Toiminnantarkastus - Näin se tehdään

Transkriptio

1 Toiminnantarkastus - Näin se tehdään Matti Heinonen KTM HTM Taloyhtiö 2013, Messukeskus Huom! Esitelmä ja tarkistuslistat ovat tulostettavissa osoitteesta Copyright: Audians 1

2 Toiminnantarkastuksen tavoitteet Toiminnan läpinäkyvyyden / luottamuksen lisääminen Hallinnon ja taloudenpidon asianmukaisuuden toteaminen Lausunnon antaminen toiminnantarkastuskertomuksessa Huom.! Toiminnantarkastus palvelee ennen muuta taloyhtiön osakkaiden tiedontarpeita Copyright: Audians 2

3 Toiminnantarkastuksen kohteet Yhtiön hallinnon järjestäminen Kirjanpidon ja tilinpäätöksen asianmukaisuus Asunto-osakeyhtiölain noudattaminen Johdon saamien etuuksien ja lähipiiritoimien asianmukaisuus Osakkeenomistajien yhdenvertaisen kohtelun toteutuminen Copyright: Audians 3

4 Toiminnantarkastuksen luonne Tarkastus on ns. laillisuustarkastusta: Toiminnantarkastaja pyrkii varmentamaan, että taloyhtiön ja sen johdon toiminta on ollut AOYL:n, yhtiöjärjestyksen ja yhtiökokousten päätösten mukaista Yhtiön johdon päätösten ja toimien tarkoituksenmukaisuuden arviointi ei kuulu toiminnantarkastajan tehtäviin! Copyright: Audians 4

5 Toiminnantarkastajan osaaminen Laissa ei erityisiä osaamis- tai kokemusvaatimuksia toiminnantarkastajalle Käytännössä taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus tulee olemaan hyvin vaihtelevaa Toiminnantarkastajan tulee siitä huolimatta pystyä ottamaan luotettavasti kantaa siihen, onko taloyhtiön hallinto hoidettu ja tilinpäätös ja toimintakertomus laadittu asianmukaisesti Copyright: Audians 5

6 toiminnantarkastajan osaaminen Toiminnantarkastajan rajoitettu osaaminen on huomioitu mm. toiminnantarkastuskertomuksen sisältövaatimuksissa (vrt. tilintarkastuskertomus): Tilintarkastaja ottaa kantaa siihen, onko tilinpäätös laadittu kaikilta olennaisilta osiltaan oikein Toiminnantarkastaja ottaa kantaa siihen, sisältääkö tilinpäätös ja toimintakertomus olennaisilta osin niissä esitettäväksi säädetyt tiedot Copyright: Audians 6

7 Toiminnantarkastajan perustiedot Hallinto (AOYL) Toimivalta (Yhtiökokous Hallitus - Isännöitsijä) Yhdenvertaisuusperiaate Yhtiön johdon vahingonkorvausvelvollisuus Talous Suorite- vs. maksuperiaate Vuosikulu vs. aktivointi (peruskorjaus / -parannus) Rahastointimenettely Asuintalovaraus Copyright: Audians 7

8 Hyvä toiminnantarkastustapa Hyvä toiminnantarkastustapa vasta muotoutumassa Yhtäläisyyksiä hyvän tilintarkastustavan kanssa: Objektiivisuus Riippumattomuus Olennaisuus Riskilähtöinen tarkastus -> Tarkastustoimenpiteissä painotetaan niitä asioita, joissa olennaisen virheellisyyden riski on suurin! Copyright: Audians 8

9 Toiminnantarkastajan käytännön dilemmat Miten suorittaa tarkastus riittävän huolellisesti, kun tarkastukseen käytettävissä oleva aika on rajoitettu? Kuinka laajana toiminnantarkastus pitäisi suorittaa? Missä järjestyksessä asioita tarkastetaan? Millä kriteereillä toimintaa arvioidaan? Copyright: Audians 9

10 Step-by-step lähestymistapa Maallikkotarkastajalle helpointa on suorittaa tarkastus johdonmukaisesti etenevänä vaiheittaisena prosessina > tarkastus tehokasta ja järjestelmällistä Tarkastusprosessi etenee vaiheittain karkeammalta tasolta kohti yksityiskohtatasoa Eri vaiheissa ylöskirjattavilla muistiinpanoilla on keskeinen rooli tarkastusta koossa pitävänä voimana Copyright: Audians 10

11 step-by-step lähestymistapa Prosessin vaiheet läpikäymällä toiminnantarkastaja saa kohtuullisen varmuuden siitä, että Olennaiset tarkastustoimenpiteet on suoritettu Riittävän huolellisuuden vaatimus täyttyy Suoritetut tarkastustoimenpiteet antavat luotettavan perustan tarkastuskertomuksessa esitettävälle lausunnolle Copyright: Audians 11

