RYHMÄKEHITYSKESKUSTELUT UUDISTUVAT ELY-KESKUKSISSA JA TE-TOIMISTOISSA

Transkriptio

1 RYHMÄKEHITYSKESKUSTELUT UUDISTUVAT ELY-KESKUKSISSA JA TE-TOIMISTOISSA Videoinfo ELY- keskusten ja TE- toimistojen esimiehille ja luottamushenkilöille Sirpa Siikaluoma/ KES ELY

2 Uudistuksen tavoitteet Johtamisen ja esimiestyön tukeminen: Strategia ja tulostavoitteet yhteisiksi: samaan suuntaan toimiminen, priorisointi, toiminnan vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden edistäminen Henkilöstösuunnitelman mukaisten kehittämistoimien ja tehtäväjärjestelyjen mahdollistaminen Tarvittavan osaamisen varmistaminen: välittömien ja pidemmän tähtäimen kehittämistarpeiden tunnistus ja toimeenpano Henkilöstökäytäntöjen yhdenmukaistaminen Työhyvinvoinnin ja yhteistyön edistäminen Palautekulttuurin edistäminen Yhteinen suunta tarkentuu kyselemällä ja keskustelemalla. Vaikuttavuus ja tuloksellisuus syntyvät yhdessä tekemällä. 2

3 Viestintäsuunnitelma ELY -keskusten ja TE -toimistojen osaamisen kehittämisjärjestelmä työryhmä HAUIS- työryhmä/tem ELY henkilöstöpäälliköt19.9. ELY hallintojohtajat TE johdon foorumi Valtakunnallinen yhteistyötoimikunta/tem Videoinfot ELY ja TET esimiehet, luottamushenkilöt 1.11.,6.11. ja ELY ylijohtajat >Ohje/TEM Intranet- uutisointi ja aineiston jako vko 45 Henkilöstöinfot vkot Ryhmäkehityskeskustelut vkot 49/13 5/14 3

4 Palaute Henkilöstösuunnittelu Strateginen tulosjohtaminen Työhyvinvoinnin tukeminen Osaamisen varmistaminen Tavoitteena hyvin johdettu, osaava ja hyvinvoiva henkilöstö

5 Mikä muuttuu? Aikataulu: toteutus joulu-tammikuussa Sisältö: 1. Työyhteisön tila 2. Strategia ja tulostavoitteet 3. Henkilöstösuunnitelma 4. Osaaminen ja kehittymistarpeet 5. Palaute Ryhmädokumentti: ryhmäkehityskeskustelussa sovittavat asiat kirjataan yhteiselle dokumenttipohjalle Seuranta: seurantakeskustelu ja ryhmädokumentin päivitys toteutetaan vähintään kerran toimintakauden aikana. Ryhmädokumentti kokoaa yhteiset tavoitteet. Dokumentti toimii esimiehen ja ryhmän yhteisenä käsikirjana. 5

6 Onnistunut ryhmäkehityskeskustelu: Tukee johtamista ja esimiestyötä. Selkeyttää töiden organisointia. Motivoi ja sitouttaa yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen Selkeyttää ryhmän jäsenten käsitystä omasta roolistaan ryhmässä ja sen tehtäväkentässä. Nostaa esille ryhmän keskeiset osaamisen ja yhteistyön kehittämistarpeet. Lisää yhteenkuuluvuuden tunnetta ja luo yhteistä toimintakulttuuria. Ryhmäkehityskeskustelussa käsitellään yhteiset asiat. Yksilökehityskeskustelussa syvennytään henkilökohtaisempiin kysymyksiin. 6

7 Ryhmäkehityskeskustelujen järjestys 1. Ylijohtajat aloittavat ryhmäkehityskeskustelukierroksen vastuualueen johtajien, TE -toimiston johtajan ja yhteisten yksiköiden esimiesten kanssa. 2. Vastuualueen johtajat, TE -toimiston johtaja ja yhteisten yksiköiden esimiehet käyvät kehityskeskustelut yksikönpäälliköiden/ palvelujohtajien kanssa. 3. Yksikönpäälliköt/palvelujohtajat käyvät kehityskeskustelut oman yksikkönsä/ palvelulinjansa ryhmien/ palveluesimiesten kanssa. 4. Yksilökehityskeskustelut käydään erikseen. Niiden ohjeistus toimitetaan alkuvuodesta. Ryhmäkehityskeskustelut käydään joulu-tammikuun aikana. Seurantakeskustelut n. ½ vuoden kuluttua. 7

