KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 1/2017 Tarkastuslautakunta

Transkriptio

1 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 1/2017 Kokousaika Perjantai klo 8.30 Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaala, Henkilöstöravintola Caterina, kabinetti 2 Käsiteltävät asiat Asia Liite Sivu 1 3 Kokouksen avaus 2 4 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 5 Asioiden esittely tarkastuslautakunnassa 4 6 Tarkastuslautakunnan sihteeerin valinta 5 7 Pöytäkirjan tarkastaminen 6 8 Tarkastuslautakunnan jäsenten esteellisyydet 7 9 Arviointisuunnitelma ja työohjelma Arviointikertomus Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt toimikaudella Tarkastuslautakunnan työskentelyyn tarvittavat asiakirjat Tarkastustoiminnan talousarvio KYS-Erva-alueen tarkastuslautakuntien tapaaminen Tarkastuslautakunnan koulutus Sidonnaisuusrekisteri Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma Sisäisen tarkastuksen toteutuminen Muut asiat Ilmoitusasiat

2 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 2/21 Kokousaika Perjantai klo 8.30 Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaala, Henkilöstöravintola Caterina, kabinetti 2 Läsnäolijat Helena Pihlajasaari Eija Viitanen hvj Hellevi Sipponen Tapani Kalenius hvj Merja Hautakangas Matti Hytölä hvj Pentti Kytölä Elisa Murtomäki hvj Luka Lindqvist Raisa Ojaluoto hvj Muut läsnäolijat Jarmo Jäspi sisäinen tarkastaja Paula Hellén-Toivanen tilintarkastaja Seija Saarelainen hallintopäällikkö Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä sairaanhoitopiirin toimistossa klo

3 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 3/21 Tl 1 Kokouksen avaus Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja avaa kokouksen.

4 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 4/21 Tl 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtajan esitys: Tl 2, Sairaanhoitopiirin hallintosäännön 83 :n mukaan tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön 17 luvun määräyksiä. Hallintosäännön 133 mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneensä olleessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään jäsenille toimielimen päättämällä tavalla. Hallintosäännössä ei ole määrätty, miten aikaisin kokouskutsu on lähetettävä. Tästä kokouksesta on annettu tieto sähköpostilla Kirjallinen kutsu on postitettu lautakunnan jäsenille Kuntalain 103 :n mukaan tarkastuslautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Puheenjohtaja toteaa kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

5 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 5/21 Tl 3 Asioiden esittely tarkastuslautakunnassa Hallintosäännön 83 mukaan tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Tarkastuslautakunnan alaisuudessa ei ole viranhaltijoita. Valtuuston päätettävänä , Kv 9 on esitys tarkastuslautakunnan esittelijästä seuraavasti: 3. määrää puheenjohtajan toimimaan tarkastuslautakunnan esittelijänä. Tl 3, Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedokseen.

6 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 6/21 Tl 4 Tarkastuslautakunnan sihteeerin valinta Tarkastuslautakunnalla ei ole viranpuolesta määrättyä sihteeriä. Tarkastuslautakunta päättää tarkastuslautakunnan sihteerin valinnasta. Kaudella tarkastuslautakunnan sihteerinä toimi sisäinen tarkastaja Jarmo Jäspi (JHT, HT) ja teknisenä sihteerinä hallintoassistentti Irja Leppisaari. Tl 4, Tarkastuslautakunta päättää, että tarkastuslautakunnan sihteerinä toimii sisäinen tarkastaja Jarmo Jäspi ja teknisenä sihteerinä hallintoassistentti Irja Leppisaari.

7 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 7/21 Tl 5 Pöytäkirjan tarkastaminen Hallintosäännön 151 mukaan pöytäkirjan pitämisestä vastaa puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa sihteeri. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Tl 5, Tarkastuslautakunta päättää valita pöytäkirjan tarkastajat.

