ERASMUS+ KA107 -GLOBAALIN LIIKKUVUUDEN HALLINNOINTI. Anni Kallio, Sofia Lähdeniemi, Kiira Noponen, Veikko Jalkanen CIMO

Transkriptio

1 ERASMUS+ KA107 -GLOBAALIN LIIKKUVUUDEN HALLINNOINTI Anni Kallio, Sofia Lähdeniemi, Kiira Noponen, Veikko Jalkanen CIMO

2 Esityksen sisältö Globaalin liikkuvuuden syksyn hakukierros Sopimukset, muutokset ja raportointi Lomakkeet Yksilöapurahojen laskeminen Mobility Tool+

3 Syksyn täydentävä hakukierros 2015

4 Globaalin liikkuvuuden toinen hakukierros 2015 Countries Budget Mobilities Info IPA Albania, Bosnia and Herzegovina, Kosovo, Montenegro, Serbia EUR 20 No restrictions for incoming / outgoing ENI South- Mediterra nean Algeria, Egypt, Israel, Jordan, Lebanon, Libya, Morocco, Palestine, Syria, Tunisia EUR 31 Min. 90 % of budget at the EU level for incoming students and staff

5 Globaalin liikkuvuuden toinen hakukierros 2015 Toinen hakukierros päättyi hakemusta saapui Tukea haettiin yhteensä euroa, sitä on jaossa euroa Päätökset marraskuun alkupuolella, sopimukset marraskuussa Sopimuskausi 16 kk

6 Globaalin liikkuvuuden hallinnointi

7 Globaalin liikkuvuuden hallinnointi Hallinnoinnista vastaa eurooppalainen korkeakoulu Hallinnointiohjeet ja lomakkeet CIMOn sivuilla: Erasmus+ korkeakoulutukselle -> Avaintoimi 1: Globaali liikkuvuus -> Osallistujalle -> Hallinnointi ja sopimusliitteet Handbook for coordinators komission laatima opas tulossa jollakin aikataululla Reference guide for partner country HEIs opas Perusasiat globaalin liikkuvuuden hallinnoinnista kumppanikorkeakouluille KA103-liikkuvuustukiopas on syytä lukea: valtaosa asioista relevantteja myös globaalissa liikkuvuudessa Erasmus+ -liikkuvuuden ABC-webinarin esitys

8 Sopimukset ja raportointi

9 Globaalin liikkuvuuden sopimukset CIMOn ja korkeakoulujen väliset sopimukset tehty kevään hankkeiden osalta, 1. ennakkomaksu maksettu Muutamaan sopimukseen tulossa pieni korjaus, pari maksatusta odottaa Syksyn haun sopimukset lähetetään marraskuussa, oltava allekirjoitettuina vuoden loppuun mennessä! Sopimuskausi 24 kk: , syksyn hakukierroksen osalta 16 kk:

10 Lisätuki Lisäapurahojen myöntöön hyvin rajalliset mahdollisuudet (jos lainkaan) Lisätukea voidaan myöntää sillä edellytyksellä, että jollain toisella korkeakoululla tukea jää käyttämättä samassa tukikorissa ja että alkuperäistä myöntöä tässä tukikorissa leikattu haetusta Ohjeistetaan myöhemmin Jos yhteistyö jonkun kumppanimaan kanssa peruuntuu kokonaan, välittömästi yhteys CIMOon -> Tuen mahdollinen kierrätys varalistalla oleville hankkeille Esteettömyystukea varten jatkuva haku samoin kuin eurooppalaisessa liikkuvuudessa Tuki liikkujille, joilla vamma, sairaus tai muu erityistarve aiheuttaa vaihdolle lisäkuluja Hakulomakkeet ja -ohjeet nettisivuilla HUOM: Perheellisille opiskelijoille ei erillistä lisätukea globaalissa liikkuvuudessa

11 Raportointi Väliraportoinnin deadline siirtyy (sopimuksessa ) elo-syyskuulle 2016 Käytössä erillinen raporttilomake, joka ilmestyy myöhemmin Jos vähintään 70 % tuen ensimmäisestä ennakkomaksusta on käytetty väliraportointiin mennessä, maksaa CIMO korkeakoululle toisen ennakkomaksun (35 % koko tukisummasta) Jos tuen käyttöehto ei täyty, täyttää korkeakoulu väliraportin uudestaan sitten, kun riittävä määrä tukea on käytetty (viimeistään ) ja toinen ennakkomaksu voidaan maksaa

