Työkalupakki ekotehokkaan edelläkävijäratkaisun hankintaan: prosessikuvaus ja arviointikriteeristö

Transkriptio

1 Työkalupakki ekotehokkaan edelläkävijäratkaisun hankintaan: prosessikuvaus ja arviointikriteeristö Toteutus viiden Osaamiskeskuksen yhteishankkeena, yhteistyössä Gaia Consulting Oy Osken tuloksilla edelläkävijämarkkinoille

2 Edelläkävijäratkaisun hankintaprosessi Tarpeiden tunnistus ja määrittely Edelläkävijäpotentiaalin varmistus Markkinavuoropuhelu Hankinnan toteutus Hyvien käytäntöjen jakaminen Riskienhallinta 2

3 Miten hyödynnät edelläkävijäratkaisun hankintaprosessin kuvausta? Jokaisen vaiheen osalta nostettu esiin keskeiset tehtävät ja varmistettavat asiat = keskeiset tehtävät kyseisessä prosessin vaiheessa = varmistettavat asiat kyseisessä prosessin vaiheessa Alussa myös yhteenveto edelläkävijähankinnan osapuolista hankintaprosessin eri vaiheissa 3

4 Edelläkävijähankinnan osapuolet Hankkija: Edelläkävijäratkaisun hankinnasta kokonaisuudessaan vastuussa oleva taho, esimerkiksi kunnan tai kaupungin hankintatoimi tai tekninen osasto tai yrityksissä investoinneista vastaava taho. Voi olla myös sama kuin ratkaisun hyödyntäjä tai rahoittaja. Ratkaisun hyödyntäjä: Edelläkävijäratkaisun hyödyntäjä ja käyttäjä sen hankinnan jälkeen. Voi olla esimerkiksi hankittavan ratkaisun käyttöönottaja tai loppukäyttäjä. Voi olla myös sama kuin hankkija tai rahoittaja. Rahoittaja: Edelläkävijäratkaisun vaatiman investoinnin tai hankintaprosessin rahoittaja. Ratkaisun tarjoaja: Edelläkävijäratkaisun tarjoaja ja myyjä (potentiaalinen toimittaja), joka voi olla yksittäinen yritys tai kotimaisten ja/tai kansainvälisten yritysten konsortio, jossa voi olla mukana myös esimerkiksi tutkimuslaitoksia tai yliopistoja. Sisältöasiantuntija: Edelläkävijäratkaisun alaa tunteva substanssiasiantuntija, joka osaa tarkastella hankinnan kohdetta yksittäistä teknologia- tai palveluratkaisua laajemmin. Prosessiasiantuntija: Edelläkävijähankinnan läpivievän prosessin ja hankintalainsäädännön asiantuntija ja läpiviejä. Viranomaiset: Edelläkävijäratkaisun toiminta-alueen viranomaiset, esimerkiksi ympäristölupaviranomaiset. Muut tahot: Joskus voi olla perusteltua ottaa mukaan myös esimerkiksi kunnan, kaupungin tai laajemmin alueen elinkeinopalvelun ja -politiikan toimijoita, jotta voidaan löytää mahdollista synergiaa alueen yritystoiminnan vahvistamiseen. 4

5 Vastuu koko prosessista Hankkija Ratkaisun hyödyntäjä Rahoittaja Ratkaisun tarjoaja Sisältöasiantuntija Prosessiasiantuntija Viranomaiset Muut tahot Edelläkävijähankinnan osapuolten mukanaolo prosessin eri vaiheissa 1. Tarpeiden tunnistus ja määrittely 2. Edelläkävijäpotentiaalin varmistus 3. Markkinavuoropuhelu 4. Hankinnan toteutus Vastuu edelläkävijähankinnasta ja sen vaatiman prosessin läpiviennistä on syytä vastuuttaa osaavalle taholle, hankkijalle, joka voi olla esimerkiksi kunnan tai kaupungin hankintatoimi tai tekninen osasto tai yrityksissä investoinneista vastaava taho. 5. Hyvien käytäntöjen jakaminen = aina mukana = ei merkittävää roolia 5 = tarpeen mukaan mukana

