Tarkistuslista. Vaihe 1, Tarkastukseen valmistautuminen. Tilinpäätös ja toimintakertomus on allekirjoitettu.

Transkriptio

1 Tarkistuslista Vaihe 1, Tarkastukseen valmistautuminen Toiminnantarkastuksen valmisteleviin toimenpiteisiin kuuluu tarkastusaineiston täydellisyyden varmistaminen, yhtiöjärjestyksen määräysten kertaaminen sekä edelliseltä tilikaudelta siirtyvien tietojen oikeellisuuden tarkastaminen. Seuraavassa on tarkistuslista vaiheessa 1 suoritet tavista tarkastustoimenpiteistä (tärkeimmät kohdat on korostettu): Tasekirja sisältää ka ikki osat. Tilinpäätös ja toimintakertomus on allekirjoitettu. Tarvittava lisäaineisto on pyydetty ja saatu isännöitsijältä tai kirjanpitäjältä. Voimassa oleva yhtiöjärjestys on luettu. Edellisen tilikauden tasekirja on sidottu. Edellisen tilika uden tiedot ovat siirt yneet oikein tarkastet tavalle til ika udelle. Edellistä tilika ut ta koskevat tarkastuskertomukset (tilintarkastus, toiminnantarkastus) on luettu. Edellistä tilikaut ta koskevat mahdolliset tarkastuspöy täkirjat (tilintarkastus, toiminnantarkastus) on luettu.

2 TARKISTUSLISTA Vaihe 2, Hallinnon tarkastus Hallinnon tarkastuksessa toiminnantarkastaja tarkastaa hallinnon järjestämisen ja sen, että yhtiön johdon toiminta on asunto-osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen ja yhtiökokouspäätösten mukaista. Toiminnantarkastuksen toisessa vaiheessa toiminnantarkastaja tarkastaa hallinnon tutustumalla yhtiökokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjoihin sekä varmistamalla kaupparekisterimerkintöjen ajantasaisuuden. Seuraavassa on tarkistuslista toiminnantarkastuksen vaiheessa 2 suoritettavista tarkastustoimenpiteistä (tärkeimmät kohdat on korostettu): Yhtiökokoukset: Yhtiökokousten pöytäkirjat on luettu. Yhtiökokousten pöytäkirjoissa on asianmukaiset allekirjoitukset. Varsinainen yhtiökokous on pidetty kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiökokous menet telyssä on noudatet t u m uotomääräyksiä ja päätökset on tehty asianmukaisesti. Osa kkeeno m istaj ia on kohdelt u päätöksissä tasaverta i- sesti eikä heidän yhdenvertaisuuttaan ole loukattu.

3 Tiedot yhtiökokouksen päättämistä asioista on esitetty oikein toimintakertomuksessa ja sen liitteissä. Yhtiökokouksen vahvistama talousarvio täsmää talousarviovertailussa esitettyyn talousarvioon. Hallituksen kokoukset: Hallituksen kokousten pöytäkirjat on luettu. Hallituksen kokoukset ovat olleet päätösvaltaisia. Kokouspöytäkirjat on numeroitu, niissä on pöytäkirjan mukaiset liitteet ja ne on asianmukaisesti allekirjoitettu. Hallitus ja isännöitsijä ovat toimineet toimivaltansa puitteissa sekä huolellisuus- ja valvontavelvoitteidensa mukaisesti. Hallituksen ja isännöitsijän toimet ja päätökset eivät ole loukanneet osakkeenomistajien yhdenvertaisuutta. Esteellisyyskysymykset on h uomioitu hallituksen kokouksissa ja päätöksissä. Mahdollinen edelliseltä tilikaudelta annet tu tilintarkastuspöytäkirja on käsitelty viivytyksettä hallituksen kokouksessa ja hallitus on ryhtynyt asiassa toimeen. Yhtiöllä on ajantasainen osakeluettelo.

4 Kaupparekisterin tiedot: Kaupparekisteriote on luettu. Kaupparekisteritiedot ovat ajan tasalla. Mahdolliset päätetyt yhtiöjärjestysmuutokset on ilmoitettu rekisteröitäväksi kaupparekisteriin. Tasekirjan tiedot (yhtiön virallinen nimi, Y-tunnus, tilikausi) täsmäävät kaupparekisterin tietoihin.

