SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTIT 2007

Transkriptio

1 1 KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄ SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTIT 2007 Tilivelvollisten raportit sisäisen valvonnan toteutuksesta Maakuntahallitus Yhteiset palvelut Talouspalvelut (Henkilöstöpalvelut) Koulutustoimiala ja lukiokoulutus Ammattiopisto Perhepalvelut Terveyden- ja sairaanhoidon palvelut Vanhuspalvelut Ympäristöterveydenhuollon palvelut (Sairaanhoidon palvelut) Sosiaali- ja terveystoimiala Kainuun Työterveys -liikelaitos

2 2 MAAKUNTAHALLITUKSEN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2007 Maakuntahallitus toteaa omasta sisäisen valvonnan järjestämisvastuustaan seuraavaa: Sisäisen valvonnan ohjeen edellyttämiä asioita on maakuntahallituksessa käsitelty seuraavasti; 1. Talouden seuranta ja raportointi helmikuussa annettu TA2007 täytäntöönpano-ohjeet, huhtikuussa tehty esitys TA2007 muuttamisesta valtuustolle, käsitelty kolmesti talouden seurantaraporttia sekä kolmesti toimenpiteitä TA2007 pysymiseksi. 2. Organisaatiorakenne käsitelty kahdesti maakuntavaltuuston pyytämä hallinnon rakenneselvitys. 3. Vastuun ja valtuuksien jako ei ilmaantunut tarvetta. 4. Omaisuuden hankinta ja luettelointi tehty päätös maakunnan atk-hankinnoista kaudelle Toimintaketjut hyväksytty maakunnan henkilöstöstrategia ja henkilöstöohjelma Riskienhallinta (henkilöstöriskit, omaisuusriskit, tietoturvariskit) käsitelty Audiator Oy:n tekemä talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien tarkastuskertomus.

3 3 YHTEISTEN PALVELUIDEN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2007 Sisäinen tarkkailu ja asiakaspalautteen hankinta Sisäistä tarkkailua on koko yhteisteisten palveluiden tulosalueella tehty reagoimalla esiin tulleisiin virheisiin pyrkien vast edes välttämään samat virheet, työpaikkakokouksilla ja kehittämiskeskusteluilla. Asiakaskyselyä ei ole tehty. 1) Hallintopalvelut Hallintopalvelut vastaavat maakuntahallituksen ja -valtuuston valmistelu-, sihteeri- ja täytäntöönpanotehtävistä sekä tuottaa hallinto-, arkistointi- ja puhelinpalveluita. Puhelinvaihde hoitaa lisäksi taloushallinnon kassa-palveluita sekä asiakasneuvontaa Kajaanin pääterveysasemalla. Puhelinvaihteen ylläpitämän kassan tarkastukset on suoritettu taloushallinnon ohjeiden mukaisesti. Toiminta on varmistettu ns. työparimenetelmänä ja tärkeimmät toiminnot opettamalla kahta useammalle (toimielimen esityslistat ja pöytäkirjat). 2) Talous- ja henkilöstöpalvelut Talous- ja henkilöstöpalveluita johtaa tulosvastuullinen/tilivastuulliset johtajat, jotka antavat oman raporttinsa. 3) Tietohallinto Tietohallintoyksikkö vastaa seuraavien tietohallintopalveluiden järjestämisestä maakuntahallinnolle ja kunnille: - perustietotekniikan kehittäminen ja ylläpitäminen - tietojärjestelmien ja -prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistaminen - tietojärjestelmien, verkkojen ja palveluiden hankinnat - teknologian sekä tietotekniikan kehityksen seuranta ja vaikuttaminen hallinnon toimintatapojen ja työmenetelmien kehittämiseen - tietoturvallisuuden ohjaus ja kehittäminen Sisäinen tarkkailu ja asiakaspalautteen hankinta Tietohallintopalveluissa on pidetty säännöllisesti työyksikön kokouksia, käyty kehittämiskeskustelut ja huolehdittu toiminnan takaavasta henkilöresurssista työparimenetelmällä sekä tehty toimintaohjeita erilaisiin tietohallinnon työtehtäviin liittyen. Hankinnoissa on noudatettu ohjeistuksia ja huolehdittu tietoturvasta esim. vanhojen laitteiden poistossa. Tietohallintopalveluissa on siirrytty sähköposti/kirjalliseen työtilausmenettelyyn. Työ myös kuitataan suoritetuksi sähköpostilla. Näin valvotaan, että toimeksiannot suoritetaan määritellyssä aikataulussa.

4 4 4) Materiaalihallinto Materiaalipalvelut toimivat Kainuun maakunta -kuntayhtymän sosiaali- ja terveystoimen, koulutustoimen ja yhteistenpalveluiden vastuualueilla. Tehtävänä on toimittaa tarvittavat päivittäiset hoito- ja muut tarvikkeet henkilökunnan käyttöön potilaiden hoidossa ja muussa toiminnassa. Materiaalipalvelut hoitaa keskitetysti kuntayhtymän hankintoihin liittyvät kilpailuttamiset ja hankintapäätösten perusteella tehtävät tilaukset ja yhdessä käyttäjäin kanssa tarvittavat sopimukset. Tulosyksiköille varastosta otoista syntyviä kuluja seurataan päivittäin ja viikoittain varastokohtaisesti ja otoksella tulosyksikkökohtaisesti. Varastovalvonta suoritetaan sähköisesti SAP- materiaalihallinnon ohjelmiston kautta. 5) Tekniset palvelut Tekniset palvelut vastaa maakunnan teknisistä palveluista tuottamalle kiinteistötekniikan ja laitetekniikan palvelut maakunnan omistamiin kiinteistöihin ja laitetekniikan (laitteiden ja irtaimiston huolto) palvelut kunnilta vuokrattuihin kiinteistöihin ja tiloihin. Tekniset palvelut huolehtii myös kunnilta vuokrattujen tilojen (yhteensä noin m 2, vuokrasopimuksia noin 120 kpl) vuokrasopimusasioista, talousarvioista, talousarvioiden seurannasta sekä kiinteistöjen hoitoon, korjauksiin, muutoksiin ja ongelmien selvityksiin liittyvistä asioista. Maakunnan kiinteää omaisuutta ja laitteita on hoidettu ja huollettu asianmukaisesti käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Lääkintälaitteet ovat kaikki rekisteröity. Ohjelmalla ylläpidetään niiden huoltohistoriaa ja huolto-ohjelmaa osana maakunnan laadun kehittämistyötä tähdäten ISO 9001 Standardin vaatimuksien täyttämiseen. 6) Ravintohuolto Ravintohuolto on mukana Kainuun atriapalvelun ja puhtaanapidon kehittämishankkeessa. Hankkeessa ulkopuolinen kehittäjä ja vertaisryhmät arvioivat ravintohuollon toimintaa. Saatujen asiakaspalautteiden perusteella on pyritty korjaamaan esiin tulleet virheet ja vastedes välttämään samat virheet. On pidetty säännöllisesti työpaikkakokouksia. Toiminta on varmistettu siten, että useampi työntekijä osaa tehdä samoja työtehtäviä (keittäjä, dieettikeittäjä, äidinmaitokeittiö). Elintarvikkeiden omavalvonnan toteuttaminen, (aterioiden- ja kylmiöiden lämpötilojen seuranta, ruokanäytteiden ottaminen ja varasto kierto).

