Jyväskylän kaupunki, Jyväskylän Tilapalvelu -liikelaitos

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö Hippos 2020 kiinteistökehityssuunnitelmasta Jyväskylän kaupunki, Jyväskylän Tilapalvelu -liikelaitos

2 2 Sisällys 1 JOHDANTO TAUSTA HANKEKUVAUS TARJOAJILLE HUOMIOKSI AIKATAULU HANKINTAMENETTELYN OHJEELLINEN AIKATAULU KIINTEISTÖKEHITYSSUUNNITTELUPALVELUN TOTEUTUSAIKATAULU KIINTEISTÖKEHITYSKONSULTIN TEHTÄVÄLAAJUUS TARJOAJAN PROJEKTIORGANISAATIO SOPIMUS TARJOUKSEN VALINTA VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET KIINTEISTÖKEHITYSSUUNNITTELUPALVELUN HINTA TARJOUKSEN LAATU Vertailuperusteet Projektipäällikön ja projektipäällikön varahenkilön osaamisen arviointi Projektisuunnitelman laadun arviointi Lopullisten laadun vertailupisteiden laskeminen HINTA- JA TUNTIERITTELY BONUSPALKKIOJÄRJESTELY TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN TARJOUSTEN AVAAMINEN JA HANKINTAPÄÄTÖS LIITTEET... 10

3 3 1 Johdanto 1.1 Tausta Hippoksen alue on Jyväskylän keskustan kupeessa sijaitseva urheilutoiminnan keskus, jossa sijaitsee useita eri sisä- ja ulkolajien harrastamiseen sekä kilpaurheiluun liittyviä tiloja ja toimintoja. Lisäksi alueella on liikuntatieteiden tutkimiseen ja opetukseen sekä yleiseen hyvinvointiin liittyviä yksiköitä. Jyväskylän kaupunki on käynnistänyt Hippoksen alueen kokonaisvaltaisen kehittämisprojektin. Kyseessä on useita eri toimintoja ja palveluja käsittävä kiinteistökehityshanke, jossa on tarkoituksena tukeutua alueella jo toimiviin liikunnan, urheilun, tutkimuksen, opetuksen ja hyvinvoinnin palveluihin sekä etsiä myös uusia toimijoita. Projekti sisältää alueen toimintojen ja rakennuskannan kehittämisen ohella myös alueen hallinnoinnin ja liiketoiminnallisuuden tehostamiseen sekä alueen toimijoiden yhteistyön tiivistämiseen liittyviä tavoitteita. Lähtökohtaisesti alueen toimintojen hallinnointi ja omistus tullaan keskittämään perustettaviin kiinteistö- ja manageerausyhtiöihin, joihin tulee omistajiksi niin julkisia kuin yksityisiäkin tahoja. Tavoitteena on luoda Hippoksen alueesta kansainvälisesti ja valtakunnallisesti kiinnostava, uudenlainen monipuolisen liikunnan ja hyvinvointipalvelujen, kilpaurheilun sekä tutkimuksen keskus niihin liittyvine tukitoimintoineen. 1.2 Hankekuvaus Hippoksen alueen kehittämisprojektista on valmistunut tarjouspyynnön liitteenä 1 oleva HIPPOS esiselvitys. Selvityksestä on käyty tarkemmin läpi Hippoksen alueen nykytilannetta ja korjaustarpeita; alueen toimijoita ja yhteistyökumppaneita; alueen kehittämisvaihtoehtoja sekä kehittämisprojektin tavoitteita. Esiselvitys toimii nyt valittavan kiinteistökehityskonsultin työn tausta-aineistona ja määrittää hankintayksikön osoittamalla tavalla kiinteistökehityssuunnittelutoimeksiannon peruslähtökohdan. Konsultti ei kuitenkaan ole muutoin sidottu esiselvitysaineistoon, vaan konsultin työn tulosten tulee kaikilta osin perustua konsultin itsenäiseen näkemykseen, jossa konsultin tekemät ratkaisut ja esitykset perustuvat liitteenä 2 olevassa projektisuunnitelmassa tarkemmin määritellyn tehtävän huolelliseen ja ammattitaitoiseen suorittamiseen. Kiinteistökehityskonsultin keskeinen tehtävä on tuottaa kaupungin päätöksentekoa varten Hippoksen alueen kehittämisprojektin kiinteistökehityssuunnitelma sisältäen täsmälliset hankkeen laajuutta, toimivuutta, laatua, kustannuksia, kannattavuutta, toteutusta, ajoitusta ja ylläpitoa koskevat tavoitteet ja laskelmat. Kiinteistökehityssuunnittelu toteutetaan rinnakkain kaupungin kaavoitussuunnittelun kanssa sisältäen myös sijoittajien ja rahoituksen hankinnan. Lisäksi toimenkuva sisältää kaupallisen konseptin ja yhtiörakenteen sekä organisoinnin määrittelyn.

