Liike-elämän etiikan toimintaohjeet Smithsin toimittajille

Transkriptio

1 Liike-elämän etiikan toimintaohjeet Smithsin toimittajille Smiths Group on globaali konserni, joka toimii vuorovaikutuksessa asiakkaiden, osakkeenomistajien ja toimittajien kanssa maailmanlaajuisesti. Toimintamme on osakkeenomistajien, organisaatioiden ja muiden liiketoimintaamme liittyvien henkilöiden edun mukaista. He muodostavat mielipiteensä Smithistä sekä meidän että yhteistyökumppaneidemme ja edustajiemme toiminnan perusteella. Hyvä maine on Smithsille tärkeää, koska se vaikuttaa olennaisesti myös jatkuvaan menestykseemme. Maineen keskeinen määrittäjä on toimintatavat sekä yksilö- että ryhmätasolla. Tilanteet ja olosuhteet vaihtelevat suuresti, joten kaiken kattavien sääntöjen ja määräysten asettaminen olisi epäkäytännöllistä. Siksi liike-elämän etiikan toimintaohjeidemme tavoitteena on tarjota selkeitä vaatimuksia ja ohjeistusta jokaiselle liiketoimintaan osallistuvalle työntekijälle. Samanlaiset eettisen toiminnan vähimmäisvaatimukset koskevat myös toimittajiamme. Liike-elämän etiikan toimintaohjeita sovelletaan kaikkiin toimittajiimme sekä toimittajien henkilöstöihin, edustajiin, toimittajiin ja muihin heidän puolestaan toimiviin osapuoliin maailmanlaajuisesti (viitataan tästä eteenpäin yhteisnimityksellä toimittajat). Toimintaohjeet asettavat vähimmäisvaatimukset toimittajien toiminnalle. Toimittajien toimintaohjeiden noudattaminen auttaa ylläpitämään ja parantamaan sekä toimittajiemme että Smithsin hyvää mainetta, mikä edistää myös pitkäaikaisen arvon luomista osakkeenomistajillemme. Pyrimme suojaamaan yrityksemme mainetta, turvaamaan osakkeenomistajien sijoituksia ja suojaamaan Smithsin laaja-alaisia etuja varmistamalla, että toiminta on sekä lakien ja säädösten mukaista että vastuullista. Smithsin hallitus ja ylin johtoryhmä kannattavat sekä tukevat Smithsin liike-elämän etiikan toimintaohjeita ja alla olevia liike-elämän etiikan toimintaohjeita toimittajille. Molemmat toimintaohjeet löytyvät verkko-osoitteesta ja Smithsin intranetistä. Edellytämme, että kaikki toimittajamme ottavat käyttöön joko nämä toimintaohjeet tai omat toimintaohjeensa, jos ne täyttävät seuraavaksi esitettävät vähimmäisvaatimukset. Edellytämme myös, että toimittajat osallistuvat vähimmäisvaatimuksiin liittyvään asianmukaiseen koulutukseen. Kaikista tärkeintä on, että Smiths ja sen liiketoiminta on sekä käytännössä että ulkopuolelta tarkasteltuna vastuullista, ja että osallistumme eettisesti markkinoille, joilla toimimme maailmanlaajuisesti.

2 Lainmukaisuus 1. Lakien noudattaminen 1.1. Toimittajien vähimmäisvaatimus on noudattaa kaikkia lakeja ja määräyksiä maissa, joissa he toimivat. Vähimmäisvaatimus sisältää lait, jotka kieltävät kaikenlaisen lahjonnan, korruption, myynnin ja toimitukset vientikiellossa oleviin maihin, tuontien ja vientien rajoittamisen sekä muut liiketoimia säätelevät lait. Oikeudenmukainen kilpailu 2. Kilpailu 2.1. Smiths uskoo oikeudenmukaiseen ja voimakkaaseen kilpailuun markkinasektoreillaan. Edellytämme, että toimittajamme eivät ryhdy eivätkä osallistu lain määrittämiin kilpailun vastaisiin sopimuksiin, liiketoimiin tai liiketoimintaan. Vastuullinen liiketoiminta 3. Asianmukainen käyttäytyminen liike-elämässä 3.1. Toimimme aina asianmukaisesti, koska se turvaa Smithiin liittyvän luottamuksen, jota liiketoimintamme kanssa vuorovaikutuksessa olevat asiakkaat, osakkeenomistajat, yksittäiset henkilöt, organisaatiot ja muut toimittajat edellyttävät. Edellytämme, että toimittajamme toimivat samoin Toimittajien ei pidä ryhtyä henkilökohtaisiin toimenpiteisiin eikä julkiseen kommentointiin, jonka tarkoituksena on vahingoittaa Smithsin liiketoimintaa tai mainetta Toimittajat eivät tarjoa, lupaa, anna, vaadi tai hyväksy lahjuksia tai muita epäeettisiä etuja mukaan lukien kohtuuttomat ja säännölliset lahjat ja kestitys saadakseen, pitääkseen tai antaakseen liiketoimintaa tai muita etuja. Muiden toimittajien, kumppaneiden ja asiakkaiden asianmukainen kohtelu 4. Toimittajien, liikekumppaneiden ja asiakkaiden kanssa toimiminen 4.1. Toimittajien on tehtävä yhteistyötä Smithsin ja sen muiden toimittajien kanssa, jotta asiakkaiden odotuksiin vastataan, ja jotta laatu, arvo ja oikea-aikaisuus varmistetaan toimitusketjun kaikissa vaiheissa Toimittajien on kunnioitettava ja kohdeltava sovittujen ehtojen mukaisesti fyysistä omaisuutta, tietotekniikkalaitteita, viestintäresursseja, tekniikkaa, teollis- ja tekijänoikeuksia, luottamuksellista tietoa, dataa ja muuta aineellista tai aineetonta omaisuutta, joka on saatu Smithsiltä, asiakkailtamme tai muilta toimittajilta ja osapuolilta.

