SISÄISEN VALVONNAN RAPORTIT VUODELTA 2006

Transkriptio

1 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ SISÄISEN VALVONNAN RAPORTIT VUODELTA 2006 Tilivelvollisten raportit sisäisen valvonnan toteutuksesta Yhteiset palvelut Talouspalvelut Henkilöstöpalvelut Koulutustoimiala ja lukiokoulutus Ammattiopisto Sosiaali- ja terveystoimiala Ympäristöterveydenhuollon palvelut Sairaanhoidon palvelut Terveyden- ja sairaanhoidon palvelut Perhepalvelut Vanhuspalvelut

2 2 YHTEISET PALVELUT Sisäinen tarkkailu ja asiakaspalautteen hankinta Sisäistä tarkkailua on koko yhteisteisten palveluiden tulosalueella teh ty reagoimalla esiin tulleisiin virheisiin pyrkien vast edes välttämään samat virheet, saamalla ja hankkimalla asiakaskyselyllä asiakaspalau tetta ja korjaamalla toimintaa saadun palautteen perusteella sekä suh teellisen säännöllisillä työpaikkakokouksilla ja kehittämiskeskusteluilla. 1) Hallintopalvelut Hallintopalvelut vastaavat maakuntahallituksen ja valtuuston valmistelu-, sihteeri- ja täytäntöönpanotehtävistä sekä tuottaa hallinto-, arkistointi- ja pu helinpalveluita. Puhelinvaihde hoitaa lisäksi taloushallinnon kassapalveluita sekä asiakasneuvontaa Kajaanin pääterveysasemalla. Puhelinvaihteen ylläpitämän kassan tarkastukset on suoritettu talous hallinnon ohjeiden mukaisesti. Toiminta on pyritty varmistamaan ns. työparimenetelmänä ja tärkeim mät toiminnot opettamalla kahta useammalle (toimielimen esityslistat ja pöytäkirjat). 2) Talous- ja henkilöstöpalvelut Talous- ja henkilöstöpalveluita johtaa tulosvastuullinen/tilivastuulliset johtajat, jotka antavat oman raporttinsa. 3) Tietohallinto Tietohallintoyksikkö vastaa seuraavien tietohallintopalveluiden järjestämises tä maakuntahallinnolle ja kunnille: perustietotekniikan kehittäminen ja ylläpitäminen tietojärjestelmien ja -prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistami nen tietojärjestelmien, verkkojen ja palveluiden hankinnat teknologian sekä tietotekniikan kehityksen seuranta ja vaikuttami nen hal linnon toiminta tapojen ja työmenetelmien kehittämiseen tietoturvallisuuden ohjaus ja kehittäminen Sisäinen tarkkailu ja asiakaspalautteen hankinta Tietohallintopalveluissa on pidetty säännöllisesti työyksikön kokouksia, pidet ty kehittämiskeskustelut ja huolehdittu toiminnan takaavasta henkilöresurs sista työparimenetelmällä sekä tehty toimintaohjeita erilaisiin tietohallinnon työtehtäviin liittyen. Hankinnoissa on noudatettu ohjeistuksia ja huolehdittu tietoturvasta esim. vanhojen laitteiden poistossa. Lisäksi on tehty käyttäjäoh jeistuksia, tiedotettu kaimassa tietohallintoasioista. 4) Materiaalihallinto Materiaalipalvelut toimivat Kainuun maakunta -kuntayhtymän sosiaali- ja ter veystoimen, koulutustoimen ja yhteistenpalveluiden vastuualueilla.

3 3 Tehtävänä on toimittaa tarvittavat päivittäiset hoito- ja muut tarvikkeet henki lökunnan käyttöön potilaiden hoidossa ja muussa toiminnassa. Materiaalipalvelut hoitaa keskitetysti kuntayhtymän hankintoihin liittyvät kil pailuttamiset ja hankintapäätösten perusteella tehtävät tilaukset ja yhdessä käyttäjäin kanssa tarvittavat sopimukset. Tulosyksiköille varastosta otoista syntyviä kuluja seurataan päivittäin ja vii koittain varastokohtaisesti ja otoksella tulosyksikkökohtaisesti. Kirjanpidon kanssa tehdään yhteistyötä, jotta kulut menevät oikein ja tulosyksiköiden seurantamahdollisuus on ajantasaista. Varastovalvonta suoritetaan sähköi sesti SAP- materiaalihallinnon ohjelmiston kautta. Materiaalipalvelut vastaa kuntayhtymän posti- ja tavarakuljetuksista Kajaanin sairaaloiden, Kajaanin kaupungin ja koko kuntayhtymän toimialueella. Kuntien ja kaupunkien kanssa yhteistyössä pyritään saamaan henkilökulje tuksista mahdol lisimman edullisesti toimiva järjestelmä. 5) Tekniset palvelut Tekniset palvelut vastaa maakunnan teknisistä palveluista tuottamalle kiin teistötekniikan ja laitetekniikan palvelut maakunnan omistamiin kiinteistöihin ja laitetekniikan (laitteiden ja irtaimiston huolto) palvelut kunnilta vuokrattuihin kiinteistöihin ja tiloihin. Teknisten palveluiden vastuulla oleva maakunnan kiinteä omaisuus oli kirjanpitoarvoltaan noin 20 milj. euroa. Tekniset palvelut huolehtii myös kunnilta vuokrattujen tilojen (yhteensä noin m 2, vuokrasopimuksia noin 120 kpl) vuokrasopimusasioista, talous arvioista, talousarvioiden seurannasta sekä kiinteistöjen hoitoon, korjauksiin, muutoksiin ja ongelmien selvityksiin liittyvistä asioista. Maakunnan kiinteää omaisuutta ja laitteita on hoidettu ja huollettu asianmu kaisesti käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Lääkintälaitteet ovat kaik ki rekisteröity. Ohjelmalla ylläpidetään niiden huoltohistoriaa ja huolto-ohjel maa osana maakunnan laadun kehittämistyötä tähdäten ISO 9001 Standar din vaatimuksien täyttämiseen. 6) Ravintohuolto Ravintohuolto on mukana Kainuun ateriapalvelun ja puhtaanapidon kehittä mishankkeessa. Hankkeessa ulkopuolinen kehittäjä ja vertaisryhmät arvioi vat ravintohuollon toimintaa. Saatujen asiakaspalautteiden perusteella on pyritty korjaamaan esiin tulleet virheet ja vastedes välttämään samat virheet. On pidetty suhteellisen sään nöllisesti työpaikkakokouksia. Toiminta on pyritty varmistamaan siten, että useampi työntekijä osaa tehdä samoja työtehtäviä (keittäjä, dieettikeittäjä, äidinmaitokeittiö). Elintarvikkeiden omavalvonnan toteuttaminen (aterioiden- ja kylmiöiden lämpötilojen seuranta, ruokanäytteiden ottaminen ja varastokierto) Kalevi Yliniemi hallintojohtaja

