Henkilöstöviestinnän ohje Maakuntauudistuksen esivalmistelu

Transkriptio

1 Henkilöstöviestinnän ohje Maakuntauudistuksen esivalmistelu

2 Periaatteet ja lähtökohdat

3 Henkilöstöviestinnän periaatteet Maakuntauudistuksessa mukana olevien organisaatioiden henkilöstö on muutoksen valmisteluajan tärkein viestinnän kohde ja viestinvälittäjä Kaikki valmistelun aikainen tiedonkulku on avointa ajantasaista vuorovaikutteista monikanavaista tasapuolista läpinäkyvää Avoimuus mahdollistaa sitoutumisen muutokseen

4 Henkilöstöviestinnän periaatteet Henkilöstöä koskettavista asioista kerrotaan aina ensin henkilöstölle Henkilöstöviestinnästä vastaa aina organisaation ylin johto; kunnassa kunnan/kaupunginjohtaja ja johtoryhmä Ylimmän johdon viestin tulee olla selkeä ja se tulee välittää järjestelmällisesti esimiesten kautta koko organisaatioon; tieto ei siis valu sattumanvaraisesti vaan se leviää johdetusti organisaation portaalta toiselle Esimiesten rooli tiedon välittämisessä on olennainen; työntekijän näkökulmasta viestintä omalta esimieheltä on tehokkainta mahdollista viestintää Jokaisella työntekijällä on oma vastuu etsiä tietoa sekä kysyä mieltä askarruttavista asioista

5 Henkilöstöviestinnän lähtökohtia Näkökulma tulevaan muutokseen on erilainen eri organisaatioissa: Joistakin organisaatioista - kuten kunnista - siirtyy maakuntaan vain osa henkilöstöä, joistakin organisaatioista siirtyvät kaikki työntekijät Muutosvalmiudessa (halukkuudessa & kyvyssä) on eroja niin organisaatio- kuin henkilötasollakin Viestinnän yleinen toteutus vaihtelee paljon eri organisaatioissa; muutosviestintä on erityisen haasteellista, jos viestintää ei pidetä strategisena tehtävänä

6 Henkilöstöviestinnän lähtökohtia Muutostilanteessa henkilöstöä kiinnostavat konkreettiset ja henkilökohtaiset asiat, kuten esimerkiksi oma palkka ja henkilöstöedut omat työtehtävät (esim. epävarmuus omasta pärjäämisestä työtehtävien muuttuessa) oma tiimi, työntekopaikka ja tuleva esimies itseä ja omaa tiimiä koskevat aikataulut Tietoa kaivataan usein silloin, kun selkeitä vastauksia ei vielä edes ole tärkeä tiedottaa aikatauluista: mitä, missä ja milloin neuvotellaan ja päätetään Mitä henkilökohtaisempi asia, sitä enemmän vastausta toivotaan omalta lähiesimieheltä Valmisteluvaiheen viestinnällä luodaan pohjaa uuden työnantajan toiminnalle ja kansalaisten jatkossa saamalle palvelulle sekä uuden organisaation brändille

7 Näin viestimme

8 Näin viestimme Esivalmistelun henkilöstöteemaryhmä viestii säännöllisesti henkilöstöä koskevista asioista luovuttaville organisaatioille viestintävastaavien verkoston kautta ylläpitää henkilöstöasioihin liittyvää kysymysten ja vastausten tietopankkia Pirkanmaa2019-sivustolla tuottaa yhdessä esivalmistelun viestintäryhmän kanssa materiaalia esimiestyön tueksi (esim. päivittyvä diasarja keskeisistä toimenpiteistä ja aikatauluista, videopuheenvuorojen tuottaminen merkittävissä muutosvaiheissa) osallistuu esimiesvalmennusten suunnitteluun ja toteutukseen

9 Näin viestimme Jokainen mukana oleva organisaatio viestii aktiivisesti ja säännöllisesti sekä vastaa henkilöstön tärkeinä kokemiin kysymyksiin; eri henkilöstöryhmillä on erilaisia tarpeita luo omat tehokkaat tapansa viestiä tunnistaa niin tehokkaat tiedonvälittäjät kuin pullonkaulatkin tukee esimiehiä; esimiesten viestintätyö onnistuu vain ylimmän johdon tuella nimeää henkilön, joka vastaa organisaatiossa maakuntauudistuksen henkilöstöviestinnästä henkilöstön tiedon tarve kasvaa uudistuksen edetessä - siksi aktiivinen viestintä on aloitettava viimeistään nyt

10 Näin viestimme - intranet Jokaisen organisaation intranetissä tulee olla vähimmäistiedot maakuntauudistuksesta: lyhyt johdanto teemaan (hyödynnä esim. keskeiset linkit: www. pirkanmaa2019.fi organisaation viestintävastaavan yhteystiedot (maakuntauudistuksen viestintäverkoston jäsen) sekä henkilöstöviestinnästä vastaavan yhteystiedot (voivat olla sama henkilö) Jos intranettiä ei ole, vastaavat tiedot voi laittaa yhteiselle levyasemalle. Tärkeintä on, että kaikki tietävät, mistä ko. tieto löytyy

