SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTIT

Transkriptio

1 1 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTIT Tilivelvollisten raportit sisäisen valvonnan toteutuksesta Maakuntahallitus Yhteiset palvelut Talouspalvelut Henkilöstöpalvelut Koulutustoimiala ja ammattiopisto Sosiaali- ja terveystoimiala Sairaanhoidon palvelut Ympäristöterveydenhuollon palvelut Terveyden- ja sairaanhoidon palvelut Perhepalvelut Vanhuspalvelut Kainuun Työterveys -liikelaitos

2 MAAKUNTAHALLITUKSEN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI Maakuntahallitus toteaa omasta sisäisen valvonnan järjestämisvastuustaan seuraavaa: Sisäisen valvonnan ohjeen edellyttämiä asioita on maakuntahallituksessa käsitelty seuraavasti; 1. Talouden seuranta ja raportointi tammikuussa annettu TA2008 täytäntöönpano-ohjeet jota tarkennettiin helmikuussa, käsitelty kolmesti talouden seurantaraporttia, käsiteltiin huhtikuussa esitystä maakunnan rahoitusosuuden laskentakaavan muut tamiseksi, kesäkuussa annettu talouskehys ja ohjeet vuosille Organisaatiorakenne käsitelty sosiaali- ja terveystoimialan johtosäännön muuttamista, luottamushenkilöiden palkkiosäännön muuttamista, maakunnan hallintosäännön muuttamista sekä maakuntahallituksen johtosäännön muuttamista, hyväksytty maaliskuussa arkistonmuodostussuunnitelma, huhtikuussa muutettu yhteisten palvelujen organisaatiota, käsitelty Hallintokokeilun 3 vuotta raportti kesäkuussa. 3. Vastuun ja valtuuksien jako ei ilmaantunut tarvetta. 4. Omaisuuden hankinta ja luettelointi tehty päätös kalustepuitesopimuksesta maakunnan ja Kainuun hankintarenkaan käyttöön. 5. Toimintaketjut helmikuussa käsitelty maakuntavaltuuston itsensä tekemä väliarviointi kaudestaan, helmikuussa käsitelty Kuntaliiton tekemä selvitys maakuntakokeilun tietotekniikan kustannuksista ja hyödyistä. 6. Riskienhallinta (henkilöstöriskit, omaisuusriskit, tietoturvariskit) tammikuussa käsitelty maakunnallisen turvallisuussuunnitelman tekemistä.

3 YHTEISTEN PALVELUIDEN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI TALOUDEN SEURANTA JA RAPORTOINTI 2. ORGANISAATIORAKENNE 3. VASTUUN JA VASTUUKSIEN JAKO Talousarvion toteutumaa seurataan kuukausittain. Talousarvio näyttää toteutuvan ilman merkittäviä poikkeamia. Yhteisten palveluiden organisaatio uudistettiin maakuntahallituksen tekemällä päätöksellä 103. Vastuualueisiin lisättiin Kuljetuspalvelut -vastuualue. Henkilöstöpalveluiden tulosyksikköjako muutettiin siten, että se jakaantuu henkilöstöhallinto- ja palvelussuhdeasioihin, työhyvinvointi ja yhteistoiminta sekä palkkahallintoon. Ravintopalveluissa kanttiinin tulosyksikkö poistettiin. Muilta osin organisaatio pysyi ennallaan. Keväällä 2008 yhteisten palveluiden hallinto valmisteli maakun nan johtosääntöjen säännön uudistamisen sitä silmällä pitäen, et tä julkisenvallan käyttöön päätöksien tekemiseen osallistuu aina kaksi henkilöä. Vanhan säännön mukainen päättäjä toimii esitteli jänä ja hänen esimiehensä lopullisena ratkaisun tekijänä. Nämä muutokset tulivat voimaan kesällä Tällä uudistuksella halut tiin varmentaa päätöksenteon luotettavuutta. Hallintosäännöstä purettiin myös mahdollisuus delegoida itse omilla päätöksillään it selle kuuluvaa toimintavaltaa alaspäin. 4. OMAISUUDEN HANKINTA JA LUETTELOINTI 5. TOIMINTAKETJUT Yhteisten palveluiden tulosalue ei ole suorittanut merkittäviä hankintoja eikä omaisuuden poistoja. Tärkeimmät toiminnot on turvattu järjestämällä työt työpareittain. Näin on vähintäänkin kaksi henkilöä organisaatiossa, jotka osaavat kunkin tehtävän.

4 4 6. RISKIENHALLINTA Riskikartoitusta ulkoisen asiantuntijan tekemänä on harkittu, mutta toistaiseksi on päädytty, että ei ole tarve tehdä. Tavanomaiset henkilöstön omaisuusriskit on vakuutettu ja vakuutukset kilpailutettu. Tietoturvariskien varalta on annettu ohjeet ja kultakin tietotekniikan käyttäjältä edellytetään sitoumus, jossa he sitoutuvat näiden annettujen ohjeiden noudattamiseen. Parhaillaan valmistellaan uutta tietosuoja- ja tietoturvapolitiikka -asiakirjaa. Kalevi Yliniemi, hallintojohtaja

5 TALOUSJOHTAJAN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2008 Mh , Liite nro: 1 5 TALOUDENHOITO 1. Talouden seuranta ja osavuosiraportit Esimiesten kanssa on pidetty useita talousongelmaan liittyviä kokouksia. Lisäksi on järjestetty tietojärjestelmiin ja talouden seurantaan liittyviä koulutuksia seuraavasti: Talouspalvelut on toteuttanut aj seuraavat koulutustilaisuudet: Alitilittäjäkoulutus 8 osallistujaa Tilikartta- ja raportointikoulutus 21 osallistujaa (2 eri tilaisuutta) Tilikartta- ja raportointikoulutus 13 osallistujaa Yhteensä 42 osallistujaa (4 eri tilaisuutta) Lisäksi KAO:n toteuttama esimiehille tarkoitettu raportointikoulutus, jossa kouluttajana oli Efekon Pasi Leppänen. Talouteen liittyviä asioita on käsitelty kuluvan vuoden aikana seuraavasti: Vuosi 2008: MH Talousarvion 2008 täytäntöönpano-ohjeet MH Täytäntöönpano-ohjeen muuttaminen Kainuun kunnanjohtajien ja talousjohtajien kokous; alijäämien kattami nen Kainuun kunnanjohtajien ja talousjohtajien kokous; alijäämien kattami nen Tulosaluejohtajien ja vastuualuepäälliköiden taloutta ja henkilöstöasioita koskeva keskustelu- ja informaatiotilaisuus. MH Talouden seurantaraportti MH Sotkamon kunnan ja Kajaanin kaupungin esitys rahoitusosuuden laskentakaavan muuttamiseksi MH Talouden seurantaraportti Kuntien ja maakunnan välinen rahoitusneuvottelu MH /MV ; Kainuun kuntien ja Kainuun maakunta -kuntayhtymän perussopimuksen mukaisen rahoitusneuvottelun neuvottelutuloksen hyväksyminen MH /MV ;Talouden seurantaraportti MH Talouden kehykset ja suunnitteluohjeet vuosille Tulosaluejohtajien ja vastuualuepäälliköiden taloutta ja henkilöstöasioita

