Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Maakuntaliiton virasto, Mikonkatu 5, Mikkeli, kokoushuone Piällysmies.

Transkriptio

1 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Tarkastuslautakunta Kokousaika kello 14:00-15:40 Kokouspaikka Maakuntaliiton virasto, Mikonkatu 5, Mikkeli, kokoushuone Piällysmies Asialista: Otsikko Sivu 13 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Pöytäkirjan tarkastaminen Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Maakuntaliiton talouden suuntaviivat Tilintarkastajan työohjelma vuodelle Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma Tilintarkastussopimuksen jatkaminen tilikaudelle Muut asiat 27

2 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Tarkastuslautakunta Kokousaika kello 14:00-15:40 Kokouspaikka Maakuntaliiton virasto, Mikonkatu 5, Mikkeli, kokoushuone Piällysmies Läsnäolleet: varsinainen jä sen läs nä varajäsen läs nä Ilkka Paatero, pj x Rauni Pietarinen Leena Pekkanen, vpj x Jaakko Väänänen Hannu Auvinen x Marketta Auvinen Anne-Maarit Perälä - Raili Suomi Vesa Himanen x Jarmo Parkkinen Muut: Aki Rusanen JHTT, Oy Audiator Ab, poistui klo x Anita Hahl-Weckström vs.hallinto- ja kehittämisjohtaja x Pentti Mäkinen maakuntajohtaja, poistui klo x Tiina Hämäläinen hallintosihteeri x Asiat Allekirjoitukset Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Ilkka Paatero Tiina Hämäläinen Pöytäkirja on Aika ja paikka: Aika ja paikka: tarkastettu Vesa Himanen Leena Pekkanen

3 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Tarkastuslautakunta Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastuslautakunta Maakuntaliiton hallintosäännön määräyksiä sovelletaan liiton toimielimiin valtuustoa lukuunot tamat ta. Hallinto säännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja pai kassa. Ko kous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö jäse nistä tekee pu heenjohtajalle esityk sen sen pitämisestä. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Ko kouskut sussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Ko kouskutsu ja esityslista lähetetään toimielimen päättämässä määräajassa. Kokouskutsu lä hetetään jäse nille, va rajäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toimieli men päättämällä tavalla. (hal lintosääntö 31) Tarkastussäännön 3 :n mukaan tilintarkastajalla on tarkastuslautakunnan kokouksissa läs näolo- ja pu he oikeus. Läsnäolovelvollisuus lautakunnan kokouksessa on tilintarkastajalla, lautakun nan määräämillä luotta mushenkilöillä ja viranhaltijoilla, jos lautakunta niin päättää. Maakunta hal litus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kuntalain 58 2 momentin mukaan muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puo let jäsenistä on läsnä. Lautakunnan kokouskutsu on lähetetty Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastaminen Tarkastuslautakunta Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. (hallintosääntö 42) Tarkastuslautakunta on kokouksessaan päättänyt, että se valitsee kussakin kokouk sessa kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Tarkastuslautakunta valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Vuorossa ovat Anne-Maarit Perälä ja Leena Pekkanen. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Leena Pekkanen ja Vesa Himanen Anne-Maarit Perälän poissaollessa.

5 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Tarkastuslautakunta Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Tarkastuslautakunta Maakuntaliiton hallintosäännön 5. luvun 33 mukaan asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Tarkastuslautakunta hyväksyy esityslistan kokouksen työjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi.

