/413/2014 LAUSUNTO VALTIONEUVOSTON ASIANIIALLINNAN TAVOITEARKKITEH TUURIKUVAUKSESTA

Transkriptio

1 LAUSUNT (3) L 111 fll r ii.fi /413/2014 Valtiovarainministeriö Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä Valtipan lausuntopyyntö valtioneuvoston asianhallinnan ta voitearkkitehtuurikuvauksesta LAUSUNT VALTINEUVSTN ASIANIIALLINNAN TAVITEARKKITEH TUURIKUVAUKSESTA Valtioneuvoston tietopalveluj en yhteistyöryhmän Valtipan esityksestä ministeriöt, oikeuskans lerinvirasto ja tasavallan presidentin kanslia asettivat valtioneuvoston asianhallinnan esiselvitys -hankkeen (HARE VM 150:00/2013), jonka tehtävänä oli: tuottaa valtioneuvoston asianhallinnan tavoitearkkitehtuuri arvioida valtioneuvoston nykyiset asianhallinnan järjestelmät suhteessa tavoitetilaan kartoittaa markkinoilla olevat asianhallintaratkaisut arvioida vaihtoehtoiset tavat edetä kohti yhtenäistä asianhallintaratkaisua. Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä Valtipa pyytää lausuntoa hankkeen valmiste lemasta Valtioneuvoston asianhallinnan tavoitearkkitehtuurista. Lausuttava materiaali koostuu arkkitehtuurikuvauksesta ja 16 liitteestä. Yleiset havainnot lausuttavasta aineistosta on pyydetty sisällyttämään lausuntotekstiin ja yksityiskohtia koskevat havainnot erilliseen havaintotauluk koon. Arkkitehtuurikuvaus-dokumentissa kuvataan valtioneuvoston (VN) asianhallinnan kohdearkki tehtuuri hyödyntäen kokonaisarkkitehtuurimenetelmää. Kohdearkkitehtuuri kuvaa valtioneu voston asianhallinnan tavoitetilaa ohjaten valtioneuvoston asiakirjojen ja työskentelyprosessien hallinnanja tähän käytettävien välineiden kehittämistä. Dokumentissa todetaan, että kyse ei ole ministeriöiden hallinnonalat kokonaisuudessaan kattavasta tavoitearkkitehtuurista ja asianhal linnan ratkaisuista. Toisaalta tavoitearkkitehtuurityössä on pyritty varmistamaan, etteivät esite tyt ratkaisut myöhemmässä vaiheessa estäisi ratkaisun käytön laajentamisen myös valtioneu voston sekä siihen suoraan liittyvien organisaatioiden ulkopuolelle. Kohdearkkitehtuurin tarkoituksena on jakaa toiminnot ja tietojärj estelmäpalvelut loogisiin ko konaisuuksiin, joissa samaan tarpeeseen toteutetaan vain yksi ratkaisu. Tulevat valtioneuvoston asiakirjatiedon hallinnantoimintamallitja erityisesti tietojärjestelmät ja teknologiaratkaisut tu lee sovittaa tähän kohdearkkitehtuuriin. Valtioneuvoston tulee asianhallinnan toimintoja ja eri tyisesti tietojärj estelmiä kehittäessään verrata ratkaisumallejaan tähän kohdearkkitehtuuriin ja pyrkiä hankkimaan tai toteuttamaan ratkaisuja, jotka parhaiten sopivat tässä kuvattuihin arkki tehtuuritavoitteisiin. Dokumentissa korostetaan, että kohdearkkitehtuuri toimii ylätason suunni telmanaja runkona tarkemmallejärjestelmäpalvelu-jajärjestelmätason suunnittelulle. Se ei korvaa tätä tarkempaa systeemisuunnitteluvaihetta vaan jää suunnitellusti ylemmälle tasolle. Valtioneuvoston asianhallinnan ratkaisujen keskeiset suunnittelun ja toteutuksen sekä jatkuvien palvelujen peruskivinä toimivat linjaukset on koottu dokumentissa arkkitehtuuriperiaatteiksi. Valtioneuvoston asianhallintaan liittyvän toiminnan ja tietojärjestelmien kehittäjien sekä toteut Å MAA-JA METSÄTAL- JRD- CH SKG5- Å MINISTRY F ACRICUL U5MINI5TERIÖ BRUK5MINI5TERIET TURE AND ERESTRY PL 30, VALTINEU- PB 30, TAT5- P0 Box 30, Clv-

