SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUKSEN

Transkriptio

1 SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUKSEN VIESTINTÄ EMMI HYVÖNEN, MERJA LAHTI JA VIRPI HEIKKINEN

2 Asioiden valmistelu pimennossa Epäluottamus Avoimuus Luottamus Yksin tekeminen Yhdessä tekeminen Millaista viestintää toteutamme ja millaiset tavoitteet sille asetamme?

3 MUUTOS ON VIESTINNÄLLINEN HAASTE Suuren muutoksen viestintä on valtava haaste. Viestinnässä toteutamme pitkäjänteistä organisaatioviestintää. Emme siis jahtaa uutisia vaan kerromme myös siitä, jos mitään uutta ei ole Viestinnän toteutus vaatii johtamista, resursseja, avointa asennetta sekä selkeän tavoitteen asettamista eri viestinnän osa-alueille. Esim. Sitoutunut henkilöstö edelläkävijänä uudistuksessa. Kuntalaisten tuki uudistukselle uudistus meidän parhaaksemme. Aktiivinen yhteistyö median kanssa yhteisen päämäärän saavuttamiseksi. Miten em. kohderyhmiä voidaan osallistaa ja sitouttaa tavoitteiden toteutumiseen viestinnän keinoin? Viestintä ei itsessään tee asioita positiiviseksi tai negatiiviseksi, taustalla organisaatiokulttuuri ja teot, jotka vaikuttavat mielikuviin -> Maine on siis tekoja. Suunnitelmallinen viestintä tekee teot läpinäkyväksi. Viestinnän toteutus maakunnallisena yhteistyönä, ministeriöt ja Kuntaliitto tukevat. Emmi Hyvönen

4 MITEN UUDISTUS TOTEUTETAAN VIESTINNÄN NÄKÖKULMASTA? Johtaminen Vision ja yhteisen tahtotilan luominen Toiminnallinen integraatio Henkilöstön sitouttaminen ja osallistaminen Erilaisten toimintakulttuurien yhdistäminen Johdon esimerkki, kasvot muutokselle SOTE- JA MAAKUNTA- UUDISTUS Tieto Riittävä tieto uudistuksen sisällöstä ja uusista toimintamalleista Toimeenpanoprosessi selväksi Hyvät käytännöt yhteisiksi Viestintä ja vuorovaikutus Avoin, ymmärrettävä, monikanavainen valmistelun ja toimeenpanon viestiminen Vuorovaikutuksen varmistaminen -> kaksisuuntaisuus Muutosjohtamisen tuki

5 VALMISTELUVAIHEEN VIESTINTÄ

6 VALMISTELUVAIHEEN KESKEISET PERIAATTEET VIESTINNÄN OSALTA SEKÄ YDINVIESTIT Avointa, nopeaa, ymmärrettävää ja monikanavaista viestintää Avoimuus: Kaikki on lähtökohtaisesti julkista myös valmisteluvaiheessa ja henkilöstöviestinnän osalta. Osallisuus syntyy siitä, että kerromme asioista ennakoiden ja annamme aiheesta kiinnostuneiden tuoda esille omia näkemyksiään esim. sähköisillä alustoilla emme kerro asiasta vasta sitten, kun se on päätetty. Viestinnässä tuotava esiin uudistuksen hyötyjä ja etuja. Mutta rohjettava tuomaan esille myös vaikeat asiat ja kestettävä kuohunta valmistelun ympärillä. Huhujen, väärinkäsitysten välttäminen sekä nopea reagointi väärään tietoon. Välillä pitää voida tiedottaa myös, ettei ole mitään uutta tiedotettavaa..! Ydinviestit Keski-Suomi on ihmisen mittainen maakunta, jossa yhteenkuuluvuus rakentuu erilaisuudesta. Keski-Suomen uuden maakunnan palvelut suunnitellaan yhdessä asiakkaiden ja henkilöstön kanssa. Sosiaali- ja terveyspalveluiden uudistus ja maakuntauudistus toteutetaan yhtenä kokonaisuutena. Valmistelu tehdään omana työnä ja siinä hyödynnetään koko maakunnan asiantuntemus.