6 Hankinnan toteutus tarpeiden ja halutun palvelutason, ei valmiin tuotteen tai palvelun, määrittelyn kautta takaa sen, että ratkaisun tarjoajalle jää vapausasteet tarjota uudenlaista edelläkävijäratkaisua. Tarpeita ja haluttua palvelutasoa voidaan tarkentaa myöhemmin markkinavuoropuhelussa. 1 Tarpeiden ja ratkaistavien ongelmien tunnistus Lähtökohtana hyvälle edelläkävijähankinnalle on tarpeiden ja hankinnalla ratkaistavien ongelmien tunnistus. Tässä vaiheessa on syytä käydä riittävää keskustelua mm. ratkaisun hyödyntäjien kanssa, jotta erilaiset tarpeet tulevat riittävällä painoarvolla esiin. Tässä voidaan hyödyntää esim. työpajatyyppisiä avoimia tapaamisia. Tarpeiden ja halutun palvelutason määrittely Tarpeiden tunnistus ja määrittely Tarpeiden ja ratkaistavien ongelmien tunnistuksen pohjalta määritellään tarpeet ja haluttu palvelutaso, jonka pohjalta edelläkävijähankintaprosessia lähdetään viemään eteenpäin. Varmistetaan sitoutuminen edelläkävijähankintaan Tässä vaiheessa on syytä varmistaa, että organisaation johto on sitoutunut edelläkävijäratkaisun hankintaan ja sen vaatiman prosessin läpiviemiseen. On eduksi, että edelläkävijähankinnalla on selvä synergia organisaatioon strategioihin ja että se on selvästi priorisoitu organisaation toiminnassa ja/tai investointisuunnitelmissa. 6

7 Edelläkävijämarkkinapotentiaalin arvioinnilla varmistetaan, että hankinnasta syntyy ympäristö- ja muita hyötyjä, joita voidaan monistaa myös hankintaa laajemmin. Samalla on syytä tunnistaa lisärahoitusmahdollisuudet edelläkävijähankinnan toteutukseen. Edelläkävijäpotentiaalin ja hyödyn arviointi 2 Tämä tehdään prosessikuvauksen osana olevan arviointikriteeristön mukaan arvioiden hankittavan ratkaisun energian-, veden- ja materiaalinkulutuksen, jätteen synnyn sekä ympäristövaikutusten vähennysmahdollisuuksia, hankinnan uutuusarvoa ja innovatiivisuutta sekä edelläkävijäratkaisun tuomaa muuta lisäarvoa esim. palvelutason paranemista. Edelläkävijämarkkinan luomisen ja edelläkävijähankinnan edellytysten arviointi Edelläkävijäpotentiaalin varmistus Tämä tehdään prosessikuvauksen osana olevan arviointikriteeristön mukaan arvioiden edelläkävijämarkkinan luomisen ja edelläkävijähankinnan edellytyksiä. Lisärahoitusmahdollisuuksien tunnistus Edelläkävijähankintoihin voi liittyä vakiintuneita ratkaisuja suurempaa epävarmuutta ja riskejä ja niiden valmisteluprosessi voi vaatia enemmän panoksia. Tästä syystä on syytä kartoittaa lisärahoitustarpeet ja mahdollisuudet. Tämän prosessikuvauksen liitteenä on lista edelläkävijähankintojen valmisteluun ja toteutukseen haettavissa olevasta julkisesta rahoituksesta. 7

8 Markkinavuoropuhelulla tarkoitetaan hankinnan eri osapuolten välillä käytävää keskustelua. Markkinavuoropuhelulla varmistetaan, että käytössä on paras mahdollinen asiantuntijuus ja laaja näkemys mahdollisuuksista. Mahdollisten tarjoajien informointi tarpeista ja keskustelu heidän kanssaan on eduksi. Toimijoiden tunnistaminen 3 Hyvän markkinavuoropuhelun keskeisiä toimijoita ovat hankinnan käyttäjät ja mahdolliset toimittajat. Lisäksi mukaan voi olla hyvä saada muita asiantuntijoita tai viranomaisia. Toimijat voivat olla joko paikallisia, kansallisia tai kansainvälisiä hankinnan kohteesta riippuen. Markkinavuoropuhelun käyminen Markkinavuoropuhelu Markkinavuoropuhelussa voidaan hyödyntää esimerkiksi tapaamisia ja sähköistä viestintää tai työpajamenetelmiä hyvän keskustelun aikaansaamiseksi. Keskustelun lähtökohtana ovat edellisissä vaiheissa määritellyt tarpeet, ja myös tässä vaiheessa on syytä korostaa uusien ratkaisujen etsintää ja edelläkävijyyttä. Tarvittaessa tässä vaiheessa voidaan hyödyntää TCO (Total Cost of Ownership) ja LCC (Life-Cycle Cost) menetelmiä ja alustavia laskelmia. Johtopäätökset markkinavuoropuhelusta Tässä vaiheessa tehdään johtopäätökset markkinavuoropuhelusta hankinnan toteutusta varten. Näin saadaan hyvät lähtökohdat esimerkiksi tarjouspyynnön tekemiseen. 8

