OSAAMISKARTOITUKSEN TOTEUTTAMINEN PORIN KIRJASTO. Tampere Paula Kauppila

Transkriptio

1 OSAAMISKARTOITUKSEN TOTEUTTAMINEN PORIN KIRJASTO Tampere Paula Kauppila

2 ESITYKSEN SISÄLTÖ Osaamiskartoitus käytännön prosessina näkökulma Miksi meillä, käytännön sanelemat syyt Prosessin valmistelu Prosessin toteuttaminen Tulosten hyödyntäminen Havainnot

3 OSAAMISKARTOITUS / MIKSI PORISSA? Osaamisen johtaminen ja kehittäminen strateginen painopistealue -> Osaava henkilöstö kirjaston tärkein voimavara -> Osaamisen hallinta sekä ammatillisen osaamisen jatkuva kehittäminen ja ylläpitäminen ykköstavoite Keinoina mm. ammatillinen täydennyskoulutus ja erilaiset työssäoppimisen ja osaamisen jakamisen menetelmät, esim. työkierto sekä hankkeet Koulutussuunnittelun pohjaksi tarvitaan tietoa osaamistarpeista

4 OSAAMISKARTOITUS / MIKSI PORISSA? (2) Kehityskeskustelukäytännön parantaminen -> Halu liittää osaamisen tilan selvittäminen ja kehityskeskustelut entistä tiukemmin yhteen Tavoitteena se, että kirjastolla on oikeita henkilöitä, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan ja heillä on taitoja, tietoja sekä valmiuksia tehdä työtä, joka on tarkoituksenmukaisinta kirjaston kannalta nyt ja tulevaisuudessa Siirtyminen tiimimäiseen toimintatapaan tavoitteena, osaamiskartoitus osa suunnittelua ja valmistautumista Valtuuston asettama tavoite

5 OSAAMISKARTOITUSHANKKEEN SUUNNITTELU JA VALMISTELU Informointiin, perusteluihin, koulutukseen sekä keskusteluun ja vuorovaikutukseen käytettävä riittävästi aikaa Valmisteluvaiheessa mietittävä mm. seuraavia asioita Miten informoidaan ja koulutetaan henkilökunta Mitä meiltä edellytetään nyt ja jatkossa, tarvittavan kriittisen osaamisen tunnistaminen Mitä osaamista valitaan mukaan, osaamisalueet ja niiden alle yksittäiset osaamiset, osaamisalueiden jäsentely osaamisprofiilia varten Millä työvälineellä osaamiskartoitus toteutetaan, hyödyntämismahdollisuudet, osaamistietojen dokumentointi ja raportointi, helppokäyttöisyys Millaisella arviointiasteikolla osaamista arvioidaan, arviointitasoista päättäminen

6 OSAAMISKARTOITUSHANKKEEN SUUNNITTELU JA VALMISTELU (2) Arviointiasteikolla ilmaistaan, mitä osataan suhteessa tehtävän vaatimuksiin Mietittävä huolellisesti, vaikuttaa siihen, millaisena vastaajat osaamisensa arvioinnin kokevat ja miten vastaavat (yhteismitallisuuden varmistaminen, ohjeet) Arviointiasteikko Sanalliset määrittelyt Arviointitasojen lukumäärä Miten kerättyjä osaamistietoja hyödynnetään palvelu- ja työprosesseissa

7 OSAAMISKARTOITUKSEN TOTEUTTAMINEN Mitä ollaan aloittamassa, kerrotaan selkeästi ja yksiselitteisesti työyhteisölle, pidetään yllä keskustelua, monta keinoa ja viestimisen välinettä käyttöön, muodolliset ja epämuodolliset Sekä työyhteisötasoista että henkilökohtaista viestintää Sitouttaminen, ennakkoluulojen hälventäminen, myönteisen ilmapiirin luominen Lähiesimiesten kouluttamiseen erityinen huomio

8 OSAAMISKARTOITUKSEN TOTEUTTAMINEN (2) Kirjastoammatillinen henkilökunta Kaksi peräkkäistä vaihetta Ensin työntekijän nykyosaamisen arviointi itsearviointina, työntekijän näkemys omasta osaamisestaan, kehittymistarpeista ja kiinnostuksen kohteista Tämän jälkeen esimiehen kanssa tehty arviointi yhteisarviointina kehityskeskustelun yhteydessä, keskustellen

9 OSAAMISKARTOITUKSEN TOTEUTTAMINEN (3) Oma osaaminen lähtökohtana ja näkökulmana Kaksi eri tasoa osaamiskartassa, -profiilissa Organisaation yleis- /perusosaaminen, kaupunkitaso Työntekijän ammatillinen erikoisosaaminen, kirjastoammatillinen osaaminen Organisaatiotason yleisosaaminen, osaamisalueet ja osaamiset, kysymykset yhteisiä kaikille Porin kaupungin työntekijöille Kirjastoammatillinen osaaminen, osaamisalueet ja osaamiset, kysymykset laadittu kirjastossa