5 Kalevi Yliniemi, hallintojohtaja

6 6 TALOUSJOHTAJAN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2007 TALOUDENHOITO 1. Talouden seuranta ja osavuosiraportit Taloutta on viime vuoden ja kuluvan vuoden alijäämistä johtuen käsitelty lähes kaikissa hallituksen ja valtuuston kokouksissa kuluvan vuoden aikana. Esimiesten kanssa on pidetty useita talousongelmaan liittyviä kokouksia taloustilanteeseen liittyen. Lisäksi on järjestetty tietojärjestelmiin ja talouden seurantaan liittyviä koulutuksia seuraavasti: Talouden seurantakoulutusta: / 2 ryhmää, / 2 ryhmää, ryhmää, / 4 ryhmää, / 3 ryhmää, / 1 ryhmä, Kuhmossa, joissa koulutettu yhteensä 147 henkilöä Tilikarttakoulutusta järjestetty: ja Vuosi 2007: MV Talousarvio 2007 MH Talousarvion täytäntöönpano-ohjeet MH Keskustelu vuoden 2006 tilinpäätöksestä ja sen vaikutuksesta vuoden 2007 toimintaan ja talousarvioon Esimieskokous MH Tilinpäätöksen 2006 vaikutukset vuoden 2007 talousarvioon ja talouden raamien korjaus vuodelle 2007 MH Talousarvio muutokset 2007 MV Talousarvio muutokset 2007 MH Talouden seurantaraportti Esimieskokous MH Talouden seurantaraportti MH Raportti toimenpiteistä talousarviossa 2007 pysymiseksi MV Talouden seurantaraportti MV Raportti toimenpiteistä talousarviossa 2007 pysymiseksi MH Toimenpiteet vuoden 2007 talousarviossa pysymiseksi ja talouden tasapainottamiseksi MH Lisäohjeet talousarviossa pysymisen varmistamiseksi MH Talouden tasapainottamisohjelma MH Talouden seurantaraportti MV Talouden tasapainottamisohjelma

7 Terveyden- ja sairaanhoidon vastuualueitten esimiesten kuuleminen ja Vanhuspalveluiden vastuualueiden esimiesten kuuleminen Sairaanhoidollisten palveluiden vastuualueiden esimiesten kuuleminen ja Perhepalveluiden vastuualueiden esimiesten kuuleminen Esimieskokous 2. Organisaatiorakenne Tuloskeskustelut on pidetty vuoden aikana kaikkien Talouspalveluiden henkilöiden kanssa. Talouspalveluissa on lisäksi meneillään TYKES- työyhteisön kehittämishanke, jossa käydään läpi taloushallinnon kaikki toimintaprosessit ja niiden tehostaminen Talouspalveluiden tehokkaan johtamisen kannalta on huonoa se, että henkilöstö on jakautunut kaikkiin Kainuun kuntien alueelle. Lähijohtaminen on vaikeaa ja päivittäiset ohjeet ja neuvot annetaan pääsääntöisesti joko sähköpostin tai puhelimen avulla. 3. Vastuun ja valtuuksien jako Toimintaa ohjaavat säännöt ja ohjeet on tallennettuna maakunnan yhteiseen intranet- järjestelmään, joka löytyy osoitteesta: (talouspalvelut/tiedotteet tai ohjeet). Maakuntahallituksen, maakuntajohtajan ja muiden viranhaltijoiden toimintavaltuuksia koskevat päätökset löytyvät intranetistä osoitteesta (hallintopalvelut/tiedotteet tai ohjeet). Vuoden aikana on laadittu tai täsmennetty seuraavia talouteen liittyviä ohjeita: Talousarvion täytäntöönpano-ohje Maakuntavaltuuston hyväksymät talousarvion muutokset Hankehallinnan ohjeet hyväksyttiin maakunta hallituksessa Lisäksi rahoittajilta on saatu lupa säilyttää sähköisesti hankkeisiin liittyvät tositteet. Tavaroiden ja palveluiden hankinnat on keskitetty Materiaalipalvelujen hankintatoimistoon. Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat löytyvät myös Materiaalipalveluista. Maakunnan luottokorttien käyttöoikeudesta päättää maakuntajohtaja. Tällä hetkellä Eurocard -luottokortteja on yhteensä 11 henkilöllä. Lisäksi pienten materiaalien hankintaa varten on otettu käyttöön ns. hankintakortti (Nordea FirstCard), jonka käyttäjistä on luettelo Materiaalipalveluissa. Tällä hetkellä kortin käyttäjiä on 75 kpl. Laskujen hyväksyjistä pidetään luetteloa Rondo-järjestelmässä. Raimo Kallungin suositukset:

8 8 Suositus 9 Suunnataan täsmäkoulutusta sinne missä osaamattomuutta eniten ilmenee. Neuvontaa annetaan päivittäin ja otetaan yhteyttä henkilökohtaisesti niihin keillä eniten virheellisyyksiä ja ongelmia. Suositus 10 Rondossa tulisi ottaa käyttöön tiliöintirajaukset. Asiatarkastaja ja hyväksyjä näkevät vain ne tilit, joihin heillä on oikeus, eli ei avata koko tilikarttaa näkyviin. Asiaa selvitellään. Rondon uusi versio päivitetään vuoden 2008 aikana, jolloin myös rajaukset parantuvat. Suositus 11 Laskujen oikeellisuuden tarkastukseen tulee kiinnittää huomiota, jotta maksatukseen ei pääse tuplalaskutuksia tai muuten aiheettomia laskuja. Sama lasku ei voi mennä samalla laskunumerolla kahta kertaa, koska järjestelmä hälyttää siitä. Samaa summaa eri laskunumerolla voidaan seurata poimintana Sap-järjestelmässä. Suositus 12 Scannauspisteiden määrää olisi mietittävä (mahdollisesti niitä on liikaa ja ne ovat liian hajallaan eri puolilla kuntayhtymää). Asiaa käsitellään kuntien kanssa käytävissä neuvotteluissa. Suositus 13 Asiatarkastajien ja hyväksyjien määrän uudelleen arviointi olisi paikallaan. Mahdollisesti on luotu liikaa käyttäjätunnuksia järjestelmän käyttöönottovaiheessa. Tällä hetkellä on meneillään käyttölisenssien tarkistus. Kaikki tulosyksiköt eivät ilmoita tulosyksiköissä tapahtuneita henkilöstö muutoksia. Sap- taloushallinnon järjestelmän käyttöoikeuksista pidetään luetteloa Talouspalveluissa. Sap -käyttöoikeuksien pääkäyttäjä on laskentapäällikkö Irma Kärnä. Suositus 2 Pääkäyttäjäkoulutusta tulee lisätä ja keskittää se kahdelle henkilölle, jotka jatkossa hoitaisivat käyttöoikeushallinnan itsenäisesti. Tarvittaisiin sap-järjestelmän pääkäyttäjien koordinoija. Ongelma pahentunut, kun yksi pääkäyttäjistä irtisanoutui lukien. 4. Maksujen suoritus/ ostolaskujen kierto Kaikki maakunnalle saapuvat laskut tallennetaan Rondo

