Viestintä ja projektinhallinta 71A00300

Transkriptio

1 Viestintä ja projektinhallinta 71A00300

2 Tervetuloa kurssille!

3 Miksi viestintä ja projektinhallinta?

4 Miksi viestintä ja projektinhallinta? 1. Tulevaisuudessa työelämä vaatii yhä enemmän henkilökohtaista vastuun ottamista ja itsensä johtamista. Tarvitaan osaajia, jotka luovalla tavalla yhdistävät eri aloja ja osaamisalueita. 2. Projektimaiseksi muuttuva työ vaatii kykyä sietää epävarmuutta ja jatkuvia muutoksia. Tulevaisuudessa työskentelemme monimutkaisissa verkostoissa ja tilanteissa, joihin ei ole valmiita menetelmiä. 3. Digitaaliset työkalut ovat muokanneet yhteistyön tekemisen tapoja ja ovat melkein kaikilla aloilla käytössä. Teknologia on luonteva osa työnteon arkea, mutta työssä säilyy myös paljon ihmisten keskinäistä vuorovaikutusta.

5 Program Manager Coach Project Lead Certified Scrum Master Entrepreneur Lecturer

6 Laura Sivula Tieto- ja palvelutalouden laitos Yhteystiedot Chydenia, G sivula

7 Mitä voit odottaa kurssilta?

8 Kurssin sisältö Oman ja projektitiimin ajan hallinta Projektin tunnistaminen ja suunnittelu Projektihallinnan työkalut Projektisuunnitelman laatiminen Tehokkaat kokouskäytännöt Tiimityötaidot ja tiimin roolit Asiakirjoittaminen eri konteksteissa: raportointi, tiedottaminen, markkinointi Vakuuttava esiintyminen

9 Oppimistavoitteet Viestiä yrityselämän eri tilanteissa sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille Sisäistää projektin tyypilliset päävaiheet Projektimallit Tiimin roolit Suunnitella ja hallita sekä omaa että projektien ajankäyttöä tehokkaasti Soveltaa viestinnän perusteita ja projektijohtamisen peruskäytäntöjä erilaisissa konteksteissa Antaa ja ottaa vastaan rakentavaa palautetta

10 Kurssin työmäärä, 6 op Tunnit ja tehtävät Työmäärä Osallistuminen luennoille ja harjoituksiin 23h Projektinhallinta-testi 14h Projektisuunnitelma 28h Projektikokous ja sisäinen muistio 14h Tiimiesitys 21h Loppuraportti 21h Digitaalinen portfolio 28h

11

12 Muista! Tiedotus kurssiin liittyvistä asioista MyCourses Ilmoitukset-osiossa. Älä laita ilmoituksia pois päältä! Kurssin osasuorituksen korotus ei mahdollista. Tee työt hyvin ensimmäisellä kerralla! Kaikki osasuoritukset tulee palauttaa hyväksytysti, jotta kurssin saa suoritettua.

13 OLLGCT

14 12% ject-management-skills-gap-report.pdf

15 Mikä on projekti?

16 Projektin määritelmä Projekti on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää. Lähde: Ruuska, K. (2007). Pidä projekti hallinnassa.

17 Projektiliiketoiminta 1. Projektiliiketoiminta voi merkitä ratkaisujen toimittamista asiakkaalle 2. Projektiliiketoiminta voi merkitä oman liiketoiminnan ratkaisujen kehittämistä Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

18 Projektin tavoitteet Projektin kolme tavoitetta ovat: 1. mitä tehdään (laajuustavoite, tuote) 2. milloin tehdään (aikatavoite) 3. millaisin kustannuksin/resurssein tehdään ja kuka tekee (kustannustavoite)

19 Projektille tyypilliset piirteet Tavoite: selkeä tavoite tai joukko tavoitteita, projekti päättyy kun tavoitteet on saavutettu Elinkaari: projektilla täytyy olla etukäteen määritelty päätepiste Itsenäinen kokonaisuus: projekti on rajattu kokonaisuus Ryhmätyöskentely: ryhmän jäsenet voivat edustaa eri yksiköitä tai yrityksiä Riski ja epävarmuus: kuuluvat projektityön luonteeseen Lähde: Choudhury, S. (1988). Project Management. Vaiheistus: projektissa on useita eri vaiheita kasvusta kypsymisen kautta kuihtumiseen Ainutkertaisuus: kahta samanlaista projektia ei ole, ihmiset ja ympäristötekijät muuttuvat ajassa Muutos: projekti kokee elinkaarensa aikana lukuisia muutoksia Seurannaisperiaate: meneillään olevassa projektin vaiheessa ei varmuudella tiedetä mitä seuraavassa vaiheessa tapahtuu

