valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan kuvauksesta

Transkriptio

1 Lausuntoyhteenveto (5) VM057:00/ / /2014 Yhteenveto valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan lausunnoista 1 Lausuntopyyntö Valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin valmistelu -hanke toteutti lausuntokierroksen valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan kuvauksesta Lausuntopyyntö osoitettiin ministeriöille, joita pyydettiin kokoamaan lausunnot omalta hallinnonalaltaan, sekä Valtiontalouden tarkastusvirastolle, eduskunnalle ja tasavallan presidentin kanslialle. Tämän lisäksi lausuntopyynnöstä julkaistiin tiedote, jossa kerrottiin että myös muut intressiryhmät voivat halutessaan antaa lausunnon. Lausuntopyynnössä pyydettiin kannanottoa erityisesti seuraavista näkökulmista: 1 Onko taloushallinnon palvelut ja prosessit rajattu tarkoituksenmukaisesti? (Taloushallinnon tehtävien rajaaminen suunnittelun, ohjauksen ja seurannan rajaaminen taloushallinnon osalta varsinaiseen toiminnan suunnitteluprosessiin tietoa tuottaviin tukipalveluihin. Talouden hoidon ohjauksen ja valvonnan rajaaminen taloushallinnon ulkopuolelle) 2 Onko ehdotus viraston taloushallinnon tehtävien muutoksesta osaksi toiminnanohjausta tarkoituksenmukainen? (Viraston taloushallinnon tehtävien muutos osaksi toiminnanohjaus- /controller-tehtäviä) 3 Onko ehdotus taloushallinnon ohjausmenettelyksi tarkoituksenmukainen? 4 Ovatko esitetyt kehittämisehdotukset riittävän kattavia tavoitetilan saavuttamiseksi? 2 Lausunnot Lausunnon jättivät hallinnonalansa osalta liikenne- ja viestintäministeriö, maaja metsätalousministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö, puolustusministeriö, sisäministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö, valtiovarainministeriö sekä ympäristöministeriö. Samoin saatiin lausunnot valtiontalouden tarkastusvirastolta ja eduskunnalta. Lisäksi saatiin lausunto Hansel Oy:ltä Valtiovarainministeriö Snellmaninkatu 1 A, Helsinki PL 28, Valtioneuvosto Puh (Vaihde) Faksi valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 2 (5) Osaan ministeriöiden hallinnonalan lausuntoyhteenvedoista sisältyi liiteaineistona hallinnonalan virastojen lausuntoja (liikenne- ja viestintäministeriö: Ilmatieteen laitos, Trafi ja Viestintävirasto; maa- ja metsätalousministeriö: Elintarvikevirasto, Luonnonvarakeskus, Maaseutuvirasto ja Maanmittauslaitos; sosiaali- ja terveysministeriö: Lääkealan turvallisuus ja kehittämiskeskus Fimea, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL). Valtiovarainministeriön osalta saatiin erilliset lausunnot hallinnonalan virastoista Aluehallintovirastolta, Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeilta, Tullilta, Valtion taloudelliselta tutkimuskeskukselta ja Verohallinnolta. Samoin erilliset lausunnot saatiin valtiovarainministeriön budjettiosastolta, julkisen hallinnon ICT-toiminnolta ja kehittämis- ja hallintotoiminnolta. Valtiovarainministeriön henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosaston (HO) lausunto saapui varsin myöhään määräajan jälkeen Hanke päätti työnsä , joten lausuntoa ei ehditty käsitellä hankkeen työryhmissä eikä huomioida työryhmän raportissa. Lausunto sisältää useita tärkeitä näkökohtia arkkitehtuurin toimeenpanon kannalta, ja sen havaintoihin palataan hankkeen jälkeisessä työssä ja tarpeelliset muutokset otetaan huomioon arkkitehtuurityössä. Lausunnon keskeistä sisältöä käsitellään myös tämän yhteenvedon liitteessä. Ulkoasiainministeriön näkemykset huomioitiin osana hankkeen työtä ohjausryhmän jäsenen toimesta, joten erillistä lausuntoa ei jätetty. Oikeusministeriö ja valtioneuvoston kanslia eivät antaneet lausuntoa. 