9 9 laskujenkierrätysjärjes-telmään. Maksujen suorituksen perusteena olevat tositteet ovat pääsään-töisesti oikeita ja asiallisia. Edelleenkin tulee kuitenkin laskuja, jotka ovat puutteellisia ja niistä ei löydy laskunkierrätykselle välttämättömiä tietoja. Tämä työllistää turhaan Rondokeskuksen henkilöstöä. Asiasta on annettu ohje Kaimassa. Kaikki asiatarkastajat ja hyväksyjät eivät hallitse laskujen hoitamista ja Rondokeskus joutuu puuttumaan turhan usein laskujen kiertoon. Asian korjaamiseksi järjestetään täsmäkoulutuksia. 5. Tulojen vastaanottaminen Maakunnan pääkassan tarkastuksen on suorittanut rahoitussihteeri Liisa Moilanen helmikuussa ja heinäkuussa. Sosiaali- ja terveystoimen alaiset kassat on tarkistanut Eine Moilanen. 6. Saatavien laskutus, maksusuoritukset ja perintä Kaikki saatavat laskutetaan siten, että niistä syntyy reskontraan avoin lasku, jonka suoritusta voidaan seurata. Perintäpalvelut ostetaan Lindorff Oy:ltä. Perinnässä on tällä hetkellä euroa (4 160 kpl). Saatavia on poistettu luottotappioina varattomuusesteellä olevina yhteensä euroa. Näistä suurin osa jää Lindorfille ns. jälkiperintään ja näistä saatavat suoritukset tuloutetaan erikseen. Kokonaan lopetettuja toimeksiantoja on tähän mennessä euroa (84 kpl). 7. Omaisuuden luettelointi Kiinteästä ja irtain omaisuus on luetteloitu käyttöomaisuus kirjanpidossa. Arvopapereita ja velkakirjoja säilytetään Kajaanin kaupungintalolla Talouspalveluiden kassakaapissa. Lainojen seuranta tapahtuu Talouspalveluissa Analyste lainanhallinta-ohjelmistolla. Käyttöomaisuuskirjanpidon aktivointiraja on euroa. Tietotekniset laitteet merkitään tarralla ja laitteet ovat EfekteAsset -laiterekisterissä, joissa ylläpidetään laitteiden yksilöityä sarjanumeroa ja laitteen muita tietoja. Käyttöomaisuuskirjanpidon ulkopuolisia pienhankintoja ei ole luetteloitu. 8. Maksuvalmiussuunnittelu Maksuvalmiutta seurataan päivittäin. Tällä hetkellä maksuvalmius on huono. Maksuvalmiuden varmistamiseksi on käytössä luotollinen maksuliikennetili, jonka luottolimiitti on 20 milj. euroa. Kunnat ovat maksaneet rahoitusosuutensa muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta maakunnalle sopimuksen mukaisesti kuukauden 12 pv. ja kuukauden viimeinen päivä.

10 10 9. Sijoituspolitiikka 10. Lainanotto Maakunnalle ei ole vielä vahvistettu erillisiä sijoitustoimintaan liittyviä ohjeita. Maakunta huolehtii lahjoitusrahastona saadun testamenttirahaston nimeltään Sairaanhoitajien rahasto sijoituksia. Sijoitussalkkua hoitaa OKO Varainhoito Oy. Salkun markkina-arvo oli ,94 euroa ja hankinta-arvo oli ,14 euroa. Vuoden aikana ei ole nostettu lainoja. Talousarvioon merkitty keskussairaalan nopean diagnostiikan tilojen saneeraus ei vielä alkanut vuoden 2007 aikana. Heikko maksuvalmius edellyttää kuitenkin, että vuoden 2008 aikana hankitaan käyttöpääomalainaa maksuvalmiuden turvaamiseksi PALVELUTUOTANNON RISKIEN HALLINTA 11. Toimintaketjut ja vaaralliset työyhdistelmät Vaarallisia työyhdistelmiä on pyritty välttämään. Samat henkilöt eivät voi tehdä laskutukseen ja maksatukseen liittyviä tehtäviä. Kaikki tositteet ja kirjaukset allekirjoittavat laatija ja hyväksyjä yhdessä. Tietojärjestelmiin tehtävistä muutoksista jää lokitiedostoihin merkinnät. 12. Henkilöstöriskien hallinta Henkilöstöriskeihin on pyritty varautumaan luomalla kattava varahenkilöjärjestelmä. Vähintään kaksi henkilöä hallitsee kukin tehtävän. 13. Omaisuusriskien hallinta Maakunnan omaisuus on vakuutettuna Pohjola-yhtiössä ja vakuutuksia hoitaa Novum Oy. Maakunnan vakuutusturva on tarkistettu joulukuussa Tietoturvallisuusriskien hallinta Taloushallinnon tietojärjestelmien verkon ja palvelimen huoltosopimuksista, virustentorjunnasta ja varmuuskopioinnista huolehtii keskitetysti Tietohallintopalvelut. Taloushallinnon tietojärjestelmien ohjelmien ylläpito-sopimukset ja käytön tuki on huolehdittu ohjelmatoimittajien kanssa. Ohjelmien käyttöoikeuksien antaminen on keskitetty pääkäyttäjällä ja hänen sijaisellaan, joilla on oikeus antaa ohjelmien käyttöoikeuksia työntekijän esimiehen päätöksen mukaisesti joko toistaiseksi tai määräajaksi. Suositus 3 Poistetaan Sap All -oikeudet ja rajataan eri käyttäjille oikeudet työtehtävien mukaisesti.

11 11 Työ on meneillään. Asiaa koskeva huomautus on WM-Datan järjestelmien käyttöönottoa koskevalla rästilistalla. Kajaanissa Asta Tolonen

12 12 KOULUTUSTOIMIALAN SISÄINEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI sisältää myös Kainuun Ammattiopiston Koulutustoimialan sisäisen valvonnan ja tarkastuksen järjestämissä otetaan huomioon maakuntahallituksen hyväksymä yleisohje sisäisestä valvonnasta. 1. Talouden seuranta ja raportointi Sisäisen valvonnan olennaiset kohteet ovat Kainuun ammattiopiston talousarvion sekä talous- ja toimintasuunnitelmaan toteutumisen valvonta. Strategisen ja operatiivisen ohjauksen ydinkohteet ovat koulutuspalvelun sisältö, määrä, tulos ja sen tuottamiskustannukset. Talousarvion toteutumista seurataan koulutuslautakunnan, Kainuun ammattiopiston johtokunnan, toimialan johtoryhmän, lukioiden rehtoreiden ja operatiivisen johdon kokouksissa. Talousraportit käsitellään perusteellisesti edellä mainituissa kokouksissa ja korjaustoimiin ryhdytään tarpeen mukaan välittömästi. 2. Organisaatiorakenne Tarkastelujaksolla ei ole muutettu koulutustoimialan organisaatiorakennetta. Lukiokoulutuksen vastuualueen ja Kainuun ammattiopiston tulosyksikköjakoon ei ole tehty muutoksia. Kainuun ammattiopiston organisaatiomuutos Ammatillisessa peruskoulutuksessa siirryttiin kahden rehtorin järjestelmästä yhden rehtorin järjestelmään alkaen. Johtavana rehtorina toimii edelleen Artti Antila ja rehtori Kari Mattila vastaa aikuiskoulutuksesta. Rehtori Raimo Sivonen aloitti ammatillisesta peruskoulutuksesta vastaavana rehtorina. Asiaa on käsitelty koulutuslautakunnassa (KOLTK 37, ) ja Kainuun ammattiopiston johtokunnassa (KAOJK 35, ). Muutoksesta aiheutuva tulosyksiköiden johtajien ja peruskoulutuksesta vastaavan rehtorin toimivallan jako on tarkistettu (johtava rehtori Artti Antilan viranhaltijapäätös / 64). Yhteistyöneuvottelut Kuusamon kaupungin kanssa Lain kunta- ja palvelurakenneuudistuksesta (169/2007) valmisteluun liittyvänä toimena Opetusministeriö edellytti kaikilta koulutuksen järjestäjiltä ns. vauhdittamiskirjeessä kannanottoa ammatillisen koulutuksen järjestämisverkon kokoamiseen omasta näkökulmastaan. Kainuun maakunta -kuntayhtymä ja Kuusamon kaupunki aloittivat alustavat neuvottelut jo helmikuussa Yhdistymisen valmistelutyö aloitettiin , jolloin perustettiin kaikkiaan seitsemän valmisteluryhmää valmistelemaan kukin omaa sektoriaan yhdistetyn organisaation toiminnassa. Työryhmien työ jatkuu. Kuntalain 77 :n mukaisena Kainuun maakunta -kuntayhtymän ja Kuusamon kaupungin yhteisenä toimielimenä, joka vastaa em. yhteistoiminta-alueen ammatillisesta koulutuksesta annetun lain edellyttämien tehtävien hoitamisesta, tulee

