VALMENNUS JULKISEN HALLINNON YHTEENTOIMIVUUDEN EDISTÄMISEKSI

Transkriptio

1 VALMENNUS JULKISEN HALLINNON YHTEENTOIMIVUUDEN EDISTÄMISEKSI Aihe 3: Toiminnan kehittämisen kehykset ja sisältö

2 Valmennuksen sisältö JHKA -kehys julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen Kehykset, menetelmät ja mallit JHS179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta

3 Valmennustilaisuuden alustus JHKA - kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös 09:00-09:30 VALMENNUSTILAISUUDEN ALUSTUS

4 1. Toiminnan johtaminen 2. Toiminnan kehittäminen Valmennukset koostuvat aiheista, jotka yhdessä muodostavat valmennuspolun Osallistuja ymmärtää miten organisaation toimintaa johdetaan siten, että organisaatio pystyy toteuttamaan vaatimukset palveluprosessien yhdenmukaistamisesta ja yhteentoimivuudesta Osallistuja osaa johtaa toiminnan kehittämistä sekä tuntee menetelmät ja työvälineet, joiden avulla organisaatio onnistuu saavuttamaan toiminnalle asetetut tavoitteet järkevästi ja kustannustehokkaasti 3. Toiminnan kehittämisen kehykset ja sisältö 4. Toiminnan kuvaamisen merkitys Osallistujalla on käsitys miten kokonaisarkkitehtuuri toimii kehittämisen tukena organisaation valitseman lähestymistavan mukaisesti Osallistuja ymmärtää kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisen merkityksen sekä kuvausten merkityksen eri sidosryhmille ja niiden välisessä yhteistyössä ja kommunikoinnissa 5. Toiminnan kuvaaminen Osallistuja tietää miten kokonaisarkkitehtuurin kuvaukset laaditaan kokonaisarkkitehtuurin eri osa-alueille mallinnusympäristössä

5 Toiminnan kehittämisen kehykset ja sisältö 1. Toiminnan johtaminen 2. Toiminnan kehittäminen 3. Toiminnan kehittämisen kehykset ja sisältö 4. Toiminnan kuvaamisen merkitys 5. Toiminnan kuvaaminen

6 Valmennustilaisuuden alustus JHKA - kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös JHKA KEHYS: JULKISEN HALLINNON YHTEINEN KOKONAISARKKITEHTUURI (JHKA) YHTEENTOIMIVUUDEN KEHITTÄMISEKSI

7 Varmista strategian mukainen toiminnan kehittäminen Kehitä toimintaa vastaamaan strategian asettamia vaatimuksia Kokonaisarkkitehtuuri jalkauttaa strategian hankkeiden avulla käytäntöön

8 Ei uusia filosofioita tai maailmankatsomuksia Kokonaisarkkitehtuuri ei korvaa nykyistä kehitystoimintoa, vaan auttaa sitä tekemään kehitystyötä entistä tehokkaammin

9 KA työllä tavoiteltavat hyödyt ja lisäarvo on ymmärrettävä ja määriteltävä Kokonaisarkkitehtuurin avulla jäsennetään ja ymmärretään välttämättömät ja olennaiset osat toiminnasta, sekä ohjataan sen kehitystä strategialähtöisesti Kokonaisarkkitehtuurin hyötyjä: Strategian toimeenpanon suunnittelu Toiminnan kehittämisen ohjaus Kokonaisuuden ymmärtäminen ja hallinta Toiminnan standardointi ja harmonisointi Yhteentoimivuuden lisääminen Uudelleenkäyttö Päällekkäisyyksien poistaminen Ratkaisujen konsolidointi Strateginen linjaus KA -työn lisäarvo Kokonaiskustannukset Toiminnan ketteryys

10 Mitä on julkisen hallinnon yhteinen kokonaisarkkitehtuuri? 1. Kokonaisvaltainen lähestymistapa organisaation toiminnan ja sen rakenteiden hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. 2. Toiminnan, prosessien ja palvelujen, tietojen, tietojärjestelmien ja niiden tuottamien palvelujen muodostaman kokonaisuuden kuvausten sisältö ja rakenne. Lähde: Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli, v1.1,

11 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu- ja kuvausmenetelmät JHS 179 JHS 171 JHS 172 JHS

12 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli

13 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kohdealuejako

14 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kypsyystasomalli

15 Julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin sisällön yleiskuvaus

16 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin kehittämispolku

17 Valmennustilaisuuden alustus JHKA - kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös KEHYKSET, MENETELMÄT JA MALLIT: TARKOITUKSENMUKAINEN SOVELTAMINEN KÄYTÄNNÖSSÄ

18 Kokonaisarkkitehtuurista unohtuu helposti 1. Kokonaisuus kaksi asiaa Korostetaan vain yhtä näkökulmaa muiden kustannuksella 2. Arkkitehtuuri Keskitytään osasten sisäiseen rakenteeseen niiden välisten riippuvuuksien määrittelyn sijaan