9 Hankinnan toteutuksessa tarjouspyynnön vaatimukset on määriteltävä siten, että ne sisältävät vaiheen 1. tarpeet ja halutun palvelutason ja huomioivat markkina-vuoropuhelusta saadun tiedon. Hankinnan toteutus riittävän pitkällä aikajänteellä on tärkeää, jotta uusien ratkaisujen kehittäminen ja käyttöönotto on mahdollista. Sopivan hankintamenettelyn valinta ja tarjouspyynnön teko 4 Valitaan hankintaan sopiva hankintamenettely (rajoitettu menettely, neuvottelumenettely, puitejärjestely tai suorahankinta). Edelläkävijähankintoihin sopii usein parhaiten neuvottelumenettely tai puitejärjestely. Tarjouspyynnössä lähtökohtana ovat aiemmissa vaiheissa tunnistetut tarpeet ja haluttu palvelutaso, joka on tarkentunut markkinavuoropuhelun aikana. Tarjouspyynnön tekemisessä on huomioitava edelläkävijyyden mahdollistaminen esimerkiksi asettamalla tavoitteita, sanktioita tai bonuksia käytön aikaiselle ympäristökuormitukselle ja varmistamalla, että pieniä ja innovatiivisia yrityksiä ei suljeta kilpailun ulkopuolelle esimerkiksi liian tiukoin kriteerein. Rohkea hankintalainsäädännön soveltaminen Hankinnan toteutus Riittävän rohkea hankintalainsäädännön soveltaminen on tärkeää, jotta mahdollistetaan hankinnan edelläkävijyys. Hankintalaki ei aseta merkittäviä rajoitteita edelläkävijähankinnan toteuttamiselle vaan sen puitteissa on mahdollista toteuttaa innovatiivisia hankintamenettelyjä. Hankinnalle on tarkoituksenmukaista määritellä mahdollisimman hyvin edelläkävijyyttä tukevat hankintakriteerit. Edelläkävijäratkaisun tuomien ulkoisten hyötyjen mittaaminen ja todentaminen Edelläkävijäratkaisun tuomat innovaatio- ja ympäristöhyödyt on syytä mitata ja todentaa, sillä ne muun muassa perustelevat hankkeen yhteiskunnallista hyötyä ja julkisen lisärahoituksen roolia hankinnan valmistelussa ja toteutuksessa. Riskien jakamisesta sopiminen 9 Tässä vaiheessa on syytä sopia riskien jakamisesta hankkijan ja toimittajan kesken esimerkiksi niin, että sopimukseen kuuluu hankinnan käytön aikaiseen suorituskykyyn sidottuja bonuksia tai sanktioita. Myös IPR:stä (immateriaalioikeudet) on syytä sopia, sillä se on usein helpompaa etu- kuin jälkikäteen

10 Edelläkävijyyden toteutumista on syytä seurata, jotta tavoitellut ekotehokkuustavoitteet saavutetaan ja hankinnan sopimusehdot toteutuvat. Hyvä edelläkävijäratkaisu on monistettava, jolloin sen hyöty leviää yksittäistä hankintaa laajemmalle. Tämä vaatii aktiivista hyvien käytäntöjen jakamista. Edelläkävijyyden toteutumisen seuranta 5 Tässä vaiheessa varmistetaan, että edelläkävijäratkaisu täyttää sille asetetut tavoitteet ekotehokkuuden ja edelläkävijyyden osalta. Tämän voi tehdä palaamalla arviointikriteeristöön ja aiemmin tehtyyn ulkoisten hyötyjen mittaamiseen. Hankintasopimuksen toteutumisen seuranta On syytä seurata hankintasopimuksen toteutumista myös teknisellä ja kaupallisella tasolla ja puuttua mahdollisiin poikkeamiin. Tärkeää on erityisesti toteutunut suorituskyky ja palvelutaso sekä mahdolliset sanktiot ja bonukset. Hyvien käytäntöjen jakaminen Kokemusten ja hyvien käytäntöjen jakaminen Tässä vaiheessa on varmistettava, että tieto edelläkävijäratkaisusta on levinnyt organisaation sisällä ja sen ulkopuolella. Näin parhaat edelläkävijäratkaisut tulevat myös muiden toimijoiden tietoon ja ulottuville. Kokemusten ja hyvien käytäntöjen jakamista on usein kuitenkin syytä tehdä jo aiemmin hankkeen aikana, ja myös epäonnistumisista ja haasteista on syytä kertoa. 10

