Microsoftin Toimittajien Käytännesäännöt

Transkriptio

1 Microsoftin Toimittajien Käytännesäännöt Microsoftin pyrkimyksenä ei ole olla vain hyvä vaan erinomainen yritys. Tämän pyrkimyksen nojalla olemme sitoutuneet tehtäväämme koko maailman ihmisten ja yritysten auttamisesta parhaan mahdollisen tuottavuuden ja menestyksen aikaansaamiseksi. Tehtävämme toteuttamisessa ei ole kyse vain innovatiivisen tekniikan rakentamisesta. Siinä on kyse myös siitä, meitä me olemme yrityksenä ja yksilöinä, miten hallitsemme liiketoimintaamme sisäisesti ja miten työskentelemme asiakkaiden, kumppaneiden, hallitusten, yhteisöjen ja toimittajien kanssa. Microsoft on vahvistanut Liiketoiminnan Käytännestandardien ( myötä yrityksen standardit, joihin sisältyvät eettiset liiketoimintakäytännöt ja säännösten noudattaminen. Näitä standardeja sovelletaan kaikkiin Microsoftin työntekijöihin, johtajiin ja toimihenkilöihin. Microsoft odottaa vastaavasti myös toimittajiensa sitoutuvan tällaiseen yhtenäisyyteen noudattamalla Microsoftin toimittajien käytännesääntöjä ja tarjoamalla työntekijöilleen Toimittajien Käytännesääntöjä koskevaa koulutusta. TOIMITTAJIEN KÄYTÄNNESÄÄNTÖJEN NOUDATTAMINEN Toimittajat ja heidän työntekijänsä, edustajansa ja alihankkijansa (joihin viitataan kollektiivisesti nimellä Toimittajat ) on noudatettava näitä Toimittajien Käytännesääntöjä harjoittaessaan liiketoimintaa Microsoftin kanssa tai sen puolesta. Toimittajien on ilmoitettava pikaisesti Microsoft-yhteyshenkilölleen (tai Microsoftin hallinnon jäsenelle), kun syntyy tilanne, jonka johdosta Toimittaja toimii näiden Käytännesääntöjen vastaisesti. Vaikka Microsoftin Toimittajien odotetaan valvovan toimintaansa ja osoittavan noudattavansa näitä Käytännesääntöjä, Microsoft saattaa tarkastaa Toimittajiensa toimintaa tai Toimittajien toimitiloja vaatimustenmukaisuuden vahvistamiseksi. Microsoft saattaa vaatia sellaisen Toimittajan edustajan (edustajien) välitöntä erottamista, joka käyttäytyy lainvastaisella tai näiden Käytännesääntöjen tai minkä tahansa Microsoftin käytännön kanssa ristiriidassa olevalla tavalla. Sen lisäksi, että Toimittaja noudattaa mahdollisia muita velvoitteita, jotka on mainittu sen Microsoftin kanssa tekemissä sopimuksissa, Toimittajan on noudatettava näitä Käytännesääntöjä ja osallistuttava näitä Käytännesääntöjä koskevaan koulutukseen, jota Microsoft saattaa tarjota. LAKIEN JA SÄÄNNÖSTEN NOUDATTAMISTA KOSKEVAT KÄYTÄNNÖT Kaikkien Microsoftin Toimittajien on harjoitettava liiketoimintaansa täysin sovellettavien lakien ja säännösten mukaisesti, kun ne harjoittavat liiketoimintaa Microsoftin kanssa ja/tai sen puolesta, ja niiden on rajoituksetta: Kaupankäynti: Noudatettava kaikkia sovellettavia kaupankäyntiä koskevia rajoituksia sekä kaikkia sovellettavia vientiä, jälleenvientiä ja tuontia koskevia lakeja ja säännöksiä. Kilpailuoikeus: Harjoitettava liiketoimintaa täysin niiden kilpailua ja kilpailun rehellisyyttä koskevien lakien mukaisesti, joita sovelletaan lainkäyttöalueisiin, joilla liiketoimintaa harjoitetaan. Boikotit: Osallistuttava vain Yhdysvaltain hallituksen tai sovellettavien lakien hyväksymiin kansainvälisiin boikotteihin. Lahjonnan Kielto: Vältettävä osallistumista minkäänlaiseen lahjontaan tai lahjuksiin yhteyksissään virkamiehiin tai yksityisen sektorin henkilöihin. Microsoft on sitoutunut noudattamaan Yhdysvaltain Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 1