13 13 sopimusperusteisesti olemaan Kainuun ammattiopiston johtokunta. Johtokuntaa pyritään laajentamaan lukien siten, että johtokunnan jäseneksi tulee yksi Kuusamon kaupungin määräämä edustaja. Asiaa on käsitelty koulutuslautakunnassa (KOLTK 21, ja KOLTK 36, ). Maakuntahallitus on hyväksynyt Kuusamon kaupungin ja Kainuun maakunta kuntayhtymän välisen yhteistyösopimuksen MH 188, Kuusamon kaupunginvaltuusto on käsitellyt osaltaan asiaa Sopimus tulee voimaan alkaen. 3. Vastuun ja valtuuksien jako Vastuun ja valtuuksien jako perustuu Kainuun maakuntavaltuuston hyväksymiin sääntöihin. Koulutustoimialan kannalta keskeisiä ovat hallintosääntö, taloussääntö, koulutustoimialan johtosääntö ja Kainuun ammattiopiston johtosääntö. Keskeinen sisäisen valvonnan kohde käytännössä on eri päätöksentekijöiden tekemien viranhaltijapäätösten oikeellisuuden varmistaminen. Maakunnan ohjeiden mukaisesti näistä osa on myös koulutuslautakunnan ja Kainuun ammattiopiston johtokunnan kokouksissa nähtävinä. Kainuun ammattiopiston johtava rehtori Artti Antila on tehnyt delegointipäätöksen / 64. Omaisuuden hankinta ja luettelointi Omaisuuden hankinnassa noudatetaan Kainuun maakuntavaltuuston hyväksymiä sääntöjä sekä ja Kainuun maakunnan hankintaohjetta (materiaalipalvelut ). Yli hankinnoista tehdään viranhaltijapäätökset. Yli 300 hankinnat ja kaikki puhelimet luetteloidaan oppilaitosten kalusto- ja irtaimistorekistereihin. Toimintaketjut Taloushallinnon vaarallisia työyhdistelmiä on ehkäisty järjestelmällisesti. Laskun asiatarkastaja ei voi olla laskun hyväksyjä. 4. Riskien hallinta Henkilöstöriskit Henkilöstölle on otettu lakisääteiset vakuutukset. Työhyvinvoinnin edistämiseen kiinnitetään huomiota järjestämällä henkilöstölle työkykyä ylläpitävää toimintaa. Työilmapiiriä mitataan työolobarometrikyselyllä, jonka tulosten perusteella asetetaan henkilöstöön liittyvät kehittämiskohteet talous- ja

14 14 toimintasuunnitelmaan. Koulutustoimialan näkökulmasta työterveyshuollon toiminta vaatii asiakaspalveluprosessin kehittämistä. Henkilöstöresurssin mitoitus perustuu opiskelijamääriin (perustutkintokoulutuksessa vuosiopiskelijamäärä ja aikuiskoulutuksessa opiskelijatyöpäivät). Opiskelijamäärien kehitystä ennakoidaan yhteistyössä kuntayhtymän ennakointi- ja seurantaryhmän kanssa. Omaisuusriskit Kiinteistöriskien hallinnasta vastaa kiinteistöjen vuokranantaja. Muun omaisuuden vakuuttaminen perustuu riskianalyysiin, jonka tarkistus on vireillä. Tietoturvariskit Koulutustoimialan tietoturvariskien hallinta perustuu Kainuun ammattiopiston toimintakäsikirjan menettelyohjeeseen Tietojärjestelmän käyttö TO-3, joka koskee opetussuunnitelmaperusteista koulutusta. Koko toimialaa koskeva ja Kainuun maakunta kuntayhtymän tietoturvallisuuden hallintaan sovitettu ohje puuttuu. Kajaani Anssi Tuominen koulutustoimialan johtaja

15 15 PERHEPALVELUJEN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2007 Perhepalveluissa on noudatettu Kainuun maakunta kuntayhtymän antamia ohjeita sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta toteutetaan pääasiallisesti tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana ja ohjauksena 1. Suunnittelujärjestelmät Talousarviot ja toimintasuunnitelmat on tehty annettujen ohjeiden mukaisesti. Perhepalveluissa toimii useita työryhmiä, jotka yhtenäistävät maakunnallisia käytäntöjä ja kehittävät moniammatillista yhteistyötä perhepalvelujen sisällä. Kevään aikana valmisteltiin perhepalvelujen organisaation muutossuunnitelma, joka esiteltiin sosiaali- ja terveyslautakunnalle Alustava suunnitelma perhepalvelujen menojen kasvun hillitsemiseksi on esitetty lautakunnalle Seurantajärjestelmät Perhepalvelujen tulosalueen toimintakertomukset ja osavuosiraportit on tehty annettujen ohjeiden mukaan. Raportit on käsitelty sekä perhepalvelujen johtoryhmässä. Sosiaalihuollon seurantatietojen saanti on alkanut tehostua henkilökunnan ohjelmien käyttöön koulutuksen myötä. easiointi Kainuussa hankkeessa on paneuduttu erityisesti toimeentulotuen ohjelman ja sen käytön kehittämiseen. Terveydenhuollon seurantatiedot saadaan Pegasos- ja Effica -ohjelmista. Taloushallinnon raporteilla seurataan perhepalvelujen kokonaiskustannuksia palvelukokonaisuuksittain ja seuduittain. Sosiaalihuollossa viranhaltijoiden jokapäiväinen päätöksenteko perustuu useisiin eri lakeihin. Asiakkaille on tehty nettiversiot toimeentulotuen ja vammaispalvelulain mukaisten etuuksien myöntämisen perusteista. Seutujen palvelujen kustannusten vertailua suhteessa väestöryhmiin/-määriin jatketaan. Tavoitteena on saada maakunnan väestö palvelujen saannin suhteen yhdenvertaiseen asemaan. Perhepalvelujen tulosalueen talousarvion toteutumista on seurattu kuukausittain. 3. Johtamisen rakenteet Luottamuspula maakunta kuntayhtymän ylimmän johdon ja palveluista vastaavien eri esimiestasojen välillä on vaikeuttanut käytännön työn johtamista ja henkilöstön sitouttamista. Delegointia kuntayhtymässä on tapahtunut päinvastoin kuin yleensä alhaalta ylöspäin, kuitenkin niin, että kaikki

