Yhteisten toimintojen kehittäminen vuonna Työpaja kirjanpitoyksiköiden kanssa Toukokuu 2015

Transkriptio

1 Yhteisten toimintojen kehittäminen vuonna 2015 Työpaja kirjanpitoyksiköiden kanssa Toukokuu

2 Sisältö Yhteisten toimintojen kehittämisen taustaa ja tavoitteet Yhteiset toiminnot tuotannossa 2014 Yhteisten toimintojen kehittämisehdotukset 1. Yhteisten toimintojen käyttäjät 2. Htv- ja tuottavuuskyselyn seurantataso ja toteutus sekä vaikutukset yhteisiin tukitoimintoihin 3. Tietohallintokysely ja tietohallinnon toimintojen kehittäminen 4. Muiden tukitoimintojen kehittämisehdotukset 5. Ohjaustoiminnot 6. Muita kehittämisehdotuksia

3 Yhteisten toimintojen kehittämisen taustaa ja tavoitteet

4 Yhteisten toimintojen kehittäminen - Taustaa Valtion taloushallinnon strategian mukaan vuoteen 2020 mennessä tavoitteena on käyttää valtion virastoissa yhtenäisiä tietorakenteita ja hyödyntää niitä laajasti. Yhteistä seurantakohdemallia ja Kieku-tietojärjestelmää hyödynnetään koko talousarviontalouden yhteisissä tietotarpeissa (mm. toimitilat, IT, hankinnat ja sisäinen palvelutuotanto). - Seurantakohteet määrittelevät sen mitä tietoa konserniraportoinnin avulla on hyödynnettävissä. - Luotettavan tietopohjan edellytys on seurantakohteiden yhdenmukainen käyttö

5 Yhteisten toimintojen kehittäminen Tavoitteet 1) Valtiotason yhteisten tietotarpeiden raportoinnin kehittäminen. - Seurantakohteiden sisällön ja käytön kehittäminen siten, että niiden avulla saadaan tarvittavat pohjatiedot tuottavuustietojen ja -mittareiden laskentaan ja seurantaan sekä muihin yhteisiin tietotarpeisiin. Mm. Htv- ja tuottavuuskysely, Tietohallintokysely - Tuottavuustietojen raportoinnin toteuttaminen mahdollisimman keskitetysti konserniraportointioikeuksia hyödyntäen. 2) Valtiotason tietotarpeiden tarkennus ja sitä vastaavan tiedon tuottamisen varmistaminen. - Valtiotason tietotarpeiden tarkennus yhteystyössä valtiovarainministeriön kanssa. - Seurantakohteiden sisällön kehittäminen siten, että ne vastaavat valtiotason tietotarpeisiin. 3) Tietojen tuottaminen mahdollisimman yhtenäisellä tavalla ja tehokkaasti. - Varmistetaan yhteisten toimintojen yhtenäinen käyttö. - Vähennetään yhteisten seurantakohteiden määrää

6 Yhteisten toimintojen kehittäminen Työn eteneminen Htv- ja tuottavuuskyselyn suunnittelu Valtiotason tietotarpeiden tarkennus Seurantakohteiden kehittämisehdotusten suunnittelu Työpajat kpy:den kanssa Yhteisten toimintojen käyttökuvauks en päivitys Kpy:den kommentit Käyttökuvauk sen julkaisu. Voimaan

7 Yhteiset toiminnot tuotannossa

8 Yhteiset toiminnot tuotannossa 2014 Havaintoja: - Tunteja / toiminnan kuluja merkittävä määrä ilman toimintoa. Johtuu osittain siitä, että Kieku käyttöönotettu kesken vuotta eikä alkuvuoden tietoja konvertoitu toimintotasolle. - Tunteja / toiminnan kuluja teknisellä Kohdistamaton työ toiminnolla. - Ydintoimintoja ja omia tukitoimintoja, joita ei ole kiinnitetty yhteiseen hierarkiaan. - Omia tukitoimintoja yllättävän paljon. - Omia tukitoimintoja perustettu väärään hierarkiaan. - Jotkin omista tukitoiminnoista vaikuttaisivat kuuluvan enemmän ydintoiminnan puolelle. - Palvelutoiminnan tuloja kohdistettu Tulojen käsittely toimintoon. Kohdistus siihen toimintaan, josta tulot ansaittu

9 Tukitoimintojen suhde muuhun toimintaan % 2 % Tunnit** 9 % Toiminnan kulut 33 % Ydintoiminnot Tukitoiminnot 4 % 10 % 36 % Ydintoiminnot Tukitoiminnot 62 % Ohjaustoiminnot Ohjaustoiminnot Palkalliset poissaolot Muuta* Muuta* 41 % *Muuta sisältää: - toiminnolle kohdistamattoman työajan / kulut Johtuu osittain siitä, että Kieku käyttöönotettu kesken vuotta eikä alkuvuoden tietoja konvertoitu toimintotasolle. - tekniselle toiminnolle Kohdistamaton työaika kohdistetun työajan / kulut - hierarkiaan sitomattomien toimintojen työajan / kulut - tuntien osalta lisäksi tuntikirjauksissa kohdistetut palkalliset poissaolot (ei siis kata kaikkea palkallista poissaoloa) ** Vain jakopalkkatiedot

10 Tukitoimintojen käytön jakautuminen 2014 (1/2) 1 % 1 % 1 % 1 % 0 % 0 % 0 % 2 % Tunnit 2 % 4 % 4 % 24 % 4 % Henkilöstöhallinto Tietohallinto Johtaminen Kiinteistöhallinto Muut tukitoiminnot Taloushallinto Toimistopalvelut 7 % Tietopalvelu Viestintä Logistiikka Hankintatoimi 13 % Matkahallinto 22 % Turvallisuus ja riskienhallinta Asiakkuuden hallinta 15 % Oikeudelliset palvelut Tarkastustoiminta Ympäristönsuojelu

11 Tukitoimintojen käytön jakautuminen 2014 (2/2) 1 % 1 % 2 % 2 % 0 % 0 % 0 % 1 % 0 % 1 % 0 % 0 % Toiminnan kulut Tietohallinto Kiinteistöhallinto 3 % Henkilöstöhallinto 6 % Johtaminen Muut tukitoiminnot 41 % Logistiikka Taloushallinto 10 % Toimistopalvelut Viestintä Tietopalvelu Hankintatoimi Turvallisuus ja riskienhallinta Matkahallinto Asiakkuuden hallinta 31 % Oikeudelliset palvelut Tarkastustoiminta Ympäristönsuojelu

12 Ohjaustoimintojen käytön jakautuminen % Tunnit Toiminnan kulut 13 % 23 % Yhteiskuntapolitiikan strategiat ja seur 23 % 34 % Hallinnonalan ohjaus-, toiminta- ja talo 27 % Lainsäädännön valmistelu ja seuranta 19 % EU- ja kansainväliset asiat 30 % 12 % 12 % Muut ministeriökohtaiset eritystehtävät

