Lapin hankinta-asiamies ensimmäinen vuosi. Hankintaseminaari

Transkriptio

1 Lapin hankinta-asiamies ensimmäinen vuosi Hankintaseminaari

2 Lapin hankinta-asiamies Lapin Liitto (EAKR) Lapin kunnat Lapin Yrittäjät 2

3 Hankinta-asiamiehen tehtäviä Hankintaosaamisen lisääminen maakunnassa Sähköiset järjestelmät Uusien hankintamenettelyjen esitteleminen Uusien käytänteiden lanseeraaminen Hankintojen avoimuuden edistäminen Tarjouspyyntöjen löydettävyys Markkinavuoropuhelut Kestävät kriteerit Hankintaprosessin kehittäminen Reilun kilpailun varmistaminen 3

4 Keskinarkaus tausta LSHP vs. logistiikka- ja materiaalipäällikkö Kestävät Hankinnat, Sodankylä Tulevan hävittäjähankinnan teollisen yhteistyön kustannusten ja laillisuuden selvitys, VTV (Eduskunta) Poliisin materiaalihallinnon kehittämissuunnitelma (prosessijohtaminen), Poliisihallitus Maaseudun elinvoimaisuuden tutkiminen, Helsingin Yliopisto 4

5 Julkisten hankintojen tärkeys Hankintayksiköt käyttävät veronmaksajien rahoja: avoimesti, tasavertaisesti ja syrjimättömästi & suhteellisuusperiaatteen mukaan 5

6 Palvelut Työpaikat Verotulot

7 21 kuntaa Johtoryhmä & viranomaiset Yrittäjät Valtuusto & lautakunnat 7

8 2018 Hankintaohjeiden päivittäminen Vuoden 2016 lainmuutoksen mukaiseksi Pienhankintaohjeiden luominen Sähköiset järjestelmät Cloudia laajasti käytössä Käyttöönoton haasteena rakenteellisen tarjouspyynnön luomisen osaaminen; viranomaisten usko, etteivät yritykset osaa; yritysten ihmetys, ettei tarjouspyyntöjä löydy Nettiä ei ole huomioitu päivittämättömissä ohjeissa 8

9 Epätietoisuutta & toivoa Päättäjät eivät ymmärrä miksei hankintoja toteuteta alueen yritysten hyväksi Viranhaltijat eivät ymmärrä, että lain lisäksi elinvoimaisuus on heidän tehtävänsä Yrittäjät eivät ymmärrä miksei heiltä kysytä Päättäjillä on aito halu muuttaa kuntien hankintakäytäntöjä Viranhaltijoilla on kova motivaatio tehdä hyviä hankintoja Jokaisessa kunnassa on osaavia yrittäjiä Miksei ne tee mitään? Kyllä me yritetään! 9

10 Virkamies Toimittaja Hyvä hankinta (asiakkaalle) Hankintatoimi Päättäjä 10

11 Päättäjien tehtävät Hankintastrategian arvovalintojen tekeminen ja priorisoiminen Yhdenmukainen linja talousarvion toimeenpanosuunnitelman kanssa Järkevän pienhankintarajan päättäminen esim. yli hankinnat kilpailutetaan avoimesti (ellei johtokunta perustellusti toisin päätä) Hahmottaa lautakuntien rooli: ainoa tilaisuus vaikuttaa hankintaan on ennen kilpailutuksen julkaisua Ymmärrettävä milloin kyse on hankinnasta: satojen tuhansien euronkaan lasku ei ole hankinta vaan tilaus jos kyse on kilpailutetusta sopimuksesta. Pienhankinnat voivat olla arvoltaan suuria joten niihinkin kiinnitettävä huomiota 11