12 Raportointi Loppuraportointi kesällä 2017 (deadline määritellään tuonnempana, viimeistään = 60 pv sopimuskauden päättymisestä) Mobility Tool+:n kautta Lomakkeet ja ohjeistus ilmestyvät myöhemmin

13 Sopimusmuutokset

14 Mikä ei ole sallittua? EI-SALLITUT SIIRROT: Tukea ei voi siirtää toisen kumppanimaan kanssa tehtävään yhteistyöhön edes saman tukikorin sisällä EI-SALLITUT MUUTOKSET: Saapuviin vaihtoihin myönnettyä tukea ei voi siirtää lähteviin vaihtoihin tai päinvastoin myöntöjen suunnasta on siis pidettävä kiinni!

15 Sallitut siirrot ja muutokset Seuraavat muutokset korkeakoulu voi tehdä itsenäisesti ilman sopimusmuutosta: Myönnettyjen vaihtojen 1) kestoja tai 2) liikkujien määrää voi muuttaa saman flown sisällä Flow = sama kumppanimaa, suunta, vaihtotyyppi (students, teachers, staff) ja tutkintotaso OS-tuesta saa siirtää 50 % apurahoihin OS-tuen siirrot kumppanimaakohtaisia OS-tuki liikkujaa: 350 per liikkuja, liikkujat 101->: 200 per liikkuja

16 Muutokset, jotka edellyttävät kirjallista sopimusmuutosta 1/2 Partnerikorkeakoulun vaihto tai lisäys kumppanimaan sisällä Saapuvien opiskelijoiden tutkintotason muutos Lähtevien opiskelijoiden tutkintotason muutos DCI tukikorien maiden osalta joustoa vain 1. ja 2. syklin välillä

17 Muutokset, jotka edellyttävät kirjallista sopimusmuutosta 2/2 Opiskelijavaihtoihin myönnetyn tuen siirto opettajatai henkilökuntavaihtoihin tai päinvastoin edellyttää, että liikkuvuuden suunta on sama! DCI-maiden kohdalla jousto vain saapuvien 3. syklin opiskelijoiden ja opettajien/henkilökunnan välillä. Opettajavaihtoon myönnetyn tuen siirto henkilökuntavaihtoon tai henkilökuntavaihtoon myönnetyn tuen siirto opettajavaihtoon edellyttää, että liikkuvuuden suunta on sama!

18 Muutoslomakkeet 1) Sopimusmuutoslomake CIMOn nettisivuilla 2) Yhteystietojen muutoslomake, joka täytetään: Korkeakoulun yhteystiedot muuttuvat Laillinen edustaja muuttuu Sopimusyhdyshenkilö muuttuu HUOM: Yhteystietojen muutos on tehtävä erikseen eurooppalaiseen ja globaaliin liikkuvuuteen! Eurooppalaisessa liikkuvuudessa käytössä komissio ECHEmuutoslomakkeet, joilla ilmoitetaan Erasmus-koordinaattorin muutos tai korkeakoulun yhdistyminen yms.

19 Korkeakoulujen väliset sopimukset

20 Korkeakoulujen väliset sopimukset Inter-institutional agreement-mallipohja Sopimukset allekirjoitettuna ennen kuin liikkuvuuksia aletaan toteuttaa IIA tehtävä, vaikka olisi voimassa oleva muu vaihtosopimus korkeakoulujen välillä Tärkeää, että partnerit sitoutuvat kahdenvälisen sopimuksen periaatteisiin Rinnastuu ECHE:een, mm. seuranta- ja tarkastusvierailulla käydään läpi että molemmat partnerit noudattavat kahdenväliseen sopimukseen kirjattuja laatustandardeja

21 Lomakkeet Vaihtojärjestelyissä käytettävät lomakkeet löytyvät netistä sopimusliite-sivulta

22 Apurahasopimus, opiskelijat Korkeakoulu voi valita (artikla 4), milloin maksaa apurahan ensimmäisen erän: 1) 30 päivää ennen vaihdon alkua 2) Vaihdon ensimmäisenä päivänä 3) Opiskelijan saavuttua vaihtokohteeseen Jos opiskelija ei ole toimittanut vaadittuja ennakkodokumentteja, myöhempi maksuaikataulu hyväksytään Apurahan voi maksaa joko yhdessä, kahdessa tai kolmessa erässä Mahdollinen loppumaksu maksetaan 15 päivää EU-surveyn palauttamisen jälkeen (korkeakoulu voi halutessaan lisätä muitakin ehtoja) Vakuutukset kirjataan sopimukseen kuten eurooppalaisessa sovittava partnerien kanssa kuka vastaa saapuvien/lähtevien vakuutuksista Esteettömyystuki ja force majeur -tilanteet, kuten eurooppalaisessa liikkuvuudessa, suomalainen koordinaattori hakee/raportoi myös saapuvien osalta OBS! Erasmus+ -opiskelijan peruskirja jaetaan kaikille opiskelijoille