3 Lausuntoyhteenveto Määräajassa saapuneista lausunnoista voidaan yleisesti todeta, että taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurityöhön ja sen tavoitetilakuvauksen päälinjoihin suhtauduttiin varsin myönteisesti ja työtä pidettiin tärkeänä. Suuri osa kommenteista liittyikin kehittämissuunnitelman sisältämiin toimenpide-ehdotuksiin ja niiden priorisointiin sekä huoleen taloushallintoon läheisesti liittyvien kokonaisuuksien kokonaisarkkitehtuurityön käynnistämisestä. 3.1 Taloushallinnon palveluiden ja prosessien rajauksen tarkoituksenmukaisuus Rajausta pidettiin yleisesti tarkoituksenmukaisena, mutta lausuntoihin sisältyi useita toivomuksia taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilarajauksen ulkopuolelle jäävien prosessien kuvaamiseksi jatkotyönä, erityisesti hankintatoimen ja hankehallinnan, suunnittelun, ohjauksen ja seurannan, henkilöstöhallinnon sekä siirtotalouden osalta. Siirtotalouden rajaamista ulkopuolelle pidettiin teknisesti oikeana ratkaisuna, mutta eräässä lausunnossa samalla muistutettiin sen muodostavan noin kolmanneksen valtiontaloudesta, joten sen kuvaaminen jatkotyönä on erittäin olennaista. Lisäksi todettiin, että taloushallinnon palveluita ja prosesseja tarkasteltaessa tulisi tunnistaa paremmin valtioentiteetin taso sekä virastotaso. 3.2 Viraston taloushallinnon tehtävien muutos osaksi toiminnanohjaus/controller -tehtävää Viraston taloushallinnon tehtävien muutosta osaksi toiminnanohjaus/controller -tehtäviä pidettiin lausunnoissa kannatettavana ja oikean suuntaisena valintana. Muutamassa lausunnossa taloushallinnon tehtävien siirtyminen palvelukeskukseen koettiin myös uhkana, jos samalla menetetään viraston kannalta oleellista taloushallinnon osaamista.

3 3 (5) 3.3 Taloushallinnon ohjausmenettelyehdotuksen tarkoituksenmukaisuus Ehdotusta taloushallinnon ohjausmenettelyksi pidettiin pääosin tarkoituksenmukaisena, mutta virastojen vaikutusmahdollisuuksia toivottiin useammassa lausunnossa lisättävän esimerkiksi virastoedustuksella prosessikohtaisiin ohjausryhmiin. Eräässä lausunnossa pidettiin myös tärkeänä, että prosessiohjaus perustuu selkeästi asetettuihin tavoitteisiin ja tavoitteita kuvaaviin mittareihin. 3.4 Kehittämisehdotusten kattavuus tavoitetilan saavuttamiseksi 3.5 Muut havainnot Tavoitetilakuvauksessa esitettyjä kehittämisehdotuksia pidettiin yleisesti kattavana, mutta samalla kehittämisehdotusten katsottiin sisältävän hyvin eritasoisia ja kokoisia toimenpiteitä. Kehittämisehdotuksiin tuli laajasti yksittäisiä korjaus-, tarkennus- ja lisäysehdotuksia, sekä muutosehdotuksia niiden priorisointiin. Lausuntoihin sisältyi useampia havaintoja jotka koskivat virastonäkökulmaa ja virastojen erityispiirteitä, kustannuslaskentaa ja sisäistä laskentaa, osaamisen kehittämistä sekä SAP-teknologian hyödyntämistä. Virastojen erityispiirteitä toivottiin otettavaksi huomioon tutkimuslaitosten sekä Puolustusvoimien osalta, sekä yleisemmin virastonäkökulman voimakkaampaa huomioimista yhteisten prosessien kehittämisessä. Kustannuslaskennan osalta esitettiin toiveita sekä yhteisten kustannuslaskennan mallien puolesta että mahdollisuuksia omiin erityistarpeisiin soveltuvaan kustannuslaskentaan. Samoin sisäiseen laskentaan toivottiin yhteisiä menettelyjä. Tavoitetilan teknologia-arkkitehtuurin kuvauksen kirjaus SAP-teknologian ensisijaisesta hyödyntämisestä taloushallinnon investoinneissa herätti myös useamman kommentin yhteen teknologiaan sitoutumisen riskeistä sekä epäilyksiä mahdollisesta hankintalainsäädännön mukaisuudesta. 