19 Määritä ja rajaa kehittämistarpeen mukaiset kokonaisarkkitehtuurin kehittämisalueet Rajausvaihtoehtoja ovat mm. Vaatimukset Organisaatiolaajuus Tietty/tietyt näkökulmat Kehittämisen aikaikkuna Tarkkuustaso Arvioi myös aiheuttaako pyydetty kehityskohde muutoksia tehtyjen rajausten ulkopuolella olevissa kohteissa, jotka ovat riippuvaisia tai liittyvät ko. kehittämiskohteeseen

20 Kehittämistarpeen rajaaminen Organisaation kokonaisarkkitehtuuri Hyödynnettävät viitearkkitehtuurit Kehitettävä kohdearkkitehtuuri Hankkeen ratkaisuarkkitehtuuri

21 Muista kokonaisarkkitehtuurimenetelmän liittyminen muihin ohjaus- ja hallintamenetelmiin

22 Valmennustilaisuuden alustus JHKA - kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös JHS 179 MENETELMÄ: SUUNNITTELU- JA KUVAUSMENETELMÄ OMAN ORGANISAATION KA-SISÄLLÖLLE

23 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle TAVOITTEET Miksi? SISÄLTÖ Mitä? MENETELMÄ JA KUVAUKSET Miten? TYÖKALUT Millä? HALLINTAMALLI Kuka, missä, milloin? JHS 179 suositus antaa perusteet Lähde: JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen v1.1,

24 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan 1/5 Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle TAVOITTEET Miksi? JHS 179 SISÄLTÖ Mitä? MENETELMÄ JA KUVAUKSET Miten? TYÖKALUT Millä? HALLINTAMALLI Kuka, missä, milloin? Ote strategisista vaatimuksista ja palvelumalleista JHS 171 JHS 172 JHS 173 JHS

25 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan 2/5 Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle TAVOITTEET Miksi? SISÄLTÖ Mitä? MENETELMÄ JA KUVAUKSET Miten? TYÖKALUT Millä? HALLINTAMALLI Kuka, missä, milloin? Ote strategisista vaatimuksista ja palvelumalleista Tarvittavat kuvaukset ja tuotokset JHS

26 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan 3/5 Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle TAVOITTEET Miksi? SISÄLTÖ Mitä? MENETELMÄ JA KUVAUKSET Miten? TYÖKALUT Millä? HALLINTAMALLI Kuka, missä, milloin? Ote strategisista vaatimuksista ja palvelumalleista Tarvittavat kuvaukset ja tuotokset Vaiheistettu kehittämissuunnitelma lähtötilasta tavoitetilaan JHS

27 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan 4/5 Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle TAVOITTEET Miksi? SISÄLTÖ Mitä? MENETELMÄ JA KUVAUKSET Miten? TYÖKALUT Millä? HALLINTAMALLI Kuka, missä, milloin? Ote strategisista vaatimuksista ja palvelumalleista Tarvittavat kuvaukset ja tuotokset Vaiheistettu kehittämissuunnitelma lähtötilasta tavoitetilaan Suunnitelmien yhdenmukainen dokumentointi, keskittäminen ja kommunikointi JHS

28 Strategisen muutoksen läpivienti operatiiviseen toimintaan 5/5 Käytännönläheinen suunnittelumalli kokonaisarkkitehtuurilähtöiselle operatiivisen toiminnan kehittämiselle TAVOITTEET Miksi? SISÄLTÖ Mitä? MENETELMÄ JA KUVAUKSET Miten? TYÖKALUT Millä? HALLINTAMALLI Kuka, missä, milloin? Ote strategisista vaatimuksista ja palvelumalleista Tarvittavat kuvaukset ja tuotokset Vaiheistettu kehittämissuunnitelma lähtötilasta tavoitetilaan Suunnitelmien yhdenmukainen dokumentointi, keskittäminen ja kommunikointi Organisoituminen ja muutoksen toimeenpano

29 Valmennustilaisuuden alustus JHKA - kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös KOKONAISVALTAINEN TOIMINNAN KEHITTÄMINEN KÄYTÄNNÖSSÄ: STRATEGIASTA LIIKETOIMINTAMALLIIN, LIIKETOIMINTAMALLISTA KEHITTÄMISPAKETTIIN JA KEHITTÄMISPAKETISTA TOIMINNANKEHITTÄMISEN TIEKARTALLE

30 Toiminnan kehityksen vaikuttavuus Tulos Kehitetään toimintaa kokonaisvaltaisesti strategisten tavoitteiden mukaisesti Kehitetään yksittäisen osaalueen toimintaa aktiivisesti Nykytaso Huolehditaan nykytasosta Ei tehdä mitään Aika

31 Operatiivisen toiminnan kehittäminen TOIMINTAYMPÄRISTÖ Poliittinen Taloudellinen Sosiaalinen Teknologinen Ekologinen Juridinen Kvkilpailukyky Muutospaine Tuotteisiin ja palveluihin liittyvä palaute Kyvykkyysvaatimusten ohjaamat operatiivisen toiminnan parannukset Kyvykkyysvaatimukset Operatiiviseen toimintaan liittyvä palaute

32 Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu, hallinta ja toteutus Kielimuuri

