Hyvinvointiviestintä muutosta tukemassa

Transkriptio

1 Hyvinvointiviestintä muutosta tukemassa Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia Maarit Pedak KTM ja VTM, tutkija 5/27/2011 1

2 OSVI: Osallistava sisäinen viestintä tutkimus- ja kehittämishanke Jatko-opiskelijat k t Maarit Pedak (KM ja VTM) ja Pasi Pekkola (VTM) Lahden Palmenian sekä Viestinnän tutkimuskeskuksen (CRC) yhteisprojekti. Rahoittajina Työsuojelurahasto ja Lahden kaupunki Tutkimuskohteena Lahden kaupungin työntekijät ja lähiesimiehet Aineisto: survey tutkimus sekä fokusryhmä- ja asiantuntijahaastattelut. Tutkimus toteutettiin välisenä aikana, pilottitutkimus RAPORTTI: Pekkola, Pedak & Aula Hyvinvointiviestintä. Osallistava sisäinen viestintä kuntaorganisaation työhyvinvointia rakentamassa. 5/27/2011 2

3 Esityksen tavoitteet Esitellä OSVI-tutkimus- ja kehittämishankeen tuloksia Ymmärtää että osallistavalla sisäisellä viestinnällä voidaan edistää koko työyhteisön y hyvinvointia. Työyhteisöviestintää tarvitaan työ voidaan tehdä oikein ja tehokkaasti. Muutostilanteessa viestintä on välttämätöntä jotta Muutos on kehittämistä Muutos voi vakiintua

4 Mitä on sisäinen viestintä? Tiedon vaihtoa ja ymmärtämisen lisäämistä esimiesten ja alaisten välillä sekä työtovereiden ja kollegoiden kesken Työyhteisön kaiken toiminnan edellytys Myös palvelut ja ulkoinen viestintä edellyttää tehokasta sisäistä viestintää Tiedottaminen on vastaanottamista, viestintä vastavuoroista t toimintaa. i t

5 Mitä on osallistaminen? i Osallistamisen i tavoitteena on sekä yksilön että organisaation hyvinvointi Viestinnällä merkittävä ä rooli henkilöstön osallistamisessa Osallistaminen i edellyttää riittävää ää tietoa, t jonka avulla voidaan luoda perusteltu mielipide Tiedon panttaaminen osallistamisen i suurin este: väärä vallankäytön väline. Esimies i osallistaa, henkilökunta osallistuu Vallan delegointia ja kokemustiedon keräämistä

6 Hyvinvointiviestintä Hyvinvointiviestinnällä tarkoitetaan niitä työhyvinvoinnin osa-alueita alueita, joihin viestinnällä voidaan erityisesti vaikuttaa Osallistuminen Yhteisöllisyys Kannustaminen Luottamus Hyvinvointiviestinnän osat ovat yhteydessä toisiinsa, ne vaikuttavat kokonaisuutena

7 Henkilöstön kuunteleminen Vaikuttamismahdollisuudet Henkilöstön osallistuminen päätöksissä Tiedon jakaminen Tiedon hankkiminen Osallistuminen Yhteisöllisyys Hyvinvointi viestintä Luottamus työtovereihin Yhteishenki Ilmapiiri Solidaarisuus Luottamus Henkilöstön rohkaisu Palaute Kannustus vuorovaikutukseen Ongelmatilanteiden ratkaiseminen Kannustaminen Luottamus tietoihin Luottamus esimieheen Luottamus johtoon

8 Osallistuminen i Kasvokkain tapahtuva viestintä tä osallistumis- i ja vaikutusmahdollisuuksien kannalta tärkeää. Kokemus siitä että henkilöstöä kuullaan ja mielipiteillä it illä on vaikutusta toimintaan. Lähiesimiehille i i hill tärkeää, ää että henkilöstö haluaa osallistua ikävänkin muutoksen toimeenpanon suunnitteluun. Osallistuminen i sitouttaa tt päätökseen. Tieto haluttiin kuulla ensin talon sisältä, ei mediasta. Huhut koettiin erityisen haitallisina. Kun tietoa ei riittävästi, huhut kiertävät.

9 Yhteisöllisyys Yhteisöllisyys ennen kaikkea kasvokkain viestinnässä. Virallisilla ill ja epävirallisilla ill foorumeilla Tärkeää etenkin oman työyksikön yhteisöllisyys: tärkeimmät ät tietolähteet t t lähipiiristä. ii i Työyksikön kokoukset Koulutustilaisuudet Henkilöstölehti ja julkaisut: kuvat ja kertomukset työstä Työpaikan yhteiset juhlat Yhteiset tilat: ruokala, kahvihuoneet.

10 Yhteisöllisyyden rakentuminen (Eräsaari 2007 muokaten) Ihmisillä on aikaa toisilleen Yhteinen paikka ja aika Ihmiset ovat läsnä Pysyvyys ja rutiinit Luottamus

11 Luottamus Luottamusta rakennetaan kasvokkain ja verkkoviestinnällä: Tiedot eivät saa olla ristiriidassa Luottamus syntyy viestinnän rutiineista ja niistä kiinni pitämisestä. Kerrotaan rehellisesti myös päätöksen ikävistä puolista. Luottamus rakentui etenkin virallisilla foorumeilla Yksisuuntaiset, perinteiset viestintätavat eivät lisää luottamusta: Tiedotteet, kirjeet, tiedotustilaisuudet. Huhut ja ristiriitaiset tiedot söivät luottamusta Tiedon panttaaminen koetaan epäluottamukseksi

12 Kannustaminen Kannustaminen koettiin useiden eri viestintävälineiden kautta. Henkilökohtainen kannustus ja työyhteisön kannustaminen yhtä tärkeää. Kaivattiin monitasoista kannustamista: Työkaverit, esimies,,yksikön johtaja j ja ylin johto Kannustamisen ohella myös kriittinen ja rakentava palaute tärkeä Koulutuksen tarjoaminen koettiin työnantajan kannustuksena.