6 koskeva keskustelu- ja informaatiotilaisuus. MH Talouden seurantaraportti MH Talouden seurantaraportti Organisaatiorakenne Talouspalveluiden vastuualue jakautuu neljään tiimiin: Kirjanpito Ostolaskut Myynti (sisältää myös Soten yhteisten palveluiden henkilöstöä Kaksilla) Maksuliikenne Henkilöstö on jakautunut Kainuun eri kuntien toimipisteisiin seuraavasti: Hyrynsalmi 2 Kajaani 27 (kaks + 3 ) Kuhmo 4 Paltamo 1 Puolanka 2 Ristijärvi 3 Sotkamo 3 Suomussalmi 3 Yhteensä 45 Tuloskeskustelut on pidetty vuoden aikana kaikkien Talouspalveluiden henkilöiden kans sa. 3. Vastuun ja valtuuksien jako Toimintaa ohjaavat säännöt ja ohjeet on tallennettuna maakunnan yhteiseen intranet- järjestelmään, joka löytyy osoitteesta: (talouspalvelut/tiedotteet tai ohjeet). Maakuntahallituksen, maakuntajohtajan ja muiden viranhaltijoiden toimintavaltuuksia koskevat päätökset löytyvät intranetistä osoitteesta (hallintopalvelut/tiedotteet tai ohjeet). Tavaroiden ja palveluiden hankinnat on keskitetty Materiaalipalvelujen hankintatoimistoon. Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat löytyvät myös Materiaalipalveluista. Maakunnan luottokorttien käyttöoikeudesta päättää maakuntajohtaja. Tällä hetkellä Eurocard -luottokortteja on yhteensä 11 henkilöllä. Lisäksi pienten materiaalien hankintaa varten on otettu käyttöön ns. hankintakortti (Nordea FirstCard), jonka käyttäjistä on luettelo Materiaalipalveluissa. Tällä hetkellä kortin käyttäjiä on 86 kpl. Laskujen hyväksyjistä pidetään luetteloa Rondo-järjestelmässä. Audiatorin tarkastajan Raimo Kallunki on tarkastuskertomuksessaan antanut seuraavat suositukset. Suositusten toteutuminen on kirjattu raportissa kursiivilla asiakohdittain:

7 Suositus 9 Suunnataan täsmäkoulutusta sinne missä osaamattomuutta eniten ilmenee. 7 Neuvontaa annetaan päivittäin ja otetaan yhteyttä henkilökohtaisesti niihin keillä eniten virheellisyyksiä ja ongelmia. Suositus 10 Rondossa tulisi ottaa käyttöön tiliöintirajaukset. Asiatarkastaja ja hyväksyjä näkevät vain ne tilit, joihin heillä on oikeus, eli ei avata koko tilikarttaa näky viin. Asiaa selvitellään. Rondon uusi versio päivitetään vuoden 2008 aikana, jol loin myös rajaukset parantuvat. Suositus 11 Laskujen oikeellisuuden tarkastukseen tulee kiinnittää huomiota, jotta maksatukseen ei pääse tuplalaskutuksia tai muuten aiheettomia laskuja. Sama lasku ei voi mennä samalla laskunumerolla kahta kertaa, koska järjestelmä hälyttää siitä. Samaa summaa eri laskunumerolla voidaan seurata poimintana Sap-järjestelmässä. Suositus 12 Skannauspisteiden määrää olisi mietittävä (mahdollisesti niitä on liikaa ja ne ovat liian hajallaan eri puolilla kuntayhtymää). Asiaa käsitellään kuntien kanssa käytävissä neuvotteluissa. Kuntien toivomuksesta jatketaan entisellä mallilla. Suositus 13 Asiatarkastajien ja hyväksyjien määrän uudelleen arviointi olisi paikallaan. Mahdollisesti on luotu liikaa käyttäjätunnuksia järjestelmän käyttöönottovaiheessa. Käyttölisenssit on tarkistettu ja asiatarkastaja ja hyväksyjä lista on päivitetty. Sap- taloushallinnon järjestelmän käyttöoikeuksista pidetään luetteloa Talouspalveluissa. Sap -käyttöoikeuksien pääkäyttäjiä ovat laskentapäällikkö Irma Kärnä ja järjestelmävastaava Kaisu Heikkinen. Suositus 2 Pääkäyttäjäkoulutusta tulee lisätä ja keskittää se kahdelle henkilölle, jotka jatkossa hoitaisivat käyttöoikeushallinnan itsenäisesti. Henkilöstöjärjestelyjen avulla yksi pääkirjanpitäjä on siirretty sap-järjestelmän pääkäyttäjien koordinoijaksi. 4. Maksujen suoritus/ ostolaskujen kierto Kaikki maakunnalle saapuvat laskut tallennetaan Rondo -laskujenkierrätysjärjestelmään. Maksujen suorituksen perusteena olevat tositteet ovat pääsään-

8 töisesti oikeita ja asiallisia. Mh , Liite nro: Tulojen vastaanottaminen Maakunnan pääkassan tarkastuksen on suorittanut rahoitussihteeri Liisa Moilanen Saatavien laskutus, maksusuoritukset ja perintä Kaikki saatavat laskutetaan siten, että niistä syntyy reskontraan avoin lasku, jonka suoritusta voidaan seurata. Perintäpalvelut ostetaan Lindorff Oy:ltä. Perinnässä on tällä hetkellä ,00 euroa (7029 kpl). Saatavia on poistettu vuosina luottotappioina varattomuusesteellä olevina yhteensä ,61 euroa. Aj luottotappiona poistettu ,24 euroa. Näistä suurin osa jää Lindorfille ns. jälkiperintään ja näistä saatavat suoritukset tuloutetaan erikseen. Kokonaan lopetettuja toimeksiantoja on tähän mennessä euroa (206 kpl). 7. Omaisuuden luettelointi Kiinteästä ja irtain omaisuus on luetteloitu käyttöomaisuus kirjanpidossa. Arvopapereita ja velkakirjoja säilytetään Kajaanin kaupungintalolla Talouspalveluiden kassakaapissa. Lainojen seuranta tapahtuu Talouspalveluissa Analyste -lainanhallintaohjelmistolla. Käyttöomaisuuskirjanpidon aktivointiraja on euroa. Tietotekniset laitteet merkitään tarralla ja laitteet ovat EfekteAsset -laiterekisterissä, joissa ylläpidetään laitteiden yksilöityä sarjanumeroa ja laitteen muita tietoja. Käyttöomaisuuskirjanpidon ulkopuolisia pienhankintoja ei ole luetteloitu. 8. Maksuvalmiussuunnittelu 9. Sijoituspolitiikka Maksuvalmiutta seurataan päivittäin. Tällä hetkellä maksuvalmius on huono. Maksuvalmiuden varmistamiseksi on käytössä luotollinen maksuliikennetili, jonka luottolimiitti on 20 milj. euroa. Kunnat ovat maksaneet rahoitusosuutensa muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta maakunnalle sopimuksen mukaisesti kuukauden 12 pv. ja kuukauden viimeinen päivä. Maakunnalle ei ole vielä vahvistettu erillisiä sijoitustoimintaan liittyviä ohjeita. Maakunta huolehtii lahjoitusrahastona saadun testamenttirahaston nimeltään Sairaanhoitajien rahasto sijoituksia. Sijoitussalkkua hoitaa OKO Varainhoito Oy. Salkun markkina-arvo oli ,23 ja hankinta-arvo oli

9 10. Lainanotto ,05 euroa. Mh , Liite nro: 1 9 Vuoden aikana ei ole nostettu lainoja. Talousarvioon merkitty keskussairaalan nopean diagnostiikan tilojen saneeraus on alkanut kesällä Lainatarjouskierros on tarkoitus käydä loppuvuoden aikana. Tällä hetkellä lainamarkkinat levottomat ja kaikki eivät pysty edes antamaan tarjouksia. PALVELUTUOTANNON RISKIEN HALLINTA 11. Toimintaketjut ja vaaralliset työyhdistelmät Vaarallisia työyhdistelmiä on pyritty välttämään. Samat henkilöt eivät voi tehdä laskutukseen ja maksatukseen liittyviä tehtäviä. Kaikki tositteet ja kirjaukset allekirjoittavat laatija ja hyväksyjä yhdessä. Tietojärjestelmiin tehtävistä muutoksista jää lokitiedostoihin merkinnät. 12. Henkilöstöriskien hallinta Henkilöstöriskeihin on pyritty varautumaan luomalla kattava varahenkilöjärjestelmä. Vähintään kaksi henkilöä hallitsee kukin tehtävän. 13. Omaisuusriskien hallinta Maakunnan omaisuus on vakuutettuna Pohjola-yhtiössä ja vakuutuksia hoitaa Novum Oy. Maakunnan vakuutusturva on tarkistettu joulukuussa Tietoturvallisuusriskien hallinta Taloushallinnon tietojärjestelmien verkon ja palvelimen huoltosopimuksista, virustentorjunnasta ja varmuuskopioinnista huolehtii keskitetysti Tietohallintopalvelut. Taloushallinnon tietojärjestelmien ohjelmien ylläpito-sopimukset ja käytön tuki on huolehdittu ohjelmatoimittajien kanssa. Ohjelmien käyttöoikeuksien antaminen on keskitetty pääkäyttäjällä ja hänen sijaisellaan, joilla on oikeus antaa ohjelmien käyttöoikeuksia työntekijän esimiehen päätöksen mukaisesti joko toistaiseksi tai määräajaksi. Suositus 3 Poistetaan Sap All -oikeudet ja rajataan eri käyttäjille oikeudet työtehtävien mukaisesti. Työ on tehty. Kajaanissa Asta Tolonen