13 Yhteisten toimintojen kehittämisehdotukset

14 1. Yhteisten toimintojen käyttäjät

15 Yhteiset seurantakohteet tiedonkeruun pohja Yhteiset toiminnot ovat käytössä kaikilla Kiekun käyttöönottaneilla kirjanpitoyksiköillä. Raportoinnin avulla saadaan tietoon kirjanpitoyksikön yhteisten toimintojen tekemiseen sitoutunut tehollinen työaika ja menot. Haasteena se, että - yhteisiä toimintoja ei käytetä tällä hetkellä yhtenäisellä tavalla, - kaikkia tekijöitä (esim. esimies) ei saada kirjaamaan osaa työajastaan yhteisille tukitoiminnoille (esim. lomien käsittely, menojen käsittely) ja - kirjanpitoyksikön organisointi vaikuttaa yhteisille toiminnolle kirjattavan työpanoksen määrään. - Yhteisten toimintojen raportoinnin avulla ei saada tietoon yhteisiin prosesseihin kokonaisuutena sitoutunutta työpanosta

16 Yhteiset seurantakohteet tiedonkeruun pohja Luotettavan tietopohjan varmistamiseksi, yhteisten tukitoimintojen käyttöä ehdotetaan muutettavaksi siten, että niitä käyttävät pääosin vain taha-, heha- ja ns. hallintoammattilaiset. - Esimies ja ns. perusvirkamies kirjaavat hallinnollisiin tehtäviin kuluneen työajan yleishallinto ja johtaminen -tukitoiminnolle. Esimiehen hallinnollisista tehtävistä erotellaan vain rekrytointeihin kuluva työpanos (tukitoiminto Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen). Yhteisiä tietotarpeita varten (erityisesti htv- ja tuottavuuskysely) voidaan esimiehen ja virkamiehen osuus prosessin työpanoksesta arvioida Valtiokonttorissa erilaisten mittareiden avulla. - Esim. x tuntia / virkamies = TUKE-keskustelun työpanos. - Esim. x min / tilauksellinen lasku ja x min / sopimuksellinen lasku (huomioiden automaattisen kohdistumisen asteen). Taustakyselyllä kartoitetaan htv- ja tuottavuuskyselyn tiedonkeruuta tukevia asioita (mm. kirjanpitoyksikön organisointi, taha- ja hehaammattilaisten määrä jne.)

17 Yhteiset seurantakohteet tiedonkeruun pohja Jokaisen prosessin kokonaistyöaika jakaantuu periaatteessa kolmeen osaan, Viraston substanssivirkamiehet (1) Viraston ammattikäyttäjät (2) Palkeet palvelutuotanto (3) joiden työaikatiedot kootaan Kieku-virastoja koskien: 1) suoritemäärillä ja standardityöaikalaskennalla 2) työaikaseurannalla ja konserniraportoinnilla 3) tuotannon työaikaseurannan perusteella ja joiden perusteella, suoritemääriin suhteuttaen, ohjataan tuottavuuden kehittämistä, tavoitteiden asettamista ja niiden toteutumisen seurantaa.

18 Tukitoimintojen käyttäminen - Esimies Esimies kirjaa työaikansa mahdollisuuksien mukaisesti substanssitoiminnoille* ja käyttää rekrytointia tehdessään tukitoimintoa Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen. Muut hallinnolliset ja esimiestehtävät kirjataan Yleishallinto ja johtaminen toiminnolle. Lisäksi ns. perusvirkamiehen tukitoiminnot käytössä (käynti lääkärissä jne.). Esimiehen tukitoiminnot Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen Käyttökuvaus rekrytointiin kohdistuva työaika, suunnittelu, haastattelut yleisperehdyttäminen,,lähtöhaastattelut Yleishallinto ja johtaminen Tulosyksiköiden omien johtoryhmien työskentely, hallinnolliset ryhmä/yksikkö/osasto-kokoukset. Esimiestyö, siltä osin kun sitä ei kirjata muualle sekä muut hallinnolliset tehtävät. Esim. palvelussuhteen ja työaikojen hallinta, TUKE-keskustelut, budjetointi, ennustaminen ja raportointi, meno- ja muistiotositteiden käsittely sekä tulojen hyväksyntä Rondossa. Lisäksi mm. henkilöstön osaamiskartoitukset ja kehittäminen. *Tehtävästi riippuen ydin- tai tukitoiminnoille. Esim. taha-ammattilaisen substanssitoimintoja ovat talouden tukitoiminnot

19 Tukitoimintojen käyttäminen - Virkamies Virkamies kirjaa työaikansa pääosin substanssitoiminnoille ja käyttää ainoastaan Yleishallinto ja johtaminen tukitoimintoa hallinnollisiin tehtäviin. - Taha/heha-ammattilaisten osalta substanssitoiminnot tarkoittavat taha/hehatukitoimintoja. Virkamiehen tukitoiminnot Käyttökuvaus Yleishallinto ja johtaminen Hallinnolliset ryhmä/yksikkö/osasto-kokoukset, TUKE-keskustelut (ml. valmistautuminen), rekrytointiin tai osaamiskartoituksiin osallistuminen, työaikojen kohdentaminen ym. hallinnolliset tehtävät. Vain poissaoloilmoitus (ei tuntikirjausta) Koulutuksessa olo Muu osaamisen kehittäminen Tilaisuudet, messut, ammattikirjallisuuden, -sivustojen, -lehtien ym. seuraaminen. (Huom. ehdotetaan poistettavaksi) Työterveyshuolto Käynti työterveyshuollossa. (Huom. ehdotetaan, että jatkossa ei eritellä työterveyshuollossa käyntiä, kirjattaisiin sairauspoissaoloihin kuten muukin lääkärissä käynti, jos työaikaa.) Sairauspoissaolot Muussa lääkärissä käynti, mikäli se on määritelty työajaksi. Vain poissaoloilmoitus (ei tuntikirjausta) Työhyvinvointi ja virkistystoiminta Virkistystoimintaan osallistuminen. Huom. Lisäksi käytetään luottamusmiestoimintaan, yhteistoimintaan ja työsuojeluun liittyviä poissaololajeja / tukitoimintoja ohjeen mukaan

20 Taha-, heha- ja ns. hallintoammattilaisen määritelmä (1/2) Henkilöt, jotka tekevät jatkuvasti joko koko työajan tai vain osan työajastaan talous- tai henkilöstöhallinnon tehtäviä. Talous- tai henkilöstöhallinnon tehtävät / tehtävä ovat osa työnkuvaa ja tekemiseen liittyy usein puolesta tekeminen tai keskitetty tekeminen. Esimerkkejä vain osan työajastaan käyttävästä talous/henkilöstöhallinnon ammattilaisesta: - ajanhallinnan vastuuhenkilön tehtävät - henkilö, joka vastaa tiettyjen laskujen tai tietyn tulosyksikkökokonaisuuden laskujen tiliöinnistä - ns. matkasihteerin tehtävät - ns. hankintavastaavan tehtävät Virkamiehet, esimiehet tai projektipäälliköt, jotka tiliöivät, asiatarkastavat tai hyväksyvät vastuualueensa laskuja, eivät ole taha-ammattilaisia

