Perusterveydenhuollon sähköisen kirjaamisen kehittäminen Ranualla. PaKasteen perusterveydenhuollon työskentelyjakso 2010

Transkriptio

1 Perusterveydenhuollon sähköisen kirjaamisen kehittäminen Ranualla PaKasteen perusterveydenhuollon työskentelyjakso 2010 Sarajärvi Anne

2 Sisällysluettelo Johdanto... 3 Ranuan kunnan työskentelyjakson aihe/ sisältö... 3 Tavoitteet... 4 Toteutus... 5 Tulokset ja tuotokset... 5 Arviointi... 6 Pohdinta

3 3 1. Johdanto Pohjois-Suomen monialaiset sosiaali- ja terveyspalvelut -hanke ( on aloittanut ja kestää saakka. Hankkeelle on myönnetty valtionavustusta kansallisen sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämisohjelmasta (KASTE). Hanketta hallinnoi Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymä ja koordinoinnista vastaa Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen Lapin toimintayksikkö. PaKasteen Lapin osiossa kehitetään perusterveyden huoltoa, terveyden edistämistä ja sosiaalityötä kuntalähtöisesti. Jokaiselle Lapin kunnalle on annettu mahdollisuus kehittää perusterveydenhuoltoa ja terveyden edistämistä PaKasteen rahoittamilla työskentelyjaksoilla. Kunnat ovat saaneet määritellä PaKasteen tavoitteita tukevat kehittämistyön kohteet ja valita kehittäjätyöntekijät. PaKaste on tukenut kuntia kehittämistyössä järjestämällä työkokouksia ja kehittämispäiviä. Lisäksi PaKasteen perusterveydenhuollon ja terveyden edistämisen suunnittelijat ovat tarvittaessa olleet kuntien työntekijöiden tukena. 2. Ranuan kunnan työskentelyjakson aihe/ sisältö Työskentelyjakson aiheena oli perusterveydenhuollon sähköisen kirjaamisen kehittäminen Ranuan terveyden- ja sosiaalitoimen yksiköissä. Keväällä 2010 otettiin terveyskeskuksen vuodeosastolla käyttöön sähköinen kirjaaminen. Näiden käyttökokemusten myötä päätettiin laajentaa sähköistä kirjaamista myös muihin yksiköihin. Terveydenhuollon toimintaa halutaan tehostaa myös parantamalla tiedon kulkua tietotekniikan avulla. Sähköisten potilasasiakirjojen käytettävyyttä lisätään niin, että sähköinen järjestelmä kattaa jatkossa potilaan koko hoitoprosessin terveydenhuollon eri toimipisteissä. Tällä varmistetaan hoidon jatkuvuus, laatu ja potilasturvallisuus. Tehostetun palveluasumisen yksikössä Rantakodissa sähköistä kirjaamista toteutettiin jo osittain mutta päivittäisen kirjaamisen yhtenäinen pohja puuttui. Henkilöstön tietotekninen osaaminen oli jo aiemmin tapahtuneen kirjauksen ansiosta hyvä. Vanhainkoti Marjaniemessä sähköistä kirjaamista toteuttivat lähinnä vain sairaanhoitajat. Tämä puolestaan oli johtanut siihen, että mm. potilastietojärjestelmään kirjautuminen oli uusi asia osalle henkilökuntaa. Kehitysvammayksikkö Marjukassa ei myöskään juuri käytetty sähköistä kirjaamista. Potilastietojärjestelmästä luettiin vain esim. asiakkaan lääkärillä käynnin jälkeen, mitä muutoksia hoitoon oli tullut. Kuitenkin henkilöstön tietotekninen valmius oli parempi kuin Marjaniemessä. Sähköisen kirjaamisen laajentamiseen oli syynä tiedonkulun helpottuminen. Esimerkiksi puhelinkonsultaatioissa lääkäri pystyy potilastietojärjestelmän päivittäisten merkintöjen avulla tekemään potilaan tilasta johtopäätöksiä. Potilasasiakirjojen avulla taataan hoitoa koskeva tiedonsaanti potilasta hoitavien henkilöiden ja organisaatioiden kesken. Potilasasiakirjojen tarkoituksena on palvella potilaan hoidon