20 Projektinhallinta on Suunnittelua Päätöksentekoa Toimeenpanoa Ohjausta Koordinointia Valvontaa Suunnan näyttämistä Ihmisten johtamista

21 Projektinhallinnan tarkastelu Projektinhallintaa voidaan tarkastella projektit läpitunkevina tietoalueina ja prosesseina, jotka koskevat projektien menestyksen kannalta tärkeiksi tunnistettuja asioita ja käytäntöjä. Projektinhallintaa voidaan tarkastella yksilöiden, lähinnä projektipäälliköiden osaamisina ja ominaisuuksina, joita on havaittu tärkeiksi projektin onnistumisen kannalta. Projektinhallintaa voidaan tarkastella ohjeina, työvälineinä tai dokumentaationa, joihin on rakennettu projektien toteuttamisen kannalta oleellisia asioita. Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

22 Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

23 Miksi projektitoiminta? Projektimaisesti organisoitu toiminta lisääntyy monilla aloilla ja projektinhallinnan tarve korostuu organisaatioissa Projektien avulla voidaan parantaa toiminnan ohjautuvuutta ja mitattavuutta Projektit ovat selkeän tulossuuntautuneita Projektitoiminnan keinoin mahdollista kehittää organisaatiota strategisesti Projekteja hyödynnetään organisaatioiden kehittämisessä - kustannusten alentaminen, laadunvarmistus, uudet tuotteet ja palvelut, kannattavuuden parantaminen Läheskään kaikilla organisaatioilla ei ole systemaattista lähestymistapaa projektien johtamiseen ja hallintaan Lähde: Mäntyneva, M. (2016). Hallittu projekti.

24 Projektityön hyödyt Voimavarat ja asiantuntemus voidaan kohdentaa selkeiden tavoitteiden mukaisesti Organisaatiosuhteet ovat mutkattomat (projektipäällikkö-projektiryhmä) Valtaa ja vastuuta voidaan jakaa Työmotivaatio lisääntyy uusien ja haasteellisten tehtävien myötä Tiedonkulku yksinkertaistuu ja tehostuu Huomio kiinnitetään tuloksiin eikä työrutiineihin Lähde: Ruuska, K. (2007). Pidä projekti hallinnassa.

25 Erilaisia projekteja Uusien tuotteiden tai palveluiden kehittäminen Uuden liiketoimintamallin suunnittelu ja käyttöönotto Organisaation rakenteen muutos Organisaation kulttuurin muutos Tietojärjestelmän kehittäminen Kampanjan tai tapahtuman toteuttaminen Rakennusprojekti Projekteja on monenmuotoisia eri aloilla ja eri organisaatioissa Lähde: Project Management Institute, Inc. (2013). Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).

26 Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

27 Historiallisia projekteja Historiallisia projekteja Projektinhallinnan kehittyminen Pyramidien rakentaminen Luominen - rakentamistyön koordinointi Viikinkien retket Valloittaminen - eteneminen, strategia ja operatiivinen taso lukujen kauppasopimukset Ongelmanratkaisu - parempiin ratkaisuihin pyrkiminen ja ongelmanratkaisu liiketoiminnan näkökulmasta, toiminnan tehostaminen yhteistyöverkkoja kasvattamalla Teknisen kehityksen projektit, esim. Puhelinjärjestelmän kehittämien Kehittäminen - tuotteen, tavoitteen, markkinamekanismien ja toimintatavan muuttaminen Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

28 Projektinhallinnan kehittyminen Vuosikymmen Ajankohtaiset teemat 1950 Hallinto, ostot, suunnittelu 1960 Aikataulun hallinta, projektihallinnan järjestelmät 1970 Organisointi, johtajuus, tiimit 1980 Mallit ja tietotekniset sovellukset, laatu 1990 Prosessit, tieto- ja viestintäteknologiat, verkostoituminen 2000 Yhteistyömallit, virtuaaliset organisaatiot, luovuus, oppiminen Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