12 Tilikauden aikainen tarkastus Toiminnantarkastus suoritetaan lähtökohtaisesti kerran vuodessa Tilikauden aikana toiminnantarkastaja voi tutustua mm. taloyhtiön palvelu- ja vakuutussopimuksiin sekä pelastussuunnitelmaan tehdä havaintoja mm. taloyhtiön informaation kulusta, yhdenvertaisuuden toteutumisesta ja hoito- ja huoltotoiminnan ohjauksen ja seurannan toimivuudesta Copyright: Audians 12

13 Vaihe 1: Tarkastuksen aloittaminen Tarkista, että tilinpäätös on allekirjoitettu! Tarkastusaineiston täydellisyyden varmistaminen (tarkistuslista nettisivuilta!) -> täydennyspyynnöt Yhtiöjärjestyksen määräysten kertaaminen Edellistä tilikautta koskeviin tarkastuskertomuksiin ja pöytäkirjoihin tutustuminen Edelliseltä tilikaudelta siirtyvien tietojen oikeellisuuden tarkistaminen Copyright: Audians 13

14 Vaihe 2: Hallinnon tarkastus Hallinnon tarkastuksessa tarkastetaan Hallinnon järjestämistä Yhtiön johdon toiminnan lainmukaisuutta Vaiheessa 2 toiminnantarkastaja tarkastaa Yhtiökokouksen päätöksentekoa (yhtiökokouspöytäkirjojen läpikäynti) Hallituksen toimintaa ja päätöksentekoa (hallituksen kokouspöytäkirjojen läpikäynti) Kaupparekisteritietojen ajantasaisuuden Copyright: Audians 14

15 Vaihe 2: Hallinnon tarkastus - erityisen tärkeää Osakkeenomistajia on kohdeltu tasavertaisesti, yhdenvertaisuutta ei ole loukattu Hallitus ja isännöitsijä ovat toimineet toimivaltansa puitteissa Hallitus ja isännöitsijä ovat toimineet huolellisuusja valvontavelvoitteidensa mukaisesti Esteellisyyskysymykset on huomioitu hallituksen kokouksissa ja päätöksissä Copyright: Audians 15

16 Vaihe 3: Toimintakertomus, tuloslaskelma, tase, liitetiedot Toiminnantarkastaja etsii vastausta seuraaviin kysymyksiin: Sisältävätkö toimintakertomus, tuloslaskelma, tase ja liitetiedot olennaisilta osin niissä esitettäväksi säädetyt tiedot? Antavatko tilinpäätös ja toimintakertomus osakkeenomistajille riittävästi tietoa ajatellen tulevaa yhtiökokouskäsittelyä? Copyright: Audians 16

17 toimintakertomus, tuloslaskelma, tase, liitetiedot Tarkastusprosessille on luonteenomaista, että yksittäinen tarkastettava asia tarkastetaan siinä vaiheessa, kun tarvittavat tiedot ovat esillä -> esim. tuloslaskelman poistot tarkistetaan taseen ja taseerittelyjen tarkastamisen yhteydessä Luotettavinta tarkastusaineistoa ovat ulkopuolisilta tahoilta saadut vahvistukset (pankkitilien ja lainojen saldotodistukset, kiinnityksiä koskevat rasitustodistukset ja pankin vakuustodistukset) Copyright: Audians 17

18 Vaihe 3a: Toimintakertomus erityisen tärkeää Toimintakertomus sisältää vähintään kaikki lakisääteiset tiedot Tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen Arvio yhtiön todennäköisestä tulevasta kehityksestä Tiedot yhtiön omaisuuteen kohdistuvista pysyvistä rasitteista ja kiinnityksistä Hallituksen esitys yhtiön voittoa koskeviksi toimenpiteiksi Copyright: Audians 18

19 Vaihe 3b: Tuloslaskelma erityisen tärkeää Tuloslaskelma on esitetty ns. kiinteistökaavan muodossa Tulot ja menot on esitetty tilinpäätöksessä suoriteperiaatteella (erityisesti hoitovastikkeet) Ylimääräisten hoitovastikkeiden periminen on perustunut yhtiökokouksen valtuutukseen Tuloslaskelman osoittaessa voittoa yhtiöllä on vähintään sama määrä vahvistettuja tappioita Copyright: Audians 19

20 Vaihe 3c: Taseen vastaavat erityisen tärkeää Taseen vastaavaa ja vastattavaa puolien loppusummat täsmäävät Aktivointipakon alaiset pitkävaikutteiset menot on aktivoitu Tehdyt poistot ovat enintään EVL:n maksimipoistojen suuruiset Pankkitilien saldot täsmäävät pankin antamaan todistukseen tai tiliotteisiin Copyright: Audians 20

