Tehden Liikunta -ohjelmiston käyttöönotto

Transkriptio

1 Tehden Liikunta -ohjelmiston käyttöönotto Olemme keränneet avuksesi asioita, joita Tehden Liikunta ohjelmiston käyttöönotossa kannattaa huomioida. Mieti etukäteen seuraavien kohtien avulla, miten yrityksessänne hoidetaan kulunvalvonta, mitä tuotteita myytte ja minkälaisia palveluita tarjoatte, sekä mitä maksutapoja vastaanotatte. Asiakastukemme auttaa tilaamaan oikeat laitteet ja neuvoo alkuun. Voit myös varata ajan maksulliseen etäkoulutukseen, jossa asiakastuki neuvoo sinua etäyhteydellä asetuksissa, tuotteiden ja palveluiden luomisessa sekä ohjelmiston käytössä. Varaa aika etäkoulutukseen myyjältä tai asiakastuesta Voit myös varata ajan Avoinna24-nettiajanvarauksen kautta: Tehden Liikunta etäkoulutus.

2 Kulunvalvonta Kulunvalvontalaitteisto toimii Tehden-ohjelmiston kanssa automaattisesti. Tehden-kulunvalvonta voidaan rakentaa eri tavoin yrityksesi tarpeista riippuen. Asiakkaan kulkukorttina toimii NFC-lähilukutekniikkaa hyödyntävä avaimenperä tai kortti. Kun asiakkaalle annetaan kulkukortti, se rekisteröidään NFC-lukijalla asiakkaan tietoihin. 1. Tehden-ohjelmisto, NFC-lukija, Asiakaspääte ja Ovilukija Laajin ratkaisu Sopii liikuntakeskuksen tarpeisiin voimassa Asiakaspäätteeltä asiakas valitsee, mille ryhmäliikuntatunnille tai mihin palveluun ilmoittautuu 2. Tehden-ohjelmisto, NFC-lukija ja Asiakaspääte Laaja ratkaisu Liikuntakeskuksille, jotka eivät tarvitse ovella tapahtumaa kulkuoikeuden tarkastusta, eli palvelut ovat käytössä vain henkilökunnan palveluaikoina Asiakaspäätteeltä asiakas valitsee, mille ryhmäliikuntatunnille tai mihin palveluun ilmoittautuu 3. Tehden-ohjelmisto, NFC-lukija ja Ovilukija Suppea ratkaisu Sopii esim. kylmän kuntosalin käyttöön voimassa Asiakas leimaa käyntinsä näyttämällä kulkukorttiaan NFC-lukijalle 4. Tehden-ohjelmisto ja NFC-lukija Suppein ratkaisu Sopii kuntosalille, joka on käytettävissä vain henkilökunnan palveluaikoina Asiakas leimaa käyntinsä näyttämällä kulkukorttiaan NFC-lukijalle Lisätietoja kulunvalvonnan laitteista löydät osoitteesta: Voit myös ottaa yhteyttä asiakastukeemme tai Tehden Liikunta -ohjelmistoon kuuluvaa asiakastiliä ja tilituotteita (kausi- ja sarjakortit) voi käyttää myös ilman kulunvalvontaa. Siinä tapauksessa vastaanoton henkilökunta merkitsee ohjelmistoon käsin asiakkaiden saapumiset ja tuntien maksamiset.