10 OSAAMISKARTOITUKSEN TOTEUTTAMINEN (4) Käytössä Sympa HR-järjestelmä, (pilotointi, lisenssi kaupungilla) Toteutus verkon tuella Järjestelmä, jolla kartoitus toteutetaan voi olla melkein mikä vaan, mutta helpottaa työtä, jos käyttö-, dokumentointi-, ja raportointimahdollisuudet ovat monipuoliset ja helppokäyttöiset

11 OSAAMISALUEIDEN VALINTA Varattava runsaasti aikaa Valmistelu yhteisesti laajalla työtekijäjoukolla Ei kannata tavoitella täydellisyyttä, lopputulos aina kompromissi, kaikenkattavaa osaamisluetteloa ei mahdollista saavuttaa Osaamisalueet ja niihin liittyvät yksittäiset osaamiset vanhenevat nopeasti, oman aikansa / tilanteensa tuote -> tiedot ja taidot, jotka ovat organisaation tehtävien ja olemassaolon kannalta välttämättömät, muuttuvat jatkuvasti Avoin keskustelu ja läpinäkyvät perustelut

12 OSAAMISALUEIDEN VALINTA (2) Perustimme kirjaston työryhmän, edustajat eri palveluista, toimipaikoista ja työtehtävistä, kommunikoivat koko ajan omien lähityöyhteisöjensä kanssa Omaan erikoisosaamiseen liittyvien kysymysten laatiminen erittäin tärkeä vaihe, ja hankala Osaamisalueet, yksittäiset osaamiset ja kysymyksenasettelut määrittelevät, mitä saadaan selville Osaamiseen liittyvissä kysymyksissä käytettyjen termien sisällettävä mahdollisimman vähän tulkinnanvaraisuutta ja epämääräisyyttä -> yhteisymmärrys, mitä tarkoitetaan Käytettävän terminologian nähdään viittaavan mm. arvostukseen Ei liian yksityiskohtaisia osaamisalueita, esim. 5 kpl yht. hyvä Sovimme, että osaamisalueet ja osaamiset, jotka mukana kaupunkitason kysymyksissä, eivät toistu kirjaston erikoisosaamista käsittelevissä kysymyksissä, esim. asiakasosaaminen, työyhteisöosaaminen, esimiestaidot jne.

13 ESIMERKKEJÄ YLEISTEN KIRJASTON VALITSEMISTA OSAAMISALUEISTA Osaamisalueet Porin kirjastossa (2009) Tiedonhallintataidot Kokoelmaosaaminen Pedagogiset taidot, asiakastuntemus ja markkinointi IT-osaaminen Sivistys- ja kulttuuriosaaminen Lisäksi lukuisia yksittäisiin osaamisiin liittyviä alakohtia ja alakohtien alakohtia jokaisessa osaamisalueessa

14 ESIMERKKEJÄ YLEISTEN KIRJASTON VALITSEMISTA OSAAMISALUEISTA (2) Toinen esimerkki valituista osaamisalueista (2011) Lainauspalvelut Tietopalvelu Kokoelma- ja sisältöosaaminen Sisällöntuotanto Asiakasosaaminen Pedagoginen osaaminen Markkinointi Tietotekniikka- ja tietojärjestelmäosaaminen

15 OSAAMISTASOJEN VALINTA, ARVIOINTIASTEIKKO Esimerkki 1, Pori Arviointiasteikko, ilmaistu numeroina, 1 4, 0-taso ei käytössä 1 En osaa. Minulla ei ole osaamista kysytyssä kohdassa. Koen osaamisen kuitenkin tarpeelliseksi omassa työssäni. Sovellusohjeena tämä kohta valitaan myös silloin, jos osaamista ei ole siitä syystä, että se ei tällä hetkellä ole tarpeen omissa työtehtävissä. 2 Tunnen asian. Minulla on perusvalmiuksia selviytyä tehtävästä työssäni. Joudun harkitsemaan suoritustani ja tarvitsen joskus opastusta. Tehtävän kokonaisuuden osaaminen puuttuu. 3 Hallitsen. Selviydyn tehtävästä itsenäisesti. Tehtävän suoritus tapahtuu minulla jo rutiinitasolla. Hallitsen tehtävään liittyviä kokonaisuuksia ja asiayhteyksiä. 4 Kouluttajataso. Hallitsen tehtävän erittäin hyvin. Hallitsen tehtävään liittyviä laajoja kokonaisuuksia ja asiayhteyksiä. Pystyn tarvittaessa opastamaan muita henkilöitä tähän tehtävään. Osoittautui, esim. että termi kouluttaja ei ollut hyvä, vastaajat eivät tietoisesti halunneet valita, vaikka osaaminen on tällä tasolla, siinä pelossa, että joutuvat kouluttamaan Sovellusohjeita tarvitaan tarkentamaan määrittelyjä

