Erasmus+ -liikkuvuuden hallinnointi - ajankohtaista. Anni Kallio, Sofia Lähdeniemi, Kiira Noponen / CIMO

Transkriptio

1 Erasmus+ -liikkuvuuden hallinnointi - ajankohtaista Anni Kallio, Sofia Lähdeniemi, Kiira Noponen / CIMO

2 Aamupäivän sisältöä Väliraportointi ja lisäapurahojen haku Liikkuvuustukiopas Keskeytyneet vaihdot - uudet ohjeet Esteettömyystuen hakuohjeet OLS Mobility Tool+

3 Erasmusintern.org ESN:n harjoittelupaikkaportaali harjoittelupaikan etsijöille ja tarjoajille! avattu lokakuussa 2014

4 School Education Gateway Tulossa pian koulujen Erasmus+ -yhteistyötä edistävä portaali, mukaan apulaisopettajaharjoittelupaikat!

5 Väliraportointi ja lisäapurahat

6 Väliraportointi ja lisäapurahat Väliraportointi päättyy Raportoidaan liikkuvuustuen käytöstä väliraportointiin mennessä, arvio käytöstä ja liikkujamääristä koko sopimuskaudella sekä OLS-lisenssien käytöstä Webropol-lomake, jätetään sähköisesti, mutta tulostetaan ja allekirjoitetaan ennen jättämistä, postitse CIMOon Tuen käyttö väliraporttiin mennessä Myönnetyt tukisummat toiminnoittain Jos käytetty väh. 70 % ensimmäisestä maksuerästä, maksetaan korkeakoululle toinen ennakkomaksu Jos tuen käyttöehto ei täyty, voi korkeakoulu täyttää väliraportin uudestaan myöhemmin, viimeistään

7 Väliraportointi ja lisäapurahat Arvio käytettävästä tuesta koko sopimuskaudella Myös nolla-apurahalla liikkujat huomioidaan Merkitään jo suunnitellut siirrot toimintojen välillä Arvio palautuvan tuen määrästä TAI Haettavien lisäapurahojen määrä = Lisäapurahahakemus! Erillistä hakemusta ei tarvitse täyttää! OLS-kielitesti- ja kielikurssilisenssien käyttö ja arvio lisenssien tarpeesta sopimuskauden loppuun mennessä

8 Väliraportointi ja lisäapurahat Lisäapurahoja varten tukea käytössä euroa + mahdollinen ylibuukkaus palautuvan tuen perusteella Myönnetään ensisijaisesti opiskelija- ja harjoittelijavaihdon apurahoihin, vain toissijaisesti opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahoihin

9 Loppuraportointi Loppuraportointi Mobility Toolin kautta * UNDER CONSTRUCTION * Sisältö Vaihtojaksojen tiedot Liikkuvuustuen käyttö Erasmus-peruskirjan noudattaminen (mm. liikkujapalautteen perusteella) Tulokset ja vaikuttavuus Korkeakoulun kommentit ja palaute

10 Päivitystä liikkuvuustukioppaaseen

11 Liikkuvuustukiopas Sopimusliitteet ja liikkuvuustukiopas löytyvät: -> Avaintoimi 1: Liikkuvuus -> Osallistujalle -> Hallinnointi ja sopimusliitteet Oppaan uusin versio marraskuussa 2014 kaikki päivitykset korostettu keltaisella

12 Jousto vs. vaihdon kesto Jos Transcript of records / Traineeship Certificate todistuksen osoittamat vaihdon toteutuneet päivämäärät tekevät vaihtojaksosta enintään 5 päivää lyhyemmän kuin mitä ennen vaihtoa on sovittu, on korkeakoulun mahdollista jättää korjaamatta vaihdon kesto Mobility Tooliin, eikä myöskään opiskelijan Erasmus+ -apurahan suuruutta tarvitse pienentää. Edellytyksenä kuitenkin on, että opiskelija on suorittanut vaihtojakson sisällöllisesti sovitun mukaisesti ja, että vaihdon vaadittu minimikesto täyttyy. Tästä joustosta on sovittu kansallisesti, jotta vältyttäisiin hyvin pienien takaisinperintälaskujen lähettämiseltä.

13 Jousto vs. vaihdon kesto Jos vaihto pitenee, ei pidennysjaksolle tarvitse maksaa lisäapurahaa (=> nollapäivät), mutta sitä voi maksaa. Jos vaihto lyhenee, on apuraha laskettava uudestaan, ellei Lyhennys ole 5 päivää tai alle Kyseessä force majeure Apurahasopimuksen päivitys sähköpostilla ok

14 Keskeytyneet vaihdot - Force majeure

15 Keskeytyneet vaihdot Koska apurahan suuruus on sidottu vaihdon kestoon, raportoidaan jatkossa CIMOon myös minimikeston ylittävät vaihdot, jotka keskeytyvät suunniteltua aikaisemmin ylivoimaisen esteen (force majeure) vuoksi Ylivoimainen este = tapahtuma, johon sopimusosapuolet eivät ole voineet vaikuttaa ja joka ei johdu sopimusosapuolten laiminlyönnistä. Esim. vakava sairastuminen. Vaihtojakson puutteellisesta suunnittelusta tai tiedotuksesta aiheutuvia ongelmia ei lähtökohtaisesti katsota ylivoimaiseksi esteeksi.

16 Keskeytyneet vaihdot Korkeakoulu arvioi, onko kyseessä ylivoimainen este CIMOon toimitetaan: opiskelijan laatima selvitys vaihdon keskeytymisen syystä opiskelijan laatima kuluerittely vaihdosta aiheutuneista ylimääräisistä kustannuksista (ei kuitteja!) opiskelijaa koskevissa sairaustapauksissa lääkärintodistus vastaanottavan korkeakoulun / yrityksen todistus vaihtojaksosta tieto vaihdon suunnitellusta ja toteutuneesta kestosta sekä opiskelijalle myönnetystä ja maksetusta apurahasta.

17 Keskeytyneet vaihdot CIMO vahvistaa onko kyseessä force majeure ja opiskelijan apurahan suuruuden Force majeure -tapauksista Mobility Tooliin kirjataan todellinen toteutunut kesto ja valitaan Force majeure

18 Esteettömyystuki

19 Esteettömyystuki Korkeakoulut eivät voi enää itsenäisesti maksaa korotettua apurahaa esteettömyystukena Kaikki hakemukset CIMOon Pienin myönnettävä apuraha 200, summa perustuu siihen ettei CIMOn myöskään laskuta 200 pienempiä summia korkeakouluilta

20 Esteettömyystuki Myönnetään kuluarvion perusteella, mutta lopullinen tuki perustuu todellisiin kuluihin Esteettömyystuen saaja toimittaa kuitit vaihtojakson päätyttyä korkeakoululle ja Mahdollinen liikaa maksettu tuki laskutetaan loppuraportin yhteydessä takaisin Vaihdosta aiheutuneet ylimääräiset kulut = ei kuluja jotka opiskelijan arkea myös Suomessa, esim. säännöllinen lääkitys

21 Online Linguistic Support (OLS) for higher education students Education and Culture Date: in 12 pts

22 ERASMUS+ Online Linguistic Support (OLS) On-line assessment All (100%) higher education students going on KA1 credit mobility using one of the 6 languages (EN, FR, ES, DE, IT, NL) as the main language of instruction/work (except native speakers as defined by the HEI) Before the mobility: reality check At the end of the mobility: to measure progress Compulsory for ALL mobilities starting as of Online language course If needed (around 40%-60%) Before and during mobility

23 2 PALVELUA 1)ARVIOINNIT 2) ONLINE KIELIKURSSIT

24 Testilisenssien allokointi opiskelijoille Insert participants' s Select language to test (main language of mobility) and deadline for completing assessment

25 Toistetaan joka kielelle /ajanjaksolle erikseen Insert participants' s Select language to test (main language of instruction/work) and deadline

26 26

27 Korkeakoulut ja OLS, WHY? tehtävät HOW? WHAT? WHEN? Education and Culture Date: in 12 pts

28 erasmusplusols.eu Kun lisenssit on allokoitu, saa korkeakoulun erasmuskoordinaattori kutsun OLSiin

29 Kolme toimintoa 1) 1) Testien jakaminen opiskelijoille 2) 2) Kurssien jakaminen opiskelijoille 3) 3) Myönnettyjen lisenssien käytön seuraaminen

30 As soon as the student knows what is the main language of instruction/work, the sending HEI commits to assess the student's language level Selection Assessment Learning Agreement

31 Native speaker signs grant agreement without article 6

32 Student mobility for studies: Participant and HEI record the language level achieved in the learning agreement according to the OLS assessment results

33 Reaching the recommended language level in the first assessment is not a pre-requisite for mobility Sending HEI needs to discuss with student how to reach the level before the start of the mobility Other form of support (e.g. financed via OS)

34 Both the participant and the beneficiary receive the results Discuss the assessment results with the participant before signing the learning agreement

35 Student mobility for studies: Participant and HEI record the language level to be achieved by the start of the mobility in the learning agreement Refer to the recommended language level agreed with your partner in the inter-institutional agreement

36 Participant signs grant agreement with article 6 N.B. Compulsory for all mobilities having one of the 6 languages as main language of instruction starting from 1 January 2015 (except mother tongues) Provision for participants following an OLS language course

37 Eikä saa unohtaa! Final assessment at the end of the mobility

38 Opiskelija haluaa tehdä kielikurssin, WHY? kurssin HOW? allokointi OLSissa WHAT? WHEN? Education and Culture Date: in 12 pts

39 The beneficiary allocates a language course licence to the participant

40 Starting from the first day the participant logs in to follow the online language course, the participant will have access to the platform for the same time as the duration of mobility indicated here (e.g. 2 months' mobility -> 2 months' access from the date of the first log in)

41

42 OLS päivityksiä tulossa

43 OLS informaatiota opiskelijoille ja henkilökkunnalle Introduction to OLS esittelydiat, testi Guided tour OLS courses esittelyvideo Opiskelijalle: user guide for language assesment OLS backend, Opiskelijalle: user guide for language courses OLS backend, Opiskelijalle: technical guidelines

44 Mobility Tool+

45 MT+ on toiminnassa Kutsut lähteneet erasmus-koordinaattorille vuodenvaihteessa, osoitteeseen joka annettu hakulomakkeessa. Jos kadonnut, yhteys CIMOon ja lähetämme kutsun uudestaan Korkeakoulukohtaiset käyttäjät on lisättävä uudella ohjelmakaudella, eivät siis siirry automaattisesti Sisään kirjaudutaan ECAS-tunnuksia, jotka pysyvät samoina vuodesta toiseen.. Sama koskee partnereita, nämä eivät siirry vanhalta ohjelmakaudelta vaan on lisättävä erikseen

46 MT+ Osa korkeakoulun tiedoista tulee URF:n kautta, osa liikkuvuushakemuksen kautta CIMO voi auttaa vain rajallisesti päivityksissä Useilta suomalaisilta korkeakouluilta puuttui Erasmus-koodi, mutta tämä korjattu tammikuussa Satunnaisia bugeja ilmenee, mutta myös pysyviä, näitä on lähdettävä korjaamaan yhdessä!

47 MT+ mistä lähteä liikkeelle Beneficiary guide on hyvä ja selkeä, sieltä löytyy vastauksia ja ohjeita moneen MT+ vaatii tiedot partnereista, jotta liikkuvuusjaksoja voi syöttää. Partneritiedot voi aiempaan tapaan viedä tooliin kahdella tapaa: 1)Käsin yksitellen 2) CSV-taulukon kautta samalla kun viedään liikkujatiedot

48 Partneritietojen syöttö yksittäin Käsin syötössä kaksi vaihtoehtoa: 1) Partnerin PIC-koodi tai 2) Partnerin Erasmus-koodi PIC-koodeja voi hakea hakukoneella: desktop/en/organisations/register_sec.html Päivitettyä listaa pyydetty komissiosta, mutta ei ole varmaa milloin sellainen saadaan.. Syöttämällä PIC-koodin tai Erasmus-koodin, täyttyvät partnerit kaikki tiedot automaattisesti

49 Partnereiden haku Erasmus-koodilla 1) Paina lehtiön kuvaa 1) Paina lehtiön kuvaa 2) Kirjoita kenttään partnerin 2) Kirjoita kenttään Era-koodi partnerin ilman maatunnusta, Erasmus-koodi ilman e.g. London37 maatunnusta, e.g. London37 3) Klikkaa suurennuslasia 4)Valitse korkeakoulu 4)Valitse korkeakoulu

50 MT+ tiedon syöttö csv:n avulla Toimii periaatteessa kuten aiemminkin Vaadittavat tiedot ovat muuttuneet ja komission toimittama data dictionary on puutteellinen Vaikeuttaa tiedonsyöttöä Uutta data dictionaryä pyydetty, ei vielä vastattu Pakolliset kentät eroavat syötettäessä käsin tai CSV:n kautta CSV vaatii aina PIC-koodin tai sen takana olevat yksityiskohtaiset tiedot partnerista (Erasmus-koodi ei siis toimi) Paras keino lähteä liikkeelle on syöttää muutama liikkuvuusjakso käsin, jotta saa mallin siitä missä muodossa tieto vietävä

51 Mobility Tool = data transfer (CSV) Receiving Organisation ID = Erasmus-koodi käy myös Sending Organisation ID = ks. Koodi oman organisaation tiedoista ( ORG-00001) Field of education = Muista csv:ssä vaihtaa muotoilu esim. text -muotoon, jotta 0- lukuarvon edessä säilyy Pakollinen kenttä = Distance Band Band_10 (0-99km) Jos partnerin PIC-koodi löytyy *if no PIC, DICT -merkityt kentät voi jättää täyttämättä

52 Opiskelija-apurahat ja MT Muutos opiskelija-apurahojen maksutavassa sopimuskauden alussa Tästä johtuen hieman toisistaan poikkeaviin vaihdon keston laskutapoihin suhtaudutaan lukuvuoden osalta joustavasti ja korkeakoulun on mahdollista korjata vaihdon kesto Mobility Tool järjestelmään edellyttäen, että vaihdon keston muutos on enintään +/- 5 päivää. Mobility Tooliin syötetty apurahan on vastattava todellista, mutta vaihdon raportoitu kesto voi poiketa +/- 5 todellisesta kestosta

53 Erasmus-tiimi fb:ssä Suljettu ryhmä Vapaamuotoiseen tiedonjakoon ja koordinaattoreiden keskusteluun Erasmus-postin kysymyksiä ja vastauksia tiedoksi säilyy pääasiallisena osoitteena neuvonnalle ja kysymyksille Viralliset CIMOn tiedotteet jne. sähköpostilistilla myös jatkossa

54 Kiitos!