5 TARKISTUSLISTA Vaihe 3, Toimintakertomuksen, tuloslaskelman, taseen ja liitetietojen tarkastaminen Toiminnantarkastuksen kolmannessa vaiheessa toiminnantarkastaja käy läpi tasekirjan eri osia sen arvioimiseksi, sisältävätkö tilinpäätös ja toimintakertomus olennaisilta osin niissä esitettäväksi säädetyt tiedot. Seuraavassa on tarkistuslista vaiheessa 3 suoritet tavista tarkastustoimenpiteistä (tärkeimmät kohdat on korostettu): Toimintakertomus: Toimintakertomus sisältää vähintään kaikki lakisääteiset tiedot. Toimintakertomuksen vapaaehtoiset tiedot on esitetty oikein. Tuloslaskelma: Tuloslaskelma on esitetty niin sanotun kiinteistökaavan muodossa. Tuloslaskelma ei sisällä olennaisia selvit tämät tömiä poikkeamia verrattuna talousarvioon ja edelliseen vuoteen.

6 Hoitovastikkeiden suoriteperusteinen kirjaaminen on varmistettu täsmäytyslaskelmalla. Mahdollisten ylimääräisten hoitovastikkeiden perimiseen hallituksella on ollut yhtiökokouksen valtuutus. Mahdollinen asuintalovaraus on tehty säädettyjen rajojen puitteissa (enintään 68 /m 2 /vuosi, minimivaraus ). Mahdollisista luottotappioiden kirjaamisista ja muista saatavien poistamisista hallitus on tehnyt asianmukaiset päätökset. Satunnaisiin eriin on kirjattu vain tavanomaisesta toiminnasta poikkeavia kertaluonteisia ja olennaisia eriä. Tuloslaskelman osoittaessa voittoa yhtiöllä on jäljellä vähintään vastaava määrä verotuksessa vahvistettuja tappioita. Taseen vastaavaa-puoli: Taseen vastaavaa-puolen loppusumma täsmää vastattavaa-puolen loppusummaan. Pitkävaikutteiset menot, joihin kohdistuu aktivointipakko, on aktivoitu. Vuosikuluina kirjattavaksi säädettyjä menoeriä ei ole aktivoitu.

7 Keskeneräinen pitkävaikut teinen hanke on käsitelty tilin päätöksessä keskeneräisenä ja kirjat tu taseen pysyvien vastaavien erään Ennakkomaksut ja keskeneräiset hankinnat. Tehdyt poistot ovat enintään elinkeinoverolaissa määrättyjen maksimipoistojen suuruiset. Til i n päätöksen tiedot vastike- ja vuokra rästeistä täsmäävät vastikereskontran tietoihin. Yhtiön johto seuraa vastike- ja vuokrarästien tilannetta ja rästien perintä on järjestetty asianmukaisesti. Muut saamiset -erään kirjatut saamiset ovat todellisia. Pankkitilien saldot on täsmäytetty pankin antamaan saldotodistukseen tai tiliotteisiin. Mahdollisen käyttötiliin liitetyn luottolimiitin käyttö on esitetty tilinpäätöksessä velkana. Limiitin nostamatonta osaa ei ole kirjattu velaksi. Taseen vastattavaa-puoli: Rahastoinnit perustuvat yhtiökokouksen päätöksiin eikä niihin liity veroriskiä: Rahastoinneista on yhtiökokouksen tilikauden aikainen päätös.

8 Rahastointi on teht y yhtiökokouksen päätöksen mukaisella tavalla. Rahastointia vastaava hanke on aktivoitu taseeseen. Lainanlyhennysrahastoinnin määrä on enintään lainanlyhennysten määräinen. Tulevia korja u ks ia va rten kerät y t ja ra hasto id ut korja usvastikeva rat ovat tallessa. Tuloslaskelmassa esitetty tilikauden voitto (tappio) täsmää taseen omassa pääomassa esitettyyn lukuun. Oman pääoman ollessa negatiivinen toimintakertomuksessa on esitetty selvitys asiasta. Aiempina tilikausina tehdyt asuintalovaraukset puretaan viimeistään 10 vuoden kuluttua varauksen tekemisestä. Pankkilainoista tilinpäätöksessä esitetyt tiedot täsmäävät pankin antamiin lainojen saldotodistuksiin. Tilinpäätöksen tiedot vastike- ja vuokraennakoista täsmäävät vastikereskontran tietoihin. Muut velat -erään kirjatut velat ovat todellisia.

