3 Maksujen ja taksojen laskutuksessa ja perinnässä noudatetaan lisäksi Joensuun kaupunginvaltuuston hyväksymiä maksu- ja taksapolitiikan

Transkriptio

1 1 JOENSUUN KAUPUNKI KUNNALLINEN SÄÄNTÖKOKOELMA 057 Kaupunginkanslia JOENSUUN KAUPUNGIN LASKUTUS- JA PERINTÄOHJE Joensuun kaupungin taloussäännön 18 :n nojalla kaupunginhallituksen hyväksymä 1. LUKU Yleisperiaatteet 1 Ellei toisin ole säädetty tai määrätty, on tätä ohjetta noudatettava kaikkien kaupungille kuuluvien tai sen toimesta perittävien maksujen ja saatavien laskutuksessa sekä perimisessä. Sääntö koskee soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta lukuunottamatta maksun suoritusta ja viivästymistä koskevia määräyksiä. 2 Kaupungin saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti noudattaen lakia ja Joensuun kaupungin taloussääntöä sekä ottaen huomioon sopimukset ja hyvän kauppatavan sekä asiakaspalvelun vaatimukset. 3 Maksujen ja taksojen laskutuksessa ja perinnässä noudatetaan lisäksi Joensuun kaupunginvaltuuston hyväksymiä maksu- ja taksapolitiikan yleisperusteita. 2. LUKU Käteisperintä 4 Kaupungille tuleva maksu on perittävä ensisijaisesti käteissuorituksena silloin, kun asiakaskosketus on välitön ja suorite tai palvelu heti käytettävissä taikka tarkoin yksilöitynä tiedossa. Talous- ja strategiayksikkö päättää määrän, jota pienemmät maksut on perittävä käteisellä sekä ne kohteet ja alitilittäjät, joissa käteisperintä on ehdoton tai vallitseva maksutapa. 5 Sen lisäksi, mitä asiasta on määrätty taloussäännössä, noudatetaan käteisperinnässä seuraavia yleisohjeita: 1) Kuittilomakkeiden, lippujen ja lipukkeiden painatuksen hoitaa ja niiden jakelusta vastaa talous- ja strategiayksikkö,

2 2 2) kertyneet maksut tilitetään määräajoin tai määräsummin siten kuin talous- ja strategiayksikkö määrää, 3) kuittikannat ja tilityskuitit järjestetään ja säilytetään siten, että maksujen kanto sekä niiden tilitys on välittömästi tarkastettavissa, sekä 4) muutoin noudatetaan niitä yleisohjeita, joita kaupunginhallitus ja talous- ja strategiayksikkö antavat. 6 Käteisenä perittävä maksu voidaan suorittaa myös yleisesti käytössä olevalla maksuvälineellä kuten shekillä tai maksukortilla sikäli kuin maksukortilla tapahtuvan maksun vastaanottomahdollisuus on maksun saajan käytössä. Muutoin näiden maksuvälineiden käyttöön ja vastaanottoon liittyvät ohjeet antaa talous- ja strategiayksikkö. 3. LUKU Laskutus Tarvittaessa on varmistauduttava maksajan henkilöllisyydestä ja maksukykyisyydestä. 7 Laskun laatimisesta ja lähettämisestä asiakkaalle huolehtii se virasto tai laitos, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen tai jonka toiminnasta syntyy muu laskutusperuste. 8 Laskutus suoritetaan vahvistettujen taksojen, hinnoitteluohjeiden, päätösten tai sopimusten mukaisten todellisten ja lopullisten markkamäärien perusteella. Jatkuvan tai pitempiaikaisen asiakassuhteen ja työsuorituksen yhteydessä voidaan käyttää myös ennakko, arvio- tai osalaskutusta. Tällöin on pyrittävä siihen, että laskutettava määrä vastaa sen hetkistä kaupungin saatavaa. Mikäli ennakkoarvio tai osalasku on oleellisesti virheellinen, laskutus on oikaistava. Sopimuksia tehtäessä ja erityisesti silloin, kun laskutus perustuu kustannusten jaksottamiseen, on otettava huomioon mahdollisuus ja tarve ennakkolaskutukseen. 9 Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset, sopimukset ja muut asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot ja että laskutus niiden perusteella saadaan selkeäksi. Sopimuksessa, tilausvahvistuksessa ja sellaisessa tilauksessa, jossa käytetään kaupungin painattamaa tilauslomaketta on mainittava maksun viivästymisestä aiheutuvat seuraukset. 10 Laskutus on toimitettava välittömästi sovitun luovutuksen tai sen yksilöinnin jälkeen tai käytön ja laskuttamisen ollessa jatkuvaa, ennakkoon vahvistetulta taikka sovitulta ajanjaksolta, kuitenkin