2 Foreign Corrupt Practices Act -laissa ( FCPA ) ja niiden maiden lahjonnan kieltävissä ja rahanpesun torjuntaa koskevissa laeissa esitettyjä käytännestandardeja, joissa Microsoftilla on toimintaa. Toimittajien on noudatettava kaikkia sovellettavia lahjonnan kieltäviä ja rahanpesun torjuntaa koskevia lakeja, muun muassa FCPA-lakia, sekä painostusta, lahjoja ja virkamiehille tehtäviä maksuja koskevia lakeja, poliittisiin kampanjoihin tehtäviä lahjoituksia koskevia lakeja ja muita niihin liittyviä säännöksiä. Toimittajat eivät saa suoraan tai epäsuorasti tarjota tai maksaa mitään rahalliselta arvoltaan merkittävää (mukaan lukien lahjat, matkat, vastaanottokulut ja lahjoitukset hyväntekeväisyyteen) minkään hallituksen tai valtionhallinnon viraston virkamiehelle tai työntekijälle, poliittiselle puolueelle, julkiselle kansainväliselle organisaatiolle tai poliittiseen virkaan ehdolla olevalle henkilölle (i) vaikuttaakseen sopimattomalla tavalla tällaisen virkamiehen, työntekijän tai ehdokkaan toimintaan tai päätöksentekoon ja siten edistääkseen Microsoftin liiketoiminnallisia etuja millään tavalla tai (ii) edistääkseen muulla sopimattomalla tavalla Microsoftin liiketoiminnallisia etuja. Microsoftin edustajina Toimittajien on noudatettava täysin Microsoftin Edustajien Lahjonnan Kieltoon Liittyviä Käytäntöjä, jotka esitetään osoitteessa LIIKETOIMINTAKÄYTÄNNÖT JA ETIIKKA Microsoftin Toimittajien liiketoimintaan liittyvän vuorovaikutuksen on oltava rehellistä, niiden on harjoitettava ja toimintaansa rehellisesti ja niiden on rajoituksetta: Liiketoimintarekisterit: Kirjattava ja raportoitava kaikki liiketoimintaansa koskevat tiedot rehellisesti ja oikeellisesti ja noudatettava kaikkia niiden täydentämistä ja oikeellisuutta koskevia sovellettavia lakeja. Luotava, säilytettävä ja hävitettävä liiketoimintarekisterit täysin kaikkien sovellettavien lakien ja määräysten vaatimusten mukaisesti. Oltava rehellisiä, suoria ja totuudenmukaisia keskusteluissaan sääntelyvirastojen edustajien ja hallituksen virkamiesten kanssa. Lehdistö: Puhuttava lehdistölle Microsoftin puolesta vain, jos Toimittajalla on saanut sitä varten Microsoftilta nimenomaisen kirjallisen valtuutuksen. Lahjat: Vältettävä lahjoja Microsoftin työntekijöille, koska myös hyvää tarkoittava lahja voidaan tietyissä olosuhteissa katsoa lahjukseksi, tai se saattaa aiheuttaa eturistiriitoja. Toimittaja ei saa tarjota mitään arvokasta saadakseen tai säilyttääkseen edun tai tarjota mitään, minkä voidaan katsoa vaikuttavan Microsoftin työntekijän toimintaan, vaarantaa tämän arvostelukyvyn tai velvoittaa tätä. Jos Microsoftin työntekijöille tarjotaan lahja, ateria tai viihdettä, on aina käytettävä harkintaa ja toimittava tahdikkaasti ja kohtuullisesti. Toimittajalta