21 Taha-, heha- ja ns. hallintoammattilaisen määritelmä (2/2) Kiekun työroolit, jotka liittyvät taha-, heha- ja ns. hallintoammattilaisen tehtäviin: - Henkilöstöasiantuntija, Ajanhallinnan vastuuhenkilö, Vuorosuunnittelija, Työaikavastaava (CATS), Henkilöstöasiantuntija. Lomasuunnittelu, Tallentaja, lomasuunnittelu, Palveluaikalaskennan selaaja - Laskutusvastaava, Myynnin selaaja, Myyntivastaava, Nimikerekisterin selaaja, Menojen käsittelyn raportoija, Hankintavastaava, Kirjanpitovastaava, Seurantakohdevastaava, Käyttöomaisuusvastaava, Käyttöomaisuusraportoija, Irtaimistovastaava, Viivakoodivastaava, Valtuusseurannan tietojen päivittäjä, Sisäisen budjetoinnin tietojen päivittäjä Tilha-järjestelmän roolit, jotka liittyvät ammattilaisen tehtäviin: - Hankintavastaava, Hankinta- ja sopimusvastaava, Pääkäyttäjä, Raportoijan oikeudet, Käyttäjätunnusten hallinnoijan oikeudet M2:n työroolit, jotka liittyvät ammattilaisen tehtäviin: - Matkasihteeri, Asiatarkastaja, Konserniraportoija, Maksaja, PääkäyttäjäPlus, Raportoija, M2-admin, Pääkäyttäjä

22 Ryhmäkeskustelu 1 1. Mitä mieltä olette tukitoimintojen käyttäjien rajaamisesta vain ammattilaisiin? 2. Onko taha-, heha ja ns. hallintoammattilaisten tunnistaminen määrittelyn avulla tehtävissä? Konkreettisia esimerkkejä tilanteista, jolloin määrittely voi olla vaikeaa?

23 2. Htv- ja tuottavuuskysely sekä muutosehdotukset talous- ja henkilöstöhallinnon tukitoimintoihin

24 Henkilötyövuosi- ja tuottavuusseuranta Talous- ja henkilöstöhallinto Aiemmin toteutettu tiedonkeruu kirjanpitoyksiköistä Excel-lomakkeiden avulla siirrytään hyödyntämään Kieku-konserniraportointia ja prosessikohtaisia mittaritietoja (esim. tapahtumamäärät). Lähtökohtina tiedon laatu ja kirjanpitoyksiköiden tiedonantovelvollisuuden keventäminen. Pääpaino ammattilaisten työpanoksen seurannassa. - Tukitoiminnoille kohdennettu tehollinen työaika. Joidenkin prosessien kohdalla Valtiokonttori arvioi ei-ammattilaisten työpanosta. - Hyödynnetään tapahtumamäärätietoja ja muita mittareita. - Esitetään raportoinnissa erillään ammattilaisten työpanoksesta. - Arviointia voidaan tehdä esim. menojen käsittelystä, työaikojen hallinnasta, tukekeskusteluista. Toimintamalli edellyttää kirjanpitoyksiköille osoitettavaa vuosittaista taustakyselyä. - Selvitetään eri prosessien / tehtävien organisointia (keskitetty hajautettu) ymmärrys tuntikirjausten sisällöstä. - Kyselyn tietoja tarvitaan myös, jotta voidaan tehdä ei-ammattilaisten työpanoksen arviointi - Huomioidaan vastaamisen helppous

25 Taustakysely Esimerkkejä kyselyn sisällöstä Taloushallinto Onko kirjanpitoyksikössä keskitetty hankintatoimen tehtäviä? Jos on, niin mitä ja miten? Onko kirjanpitoyksikössä hankinta-asiantuntijoita, joiden päätehtävänä on hankintatoimi (sis. Hankintalakimiehet)? Esittäkää arvio (%) siitä, miten suuri osa ostolaskuista tiliöidään ns. taha ammattilaisten toimesta. Tehdäänkö myyntilaskutukseen liittyviä tehtäviä substanssiyksiköissä (muutakin kuin laskutustietojen ilmoittaminen taloushallintoon)? Miten kirjanpidon muistiotositteiden laadinta on organisoitu? Onko kirjanpitoyksiköllä substanssi-/osakirjanpitoa, johon liittyvät tehtävät tehdään substanssiyksiköissä? Henkilöstöhallinto Mikä on esimiesten lukumäärä kirjanpitoyksikössä? Mahdolliset kysymykset Kieku-prosessien noudattamisesta esim. palvelussuhteen hallinnassa. Miten ajanhallinnan tehtävät on organisoitu (työaikojen kirjaamisen valvonta, oikeellisuuden tarkistukset, leimauskorjaukset)? Miten matkahallinnon travel manager sekä matka- ja kululaskujen käsittely on organisoitu?

26 Esimerkki ei-ammattilaisten työmäärien arvioinnista Menojen käsittely Kirjanpitoyksikön ostolaskut lkm Taustakysely: Miten suuri osa laskuista tiliöidään ammattilaisten toimesta ( 10 % - 100%) Mille lkm:lle tulee arvioida substanssin työ tiliöinnissä Taustakysely: Miten suuri osa laskuista asiatarkastetaan ammattilaisten toimesta ( 10 % - 100%) Mille lkm:lle tulee arvioida substanssin työ asiatarkastuksessa Taustakysely Miten suuri osa laskuista hyväksytään ammattilaisten toimesta ( 10 % - 100%) Mille lkm:lle tulee arvioida substanssin työ hyväksymisessä Automaattisesti käsitellyt tilaukselliset laskut Manuaalisesti käsitellyt tilaukselliset laskut Automaattisesti käsitellyt sopimukselliset laskut Manuaalisesti käsitellyt sopimukselliset laskut Tiliöintikoodilla käsitellyt laskut Peruslaskut / muut menotositteet 0 min Asiatark x min Hyväksyntä x min 0 min Asiatark x min Hyväksyntä x min Asiatark x min Hyväksyntä x min Tiliöinti x min Asiatark x min Hyväksyntä x min Kirjanpitoyksikön muut menotositteet lkm Jos muut menotositteet kuin ostolaskut tapahtumamäärätietoja ei saada, tulevat ne käsitellyiksi osana peruslaskuja. Jos tapahtumamäärät saadaan, voidaan niille määrittää omat käsittelyajat. Asia tarkentuu vuoden 2015 aikana (mm. monisaajaexcelin käyttöönotto)

27 Htv- ja tuottavuuskyselyn seurantataso - Taloushallinto Taloushallinnon prosessi Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen Yhteinen toiminto Talouden suunnittelu ja seuranta (UUSI NIMI, yhdistetty 2 toimintoa) Pl. Tulosohjaus ja strateginen suunnittelu, jotka seurataan osana johtamista Menojen käsittely Hankintatoimi Sisältää Tilha-tehtävät Tulojen käsittely Pl. Ajoneuvo- ja kiinteistöverot Kirjanpito Seurantakohteet käytössä vain ammattilaisilla