3 4.3. Toimittajien on vaadittava ja varmistettava, että heidän edustajansa, toimittajansa ja muut puolestaan toimivat osapuolet toimivat laillisesti ja eettisesti sekä näiden toimintaohjeiden arvojen ja vaatimusten mukaisesti. Kollegan kunnioittaminen 5. Henkilöstö 5.1. Toimittajien on rekrytoitava, valittava ja ylennettävä henkilöstöään vain koulutuksen, taitojen, soveltuvuuden ja asenteen perusteella Työllistämiseen liittyvissä päätöksissä toimittajilta edellytetään syrjinnän vastaisen säädännön noudattamista asianmukaisilla lainkäyttöalueilla sisältäen rotuun, ihonväriin, kansalliseen alkuperään, sukupuoleen, siviilisäätyyn, uskontoon, ikään ja fyysisiin tai henkisiin toimintarajoitteisiin liittyvät ominaisuudet Toimittajien on kohdeltava koko henkilöstöä kunnioittaen ja arvokkaasti: häirintää tai kiusaamista ei hyväksytä Toimittajilta edellytetään, että henkilöstön oikeutta liittyä tai olla liittymättä ammattiliittoon tai muihin henkilöstöä vilpittömässä mielessä edustaviin organisaatioihin kunnioitetaan Toimittajien on huolehdittava hyvästä viestinnästä henkilöstön kanssa ja tarjottava tukea, yhteistyötä ja ryhmätyötä yhteisten huolenaiheiden ratkaisemiseksi. Terveyden, turvallisuuden ja vaarattomuuden edistäminen työpaikoilla 6. Työterveys, turvallisuus ja vaarattomuus 6.1. Smiths edellyttää, että toimittajat sitoutuvat noudattamaan kaikkia toimenpiteitä tavalla, jolla työterveyden ja turvallisuuden vaatimukset saavutetaan käytännössä parhaiten Toimittajien on suojattava henkilöstö, fyysinen omaisuus, tiedot ja maine mahdollisilta turvallisuusuhkilta. Ympäristön kunnioittaminen 7. Ympäristö 7.1. Toimittajien on varmistettava, että toiminnan, tuotteiden ja palveluiden haitalliset vaikutukset ympäristöön minimoidaan käytännössä kohtuuden rajoissa. Yhteisöjen tukeminen 8. Yhteisöt