2 prosessit 2(3) taj ien tulee huomioida kaikessa kehittämisessä kuvatut arkkitehtuuriperiaatteet. Arkkitehtuuri periaatteet on esitetty taulukossa priorisoidussa järjestyksessä alkaen tärkeimmiksi priorisoi duista arkkitehtuuriperiaatteista. Nimi Prioriteetti 15 Kuvaus Tietoturva 5 Asianhallinnassa tietoturva on osa toimintaajoka on turvattava myös poikkeusoloissa. Yhteiskäyttöisyys (sisältäen tiedon 5 Yhteiskäyttöisydellä tarkoitetaan aineiston yhteiskäyttöisyyttä. laadun) Valtioneuvoston asianhallinnan ratkaisun tieto on yhteiskäyttöistä ja sen käsittelyyn on määritelty käyttöoikeudet. Yhteentoimivuus 5 Yhteentoi mivuudel la tarkoitetaan järjestelmien yhteentoi mivuutta jjärjestelmäarkkitehtuurin näkökulmaaj. Valtioneuvoston asianhallinnan ratkaisut ovat yhteentoi mivia ja mahdol listavat tietojen yhteiskäytön. Tarvelähtöisyys 4 Asianhallintaa kehitetään erityisesti asianhallinnan koko elinkaaren tarpeisiin. Erilaisettoiminnan ja asianhallinnan tarpeeton yhdessä tunnistettu ja priorisoitu. Käyttäjälähtöisyys 4 Asianhallintaa kehitetään käyttäjälähtöisesti ottamalla kaikessa kehittämisessä huomioon loppukäyttäjän näkökulma. Käsitteellisen tason arkkitehtuurilinjauksiin sisältyvään arkkitehtuurikuvaukseen on sisällytetty seuraavia MMM:n esille tuomia asian -, tiedon-ja asiakirjahallintaan liittyviä linjauk sia/tavoitteita: - kokonaan sähköinen asianhallinta - tietovarantoj en avaaminen - pysyväänja pitkäaikaissäilytykseen kansallinen ratkaisu - sähköinen allekirjoitus Nämä MMM :n linj aukset ovat vaikuttaneet seuraaviin arkkitehtuurilinj auksiin: - VN:n asianhallinnan tietovarannot avataan siltä osin kuin tietoturvallisesti on mahdollista. - Asianhallinta on sähköistä elinkaaren kaikissa vaiheissa. - Pysyvä ja pitkäaikaissäilytys kansallisella ratkaisulla, VAPA Asianhallinnan tavoitearkkitehtuurinja sen ratkaisujen tavoitteiksi ja vaatimuksiksi on tunnis tettu joukko tiedonhallintaa tukevia (18 kpl), toiminnallisiaja teknisiä (13 kpl) sekä muita (4 kpl) vaatimuksia ja tavoitteita. Näistä suurinta osaa pidetään välttämättöminä. Tavoitearkkitehtuurissa on kuvattu asianhallinnan substanssipalvelut (liiketoimintaa tukevat asianhallinnan palvelut) ja asianhallinnan tietojärjestelmäpalvelut, joilla tarkoitetaan substanssi toimintaa tukevia tietoj ärj estelmillä toteutettavia palveluita. Tavoitearkkitehtuurissa on kuvattu lisäksi asianhallinnan sidosryhmätja roolit sekä käsitteistö ja käsitemalli. Loogisen tason arkkitehtuurilinjauksissa on kuvattu keskeiset asianhallinnan, asiakirjahallinnan ja tiedonohjauksen yleiset prosessit, päätiedotja päätietoryhmät, loogiset tietovarannot, tieto järjestelmäpalveluiden looginen jäsennys, tietovirrat sekä järjestelmät matriisi. Maa- ja metsätalousministeriö toteaa lausuntonaan seuraavaa Valtioneuvoston yhteisen hallintoyksikön (VNHY) valmistelun ja käynnistymisen seurauksena ministeriön rooli asianhallintajärjestelmien osalta on tämänhetkisen käsityksen mukaisesti muuttumassa lähivuosina lähinnä \TN:n yhteisen järj estelmän käyttäjän rooliksi. Siihen saakka ministeriöissä pyritään käyttämään ja ylläpitämään nykyisiä järjestelmiä ja pidättymään merkit-

