PROJEKTISUUNNITELMA HIPPOS KIINTEISTÖKEHITYSSUUNNITTELU JA KAAVOITUSVAIHE

Transkriptio

1 PROJEKTISUUNNITELMA HIPPOS KIINTEISTÖKEHITYSSUUNNITTELU JA KAAVOITUSVAIHE

2 Sisällysluettelo 1 JOHDANTO HANKKEEN TAUSTA JA LÄHTÖTILANNE HIPPOKSEN KEHITTÄMISTAVOITTEET HANKKEEN OSAPUOLET JA TAHOJEN VÄLINEN YHTEISTYÖ Jyväskylän kaupunki Konsultti Arkkitehti ja erityisalojen suunnittelijat Lakiasiainpalvelut Muut sidosryhmät ja toimijat Työryhmät toimijoiden välillä Konsultin tehtävän määrittely Kiinteistökehityssuunnittelun koordinointi ja operatiivinen johtaminen Konseptin kokonaiskuvauksen laadinta Esisopimukset nykyisten kiinteistönomistajien kanssa Kiinteistöjen käyttäjäsopimukset, esisopimukset vuokralaisista ARK luonnossuunnittelu L1-L2 taso (ARK Konsultin ohjauksessa) sekä erityisalojen suunnittelu Kaavoitus ja lupamenettely (Tilaaja, ARK ja Konsultti yhteistyössä) Pysäköintijärjestelyiden selvittäminen Rakentamisen edellytysten selvittäminen ja varmistaminen Sijoitusmuistion laadinta Kiinteistösijoittajaneuvottelut ja sijoitussopimukset Yhtiöstruktuurin suunnittelu ja perustaminen Hippos Management -yhtiön toimintamallin suunnittelu Arkkitehti- ja lakiasiaintehtävät osana Konsultin tehtävää Konsultin tehtävän ulkopuolelle rajattavat tehtävät AIKATAULU JA TOTEUTUSTAPA PROJEKTIN HALLINTA Konsultin resurssit ja organisaatio hankkeen suorittamiseen Projektin (hallinnollinen) organisointi Työmäärät ja kustannusarvio / 18

3 7.4 Palaverit ja kokoukset Raportointi ja tiedottaminen KIINTEISTÖKEHITYSSUUNNITTELU- JA KAAVOITUSVAIHEESSA ESIINTYVÄT HAASTEET JA RISKIEN ARVIOINTI HANKKEEN JATKOTOIMENPITEET JA EDISTÄMINEN / 18

4 1 JOHDANTO Jyväskylän Hippos - ainutlaatuinen osaamiskeskittymä, jossa on monipuolista perusliikuntaa, liikuntatutkimusta ja -kehitystä, kilpaurheilua ja hyvinvointipalveluja Jyväskylän jo nyt keskeistä merkitystä suomalaisen huippu-urheilun edistämisessä vahvistetaan entisestään. Alueesta luodaan valtakunnallisesti merkittävä ja myös kansainvälisesti tunnettu monipuolisen perusliikunnan, liikuntatutkimuksen ja -kehityksen, kilpaurheilun ja hyvinvointipalvelujen keskus, niihin liittyvine tukitoimintoineen. Hippoksen alue on yksi kaupungin merkittävimmistä kaupunkikehitysalustoista. Kehitysajatusta tukevat myös mm. Jyväskylän kaupunkiseudun vuosille laadittu kasvusopimus, jonka mukaan yhtenä keskeisenä strategisena kehittämis- ja osaamisalueena on liikunnan ja hyvinvoinnin uudet liiketoimintamahdollisuudet. Lisäksi kaupungin v talousarviossa ja taloussuunnitelmassa Hippos nimetään yhtenä strategisena kehittämishankkeena kohdassa Kilpailukykyä ja elinvoimaa vahvistavat hankkeet. Myös Jyväskylän uudessa kaupunkistrategiassa liikunnan ja hyvinvoinnin huippuosaaminen nähdään toimivan merkityksellisenä elinkeinoelämän monipuolistajana. Hanke on merkittävä myös kaupunkikuvallisesti ja elinkeinopoliittisesti. Jyväskylä on Hippoksenkin osalta strategiansa mukaisesti rohkeasti aikaansa edellä. Jotta alue voi pitää tämän aseman ja maineen liikunnan ja urheilun kärkitoimijana Suomessa, on Hippoksen alueen kiinteistökannan ja sen tarjoamien fasiliteettien ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi tehtävä mittavia parannuksia ja toimenpiteitä tämän päivän ja tulevaisuuden tarpeita huomioiden. On kuitenkin selkeästi nähtävissä, että tulevaisuudessa yhteiskunta ei kuitenkaan pysty enää rahoittamaan liikuntaa, liikuntatiloja, urheilua ja ammattilaisurheilua kuten se on aikaisemmin tehnyt. Perinteinen toimintamalli, jossa kaupunki omistaa kiinteistöt, peruskorjaa ja rakentaa uusia, ei ole enää mahdollinen. On löydettävä uusia ratkaisuja hankkeiden ja toiminnan rahoittamiseksi ja kilpailukykyisten liikunta- ja urheilutoimintojen ylläpitämiseksi. 2 HANKKEEN TAUSTA JA LÄHTÖTILANNE Hippoksen alueesta kehitetään kansainvälisesti ja valtakunnallisesti kiinnostava, uudenlainen monipuolisen liikunnan ja siihen liittyvien hyvinvointipalvelujen sekä tutkimuksen keskus. Tavoitteena on tukeutua alueella jo toimiviin liikunnan ja urheilun, tutkimuksen, opetuksen ja hyvinvoinnin palveluihin sekä etsiä myös uusia toimijoita alueen palveluiden tarjoajiksi ja käyttäjiksi. Urheiluseurat ja järjestöt ovat jatkossakin merkittäviä palvelujen käyttäjiä ja sisällöntuottajia Hippoksella. Kaupungin omistamien Hippoksen alueen kiinteistöjen korjausvelka on mittava, alueen kunto on huono ja pysäköinti sekava. Osa rakennuksista on jo edullisempi purkaa ja rakentaa tilalle uusi, kuin peruskorjata. 4 / 18