10 10 HENKILÖSTÖJOHTAJAN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI Talouden seuranta ja raportointi Henkilöstöpalveluiden talouden seurantatietoja käsitellään ja seurataan säännöllisesti. Talousarvion toteutuneet kulut ja tulot kerätään kuukausittain myös yhteiseen tietokantaan; yhteiset Y/ /yhteiset palvelut/talousseuranta. Talousarvion toteuma vuodelle 2008 ensimmäiselle puoliskolle on toteutunut kokonaisuutena suunnitellun mukaisesti seuraavin poikkeuksin. Suurimmat yksittäiset poikkeamana talousarvioon ovat toimintamenot palvelujen ostojen osalta, jotka tulevat ylittymään vuo den loppuun n ylitys perustuu kokonaisuudessaan, Kainuun Työterveyden maksuihin sekä henkilökuntaetuudet Työterveyden maksujen osalta saadaan työterveyshuollon korvauksina tuloja lisää n e. Muilta osin talousarvion raamissa pysytään. 2. Organisaatiorakenne Henkilöstöpalvelut kuuluvat maakunnan yhteisiin palveluihin. Toimintamallina on keskitetty ohjaus ja hajautettu toteutus yhteistyössä kuntien kanssa. Henkilöstö- ja palkkahallinto tuottaa maakunnalle ja henkilöstölle kilpailukykyiset henkilöstö- ja palkkahallinnon palve lut. Kainuun kunnille ja muille palvelujen käyttäjille yhteensä 15 eri talousyksikölle tuote taan etupäässä palkanlaskentapalvelut. Henkilöstöpalvelut toimivat Kainuussa 8 eri toimi pisteessä ja henkilöstöjohtajan työhuone on Kauppakatu 1 Kajaanissa. Kesäkuussa henkilöstöpalveluissa oli yhteensä 37 henkilöä + 8 luottamusmiestä ja työsuojeluvaltuutettua, joista palkanlaskijoita 33. Palkansaajien määrä keskimäärin kuukaudessa on yli Vuoden 2005 alusta palkanlaskijoiden määrää oli 42. Palkanlaskijoiden määrä on toiminnan aikana vähennetty n 25 %. Palkanlaskijoiden määrää ei voida enää vähentää ilman toimintojen keskittämistä. Alkuvuoden aikana on yksi henkilöstösihteeri irtisanoutunut. Loppuvuodesta 2008 on tarkoitus rekrytoida henkilöstöpäällikkö ja henkilöstösuunnittelija. Resurssipula henkilöstöhallinnon osalta helpottuu loppuvuoden aikana uusien rekrytoin tien avulla. Vastuun ja valtuuksien jako Henkilöstöä koskeva päätöksenteko perustuu hallintosääntöön ja sen perusteella tehtyihin delegointipäätöksiin. Päätösten oikeellisuutta valvoo päätöksentekijän esimies. Poikkeamat sopimuksista, ohjeista ja yhteisistä linjoista pyritään selvittämään päätöksentekijän kanssa ja raportoidaan tarvittaessa myös esimiehelle. Maakuntahallituksen talousarvion täytäntöönpano-ohjeet, maakuntahallitus , henkilöstöön liittyvät ohjeet ja määräykset on saatettu esimiesten tietoon sekä esitetty useissa eri esimiespalavereissa. Henkilöstöpalveluiden antamat säännöt ja ohjeet on tallennettu maakunnan yhteiseen intranet- järjestelmään, osoitteeseen säännöt ja ohjeet

11 11 3. Omaisuuden hankinta ja luettelointi Tavaroiden hankinta on keskitetty Materiaalipalveluiden hankintatoimistoon 4. Toimintaketjut Palkanlaskentapalveluissa ja henkilöstösihteereiden työssä toiminta on varmistettu työparimenettelynä ja tärkeimpiä/erikoistumista vaativia toimintoja on jaettu useammalle kuin kahdelle henkilölle. Virheiden ja väärinkäytösten syntyminen estetään seuraavasti: kaikki palkkalaskelmat tarkistetaan manuaalisesti ennen maksatukseen panemista, tositteissa ja tilityksissä käytetään juoksevaa numerointia ja varmistetaan, että ajosarjat ovat täydet. Tilierittelyn oikeellisuuden varmentaa henkilöstöjohtaja. Sähköiset web- tallennuslomakkeet ovat käytössä n 90 %:a henkilöstöstä. Hakemusten oikeellisuuden tarkastavat henkilöstöpalveluiden asiantarkastajat ennen hakemuksen siirtymistä hyväksyjälle hyväksyttäväksi ja palkanlaskentajärjestelmään siirtymistä. Palkkatoimisto varmistaa työnantajalle kuuluvien sairaus- ja tapaturmavakuutusmaksu-tulojen oikeellisuuden sotu-maksujen täsmäytyksen yhteydessä ja perii henkilökunnan aterioista (Timecon), vuokrista ja niihin liittyvistä käyttökorvauksista, autonlämmityksestä jne. tulevat maksut asianomaisten palkoista. Oikeellisuutta tarkistetaan ja valvotaan pistokokein. Verotilitysten maksuprosessia on muutettu alkuvuodesta siten, että kaksi henkilöä hoitaa niitä vakituisesti ja osakirjanpidon täsmäytys tarkistetaan kuukauden puoliväliin mennessä. Henkilöstörekisteri; Henkilökunnalla on velvollisuus ilmoittaa henkilöstötiedoissa tapahtuvista muutoksista. Muuttuvat tiedot tallennetaan palkanlaskennassa rekisteriin välittömästi, kun ne on saatu. Rekisteritietojen oikeellisuutta valvotaan pistokokein. Kulunvalvontakortit ja automaattinen työajanhallinta; Niissä yksiköissä, joissa on olemassa automaattinen kulunvalvontajärjestelmä palkkatoimisto pitää yllä kulunvalvontarekisteriä ja tekee työaikaryhmäkoodaukset sekä täydentää ja korjaa puuttuvat ja virheelliset leimat. Korttikuvauksista, kulkuoikeuksien ja korttiruokailuluvan määrittelystä huolehtii henkilöstöpalvelujen henkilöstösihteeri. 5. Riskien hallinta Henkilöstöriskit Henkilöstöllä on lakisääteiset vakuutukset Omaisuusriskit Maakunnan omaisuuden vakuutusturva on hoidettu keskitetysti Pohjola yhtiöstä.

