Tämän päivän työt tehdään tänään! = kaste rahoitteinen hanke = Hyvä Vastaanotto ja Potku hankkeiden Suomeen tuomat toimintamallit

Transkriptio

1 Tämän päivän työt tehdään tänään! = kaste rahoitteinen hanke = Hyvä Vastaanotto ja Potku hankkeiden Suomeen tuomat toimintamallit Työskentelytapa ja valmennusohjelma -pohjautuu edistyksellisen saatavuuden lainalaisuuksiin, yleisiin jonoteorioihin, Lean oppeihin ja terveyshyötymallin viitekehykseen - muutokset perustetaan mitattuun tietoon ja riittävään ymmärrykseen oman systeemin toiminnasta

2 QULTURUM, Jönköpings läns landsting Toiminnan kehittäminen Menetelmien kehittäminen ja koulutus Jatkuvan laadunparantamisen työkalujen ylläpito Osaamisen kehittäminen Konferensseja Laadun kehittäminen Johtamisen kehittäminen ja johtajuus

3 Hyvä Potku hankkeen rakenne Moduuli 1 rakentuu: ¾ Hyvä Vastaanotto ¼ Potku

4 Potku -hanke Väli-Suomen Kaste hanke 61 kuntaa, n 1 milj. asukasta Pohjanmaan Potku Pirkka Potku Häme Potku Päijät Potku

5 Läpimurtotyöskentelyn kierros / Hyvä Potku V Sokos Hotelli Kimmelissä Tavoitteet Ongelma-analyysi Tasapainolaskurin asetukset ja mitauksen suunnittelu Mittausten analysointi Muutosten suunnittelu - PDSA:n mukaisesti Kerrotaan tähän mennessä tehdystä työstä Ideoita toisilta Uusien muutosten suunnittelu Loppuseminaari Posteri ja raportti Levittäminen Miten tästä eteenpäin? Työpaja Työpaja Työpaja Työpaja Tavoitteiden perusteleminen Informoimalla ja osallistamalla sitouta koko hlöstö mukaan 2 vkon mittaukset Info 5.9. Coaching to coach päivä Testataan suunniteltuja muutoksia Analysoidaan PDSA syklejä Mahdollistetaan ja käsitellään muutosehdotukset Hyväksi havaittujen muutosten standardointi Jatketaan uusien muutosehdotusten testaamista Jatketaan mittaamista ja seurantaa

6 Älkää tuhlatko aikaani! Ratkaiskaa koko ongelmani! Antakaa minulle juuri sitä mitä tarvitsen/ haluan! Tuottakaa arvoa siellä ja silloin, kun missä ja milloin sitä tarvitsen! Vähentäkää niiden toimintojen ja Fokus asiakkaan ajassa työvaiheiden määrää, joita tarvitaan asiani ratkaisemiseksi!

7 Edistyksellinen saatavuus = tämän päivän työt tehdään tänään Potilas saa ajan 1-3 päivän sisällä terveyskeskukseen, 14 vrk sisällä sairaalan plk:lle/ erikoissairaanhoitoon suurin osa tiimeistä asettaa tavoitteeksi akuutin ajan saamisen saman päivänä, kiireetön vastaanottoaika 7 päivän sisällä, puhelinsaatavuus 95% Ei ole odotuslistoja eikä jonoja Päivittäisiin ja viikoittaisiin vaihteluihin on varauduttu, on varasuunnitelmia Hukkatyö vähenee: puhelut vähenevät, akuuttiaikojen tarve vähenee, oikeat potilaat tuntuvat olevan oikeilla ajoilla Resurssitehokkuus optimoidaan kysynnän mukaisesti, mittarit kuvaavat virtaustehokkuutta Potilaiden ja henkilöstön tyytyväisyys lisääntyy

8 Huonon saatavuuden oireet TOIMINTA Ajanvarauskirjat täynnä, tehdään ylitöitä Potilasvarastoja = odotuslistoilla, jonokirjoilla säännöstellään kysyntää Töitä lykätään tulevaan tai lisätään työtahtia Kaikki potilaat eivät voi odottaa, joten luodaan uusia käyntityyppejä Potilaita ohjataan muualle vääriä potilaita väärillä ajoilla ei akuutteja hoidetaan päivystysajoilla + rajoittaa kysyntää + perustelu lisäresursseille - jonon lyhentyessä kysyntä kasvaa

9 Huonon saatavuuden oireet HENKILÖKUNTA Stressaantunut, tyytymätön tilanteeseen Tekee hukkatyötä: hoitaa jonoja, priorisoi potilaita = aika valuu hoidontarpeen arviointiin Paljon keskeneräistä työtä: asioita unohtuu, mieleen palauttamista, papereiden uudelleen lukemista Keskustelee potilaiden kanssa systeemin pelisäännöistä, tarpeisiin vastaamisen sijaan Ajanvaraus ja hoitohenkilökunta keskustelee hoidon tarpeen arvioinnin kriteereistä + tunnen itseni tärkeäksi - jos jono lyhenee joudun hoitamaan naapurin jonoja - tulkitaanko meidät yliresurssoiduksi