4 4 TALOUSPALVELUT TALOUDENHOITO 1. Talouden seuranta ja osavuosiraportit Toiminnan ja talouden toteutumisesta on annettu maakuntavaltuustolle ja maakuntahallitukselle osavuosiraportit 30.4 ja Lisäksi maakuntahallitukselle on annettu huhtikuus ta lähtien kuukausittain taloudenseurantaraportti. Maakuntahallitus kiinnitti kesäkuussa erityistä huomiota ennustettuun alijäämään, joka oli tuolloin n. 2 milj. euroa. Heinäkuun lopussa alijäämä ennuste oli 2,5 milj. euroa. Hallitus edellytti hankintojen tehostettua seurantaa ja tarvittaviin toimenpiteisiin ryhtymistä. Lisäksi hallitus vaati elokuuhun mennessä tiedon toimenpiteistä, joihin on ryhdytty alijäämän välttämiseksi. Hallitus käsitteli talouden tasapainottamisohjelman Sosiaali- ja terveyslautakunta kävi läpi sosiaali- ja terveystoimialalla laaditut alustavat suunnitelmat toimenpiteistä asetettuun tavoitteeseen pääsemiseksi. Poikkeamiin ei ole kuitenkaan pystytty reagoimaan riittävän hyvissä ajoin ja osaksi tästä johtuen vuodelta 2006 syntyy alijäämää yhteensä n. 7 milj. euroa. Tämä on n. 3 % vuoden kokonaismenoista, mikä vastaa 7 työpäivän menoja. Talouden seurantaraportti on laadittu kuukausittain n. 10 päivän tienoilla, jolloin edelliskuukauden menot on arveltu olevan riittävässä määrin sisällä järjestelmässä. Lisäksi apuna on käytetty vuoden 2005 kuukausittaista toteutumaa. Vuoden 2005 toteutumatiedot eivät kuitenkaan vastaa ns. normaalin vuoden kuukausittaisia toteutumia johtuen tietojärjestelmien käyttöönoton vaikeuksista. Esimerkiksi ostolaskujen ruuhka saatiin purettua kesäkuulla ja varasto-ohjelma saatiin toimimaan riittävän luotettavasti vasta marraskuun aikana. Ennustetta tehtäessä on kuukausittain arvioitu ns. puuttuvat menot, joiden määrää on ennustettu joulukuun 2005 poikkeaman avulla verrattuna marraskuun kertymään. Summa oli vuonna 2005 n. 3 milj. euroa. Vuonna 2006 marraskuun ja joulukuun välisen menokertymän ero on 6,8 milj. euroa. Henkilöstömenoja on ennustettu 2005 toteutuman perusteella. Henkilöstökulujen ennustettiin ylittyvän n. 1,7 milj. euroa. Toteutuma oli kuitenkin 3,9 milj. euroa. Suurin osa ennustevirheestä johtui lomapalkkavarauksen yllättävästä noususta, joka oli n. 1,2 milj. euroa. Tavoitteiden toteutumista on seurattu myös maakunnan- ja toimialojen johtoryhmissä. Tulosalueilta tulleiden viestien mukaan syksyinen ennuste alijäämästä tuntui realistiselta. Raportteja kehitetään edelleen antamaan riittävästi oikeaa, ajan tasalla olevaa ja selkeää tietoa päätöksenteon valmisteluun ja tulosten seurantaan. 2. Organisaatiorakenne Toiminnan tehostamiseksi Talouspalveluiden organisaatiorakennetta on muutettu maa-

5 5 kuntahallituksen päätöksellä Myyntireskontra ja siihen liittyvät toiminnot kuten potilastoimisto on koottu koko organisaation osalta yhden johdon alaisuuteen. Tuloskeskustelut on pidetty vuoden aikana kaikkien Talouspalveluiden henkilöiden kans sa. Talouspalveluissa on lisäksi meneillään TYKES- työyhteisön kehittämishanke, jossa käydään läpi taloushallinnon kaikki toimintaprosessit ja niiden tehostaminen Talouspalveluiden tehokkaan johtamisen kannalta on huonoa se, että henkilöstö on jakautunut kaikkiin Kainuun kuntien alueelle. Lähijohtaminen on vaikeaa ja päivittäiset ohjeet ja neuvot annetaan pääsääntöisesti joko sähköpostin tai puhelimen avulla. 3. Vastuun ja valtuuksien jako Toimintaa ohjaavat säännöt ja ohjeet on tallennettuna maakunnan yhteiseen intranet- järjestelmään, joka löytyy osoitteesta: (talouspalvelut/tiedotteet tai ohjeet). Maakuntahallituksen, maakuntajohtajan ja muiden viranhaltijoiden toimintavaltuuksia koskevat päätökset löytyvät intranetistä osoitteesta (hallintopalvelut/tiedotteet tai ohjeet). Vuoden aikana on laadittu tai täsmennetty seuraavia talouteen liittyviä ohjeita: Talousarvion täytäntöönpano-ohje Maakuntavaltuuston hyväksymät talousarvion muutokset Talousjohtajan päätös maakunnan alitilittäjistä Talousjohtajan antamat ohjeet alitilittäjille Laadinnan alla on lisäksi projekteja koskevat ohjeet Tavaroiden ja palveluiden hankinnat on keskitetty Materiaalipalvelujen hankintatoimistoon. Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat löytyvät myös Materiaalipalveluista. Maakunnan luottokorttien käyttöoikeudesta päättää maakuntajohtaja. Tällä hetkellä Eurocard -luottokortteja on yhteensä 10 henkilöllä. Lisäksi pienten materiaalien hankintaa varten on otettu käyttöön ns. hankintakortti (Nordea FirstCard), jonka käyttäjistä on luettelo Materiaalipalveluissa. Tällä hetkellä kortin käyttäjiä on 9 kpl. Laskujen hyväksyjistä pidetään luetteloa Rondo-järjestelmässä. Rondo-järjestelmän pääkäyttäjä on laskentasihteeri Raisa Heikkinen. Sap-taloushallinnon järjestelmän käyttöoikeuksista pidetään luetteloa Talouspalveluissa. Sap-käyttöoikeuksien pääkäyttäjä on laskentapäällikkö Irma Kärnä. Suurin ongelma tehokkaalle toiminnalle on se, että henkilöstö ei osaa vielä käyttää kaikilta osin sähköisiä tietohallinnonjärjestelmiä. 4. Maksujen suoritus/ ostolaskujen kierto Kaikki maakunnalle saapuvat laskut tallennetaan Rondo -laskujenkierrätysjärjestelmään. Maksujen suorituksen perusteena olevat tositteet ovat pääsääntöisesti oikeita ja asiallisia. Edelleenkin tulee kuitenkin laskuja, jotka ovat puutteellisia ja niistä ei löydy laskunkierrätykselle välttämättömiä tietoja. Tämä työllistää turhaan Rondokeskuksen henkilöstöä. Asiasta on annettu ohje Kaimassa.

6 6 Kaikki asiatarkastajat ja hyväksyjät eivät hallitse laskujen hoitamista ja Rondokeskus joutuu puuttumaan turhan usein laskujen kiertoon. Viivästyskorkoja syntyi vuoden aikana yhteensä euroa. 5. Tulojen vastaanottaminen Syksyllä on annettu erilliset ohjeet maakunnan alitilityksistä. Maakunnan pääkassan tarkastuksen on suorittanut rahoitussihteeri Liisa Moilanen. Sosiaali- ja terveystoimen alaiset kassat on tarkistanut Eine Moilanen. 6. Saatavien laskutus, maksusuoritukset ja perintä Kaikki saatavat laskutetaan siten, että niistä syntyy reskontraan avoin lasku, jonka suoritusta voidaan seurata. Perintäpalvelut ostetaan Lindorff Oy:ltä. Perintään on vuoden aikana lähetetty kpl julkisoikeudellisia laskuja yhteensä euroa. ja yksityisoikeudellisia laskuja on siirretty perintään 60 kpl yhteensä euroa. Talousjohtaja on päätöksellään jättänyt perimättä yhteensä ,19 euroa. Sosiaali- ja terveystoimen saatavien poistamisesta tekee päätöksen sosiaali- ja terveysjohtaja. Jälkiperittäviä saatavia hoitaa Lindorff Oy, 7. Omaisuuden luettelointi Kiinteästä ja irtain omaisuus on luetteloitu käyttöomaisuus kirjanpidossa. Arvopapereita ja velkakirjoja säilytetään Kajaanin kaupungintalolla Talouspalveluiden kassakaapissa. Lainojen seuranta tapahtuu Talouspalveluissa Analyste -lainanhallintaohjelmistolla. Käyttöomaisuuskirjanpidon aktivointiraja on euroa. Tietotekniset laitteet merkitään tarralla ja laitteet ovat EfekteAsset -laiterekisterissä, joissa ylläpidetään laitteiden yksilöityä sarjanumeroa ja laitteen muita tietoja. Käyttöomaisuuskirjanpidon ulkopuolisia pienhankintoja ei ole luetteloitu. 8. Maksuvalmiussuunnittelu Maksuvalmiutta seurataan päivittäin. Tällä hetkellä maksuvalmius on huono. Maksuvalmiuden varmistamiseksi on käytössä luotollinen maksuliikennetili, jonka luottolimiitti on 10 milj. euroa. Kunnat ovat maksaneet rahoitusosuutensa muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta maakunnalle sopimuksen mukaisesti kuukauden 12 pv. ja kuukauden viimeinen päivä. 9. Sijoituspolitiikka Maakunnalle ei ole vielä vahvistettu erillisiä sijoitustoimintaan liittyviä ohjeita. Maakunta huolehtii lahjoitusrahastona saadun testamenttirahaston nimeltään Sairaanhoitajien rahasto sijoituksia. Sijoitussalkkua hoitaa OKO Varainhoito Oy. Salkun markkina-arvo oli ,91 euroa Kirjapitoarvo on harkinta-arvon mukainen. Kainuun sairaanhoito- ja erityishuoltopiirin kuntayhtymän virkistysrahasto on purettu maakuntavaltuus-