12 12 Tietoturvallisuusriskit Henkilöstöpalveluiden tietojärjestelmien verkon ja palvelimen huoltosopimukset, virustorjunta ja varmuuskopiointi hoidetaan keskitetysti Tietohallintopalveluista. Henkilöstöpalveluiden tietojärjestelmien ohjelmien ylläpitosopimukset, käytön tuki, ohjelmistoon liittyvät ongelmat hoidetaan henkilöstöpalveluiden toimesta suoraan ohjelmantoimittajan kanssa. Titania ohjelman ohjelmistopäivitykset huolehtii tietohallinto. Palkanlaskennan tietojärjestelmään (pegasos) käyttöoikeudet myöntää henkilöstöjohtaja, samoin kuin henkilöstöpalveluiden muiden tietojärjestelmien pääkäyttäjyydet. Pääkäyttäjyydet on hajautettu eri henkilöille. Kajaanissa Juha Jääskeläinen henkilöstöjohtaja ma.

13 KOULUTUSTOIMIALAN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI sisältää myös Kainuun ammattiopiston Mh , Liite nro: Talouden seuranta ja raportointi Sisäisen valvonnan olennaiset kohteet ovat koulutustoimialan ja Kainuun ammattiopisto -liikelaitoksen talousarvion sekä talous- ja toimintasuunnitelmaan toteutumisen valvonta. Strategisen ja operatiivisen ohjauksen ydinkohteet ovat koulutuspalvelun sisältö, määrä, tulos ja sen tuottamiskustannukset. Talousarvion toteutumista seurataan koulutuslautakunnan, Kainuun ammattiopiston johtokunnan, toimialan johtoryhmän, Kainuun ammattiopiston johtotiimin, lukioiden rehtoreiden ja operatiivisen johdon kokouksissa. Talousraportit käsitellään perusteellisesti edellä mainituissa kokouksissa ja korjaustoimiin ryhdytään tarpeen mukaan välittömästi. Lisäksi koulutustoimialan johtaja pitää erillisen kokouksen koulutuslautakunnan puheenjohtajan kanssa 4-5 kertaa vuodessa. 2. Organisaatiorakenne Lukiokoulutuksen tulosalue Vuolijoen lukion toiminta päättyi Ammatillisen koulutuksen tulosalue Kuntalakiin tuli voimaan kunnallista liikelaitosta koskeva säädöskokonaisuus 10a luku (L519/2007), jonka mukaan kunnallisen liikelaitoksen perustaminen edellyttää erikseen tehtävää päätöstä. Vanhat liikelaitokset tulee muuttaa kuntalain mukaisiksi viimeistään , mikäli niistä halutaan käyttää nimitystä liikelaitos. Kainuun ammattiopiston johtokunta päätti esittää koulutuslautakunnalle ja edelleen maakuntavaltuustolle Kainuun ammattiopisto-liikelaitos -nimisen kunnallisen liikelaitoksen perustamista lukien (KAOJK 19, ). Koulutuslautakunta hyväksyi ehdotuksen (KOLTK 33, ). Yhteistyö Kuusamon kaupungin kanssa Kainuun ammattiopiston uutena tulosyksikkönä aloitti Kuusamon toimipaikka (sisältää nuorisoasteen koulutuksen) koulutuslautakunnan päätöksen mukaisesti (KOLTK 71, ). 3. Vastuun ja valtuuksien jako Vastuun ja valtuuksien jako perustuu Kainuun maakuntavaltuuston hyväksymiin sääntöihin. Koulutustoimialan kannalta keskeisiä ovat hallintosääntö, taloussääntö, koulutustoimialan johtosääntö ja Kainuun ammattiopiston johtosääntö. Keskeinen sisäisen valvonnan kohde käytännössä on eri päätöksentekijöiden tekemien viranhaltijapäätösten oikeellisuuden varmistaminen. Maakunnan ohjeiden mukaisesti näistä osa on myös koulutuslautakunnan ja Kainuun ammattiopiston johtokunnan kokouksissa nähtävinä. Kainuun ammattiopiston johtokunnassa tapahtuneet muutokset:

14 14 Maakuntahallitus myönsi eron Matti Huotarille Kainuun ammattiopiston johtokunnan jäsenyydestä ja valitsi Kaisa Tolosen hänen tilalleen (MH 60, ). Johtokunnan Kuusamon kaupungin edustajaksi valittiin sivistystoimenjohtaja Erkki Hämäläinen ja hänen varajäsenekseen rehtori Pekka Manninen (MH ). Maakuntahallitus myönsi eron Eero Suutarille KAO:n johtokunnan varajäsenyydestä ja valitsi hänen tilalleen Tellervo Huotarin. Lisäksi maakuntahallitus nimesi Kaisa Tolosen KAO:n johtokunnan varapuheenjohtajaksi. (MH 75, ) 4. Omaisuuden hankinta ja luettelointi Omaisuuden hankinnassa noudatettiin Kainuun maakuntavaltuuston hyväksymiä sääntöjä sekä Kainuun maakunnan hankintaohjetta (materiaalipalvelut ) ja maakuntahallituksen talousarvion täytäntöönpano-ohjetta (MH 37, ). Yli 300 hankinnat sekä kaikki puhelimet ja kamerat luetteloidaan oppilaitosten kalusto- ja irtaimistorekistereihin. 5. Toimintaketjut Taloushallinnon vaarallisia työyhdistelmiä on ehkäisty järjestelmällisesti. 6. Riskien hallinta Henkilöstöriskit Henkilöstölle on otettu lakisääteiset vakuutukset. Työhyvinvoinnin edistämiseen kiinnitetään huomiota järjestämällä henkilöstölle työkykyä ylläpitävää toimintaa. Työilmapiiriä mitataan vuorovuosina työolobarometrikyselyllä ja Kainuun maakunta-kuntayhtymän työhyvinvointikyselyllä. Kyselyjen tulosten perusteella asetetaan henkilöstöön liittyvät kehittämiskohteet talous- ja toimintasuunnitelmaan. Viimeisin kysely tehtiin syksyllä 2007, jonka tulosten analysointi ja kehittämistoimen-piteiden valmistelu jatkui keväällä Henkilöstöresurssin mitoitus perustuu opiskelijamääriin (perustutkintokoulutuksessa vuosiopiskelijamäärä ja aikuiskoulutuksessa opiskelijatyöpäivät). Opiskelijamäärien kehitystä ennakoidaan yhteistyössä kuntayhtymän ennakointi- ja seurantaryhmän kanssa. Omaisuusriskit Kiinteistöriskien hallinnasta vastaa kiinteistöjen vuokranantaja. Muun omaisuuden vakuuttaminen perustuu riskianalyysiin, jonka tarkistus on vireillä. Tietoturvariskit Koulutustoimialan tietoturvariskien hallinta perustuu Kainuun ammattiopiston toimintakäsikirjan menettelyohjeeseen Tietojärjestelmän käyttö TO-3, joka koskee vain ammatillista koulutusta. Koko toimialaa koskeva ja Kainuun maakunta kuntayhtymän tietoturvallisuuden hallintaan sovitettu ohje puuttuu edelleen. Anssi Tuominen koulutustoimialan johtaja