28 Htv- ja tuottavuuskyselyn seurantataso - Taloushallinto Muutokset tukitoiminnoissa: Suunnitelmista tuloksiin: - Tukitoiminnot Toiminnan ja talouden suunnittelu ja Sisäinen laskenta ja raportointi yhdistetään toiminnoksi Talouden suunnittelu ja seuranta. Talouden suunnittelu Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimi Tulosten raportointi Esim. Suunnitteluasiakirjojen laadinta, sisäinen budjetointi, hinnoittelu, tunnuslukujen ja mittareiden laadinta, toimintakertomuksen laadinta ja kustannuslaskenta. - Tulosohjaus ja strateginen suunnittelu: Seuranta tukitoiminnoissa Yleishallinto ja johtaminen. Taha-ammattilaisen tekeminen (asiakirjojen laadinta tms.) sisältyy kuitenkin talouteen

29 Htv- ja tuottavuuskyselyn seurantataso - Taloushallinto Hankintatoimi - Toiminnon avulla seurataan hankintatoimen ammattilaisten määrän kehittymistä. - Huom. Sisältää Tilha-tilaamisen (ammattilaisten tekemänä) ja pääkäyttäjätehtävät Tulojen käsittely - Tulojen käsittelystä rajataan pois ajoneuvo- ja kiinteistöverot, sillä kyseessä ei ole myyntilaskutus, vaan verotus. - Missä menee tulojen käsittelyn ja ns. substanssin raja? Laskutustietojen ilmoittaminen ei vielä ole tulojen käsittelyä. Maksatushakemusten laadinta (esim. EU-rahoitus)?

30 Htv- ja tuottavuuskyselyn seurantataso - Henkilöstöhallinto Henkilöstöhallinnon prosessi Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta Matkustus Yhteinen toiminto Ei seurata kyselyssä Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen Palkan ja palkkionlaskenta Palvelussuhteen hallinta xxxx Työaikojen hallinta (UUSI TOIMINTO) Henkilöstön kehittäminen Matkahallinto xxxx Matka- ja kululaskujen käsittely (UUSI TOIMINTO) Seurantakohteet käytössä vai ammattilaisilla pl. Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen tukitoiminto, jota käyttävät myös esimiehet

31 Htv- ja tuottavuuskyselyn seurantataso - Henkilöstöhallinto Muutokset tukitoiminnoissa: Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu - Henkilöstösuunnittelu rajataan pois toiminnon sisällöstä, jotta tiedonkeruu henkilöstön kehittämisestä onnistuu. Ammattilaisen henkilöstösuunnittelu seurataan osana Muut henkilöstöhallinnon tehtävät toimintoa Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen - Toiminnolle kirjataan jatkossa vain ammattilaisten tekeminen eli esim. virastotasolla tapahtuva palkkausjärjestelmän kehittäminen ja tehtävänkuvien hallinnointi - TUKE-keskustelut ml. valmistautuminen ja suoriutuvuuden arvioinnit kirjataan Yleishallinto ja johtaminen -toiminnolle. - Esimiesten ja virkamiesten tekemä tehtävänkuvausten laadinta kirjataan Yleishallinto ja johtaminen toiminnolle

32 Htv- ja tuottavuuskyselyn seurantataso - Henkilöstöhallinto Palvelussuhteen hallinta jaetaan kahteen toimintoon: Palvelussuhteen hallinta Vain ammattilaiset käyttävät toimintoa. Esim. organisaation hallinta, henkilö- ja palvelussuhdetietojen ylläpito, poissaolojen ja vuosilomien hallinta xxxx Työaikojen hallinta (UUSI TOIMINTO) Vain ammattilaiset käyttävät toimintoa. Esim. työajansuunnittelu, ajanhallinnan tehtävät (mm. tarkastamiset ja korjaukset). Uusi toiminto mahdollistaa Työaikojen hallinnan työpanoksen erottelun muusta palvelussuhteen hallinnan työstä (mm. vuorotyön vaikutukset)

33 Htv- ja tuottavuuskyselyn seurantataso - Henkilöstöhallinto Matkustus jaetaan kahteen toimintoon: Matkahallinto Ns. travel manager työ, kuten kirjanpitoyksikön sisäinen matkustuksen ohjeistus, matkojen varaaminen xxxx Matka- ja kululaskujen käsittely (UUSI TOIMINTO) Matka- ja kululaskujen tarkastaminen, matka- ja kululaskujen puolesta tekeminen. Tämä mahdollistaa: - Hallinnonalojen ja kirjanpitoyksiköiden keskinäinen vertailtavuus; travel manager tehtävien ja puhtaan matka- ja kululaskujen käsittelyn erottaminen. - Kirjanpitoyksiköiden osalta vertailtavuus myös palvelukeskuksen tarjoamaan matka- ja kululaskujen tarkastuspalveluun

34 Ryhmäkeskustelu 2 1. Mitä mieltä olette esitetyistä toimintojen sisältömuutoksista ja uusista toiminnoista? - Onnistuuko työajan erittely uusille toiminnoille? 2. Tunnistatteko jonkin tukitoiminnon osalta, että ei-ammattilaiset tekevät merkittävästi siihen liittyviä tehtäviä - Esim. Tulojen käsittely miten onnistuu rajanveto substanssiin? - Esim. Kirjanpito miten onnistuu rajanveto substanssiin (osakirjanpidot)? 3. Mitä ajatuksia herättää ei-ammattilaisten työmäärien arviointi? - Minkä prosessien tai tehtävien osalta sitä tulisi tehdä? - Mitkä seikat voivat muodostua arvioinnin esteeksi?

35 3. Tietohallintokysely ja tietohallinnon toimintojen kehittäminen

36 Tietohallintokysely Valtiovarainministeriö aikoo uudistaa Tietohallintokyselyä. - Tavoitteena on saada kirjanpitoyksiköiden Valtorilta ostamien palvelujen tiedot suoraan Valtorilta kyselyä varten. Kirjanpitoyksiköt kirjaavat kaikki Valtorilta ostetut palvelut yhdelle lkp-tilille Atk-palvelujen ostot valtion virastoilta ja laitoksilta, joten tietojen tuottaminen entisellä kyselymallilla haastavaa. - Kyselyssä tullaan edelleen käyttämään lkp-tilien tietoja ulkopuolisten palvelutuottajien osalta, mutta uutena ulottuvuutena on tarkoitus kerätä tietoja myös kehittämisestä ja ylläpidosta. - Tietoja pyritään tuottamaan mahdollisimman paljon konserniraportoinnin keinoin (esim. lkp-tilien toteumat)