7 7 ton päätöksellä Rahaston pääoma oli ,67 euroa. 10. Lainanotto Vuoden aikana ei ole nostettu lainoja. Talousarvioon merkitty keskussairaalan tilojen saneeraus ei vielä alkanut vuoden 2006 aikana. Heikko maksuvalmius edellyttää kuitenkin, että vuoden 2007 aikana harkitaan ns. käyttöpääomalainan nostamisista. PALVELUTUOTANNON RISKIEN HALLINTA 11. Toimintaketjut ja vaaralliset työyhdistelmät Vaarallisia työyhdistelmiä on pyritty välttämään. Samat henkilöt eivät voi tehdä laskutukseen ja maksatukseen liittyviä tehtäviä. Kaikki tositteet ja kirjaukset allekirjoittavat laatija ja hyväksyjä yhdessä. Tietojärjestelmiin tehtävistä muutoksista jää lokitiedostoihin merkinnät. 12. Henkilöstöriskien hallinta Henkilöstöriskeihin on pyritty varautumaan luomalla kattava varahenkilöjärjestelmä. Vähintään kaksi henkilöä hallitsee kukin tehtävän. 13. Omaisuusriskien hallinta Maakunnan omaisuus on vakuutettuna Pohjola-yhtiössä ja vakuutuksia hoitaa Novum Oy. Maakunnan vakuutusturva on tarkistettu joulukuussa Tietoturvallisuusriskien hallinta Taloushallinnon tietojärjestelmien verkon ja palvelimen huoltosopimuksista, virustentorjunnasta ja varmuuskopioinnista huolehtii keskitetysti Tietohallintopalvelut. Taloushallinnon tietojärjestelmien ohjelmien ylläpito-sopimukset ja käytön tuki on huolehdittu ohjelmatoimittajien kanssa. Ohjelmien käyttöoikeuksien antaminen on keskitetty pääkäyttäjällä ja hänen sijaisellaan, joilla on oikeus antaa ohjelmien käyttöoikeuksia työntekijän esimiehen päätöksen mukaisesti joko toistaiseksi tai määräajaksi. Kajaanissa Asta Tolonen talousjohtaja

8 8 HENKILÖSTÖPALVELUT Yleistä Henkilöstöpalvelut kuuluu maakunnan yhteisiin palveluihin. Toimintamallina on keskitetty ohjaus ja hajautettu toteutus yhteistyössä kuntien kanssa. Henkilöstö- ja palkkahallinto tuottaa maakunnalle ja henkilöstölle kilpailukykyiset henkilöstö- ja palkkahallinnon palve lut. Kainuun kunnille ja muille palvelujen käyttäjille tuotetaan etupäässä palkanlaskenta palvelut. Henkilöstöpalvelut toimii Kajaanissa 3 pisteessä, Kauppakatu 1:ssä, Sairaalan mäellä ja Ilmarintie 1:ssä. Palkanlaskennan toimipisteitä on 8 Kainuun kunnissa. Vuoden lopussa henkilöstöpalveluissa oli yhteensä 47 henkilöä, joista palkanlaskijoita 40. Palkan saajien määrä keskimäärin kuukaudessa on yli Merkittävä työpanos käytettiin edelleen työprosessien yhdenmukaistamiseen ja tietojärjestelmässä olleiden ongelmien poistamiseen. Prosessien sähköistäminen aloitettiin ottamal la käyttöön osassa työyksiköitä web-lomakkeet muun muassa määräyskirjoissa ja työsopimuksissa. Maakunnassa otettiin kevään aikana käyttöön sähköinen matkalaskuohjelmisto web-travel, joka laajennettiin Kainuun kuntiin syksyllä. Henkilöstövoimavarojen raportointijärjestelmä AGS saatiin valmiiksi aivan vuoden 2005 lopussa. Järjestelmässä on runsas 50 vakioraporttia mm. vakanssien, henkilöstön ja käytetyn työpanoksen määrästä ja rakenteesta, poissaoloista, kustannuksista jne. Palkanlaskenta ajaa em. raportit kuukausittain ja niissä olevat tiedot ovat olleet keväästä lähtien toimialoittain, vastuu- ja tulosalueittain sekä tulosyksiköittäin esimiesten käytössä. Henkilöstö maakunnan palvelukseen siirtyi 11 eri kuntatyönantajalta, joilla jokaisella oli oma henkilöstö- ja palkkapolitiikkansa. Näitä ei ole voitu yhdenmukaistaa nopealla aikataululla. Henkilöstötyötä rasittaa edelleen johtamisjärjestelmien, henkilöstöasioiden normitusten ja työkäytäntöjen epäyhtenäisyys. Yhtenäistämiseen on pyritty yhteisten linjausten määrittelyllä ja niihin liittyvällä ohjeistuksella. Valmiita ja käyttöön otettuja ohjeita oli runsaat 30. Niitä täydennetään ja ylläpidetään intranetissä. Myös esimiesvalmennus käynnistettiin syksyllä. Eri puolilla Kainuuta järjestettyihin tilaisuuksiin osallistui reilut 179 esimiestä. Työnvaativuuden arviointi saatiin valmiiksi aivan loppuvuodesta. Sopimusten mukaiset järjestelyvarat ohjattiin edelleen pääsääntöisesti palkkaerojen tasaamiseen. Henkilökohtai sen työsuorituksen arviointi aloitettiin alkusyksystä. Arvioinnin tuloksiin perustuvat henkilökohtaiset lisät tulevat maksuun vuoden 2007 alussa. Henkilökuntaetuudet määrärahojen puitteissa otettiin käyttöön vuoden alussa. Henkilöstöstrategiatyö käynnistyi kevään aikana ja sen valmistuminen kytkettiin kuntayhtymän konsernistrategian aikatauluun. Henkilöstöpalvelut osallistui myös kuntien eläkevakuutuksen järjestämään Työhyvinvointia strategisesti -projektiin, jonka yhteydessä valmistui luonnos työhyvinvointistrategiaksi. Henkilöstösuunnittelun ja rekrytoinnin alueella aloitettiin mitoitustyön valmistelu sekä yliopisto- ja oppilaitosyhteistyö, osallistuttiin erilisiin messutapahtumiin sekä käynnistettiin alueellisen rekrytoinnin kehittämistyö yritysten ja julkisyhteisöjen kanssa sekä ottamalla käyttöön koko maakuntaa koskeva sähköinen sijaisrekisteri sekä rekrytointijärjestelmä. Kaikista hakemuksista sähköisesti toimitettiin jo runsas 80 %.