15 SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMIALAN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2008 Sosiaali- ja terveystoimialalla on noudatettu Kainuun maakunta kuntayhtymän antamia ohjeita sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta toteutetaan tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana ja ohjauksena. 1. Talouden seurantaraportti Sosiaali- ja terveystoimialan toimintakertomukset ja talousarvion toteutumisen osavuosiraportit on tehty annettujen ohjeiden mukaisesti. Raportit on käsitelty sosiaali- ja terveystoimialan johtoryhmässä ja sosiaali- ja terveyslautakunnassa. Talousarvion toteutumisraporttia on käsitelty perhepalvelujen tulosalueen kanssa , jossa käytiin läpi perhepalvelujen tulosalueen tarkempi toteutumisennuste ja nyt tiedossa olevat määrärahojen ylitykset. Suunnitelma sosiaali- ja terveystoimialan talouden tasapainottamiseksi vuoteen 2012 on ohjannut osaltaan sosiaali- ja terveystoimialan kehittämistä tulosalueilla. Maakunnan talousarvio 2008 hyväksyttiin maakuntavaltuustossa Sosiaali- ja terveystoimialan osalta on hyväksyttyä talousarviota muutettu tulosjohtajien tekemillä viranhaltijapäätöksillä tulosalueiden sisäisillä muutoksilla seuraavasti; Sosiaali- ja terveystoimialan yhteiset palvelut , Terveyden- ja sairaudenhoitopalvelut , Perhepalvelut ja Vanhuspalvelut TOIMINTATUOTOT Toimintatuotot talousarviossa (ilman liikelaitoksia) vuodelle 2008 yhteensä 32,5 milj. euroa. Tuloja on kertynyt heinäkuun loppuun mennessä 16,3 milj. euroa eli 50,2 prosenttia koko vuoden osuudesta. Talousarviossa on yliarvioitu myyntituottoja terveyspalveluissa ja sotainvalidien palveluissa 0,3 milj. euroa ja maksutuottoja vanhuspalveluissa 0,2 milj. euroa. Toimintatuotot kokonaisuudessaan tulevat tämän hetken arvion mukaan olemaan n. 0,5 milj. euroa talousarviota pienemmät. TOIMINTAKULUT Henkilöstökuluja on kertynyt heinäkuun loppuun mennessä 65,3 milj. euroa. Tämä on 56,8 prosenttia koko vuodelle varatusta budjettimäärärahasta, joka on 115,0 milj. euroa. Vastaava luku on edellisenä vuonna ollut 63,4 milj. euroa joka on 58,1 % koko vuoden henkilöstökulutoteumasta. Kuluvan vuoden palkkasummaa korottavat vielä lu kien yleiskorotus 2,4 % ja puuttuvat työvuorolisät sekä lomapalkkavaraus. Näiden mukaan ennustettuna henkilöstökulut ennustetaan pysyvän budjetoidussa. Henkilöstön määrä kumulatiivisesti kuvattuna henkilötyövuosina (htv2, keskiarvo) on vähentynyt sosiaali- ja terveystoimialalla (ilman liikelaitoksia) heinäkuun loppuun mennessä verrattuna samaan ajankohtaan edellisenä vuonna 16,1 henkilötyövuotta. Asiakaspalvelujen ostoja on kertynyt heinäkuun loppuun mennessä yhteensä 19,9 milj. euroa. Tämä on 54,5 prosenttia budjetoidusta. Tästä summasta puuttuu kuitenkin erikoissairaanhoidon ostopalveluja heinäkuulta 1,4 milj. euroa. Näillä näkymin asiakaspalvelujen tulevat pysymään budjetoidussa. 15

16 Muiden palvelujen ostot ovat kertyneet 55,5 % budjetoidusta eli 15,1 milj. euroa. Laskutukset ovat jäljessä toimituksista n. 2 viikkoa 1 kuukausi ja näin saapumattomia laskuja arvioidaan olevan n. 1,3 milj. euroa. Muiden palveluiden ostot tulevat ylittämään budjetoidun summan 0,8 milj. euroa. Osa palvelujen ostojen ylityksistä johtuu siitä, että joihinkin toimintoihin ei ole saatu palkattua omaa henkilöstöä ja toiminnot on tehty ostotyövoiman turvin. Tämän tulisi näkyä vastaavasti henkilöstömenojen säästönä. Tarvikehankinnat ovat toteutuneet heinäkuun loppuun mennessä 58,9 % budjetoidusta eli 9,9 milj. euroa. Viime vuonna vastaava toteuma oli 59,0 %. Mikäli kasvu jatkuu alkuvuoden toteutuman mukaisesti koko vuoden ennuste ylittää n. 0,2 milj. euroa budjetoidun summan. Avustukset ovat toteutuneet 64,3 % budjetoidusta eli 8,8 milj.. Avustuksiin kuuluva omaishoidon tuen maksatus on jäljessä kuukauden ja se on huomioitu ennusteessa. Avustukset tulevat ylittämään budjetoidun n. 2,3 milj. euroa. Suurin ylitys on toimeentulo tuessa 1,2 milj. euroa. Lisäksi vammaisille annetut avustukset ylittävät budjetoidun sum man 0,5 milj. euroa ja elatustuet ja omaishoidon tuki yhteensä 0,6 milj. euroa. Muut toimintakulut ja vuokrat ovat toteutuneet 56,7 prosenttia budjetoidusta. Tämän hetken ennusteen mukaan muut toimintakulut yhteensä toteutuvat lähes talousarvion mukaisesti. Käyttöomaisuuden poistot: Poistojen arvioidaan toteutuvan 0,1 milj. euroa budjetoitua suurempana. Talousarvio 2008 Talousarvion osalta toimintatotot alittavat talousarvion 0,5 milj. euroa ja toimintakulut ylittävät talousarvion 3,4 milj. euroa. Sosiaali- ja terveystoimialan talousarvio ylittyy heinäkuun ennusteen perusteella yhteensä 3,9 milj. euroa. Koko maakunnan heinäkuun ennuste; mikäli toimintatuotot ja kuntien lopullinen rahoitusosuus toteutuvat alustavien verotietojen mukaisesti, kuluvan vuoden tulos tulee olemaan talousarvion mukainen eli alijäämää ei enää synny. Taloudenseuranta- ja tilikarttakoulutusta on järjestetty yhteistyössä yhteisten palvelujen kanssa 3.6. ja Kainuun keskussairaalan atk-luokassa pienryhmissä Organisaatiorakenne Sosiaali- ja terveystoimialalla johtamisjärjestelmä on noudattanut maakuntavaltuuston hyväksymää organisaatiorakennetta. Sosiaali- ja terveysjohtaja vastaa toimialan sisältöjen ja talouden kokonaisuudesta. Tulosaluejohtajat vastaavat omien sektoreittensa palvelujen ja talouden kokonaisuuksista. Sosiaali- ja terveystoimialalla perhepalvelujen uusi organisaatio otettiin käyttöön Perhepalvelut jakautuvat nyt neljään maakunnalliseen palvelusektoriin: Lasten, nuorten ja lapsiperheiden terveydenhuoltopalvelut, joka sisältää äitiys-, lasten ja perhesuunnitteluneuvolat ja koulu- ja opiskelijaterveydenhuollon palvelut sekä erikoissairaanhoidon lastentaudit, naistentaudit, äitiyshuollon ja synny-

17 tystoiminnan, lastenpsykiatrian ja nuorisopsykiatrian sekä perheneuvolan 17 Lasten, nuorten ja lapsiperheiden sosiaalipalvelut, joka sisältää lastensuojelun avohuollon, sijaishuollon ja jälkihuollon, Salmijärven lastensuojelulaitoksen ja varhaisen tuen ja korjaavan perhetyön Aikuissosiaalipalvelut, joka sisältää toimeentuloturvan, kuntouttavan työtoiminnan ja työvoiman palvelukeskukset ja muun aikuissosiaalityön Vammaispalvelut, joka sisältää kaikki vammaisten ja kehitysvammaisten seudulliset ja keskitetyt palvelut: Kuusanmäen palvelukeskuksen, seudulliset ryhmäkodit ja asumispalvelujen oston, opetus- ja työkeskukset, toimintakeskukset, asumisen ohjauksen, omaishoidon ja perhehoidon Vanhuspalvelujen organisaatiomuutos toteutettiin alkaen siten, että Kajaanin seudulla omaishoidon tuen tulosyksikkö yhdistetään kotihoidon tulosyksikköön. Tulosyksiköllä on yksi päätoiminen tulosyksikön päällikkö, joka muodostuu yhdistämällä aikaisemmasta kotihoidon sekä omaishoidon tulosyksikköjen kahdesta omantoimen ohessa tehtävästä päälliköstä yksi kokoaikainen, toisen siirtyessä perustehtävään. Ympärivuorokautisen hoivan- ja hoidon tulosyksikkö muodostuu nykyisistä seutu I:n omis ta asumispalveluista sekä laitoshoidosta. Tulosyksiköllä on yksi päätoiminen tulosyksikön päällikkö, joka muodostuu yhdistämällä aikaisemmasta asumispalvelun sekä laitoshoidon tulosyksikköjen kahdesta omantoimen ohessa tehtävästä päälliköstä yksi kokoaikainen, toisen siirtyessä perustehtävään. Tulosyksikön päälliköt tekevät kirjalliset delegoinnit kunkin alueen/työyksikön vastuuhenkilöille arkityön johtamiseksi. Delegointien yhteydessä osin nykyiset vastuut ja tehtäväpaketit tarkennetaan / muutetaan. Toimistotyöntekijöiden tehtäviä järjestellään uudelleen siten, että osaaminen kohdentuu mahdollisimman oikein. Lisäksi seudulle I määritellään vanhuspalvelupäällikön sekä tulosyksikön päälliköiden käyttöön yhden toimistotyöntekijän työaika. 3. Vastuun ja valtuuksien jako Sosiaali- ja terveyslautakunta on hyväksynyt päätösvallan delegointia viranhaltijoille koskevan päätöksen ja täydentänyt sitä , ja Perhepalvelujen uusi organisaatio ja uusi voimaan astunut lastensuojelulaki edellyttivät aiemman delegointipäätöksen tarkistamista vuoden vaihteessa. Mm. lasten sijaishuoltopäätökset siirtyivät yksilöhuoltojaostolta viranhaltijapäätöksiksi. Ratkaisu- ja päätösvalta on delegoitu voimassa olevien ohjeiden ja säännösten mu kaisesti, mm. taloussääntö, johtosääntö sekä lautakunnan delegointivaltuuspäätös. Viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa tekemät päätökset on dokumentoitu ja ne ovat olleet saatavilla.