29 Projektinhallinta on sekä asioiden että ihmisten johtamista.

30 Toteutusprosessi + ohjausprosessi = projektinhallinta Projektinhallinta = oikeita asioita oikealla tavalla

31 Oikeita asioita oikealla tavalla Projektit ovat organisaatiolle keino vastata ympäristönmuutoksiin Toiminta ei tehostu vain kutsumalla sitä projektiksi Projekti on investointi, jonka kustannukset ja hyödyt on selvitettävä Projektityöhön sisältyy sekä ohjausta että toteutusta

32 Projektin lopputulos Lopputulos voi sovellusalueesta riippuen olla mitä tahansa voimalaitoksen ja strategiakonseptin väliltä. Projektin lopputulos ei ole aina konkreettinen tuote, se voi myös olla ratkaisu johonkin ongelmaan Projekteja käytetään mm. muutosjohtamisen apuvälineinä

33 Projektin elinkaari

34 Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

35 Lähde: Project Management Institute, Inc. (2013). Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).

36 Elinkaaren vaiheet Alussa tyypillisesti kustannuksia ja henkilöstöä vähemmän Tarve lisääntyy toteutusvaiheessa Riskit ja epävarmuus korkeinta projektin alkuvaiheilla ja vähenevät projektin edetessä Lähde: Project Management Institute, Inc. (2013). Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).

37 Lähde: Project Management Institute, Inc. (2013). Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).

38 Projektin päämäärä Projektin päämäärä on tulevaisuuden tila, johon projektin toteuttamisella pyritään. Projektin kolme tavoitetta ovat: mitä tehdään (laajuustavoite, tuote), mitä tehdään (aikatavoite) ja millaisin kustannuksin/resurssein tehdään ja kuka tekee (kustannustavoite). Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

39 Laajuus Aika Kustannus

40 Laajuustavoite Aikatavoite Kustannustavoite Suunnitelmien ja spesifikaatioiden noudattaminen. Projektilla on ennalta määritelty aikataulu, joka kertoo milloin projektin tulee olla valmis. Projekti tulee toteuttaa ennalta määritetyssä budjetissa. Laajuustavoite kuvataan projektin tuloksena toteutettavana tuotteena ja sille asetettavina vaatimuksina. Laajuustavoite sisältää tuotteen tekniset, toiminnalliset ja laadulliset ominaisuudet. Projektin tuote on ratkaisu, jolla projektin päämäärä saavutetaan. Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta. Aika on projektille selvästi rajoite: kalenteriaikaa ei voi venyttää. Yksittäisten tehtävien vaatimaan aikaan voidaan vaikuttaa resursseja lisäämällä tai käyttämällä kokeneempia osaajia. Budjetista voidaan suoraan johtaa tavoitteita myös projektin resurssien käytölle. Muillekin resursseille kuin rahalle laaditaan budjetteja, esimerkiksi työtuntibudjetti.

41 Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

42 Lähde: Drucker, P.F., The five most important questions you will ever ask about your organization (Vol. 90).

43 Projektin suunnittelu

44 Projektisuunnitelma Projektisuunnitelma on projektin toiminnan kannalta keskeinen asiapaperi Projektinhallinta ja projektin onnistumisen arviointi perustuvat projektisuunnitelmaan Projektisuunnitelmassa määritellään: Mitä projektin on saatava aikaan ja missä aikataulussa? Paljonko rahaa, henkilöitä ja muita resursseja käytettävissä? Mitä tiedonvälitys- ja dokumentointiperiaatteita projektissa noudatetaan? Lähde: Ruuska, K. (2007). Pidä projekti hallinnassa.