7 UUDISTUSVIESTINNÄN TOTEUTUS VALMISTELUVAIHEESSA Viestintäsuunnitelma laadittu strategiselle, osin yleiselle tasolle. Huomioitava, että suunnitelma päivittyy ja täydentyy projektin aikana operatiivisella tasolla. (Kuka viestii ja milloin.) Suunnitelmaan koottu ryhmän yhteinen näkemys toimenpiteistä ja vastuista esivalmistelun aikana. Viestinnälle tulee esitetään selkeää budjettia, jolla hankitaan mm. uudistusvaiheen nettisivut, graafinen aineisto, infomateriaalit: esitys (valmisteluvaiheessa). Ryhmällä säännölliset palaverit, mukaan kutsutaan aina myös mm. muutosjohtaja Mattila & projektipäällikkö Peräaho. Viestintätyöryhmä koottu, jäsenet: Virpi Heikkinen & Merja Lahti, KS liitto Emmi Hyvönen & Mikael Ratschinskij, JKL kaupunki Pirjo Ahapainen, KS ELY Sanna-Kaisa Launonen, KS TE-tsto Annette Rinne, AVI Tuija Melville, KSSHP Emmi Hyvönen

8 VALMISTELUSSA TUNNISTETUT HAASTEET Uudistuksen laajuus Aikataulun viivästyminen, päätösten puuttuminen Vaikea terminologia, hallintokeskeisyys Asiat nousevat esille ennakoimattomasti Poliittinen keskustelu - mikä julkisuuskuva ihmisille tulee tehdyistä ratkaisusta? Useat intressiryhmät ja vastakkaiset viestit Sote- ja maakuntauudistuksen yhtenäisyyden ja yhtäaikaisuuden yhteensovittamisen vaikeus Sisäisen viestinnän rajaustarpeet vs. avoimuuden tavoite ja valmistelussa mukana olevan joukon suuruus Rajallinen kyky reagoida ja oikaista vääriä tietoja Organisaatioiden erilaiset toimintakulttuurit MITÄ? MIKSI? KENELLE? MITEN? MILLOIN? KUKA? RESURSSIT?

9 SIDOSRYHMÄANALYYSI Sisäiset kohderyhmät: Organisaatioiden henkilöstöt (Mm. oma uutiskirje marraskuun lopussa.) Ulkoiset: (mm. yhteiset www-sivut joulukuussa) Kuntien virkamiehet ja poliittiset päättäjät Kansalaiset, yritykset, yhteisöt, muut sidosryhmät Media (tasapuolinen kohtelu, tärkeä viestinviejä, hyvät suhteet) Vaikutusvalta Korkea Matala Matala Pidä tyytyväisenä Seuraa (minimipanos) Kiinnostus Korkea Pidä lähellä ja hyvin informoituna Pidä informoituna

10 VIESTINTÄVASTUUT Poliittinen ohry ja johtoryhmä (julkisuus -ja tiedotusperiaatteet: kokoustiedotteet) Muutosjohtaja ja projektipäällikkö Viestintätyöryhmä (tukee, koordinoi, välittää viestiä omiin organisaatioihinsa) Asiantuntijatyöryhmät (jokaisessa nimetty tiedotusvastaava + puheenjohtajan ja sihteerin roolit korostuvat viestijöinä) Huom. Kaikilla valmisteluun osallistuvilla on tiedotusvastuu omaan taustaorganisaatioon!

11 VISUAALINEN ILME/BRÄNDÄYS

12 VISUAALINEN ILME Kaikki materiaali valitun linjan mukaista, - uutiskirjeet - word- ja ppt-pohjat

13 Linkki sote-extranet? Keski-Suomen asukas Henkilöstö Päättäjät Yritykset ja yhteisöt Media Nettisivuosoite: Kuvamateriaali sivustolle AJANKOHTAISET - uutiset, tiedotteet (RSS) Mistä on kyse? - sote-uudistus - maku Aineisto Työryhmät Palaute Usein kysyttyä Yhteystiedot Alueuudistus-linkki näkyvälle paikalle Sote- ja maakuntauudistus Keski-Suomessa Lyhyt johdanto, linkki Mistä on kyse -sivulle Nostoja eri osioista, uutisista, tiedotteista, tapahtumista yms. Projektipäälliköksi valittu ( ) Ministeri Vehviläinen peräänkuulutta a ( ) Ohjausryhmä kokoontuu ensi viikolla sopimaan ( ) Maakuntaverosta ei sovittu ( ) - Kalenteri, tapahtumat Uutiskirjeet, Blogioptio (videoupotukset) Some-syöte