16 16 käytännön järjestelytyöt ovat jääneet lähiesimiesten hoidettaviksi, vain päätöksenteko on keskitetty tai ohjattu organisaation huipulle. Sen seurauksena erityisesti lähiesimiestyö on käynyt työlääksi ja toimimattomaksi, ja ristiriita vastuun ja vallan välillä on ilmeinen. Perhepalvelujen johtamisjärjestelmä on noudattanut maakuntavaltuuston hyväksymää organisaatiorakennetta ja kuluvan vuoden aikana annettuja erillisiä ohjeita. Perhepalvelujen tulosalueella lasten, nuorten ja lapsiperheiden palvelujen yhdistäminen on antanut mahdollisuuden sosiaali- ja terveydenhuollon asiantuntijoiden toimivaan yhteistyöhön. Tämä kokonaisuus on nähty tärkeimpänä etuna uudessa organisoitumisessa. Seudullinen organisoituminen on osoittautunut perhepalvelujen monialaisessa palvelukokonaisuudessa osittain toimimattomaksi, ja siksi olemme rakentaneet uuden sektorimallisen organisaation, jossa maakunnallinen tiedonhallinta ja asiantuntijuus vahvistuvat. Uusi organisaatio otetaan käyttöön Sektoriorganisaation rinnalla säilytetään seudullinen organisaatio perhekeskusten muodossa. Perhepalveluja on kehitetty niin, että asiakkaat saavat palvelunsa mahdollisimman tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Laadunhallintajärjestelmän toteutus on edennyt useiden palveluprosessien kuvausten ja sisäisten auditointien merkeissä. 4. Talouden hoito Talouden hoidossa on noudatettu talousosaston ohjeita. Taloudenpito on ollut tiukkaa. Sijaisten otossa on käytetty täyttölupajärjestelmää. Perhepalvelujen nettomenot näyttävät ylittävän budjetin elokuun tilanteen pohjalta pääteltynä n. 1,2 %, mikä on noin Tosin toteumasta voi puuttua vielä viivästyneitä laskutuksia, minkä vuoksi loppusaldo voi olla huonompi. Menot ovat ylittymässä lastensuojelun palvelujen ostoissa huostaanotoissa jyrkkä nousu alkuvuodesta, joka tosin tasaantumaan päin loppuvuodesta -, vpl- ja kvl kuljetuksissa noin , toimeentulotuessa n ja vammaisille annetuissa avustuksissa Huolestuttavaa on, että erityisesti nuorten osuus toimeentulotukiasiakkaissa on nousussa. Tämän hetken tiedon mukaan palkkamenoissa ylitetään budjettia hieman, mikä johtuu siitä, että alkuvuodesta saimme muutaman avainviran täytettyä, joihin ei ole ollut tiukan talousarvion vuoksi palkkavarauksia (mm. 2 lastenlääkäriä, 2 psykologia, neuvolalääkäri) ja siitä, että Hyrynsalmen kehitysvammaisten hoitokodin henkilökunta = 4 työntekijää) siirtyi vuoden alussa maakunta -kuntayhtymälle. Kustannusvarausta ei ollut palkoissa vaan asumispalvelujen ostoissa, jossa nyt budjetti alittuukin. Lastensuojeluhankkeen puitteissa suunnitellut sijaishuoltoyksikkö ja lastensuojelulaitos toteutetaan Kainuuseen kuluvan syksyn aikana.

17 17 Kehitysvammaisten tilapäishoitoa keskitetään Kuusanmäen palvelukeskukseen siinä määrin kuin paikkoja vapautuu pitkäaikaishoivasta. Sairauslomilla perhepalvelujen henkilökunta on ollut keskimäärin saman verran kuin viime vuonnakin. Myös palkallisten palveluksessa olopäivien ja työssäolopäivien suhde on suurin piirtein sama kuin viime vuonna vastaavana aikana. 5. Palvelutuotannon riskienhallinta Aiemmin mainituilla perhepalvelujen prosessikuvauksilla varmistetaan asiakkaalle laadukas palvelu ja henkilökunnalle selkeät työnjaot ja turvalliset toimintatavat. Perhepalvelujen tulosalueella on tehty riskikartoituksia ja pelastussuunnitelmia on saatettu ajan tasalle. Työsuojelutarkastuksia on tehty useisiin yksiköihin. Niissä on ilmennyt puutteita huoneilmassa, lattiamateriaaleissa ja laiteturvallisuudessa. Puutteisiin on tartuttu. Mm. kehitysvammaisten työkeskukset on ohjeistettu tarkistamaan ja huolehtimaan käytössä olevien koneiden suojalaitteet. Sosiaali- ja terveydenhuollon poikkeusolojen valmiussuunnitelmaa on tehty yhteistyössä muiden tulosalueiden kanssa. Seudullisia/paikallisia suunnitelmia saatetaan ajan tasalle. Kajaani Helena Ylävaara

18 18 TERVEYDEN- JA SAIRAANHOIDON SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2007 Sisäinen valvonta toteutui terveyden- ja sairaanhoidon tulosalueella kaikkeen esimiestoimintaan kytkeytyneenä tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuneena seurantana, systemaattisten arviointitietojen hankkimisena ja tuloskeskusteluina. 1. Talouden seuranta ja raportointi Yksikkötason toiminnan ja talouden seurantatiedot käsiteltiin säännöllisesti vastuualueiden johtoryhmissä. Vastuualuepäälliköt raportoivat toiminnan ja talouden tilanteesta, niiden suhteesta toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon ja erityisesti havaituista poikkeamista kerran kuukaudessa maakunta-kuntayhtymän taloushallintoon. Toiminnan ja talouden tilannetta käsiteltiin kerran kuukaudessa vastuualueittain tulosalueen johtoryhmässä. Havaittujen poikkeamien taustat selviteltiin. Terveyden- ja sairaanhoitopalveluiden tulosalue on pystynyt kokonaisuutena pysymään hyvin annetussa talousarviokehyksessä. Koko maakunta- kuntayhtymän talouden tasapainottamiseksi annetut maakuntahallituksen ohjeet säästötoimenpiteistä on pantu toimeksi. Tuloalueen tulosjohtaja raportoi toiminnan ja talouden tilanteesta kuukausittain maakunta-kuntayhtymän talousjohtajalle. Toiminnan ja talouden tilaa koko tulosalueen osalta käsiteltiin säännöllisesti sosiaali- ja terveystoimialan johtoryhmässä. 2. Organisaatiorakenne Organisaatiorakenteessa ei ole toteutettu muutoksi vuoden 2007 aikana. 3. Vastuu ja valtuuksien jako vastaa sosiaali- ja terveystoimen johtosäännössä säädettyä. 4. Tieto vuoden 2007 hankinnoista saatavissa hankintatoimistosta. 5. Riskejä sisältävät työyhdistelmät on yksiköittäin kartoitettu kattavasti. Riskien hallinnan ja varautumisen suunnittelun aste vaihtelee yksiköittäin. Kajaanissa Mauno Saari vs. terveysjohtaja

19 19 VANHUSPALVELUIDEN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2007 Vanhuspalveluissa on noudatettu vuonna 2007 Kainuun maakunta kuntayhtymän antamia ohjeita sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta toteutetaan pääasiallisesti tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana ja ohjauksena. 1. Suunnittelujärjestelmät Suunnittelujärjestelmä on toiminut sisäisen valvonnan välineenä ja sen avulla on saatu varmuus tavoitteiden saavuttamisesta vanhuspalveluissa. Talousarvio ja -suunnitelma on tehty annettujen ohjeiden mukaisesti. 2. Seurantajärjestelmät Vanhuspalvelujen tulosalueen toiminnan ja talouden toteutumisen osalta raportit on tehty organisaatiossa annettujen ohjeiden mukaisesti. Raportit on laadittu aina annettuihin määräaikoihin mennessä. Raportit on myös käsitelty vanhuspalvelujen johtoryhmässä sekä seudullisissa vastuualuepalavereissa. Raportointia on kehitetty huomioiden päätöksenteon valmistelu ja tulosten seuranta. Järjestelmällinen raportointi ja seuranta toteutuivat tulosalueella kuukausittain tulosalue-, vastuualue- ja tulosyksikkötasolla. Ohjeita on tarkennettu vuoden 2007 alusta. Vanhuspalveluiden johtoryhmässä on käsitelty kuluvan vuoden aikana talouden ja toiminnan toteutumista säännöllisesti seuduittain. Myös seudullisissa vastuualuepalavereissa on myös käsitelty toteumat ja poikkeamat tulosyksiköittäin. Toteumia on verrattu suunniteltuun ja poikkeamiin on pyritty reagoimaan käytettävissä olevan tiedon perusteella. Myös lautakuntaa on informoitu koko ajan toiminnan ja talouden kehityksestä kokousten yhteydessä. Asiakas- ja potilaspalautteita seurataan koko maakunnassa yhteisenä mittauksena. Välittömien asiakas- ja potilaspalautteiden seuranta on jatkuvaa. Välittömiin asiakaspalautteisiin on reagoitu välittömästi, kussakin yksikössä on ollut käytössä palautteiden käyttöön soveltuvia eri menetelmiä ja käytäntöjä. Vanhuspalvelut on osallistunut koko toimialaa koskevan valmiussuunnitelman tekemiseen. Vanhuspalvelujen osiota on erityisesti työstetty yhteistyössä perhepalvelujen tulosalueen kanssa. Lisäksi kuluneen vuoden aikana on vanhuspalvelujen tulosyksiköissä päivitetty turvallisuus- ja pelastussuunnitelmia. Työyksikkökohtaiset työsuojelutarkastukset on aikataulutettu ja niiden toteuttaminen on syksyn 2007 aikana meneillään eri puolilla Kainuuta. 3. Johtamisen rakenteet