37 Nykyisessä tietohallintokyselyssä kysyttyjä asioita Tietohallintokyselyn jaottelu Seurantakohde Laiteostot (ei leasingkuluja) Laitevuokrat ja leasingmaksut Valmisohjelmistot (valmisohjelmistojen hankinta- ja ylläpito-, ohjelmistolisenssimaksut) Tietojärjestelmien ja sähköisten palvelujen kehittäminen sekä niihin liittyvien infrastruktuurin kehittäminen Tietojärjestelmien ja sähköisten palvelujen ylläpito Sovellusvuokrauspalvelut (ns. Saas-palvelut) Käyttöpalvelut Laitteiden huolto- ja korjauspalvelut Työasemien, työasemaverkon ja -tuen sekä videoneuvottelupalvelun hankinnat kokonaispalveluna, sisältäen esim. työasemavuokrat ja lisenssikustannukset Tietoliikenne, tiedonsiirto ja puhelinliikenne (mukaan lukien puhelinliittymien dataliikenne) Konsultointi- ja asiantuntijapalvelut Koulutuspalvelut Muut hankinnat Lkp 1255 Atk-laitteet ja niiden oheislaitteet Lkp 4204 Tietokoneiden vuokrat Lkp 1120 Ostetut atk-ohjelmistot,1140 Itse valmistetut ja teetetyt atk-ohjelmat, 4520 Patentti- ja lisenssimaksut, 4521Ohjelmistojen käyttöoikeusmaksut Mm. projekti, toiminnot Ydintoimintojen tietojärjestelmät ja tukitoimintojen tietojärjestelmät sekä kpy:n omat ydintoiminnot. Toiminnot Ydintoimintojen tietojärjestelmät, tukitoimintojen tietojärjestelmät sekä kpy:n omat ydintoiminnot Lkp 4327 Sovellusvuokrauspalvelut Lkp 4323 Atk:n käyttöpalvelut Lkp 4304 Tietokoneiden korjaus- ja kunnossapitopalvelut Lkp 4322 Tietoliikennepalvelut Lkp Tietotekniikan asiantuntijapalvelut Lkp Koulutuspalvelut + tietohallinnon toimintayksikkö(?)

38 Tietohallinnon toimintojen kehittäminen - Nykyiset yhteiset tukitoiminnot Tukitoiminto IT-hallinto, arkkitehtuuri, hankehallinta ja kumppaninhallinta Käyttökuvaus IT-hallinto ja arkkitehtuurit, hankehallinta ja kumppanihallinta, hankehallinta, arkkitehtuurien hallinta Perustietotekniikka ja käyttäjätuki Ydintoimintojen tietojärjestelmät Tukitoimintojen tietojärjestelmät perustietotekniikka ja käyttäjätuki, työasemapalvelut, käyttöpalvelut, aluepalvelut, tietoliikenne ja viestintäjärjestelmät, perustietotekniikan kehittäminen ydintoimintojen tietojärjestelmät, ydintoimintojen tietojärjestelmien tuotanto, ydintoimintojen tietojärjestelmien ylläpito, ydintoimintojen tietojärjestelmien kehittäminen tukitoimintojen tietojärjestelmät, tukitoimintojen tietojärjestelmien tuotanto, tukitoimintojen tietojärjestelmien ylläpito, tukitoimintojen tietojärjestelmien kehittäminen Muu tietohallinto muu tietohallinto

39 Ydintoimintojen tietojärjestelmät Ydintoimintojen tietojärjestelmät tukitoimintoa ei käytetä yhtenäisesti. - Osa kohdistaa ydintoimintojen tietojärjestelmien työn ja muut menot suoraan ydintoimintaan. - Osa käyttää ydintoimintojen tietojärjestelmät tukitoimintoa ja vyöryttää kustannuslaskennan keinoin kustannukset ydintoiminnoille. Ydintoimintojen tietojärjestelmien kustannukset ovat merkittäviä. Jos kaikki kustannukset ovat osa tukitoimintoja, se kasvattaa turhaan vyörytettävien tukitoimintojen kustannuksia (ns. yleishallintoa / yleiskustannuksia). Muutenkin ydintoimintojen tietojärjestelmiin liittyvä tekeminen on enemmän suoraan ydintoimintoa / ydintoimintoja tukevaa kuin koko kirjanpitoyksikköä tukevaa yleistä toimintaa. - Kustannuslaskennassa kohdistettava kuitenkin suoraan ydintoiminnoille

40 Ydintoimintojen tietojärjestelmät - Kehitysehdotuksia Kehitysehdotus 1: Ydintoimintojen tietojärjestelmät toiminto siirretään ydintoimintojen puolelle yhteiseksi ydintoimintoja avustavaksi toiminnoksi ja jaetaan kahtia: - Ydintoimintojen tietojärjestelmien ylläpito - Ydintoimintojen tietojärjestelmien kehittäminen Kaikki ydintoimintojen tietojärjestelmämenot ja työaika kirjataan näille toiminnolle. - Tietoja tietojärjestelmittäin seurataan esim. seurantakohde 1:n avulla tai toiminnon alajaotteluilla. - Tietojärjestelmäkustannukset kohdistetaan varsinaisille ydintoiminnoille kustannuslaskennan keinoin

41 Ydintoimintojen tietojärjestelmät - Kehitysehdotuksia Kehitysehdotus 2: Ydintoimintojen tietojärjestelmien seuranta toteutetaan kunkin ydintoimintokokonaisuuden sisällä (kirjanpitoyksikkö perustaa ja määrittää toiminnot itse). - Tietoja tietojärjestelmittäin seurataan esim. seurantakohde 1:n avulla. - Kirjanpitoyksikön tulee varmistua siitä, että tietohallintomenoja pysytään seuraamaan ja raportoimaan. - Konserniraportoinnin toteuttaminen tulevaisuudessa rinnakkaishierarkian avulla(?) Lisäksi kirjanpitoyksikkö voi perustaa ydintoimintojen tietojärjestelmät toiminnot (ylläpito ja kehittäminen) sellaista toimintaa varten, joka palvele koko ydintoimintaa (esim. vankitietojärjestelmä)

42 Ydintoimintojen tietojärjestelmät - Kehitysehdotuksia Kehitysehdotus 3: Ydintoimintojen tietojärjestelmät toiminto siirretään ydintoimintojen puolelle yhteiseksi ydintoimintoja avustavaksi toiminnoksi ja jaetaan kahtia: - Ydintoimintojen tietojärjestelmien ylläpito - Ydintoimintojen tietojärjestelmien kehittäminen Ydintoimintojen tietojärjestelmiin liittyvät menot ja tunnit voidaan vaihtoehtoisesti kohdistaa suoraan ydintoimintaan. - Tietoja tietojärjestelmittäin seurataan esim. seurantakohde 1:n avulla. - Kirjanpitoyksikön tulee varmistua siitä, että tietohallintomenoja pystytään seuraamaan ja raportoimaan

43 Valtorin palvelut ja laskutus Valtorin laskuttamat ict-palvelut (laskutus palvelutasolla). - Kts. esityksen liitteestä palvelujen tarkempi sisältö. Huom. Valtorissa menossa palveluiden tuotteistaminen, mikä voi aiheuttaa muutoksia alla olevaan määrittelyyn. Palvelukokonaisuus Käyttäjätukipalvelut Päätelaite- ja viestintätekniset palvelut Tietoliikenne ja käyttöpalvelut Projekti- ja asiantuntijapalvelut Palvelu Käyttäjien tukipalvelut, Käyttövaltuuspalvelut, Päätelaitepalvelut, Työasemaverkon palvelut, Tulostuksen hallintapalvelut, (Omaisuudenhallinta) Viestintätekniset palvelu, Puhepalvelut, AVpalvelut Runkoverkkopalvelut, Lähiverkkopalvelut (LAN), Etäyhteys, TL, tietoturva, Käyttöpalvelut Integraatiopalvelut, Projektipalvelut, Kehittämis- ja asiantuntijapalvelut, Tietoturvapalvelut, (Hankintapalvelut) Sähköisen asioinnin palvelut

