Suomen Asuntomessut SUURMESSUTAPAHTUMAN PROSESSI

Transkriptio

1 Suomen Asuntomessut SUURMESSUTAPAHTUMAN PROSESSI

2 SUURMESSUTAPAHTUMAN PROSESSI MESSUHAKU vuotta SUUNNITTELU JA TOTEUTUS vuotta Intensiteetti Messupaikkakunta -Kaavoitus ja kunnallistekniikka -Ennakkomarkkinointi ja viestintä messuvuoden alkuun asti -Messutoimisto -Messuaikainen liikenne ja pysäköinti Yhteydenotto Osoitus sitoutumisesta (päätökset): Messualue kunnan käytettävissä Ideat maankäytöstä Paikkakunnan plussat Tavoitteet Projektisuunnitelma ja kustannusarvio Neuvottelut Hakemus: Teeman / strategian mukainen Kaavoitus Puitesopimuksen allekirjoittaminen Kaavoituksen vahvistuminen Kunnallistekniikan rakentaminen Suomen Asuntomessut -Markkinointi ja viestintä -Lipunmyynti -Näytteilleasettajien ja yleisöpalveluiden hankinta -Messututkimus Päätös teemasta: Rakentaminen Markkinointi Kaupunginosatutkimus Asumisen tyytyväisyyden tutkimus Muut tutkimukset hakijoiden kanssa Päätös: Messupaikkakunnan valinta Valintakriteerit: Strategian mukainen Alueen vahvuudet Maankäytön tilanne Kysyntä / haluttavuus Kokeilunhaluisuus Yhteistyötahojen laajuus Messutekniset vaatimukset (sopimus, liikenne, jne.) Yhteistoimintasopimuksen sisältö lyödään lukkoon (allekirjoitetaan myöhemmin) Messuorganisaatio -Asuntomessutoimikunta -Työryhmät (tekniikka, laatu, liikenne, tiedotus ja markkinointi) -Asuntomessutoimisto Messuorganisaation perustaminen: toimikunta työryhmät asuntomessutoimisto Tonttien luovutusehdot ja rakentamisen kriteerit Muut sidosryhmät

3 Monikantasopimus: = Sitoumus messurakentamiseen SUURMESSUTAPAHTUMAN PROSESSI SUUNNITTELU JA TOTEUTUS vuotta SUUNNITTELU JA TOTEUTUS vuosi Intensiteetti Messupaikkakunta -Kaavoitus ja kunnallistekniikka -Ennakkomarkkinointi ja viestintä messuvuoden alkuun asti -Messutoimisto -Messuaikainen liikenne ja pysäköinti Suomen Asuntomessut -Markkinointi ja viestintä -Lipunmyynti -Näytteilleasettajien ja yleisöpalveluiden hankinta -Messututkimus Kunnallistekniikka valmis Tonttien luovutus Päätös: Yhteistoimintasopimuksen allekirjoittaminen Allekirjoituskriteerit: kaavoituksen valmiustila messukohteiden määrä (>25) Ennakkomarkkinointi ja viestintä messuvuoden alkuun asti (yhteistyössä SAM:n kanssa) Aluesuunnitelma: Myyntialueet Näyttelykohteet B2B Lipunmyynti Asiakaskutsukortti Markkinointi ja viestintä Näyttelypaikkamyynti (esittelypisteet, ulkopaikat, jne.) Lipunmyynti - 6 kk ennen tapahtumaa Messutoimisto ja Mediakeskus toiminnassa - 4 päivää Messuorganisaatio -Asuntomessutoimikunta -Työryhmät (tekniikka, laatu, liikenne, tiedotus ja markkinointi) -Asuntomessutoimisto Tonttien markkinointi Rakennuttaja- ja näytteilleasettajavalinnat Rakentamisen valmistelu (korttelikohtainen ohjaus ja rakennuslupasuunnitelmien ohjaus) Asuntomessutoimiston siirto messualueelle -1 kk Messujärjestelyt valmiit - 2 päivää Muut sidosryhmät Rakentaminen rakentajat / asukkaat rakennuttajat Rakentamisen valmistuminen - 2 kk Pihojen valmistuminen - 1 kk Näytteilleas. - 2 vko

4 SUURMESSUTAPAHTUMAN PROSESSI MESSUTAPAHTUMA 31 päivää / sis. 5 viikonloppua MESSUJEN JÄLKEEN + 1 kuukausi Intensiteetti Messupaikkakunta -Kaavoitus ja kunnallistekniikka -Ennakkomarkkinointi ja viestintä messuvuoden alkuun asti -Messutoimisto -Messuaikainen liikenne ja pysäköinti Liikenne ja pysäköinti Yleisöpalvelut: WC, vartiointi, järjestysmies Messuavajaiset Suomen Asuntomessut (Mediakeskus) Messututkimus Messututkimuksen raportti -Markkinointi ja viestintä -Lipunmyynti -Näytteilleasettajien ja yleisöpalveluiden hankinta -Messututkimus Markkinointi ja viestintä Lipunmyynti - 6 kk ennen tapahtumaa Yleisöpalvelut: ensiapu, lastenhoito, ravintolat Ohjelmallinen ilta 1 x vko Ohjelmallinen ilta 1 x vko Ohjelmallinen ilta 1 x vko Väliaikaisrakenteiden purku (tarvittaessa) päivää Loppuseminaari: - Messututkimuksen julkaisu - Messuvoittajien julistaminen + 3 kuukautta Messuorganisaatio -Asuntomessutoimikunta -Työryhmät (tekniikka, laatu, liikenne, tiedotus ja markkinointi) -Asuntomessutoimisto Messujohto: tapahtuman johto messualueella (tapaa joka maanantai) Muut sidosryhmät Näytteilleasettelijat Asukkaat muuttavat sisään + 3 päivää