18 Toimialan ja sen vastuualueiden yhteistyömuotoina on ollut johtoryhmätyö, työpaikkakokoukset, tuloskeskustelut sekä työrutiineihin sisältyvä kanssakäyminen henkilöstön ja johdon välillä. Henkilöstön suunnittelua, käyttöä, määrää, toiminta- ja osaamistarpeiden muutoksia sekä koulutus- ja kehittämistarpeita seurataan yhteisissä keskusteluissa henkilöstön kanssa. Henkilöstöhallinnosta saadaan kuukausittain henkilöstöä koskevat raportit jotka käsitel lään tulosalueittain. Tuloskeskustelut ovat käynnistyneet toimialalla. Työpaikkapalavereita on pidetty ja niissä on käyty läpi henkilöiden vastuut ja valtuudet oman työn osalta. Laadunhallintajärjestelmän toteutus on edennyt useiden palveluprosessien kuvausten ja sisäisten auditointien merkeissä. 4. Omaisuuden hankinta ja luettelointi Omaisuuden hankinnassa ja luetteloinnissa on noudatettu hankintatoimen ohjeita ja tehty vuosittain investointisuunnitelmat. 5. Toimintaketjut Sosiaali- ja terveystoimialalla prosessikuvauksilla varmistetaan asiakkaalle laadukas palvelu ja henkilökunnalle selkeät työnjaot ja turvalliset toimintatavat Riskienhallinta Sosiaali- ja terveystoimen tulosalueilla on tehty riskikartoituksia ja pelastussuunnitelmat on saatettu ajan tasalle. Työsuojelutarkastuksia on tehty useisiin yksiköihin. Niissä on ilmennyt vakavia puutteita huoneilmassa, lattiamateriaaleissa ja laiteturvallisuudessa. Puutteisiin on tartuttu. Esim. Suomussalmen kehitysvammaisten palveluyksiköitä on sijoitettu väliaikaisiin tiloihin, kunnes Suomussalmen kunta saa järjestettyä pysyvät terveet tilat. Myös Kuusanmäen Palvelukeskuksen erityishuollon poliklinikan tiloissa on tehty remonttia kosteusvaurioiden vuoksi. Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon poikkeusolojen valmiussuunnitelma on tehty yhteistyössä muiden tulosalueiden kanssa. Sosiaalihuollon maakunnallinen valmiusorganisaatio ja -suunnitelma ovat valmiit ja seudullisia/paikallisia suunnitelmia on saatettu ajan tasalle. Tuomo Pääkkönen sosiaali- ja terveysjohtaja,

19 19 SAIRAANHOIDON PALVELUIDEN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2008 Sairaanhoidon palveluissa on noudatettu vuonna 2008 Kainuun maakunta kuntayhtymän antamia ohjeita sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta toteutetaan pääasiallisesti tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana ja ohjauksena. 1. Suunnittelujärjestelmät Suunnittelujärjestelmä on toiminut sisäisen valvonnan välineenä ja sen avulla on saatu tietoa tavoitteiden saavuttamisesta sairaanhoidon palveluissa. Talousarvio ja - suunnitelma on tehty annettujen ohjeiden mukaisesti. 2. Seurantajärjestelmät Sairaanhoidon palvelujen tulosalueen toiminnan ja talouden toteutumisen osalta raportit on tehty organisaatiossa annettujen ohjeiden mukaisesti. Raportit on laadittu annettuihin määräaikoihin mennessä. Raportit on myös käsitelty sairaanhoidon palvelujen johtoryhmässä ja vastuualuepalavereissa. Kevään ja syksyn aikana 2008 on pidetty johdon katselmukset vastuualueittain. Raportointia on kehitetty huomioiden päätöksenteon valmistelu ja tulosten seuran ta. Järjestelmällinen raportointi ja seuranta toteutuivat tulosalueella kuukausittain tulosalue- ja vastuualuetasolla. Ohjeita on tarkennettu vuoden 2008 alussa. Asiakas- ja potilaspalautteita seurataan koko maakunnassa yhteisenä mittauksena. Välittömiä asiakas- ja potilaspalautteita seurataan jatkuvasti ja niihin reagoidaan viiveettömästi. Kullakin vastuualueella on ollut käytössä palautteiden keräämiseen soveltuvia menetelmiä ja käytäntöjä. Sairaanhoidon palveluiden johtoryhmässä on käsitelty kuluvan vuoden aikana talouden ja toiminnan toteutumista säännöllisesti kuukausittain. Toteumaa on verrattu suunniteltuun ja poikkeamiin on pyritty reagoimaan käytettävissä olevan tiedon perusteella. Myös lautakuntaa on informoitu toiminnan ja talouden kehityksestä kokousten yhteydessä. Sairaanhoidon palvelut on osallistunut koko toimialaa koskevan valmiussuunnitelman tekemiseen. 3. Johtamisen rakenteet Sairaanhoidon palveluiden osalta johtamisjärjestelmä on noudattanut päätettyä organisaatiorakennetta. Ratkaisu- ja päätösvalta on delegoitu voimassa olevien ohjeiden ja säännösten mukaisesti, mm. taloussääntö, johtosääntö, hallintosääntö sekä lautakunnan delegointivaltuuspäätös. Viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa tekemät päätökset on dokumentoitu ja arkistoitu ja ne ovat helposti saatavilla. Toimintoja on pyritty koko ajan määrätietoisesti johtamaan siten, että palvelut koh-