9 Tase-eritte1lyt: Tase-erittelyissä on päiväys ja laatijan allekirjoitus. Liitetiedot: Tiedot mahdollisista pysyvistä rasitteista täsmäävät kiinteistörekisteriotteen tietoihin. Tiedot kiinteistöä rasittavien kiinnitysten ja panttikirjojen kokonaismäärästä täsmäävät tuoreen rasitustodistuksen tietoihin. Tiedot pankin hallussa olevista panttikirjoista täsmäävät pankin antaman vakuuserittelyn tietoihin. Mahdollisten vapaana olevien panttikirjojen säilytys on järjestetty luotettavalla tavalla.

10 TARKISTUSLISTA Vaihe 4, Tasekirjan muiden osien tarkastaminen Toiminnantarkastuksen neljännessä vaiheessa toiminnantarkastaja käy läpi muut, vielä tarkastamatta olevat tasekirjan osat. Seuraavassa on tarkistuslista vaiheessa 4 suoritet tavista tarkastustoimenpiteistä (tärkeimmät kohdat on korostettu): Talousarviovertailu: Talousarviovertailu perustuu yhtiökokouksen hyväksymään talousarvioon. Toimintakertomuksessa on annet tu riit tävä selvitys olennaisista poikkeamista talousarvioon nähden. Hallitus ja isännöitsijä ovat toimineet yhtiökokouksen hyväksymän talousarvion rajoissa. Talousarviovertailun esittämistapa on selkeä. Toteutuneet ja budjetoidut luvut on esitetty vertailukelpoisella tavalla. Vastikelaskelmat: Hoito-, pääoma- ja erityisvastikkeista on kustakin laadittu oma vastikelaskelmansa.

11 Kukin vastikelaskelma sisältää vain kyseiseen laskelmaan kuuluvia tuloja ja menoja. Laskel m ien aloit tavat jää mät täs määvät edell isen til i- kauden lopettavien jäämien kanssa. Vastikelaskelmat sisältävät tarkistuslaskelman, jossa vastikelaskelmien yhteissumma täsmää taseen tietojen pohjalta laskettuun rahoitusasemaan. Osakkaiden yhdenvertaisuus ei ole vaarantunut vastikeperinnässä. Yhdenvertaisuus voi vaarantua varsinkin silloin, jos jokin vastike on merkittävästi alijäämäinen ja samanaikaisesti jokin toinen vastike ylijäämäinen. Kirjanpitokirjat ja tositteet: Luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista sekä nä iden sä ily t ystavoista on m u ka na tasekirjassa. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen päiväys ja allekirjoitus: Tilinpäätös ja toimintakertomus on laadittu neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätöksen on allekirjoittanut allekirjoituspäivänä toimi- ja päätösvaltainen hallitus sekä päävastuullinen isännöitsijä.

12 TARKISTUSLISTA Vaihe 5, Muu talouden tarkastus Toiminnantarkastuksen viidennessä vaiheessa eli muun talouden tarkastamisen yhteydessä toiminnantarkastaja käy läpi juoksevan kirjanpidon tapahtumat ja varmistaa, että tilinpäätös perustuu kirjanpitoon. Lisäksi hän tarkastaa taloyhtiön veroasioiden hoidon ja lainaosuuslaskennan oikeellisuuden. Seuraavassa on tarkistuslista vaiheessa 5 suoritet tavista tarkastustoimenpiteistä (tärkeimmät kohdat on korostettu): Varsinaisen kirjanpidon tarkastaminen, pääkirja: Pääkirjasta ilmenevät tulot, menot ja rahoitustapahtumat kuuluvat yhtiölle. Pääkirjan tulo-, meno- ja tasetilien loppusaldot ovat siirtyneet oikein tilikohtaisesti eriteltyyn tuloslaskelmaa n ja taseeseen ( pistokoe). Yhtiön hall in nassa olevien vuokrah uoneistojen vuosit ta i- set vuokrantarkistukset on pantu toimeen. Hallituksen jäsenille maksetut palkkiot ovat yhtiökokouksen päätösten mukaisia. Isännöintitoimiston kuukausipalkkiot ja muut veloitukset ovat sopimuksen mukaisia.

