Ohjelmistoprojektien hallinta. Projektin toimeenpano ja ohjaus sekä Projektin laatu ja sertifiointi

Transkriptio

1 Ohjelmistoprojektien hallinta Projektin toimeenpano ja ohjaus sekä Projektin laatu ja sertifiointi

2 Projektin toimeenpano ja ohjaus sekä Projektin laatu ja sertifiointi TAVOITE: YMMÄRTÄÄ laadun merkitys ja TUTUSTUA standardeihin ja sertifikaatteihin Hiljaa hyvää tulee mutta syövätkö nopeat hitaat? Copyright Oy 2

3 Laadun yleiskuva Laatustandardit Projektipäällikön tehtävän sertifiointi Copyright Oy 3

4 Laadun yleiskuva Suorituskyky Yhdenmukaisuus Suoritteet Asiakkaan ja asiakkaan tarpeen määrittely Muutoksenhallinta Prosessit Prosessin laatu / suorituskyky Prosessin ohjaus, standardointi Organisaatio Strategian määrittely Kehittäminen Laatujärjestelmä Yhdenmukaiset työmenetelmät Tason ylläpitäminen Copyright Oy 4

5 Prosessin ja tuotteen laatu Hyvä Sankarisuoritusten organisaatio Kypsä organisaatio Tulos Heikko Epäkypsä organisaatio Ennen kokematon Heikko Prosessi Hyvä Copyright Oy 5

6 Laatu Asiakas määrittelee tuotteen (tavaran tai palvelun) laadun Laatutavoitteet pitää linkittää sekä markkinointiin että tuotantoon (kannattavuus, kustannukset) Laadusta on tullut yksi tärkeimmistä kilpailukeinoista Laatu on strategisen suunnitteluprosessin keskeinen osa Laatu on koko organisaation toiminnan ominaisuus, ei vain johdon mantra tai opinkappale Laatuajattelun läpimeno ja laadunvarmistuksen onnistuminen vaatii koko organisaation sitoutumista Copyright Oy 6

7 Toiminnan laadunhallinta (TQM) Ota kaikki mukaan Ota toimittajat mukaan Paranna jatkuvasti Lyhennä kiertoaikoja Mittaa Visioi ja ideoi Tee benchmarkingia Tee laatu strategiseksi Integroi Copyright Oy Ajattele systeemaattisesti Rakenna tiimejä Sido laatu tuloksiin Määrittele laatu asiakkaan näkökulmasta Anna valtaa ja tukea Suunnittele Kehitä prosesseja Kouluta Ota vastuu Yksinkertaista C.W.L.Hart & C.E.Bogan: The Baldrige, McGraw-Hill,

8 Toiminnan kehittäminen Tehokkuus Innovaatio Jatkuva Jatkuva kehittäminen Aika Copyright Oy 8

9 Laadunvarmistus Toiminnan laatu Jatkuva Jatkuva kehittäminen kehittäminen Laatujärjestelmä Laatujärjestelmä Aika Copyright Oy 9

10 Laadunvarmistus Copyright Oy 10

11 Projektitoiminnan yleisen tason arviointi ja kehittäminen Kyvykkyystasomalleja käytetty 80-luvun lopulta lähtien nimitystä kypsyystaso käytetään synonyyminä eniten käytössä Systems Engineering Instituten kehittämä Capability Maturity Model (CMM) runsas ja vapaasti käytettävissä oleva materiaali rinnalle nousemassa SPICE, noudattaa ISO Standard suomalaiset mukana kehittämässä SEI ilmoittaa, että seuraava CMM - versio on SPICE - yhteensopiva karkeasti ottaen tasomääritykset kummassakin samat Copyright Oy 11

12 Kypsyystason ja yhteistyön kasvu CMM Kypsyys Riski Projektitoimintaverkosto Yhteistyö projektitoimintakulttuurissa Toistamiskyky projekteissa Sankaritekojen projektit Yhteistyön määrä Kilpailukyky Soveltaen Copyright Oy 12