5 SUURMESSUTAPAHTUMAN PROJEKTIORGANISAATIO

6 SUURMESSUTAPAHTUMAN PROJEKTIORGANISAATIO OSUUSKUNTA SUOMEN ASUNTOMESSUT MESSUPAIKKAKUNTA Puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jokaisessa ryhmässä Asuntomessujen edustaja. Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Lautakunnat, toimialat, konsernin osat Kaupunginjohtajat STRATEGINEN OHJAUS JA PÄÄTÖKSENTEKO ASUNTOMESSUTOIMIKUNTA on Osuuskunta Suomen Asuntomessujen ja kaupungin välinen yhteistyöelin, joka ohjaa ja valvoo strategisten linjausten ja yhteistoimintasopimuksen mukaisesti sekä toimii vaikuttajana tärkeimpien valtakunnallisten sidosryhmien suuntaan. Asuntomessutoimikunta on asuntomessuja koskevissa asioissa ylin päättävä elin. Toimitusjohtaja Kunnan poliittinen ja virkamiesjohto Muut kaupungin nimeämät edustajat Kokoontuu: Alkuun noin 2-3 kertaa vuodessa. Loppuvaiheessa useammin. SUUNNITTELU, TOTEUTUS JA LAADUNVALVONTA Työryhmät toimivat oman alansa erityisasiantuntijoina ja valmistelijoina sekä vastaavat yhteistoiminnassa toimialansa tehtävien toteutumisesta. On tärkeää löytää oikeat henkilöt, eli tekijät, osaajat, vaikuttajat ja innostajat, jotka jaksavat paneutua toimintaan koko messutapahtuman valmisteluajaksi. Omalla aktiivisuudellaan jäsenet ohjaavat asioita tapahtuman kannalta oikeaan suuntaan ja huolehtivat, että kunkin edustama taho ja heihin liittyvien sidosryhmien ideat ja ajatukset tulevat välitettyä ryhmälle. Jotta työryhmien toiminta olisi tehokasta, niiden koko tulee olla maksimissaan 10 henkeä. Työryhmiin kutsutaan tarvittaessa yhteisesti sovittavia asiantuntijoita ja yhteistyökumppaneita. LAATURYHMÄ Valmistelee ja määrittelee messualueelle rakennettavan ympäristön laadulliset ominaisuudet ja valvoo niiden toteutumista. Valmistelee tontinluovutusohjeet ja tekee ehdotuksen kohteiden rakentajista asuntomessutoimikunnalle. Hallintopäällikkö (vuorottelee) Myyntiassistentti (vuorottelee) Asuntotoimen edustaja Kaupunkisuunnittelun edustaja Tonttien luovuttamisen edustaja Rakennusvalvonnan edustaja Muut kaupungin ja ryhmän nimeämät edustajat Kokoontuu: Noin 2 kk välein TEKNIIKKARYHMÄ Vastaa messualueen kunnallistekniikan, liikenteen, viheralueiden sekä messuaikaisten rakenteiden ja teknisten palveluiden suunnittelusta ja toteutuksesta. Hallintopäällikkö (vuorottelee) Myyntiassistentti (vuorottelee) Alueen rakentamisen ja kunnallistekniikan edustaja Kaupunkisuunnittelun edustaja Liikennesuunnittelun edustaja Viherrakentamisen edustaja Muut kaupungin ja ryhmän valitsemat henkilöt Kokoontuu: Noin 2 kk välein VIESTINTÄ- JA MARKKINOINTIRYHMÄ Linjaa ja koordinoi messutapahtumaa edeltävää viestintää ja markkinointia jotta kaikkien vaikuttajatahojen viestintä olisi yhdenmukaista ja tulevaa messutapahtumaa tukevaa. Kehittää messutapahtuman palveluja. Markkinointijohtaja Tiedottaja Viestinnän edustaja Markkinoinnin edustaja Matkailun edustaja Kulttuurin edustaja Asuntomessutoimiston tiedottaja Muut kaupungin ja ryhmän valitsemat henkilöt Kokoontuu: Noin 2 kk välein PÄIVITTÄISET KÄYTÄNNÖN ASIAT ASUNTOMESSUTOIMISTO Projektinjohto, toimeenpanon koordinointi, työryhmien ja asuntomessutoimikunnan kokousten valmistelu ja sihteerin tehtävät. Projektikoordinaattori Tiedottaja MESSUTAPAHTUMAN JOHTAMINEN MESSUALUEELLA. VAIN TAPAHTUMAN AJAN. MESSUJOHTO Johtaa messutapahtumaa messualueella ja toimii vain messujen ajan. Toimitusjohtaja Kehitysjohtaja Markkinointijohtaja Kokoontuu: Messujen aikana joka maanantai.