ASIKKALAN KUNTA Pöytäkirja 2/2013 1/9

Transkriptio

1 ASIKKALAN KUNTA Pöytäkirja 2/2013 1/9 Tarkastuslautakunta Aika klo 17:00-18:00 Paikka Kunnanvirasto, pienempi kokoushuone Käsitellyt asiat Asia Sivu 1 Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 3 2 Kokouksen sihteerin valinta 4 3 Pöytäkirjan tarkastustavasta päättäminen ja tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajien valinta 5 4 Tarkastuslautakunnan järjestäytyminen 6 5 Tilintarkastajan valinta 7 6 Tarkastuslautakuntien koulutus 9

2 ASIKKALAN KUNTA Pöytäkirja 2/2013 2/9 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Laaksonen Jari puheenjohtaja Koivunen Timo varapuheenjohtaja Jokinen Kaarina jäsen Kivistö Saara jäsen Pohjoisvirta Pertti jäsen Vornanen Eila jäsen Tuomaila Leena jäsen Muut läsnä Pispa Aapo talousjohtaja, sihteeri Allekirjoitukset Jari Laaksonen Puheenjohtaja Aapo Pispa Pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 1-6 Pöytäkirjan tarkastus Tarkastuspvm Tarkastuspvm Kaarina Jokinen Saara Kivistö

3 ASIKKALAN KUNTA Pöytäkirja 2/2013 3/9 Tarkastuslautakunta Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen TARKLTK Kokouskutsu tarkastuslautakunnan jäsenille on toimitettu hallintosäännön mukaisesti vähintään viisi päivää ennen kokousta, joten kokous todetaan asianmukaisesti koollekutsutuksi ja mikäli enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla, myöskin päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4 ASIKKALAN KUNTA Pöytäkirja 2/2013 4/9 Tarkastuslautakunta Kokouksen sihteerin valinta TARKLTK Lautakunta päättää kutsua tämän kokouksen sihteeriksi talousjohtaja Aapo Pispan. Ehdotus hyväksyttiin.

5 ASIKKALAN KUNTA Pöytäkirja 2/2013 5/9 Tarkastuslautakunta Pöytäkirjan tarkastustavasta päättäminen ja tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajien valinta TARKLTK Kunnanhallintosäännön 61 :n mukaan kokouksen pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Lautakunta päättää, että tarkastuslautakunnan kokouspöytäkirjat tarkastaa kaksi kussakin kokouksessa tähän tehtävään valittavaa jäsentä. Lautakunta valitsee keskuudestaan kaksi jäsentä tarkastamaan tästä kokouksesta laaditta van pöytäkirjan. Pöytäkirjaa tarkastamaan valittiin Kaarina Jokinen ja Saara Kivistö.

6 ASIKKALAN KUNTA Pöytäkirja 2/2013 6/9 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan järjestäytyminen TARKLTK Tarkastuslautakunnalla on aikaisemmin ollut käytäntönä, että jäsenille lähetetään muiden toimielinten pöytäkirjoja voimaan tulleen hallintosäännön 4 :n mukaan Asikkalan kunnan toimielimiä ovat valtuuston ja tarkastuslautakunnan lisäksi - kunnanhallitus - kehittämislautakunta - sivistyslautakunta - tekninen lautakunta - vapaa-aikalautakunta - ympäristölautakunta - varhaiskasvatusjohtokunta Tarkastuslautakunta 1. toteaa jäsenten esteellisyydet 2. päättää kunnan muiden toimielinten pöytäkirjojen lähettämisestä jäsenille ja 3. päättää kokoustensa pitoajoista. 1. Käytiin läpi mahdolliset esteellisyydet ja todettiin, että niitä ei ole. 2. Päätettiin hyväksyä hallintojohtajan ehdotus muiden toimielinten pöytäkirjojen lähettämisestä seuraavasti: tarkastuslautakunnalle luodaan kunnan verkkoon hakemisto, jonne jokaisella tarkastuslautakunnan jäsenellä on pääsy omalla internet-liittymällään (tai kunnanvirastossa olevan tietokoneen kautta). Kunnanvaltuuston ja kunnanhallituksen pöytäkirjat liitteineen talletetaan tähän hakemistoon. Lautakuntien pöytäkirjat ovat nähtävillä internetissä ja liitteitä voi pyytää tarvittaessa. 3. Päätettiin, että tarkastuslautakunnan puheenjohtaja keskustelee uu den tilintarkastajan kans sa lautakunnan kokousten pitoajoista, kun tilintarkastajan valinta on valtuuston toimesta päätetty. Puheenjohta ja kutsuu sen jälkeen seuraavan kokouksen koolle sopivaksi katso manaan ajankohtana.