13 Projektitoiminnan kypsyystasomalli CMM Taso Projektin näkökulma Yhteisön näkökulma Menetelmät ja järjestelmät 5. Optimoitu 4. Johdettu (Markkina) 3. Määritelty (Yhteisö) Liiketoimintavaikutukset optimaaliset. Radikaalisti parempia vaihtoehtoja projektin kuluessa. Innovaatiot hyödynnetään tehokkaasti. Projektin tuottavuuden arvostelu perustuu kokemusperäisiin / pysyviin mittareihin. Lopputuleman ennuste-menettely käytössä. Standardit menetelmät vakituisessa käytössä. Ehkäisevä laadunvarmistus toimii. Projektien välinen yhteistyö kehittynyttä. Organisaatio on sitoutunut prosessin jatkuvaan kehittämiseen. Toiminnan muutostarpeet muuntuvat projekteiksi tai niiden muutoksiksi. Tuottavuutta ja laatua mitataan tilastollisesti kaikista toimeksiannoista. Projekteista kyetään tekemään koko toimintaa koskevia johtopäätöksiä. Projektien keskinäisiin ja muihin tehtäviin liittyen vaikutetaan aikatauluihin, resursseihin ja kustannuksiin. Ymmärrys kaikkien toimeksiantojen kokonaistilanteesta. Järjestelmien kehittyneiden ominaisuuksien hyödyntäminen Projektitoiminnan yhteinen tietokanta. Menetelmän mukaiset toistot. 2. Toistotaso (Projekti) 1. Lähtötaso (Henkilö) Realistista suunnittelua ja systemaattista seurantaa. Menetelmien soveltaminen systemaattisesti ja toistaen. Henkilökohtaiset ominaisuudet määräävät onnistumisen. Menetelmien käyttöä tuetaan ja valvotaan. Projektimenetelmän Yhteisen tietokannan, kohdistusten käyttö ja -ohjeiston käyttö. aloitetaan suunnittelussa ja valvonnassa. Työaikatietojen keruujärjestelmä. Ohjaus vapaamuotoista tai satunnaiseen menetelmien käyttöön perustuvaa. Projektien, toimeksiantojen yms. tehtävien ohjaustarve tiedostettu, mutta menetelmiä ei arvosteta Mukaellen Copyright Oy 13

14 Sankarisuoritusten organisaatio CMM Henkilökeskeinen lähestymistapa Projektipäälliköllä diktaattorin valta ja vastuu Epäonnistumiseen suhtaudutaan jyrkästi Osaaminen ei kumuloidu organisaatioon Menestys lähtee pois hyvien projektipäälliköiden mukana Toimintatason raportointi Kuvastaa projektin vetäjän henkilökohtaista näkemystä Raportit ovat vertailukelvottomia Taloudellinen seuranta kirjanpidon tietoihin perustuvaa jälkiarviointia Epäonnistumisia tapahtuu säännöllisesti eikä niistä opita Mukaellen Copyright Oy 14

15 Toistamiskykyinen organisaatio CMM Yhteiset menetelmät käytössä projektien vaatimusmäärittelyssä, suunnittelussa, valvonnassa, alihankintojen hallinnassa, tuotteiden hallinnassa ja laadunhallinnassa Epäonnistuttaessa voidaan vikaa etsiä ihmisten sijasta prosessista Raportointi varsin objektiivista ja vertailukelpoista Valvonta perustuu operatiivisiin tietoihin ja tietojärjestelmiin Palaute: nopea, riittävän moniulotteinen ja ennakoinnin mahdollistava Organisaatio kykenee oppimaan ja kehittämään toimintatapojaan Osataan tehdä yhtenäistä suunnittelua ja raportointia Tarve järjestelmien kehittämiseen olemassa Mukaellen Copyright Oy 15

16 Projektitoimintakulttuurin omaksunut organisaatio CMM Kerätyt kokemukset muutetaan kehyksiksi tai vaihteluväleiksi, joiden puitteissa projektit voivat toimia Projektien ennustettavuus parantunut Pahoja epäonnistumisia ei satu, koska poikkeamat havaitaan ja niihin reagoidaan ajoissa Organisaatio toimii projektimuotoisesti kehittäen jatkuvasti menettelytapojaan ja oppien samalla myös itse Kehittämisessä korostuvat: Kokemustietokannan kartuttaminen ja hyödyntäminen Numeerinen mittaaminen ja seuranta Toiminnan jatkuva parantaminen ja sen organisointi Oppiminen ja ammattitaidon kehittyminen kokemuksen kautta Mukaellen Copyright Oy 16