45 Hyvän projektisuunnitelman ominaisuudet Toteutuksen suunnitelma Sopimus palveluntarjoajan ja asiakkaan välillä Projektin budjetti Projektin aikataulu Oppimistyökalu Dokumentaation ohjeistus Viestinnän ohjeistus

46 Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

47 Laajuuden hallinta Projektin laajuus on sama kuin projektin tuloksena toteutettava tuote Laajuus käsittää tuotteen vaatimusmäärittelyn, ominaisuudet, toiminnallisuudet j suorituskyvyn Laajuus on suorassa yhteydessä hyötyyn, jota asiakas tai toimittaja tavoittelee projektilla Projektin laajuuden hallinnalla varmistetaan, että tuote täyttää sille asetetut vaatimukset ja että se toteutetaan tehokkaasti, ilman ylimääräistä tai tarpeetonta työtä

48 Työn määrittely Työn määrittelyssä tärkeää on, että osat ovat: Hallittavia (vastuut ja omistajuus saadaan kohdistettua) Toisistaan riittävän riippumattomia (rajapintoja muihin tekijöihin mahdollisimman vähän) Oleellisia kokonaisuuden kannalta (kokonaisuus hahmottuu osiensa yhdistelmänä) Mitattavia (etenemistä voidaan seurata)

49 Työn ositus Projektin laajuuden hallitsemiseksi on syytä jakaa projekti pienempiin, paremmin hallittaviin osakokonaisuuksiin Projekti jaetaan ensin tehtäväkokonaisuuksiin ja tehtäväkokonaisuudet pienemmiksi osiksi ja tehtäviksi Työn ositus tulisi jäsentää niin, että se edistää työn suunnittelua, toteutuksen seurantaa, kustannusseurantaa ja projektiryhmän johtamisen tavoitteita

50 Projektinhallinta dokumentaationa Lomakkeet - projektikuvaus, väliraportti Ohjeet - projektin suunnitteluohje Tarkistuslistat tai työpohjat - tarkistuslista, sopimusrunko Suunnittelun ja seurannan tekniikat - aikataulu, resurssien ja kustannusten hallintaa: Gantt-kaavio, S-käyrä, kriittisen polun menetelmä, tehtäväverkko Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

51 Riskienhallinta Tunnistetaan riskit: Mikä projektissa voisi mennä pieleen? Valitaan arvioitavat riskit: Mitkä niistä ovat todennäköisimmät ja vaikutukseltaan vakavimmat? Mietitään ennakoimista: Mistä ko. riskit syntyvät ja miten ne voisi ehkäistä? Sovitaan ehkäisevistä toimenpiteistä: Mitkä toimenpiteistä toteutetaan ja missä kohdin otetaan tietoinen riski? Varaudutaan toteutuviin riskeihin: Miten toimitaan, jos riskit toteutuvat?

52 2

53 Projektinhallinnan näkökulmasta: Mikä meni pieleen?

54 Mikä meni pieleen? Rakennuttamisesta vastannut konsulttiyritys ei pitänyt aikataulusta kiinni Tiedonkulku oli katkonaista ja avoin kommunikaatiokulttuuri puuttui Julkisuudenhallinta Testauksille varattu epärealistinen aikataulu Sidosryhmät (virkamiehet, poliitikot) eivät olleet kartalla Rakennusalan riitaisa kulttuuri

55 Onnistuneen projektin tunnusmerkit Projekti saavuttaa ajalliset, laadulliset ja kustannukselliset tavoitteet (projektin rajoitteet) Asiakas on tyytyväinen projektin lopputulokseen Projekti saavuttaa asetetun päämäärän Projektin onnistumista ei ole aina helppo mitata

56 Sidosryhmät

57 Sisäiset sidosryhmät Ulkoiset sidosryhmät Projektitiimi Asiakkaat/ käyttäjät Media Projektin sponsori Projektijohtaja Sisäiset asiakkaat Asiantuntijat Yhteiskunta

58 Tyypilliset sidosryhmät Projektipäällikkö Projektiorganisaatio Projektiryhmä Projektin toteuttavan yrityksen organisaatioyksikkö Asiakas Tilaaja Sponsori tai projektin omistaja Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta. Toimittajat/palveluntarjoajat Viranomaiset Rahoittajat Media Yhteiskunta

59 Projektin asiakas Projektilla on aina asiakas, olipa kyse ulkoisesta toimitusprojektista tai sisäisestä investointiprojektista Projektin asiakas on useimmiten yritys, jota saattaa edustaa nimetty henkilö tai jokin tietty ryhmä Asiakas ja asiakkaan tarve on useimmiten syy koko projektin harkinnalle ja toteutumiselle Ulkoisessa toimitusprojektissa asiakasta kutsutaan usein tilaajaksi Oman yrityksen sisäisessä investointiprojektissa asiakas on yleensä projektin sponsori tai omistaja Lähde: Artto, K et al. (2006). Projektiliiketoiminta.