9 9 Vakanssiluettelo Kuntayhtymässä otettiin käyttöön loppuvuodesta vakanssirekisteri, jonka tietoja tarkennetaan vielä joiltakin osin. Rekisteriin on koottu kaikki vakinaiset virat ja toimet. Sitä ylläpidetään palkanlaskennassa. Vakanssirekisteri on tietojärjestelmässä konekielisenä ja siitä tulostetaan tarvittaessa erilaisia listauksia. Henkilöstörekisteri Henkilökunnalla on velvollisuus ilmoittaa henkilöstötiedoissa tapahtuvista muutoksista. Muuttuvat tiedot tallennetaan palkanlaskennassa rekisteriin välittömästi, kun ne on saatu. Rekisteritietojen oikeellisuutta valvotaan pistokokein. Henkilöstö- ja palkanlaskennan tietojärjestelmä Tallennusoikeudet ovat kaikilla palkanlaskijoilla. Selausoikeudet on annettu henkilöstö-palvelujen sihteereille ja tarpeen mukaan esimiehille. Käyttäjäoikeudet antaa ja niitä valvoo henkilöstöjohtaja. Palkanlaskenta ja maksatus Virheiden ja väärinkäytösten syntyminen estetään seuraavasti: kaikki paikkalaskelmat tarkistetaan manuaalisesti ennen maksatukseen panemista, tositteissa ja tilityksissä käytetään juoksevaa numerointia ja varmistetaan, että ajosarjat ovat täydet. Tilierittelyn oikeellisuuden varmentaa henkilöstöjohtaja. Tulojen kantaminen Palkkatoimisto varmistaa työnantajalle kuuluvien sairaus- ja tapaturmavakuutusmaksu-tulojen oikeellisuuden sotu-maksujen täsmäytyksen yhteydessä ja perii henkilökunnan aterioista (Timecon), vuokrista ja niihin liittyvistä käyttökorvauksista, autonlämmityksestä jne. tulevat maksut asianomaisten palkoista. Oikeellisuutta tarkistetaan ja valvotaan pistokokein. Kulunvalvontakortit ja automaattinen työajanhallinta Niissä yksiköissä, joissa on olemassa automaattinen kulunvalvontajärjestelmä palkkatoimisto pitää yllä kulunvalvontarekisteriä ja tekee työaikaryhmäkoodaukset sekä täydentää ja korjaa puuttuvat ja virheelliset leimat. Korttikuvauksista, kulkuoikeuksien ja korttiruokailuluvan määrittelystä huolehtii henkilöstöpalvelujen henkilöstösihteeri. Henkilöstöä koskeva päätöksenteko Henkilöstöä koskeva päätöksenteko perustuu hallintosääntöön ja sen perusteella tehtyihin delegointipäätöksiin. Päätösten oikeellisuutta valvoo päätöksentekijän esimies. Poikkeamat sopimuksista, ohjeista ja yhteisistä linjoista pyritään selvittämään päätöksentekijän kanssa ja raportoidaan tarvittaessa myös esimiehelle Aaro Rönkä, Henkilöstöjohtaja

10 10 KOULUTUSTOIMIALA JA LUKIOKOULUTUS 1. Sisäisen valvonnan perusteet ja järjestäminen Koulutustoimialan sisäisen valvonnan ja tarkastuksen järjestämissä otetaan huomioon maakuntahallituksen hyväksymä yleisohje sisäisestä valvonnasta. 2. Päätöksenteko ja johtaminen Päätöksenteko, toimi- ja ratkaisuvalta sekä vastuusuhteet on määritetty Kainuun maakuntavaltuuston hyväksymissä säännöissä. Koulutustoimialan kannalta keskeisiä ovat Kainuun koulutustoimialan johtosääntö ja Kainuun ammattiopiston johtosääntö. Lisäksi päätöksenteossa ja johtamisessa otetaan huomioon muissa maakuntavaltuuston hyväksymissä säännöissä annetut määräykset. Koulutustoimialan päätöksenteko- ja johtamisjärjestelmät toimivat järjestelmällisesti ilman katvealueita tai katkoksia. 3. Sisäisen valvonnan olennaiset kohteet Sisäisen valvonnan olennaiset kohteet ovat Kainuun maakunnan talousarvion sekä talousja toimintasuunnitelmaan toteutumisen valvonta. Strategisen ja operatiivisen ohjauksen ydinkohteet lukiokoulutuksen tulosalueella ovat opiskelijamäärät ja opetustyön kustannukset. Talousarvion toteutumisen seurantaraportti käsitellään jokaisessa lukioiden rehtoreiden, jokaisessa koulutustoimialan johtoryhmän ja koulutuslautakunnan kokouksissa. Edellä mainitut toimielimet tekevät työtään johdonmukaisesti vastuunsa tuntien Anssi Tuominen toimialajohtaja koulutustoimiala

11 11 KAINUUN AMMATTIOPISTO 1. Sisäisen valvonnan perusteet ja järjestäminen Kainuun ammattiopiston sisäisen valvonnan ja tarkastuksen järjestämissä otetaan huomioon maakuntahallituksen hyväksymä yleisohje sisäisestä valvonnasta. 2. Päätöksenteko ja johtaminen Päätöksenteko, toimi- ja ratkaisuvalta sekä vastuusuhteet on määritetty Kainuun maakuntavaltuuston hyväksymissä säännöissä. Kainuun ammattiopiston kannalta keskeinen on Kainuun ammattiopiston johtosääntö. Lisäksi päätöksenteossa ja johtami sessa otetaan huomioon muissa maakuntavaltuuston hyväksymissä säännöissä annetut määräykset. Kainuun ammattiopiston uusi tulosyksikköjako tuli voimaan alkaen. Delegointi ja operatiivinen toiminta muutettiin vastaamaan uutta tulosyksikköjakoa. Pää töksenteko- ja johtamisjärjestelmät on kuvattu ISO 9001 ja ISO viitekehyksien mukaisessa toimintajärjestelmässä. 3. Sisäisen valvonnan olennaiset kohteet Sisäisen valvonnan olennaiset kohteet ovat Kainuun ammattiopiston talousarvion sekä talous- ja toimintasuunnitelmaan toteutumisen valvonta. Strategisen ja operatiivisen ohjauksen ydinkohteet ovat koulutuspalvelun sisältö, määrä ja tuotto sekä sen tuottamiskustannukset. Keskeinen sisäisen valvonnan kohde käytännössä on eri päätöksentekijöiden tekemien viranhaltijapäätösten oikeellisuuden varmistaminen. Maakunnan ohjeiden mukaisesti näistä osa on myös johtokunnan ja koulutuslautakunnan kokouksissa nähtävinä. Talousarvion toteutumista seurataan kaikissa johtokunnan ja operatiivisen johdon kokouksissa, joissa raportit käsitellään perusteellisesti Artti Antila johtava rehtori Kainuun ammattiopisto

12 12 SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMIALA Sosiaali- ja terveystoimialalla on noudatettu vuonna 2006 Kainuun maakunta kuntayhtymän antamia ohjeita sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta toteutetaan pääasiallisesti tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana ja ohjauksena. 1. Suunnittelujärjestelmät Suunnittelujärjestelmä on toiminut sisäisen valvonnan välineenä ja sen avulla on saatu varmuus tavoitteiden saavuttamisesta sosiaali- ja terveystoimialalla. Talousarvio ja - suunnitelma on tehty annettujen ohjeiden mukaisesti. Hallitus käsitteli talouden tasapainottamisohjelman Sosiaali- ja terveyslautakunta kävi läpi sosiaali- ja terveystoimialalla laaditut alustavat suunnitelmat toimenpiteistä asetettuun tavoitteeseen pääsemiseksi. Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyi alustavan toimenpideohjelman menojen hillitsemiseksi loppuvuoden osalta. Suunnitelman mukaan säästöjä syntyy asiakaspalvelujen ostoissa, tavarahankinnoissa sekä henkilöstömenoissa, jotka toteutetaan loppuvuoden toimintojen supistuksilla kiireettömien toiminto jen osalta. 2. Seurantajärjestelmät Toiminnan ja talouden toteutumisen osalta raportit on tehty organisaatiossa annettujen ohjeiden mukaisesti. Toiminnan ja talouden toteutumisesta on annettu osavuosiraportit ohjeiden mukaisesti kaksi kertaa vuodessa. Toimintakertomus laadittiin annettuun määräai kaan mennessä. Raportointia on kehitetty huomioiden päätöksenteon valmistelu ja tulosten seuranta. Järjestelmällinen raportointi ja seuranta toteutuivat toimialalla kuukausittain toimiala-, tulosalue- ja vastuualuetasolla. Toimialalle on annettu ohjeet kuukausiraportoinnista sosiaali- ja terveyslautakunnalle sekä osavuosiraportoinnista maakuntahallitukselle ja maakuntavaltuustolle. Sosiaali- ja terveystoimen johtoryhmässä on käsitelty kerran kuukaudessa koko toimialan toteumat tulosalueittain. Toimialan tulosalueiden johtoryhmissä on myös käsitelty toteumat vastuualueittain. Toteutumia verrataan suunnitteluun ja poikkeamiin sen tiedon perusteella mitä on ollut käytettävissä. Henkilöstökulut on ennustettu talousjohtajalta saadun koko maakunnassa käytetyn kertoimen avulla joka perustuu 2005 toteumaan. Henkilöstökuluja ennustettaessa ei huomioitu lomapalkkavarausta joka on sosiaali- ja terveystoimen osalta n. 1 milj. euroa. Henkilöstökulut ylittyivät 3,6 milj. euroa. Tavoitteiden toteutumista on seurattu johtoryhmässä ja lautakuntaa on informoitu toiminnan ja talouden kehityksestä kuukausittain. Tulosalueilta tulleiden tietojen perusteella ennusteet tuntuivat oikeilta. Asiakas- ja potilaspalautteita seurataan koko maakunnassa yhteisenä mittauksena. Välittömien asiakas- ja potilaspalautteiden seuranta on jatkuvaa, lisäksi kussakin yksikössä on käytössä sen käyttöön soveltuvia eri menetelmiä ja käytäntöjä. Vastuualueiden ja yksiköiden omat palautekyselyt tehdään osassa yksiköitä säännöllisesti vuosittain.