17 Projektitoimintaverkosto CMM Organisaatioiden keskinäinen oppiminen ja yhteisten toiminta- ja kokemusverkostojen muodotuminen Saumaton ja joustava yhteistyö asiakkaiden, toimittajien ja aliurakoitsijoiden kanssa Yhteistyö usein pitkäaikaista ja luottamuksellista Kilpailukyky kasvaa päällekkäisyyksien poistumisen seurauksena ja toisten osapuolten liiketoiminnan ymmärryksen parantuessa mutta se voi myös heiketä ogrnaisaatioiden välisen liiallisen riippuvuuden tai sitoutumisen tuloksena Mukaellen Copyright Oy 17

18 Mikä on SPICE? SPICE Software Process Improvement and Capability determination eli se on ohjelmistotoiminnan arviointijärjestelmä ISO15504 standardin mukainen SPICE on yhteinen perusta, jonka päälle syntyy sekä kaupallisia että yleishyödyllisiä metodipaketteja prosessien kehittämisen avuksi Suomessa Finnish Software Metrics Association (FiSMA) FiSMA SPICE on ISO-standardin pohjalta julkaistu laaja metodipaketti Copyright Oy 18

19 SPICEn perusarkkitehtuuri SPICE Kyvykkyystasot CL (Capability Level) prosessin ominaisuudet CL5 CL4 CL3 CL2 CL1 CL0 P1 P2 P3 P Pn Prosessiryhmät (Pn) prosessit Prosesseja on yhteensä 39 kappaletta Copyright Oy 19

20 SPICE-kyvykkyystasot SPICE Mittarit, ohjaus ja valvonta Standardointi, resurssisuunnittelu, historiasta oppiminen Arviot, tavoitteet ja seuranta Optimoi toimintaansa saavuttaakseen nykyiset ja tulevat business-tarpeet Toimii ennustettavasti busineksesta johdettujen mittareiden mukaisesti. Olemassa standardi, josta prosessi sovitetaan tilanteen mukaan. Toimii ennustettavasti annetuissa puitteissa ja tuottaa määritellyn laatutason mukaiset tulokset. Prosessi on olemassa Copyright Oy 20

21 SPICE/Projektinhallinta (MAN.2) SPICE Taso 1 Toimiva prosessi 1.1 Prosessin suorittaminen Taso 2 Hallittu prosessi 2.1 Suorittamisen hallinta 2.2 Työtulosten hallinta Taso 3 Vakiintunut prosessi 3.1 Prosessin määrittely 3.2 Prosessin resurssointi Taso 4 Ennustettava prosessi 4.1 Prosessin mittaaminen 4.2 Prosessin ohjaus ja valvonta Taso 5 Optimoituva prosessi 5.1 Prosessin muuttaminen 5.2 Jatkuva parantaminen Projektisuunnitelma. Säännöllinen edistymisseuranta ja poikkeamiin reagointi. Aikataulu, kustannukset ja lopputulos suunnitelmien mukaiset. Projektinhallinta projektisuunnitelmassa. Valvontamenettelyt olemassa. Projektin tilanne asianosaisten tiedossa. Muutoshallinta toimii. Määrämuotoinen projektidokumentaatio. Ajantasainen, versioitu projektisuunnitelma asianosaisten saatavilla. Johtoryhmä toimii. Standardiprosessi, josta tilanteen mukainen sovitus. Mittarit ja kokemuskanta, niiden käyttö suunnittelussa, läpiviennissä ja standardin virittämisessä. Projektihallinnan tieto- ja taitovaatimukset eri tasoilla kuvattuina. Osaaminen seurannan ja kehittämisen kohteena. Riittävät apuvälineet käytettävissä. Liiketoiminnasta johdetut projektihallinnan mittarit, säännöllinen mittaus ja vertailu tavoitearvoihin. Trendien analysointi. Mittareiden analysointi. Projektinhallinnan analysointi koko organisaation tasolla. Poikkeamien ennustaminen ja tunnistaminen. Korjaustoimenpiteiden varasto. Projektihallinnan muutostarpeiden tunnistamisen, muutosten toimeenpanon, hallinnan ja vaikutusten selvittämisen menettelytavat olemassa. Liiketoiminnan tarpeista lähtevä jatkuva, tavoitteellinen toiminta projektihallinnan parantamiseksi. Copyright Oy 21