20 20 Vanhuspalveluiden osalta johtamisjärjestelmä on noudattanut päätettyä organisaatiorakennetta. Ratkaisu- ja päätösvalta on delegoitu voimassa olevien ohjeiden ja säännösten mukaisesti, mm. taloussääntö, johtosääntö sekä lautakunnan delegointivaltuuspäätös. Viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa tekemät päätökset on dokumentoitu ja ne ovat olleet helposti saatavilla. Toimintoja on pyritty koko ajan määrätietoisesti johtamaan niin, että palvelut ja asiakasmaksut kohtelisivat kuntalaisia tasapuoliseksi, oikeudenmukaisesti ja lailli sesti. Esille tulleisiin räikeisiin epäkohtiin on puututtu välittömästi. Ohjeita ja sääntöjä on aktiivisesti toteutetun laatutyön kautta päivitetty, yhdenmukaistettu sekä maakunnallistettu. Laadunhallintajärjestelmä on toteutettu varsin pitkälle tekemällä kuvaukset palveluprosesseista sekä toteuttamalla sisäisiä auditointeja. Tulosalueella on toteutunut johtoryhmätyöskentely ja ryhmä on kokoontunut kuukausittain. Seudullisesti yhteistyömuotoina ovat edelleen olleet seutukohtaiset vastuualuekokoukset. Lisäksi vanhuspalvelujen tulosalueen normaalia yhteistyökäytäntöä ovat eri toimijoiden keskinäiset tapaamiset (esim. sas-ohjaajat), työpaikkakokoukset, kehityskeskustelut sekä arjessa tapahtuva normaali kanssakäyminen henkilöstön ja johdon välillä. Tulosyksiköiden päälliköt ovat myös kokoontuneet keskenään säännöllisesti ja he ovat linjanneet toimintoja maakunnallisesti. Henkilöstön suunnittelua, käyttöä, määrää, toiminta- ja osaamistarpeiden muutoksia sekä koulutus- ja kehittämistarpeita on seurattu yhteisissä keskusteluissa henkilöstön kanssa. Henkilöstö on osallistunut mahdollisuuksien mukaan täydennyskoulutuksiin. Tosin henkilöstön täydennyskoulutusvelvoite ei näytä kuluvan vuoden osalta toteutuvan kaikkien kohdalla. Maakunnallisen ajattelun ja toimintatapojen vahvistamiseksi sekä henkilöstön hyvinvoinnin ja jaksamisen tukemiseksi vanhuspalvelujen tulosalueella on toiminut ja on alkamassa useita tykes-ryhmiä. Haastetta johtamiseen vanhuspalvelujen osalta tuo henkilöstön edelleen korkeat sairauspoissaolot sekä vajaakuntoisten työntekijöiden suuri määrä. Henkilöstö kokee ja viestii kuormittuneisuutta jatkuvien työvuorojärjestelyjen mm. työvuorojen vaihtamisen ja tuplatyövuorojen vuoksi, myöskään ylitöiltä ei ole vältytty. Huoli henkilöstön ja esimiesten jaksamisesta on tiedostettu ja sitä on tuotu esiin eri yhteyksissä. Vuoden 2007 talousarvion täytäntöönpano ohjeiden täydentyminen uudella täyttölupamenettelyllä ( ) on aiheuttanut esimiehiltä paljon palautetta. Pääsääntöisesti he kokevat nykyisen menettelyn kömpelöksi, monimutkaiseksi ja työlääksi. Tätä he perustelevat mm. sillä, että käytäntö vie paljon aikaa, lisäksi vastuukysymykset aiheuttavat erittäin suurta ristiriitaa. Esimiehet kokevat, että valta ja vastuu eivät käy tällä hetkellä käsi kädessä. Sijaispalveluyksiköstä on muodostunut esimiesten mukaan ylimääräinen taso sijaisten rekrytoinnissa. Sillä ko. yksikkö ei ole vähentänyt tai poistanut

21 21 esimiesten sijaisjärjestelyihin käyttämää työaikaa. Keskustelua vanhuspalvelujen organisaation toimivuudesta on käyty kuluvan vuoden aikana. Erityisesti sitä on käyty Kajaanin seudun osalta, sillä Kajaanin seutu poikkeaa kahdesta muusta seudusta kokonsa sekä asiakas- ja työntekijämäärien ja sitä kautta myös hallittavuutensa osalta. Lisäksi vanhuspalveluissa on sellaisia tukipalveluja, joiden keskittäminen joko osittain tai kokonaan lisäisi mitä todennäköisimmin myös toiminnan tehokkuutta. Organisaatiomuutosta valmistelemaan on nimetty työryhmä, joka jättää esityksensä vuoden 2007 loppuun mennessä. Kokonaisuutena vanhuspalveluja on kehitetty koko ajan niin, että kainuulaiset ikäihmiset saavat tarvitsemansa palvelut mahdollisimman tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti huomioiden kuitenkin seutujen erilaisuuden ja paikalliset olosuhteet. Toiminta on ollut vuoden 2007 kirjatun toimintasuunnitelman mukaista sekä sille asetettuihin määrällisiin tavoitteisiin pyrkivää toimintaa. 4. Talouden hoito Talouden hoidossa on noudatettu annettuja ohjeita. Talouden pito on ollut koko vuoden tiukkaa, mutta kaikista tehdyistä interventioista huolimatta vanhuspalvelut ei näytä pääsevän asetettuun tavoitteeseen. Toimintaa on koko ajan sopeutettu käytettävissä oleviin resursseihin, mm. määrärahasidonnaisten palvelujen myöntämisessä siten, että loppuvuodesta joudutaan tiukan taloustilanteen vuoksi tekemään kielteisiä päätöksiä määrärahasidonnaisten palvelujen osalta. Myös henkilöstön palkkaamisessa on noudatettu tiukkaa linjaa ja (vakituiset ja määräaikaiset) koko ajan on käytetty olemassa olevaa täyttölupajärjestelmää. Vanhuspalvelujen toimintamenot näyttävät ylittävän elokuun ennusteen mukaan 1,7 miljoonaa euroa. Ylitysennuste on varsin suuri ja se jakautuu karkeasti henkilöstökulujen ja asiakaspalvelujen ostojen kesken. Henkilöstökuluissa suurin ylitys näyttää olevan Kajaanin seudulla. Tätä selittää mm. henkilöstön suuret sairauspoissaolot sekä se, että tiukan talousarvion vuoksi ei ole ollut riittävästi palkkavarauksia mm. lakisääteisten vuosilomien sijaisuuksiin. Asiakaspalvelujen ostoissa ylitystä näyttää tulevan asumispalvelujen ostojen osalta. Tätä selittää mm. maksujen korotukset tavallisessa palveluasumisessa sekä uusien asiakkaiden siirtyminen kuntayhtymän asiakaskohtaisen tuen piiriin. Myös toimintatuotoissa nimenomaan maksutuottojen osalta ei vanhuspalvelut näytä ennusteen mukaan pääsevän arvioituun tulokseen. Tämä selittyy hyvin pitkälle sillä, että kuluneen vuoden aikana on jouduttu elokuun loppuun mennessä tekemään 142 asiakasmaksualennusta tai asiakasmaksujen poistopäätöstä. Esimerkiksi Kajaanin seudulla kyseisiä päätöksiä on jouduttu tekemään tänä vuonna 33 kappaletta enemmän kuin viime vuonna vastaavaan aikaan. Pelkästään Kajaanin seudun osalta kyseisten päätösten taloudellinen