33 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus, TTS, Strategia, Budjetti Kustannustehokkuus,... Clash of Clans Prosessit, JHS, Tiedot, JHKA, Järjestelmät, ITIL, Teknologia, COBIT, TOGAF, BPMN,... Appsit, serveri, SOA, TCP/IP, DNS, protokollat, SaaS, SQL,... Toiminnan johtaminen Toiminnan kehittäminen ICT Kielimuuri muodostuu erilaisten ajattelu- ja kuvaamistapojen väliin Vain osa informaatiosta välittyy eri sidosryhmille, ja osa muuttuu sekä vääristyy Tarvitaan yhteinen pohja kommunikaatiolle

34 Liiketoimintamalli ja operatiivinen toiminta Liiketoimintamalli Toimialue/-ala Asiakkaat Arvolupaus Palvelut Arvoketju Miksi? Mitä? Operatiivinen toiminta Toiminta Tiedot Tietojärjestelmät Teknologiat Miten?

35 Organisaation kyvykkyydet Organisaatio voi tuottaa eri tyyppisiä palveluita (eri liiketoimintamallit) Kyvykkyys tarkoittaa organisaation kykyä toimia tarkoituksenmukaisella tavalla tietyllä osaalueella, ja kykyä hyödyntää osaamistaan sekä resurssejaan, jotta tavoitteet saavutetaan Liiketoiminta -malli A Kyvykkyys X Kyvykkyys K Liiketoiminta -malli B Kyvykkyys Y Operatiivinen toiminta Eri tyyppiset palvelut vaativavat erityiskyvykkyyksiä Liiketoiminta -malli C Kyvykkyys Z Kyvykkyys H Kyvykkyysvaatimukset ovat lähtöisin liiketoiminta malleista ja muutostarpeista Palveluilla on usein myös tarve yhteisille kyvykkyyksille

36 Liiketoimintamallit ja kyvykkyydet kytkevät strategian operatiiviseen toimintaan ja sen kehittämiseen Strategia Visio: Asiakas saa laadukkaita oikeusturvapalveluita yhtenäisesti koko maassa Asiakas saa nimenmuutosasiat hoidetteua nopeasti sähköisen palvelun avulla Sähköisen asioinnin tukema Maistraattien erikoistuminen ja toiminnan tehostaminen Tietojen automaattinen integraatio prosesseihin ja rekistereihin Asianhallinnan uudistaminen Liiketoimintamallit Kyvykkyys #1 Nimiasioiden käsittely Kyvykkyys #2 Monikanavainen asiakaspalvelu Kyvykkyys #3 Sähköinen arkistointi Kyvykkyys #4 Viranomaisten sähköinen verkostotoiminta Operatiivinen toiminta Vaatimus #1 Vaatimus #2 Vaatimus #3 Vaatimus #4 Prosessit Tiedot Tietojärjestelmät

37 Hallittu toiminnan kehittäminen kokonaisarkkitehtuurin avulla tähtää toiminnan kehittämiseen siten, että aiotut lopputulokset ovat kytketyt strategiaan, ja niiden toteutumista seurataan määrätietoisesti hankehallinnan avulla 1. Strategiakartta 2. Liiketoimintamalli Kyvykkyys 3. Kehittämispaketti 4. Tiekartta

38 Strategiakartta Strategian jäsentäminen ja tavoitteiden kytkeminen kehitettäviin kyvykkyyksiin

39 Liiketoimintamalli Tarvittavien kyvykkyyksien määrittäminen

40 Kehittämispaketti - Kyvykkyyksien asettamien vaatimusten kohdistaminen arkkitehtuuriin

41 Tiekartta Kehittämispakettien sijoittaminen aikajanalle osana strategialähtöistä kehittämissuunnitelmaa

42

43 Valmennustilaisuuden alustus JHKA - kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös TOIMINNAN JOHTAMISEN KYTKEMINEN TOIMINNAN KEHITTÄMISEEN

44 STRATEGIAKARTTA

45 Toimintaarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Strategian jalkauttamisen suunnittelu kyvykkyyksien ja KA:n avulla Strategia Toiminnan kehitys Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Kehityssalkun ja muutoksen hallinta Nykytila Tavoitetila Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen Operatiivinen toiminta

46 Toimintaarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Strategian jäsentäminen ja analyysi lähtökohtana kehittämiselle Strategia Toiminnan kehitys Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Kehityssalkun ja muutoksen hallinta Nykytila Tavoitetila Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen Operatiivinen toiminta

47 Strategiakartta Strategikartta tiivistää strategian toimeenpanon kannalta olennaisimmat näkökulmat yhteen kuvaan. Strategiakartta on aina tiivistetty tulkinta ko. organisaation strategiasta. Se helpottaa strategian pääasioiden viestinnässä ja fokusoidussa keskustelussa. Karttaa voidaan käyttää myös strategian toimeenpanon seurannan ja arvioinnin välineenä. Lähde: Tulosohjauksen käsikirja

