohtaja Tiina esittelee vuoden 2011/2012 liiketoimintasuunnitelman koko projektiryhmälle. Hän on laatinut esityksen luonnoksen ja tarvitsee kommentteja projektinsa johtajilta. Aiemmin Tiinan täytyi lähettää sähköpostia kaikille johtajille ja pyytää heitä antamaan kommentteja sähköpostitse tai muokkaamaan liitetiedostona lähetettyä esitystä. Koska kommentteja ei annettu samaan versioon, Tiina joutui selvittämään, mitkä kommentit koskivat mitäkin osaa, ja yhdistämään kommentit. Jos Tiina tämän jälkeen olisi halunnut johtajien perehtyvän tiettyihin ongelmiin, hän olisi jälleen joutunut lähettämään sähköpostia. Nyt Tiina voi määrittää kyseisen suunnitelman esityksen yhteiskäyttöön kaikkien johtajien kanssa ja pyytää heiltä kommentteja. Johtajat voivat lisätä kommentteja eri aikoihin ja keskustella tärkeimmistä ongelmakohdista. Tiina voi osoittaa kysymyksiä kenelle tahansa johtajalle, jos esimerkiksi tiettyyn kohtaan täytyy perehtyä tarkemmin, minkä jälkeen tehtävään osoitettu johtaja voi tehdä muutoksia suunnitelmaan. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti esityksissä Kun muokkaat tai tarkistat esitystä, voit luoda kommentteja dian objekteihin, kuten kuviin ja tekstikenttiin. Kaikki esityksen kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Esityksen kommenttien tarkastelu sivulla 204 Kun avaat esityksen, sivupalkki tulee näkyviin oletusarvoisesti ja kohdistus on Diat-näytössä. Voit tuoda Kommentit-näytön näkyviin napsauttamalla Kommentitpainiketta. Tämän jälkeen voit tarkastella kaikkia kyseisen esityksen kommentteja ja vastauksia. Esityksen kommenttien haku sivulla 205 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 195 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Kommenttien luonti esityksissä Kun muokkaat tai tarkistat esitystä, voit luoda kommentteja dian objekteihin, kuten kuviin ja tekstikenttiin. Kaikki esityksen kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Toimintaohjeet Voit luoda esitykseen kommentteja seuraavasti: 1. Valitse dia Diat-näkymästä ja napsauta objektia, johon haluat lisätä kommentin. 202 SmartCloud Docs

207 2. Napsauta työkalurivin Lisää kommentti -painiketta. Kommentit-näyttö tulee näkyviin. 3. Kirjoita kommentti kenttään ja paina Enter-näppäintä tai napsauta Lisää-painiketta. Järjestelmä lisää kommentin esitykseen, ja kommenttinäytössä näkyy kommentin lisäksi nimesi, päivämäärä ja kellonaika. Nyt voit aloittaa keskustelun toisten kanssa. 4. Valinnainen: Jos haluat osoittaa kommentin toiselle muokkaajalle, jolloin asiakirjan muokkaajien luettelo tulee näkyviin. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten kommenttisi. 5. Valinnainen: Samaan dian objektiin voidaan luoda vain yksi kommentti. Napsauta työkalurivin Lisää kommentti -painiketta uudelleen, jos haluat luoda kommentin toiselle objektille. 6. Voit vastata kommentteihin laajentamalla kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta. Kirjoita sitten vastauksesi valitsemalla Vastaa. Paina Enternäppäintä, kun olet kirjoittanut vastauksen valmiiksi. Järjestelmä lisää vastauksen kommenttiin ja merkitsee sen erilaisella kuvakkeella. 7. Valinnainen: Voit osoittaa vastauksen kenelle tahansa muokkaajalle. Kun olet kirjoittanut vastauksen sisällön, jolloin asiakirjan muokkaajien luettelo tulee näkyviin. Valitse haluamasi muokkaaja luettelosta ja kirjoita sitten vastauksesi. 8. Jos haluat poistaa kommentteja, napsauta roskakorikuvaketta. Kommentti ja kaikki siihen liittyvät vastaukset poistetaan. 9. Kun dian kommentit ovat valmiit, siirry dianäkymään napsauttamalla Diatpainiketta. Voit luoda kommentteja valitsemalla jonkin toisen dian. Kaikki kommentit näkyvät sivupalkissa rinnakkaisina kansioina. Napsauttamalla kommenttia saat näkyviin kommentin tarkan sisällön ja keskusteluketjun. Esitysten käsittely 203