4 8.1. Työllistymismahdollisuuksien, koulutuksen ja kehitystoiminnan tarjoamisen lisäksi toimittajien on pyrittävä, kun mahdollista, edistämään merkityksellisellä tavalla yhteisöjä, joiden kanssa tehdään yhteistyötä, ja tukemaan yhteisöjä sekä hyväntekeväisyyshankkeita Toimittajien on maksettava toimintaansa ja toimenpiteisiinsä liittyvät verot asianmukaisesti ja ajallaan. Ihmisoikeuksien kunnioittaminen 9. Ihmisoikeudet 9.1. Smiths edellyttää, että toimittajat pitävät yllä kaikkia kansainvälisesti tunnustettuja ihmisoikeuksia toimipisteissään Toimittajien on noudatettava kaikkia asiaankuuluvia virallisia ohjeistuksia, joiden tarkoituksena on varmistaa, että tuotteet eivät liity aseisiin tai muihin laitteisiin, joiden käyttötarkoituksena on terrorismi tai ihmisoikeuksien loukkaaminen Smiths ei hyväksy toimittajiltaan eikä toimitusketjultaan lapsityövoiman tai pakkotyön käyttöä, ihmiskauppaa, orjuutta tai muuta toimintaa, joka ei osoita inhimillistä kunnioitusta ja arvostusta. Tehokas taloudellinen kirjanpito ja tietojen säilyttäminen 10. Tietojen säilyttäminen ja sisäinen valvonta Toimittajien on säilytettävä kaikki liiketoimintaan liittyvät tiedot tarkasti, turvallisesti ja avoimesti asiaankuuluvien kirjanpitovaatimusten ja yleisesti hyväksyttyjen hyvien toimintatapojen mukaisesti Smiths edellyttää, että toimittajat suorittavat kattavaa riskien arviointia ja hallintaa, käyttävät vankkoja sisäisen valvonnan järjestelmiä rakenteensa olennaisena lähtökohtana ja varmistavat, että kaikki riskit hallitaan tehokkaasti ja että ilmoitetut tulokset pitävät paikkaansa Toimittajien on pidettävä yllä itsenäistä sisäistä tai ulkoista tarkastustoimintaa, jolla seurataan sisäisen valvonnan tehokkuutta, ja jatkuvaa hallintaprosessia, jolla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan merkittäviä liiketoimintariskejä sekä tehdään ilmoituksia toimittajan hallitukselle tai muulle hallintorakenteelle tarpeen mukaan. 11. Soveltaminen ja noudattaminen Liike-elämän etiikan toimintaohjeet Smithsin toimittajille tai toimittajien omat eettiset toimintaohjeet pätevät tytäryhtiöihin ja tytäryhtiöiden henkilöstöihin maailmanlaajuisesti. Toimintaohjeet on käännettävä tarvittaessa, ja henkilöstölle on annettava paperikopio ohjeista, jotka ovat saatavilla myös toimittajan intranetissä tai muussa sähköisessä muodossa. Smithsin toimittajien

5 toimintaohjeiden huomiotta jättäminen tai rikkominen johtaa työntekijän asianmukaisiin kurinpidollisiin toimenpiteisiin Liike-elämän etiikan toimintaohjeet Smithsin toimittajille eivät korvaa toimittajien tai tytäryhtiöiden olemassa olevia menettelyohjeita. Edellytämme, että toimittajille tarkoitettuja toimintaohjeitamme tai toimittajien omia eettisiä toimintaohjeita käytetään hallitsevina asiakirjoina, joita sisäisten menettelyohjeiden on noudatettava. Toimittajien ja toimittajien tytäryhtiöiden menettelyohjeiden lisäksi käytössä oleviin eettisiin toimintaohjeisiin tulisi lisätä kysymyksiä ja vastauksia sisältävä lehtinen tai muuta ohjeistusta ja koulutusta Jos toimittaja osallistuu yhteisyritykseen tai kaupalliseen jakamisjärjestelyyn, on sen pyrittävä käytännössä kohtuuden rajoissa varmistamaan, että yhteinen yrityshanke noudattaa Smithsin liike-elämän eettisiä toimintaohjeita tai toimittajan omia vastaavia liike-elämän etiikan toimintaohjeita Toimittajien on rohkaistava ja edellytettävä, että henkilöstö ilmoittaa hallinnolle ripeästi, jos liike-elämän etiikan toimintaohjeiden rikkomuksia epäillään tai havaitaan. Ilmoittaminen asianmukaisten kanavien kautta ei saa johtaa ilmoituksen tehneen työntekijän haitalliseen tai epäsuotuisaan kohteluun. Samalla tavoin Smith edellyttää, että toimittajat ja toimittajien henkilöstöt ilmoittavat, jos toimittaja uskoo, että Smithsin työntekijän toiminta ei noudata Smithsin liikeelämän etiikan toimintaohjeita Smiths pidättää oikeuden päättää liikesuhteensa toimittajan kanssa, jos toimittajan toimihenkilön, johtajan tai henkilöstön todetaan rikkoneen liike-elämän etiikan toimintaohjeitamme. Pidätämme myös oikeuden tiedustella ja tutkia toimittajien toimintaa, jotta voimme varmistaa, että toiminta täyttää näiden toimintaohjeiden vähimmäisvaatimukset. Neuvojen hankkiminen ja ongelmista ilmoittaminen Kaikki ilmoitukset on käsiteltävä luottamuksellisesti, ja ne on hoidettava asianmukaisesti sekä ripeästi. Toimittajat ja toimittajien henkilöstöt voivat lähettää sähköpostia Smithsin etiikan ilmoituspalveluun jos epäillään, että Smithsin henkilöstön toiminta ei noudata Smithsin liike-elämän etiikan toimintaohjeita.