13 13 3. Johtamisen rakenteet Sosiaali- ja terveystoimialan osalta johtamisjärjestelmä noudattaa päätettyä organisaatiorakennetta. Ratkaisu- ja päätösvalta on delegoitu voimassa olevien ohjeiden ja säännösten mukaisesti, mm. taloussääntö, johtosääntö sekä lautakunnan delegointivaltuuspäätös. Viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa tekemät päätökset on dokumentoitu ja ne ovat olleet saatavilla. Toimintoja on pyritty koko ajan määrätietoisesti johtamaan niin, että palvelut ja asiakasmaksut kohtelisivat kuntalaisia tasapuoliseksi, oikeudenmukaisesti ja laillisesti. Räikeisiin epäkohtiin on puututtu. Ohjeita ja sääntöjä on aktiivisesti toteutetun laatutyön kautta yhdenmukaistettu ja maakunnallistettu. Toiminnassa pyrittiin noudattamaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa, mutta asetettuja tavoitteita ei saavutettu. Toimialan ja sen vastuualueiden yhteistyömuotoina on ollut johtoryhmätyö, työpaikkakokoukset, tuloskeskustelut sekä työrutiineihin sisältyvä kanssakäyminen henkilöstön ja johdon välillä. Henkilöstön suunnittelua, käyttöä, määrää, toiminta- ja osaamistarpeiden muutoksia sekä koulutus- ja kehittämistarpeita seurataan yhteisissä keskusteluissa henkilöstön kanssa. Sosiaali- ja terveystoimialan henkilöstön täydennyskoulutustarpeet vuodelle 2006 kartoitettiin koko maakunnan alueelta marras-joulukuussa Henkilöstön osaamisen tarpeisiin ei ole pystytty vastaamaan työnantajan järjestämän täydennyskoulutuksen keinoin kuin pieneltä osin. Hoitotyön osaamisen johtamisen systemaattinen kehittäminen on käynnistynyt Oulun lääninhallituksen tukeman projektin avulla. Projekti jatkuu vuoden 2007 loppuun. Henkilöstöhallinnon raporteista saatavia seurantatietoja on hyödynnetty vuoden 2006 aikana henkilömäärätietojen ja henkilötyövuosien osalta kuukausittain. Henkilöstöhallinto ei vielä pysty toimittamaan sellaisia raportteja joita voitaisiin hyödyntää arvioitaessa luotettavasi muutoksia henkilöstön osalta. Tuloskeskustelut ovat toteutuneet toimialalla lähes 100 %:sti vuoden 2006 aikana. Työpaikkapalavereita on pidetty ja niissä on käyty läpi henkilöiden vastuut ja valtuudet oman työn osalta. 4. Talouden hoito Talouspäällikkö Talouden hoidossa on noudatettu annettuja ohjeita, mutta tästä huolimatta tavoitteeseen ei päästy sosiaali- ja terveystoimialan osalta. Toiminta on pyritty sopeuttamaan käytettä vissä oleviin resursseihin, tuottamaan johtamiseen tarvittavat tiedot oikein ja oikea-aikaisi na sekä antamaan talouden tilasta sen hetkistä ajankohtaista tietoa. Sosiaali- ja terveystoimialan tulos vuonna 2006 on alijäämäinen 9,4 milj.. Toimialan ta-

14 14 lousarvioon verrattuna toimintatuotot toteutuivat 0,5 % paremmin ja toimintakulut kasvoi vat 5,0 sekä nettokustannukset kasvoivat 5,9 % enemmän. Toimintatuotot to teutuivat talousarvioon nähden hyvin sosiaali- ja terveydenhuollontoimialalla. Toimintatuotot toteutuivat 0,145 milj. euroa suunniteltua paremmin. Erityisen hyvin toimintatuotot toteutuivat Vanhuspalvelujen tulosalueella jossa toteuma oli 1,1 milj. suunniteltua parempi. Terveyden- ja sairaanhoidon tulosalueella toimintatuotot alittivat ta lousarvion 0,721 milj.. Talousarviovaraus maksutuottojen osalta oli epärealistinen ja tältä osin tehdään korjaus vuoden 2007 käyttösuunnitelmaan. Myöskään Sairaanhoidon palvelujen toimintatuotot eivät toteutuneet suunnitellusti vaan alitti talousarviosta 0,195 milj.. Toimintakulut ylittyivät yhteensä 9,4 milj. joista henkilöstökulut ylittyivät 3,9 milj., palvelujen ostot ylittyivät 2,5 milj., aineet ja tavarat ylittyivät 2,6 milj. sekä avustukset ylittyivät 0,7 milj.. Ylitykset johtuivat osittain määrärahavarausten aliarvioinnista ja li sääntyneistä velvoitteista palvelujen tuottamisessa. Henkilöstökulut ylittyivät 3,9 milj. euroa josta palkat ja palkkiot ylitys on 2,9 milj. ja sivukulut 1,0 milj.. Lomarahavarausten kirjaamisen osuus (jaksotetut palkat) toimialalle on 1,0 milj. ja sitä ei ole huomioitu kuukausiennusteissa. Henkilöstökulujen ylitykset jakaantuivat tulosalueittain seuraavasti; Sosiaali- ja terveystoimialan yhteiset palvelut ylittyivät henkilöstökulujen osalta 0,7 milj.. Ylitys johtuu eläkemaksujen ylityksestä sekä kirjaamiskäytännöstä jossa yhteisten palvelujen tulosalueelle kirjataan kaikki maakunnan eläke- ja varhaiseläkemenoperusteiset maksut jotka ylittivät talousarviovarauksen. Sairaanhoidon palvelujen tulosalueen henkilöstökulut ylittyivät 0,8 milj., joista palkkakustannusten ylitys on 0,6 milj.. Terveyden- ja sairaanhoidon palvelujen tulosalueen henkilöstökulut ylittyivät 0,3 milj. ja ylitys johtui lomarahavarauksen palkkakustannusten kirjaamisesta joita ei ole huomioitu kuukausiennusteissa. Perhepalvelujen tulosalueen henkilöstökulut ylittyivät 0,5 milj. ja ylitys johtui 0,2 milj. osalta jaksotettujen palkkakustannusten kirjaamisesta sekä muilta osin henkilöstökustannusten vähennyksestä käyttösuunnitelman tekovaiheessa. Vanhuspalvelujen henkilöstökulut ylittyivät 1,5 milj. Seutu I:llä, jossa Asumispalveluissa ylitys oli 1,0 milj. josta Paltamon asumispalveluyksikön (0,4 milj. ) uuden toiminnan kustannuksia ei ole huomioitu talousarviossa. Loput ylityksestä seudun laitoshoidossa, yöhoidossa sekä kotihoidossa jonka omaksi toiminnaksi ottaminen on säästöä ostopalveluissa. Palvelujen ostojen määrärahat ylittyivät 2,6 milj. euroa, joista asiakaspalvelujen ostot ylittyivät 1,2 milj. ja muut palvelujen ostot 1,4 milj.. Asiakaspalvelujen ostot Perhepalvelujen vastuualueella ylittyi palvelujen asiakaspalvelujen ostot 2,1 milj. euroa. Lastensuojelun asiakaspalvelujen ostot ylittyivät 0,6 milj. ja vammaisten ja kehitysvammaisten asumispalvelujen ostot 1,3 milj. ja perhehoidon palkkiot 0,2 milj.. Vammaisten ja kehitysvammaisten asiakkailla on lakien säätämä subjektiivinen oikeus palvelujen käyttöön. Syynä ylitykseen on kustannusten nousu ja kilpailutuksen tuomat muutokset palvelujen hankinnassa.