22 Standardointi on työkalu Standardi SUORITE Opetus Työvoitto Prosessituotanto, Kappaletavaratuotanto, Hallinnolliset työt Byrokratia Ei standardi Käsityö, Perustutkimus Sähläys Projektityö, Massaräätälöinti Välinesokeus Ei standardi PROSESSI Standardi Copyright Oy 22

23 ISO Quality management Guidelines to quality in project management Copyright Oy 23

24 Mikä on ISO10006? ISO = The International Organization for Standardization Läheisessä yhteistyössä the International Electrotechnical Comission 10006:n on kehittänyt Technical Committee ISO/TC176 Quality management and quality assurance Subcommittee SC2, Quality Systems Täydentää ISO 8402:1994 (Quality management and quality assurance - Vocabulary) ja ISO :1994 (Quality management and quality systems elements) erityisesti projektinhallinnan laadun osalta Sovellettavissa hyvin monenlaisiin projekteihin Kokeneille projektiammattilaisille Sekä projektin hallinnan että lopputuotteen laatu Copyright Oy 24

25 ISO10006:n keskeinen sisältö 5.1 Yleistä (General) 5.2 Projektitoiminnan strategia (Strategic process) 5.3 Projektin hallinta (Interdependency management process) 5.4 Lopputulokseen ohjaus (Scope-related processes) 5.5 Ajan hallinta Time-related processes) 5.6 Kustannusten hallinta (Cost-related processes) 5.7 Resurssien hallinta (Resource-related processes) 5.8 Henkilöstö (Personnel-related processes) 5.9 Viestintä (Communication-related processes) 5.10 Riskien hallinta (Risk-related processes) 5.11 Hankinnan hallinta (Purchasing-related processes) Copyright Oy 25

26 ISO10006:n prosessien suhteet 5.2 Projektitoiminnan strategia (Strategic process) Muutoshallinta 5.4 Lopputulokseen ohjaus (Scope-related processes) 5.5 Ajan hallinta (Time-related processes) Vuorovaikutuksen hallinta 5.6 Kustannushallinta (Cost-related processes) 5.7 Resurssien hallinta (Resource-related processes) 5.3 Projektin hallinta (Interdependency management process) Projektin suunnittelu Päättäminen 5.8 Henkilöstö (Personnel-related processes) 5.9 Viestintä (Communication-related processes) 5.10 Riskien hallinta (Risk-related processes) 5.11 Hankinnan hallinta (Purchasing-related processes) ISO Aikaansaavat prosessit Tukiprosessit Copyright Oy 26

27 ISO10006:n keskeinen sisältö: 5.2 Projektitoiminnan strategia 5.2 Projektitoiminnan strategia Asiakkaan ja osapuolien tarpeiden tyydyttäminen Projekti toimeenpannaan suunniteltuina ja keskenään riippuvina prosesseina Sekä projektin hallinnan että lopputuotteen laatu Johto ja hallinto on vastuussa laadun edellytysten luonnista Johto ja hallinto on vastuussa jatkuvasta parannuksesta Copyright Oy 27

28 ISO10006:n keskeinen sisältö: 5.3 Projektin hallinta 5.3 Projektin hallinta Projektin asettaminen ja projektin suunnittelu Projektin laatujärjestelmä Katselmoinnit Osapuolista huolehtiminen Vuorovaikutuksen hallinta Muutoshallinta Projektin päättäminen ISO 1007 Conficuration management Tämän prosessin tarkoitus on projektin muiden prosessien edistäminen suunnitelmallisesti. Copyright Oy 28