4 Johtopäätökset Lausuntoihin sisältyvät havainnot ja kehittämisehdotukset muodostavat hyvän pohjan taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin toimeenpanolle sekä koko julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityön edistämiselle. Keskeisimmät muutosehdotukset on päivitetty hankkeen päättyessä julkaistavaan Taloushallinnosta talouden hallintaan - valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitetila -työryhmän esitykseen. Julkisen hallinnon suosituksen (JHS 179) mukaisesti kokonaisarkkitehtuurin nyky- ja tavoitetilan kuvausten tulisi olla jatkuvasti ylläpidettäviä päivitettäviä dokumentteja, joten kerättyä aineistoa voidaan hyödyntää myös toimeenpanoa seuraavilla iteraatiokierroksilla. Liitteet Jakelu Kommentit valtiovarainministeriön henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosaston lausuntoon Tiedoksi

4 4 (5) LIITE VM/BO/ES Kommentit valtiovarainministeriön henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosaston lausuntoon Valtiovarainministeriön henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosasto (HO) jätti lausunnon valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilaan varsin myöhään asetetun määräajan ( ) jälkeen Hanke päättää työnsä , joten lausuntoa ei ole voitu käsitellä hankkeen ohjaus- ja projektiryhmissä. Tarvittavilta osin henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosaston lausunnossa esitettyihin havaintoihin palataan hankkeen jälkeisessä työssä ja tarpeelliset muutokset otetaan huomioon arkkitehtuurityössä. Henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosaston lausunnossa esitetään luonnoksen olevan vaillinainen verrattuna JHS 179 -suosituksessa kuvattuihin arkkitehtuurin osa-alueisiin ja kuvattaviin asioihin. Tämä pitää paikkansa, koska hankkeessa on tehty tietoinen valinta, että rajaudutaan ylätason kuvauksiin ja tehdään ehdotukset jatkotoimenpiteiksi. Lähtökohtana pidettiin kokonaiskuvan hahmottamista, tiedostaen, että työtä jatketaan hankkeen päätyttyä. Jatkotyössä pystytään prosessikohtaiset kuvaukset laatimaan tarkalla tasolla JHS 152-suosituksen mukaisesti ja samalla päivitetään arkkitehtuuria. Henkilöstö- ja hallintopolitiikkaosaston lausunnon mukaan jatkossa tulisi käydä läpi hallitusohjelma ja kuvata sen ohjauksellista vaikutusta tähän tavoitearkkitehtuuriin. Voimassa olevan hallitusohjelman kautta ei kohdistu poliittista ohjausta tavoitearkkitehtuurinmallin rakentamiseen, vaan työ on tehty noudattaen JHS 179 suosituksia. Sen sijaan hallitusohjelmasta löytyy tavoitteita mm. prosessien digitalisoinnista ja tuottavuuden nostosta, kirjanpidon ja hankinnasta maksuun - prosesseihin kohdistuvista säästöistä. Nämä tullaan toteuttamaan arkkitehtuurin toimeenpanossa ja ne sisältyvät luvussa 8.1. kehittämistoimenpiteisiin. Lausunnon mukaan luonnos on puutteellinen verrattuna vuoden 2013 Hallinnon ja aluekehityksen ministeriryhmässä linjattuihin julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin tavoitteisiin ja tavoiteltaviin hyötyihin (tuottavuus, yhteiskäyttö, yhteentoimivuus, tiedon hyödyntäminen, sähköinen asiointi, turvallisuus ja joustavuus). Nämä yleiset periaatteet ovat sisällytetty pääosin jo valtion taloushallinnon strategian tavoitteisiin (työryhmämuistio 7/2014) kuten tuottavuuden nosto, yhteiskäyttö ja Palkeiden roolin kehittäminen, yhteiset palvelut, joissa asiakkaina ovat virastojen taloushallinto, yhteentoimivuus - SAP valinta ja tiedon hyödyntäminen. Ko. periaatteita koskevia toimenpiteitä on esitetty toteutettavaksi toimenpideluvussa 8. Lausunnon mukaan taloudelliset arviot ja kustannus-hyöty analyysit puuttuvat luonnoksesta kokonaan. Taloudellisia arvioita ja kustannushyötyanalyyseja ei ole tässä vaiheessa raporttiin sisällytetty, koska ensin on valittava toimenpiteet luonnoksen kappaleessa 8.1 ehdotetusta kolmesta korista, mitä toimenpiteitä lähdetään toteuttamaan ja niiden toteutustapa, josta myös kustannukset syntyvät. Tämän jälkeen tehdään laskelmat hyödyistä ja kustannuksista.