4 4 Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-järjestelmässä ja TED-julkaisukanavassa Hankintayksikkö sai seitsemän osallistumishakemusta, jotka kaikki täyttivät hankintailmoituksen mukaiset soveltuvuusvaatimukset. Ehdokkaat hyväksyttiin tarjouskilpailuun kiinteistöjohtajan päätöksellä Tarjouspyynnöt on lähetetty ja sitovat tarjoukset tulee toimittaa viimeistään klo Alustavan aikataulun mukaisesti kiinteistökehityssuunnitelman tulisi olla valmiina , minkä jälkeen kaupunki aloittaa Hippoksen alueen kehittämistä ja varsinaista toteuttamista koskevat toimet. 1.3 Tarjoajille huomioksi Hippos-hankkeessa on kyse yhdestä Jyväskylän kaupungin merkittävimmistä ja laajavaikutteisimmista kaupunkikehityksen kärkihankkeista, jonka onnistuminen laadukkaasti ja aikataulussaan on ensiarvoisen tärkeää. Hanke on poikkeuksellisen haastava ja vaatii monipuolista osaamista muun ohella teknisestä ja taloudellisesta suunnittelusta, sijoittaja- ja sopimusneuvotteluista sekä talouslaskelmista. Käytännössä kiinteistökehityssuunnitteluhankeen vaatimustenmukainen läpivieminen edellyttää syvällistä osaamista ja aiempaa kokemusta vastaavista kiinteistökehityshankkeista. Tarjoajien on huomioitava hankkeen haastavuus tarjouslaskennassaan ja arvioidessaan palvelun toteuttamiseen vaadittavia resursseja. Hankintayksikkö muistuttaa tarjoajia hankintalain 63 :n mukaisesta oikeudestaan hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset. 2 Aikataulu 2.1 Hankintamenettelyn ohjeellinen aikataulu - Hilma-ilmoitus Osallistumishakemusten vastaanotto Tarjoajien valinta Tarjouspyyntöasiakirjojen toimittaminen Tarjousten vastaanotto klo 14 - Tarjousvertailu ja hankintapäätös elokuu Hankintasopimuksen allekirjoittaminen syyskuu Kiinteistökehityssuunnittelupalvelun toteutusaikataulu Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen mukana esitys palvelun toteutusaikatauluksi. Aikataulussa tulee olla yksityiskohtaisesti kuvattuna eri työtehtävien aikataulutus sekä hankkeen kokonaisaikataulu jaettuna seuraaviin vaiheisiin: - Kiinteistökehityssuunnittelu ja kaavoitus (detalji- ja tehtävätasoinen); - Suunnittelu (tehtävätasoinen, vaihtoehtoinen eri urakkamallien mukaan); ja - Rakentaminen (tehtävätasoinen, vaihtoehtoinen eri urakkamallien mukaan).