5 Hippoksen alueen rakennusten omistus: Monitoimihalli, kaupunki 100% Hipposhalli, kaupunki 100% Jäähalli, kaupunki 85% ja Jykes Kiinteistöt sekä JYP 15% Liikuntalaboratorio, SYK 100% Viveca, Technopolis 100% Hippoksen alueen rakennusten nykytilanne: Monitoimihalli (korjausaste > 80 %) Hipposhalli, sisäpuoliset korj. (korjausaste > 50 %) Maanpäällinen Ppysäköinti, pintarak.korj. Hippoksen tekojään jäähdytyslaitteisto uusittava Hippoksen harjoitushallin pohjarakenteet uusittava Yhteensä Meur Lisäksi mm. Suomen yliopistokiinteistöt Oy:n laboratoriorakennus on täydellisen peruskorjauksen ja laajennuksen tarpeessa (korjausaste > 80 %) Hippoksen alueen nykytilanne: Ulkoalueet jäsentymättömiä ja huonosti liikuntakäytössä Laajat pysäköintikentät hallitsevat alueen ulkoista ilmettä Alueen hyötykäytön mahdollisuudet kaupunkilaisille vähäiset Ulkoalueiden viherrakentaminen vähäistä Ulkoalueilla vähän aktiviteetteja kaupunkilaisille Kevyen liikenteen reitit jäsentymättömät Ulkoalueiden peruskunto huono Hippoksen alueelle on vuosien saatossa tehty useita kehityssuunnitelmia, jotka eivät ole toteutuneet. Nyt Jyväskylän kaupunki on ottanut uuden askeleen alueen kehittämisen käynnistämiseksi ja alueelle on valmistunut Master Plan esiselvitys alkuvuodesta Työ on toteutettu yhdessä kiinteistökehitysja rakennuttamispalveluihin keskittyneen konsulttiyhtiö GSP Group Oy:n kanssa. Selvityksessä määriteltiin mm. alustava kokonaiskonsepti Hippoksen alueelle soveltuvista toiminnoista, joista rakentuu tilojen, käyttäjien, asiakaskokemuksen, vuokralaisten, sijoittajien ja kaupungin kannattavuuden näkökulmasta paras hybridikokonaisuus. Esiselvitys toimii nyt valittavan kiinteistökehityskonsultin työn tausta-aineistona ja määrittää Kaupungin osoittamalla tavalla kehitystoimeksiannon peruslähtökohdan. Konsultti ei kuitenkaan ole muutoin sidottu esiselvitysaineistoon, vaan Konsultin työn tulosten tulee kaikilta osin perustua Konsultin itsenäiseen näkemykseen, jossa Konsultin tekemät ratkaisut ja esitykset perustuvat jäljempänä määritellyn tehtävän huolelliseen ja ammattitaitoiseen suorittamiseen. Esiselvityksessä Hippoksen alueen kehittämisvaihtoehdoksi on aikaisemmista suunnitelmista poiketen nostettu malli, jossa kiinteistökanta ja omistajuus yhdistetään. Tällöin syntyisi yksi yhtiö, jossa olisi useita omistajia. 5 / 18

6 Esiselvityksessä liikunta- ja urheilutoimintojen lisäksi alueelle on luonnosteltu myös asuntoja ja kaupallisia palveluja. Uudet liiketoimintamahdollisuudet ja ulkopuolisen rahoituksen saaminen Hippoksen hankkeen etenemiseksi ja kokonaisuuden toteutumiseksi ovat ratkaisevan tärkeitä. Hankkeen menestyksellinen toteuttaminen edellyttää valittavalta konsultilta perinteiselle toimintatavalle vaihtoehtoisia ratkaisumalleja Hippoksen alueen toimintojen toteuttamiseksi. Mikäli vanhat kiinteistöt vain korjataan kaupungin toimesta, alueen käyttäjämäärät eivät kasva, alueella toimivien tahojen synergiaetuja ei saada hyödynnettyä, eikä alueen toiminta kehity visioituun suuntaan. Lisäksi kustannusvastuut jäävät edelleen kaupungille. Kaupungilla ei ole taloudellista mahdollisuutta vastikkeetta tuottaa liikuntapalveluja, eikä kehittää alueen muuta palvelurakennetta. Alueen kokonaisinvestoinnin arvoksi on arvioitu 270 miljoonaa euroa. Jyväskylän kaupungilla on vahva tahtotila hankkeen edistämiseksi. Kaupungin osuus Hippoksen alueen yhtiössä voisi olla noin 30 miljoonaa euroa, joka koostuu pääasiassa kaupungin omistamien rakennusten arvosta lisättynä niiden korjausvelan määrällä. Tällä summalla kaupunki olisi mukana yhtiössä vähemmistöosakkaana. Lisäksi kaupunki edesauttaa hanketta muun muassa kaavoituksellisin keinoin, kehittämiseen liittyvien sidosryhmien liittämisellä hankkeeseen, kohtuullisella rakennusoikeuden hinnoittelulla sekä edesauttamalla osaltaan alueen operaattorihankinnan, markkinoinnin ja kaupallistamista tukevien toimenpiteiden toteutuksessa. 3 HIPPOKSEN KEHITTÄMISTAVOITTEET Kehittämishankkeen tavoitteena on toteuttaa Hippokselle hybridihankkeen avulla liikunnan ja hyvinvoinnin osaamiskeskittymä, saattaa Hippoksen liikunta- ja urheilukäytön olosuhteet kuntoon, kasvattaa alueen työpaikkojen, palveluntarjonnan ja kävijöiden määriä sekä lisätä kaupunkilaisten hyvinvointia. On arvioitu, että alueen käyntikertojen määrää voitaisiin nostaa nykyisestä 1,6 miljoonasta 4-6 miljoonaan käyntikertaan vuodessa. Ulkoalueiden toimintoja ja palveluja kehitetään ja alueelle tuodaan uusia aktiviteetteja, jotka palvelevat paremmin myös tavallisen kuntoliikkujan ja kaupunkilaisen tarpeita. Työpaikkojen määrä alueella on tavoitteena saada kaksinkertaistettua. Lisäksi hankkeen yhteydessä uudistetaan alueen käytettävyyteen liittyvät seikat kuten pysäköinti, kulkuväylät ja viheralueet. Tavoitteena on luoda Hippoksen alueelle ainutlaatuinen osaamiskeskittymä, jossa alueen liikunnan ja hyvinvoinnin tutkimus- ja kehittämistahojen sekä toimijoiden ja alan yritysten välinen yhteistyö tiivistyy ja syntyy myös uusia toimintoja. Tämä mahdollistaa esimerkiksi urheilu- ja liikuntafasiliteettien osalta sisäharjoitustilojen merkittävän lisäämisen useille lajeille sekä tilojen käyttöasteen merkittävän tehostumisen. Käyttöasteen tehostuminen on keskeinen tavoite, sillä seurojen, käyttäjien ja tapahtumien järjestäjien kannalta hintojen tulee pysyä kohtuullisina, jotta monipuolinen lajiharrastaminen myös tulevaisuudessa eri käyttäjäryhmien keskuudessa on mahdollista. Liikuntaan ja hyvinvointiin liittyvien tilojen lisäksi tavoitteena on rakentaa alueelle myös kaupallisia tiloja sekä enintään noin kerrosneliömetriä asuntoja. 6 / 18