4 4 suunnittelua, toteutusta ja seurantaa sekä edistää hoidon jatkuvuutta. Kun tieto on sähköisessä muodossa, tiedon kulkeminen eri potilasta hoitavien yksiköiden välillä helpottuu. Kuntamme eri sosiaali- ja terveystoimen yksiköiden vaaratapahtumien raportointi oli paperiversiona ja kohdistui ainoastaan lääkityksessä tapahtuviin vaaratapahtumiin. Rantakodilla, kotipalvelussa ja Marjaniemessä raportointia kylläkin tehtiin. Sähköisen HaiPro järjestelmän (terveydenhuollon vaaratapahtumien raportointijärjestelmä) käyttöön saimme LSHP:n kautta. Tämä järjestelmä kattaa vaaratapahtumien raportoinnin myös laajemmin. Järjestelmällisen ja helppokäyttöisen raportointimenettelyn avulla käyttäjät voivat hyödyntää vaaratapahtumista saatavat opit ja terveydenhuollon johto saa tietoa varautumisen riittävyydestä ja toimenpiteiden vaikutuksista. E-reseptin ja E-arkiston myötä rakenteisen kirjaamisen tulo hoitotyöhön tuo haasteita henkilöstölle. Suurin osa henkilöstöä ei tiennyt lainkaan mitä rakenteinen kirjaaminen edes tarkoitti. Termi oli vain tuttu median kautta. Jossain vaiheessa tuleva kirjaamisen muutos vaati valmistelua tulevaan prosessiin. Sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitusjärjestelmän tietojen kerääminen sähköisesti on aloitettu Ranualla portaittain keväästä 2010 lähtien. Kaikki tiedot on tarkoitus saada sähköiseen muotoon marraskuun 2010 loppuun mennessä. Sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitusjärjestelmää laajennetaan vuodesta 2011 lähtien siten, että perusterveydenhuollon avohoidosta kerätään yksilötason tietoja kansalliseen rekisteriin. Avohoidon tietouudistushankkeen varsinaisena päämääränä on saada valtakunnallisen rekisterin muodostamisen kautta perusterveydenhuollon avohoidosta tietoja ja indikaattoreita käyttöön eri tahoille ja eri käyttötarkoituksiin. Kansallisen rekisterin tehtävä on tuottaa keskenään vertailukelpoista tietoa. Tämä edellyttää kattavaa ja yhdenmukaista tietojen tallennusta sekä yhtenäistä sisältöjen tulkintaa. Tähän asiaan liittyen koulutusta tarvitaan hoidon tarpeen arviointiin päivystystyötä tekeville hoitajille. Työskentelyjaksoon kuului myös potilastietojärjestelmä Mediatrin käytön ongelmissa auttaminen eri yksiköissä. Ohjelmistojen käytössä on usein asioita / asioita, jotka helpottavat työtä jos ne vain tietää. Ohjelman peruskoulutus ei useinkaan anna näistä vinkeistä tietoa. Toisaalta joissakin yksiköissä joitakin osiota käytetään vain harvoin ja näin rutiinia ja tietoa mahdollisuuksista ei pääse karttumaan. Mediatrin käytön tehostamisessa keskityin lähinnä ohjelman lääkitysosion käytön ohjaamiseen. Lääkitysosio tuli ohjelmaan nykymuodossa alkuvuodesta Osion käytössä oli vielä yhtenäistämistä, koska tavoitteena on ollut, että lääkitysosio olisi ajantasainen ja luotettava tiedon lähde. Toinen iso asia, johon paneuduin, oli sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitus (Hilmo). Tähän asti tiedot kerättiin kustakin sosiaalialan yksiköstä paperiversiona. 