saatavan lahjan on oltava sallittu Microsoftin työntekijän liiketoimintayksikön ja maan käytännön nojalla, koska Microsoftin liiketoiminta- ja aluekäytännöt saattavat kieltää lahjat täysin tai asettaa lahjojen arvolle vaihtelevan ylärajan. Lahjojen, aterioiden tai viihteen on oltava sovellettavien lakien mukaisia, ne eivät saa rikkoa antajan ja/tai vastaanottajan asiaa koskevia käytäntöjä, ja niiden on oltava paikallisten tapojen ja käytäntöjen mukaisia. Toimittajat eivät saa antaa arvokkaita lahjoja Global Procurement Group (GPG) -konsernin jäsenille tai sen edustajille. Eturistiriidat: On vältettävä näennäistä tai todellista sopimattomuutta tai näennäisiä tai todellisia eturistiriitoja. Toimittajat eivät saa olla suorassa kanssakäymisessä sellaisen Microsoftin työntekijän kanssa, jonka puoliso, avopuoliso tai muu perheenjäsen tai sukulainen saa Toimittajan yrityksestä merkittävää taloudellista etua. Lisäksi suora kanssakäyminen Microsoftin palveluksessa olevan Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 2

3 Toimittajan henkilöstön jäsenen puolison, avopuolison tai muun perheenjäsenen tai sukulaisen kanssa on kiellettyä Toimittajan sopimuksesta neuvoteltaessa tai Toimittajan velvoitteita suoritettaessa. Sisäpiirikauppa: Sisäpiirikauppaa on vältettävä pidättäytymällä ostamasta tai myymästä Microsoftin tai muun yhtiön osakkeita silloin, kun Toimittajalla on Microsoftista tai muusta yhtiöstä tietoa, joka ei ole sijoittajayleisön käytettävissä ja joka saattaa vaikuttaa sijoittajan päätökseen osakkeen ostamisesta tai myynnistä. TYÖKÄYTÄNNÖT JA IHMISOIKEUDET Microsoft odottaa Toimittajiensa jakavan sen sitoumuksen ihmisoikeuksiin ja tasavertaisiin mahdollisuuksiin työpaikalla. Kaikkien Microsoftin Toimittajien on harjoitettava työsuhdekäytäntöjään täysin kaikkien sovellettavien lakien ja säännösten mukaisesti, ja niiden on rajoituksetta: Pidettävä kiinni Microsoftin sitoumuksesta työvoimaan ja työpaikkaan, jossa ei esiinny ahdistelua tai lainvastaista syrjintää. Vaikka tunnustamme kulttuurierojen olemassaolon ja kunnioitamme niitä, vaadimme, että Toimittajat eivät harjoita palkkauksen, korvauksen maksamisen, koulutukseen pääsyn tai ylennyksen, työsuhteen päättämisen ja/tai eläkkeelle siirtymisen yhteydessä syrjintää rodun, ihonvärin, sukupuolen, kansallisen alkuperän, uskonnon, iän, vamman, sukupuolisen identiteetin tai sen ilmaisemisen, siviilisäädyn, raskauden, seksuaalisen suuntautumisen, poliittisen suuntautumisen, ammattiliittoon kuulumisen tai veteraanin aseman perusteella. Käytettävä ainoastaan vapaaehtoista työvoimaa. Microsoftin Toimittajat eivät saa käyttää pakkotyövoimaa oppisopimustyövoiman, orjatyövoiman tai vankilatyövoiman muodossa. Lisäksi on kiellettyä tukea muun kuin vapaaehtoisen työvoiman ihmiskauppaa, joka tapahtuu uhkaamalla, voimaa käyttämällä, vilpillisten väitteiden tai muun pakkovallan avulla. Pidättäydyttävä vaatimasta työntekijöitä tekemään talletuksia tai jättämään henkilöllisyystodistuksiaan (hallituksen myöntämä henkilötodistus, passit tai työluvat) työntekijän haltuun. Työntekijöillä on oltava vapaus päättää työsuhteensa paikallisten ja kansallisten lakien tai säännösten mukaisesti ilman lainvastaista rangaistusta. Noudatettava kaikkia paikallisia ja kansallisia vähimmäistyöikää koskevia lakeja tai säännöksiä ja vältettävä lapsityövoiman käyttöä. Toimittajat eivät saa ottaa palvelukseensa alle 15-vuotiaita henkilöitä, henkilöitä, joiden ikä on oppivelvollisuuden päättymisikää tai lainmukaista vähimmäistä työn aloittamisikää alempi sen mukaan, kumpi on korkeampi. Microsoft tukee ainoastaan laillisia työharjoitteluohjelmia nuorten kouluttamiseksi eikä harjoita liiketoimintaa tällaisten järjestelmien väärinkäyttäjien kanssa. Alle 18-vuotiaat työntekijät eivät saa suorittaa vaarallisia työtehtäviä, ja heillä ei ehkä ole lupaa tehdä yötöitä, koska heidän koulutustarpeensa otetaan huomioon. Pidättäydyttävä ruumiillisesta kurinpidosta tai pahoinpitelystä. Fyysinen pahoinpitely tai kurinpito, fyysisellä pahoinpitelyllä uhkaaminen, seksuaalinen tai muu ahdistelu sekä sanallinen solvaaminen tai muu pelottelu on kielletty. Maksettava sovellettavat lainmukaiset palkat inhimillisissä olosuhteissa. Kaikille työntekijöille on toimitettava selkeät kirjalliset tiedot heidän palkkaa koskevista työehdoistaan ennen työsuhteen alkua ja tarvittaessa koko heidän työsuhteensa keston aikana. Palkoista tehtäviä vähennyksiä ei sallita kurinpitokeinona eikä muuna sellaisena toimenpiteenä, josta ei ole säädetty kansallisessa tai paikallisessa lainsäädännössä ilman kyseisen työntekijän nimenomaista kirjallista lupaa. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 3

4 Kaikki kurinpitotoimet on kirjattava. Normaalista työviikosta maksettavien palkkojen ja etuuksien on oltava vähintään paikallisten ja kansallisten lakisääteisten standardien mukaisia. Vaadittava työntekijöitä työskentelemään enintään paikallisissa ja kansallisissa laeissa tai säännöksissä määritetyt päivittäiset enimmäistyötunnit. Toimittajien on varmistettava, että ylityö on vapaaehtoista ja että siitä maksetaan paikallisten ja kansallisten lakien tai säännösten mukaisesti. Työviikon ei pitäisi olla yli 60 tuntia viikossa, ylityö mukaan lukien hätätilanteita tai epätavallisia tilanteita lukuun ottamatta. Työntekijöille on annettava vähintään yksi vapaapäivä seitsemän päivän viikkoa kohti. Pidettävä työntekijärekisteriä paikallisten ja kansallisten lakien tai säännösten mukaisesti ja ilmoitettava oikeaan aikaan palkkakuitin tai muiden vastaavien asiakirjojen avulla työntekijöiden palkanmaksun perusteet. Kunnioitettava työntekijöiden oikeutta yhdistyä ja neuvotella kollektiivisesti lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. Kuten yllä on mainittu, vaadimme, että Toimittajat eivät harjoita palkkauksen, korvauksen maksamisen, koulutukseen pääsyn tai ylennyksen, työsuhteen päättämisen ja/tai eläkkeelle siirtymisen yhteydessä syrjintää ammattiliittoon kuulumisen perusteella. TERVEYS JA TURVALLISUUS Microsoftin Toimittajien odotetaan integroivan hyvät terveyden ja turvallisuuden hallintakäytännöt kaikkiin liiketoimintanäkökohtiinsa ja niiden on rajoituksetta: Tarjottava turvallinen ja terveellinen työympäristö ja noudatettava täysin kaikkia turvallisuutta ja terveyttä koskevia lakeja, säännöksiä ja käytäntöjä, mukaan mukien ne, joita sovelletaan työturvallisuuteen, hätävalmiuteen, työtapaturmiin ja sairauksiin, työhygieniaan, fyysisesti vaativaan työhön, koneiden turvallisuuden varmistamiseen, puhtaanapitoon, ravintoon ja majoitukseen. Työympäristön luontaisten vaarojen syiden minimointia varten on ryhdyttävä riittäviin toimenpiteisiin. Kiellettävä laittomien huumausaineiden käyttö, hallussapito, jakelu tai myynti Microsoftin omistamissa tai vuokraamissa kiinteistöissä. YMPÄRISTÖÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET JA YMPÄRISTÖNSUOJELU Microsoft tunnustaa ympäristön suojelemista koskevan yhteiskunnallisen vastuunsa ja odottaa Toimittajiensa jakavan sen sitoumuksen vastaamalla ilmastonmuutosten aiheuttamiin haasteisiin ja pyrkimällä suojelemaan ympäristöä. Osana tätä sitoumusta kaikkien Microsoftin Toimittajien on rajoituksetta: Noudatettava kaikkia sovellettavia vaarallisia materiaaleja, ilmapäästöjä, jätettä ja jätevesipäästöjä, muun muassa tällaisten materiaalien valmistusta, kuljetusta, varastointia, hävittämistä ja ympäristöön vapauttamista koskevia ympäristölakeja ja säännöksiä. Pyrittävä vähentämään kaikentyyppistä jätettä, muun muassa vettä ja energiaa, ottamalla toimitiloissaan käyttöön asianmukaiset säilytystoimenpiteet ylläpito- ja tuotantoprosessiensa myötä ja kierrättämällä, uudelleenkäyttämällä tai korvaamalla materiaaleja. Hankittava kaikki ympäristöluvat ja rekisteröinnit, pidettävä niitä yllä ja ajan tasalla ja noudatettava tällaisten lupien toiminnallisia ja raportointivaatimuksia. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 4

5 Tunnistettava soveltuvin osin vapautettavat kemikaalit tai muut materiaalit, jotka muodostavat uhan ympäristölle, ja hallittava niitä asianmukaisesti varmistaakseen niiden turvallisen käsittelyn, siirtämisen, varastoinnin, käytön, kierrätyksen tai uudelleenkäytön ja hävittämisen. Noudatettava kaikkia tiettyjen aineiden käytön kieltämistä tai rajoittamista, muun muassa kierrätys- ja hävittämismerkintää, koskevia sovellettavia lakeja, säännöksiä ja asiakkaiden vaatimuksia. RESURSSIEN JA IMMATERIAALIOIKEUKSIEN SUOJELU Immateriaalioikeuksien suojelu on kaikille yrityksille elintärkeää. Microsoftin toiminta riippuu tietojen, prosessien ja tekniikan kaltaisista immateriaalioikeuksista. Kaikkien Microsoftin Toimittajien on rajoituksetta: Noudatettava ja suojeltava kaikkien osapuolten immateriaalioikeuksia käyttämällä ainoastaan laillisesti hankittua ja käyttöoikeuden alaista tietotekniikkaa ja ohjelmistoja. Käytettävä ohjelmistoja, laitteistoja ja sisältöä ainoastaan niihin liittyvien käyttöoikeuksien tai käyttöehtojen mukaisesti. Suojattava ja käytettävä vastuullisesti Microsoftin fyysisiä ja immateriaaliresursseja, muun muassa immateriaalioikeuksia, aineellista omaisuutta, tarvikkeita, kulutushyödykkeitä ja laitteita saatuaan Microsoftilta valtuutuksen tällaisten resurssien käyttöön. Käytettävä Microsoftin