5 5 (5) Hallintamalli HO:n lausunnossa on tulkittu taloushallinnon ohjauksen, käytännön prosessien kehittämisen ja toteutuksen tapahtuvan liitteessä 1 kuvatun hallintamallin puitteissa. Työryhmän ehdotukset taloushallinnon ohjauksesta ja käytännön prosessien kehittämisen toteutuksesta ovat sen sijaan kuvattu varsinaisen raportin luvussa 7 (luvussa 7.2 prosessien ohjaus). Hallintamalli on JHS- suositusten mukainen tekninen arkkitehtuuria päivittävä organisaatio, joka voidaan rakentaa nykyisten ohjausorganisaatioiden varaan ilman lisäresursseja. luku 8 Lausunnossa esitetään, että kehittämisehdotukset eivät voi muodostaa ohjauksellista sisältöä suhteessa Valtiokonttoriin, koska HO:lla on eriävä näkemys joistain ehdotuksista. Ohjaukselliset ratkaisut kuuluvat tulosohjaajille. Raportin luvussa 8.1 on esitetty kehittämistoimenpiteitä tavoitetilan saavuttamiseksi. Toiset toimenpiteet ovat konkreettisia esim. hallitusohjelmasta lähteviä ehdotuksia, mukana on myös esimerkinomaisia ja suuntaa antavia toimenpideaihioita. Näitä ei ole ehdotettu siitä näkökulmasta, että ne sisältäisivät ohjauksellisia elementtejä johonkin suuntaan. luku7 Taloushallinnon ohjauksen osalta on lausunnossa ennakoitu mm. sitä missä määrin esitetyt roolit ja vastuut vastaavat tulevia tarpeita. Valtiokonttorin roolia koskevat tarpeet ratkaistaneen muualla. Todettakoon, että toimintaympäristössä tapahtuvat organisaatiomuutokset heijastuvat myös taloushallinnon strategiaan, jota päivitetään samoin kuin taloushallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Malli, joka nyt rakennetaan, ei ole tarkoitettu olemaan voimassa pysyvästi. Luku 5 HO:n lausunnossa on epäilty kohdan 5.2 valtion yhteisen suunnittelu ja seurantaratkaisun järkevyyttä ja sen on todettu olevan eräänlainen Valtiokonttorin ikihanke-ehdotus. Kappaleen 5.2 ehdotuksessa ei kuitenkaan, vastoin lausunnon tulkintaa, tavoitella yhtä suunnittelun ja seurannan tietojärjestelmää, vaan hallittua ja ohjatumpaa toiminnan ja talouden suunnittelun kokonaisuutta, jossa edes nykyiset järjestelmät voisivat toimia paremmin yhteen. Tämän osalta on raportissa esitetty, että yhteisen suunnittelun ja seurannan kokonaisuus voidaan toteuttaa erillisillä yhteen toimivilla tietojärjestelmäratkaisuilla.