3 3 pääsääntöisesti kerran kuukaudessa. Silloin, kun suoritetaan ennakko-, arvio- tai osaerälaskutusta, on tasauslaskutus suoritettava vähintään kerran vuodessa. Sisäisessä ja kuntien välisessä kustannusten jaossa ja laskuttamisessa voidaan käyttää laskentaan soveltuvia laskutuskausia, joiden määräämisessä on otettava huomioon talous- ja strategiayksikön ohjeet. 11 Laskutuksessa käytettävistä palkka- ja yleiskustannuslisien laskentaperusteista antaa ohjeet kaupunginhallitus, ellei toisin ole määrätty. Laskutuksessa käytetään talous- ja strategiayksikön ohjeiden mukaisia kaupungin yleisiä tai virasto- ja laitoskohtaisia laskulomakkeita. 12 Lasku on laadittava selkeälukuiseksi. Siitä tulee ilmetä: 1) velallisen täydellinen nimi tai toiminimi, henkilövelalliselta myös arvo tai ammatti. Yhteisöjen, rekisteröimättömien yhtymien ja ryhmien osalta on laskuun merkittävä asiaa hoitavan henkilön nimi, ellei velallisella ole kiinteää toimipaikkaa, 2) laskutusosoite ja maksaja, jos tämä on muu kuin velallinen, 3) laskuttava virasto, toimisto tai laitos, 4) laskun päiväys, numero ja eräpäivä, 5) maksun myöhästymisestä aiheutuvat viivästysseuraukset, 6) veloituksen markkamäärät ja perusteet, kuten kohde, määrä ja aika, riittävästi yksilöitynä, 7) maksupaikat ja kaupungin tilien numerot, 8) tulotili, johon lasku kirjataan, 9) laskuttajaviranomaista koskevat yleis- ja yksilöintitiedot mahdollisesti tarvittavia lisäselvityksiä taikka muistutusta varten sekä 10) määräaika muistutuksen tekemiseen, joka on kahdeksan päivää, ellei muuta ole määrätty. 13 Laskujen maksuaika on 14 päivää laskun lähettämisestä lukien, ellei tätä lyhyemmästä tai pidemmästä maksuajasta ole erityisistä syistä sovittu tai siitä muuta säädetty tai määrätty. Maksun suorittaminen tulee tarvittaessa asettaa ehdoksi lupien ja käyttöoikeuksien luovutukselle. Postitse lähetettävät tutkimustulokset ja muut sellaiset maksulliset lausunnot tulee laskuttaa postiennakolla. 14 Laskut on päivättävä lähetyspäivänsä mukaan. Ennakko, arvio- ja osalaskut päivätään laskutettavan jakson päättymispäivän tai työ-

4 4 vaiheen arvioimispäivän mukaisesti. Toistuvien laskutusten eräpäivistä on neuvoteltava talous- ja strategiayksikön kanssa. Samaa laskutuskohdetta koskevat saatavat on koottava yhteen. 15 Laskujen numerointi on järjestettävä niin, että laskut ovat yksilöitävissä eri hallintokuntien osalta ja laskutuksen hoito maksuntarkkailua myöten valvottavissa. Laskujen numeroinnin perusteet määrää tarvittaessa talous- ja strategiayksikkö. Laskujen postittamisesta huolehtii laskuttajaviranomainen. 16 Saatavia synnyttäviin sopimuksiin, sitoumuksiin ja muihin asiakirjoihin on merkittävä viivästysseurauksia koskeva lauseke. 17 Maksua, jonka kannosta aiheutuvat kustannukset ylittävät maksun tuoton, ei laskuteta, ellei maksun perimiseen ole erityisiä syitä. Talous- ja strategiayksikkö päättää kulloinkin kannettavan alimman laskutettavan maksun suuruuden. 18 Pieni saatava on pääsääntöisesti saatava käteissuorituksena. 4. LUKU Maksun suoritus ja viivästysseuraukset Mikäli tämä poikkeuksellisesti laskutetaan, sisällytetään laskun loppusummaan erikseen näkyviin pienlaskutuslisä, ellei laskun lakisääteisyys tai muut syyt aseta rajoituksia laskutuslisän käyttämiseen. Pienen saatavan ja laskutuslisän suuruuden päättää talous- ja strategiayksikkö. 19 Lasku on maksettava kaupungin tilille rahalaitoksiin tai talous- ja strategiayksikön rahatoimistoon taikka alitilittäjän kassaan. Maksu katsotaan suoritetuksi kaupungille sinä päivänä, jolloin se on kuitattu vastaanotetuksi rahalaitokseen taikka rahatoimiston tai alitilittäjän kassaan. Maksuntarkkailussa on huomioitava eräpäivän siirtymistä koskevat säännökset. 20 Ellei laskua pystytä suorittamaan eräpäivään mennessä, voidaan maksuajan myöntämisestä tehdä anomus talous- ja strategiayksikköön tai asianomaiselle hallintokunnalle.