3. Tavoitteet 1. Sähköisen kirjaamisen kehittäminen kunnan vanhus- ja vammaispalveluyksiköissä 2. Rakenteisen kirjaamisen käyttöönoton suunnittelu 3. HaiPro raportointimallin (potilasturvallisuusilmoitus) käyttöönoton suunnittelu ja ohjeistus

5 5 4. Toteutus Työskentelyjakso Ranualla oli Toimin koko ajan kokoaikaisena kehittämistyöntekijänä. Työni tukena oli säännöllisesti kokoontuva kehittäjäryhmä johon kuului lisäkseni yksiköiden esimiehet, johtava lääkäri ja atk-pääkäyttäjä terveyskeskuksesta. Yhteistyötä tein myös paljon RAMK:n Outi Soikkelin, Mediconsult Oy:n ja LSHP:n kanssa. Lähiyhteistyökumppanit olivat osastonhoitaja Marika Petäjäjärvi ja atk- tukihenkilö Pirjo Puominen, joiden apu oli korvaamatonta. Heti työskentelyjaksoni alussa perehdyin erilaisiin saatavissa oleviin aineistoihin rakenteellisesta kirjaamisesta, potilasturvallisuusilmoitus raportoinnista. Potilastietojärjestelmä Mediatrin käytöstä oli itselläni käyttökokemusta usean eri toimipisteen kautta. Sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitus (HIL- MO) aineistoihin perehtyminen oli tärkeää toteutettaessa tietojen siirtoa sähköiseen muotoon. Toisaalta työskentelyjakson alun käynnistymisen hitaus antoi itselleni aikaa perehtyä tausta-aineistoon ajan kanssa. Taustatietoihin tutustuminen ja paneutuminen jatkuivat kylläkin läpi koko työskentelyjakson. Kehittäjäryhmä kokoontui 2-3 viikon välein. Palavereissa annoin tilannekatsauksen jo tehdyistä asioista ja yhdessä mietittiin esiinnousseisiin ongelmiin ratkaisuja. Palaverit toimivat samalla tiedotuskanavana yksiköille. Epävirallisia palavereita käytiin tarpeen mukaan pienimmissä ryhmissä. Lisäksi työyhteisöissä on ollut lukuisia palavereita tarpeen mukaan. Kaste työryhmän seurantakokouksia oli yksi, Potilastietojärjestelmän käytön ohjausta ja apua annoin eri yksiköissä esiinnousseiden tarpeiden mukaan 1-3 hengen ryhmissä. Työskentelyjaksoon kuului myös eri koulutusten organisointi. Koulutuksia järjestettiin rakenteisesta kirjaamisesta, hoidon tarpeen arvioinnista ja tulevana koulutuksena vielä HaiPro- ohjelma koulutus. 5. Tulokset ja tuotokset - Sosiaalitoimen yksiköissä Rantakodilla, Marjaniemessä ja Marjukassa otetaan käyttöön päivittäinen sähköinen kirjaaminen. - Sähköisen HaiPro järjestelmän (terveydenhuollon vaaratapahtumien raportointijärjestelmä) käyttöönotto ja koulutus henkilöstölle. - Rakenteisen kirjaamisen koulutus vuodeosaston henkilökunnalle sekä osalle sosiaalitoimen henkilökuntaa. - Hoitoilmoitusten siirtyminen sähköiseen muotoon - Potilastietojärjestelmä Mediatrin käytön tehostaminen - Sähköisen kirjaamisen laajenemiseen liittyen sosiaali- ja terveystoimen työntekijöiden suorittama Granite Partnersin tietoturvakoulutus ja siihen liittyvän testi.