8 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 8/21 Tl 6 Tarkastuslautakunnan jäsenten esteellisyydet Kuntalain 97 ja hallintolain säädetään esteellisyydestä. Lautakunnan jäseniä pyydetään etukäteen miettimään omat esteellisyytensä sairaanhoitopiirin toiminnan suhteen. Samalla todetaan, että esteellisyys voi muodostua myös puolison tai muun läheisen kautta. Tl 6, Merkitään pöytäkirjaan tarkastuslautakunnan jäsenten ilmoittamat pysyvät esteellisyydet.

9 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 9/21 Tl 7 Arviointisuunnitelma ja työohjelma 2017 Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Esityslistan mukana jaetaan luonnos arviointisuunnitelmaksi ja työohjelmaksi Tl 7, Tarkastuslautakunta keskustelee arviointisuunnitelmasta ja työohjelmasta.

10 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 10/21 Tl 8 Arviointikertomus 2017 Kuntalain 121 mukaan tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa valtuustolle kultakin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tulokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on: -- 2) arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; 3) arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; -- Tarkastuslautakunnan jäsenille on toimitettu vuoden 2016 arviointikertomus esityslistan oheisaineistona. Tl 8, Tarkastuslautakunta keskustelee arviointikertomuksesta.

11 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 11/21 Tl 9 Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt toimikaudella Sairaanhoitopiirin hallintosäännön 83 :n mukaan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön 17 luvun määräyksiä. Hallintosäännön mukaan tarkastuslautakunnan kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsun yhteydessä lähetetään esityslista, jossa tulee olla jokaisesta käsiteltävästä asiasta selostus, päätöksenteon perustelut ja päätösehdotus. Päätösehdotus voidaan poikkeuksellisesti tehdä myös kokouksessa. Tarkastuslautakunnan kokouksessa on jäsenten ja sihteerin lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus tilintarkastajalla. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Sairaanhoitopiirin hallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Tl 9, Tarkastuslautakunta hyväksyy seuraavat menettelytavat toimikaudekseen : - Kokouskutsu ja esityslista lähetetään neljä (4) vuorokautta ennen kokousta varsinaisille jäsenille ja niille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus. - kokouskutsu ja esityslista lähetetään sähköpostilla ja kokousasiakirjat ovat sairaanhoitopiirin arkissa; paperisia kokouskutsuja tai esityslistoja ei lähetetä. - Pöytäkirja tarkastetaan seuraavan kokouksen yhteydessä. - Esityslista ja pöytäkirja julkaistaan sairaanhoitopiirin verkkosivuilla - yhteydenpidossa käytetään sähköpostia ja arkkia. - Pöytäkirja laaditaan tiiviinä.

12 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 12/21 Tl 10 Tarkastuslautakunnan työskentelyyn tarvittavat asiakirjat Tl 10, Tarkastuslautakunta keskustelee tarvittavista asiakirjoista.

13 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 13/21 Tl 11 Tarkastustoiminnan talousarvio 2017 Tarkastustoiminta sisältyy keskushallinnon budjettiin erillisenä. Tarkastustoiminnan talousarvio vuodelle 2017 on euroa. Siihen sisältyy ostopalveluina tilintarkastus- ja sisäisen tarkastuksen palvelut. Tl 11, Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedoksi.

14 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 14/21 Tl 12 KYS-Erva-alueen tarkastuslautakuntien tapaaminen Suomessa sairaanhoitopiirit on jaettu viiteen (5) eri erityisvastuualueeseen. Erityisvastuualueet rakentuvat yliopistollisten sairaaloiden ympärille (Helsinki, Turku, Tampere, Kuopio ja Oulu). Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä kuuluu Kuopion erityisvastuualueeseen (KYS-ERVA). KYS-ERVA:n jäseninä ovat Pohjois- Savon, Etelä-Savon, Itä-Savon, Keski-Suomen ja Pohjois-Karjalan sairaanhoitopiirit. Tl 12, KYS-erva-alueen tarkastuslautakuntien tapaaminen on Savonlinnassa. Päätetään osallistua KYS-ERVA tarkastuslautakunnan kokoukseen kutsussa esitetyllä tavalla.