5 5 Maksuajan myöntämisen periaatteet päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallituksen määräämissä rajoissa talous- ja strategiayksiköllä on oikeus päättää maksuajan myöntämisestä. Maksuaikaa myönnettäessä on ehdoksi asetettava koron maksu sen mukaan kuin kaupunginhallitus on asiasta päättänyt. Maksuaikaa myöntävä viranomainen harkitsee myös vakuuden tarpeellisuuden. Mikäli kysymyksessä on velkakirjasaatava, noudatetaan velkakirjan ehtoja. 21 Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, on viivästysajalta perittävä korkolain mukainen viivästyskorko ja viivästymisestä aiheutuvat maksut talous- ja strategiayksikön päätöksen mukaisesti. Viivästyskoron periminen alkaa eräpäivästä, mikäli eräpäivä on velallista sitovasti ennalta määrätty. Jollei eräpäivää ole velallista sitovasti ennalta määrätty, viivästyskorkoa on maksettava siitä lähtien, kun kuukausi on kulunut laskun lähettämisestä. Viivästymisestä aiheutuneet maksut ja viivästyskorko voidaan jättää velkomatta, mikäli ne on laskutettava erikseen ja mikäli laskutettava määrä on pienempi kuin talous- ja strategiayksikön päättämä alin laskutettava maksu. Viivästyskorkona peritään korkolain mukainen korko. Julkisoikeudellisten maksujen korosta on säädetty erikseen. Toistuvissa laskutuksissa viivästyskorko ja viivästymisestä aiheutuvat maksut veloitetaan seuraavan laskun yhteydessä. 22 Mikäli maksu viivästyy eikä maksuaikaa ole myönnetty, on velallista muistutettava laiminlyönnistä maksukehotuksella 30 päivän kuluessa eräpäivästä, ellei laskutusteknillisistä tai kustannustekijöistä muuta johdu. Tällöin on määrättävä uusi eräpäivä, laskettava ja ilmoitettava viivästyskorko ja viivästymisestä aiheutuvat maksut sekä seuraukset, jotka laiminlyönnin jatkumisesta aiheutuvat. Jos kaupungilla on ennestään velalliselta perinnässä olevaa saatavaa, voidaan uusi, erääntynyt saatava liittää perittäviin eriin maksukehotuksetta. 23 Maksun viivästyessä voidaan toimitukset tai palvelukset keskeyttää. Mikäli velallinen on tehnyt muistutuksen laskun oikeellisuudesta tai lasku on muutoin todettu virheelliseksi, on sekä laskuttavan että perivän viranomaisen tiedotettava toisilleen toimenpiteistään.