16 OSAAMISTASOJEN VALINTA, ARVIOINTIASTEIKKO (2) Esimerkki 2 Osaamistasot En ole käyttänyt Olen tutustunut Hallitsen perusteet Hallitsen hyvin Hallitsen erinomaisesti Esimerkki 3 E Osaamista ei tarvita tai sitä ei ole. N Noviisi. Osaan toimia päätösten ja ohjeiden mukaan P Perusosaaja. Osaan perusteet ja hallitsen rutiinit. Osaan toimia itsenäisesti. A Ammattilainen. Osaan soveltaa tietämystäni joustavasti ja monipuolisesti. Kehitän työtäni. K Kehittäjä / Asiantuntija. Seuraan asiaa laajasti. Pystyn kehittämään tätä osa-aluetta sekä kouluttamaan ja ohjaamaan muita.

17 TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN Organisaation yleisosaamisen vastausten yhteenvetona syntyy työyhteisötasoinen, kirjaston, osaamiskartta, osaamisprofiili Työntekijän ammatillisen osaamisen vastausten (itsearviointi, esimies/alainen keskustelu) yhteenvetona syntyy henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelma Kehittämis- ja koulutussuunnitelmat voidaan laatia työntekijä- ja työyhteisötasolla, meillä vuosittainen koulutussuunnitelma laaditaan työyhteisötasolla, kehityskeskusteluissa keskitytään työntekijän mahdollisten osaamisvajeiden tunnistamiseen sekä osaamisen kehittämissuunnitelman aikatauluttamiseen

18 TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN (2) Osaamiskartoituksen tulosten hyödyntäminen onnistuu sitä paremmin, mitä erilaisempia yhteenvetoja saatavissa -> huomioitava valittaessa osaamiskartoitustyökalua Meillä myös ennakkovalmistelua ja keskustelua tiimimäiseen toimintatapaan ja prosessiajatteluun siirtymisessä Osaamiskartoituksen uusiminen, sisältäen osaamisalueiden päivityksen, säännöllisesti, jotta saadaan aikaan prosessi, joka tuottaa hyödyllistä tietoa kirjastolle Suoraan hyötyä, mm. Kehityskeskustelut Henkilökohtaisen työsuorituksen arviointi Koulutussuunnittelu Rekrytointi ja sijaistarpeiden määrittely Perehdyttämisohjeet ja materiaalin valmistaminen Työkiertojärjestelyt

19 TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN (3) Henkilökunnan oman työn hallinta, yksi merkittävimmistä tekijöistä, jotka vaikuttavat työviihtyvyyteen naisvaltaisilla aloilla Osaamisen itsearviointiin tottuminen ja oppiminen, oikean arviointitason löytymisessä lähiesimiehen rooli merkittävä yhteisarvioinnin yhteydessä Erikoisosaamisen hyödyntäminen, osaamisen jakaminen, vertaistuki, vertaiskoulutus Osaamisten ja hiljaisen tiedon näkyväksi tekeminen, suuri vaikutus työntekijän omanarvontuntoon ja ammattiylpeyteen, vaikuttaa koko työyhteisön tasolla työilmapiirin ja asenteen parantumisena onnistuessaan Osaamiskartoituksen uusiminen ja osaamisalueiden päivitys pitäisi tehdä usein hyödyn aikaansaamiseksi, käytännössä ehkä 3 vuoden välein mahdollisuuksien rajoissa

20 TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN (4) Systemaattinen työskentely osaamisen kehittämiseksi -> Täydennyskoulutuspäivät / htv Porin kirjasto järjesti 2012 itse n. 40 % koulutustilaisuuksista, joihin henkilökunta osallistui (oma strateginen valinta), yhteistyökumppanit tärkeitä

21 TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN (5) Vuoden aikana ammatilliseen täydennyskoulutukseen osallistuneiden osuus henkilökunnasta 100 % Menot n. 373 / htv, 0,6 % kokonaismenoista (2012) Osaamisen systemaattinen kehittäminen edellyttää tietoa siitä, mitä osataan ja mitä pitäisi kehittää

22 MUITA HAVAINTOJA Henkilökunnassa pelkotiloja, mihin tuloksia käytetään Syytä korostaa, ei suoria palkkavaikutuksia Oman osaamisen aliarviointi / yliarviointi yleistä, kannattaa varautua valmisteluvaiheessa Mahdollisuus olla mukana laajemmassa yhteistyöhankkeessa kannattaa hyödyntää -> kustannukset, työmäärä, työväline, vertailuaineisto, useampia käyttötarkoituksia esim. kehityskeskustelujen tallennus- ja arkistointi Käytettävän palveluntarjoajan ja työvälineen valintaan huomiota Vuorovaikutus palveluntarjoajan kanssa oltava tiivistä ja sujuvaa -> käytössä olevat resurssit varmistettava etukäteen Tulosten käsittely ja käytäntöihin siirtäminen suunniteltava, toteutettava prosessinomaisesti ja systemaattisesti