44 Tietohallinnon tukitoimintojen kehittämisehdotukset / Valtorin laskutus Onko tarve perustaa muutama uusi yhteinen tukitoiminto? - Valtorin laskut kirjattaisiin nykymallissa lähinnä yhdelle tukitoiminnolle (Perustietotekniikka ja käyttäjätuki). Voisiko esimerkiksi tämä olla uusi jaottelu Valtorin palveluiden kirjaamiseksi? - Vai toimisiko jokin muu jaottelu paremmin? Yhteinen tukitoiminto Käyttäjätukipalvelut Käyttökuvaus (laskutettavat palvelut) Käyttäjien tukipalvelut, Käyttövaltuuspalvelut Päätelaite- ja viestintätekniset palvelut Tietoliikenne ja käyttöpalvelut Muu tietohallinto Päätelaitepalvelut, Työasemaverkon palvelut, Tulostuksen hallintapalvelut, (Omaisuudenhallinta) Viestintätekniset palvelu, Puhepalvelut, AV-palvelut Runkoverkkopalvelut, Lähiverkkopalvelut (LAN), Etäyhteys, TL, tietoturva, Käyttöpalvelut Muut Valtorin palvelut? / Substanssiin, jos palvelu kohdistuu siihen?

45 Ryhmäkeskustelu 3 1. Mitä mieltä olette Tietohallintokyselyyn suunnitelluista muutoksista? - Onko tietojen tuottaminen ylläpidosta ja kehittämisestä mahdollinen tietohallintokyselyä varten? 2. Mikä Ydintoimintojen tietojärjestelmät toiminnon kehitysehdotuksista sopisi organisaatiollenne parhaiten ja miksi? 3. Onko tarve perustaa muutama uusi tietohallinnon tukitoiminto (Valtorin laskujen kirjaaminen)? - Mikä voisi olla yhteinen malli?

46 4. Muiden tukitoimintojen kehittäminen

47 Johtaminen Viime syksyllä käyttökuvauksen kommenttikierroksella ehdotettiin, että yleishallinto ja johtaminen jaettaisiin omiksi toiminnoikseen. Onko tarpeen ja / mahdollista erotella nämä tekemiset toisistaan ja voisiko sidosryhmäyhteistyön ja edustamisen yhdistää yleishallintoon? - Johtaminen: strategiatyö, tulosohjaus, johtoryhmätyöskentely, tulosyksikön toiminnan kehittäminen jne. - Yleishallinto: tulosyksikkökokoukset, perusvirkamiehen ja esimiehen hallinnolliset tehtävät, sidosryhmäyhteistyö ja edustaminen(?) Pystyykö esimies erottamaan milloin tekee johtamista ja milloin yleishallintoa? - Oletuksena, että ns. perusvirkamies ei koskaan tee johtamista, vaan vain yleishallintoa (tulosyksikkökokoukset, hallinnolliset tehtävät ).

48 Työterveyshuolto Henkinen ja fyysinen työkyky Voitaisiinko työterveyshuollossa käynnit kirjata sairauspoissaolot - toiminnolle, jonne kirjataan muu lääkärillä käynti? - Perusvirkamiehelle helpompaa! Nykyinen käyttökuvaus Työterveyshuolto työajalla tapahtuva käynti työterveysasemalla ja muualla työterveyshuollossa, järjestettyihin työterveyshuoltotarkastuksiin osallistuminen, työterveyshuollosta aiheutuvat menot, työterveyshuollon kustannusten palautukset, työterveyshuollon ja viraston välinen yhteistyö, varhaisen tuen malliin liittyvät tapaamiset palveluntuottajan kanssa - Työterveyshuolto -tukitoiminnoille jäisi vain ammattilaisten tekeminen ja työterveyshuollon kulut. Lkp-tilin avulla saadaan joka tapauksessa työterveyshuoltokäyntien kustannukset selville (pl. työterveyshuollossa käynnin palkkakustannukset ja tunnit).

49 Muu osaamisen kehittäminen Koulutus Muu osaamisen kehittäminen Nykyinen käyttökuvaus muu ammattitaidon kehittämiseen käytetty työaika ja menot, ammattikirjallisuuden, - lehtien ja - sivustojen yms. seuraaminen, messut, tutustumiskäynnit yms., yhyet sisäiset ja ulkopuoliset infotilaisuudet, jotka eivät täytä koulutustilaisuuden tunnusmerkkejä, perehdytettävänä oleminen (yleisperehdytys), valtioneuvostopassiin liittyvä ja muu lyhytaikainen työskentely toisessa virastossa, työnohjaus Voitaisiinko Muu osaamisen kehittäminen tukitoiminto poistaa? - Toimintoa ei tarvita Tahtin tiedonkeruussa, mutta onko se kirjanpitoyksikön seurannassa tarpeellinen?

50 Toiminnot, joita tarvitaan TAHTI:n tiedonkeruussa TAHTI:n tarpeet Työajan kirjaaminen / muut kulut Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen Rekrytoinnin kustannukset Työterveyshuolto Työpaikkaterveyspalvelut, ostetut (Huom. Tahti ei kerää henkilöstön työterveyshuollossa käyntien tuntitietoja) Työsuojelu Kirjataan työaika suoraan toiminnolle Työhyvinvointi ja virkistystoiminta Virkistystoiminnan osalta poissaolokirjaus*, ei tuntikirjausta (saadaan erikseen heha-puolen raportoinnista) Koulutus opettajana ja koulutuksen suunnittelu Henkilöstökoulutuksen pitoa, työaika suoraan toiminnolle. Olemassa myös poissaololaji, mutta kohdennettava lisäksi tuntikirjauksissa (ei pakko käyttää) Koulutus oppilaana Poissaolokirjaus, ei tuntikirjausta Yhteistoiminta Poissaolokirjaus, ei tuntikirjausta Luottamusmiestoiminta Päätoimisen työaika suoraan tukitoiminnolle, sivutoiminen poissaolojen kautta. Kuntoutuksessa ololle oma poissaololaji (saadaan hehapuolen raportoinnista) *Poissaolokirjauksella tarkoitetaan ilmoitusta Kiekun poissaolot-osiossa

51 Muut tukitoiminnot

52 Muiden tukitoimintojen kehittäminen Seurantakohdemallin toiminnot voidaan jakaa seuraavasti: - Ydintoiminnot - Ns. ydintoimintojen avustavat tehtävät Tiettyä ydintoimintoa / ydintoimintokokonaisuutta tukevat toiminnot. Perustetaan ydintoimintoihin ja kohdistetaan kustannuslaskennassa tietyille ydintoiminnoille. - Ohjaustoiminnot Lähtökohtaisesti rakennettu ministeriöiden yhteisten tehtävien seurantaa varten, mutta myös kirjanpitoyksiköt käyttävät tiettyjä ohjaustoimintoja ohjeen mukaisesti. - Tukitoiminnot Kirjanpitoyksikön ydintoimintoja yleisesti tukevat toiminnot.