15 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 15/21 Tl 13 Tarkastuslautakunnan koulutus Tarkastuslautakunnan koulutuksia järjestää mm. BDO Audiator, FCG ja Aluekehityssäätiö. Koulutustarjonta syksylle 2017 esitellään tarkemmin kokouksessa. Tl 13, Alustava suunnitelma on seuraava: - Tarkastuslautakuntien koulutuspäivä Jyväskylä; järjestäjä Aluepro - Hallinnon ja tarkastustoimen seminaari Tallinna; järjestäjä FCG. Päätetään mahdollisesta koulutukseen osallistumisesta.

16 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 16/21 Tl 77, Tl 14 Sidonnaisuusrekisteri Tl 77, Uuden kuntalain (410/2015) mukaan tiettyjen kunnan/kuntayhtymän luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava julkisesti sidonnaisuuksistaan. Säännöstä sovelletaan alkaen. Kuntalain 84 :n sidonnaisuuksista on ilmoitettava tarkastuslautakunnalle, joka saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Ilmoitukset julkaistaan lain nojalla internetissä. Sidonnaisuusrekisterin puitteita on valmisteltu sairaanhoitopiirissä. Tarkastuslautakunta on rekisterinpitäjä, jonka on nimettävä vastuullinen viranhaltija. Vastuulliseksi viranhaltijaksi on ehdotettu tässä vaiheessa hallintopäällikköä, koska hän on tekemisissä luottamushenkilöiden kanssa. Hän ei kuulu niihin viranhaltijoihin, joita ilmoitusvelvollisuus koskee. Sisäinen tarkastaja ja tarkastuslautakunnan tekninen sihteeri hoitavat käytännön asiat. Tarkastuslautakunnan jäsenten sähköposteihin on lähetetty tutustumista varten sidonnaisuuksien ilmoituslomakkeen malli. Sidonnaisuusilmoitusmalli on tallennettu myös tarkastuslautakunnan Arkkiin. Tarkastuslautakunnan kokouksessa selostetaan tarkemmin valmistelutilannetta. Tarkastuslautakunta päättää 1., että se merkitsee valmistelutilanteen tiedokseen. 2., että se nimeää rekisterin vastuulliseksi viranhaltijaksi hallintopäällikkö Seija Saarelaisen. Tl 77, Ehdotus hyväksyttiin. Tl 14, Kokouksessa todetaan asian valmistelutilanne. Asiaa esittelevät hallintopäällikkö Seija Saarelainen (rekisterin vastuuhenkilö) ja sisäinen tarkastaja Jarmo Jäspi.

17 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 17/21 Puheenjohtaja selostus: Tarkastuslautakunta päättää, 1. että se merkitsee valmistelutilanteen tiedokseen. 2. että se pyytää sidonnaisuusrekisteritiedot LIITTEENÄ 14.1 olevalla lomakkeella. Tl 14,

18 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 18/21 Tl 15 Tilintarkastajan tarkastussuunnitelma Valtuusto päätti kokouksessaan käyttää tilintarkastussopimukseen sisältyvän option ja valita KPMG Julkispalvelut Oy:n sairaanhoitopiirin tilintarkastajaksi vuosille Tarkastuslautakunnan yhtenä tehtävänä on seurata tilintarkastuksen toteuttamista. Tilintarkastaja vastaa tilintarkastusohjelman ja suunnitelman sisällöstä. Tarkastuslautakunta ei päätä eikä hyväksy suunnitelmaa. Tilintarkastaja Paula Hellèn-Toivanen JHTT esittää tarkastussuunnitelman 2017 tarkastuslautakunnalle tiedoksi. Tl 15, Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedokseen.

19 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 19/21 Tl 16 Sisäisen tarkastuksen toteutuminen Sisäinen tarkastaja Jarmo Jäspi selostaa sisäisen tarkastuksen toteutumista vuonna Tl 16, Tarkastuslautakunta merkitsee asian tiedokseen.

20 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 20/21 Tl 17 Muut asiat

21 KUNTAYHTYMÄ ESITYSLISTA 21/21 Tl 18 Ilmoitusasiat puheenjohtaja Jarmo Jäspi sihteeri Pöytäkirjan tarkastajat