11 Näin viestimme - intranet Intranettiin/intranetissä kannattaa luoda omat maakuntauudistusta koskevat sivut, joille pääsee helposti intranetin etusivulta tuottaa näille teemasivuille omaa organisaatiokohtaista sisältöä ja koota teemaan liittyvää aineistoa; resurssien salliessa sisältöä vai jakaa sähköpostitiedotteen/uutiskirjeen avulla tarjota kysymys/palautemenetelmä keskeisten henkilöstöä askarruttavien asioiden selville saamiseksi ja niihin vastaamiseksi ideoita: intranetin, blogin tai henkilöstölehden kautta voi seurata henkilöitä, jotka ovat siirtymässä maakunnan palvelukseen; miten he kokevat tulevan muutoksen, miten näkemykset muuttuvat uudistuksen edetessä, millaisia kysymyksiä he pohtivat lyhyiden tietoiskujen kautta voi tuoda uudistusta ja sen termejä pala palalta tutuksi

12 Näin viestimme - tiedotteet Esivalmistelun tuottamat henkilöstön asemaan liittyvät tiedotteet ja rekrytointitiedotteet jaetaan kattavasti Tiedotteet julkaistaan joko intranetissä tai huolehditaan muuten niiden kattavasta ja tasapuolisesta jakelusta; maakuntauudistuksen viestintä lähettää nämä tiedotteet ennen mediaan menoa organisaatioiden viestintävastaaville julkaistavaksi sisäisissä kanavissa

13 Näin viestimme some Sosiaalista mediaa ja sen mahdollisuuksia mielikuvien luonnissa kannattaa hyödyntää myös henkilöstöviestinnän tukena Esimiesten on hyvä muistaa: Keskustele organisaatiosi some-kanavista vastaavien kanssa someviestinnän periaatteista ja käytännöistä Ethän viesti sosiaalisessa mediassa henkilöstöä koskettavista virallisista asioista, joista ei ole vielä kerrottu henkilöstölle Muista harkinta sisäisissä tilaisuuksissa; herkistä ja ristiriitoja herättävistä tilaisuuksista ei yleensä kannata viestiä sosiaalisessa mediassa. Muista myös sanaton viestintä: minkälaisen viestin välität henkilöstölle, jos paikalla olijoiden sijasta keskityt puhelimeesi

14 Näin viestimme kokoukset, tilaisuudet, tapahtumat Kirjallisen viestinnän lisäksi tarvitaan mahdollisuutta keskustella ja osallistua kasvokkain: Hyödynnä olemassa olevaa: vakikokoukset johtoryhmistä työyksikköpalavereihin (maakuntauudistus vakipykäläksi asialistalle ja keskeinen sisältö kokousmuistioon), kehityskeskustelut Luo uutta: esimies/henkilöstöinfot (teemaan keskittyen tai osana muuta kokonaisuutta) tilaisuudet voi toteuttaa monella tapaa: kyselytunteina, luentotyyppisesti tai vapaamuotoisina messutapahtumina mieti, miten tilaisuuden aiheisto jaetaan niille, jotka eivät pääse paikalle (videointi, diat tai juttu intranettiin) organisaatiot (esim. kunnat) voivat toteuttaa tilaisuuksia yhdessä

15 Esimiehen huoneentaulu

16 Esimiehen huoneentaulu henkilöstöviestintään Ole avoin ja rehellinen. Kerro asiat selkeästi ja ymmärrettävästi. Mitä tämä tarkoittaa meidän yksikön kannalta? Muutoksessa henkilöstöä kiinnostavat itseä koskettavat asiat: muuttuvatko tehtävät, työntekopaikka, palkka ja henkilöstöedut. Kerro aikatauluista. Kerro myös, jos asiaa ei ole vielä päätetty. Muista, että ihmiset reagoivat muutokseen eri tavalla: toisille muutos on mahdollisuus, toiset tarvitsevat tukea siihen sopeutumiseen. Huolehdi, että henkilöstö kuulee heitä koskettavat asiat ensimmäisen kerran johdolta tai omalta esimieheltä eikä esimerkiksi lehdestä tai sosiaalisesta mediasta. Mieti myös, mistä henkilöstötilaisuuksista on sopivaa viestiä sosiaalisessa mediassa ja miten. Muista sanaton viestintä tilaisuuksissa. Kerro, mistä henkilöstö löytää tietoa uudistuksesta. Organisaation omat intranetsivut, tiedotteet, uutiskirjeet, infotilaisuudet, johtoryhmän muistiot tms. Pirkanmaa2019.fi, alueuudistus.fi yms. maakunnalliset ja valtakunnalliset kanavat Viesti tarpeeksi. Toista ja käytä useita eri kanavia. Jos asia on sinulle selvä, se ei ole välttämättä henkilöstölle. Älä epäröi toistaa asioita. Ota maakuntauudistus yksikköpalaverin asialistalle vakiokohdaksi. Mahdollista henkilöstön osallistuminen ja vaikuttaminen muutokseen. Kysy, mitkä asiat askarruttavat henkilöstöä. Ota selvää ja etsi vastauksia. Varmista, että henkilöstö tietää, kuka on henkilöstön edustaja valmisteluryhmissä

17 Lisätietoja

18 Yhteiset kanavat Youtube: Pirkanmaa2019 #pirkanmaa2019 #maakunta2019 #sote #maakuntauudistus

19 Esivalmistelun viestintäryhmä Viestintäsuunnittelija Marika Haapala Tiedottaja Tiina Helminen Viestintäjohtaja Anna-Maria Maunu Sivistystoimenjohtaja Pertti Terho