7 Tavoitteena on lisäksi toteuttaa Hippokselle kaikkien kaupunkilaisten käyttöön tarkoitettu ulkoliikuntapuisto Köyhälammen ympäristöön. 3.1 KIINTEISTÖKEHITYSSUUNNITTELU- JA KAAVOITUSVAIHEEN TAVOITE Hippoksen alueen kehittämishankeen toteutuspolulla seuraavana on nyt alkava kiinteistökehityssuunnittelu- ja kaavoitusvaihe, jonka toteutus alkaa julkisen hankintamenettelyn kautta valittavan kiinteistökehityskonsultin toimesta Jyväskylän kaupungin johdolla ja rahoittamana (toteutus vuosien aikana). Erikoistuneen kiinteistökehityskonsultin johtaman kiinteistökehityssuunnittelutyön tarve on kiistaton, jotta hankkeelle turvataan edellytykset saavuttaa luonnosteltu kokonaisvisio käyttäjien ja omistajien taloudelliset tavoitteet yhdistävä hybridi kiinteistökokonaisuutta, jossa kiinteistökanta ja omistajuus on yhdistetty ja jonka toteutus tapahtuu pääosin yksityisten sijoittajien rahoituksella. Kiinteistökehityssuunnittelu- ja kaavoitusvaiheen keskeisiä tavoitteita ovat Hippoksen toiminnallisen konseptin selvittäminen sekä maankäytön kehittäminen hyödyntäen resurssiviisaita ratkaisuja alueen rakentamiseen, tilojen toimintaan ja käytettävyyteen sekä liikunnan ja urheilutoimintojen sekä niiden tukitoimintojen kehitykseen ja tutkimukseen liittyen. Selvitys- ja kehitystyössä tulee huomioida alueen nykyisten ja tulevien toimijoiden toiminnan edellytykset sekä mahdollistaa ainakin pääosin yksityisiin sijoittajiin perustuva rahoitusratkaisu Hippoksen kehittämisen edellyttämiin investointeihin. Kiinteistönkehityssuunnittelu- ja kaavoitusvaiheen tuloksena: Hippoksen eri tilojen suunnittelu- ja käyttömahdollisuudet tarkentuvat kokonaisuuden kattaviksi L1- ja L2 vaiheen suunnitelmiksi; Kiinteistökehityssuunnitteluvaihe tuottaa alueen toimintoja ja rahoitusta tukevan kaavaluonnoksen, joka viedään kaupungin päätöksentekoon vahvistettavaksi; Rahoitusmahdollisuudet tarkentuvat laadittuihin selvityksiin ja tärkeimpien käyttäjien kanssa neuvoteltuihin esisopimuksiin perustuvaksi ja rahoituksen hankinnan mahdollistavaksi yksityiskohtaiseksi rahoitusmuistioksi; Kaavan vahvistuttua Konsultti valmistelee selvitystyön mukaisen yhtiörakenteen ja rahoitussopimukset Konsultin johdolla käytävien rahoitusneuvotteluiden mukaisesti. 7 / 18

8 4 HANKKEEN OSAPUOLET JA TAHOJEN VÄLINEN YHTEISTYÖ Kiinteistönkehityssuunnittelu- ja kaavoitusvaiheessa mukana olevat toimijatahot, näiden roolit, vastuut ja tehtävät hankkeessa esitetään tässä osiossa. 4.1 Jyväskylän kaupunki Hippoksen alueen kehittämisestä vastaa Jyväskylän kaupungin elinkeinoyksikkö yhteistyössä Tilapalvelun ja kulttuuri- sekä liikuntapalvelujen kanssa. - Elinkeinoyksiköstä hankkeeseen osallistuvat hankejohtaja ja hankkeelle nimettävä projektipäälikkö. - Tilapalvelusta hankkeeseen osallistuvat kiinteistöjohtaja ja kiinteistökehityspäällikkö. - Kulttuuri- ja liikuntapalveluista hankkeeseen osallistuu vastuualuejohtaja. Hippoksen kehittämishanke on suunniteltu jaettavaksi kaupungin organisaatiossa kolmeen ydinprosessiin: - Maankäyttö - Kiinteistökehitys- ja hankesuunnittelu - Toiminallinen ja kaupallinen kehittäminen Hippoksen alueen kehittämiseen liitetään imagon ja brändin rakentaminen sekä markkinointiviestintä, joihin laaditaan kiinteistökehityssuunnitteluvaiheen käynnistyessä erillinen ohjelma ja toimenpidesuunnitelma. Näiden laadinnan vastuutahona on kaupunki. Toimenpidesuunnitelmassa nimitetään hankkeelle oma tiedottaja. Ydinprosessien kuvaukset ja rajapinnat yksilöidään konsulttivalinnan jälkeen yhteistyössä valitun konsultin kanssa. Ohjausryhmä Projektiorganisaatio ja sen täsmälliset tehtävät ja nimetyt henkilöt täydennetään konsulttivalinnan jälkeen yhteistyössä valitun konsultin kanssa. Jyväskylän kaupunki on asettanut hankkeelle ohjausryhmän, johon kuuluvat puheenjohtaja Esko Eriksson, jäsenet Ari Hirvensalo, Mikko Lepo, Erja Saarivaara, Ari Karimäki, Anne Sandelin, Erkki Jaala ja Leila Strömberg. Ohjausryhmä toimii hankkeen ohjaavana toimielimenä vastaten hankkeen etenemisestä kaupunginjohtajalle Ohjausryhmän pääasiallisena tehtävänä on valvoa ja ohjata Hippoksen kehittämishankkeen projektiorganisaatiota Ohjausryhmä hyväksyy projektiorganisaation määrittämät ajalliset, tekniset, laadulliset ja taloudelliset tavoitteet Ohjausryhmä hyväksyy projektiryhmän päätösesitykset ennen kuin niitä viedään päättäjille päätöksentekoon Ohjausryhmä kokoontuu tarpeen mukaan noin joka toinen kuukausi projektiorganisaation koolle kutsumana. 8 / 18

9 4.2 Konsultti Konsultin projektiryhmä: xxx (tehtävä/vastuualue), xxx (hankkeen operatiivinen hallinnointi, raportointi ja yhteyshenkilö) Konsultti vastaa kohdassa 5 määritellyn konsultin tehtävän mukaisesta kiinteistökehityssuunnitteluja kaavoitusvaiheen johtamisesta sekä operatiivisesta projektin kuljetuksesta Tilaajan alaisuudessa Konsultti valvoo ajallisten, teknisten ja kustannuksellisten tavoitteiden toteutumista Konsultti raportoi Tilaajalle sovitun mukaisesti 4.3 Arkkitehti ja erityisalojen suunnittelijat Xxx (hankkeen pääsuunnittelija-arkkitehti, suunnittelun vetovastuu), xxx Xxx (rakennesuunnittelija), xxx Xxx (tarvittavat talotekniikka asiantuntijat), xxx Toimii Konsultin ohjauksessa ja alaisuudessa Sopimussuhde Konsultin kanssa 4.4 Lakiasiainpalvelut Xxx (vastaa xxx) Toimii Konsultin ohjauksessa ja alaisuudessa Sopimussuhde Konsultin kanssa 4.5 Muut sidosryhmät ja toimijat JY, JAMK, Kihu, Likes ja yhdistykset Yritykset Liikunnan ja hyvinvoinnin osaamiskeskittymän toimijat 4.6 Työryhmät toimijoiden välillä Hippoksen kehityshankkeen käynnistyessä kaupunki ja Konsultti perustavat yhteistyössä johtoryhmän sekä tarvittavat työryhmät ja määrittelevät: kokouskäytännöt työryhmien keskinäiset tehtävät, vastuut ja päätöksentekoprosessit raportoinnin viestinnän ja markkinoinnin dokumentoinnin 9 / 18