6 6 6. Arviointi Työskentelyjaksolle oli jo alusta alkaen mielestäni asetettu selkeät ja hyvin rajatut tavoitteet. Tavoitteet saavutettiin lähes kokonaan. Tavoite sähköisen kirjaamisen kehittämisestä kunnan vanhus- ja vammaispalveluyksiköissä toteutui. Muutosten jälkeen yhtenäisen potilastietojärjestelmän käyttö on kattavaa koko kunnan sosiaali- ja terveydentoimen yksiköissä. Koulutusta/ opastusta on nyt annettu potilastietojärjestelmän käyttöön lähinnä kotipalvelussa, Rantakodilla (tehostetun palveluasumisen yksikkö), Marjaniemessä (vanhainkoti), Päivikissä (mt- kuntoutuskoti), Marjukassa (kehitysvammaisten hoitoyksikkö) sekä mielenterveystoimistossa. Tällä hetkellä on sovittuna, että päivittäinen sähköinen kirjaaminen otetaan käyttöön porrastetusti Rantakodilla marraskuussa 2010, Marjukassa tammikuussa 2011 ja Marjaniemessä helmikuussa Työni jatkuu yksiköiden tukihenkilönä ohjelmisto-osion käyttöönotossa Ranuan kunnan palkkaamana. Rantakodin ja Marjaniemen ohjelmisto osion koulutukseen tulee kouluttaja ohjelmiston toimittajalta. Marjukassa tavoitteena on, että minä koulutan ohjelman käyttöön. Aikataulu on sovittu vaiheittaiseksi mm. joustavuuden, ohjelmiston toimittajan resurssien sekä tukihenkilön työn porrastamisen takia. Ison muutoksen aloittaminen useassa yksikössä samanaikaisesti voi vaikuttaa myös potilasturvallisuuteen. Potilastietojärjestelmän käytössä ja itse ohjelmassa on ollut ongelmia, näihin olen myös pyrkinyt vaikuttamaan ohjeistamalla ja opettamalla. Yhteistyössä olemme pyrkineet löytämään ratkaisuja ongelmiin. Järjestelmän lääkitysosion yhtenäisessä käytössä edettiin mutta ongelmia on edelleen. Odotus on siitä että lääkehoitoa koskevat tiedot tulisivat kirjattua aikaisempaa yhtenäisemmin ja näin myös eri terveydenhuollon ammattilaisten tekemät virheet vähenisivät, kun olisi selvä visio tekemisestä. Tämä vaatii pidemmän ajanjakson ja myös enemmän käyttäjäkokemusta yksiköiden henkilöstöltä. Toisaalta myös tarkemmin sovitut käytännöt ajantasaisen lääkityksen tarkistamisessa vähentävät ongelmia. Esimerkiksi sopiminen siitä missä ja minkälaisissa kontakteissa asiakkaan/ potilaan lääkitys tarkistetaan. Hilmo-tietojen toimittamisessa oli tavoitteena siirtyä sähköiseen tiedontuottamiseen, jolla vähennetään manuaalisia työvaiheita tietoa tuottavassa organisaatiossa. Nyt pyrkimyksenä on että kukin yksikkö pitää tiedot ajan tasalla sähköisesti. Nyt alussa tietojensiirtäminen on aika suuri työ mutta jatkossa työ on huomattavasti vähemmän aikaa vievää koska sosiaalitoimen yksiköissä hoitojaksot ovat yleensä pitkäkestoisia. Avo- Hilmon käyttöönoton valmistelut on myös aloitettava. Hoidon tarpeen arvioinnissa selvitetään yhteydenoton syy, ongelma, sairauden oireet, niiden vaikeusaste sekä tarvittavan palvelun kiireellisyys asiakkaan antamien tietojen perusteella. Perusluokitusten lisäksi koulutustarve on erityisen suuri

7 7 käyntisyiden ja toimintojen kirjaamiskäytännöissä, sillä lähtötilanne esimerkiksi käyntisyyn kirjaamisessa vaihtelee paljon. Esimerkiksi hoitajat ovat kirjanneet käyntisyitä vain harvoissa organisaatioissa. Toimenpiteistä on perinteisesti kirjattu vain ne, joista lääkärit virkaehtosopimuksen mukaan saavat palkkion. Työskentelyjakson alussa oli vielä tavoitteena, että suunnittelen ja valmistelen rakenteisen kirjaamisen käyttöönoton terveyskeskuksen vuodeosastolle. Tästä kuitenkin luovuttiin jakson aikana. Uusia osioita potilastietojärjestelmään on otettu