21 Vaihe 3d: Taseen vastattavat erityisen tärkeää Rahastoinnit perustuvat yhtiökokouksen päätöksiin eikä niihin liity veroriskiä Rahastoinneista on yhtiökokouksen tilikauden aikainen päätös Tulevia korjauksia varten kerätyt ja rahastoidut vastikevarat (esim. korjausvastike) ovat tallessa Pankkilainoista tilinpäätöksessä esitetyt tiedot täsmäävät pankin antamiin todistuksiin Copyright: Audians 21

22 Vaihe 3d: Rahastointi usein väärinymmärretty käsite Mitä rahastot eivät ole? Rahastot eivät ole tallessa olevia varoja, joita tarpeen tullen käytetään erilaisten hankkeiden rahoittamiseen rahastoja purkamalla Mitä rahastot ovat? Rahastot ovat verottajan hyväksymä kirjanpidollinen tapa käsitellä osakkailta isojen hankkeiden rahoittamiseksi kerättyjä varoja verovapaina tuloina Osakkailta kerätyt varat ovat taloyhtiölle lähtökohtaisesti veronalaista tuloa yhtiökokous voi kuitenkin päättää, että ne käsitellään tilinpäätöksessä verovapaina oman pääoman sijoituksina Tilinpäätöksessä näkyvät rahastoidut määrät on useimmiten jo käytetty urakkamenojen tai lainanlyhennysten maksamiseen lukuun ottamatta ennakkosäästämistä ne eivät ole enää tallessa Copyright: Audians 22

23 Vaihe 3e: Liitetiedot erityisen tärkeää Tiedot kiinteistöä rasittavien kiinnitysten ja panttikirjojen kokonaismäärästä täsmäävät ns. rasitustodistuksen tietoihin Tiedot pankin hallussa olevista panttikirjoista täsmäävät pankin antaman todistuksen tietoihin Vapaana olevien panttikirjojen säilytys on järjestetty luotettavalla tavalla Huom.! AsOy:t antavat liitetiedot lyhennettyinä Copyright: Audians 23

24 Vaihe 4: Tasekirjan muiden osien tarkastaminen Talousarviovertailu Vastikelaskelmat Luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoitukset Copyright: Audians 24

25 Vaihe 4a: Talousarviovertailu erityisen tärkeää Talousarviovertailu perustuu yhtiökokouksen hyväksymään talousarvioon Hallitus ja isännöitsijä ovat toimineet yhtiökokouksen hyväksymän talousarvion puitteissa Copyright: Audians 25

26 Vaihe 4b: Vastikelaskelmat erityisen tärkeää Hoito-, pääoma- ja erityisvastikkeista on laadittu omat vastikelaskelmansa Kukin vastikelaskelma sisältää vain kyseiseen laskelmaan kuuluvia tuloja ja menoja Vastikelaskelmat sisältävät tarkistuslaskelman, jossa vastikelaskelmien yhteissumma täsmää taseen puolelta laskettuihin tietoihin Osakkaiden yhdenvertaisuutta ei ole loukattu vastikeperinnässä Copyright: Audians 26

27 Vaihe 4b: Yhdenvertaisuuden loukkauksia vastikeperinnässä Vastikeperinnässä ei noudateta yhtiöjärjestyksen määräyksiä vastikkeiden maksuperusteista (esim. ns. neliöjyvitykset) Hoito- ja rahoitusvastikejäämien ristiinmeno paljastaa vastikkeita käytetyn muuhun tarkoitukseen kuin mihin ne on kerätty (esim. rahoitusvastikkeita on käytetty hoitotalouden menojen kattamiseen) Hanke- ja lainaosuudet eivät ole määräytyneet yhteneväisin perustein Hoito- ja pääomavastikkeiden määräytyminen eri maksuperustein erityisen hankala asetelma Copyright: Audians 27

28 Vaihe 4c: Tilinpäätöksen päiväys ja allekirjoitus Tilinpäätös ja toimintakertomus tulee olla laadittu 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittaa allekirjoituspäivänä toimi- ja päätösvaltainen hallitus sekä päävastuullinen isännöitsijä Copyright: Audians 28

29 Vaihe 5: Muu talouden tarkastus Tarkastuksen painopiste siirtyy tilinpäätöskokonaisuudesta yksityiskohtien tarkastamiseen Juoksevan kirjanpidon tarkastaminen (pääkirja, päiväkirja) Tositteiden tarkastaminen Tilinpäätöksen perustuminen kirjanpitoon Veroasioiden hoidon tarkastaminen Lainaosuuslaskennan tarkastaminen Copyright: Audians 29

30 Vaihe 5a: Päivä- ja pääkirja - erityisen tärkeää Hallituksen palkkiot ovat yhtiökokouksen päätösten mukaisia Kiinteistön täysarvovakuutus on voimassa eikä vakuutusmaksu ole erääntynyt Osakkaiden lainaosuussuoritukset on käytetty viipymättä lainan lyhentämiseen Avaava tase täsmää edelliseen tilinpäätökseen Copyright: Audians 30