3 3 (3) täviltä arkkitehtuuriin liittyviltä muutoksilta. Ministeriön järjestelmien kytkentöjä hallinnonalan järjestelmiin on tarkasteltava tämän siirtymävaiheen aikana. Käytännössä tämä VN:n organi saatiomuutos tarkoittaa myös ministeriöiden käyttämien jä estelmien arkkitehtuuriperiaattei den noudattamisen vastuun siirtymistä valtaosin VNHY:n kehittämis- ja hankintaprosesseihin. Uudessa keskitetyssä VNHY-organisointimallissa tulisi olla toiminto,joka seuraaja valvoo tä män yhteisen arkkitehtuurin toteutumista ja edelleen kehittämistä. Jonkinlainen yhteistyötä ja käyttäjälähtöisyyttä edistävä hallintamalli tarvitaan. Haasteena on löytää riittävän joustava ja monipuolinen arkkitehtuuri, joka mukautuu hallitusti eri ministeriöiden käyttöön. Varsinaisten ministeriöiden asian- ja asiakirjahallintajärjestelmien lisäksi ministeriöissä voi olla myös toimialakohtaisiin prosesseihin liittyviä laajuudessaan merkittäviäkin asian-ja asiakirja hallinnan järjestelmiä, jotka ovat tukeutuneet ministeriönlhallinnonalan arkkitehtuuriin tai ol leet kokonaan erillisiä. Kuvauksessa olisi selkeästi kuvattava, millä tavalla tämä arkkitehtuurikuvaus on otettava huomioon ministeriöissäja palvelukeskuksissa suunniteltaessa ja kehitettä essä toimialakohtaisia järjestelmiä ja prosessej a. MMM pitää hyvänä linjausta, jonka mukaan valtioneuvoston asianhallinnan tavoitetilassa tulisikin pyrkiä kokonaan sähköiseen toimintata paan, myös silloin kun asiankäsittely tapahtuu ministeriön ja hallinnonalan virastojen välillä. Kokonaisuutena maa-ja metsätalousministeriö pitää tehtyä arkkitehtuurikuvausta hyvin laadit tunaja kattavana. Arkkitehtuuriperiaatteitaja niiden priorisointia pidetään oikeana. MMM:n asian-, tiedon-ja asiakirjahallintaan liittyvät linjaukset/tavoitteet on otettu hyvin huomioon tai ne ovat jo valmiiksi riittävän yhteensopivia tavoitteiden kanssa. Joiltakin osin voidaan kysyä, ovatko eri ministeriöiden näkökulmistaja tarpeista kootut vaati mukset jopa liian moninaisia laajasti käytettävän, yhteiskäyttöisenja kustannustehokkaanjär jestelmäkokonaisuuden kehittämisen, ylläpidonja sujuvan käytön kannalta. Konkreettisessa kehittämistyössä olisikin jatkossa kiinnitettävä erityistä huomiota käyttäjälähtöisyyteenja käy tettävyyteen sekä kehittämisen vaiheistukseenja modulaarisuuteen, jotta uudistuvat prosessit saadaan riittävän kattavasti, sujuvasti ja hallitusti käyttöön. Yksityiskohtaiset kommentit (2 kpl) on kuvattu liitteenä olevassa lausuntopyyntöön liittyvässä taulukossa. Helsingissä tentti Lähteenoja ylijohtaja, osastopäällikkö / /7 1 7, aimo v ajava 9ra johtaja.7

4 Valtipan lausuntopyyntö; havaintotaulu rganisaatio Maa-ja metsätalousministeriö Katselmoija Hannele Anttila Katselmointiaika: Nro Dokumentti & Vakavuus Havainto Korjausehdotus tarkenne Virhe! Puute! Huomautus 1 Kohdearkkiteh- Huomatus JHS-suositukset ovat ohjaavia Velvoittaviksi merkityt neljä tuuri, s. 16 JHS-suositusten kohtaa muutetaan ohjaaviksi 2 Kohdearkkitehtuu Virhe Yhteiskäyttöisyydestä ja Yhteiskäyttöisyys, ri, s. 17 / yhteentoimivuudesta ei ole yhteentoimivuus, arkkitehtuuriperia juurikaan hyötyä, jollei tarvelähtöisyys ja atteet järjestelmä toimi hyvin myös käyttäjälähtöisyys kaikki neljä käyttäjän kannalta. samalle prioriteettitasolle (voi olla 4tai 5)

5 Maa- ja metsätalousministeriö Hannele Anttila Valtipan lausuntopyyntö; havaintotaulu rganisaatio Katselmoija Katselmointiaika: Nro Dokumentti & Vakavuus Havainto Korjausehdotus tarkenne Virhe! Puute! Huomautus