20 telisivat kuntalaisia tasapuoliseksi, oikeudenmukaisesti ja laillisesti. Esille tulleisiin epäkohtiin on puututtu välittömästi. Ohjeita ja sääntöjä on aktiivisesti toteutetun laatutyön kautta päivitetty, yhdenmukaistettu sekä maakunnallistettu. Laadunhallintajärjestelmä on toteutettu varsin pitkälle tekemällä kuvaukset hoito- ja palveluprosesseista sekä toteuttamalla sisäisiä auditointeja. Henkilöstön suunnittelua, käyttöä, määrää, toiminta- ja osaamistarpeiden muutok sia sekä koulutus- ja kehittämistarpeita on suunniteltu ja seurattu yhteisissä ko kouksissa ja vuosittain pidettävissä kehityskeskusteluissa henkilöstön kanssa. Tulosalueella on toteutunut johtoryhmätyöskentely kokoontuen kuukausittain. Sairaanhoidon palvelujen tulosalueen normaalia yhteistyökäytäntöä on yhteistyö muiden tulosalueiden kanssa. Henkilöstö on osallistunut mahdollisuuksien mukaan täydennyskoulutuksiin. Maakunnallisen ajattelun ja toimintatapojen vahvistamiseksi sekä henkilöstön hyvinvoinnin ja jaksamisen tukemiseksi sairaanhoidon palvelujen tulosalueella on toiminut tykes-ryhmiä. Vuoden 2008 aikana täyttölupamenettely on toiminut ajoittain hitaasti ja esimiehet ovat kokeneet menettelyn monimutkaiseksi ja työlääksi. Kokonaisuutena sairaanhoidon palveluja on kehitetty koko ajan niin, että kainuulaiset saavat tarvitsemansa palvelut mahdollisimman tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Toiminta on ollut vuoden 2008 kirjatun toimintasuunnitelman mukaista sekä sille asetettuihin määrällisiin tavoitteisiin pyrkivää toimintaa Talouden hoito Talouden hoidossa on noudatettu annettuja ohjeita. Talouden pito on ollut koko vuoden tiukkaa, josta huolimatta kesällä 2008 sijaisia jouduttiin palkkaamaan hieman enemmän kuin kesällä Vakituisten ja määräaikaisten palkkauksessa on käytetty voimassa olevaa täyttölupajärjestelmää. Toimintakulut ovat lisääntyneet vuoteen 2007 verrattuna 7,4 %. Henkilöstömenot lisääntyivät edelliseen vuoteen verrattuna 5,4 %, palvelujen ostot 10,8 % sekä aineet ja tarvikkeet 9,7 %. Kajaanissa Esa Ahonen hallintoylilääkäri sairaanhoidon palvelujen johtaja

21 YMPÄRISTÖTERVEYDENHUOLLON SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI Ympäristöterveydenhuollon tulosalueen sisäistä valvontaa on toteutettu seuraavasti: 1. Suunnittelujärjestelmät Ympäristöterveydenhuollon tulosalueen talousarvio ja -suunnitelma on tehty osana sosiaali- ja terveystoimialan talousarviota ja suunnitemaa. Suunnittelujärjestelmä toimii tulosalueen sisäisen valvonnan välineenä. 2. Seurantajärjestelmät Toiminnan ja talouden osalta seurantaraportit on tehty organisaatiossa annettujen ohjeiden mukaisesti. Raporttien avulla on saatu ajankohtaista tietoa toiminnasta ja seurattu talouden ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Säännöllisissä tulosalueen ja vastuualueiden kokouksissa on käsitelty talousarvion toteumaa ja tavoitteiden toteutumista. Ympäristöterveydenhuollon viranomaistoiminnan osalta lainsäädäntö aset taa osalle toimintaa suunnitelma- ja raportointivelvollisuuden. Vuoden 2008 alusta aloitettiin suunnitelmallinen valvonta kaikilla valvonnan osa-alueilla. Suunnitelmien toteutumista seurataan vastuualuepalavereissa. Vuotta 2008 koskevat tiedot kootaan vuosiraportin laadinnan yhteydessä vuoden 2009 alussa. Elintarvike- ja tuoteturvallisuusvalvonnan vuotta 2007 koskevien suunnitelmien toteutumisen arviointi on käsitelty sosiaali- ja terveyslautakun nassa ja asiakirjat on toimitettu Oulun lääninhallitukseen. Talous- ja uimavesivalvonnan osalta on raportointi-velvollisuus lääninhallitukselle. 3. Johtamisen rakenteet Ympäristöterveydenhuollon tulosalueen osalta johtamisjärjestelmä noudattaa päätettyä sosiaali- ja terveystoimen organisaatiorakennetta. Ratkaisu- ja päätösvaltaa on delegoitu voimassa olevien ohjeiden ja säännösten mukaisesti, mm. taloussääntö, johtosääntö sekä lautakunnan delegointivaltuuspäätös. Viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa tekemät päätökset on dokumentoitu. Tulosalueella on käytössä säännölliset kokouskäytännöt. Tulosalueen johtoryhmä on kokoontunut pääsääntöisesti kerran kuukaudessa. Johtoryhmän kokouksissa käsitellään sen hetkinen taloudellinen tilanne ja toiminnalliset ajankohtaiset asiat. Tällöin sovitaan myös tarvittavista toimenpiteistä. Vastuualueiden kokoukset on pidetty terveysvalvonnan ja laboratorion osalta pääsääntöisesti kerran kuukaudessa ja eläinlääkintähuollon osalta harvemmin. Vastuualueiden kokouksissa käsitellään taloudellista tilannetta ja ajankohtaisia toiminnallisia asioita ja sovitaan tarvittavista toimenpiteistä.

22 Em. kokouksissa on käsitelty myös talous- ja toimintasuunnitelma sekä asetetut tavoitteet. Kokouksista on laadittu pöytäkirjat. Vastuualueiden laadunhallintatyötä on jatkettu. Laadunhallintatyön avulla parannetaan palvelun laatua ja sovitaan yhteisistä työ- ja toimintakäytännöistä. Henkilökunnalla on ollut mahdollisuus osallistua talous- ja henkilöstö-hallintoon liittyviin koulutuksiin. Henkilöstölle on tiedotettu ajankohtaisista asioista ja pyrittiin aktivoimaan Kaiman käyttöön. Kehityskeskustelut on aloitettu Talouden hoito Talouden hoidossa on noudatettu annettuja ohjeita. Taloushallinnosta kuukausittain saadut raportit on käsitelty tulosalueen johtoryhmässä ja vastuualueiden palavereissa. Poikkeamien syyt on selvitetty. Kuluvan vuoden toteuman perusteella ympäristöterveydenhuolto tulee pysymään talousarvion raamissa (TA milj. euroa). 5. Palvelutuotannon riskien hallinta Työympäristön riskitekijöihin puututaan niiden ilmetessä ja ennaltaehkäisemällä. Ympäristöterveydenhuolto on osallistunut sosiaali- ja terveydenhuol lon valmiussuunnitelman sekä elintarvike- ja vesiperäisten epidemioiden sel vittämistä koskevan suunnitelman valmistelutyöhön. Päivi Nykänen ympäristöterveydenhuollon tulosalueen johtaja

23 TERVEYDEN- JA SAIRAANHOIDON PALVELUIDEN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRA- PORTTI Yleistä Sisäinen valvonta toteutui terveyden- ja sairaanhoidon tulosalueella esimiestoimintaan kytkeytyneenä tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuneena seurantana, systemaattisten arviointitietojen hankkimisena ja tuloskeskusteluina. Talouden seuranta ja raportointi Yksikkötason toiminnan ja talouden seurantatiedot käsitellään säännöllisesti vastuualueiden johtoryhmissä. Vastuualuepäälliköt raportoivat toiminnan ja talouden tilanteesta, niiden suhteesta toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon ja erityisesti havaituista poikkeamista kerran kuukaudessa maakunta-kuntayhtymän taloushallintoon. Toiminnan ja talouden tilanne käsitellään kuukausittain vastuualueittain tulosalueen johtoryhmässä. Havaittujen poikkeamien taustat selvitetään. Terveyden- ja sairaanhoitopalveluiden tulosalue on pysynyt kokonaisuutena hyvin annetussa talousarviokehyksessä. Toiminnan ja talouden tilaa koko tulosalueen osalta käsitellään säännöllisesti sosiaali- ja terveystoimialan johtoryhmässä. Vastuualueiden toiminnan yksityiskohdat on kuvattu seuraavassa. Suun terveydenhuolto 1. Valvontaa on toteutettu muun toiminnan yhteydessä seurantana, käyttämällä apuna toimenpidetilastojen vertailua ja budjetin seurantaa. Suun terveydenhuollon johtoryhmä kokoontunut kolme kertaa, edustus on ollut kaikkien kuntien toimipisteistä. Jokaisessa toimipisteessä järjestetään omat sisäiset työpaikkakokoukset oman toiminnan seuraamiseksi kehittämiseksi. Kehityskeskustelut käydään kaikkien kanssa. Päivittäinen viestintä tapahtuu puhelimella ja sähköpostilla. 2 ja 3. Organisaatiorakenne ja vastuu- ja valtuusrakenne eivät ole muuttuneet. 4. Sotkamon hammashoitolaan on hankittu uusi hoitokoneyksikkö ( ) ja lisäksi pienkoneita ja instrumentteja (13386 ). 5. Riskienhallinta on käyty läpi lähes kaikissa organisaatiopisteissä. Vaaratilanteita ei ole esiintynyt. Aikuisten mielenterveys- ja riippuvuuksien hoitopalvelut Vastuualueen tulosyksikköjako on ollut sama v:sta 2005 lähtien. Aikuisten mielenterveystyöstä ovat vastanneet seutukunnalliset tulosyksiköt (IIII-seutukunnat), tulosyksikön päällikkö on seutukuntansa hoitohenkilöstön esimies ja vastaa osaltaan seutukunnan palveluiden kokonaisuudesta ja yhteensovittamisesta. Riippuvuuksien hoitopalvelut toimivat maakunnallisena tulosyksikkönä vastaten päihde- ja huumekuntoutuksen asiakaspalveluiden