käyttöön lyhyellä aikavälillä paljon ja jo näiden opettelu ja kehittäminen vie tällä hetkellä henkilöstöltä voimavaroja. Osittain myös rakenteisen kirjaamisen tämänhetkisestä käyttökelpoisuudesta saadut osittain negatiiviset käyttökokemukset saivat aikaan päätöksen luopua käyttöönotosta tällä hetkellä. Osa yksiköistä (Rantakoti), joihin sähköinen kirjaaminen päätettiin toteuttaa, oli jo tällä hetkellä tottunut käyttämään sähköistä järjestelmää niin paljon, että muutos ei tule olemaan kovinkaan suuri. Toisaalta taas esim. Marjukassa (kehitysvammaisten hoitoyksikkö) ja Marjaniemessä (vanhainkoti) muutos tulee olemaan suuri koska kirjaaminen on toteutettu lähes kokonaan paperisiin potilaskansioihin. Sitä vähäistäkin kirjaamista mitä sähköiseen järjestelmään oli toteutettu, tekivät vain osa henkilöstöstä. Kuitenkin osalla henkilökunnasta innostus asiaa kohtaan korvasi huonot tietotekniset taidot. Mutta oli myös henkilökunnassa sitä mentaliteettia, että ei voisi vähempää kiinnostaa. Välillä kyllä tuntui turhauttavalta, kun sovittuihin ohjauspalavereihin ei saapunutkaan kukaan. Kaiken ohjauksen taustalla pidin tärkeänä, että henkilöstö harjoittelee Mediatrilla aina kun työ sen sallii. Tämä ei kuitenkaan toteutunut. Tunnukset olivat hukassa tai missä milloinkin, ei ollut aikaa tms. Varmistaakseni että jokaisella oli tunnukset kunnossa ja peruskirjaus hallussa, annoin tehtäväksi jokaiselle tehdä haluamansa kirjauksen tiettyyn osioon Mediatrissa. Näin pystyin varmuudella todentamaan ohjelman käytön. Alussa kirjaukset olivat todella vähäisiä mutta uuden muistutuksen jälkeen kirjauksia alkoi pikkuhiljaa tulla. Sähköisen kirjaamisen kehittäminen hyödyttää suoraan yksikön omaa henkilöstöä työn sujuvuuden parannuttua. Toki suuret muutokset näkyvät alussa työmäärän lisääntymisenä / ajanpuutteena, mutta käyttökokemuksen karttuessa muutos on päinvastainen. Kuitenkin yhtenäinen tieto ja ajantasainen tiedonsiirto hyödyttävät kaikkia asiakkaan/ potilaan hoitoon osallistuvia. Sähköisen kirjaamisen kehittäminen on myös osa potilasturvallisuutta ja hoidon jatkuvuutta. Näin ollen vaikutus on suoraan myös asiakasta/ potilasta hyödyntävää. Kaikki tavoitteet saatiin konkretisoitua. tämä näkyy uusien ohjelmaosioiden hankintana sekä niiden tiiviinä käyttönä. Tietoturvakoulutus jää pysyvänä osaksi henkilöstön täydennyskoulutusta sekä uusien työntekijöiden perehdytystä. Kaikki työskentelyjakson aikana tehdyt toiminnan muutokset olivat työn sujuvuuden ja tiedon kulun saumattomuuden kannalta tärkeitä. Aikana työskentelyjakso oli varmaan sopiva. Jos rakenteellisen kirjaamisen osuutta olisi päätetty viedä pidemmälle, aika ei ehkä olisi riittänyt. Ajanjaksollisesti työskentelyjakson alun sijoittuminen elokuun

8 8 alkuun ei ollut paras mahdollinen. Useat henkilöt, jotka liittyivät kehittämistyöhön jollakin tavalla, olivat elokuussa lomalla. Tämä siirsi toiminnan aloitusta tehokkaasti usealla viikolla. Lähiyhteistyökumppanit Pirjo ja Marika ovat olleet tukena työssäni koko ajan, myös silloin kun työ on tuntunut turhauttavalta. Toisaalta päätös, että jatkan tätä työtä myös tämän projektin loputtua on mielestäni viesti siitä, että muutosta todella halutaan ja siihen halutaan panostaa. Olen työssäni saanut toimia todella itsenäisesti, enkä osaa sanoa olisiko suurempi tuki antanut mitään lisäarvoa. Apua olen saanut sitä tarvittaessa. Hyvin paljon itselleni tämä työ kehittäjänä on antanut. Voi sanoa, että olen saanut etuoikeuden