6 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Maakuntahallitus Tarkastuslautakunta Maakuntaliiton talouden suuntaviivat / /2016 Maakuntahallitus Etelä-Savon maakuntaliiton perussopimuksen mukaan talousarviota ja -suunnitelmaa valmisteltaessa on jäsenkunnille varattava tilaisuus esityksen tekemiseen maakuntaliiton toiminnan kehittämiseksi. Vuosien toiminta- ja taloussuunnitelmaa varten on seutukuntakierros sovittu pidettävästi seuraavasti: klo 9.30 Pieksämäki, Latomo, kokoushuone Holvi 1, Kauppakatu klo Mikkeli klo Savonlinna Tilaisuuksien tarkempi ohjelma ilmoittautumisohjeineen toimitetaan kunnille elokuun alussa. Tilaisuus on tarkoitettu kuntien virkamies- ja luottamushenkilöjohdolle. Lisää vastuita liitoille Maamme hallitus linjasi maakunnille siirrettävät tehtävät ja maakunnan tehtävät kaikkineen tehtäväsiirtojen jälkeen. Valtiovarainministeriön (VM)ja sosiaali- ja terveysministeriön lähettämässä päivätyssä kirjeessä todetaan, että maakuntien toiminnan käynnistämisen esivalmistelusta on perusteltua sopia uudistusten aikataulu huomioiden kesäkuun 2016 loppuun mennessä. Samalla annettiin ensimmäisen kerran maakuntien liitoille virallinen mandaatti toimia maakuntauudistuksen koordinoijina. Jo syksyllä 2016 on tarkoitus resurssoida maakuntauudistuksen valmistelua Etelä-Savossa. Maakuntahallitus kokouksessaan päätti perustaa ohjaus- ja johtoryhmät uudistukselle ja pyysi niihin eri toimijoita nimeämään edustajansa pidettävässä hallituksen kokouksessa on tarkoitus vahvistaa ryhmien kokoonpano. Ensimmäiset kokoukset on tarkoitus pitää elokuussa Alakohtaiset valmistelutyöryhmät päätetään syksyn 2016 aikana. Maakuntauudistuksen valmisteluun on varauduttu maakuntaliiton vuoden 2017 budjetissa varaamalla siihen euroa omalle kustannuspaikalleen. Tästä on tarkoitus rahoittaa mahdollisen uudistuksen vetäjän henkilöstökustannukset ja muita aiheutuvia kustannuksia. Kilpailukykysopimuksen mukaisesti kuntien ja kuntayhtymien henkilöstön lomanmääräytymisvuosien , ja lomarahoja leikataan nykyisestä tasosta 30 prosentilla ajanjaksolla Etelä-Savon maakuntaliitossa leikkaus tarkoittaa noin euronmuutosta henkilöstömenoissa. Taloussuunnitelmassa lähdetään liikkeelle siitä linjauksesta, että maakuntien liittojen toiminta lakkaa Tämä tarkoittaa sitä, että kuntayhtymä puretaan perussopimuksen määräysten mukaisesti. Perussopimuksen 5. luvun 39 mukaan maakuntaliiton varat, joita ei tarvita loppuselvityksen kustannusten ja velkojen suorittamiseen eikä sitoumusten täyttämiseen, jaetaan jäsenkunnille jäsenosuuksien suhteessa. Etelä-Savon maakuntaliitolla on kertynyttä ylijäämää noin Maakuntaliitto on budjetoinut vuodelle 2016 kuntien jäsenmaksuosuuksiin Vuodelle 2017 valmistelussa esitys on alentaa niitä 3 % eli Tarkoitus on, että maakuntaliiton kertyneet ylijäämät noin käytetään jäsenkuntien hyväksi mm. alennettuina jäsenmaksuina. Loppuvarat jaetaan aikanaan jäsenkunnille jäsenosuuksien suhteessa. Taloussuunnitelmassa ei maakuntaliitolle osoiteta kustannuksia suunnitelmakauden viimeiselle vuodelle eli 2019.

7 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Maakuntahallitus Tarkastuslautakunta Maakuntajohtaja: Maakuntahallitus päättää, että seutukuntakierrokselle esitellään maakuntaliiton toiminnan ja talouden suuntaviivat vuodelle 2017 siten, että kuntien jäsenmaksuosuuksiin tehtäisiin kolmen prosentin alennus. Esitys hyväksyttiin. Tarkastuslautakunta Maakuntaliiton talousarvioluonnos vuodelle 2017 on laadittu siten, että jäsenkuntien maksuosuuksiin on esitetty 3 % alennusta ja talousarvio on alijäämäinen. Vuodelle 2019 ei ole taloussuunnitelmassa budjetoitu lukuja. Talousarvio ja -suunnitelmat on laadittu olettamalla, että maakuntauudistuksen toimeenpano toteutuu tavoitellussa aikataulussaan ja maakuntaliitot lakkaavat ja uudet maakunnat aloittavat toimintansa vuoden 2019 alussa. Vuoden 2017 talousarvioluonnoksessa toimintatulot ovat euroa pienemmät kuin vuoden 2016 talousarviossa. Jäsenkuntien maksuosuuksien 3 % alennus pienentää toimintatuloja euroa. Toimintamenot ovat talousarvioluonnoksessa euroa suuremmat kuin vuoden 2016 talousarviossa. Tämä selittyy pääosin sillä, että hankkeiden nettomenot ovat kasvaneet euroa. Hankkeiden nettomenojen kasvu johtuu mm. maakuntauudistuksen valmistelun aiheuttamista kustannuksista, joiden nettovaikutus talousarvioehdotuksessa on euroa. Lisäksi EU-rakennerahasto-ohjelman hallinnointiin käytettävän teknisen avun määrän pienenemisestä kuluvalla hankekaudella aiheutuu vuosittain merkittävät nettomenot. Vuonna 2017 EAKR-teknisen avun hankkeen nettomenot ovat Maakuntajohtaja ja hallinto- ja kehittämisjohtaja esittelevät tarkemmin liiton talouden ja toiminnan suuntaviivoja kokouksessa. Tarkastuslautakunnan vuoden 2017 talousarvio on vuoden 2016 suuruinen. Toimintakulut on arvioitu euroksi. Vuonna 2015 toteutuneet toimintakulut olivat euroa. Tarkempi budjettiluonnos esitellään lautakunnan kokouksessa Tarkastuslautakunta hyväksyy talousarvioehdotusluonnoksen lautakunnan osalta vuodelle Esitys hyväksyttiin. Liitteet Liite 1 Tarkastuslautakunnan talousarvio vuodelle 2017