10 Huonon saatavuuden oireet ASIAKAS Odottaa jonottaa.. yhteydenottoa, tulevaa aikaa, myöhässä olevaa suuhygienistiä, hammashoitajaa, -lääkäriä odotusajan kasvu korreloi tyytymättömyyden kanssa Soittelee useasti (ta) Unohtaa ajan (sth), hoidattanut asian yksityisellä, jättääkö hoidattamatta?? Keksii keinoja päästäkseen vastaanotolle, esim. liioittelee oireitaan, soittaa varalta ajan, sanoo akuutin syyn ei akuutille vaivalle

11 Jokainen systeemi on täydellisesti suunniteltu tuottamaan niitä tuloksia mitä se tuottaa Donald Berwick

12 Jono Miten on mahdollista että jonot ja odotusajat ovat samat vuodesta toiseen? Systeemi? Ajanvaraus- ja priorisointimallit? Rutiinit? Vallitseva ratkaisumalli: Lisää resursseja Jonon purku ei auta, ellei systeemiä ja toimintatapoja samalla muuteta Aika

13 Patoallas Ulkoinen kysyntä /tarve = suunn. käynnit = lähetteet = akuuttikäynnit Sisäinen kysyntä = Uusintakäynti

14 Variaatio Reppu Kokonaiskysyntä kapasiteetti Käyttämättä jäänyttä tid kapasiteettia ei voi säästää

15 TASAPAINOLASKURIN MITTAUSTULOKSET/ Hammaslääkärit KÄYNTIEN KYSYNTÄ % Aika ULKOINEN KYSYNTÄ 38 % 193 SISÄINEN KYSYNTÄ 62 % 312 RYHMÄVASTAANOTTOJEN KYSYNTÄ 0 % 0 KYSYNTÄ YHTEENSÄ 100 % 505 SUUNNITELTU VASTAANOTTOKAPASITEETTI 113 % 569 TULOS 13 % 63 ILMAN MITTAUSTA EI OLE TIETOA!

16 Laajasalon onnela vai lean-ihme? Tammi-maaliskuu v 2012 Kysyntä puhelua/vko Resurssit n 85% Lääkäreiden T Tammi-maaliskuu v 2013 Kysyntä puhelua/vko Resurssit n 75% Lääkäreiden T3 7-10

17 ESIMERKKI POTILAAN HOIDON LÄPIMENOAJAN MUUTOKSESTA ALKUTILANNE Potilas varaa tarkastusaikaa HOIDON TARPEEN ARVIOINTI HYVÄ VASTAANOTTO -TOIMINTAMALLI Potilas varaa tarkastusaikaa HOIDON TARPEEN ARVIOINTI Hammaslääkärin tarkastus Hammaslääkärin tarkastus hoitokäynti Suuhygienistin hoitokäynti Suuhygienistin Hammaslääkärin hoitokäynti HOITO VALMIS Hammaslääkärin hoitokäynti HOITO VALMIS

18 MITEN SEURATAAN LÄPIMENOAIKAA 0 Kokonaishoidon tarve todettu HUHTIKUU Hammaslääkärin 3T 3T hml Hammaslääkärin tarkastus 22 Suuhygienistin 3T 3T shg Suuhygienistin hoitokäynti 24 Hammaslääkärien 3TJ 3TJ hml jatko Hammaslääkärin jatkohoitoaika 56 Hoidon läpimenoaika V suun terveydenhuollolla 18 merkittävät sopeutusvelvoitteet!

19 Kuinka mukana olleet tiimit ovat muuttaneet toimintaansa: 1 2 Toiminnan kysyntä ja kapasiteetti on tasapainossa Ei jonoja tai pitkiä odotusaikoja Lisätty kapasiteettia Muutettu systeemiä: Ajanvarauskirjat muutettu kysynnän mukaisiksi Hukkatyötä (ylituotantoa ja virheitä) Kokouskäytännöt Kiireellisyysluokat, blokkiajanvaraus Hoitajien ja fysioterapeuttien, eri ammattiryhmien itsenäiset vastaanotot Vähennetty kysyntää Vastataan pot. tarpeeseen Hyödynnetty käynnit maksimaalisesti, one stop Otettu käyttöön sähköisiä palveluita (mm. tekstiviesti-muistutus, nettiav) Takaisinsoitto Yksilöllisen hoitovälin määritys kaikille Palaverikäytäntöjen uusiminen Varauduttu vaihteluun Suunnitellaan 5%-20% ylikapasiteettia Koulutusten ja lomien huomioiminen viikkosuunnittelussa Kokouksien, sektoritöiden ym. suunnittelu matalamman kysynnän päiville Varasuunnitelmat poikkeustilanteisiin Hävitetty reppu Suunniteltu jononpurkuaikoja rajalliseksi ajaksi esim. muuttamalla työnjakoa, vähentämällä muuhun työhön/kokouksiin menevää aikaa lisätyöllä ym. Siivottu jonolistat Tehtävien siirrot Ryhmävastaanotot