5 5 Tarjouksessa tulee kiinnittää erityishuomiota kiinteistökehityssuunnittelu- ja kaavoitus -vaiheen detaljitasoiseen aikataulutukseen. Tarjoaja määrittää ja perustelee aikataulussa mahdollisesti käytettävät vaihtoehdot hankkeen toteutus- ja urakkamuodoiksi. Tarjous, joka ei täytä edellä olevia ehtoja, voidaan sulkea tarjouskilpailusta. 3 Kiinteistökehityskonsultin tehtävälaajuus Kiinteistökehityskonsultin tehtävälaajuus on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä 2 olevassa projektisuunnitelmassa. 4 Tarjoajan projektiorganisaatio Tarjoajan edellytetään nimittävän projektipäälliköksi kokeneen ja osaavan henkilön sekä käyttävän muutoinkin osaavaa projektiorganisaatiota, joka mahdollistaa Hippos-projektin kiinteistökehityssuunnittelun menestyksellisen toteuttamisen ja joka on tarjouspyyntöaineiston edellyttämällä tavalla kaupungin käytettävissä. Tarjoaja nimeää tarjouksessaan projektipäällikön sekä hänen varahenkilönsä. Hankintayksikkö edellyttää, että projektipäällikkö ja hänen varahenkilönsä ovat projektin käytettävissä kiinteistökehityssuunnitelman toteutusaikataulun mukaisesti, eikä heitä ilman hankintayksikön kirjallista suostumusta voida vaihtaa hankkeen aikana. Kiinteistökehityskonsultin henkilöstön osaamisella ja kokemuksella on Hippos-hankkeen onnistumisen kannalta ja siten myös nyt hankittavan kiinteistökehityssuunnitelman laadun osalta erityinen merkitys. Tämän johdosta projektipäällikön ja hänen varahenkilönsä osaamisen vertailemista varten tarjoajan tulee heidän osaltaan täyttää ja liittää tarjoukseen tarjouspyynnön liitteenä 3 oleva projektihenkilöstöä koskeva laatutarjouslomake. Projektikieli on suomi. Tämän johdosta projektipäällikön tulee täyttää suomenkielen kielitaidon osalta eurooppalaisen viitekehyksen mukaiset taitotason C2 vaatimukset. Muun henkilöstönsä osalta tarjoaja järjestää tarvittaessa tulkkausapua. Mikäli tarjoaja käyttää toimituksessa alikonsultointia, tulee käytettävät alikonsultit esittää tarjoukseen liitettävässä alikonsulttien listauksessa. Hankintayksiköllä on perustellusta syystä oikeus vaatia esitetty alikonsultti vaihdettavaksi toiseen toimijaan ilman hintavaikutusta. 5 Sopimus Kiinteistökehityssuunnitelmaa varten solmittava konsulttisopimusluonnos toimitetaan tarjoajille myöhemmin, kuitenkin niin, että sopimusluonnos on tarjoajien käytettävissä tarjousta laatiessaan.

6 6 6 Tarjouksen valinta 6.1 Valinta- ja vertailuperusteet Kiinteistönkehityskonsultin lopullinen valinta suoritetaan alustavan aikataulusuunnitelman mukaan elokuussa Tarjouskilpailun valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka vertailuperusteet ja niiden painoarvot ovat: - kiinteistökehityssuunnittelupalvelun hinta 30 % - tarjouksen laatu 70 % Ohessa esitetään vertailuperusteiden tarkempi yksilöinti. 6.2 Kiinteistökehityssuunnittelupalvelun hinta Hinnan osalta enimmäispistemäärä on 30 pistettä. Tarjoajan tulee esittää tarjoamalleen, tarjouspyynnössä ja sen liitteissä edellytetylle kiinteistökehityssuunnittelupalvelulle sitova kokonaishinta (alv 0). Indeksiehtoja ja muita varaumia ei hyväksytä. Hinta sisältää mahdolliset matka-, majoitus-, ja muut kiinteistökehityssuunnittelupalvelun suorittamisesta aiheutuvat kustannukset. Kokonaishinnaltaan halvin tarjous saa 30 pistettä. Muiden tarjousten hintapisteet lasketaan kaavalla: Halvin hinta / tarjottu hinta x 30 pistettä. Vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. 6.3 Tarjouksen laatu Vertailuperusteet Tarjouksen laadun osalta enimmäispistemäärä on 70 pistettä. Tarjouksen laatua arvioidaan seuraavien vertailuperusteiden perusteella: Tarjoajan tähän projektiin nimeämän projektipäällikön osaaminen; enimmäispisteet 30 pistettä; Tarjoajan tähän projektiin nimeämän projektipäällikön varahenkilön osaaminen; enimmäispisteet 20 pistettä; ja Tarjoajan esittämän projektisuunnitelman laatu; enimmäispisteet 20 pistettä.