53 Muut tukitoiminnot tuotannossa 2014 (1/2) Htv 790 Henkilöstöhallinto Tietohallinto Johtaminen Kiinteistöhallinto Muut tukitoiminnot Taloushallinto Toimistopalvelut 234 Tietopalvelu Viestintä Logistiikka Hankintatoimi 436 Matkahallinto 724 Turvallisuus ja riskienhallinta Asiakkuuden hallinta 494 Oikeudelliset palvelut Tarkastustoiminta Ympäristönsuojelu

54 Muut tukitoiminnot tuotannossa 2014 (2/2) Toiminnan kulut (1 000 ) Tietohallinto Kiinteistöhallinto Henkilöstöhallinto Johtaminen Muut tukitoiminnot Logistiikka Taloushallinto Toimistopalvelut Viestintä Tietopalvelu Hankintatoimi Turvallisuus ja riskienhallinta Matkahallinto Asiakkuuden hallinta Oikeudelliset palvelut Tarkastustoiminta Ympäristönsuojelu

55 Muiden tukitoimintojen kehittäminen Havaintoja tuotannosta: - Muihin tukitoimintoihin perustettu omia alajaotteluita, jotka vaikuttavat enemmän ydintoimintojen avustavilta tehtäviltä. Kuuluisi poistaa tukitoiminnoista ja perustaa ydintoimintojen puolelle. - Joillekin omille alajaotteluille kirjattu vain muutamia satoja tai tuhansia euroja toiminnan kuluja. Seurataan vain oleellisia asioita! -> Tarkkuustaso!

56 Muut tukitoiminnot Muut tukitoiminnot Kiinteistöhallinto Iso kokonaisuus, ei poisteta. Pitäisikö nostaa omaksi hierarkiakseen tukitoiminnoissa (nyt Muut tukitoiminnot hierarkian alla)? Toimistopalvelut Tarvitaanko omana kokonaisuutenaan? Pitäisikö siirtää omaksi hierarkiakseen tukitoiminnoissa (nyt Muut tukitoiminnot hierarkian alla)? Mahdollisuus yhdistää kiinteistöhallintaan tai työasemapalveluihin? Tietopalvelu Iso kokonaisuus, ei poisteta. Kirjanpitoyksiköt tehneet jonkin verran omia alajaotteluja. Käännöstyö ohjeistettu kirjattavaksi tänne, mutta käännöstyötä perustettu omiksi toiminnoikseen muiden tukitoimintojen alle. Mikä olisi oikea paikka käännöstyölle? Ulkoinen viestintä Sisäinen viestintä Riittäisikö yksi toiminto; viestintä? Tarkastustoiminta Voitaisiinko yhdistää Turvallisuus ja riskienhallinta tukitoiminnon kanssa? Olemassa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimikunta. Uusi nimi Riskienhallinta ja sisäinen valvonta? Turvallisuus ja riskienhallinta Yhdistetään tarkastustoiminnan kanssa?

57 Muut tukitoiminnot Muut Asiakkuudenhallinta Ehdotetaan poistettavaksi Oikeudelliset palvelut Tarvitaanko omana toimintonaan? Jos ei voida poistaa, siirto Muut tukitoiminnot hierarkian alle Logistiikka Tietyille kirjanpitoyksiköille merkittävä tukitoiminto, ei poisteta. Vain ne kirjanpitoyksiköt käyttävät, joilla vastaavaa toimintaa Ympäristönsuojelu Ehdotetaan poistettavaksi. Toiminnon käyttö ollut hyvin vähäistä Muut tukitoiminnot Tähän luokkaan voi kirjata asioita, jotka eivät sovi muihin tukitoimintoihin. Esim. autonkuljettajien työaika. Näyttää siltä, että tämän hierarkian alle perustettu käännöspalveluita ja sihteeripalveluita varten omia toimintoja. Käännöspalvelut kuuluvat nykyohjeistuksen mukaan tietopalveluun ja sihteeripalveluiden osalta ns. hallintoammattilaisen tehtävät tulee eritellä eri tukitoiminnoille. Osa omista alajaotteluista näyttäisi olevan enemmänkin ns. ydintoiminnan avustavia tehtäviä

58 Ryhmäkeskustelu 4 1. Mikä on mielipiteenne Johtamisen tukitoiminnoista? - Onko tarpeen / mahdollista erotella johtamista ja yleishallintoa? - Entä sidosryhmäyhteistyö ja edustaminen, tarvitaanko omana toimintonaan? 2. Mikä on mielipiteenne työterveyshuollosta, onko tarve kirjata työterveyshuollossa käynnit eri toiminnolle kuin muussa lääkärissä käynti (sairauspoissaolot-toiminto)? 3. Mikä on mielipiteenne Muu osaamisen kehittäminen tukitoiminnosta, onko toiminto tarpeellinen? 4. Mikä on mielipiteenne muiden tukitoimintojen kehittämisehdotuksiin? - Ulkoisen ja sisäisen viestinnän yhdistäminen. - Tarkastustoiminnan ja turvallisuuden ja riskienhallinnan yhdistäminen. - Asiakkuuden hallinnan, oikeudellisten palvelujen ja ympäristön suojelun poistaminen / siirto hierarkiassa. 5. Mitä asioita organisaatiossanne kirjataan toimintoon Muut tukitoiminnot?

59 5. Ohjaustoiminnot

60 Ohjaustoiminnot Viime syksyllä käyttökuvauksen kommenttikierroksella tuotiin esille, että ohjaustoimintojen käyttö kirjanpitoyksiköissä* on epäselvää. Nykyinen ohjeistus: Yhteiskuntapolitiikan strategiat ja seuranta Kirjanpitoyksikkö käyttää tätä toimintoa vain osallistuessaan hallinnonalatasoisiin / hallinnonalan välisiin tehtäviin Hallinnonalan ohjaus-, toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta Kirjanpitoyksikkö käyttää tätä toimintoa vain osallistuessaan hallinnonalatasoisiin / hallinnonalan välisiin tehtäviin Lainsäädännön valmistelu ja seuranta Käytetään jos tehdään toiminnon mukaisia tehtäviä EU- ja kansainväliset asiat Käytetään jos tehdään toiminnon mukaisia tehtäviä Muut ministeriön erityistehtävät Vain ministeriöt käyttävät. * Kirjanpitoyksikkö, joka ei ole ministeriö

61 Ohjaustoiminnot Ohjaustoimintojen kehittäminen -tapaamisessa ministeriöiden kanssa todettiin, että se kuinka paljon ja mitä ohjaustoimintoja kirjanpitoyksikkö tekee, riippuu paljon siitä, miten yhteistyötä hallinnonalalla tehdään. Todettiin, että kirjanpitoyksikön tulee keskustella ohjaavan ministeriön kanssa siitä, milloin ohjaustoimintoja käytetään