14 SOME & MUUT - Avataan yhteiset Twitter ja Facebook tilit (nyt organisaatioiden omina) #maakuntauudistus #sote #ks2019 #ksalueuudistus - Blogit ja videoblogit käynnistyvät -> vuorovaikutteisuus ja kommentointi - Kasvokkaisviestintä: Tapahtumat & tilaisuudet (asiakasraadit, osallisuusfoorumit, yleisöillat olemassa olevien messu- ja asiakastapahtumien tunnistaminen ja hyödyntäminen) - Sähköiset alustat: Ota kantaa -keskustelut, muut verkkokeskustelut

15 INFOGRAAFIT Asian hahmottamisen vaikeus: Hyödynnetään valtakunnallisia, ammattimaisia graafeja - yhtenäisen viestinnänkin vuoksi Laaditaan omaa materiaalia selkeyttämään asioita Keski-Suomen näkökulmasta

16 ESIMERKKI OMASTA INFOGRAAFIIKASTA Uusi maakunta tulee olemaan Keski-Suomen suurin työllistäjä. Vakituisia työntekijöitä maakuntaan siirtyy yli Siirtyvistä on sosiaali- ja terveyspalveluiden henkilöstöä on noin 7650 (kuntien ja kuntayhtymien työntekijät sekä Keski-Suomen sairaanhoitopiirin työntekijät) tukipalveluiden henkilöstöä 500 Keski-Suomen ELY-keskuksen ja TE-toimiston henkilöstöä 370 ympäristöterveydenhuollon henkilöstöä 100 palo- ja pelastustoimen henkilöstöä 320 (lisäksi 1000 sivutoimista ja sopimuspalokuntalaista) maakuntaliiton henkilöstöä 30

17 VÄLIAIKAISHALLINNON JA UUDEN ORGANISAATION VIESTINNÄN PERIAATTEITA

18 VÄLIAIKAISHALLINTO ALKAEN Katse jo vahvasti tulevaan organisaatioon. Viestinnän periaatteet: Viestintä on muutosjohtamisen työväline auttaa osaltaan strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. Mehenki luotava ja sille on annettava kasvot. Vahvasti pohdintaan jo asukkaan tehokas palveluohjaus ja palveluviestintä: Ihminen oikean palvelun piiriin oikea-aikaisesti: Mikä muuttuu asukkaan näkökulmasta Eri palveluiden tietojen koostaminen ja yhdistäminen Vahva sidos ICT-asioissa: sähköiset alustat, palvelumuodot ja ohjaus Valinnanvapaus ja vertailu, huomioitava erityisesti heikommassa asemassa olevien tarpeet Markkinointiviestintä on valinnanvapauden myötä uusi aspekti julkiselle sektorille! Miten yhtiöt pärjäävät kilpailussa, miten brändäämme omat yksikkömme? Säännöllinen, avoin ja osallistava henkilöstöviestintä henkilöstö toteuttaa muutoksen Vaalit, lähidemokratia, osallisuus Väliaikaishallinnossa on huomioitava viestinnän resurssointi, omantoimen ohella tai verkostotyönä näiden asioiden koostaminen ei onnistu.

19 UUSI ORGANISAATIO ALOITTAA Selkeä, alueellisesti toimiva ulkoinen viestintä: Tukee palveluohjausta, kattaa koko maakunnan on selkokielistä ja oikea-aikaista. Muutosta tukeva sisäinen viestintä onnistumisen edellytys. Tukee johtamista, luottamus henkilöstön näkökulmasta: Tietoa kannattaa jakaa, omat ideat uskaltaa tuoda esille. Luottamus myös organisaatiosta kentälle: Kansalainen osaa! Mitä kuntalainen voi tehdä itse esim. verkon välityksellä? Markkinointiviestintä yhtiöiden osalta, erottuminen, houkuttelevuus, uudet mielikuvat ns. julkisista toimijoista. Pohdittava myös Kriisiviestintä ja poikkeusolojen viestintä Päätösviestintä Erilaiset hyvinvointia edistävät kampanjat ja tapahtumat maakunnassa; terveyden edistäminen, vanhusten viikko, kehitysvammaisten viikko jne. Erilaiset jatkuvat kampanjat ja tempaukset, esim. Sotember ja hyvät käytänteet:

20 Avoimuutta on halu kertoa keskeneräisestäkin asioista, valmius kestää kritiikkiä ja kyky kestää hetkellistä kuohuntaa. Avoimuus on asenne kohdata ihmisiä ja luoda vuorovaikutusta. Avoimuutta on se, että uudistuksesta puhutaan, se tehdään läpinäkyväksi ja todetaan, ettei tässä ole mitään salattavaa. Tehdään yhdessä maamme parasta ja ollaan ylpeitä siitä. KIITOS!