10 5 KONSULTIN TEHTÄVÄN MÄÄRITTELY Alla olevat kohdat kuvaavat valittavan kiinteistökehityskonsultin tehtävän eri osa-alueita kiinteistökehityssuunnittelu- ja kaavoitusvaiheessa. Kiinteistökehityssuunnittelun onnistuminen kaikki sille asetetut tavoitteet toteuttavalla tavalla edellyttää käytännössä konsultilta vahvaa kokemusta ja erityisosaamista vastaavista hybridihankkeista sekä erityisesti niiden liiketoiminta- ja rahoitusmallin rakentamisesta. Onnistuessaan kiinteistökehityssuunnittelu- ja kaavoitusvaiheen työ tuottaa Jyväskylän kaupungille erittäin merkittävää lisäarvoa muun muassa elinkeinoelämän, kaupunkisuunnittelun tavoitteiden, asukkaiden palveluiden ja viihtyvyyden, palvelurakenteen sekä hyvinvoinnin koulutuksen ja tutkimuksen kehittymisen kautta. 5.1 Kiinteistökehityssuunnittelun koordinointi ja operatiivinen johtaminen Kiinteistönkehityskonsultti vastaa Hippoksen alueen kehittämisprojektin kiinteistökehityssuunnittelun kokonaisvaltaisesta koordinoinnista ja operatiivisesta johtamisesta siten, että hanke etenee suunnitellussa aikataulussa ja saavuttaa hankkeelle edellä kohdassa 3 asetetut tavoitteet ja tulosvaatimukset. Konsultin vastuulle kuuluvat kaikki hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi tarpeelliset toimenpiteet, vaikka niitä ei olisikaan erikseen kuvattu tai yksilöity tarjouspyyntöaineistossa taikka osapuolten välillä laadittavassa sopimuksessa. 5.2 Konseptin kokonaiskuvauksen laadinta Konsultin tehtävään kuuluu Hippos konseptin yksityiskohtaisen kokonaiskuvauksen laatiminen esiselvitysaineiston pohjalta. Kokonaiskuvauksessa tulee esittää toiminnan kaupallinen konsepti ja siihen liittyvä liiketoimintasuunnitelma tavalla, joka mahdollistaa menestykselliset rahoitusneuvottelut yksityisten rahoittajien kanssa. Konseptin kokonaiskuvauksen laatimista varten Konsultin tulee selvittää luotettavasti kaikki tarvittavat lähtötiedot, muun muassa: Kartoittaa ja dokumentoida Hippoksen alueen nykyisten käyttäjien (katso esiselvitys) tilantarve, vuokranmaksukyky ja kasvutavoitteet sekä synergiat alueen muiden käyttäjien kanssa; Kartoittaa ja dokumentoida alueesta kiinnostuneiden, mutta ei siellä toimivien liikunta-, urheilu- ja ammattilaisurheiluseurojen, liikunnan-, urheilun- ja ammattilaisurheilun tutkimukseen ja kehittämiseen keskittyneiden toimijoiden tilantarve, vuokranmaksukyky ja kasvutavoitteet; Kartoittaa ja dokumentoida kaupallisin tavoittein toimivien tilojen käyttäjien tilatarve, vuokranmaksukyky ja kasvutavoitteet; Laatia yksityiskohtaiset ja perustellut investointi- ja tuottolaskelmat edellä mainittujen tilatarpeiden ja vuokranmaksukyvyn lähtötietojen perusteella; Laatia tehtyjen selvitysten pohjalta tarkennettu ja perusteltu arvio alueen käyttäjien (vuokrasopimusten) kokonaismäärästä (Master Plan suunnitelmavaiheen arvio on noin käyttäjää); ja 10 / 18

11 Liikuntapuiston toiminnallinen kehittämisen ja manageerauksen tulee sisältyä kokonaiskuvaukseen. Investointilaskelmien tulee sisältää muun muassa seuraavat tiedot: Tilaluettelot ARK L1 suunnitelmien pohjalta Jako saneerattaviin ja uudisrakennettaviin rakennuksiin ja alueisiin Tavoitehintalaskelmapohjainen kustannusarvio kaikista tiloista ja alueista Kassavirtalaskelmat 5.3 Esisopimukset nykyisten kiinteistönomistajien kanssa Konsultin tehtävään kuuluu nykyisten kiinteistönomistajien suhteen tarvittavien omistus- ja rahoitusjärjestelyiden selvittäminen sekä näiden järjestelyiden neuvotteleminen esisopimusasteelle. 5.4 Kiinteistöjen käyttäjäsopimukset, esisopimukset vuokralaisista Konsultin tehtävään kuuluu sitovien esisopimusten neuvottelu ja laadinta hankkeen tulevien käyttäjien kanssa siten, että sijoittajasopimusten ja lopullisen investointipäätöksen tekeminen on mahdollista. Konsultti neuvottelee kiinteistöjen käyttöön ja vuokraamiseen liittyvät sitovat esisopimukset tiloista, jotka edustavat vähintään 2/3 kiinteistöjen koko vuokrattavasta pinta-alasta. Konsultti laatii sopimuspohjat ja niiden tulee olla juridisesti moitteettomat. Käytettävät sopimuspohjat ja lopulliset sopimukset hyväksyy kaupunki. 5.5 ARK luonnossuunnittelu L1-L2 taso (ARK Konsultin ohjauksessa) sekä erityisalojen suunnittelu Konsultti vastaa ARK luonnossuunnitelmien laatimisesta osana kokonaishintaista tehtäväänsä. Kaikki suunnitelmat tehdään vähintään L1-tasoon sekä L2-tasoon siltä osin kuin tämä on erikseen määritetty osaksi konsultin tehtävää. Luonnossuunnittelu L2-tasoon sekä tarvittavat rakenne-, talotekniset ja muut erityisalojen suunnitelmat kuuluvat konsultin tehtävään ja kokonaishintaan lisäksi siinä laajuudessa kuin konsultin tehtävän menestyksellinen suorittaminen edellyttää suunnitelmien laatimista. Menestyksellisen suorittamisen mittarina tältä osin on se, että suunnitelmat tulee kehittää yksityiskohtaisuudeltaan tarkat taloudelliset laskelmat mahdollistavalle ja sijoittajia/rahoittajia tyydyttävälle tasolle. Luonnossuunnitelmilta edellytetään korkeaa tasoa lisäksi mm. kaupunkikuvan, resurssiviisauden ja kustannustehokkaan toteutettavuuden osalta. Arkkitehti laatii kiinteistökokonaisuuden tilaohjelman Hippos 2020 konseptin mukaisesti sisältäen muun muassa: Alueen käyttö- ja tonttisuunnitelmat sisältäen liikuntapuiston 11 / 18