20 Mikä on todellinen muutos? Nämä EIVÄT ole muutoksia Suunnittelu Potilaiden priorisointi eri aikatyyppeihin Kokousten pitäminen Henkilöstön koulutus Toimintaohjeen tekeminen Vastuuhenkilöiden nimeäminen Julkaisut intranetissä tai sähköpostin kautta Nämä OVAT muutoksia Puhelin- /e-asiointi aikojen lisääminen Ajanvarauskirjojen muuttaminen kysyntää vastaavaksi Ajanvaraus- ja hoitoprosessin yksinkertaistaminen keskeneräisten potilaiden/ asioiden loppuun hoitaminen ja vähentäminen Potilaalle arvoa tuottavan työ lisääminen

21 Sinua odotetaan

22 Hyvä Potku I, kierros Hyvinkää (HUS) Hyvä Potku II, kierros Pohjois-Suomi (PPSHP) Hyvä Potku III, kierros Pohjois-Suomi (PPSHP) Hyvä Potku IV, kierros Tampere (HUS) Hyvä Potku V, kierros Itä-Suomi (HUS) Hyvä Potku VI, Hki terveysasemille (HUS) Hyvä Potku VII, Oulun kertauskierros (PPSHP) Hyvä Potku VIII? Sth omakierros (HUS) Hoitosuunnitelma haltuun- valmentajakoulutukset Oulu ja Rovaniemi (PPSHP) 22

23 Mitä mukaan lähteminen edellyttää? Sitoutuneen johdon joka päätöksillään tukee saatavuuden parantamiseen johtavaa työskentelyä Moniammatillisen tiimin (3-10 hlöä), joka osallistuu seminaareihin = suunnittelee, mutta myös osallistaa muun työyhteisön, saatavuutta parantaviin toimenpiteisiin ja huolehtii niiden käytäntöön viennistä johdon kanssa - Ryhmässä tulee olla edustettuina kaikki ammattiryhmät, jotka liittyvät potilaan prosessiin - Esimiestason henkilö ja vähintään yksi, mieluummin useampi lääkäri - tulisi olla kiinnostunut asiasta ja lähteä mukaan vapaaehtoisesti - valitsee joukostaan itselleen oman coachin, joka toimii yhteyshenkilönä hankkeen ja tiimin välillä, mutta myös ohjaamaan omaa ryhmäänsä seminaareissa ja niiden välissä !!

24 Ohjaajavalmennus (Coach-päivä) Jokaisesta osallistuvasta tiimistä yksi henkilö osallistuu yhden päivän ohjaajavalmennukseen eli Coach-päivään ja toimii ryhmänsä / työyhteisönsä ohjaajana seminaareissa ja niiden välisillä aktiivijaksoilla Hyvä Potku hankkeen tukemana. Lisäksi coach-päivään osallistuu yksikön lähiesimies Hyvän ohjaajan ominaisuudet: - Kiinnostunut kehittämistyöstä ja ohjaamisesta. - Herättää omassa tiimissä luottamusta ja saa asiansa tuntumaan myös muista tärkeältä. - Pystyy luomaan avointa, kuuntelevaa ja kunnioittavaa työskentelyilmapiiriä. - Omaa perus-atk taidot ( Exel). Ohjaaja koulutuspäivä (coaching- to coach) pidetään Kimmelissä

25 Mitä kuluja tulee osallistuvalle organisaatiolle? Osallistuvien tiimien internaattikustannukset koostuvat (majoitus kahden hengen huoneessa) n osallistuja/seminaari, päätösseminaari n. 60 /hlö) sis. luennot, materiaalit, ohjauksen ja täyden ylläpidon seminaareissa Yhden hengen huoneita rajallinen määrä ja lisämaksu yksin majoittuessa on 37,5 /hlö/seminaari Matkakuluista vastaa osallistuva organisaatio

26 Yhteystiedot Henna Korte, suunnittelija Puh: (Itä-Suomen kierros, Tampere/Pirkanmaan kierros, HUS alueen kierrokset) Minna Tolonen, projektipäällikkö Puh: Ritva Väisänen, projektipäällikkö Puh: Merja Helisten Puh: