LAHJA-, VIIHDYKE- JA PALKINTOKÄYTÄNTÖ

Transkriptio

1 LAHJA-, VIIHDYKE- JA PALKINTOKÄYTÄNTÖ Lahjojen antaminen ja viihdykkeiden tarjoaminen 1. Asiakkaille, toimittajille, liikekumppaneille ja ulkoisille sidosryhmille 1. Kaiken lahjojen antamisen on tapahduttava Trinseon * eettisyys- ja vaatimustenmukaisuuskäytäntöjen ja erityisesti seuraavien käytäntöjen mukaisesti: korruptionestokäytäntö eturistiriitoja koskeva käytäntö lahjoituskäytäntö ostotoiminnan eettisyyttä koskeva käytäntö matkustus- ja hyvityskäytäntö. 2. Lahjojen antaminen ja niihin liittyvät kulut on pidettävä mahdollisimman vähäisinä, kuten Trinseon eettiset standardit edellyttävät. 3. Yhdysvaltain Foreign Corrupt Practices Act -lain ja muiden korruptionestolakien mukaisesti lahjojen antamisessa aloitteen tekijän on oltava Trinseo. Näin Trinseo pystyy varmistamaan, että asiakaslahja on Trinseon prioriteettien sekä liiketoimintaperiaatteiden mukainen. 4. Asiakaslahjoja ei pidetä lahjoituksina, vaan liikekuluina. (Lahjoitukset ovat hyväntekeväisyysmaksuja voittoa tavoittelemattomille järjestöille yhteiskunnallisten hankkeiden eikä Trinseon liiketoimintaetujen tukemiseksi. Lisätietoja hyväntekeväisyyslahjoituksista kerrotaan Trinseon lahjoituskäytännössä.) Lahjan kustannus on kohdistettava asiaankuuluvalle Trinseon kustannuspaikalle, esim. asiakaslahja alueelliselle kustannuspaikalle tai valmistuskustannuspaikalle, kun lahja annetaan paikalliselle yhteisön johtajalle. 5. Yleissääntönä voidaan pitää, ettei asiakaslahjojen arvo saa ylittää 100 Yhdysvaltain dollaria, ja ettei kaikkien yhden vuoden aikana yksittäiselle asiakkaan työntekijälle annettujen lahjojen arvo saa ylittää 200 Yhdysvaltain dollaria tai vastaavaa summaa paikallisessa valuutassa. Tämä summa vastaa niiden lahjojen arvoa, jotka Trinseon työntekijät voivat saada toimittajilta. Poikkeukset tähän sääntöön on hyväksytettävä etukäteen sopivalla lakiasiainosaston jäsenellä tai vaatimustenmukaisuusjohtajalla. * Koko tässä asiakirjassa Trinseo tai yhtiö viittaa Trinseoon ja Trinseon Styron-tytäryhtiöihin. Styron on aiemmin ilmoittanut suunnitelmista muuttaa kaikkien Styron-tytäryhtiöiden nimeksi Trinseo. Osa Styron-yrityksistä, mutteivät kaikki, on saanut nimenvaihdoksen valmiiksi, ja ne tunnetaan tällä hetkellä Styron-nimellä. Styronyritykset, jotka eivät ole vielä vaihtaneet nimeään, jatkavat Styron-nimellä toimimista, kunnes ne ovat saaneet nimenvaihdoksen valmiiksi.

2 6. Lahjoja varten tarvitaan tositteet. Trinseon työntekijän, joka on vastuussa lahjan antamisen aloittamisesta ja hallinnoinnista, on pidettävä kirjaa annetuista lahjoista. Tähän kirjanpitoon on merkittävä seuraavat: vastaanottajan nimi ja työnimike (tai ryhmän kuvaus, jos kyseessä on ryhmä) yrityksen nimi liikesuhde (asiakas, jakelija, mahdollinen asiakas) ja se, miten kulu liittyy myynninedistämiseen, tai osoitus tästä yhteydestä tai tuotteiden tai palvelujen kuvaus tai se, miten kyseinen kulu liittyy sopimuksen mukaiseen toimintaan tai sen täyttämiseen lahjan kuvaus, maksutapa ja arvo paikallisessa valuutassa sekä liiketoiminnallinen tarkoitus. 7. Edellä kuvatun mukaisen lahjojen antamisen lisäksi Trinseo tunnustaa, että Trinseon liiketoimien asianmukainen hoitaminen edellyttää joskus tilanteita, joissa asiakkaille ja muille Trinseoon liittyville henkilöille tarjotaan kohtuullinen määrän aterioita ja viihdykkeitä. Trinseo kuitenkin varoittaa antamasta ylellisiä tai tarpeettomia aterioita ja viihdykkeitä. Vain suoraan tiettyyn ateriaan tai viihdykkeeseen liittyvät kulut maksetaan tai hyvitetään ateria- ja viihdykekuluina. Liikeateriat ja liiketoimintaan liittyvät viihdykkeet voivat olla sopivia ja Trinseon parhaan edun kanssa. Työntekijöiden on kuitenkin muistettava, että liikeaterioita ja liiketoimintaan liittyviä viihdykkeitä tarjottaessa on pyrittävä välttämään jonkin sellaisen edun, velvoitteen tai tilanteen syntymistä, joka voisi aiheuttaa ristiriidan tai vaikuttaa olevan ristiriidassa Trinseon parhaan edun kanssa. Kaikilla liikeaterioilla ja liiketoimintaan liittyvillä viihdykkeillä on oltava selvä ja sopiva yhteys liiketoiminnan kanssa, ja niiden on oltava vaatimattomia ja kohtuullisia sekä luonteeltaan että määrältään. Niiden ei saa antaa vaikuttaa kenenkään työntekijän harkintaan liiketilanteissa, eivätkä ne saa antaa vaikutelmaa tällaisesta vaikutuksesta. Kaikkien lahjojen saajien ja antajien on oltava selvitettävissä. Lahjoista on annettava ilmoitus joko osana Trinseon matkustus- ja hyvityskäytäntöä tai liikekuluna edellä esitetyn kappaleen 4 mukaisesti. Jos jokin asia on epäselvä, se on tarkistettava Trinseon eettisyys- ja vaatimustenmukaisuuskäytännöistä vastaavalta ja/tai vaatimustenmukaisuusjohtajalta. 2. Viranomaisille tai poliittisille virkailijoille 1. Trinseo ja Trinseon henkilöstö eivät saa korruptiotarkoituksessa maksaa tai antaa mitään arvokasta tai valtuuttaa eikä tarjota jonkin arvokkaan antamista virkamiehelle (joka määritetään paikallisissa korruptionestolaeissa) tai jollekin poliittiselle puolueelle tai puoluevirkailijalle, tai jollekin poliittiseen virkaan ehdolla olevalle tarkoituksena saada itselleen liiketoimintaa tai pitää sitä hallussaan, ohjata liiketoimintaa jollekin henkilölle, saada sopimatonta liiketoimintaetua tai jotain muuta etua missä tahansa muodossa Trinseota, Trinseon henkilöstöä tai jotain muuta tahoa varten.

3 2. Tarjoiluja, aterioita, viihdykkeitä ja muita vastaavia lahjoja ei saa antaa suoraan tai epäsuoraan virkamiehille tai puoluevirkailijoille tarkoituksena vaikuttaa sopimattomasti virkamiehen tai virkailijan toimintaan tai päätökseen tai palkita tällaisesta toiminnasta tai päätöksestä tai vaihtoehtoisesti tarkoituksellisina vastasuorituksina jostain Trinseolle tai jollekin Trinseon henkilöstön jäsenelle tarjotusta edusta. 3. Trinseon tai jonkin Trinseon henkilöstön jäsenen puolesta virkamiehelle tai puoluevirkailijalle luvatun, tarjotun tai annetun tarjoilun, aterian, viihdykkeen tai vastaavanlaisen lahjan on oltava kohtuullinen sekä lajiltaan että määrältään eikä se saa olla käteisenä tai käteistä vastaavassa muodossa on oltava kyseisellä maantieteellisellä ja liiketoiminta-alueella tavanomaiseksi katsottavaa kohteliaisuutta on liityttävä lailliseen liiketoimintatarkoitukseen tiedot on ilmoitettava täydellisesti vieraan maan valtionhallinnolle on oltava laillinen jonkin soveltuvan korruptionestolain ja vastaanottajan ministeriön tai osaston soveltuvien sääntöjen ja asetusten mukaisesti sekä tiedot on kirjattava asianmukaisesti Trinseon kirjanpitoon. 4. Myös tapauksissa, joissa ateriat, viihdykkeet, lahjat ja tarjoilut ovat sallittuja tai lain määräämissä rajoissa sallittuja, niiden oltava satunnaisia, koska tavanomaisten tarjoilujen tai tavallisten lahjojen yhteisvaikutus voi luoda vaikutelman sopimattomasta toiminnasta. 5. Yleissääntönä voidaan pitää, että viranomaisille tai poliittisten puolueiden virkailijoille annettujen lahjojen arvo ei saa ylittää 100 Yhdysvaltain dollaria, ja että kaikkien yhden vuoden aikana yksittäiselle viranomaiselle tai puoluevirkailijalle annettujen lahjojen arvo ei saa ylittää 200 Yhdysvaltain dollaria tai vastaavaa summaa paikallisessa valuutassa. Koska korruptionestolait vaihtelevat oikeustoimialueen mukaan, eri maat voivat suhtautua eri tavoin erityyppisiin sallittuihin maksuihin. Tästä syystä ennen minkään lahjan antamista sille on pyydettävä hyväksyntä lakiasiainosaston jäseneltä tai vaatimustenmukaisuusjohtajalta. 6. Suosituksena on, että Trinseo maksaa itse tarjoilut eikä hyvitä niitä jollekin henkilölle. Tietyissä tilanteissa voi olla tarpeen ilmoittaa soveltuvalle valtionvirastolle Trinseon maksavan tällaiset kulut. Lukuun ottamatta kohtuullisia aterioita Trinseo ei voi, eikä Trinseon puolesta voida, maksaa mitään tai luvata mitään maksua tarjoiluista, viihdykkeistä tai vastaavanlaisista jollekin viranomaiselle tai poliittisen puolueen virkailijalle annetuista lahjoista sillä perusteella, että tällainen maksu olisi sallittu edellä kuvatuin perustein, ellei kyseinen maksu tai lupaus ole hyväksytetty etukäteen sopivalla lakiasiainosaston jäsenellä tai vaatimustenmukaisuusjohtajalla.

4 Jos haluat lisätietoja tai jos et ole varma jostain, tutustu Trinseon korruptionestokäytäntöön ja/tai käänny vaatimustenmukaisuusjohtajan puoleen. Lahjojen ja viihdykkeiden vastaanottaminen 1. Asiakkailta, toimittajilta, liikekumppaneilta ja ulkoisilta sidosryhmiltä 1. Trinseo valitsee tuotteet ja palvelut sen mukaan, mikä niiden hinta ja laatu ovat sekä miten ne vastaavat kokonaisuudessaan liiketoimintatarkoituksia. Kaikkien liiketoimien on tapahduttava näiden perusteiden mukaisesti, ja niiden on oltava puolueettomia, objektiivisia, eikä mikään ulkopuolinen taho saa vaikuttaa niihin. Vaatimattomia lahjoja, palveluksia, aterioita ja viihdykkeitä käytetään usein liikesuhteiden vahvistamiseen. Mitään lahjaa, palvelusta, ateriaa tai viihdykettä ei saa kuitenkaan ottaa vastaan, jos se velvoittaa tai saattaa vaikuttaa velvoittavan vastaanottajaa tai jos sen katsotaan olevan yritys vaikuttaa järkevään harkintaan. Kukaan työntekijä, toimihenkilö, johtaja, perheenjäsen, asiamies tai asiamiehen perheenjäsen ei saa hyväksyä tai ottaa vastaan lahjaa, ateriaa tai viihdykettä, jos se on käteisenä tai käteistä vastaavassa muodossa (esim. lahjakorttina) ei ole tavanomaisten liikekäytäntöjen mukainen on arvoltaan huomattava (sen arvo ylittää 100 USD tai vastaavan arvon paikallisessa valuutassa) tai jos kaikkien yhdestä lähteestä yhden vuoden aikana hyväksyttyjen tai vastaanotettujen lahjojen arvo ylittää 200 USD tai vastaavan arvon paikallisessa valuutassa tai jos se rikkoo jotain lakia tai asetusta. (Monilla vieraiden maiden ministeriöillä tai virastoilla tai julkisilla kansainvälisillä järjestöillä on erilliset vieraanvaraisuussäännöt, joita on noudatettava.) 2. Työntekijät voivat ottaa vastaan vain arvoltaan hyvin rajallisia lahjoja toimittajalta, jonka kanssa Trinseolla on liiketoimia, on ollut aiemmin liiketoimia tai jonka kanssa Trinseo odottaa tulevaisuudessa olevan liiketoimia, ja ainoastaan kohteliaisuussyistä. Yleissääntönä voidaan pitää, että lahjat, joiden arvo ylittää 100 USD tai vastaavan arvon paikallisessa valuutassa, eivät ole sopivia ja että lakiasiainosaston tai vaatimustenmukaisuusjohtajan on arvioitava ne ennen hyväksynnän antamista. Rajatuissa poikkeustapauksissa voidaan ottaa vastaan lahjoja, joiden arvo ylittää edellä mainitun arvon, jos ne toimitetaan heti eteenpäin Trinseolle tai Trinseon tällaisten lahjojen lahjoittamista varten valitsemalle hyväntekeväisyysjärjestölle. Hyväntekeväisyysjärjestöltä saatu kuitti on lähetettävä vaatimustenmukaisuusjohtajalle. Lisäksi työntekijät eivät saa koskaan suositella tai hyväksyä suoraan tai epäsuoraan rahaa tai rahallista vastinetta keltään henkilöltä tai miltään yritykseltä, jonka kanssa Trinseolla on liiketoimia, on ollut aiemmin liiketoimia tai jonka kanssa Trinseon voidaan kohtuudella odottavaa olevan tulevaisuudessa liiketoimia. Työntekijöiden, joille tarjotaan sellaisia lahjoja, jotka saattavat rikkoa edellä mainittuja ohjeita, on ilmoitettava asiasta välittömästi lakiasiainosastolle tai vaatimustenmukaisuusjohtajalle. Lahjoista yleensä kieltäydytään tai ne palautetaan yhdessä kirjeen kanssa, jossa selitetään Trinseon käytäntö, tai ne lahjoitetaan hyväntekeväisyysjärjestölle.