7 Projektipäällikön ja projektipäällikön varahenkilön osaamisen arviointi Projektipäällikön ja projektipäällikön varahenkilön osaamista arvioidaan heidän aiemmin toteuttamien, tässä kohteessa vaadittavaa osaamista osoittavien hankkeiden perusteella. Projektipäällikön ja projektipäällikön varahenkilön laadun arviointia varten tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä 3 oleva laatutarjouslomake huolellisesti. Pisteytystaulukon osalta kohdat, joihin ei ole vastattu mitään, tulkitaan EI -vastauksiksi. Liitteenä 3 olevassa laatutarjouslomakkeessa on tarkemmin määritelty se, miten projektipäällikön ja projektipäällikön varahenkilön laatupisteet muodostuvat referenssikohteittain. Projektipäällikön osalta eniten pisteitä laatutarjouslomakkeen mukaisilla perusteilla saanut tarjous saa tältä osin laatupistemääräksi 30 pistettä ja muiden tarjousten pistemäärät lasketaan kaavalla: Tarjouksen pistemäärä / paras pistemäärä x 30. Projektipäällikön varahenkilön osalta eniten pisteitä laatutarjouslomakkeen mukaisilla perustella saanut tarjous saa tältä osin laatupistemääräksi 20 pistettä ja muiden tarjousten pistemäärät lasketaan kaavalla: Tarjouksen pistemäärä / paras pistemäärä x 20. Vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella Projektisuunnitelman laadun arviointi Projektisuunnitelman laatua arvioidaan tarjoajan projektikuvauksissaan esittämien ratkaisujen perusteella. Kyseessä on haastava kaupunkikehityshanke, jonka onnistumisen edellytyksenä on tarjoajan mahdollisimman monipuolinen ja syvällinen hankkeeseen liittyvien eri osaamisalueiden hallinta sekä alan viimeisimmän osaamisen hyödyntäminen ja innovatiiviset ratkaisut. Lisäksi hankintayksikön näkökulmasta olennaista on hankkeen vaatimusten ja hankkeen onnistuneen läpiviemisen edellyttämien resurssien oikea hahmottaminen sekä hankkeeseen liittyvien riskien ja niitä koskevien ratkaisujen hallinta. Näistä lähtökohdista tarjoukseen tulee sisällyttää erilliset projektikuvaukset seuraavista osioista: 1) tekninen osio; 2) rahoitusosio; 3) kaupallinen osio; sekä 4) organisaatio ja aikataulu (katso aikataulun osalta myös tarjouspyynnön kohta 2.2). Näiden projektikuvausten tarkoitus on antaa hankintayksikölle käsitys tarjoajan kyvystä täyttää edellä esitetyt vaatimukset sekä suoriutua kunkin osa-alueen toteutuksesta hankkeen vaatimalla laadukkuudella.