29 ISO10006:n keskeinen sisältö: 5.4 Lopputulokseen ohjaus 5.4 Lopputulokseen ohjaus Vaatimusten määrittely Lopputuotteen ominaisuudet Tehtävien (aktiviteettien) määrittely Työpaketit, vaiheet, aktiviteetit, tehtävät, taskit WBS (Work Breakdown Structure) Tehtäväluettelo Tehtävien seuranta Copyright Oy 29

30 ISO10006:n keskeinen sisältö: 5.5 Ajan hallinta 5.5 Ajan hallinta Tehtävien riippuvuuksien suunnittelu Keston arviointi Aikataulun teko Aikataulun seuranta Ajantasainen aikataulu Mihin tämä johtaa? Poikkeamien analysointi Osapuolien ajan tasalla pito Copyright Oy 30

31 ISO10006:n keskeinen sisältö: 5.6 Kustannusten hallinta 5.6 Kustannusten hallinta Kustannusten arviointi Riskeihin varautuminen Budjetointi Hyväksytyt ajoitetut kustannukset Tehtäväluettelon ja aikataulun mukaisesti Kustannusten seuranta Tuloksen arvo, kustannusten odotusarvot Poikkeamien analysointi ja hyväksyminen Copyright Oy 31

32 ISO10006:n keskeinen sisältö: 5.8 Henkilöstö 5.8 Henkilöstö Projektin organisaatiorakenteen määrittely Tehtävänkuvat Valta, vastuu, raportointi Laatuvastuut Henkilöstön varaaminen ja hankinta Tehtävät, kyvyt ja määrät Tiimityön kehittäminen Asiantuntijoiden tuottavuus on lähtökohta Copyright Oy 32

33 ISO10006:n keskeinen sisältö: 5.9 Viestintä 5.9 Viestintä Viestinnän suunnittelu Osapuolet, viestinnän menettely ja sisältö, vastuut Informaation hallinta Viestinnän seuranta Vaikutus osapuolissa Copyright Oy 33

34 ISO10006:n keskeinen sisältö: 5.10 Riskien hallinta 5.10 Riskien hallinta Riskien tunnistaminen Riskien arviointi Todennäköisyys, vaikutuksen suuruus Varautumisen suunnittelu Riskien seuranta Copyright Oy 34

35 ISO10006:n keskeinen sisältö: 5.11 Hankinnan hallinta 5.11 Hankinnan hallinta Hankinnan suunnittelu ja seuranta Vaatimusten dokumentointi Toimittajien vertailu Sopimusneuvottelut Sopimusten valvonta Copyright Oy 35

36 Projektin vetäjien sertifiointi Copyright Oy 36

37 Sertifioinnin lähtökohta Yksityisen ja julkisen sektorin tarve projektijohtamisen koulutukseen Englannin, Saksan ja Itävallan Internetin jäsenyhdistykset ovat tehneet aloitteita Laajahkoja koulutusohjelmia tarjolla jo ko. maissa Myös korkeakoulutasoista koulutusta projektitoiminnasta Sertifiointi voi jatkossa muodostua kynnyskysymykseksi erityisesti viennissä ja kansainvälissä projekteissa Suomessa sertifikaatteja vuodesta 1997, v loppuun mennessä jo lähes 100 sertifiointia (IPMA B ja C-tasot) Projektitoimintayhdistys PTY ry Copyright Oy 37

38 Sertifiointiohjelmassa arvioidaan henkilön... Pätevyyttä projektien johtamiseen Tekniikoiden ja menettelytapojen osaaminen ei riitä vaan projektipäälliköiden on kyettävä myös: soveltamaan tietämystään ja kokemustaan oikein todenmukaisissa olosuhteissa, ja hallitsemaan menestyksekkäästi sekä asioita että ihmisiä positiivisella ja rakentavalla tavalla Projektitoimintayhdistys PTY ry Pekka Kuuskosken artikkeli Fincert Projektitoiminta-lehdessä 2/1998. Copyright Oy 38