48 Strategian toimeenpanon suunnittelu ja toteutumisen seuranta Lähde: Tulosohjauksen käsikirja

49 Strategiakartan elementit Visio Toiminta-ajatus Arvot Ajurit Päämäärät Tavoitteet Kehitettävät kyvykkyydet

50 Case Maistraatti esittely 1/2 Maistraatit ovat osa valtion paikallishallintoa ja ne vastaavat alueensa väestötietojärjestelmästä, holhousasioista sekä kauppa- ja yhdistysrekisteristä. Maistraattien muita tehtäviä ovat mm. avioliiton esteiden tutkinta, nimenmuutosasiat ja perukirjojen osakasluetteloiden vahvistaminen. Sukunimen muuttaminen hakemuksella (linkki) on yksi maistraattien tarjoamista palveluista. Se kuuluu vastuualueeseen Henkilö-, perhe- ja perintöoikeudelliset palvelut ja palveluryhmään Henkilöoikeudelliset palvelut / Nimiasiat

51 Case Maistraatti esittely 2/2 Kehitystarpeita on johdettu Maistraattien strategiasta ja julkisen hallinnon ICT -strategiasta. Lisäksi kehitystarpeita ja vaatimuksia on tunnistettu keräämällä palautetta sekä palvelun asiakkailta että Maistraatin virkailijoilta, jotka työskentelevät palvelun toteuttavassa prosessissa. Keskeisiä ylätason tarpeita: Asiakkaan sähköinen asiointi hakemuksesta päätökseen on oltava tehokasta, joustavaa ja läpinäkyvää Virkailijan suorittama käsittelyprosessi hakemuksen vastaanotosta päätöksen antamiseen ja asian arkistointiin on oltava tehokasta ja joustavaa Käsittelyprosessin yksinkertaistaminen Yhteispalvelupisteiden huomioiminen prosessissa ja organisoitumisessa ICT:n keskittämisellä tehokkuutta ja kustannussäästöjä (aluehallinnon ja maistraattien yhteistyö) SÄHKE1 normista siirrytään SÄHKE2:een (sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen)

52 Kehitettävän palvelun positiointi Maistraatin KA:ssa Kehittämisalue/kohde Maistraatin KA:ssa: Henkilö-, perhe- ja perintöoik. palvelut Henkilöoik. palvelut Nimiasiat palvelut Sukunimen muuttaminen hakemuksella palvelu Matriisissa Oikeusturvapalveluiden prosessialueen kanssa (palvelutuotannon prosessit)

53 Esimerkki: Strategia-analyysi case Maistraatti 1. Analysoidaan Maistraattien kehittämiseen vaikuttavat strategia-asiakirjat Maistraattien strategia-asiakirja Maistraattien sähköisen asioinnin strategia Julkisen hallinnon ICT:n hyödyntämisen strategia Jäsennetään ajurit, päämäärät ja tavoitteet -> Strategiakartta 3. Määritetään mitä kyvykkyyksiä tulee kehittää tavoitteiden saavuttamiseksi

54 Strategioiden jäsennys - Ajurit Ajurit Lähde: Maistraattien strategia-asiakirja kpl 2 Toimintaympäristö (Hallitusohjelmasta)

55 Strategioiden jäsennys - Päämäärät Päämäärät Lähde: Maistraattien strategiaasiakirja

56 Strategioiden jäsennys Tavoitteet Tavoitteet / Tulokset Päämäärät Lähde: Maistraattien strategia-asiakirja

57 Strategioiden jäsennys tarkemmat tavoitteet Tavoitteet Lähde: emaistraatti: Toteuttamissuunnitelma

58 Kehitettävät kyvykkyydet Tavoitteet Kyvykkyydet Mitä kyvykkyyksiä tulee kehittää jotta tavoitteet saavutetaan? Mistä kyvykkyydet tulevat?

59 LIIKETOIMINTAMALLI

60 Toimintaarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Liiketoimintamallien määrittäminen Strategia Toiminnan kehitys Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Kehityssalkun ja muutoksen hallinta Nykytila Tavoitetila Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen Operatiivinen toiminta

61 Liiketoimintamalli Liiketoimintamallilla on keskeinen rooli strategian toimeenpanon onnistumisessa. Sen avulla voidaan hahmottaa ne keskeiset elementit, joiden avulla strategia voidaan toteuttaa käytännössä. Tuotteet/Palvelut Asiakkaat Toiminta-alueet Arvoketju/ Toimijoiden vuorovaikutus Arvolupaus Kyvykkyydet (kyky toteuttaa liiketoimintamalli)

62 Harjoitus 1: Liiketoimintamalli Case Maistraatti - lähtötietoina Ohjaavat organisaatiot ja vastuualueet Prosessikartta Palvelukartta Strategiakartta / Visio: Asiakas saa laadukkaita oikeusturvapalveluja yhtenäisesti koko maassa. ja emaistraatti Palvelut helposti sähköisen kanavan kautta. Rajaa ja hahmottele liiketoimintamalli johon kehitettävä palvelu Sukunimen muuttaminen hakemuksella kuuluu

63 Maistraattien ohjaavat organisaatiot ja vastuualueet

64 Prosessikartta

65 Palvelukartta: Henkilöoikeudelliset palvelut

66 Liiketoimintamalli: Tuotteet/Palvelut Asiakkaat Toiminta-alueet Arvoketju/ Toimijoiden vuorovaikutus (harjoitus 2) Arvolupaus Tarvittavat kyvykkyydet