60 Sidosryhmät ovat yksilöitä, ryhmiä tai organisaatioita, joihin projekti voi vaikuttaa tai jotka voivat vaikuttaa projektiin.

61 Sidosryhmien sitouttaminen Hyvä viestintäilmapiiri Aikaisempi luotettava yhteistyö Synergiaedut, osaamisen jakaminen Näkyvä ja koettu laatu Projektijohtajan ammattitaito ja hyvä asenne

62 Vaikutusvalta Pidä tyytyväisenä Pidä lähellä ja hyvin informoituna Seuraa (minimipanos) Pidä informoituna Sitoutuneisuus Lähde: Eden, C. & Ackermann, F. (1998). Making Strategy: The Journey of Strategic Management.

63 Automaatio ja projektinhallinta

64

65 Markkinoinnin automaatio Järjestelmiä joiden tarkoituksena on tehostaa ja automatisoida jatkuvasti toistuvia markkinoinnin prosesseja, luokitella liidejä ja pitää yllä potentiaalisten asiakkaiden mielenkiintoa Sähköpostimarkkinointi, verkkosivujen analytiikka, kampanjasivujen ylläpito, pikaviestintä, verkkolomakkeiden ylläpito, askiakkuudenhallinta (CRM) Henkilöstön työajan vapautumista toistuvista asiakasviestinnän ja kampanjanhallinnan rutiineista Automatisointi = skaalautuvuus

66

67

68 Lähde: Järvinen, J. & Taiminen, H. (2015). Harnessing marketing automation for B2B content marketing.

69

70 Fintech - finanssiala murroksessa Uudet teknologiat kuten lohkoketjut, tekoäly ja avoimet rajapinnat mullistavat nyt pankkitoimintaa Pankit etsivät uusia kumppaneita kasvuyrityksistä - tulevaisuudessa startuppien on mahdollista tarjota palveluita joihin isot pankit eivät pysty ja jotka eivät niitä kiinnosta, mutta pankit ovat taustalla tarjoamassa ratkaisuja, näin syntyy uusia palveluiden markkinapaikkoja Palveluiden demokratisoituminen Globaalisti investoinnit fintech-yrityksiin kolminkertaistuvat vuodessa Avoimuus, digitaalisuus, läpinäkyvyys, tehokkuus

71

72

73 Ulkoistettu asiakaspalvelu Tekoäly ja robotiikka osana asiakaspalvelua - vähentää asiakaspalvelijoiden töitä, kerää tietoa asiakkaista ja palvelutapahtumista, mahdollistaa palvelun personoinnin Robotiikan avulla asiakasrajapinnan toistuvia manuaalisia työvaiheita (tarjoukset, tilaukset, toimituksenseuranta) voidaan automatisoida Tiedot siirtyvät ajantasaisesti tietokannasta tai järjestelmästä toiseen Tekoäly ei tee asiakaspalvelusta vähemmän ihmisläheistä, vaan mahdollistaa entistä henkilökohtaisemman ja tehokkaamman palvelun

74

75 2011

76

77

78 Projektimallit

79 Mihin projektimallia tarvitaan? Projektimallin avulla jokaista projektia johdetaan yhtenäisellä tavalla alusta loppuun Kuvaa projektin elinkaaren vaiheet Määrittelee roolit riittävällä tarkkuudella Projektin eri toimijat tietävät omat vastuunsa ja tehtävänsä projektissa Johtamisen teho kasvaa Projektimalli tuo ryhtiä ja selkeyttä projektin toteuttamiseen

80 Mitä hyötyä projektimallin käytöstä on? Taloudellinen näkökulma Projektien kestot lyhenevät, hyödyt nopeammin käyttöön Projektien onnistumisaste kasvaa Kustannukset pienenevät Turhat riskit vähenevät Asiakasnäkökulma Asiakas saavat selkeän näkökulman prosessista ja kehitystyöstä Asiakasohjautuvuus kasvaa Asiakastyytyväisyys kasvaa, kilpailuasema paranee Asiakas tunnistaa omat vastuunsa