12 Virkamiesten tehtäviä Miettiä kuka on hankinnan loppuasiakas Harkita hankinnan vaikutuksia kunnan elinvoimaan Toteuttaa hankinnat lain ja kunnan ohjeiden mukaisesti Olla aktiivisesti yhteydessä niihin toimittajiin, joiden sopimusyhteyshenkilönä toimii Viestiä lautakunnan päätettäviksi menevistä hankinnoista niin, ettei hankintasopimukseen tulee byrokratiasta johtuvaa viivettä Huolehtia maksuaikataulun noudattamisesta Kirjata reklamaatiot ja valvoa sopimuksen ehtoja Tarvittaessa pyytää apua 12

13 Markkinavuoropuheluja on vielä aivan liian vähän Johdossa valtio (Poliisihallitus) & Utsjoki 13

14 14 Benchmarkattu Bryssel & Berliini

15 Suomen hankintastrategia Valtionvarainministeriö 15

16 Hankintoja pitää johtaa Mikään määrä päätöksiä ja hyvää tahtoa ei itsestään muutu tekemiseksi. Sitä ei tehdä, mitä ei seurata. 16

17 Lapin tarjouspyyntöjen laatu Tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset eivät erotu toisistaan Vähimmäisvaatimukset eivät erotu laatukriteereistä Sähköisissä järjestelmissä usein ladataan täytettäviä liitetiedostoja sen sijaan että tarjouspyyntö tehtäisiin yrityksille helpoksi täyttää 17

18 Kriteerihierarkia Tarjouspyyntö Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset Tuotteen soveltuvuusvaatimukset Vähimmäisvaatimukset Laadun kriteerit (painotus) 18

19 Sisäiset hankintaprosessit hankintayksiköissä Hankkijoiden verkosto 19

20 Voi kunpa se InHouse-asia olisi jo käsitelty

21 Lapin kunnat ovat ketteriä

22 Lapin kaikilla toimijoilla on hyvä paikallistuntemus

23 Hyviä esimerkkejä Utsjoen kunta Inarin yrittäjät Ylitornion virkamiehet Tornion päättäjät Osta paikallista hanke 23

24 Alueen yrittäjät huomioivia kriteerejä Asennus Huolto Vasteaika Takuutoimitus, korvaava laite Kokoaminen Jätteiden poisvienti Opastaminen Miten ostaisit pöydän? Onko tuote niin helppo, että voidaan mennä hinnalla? Mitkä tekijät määrittävät hyvän pöydän? Millä siitä pöydästä saadaan paikallinen? 24

25 Kriteerejä Tuotteen korkeuden on oltava 120 cm 160 cm. Syötä korkeus: cm. Ovet tulee avata 30 minuutin sisällä soitosta. Päivystyspuhelimeen on vastattava 24/7 15 minuutin sisällä. Liiketoimintasuunnitelma, korkeintaan 5 sivua. Pisteet Arvioinnissa huomioidaan innovatiivisuus, toteuttamiskelpoisuus ja kokonaislaatu. 25

26 Markkinavuoropuhelu

27 Uuden hankintalain 1397/2016 mukaan markkinakartoitus (65 ) Ennen hankintamenettelyn aloittamista hankintayksikkö voi tehdä markkinakartoituksen hankinnan valmistelua varten ja antaa tietoa toimittajille tulevaa hankintaa koskevista suunnitelmistaan ja vaatimuksistaan. Markkinakartoituksessa hankintayksikkö voi käyttää riippumattomia asiantuntijoita, muita viranomaisia tai toimittajia. Näiden tahojen neuvoja voidaan käyttää apuna hankintamenettelyn suunnittelussa ja toteuttamisessa, mutta neuvojen käyttäminen ei kuitenkaan saa johtaa kilpailun vääristymiseen eikä 3 :ssä tarkoitettujen syrjimättömyyden ja avoimuuden periaatteiden vastaiseen menettelyyn.

28 Susanna-Sofia Keskinarkaus hankinta-asiamies p Instagram: skeskinarkaus Facebook: Susanna-Sofia Keskinarkaus LinkedIn: yrittajat.fi Susanna-Sofia Keskinarkaus 28