23 Apurahasopimus - STAFF Korkeakoulu valitsee (kohta2.2.), maksetaanko päiväkohtainen tuki myös matkustuspäiville vai ei Korkeakoulu valitsee (kohta 3.1.): Option 1) Matkatuki + päiväkohtainen apuraha maksetaan staffvaihtoon osallistuvalle henkilölle Option 2) Korkeakoulu maksaa/huolehtii kaikista matkaan liittyvistä kuluista Option 3) Osallistujalle maksetaan osin rahaa suoraan ja osin korkeakoulu huolehtii matkaan liittyvistä kuluista Pakollinen vakuutus = sairasvakuutus, merkintä apurahasopimukseen Esteettömyystuki haetaan kuten eurooppalaisessa liikkuvuudessa

24 Lomakkeet liikkuvuuksien Muissa, kuin apurahasopimuksissa käytetään samoja lomakkeita kuin eurooppalaisessa liikkuvuudessa: 1) Opiskelijavaihto: Learning agreement for Studies 2) Opettajavaihto: Mobility agreement for Teaching 3) Henkilökuntavaihto: Mobility agreement for Training Täytetään ennen vaihtoa; sovitaan vaihdon tavoitteista, sisällöstä, suoritettavista opinnoista ja niiden hyväksiluvusta Ovat apurahasopimuksen liite

25 Tarkastukset Asiakirjatarkastuksia ja tarkastusvierailuja globaalin liikkuvuuden hankkeisiin aletaan tehdä ensimmäisen loppuraportoinnin jälkeen (2017 syksystä alkaen) Tulossa lista asiakirjatarkastuksissa tarkastettavista dokumenteista

26 Yksilöapurahat

27 Globaalin liikkuvuuden apurahat Globaalin liikkuvuuden kaikki yksilöapurahat koostuvat matkatuesta ja oleskelutuesta Apurahat kiinteitä yksikköhintoja, jotka eivät riipu todellisista kustannuksista (= apuraha voi jopa olla suurempi kuin todelliset kulut) Apuraha lasketaan jokaista vaihtoa varten erikseen vaihdon todellisen keston ja lähtö- ja kohdekaupungin välisen todellisen etäisyyden perusteella (= lopulliset yksilöapurahat voivat erota korkeakoululle CIMOsta myönnetyistä)

28 Globaalin liikkuvuuden apurahat Pääsääntöisesti tukea on maksettava koko liikkuvuusjakson ajalle, osittaisten nollaapurahojen tulisi olla poikkeus (mutta näin voi menetellä, jos tuki loppunut), nolla-päivät kirjataan Mobility Tooliin Koko vaihdon toteuttaminen nolla-apurahalla on sallittua (jos vaihto voidaan maksaa muista varoista)

29 Oleskelutuki (individual support) OPISKELIJOIDEN OLESKELUTUKI: Lähtevien apuraha: 650 /kk Saapuvien apuraha: 850 /kk HUOM: Kuukausiapurahaa maksetaan täysille kuukausille, päiväkohtaista apurahaa irtopäiville. Päiväkohtainen apuraha = 1/30 kuukausiapurahasta. HENKILÖKUNNAN OLESKELUTUKI: Lähtevien apuraha: 160 /päivä Saapuvien apuraha: 140 /päivä HUOM: nämä summat vaihtopäiville Päiville oleskelutuki 70 %. MT laskee automaattisesti.

30 Oleskelutuki Oleskelutuki kannattaa laskea Mobility Toolin avulla syöttämällä liikkuvuusjakson tietoihin vaihdon suunniteltu alku- ja loppupäivämäärä -> MT ilmoittaa oleskelutuen suuruuden Jos vaihdon kesto muuttuu suunnitellusta, on apuraha laskettava uudestaan (jos opiskelijavaihdon keston muutos +/- 5 pv: ei kestoa tarvitse muuttaa MT:in, eikä apurahaa laskea uudestaan)