24 ostoista, päätökset ostopalveluista ja henkilöstöasioista tekee tulosyksikön päällikkö. Aikuisten mielenterveyspalveluiden yhteisten palveluiden vastuulla ovat mielenterveyskuntoutujien asumispalveluiden ostot, valtion mielisairaalahoidon ostot, perhehoidon ostot ja muut asiakaspalveluiden ostot, päätökset asiakkailta perittävistä palvelumaksuista, päätökset em. asioissa tekee vastuualueen päällikkö. Vastuualueen johtoryhmään kuuluvat tulosyksikön päälliköt (3) ja vastuualuepäällikkö, johtoryhmässä on henkilöstön edustaja. Talouden ja toiminnan tilaa on seurattu johtoryhmän 1-3 viikon välein olevissa kokouksissa säännöllisesti 1-2 kk:n välein perusteellisemmin, seurannassa erityisesti pyritty ostopalvelu- ja henkilöstökulujen hallintaan. Vuoden 2008 alkupuoliskon kulujen hallinta oli hyvä, kahden kallista valtion mielisairaalahoitoa vaativan potilaan hoidon järjestäminen aiheuttaa ostopalveluihin yllättävän lisäkulun vuoden jälkipuoliskolla. Vastuualueella on toteutettu välttämättömiä rakennusten korjaustoimia todettujen puutteiden korjaamiseksi, isoja investointeja ei ole tehty, koneiden ja laitteiden uusiminen on tapahtunut enimmäkseen leasing-menettelyllä, joitakin kylmäkoneita on jouduttu uusimaan rikkoutumisen vuoksi. Hankintapäätökset on tehnyt ko. tulosyksikön päällikkö, hankinnat on toteutettu hankintatoimen ohjauksen mukaisesti. 24 Konservatiivinen vastuualue Talouden seuranta ja raportointi Konservatiivisen vastuualueen talousarvion toteumaa seurataan säännöllisesti vastuualueen johtoryhmän kokouksissa ja siitä raportoidaan tulosalueen johtoryhmässä tulosaluejohtajalle sekä pyydettäessä muille tahoille. Kustannustietoisuutta pyritään jatkuvasti lisäämään. Talousarvio on toteutunut suunnitellusti. 8. Organisaatiorakenne Vastuualue jakaantuu tulosyksiköihin. Näiden päälliköt, ylihoitaja, henkilöstön edustaja sekä klinikkasihteeri muodostavat johtoryhmän, joka kokoontuu kuukausittain. Tulosyksiköissä järjestetään osastokokouksia 1-2 kertaa kuukaudessa. Lisäksi vastuualueella kokoontuu kerran kuukaudessa vastuualuepäällikön johdolla osastojen ja sisätautien poliklinikan yhteistyöryhmät, joihin yksiköiden vastuulääkäreiden ja ylihoitajan lisäksi osallistuvat osastonhoitajat ja osastonsihteeri. Kehityskeskustelut käydään koko henkilöstön kanssa. Auditoinnit ovat toteutuneet kuntayhtymän suunnitelman mukaisesti. Johdonkatselmukset käytiin loppuvuodesta Vastuun ja valtuuksien jako Ratkaisu- ja päätösvaltasuhteet on jaettu pääosin maakunnan johtosäännön mukaan. Hoitotyön johtaminen on kuitenkin delegoitu tulosyksikön päälliköiltä ylihoitajalle. Lisäksi sisätautiklinikan erityistyöntekijöiden johtaminen (kolme työntekijää) on delegoitu sisätautipoliklinikan (yksi työntekijä) ja reumatologian osastonylilääkäreille (kaksi työntekijää). 10. Omaisuuden hankinta ja luettelointi Vuoden 2008 aikana on hankittu niveltutkimuksiin soveltuva ultraäänilaite sisätautien poliklinikalle. 11. Toimintaketjut ja riskien hallinta

25 Työyksiköiden pienen koon vuoksi osaamisen turvaavan varamiesjärjestelmän rakentaminen on ollut vaikeaa ja moni osaamisalue tulee jatkossakin olemaan yhden henkilön harteilla. Klinikoissa on laajasti otettu käyttöön HaiPro-järjestelmä, jossa vaaratilanteet raportoidaan systemaattisesti. Järjestelmää näiden raporttien hyödyntämiseen ollaan luomas sa. 25 Operatiivinen vastuualue 1. Talouden seuranta ja raportointi Talousarvion toteumaa seurataan kuukausittain ja raportoidaan tulosaleen johtoryhmässä. 2. Organisaatiorakenne Operatiivisen vastuualueen organisaatiorakenne on Kainuun maakunta -kuntayhtymän suunnittelutyön mukainen. Organisaatiorakenteessa ei ole tehty muutoksia kuluneen vuoden aikana. 3. Vastuun ja valtuuksien jako Vastuualuepäällikkö vastaa vastuualueesta ja ylilääkärit vastaavat omista erikoisaloistaan. Hoitotyön osalta on päätösvaltaa delegoitu ylihoitajalle ja osastonhoitajille. 4. Omaisuuden hankinta ja luettelointi Vastuualueella ei ole tehty suuria investointeja kuluvan vuoden aikana. 5. Toimintaketjut Vaarallisia työyhdistelmiä ei operatiivisella vastuualueella ole. 6. Riskienhallinta Työyksikkökohtaiset riskienhallintakartoitukset ja - päivitykset on tehty. Esille nousseisiin ongelmiin on puututtu. Vastaanotto- ja terveyskeskussairaalatoiminta 1. Talouden seuranta ja raportointi: Toiminnan ja talouden seurantaa on toteutunut vastuualueen johtoryhmän kokouksissa kuukausittain. Poikkeamat on selvitetty ja niistä raportoitu terveysjohtajalle. Poikkeamaa talousarviossa on kasvavat lääkärien ostopalvelut. Muuten talousarvio on toteutunut suunnitelmien mukaisesti. Poikkeamasta ja suunnitelmasta talousarviossa pysymiseksi on tehty kirjallinen suunnitelma. 2. Organisaatiorakenne: Ei muutoksia. 3. Vastuun ja valtuuksien jako: Ei muutoksia 4. Omaisuuden hankinta ja luettelointi: Olennaisia hankintoja ei ole vuodelle 2008 tehty. 5. Toimintaketjut: Noro-epidemian seurauksena toimintaprosesseja ja palveluketjuja on tarkennettu perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon välillä. Henkilöstön osaamista ja koulutusta on tehostettu infektioiden ennaltaehkäisyssä ja hoidossa.