7 ASIKKALAN KUNTA Pöytäkirja 2/2013 7/9 Tarkastuslautakunta Tilintarkastajan valinta 54/ /2013 TARKLTK Kuntalain 72 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastajat voidaan valita enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT-tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja. Ellei tilintarkastajaksi valita yhteisöä ja tilintarkastajia valitaan vain yksi, on valittava vähintään yksi varatilintarkastaja. Varatilintarkastajaan sovelletaan, mitä tilintarkastajasta säädetään. Valtuusto voi erottaa tilintarkastajan toimestaan kesken toimikauden. Tilintarkastaja voi erota toimestaan kesken toimikauden ilmoittamalla siitä valtuustolle. JHTT-yhteisöstä säädetään erikseen. Tilintarkastajalla on oltava edellytykset riippumattoman tilintarkastuksen toimittamiseen. Jos edellytykset riippumattomaan tarkastukseen puuttuvat, tilintarkasta jan on kieltäydyttävä vastaanottamasta tehtävää tai luovuttava siitä. Tilintarkastajana ei voi toimia henkilö, joka 71 :n 3 momentin mukaan ei ole vaalikelpoinen tarkastuslautakuntaan. Tilintarkastajaksi voidaan kuitenkin valita henkilö, jonka kotikunta kunta ei ole. Kuntalain 71 :n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Tilintarkastajan valinnan valmistelu kuuluu täten tarkastuslautakunnalle. Asikkalan kunnan hallintosäännön 34 :n mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakuntaa kuultuaan enintään kuuden (6) tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden JHTT-tilintarkas ta jan sekä yhden JHTT-varatilintarkastajan tai JHTT-yhteisön, joka määrää vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastajan. Päijät-Tili Oy on pyytänyt yhteistarjouksena tarjoukset julkisen hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista koskien Asikkalan, Hollolan, Hämeenkosken, Kärkölän ja Nastolan kuntia. Samalla on pyydetty tarjoukset tarkastuslautakunnan sihteeritehtävistä. Asikkalan osalta tarjouspyyntö käsittää 20 tarkastuspäivää ja 5 päivää (6 kokousta) tar kastuslautakunnan sihteerin tehtävissä. Lisäksi pyydettiin tarjous Asikkalatalot Oy:n osalta kolmesta tarkastuspäivästä. Tarjouspyynnöt julkaistiin HILMAssa Määräai kaan klo men nes sä tar jouk sen jätti ai noas taan BDO Au-

8 ASIKKALAN KUNTA Pöytäkirja 2/2013 8/9 Tarkastuslautakunta diator Oy.Tarjo ukset on avat tu klo Tar jous ten avauk sesta on laa dittu pöytä kirja. Tarjoajan sovel tuvuus on tar kastatettu, samoinkuin tar jouksen tar jouspyynnön mu kaisuus Päi jät-tilin toimesta Ainoan tajouksen jättäneen BDO Audiator Oy:n tarjous on arvonlisäve rottomana kokonaishinnaltaan toimikaudelta Asikkalan kun nan osal ta ,00 euroa. Tarkastuslautakunnan sih tee ri teh tävien ko ko nais hinta on JHTT-ti lin tar kastajan suo rit tama na ,00 euroa. Asikkalatalot Oy:n osal ta tar jouk sen mu kai nen ko ko nais hinta on 6 240,00 euroa. Tarkastuslautakunta esittää valtuustolle, että se valitsee toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastajaksi JHTT-yhteisön BDO Audiator Oy. Lautakunta päättää antaa lautakunnan valmistelijan ja sihteerin tehtävät valittavan JHTT-yhteisön nimeämälle vastuulliselle tilintarkastajalle. Ehdotus hyväksyttiin. Tämä asia tarkastettiin kokouksessa heti.

9 ASIKKALAN KUNTA Pöytäkirja 2/2013 9/9 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakuntien koulutus TARKLTK Aiemmin hyväksi havaitun käytännön mukaan järjestetään Päijät-Hämeen kuntien tarkastuslautakunnille yhteinen koulutustilaisuus klo Hollolassa. Kouluttajana toimii JHTT Minna Ainasvuori BDO Audiator Oy:stä. Sitovat ilmoittautumiset pyydetään mennessä. Koulutuksen hinta muo dostuu osallistujamää rän mukaan. Audiatorin osuus on n. 2 t euroa, joka jaetaan osallistu jien kesken (jolloin oletus on että kus tan nus jää reilusti alle 100 eu roon/hlö) Hollola laskuttaa lisäksi kah viku lut. Päijät-Hämeen kuntien tarkastuslautakuntien yhteinen tarkastuslautakuntien koulutustilaisuuden klo oh jel ma: Tarkastuslautakunta osana kunnan valvonta- ja arviointijärjestelmää Tarkastuslautakunta ja sen tehtävät Tietojensaantioikeus ja salassapitovelvollisuus Tarkastuslautakunnan työn suunnittelu ja toteutus, käytännön toiminta tilikauden aika na ja valmistautuminen arviointiin Arviointikertomuksen perusrakenne Tilinpäätöksen, tilintarkastuskertomuksen ja arviointikerto muksen käsittely kunnan toi mielimissä Muita haasteita tarkastuslautakunnan arviointityössä koke muksia edelliseltä valtuus tokaudelta Tarkastuslautakunta päättää osallistumisesta järjestettävään tar kas tus lau ta kun tien koulutustilaisuuteen. Päätettiin osallistua tarkastuslautakuntien koulutustilaisuuteen.