Laadullisten vaatimusten huomioiminen asumispalveluhankinnoissa: edellytykset ja hankintalain antamat mahdollisuudet

Transkriptio

1 Laadullisten vaatimusten huomioiminen asumispalveluhankinnoissa: edellytykset ja hankintalain antamat mahdollisuudet Kuopion asumisen päivät Minna Heikka Hankinta-asiamies p

2 Aloittanut toimintansa IS-Hankinta Oy 2 Julkisen hankintalain tarkoittama yhteishankintayksikkö Voittoa tavoittelematon Päätösvalta hankinta-asioissa perustuu puitesopimukseen sekä asiakkaan antamaan toimeksiantoon ja linjauksiin Yhtiön omistaa 50 julkisyhteisöä, mukaan lukien kaikki Pohjois-Savon kunnat Suurimmat omistajat Kuopion kaupunki sekä Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri In-House toimintamalli: tuottaa kokonaisvaltaisia hankintapalveluja vain omistajilleen Volyymitietoja Yhtiön palveluksessa 19 hankinta-alan ammattilaista Voimassa olevia hankintasopimuksia n kpl, sopimuskannan arvo n. 500 M Yhtiön toiminta rahoitetaan osakkaiden vuosimaksuilla ja sopimustoimittajien maksamilla palvelumaksuilla

3 Hankinta-asiamies väljvouhkana 3 Hankinta-asiamiestoiminnan tavoitteet Pohjois-Savossa: Ostajan ja tarjoajan hankintaosaaminen lisääntyy ja yhteistyö tiivistyy Hankintaprosessit tuottavat tilaajan tarpeisiin ja periaatteisiin parhaiten vastaavan lopputuloksen Julkisyhteisöt turvaavat ostotoiminnassaan paremmin paikallisten pk-yritysten mahdollisuudet tarjota Koulutusta, neuvontaa, seminaareja, tukea hankintaprosessin kehittämiseen Taustalla ESR-hanke, toiminta jatkuu IS-Hankinnan ja Savon Yrittäjien rahoittamana

4 Avaimet onnistuneeseen hankintaan 4 Hankintatoimi on organisoitu hyvin ja hankintatoiminta on suunnitelmallista Kukin toimija tuntee roolinsa ja vastuunsa Hankinnan valmisteluun varataan tarpeeksi aikaa Määrärahan riittävyys ja toimivalta hankintaprosessin eri vaiheissa varmistetaan Tarpeen määrittelyyn ja kohteen kuvaamiseen panostetaan, samoin sopimusehtoihin Perusteellinen markkinakartoitus tehdään ennen kilpailutusta, informoidaan markkinoita hyvissä ajoin Sopimusten toteutumista valvotaan järjestelmällisesti

5 Hankintaprosessi 5 Tilaajan hankintastrategia, -suunnitelmat ja -ohjeet Tarpeen kuvaus Markkinakartoitus Kilpailutustaktiikan valinta Kilpailutus Sopimuksen hallinta, tilaamisen ja logistiikan osaaminen

6 IS-Hankinta asumispalvelujen kilpailuttajana 6 IS-Hankinta on kilpailuttanut useille asiakkailleen ympärivuorokautisia asumispalveluja sekä asumisen tukipalveluja mm. seuraaville ryhmille: Vanhukset Kehitysvammaiset Mielenterveyskuntoutujat Päihdekuntoutujat Vaikeasti vammautuneet Useimmiten erillishankintoja eli räätälöity yhdelle asiakasyhteisölle kuten Kuopion kaupungille

7 Hankintaprosessi lyhyesti 7 Valmistelu alkaa asiakkaan eli tilaajan toimeksiannosta Asiakasta edustaa hankinnassa substanssiasiantuntija Tarpeen kuvaaminen Hankintalain mukaisesta kilpailuttamisesta vastaa IS- Hankinnan hankinta-asiantuntija Sopivimman menettelyn löytäminen Markkinakartoitus tehdään tarpeen mukaan Hankintapäätöksen tekee joko IS-Hankinta tai asiakas Sopimuksen toteutumisen valvonnassa tilaajalla on keskeinen rooli

8 Mihin vaadittavan laadun rima asetetaan? Hankinnan kohteen minimivaatimukset määrittelee lainsäädäntö kuten sosiaalihuoltolaki ja vammaispalvelulaki Tilaaja päättää, asetetaanko rima vielä korkeammalle On ennen kaikkea rahakysymys myös sopimushallinta vaatii resursseja! Hankintalaki ei ole esteenä: Julkisia hankintoja koskeva oikeuskäytäntö antaa sote-palveluiden hankinnassa mahdollisuuden hyvinkin korkeaan vaatimustasoon 8

9 Millä laatua varmistetaan? 9 1. Tarjoajaa koskevat kelpoisuus- ja soveltuvuusvaatimukset 2. Hankinnan kohteen ehdottomat vaatimukset 3. Sopimusehdot 4. Vertailuperusteet