81 Mitä hyötyä projektimallin käytöstä on? Sisäisten prosessien näkökulma Ihmiset ymmärtävät paremmin toisiaan, kun toimintamallit ovat selkeät Organisaatiossa syntyy vähemmän resurssikonflikteja Kommunikaatio tehokkaampaa Oppimisnäkökulma Projektitiimin jäsenet jaksavat paremmin Kyky reagoida muutoksiin kasvaa Projektiosaaminen kehittyy

82 Klassiset mallit

83 Vesiputousmalli Vaiheellinen ohjelmistotuotantoprosessi, jossa suunnittelu- ja toteutusprosessi etenee vaihe vaiheelta alaspäin kuin vesiputouksessa Winston W. Royce (1970-luvulla) Vesiputousmallin juuret ovat valmistusprosesseissa; hyvin strukturoituja ja vaiheistettuja prosesseja, joissa muutokset aiempiin vaiheisiin olivat joko hyvin kalliita tai jopa mahdottomia

84 Vesiputousmalli Analyysi 3. Suunnittelu 4. Ohjelmointi 5. Testaus Käyttöönotto

85 Ketterät mallit

86 Lean-toimintatapa Lean-termi tulee Lean Manufacturing-mallista, jonka Toyota teki kuuluisaksi Pyrkimyksenä hukkatyön (waste) poistaminen Saavutetaan laatua, nopeutta ja asiakasorientoituneisuutta Leanissa eliminoidaan kaikki, mikä ei lisää arvoa Työskennellään ainoastaan niiden asioiden parissa, jotka on ehdottomasti tehtävä sillä hetkellä Antaa paljon arvoa tiimin toimimiselle yksikkönä Tiimille luodaan puitteet toimia tehokkaasti ja luotetaan tiimin osaamiseen halutun lopputuloksen saavuttamisessa

87 Toyota Poduction System Arvon määrittämisen perustuminen asiakkaan näkemykseen Arvoketjun tnnistaminen ja kaiken arvoa tuottamattoman toiminnan poistaminen Arvoketjun perustaminen asiakkaan tarpeisiin perustuvaan imuohjaukseen Työntekijöiden osallistaminen kehittämiseen Toiminnan jatkuva kehittäminen Lähde: Womack, James P; Jones, Daniel T & Roos, Daniel. (1991). The Machine That Changed the World: The Story of Lean Production.

88 Hukkatyön karsiminen 7 Wastes of Lean Ylituotanto (overproduction) Odottelu ja viivästykset (waiting) Tarpeeton kuljettaminen (transporting) Varastoiminen (inventory) Ylikäsittely (overprocessing) Laatuvirheet (defects) Tarpeeton liikkuminen (motion)

89 Waste is anything other than the minimum amount of equipment, materials, parts, space, and workers time, which are absolutely essential to add value to the product. -Soichiro Toyoda

90 Agile-menetelmä Ketterä projektinhallinta malli Iteratiivinen kehittäminen Perustuu ohjelmistokehittämisen malleihin Vastaa klassisia malleja paremmin yllättäviin tekijöihin Asiakastyytyväisyys keskiössä Päivittäinen yhteistyö projektitiimissä Itsestäänohjautuvat tiimit

91 Agile-manifesti Yksilöitä ja kanssakäymistä enemmän kuin menetelmiä ja työkaluja Toimivaa ohjelmistoa enemmän kuin kattavaa dokumentaatiota Asiakasyhteistyötä enemmän kuin sopimusneuvotteluja Vastaamista muutokseen enemmän kuin pitäytymistä suunnitelmassa Lähde: Agile Manifesto.

92

93 Lähde: Kniberg, H. (2017). Crisp.se.

94 Mikä on scrum? Scrum on viitekehys, jossa ihmiset voivat ratkaista monimutkaisia ongelmia kehittäessään tuotteita tuottavasti ja luovasti mahdollisimman korkealla lisäarvolla Scrumia on hyödynnetty monimutkaisten tuotteiden kehittämiseen 1990-luvun alusta lähtien Scrum ei ole tuotekehitysprosessi tai -tekniikka, vaan paremminkin viitekehys, jonka sisällä voi käyttää useita erilaisia prosesseja ja tekniikoita Scrum tekee tuotehallinnon ja - kehityksen menetelmien vaikutukset näkyviksi, jotta menetelmiä voidaan parantaa Lähde: Schwaber, K. & Sutherland, J. (2013). The Scrum Guide - Scrumin määritelmät ja säännöt..