12 Luonnossuunnitelmat Tilaohjelma, tilojen erityistavoitteiden määrittäminen Luonnossuunnitelmat L1 sisältäen: o asemapiirustus o pohjapiirustukset o julkisivut o leikkaukset Rakennustapaselostus Järjestelmämääritykset (talotekniikka) Rakentamistapa ja tekniset ratkaisuvaihtoehdot. L1 luonnossuunnitelmat sisältävät rakennusten suunnittelun lisäksi mm.: o suunnittelualueen o ulkoalueiden toiminnot o liikennealueet o paikoitusratkaisut o alueen muut toiminnot (mm. Köyhälammen ranta-alue) tilavarauksineen o kaupunkikuvan ja muiden ympäristövaikutusten analyysin o tarvittavat 3d- ja viistokuvat kaavoituksen ja maankäytön tueksi. 5.6 Kaavoitus ja lupamenettely (Tilaaja, ARK ja Konsultti yhteistyössä) Hippoksen alueen kaavoitustyön johtaminen tapahtuu kaupungin toimesta. Konsultti vastaa Hippoksen konseptiin liittyvästä arkkitehtisuunnittelusta ja tuottaa kaupungin kaavoitusviranomaisille viitesuunnitelmaluonnoksen kaavoituksen pohjaksi. Konsultin tehtävänä on johtaa Hippos-suunnittelutyöryhmää ja varmistaa viitesuunnitelman sisällön yhtäläisyys konseptin kokonaissuunnitelmaa vastaavaksi. 5.7 Pysäköintijärjestelyiden selvittäminen Konsultin tehtävään kuuluu esittää alueen pysäköintiä koskeva kokonaisratkaisu osana kokonaishintaista konsulttitehtävää, sisältäen alueen nykyisten pysäköintijärjestelyiden selvittämisen sekä nykyisten pysäköintiä koskevien sopimusten uudelleenneuvottelun Valmetin pysäköintioikeuksia lukuun ottamatta. 5.8 Rakentamisen edellytysten selvittäminen ja varmistaminen Konsultin tehtävään kuuluu maa-alueen ja tonttien lupaedellytysten selvittäminen sekä hankkeen toteuttamiseksi tarvittavat neuvottelut lupaviranomaisen kanssa. Lisäksi konsultti vastaa rakennuspaikan olosuhteiden selvittämisestä, sisältäen mm. seuraavat: 12 / 18

13 Tontin rakennettavuus maastollisten olosuhteiden suhteen (toiminnallisuus, perustamisolosuhteet, jne.) Tarvittavat pohjatutkimukset Tontin pintavaaitus Tarvittavat maanalaisten putkistojen, johtojen ja rakenteiden sijainnit Kunnallistekniikkaliittymät (mm. kaukolämpömahdollisuus) Alueen rakennettavuus esim. Köyhälammen ympäristö. Kaupunki toimittaa lähtötiedoiksi viitesuunnitelmat ja -tutkimukset. 5.9 Sijoitusmuistion laadinta Konsultti laatii hankkeesta ammattitaitoisesti laaditun sijoitusmateriaalin (teaser ja yksityiskohtainen sijoitusmuistio), joka pitää sisällään hankkeen tiivistetyn sijoittajainformaation. Sijoitusmateriaali laaditaan suomen- ja englanninkielisenä Kiinteistösijoittajaneuvottelut ja sijoitussopimukset Konsultin tehtävään kuuluu hankkeen toteuttamisen edellyttämän rahoituksen hakeminen rahoitusmarkkinoilta sekä hankkeen rahoituksen mahdollistamien esisopimusten neuvotteleminen ja laatiminen. Konsultin tehtävään kuuluu huolehtia siitä, että hankkeen rahoitusmallin suunnittelussa ja toteuttamisessa huomioidaan kaikissa vaiheissa valtiontukilainsäädännön edellytykset. Hankkeen suuresta koosta johtuen tavoitteena on kerätä sijoittajakonsortio, esim. 3 5 sijoittajaa, jotka ostavat hankkeen yhdessä kaupungin jäädessä hankkeen vähemmistöosakkaaksi. Konsortio koetaan hyväksi ratkaisuksi hankkeissa, joissa riskiä ja osaamista halutaan jakaa. Rahoituksen hankkimiseen liittyen Konsultin tehtävänä on muun muassa: Kartoittaa laaditun sijoitusmateriaalin avulla potentiaalisten kiinteistö- ja asuntosijoittajien kiinnostusta Hippos-hankkeen omistamiseen; Neuvotella sijoittajien kanssa ja luoda näkemyksensä mukainen konsortio hankkeelle kaupungin hyväksyttäväksi; ja Laatia tarvittavat esisopimusluonnokset Tilaajan ja mahdollisen investorin/investorikonsortion välille huomioiden muun muassa seuraavat reunaehdot: o Esisopimus ei sido investoriosapuolia ennen kuin Jyväskylän kaupunki on hyväksynyt konseptin mukaisen rakennusoikeuden; o Esisopimus ei sido investoriosapuolia ennen kuin rakennusoikeuden myyntikorvaus on sovittu Jyväskylän kaupungin kanssa; o Esisopimus tehdään kaavaehdollisena (ts. sopimus ei sido investoriosapuolia ennen kuin asemakaava on tullut lainvoimaiseksi), kaupanvahvistajan vahvistamana; o Muut hankkeen kehittymisen myötä tarkentuvat kaupungin reunaehdot. 13 / 18