31 Matkatuki Matkatuki lasketaan lähtö- ja kohdepaikkakunnan välisen yhdensuuntaisen suoran etäisyyden perusteella Käytetään: Välimatkalaskuri (Distance calculator) HUOM: Matkatuki voi olla eri suuruinen saman yhteistyömaan kanssa tehtävissä vaihdoissa, jos maa on suuri Matkatuki on sama sekä opiskelijoille että henkilökunnalle Matkatuen suuruus määritellään seuraavasta taulukosta

32 Matkatuki

33 Apurahaperiaatteita Lähtevien opiskelijoiden ja saapuvien opiskelijoiden ja henkilöstön tulee saada vaihdolle laskettu apuraha kokonaisuudessaan Suomesta lähtevä henkilöstö: jos vaihto toteutetaan työmatkana, korvataan kulut normaalin työmatkakäytännön mukaan. Mahdollinen yli jäävä apuraha jää korkeakoululle ja sitä voi käyttää OS-tuen tapaan. Korkeakoulu voi maksaa saapuvien kuluja (esim matkat, majoitus) suoraan. Nämä kulut kirjataan apurahasopimukseen ja vain tuen loppuosa maksetaan liikkujalle. Asiasta on syytä sopia partnerikorkeakoulun ja liikkujan kanssa etukäteen.

34 Mobility Tool+

35 Mobility Tool+ Työkalu liikkuvuusjaksotietojen raportointiin Ainoastaan tukea hallinnoiva eurooppalainen korkeakoulu käyttää Valtaosalle hankkeista MT+ on nyt auki eli tietoja pääsee syöttämään Automaattinen viesti sopimusyhdyshenkilölle Liikkuvuusjakson tiedot viedään MT+:in jo ennen vaihtoa Tietoja päivitetään säännöllisesti Vaihdon lopussa liikkuja täyttää sähköisen vaihtoraportin (Participant Report / EUSurvey), pyyntö lähtee sähköpostilla, joten kiinnitettävä huomiota sp-osoitteiden oikeellisuuteen / voimassaoloon (raporttimallit netissä)

36 elle/avaintoimi_1_globaali_liikkuvuus/osallistujalle/hallinnoi nti_ja_sopimusliitteet_2015_2016

37 PIC-koodi partnerikorkeakouluille Partnerikorkeakoulut tarvitsevat oman PICkoodin, jotta tiedot voidaan syöttää MT+:in declared PIC riittää, ei vaadi oikeussubjekti- taikka pankkitietolomakkeiden täyttämistä ECAS-tunnuksien tekeminen CIMOn video-ohje Tips on creating ECAS account CIMOn ohje partnerikorkeakouluille URFrekisteröitymisestä

38 Data dictionary Liikkuvuusjaksotietojen syöttöön apuna ns. Data dictionary Apua erityisesti, kun tietoja viedään csvmassasyötön kautta Jos vaihtoja vähän, voi yksittäisten vaihtojen tiedot viedä yksitellen valmiin lomakkeen kautta Recognition System If the Beneficiary is the sending institution, recognition should be done by using the European Credit Transfer and Accumulation System (ECTS). If the Partner Country is the sending institution, it should be indicated which of the following systems is used to recognise the period abroad. Code CTS-ECTS CTS-OTH CTS-EQV Description European Credit Transfer and Accumulation System Other Credit Transfer or Credit Reference System Equivalent Recognition System

39 Apurahalaskuri oleskelutuelle Erasmus+ SM Student Grant Calculation in MT+ The data in blue can be modified to test different scenarii. The values in grey highlighted fields will adjust automatically. Unit Value EU Individual Support for Inbound Students to Group 1 Programme Countries: EU Individual Support for Inbound Students to Group 2 Programme Countries: EU Individual Support for Inbound Students to Group 3 Programme Countries: /month 850 /month 800 /month 750 EU Individual Support for Outbound Students to Partner Countries: /month 650 Special needs support /mobility - Start date End date > Duration calculated days 105 Matka -tuki - Interruption duration days 5 = Funded duration (days) days > Funded duration (full months) months 3 --> Funded duration (extra days) days 10 Extension end date Extension duration days 15 --> Extended duration of mobility period days 115 Total grant for Inbound Students (Group 1) Total grant for Inbound Students (Group 2) Total grant for Inbound Students (Group 3) Total grant for Outbound Students 2 167

40 Tervetuloa Facebook-ryhmään! Korkeakoulujen Erasmuskoordinaattorit vapaaehtoinen ryhmä tiedonvaihtoon ja keskusteluun Erasmus+ - liikkuvuudesta Kaikki liikkuvuusasioita hoitavat tervetulleita!

41 Kysymyksiä? Vastauksia!

42 Kiitos!