8 Etukäteisvalmistelut Sopiva ryhmäkoko keskustelun mahdollistamiseksi on 3-8 osallistujaa. Häiriötöntä keskusteluaikaa kannattaa varata min. 2h/ryhmä. Tarvittaessa yksikkö kannattaa jakaa useammaksi pienemmäksi ryhmäksi tiimeittäin tai esim. tehtävänkuvan perusteella. Mitä isompi ryhmä on, sitä enemmän keskusteluun on syytä varata aikaa. Ryhmäkehityskeskusteluajat ja paikat kannattaa mahdollisimman aikaisin. Kaikkien ryhmän jäsenten pääsy keskusteluun varattuna ajankohtana on syytä varmistaa. Osallistumista ryhmäkehityskeskusteluun edellytetään kaikilta. Ryhmädokumentti (keskustelurunko) toimitetaan kaikille osallistujille tutustuttavaksi etukäteen. Osallistumismotivaatio saattaa eri syistä vaihdella. Yhdenvertainen kohtelu edistää motivaatiota. 8

9 9

10 Ryhmäkehityskeskusteluun valmistautuminen ja keskustelun kulku Vinkkejä esimiehille

11 Työyhteisön tila VINKIT VALMISTAUTUMISEEN: Tutustu VM-Baro -tuloksiin: Työtyytyväisyyskyselyt : Löydät omaa yksikköäsi koskevat tiedot graafisena vastausjakaumana. Pyydä tarvittaessa apua henkilöstöhallinnosta/ VM-Baro yhdyshenkilöltä. Tutki etukäteen, millaisia vastausjakaumat ovat aiempaan vuoteen verrattuna. Merkitse itsellesi muistiin positiiviset kehityssuunnat ja havainnot negatiivisesta suuntauksesta sekä vertailuhavaintosi koko talon tuloksiin. VINKIT KESKUSTELUUN: Aloita tulosten esittely kertaamalla edellisen vuoden tulokset ja niiden perusteella sovitut kehittämistoimet. Käykää lyhyt keskustelu siitä, mitä niille kehittämiskohteille nyt kuuluu. Avaa tuoreen kyselyn tulokset kertomalla oman esimiehesi kanssa sovituista yleisemmistä painotuksista ja kerro omaa toimintayksikköä koskevista havainnoistasi. Muista erityisesti todeta positiiviset havaintosi! Käykää keskustelu niistä tekijöistä joissa näyttäisi tulosten perusteella olevan eniten kehittämistarvetta. Millaisiin asioihin voisitte vaikuttaa itse, yhteistuumin etenemällä? Sopikaa ja kirjatkaa ryhmädokumenttiin 1-3 ryhmän omaa kehittymistavoitetta toimenpiteineen. 11

12 Strategia ja tulostavoitteet VINKIT VALMISTAUTUMISEEN: Tarkista millaiset tulostavoitteet toimintayksiköllesi on sovittu kulunutta vuotta varten ja miten annettuihin tavoitteisiin on päästy. Totea myös ne tavoitteet joita jostain syystä ei ole saavutettu. Tutustu tulevaa vuotta koskevaan oman ELY -keskuksen /TE -toimiston strategiseen tulossopimukseen esim: Johtamistiedon portaali (JOPO).Pyydä aineistoja tarvittaessa ELY -keskuksen strategia- ja kehittämistoiminnon-/yksikön vastaavalta. Pohdi oman esimiehesi kanssa käytävässä kehityskeskustelussa mitä (tekoja/ uudistuksia/osaamista/yhteistyötä) strategisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää omalta toimintayksiköltäsi tulevan vuoden aikana. VINKIT KESKUSTELUUN: Käy keskustellen läpi edellisen vuoden tavoitteiden saavuttaminen sekä saavuttamista tukeneet ja vaikeuttaneet asiat. Esittele tulevan vuoden tulos- ja muut tavoitteet. Pohtikaa millaisella yhteistyöllä ja toiminnan tuella ryhmä parhaiten pääsee sille asetettuihin tavoitteisiin. Kirjatkaa ryhmädokumenttiin ne strategian mukaiset tavoitteet ja tehtävät joihin toimintayksikkö yhdessä panostaa tulevan vuoden aikana. Henkilökohtaiset tavoitteet sovitaan yksilökehityskeskusteluissa. 12