95 Scrumin taustateoria Scrum perustuu empiriiseen prosessinhallintateoriaan Empirismin mukaan tieto perustuu kokemukseen ja päätösten tekemiseen tunnettujen tosiasioiden pohjalta Scrum hyödyntää iteratiivis-inkrementaalista (toistavaa ja lisäävää) lähestymistapaa ennustettavuuden optimoimiseen ja riskien kontrolloimiseen Lähde: Schwaber, K. & Sutherland, J. (2013). The Scrum Guide - Scrumin määritelmät ja säännöt..

96 Scrumin roolit ja tapahtumat Tuoteomistaja Scrum Master Kehitystiimi Sprintti Sprintin suunnittelu Päiväpalaveri Sprintin katselmointi Tuoteversio Prototyyppi

97 Scrum-peruspilarit Läpinäkyvyys (Transparency) Tarkastelu (Inspection) Sovittaminen (Adaption)

98 Scrum-viitekehys SPRINTTI KEHITYSPROJEKTI TYÖLISTA Intensiivinen kommunikointi ja yhteistyö ESITELTÄVÄ LOPPUTUOTE

99

100 Scrum-palavereihin osallistuu kaikki projektitiimin jäsenet. Scrum-mestari kysyy seuraavat kysymykset, joihin tiimin jäsenet vastaavat kerrallaan: Sprintin suunnittelu (Sprint planning) Scrum-mestari Ei ole perinteinen projektijohtaja vaan fasilitoija Vastuussa aikataulusta ja häiriötekijöiden poistamisesta Voi olla vaihtuva rooli tiimissä Mikä on sprintin tavoite? Mitä on työlistalla? Päiväpalaveri (Daily scrum) Mitä teit edellisen päivän aikana? Mitä aiot tehdä seuraavan päivän aikana? Mitkä asiat estävät etenemistä? Sprintin katselmointi (Sprint review) Mitä teit edellisen päivän aikana? Mitä aiot tehdä seuraavan päivän aikana? Mitkä asiat estävät etenemistä?

101 Co-Creation

102 Co-creation, yhteiskehittely Co-creation on tuotteen tai palvelun kehittämistä yhdessä sen mahdollisten tulevien käyttäjien eli potentiaalisten asiakkaiden kanssa Teknologinen kehitys entistä nopeampaa, informaatio ja ihmiset liikkuvat vapaasti ja asioita on vaikea kontrolloida Yritykset eivät luo lopullista arvoa asiakkaalle, vaan niiden tarjoamat palvelut ovat osatekijä asiakkaan omassa toiminnassa, josta muodostuu arvoa asiakkaalle Customer perceived value Asiakkaan kokema arvo

103

104

105 Konsultteja ja projektipäällikköjä

106 Tiimidynamiikka

107 Ryhmän kehitysvaiheet Mudostuminen (forming) 3. Kuohunta (storming) 4. Yhdenmukaistuminen (norming) Lähde: Tuckman, B. W. (1965). Developmental sequence in small groups. 5. Yhteistyö (performing) Lopetus (adjourning)

108 I = introvertti, E = ekstrovertti Myers-Briggs S = tosiasiallinen, N = intuitiivinen T = ajatteleva, F = tunteva J = harkitseva, P = spontaani

109 Myers-Briggsin tyyppi-indikaattori Psykologinen indikaattori, joka kuvaa ihmisen persoonallisuutta neljän ulottuvuuden avulla Kolme ulottuvuuksista peräisin Carl Jungilta (1921) Indikaattori kehitti Katherine Briggs tyttärensä Isabel Myersin kanssa toisen maailmansodan jälkeen Jakaa väestön 16 toisistaan poikkeavaan persoonallisuustyyppiin, joilla on tiettyjä toisistaan erottavia ominaisuuksia siinä kuinka ihmiset havaitsevat asioita ja millä perusteilla ihmiset tekevät päätöksiä

110 Takoja Kokooja Keksijä Belbinin roolit Tiedustelija Arvioija Asiantuntija Diplomaatti Tekijä Viimeistelijä

111 Belbinin roolit Meredith Belbinin (1970-luvulla) teoria työyhteisön rooleista, ihmisillä on taipumus erilaisiin rooleihin Tiimin suorituskyky on parhaimmillaan, kun selkeät roolit ja vastuut Belbinin rooleja käytetään tasapainoisempien tiimien luomiseen Liian monta saman vahvuuden omaavaa roolia voi kehittää kilpailua tiimin sisällä A tendency to behave, contribute and interrelate with others in a particular way.