62 6. Muut kehittämisehdotukset

63 Palkeiden laskujen kirjaaminen Palkeiden nykyinen talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien seuranta, hinnoittelu ja laskutus eivät täysin vastaa yhteisiä talousja henkilöstöhallinnon prosesseja. Jotta hinnoittelu ja laskutus saadaan vastaamaan yhteisiä prosesseja ja tukitoimintoja, tulee ensin tehdä yhtenäistämistyötä. Tämä tarkoittaa sitä, että vuoden 2016 alusta Palkeilla ei vielä ole mahdollisuutta tuottaa laskutusta yhteisiä tukitoimintoja vastaavasti. Voitaisiinko laskut kirjata seuraavasti?: - Taloushallinnon palvelut toiminnolle Muut taloushallinnon tehtävät. - Henkilöstöhallinnon palvelut toiminnolle Muut henkilöstöhallinnon tehtävät. - Järjestelmien tuki- ja ylläpito sekä tietojärjestelmät toiminnolle Tukitoimintojen tietojärjestelmät

64 Palkeiden laskujen kirjaaminen Esimerkki Palkeiden laskujen kirjaamisesta. Muut taloushallinnon tehtävät -toiminto Tilaukselliset ja sopimukselliset menotositteet Muut menotositteet Matkalaskut Manuaaliset myyntilaskut Excel-myyntilaskut Itse tallettamat myyntilaskut Myyntireskontran hoitaminen Perintä Meno- ja tulotiliotteiden käsittely Maksuunpano Kirjanpito ja sisäinen laskenta ja raportointi Käyttöomaisuuskohteen perustaminen jne. Pääkäyttäjätoiminnot Esitiliöintipalvelu Lisäpalvelut Muut henkilöstöhallinnon tehtävät -toiminto Palvelussuhteen hallinta ja vuosilomien/poissaolojen käsittelytehtävät Palkanlaskenta (palkansaajat) Palkanlaskenta (palkkionsaajat) Raportit ja tilastot Matka- ja kululaskujen maksaminen Pääkäyttäjätehtävät Lisäpalvelut Tukitoimintojen tietojärjestelmät - toiminto Tuki- ja ylläpito Kieku Tuki- ja ylläpito M2 Tuki- ja ylläpito Rondo Tuki- ja ylläpito (Muut järjestelmät) Tietojärjestelmät Kieku Tietojärjestelmät M2 Tietojärjestelmät Rondo Tietojärjestelmät Muut

65 Yhteisten prosessien mukaiset hierarkiat? (1/2) Voitaisiinko talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnot ryhmitellä yhteisten prosessien mukaisesti? - Tiedonkeruun näkökulmasta selkeämpää. - Yhteiset prosessit tulisivat selkeämmin näkyviin. - Samat koodit voitaisiin säilyttää, mutta muutetaan vain vakiohierarkiaa Taloushallinto Tilauksesta perintään Tulojen käsittely Hankinnasta maksuun Menojen käsittely Hankintatoimi Kirjauksesta tilinpäätökseen Kirjanpito Suunnitelmista tuloksiin Talouden suunnittelu ja seuranta Muut taloushallinnon tehtävät Muut taloushallinnon tehtävät

66 Yhteisten prosessien mukaiset hierarkiat? (2/2) 6100 Henkilöstöhallinto Osaamisen ja koulutusten hallinta Henkilöstön kehittäminen Palkkaus ja palkitseminen Palkan- ja palkkionlaskenta Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen Palvelussuhteen hallinta Palvelussuhteen hallinta xxx Työaikojen hallinta Rekrytointi Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen Henkinen ja fyysinen työkyky Työterveyshuolto Työsuojelu Työhyvinvointi ja virkistystoiminta Koulutus Koulutus opettajana ja koulutuksen suunnittelu Koulutus oppilaana Muu osaamisen kehittäminen Matkustus Matkahallinto xxx Matka- ja kululaskujen tarkastaminen Muut henkilöstöhallinnon tehtävät Muut henkilöstöhallinnon tehtävät Yhteistoiminta Luottamusmiestoiminta

67 Ryhmäkeskustelu 5 1. Olisiko Palkeiden laskujen kirjaaminen materiaalissa esitetyille toiminnoille mielestänne sopiva yhteinen toimintatapa? (Kun varsinaisille tukitoiminnoille kirjaaminen ei tällä hetkellä ole mahdollista). 2. Mikä on mielipiteenne talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen ryhmittelystä yhteisten prosessien mukaisesti?

68 Kiitos! Materiaalissa esitettyihin kysymyksiin on mahdollista lähettää vastauksia vielä työpajojen jälkeen ke mennessä. Vastaukset lähetetään osoitteeseen

69 Liite Valtorin palvelujen kuvaukset

70 Valtorin palvelut (1/3) Käyttäjätukipalvelut: Palvelu Käyttäjien tukipalvelut Käyttövaltuuspalvelut Kuvaus käyttäjien palvelupiste, lähitukipalvelu käyttöoikeushallintapalvelut

71 Valtorin palvelut (2/3) Päätelaite- ja viestintätekniset palvelut: Palvelu Päätelaitepalvelut Työasemaverkon palvelut Tulostuksen hallintapalvelut Omaisuudenhallinta Viestintätekniset palvelut Puhepalvelut AV-palvelut Kuvaus päätelaitteiden elinkaaripalvelut, päätelaitteiden omistamisen ja rahoittamisen palvelut, päätelaitteiden tietoturvapalvelut, päätelaitteiden etähallintapalvelut työasemaverkon palvelut (DHCP yms.), kotihakemistopalvelut, työasemaverkon tietoturvapalvelut, ohjelmistojen jakelupalvelut verkkotulostin- ja työasematulostinpalvelut, massatulostamispalvelu, tulostimien omistamisen ja rahoittamisen palvelut Laiterekisteripalvelut, lisenssirekisteripalvelut, lisenssien hallintapalvelu, lisenssien omistamisen ja rahoittamisen palvelut verkkokokouspalvelut, videoneuvottelupalvelut ja työasemakohtaiset videoneuvottelupalvelut, sähköpostipalvelu, salattu sähköposti-/turvapostipalvelut, työtilapalvelut, info-tv-palvelut puhepalvelut, VOIP-palvelut, yhteyspalvelut, mobiilipuhepalvelut, mobiili- ja VOIPlaitteiden elinkaaripalvelut, mobiililaitteiden omistamisen ja rahoittamisen palvelut, mobiilisovelluspalvelut, Call center -ratkaisupalvelu äänen ja kuvan tallennus- ja siirtopalvelut verkkojulkaisualustoista (intranet-, ekstranet- ja www-sivustopalvelut), sosiaalisen median alustoista ja mm. sanakirjapalveluista

72 Valtorin palvelut (3/3) Tietoliikenne- ja käyttöpalvelut: Palvelu Runkoverkkopalvelut Lähiverkkopalvelut (LAN) Kuvaus WAN-yhteyspalvelut LAN-palvelut, sisältää myös palveluverkot, WLANpalvelut Etäyhteys TL, tietoturva Käyttöpalvelut Palomuuripalvelut, hyökkäysten esto- ja raportointipalvelut palvelin- ja levytilakapasiteettipalvelut, varmistuspalvelut, konesalitilapalvelut, tietokantapalvelut, geneeriset ja järjestelmäkohtaiset virtualisointipalvelut, tunnistautumis- ja pääsyhallintapalvelut, sovelluskäyttöpalvelut, DMZpalvelut Lisäksi projektinhallinta ja asiantuntijapalvelut