13 Yhtiön kiinteistön täysarvovakuutus on voimassa tilikauden vaihtuessa eikä vakuutusmaksu ole erääntynyt. Osakkailta vastaanotetut lainaosuussuoritukset on käytetty viipymättä asianomaisen lainan lyhentämiseen. Osakkailta lainanhoitomenoja varten kerättyjä varoja on rahastoitu enintään lainanlyhennysten määrä. Olennaiset jaksotukset (siirtosaamiset, siirtovelat) on kirjattu kirjanpitoon. Lainojen korkojaksotus ei poikkea olennaisesti pankin anta massa lainojen saldotodistuksessa esitet ystä l uvusta. Varsinaisen kirjanpidon tarkastaminen, päiväkirja: Tilinavausviennit eli niin sanottu avaava tase täsmää edellisen tilinpäätöksen vahvistettuun taseeseen. Tilikauden viimeisen päivän viennit ovat asianmukaisia. Tosit teet: Tositteet on päivätty ja numeroitu. Tositteista ilmenevät liiketapahtumat kuuluvat yhtiölle. Tositteet on asianmukaisesti hyväksytty. Muistiotositteet on laadittu asianmukaisesti.

14 Tilinpäätöksen perustuminen kirjanpitoon, kirjausketjun yhtenäisyys ja kirjanpidon kattavuus: Kirjausten yhteys tositteesta peruskirjanpitoon ja pääkirjanpitoon sekä pääkirjanpidosta tuloslaskelmaan ja taseeseen on vaikeuksitta todettavissa. Tilikauden viimeisen päivän tiliot teen kumulatiiviset summatiedot täsmäävät pääkirjan kassatilin summatietoihin. Veroasioiden hoito: Edelliseltä vuodelta on tarvittaessa tehty veroilmoitus. Yhtiö on hoitanut mahdollista omaa henkilökuntaa koskevat t yö na ntaj avelvo it teet (en na ko n pidät ys, sos iaal i- turvamaksu, pakolliset henkilövakuutusmaksut). Hallituksen kokouspalkkioista on suoritet tu ennakon pidät ys. Kiinteistövero ja esimerkiksi mahdollinen oman käytön arvonlisävero on maksettu. Lainaosuuslaskennan oikeellisuus: Vastaanotetut lainaosuudet perustuvat asianmukaisesti laadittuihin lainaosuuslaskelmiin, joissa on huomioitu myös pääomavastikkeen kumulatiivinen yli- tai alijäämä.

15 Mahdolliset tilinpäätöshetkelle laaditut lainaosuuslaskel m at täs m äävät pääo m avastikelaskel m issa es itet t yihin tietoihin. Muut tarkastettavat seikat: Isännöintitoimisto on tarkastanut rutiininomaisesti, että palveluntuottajat kuuluvat ennakkoperintärekisteriin. Isännöintitoimistossa taloushallinnon tehtäviä on mahdollisuuksien mukaan eriytetty eri henkilöille (ns. vaarallisten työyhdistelmien välttäminen). Vaku utuskorva usten ja avustusten hakem inen on järjestetty asianmukaisella tavalla.

16 TARKISTUSLISTA Suurten korjaus- ja uudistushankkeiden tarkastus Suuret korjaus- ja uudistushankkeet voidaan jakaa hallinnolliseen, tekniseen ja taloudelliseen osa-alueeseen. Toiminnantarkastaja keskittyy tarkastuksessaan hankkeen hallinnon ja talouden tarkastamiseen. Seuraavassa on tarkistuslista suuria korjaus- ja uudistushankkeita tarkastettaessa suoritettavista tarkastustoimenpiteistä: Hallinnollinen tarkastus: Päätökset merkittävistä korjauksista ja uudistuksista on tehty yhtiökokouksessa (pl. kiireelliset korjaukset). Suurista korjaus- ja uudistushankkeista päätettäessä on noudatettu yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain mää räyksiä. Hankkeiden toteut tamisesta päätet täessä on teht y asianmukaiset päätökset myös hankkeiden rahoittamisesta ja vakuusjärjestelyistä. Korja us- ja u ud ist usha n kkeiden yhteydessä ei ole lo u- kattu osakkeenomistajien yhdenvertaisuutta. Toiminnantarkastaja on tutustunut hankkeen sopimuksiin tarpeellisissa määrin.