39 Projektipäällikön sertifioinnin vaatimukset Sertifioinnin edellytyksenä on, että hakija täyttää kolme vaatimusta: Peruskoulutuksen tulee olla vähintään opistotasoinen tai henkilö on hankkinut vastaavat tiedot Työkokemukseen sisältyy oman/omien projektien johtamista (Tullakseen sertifioiduksi projektipäällikön on täytynyt johtaa useamman osaston/yrityksen ja toimialan projekteja ja mielellään muuallakin kuin vain kotimaassaan.) Äidinkielen lisäksi vaaditaan englannin, ranskan tai saksan kielen sujuva osaaminen Projektitoimintayhdistys PTY ry Pekka Kuuskosken artikkeli Fincert Projektitoiminta-lehdessä 2/1998. Copyright Oy 39

40 Tehokkaalle projektipäällikölle tyypillisiä piirteitä ovat: Avoin positiivinen asenne -kommunikointi, motivointi, yhteistyö Käytännöllisyys - talonpoikaisjärki Avomielisyys -ideat, käytännöt, menetelmät Joustavuus -ajatukset, käyttäytyminen Innovatiivisuus -strategiat, ratkaisut, työtavat Järkevä riskinottaminen -viisaus, kyky Oikeudenmukaisuus -reiluus, avoimuus Sitoutuminen -tavoitteet, menestys Projektitoimintayhdistys PRY Projektitoimintayhdistys: Projektin johdon pätevyys (Project Management Body of Knowledge) Copyright Oy 40

41 Sertifiointiprosessi 1. Itsearviointilomakkeen ja hakemuskaavakkeen täyttäminen, hakijan CV:n sekä lyhyen projektikuvauksen laatiminen (hakijan hyväksyminen seuraavaan vaiheeseen/hylkääminen). 2. Projektiraportin (noin 5000 sanaa) kirjoittaminen. 3. Arvioijien suorittama noin 1 1/2 tunnin haastattelu (hakijan hyväksyminen/hylkääminen). Prosessi kestää tilanteista riippuen 3-4 kuukautta. Projektitoimintayhdistys PRY Pekka Kuuskosken artikkeli Fincert Projektitoiminta-lehdessä 2/1998. Copyright Oy 41

42 IPMA:n sertifiointiohjelma Taso Kyvyt Sertifioitumisprosessi Taso / Nimike Voimassaolo Vaihe 2 Vaihe 3 Projekti- Vaihe 1 A: Sertifioitu tai ohjelma- 3-5 projektijohtaja johtaja vuotta Kompetenssi= Hakemus Tarpeen tietous+ CV mukaan kokemus+ CPD Itsearviointi Ryhmä- Projekti- Haas- asenne Referenssit työ raportti tattelu Projekti- Projektit B: Sertifioitu päällikkö tai projektipäällikkö CPM Semi- naari C: Rekisteröity Aika- Projekti- projektihallinnan rajoitettu ammattilainen Koe ammattilainen PMP Projektiharjoittelija Tietous PMF Koe D: Projektihallinnan ammattilainen Rajaton Copyright Oy 42

43 Prosessiryhmät ja prosessit SPICE Prosessiryhmät: asiakas-toimittajasuhteen hallinnan prosessit (CUS) ohjelmistojen kehittämisprosessit (ENG) ohjelmistokehitystä tukevat prosessit (SUP) ohjelmistokehityksen hallinnan prosessit (MAN) organisaation tarjoamien puitteiden prosessit (ORG) Esimerkiksi ohjelmistotuotannon prosessiryhmä (ENG): ENG.1 Kehittäminen ENG.1.1 Järjestelmän vaatimusmäärittely ja suunnittelu ENG.1.2 Ohjelmiston vaatimusmäärittely ENG.1.3 Ohjelmiston suunnittelu ENG.1.4 Ohjelmiston toteutus ENG.1.5 Ohjelmiston integrointitestaus ENG.1.6 Ohjelmiston kokonaistestaus ENG.1.7 Järjestelmän kokoaminen ja testaus ENG.2 Järjestelmän ja ohjelmiston ylläpito tai hallinnan prosessiryhmä (MAN): MAN.1 Johtamiskäytännöt MAN.2 Projektinhallinta MAN.3 Laadunhallinta MAN.4 Riskienhallinta Copyright Oy 43