8 8 Seuraavassa on esitetty tarkemmin kunkin osion osalta tarjousvertailussa huomioon otettavat seikat, osiosta saatavat enimmäispisteet sekä kuvausten maksimipituudet (normaali fonttikoko). Projektisuunnitelman laadun osalta enimmäispisteet ovat 20. 1) Tekninen osio, enintään 2 pistettä (kuvauksen pituus enintään yksi A4-sivu) Suunnittelun johtamisen kuvaus; ja Kaavoituksen ohjaamisen kuvaus. 2) Rahoitusosio, enintään 8 pistettä (kuvauksen pituus enintään kolme A4-sivua) Sijoitusmuistion sisällysluettelo ja sijoitusmuistion liitteet; Investointilaskelma; Kassavirtalaskelma; Sijoittajan valinnan kriteerit ja valintamenettely; Yhtiöstruktuuri; Sijoitussopimuksen sisällysluettelo; Management-yhtiön rahoituksen periaatteet; ja Jyväskylän kaupungin taloudellisen vastuun ja roolin määrittäminen kiinteistöyhtiössä sekä management-yhtiössä. 3) Kaupallinen osio, enintään 6 pistettä (kuvauksen pituus enintään kaksi A4-sivua) Esiselvityksessä laaditun konseptin jatkokehittämisen malli; Vuokralaishankintaan tarkoitetun Hippos-esitteen sisällysluettelo; Hippoksen alueen nykyisten käyttäjien tarpeiden määrittäminen; Vuokralaisen valinnan kriteerit ja valintamenettely; Vuokrasopimuksen keskeiset ehdot; ja Management-yhtiön toimintamalli. 4) Organisaatio ja aikataulu, enintään 4 pistettä (kuvauksen pituus enintään yksi A4-sivu, aikataulu voi olla erillinen liite, jota ei lasketa enimmäispituuteen) Organisaation tehtävä- ja resurssikuvaus; Organisaation työskentely- ja raportointikuvaus; ja Projektin aikataulun kuvaaminen perusteluineen (pääpaino kiinteistökehityssuunnitelman laatimisen jaksolla, mutta kuvaus myös suunnittelu- ja toteutusvaiheesta) Lopullisten laadun vertailupisteiden laskeminen Projektipäällikön ja projektipäällikön varahenkilön osaamisen sekä projektisuunnitelman laadun osalta saaduista yhteispisteistä lasketaan tarjousvertailussa käytettävä vertailupistemäärä kaavalla:

9 9 Projektipäällikön osaamispisteet + projektipäällikön varahenkilön osaamispisteet + projektisuunnitelman laatupisteet (= enintään 70 pistettä). 7 Hinta- ja tuntierittely Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen mukana erillinen suljettu hintakirjekuori, jossa on ilmoitettava tarjouksen kiinteä kokonaishinta. Kiinteän kokonaishinnan lisäksi tarjoajan tulee esittää erittely, josta ilmenee kunkin tarjouspyynnön liitteenä 2 olevan projektisuunnitelman kohdassa 5 yksilöidyn työtehtävän arvioitu tuntimäärä sekä kokonaishinta. Näitä yksilöintitietoja ei käytetä tarjousvertailussa eivätkä ne vaikuta valitun konsultin laskutukseen taikka tule osaksi konsulttisopimusta, mutta hankintayksikkö tarvitsee tiedot tarjouksen resursoinnin riittävyyden arviointiin sekä muun ohessa seuranta- ja budjetointitarpeitaan varten. 8 Bonuspalkkiojärjestely Tarjoajille tiedoksi, että hankintayksikkö tulee soveltamaan valitun konsultin kanssa bonuspalkkiojärjestelyä konsulttisopimukseen tarkemmin kirjattavin tavoin. Mikäli konsultti suoriutuu tehtävästään hyväksyttävästi, hankintayksikkö tulee maksamaan konsultille tarjouksen mukaisesta kiinteästä kokonaishinnasta laskettavan 30 prosentin suuruisen bonuspalkkion, joka maksetaan kokonaisuudessaan tai pääosaltaan, kun koko tehtävä on onnistuneesti suoritettu. Bonuspalkkion edellytyksenä on Hippos-hankkeen suunnittelu- ja rakennusvaiheen käynnistämisen mahdollistavien sopimusten allekirjoittaminen. Käytännössä tämä tarkoittaa myös sitä, että sijoittajasopimukset ovat varmistuneet sekä suunnittelurahoitusvaiheen rahoitus järjestynyt. Mahdollista bonusta ei huomioida tarjousvertailussa. 9 Tarjouksen toimittaminen Lopulliset tarjoukset tulee toimittaa kirjallisena suljetussa kirjekuoressa (huom. hintatarjous erillisessä kuoressa) kello mennessä Jyväskylän kaupungin kirjaamoon: Jyväskylän kaupunki Kirjaamo PL 193 (Vapaudenkatu 32) Jyväskylä Tarjouskuoreen tulee merkitä: Tarjous Hippos 2020 kiinteistökehityssuunnitelma. Tarjous voidaan toimittaa henkilökohtaisesti, lähetin välityksellä tai postitse. Sähköpostitse tai faksilla lähetettyjä tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksen saapumisesta määräajassa vastaa tarjoaja.