112 Digitaaliset työkalut

113 80/20 Pareto-periaate

114 Kanban-taulu TO DO U LA RA KO R A M I N TO NI I HE DOING DONE

115

116

117

118

119 Digitaaliset työkalut ja kollaboraatio

120 Mitä digitaalisia työkaluja olet käyttänyt?

121 Projektinhallinnan trendit 2017

122 1. Ketterä kehitys osana organisaatioita Kaikki organisaation osat heräävät projektinhallinnan hyötyihin Projektityö läheisemmin yhteydessä myyntiin - huolenpitoa myös asiakkaan palveluista Organisaatioissa vähemmän hierarkiaa ja enemmän näytönpaikkoja

123 2. Projektinhallinnan digitaaliset työkalut kehittyvät Mobile first Yhteistyö Mitattavuus

124 3. Tunneäly merkittävä voimavara Emotional intelligence (EQ) Kyky tunnistaa tunteiden merkityksiä ja käyttää tietoa hyväksi ongelmanratkaisussa Osallistaminen johtaa tehokkuuteen Palvelumuotoilu ja empatia

125 Projektitehtävä

126 Toimialat murroksessa

127 Toimialat murroksessa Monet perinteiset toimialat ovat digitaalisen murroksen kynnyksellä tai digitaalinen murros on jo kovaa vauhtia käynnissä Digitaalinen murros on saanut alkunsa asiakkaiden muuttuneista odotuksista ja teknologioiden mahdollisuuksista palvella heitä paremmin Markkinointi, myynti, tuote- ja palvelukehitys, asiakaspalvelu, sisäinen ja ulkoinen viestintä, talous- ja henkilöstöhallinto, rekrytointi

128 Projektitehtävä Tavoitteena on hahmottaa ja harjoitella projektinhallinnan ja viestinnän keskeisiä teemoja Sinun ja projektitiimisi tehtävänä on luoda uusi viestintäkonsepti, joka vastaa valitsemanne yrityksen tarpeita, jotka on määritelty tehtävänannossa Projekti on konseptointitehtävä, jossa tehdään taustatutkimusta sekä viestitään niin tiimin sisällä kuin eri sidosryhmille Tehtävä edellyttää hyvää perehtyneisyyttä valittuun yritykseen ja digitaalisiin viestintäkanaviin Oleellisena osana projektia on taustatutkimus, yritysanalyysi ja digitaalisen viestinnän merkitys liiketoiminnalle

129

130 Miten Elämyslahjat voi hyödyntää kuva- ja video-viestintä palveluita?

131 Minkälaista viestinnällistä sisältöä tulisi tuottaa inbound-markkinoinnin tueksi?

132 Miltä näyttää tulevaisuuden työpaikkailmoitus?

133 Mikä viestintäkanava ja -tapa tavoittaa parhaiten nuoret, kaupungissa asuvat kuluttajat (19-25v.) vihannesmarkkinoilla?

134 OLLGCT

135 Projektinhallinta-testi

136 Projektinhallinta-testi 10% Projektinhallinta-testi toteutetaan MyCoursesissa omalla ajalla. Testissä on 20 monivalintakysymystä ja aikaa vastata on 60 minuuttia. Valitse aina vaihtoehto, joka on eniten oikea. Testi käsittelee kirjan Artto, K.A., Martinsuo, M. and Kujala, J., Projektiliiketoiminta (Vol. 2). WSOY. kappaletta 2. Projektiliiketoiminnan lähtökohdat (s ) sisältöjä, sekä ensimmäisellä luennolla käsiteltyjä sisältöjä.

137

138 Pienryhmissä: Projektin suunnittelu