208 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten kommenteista sivulla 201 Kun käsittelet esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esityksen kommenttien tarkastelu Kun avaat esityksen, sivupalkki tulee näkyviin oletusarvoisesti ja kohdistus on Diat-näytössä. Voit tuoda Kommentit-näytön näkyviin napsauttamalla Kommentitpainiketta. Tämän jälkeen voit tarkastella kaikkia kyseisen esityksen kommentteja ja vastauksia. Esityksen kommenttien haku sivulla 205 Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 195 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Esityksen kommenttien tarkastelu Kun avaat esityksen, sivupalkki tulee näkyviin oletusarvoisesti ja kohdistus on Diat-näytössä. Voit tuoda Kommentit-näytön näkyviin napsauttamalla Kommentitpainiketta. Tämän jälkeen voit tarkastella kaikkia kyseisen esityksen kommentteja ja vastauksia. Tietoja tästä tehtävästä Voit tarkastella kommentteja ja vastauksia, jotka olet luonut itse tai jotka on osoitettu sinulle. Voit myös tarkastella kommentteja ja vastauksia, jotka toiset muokkaajat ovat luoneet tai jotka on osoitettu toisille muokkaajille. Toimintaohjeet Voit tarkastella kommentteja ja vastauksia seuraavasti: 1. Tuo kommenttinäyttö näkyviin napsauttamalla sivupalkin Kommentit-painiketta. 2. Voit laajentaa haluamasi kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta, jolloin tarkka sisältö ja vastaussäikeet tulevat näkyviin. Kohdistin osoittaa diaan, johon kommentti on luotu. Voi napsauttaa myös esityksessä olevaa kommenttimerkkiä sasi kommentissa.. Kommentti-näyttö avautuu, ja kohdistus on napsauttamas- 3. Valitse Kommentit-näytöstä vaihtoehto ja valitse Näytä minulle osoitetut kommentit -vaihtoehto. Näkyviin tulevat kaikki sinulle osoitetut kommentit. Vaikka sinulle olisi osoitettu vain yksi vastaus kommenttiin, näkyviin tulee koko kommenttiketju. 4. Napsauta Kommentit-näytössä ja valitse Näytä omat kommentit -vaihtoehto. Näkyviin tulevat kaikki kirjoittamasi kommentit. Vaikka olisit kirjoittanut vain yhden vastauksen kommenttiin, näkyviin tulee koko kommenttiketju. 5. Voit tarkastella muiden muokkaajien kirjoittamia tai muille muokkaajille osoitettuja kommentteja tai vastauksia niihin napsauttamalla haluamasi muokkaajan nimeä Muokkaajat-näytössä. Asetuksessa Osoitettu: avulla 204 SmartCloud Docs

209 kaikki ketjut, joissa kyseinen muokkaaja mainitaan. Voit tarkastella tietyn muokkaajan kirjoittamia kommentteja tai vastauksia napsauttamalla Kirjoittajapainiketta. Huomautus: Kun napsautat yhtä muokkaajan nimeä, se korostuu. Kun napsautat muokkaajan nimeä uudelleen, muokkaajan kirjoittamat tai hänelle osoitetut kommentit ja vastaukset suljetaan. 6. Voit laajentaa kommentin napsauttamalla kaksoisnuolikuvaketta. Tällöin näkyviin tulee valitun kommentin tarkka keskusteluketju. 7. Jos et halua tarkastella kommentteja tai vastauksia, poistu napsauttamalla Sulje-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten kommenteista sivulla 201 Kun käsittelet esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti esityksissä sivulla 202 Kun muokkaat tai tarkistat esitystä, voit luoda kommentteja dian objekteihin, kuten kuviin ja tekstikenttiin. Kaikki esityksen kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Esityksen kommenttien haku Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 195 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. Esityksen kommenttien haku Voit siirtyä nopeasti tiettyihin kommentteihin hakemalla avainsanoja Kommentitnäytössä. Toimintaohjeet 1. Tuo Kommentit-näyttö näkyviin napsauttamalla sivupalkin Kommentit-painiketta. Jos sivupalkki ei ole näkyvissä, avaa se valitsemalla vaihtoehdot Näytä > Sivupalkki. 2. Napsauta -kuvaketta Kommentit-näytössä ja valitse Hae kommenteista -vaihtoehto. 3. Kirjoita avainsanat hakukenttään. 4. Paina Enter-näppäintä tai napsauta Hae-painiketta. Näkyviin tulevat kommentit, jotka sisältävät määritetyt avainsanat. Esitysten käsittely 205

210 Diojen muotoilu 5. Jos et saa haluamiasi tuloksia, anna uudet avainsanat ja tee uusi haku. 6. Sulje hakutila napsauttamalla Sulje-painiketta. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja esitysten kommenteista sivulla 201 Kun käsittelet esitystä yhdessä muiden käyttäjien kanssa eri aikoina, kommenttien avulla voit käydä keskustelua käsiteltävästä sisällöstä. Kommenttien avulla voit seurata asiakirjan tarkistuksen tilaa ja muilta käyttäjiltä saatuja vastauksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kommenttien luonti esityksissä sivulla 202 Kun muokkaat tai tarkistat esitystä, voit luoda kommentteja dian objekteihin, kuten kuviin ja tekstikenttiin. Kaikki esityksen kommentit näkyvät Kommentit-sivupalkissa. Esityksen kommenttien tarkastelu sivulla 204 Kun avaat esityksen, sivupalkki tulee näkyviin oletusarvoisesti ja kohdistus on Diat-näytössä. Voit tuoda Kommentit-näytön näkyviin napsauttamalla Kommentitpainiketta. Tämän jälkeen voit tarkastella kaikkia kyseisen esityksen kommentteja ja vastauksia. Esitysten määritys yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa sivulla 195 Voit määrittää esityksen yhteiskäyttöön henkilöiden tai yhteisöjen kanssa ja määrittää heille muokkaajan tai lukijan käyttöoikeudet. Voit myös määrittää esitykselle lukuoikeudet kaikille organisaatiosi jäsenille. IBM Docs -ohjelma sisältää useita muotoilutoimintoja. Voit muuttaa fontteja, siirtää dian objekteja, lisätä numeroinnin tai luettelomerkit tekstiin, määrittää dian asettelun ja vaihtaa päätyyliä. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja diojen asetteluista sivulla 209 Voit ottaa esityksissä käyttöön erilaisia ennalta määritettyjä diojen asetteluja. Dian asettelu on parasta määrittää ennen päätyylin määritystä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Objektien valinta ja siirto sivulla 207 Kun olet lisännyt objekteja esitykseen, objekteja tarvitsee todennäköisesti siirrellä, jotta esityksen asettelu olisi parempi. Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin sivulla 208 Voit lisätä numeroita tai luettelomerkkejä luettelon kohtiin ja valita useista luettelomerkki- tai numerointityyleistä. Voit valita esimerkiksi värejä tai symboleja luettelomerkeiksi ja desimaalilukuja numeroiksi. Dian asettelun määritys sivulla 210 Selkeä asettelu helpottaa tiedonvälitystä. Voit määrittää dian asettelun IBM Docs -ohjelmassa. Päätyylin muuttaminen sivulla 211 IBM Docs sisältää useita päätyylejä, joita voi käyttää esityksissä. Esitysten fonttien muuttaminen Voit muuttaa esityksen valitun tekstin fonttia ja fonttikokoa nopeasti. Toimintaohjeet 1. Valitse teksti, jonka fontin ja fonttikoon haluat määrittää. 206 SmartCloud Docs

211 2. Napsauta työkalurivin Valitse fontti -vaihtoehtoa ja valitse sitten haluamasi fontin nimi. 3. Napsauta pikavalikon Valitse fonttikoko -vaihtoehtoa ja valitse sitten haluamasi fonttikoko. Huomautus: Fontin ja fonttikoon voi muuttaa vain muokkaustilassa, kun teksti on valittuna. Objektien valinta ja siirto Kun olet lisännyt objekteja esitykseen, objekteja tarvitsee todennäköisesti siirrellä, jotta esityksen asettelu olisi parempi. Toimintaohjeet 1. Napsauta diaa, joka sisältää useita objekteja. 2. Valitse objekteja. v Jos haluat valita yhden objektin, napsauta sitä. v Jos haluat valita useita objekteja kerralla, paina Ctrl-näppäintä samalla, kun napsautat objekteja. 3. Siirrä objekteja. v Vedä valitut objektit haluamaasi paikkaan hiiren avulla. v Siirrä valitsemasi objekti haluamaasi paikkaan painamalla näppäimistön nuolinäppäimiä. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja diojen asetteluista sivulla 209 Voit ottaa esityksissä käyttöön erilaisia ennalta määritettyjä diojen asetteluja. Dian asettelu on parasta määrittää ennen päätyylin määritystä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Diojen muotoilu sivulla 206 IBM Docs -ohjelma sisältää useita muotoilutoimintoja. Voit muuttaa fontteja, siirtää dian objekteja, lisätä numeroinnin tai luettelomerkit tekstiin, määrittää dian asettelun ja vaihtaa päätyyliä. Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin sivulla 208 Voit lisätä numeroita tai luettelomerkkejä luettelon kohtiin ja valita useista luettelomerkki- tai numerointityyleistä. Voit valita esimerkiksi värejä tai symboleja luettelomerkeiksi ja desimaalilukuja numeroiksi. Dian asettelun määritys sivulla 210 Selkeä asettelu helpottaa tiedonvälitystä. Voit määrittää dian asettelun IBM Docs -ohjelmassa. Päätyylin muuttaminen sivulla 211 IBM Docs sisältää useita päätyylejä, joita voi käyttää esityksissä. Objektien järjestäminen Kun olet lisännyt objektit IBM Docs Presentations -ohjelmaan, tekstin ja kuvien pinoamisjärjestystä on ehkä muutettava. Tietoja tästä tehtävästä Voit muuttaa valitun objektin pinoamisjärjestystä seuraavasti: Esitysten käsittely 207

212 Toimintaohjeet 1. Valitse objekti, jonka pinoamisjärjestystä haluat muuttaa. 2. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Tuo eteen tai napsauta valittua objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Tuo eteen -vaihtoehto. Tämän jälkeen valittu objekti on muiden objektien edessä. 3. Valitse vaihtoehdot Muotoile > Vie taakse tai napsauta valittua objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Vie taakse -vaihtoehto. Tämän jälkeen valittu objekti on muiden objektien takana. Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin Voit lisätä numeroita tai luettelomerkkejä luettelon kohtiin ja valita useista luettelomerkki- tai numerointityyleistä. Voit valita esimerkiksi värejä tai symboleja luettelomerkeiksi ja desimaalilukuja numeroiksi. Toimintaohjeet 1. Valitse diasta teksti, jonka haluat lisätä luetteloon. 2. Napsauta työkalurivin Lisää luettelomerkit tai muuta luettelomerkkien tyyliä -kuvaketta tai Lisää numerointi tai muuta numeroinnin tyyliä -kuvaketta. Oletusluettelomerkki- tai -numerointityyliä käytetään luettelon kohdissa. 3. Jos haluat valita toisen luettelomerkki- tai numerointityylin, valitse teksti, napsauta sopivan kuvakkeen alanuolinäppäintä ja valitse haluamasi tyyli. 208 SmartCloud Docs

213 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja diojen asetteluista Voit ottaa esityksissä käyttöön erilaisia ennalta määritettyjä diojen asetteluja. Dian asettelu on parasta määrittää ennen päätyylin määritystä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Diojen muotoilu sivulla 206 IBM Docs -ohjelma sisältää useita muotoilutoimintoja. Voit muuttaa fontteja, siirtää dian objekteja, lisätä numeroinnin tai luettelomerkit tekstiin, määrittää dian asettelun ja vaihtaa päätyyliä. Objektien valinta ja siirto sivulla 207 Kun olet lisännyt objekteja esitykseen, objekteja tarvitsee todennäköisesti siirrellä, jotta esityksen asettelu olisi parempi. Dian asettelun määritys sivulla 210 Selkeä asettelu helpottaa tiedonvälitystä. Voit määrittää dian asettelun IBM Docs -ohjelmassa. Päätyylin muuttaminen sivulla 211 IBM Docs sisältää useita päätyylejä, joita voi käyttää esityksissä. Tietoja diojen asetteluista Voit ottaa esityksissä käyttöön erilaisia ennalta määritettyjä diojen asetteluja. Dian asettelu on parasta määrittää ennen päätyylin määritystä. Dian asettelulla tarkoitetaan dian elementtien yleistä järjestystä. Tavallisesti dian asettelu sisältää paikanvaraajia, joihin sijoitetaan tietynlaista sisältöä (esimerkiksi tekstiä, taulukoita, kuvia ja muita elementtejä). Voit käyttää kussakin diassa eri asettelua. Jos et löydä tarpeisiisi sopivaa asettelua ennalta määritetyistä asetteluista, voit järjestää nykyisen asettelun uudelleen. Esimerkki Uutta tuotetta esiteltäessä diaan voidaan lisätä monenlaisia objekteja, kuten tekstiä, kuvia, taulukoita tai luetteloita. Kaikkia objekteja ei välttämättä tarvitse järjestää itse, vaan voit valita ennalta määritetyn asettelun ja muokata sitä tarpeittesi mukaan. Esitysten käsittely 209

214 Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Diojen muotoilu sivulla 206 IBM Docs -ohjelma sisältää useita muotoilutoimintoja. Voit muuttaa fontteja, siirtää dian objekteja, lisätä numeroinnin tai luettelomerkit tekstiin, määrittää dian asettelun ja vaihtaa päätyyliä. Objektien valinta ja siirto sivulla 207 Kun olet lisännyt objekteja esitykseen, objekteja tarvitsee todennäköisesti siirrellä, jotta esityksen asettelu olisi parempi. Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin sivulla 208 Voit lisätä numeroita tai luettelomerkkejä luettelon kohtiin ja valita useista luettelomerkki- tai numerointityyleistä. Voit valita esimerkiksi värejä tai symboleja luettelomerkeiksi ja desimaalilukuja numeroiksi. Dian asettelun määritys Selkeä asettelu helpottaa tiedonvälitystä. Voit määrittää dian asettelun IBM Docs -ohjelmassa. Päätyylin muuttaminen sivulla 211 IBM Docs sisältää useita päätyylejä, joita voi käyttää esityksissä. Dian asettelun määritys Selkeä asettelu helpottaa tiedonvälitystä. Voit määrittää dian asettelun IBM Docs -ohjelmassa. Toimintaohjeet 1. Valitse dia Diat-näytöstä. 2. Voit käyttää asettelua seuraavasti: v Napsauta diaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Dian asettelu -vaihtoehto. v Napsauta työkalurivin Dian asettelu -painiketta. v Valitse vaihtoehdot Muotoile > Dian asettelu. 3. Valitse asettelu Dian asettelu -ikkunassa. Valittua asettelua käytetään sitten diassa. 4. Napsauta Sulje-painiketta. 210 SmartCloud Docs

215 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja diojen asetteluista sivulla 209 Voit ottaa esityksissä käyttöön erilaisia ennalta määritettyjä diojen asetteluja. Dian asettelu on parasta määrittää ennen päätyylin määritystä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Diojen muotoilu sivulla 206 IBM Docs -ohjelma sisältää useita muotoilutoimintoja. Voit muuttaa fontteja, siirtää dian objekteja, lisätä numeroinnin tai luettelomerkit tekstiin, määrittää dian asettelun ja vaihtaa päätyyliä. Objektien valinta ja siirto sivulla 207 Kun olet lisännyt objekteja esitykseen, objekteja tarvitsee todennäköisesti siirrellä, jotta esityksen asettelu olisi parempi. Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin sivulla 208 Voit lisätä numeroita tai luettelomerkkejä luettelon kohtiin ja valita useista luettelomerkki- tai numerointityyleistä. Voit valita esimerkiksi värejä tai symboleja luettelomerkeiksi ja desimaalilukuja numeroiksi. Päätyylin muuttaminen IBM Docs sisältää useita päätyylejä, joita voi käyttää esityksissä. Päätyylin muuttaminen IBM Docs sisältää useita päätyylejä, joita voi käyttää esityksissä. Toimintaohjeet 1. Valitse dia Diat-näytöstä. 2. Napsauta vaihtoehtoja Muotoile > Päätyyli. 3. Valitse Päädian tyylit -ikkunassa malli. Valittua tyyliä käytetään sitten kaikissa dioissa. 4. Napsauta Sulje-painiketta. Esitysten käsittely 211

216 Normaalin näkymän käyttö Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Tietoja diojen asetteluista sivulla 209 Voit ottaa esityksissä käyttöön erilaisia ennalta määritettyjä diojen asetteluja. Dian asettelu on parasta määrittää ennen päätyylin määritystä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Diojen muotoilu sivulla 206 IBM Docs -ohjelma sisältää useita muotoilutoimintoja. Voit muuttaa fontteja, siirtää dian objekteja, lisätä numeroinnin tai luettelomerkit tekstiin, määrittää dian asettelun ja vaihtaa päätyyliä. Objektien valinta ja siirto sivulla 207 Kun olet lisännyt objekteja esitykseen, objekteja tarvitsee todennäköisesti siirrellä, jotta esityksen asettelu olisi parempi. Numerointien tai luettelomerkkien lisäys dioihin sivulla 208 Voit lisätä numeroita tai luettelomerkkejä luettelon kohtiin ja valita useista luettelomerkki- tai numerointityyleistä. Voit valita esimerkiksi värejä tai symboleja luettelomerkeiksi ja desimaalilukuja numeroiksi. Dian asettelun määritys sivulla 210 Selkeä asettelu helpottaa tiedonvälitystä. Voit määrittää dian asettelun IBM Docs -ohjelmassa. Normaalin näkymän avulla voit muokata esityksen rakennetta. Voit lisätä uusia dioja ja muuttaa esityksen diojen järjestyksen haluamaksesi siirtämällä dioja. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Normaali näkymä Normaali näkymä on IBM Docs Presentations -sovelluksen oletusnäkymä. Kaikki muokkaustehtävät aloitetaan tästä näkymästä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Diojen poisto sivulla 213 Voit poistaa diat, joita et käytä esityksessä. Esityksessä on kuitenkin aina oltava ainakin yksi dia. Diojen lisäys sivulla 214 Voit lisätä dioja esitykseen kahdella tavalla. Diojen siirtäminen sivulla 214 Voit järjestää esityksen erilaisia kohdeyleisöjä varten siirtämällä dioja. Diojen monistus sivulla 215 Monistettu dia on uusi dia, joka on asettelultaan, päätyyliltään, fonteiltaan ja muilta elementeiltään täsmälleen samanlainen kuin valittu dia. Voit luoda yhden tai useita monistettuja dioja. Monistettavien diojen määrä määräytyy valittujen diojen mukaan. Järjestelmä sijoittaa monistetut diat heti valittujen diojen jälkeen. Normaali näkymä Normaali näkymä on IBM Docs Presentations -sovelluksen oletusnäkymä. Kaikki muokkaustehtävät aloitetaan tästä näkymästä. Normaali näkymä on muokkauksen päänäkymä, jossa voit määrittää esityksen rakenteen ja muokata sitä. Näkymässä on neljä ruutua. Diat Voit tarkastella esityksen dioja pikkukuvina. Tällä tavalla voit kätevästi selata esitystä sekä katsella, miltä esityksesi rakenne ja tekemäsi muutokset vaikuttavat. Voit myös järjestää esityksen diat uudelleen ja lisätä tai poistaa dioja. 212 SmartCloud Docs

217 Diojen muokkausohjelma Voit tarkastella nykyisen dian suurta näkymää ja määrittää dian rakenteen siinä. Voit kirjoittaa tekstiä ja lisätä kuvia, taulukoita, tekstikenttiä tai muita elementtejä. Kommentit Voit luoda kommentteja ja vastauksia Kommentit-näytössä. Muokkaajat Muokkaajat-näyttö sisältää muokkaajien luettelon. Uusien esitysten oletusnäkymä on normaali näkymä. Tässä näkymässä esityksen rakenne on helpointa määrittää. Voit muokata nykyistä diaa diojen muokkausohjelmassa ja tarkastella rakenteeseen tehtyjä muutoksia heti Diat-näytössä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Normaalin näkymän käyttö sivulla 212 Normaalin näkymän avulla voit muokata esityksen rakennetta. Voit lisätä uusia dioja ja muuttaa esityksen diojen järjestyksen haluamaksesi siirtämällä dioja. Diojen poisto Voit poistaa diat, joita et käytä esityksessä. Esityksessä on kuitenkin aina oltava ainakin yksi dia. Diojen lisäys sivulla 214 Voit lisätä dioja esitykseen kahdella tavalla. Diojen siirtäminen sivulla 214 Voit järjestää esityksen erilaisia kohdeyleisöjä varten siirtämällä dioja. Diojen monistus sivulla 215 Monistettu dia on uusi dia, joka on asettelultaan, päätyyliltään, fonteiltaan ja muilta elementeiltään täsmälleen samanlainen kuin valittu dia. Voit luoda yhden tai useita monistettuja dioja. Monistettavien diojen määrä määräytyy valittujen diojen mukaan. Järjestelmä sijoittaa monistetut diat heti valittujen diojen jälkeen. Diojen poisto Voit poistaa diat, joita et käytä esityksessä. Esityksessä on kuitenkin aina oltava ainakin yksi dia. Toimintaohjeet 1. Valitse Diat-näytöstä vähintään yksi dia. 2. Napsauta jotakin valituista dioista hiiren kakkospainikkeella ja valitse Poista dia -vaihtoehto. Esitysten käsittely 213

218 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Normaali näkymä sivulla 212 Normaali näkymä on IBM Docs Presentations -sovelluksen oletusnäkymä. Kaikki muokkaustehtävät aloitetaan tästä näkymästä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Normaalin näkymän käyttö sivulla 212 Normaalin näkymän avulla voit muokata esityksen rakennetta. Voit lisätä uusia dioja ja muuttaa esityksen diojen järjestyksen haluamaksesi siirtämällä dioja. Diojen lisäys Voit lisätä dioja esitykseen kahdella tavalla. Diojen siirtäminen Voit järjestää esityksen erilaisia kohdeyleisöjä varten siirtämällä dioja. Diojen monistus sivulla 215 Monistettu dia on uusi dia, joka on asettelultaan, päätyyliltään, fonteiltaan ja muilta elementeiltään täsmälleen samanlainen kuin valittu dia. Voit luoda yhden tai useita monistettuja dioja. Monistettavien diojen määrä määräytyy valittujen diojen mukaan. Järjestelmä sijoittaa monistetut diat heti valittujen diojen jälkeen. Diojen lisäys Voit lisätä dioja esitykseen kahdella tavalla. Toimintaohjeet 1. Valitse Diat-näytöstä dia, jonka jälkeen haluat lisätä uuden dian. 2. Voit lisätä dian seuraavasti: v Napsauta valittua diaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Luo dia -vaihtoehto. v Napsauta vaihtoehtoja Lisää > Uusi dia. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Normaali näkymä sivulla 212 Normaali näkymä on IBM Docs Presentations -sovelluksen oletusnäkymä. Kaikki muokkaustehtävät aloitetaan tästä näkymästä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Normaalin näkymän käyttö sivulla 212 Normaalin näkymän avulla voit muokata esityksen rakennetta. Voit lisätä uusia dioja ja muuttaa esityksen diojen järjestyksen haluamaksesi siirtämällä dioja. Diojen poisto sivulla 213 Voit poistaa diat, joita et käytä esityksessä. Esityksessä on kuitenkin aina oltava ainakin yksi dia. Diojen siirtäminen Voit järjestää esityksen erilaisia kohdeyleisöjä varten siirtämällä dioja. Diojen monistus sivulla 215 Monistettu dia on uusi dia, joka on asettelultaan, päätyyliltään, fonteiltaan ja muilta elementeiltään täsmälleen samanlainen kuin valittu dia. Voit luoda yhden tai useita monistettuja dioja. Monistettavien diojen määrä määräytyy valittujen diojen mukaan. Järjestelmä sijoittaa monistetut diat heti valittujen diojen jälkeen. Diojen siirtäminen Voit järjestää esityksen erilaisia kohdeyleisöjä varten siirtämällä dioja. 214 SmartCloud Docs

219 Toimintaohjeet 1. Valitse Diat-näytöstä vähintään yksi dia. 2. Voit siirtää diat seuraavasti: v Vedä valitut diat haluamaasi sijaintiin esityksessä. v Napsauta jotakin valituista dioista hiiren kakkospainikkeella ja valitse Siirrä ylemmäs- tai Siirrä alemmas -vaihtoehto. v Napsauta mitä tahansa valittua diaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Leikkaa-vaihtoehto tai napsauta vaihtoehtoja Muokkaa > Leikkaa. Napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella diaa, jonka jälkeen tai jota ennen haluat sijoittaa lisättävät diat, ja valitse Liitä edelle- tai Liitä jälkeen -vaihtoehto. Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Normaali näkymä sivulla 212 Normaali näkymä on IBM Docs Presentations -sovelluksen oletusnäkymä. Kaikki muokkaustehtävät aloitetaan tästä näkymästä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Normaalin näkymän käyttö sivulla 212 Normaalin näkymän avulla voit muokata esityksen rakennetta. Voit lisätä uusia dioja ja muuttaa esityksen diojen järjestyksen haluamaksesi siirtämällä dioja. Diojen poisto sivulla 213 Voit poistaa diat, joita et käytä esityksessä. Esityksessä on kuitenkin aina oltava ainakin yksi dia. Diojen lisäys sivulla 214 Voit lisätä dioja esitykseen kahdella tavalla. Diojen monistus Monistettu dia on uusi dia, joka on asettelultaan, päätyyliltään, fonteiltaan ja muilta elementeiltään täsmälleen samanlainen kuin valittu dia. Voit luoda yhden tai useita monistettuja dioja. Monistettavien diojen määrä määräytyy valittujen diojen mukaan. Järjestelmä sijoittaa monistetut diat heti valittujen diojen jälkeen. Diojen monistus Monistettu dia on uusi dia, joka on asettelultaan, päätyyliltään, fonteiltaan ja muilta elementeiltään täsmälleen samanlainen kuin valittu dia. Voit luoda yhden tai useita monistettuja dioja. Monistettavien diojen määrä määräytyy valittujen diojen mukaan. Järjestelmä sijoittaa monistetut diat heti valittujen diojen jälkeen. Tietoja tästä tehtävästä Kun tarvitset esityksessä useita dioja, jotka ovat täsmälleen samanlaisia, voit monistaa dioja. Toimintaohjeet 1. Valitse Diat-näytöstä vähintään yksi monistettava dia. 2. Valitse vaihtoehdot Lisää > Monista dia, jolloin valitut diat monistuvat. Esitysten käsittely 215

220 Aiheeseen liittyviä käsitteitä: Normaali näkymä sivulla 212 Normaali näkymä on IBM Docs Presentations -sovelluksen oletusnäkymä. Kaikki muokkaustehtävät aloitetaan tästä näkymästä. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Normaalin näkymän käyttö sivulla 212 Normaalin näkymän avulla voit muokata esityksen rakennetta. Voit lisätä uusia dioja ja muuttaa esityksen diojen järjestyksen haluamaksesi siirtämällä dioja. Diojen poisto sivulla 213 Voit poistaa diat, joita et käytä esityksessä. Esityksessä on kuitenkin aina oltava ainakin yksi dia. Diojen lisäys sivulla 214 Voit lisätä dioja esitykseen kahdella tavalla. Diojen siirtäminen sivulla 214 Voit järjestää esityksen erilaisia kohdeyleisöjä varten siirtämällä dioja. Esityksen oikeinkirjoituksen tarkistus Esitysten tulostus Voit määrittää IBM Docs -ohjelman tarkistamaan oikeinkirjoituksen eri kielillä samalla, kun kirjoitat. Voit myös tarkistaa koko esityksen oikeinkirjoituksen, kun esitys on valmis.oikoluvun oletuskieli on englanti (Yhdysvallat). Toimintaohjeet 1. Jos haluat muuttaa sanaston kielen, napsauta vaihtoehtoja Työkalut > Oikeinkirjoitussanastot ja valitse sitten tekstisi kieli. 2. Valitse vaihtoehdot Työkalut > Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa. Ohjelma tarkistaa koko esityksen oikeinkirjoituksen, ja oikeinkirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä sisältävä teksti näkyy punaisilla aaltoviivoilla alleviivattuna. Kun kirjoitat uusia sanoja, oikeinkirjoitusvirheitä tai kielioppivirheitä sisältävä teksti näkyy myös punaisilla aaltoviivoilla alleviivattuna. 3. Jos napsautat hiiren kakkospainikkeella sanaa, joka on alleviivattu punaisella aaltoviivalla, näkyviin tulee ehdotettujen sanojen luettelo. Valitse haluamasi sana luettelosta. Jos et halua korjata sanaa, napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Ohita. Vihje: Jos sana, joka on alleviivattu punaisella aaltoviivalla, esiintyy esityksessä useammin kuin kerran, voit napsauttaa hiiren kakkospainiketta ja valita vaihtoehdon Ohita kaikki tai Korjaa kaikki. 4. Jos et halua tarkistaa esityksen oikeinkirjoitusta, poista toiminto käytöstä valitsemalla vaihtoehdot Työkalut > Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa uudelleen. Esityksen Tulosta-komento avaa uuden selainikkunan, jossa voit valita asetteluasetukset. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa esityksessä vaihtoehdot Tiedosto > Tulosta. Erillinen selainikkuna avautuu. 2. Oletusarvon mukaan selain lisää ylä- ja alatunnisteet tulostettuun esitykseen. Voit muuttaa sisältöä tai jättää ylä- ja alatunnisteet pois noudattamalla selaimesi ohjeita. Saat lisätietoja napsauttamalla kuvaketta. 216 SmartCloud Docs

221 3. Voit muuttaa paperikoon ja muita paperiasetuksia noudattamalla selaimen ohjeita vaiheen 2 mukaisesti. 4. Napsauta Tulosta-kuvaketta. 5. Määritä haluamasi asetukset ja napsauta OK-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Esitysten luonti ja siirto palvelimeen sivulla 187 Voit luoda esityksen ja siirtää aiemmin luodut esitykset tietokoneesta Tiedostotsovellukseen online-muokkausta varten IBM Docs -ohjelman avulla. Esitysten luonti sivulla 187 Voit luoda esityksen joko Tiedostot-sovelluksessa tai IBM Docs -ohjelman Tiedosto-valikon avulla. Yhteiskäyttöön määritettävien esitysten siirto palvelimeen sivulla 189 Voit siirtää Omat tiedostot -kansioon kaikkia esityslajeja, jotka pääkäyttäjä on sallinut. Voit määrittää, ketkä voivat tarkastella, ladata ja muokata kyseisiä esityksiä. Esitysten vienti muihin tiedostomuotoihin sivulla 194 Kun olet luonut ja julkaissut esityksen IBM Docs -ohjelmassa, voit ladata tiedoston sen nykyisessä muodossa tai toisessa muodossa, kuten.ppt- ja.pdf-muodossa. Aiheeseen liittyviä tietolähteitä: Esitysten tuetut tiedostomuodot sivulla 192 IBM Docs -ohjelmassa voit käsitellä useissa eri tiedostomuodoissa olevia esityksiä. Yhdessä tiedostomuodossa avatut tiedostot voidaan viedä muissa muodoissa, kuten.odp-,.ppt- ja.pdf-muodossa. Esitysten tulostaminen PDF-tiedostoihin Voit tallentaa esityksen PDF-tiedostona, jotta voit ladata ja tulostaa sen. Toimintaohjeet 1. Valitse avoimessa esityksessä vaihtoehdot Tiedosto > Tulosta PDF-muotoon. 2. Määritä haluamasi sivun asetukset. Voit lisätä PDF-tiedostoihin tunnisteita valitsemalla Tunnisteella varustettu PDF-tiedosto. Tämä kasvattaa tiedoston kokoa. Tunnisteella varustettu PDFtiedosto sisältää tietoja asiakirjan sisällön rakenteesta. Tämän rakenteen avulla voidaan esittää asiakirja laitteissa käytettäessä näytönlukuohjelmaa. Esitysten käsittely 217