11 Riskienhallinta edelläkävijähankinnoissa Edelläkävijähankintoihin liittyy niiden uutuuden ja innovatiivisuuden vuoksi perinteisiä ratkaisuja suurempia teknisiä ja taloudellisia riskejä toisaalta myös mahdollisuudet ekotehokkuuden ja palvelutason parantamiseen ovat poikkeuksellisen suuret Tästä syystä riskienhallintaan ja sen osaamiseen on edelläkävijähankinnoissa syytä kiinnittää poikkeuksellisen suurta huomiota riskit on syytä tunnistaa systemaattisesti ja miettiä keinot niiden hallintaan Edelläkävijähankintaprosessin alkuvaiheessa riskit liittyvät mm. organisaation sitoutumiseen edelläkävijähankintaan, tarpeiden riittävän innovatiiviseen määrittelyyn sekä oikeiden tahojen osallistamiseen mukaan prosessiin Hankinnan toteutuksessa riskit liittyvät ensisijaisesti ratkaisun toimivuuteen ja kustannuksiin sekä myös toteuttajan ja ratkaisun luotettavuuteen 11

12 Tunnistettuja haasteita ja esteitä 1 Tarpeiden tunnistus ja määrittely Ekotehostamismahdollisuuksien tunnistaminen on usein vaikeaa Ei nähdä tarvetta edelläkävijähankinnoille ja niihin liittyvälle riskinotolle Tarpeiden tunnistus ja määrittely on helposti liian konservatiivista Innovatiiviset ratkaisut eivät kohdistu suoraan hankkijan tarpeeseen Mahdollisuuksia ja ratkaisuja ei ole dokumentoitu ja argumentoitu uskottavasti 2 Edelläkävijäpotentiaalin varmistus Edelläkävijärooli on usein ristiriidassa hankkijan muiden tavoitteiden kuten edullisuuden ja lyhyen aikavälin kustannustehokkuuden ja kannattavuuden kanssa Sopiva ratkaisu voi puuttua vielä kokonaan suomalaisilta tai kansainvälisiltä tarjoajilta Uusia tapoja ostaa esim. palvelusopimuksilla ei tunneta Joskus myös rahoitus voi estää innovatiivisen hankinnan 12

13 Tunnistettuja haasteita ja esteitä 3 4 Markkinavuoropuhelu Hankinnan toteutus Ratkaisun kehittäjien ja hankkijoiden välillä ei välttämättä hyvää keskusteluyhteyttä Yritykset eivät aina mielellään jaa ideoitaan ennen varsinaisen kilpailutuksen alkamista ja toisaalta hankkijoilla ei ole aikaa ja resursseja kuulla erikseen jokaista toimijaa, tästä syystä tarvitaan tapoja käytä vuoropuhelua avoimesti, mutta liikesalaisuudet huomioiden Uusien ideoiden ja oikeiden toimijoiden sekä monitoimijaympäristöissä ostajan löytäminen Viranomaisten asettama lait, vaatimukset ja lupaehdot eivät välttämättä tue edelläkävijähankintoja Rahoittajilla ei ole riittävää teknologiaymmärrystä Elinkaaritarkastelun ja Total Cost of Ownership (TCO)-tyyppisen tarkastelun yhtenäiset toimintatavat ja työkalut puuttuvat erityisesti kuntapuolelta Hankintoja valmisteleva ja hankinnoista päättävällä ihmisillä ei ole aikaa innovoida, perehtyä asioihin ja eri vaihtoehtoihin Riskien jakaminen hankkijan ja tarjoajan kesken, kun tehdään ensimmäistä kaupallisen mittakaavan toimitusta tai pilottia Toimintakykyä ei pystytä välttämättä varmistamaan ennen hankintaa ja tämä riski hallittava Uudet ratkaisut eivät synny hetkessä, joten prosessi ja kehitystyö vaativat aikaa ja panoksia sekä riskinottokykyistä rahoitusta Takaisinmaksuajan laskeminen uusille ratkaisuille Hankintojen rahoitus, sillä edelläkävijäratkaisu ei välttämättä tuo suoraan uutta ansaintaa edelläkävijähankintaan liittyvän lisäkustannuksen kattamiseen 13

14 Arviointikriteeristö ekotehokkaan edelläkävijäratkaisun hankintaan Kyllä 1. Edelläkävijäpotentiaalin arviointi Edelläkävijäratkaisulta vaadittavat ominaisuudet Ei Uudelleen määrittely 2. Edelläkävijämarkkinan luomisen ja edelläkävijähankinnan edellytysten arviointi Edellytykset laajemman edelläkävijämarkkinan luomiseen Hankkijan edellytykset toimia edelläkävijäratkaisun hankkijana Edelläkävijäratkaisut mahdollistava hankintaprosessi 14 Arvio edellytyksistä ekotehokkaana edelläkävijäratkaisuna