5 Hyväntekeväisyysjärjestöltä saatu kuitti on lähetettävä vaatimustenmukaisuusjohtajalle. 3. Trinseon työntekijöille tarjotut liikeateriat ja liiketoiminnalliset viihdykkeet voivat olla sopivia ja Trinseon parhaan edun mukaisia. Työntekijöiden on kuitenkin muistettava, että ottaessaan vastaan liiketoimintaan liittyviä viihdykkeitä, heidän on vältettävä jonkin sellaisen edun, velvoitteen tai tilanteen syntymistä, joka voisi aiheuttaa ristiriidan tai vaikuttaa ristiriitaiselta Trinseon parhaan edun kanssa. Kaikilla liikeaterioilla ja liiketoimintaan liittyvillä viihdykkeillä on oltava selvä ja sopiva yhteys liiketoiminnan kanssa, ja niiden on oltava vaatimattomia ja kohtuullisia sekä luonteeltaan että määrältään. Niiden ei saa antaa vaikuttaa kenenkään työntekijän harkintaan liiketilanteissa, eivätkä ne saa antaa vaikutelmaa tällaisesta vaikutuksesta. Jos sinulla on kysyttävää, pyydä ohjeita vaatimustenmukaisuusjohtajalta tai eettisten ja vaatimustenmukaisuusasioiden ilmoituspalvelun kautta. Rahapalkinnot 1. Tämä lahja-, viihdyke- ja palkintokäytännön osio koskee rahapalkintojen vastaanottamista. 2. Trinseon henkilöstö toimii yhdessä ryhmänä, ja Trinseon saavutukset eivät ole vain yksittäisen henkilön saavutuksia, vaan koko ryhmän saavutuksia. Trinseon henkilöstö ei saa siksi ottaa vastaan henkilökohtaisia rahapalkintoja ulkoisilta tahoilta, kun kyseisen palkinnon peruste liittyy myötävaikutuksiin tai tehtäviin, joissa on käytetty hyväksy Trinseon mainetta, kokemusta, tuotteita tai tietoja. Trinseo voi aika ajoin vastaanottaa palkintoja, jotka Trinseon henkilöstö voi ottaa vastaan Trinseon puolesta, mutta tällaisten palkintojen vastaanottamisen on tapahduttava lahja-, viihdyke- ja palkintokäytännön mukaisesti. 3. Trinseolle tai siihen liittyville tahoille annetut palkinnot voidaan ottaa vastaan seuraavin ehdoin: Palkinnoista on ilmoitettava avoimesti ja julkisesti. Jos mahdollista, muilla yrityksillä on oltava mahdollisuus kilpailla palkinnosta samojen ehtojen ja normien perusteella kuin Trinseo. Liiketoimintayksikköjen johtajilta ja lakiasiainosastolta on saatava sisäinen hyväksyntä ennen minkään palkinnon tavoitteluun osallistumista. Palkinnot on kirjattava täsmällisesti Trinseon kirjanpitoon tai palkinnon vastaanottavan yksikön kirjanpitoon. Lisäksi tällaisesta palkinnosta on maksettava kaikki asiaankuuluvat verot.

6 Palkintojen tarkoitus ei saa olla järkevään harkintaan vaikuttaminen, eivätkä ne saa olla sellaisia, että niiden voidaan tulkita olevan yritys vaikuttaa järkevään harkintaan. Jos haluat lisätietoja tai jos haluat kysyä jotain, tutustu Trinseon korruptionestokäytäntöön ja/tai käänny vaatimustenmukaisuusjohtajan puoleen. Trinseo Restricted October 2014 Form No