67 Valmennustilaisuuden alustus JHKA - kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös TOIMINNAN JOHTAMISEN KYTKEMINEN TOIMINNAN KEHITTÄMISEEN JATKUU

68 TOIMIJOIDEN VUOROVAIKUTUS

69 Toimijoiden vuorovaikutus Toimijoiden vuorovaikutus (arvoketju) -kaavio tarjoaa korkean tason näkymän organisaation vuorovaikutukseen ympäröivän maailman kanssa. Tunnistetut toiminnalliset organisaatiorajapinnat vaativat erityistä huolellisuutta niin suunnittelu- kuin toteutusvaiheissakin. Prosessikaavioiden rooleja voidaan hyödyntää apuna organisaatiorajapintojen tunnistamisessa

70 Toimijoiden vuorovaikutus esimerkki

71 Harjoitus 2: Toimijoiden vuorovaikutus Case Maistraatti lähtötietoina Liiketoimintamalli Prosessimalli Tunnista palvelun Sukunimen muuttaminen hakemuksella tuottamiseen osallistuvat toimijat Hahmottele toimijoiden vuorovaikutus - kaavio ko. palvelulle

72 Prosessimalli

73 Toimijoiden vuorovaikutus: Asiakkaat Toimittajat ja alihankkijat Palvelusta vastaava organisaatio Muut viranomaiset

74 KYVYKKYYDET TARKEMMIN

75 Toimintaarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Kyvykkyyksien määrittäminen Strategia Toiminnan kehitys Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Kehityssalkun ja muutoksen hallinta Nykytila Tavoitetila Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen Operatiivinen toiminta

76 Kyvykkyys 1/2 Kyvykkyys tarkoittaa organisaation kykyä toimia tarkoituksenmukaisella tavalla tietyllä toiminnallisella osaalueella, ja kykyä hyödyntää optimaalisesti osaamistaan sekä resurssejaan, jotta tavoitteet saavutetaan Kyvykkyydet voidaan nähdä korkean tason vaatimuksina organisaatiolle esimerkiksi: Tiettyjen substanssipalveluiden vaatimat spesifiset kyvykkyydet, Monikanavaisen asiakaspalvelun kyvykkyys (yhteinen kaikille palveluille), Toimittajien hallinnan kyvykkyys, Toiminnan kehittämisen kyvykkyys / kokonaisarkkitehtuurikyvykkyys

77 Kyvykkyys 2/2 Tarkoituksenmukaisuuden määrittää kyvykkyydelle asetetut tavoitteet esimerkiksi palvelun laatuun ja kustannustehokkuuteen liittyen Liiketoimintamalleittain on pohdittava mitä kyvykkyyksiä organisaation tulee kehittää: Pystymmekö? Osaammeko? Onko meillä resurssit ja keinot? Kyvykkyys asettaa edelleen vaatimuksia prosesseille, organisaatiolle, ICT:lle ja tiedolle

78 Vaatimusten tarkentaminen Tunnistetaan myös operatiivisesta toiminnasta nousevat sidosryhmien (asiakkaat, sisäiset ja ulkoiset toimijat) kehittämistarpeet Vaatimusten kerääminen Spontaani palaute Kyselyt ja haastattelut Mittarit ja tilastot

79 Esimerkki: Sidosryhmien vaatimukset ja tavoitteet

80 Esimerkki: Tarvittavat kyvykkyydet Case Maistraatti lähtötietoina Liiketoimintamalli Strategiakartta Sidosryhmien vaatimukset Mitä kyvykkyyksiä Maistraatti-organisaation tulee kehittää ko. liiketoimintamallin ja erityisesti tässä tapauksessa ko. palvelun Sukunimen muuttaminen hakemuksella tuottamiseksi tehokkaasti ja laadukkaasti?

81 Esimerkki: Tarvittavat kyvykkyydet Spesifiset substanssikyvykkyydet Kaikille palveluille yhteiset kyvykkyydet

82 Esimerkki: Tarkemmat vaatimukset Nimiasioiden käsittelyn kyvykkyys Nimilakien ja asetusten tunteminen (ja tarvittaessa kyky tehdä muutosehdotuksia toiminnan järkeistämiseksi) Nimipäätökset tehtäväksi maistraateissa joissain tapauksissa ilman nimilautakunnan lausuntopyyntöpakkoa (vaatii lakimuutoksen) Kuulutus virallisessa lehdessä halutaan poistaa (vaatii lakimuutoksen) Rekisterihallintolain ja asetusten tunteminen Maistraattien toimipisteiden/tiimien/henkilöiden erikoistuminen hoitamaan tietyn tyyppisiä asioita (esim. nimiasioita) ja toisaalta joustava resurssointi yli maistraattien toimipisteiden Tietojärjestelmien maksimaalinen hyödyntäminen käsittelyprosessin välivaiheiden automatisointi; täydennyspyyntö, vastinepyyntö, lausuntopyyntö Siirtyminen sähköiseen arkistointiin. Paperiarkiston käsittely jää pois, kaikki asiakirjat käsitellään sähköisesti arkistoon saakka (paperiset nimenmuutoshakemukset skannataan sähköiseen muotoon)