15 1. Edelläkävijäpotentiaalin arviointi

16 Edelläkävijäratkaisulta vaadittavat ominaisuudet a) Onko ratkaisu ekotehokas? b) Onko kyseessä edelläkävijyys? c) Tarjoaako ratkaisu muuta lisäarvoa hankkijalle ja loppuasiakkaalle? Kyllä Ei Näiden edellytysten tulee täyttyä, jotta hankinnan voidaan ajatella olevan edelläkävijähankinta. 16

17 2. Edelläkävijämarkkinan luomisen ja edelläkävijähankinnan edellytysten arviointi

18 Edellytykset laajemman edelläkävijämarkkinan luomiseen Onko ratkaisu monistettavissa? Kriteeri Kyllä Mahdollisesti Ei Onko vastaaville ratkaisuille kysyntää? Lisääkö ratkaisun hankinta tarjoavien yritysten kilpailukykyä ja onko näillä yrityksillä vienti- ja kansainvälistymismahdollisuuksia? Kasvattaako hankinta hankkijan ja tarjoajan osaamista? Liittyykö hankintaan poikkeuksellisen suuria mahdollisuuksia? 18

19 Hankkijan edellytykset toimia edelläkävijäratkaisun hankkijana Kriteeri Kyllä Mahdollisesti Ei Tukeeko hankkijan hankintastrategia edelläkävijähankintoja? Onko hankkijalla käytössään tai mahdollisuus saada käyttöönsä asiantuntemus edelläkävijähankinnan kohteesta? Onko hankkijalla käytössään tai mahdollisuus saada käyttöönsä osaaminen edelläkävijähankintaprosessista? Onko hankkijalla taloudelliset edellytykset ja toiminnalliset valmiudet edelläkävijähankinnan valmisteluun ja toteuttamiseen? Onko hankkijalla resurssit ja mahdollisuus viestiä edelläkävijähankinnasta? 19

20 Edelläkävijäratkaisut mahdollistava hankintaprosessi Kriteeri Kyllä Mahdollisesti Voidaanko hankinta määritellä tarvelähtöisesti? Ei Voidaanko hankintaprosessin aikana käydä markkinavuoropuhelu? Onko uskallusta rohkeaan lainsäädännön tulkintaan? Voidaanko hankinta toteuttaa edelläkävijäratkaisun tarjoamisen mahdollistavalla aikajänteellä? Voidaanko tarjouspyyntö ja sopimukselliset asiat toteuttaa siten, että ne mahdollistavat edelläkävijäratkaisujen hankinnan ja tarjonnan? 20

21 Pisteytys Kyllä 3 p. Mahdollisesti 1 p. Ei 0 p. Pisteet lasketaan yhteen osa-alueittain niin, että jokaisella osa-alueella suurin mahdollinen pistemäärä on 15 pistettä p. Merkittävä potentiaali edelläkävijähankintaan 6-10 p. Mahdollinen edelläkävijähankinta 0-5 p. Ei potentiaalia edelläkävijähankinnaksi 21

22 Esimerkkitulos a) Onko ratkaisu ekotehokas? b) Onko kyseessä edelläkävijyys? c) Tarjoaako ratkaisu muuta lisäarvoa hankkijalle ja loppuasiakkaalle? Kyllä x x x Ei Edellytykset laajemman edelläkävijämarkkinan luomiseen 13 / 15 Hankkijan edellytykset toimia edelläkävijäratkaisun hankkijana 5 / 15 Edelläkävijäratkaisut mahdollistava hankintaprosessi 11 / 15 Ratkaisulla on erinomaiset edellytykset, mutta hankkijan tulee kiinnittää huomiota omiin edellytyksiinsä esimerkiksi hankkimalla asiantuntemusta hankinnan kohteesta tai kartoittamalla rahoituskanavia. 22

23 Lisätietoja: Juha Kauppinen, Miktech Oy Päivi Luoma, Gaia Consulting Oy Prosessikuvaus ja arviointikriteeristö on luotu viiden Osaamiskeskuksen yhteishankkeessa, Osken tuloksilla edelläkävijämarkkinoille OSEKMA, yhteistyössä Gaia Consulting Oy:n kanssa. Hankkeeseen osallistuivat Mikkelin seudun, Kokkolan seudun, Kainuun, Kaakkois-Suomen ja Varkauden Osaamiskeskukset ja sen rahoittivat TEM/Etelä-Savon maakuntaliitto sekä osaamiskeskusten edustamat kaupungit.