Miten PIC koodin rekisteröityminen tehdään? PIC = Personal Identification Code URF = Unique Registration Facility Participant Portal CIMO

Transkriptio

1 Miten PIC koodin rekisteröityminen tehdään? PIC = Personal Identification Code URF = Unique Registration Facility Participant Portal CIMO Helmikuu Miten valmistaudun tietojen syöttöä varten? 1) Tarkista ensin, onko omalla organisaatiolla jo PIC koodi (Katso kalvo 3) 2) Tutustu kenttiin syötettäviin tietoihin. (Katso kalvot 11 16) 3) Täytä valmiiksi URF:iin ladattavat dokumentit jahaeallekirjoitukset niihin sekä skannaa ne vaadittavine liitteineen. Tarvittavat liitteet on mainittu kunkin lomakkeen alareunassa. Osa URF:iin syötettävistä tiedoista löytyy näistä dokumenteista. A. Oikeussubjektilomake (Legal Entity form) a) Luonnollinen henkilö b) Julkisyhteisö, c) Yksityinen yritys B. Tilitietolomake (Financial Identification form) 2

2 Miten tiedän, onko meillä jo PIC koodi? (Vaihtoehto A) Voit hakea ja tarkistaa rekisteröityneiden organisaatioiden PIC koodit osoitteesta: Tämä haku toimii myös ilman ECAS järjestelmään kirjautumista. 3 Miten tiedän, onko meillä jo PIC koodi? (Vaihtoehto B) Voit kirjautua URF tietokantaan ja järjestelmä tunnistaa ensimmäisen välilehden tietojen syötön jälkeen organisaation. Huom. Tämä hakutoiminto vaatii ECAS järjestelmään kirjautumisen. Ohjeet kalvoissa

3 PIC rekisteröitymisen vaiheet Kaikkia tietoja ei tarvitse syöttää kerralla, vaan voit tallentaa tiedot myös luonnoksena (Save Draft). Luonnosta säilytetään 12 kk. EU-ohjelman hakua varten tulee tehdä vaiheet ) Järjestelmään tunnistautumien ECAS tunnuksella 3) Haettavaan ohjelmaan liittyvät tiedot 4) Ladattavat tiedostot 2) Organisaation perustietojen syöttö Organisaation rekisteröiminen URFjärjestelmään 5) Olemassa olevien tietojen muokkaus ja päivitys 5 1. Järjestelmään kirjautuminen ECAS tunnuksella 6

4 Näin pääset alkuun PIC rekisteröitymisessä URF osoite on Valitse LOGIN, jonka jälkeen avautuu ECAS tunnistautuminen. Klikkaa LOGIN 7 ECAS = European Commission Authentication Service URF järjestelmään kirjaudutaan ECAS järjestelmän kautta. Kolme vaihtoehtoa: A. Jos sinulla ei ole ECAS tunnusta, rekisteröidy ensin ECAS järjestelmään. B. Jos sinulla on joecas tunnus, voit käyttää sitä. C. Jos ECAS salasanasi on kadonnut, voitsaada uudentunnuksen sähköpostiisi. A. B. C. 8

5 ECAS tunnuksen rekisteröitymissivu ECAS rekisteröitymisen jälkeen saat sähköpostiin viestin, jossa pyydetään vahvistamaan ECASrekisteröityminen 90 minuutin sisällä. Vahvistamisen yhteydessä pitää vaihtaa salasana. Laita tunnus hyvään talteen! 9 ECAS kirjautumisen jälkeen Participant Portal (=URF) aukeaa: Tässä pitäisi näkyä oma nimesi = sama nimi kuin ECAS:ssa. Jos ei, niin valitse LOGIN. 10