13 Viestintävälineet tä äli t ja foorumit (OSVI-tulokset 2011) Viestintävälineet tä äli t pitäisi i helpottaa työn tekoa eikä kuormittaa sitä. Intranet t on päivittäistiedon ittäi ti arkisto jos se on selkeä ja helppokäyttöinen. Sähköposti on nopea, jos viestitys on taloudellista lli t Johdon tiedotustilaisuudet suuren joukon: kun asia on erityisen i tärkeä, ä näkee johtajan j kehon kielen. Kehityskeskustelut arvokkaita silloin kun niillä on vaikutusta t työn tekemiseen. Hyvät kokoukset edellyttävät hyviä kokouskäytäntöjä

14

15 Tehokkaat kokoukset ja yhteys niiden välille Maanantai Tiistai Keskiviikko Torstai Perjantai JalMet lääkärien kokous Yhteiset linjaukset käytännöistä ja resursseihin liittyvät kysymykset JalMet terveysaseman moni ammatillinen klo Lahden terveysasemienka upungin sairaanhoitajien ammatillinen kokous JalMet sairaanhoitajien ja avustajien kokous, vaihdellen klo kerran kk klo Avohoidon johtotiimi 2 kertaa kuukaudessa klo Lahden kaupungin terveysasemien edustajat sekä ulkoistettujen terveysasemien, kaupungin yhteisen päivystyksen (Kaupunginsairaalassa) ja Päijät Neuvon edustajat. JalMet terveysaseman tiiminvetäjien ja esimiesten kokous klo Sosiaali ja terveystoimialan laajennetun johtoryhmän kokous kerran kuukaudessa. Lääkärien ammatillinen koulutus Lahden terveysasemien lääkäreiden ammatillinen kokous klo

16 Miksi viikkokokous paras keino viestiä muutostilanteessa? Kerran viikossa tiettynä päivänä tunnin kestävä yksikköpalaveri, jossa hyvät kokouskäytännöt. Dialogi lähijohtajan ja tiimin välillä, muutetaan strategia käytännöksi. Päätöspöytäkirja, jonka voi lukea sähköisesti. Säännöllisyys tuottaa tt luottamusta t ja vähentää huhuja h Yksikön kokouksissa on linkki johdon kokouksiin ja päinvastoin. Viikkokokouskäytännön avulla viestintä vesiputouksesta suihkulähteeksi

17 Muutoksen jälkeen tarvitaan dialogista viestintää Dialoginen viestintä: Muutoksen vakaus Työyhteisöviestint ä Kaikki viestintävälineet käytössä: Hyvä suunnittelu Viestintävastaavat keulassa Muutosviestintä: Uudistuksen tarkoituksenmukaisuus Johdon viestintä keulassa Viestintäkulttuuri: resurssit, rutiinit, välineet, kanavat ja foorumit

18 Johtamisviestintä (OSVI 2011) Viestintäkulttuuri hyvin pitkälle johdon asenteen, tahtotilan ja päätösten sekä käyttäytymisen y y tulosta. Viestintä parhaimmillaan johdon tehokas työväline, jolla tuetaan työnteon arkea. Työtekijällä velvollisuus hakea tietoa aktiivisesti. Viestinnän avulla johto saa työntekijöiltä t asiantuntijatietoa. Esimerkki palvelupisteen rakentaminen

19 Kun suunnitelma vesittyy Palvelupiste, jonne kerätään työntekijät neljästä yksiköstä asiakaspalveluun yhden luukun periaatteella. Henkilökunta koki parannuksena ja innokkaana tukemassa, vaikka vaikutukset olivat merkittäviä heidän työoloihinsa. Toteuttamisprosessin aikana selityksittä osa yksiköistä ei lähdekään mukaan. Kun palvelupiste toteutettiin, huomattiin että palvelutiski oli kavennettu siten, että se haittasi asiakaspalvelua.

20 Lähiesimies muutosviestinnän solmukohdassa Kuormittava sijainti johdon ja tiiminsä välissä. Osallistuminen i muutoksen suunnitteluun tarjoaa tietoa, jolla muutoksen välttämättömyyttä voi perustella. Strateginen johto hyötyy lähiesimiehen käytännön tiedon välittäjän roolista. Lähiesimiehen kanssa voi tarkentaa ja vahvistaa saatua tietoa. Dialogi lähiesimiehen kanssa mahdollistaa strategisten päätösten jalkauttamisen ja jalostamistehtävän.

21 Viestinnän vastuut ja perusasioista huolehtiminen (OSVI 2011) Sovitaan kirjallisesti keillä on oikeus päivittää intranetia ja velvollisuus pitää sähköpostin postituslistat ajan tasalla. Tarkistetaan että tehtävänimikkeet ovat yhtenäiset. Viestintäsuunnitelmiin lauseet: Jokaisella on oikeus kertoa omasta työstään ja tiedottaa siitä. Jokaisella työntekijällä vastuu ottaa selvää työhönsä liittyvistä asioista. Johtoryhmän käsittelevistä asioista tiedotetaan viipymättä.

22 Kansainvälisten tutkimusten mukaan tärkein syy miksi muutosprosessit epäonnistuvat on ongelmat organisaation sisäisen viestinnän toimivuudessa. Kitchen & Daly 2002

23 Kiitos mielenkiinnosta!