3 Palvelut ja Asiakastilituotteet 1. Tilituoteluokat Tilituoteluokka on linkki asiakkaalle myytävän sarja- tai kausikortin, ja niillä maksettavien palveluiden välillä. Tilituoteluokat ovat aika- tai kappaleperusteisia. Kausikortit kuuluvat aikaperusteisiin tilituoteluokkiin ja sarjakortit kappaleperusteisiin. Mikäli käytössä on kulunvalvonta, tilituoteluokille voi määritellä, mitä kulkuoikeuksia ne sisältävät. Jäsenyys- ja kulunvalvontaraportointi perustuu tilituoteluokkiin. Jokaiselle korttityypille, jota halutaan erikseen seurata raporteilla, on luotava oma tilituoteluokka. Tilituoteluokat luodaan Tehdenin Tuotteet-ohjelmassa Tilituoteluokat-välilehdellä. Ohjeen tilituoteluokkien luomiseen löydät Tehden-ohjeiden Liikunta-ala osiosta, kappaleen Miten luon tilituoteluokan? alta. 2. Tilituotteet eli sarja- ja kausikortit Sarja- ja kausikortit luodaan tuotteina, joiden tuotetyyppi on Tilituote. Tuotteelle valitaan oikea tilituoteluokka, jonka on oltava sarjakorteilla kappaleperusteinen ja kausikorteilla aikaperusteinen. Sarjakortille voidaan määritellä käyntien määrä ja voimassaoloaika, ja kausikortille voimassaoloaika. Kun sarja- tai kausikortti myydään asiakkaalle kassalla tai laskutetaan kuukausittain toistuvassa laskutuksessa, kortin sisältö tallentuu asiakkaan asiakastilille. Tilituotteet luodaan Tehdenin Tuotteet-ohjelmassa Tuotteet-välilehdellä. Ohjeen tilituotteiden luomiseen löydät Tehden-ohjeiden Liikunta-ala osiosta, kappaleen Miten luon uuden tilituotteen? alta. 3. Palvelut ja ryhmävarauspalvelut Henkilökohtaiset palvelut, joihin varataan aika (esim. PT-tunti, hieronta tai solariumkäynti), luodaan tuotteina, joiden tuotetyyppi on Palvelu. Mikäli käytössä on asiakaspääte, myös kuntosalikäynti luodaan palveluksi. Tällöin asiakaspäätteeltä kuitataan kuntosalikäynti maksetuksi, vaikka varausta ei tarvitakaan. Ryhmäliikuntatunnit tai muut palvelut, joihin voi osallistua useampi henkilö, luodaan tuotteina, joiden tuotetyyppi on Ryhmävarauspalvelu. Ryhmätunnit pitää merkitä ajanvarauskalenteriin, jonka jälkeen asiakkaat voivat ilmoittautua niille netissä tai henkilökunta voi lisätä osallistujia kalenterin kautta. Palveluille ja ryhmävarauspalveluille määritellään, millä tilituoteluokan sarja- ja kausikorteilla palvelu voidaan maksaa. Palvelut ja ryhmävarauspalvelut luodaan Tehdenin Tuotteet-ohjelmassa Tuotteet-välilehdellä. Ohjeet niiden luomiseen löydät Tehden-ohjeiden Tuotteet-osiosta, kappaleiden Miten luon uuden palvelun? ja Miten luon ryhmävarauspalvelun? alta.

4 Esimerkki: Liikuntakeskus Liikuntakeskus tarjoaa ryhmäliikuntatunteja sekä kuntosalin käyttöä. Liikuntakeskuksella on käytössään laajin kulunvalvontaratkaisu ja heillä on ovilukijat kahdessa ulkoovessa. Pääovesta kuljetaan ryhmäliikuntatiloihin ja alaovesta kuntosalille. Asiakas voi ostaa sarja- tai kausikortin joko ryhmäliikuntaan tai kuntosalille, taikka yhdistelmäkortin, jolla voi käyttää molempia palveluita. voimassa. Asiakaspäätteeltä asiakas valitsee, mille ryhmäliikuntatunnille tai mihin palveluun ilmoittautuu. Liikuntakeskus voi seurata asiakkaita ja leimauksia raporteilta tilituoteluokkien mukaisesti. Tilituoteluokka Tilituotteet (sarja- ja kausikortit) Palvelut ja ryhmävarauspalvelut Kulunvalvonnan kulkuoikeudet Sarjakortit ryhmäliikuntaan (kappaleperusteinen) Kausikortit ryhmäliikuntaan Sarjakortit kuntosalille (kappaleperusteinen) Kausikortit kuntosalille Yhdistelmäkausikortit Ryhmäliikunnan sarjakortti 10 krt, Ryhmäliikunnan sarjakortti 20 krt Ryhmäliikunnan kausikortti 1 kk, Ryhmäliikunnan kausikortti 3 kk, Ryhmäliikunnan kausikortti 6 kk Venyttely, Jooga Venyttely, Jooga Pääovi 6-21 Pääovi 6-21 Sarjakortti kuntosalille 10 krt Kuntosalikäynti Alaovi 5-23 Kausikortti kuntosalille 1 kk, Kausikortti kuntosalille 3 kk, Kausikortti kuntosalille 6 kk, Kausikortti kuntosalille 12 kk Yhdistelmäkausikortti 6 kk, Yhdistelmäkausikortti 12 kk Kuntosalikäynti, Kuntosalin alkuopastus Venyttely, Jooga, Kuntosalikäynti, Kuntosalin alkuopastus Alaovi 5-23 Pääovi 6-21, Alaovi 5-23