6 2. Organisaation perustietojen syöttö 11 Tietojen syöttö Welcome sivulle Kysytyt tiedot What is the Legal Name of your organisation? What is the Country of registration? Does your organisation have a Value Added Tax (VAT) number? Yes /No Does it have a Business Registration Number? Yes / No Does it have a website? Yes / No Organisaation virallinen nimi (suomeksi/ruotsiksi) Organisaation maa ALV tunnus. Esim. FI Y tunnus (yritystunnus). Esim Organisaation kotisivun osoite. 12

7 Jos organisaatio on jo rekisteröity URF:iin, saat tällaisen ilmoituksen More details nappulan takaa löydät tarkemmat tiedot. Jos haluat syöttää uudet tiedot, niin valitse Next> Contact nappulan takaa voit lähettää viestin oman organisaation PIC tietojen syöttäjälle/ylläpitäjälle. 13 Tietojen syöttö Organisation sivulle Public body = julkisyhteisö NGO = non govermental body = kansalaisjärjestö Is the organisation a Legal Person? Yes = Legal person =. Oikeushenkilö eli juridinen henkilö esim. kunta, yritys, yliopisto. No, I m a natural person = Luonnollinen henkilö yksityishenkilö Business name = esim. Organisaation virallinen lyhenne Registration date = Organisaation rekisteröintipäivä/ perustamispäivä esim. sama kuin PRH:n rekisterissä tai perustamiskirjassa Registration authority = esim. asetus, kaupparekisteri. Löytyy yleensä organisaation perustamiskirjasta. 14

8 Tietojen syöttö Address sivulle Legal Address = organisaation virallinen osoite 15 Tietojen syöttö Contact sivulle Contact = Organisaation (PIC )yhteyshenkilön tiedot. Eli sama henkilö, jonka ECAS tunnuksilla PIC rekisteröintiä tehdään ja joka toimii PIC tietojen eli organisaatiota koskevien tietojen päivittäjänä. Huom. Erasmus+ hakulomakkeeseen syötettävä yhteyshenkilö (Contact person) tarkoittaa hankkeen yhteyshenkilöä, joka voi olla eri henkilö kuin PICrekisteröinnin yhteyshenkilö (Contact). 16

9 3. Haettavaan ohjelmaan liittyvät tiedot Muista täyttää Organisation type! 17 Tietojen syöttö Programme sivulle Älä lopeta vielä tässä vaiheessa tietojen syöttöä kesken, koska seuraavalla välilehdellä on Organisation type, joka on pakollinen hakulomakkeessa. X Valitse haettava EU ohjelma 18

10 EAC sivu: EU ohjelmaan liittyvät lisäkysymykset Huom. Organisation type on pakollinen hakulomakkeessa, ilman sitä hakulomakkeen tarkistus (validointi) ja sähköinen lähettäminen (submit) eivät onnistu!!!! Organisation type: Valitse luettelosta organisaatiosi tyyppi ja koko. Jos mikään vaihtoehdoista ei sovi organisaatioosi, valitse OTHER ja lisää lyhyt kuvaus organisaatiostasi. Tallenna rekisteröimäsi tiedot. SME = PK yritys on yritys, jossa alle 250 työntekijää. 19 Organisaation perustietojen rekisteröinnin päättäminen 20

11 Syötettyjen tietojen tarkistus ja vahvistaminen Confirm:vahvista antamasi tiedot. Sen jälkeen saat sähköpostiin varmistuksen PIC koodista. Nyt voit käyttää saamaasi PIC koodia esim. Erasmus+ ohjelman hakulomakkeessa. 21 Organisaation perustietojen rekisteröinnin lopetus Valitse Close, tiedottallentuvatluonnoksena (draft versiona). Tämänjälkeentulee kirjautua uudelleen URF järjestelmään ja lisätä ladattavat tiedostot URF järjestelmään. Ladattavia tiedostoja ei voi lisätä saman istunnon aikana, vaan järjestelmästä tulee kirjautua ensin ulos. Jos valitset Back to organisation page, palaat takaisin muokkaaman organisaation perustietoja.