83 Esimerkki: Tarkemmat vaatimukset Monikanavaisen asiakaspalvelun kyvykkyys Palvelut tarjotaan asiakkaille laadukkaina sähköisinä palveluina (julk.hall. yhteisiä asiointiympäristöjä hyödyntäen) Myös asiointi puhelimitse, postitse, toimipisteissä ja yhteispalvelupisteissä on oltava mahdollista ASPA2014-hankkeen tuomien yhteispalvelupisteiden huomiointi prosessissa; Palvelupisteen virkailija voi avustaa henkilöä tekemään sähköisen (tai paperisen) hakemuksen ASPA2014-hankkeen tuomien palvelupisteiden huomiointi organisoitumisessa Hakijan tekemien virheiden ja puutteellisten tietojen estäminen hakemuslomakkeella (sähköinen asiointi) Asiankäsittelyn etenemisen statustietojen automaattinen lähettäminen (sähköinen asiointi) Mahdollistaa hakijalle palvelun sähköinen maksaminen jo hakemuksen teko vaiheessa (sähköinen asiointi)

84 Esimerkki: Tarkemmat vaatimukset Viranomaisten sähköisen verkostotoiminnan kyvykkyys Palvelun tuottamiseen osallistuvien toimijoiden välinen saumaton yhteistyö sähköisten ratkaisuiden avulla; Maistraatti, VRK, Palkeet, Virallinen lehti (poistuva), Nimilautakunta, Yhteispalvelupisteet (uusi) Väestötietojärjestelmän (VTJ) päivittäminen (rekisteröinnit) Maistraatin asianhallintajärjestelmästä automaattisesti Maistraattien sisäinen erikoistuminen ja resurssien joustava käyttö Korvataan maistraattien vanhat tietojärjestelmät aluehallinnon yhteisillä järjestelmillä Siirtyminen sähköiseen arkistointiin. SÄHKE1 normista siirrytään SÄHKE2:een (sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen) Joustava sijaintiriippumaton etäpalvelun mahdollisuus jokaisesta työpisteestä Kohdistetaan arkkitehtuuriin

85 Valmennustilaisuuden alustus JHKA - kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös KEHITTÄMISKOHTEIDEN HAHMOTTAMINEN

86 Toimintaarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Kyvykkyydet asettavat vaatimuksia arkkitehtuurille Strategia Toiminnan kehitys Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Kehityssalkun ja muutoksen hallinta Nykytila Tavoitetila Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen Operatiivinen toiminta

87 Kyvykkyydet asettavat vaatimuksia arkkitehtuurille Liiketoimintamalli Kyvykkyys Vaatimus Vaatimus Vaatimus Tiedot Organisaatio Prosessit ICT-järjestelmät

88 Esimerkki: Vaatimusten vaikutukset arkkitehtuuriin Kohdistetaan vaatimukset arkkitehtuuriin Prosessialueet, prosessit Organisaatiot, roolit Tietojärjestelmät Tiedot

89 Esimerkki: Vaatimusten kohdistaminen Prosessi kulku muuttuu Roolin osaamisvaatimukset muuttuvat Tietojärjestelmiin ja niiden integraatoihin tulee muutoksia

90 Esimerkki: Vaatimusten vaikutukset arkkitehtuuriin Tarkastellaan vaatimuksia kyvykkyyksittäin Jäsennetään vaatimuksia edelleen Analysoidaan alustavasti vaatimusten vaikutus arkkitehtuuriin mitä muuttuu tavoitetilassa

91 Esimerkki: Vaatimusten vaikutukset arkkitehtuuriin Analyysi: Prosessista poistuu manuaalinen tehtävä jossa viranomainen käyttää VTJ:tä ja rekisteröi uuden sukunimen

92 Kehittämispakettien määrittäminen Rajaus: Rajataan selkeä, lisäarvoa tuottava ja toteutettavissa oleva kokonaisuus joka projektoidaan Sisältö: Vaatimukset kykettynä 1) kyvykkyyksiin ja 2) arkkitehtuuriin Tarvittavat analyysit jotta tiedetään karkealla tasolla mikä muuttuu sekä riippuvuudet ja mahdolliset sivuvaikutukset Mahdolliset eri toteutusskenaariot

93 Esimerkki: Kehittämispakettien määrittäminen Kehittämispaketti = Vaatimukset + kehitettävät arkkitehtuurielementit

94 Valmennustilaisuuden alustus JHKA - kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös 15:20 15:45 KEHITTÄMISSUUNNITELMAN LAATIMINEN, TOTEUTUS JA SEURANTA

95 KEHITTÄMISSUUNNITELMAN (TIEKARTAN) LAATIMINEN

96 Toimintaarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Kehittämissuunnitelman (tiekartan) laatiminen Strategia Toiminnan kehitys Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Kehityssalkun ja muutoksen hallinta Nykytila Tavoitetila Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen Operatiivinen toiminta