17 Hallitus ja isännöitsijä ovat toimineet toimivaltansa rajoissa: Hankkeen eri vaiheista (suunnittelu, toteutus) on olemassa yhtiökokouksen päätökset ja hallitus ja isännöitsijä ovat toimineet niiden mukaisesti. Hallitus ei ole ylittänyt lainannosto- ja kiinnitysvaltuuksiaan. Hallitus ja isännöitsijä ovat toimineet huolellisuus- ja valvontavelvoit teensa m u ka isesti: Päätökset korjauksista (esim. urakoitsijan valinta) on tehty asianmukaisesti tarjousten pohjalta. Halvimmasta tarjouksesta poikkeamiselle on esitet ty hyväksyttävät perustelut. Hankkeen valvonta on järjestet t y asian m ukaisella tavalla. Merkittävät urakoiden lisätyöt on käsitelty hallituksessa. Rakennusaikaisista ja takuuajan vakuuksista on huolehdittu hankkeen laajuuden edellyttämällä tavalla. Valtion ja ku nnan avust ukset on haet t u määräa ikojen sisällä. Osakas- ja asukastiedottamisen järjestämisestä on huolehdittu asianmukaisesti. Taloudellinen tarkastus: Hankemenojen tilinpäätöskäsittelyssä ei ole tehty virheitä: Aktivointipakon alaisia hankemenoja ei ole kirjattu vuosikuluksi.

18 Vuosikuluina kirjattavaksi säädettyjä menoeriä ei ole aktivoit u. Su u reh ko n vuos ikorja u ksen menoja ei ole käs itelt y til i n- päätöksessä vuosikuluna, jos hankkeen rahoit tamiseksi osakkailta kerätyt varat on samanaikaisesti rahastoitu. Keskeneräinen pitkävaikutteinen hanke on käsitelty tilinpäätöksessä keskeneräisenä ja kirjattu taseen pysyvien vastaavien erään Ennakkomaksut ja keskeneräiset hankinnat. Toiminnantarkastaja on tutustunut valmistuneen hankkeen loppuasiakirjoihin tarpeellisissa määrin. Osakkaat ovat saaneet riittävästi informaatiota hankkeesta: Hankkeesta on laadittu hankerahoituslaskelma, jos hanke ajoittuu kahdelle tai useammalle tilikaudelle tai hanke on rahoitettu yhtiön ottamalla lainalla, josta osakkailla on ollut mahdollisuus maksaa pois oma osuutensa ennen lainan nostamista tai sen muuttamista pääomavastikelainaksi. Hankera hoit uslaskel massa esitet y t tiedot vastaavat tuloslaskelmassa, taseessa ja toimintakertomuksessa esitettyjä tietoja. Olennaiset poikkeamat hankebudjetista tai osakkaille tilikauden aikana jaetuista tiedotteista on selvitetty toimintakertomuksessa.

19 Hankkeen maksuosu udet jakaant uvat oikein osakka iden kesken: Hankeosuussuoritukset perustuvat hankeosuuslaskelmaan. Hankeosuuksien maksurasitus jakaantuu osakkeenomistajille yhtiöjärjestyksessä määrättyjen maksuperusteiden mukaisesti. Hallitus on ryhtynyt asianmukaisiin toimenpiteisiin, jos hankeosuus on peritty liian pienenä tai suurena. Yhtiölainan ja hankeosuuksien maksajien maksuosuudet ovat samansuuruiset. Vastikelaskel m at o n laad it t u o ikei n; ho ito- ja pääo m a- vastikkeella sama maksuperuste: Erillisra hoitet tavien korjaus- ja u udist ushankkeiden hankeaikaiset ta pahtumat (m m. hankemenot, hankeosuussuoritukset ja lainojen nostot) on sisällytetty hoitovastikelaskel maa n. Vastikelaskel m at o n laad it t u o ikei n; ho ito- ja pääo m a- vastikkeella eri ma ks u peruste: Hoitovastikelaskelma sisältää vain hoitovastikeperusteella katettavaksi kuuluvia menoja. Pääomavastikeperusteella katettavaksi kuuluvista pitkävaikutteisista menoista ja niiden rahoituksesta on laadittu o ma vastikelaskel ma nsa ( pääo mavastikeperustei nen ha n- kevastikelaskel ma). Pääomavastikeperusteinen hankevastikelaskelma ei sisällä mitään juoksevan hoitotalouden puolelle kuuluvia eriä.