syventyä asioihin ja oppia asioita, joihin muuten en olisi perehtynyt paljoakaan. Tietenkin myös ohjaus- ja opetustaidot ovat karttuneet huomattavasti. Tärkeä oppi minkä koin kantapään kautta oli että asiat eivät mene läheskään aina oman aikataulun mukaan. Kun asiaan liittyy useita eri toimijoita, täytyy muistaa, että heillä myös ovat omat aikataulut. Laadittaessa aikatauluja on tämä syytä pitää mielessä. Jälkikäteen pohdittuna olisin voinut ehkä pitää jakson alkupuolella jokaisessa yksikössä koko henkilöstölle palaverin työni tavoitteista. Välillä oli tunne, että työni tarkoitus oli osalle henkilökuntaa vieras asia. Nyt jätin sen pääasiassa esimiesten tehtäväksi. Ainoastaan pienimmissä yksiköissä joissa henkilökuntaa oli vähemmän, osallistuminen ja myös toiminnan kehittämisen halu oli mielestäni parempaa. Koska itselläni ei ole aikaisempaa kokemusta projektityöntekijänä, moni asia teetätti normaalia enemmän työtä. Tietenkin itselleni olisi ollut huomattavasti helpompi aloittaa projektityö jos alkuun olisi pystynyt konkreettisesti itselle mieltämään, mitä kaikkea työ tulee pitämään sisällään. Mutta työjakso kyllä kasvatti ja katson joitakin asioita nyt eri näkökulmasta. 7. Pohdinta Suhtautuminen uudistuksiin on ollut hyvin erilaista riippuen yksiköstä mutta myös yksiköiden sisällä on ollut monenlaista suhtautumista. Yleinen mielipide, mikä on tullut esille on ajatus että kaikki aika menee nyt tietokoneella. Varmaan kirjaukseen liittyvä ajankäyttö lisääntyykin alussa mutta tasoittuu ja mahdollisesti vähenee käyttökokemuksen myötä. Jo tällä omalla työskentelyjaksollani oli tarkoitus pehmentää sähköisen kirjaamisen aloittamisen alkutaipaleen tuskaa. On jo eteenpäin se asia että kirjautuminen ohjelmaan ei vaadi kohtuuttomia ponnisteluja. Samoin eteenpäin vie se asia, että tiedän mistä mitäkin tietoja löydän asiakkaastani jota hoidan. Yleensä uuden asian sisäänajaminen on aina useasta asiasta johtuen hieman hankalaa. Kuitenkin henkilöstön oma asenne vaikuttaa asiaan suunnattoman paljon. Työntekijä harvoin pohtii muutoksen tarpeellisuutta koko organisaation toiminnan kannalta. Tässä muutoksen hallinnassa esimiehen rooli tiedottavana, osallistuvana ja niiden negatiivistenkin tunteiden kohtaajana on tärkeä. Muutokseen johtavat syyt ja perustelut olisi hyvä käydä läpi työyhteisössä esimiehen toimesta. Tämä lisäisi huomattavasti halukkuutta muutokseen. Sosiaali- ja terveys alalla tulee uusia vaatimuksia työn suorittamiseen koko ajan lisää. Työntekijällä itsellään on myös vastuu uuden oppimisesta. Ei ole mahdollista, että hoi-

9 9 taisimme työt kuten olemme tehneet jo 20 vuotta. Tulen aina varmaan ihmettelemään, mistä saa alkunsa asenne; kyllähän me tuo tiedetään/ osataan. Tätä on tullut esille mm. eri koulutusten yhteydessä. Toimintamalli juurtuu käytännöksi toiminnan aloittamisen myötä. Toki yksiköiden esimiehet ovat osaltaan vastuussa siitä, että käytäntö pelaa yksikössä sovittujen sääntöjen mukaan. Monipuolisempi yhteistyö yksiköiden kesken antaisi usein uusia näkökulmia asioihin. Samaa potilastietojärjestelmää käytettäessä voisi käydä katsomassa toisessa yksikössä, miten heillä pulmia tuottanut asia tehdään. Kehittämisideoita tuleviin kehittämishankkeisiin: - Rakenteelliseen kirjaamiseen tulevaisuudessa siirryttäessä, tarvitaan paljon voimavaroja ja koulutusta jotta asia saadaan toimimaan. Toivottavasti saamme työyhteisöön demo version, jolla henkilöstö voi harjoitella jo tulevaa.