31 Vaihe 5b: Tositteet - erityisen tärkeää Tositteet on päivätty ja numeroitu Tositteista ilmenevät liiketapahtumat kuuluvat yhtiölle Tositteet on asianmukaisesti hyväksytty Copyright: Audians 31

32 Vaihe 5c: Tp:n perustuminen kirjanpitoon - erityisen tärkeää Kirjausten yhteys tositteesta peruskirjanpitoon (päiväkirja) ja pääkirjanpitoon (pääkirja) sekä pääkirjanpidosta tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa Copyright: Audians 32

33 Vaihe 5d: Veroasioiden hoito - erityisen tärkeää Edelliseltä vuodelta on tarvittaessa tehty veroilmoitus Yhtiön on hoitanut mahdolliset työnantajavelvoitteensa Copyright: Audians 33

34 Vaihe 5e: Lainaosuuslaskenta - erityisen tärkeää Vastaanotetut lainaosuudet perustuvat asianmukaisesti laadittuihin lainaosuuslaskelmiin, joissa on huomioitu myös pääomavastikkeen kumulatiivinen yli- tai alijäämä Mahdolliset tilinpäätöshetkelle laaditut lainaosuuslaskelmat täsmäävät pääomavastikelaskelmissa esitettyihin tietoihin Copyright: Audians 34

35 Vaihe 6: Tarkastuksen päättäminen Avoimien asioiden läpikäynti isännöitsijän ja/tai kirjanpitäjän kanssa Tilinpäätökseen tehtyjen korjausten tarkastaminen Tarkastushavaintojen läpikäynti ja kokonaiskuvan muodostaminen Tilinpäätösinformaation laatu ja riittävyys Olennainen virheellisyys Taloyhtiön johdon toiminta Copyright: Audians 35

36 Vaihe 7: Toiminnantarkastajan raportointi Raportoinnin osa-alueet Toiminnantarkastuskertomus Toiminnantarkastuspöytäkirja Tilinpäätösmerkintä Copyright: Audians 36

37 Vaihe 7a: Toiminnantarkastuskertomus Toiminnantarkastuskertomus osoitetaan osakkeenomistajille Annetaan joko vakiomuotoisena tai mukautettuna Kertomuksen tekee mukautetuksi vakiomuotoisesta lausunnosta poikkeaminen tai huomautuksen antaminen yhtiön johdolle Copyright: Audians 37

38 Vaihe 7a: toiminnantarkastuskertomus Kertomukseen tarkoitus sisällyttää vain sellaisia seikkoja, joilla on olennaista merkitystä päätettäessä tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä Kertomuksessa annettava lausunto voi olla Vakiomuotoinen Ehdollinen (ns. lukuun ottamatta lausunto) Kielteinen Lausunnon antamatta jättäminen Copyright: Audians 38

39 Vaihe 7a: toiminnantarkastuskertomus Toiminnantarkastajan on esitettävä kertomuksessa huomautus, jos yhtiön johto on rikkonut asuntoosakeyhtiölakia tai syyllistynyt sellaiseen huolimattomuuteen, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan Huomautuksen merkityksen arviointi jää yhtiökokoukselle sen harkitessa vastuuvapauden myöntämistä yhtiön johdolle Huomautuksen antamista ja sen muotoilua tulee harkita tarkkaan > keskustelu isännöitsijän ja taloyhtiön mahdollisen tilintarkastajan kanssa erittäin suositeltavaa! Copyright: Audians 39

40 Vaihe 7b: Toiminnantarkastuspöytäkirja Toiminnantarkastuspöytäkirja osoitetaan yhtiön johdolle Tarkoituksena yhtiön johdon informointi luottamuksellisella tavalla -> ei julkinen Pöytäkirjassa esitetään tarkastuksen aikana esille tulleita havaintoja ja pienempiä huomautuksia Hallituksen tulee käsitellä pöytäkirja viipymättä ja ryhtyä toimenpiteisiin tarvittaessa Copyright: Audians 40

41 Vaihe 7c: Tilinpäätösmerkintä Tehdään alkuperäisen tasekirjan allekirjoitussivulle Osoittaa, että toiminnantarkastus on päättynyt ja toiminnantarkastuskertomus annettu Yksilöi, mitä tilinpäätöstä ja toimintakertomusta annettu tarkastuskertomus koskee Suositus, ei lain vaatimus Copyright: Audians 41

42 Kiitos! Matti Heinonen KTM HTM Tmi Audians Huom! Esitelmä ja tarkistuslistat ovat tulostettavissa osoitteesta Copyright: Audians 42