10 10 Tarjoajan tulee merkitä tarjoukseensa ne kohdat, jotka sisältävä liikesalaisuuksia. Lisäksi tarjoajan tulee toimittaa erillinen kopio tarjouksesta liitteineen, josta liikesalaisuudet on poistettu. Muussa tapauksessa hankintayksikkö käsittelee tarjousta kokonaan julkisena. Tarjoukset tulee laatia huolellisesti. Tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten mukainen. Varaumia tai poikkeamia ei hyväksytä. Tarjousten jättämiselle varatun määräajan jälkeen muutosten tekeminen tarjouksiin ei pääsääntöisesti ole mahdollista. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset suljetaan hankintasäännösten edellyttämällä tavalla tarjouskilpailusta. Mikäli tarjouspyynnössä on epäselvyyksiä tai virheitä erityisesti hankittavan palvelun sisällön tai vertailuperusteiden osalta taikka siitä ilmenee muuta kysyttävää, tarjoajaa kehotetaan ottamaan hankintayksikköön mahdollisimman pikaisesti yhteyttä sähköpostilla: Muussa tapauksessa tarjoajan katsotaan hyväksyneen tarjouspyynnön liitteineen ja tarkastaneen, että ne sisältävät riittävät tiedot hankinnan kohteena olevasta palvelusta sekä sille asetetuista tavoitteista ja vaadituista tuloksista, eivätkä sisällä tarjousten laadintaa taikka muutoinkaan tarjoajien tasapuolista kohtelua vaarantavia seikkoja. Tarjoajia kehotetaan esittämään kysymyksensä/huomionsa viimeistään Hankintayksikkö vastaa esitettyihin kysymyksiin sähköpostitse yhteisesti kaikille tarjoajille viimeistään Mikäli tämän jälkeen vielä ilmenee selvennystarvetta, on tarjoajalla mahdollisuus esittää tarkentavat kysymykset viimeistään , joihin hankintayksikkö antaa vastaukset viimeistään Tarjousten avaaminen ja hankintapäätös Tarjousten vastaanottamisen jälkeen hankintayksikkö järjestää tarjousten avaustilaisuuden. Avaustilaisuudessa ovat läsnä ainoastaan kaupungin edustajat ja mahdollisesti ulkopuolinen asiantuntija. Avaustilaisuudessa tarkastetaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus, minkä jälkeen suoritetaan laadullinen vertailu. Vasta laadullisen vertailun jälkeen avataan tarjousvertailuun hyväksyttyjen tarjousten hintakuoret, minkä jälkeen suoritetaan lopullinen tarjousvertailu ja tarjouskilpailun voittajan valinta. Avaustilaisuudesta laaditaan pöytäkirja, joka toimitetaan hankintapäätöksen liitteenä. Hankintapäätöksen jälkeen voittaneelta tarjoajalta tullaan tarkistamaan hankintailmoituksessa asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan tarjoajille myöhemmin toimitettava konsulttisopimus allekirjoitetaan aikaisintaan hankintalain 77 :ssä tarkoitetun odotusajan päätyttyä. 11 Liitteet Liite 1 Liite 2 Liite 3 HIPPOS esiselvitys Projektisuunnitelma Laatutarjouslomake