222 Kuvien käsittely esityksissä 3. Napsauta OK-painiketta. 4. Kun näkyviin tulee Käsittely on valmis -sanoma, napsauta Lataa tiedosto napsauttamalla tätä -linkkiä. 5. Valitse Avaa seuraavan kohteen avulla ja valitse sitten OK. Tiedosto ladataan, ja se aukeaa Adobe Reader -ohjelmassa. Oletussovellus on Adobe Reader, mutta voit avata tiedoston muillakin sovelluksilla. 6. Valitse Adobe Reader -valikosta Tiedosto > Tulosta. 7. Määritä haluamasi tulostusasetukset ja napsauta OK-painiketta. Kuvien avulla on helppo välittää erilaisia tietoja. Voit lisätä kuvia galleriasta, tietokoneesi tiedostoista tai Internetistä. Voit myös muokata kuvia esimerkiksi lähentämällä tai loitontamalla niitä ja siirtämällä niitä mihin tahansa kohtaan diassa. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kuvien lisäys esityksiin Lisäämällä kuvia esitykseen voit välittää tietoja helpommin. Kuvien lisäys esityksiin Lisäämällä kuvia esitykseen voit välittää tietoja helpommin. Toimintaohjeet 1. Valitse Diat-näytöstä dia, johon haluat lisätä kuvan. 2. Napsauta vaihtoehtoja Lisää > Kuva tai napsauta työkalurivin Lisää kuva -vaihtoehtoa.lisää kuva -ikkuna avautuu. 3. Voit lisätä kuvan seuraavasti: v Valitse kuva Kuvagalleria-sivulla. v Napsauta Kuva tiedostosta -sivulla Selaa-painiketta ja määritä palvelimeen siirrettävä kuvatiedosto. 218 SmartCloud Docs

223 4. Napsauta OK-painiketta. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Kuvien käsittely esityksissä sivulla 218 Kuvien avulla on helppo välittää erilaisia tietoja. Voit lisätä kuvia galleriasta, tietokoneesi tiedostoista tai Internetistä. Voit myös muokata kuvia esimerkiksi lähentämällä tai loitontamalla niitä ja siirtämällä niitä mihin tahansa kohtaan diassa. Esitysten kuvien siirto ja koon muutto Voit siirtää esitysten kuvia ja muuttaa niiden kokoa vetämällä. Diaesitysten käsittely Toimintaohjeet 1. Valitse kuva napsauttamalla sitä. 2. Jos haluat siirtää kuvan, aseta hiiren osoitin kuvan reunuksen sisäpuolelle niin, että näkyviin tulee hiusristikko, ja vedä. 3. Jos haluat muuttaa kuvan kokoa, aseta hiiren osoitin kuvan reunuksen päälle niin, että näkyviin tulee kaksipuolinen nuoli, ja vedä. Toistamalla diaesityksen voit näyttää esityksen. Voit käyttää esityksessä myös dian vaihtotehosteita. Diaesityksen toistaminen varaa koko tietokoneen näytön. Tällöin näet, miltä kuvat, animoidut elementit ja siirtymätehosteet näyttävät varsinaisessa esityksessä. Voit ohjata esityksen dioja nuolinäppäinten avulla. Voit ottaa käyttöön animaatiotehosteen, kuten häivytyksen mustaksi, kussakin diassa erikseen tai voit ottaa käyttöön yhden siirtymätehosteen kaikissa esityksen dioissa. Diaesitysten toistaminen Diaesitys alkaa oletusarvon mukaan aina ensimmäisestä diasta. Voit siirtyä diojen välillä manuaalisesti aina viimeiseen diaan asti. Voit myös toistaa diaesityksen nykyisestä diasta alkaen. Tietoja tästä tehtävästä Voit siirtyä diaesityksen seuraavaan diaan painamalla oikeaa nuolinäppäintä tai alanuolinäppäintä. Edelliseen diaan voit siirtyä painamalla vasenta nuolinäppäintä tai ylänuolinäppäintä. Toimintaohjeet 1. Voit toistaa diaesityksen seuraavasti: v Voit aloittaa diaesityksen ensimmäisestä diasta alkaen napsauttamalla vaihtoehtoja Esitys > Toista diaesitys tai napsauttamalla työkalurivin Aloita diaesitys -vaihtoehtoa. v Voit aloittaa diaesityksen nykyisestä diasta alkaen napsauttamalla vaihtoehtoja Esitys > Toista nykyisestä diasta. 2. Voit ohjata diaesitystä nuolinäppäinten avulla. Esitysten käsittely 219

224 Vaihtojen käyttö dioissa Dian vaihto on tärkeä esityksen tehoste. Voit lisätä vaihtotehosteen kuhunkin esityksen diaan. Toimintaohjeet 1. Valitse Diat-näytöstä vähintään yksi dia. 2. Valitse vaihtoehdot Esitys > Käytä dian vaihtoa.valitse vaihto -ikkuna avautuu. Voit myös napsauttaa työkalurivin Valitse vaihto -kuvaketta. 3. Valitse Valitse vaihto -alueesta dian vaihtotehoste, jota haluat käyttää valituissa dioissa. 4. Jos haluat käyttää tehostetta kaikissa dioissa, valitse Käyttökohde-kentässä Kaikki diat -vaihtoehto. Taulukoiden käsittely esityksissä Voit luoda taulukon, lisätä ja poistaa sarakkeita tai muuttaa niiden kokoa. Voit määrittää erilaisia ominaisuuksia koko taulukolle tai yksittäisille soluille tai soluryhmille. Taulukoiden luonti esityksissä Voit luoda tyhjän taulukon tai luoda taulukon esitysten ennalta määritetyistä tyyleistä. Toimintaohjeet v Voit luoda yksinkertaisen tyhjän taulukon seuraavasti: 1. Sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä taulukon. 2. Valitse vaihtoehdot Taulukko > Luo. 3. Anna haluamasi rivien ja sarakkeiden määrä. 220 SmartCloud Docs