8 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastajan työohjelma vuodelle 2016 Tarkastuslautakunta Tarkastuskauden alussa on laadittu tarkastussuunnitelma koko toimikaudelle Tarkastussuunnitelman tavoitteena on hahmottaa tarkastettava kohde ja tunnistaa siellä ne osa-alueet joiden tarkastamiseen on erityisesti syytä kohdentaa voimavaroja. Tilintarkastajan vuosittaisessa työohjelmassa tarkennetaan kunkin vuoden tarkastuskohteet. Tilintarkastajan työohjelma on esityslistan liitteenä. Merkitään tilintarkastajan työohjelma lautakunnan tietoon saatetuksi. Merkittiin tiedoksi. Liitteet Liite 2 Tilintarkastajan työohjelma Liite 3 Tilintarkastajan työohjelma 2016

9 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta on arviointisuunnitelmaa laatiessaan päättänyt, että vuosittaisessa arviointityössä noudatetaan niitä painotuksia, joita tilintarkastajan tarkastussuunnitelmassa on. Tarkastuslautakunta hyväksyy liitteen mukaisen tarkastussuunnitelman vuodelle Esitys hyväksyttiin. Liitteet Liite 4 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma 2016

10 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Tarkastuslautakunta Tilintarkastussopimuksen jatkaminen tilikaudelle Tarkastuslautakunta Kuntalain 72 :n mukaan "valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastajat voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT-tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Ellei tilintarkastajaksi valita yhteisöä ja tilintarkastajia valitaan vain yksi, on valittava vähintään yksi varatilintarkastaja. Varatilintarkastajaan sovelletaan, mitä tilintarkastajasta säädetään. Valtuusto voi erottaa tilintarkastajan toimestaan kesken toimikauden. Tilintarkastaja voi erota toimestaan kesken toimikauden ilmoittamalla siitä valtuustolle. JHTT-yhteisöstä säädetään erikseen. ( /325). Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkastajan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä. Tilintarkastajana ei voi toimia henkilö, joka 71 :n 3 momentin mukaan ei ole vaalikelpoinen tarkastuslautakuntaan. Tilintarkastajaksi voidaan kuitenkin valita henkilö, jonka kotikunta kunta ei ole." Tilintarkastuskausi on päättymässä ja tilintarkastajan valinta on ajankohtainen. Tilintarkastajana on tilikaudella toiminut tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy. Tilintarkastuspalvelujen hankinnassa noudatetaan hankintalakia. Mikäli palveluiden kokonaishinta alittaa euroa, voidaan suorahankinta seuraavalle sopimuskaudelle tehdä ilman kilpailutusta. Näin voidaan toimia myös viraston oman hankintasäännön mukaan. Tarkastuspäivien määrä on 5 päivää/vuosi ja lisäksi mahdolliset maakuntaliiton omien hankkeiden tarkastukset 1-2 päivää/vuosi. Lautakunnan sihteerinä on toiminut maakuntaliiton viran- tai toimenhaltija. Kokouksia on vuosittain 4-6, ja niiden kesto on 2-3 tuntia kerrallaan. Maakuntauudistuksen vuoksi tilikausia koskevan tilintarkastussopimuksen jatkaminen tilikaudelle on käytännön kannalta perusteltua. BDO:n tarjous on tämän pykälän liitteenä. Tarkastuslautakunta esittää valtuustolle tilikausia koskevan tilintarkastussopimuksen jatkamista tilikausille Esitys hyväksyttiin. Tilintarkastaja Aki Rusanen poistui tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Liitteet Liite 5 Tilintarkastussopimuksen jatkaminen tilikaudelle

11 Etelä-Savon maakuntaliitto PÖYTÄKIRJA No 3/ Tarkastuslautakunta Muut asiat Tarkastuslautakunta Maakuntavaltuusto Savonlinna 2. Maakuntapäivä Punkaharju Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Tarkastuslautakunnan seuraavat kokoukset ovat: klo klo klo klo 14