13 Henkilöstösuunnitelma: VINKIT VALMISTAUTUMISEEN: Tutustu henkilöstösuunnitelmaan toimintayksikköösi liittyviltä osiltaan, esim. Johtamistiedon portaali (JOPO) Millaisia henkilöstömuutoksia toimintayksikköösi on odotettavissa tulevan toimintakauden aikana? Miltä tilanne näyttää pidemmällä tähtäimellä? Onko näköpiirissä toimintayksikkösi tehtäviin tai organisoitumiseen liittyviä muutoksia, esim. eläköitymisiä, uusien tehtävien haltuunottoa, toimipaikkojen tai tehtävien muutoksia? Tarkastele toimintayksikkösi henkilöstöresursseja: miltä osin lisäresurssia on tarpeen saada esim. yhteistyön tai osaamisen kehittämisen kautta? VINKIT KESKUSTELUUN: Kertaa henkilöstösuunnitelman sisältö pääpiirteittäin toimintayksikkösi osalta. Keskustelkaa toimintayksikön sisäisestä työnjaosta. Sopikaa tarvittavista muutoksista ja muutosten edellyttämistä toimenpiteistä. Kirjatkaa ryhmädokumenttiin. Keskustelkaa toimintayksikön resursseihin liittyvistä kumppanuuksista ja yhteistyöstä. Sopikaa tarpeellisista yhteistyön edistämisen ja resurssien jakamisen toimenpiteistä. Kirjatkaa ryhmädokumenttiin. 13

14 Osaaminen ja kehittymistarpeet VINKIT VALMISTAUTUMISEEN Muodosta esimiehesi kanssa käytävän ryhmäkehityskeskustelun, strategisen tulossuunnitelman ja henkilöstösuunnitelman pohjalta käsitys toimintayksikköäsi koskevista osaamisodotuksista. Millä tasolla vaadittava osaaminen on tällä hetkellä? Muodosta käsitys siitä, mitä osaamista toimintayksikön on tarpeen hankkia välittömästi ja missä on kehityttävä pidemmällä aikavälillä? Millä tasolla ovat henkilöstösi yhteiset osaamiset, ks. esim: /2b_Valtiokonsernin_yhteiset_osaamiset_HJF.pdf VINKIT KESKUSTELUUN: Esittele havaintosi ryhmän vahvuuksista. Pyydä kommentteja ja lisäyksiä. Kerro millainen näkemys sinulle on muodostunut ryhmän yhteisistä kehittymistarpeista strategian ja henkilöstösuunnitelman perusteella. Käy tältä pohjalta keskustelu tarvittavista ja mahdollisista yhteisistä osaamisen kehittämistoimista. Sopikaa mahdollisista välittömistä osaamisen kehittämistoimista ja pidemmän 14 aikavälin kehittämistavoitteista. Kirjatkaa nämä ryhmädokumenttiin.

15 Palaute VINKIT VALMISTAUTUMISEEN: Kirjaa kuluneen vuoden ajalta toimintayksikkösi saavuttamat tavoitteet ja pienemmätkin onnistumiset. Mikä sinua esimiehenä on toimintayksikön työssä ilahduttanut erityisesti? Mitä olet jatkossa valmis tekemään toimintayksikkösi hyvinvoinnin ja tuloksellisuuden tukemiseksi? Millaisista asioista toivot palautetta henkilöstöltäsi? VINKIT KESKUSTELUUN: Anna havaitsemistasi onnistumisista palautetta ryhmälle. Kiitä hyvästä työstä. Kerro, mitkä ovat olleet sinun keinojasi esimiehenä tukea työn sujumista. Käykää yhteinen palautekeskustelu etsien niitä tekijöitä jotka ovat auttaneet koko ryhmää ja sinua esimihenä yhteisen tavoitteiden saavuttamisessa. Sopikaa tarvittavat yhteiset toimet onnistumisen ja kehittymisen turvaamiseksi tulevalla toimintakaudella. 15

16 Yhdessä kohti tavoitteita erilaisuus voimavarana 16