14 5.11 Yhtiöstruktuurin suunnittelu ja perustaminen Konsultin tehtävään kuuluu hankkeen yhtiöstruktuurin suunnittelu ja perustaminen. Konsultin tulee esittää Hippos-hankkeen vaiheittainen yhtiöstruktuuri kaupungin hyväksyttäväksi siten, että hanke jaetaan kolmeen vaiheeseen: 1. Lähtötilanne, nykyiset omistajat, kiinteistöjen apporttiarvot; 2. Suunnittelun ja rakentamisen vaiheen yhtiöstruktuuri, ja; 3. Toiminnan aikainen yhtiöstruktuuri. Yhtiörakenteissa tulee huomioida vaihtoehtoina hanketta varten perustettu rahastomuotoinen omistusmalli sekä suora omistus kiinteistöyhtiön ja/tai keskinäisen kiinteistöyhtiön muodossa. Yhtiörakenteissa tulee olla kuvattuna myös kuhunkin malliin liittyvät keskeiset yhtiökohtaiset sopimussuhteet sekä yhtiöiden toiminta- ja vastuuperiaatteet. Konsultti laatii jokaiselle perustettavalle yhtiölle liiketoimintasuunnitelman siten, että yhtiön toiminta voidaan sen perusteella käynnistää Konsultin esittämässä muodossa hankkeen toteutuessa. Huomioitavaa on, että asuntorakentaminen voi olla omistus-, vuokra- tai asuntorahastoon soveltuvaa tuotantoa. Konsultti laatii hankkeeseen tarvittavat vero- ym. selvitykset sekä selvittää tarvittavalla tavalla yhtiöstruktuurissa huomioon otettavat juridiset asiat. Konsultti vastaa myös järjestelyn valtiontukilainsäädäntöön liittyvistä seikoista ja tarvittavista selvityksistä Hippos Management -yhtiön toimintamallin suunnittelu Hippos-hankkeen toiminnan aikainen hallinnointi johdetaan perustettavasta manageerausyhtiöstä. Lähtökohtaisesti Management-yhtiö vastaa kaikesta Hippoksella tapahtuvasta toiminnasta, kuten tapahtumista, tilojen vuokrauksesta, kiinteistöhuollosta ja talouden hoidosta. Konsultin tehtävään kuuluu Hippos-kokonaisuuteen soveltuvan manageerausyhtiön toiminta- ja vastuuperiaatteiden selvittäminen sekä manageerausyhtiön liiketoimintasuunnitelman laatiminen. Konsultin tulee laatia manageerausyhtiötä koskeva yksityiskohtainen esitys kaupungin hyväksyttäväksi siten, että yhtiön toiminta on mahdollista käynnistää Konsultin esittämässä muodossa hankkeen toteutuessa Arkkitehti- ja lakiasiaintehtävät osana Konsultin tehtävää Kiinteistökehityssuunnittelu- ja kaavoitusvaihekokonaisuuden aikana konsultti tuottaa muun muassa seuraavat suunnitelmat, asiakirjat ja palvelut, joiden tuottamiseen Konsultti tarvitsee tuekseen arkkitehtisuunnittelun, erityisalojen suunnittelun ja tehtäviin liittyvän juridiikan asiantuntijaosaamista: 14 / 18

15 Projektiyhtiön ja sen tytäryhtiöiden yhtiöstruktuurin suunnittelu ja perustamisen malli tarvittavine asiakirjaluonnoksineen; Kaavamuutostyön viitesuunnitelma kaavoituksen pohjaksi; Tarvittavia selvityksiä mm. rakennuspaikan olosuhteiden osalta; ARK L1- ja L2 -luonnossuunnittelu sekä erityisalojen suunnittelu kohdassa 5.5 kuvatussa laajuudessa kiinteistökokonaisuuden osalta (sekä uudis- että saneerauskohteet uusin käyttötarkoituksin); Liiketoimintasuunnitelman ja sijoitusmuistion laadinta hybridikokonaisuudesta; Sijoittajan/jien hankintaneuvottelut ja sopimusten tekeminen; Kiinteistön käyttäjäsopimukset, esisopimukset päävuokralaisten kanssa; Hippos-kohteeseen soveltuvan Management yhtiön -toimintamalli; Liikunnan ja hyvinvoinnin osaamiskeskittymän toimintamalli; Resurssiviisaiden ratkaisujen arkkitehtuuri; Markkinointi- ja viestintämateriaali. Arkkitehtipalvelut Konsultti toimittaa hankkeessa tarvittavat arkkitehtikonsultin palvelut osana kokonaishintaista palveluaan. Mikäli Konsultti käyttää arkkitehtipalvelujen tuottamiseen ulkopuolista palveluntarjoajaa, tulee se yksilöidä tarjoukseen liitettävässä alikonsulttien listauksessa. Mahdollisen alihankkijan työn ohjaaminen ja johtaminen kuuluvat Konsultin tehtävään. Hankkeen tavoitteiden ja lopputulosten saavuttaminen edellyttää käytännössä korkeatasoista arkkitehtiosaamista ja kokemusta vastaavien hankkeiden kehitysvaiheen suunnittelusta. Jyväskylän kaupungin niin vaatiessa Konsultilla on velvollisuus vaihtaa käyttämänsä arkkitehti / palveluntarjoaja toiseen, eikä Konsultilla ole tässä tapauksessa oikeutta mihinkään hyvitykseen tai lisäkustannusten korvaukseen. Konsultin esittämää arkkitehtikonsulttia ja arkkitehdin arvioitua tuntimäärää ei huomioida eikä käytetä tarjousvertailussa. Sen sijaan hankintayksikkö huomioi ne arvioidessaan tarjouksen mahdollista alihintaisuutta ja resurssien riittävyyttä. Lakiasiainpalvelut Konsultti toimittaa hankkeessa tarvittavat lakiasiainpalvelut osana kokonaishintaista palveluaan. Mikäli Konsultti käyttää lakiasiainpalveluiden tuottamiseen ulkopuolista palveluntarjoajaa, tulee se yksilöidä tarjoukseen liitettävässä alikonsulttien listauksessa. Mahdollisen alihankkijan työn ohjaaminen ja johtaminen kuuluvat Konsultin tehtävään. Hankkeen tavoitteiden ja lopputulosten saavuttaminen edellyttää käytännössä korkeatasoista kiinteistö- ja rakennusalan juridiikan osaamista ja soveltuvaa kokemusta kiinteistöliiketoiminnasta ja kiinteistökehityshankkeiden sopimusjuridiikasta sekä niihin liittyvistä rahoitusjärjestelyistä. Jyväskylän kaupungin niin vaatiessa Konsultilla on velvollisuus vaihtaa käyttämänsä lakimies / palveluntarjoaja toiseen, eikä Konsultilla ole tässä tapauksessa oikeutta mihinkään hyvitykseen tai lisäkustannusten korvaukseen. Konsultin esittämää lakiasiainkonsulttia ja lakimiehen arvioitua tuntimäärää ei huomioida eikä käytetä 15 / 18