6 6 Mikäli velallista on haettu konkurssiin tai velallinen on hakenut julkista haastetta, tulee virastojen ja laitosten ilmoittaa saatavistaan talous- ja strategiayksikön rahatoimistolle tiedotettavaksi kaupungin lakimiehelle kaupungin etujen valvomista varten. 24 Kuittausoikeutta on käytettävä aina kun se on mahdollista. 5. LUKU Pakkoperintä Maksun liikasuoritus on palautettava viipymättä, ellei kuittausta käytetä. Liikasuoritus voidaan velallisen suostuessa käsitellä vastaisten erien ennakkomaksuna. Muutoin noudatetaan palautuksesta talous- ja strategiayksikön antamia ohjeita. 25 Ellei saatavaa ole määräaikana maksettu tai sen maksamisesta muuta sovittu taikka päätetty, on käynnistettävä pakkoperintä. Saatavan perintää hoitavalle on annettava kaikki perimistoiminnassa tarvittavat asiakirjat ja muut tiedot. 26 Jos saatava on ulosottokelpoinen ilman tuomiota tai päätöstä, lähetetään saatavan perimispyyntö suoraan asianomaiselle ulosottoviranomaiselle. Perimispyynnössä on noudatettava verojen ja maksujen perimisestä ulosottotoimen annetun lain ja asetuksen sekä muiden säännösten määräyksiä. Mikäli saatava ei ole ulosottokelpoinen ilman tuomiota tai päätöstä, lähettää maksun tarkkailusta vastaava viranomainen perimispyynnön talous- ja strategiayksikön rahatoimistolle, joka huolehtii summaarisessa menettelyssä suppeiden haastehakemusten laatimisesta ja niihin liittyvistä muista toimenpiteistä kaupunginlakimiehen ohjeiden mukaan. Suppean haastehakemuksen laatija on myös oikeutettu kaupungin puolesta sen allekirjoittamaan. Muista pakkoperintätoimenpiteistä huolehtii kaupunginlakimies. 27 Jos saatava on sellainen, että sen periminen aiheuttaa kaupungille saatavaa suuremmat kustannukset lopputuloksena huomioon ottaen velallisen kyky vastata saatavasta, velallisen olinpaikka tai muut perimistä kohtaavat esteet, saadaan se talous- ja strategiayksikön tai sen siihen tehtävään määräämään muun viranomaisen päätöksellä ensiperintätoimenpiteiden jälkeen poistaa kaupungin tileistä ilman enempiä perimistoimenpiteitä. Tästä on tehtävä merkintä tositteeseen. Jos kaupungille tulevaa maksua, saatavaa tai veroa jää saamatta, ei perimistoimenpiteisiin tarvitse ryhtyä seuraavissa tapauksissa: 1) Saamatta jäänyt määrä on talous- ja strategiayksikön päättämää vähimmäismäärää pienempi tai saatava on täysin epävarma, kun velallinen on todettu varat-

7 7 tomaksi tai perimistoimenpiteistä luopumiseen on muu vastaava perusteltu syy, 2) suorituksen tapahtuessa saatava tai korkoa taikka viivästykseen perustuvaa maksua jää saatavaksi vähemmän kuin kaupunginhallituksen päättämä vähimmäismäärä tai kun 3) laskuvirheen tai muun erehdyksen vuoksi kaupungille on peritty vähemmän tai kaupunki on maksanut enemmän kuin olisi pitänyt ja ero on pienempi kuin kaupunginhallituksen päättämä vähimmäismäärä. Perimiseen voidaan kuitenkin ryhtyä, jos virheet ovat lukuisia tai perimiseen muutoin on erityistä aihetta. 28 Eräpäivän jälkeinen suoritus on otettava vastaan, vaikka saatava on jo pakkoperinnässä, mutta tällöin on viivästyskoron ja viivästyksestä aiheutuvien maksujen lisäksi perittävä asianhoidosta siihen mennessä syntyneet erityiset kulut. Mikäli maksusuoritus ei kata sekä pääomaa että viivästyskorkoa, osasuoritus ei kata sekä pääomaa että viivästyskorkoa, osasuoritus luetaan pakkoperintätilanteessa ensisijassa koron suoritukseksi ja jäämäosaltaan velkapääoman lyhennykseksi. 6. LUKU Kirjanpito 29 Lähetetyt laskut kirjataan saataviin. Kirjanpito tai saatavareskontra on niin järjestettävä, että saatavien kertymistä ja perintätoimenpiteitä voidaan jatkuvasti seurata. 30 Virheelliset laskut korjataan hyvityslaskulla tai kokonaan uudella laskulla. 31 Saatavien tileistä poistamisesta ja palautuksista, joita ei hyvityksin tai tilioikaisuin enää korjata, päättää kaupunginhallitus. 7. LUKU Erinäisiä määräyksiä Talous- ja strategiayksikön on pidettävä luetteloa sellaisista poistetuista saatavista, joiden summa ei ole vähäinen ja joiden perintään on mahdollisuuksia. Jollei edellä määrätystä muuta johdu, saatavia on perittävä siihen saakka, kunnes saatava vanhenee. Jos kyseessä on erityisen suuri saatava, on saatavan vanheneminen keskeytettävä. 32 Talous- ja strategiayksiköllä on oikeus tarvittaessa antaa tähän ohjeeseen perustuvia täydentäviä laskutusta, perintää ja tilinpitoa koskevia ohjeita sekä muilla hallintokunnilla sisäisiä ohjeita omal-

8 8 la toimialallaan. sisäiset ohjeet on saatettava talous ja strategiayksikölle tiedoksi. Joensuun kaupungin keskushallinnon johtosäännön 11 :n mukaisesti talous- ja suunnittelujohtajalla on oikeus siirtää ratkaisuvaltaa vastuualueiden päälliköille ja palveluista vastaavien työryhmien esimiehille.