tarjoamaa tietotekniikkaa ja järjestelmiä (muun muassa sähköpostia) ainoastaan sallittuihin Microsoft-liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin. Microsoft kieltää Toimittajia ankarasti käyttämästä Microsoftin tarjoamaa tekniikkaa ja järjestelmiä (i) pelottelevan, ahdistelevan, uhkaavan, herjaavan, avoimesti seksuaalisen tai muulla tavoin loukkaavan tai sopimattoman aineiston luontiin, käyttöön, tallennukseen, tulostukseen, pyytämiseen tai lähettämiseen tai (ii) perättömien, loukkaavien tai pahansuopien viestien lähettämiseen. Noudatettava kaikkia salasanojen, luottamuksellisuuden, tietoturvan ja yksityisyyden säilyttämistä koskevia Microsoftin vaatimuksia ja toimenpiteitä ehtona sille, että ne voivat tarjota Microsoftille tavaraa tai palveluita tai päästä käyttämään Microsoft sisäistä yritysverkostoa, järjestelmiä ja rakennuksia. Kaikki Microsoftin omistamissa tai vuokraamissa laitteissa säilytettävä tai niiden välityksellä lähetettävät tiedot on katsottava luonteeltaan yksityiseksi, ja se on Microsoftin omaisuutta. Microsoft voi valvoa yritysverkon ja kaikkien järjestelmien (muun muassa sähköpostin) käyttöä ja se voi käyttää kaikkea Microsoftin verkossa säilytettävää tai sen välityksellä lähetettävää tietoa. Noudatettava Microsoftin ja muiden muun muassa tekijänoikeuksiin, patentteihin, tavaramerkkeihin ja liikesalaisuuksiin liittyviä immateriaalioikeuksia koskevia omistusoikeuksia ja hallittava tekniikan ja osaamisen siirtoa immateriaalioikeuksia suojaavalla tavalla. ARVELUTTAVASTA KÄYTÖKSESTÄ ILMOITTAMINEN Jos haluat ilmoittaa arveluttavasta käytöksestä tai Toimittajien Käytännesääntöjen mahdollisesta rikkomisesta, kehotamme tekemään yhteystyötä ensisijaisen Microsoft-yhteyshenkilön kanssa huolenaiheesi ratkaisemiseksi. Jos se ei ole mahdollista tai sopivaa, ota yhteyttä Microsoftiin yhdellä seuraavista tavoista: Puhelin: Microsoftin Liiketoiminnan Menettelytapalinja numerossa MSFT (6738). Jos soitat puhelun Yhdysvaltain ulkopuolelta, voit tehdä vastaanottajan maksettavan puhelun Liiketoiminnan Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 5

6 Menettelytapalinjalle käyttämällä kansainvälistä operaattoria ja pyytämällä tekemään vastaanottajan maksettavan puhelun numeroon Sähköposti: Jos olet Toimittaja, jolla on Microsoftin intranetin käyttöoikeus, voit lähettää sähköpostia Vaatimustenmukaisuudesta Vastaavalle Johtajalle Liiketoiminnan Menettelytapojen ja Vaatimustenmukaisuuden sähköpostiosoitteeseen Posti: Lähetä kirje Vaatimustenmukaisuudesta Vastaavalle Johtajalle osoitteeseen Microsoft Corporation, Legal and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA Faksi: Lähetä Vaatimustenmukaisuudesta Vastaavalle Johtajalle faksi numeroon Microsoft pitää luottamuksellisuutta mahdollisuuksien mukaan yllä eikä salli rangaistus- tai kostotoimia sellaisia henkilöitä vastaan, jotka ovat hyvässä uskossa pyytäneet neuvoamme tai ilmoittaneet arveluttavasta käytöksestä tai mahdollisesta näiden Toimittajien Käytännesääntöjen mahdollisesta rikkomuksesta. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 6