15 15 Sairaanhoidon palvelujen tulosalueella asiakaspalvelujen ostot alittuivat 0,1 milj., Terveyden ja sairaanhoidon tulosalueella 0,6 milj., Vanhuspalvelujen tulosalueella 0,2 milj. ja Projektien vastuualueella 0,1 milj.. Muiden palvelujen ostot Terveyden- ja sairaanhoidon tulosalueella muiden palvelujen ostot ylittyivät 0,4 milj. Asiantuntijapalvelujen ostoissa. Perhepalvelujen vastuualueella kokonaisylitykset 0,2 milj. joista vammais- ja kehitysvammaispalvelujen kuljetuspalveluissa ylitys 0,4 milj.. Vanhuspalvelujen tulosalueen osalta 0,8 milj. ateriapalvelujen ostot kunnilta, jotka oli alibudjetoitu. Aineet ja tavarat ylittyivät koko toimialalla 2,6 milj.. Kustannusten ylitykset aineiden ja tavaroiden osalta oli huomioitu kuukausiennusteissa. Sairaanhoidon palvelujen tulosalueen ylitys on 0,5 milj., Terveyden- ja sairaanhoidonpalvelujen tulosalueen ylitys 1, 8 milj. johtuen lääkekustannusten noususta ja kalliista syöpälääkkeistä. Vanhuspalvelujen tulosalueen ylitys oli 0,3 milj.. Avustukset ylittyivät toimialalla 0,6 milj. euroa. Vanhuspalvelujen tulosalueella omaishoidon tuki ylittyi 0,455 milj. ja palveluseteli 0,185 milj.. Omaishoidon tuen ylitys huomioitiin kuukausiennusteissa ja asiasta informoitiin myös sosiaali- ja terveyslautakuntaa. Kajaanissa Tuomo Pääkkönen vs. sosiaali- ja terveysjohtaja

16 16 YMPÄRISTÖTERVEYDENHUOLLON PALVELUT Ympäristöterveydenhuollon tulosalueen sisäistä valvontaa on toteutettu seuraavasti: 1. Suunnittelujärjestelmät Ympäristöterveydenhuollon tulosalueen talousarvio ja -suunnitelma on tehty osana sosiaali- ja terveystoimialan talousarviota ja suunnitemaa. Suunnittelujärjestelmä toimii tulosalueen sisäisen valvonnan välineenä. 2. Seurantajärjestelmät Toiminnan ja talouden osalta raportit on tehty organisaatiossa annettujen ohjeiden mukaisesti. Säännöllisissä tulosalueen ja vastuualueiden kokouksissa käsiteltiin talousarvion toteu maa ja tavoitteiden toteutumista. Osavuosiraportit ja loppuvuodesta pyydetyt kuukausiraportit toimitettiin talousjohtajalle. Raporttien avulla saatiin ajankohtaista tietoa toiminnasta ja seurattiin talouden ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Toimintakertomus laadittiin annettujen ohjeiden mukaisesti. Ympäristöterveydenhuollon viranomaistoiminnan osalta lainsäädäntö asettaa osalle toimintaa suunnitelma- ja raportointivelvollisuuden. Suunnitelmien toteutumista seurataan vastuualuepalavereissa ja vuosiraportin laadinnan yhteydessä. Elintarvike- ja tuoteturvallisuusvalvonnan suunnitelmat ja toteutumisen arviointi käsitellään vuosittain sosiaali- ja terveyslautakunnassa ja asiakirjat toimitetaan Oulun lääninhallitukseen. Talous- ja uimavesivalvonnan osalta on raportointivelvollisuus lääninhallitukselle. Asiakaspalautekysely toteutetaan vuoden 2007 alussa. Vuoden 2006 aikana kerättiin tietoa reklamaatioista ja saatua palautetta käytetään toiminnan kehittämiseen. 3. Johtamisen rakenteet Ympäristöterveydenhuollon tulosalueen osalta johtamisjärjestelmä noudattaa päätettyä sosiaali- ja terveystoimen organisaatiorakennetta. Ratkaisu- ja päätösvaltaa on delegoitu voimassa olevien ohjeiden ja säännösten mukaisesti, mm. taloussääntö, johtosääntö sekä lautakunnan delegointivaltuuspäätös. Viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa tekemät päätökset on dokumentoitu. Tulosalueella on käytössä säännölliset kokouskäytännöt. Tulosalueen johtoryhmä kokoontui pääsääntöisesti kerran kuukaudessa. Johtoryhmän kokouksissa käsiteltiin sen hetkinen taloudellinen tilanne ja toiminnalliset ajankohtaiset asiat. Tällöin sovittiin myös tarvittavista toimenpiteistä. Vastuualueiden kokoukset pidettiin terveysvalvonnan ja laboratorion osalta pääsääntöi-

17 17 sesti kerran kuukaudessa ja eläinlääkintähuollon osalta harvemmin. Vastuualueiden kokouksissa käsiteltiin taloudellista tilannetta ja ajankohtaisia toiminnallisia asioita ja sovittiin tarvittavista toimenpiteistä. Em. kokouksissa käsiteltiin myös talous- ja toimintasuunnitelma sekä asetetut tavoitteet. Kokouksista laadittiin pöytäkirjat. Terveysvalvonnan laadunhallintatyö aloitettiin. Laboratoriossa laatutyötä on tehty usean vuoden ajan. Eläinlääkintähuolto aloittaa laatutyön myöhemmin. Laadunhallintatyön avulla parannetaan palvelun laatua ja sovitaan yhteisistä työ- ja toimintakäytännöistä. Laatutyöhön liittyen v ympäristöterveydenhuollossa tehtiin johdon katselmus. Henkilökunnalla oli mahdollisuus osallistua talous- ja henkilöstöhallintoon liittyviin koulutuksiin. Henkilöstölle tiedotettiin ajankohtaisista asioista ja pyrittiin aktivoimaan Kaiman käyttöön. Vuonna 2006 käytiin kehityskeskustelut terveysvalvonnan ja laboratorion vastuualueilla (100%). Eläinlääkintähuollon osalta kehityskeskustelut aloitetaan v Talouden hoito Talouden hoidossa on noudatettu annettuja ohjeita. Taloushallinnosta kuukausittain saadut raportit käsiteltiin tulosalueen johtoryhmässä ja vastuualueiden palavereissa. Poikkeamien syyt selvitettiin. Poikkeamista annettiin palaute tarvittaessa taloushallinnolle. Ympäristöterveydenhuollon tulos oli vuonna ,88 milj. euroa alijäämäinen (TA06 1,95 milj. euroa). Toimintatuotot olivat euroa suuremmat talousarvioon nähden. Toimintakulut olivat euroa pienemmät talousarvioon verrattuna. Toimintakuluista avustukset (subventiot hyötyeläinten omistajille) ylittivät talousarvion eurolla. Muut toimintakulut alittivat talousarvioon varatun määrärahan. Henkilöstömenot alittivat budjetin eurolla. Tämä johtui siitä, että yksi terveystarkastajan virka oli täyttämättä, Hyrynsalmen virkavapaalla olleella eläinlääkärillä ei ollut kokoaikaista sijaista sekä muut eläinlääkintähuollon sijaisuusvajeet. Muiden menojen osalta alitukset olivat seuraavat: palvelujen ostot euroa, aineet ja tavarat euroa, vuokrat euroa, muut kulut euroa ja poistot euroa Päivi Nykänen ympäristöterveydenhuollon tulosalueen johtaja

18 18 SAIRAANHOIDON PALVELUT Henkilöstökuluissa oli ylitystä 0,8 milj euroa, josta radiologia 0,2, ensihoito ja sairaankuljetus 0,1, tehohoito 0,3 ja työterveyshuolto 0,2 milj euroa. Osa ylityksestä johtuu lomapalkkavarauksen kasvusta. Tehdyt henkilötyövuodet vähentyivät 0,5 %, mikä ei kuitenkaan riittänyt käyttösuunnitelmassa asetetun tavoitteen saavuttamiseen. Palvelujen ostot alittuivat vajaalla 0,2 milj eurolla Aine- ja tarvikehankinnat ylittyivät 0,5 milj eurolla, josta laboratorion 0,3 milj euron ylityksestä 0,2 kertyi tutkimusten ja verituotteiden määrän kasvusta ja 0,1 budjettiteknisestä virheestä. Lääkehuollon ja tehohoidon lääke- ja hoitotarvikkeet ylittyivät 0,2 milj eurolla, josta 0,1 muodostui lääkemyynnistä Kainuun Prikaatille Esa Ahonen hallintoylilääkäri, sairaanhoidon palvelujen johtaja