10 Halvin hinta kirosana? Hankinnan valintaperuste voi olla halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus Usein luullaan virheellisesti, että vain laadullisten vertailuperusteiden käyttäminen voi johtaa laadukkaaseen lopputulokseen: usein kilpailutus onnistuu asettamalla vähimmäistaso, joka kaikkien hyväksyttävien tarjousten tulee täyttää vertailuperusteita taitamattomasti käyttäen saatetaan ostaa puolivahingossa jotain, jonka laatu alittaa tavoitellun minimitason Tulevassa hankintalaissa yksi valintaperuste 10

11 Tarjoajan soveltuvuuden vaatimukset 11 Varmistetaan, että valittu sopimustoimittaja kykenee suoriutumaan hankinnasta Pyritään punnitsemaan sitä, onko toimittaja riittävän laadukas juuri kyseessä olevaan hankintaan Voidaan arvioida taloudellista/rahoituksellista asemaa, teknistä suorituskykyä, ammatillista pätevyyttä tai tarjoajan toiminnan laatuvaatimuksia Ei saa asettaa niin tiukkoja vaatimuksia, että se rajaa liikaa tarjoajia

12 Hankinnan kohteen ehdottomat vaatimukset 12 Hankinnan kohteen määrittelyyn voidaan puuttua vain, jos määrittely on tehty syrjiväksi. Hankinnalle asetettavien vaatimusten tulisi olla markkinoiden tarjontaan nähden realistisia. Jos ovat epärealistisia, ovat tarjoushinnat todennäköisesti kalliimpia Kannattaa tehdä varsinkin vähänkin vaikeammissa tai uusissa hankinnoissa ennakkokartoitus Markkinavuoropuhelu, Hilmassa julkaistava tietopyyntö tähän hyvä väline

13 Hankinnan kohteen ehdottomat vaatimukset Hankinnan kohteen ehdottomat vaatimukset tulee kuvata tarkkaan tarjouspyynnössä, koska tämä määrittelee sopimuskauden aikaisen palvelun/tavaran laadun Jos hankinnan kohteen kuvaus on jätetty puutteelliseksi, tarjoajan on vaikeampi hinnoitella tarjoukselleen parasta mahdollista hintaa. sopimuskaudella hankintayksikkö ei välttämättä saa vastinetta rahalleen. sopimuskaudella tulee eteen hyvin todennäköisesti tulkinnan varaisuuksia, eikä hankintayksikkö pysty vaatimaan sopimustoimittajaa suoraan tuottamaan palvelua/tavaraa hankintayksikön tarkoittamalla tavalla vaan yleensä joudutaan neuvotteluihin, joka saattaa nostattaa hankittavan tavaran/palvelun hintaa. 13

14 Vertailuperusteet 14 Jos halutaan lisälaatua, voidaan käyttää vertailuperusteita Tarjouspyynnössä on selvästi yksilöitävä, mitkä seikat liittyvät tarjoajien soveltuvuuden arviointiin ja mitkä puolestaan tarjousten vertailuun. On oltava riittävän yksityiskohtaisia ja määrällisesti mittavissa Ilmaistava täsmällisesti, kattavasti, selvästi ja ymmärrettävästi Eivät saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta vapautta tarjousten vertailussa Mieti määrä! Riski: taitamaton käyttö saattaa tuottaa epätarkoituksenmukaisen lopputuloksen

15 Vertailuperusteiden painotus ja/tai pisteytys Vertailuperusteille on ilmoitettava painoarvot tai painoarvojen kohtuullinen vaihteluväli Prosentteina tai suhteellisena osuutena toisesta perusteesta Suuruusluokkana tai vaihteluvälinä, johon perusteen arvon on sijoituttava lopullisessa vertailussa 15 Myös alakriteerit painotettava ja/tai pisteytettävä etukäteen Ilmoitettava pisteytystapa (tekniikka) Kaikkia tarjouspyynnössä ilmoitettua vertailuperusteita on käytettävä -> ei saa muuttaa, lisätä tai jättää soveltamatta

16 Sopimusehdot 16 Hankintasopimukseen sisällytettävät asiat tulisi kyetä ennakoimaan jo hankinnan suunnitteluvaiheessa -> tarjouspyynnössä tehty hankinnan määrittely sitoo hankintayksikköä. Yleisiä sopimusehtoja voi käyttää soveltuvin osin Sopimussakot ja kannustimet mahdollisia

17 Sopimuskaudella 17 Palveluntuottajalla ja hankintayksiköllä on sopimusvastuu ei ohi ostoja! Ostetun palvelun laatua on seurattava, arvioitava ja valvottava Reklamaatio tarkoittaa kirjallista valitusta myyjälle virheellisestä hyödykkeestä tai palveluksesta. Annetaan viipymättä ja kirjallisesti palveluntuottajalle/toimittajalle, kun sopimuspoikkeamat havaitaan.

18 Hankintamenettelyt 18 Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Suorahankinta (lähinnä 67 ) Kilpailullinen neuvottelumenettely Puitejärjestely Dynaaminen hankintajärjestelmä Sähköinen huutokauppa Sopivan menettelyn valinta on toki tärkeää, mutta monet muut asiat ratkaisevat sen, johtaako hankinta hyvään sopimussuhteeseen!

19 19 Kiitos Pohjois-Savon hankinta-asiamies Minna Heikka, hankinta-asiamies Puh