16 tarjousvertailussa. Sen sijaan hankintayksikkö huomioi ne arvioidessaan tarjouksen mahdollista alihintaisuutta ja resurssien riittävyyttä 5.14 Konsultin tehtävän ulkopuolelle rajattavat tehtävät Kaupunki vastaa Valmetin pysäköintiä koskevien sopimusten uudelleenneuvottelusta. 6 AIKATAULU JA TOTEUTUSTAPA Konsultti laatii kiinteistökehityssuunnittelu- ja kaavoitusvaiheen käynnistyessä kyseistä vaihetta koskevan yksityiskohtaisen aikataulun työvaiheineen ja -tehtävineen (sisältäen kaikki kohdassa 5 määritetyt Konsultin tehtäväalueet) sekä määrittää hankkeen kokonaisaikataulun jaettuna vaiheisiin: o kiinteistökehityssuunnittelu ja kaavoitus (detalji- ja tehtävätasoinen) o suunnittelu (tehtävätasoinen, vaihtoehtoinen eri urakkamallien mukaan) o rakentaminen (tehtävätasoinen, vaihtoehtoinen eri urakkamallien mukaan ) Konsultin tulee kiinnittää erityishuomiota kiinteistökehityssuunnittelu- ja kaavoitusvaiheen detaljitasoiseen aikataulutukseen. Konsultti määrittää vaihtoehdot hankkeen toteutus- ja urakkamuodoksi perusteluineen. 7 PROJEKTIN HALLINTA Täydennetään kiinteistökehityskonsultin valinnan jälkeen 7.1 Konsultin resurssit ja organisaatio hankkeen suorittamiseen Projektiin osallistuvat Konsultin henkilöt Henkilöiden roolit, vastuut ja velvollisuudet Ym. Konsultin tehtävän suorittamiseen liittyvät asiat 7.2 Projektin (hallinnollinen) organisointi Projektipankit, dokumentointi yms. 7.3 Työmäärät ja kustannusarvio Konsultti laatii ehdotuksensa kiinteistökehityssuunnitteluvaiheen työmääristä ja kustannusarviosta, sekä oman työnsä että arkkitehdin ja lakiasiainpalvelun osalta. Konsultin vastuulla on hankkeen kustannusseuranta ja raportointi. Konsultti esittää malliraportin jo tarjousvaiheessa Tilaajalle 16 / 18

17 Työmäärät Kustannusarvio Laskutusasiat Kustannusseuranta Konsultin esittämät työmäärä- ja kustannusarviot eivät vaikuta Konsultin laskutukseen taikka tule muutoinkaan Tilaajaa sitovaksi. Niillä ei myöskään ole vaikutusta tarjousvertailuun. 7.4 Palaverit ja kokoukset Hankkeeseen liittyvien palaverien ja kokousten osalta noudatetaan seuraavaa, ellei Tilaajan kanssa ole erikseen muuta sovittu: Konsultti pitää sisäisiä projektiryhmän kokouksia viikoittain; Tilaajan edustajan /ohjausryhmän kanssa kokouksia pidetään n. 1 2 kk välein; Muita sidosryhmiä ja potentiaalisia yhteistyökumppaneita tavataan tarpeen mukaan, osa yhteydenpidosta hoidetaan puhelimitse tai videoneuvotteluina (esim. Skypen välityksellä); Asiakkaan/yhteistyökumppaneiden/sidosryhmien kanssa käytävistä kokouksista laaditaan kokousmuistio Konsultin toimesta ja se toimitetaan Tilaajan edustajille/ Tilaajan määrittämälle jakelulle; Kokouksissa noudatetaan yleisiä kokouskäytänteitä; kokoukseen valitaan puheenjohtaja sekä sihteeri ja kokouksen päätösvaltaisuus todetaan; Kokousta kuljetetaan laaditun esityslistan mukaisesti; Kokouksissa käydään läpi kiinteistökehityssuunnittelun tilannekatsaus, edellisessä kokouksessa sovittujen asioiden ja tehtävien tila sekä esityslistalla olevat asiat; Esityslista laaditaan yhteisesti ja se toimitetaan kokoukseen osallistujille 2 päivää ennen kokousta; Kokouksen sihteeri laatii pöytäkirjan kokouksen kulusta ja tehdyistä päätöksistä ja lähettää sen sovitulle jakelulistalle. 7.5 Raportointi ja tiedottaminen Hankkeen raportointi sovitaan erikseen kiinteistökehityssuunnitteluvaiheen käynnistyessä ja kuvataan päivitetyssä projektisuunnitelmassa. Hankkeen tiedottamisesta vastaa kaupunki ja se toteutetaan yhteistyössä Konsultin kanssa. 8 KIINTEISTÖKEHITYSSUUNNITTELU- JA KAAVOITUSVAIHEESSA ESIINTYVÄT HAASTEET JA RISKIEN ARVIOINTI Kiinteistökehityssuunnitteluvaiheelle laaditaan erillinen riskiarvio, jonka kaupunki tilaa ulkopuoliselta konsultilta. Konsultti on velvollinen osallistumaan riskiarvion laadintaan tarvittavassa laajuudessa ilman erillistä korvausta. 17 / 18

18 Avainhenkilöriskit Poliittinen riski/haasteet kunnassa Jne, jne. 9 HANKKEEN JATKOTOIMENPITEET JA EDISTÄMINEN - Konsultti täydentää - Mitä tullaan saamaan tämän vaiheen suorittamisen jälkeen aikaiseksi ja mitä seuraavaksi tapahtuu kun vaihe on suoritettu (next steps)? 18 / 18