19 19 TERVEYDEN- JA SAIRAANHOIDON PALVELUT Sisäinen valvonta toteutui terveyden- ja sairaanhoidon tulosalueella kaikkeen esimiestoimintaan kytkeytyneenä tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuneena seurantana, systemaattisten arviointitietojen hankkimisena ja tuloskeskusteluina. Yksikkötason toiminnan ja talouden seurantatiedot käsiteltiin säännöllisesti vastuualueiden johtoryhmissä. Vastuualuepäälliköt raportoivat toiminnan ja talouden tilanteesta, niiden suhteesta toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon ja erityisesti havaituista poikkeamista kerran kuukaudessa maakunta- kuntayhtymän taloushallintoon. Toiminnan ja talouden tilannetta käsiteltiin noin kerran kuukaudessa vastuualueittain tulosalueen johtoryhmässä. Tuloalueen tulosjohtaja raportoi toiminnan ja talouden tilanteesta kuukausittain maakuntakuntayhtymän talousjohtajalle. Toiminnan ja talouden tilaa koko tulosalueen osalta käsiteltiin säännöllisesti sosiaali- ja terveystoimialan johtoryhmässä. Kajaanissa Mauno Saari Vs. terveysjohtaja

20 20 PERHEPALVELUT Perhepalveluissa on noudatettu Kainuun maakunta kuntayhtymän antamia ohjeita sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta toteutetaan pääasiallisesti tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana ja ohjauksena 1. Suunnittelujärjestelmät Talousarviot ja toimintasuunnitelmat on tehty annettujen ohjeiden mukaisesti. Perhepalveluissa toimii useita työryhmiä, jotka yhtenäistävät maakunnallisia käytäntöjä ja kehittävät moniammatillista yhteistyötä perhepalvelujen sisällä. Sosiaali- ja terveyslautakunta on käynyt läpi sosiaali- ja terveysalan alustavat suunnitelmat toimenpiteistä asetettuun tavoitteeseen pääsemiseksi ( 205) 2. Seurantajärjestelmät Perhepalvelujen tulosalueen toimintakertomukset ja osavuosiraportit on tehty annettujen ohjeiden mukaan. Raportit on käsitelty kuukausittain sekä perhepalvelujen johtoryhmässä että sosiaali- ja terveystoimen johtoryhmässä. Sosiaalihuollon seurantatietojen saannin tehostamiseksi on henkilökuntaa koulutettu Pro Consona ohjelmien käytössä (vammaispalvelut, toimeentulotuki, kehitysvammahuolto, lastensuojelu). Terveydenhuollon seurantatiedot saadaan Pegasos- ja Effica -ohjelmista. Taloushallinnon raportointia on kehitetty tuottamaan tietoa perhepalvelujen kokonaiskustannuksista palvelukokonaisuuksittain ja seuduittain. Sosiaalihuollossa viranhaltijoiden jokapäiväinen päätöksenteko perustuu useisiin eri lakeihin. Vuoden 2006 aikana olemme valmistelleet asiakkaille tietopakettia toimeentulotuen myöntämisen perusteista internettiin, lopullinen toteutus jäi vuoden 2007 puolelle. Vammaispalveluissa on yhtenäistetty toimintakäytäntöjä ja ohjeistuksia. Seutujen palvelujen kustannusten vertailua suhteessa väestöryhmiin/-määriin jatketaan. Tavoitteena on saada maakunnan väestö palvelujen saannin suhteen yhdenvertaiseen asemaan. Vertailut ohjaavat resurssointia. Muutoksia tehtiin perhetyössä siirtämällä Kajaanin seudun 2 vakanssia Ylä-Kainuuseen, josta ko. resurssit puuttuivat kokonaan. Perhepalvelujen tulosalueen tavoitteiden toteutumista on seurattu loppuvuodesta kuukausittain. Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon sekä lastensuojelun asumispalvelujen ostojen budjetin ylitys varmistui jo kesällä, mikä on raportoitu sosiaali- ja terveyslautakunnalle. 3. Johtamisen rakenteet Johtamisjärjestelmä noudatti maakuntavaltuuston hyväksymää organisaatiorakennetta. Ratkaisu- ja päätösvallassa noudatettiin maakunnan hallintosääntöä ja henkilöstöhallinnon antamia erillisiä toimintaohjeita. Ratkaisu- ja päätösvallan delegointia on perhepalvelujen tulosalueella toteutettu vain vähän.

21 21 Perhepalvelujen tulosalueella lasten, nuorten ja lapsiperheiden palvelujen yhdistäminen on antanut mahdollisuuden sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijoiden luontevaan yh teistyöhön. Tämä kokonaisuus on nähty tärkeimpänä etuna uudessa organisoitumisessa. Seudullinen organisoituminen takaa palvelujen toimivuuden ja yhteistyön paikallistasolla, mutta sektorimallinen organisoituminen olisi tiedonhallinnan ja asiantuntijuuden vahvistamisen näkökulmasta parempi. Perhepalvelujen organisaatiota tullaankin kehittämään siihen suuntaan, että maakunnallinen sektoreittainen vastuu vahvistuu, ja sen rinnalla säilytetään seudullinen organisaatio perhekeskusten muodossa. Toimintoja on kehitetty niin, että asiakkaat saavat palvelunsa mahdollisimman tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Laadunhallintajärjestelmän toteutus on edennyt useiden palveluprosessien kuvauksilla (lapsen, nuoren ja lapsiperheen palvelukokonaisuusprosessi, lastensuojelun, toimeentulotuen palveluprosessi, elatustuen käsittelyprosessi ja kehitysvammaisen palvelupolku) ja perhepalvelujen sisäisillä auditoinneilla. 4. Talouden hoito Talouden hoidossa on noudatettu talousosaston ohjeita. Taloudenpito on ollut tiukkaa. Sijaisten otossa on käytetty täyttölupajärjestelmää. Perhepalvelujen nettomenot kasvoivat vuoden 2005 tilinpäätöksestä 6,2 %. Nettomenot ylittivät käyttötaloussuunnitelman 2,5 milj. euroa. Menot ylittyivät palvelujen ostoissa 2,3 milj. euroa: lastensuojelun asiakaspalvelujen ostot ylittivät budjetin euroa ja vammaisten ja kehitysvammaisten asumispalvelut 1,26 milj. euroa, vpl- ja kvl-kuljetukset euroa. Näihin palveluihin asiakkailla on lakien säätämä subjektiivinen oikeus. Syynä ylityksiin olivat mm. asumispalvelujen kustannusten nousu syyskuun alusta lähtien kilpailutuksen seurauksena ja uudet asiakkaat, joita kehitysvammahuollon asumispalvelu jen piiriin tuli 8 ja vammaispalvelujen 7. Kilpailutuksessa eriytettiin asumispalvelut ja sii vous-, ateria- ja vaatehuoltopalvelut, jotka vammaisten ja kehitysvammaisten osalta ovat maakunta kuntayhtymän maksettavia menoja. Aiemmin ne sisältyivät asumispalvelujen kustannuksiin. Nämä menoerät tulivat siis muun hintojennousun lisäksi. Niiden kustannusvaikutus v oli noin euroa. Kustannustehokkuussyistä Ylä-Kainuussa valmisteltiin yksityisen ja maakunta kuntayhtymän kehitysvammahuollon yksikön yhdistämistä, mutta prosessi osoittautui odotettua hankalammaksi ja ratkaisut jäivät vuoden 2007 puolelle. Hyrynsalmen Vanhustentaloyhdistyksen omistaman vanhusten ja kehitysvammaisten hoitokodin Hopeahyryn toiminnan siirtäminen maakunta kuntayhtymään valmisteltiin niin, että toteutus oli Yhtä lukuun ottamatta koko henkilöstö siirtyi maakunnan henkilökunnaksi. Lastensuojeluhankkeen yhteydessä valmisteltiin sosiaalipäivystyksen aloittamista Kainuussa ja sekä sijaishuoltoyksikön että lastensuojelulaitoksen perustamista Kainuuseen, joiden toteutus suunniteltiin vuodelle Henkilöstömenot ylittivät käyttötaloussuunnitelman euroa, josta selittyy perhepalvelujen henkilöstömäärärahojen vähennyksestä käyttösuunnitelmavaiheessa (siirrettiin tesaan esh:n ostoihin) ja euroa siitä, ettei talousarvioon ollut varattu jaksotettuihin palkkoihin, eläkekuluihin ja sosiaalivakuutusmaksuihin määrärahaa lainkaan. Vuonna 2006 perhepalveluissa oli 12 henkilötyövuotta vähemmän palkattua henkilökuntaa kuin v. 2005, työssäolopäiviä kuitenkin oli 4 henkilötyövuotta enemmän. Tämä osoittaa sen, että henkilöstön käyttö oli tehokkaampaa, ja palkallisia poissaolopäiviä vähemmän. Sairauslomien määrä vähenikin peräti 40,8 %.