12 4. Ladattavat tiedostot Dokumenttien lisääminen URF:iin 23 URF dokumentit Jokaisen organisaation pitää lisätä seuraavat dokumentit URFjärjestelmään: A. Oikeussubjektilomake (Legal Entity form) a) Luonnollinen henkilö b) Julkisyhteisö, c) Yksityinen yritys B. Tilitietolomake (Financial Identification form) Suomalaiset organisaatiot voivat käyttää suomen tai ruotsinkielisiä lomakkeita. Täytä valmiiksi ladattavat lomakkeet, liitä niihin vaadittavat liitteet ja hae tarvittavat allekirjoitukset sekä skannaa ne. Tarvittavat liitteet on mainittu kunkin lomakkeen alareunassa. 24

13 Luonnosversion tai tallennettujen tietojen löytäminen Pääset takaisin Draft versioon kirjautumalla osoitteeseen 25 Lista omista organisaatioista Valitse MO painikeeli Modify organisations (Muokkaaorganisaatiota). 26

14 Choose your Framework Programme kohdasta saat näkyviin EACvälilehden, jossa ovat EU ohjelmaan liittyvät lisäkysymykset mm. hakulomakkeeseen siirtyvä pakollinen Organisation type kenttä. Tarkista, että tieto on syötetty! Organisaation tietojen päivitys Lisää tai päivitä Organisation, Legal Address ja Contact Person välilehdille puuttuvat tiedot. Update your data: Tietojen päivitys LEAR välilehti täytetään vain keskitetyissä hankkeissa ei kansallisesti hallinnoiduissa. Siirry päivitysten jälkeen Documentsvälilehdelle. 27 Ladattavan dokumentin lisääminen 1/4 Klikkaa Add a new document painiketta (Lisää uusi dokumentti). 28

15 Ladattavan dokumentin lisääminen 2/4 Varmista aina lataamasi asiakirjan laatu ja oikeellisuus ennen kuin lähetät sen. Yhdessä tiedostossa voi olla useita sivuja. Ladattava tiedosto voi olla enintään 6 Mb. Suositeltavin tiedostomuoto on pdf. Document type: valitse tiedostoa vastaava asiakirjatyyppi. 29 Ladattavan dokumentin lisääminen 3/4 Submit for processing: lähetä lopuksi ladattava tiedosto käsiteltäväksi. Päivitykset tulevat voimaan heti. 30

16 Ladattavan dokumentin lisääminen 4/4: Add a new document: uuden tiedoston lisääminen Lista ladatuista tiedostoista 31 PIC rekisteröitymisen vaiheet Kaikki hakua varten tarvittavat tiedot (vaiheet 2-4) on viety URFjärjestelmään. 1) Järjestelmään tunnistautumien ECAS tunnuksella 3) Haettavaan ohjelmaan liittyvät tiedot 4) Ladattavat tiedostot 2) Organisaation perustietojen syöttö Organisaation rekisteröiminen URFjärjestelmään 5) Olemassa olevien tietojen muokkaus ja päivitys 32

17 5. Tietojen muokkaus ja päivitys Hankkeen aikana organisaation perustietojen päivitys tapahtuu URF järjestelmän kautta. Tietojen muokkaus ja päivitys tapahtuu samalla tavalla kuin kalvoissa Ohjeita URF/PIC ja ECAS rekisteröinneistä tämän kalvosarjan lisäksi CIMOn Erasmus+ -sivuilla Hakuprosessi User s Guide of the Unique Registration Facility (URF) and Participant Portal for Education, Audio-visual, Culture, Citizenship and Volunteering (User s Guide of the URF) URF/PIC-ohjeita löytyy myös muiden maiden kansallisten toimistojen sivuilta. ECAS-ohje (CIMOn laatima suomenkielinen ohje) ECAS User Manual (Komission laatima englanninkielinen ohje) 34