97 Tiekartta Kehittämispakettien sijoittaminen aikajanalle osana strategialähtöistä kehittämissuunnitelmaa

98 Esimerkki: Maistraatin kehittämispaketit 1. Viranomaisten sähköisen verkostotoiminnan kyvykkyys Kehittämispaketti 1: Väestötietojen käsittelyn automatisointi (esimerkki) Kehittämispaketti 2: Etäpalvelun mahdollisuus jokaisesta työpisteestä Kehittämispaketti 3: Sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VAPA) hyödyntäminen (Arkistolaitos) Kehittämispaketti 4: Aluehallinnon ja Maistraatin yhteinen asianhallinta 2. Monikanavaisen asiakaspalvelun kyvykkyys Kehittämispaketti 1: Sähköisen hakemuksen kehittäminen Kehittämispaketti 2: Sähköinen maksaminen Kehittämispaketti 3: Sähköisen hakemuksen käsittelyn seuranta Kehittämispaketti 4: Asiointi yhteispalvelupisteissä 3. Nimiasioiden käsittelyn kyvykkyys Kehittämispaketti 1: Nimilainsäädännön kehittäminen (muutosehdotukset) Kehittämispaketti 2: Prosessin yksinkertaistaminen Kehittämispaketti 3: Prosessin välivaiheiden automatisointi Kehittämispaketti 4: Sähköiseen arkistointiin siirtyminen

99 Esimerkki: Maistraatin toiminnan kehittämisen tiekartta Kyvykkyys Aikataulu, Tavoitteet 2H H2015 2H2015 1H2016 2H2016 1H2017 Nimiasioiden käsittelyn kyvykkyys TP3.2: Prosessin yksinkertaistaminen Monikanavaisen asiakaspalvelun kyvykkyys Viranomaisten sähköisen verkostotoiminnan kyvykkyys... TP3.1: Nimilainsäädännön kehittäminen TP3.4: Sähköiseen arkistointiin siirtyminen... TP2.1: Sähköisen hakemuksen kehittäminen... TP2.2: Sähköinen maksaminen TP2.4: Asiointi yhteispalvelupisteissä TP1.4: Aluehallinnon ja Maistraatin yhteinen asianhallinta TP1.1: Väestötietojen käsittelyn automatisointi TP1.2: Etäpalvelun mahdollistaminen TP3.3: Prosessin välivaiheiden automatisointi TP2.3: Sähköisen hakemuksen käsittelyn seuranta TP1.3: Sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä (VAPA) hyödyntäminen

100 Kehittämissuunnitelma (tiekartta) tarkentuu toimeenpanosuunnitelmaksi TTS -prosessille Kehittämispaketit

101 Toimeenpanosuunnitelman laatiminen Tunnista kehitystarpeet ja projektit Tee kustannus- ja hyötyanalyysit Aseta laatutavoitteet Analysoi riskit Priorisoi kehitystarpeet Suunnittele kehittämispolku Tee alustava toimeenpanosuunnitelma (dokumentoi) Järjestä suunnitelmien katselmointi Esitä toimeenpanosuunnitelmat projektin sidosryhmille Toimeenpanosuunnitelman linkittäminen TTS-prosessiin JHS 171: Tässä vaiheessa hyödynnetään valitun kehittämisvaihtoehdon tavoitetilaa koskevia määrityksiä sekä tarkennetaan jo tehtyjä kustannus-, hyöty- ja riskianalyysejä, priorisoidaan kehitystarpeet sekä suunnitellaan kehityspolku kohteena olevalle osa-alueelle. Edellä mainittujen toimintojen suorittaminen on kuvattu tässä suosituksessa (kts. luvut 5-7)

102 Kehitystarpeet ja projektit Varmista, että kehitystarpeet on koottu kattavasti ja ne on riittävän hyvin ymmärretty (kehittämispaketit) sekä että ne ovat yhä kytketyt strategiaan ja kyvykkyyksiin Tarkastele mitä menossa olevissa projekteissa tehdään onko tarvetta muuttaa projektien tavoitteita?

103 Suunnittele kehittämispolku Koosta kehittämispaketit hanke- ja projekti-ehdotuksiksi tai muutosehdotuksiksi nykyisiin projekteihin Suunnittele kehityshankkeiden ja projektien karkea aikataulutus

104 Substanssipalveluiden järjestelmäkokonaisuudet Esimerkki: Maistraatin hankesuunnitelma päivityksen luonnos (työpaketit projektien sisällöksi) Sukunimen muuttaminen hakemuksella (back-end) mm. kehittämispaketti Väestötietojen käsittelyn automatisointi Sukunimen muuttaminen hakemuksella (front-end)

105 Maistraattien kehittäminen strategiakaudella Case Maistraatti MTI sähköisen asioinnin strategia Ensimmäinen vaatimusmäärittely Määrittely/ suunnittelu alkaa Varsinainen toteutus alkaa Arkkitehtuurin tarkennus Esiselvitys Hankesopimus Päivitetyn arkkitehtuurin mukainen toteutus Käyttöönotto

106 KEHITTÄMISSUUNNITELMAN TOTEUTUS JA SEURANTA

107 Toimintaarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Kehittämissuunnitelman toteutus ja seuranta Strategia Toiminnan kehitys Kokonaisarkkitehtuuri Liiketoimintamallit Kyvykkyydet Arkkitehtuurinäkökulmat Kehittämissuunnitelma Kehityssalkun ja muutoksen hallinta Nykytila Tavoitetila Vaatimukset Mittarit Toteutus Palaute Operatiivinen johtaminen ja vaatimusten kokoaminen Operatiivinen toiminta

108 Kuvaukset valmiina, kehittämispolku määritetty Meillä on nyt nykytila ja tavoitetila eli malli tulevasta ja suunnitelma, miten sinne nykytilasta päästään Pelkästään niillä ei strategian toimeenpano kuitenkaan onnistu eikä haluttua vaikuttavuutta synny Suunnitelmat on pantava toimeen ja toimeenpanoa valvottava sekä hallittava muutokset

109 JHKA: Ratkaisun elinkaariprosessi Kehittämissuunnitelman toteuttamisessa ja seurannassa voidaan soveltaen käyttää apuna JHKA:ssa esitettyä yleistä ratkaisun elinkaariprosessia, jos organisaatiolla ei vielä ole omaa elinkaariprosessia määriteltynä Tätä olemme tehneet KA:n avulla! Ideoiden kokoaminen ja arviointi Hankeideat, innovaatiot Ratkaisun elinkaariprosessi Projektiesitys Tarkempi projektisuunnittelu Käyttöönotto Alasajo / purku Yhteisten osien tunnistaminen Päätös projektin käynnistämisestä Määrittely / suunnittelu / toteutus / testaus Käyttövaihe / ylläpito / jatkokehitys / sovellushallinta

110 Kehittämissalkun hallinta Yhden ratkaisun toteutus ja toteutuksen seuranta on suhteellisen helppoa Tyypillisesti saman aikaisesti on kuitenkin lukuisia ratkaisuja eri elinkaaren vaiheissaan Silloin tarvitaan ns. kehittämissalkkua ja sen hallintaa Näkyvyys projektiehdotuksiin, projekteihin ja hankkeisiin yli kehittämissalkun Seuranta, ennusteet, päätöksenteontuki

111 Kehittämissuunnitelman seuranta Mallinna, suunnittele ja kuvaa strategia ja liiketoimintamallit Ohjaa toiminnan kehittämistä Johda strategian vaatimista kyvykkyyksistä vaatimukset arkkitehtuurille Seuraa mittareita, palautteita, raportteja ja muita indikaattoreita Mallinna ja kuvaa arkkitehtuurimuutokset, projektoi ja toteuta ne Varmista kehittämissalkun hallinnalla ja hankearvioinneilla sekä mittaamalla strategian ja arkkitehtuurin mukainen kehittäminen ja toiminta

112 Julkishallinnolla on tarjolla menettelyjä ja palveluja hankesalkun hallintaan sekä hankkeiden arviointiin: Arviointi ja lausuntomenettely lausuntomenettely on pakollinen hankinta-arvoltaan vähintään 5 M hankkeissa ja hankkeissa, joilla on laajaa toiminnallista merkitystä Lisätietoja: Valtiovarainministeriö Julkisen hallinnon ICT-toiminto Neuvotteleva virkamies Toni Äikäs Puh etunimi.sukunimi@vm.fi Valtionhallinnon yhteinen ICT-hankesalkun hallintaratkaisu Lisätietoja: Valtiovarainministeriö Julkisen hallinnon ICT-toiminto Neuvotteleva virkamies Toni Äikäs Puh etunimi.sukunimi@vm.fi Kuntapuolen projektisalkun hallintavälinepalvelu Lisätietoja: Suomen Kuntaliitto ry Tietoyhteiskunta Erityisasiantuntija Simo Tanner Puh Matkapuh etunimi.sukunimi@kuntaliitto.fi Hankesalkun hallinta, arviointi ja lausuntomenettely

113 Valmennustilaisuuden alustus JHKA - kehys Kehykset, menetelmät ja mallit JHS 179 menetelmä Kokonaisvaltainen toiminnan kehittäminen käytännössä Toiminnan johtamisen kytkeminen toiminnan kehittämiseen Kehittämiskohteiden hahmottaminen Kehittämissuunnitelman laatiminen, toteutus ja seuranta Yhteenveto ja tilaisuuden päätös YHTEENVETO JA TILAISUUDEN PÄÄTÖS

114 Operatiivisen toiminnan kehittäminen TOIMINTAYMPÄRISTÖ Poliittinen Taloudellinen Sosiaalinen Teknologinen Ekologinen Juridinen Kvkilpailukyky Muutospaine Tuotteisiin ja palveluihin liittyvä palaute Kyvykkyysvaatimusten ohjaamat operatiivisen toiminnan parannukset Kyvykkyysvaatimukset Operatiiviseen toimintaan liittyvä palaute

115 Ei uusia filosofioita tai maailmankatsomuksia Kokonaisarkkitehtuuri ei korvaa nykyistä kehitystoimintoa, vaan auttaa sitä tekemään kehitystyötä entistä tehokkaammin

116

117 Yhteenveto Hallittu toiminnan kehittäminen kokonaisarkkitehtuurin avulla tähtää toiminnan kehittämiseen siten, että aiotut lopputulokset ovat kytketyt strategiaan, ja niiden toteutumista seurataan määrätietoisesti hankehallinnan avulla 1. Strategiakartta 2. Liiketoimintamalli Kyvykkyys 3. Kehittämispaketti 4. Tiekartta