22 22 vaikutus on arviolta n euroa. Loppuvuoden osalta vanhuspalveluissa tehdään kaikki mahdollinen, jotta tuleva talousarvion ylitys saataisiin mahdollisimman pieneksi. Tämä tarkoittaa yksiköissä tilapäistä henkilöstön mitoitusten alentumista, määrärahasidonnaisten palvelujen osalta kielteisiä päätöksiä sekä muutoinkin toimintojen sopeuttamista olemassa oleviin resursseihin. Tulevista ylityksistä sekä niistä johtuvista toiminnan muutoksista ja niiden vaikutuksista on informoitu sosiaali- ja terveyslautakuntaa koko ajan. Kajaanissa Eija Tolonen, vanhuspalvelujohtaja YMPÄRISTÖTERVEYDENHUOLLON SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2007 Ympäristöterveydenhuollon tulosalueen sisäistä valvontaa on toteutettu seuraavasti: 1. Suunnittelujärjestelmät Ympäristöterveydenhuollon tulosalueen talousarvio ja -suunnitelma on tehty osana sosiaali- ja terveystoimialan talousarviota ja suunnitemaa. Suunnittelujärjestelmä toimii tulosalueen sisäisen valvonnan välineenä. 2. Seurantajärjestelmät Toiminnan ja talouden osalta seurantaraportit on tehty organisaatiossa annettujen ohjeiden mukaisesti. Osavuosiraportit on toimitettu talousjohtajalle. Raporttien avulla on saatu ajankohtaista tietoa toiminnasta ja seurattu talouden ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Säännöllisissä tulosalueen ja vastuualueiden kokouksissa on käsitelty talousarvion toteumaa ja tavoitteiden toteutumista. Ympäristöterveydenhuollon viranomaistoiminnan osalta lainsäädäntö asettaa osalle toimintaa suunnitelma- ja raportointivelvollisuuden. Suunnitelmien toteutumista seurataan vastuualuepalavereissa ja vuotta 2007 koskevat tiedot kootaan vuosiraportin laadinnan yhteydessä vuoden 2008 alussa. Elintarvike- ja tuoteturvallisuusvalvonnan suunnitelmat ja toteutumisen arviointi v on käsitelty sosiaali- ja terveyslautakunnassa ja asiakirjat on toimitettu Oulun lääninhallitukseen. Talous- ja uimavesivalvonnan osalta on raportointi-velvollisuus lääninhallitukselle. Asiakaspalautekysely toteutettiin vuoden 2007 alussa ja sen tulokset

23 23 ympäristöterveydenhuollon kaikilla vastuualueilla olivat hyvät. Vuoden 2006 aikana kerättiin tietoa reklamaatioista ja saatua palautetta käytetään toiminnan kehittämiseen. 3. Johtamisen rakenteet Ympäristöterveydenhuollon tulosalueen osalta johtamisjärjestelmä noudattaa päätettyä sosiaali- ja terveystoimen organisaatiorakennetta. Ratkaisu- ja päätösvaltaa on delegoitu voimassa olevien ohjeiden ja säännösten mukaisesti, mm. taloussääntö, johtosääntö sekä lautakunnan delegointivaltuuspäätös. Viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa tekemät päätökset on dokumentoitu. Tulosalueella on käytössä säännölliset kokouskäytännöt. Tulosalueen johtoryhmä on kokoontunut pääsääntöisesti kerran kuukaudessa. Johtoryhmän kokouksissa käsitellään sen hetkinen taloudellinen tilanne ja toiminnalliset ajankohtaiset asiat. Tällöin sovitaan myös tarvittavista toimenpiteistä. Vastuualueiden kokoukset on pidetty terveysvalvonnan ja laboratorion osalta pääsääntöisesti kerran kuukaudessa ja eläinlääkintähuollon osalta harvemmin. Vastuualueiden kokouksissa käsitellään taloudellista tilannetta ja ajankohtaisia toiminnallisia asioita ja sovitaan tarvittavista toimenpiteistä. Em. kokouksissa on käsitelty myös talous- ja toimintasuunnitelma sekä asetetut tavoitteet. Kokouksista on laadittu pöytäkirjat. Terveysvalvonnan laadunhallintatyötä on jatkettu. Laboratoriossa laatutyötä on tehty usean vuoden ajan. Eläinlääkintähuolto on aloittanut alkuvuodesta laatutyön. Laadunhallintatyön avulla parannetaan palvelun laatua ja sovitaan yhteisistä työ- ja toimintakäytännöistä. Henkilökunnalla on ollut mahdollisuus osallistua talous- ja henkilöstö-hallintoon liittyviin koulutuksiin. Henkilöstölle on tiedotettu ajankohtaisista asioista ja pyrittiin aktivoimaan Kaiman käyttöön. Kehityskeskustelut on aloitettu ja ne keskittyvät pääasiassa loppuvuoteen. 4. Talouden hoito Talouden hoidossa on noudatettu annettuja ohjeita. Taloushallinnosta kuukausittain saadut raportit on käsitelty tulosalueen johtoryhmässä ja vastuualueiden palavereissa. Poikkeamien syyt on selvitetty. Kuluvan vuoden toteuman perusteella ympäristöterveydenhuollon

24 24 tulosalue tulee pysymään talousarvion raamissa (TA07 1,99 milj. euroa). 5. Palvelutuotannon riskien hallinta Työympäristön riskitekijöihin puututaan niiden ilmetessä ja ennaltaehkäisemällä. Kuhmon eläinlääkärin vastaanottotiloja on kuluneena vuonna saneerattu toimivammiksi, jolloin on huomioitu myös työturvallisuusasioita. Ympäristöterveydenhuolto on osallistunut sosiaali- ja terveydenhuollon valmiussuunnitelman sekä elintarvike- ja vesiperäisten epidemioiden selvittämistä koskevan suunnitelman valmistelutyöhön. Päivi Nykänen ympäristöterveydenhuollon tulosalueen johtaja

25 25 SOSIAALI- JA TERVEYSTOIMIALAN SISÄISEN VALVONNAN VÄLIRAPORTTI 2007 Sosiaali- ja terveystoimialalla on noudatettu vuonna 2007 Kainuun maakunta kuntayhtymän antamia ohjeita sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta toteutetaan pääasiallisesti tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana ja ohjauksena. 1. Suunnittelujärjestelmät Suunnittelujärjestelmä on toiminut sisäisen valvonnan välineenä. Talousarvio ja - suunnitelma on tehty annettujen ohjeiden mukaisesti. Maakuntavaltuusto hyväksyi talousarvion 2007 muutokset Sosiaali- ja terveyslautakunta käsitteli ja Toimenpiteet vuoden 2007 talousarviossa pysymiseksi ja talouden tasapainottamiseksi. Talouden tasapainottamisohjelmaa valmistellaan ja viedään lautakunnan käsiteltäväksi lokakuussa Seurantajärjestelmät Toiminnan ja talouden toteutumisen osalta raportit on tehty organisaatiossa annettujen ohjeiden mukaisesti. Toiminnan ja talouden toteutumisesta on annettu osavuosiraportit ohjeiden mukaisesti kaksi kertaa vuodessa. Toimintakertomus laadittiin annettuun määräaikaan mennessä. Sosiaali- ja terveystoimen johtoryhmässä on käsitelty kerran kuukaudessa koko toimialan toteumat tulosalueittain. Toimialan tulosalueiden johtoryhmissä on myös käsitelty toteumat vastuualueittain. Tavoitteiden toteutumista on seurattu johtoryhmässä ja lautakuntaa on informoitu toiminnan ja talouden kehityksestä kuukausittain. Tulosalueilta tulleiden tietojen perusteella ennusteet tuntuivat oikeilta. Asiakas- ja potilaspalautteita seurataan koko maakunnassa yhteisenä mittauksena. Välittömien asiakas- ja potilaspalautteiden seuranta on jatkuvaa, lisäksi kussakin yksikössä on käytössä sen käyttöön soveltuvia eri menetelmiä ja käytäntöjä. Vastuualueiden ja yksiköiden omat palautekyselyt tehdään osassa yksiköitä säännöllisesti vuosittain. 3. Johtamisen rakenteet Sosiaali- ja terveystoimialan osalta johtamisjärjestelmä noudattaa päätettyä organisaatiorakennetta.