22 22 Muiden kulujen ylitys euroa syntyi lasten ja nuorisopsykiatrian projektin valtion osuuksien takaisinmaksusta Oulun lääninhallitukselle, kun projektin menot olivatkin oletettua pienemmät. Muilta osin perhepalvelut pysyivät hyvin budjetissaan. Tulot ylittivät hieman talousarvion. 5. Palvelutuotannon riskienhallinta Aiemmin mainituilla perhepalvelujen prosessikuvauksilla varmistetaan asiakkaalle laadukas palvelu ja henkilökunnalle selkeät työnjaot ja turvalliset toimintatavat. Vuosi 2006 toimittiin sekä seuduilla että yhteisissä palveluissa kuntien entisillä turvallisuusohjeilla ja entiset riskikartoitukset olivat voimassa. Perhepalvelujen riskikartoitusten ja turvallisuussuunnitelmien tekeminen viivästyi ja on alkamassa vasta vuoden 2007 puo lella. Sosiaali- ja terveydenhuollon poikkeusolojen valmiussuunnitelmaa on tehty yhteistyössä muiden tulosalueiden kanssa. Suunnitelman valmistuminen jäi vuoden 2007 puolelle Helena Ylävaara perhepalvelujohtaja

23 23 VANHUSPALVELUT Vanhuspalveluissa on noudatettu vuonna 2006 Kainuun maakunta kuntayhtymän antamia ohjeita sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta toteutetaan pääasiallisesti tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana ja ohjauksena. 1. Suunnittelujärjestelmät Suunnittelujärjestelmä on toiminut sisäisen valvonnan välineenä ja sen avulla on saatu varmuus tavoitteiden saavuttamisesta vanhuspalveluissa. Talousarvio ja - suunnitelma on tehty annettujen ohjeiden mukaisesti. Hallitus käsitteli talouden tasapainottamisohjelman Sosiaali- ja terveyslautakunta kävi läpi sosiaali- ja terveystoimialalla laaditut alustavat suunnitelmat toimenpiteistä asetettuun tavoitteeseen pääsemiseksi. 2. Seurantajärjestelmät Toiminnan ja talouden toteutumisen osalta raportit on tehty organisaatiossa annettujen ohjeiden mukaisesti. Toiminnan ja talouden toteutumisesta on annettu osavuosiraportit ohjeiden mukaisesti kaksi kertaa vuodessa. Toimintakertomus laadittiin annettuun määräai kaan mennessä. Raportointia on kehitetty huomioiden päätöksenteon valmistelu ja tulosten seuranta. Järjestelmällinen raportointi ja seuranta toteutuivat tulosalueella kuukausittain tulosalue-, vastuualue- ja tulosyksikkötasolla. Ohjeet kuukausiraportoinnista on annettu vuoden 2006 alusta ja raportointiohjetta on tarkennettu vuoden 2007 alusta. Kuukausittaisen raportoinnin lisäksi vanhuspalveluiden johtoryhmässä on käsitelty kolmannesvuosittain talousarvion toteutumista vastuualueittain. Vanhuspalveluiden eri seutujen vastuualuepalavereissa on myös käsitelty toteumat tulosyksiköittäin. Toteutumia verrataan suunnitteluun ja poikkeamiin on reagoitu sen tiedon perusteella mitä on ollut käytettävissä. Henkilöstökulut on ennustettu talousjohtajalta saadun koko maakunnassa käytetyn kertoimen avulla joka perustuu 2005 toteumaan. Henkilöstökuluja ennustettaessa ei huomioitu lomapalkkavarausta joka on vanhuspalveluiden osalta noin euroa. Henkilöstökulut ylittyivät 1,5 milj. euroa. Tavoitteiden toteutumista on seurattu johtoryhmässä ja lautakuntaa on informoitu toiminnan ja talouden kehityksestä kokousten yhteydessä. Vastuualueilta tulleiden tietojen perusteella ennusteet tuntuivat oikeilta. Asiakas- ja potilaspalautteita seurataan koko maakunnassa yhteisenä mittauksena. Välittömien asiakas- ja potilaspalautteiden seuranta on jatkuvaa, lisäksi kussakin yksikössä on käytössä sen käyttöön soveltuvia eri menetelmiä ja käytäntöjä. 3. Johtamisen rakenteet Vanhuspalveluiden osalta johtamisjärjestelmä noudattaa päätettyä organisaatiorakennet ta.

24 24 Ratkaisu- ja päätösvalta on delegoitu voimassa olevien ohjeiden ja säännösten mukaisesti, mm. taloussääntö, johtosääntö sekä lautakunnan delegointivaltuuspäätös. Viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa tekemät päätökset on dokumentoitu ja ne ovat olleet helposti saatavilla. Toimintoja on pyritty koko ajan määrätietoisesti johtamaan niin, että palvelut ja asiakasmaksut kohtelisivat kuntalaisia tasapuoliseksi, oikeudenmukaisesti ja laillisesti. Räikeisiin epäkohtiin on puututtu. Ohjeita ja sääntöjä on aktiivisesti toteutetun laatutyön kautta yhdenmukaistettu ja maakunnallistettu. Toiminnassa pyrittiin noudattamaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa, mutta asetettuja tavoitteita ei saavutettu. Tulosalueen ja sen vastuualueiden yhteistyömuotoina on ollut johtoryhmätyö, eri sektoreiden keskinäiset tapaamiset, työpaikkakokoukset, kehityskeskustelut sekä työrutiineihin sisältyvä kanssakäyminen henkilöstön ja johdon välillä. Henkilöstön suunnittelua, käyttöä, määrää, toiminta- ja osaamistarpeiden muutoksia sekä koulutus- ja kehittämistarpeita seurataan yhteisissä keskusteluissa henkilöstön kanssa. Henkilöstön täydennyskoulutustarpeet vuodelle 2006 kartoitettiin koko maakunnan alueelta marras-joulukuussa Henkilöstön osaamisen tarpeisiin ei ole pystytty vastaamaan työnantajan järjestämän täydennyskoulutuksen keinoin kuin pieneltä osin. Henkilöstöhallinnon raporteista saatavia seurantatietoja on hyödynnetty vuoden 2006 aikana henkilömäärätietojen ja henkilötyövuosien osalta sekä esim. erilaisten poissaolojen määrää ja poissaolojen kehitystä on seurattu. Kehityskeskustelut ovat toteutuneet tulosalueella lähes 100 %:sti vuoden 2006 aikana. Työpaikkapalavereita on pidetty ja niissä on käyty läpi henkilöiden vastuut ja valtuudet oman työn osalta. 4. Talouden hoito Talouden hoidossa on noudatettu annettuja ohjeita, tästä huolimatta tavoitteeseen ei päästy vanhuspalveluiden osalta. Toiminta on pyritty sopeuttamaan käytettävissä oleviin resursseihin, tuottamaan johtamiseen tarvittavat tiedot oikein ja oikea-aikaisina sekä antamaan talouden tilasta ajankohtaista tietoa. Vuoden 2006 osalta seurantajärjestelmä on toiminut suunnitellulla tavalla ja seurantajärjestelmää on kehitetty sanallisen raportoinnin osalta. Vanhuspalveluiden tulos on alijäämäinen vuonna Toimintatuotot ylittyivät talousarvioon nähden lähes 1 milj. eurolla. Henkilöstökulut, palvelujen ostot, aineet, tarvikkeet ja tavarat sekä avustukset ylittyivät. Syynä tähän oli määrärahavarausten aliarviointi ja lisääntyneet velvoitteet palvelujen tuottamiseksi. Menot ylittyivät henkilöstökulujenosalta noin 1,5 milj. euroa joista suurin ylitys on Kajaanin seudun asumispalveluissa.