5 Kassa ja Laskutus 1. Maksupääte Tehden Kassa ohjelmiston kanssa voi käyttää integroitua tai erillistä maksupäätettä. Suosittelemme integroitua Tehden-maksupäätettä, joka estää näppäilyvirheet ja säästää aikaa kassatapahtumassa. Lisätietoja Tehden-maksupäätteestä löydät nettisivuiltamme osoitteesta: Voit myös ottaa yhteyttä asiakastukeemme tai Palvelusetelit Tehdenin maksutavoista löytyvät kaikki yleisimmät liikunta- ja palvelusetelit. Uusia maksutapoja voi lisätä kassan käyttöön menemällä Asetukset Yritysasetukset Maksutavat Muokkaa ja valitsemalla yrityksenne käytössä olevat palvelusetelit, ja oikean tilin niiden kirjaamiseen kirjanpitoon. 3. Verkkolaskutus Tehdenistä on mahdollista lähettää laskuja myös sähköisesti. Käytämme verkkolaskujen välittäjänä yhteistyökumppaniamme Maventaa. Mikäli käytössänne on jo Maventa-tili, voit kirjautua Maventaan ja ilmoittaa asiakastukeemme seuraavat tiedot: 1) maventa_api_key 2) company_id ja 3) verkkolaskuosoite. Tiedot löytyvät Maventan hallintasivuston asetuksista. Mikäli käytössänne ei ole vielä Maventa-tiliä, voit rekisteröityä Tehdenissä menemällä Asetukset Laskutusasetukset Sähköinen laskutus. Liitäntä Maventaan tapahtuu automaattisesti. Lisätietoa verkkolaskutuksesta löydät Tehden-ohjeista Laskutus-osiosta, kappaleen Verkkolaskutuksen käyttöönotto alta. 4. Viitesiirtosuoritusten vastaanotto ja Reskontra Kun asiakas on maksanut laskunsa tilillenne, lasku voidaan merkitä maksetuksi käsin. Jos lähetätte paljon laskuja, kätevämpää on kuitenkin noutaa viitemaksut pankista aineistona, joka syötetään Tehdeniin ja ohjelma merkitsee laskut maksetuksi. Tee sopimus viiteaineiston hausta pankkinne kanssa. Jotta ohjelma pystyy kohdistamaan oikean suorituksen ja laskun, laskun pitää olla maksettuna oikealla summalla ja viitenumerolla. Virheellisillä maksutiedoilla tai osissa maksettujen suoritusten käsittelyssä on apuna Tehdenin reskontra-lisäosa, jossa automaattisten kohdennusten lisäksi voi tehdä kohdennuksia ja jopa kirjata suorituksia itse. Reskontra-lisäosan tilauksesta voit olla yhteydessä myyjään tai asiakastukeemme tai Lisätietoa viitesuorituksista ja reskontrasta löydät Tehden-ohjeista Laskutus-osiosta, kappaleiden Viiteaineistohaku ja Myyntireskontra: saatavat, suoritukset ja kohdennus alta.