26 26 Ratkaisu- ja päätösvalta on delegoitu voimassa olevien ohjeiden ja säännösten mukaisesti, mm. taloussääntö, johtosääntö sekä lautakunnan delegointivaltuuspäätös. Viranhaltijoiden toimivaltansa puitteissa tekemät päätökset on dokumentoitu ja ne ovat olleet saatavilla. Toiminnassa on pyritty noudattamaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa, mutta asetettuja tavoitteita ei saavutettu. Toimialan ja sen vastuualueiden yhteistyömuotoina on ollut johtoryhmätyö, työpaikkakokoukset, tuloskeskustelut sekä työrutiineihin sisältyvä kanssakäyminen henkilöstön ja johdon välillä. Henkilöstön suunnittelua, käyttöä, määrää, toiminta- ja osaamistarpeiden muutoksia sekä koulutus- ja kehittämistarpeita seurataan yhteisissä keskusteluissa henkilöstön kanssa. Henkilöstöhallinnosta saadaan kuukausittain henkilöstöä koskevat raportit jotka käsitellään tulosalueittain. Tuloskeskustelut ovat toteutuneet toimialalla lähes 100 %:sti vuoden 2007 aikana. Työpaikkapalavereita on pidetty ja niissä on käyty läpi henkilöiden vastuut ja valtuudet oman työn osalta. 4. Talouden seuranta Sosiaali- ja terveystoimialan toimintatulot ovat vuodelle ,5 milj. euroa. Tuloja kertyi elokuun loppuun mennessä 18,2 milj. euroa eli 57,1 % koko vuoden osuudesta. Kun tuloihin lisätään elokuulle kuuluvat laskuttamattomat tulot, tulokertymä vuodelle 2007 on 0,6 milj. euroa suurempi kuin budjetoitu. Toimintakulut ylittyivät yhteensä 7,5 milj. euroa joista henkilöstökulut ylittyivät 4,5 milj. euroa, palvelujen ostot ylittyivät 1,5 milj. euroa, avustukset ylittyivät 1,6 milj. euroa ja vuokrat 0,4 milj. euroa. Henkilöstökuluja on kertynyt elokuun loppuun mennessä 71,7 milj. euroa on 68 % koko vuodelle varatusta määrärahasta joka on 105,4 milj. euroa. Seurantaraportissa on huomioitu loppuvuodelle tulevat palkantarkistukset siten, että 1.9. lukien 0,5 %:n järjestelyerä, lukien yleiskorotus 3,4 % ja joulukuussa ns. jouluraha 270 euroa/henkilö. Asiakaspalvelujen ostoja on kertynyt elokuun loppuun mennessä 22,6 milj. euroa. tämä on 65,1 % budjetoidusta. Tästä summasta puuttuu kuitenkin erikoissairaan- hoidon ostopalveluja heinä- elokuulta 0,8 milj. euroa ja muita ostoja 0,8 milj. euroa. Ennusteen perusteella asiakaspalvelujen ostot ylittyvät 1,5 milj. euroa. Ylitykset ovat tulossa lastensuojelun laitoshoidon menoihin 1,2 milj. euroa ja vanhusten asumispalveluihin 0,8 milj. euroa. Muut asiakaspalvelujen ostot jäävät alle 0,2 milj. euroa.

27 27 Aineet ja tavarat ovat toteutuneet elokuun loppuun mennessä 65,7 % budjetoidusta. Ennusteen perusteella aineet ja tavarat alittaa budjetoidun 0,2 milj. euroa. Avustukset ylittyivät toimialalla 1,6 milj. euroa. Avustukset ovat toteutuneet budjetoidusta 71,8 %. Toimeentulotuki, omaishoidontuki ja elatustukimenot ylittävät talousarvion. Vuokrat ovat toteutuneet 70,2 % budjetoidusta ja tulevat ylittämään talousarvion 0,4 milj. euroa. Taloutta on käsitelty sosiaali- ja terveystoimen johtoryhmän kokouksissa sekä sosiaalija terveyslautakunnan kokouksissa kuluvan vuoden aikana. Esimiesten kanssa on pidetty useita talousongelmaan liittyviä kokouksia taloustilanteeseen liittyen. Sosiaali- ja terveyslautakunta / 21 Tämän hetkisten tietojen mukainen vuoden 2006 tilinpäätösennuste jaettiin lautakunnalle / 53 Keskustelu vuoden 2007 toiminta- ja taloussuunnitelmasta / 65 Tilinpäätöksen 2006 vaikutukset vuoden 2007 talousarvioon Kainuun maakunta -kuntayhtymän vuoden 2006 tilinpäätös / 97 Talousarviomuutokset / 131 Maakuntajohtaja Hannu Leskinen antoi kokouksen alussa lautakunnalle tiedoksi maakunnan talouden kehityksestä katsauksen / 139 Talouden seurantaraportti ajalta / 140 Toimenpiteet vuoden 2007 talousarviossa pysymiseksi ja talouden tasapainottamiseksi Talouden ja toiminnan seurantaraportti ajalta / 164 Toimenpiteet vuoden 2007 talousarviossa pysymiseksi ja talouden tasapainottamiseksi / 193 Talouskatsaus sosiaali- ja terveystoimialan talouden toteuman ja henkilötyövuodet tilanteen mukaisena ja vuoden 2008 taloussuunnitelman tämän hetkisen valmistelutilanteen ja Talouden tasapainottamisohjelma / 202 Lisäohjeet vuoden 2007 talousarviossa pysymisen varmistamiseksi

28 / 218 Sosiaali- ja terveydenhuollon talous- ja toimintasuunnitelma vuodelle Esimieskokous Terveyden- ja sairaanhoidon vastuualueitten esimiesten kuuleminen ja Vanhuspalveluiden vastuualueiden esimiesten kuuleminen Sairaanhoidollisten palveluiden vastuualueiden esimiesten kuuleminen ja Perhepalveluiden vastuualueiden esimiesten kuuleminen Esimieskokous Sosiaali- ja terveystoimialan johtoryhmä Talousarvio Taloustilanne ja talousarvion täytäntöönpano-ohje Talousasiat ja vuoden 2007 talousarvion täytäntöönpano-ohje Muutettu talousarvio Vuoden 2007 uusi talousarvioehdotus ja talouden ennuste Talousarvio Tiedotus- ja keskustelutilaisuus taloustilanteesta ja osavuosiraportista Lisätalousarviossa pysyminen Vuoden 2008 taloussuunnitelman valmistelutilanne, Talouden toteuma ja talouden tasapainottamisen luonnos Lautakuntaseminaari Talousarvion 2008 valmistelutilanne Talouden seuranta ja tilikarttakoulutusta on järjestetty yhdessä talouspalvelujen kanssa seuraavasti: Talouden seurantakoulutusta: / 2 ryhmää, / 2 ryhmää, ryhmää, / 4 ryhmää, / 3 ryhmää, / 1 ryhmä, Kuhmossa, joissa koulutettu yhteensä 147 henkilöä Tilikarttakoulutusta järjestetty: ja