PÖYTÄKIRJA. Ohjausryhmän kokous: 4. Aika klo VTT, Tekniikantie 4A, Espoo; kokoushuone Valvomo

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA Projektin nimi: Monimutkaisten palvelukokonaisuuksien hallinta simuloinnin ja pelien avulla Projektin lyhenne: MOSAIC Projektin numero: TEKES rahoituspäätös 40272/13; Vertti-numero Laatijan nimi: Jouko Heikkilä Ohjausryhmän kokous: 4 Aika klo Paikka Läsnä Poissa VTT, Tekniikantie 4A, Espoo; kokoushuone Valvomo Marjo Uusitalo (MU), Pirkanmaan sairaanhoitopiiri, puheenjohtaja Riitta Flinck (RF), Espoon sosiaali- ja terveystoimi Ermo Haavisto (EH), Carea, Potilasturvallisuusyhdistys Päivi Mikkonen (PM), VTT Ritva Salmi (RS), Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Antti Villberg (AV), Semantum Pirjo Waden (PW), Vaasan sairaanhoitopiiri (etäyhteys) Hannu Vuola (HV), Serious Games Finland Jouko Heikkilä (JH), VTT, sihteeri, ei ohjausryhmän jäsen Janne Laine (JL), VTT, tutkimusryhmän jäsen. Arto Helovuo, Huperman Jaana Ikonen, Mehiläinen Jani Jalavisto, Tripworks Susanna Kaitera, Tekes Marina Kinnunen. VSHP Olli Tolkki, Nordic Healthcare Group 1 Kokouksen avaus Marjo Uusitalo avasi kokouksen klo Esityslistan hyväksyminen Ennakkoon lähetetty esityslista hyväksyttiin muutoksitta. 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja Ennakkoon lähetetty pöytäkirja käytiin läpi ja hyväksyttiin muutoksitta. 4 Hankkeessa toteutetun pelillistämisen esittely Janne Laine esitteli hankkeessa kehitetyllä pelillistetyllä toimintamallilla Tampereella ja Vaasassa toteutetut työpajat. Esityskalvot liitteenä 3. Esityksen pohjalta käytiin seuraava keskustelu Kommentteja: - Tampereen työpaja avasi silmät sen suhteen, kuinka vaikea asiaa on katsoa toisen roolista etukäteen oletti kokeneena ammattilaisena hallitsevansa tämän paremmin (MU) - Vaasassa haasteena on, miten palveluketjun implementointia jatketaan. Asiaan liittyviä ongelmatilanteita nousee esiin syntyy joka päivä. Nykyisiä toimijoita on vaikea saada kaikkia palveluketjun käyttäjiksi. Myös uusia ihmisiä tulee toimintaan mukaan jatkuvasti miten järjestetään näiden perehdyttäminen palveluketjuun? (PW) - Terveydenhuollossa käyttöön otettavien välineiden osalta pitäisi pystyä osoittamaan todellinen vaikuttavuus tätä eivät esitellyt arvioinnit osoita (mutta tässä kuitenkin vasta testattiin ratkaisujen toimivuutta) (RS).

2 2 (4) - Peli sinänsä on hieno lähestymistapa: se menee iholle ja siten sillä voidaan tehostaa asioiden omaksumista (RS) - Pelillinen lähestymistapa pakotti aktiivisuuteen ja oli tehokas toimintamalli, vaikka haasteena aina onkin saada ihmisiä yhteen (MU). - Määritettyjen toimintaprosessien implementointi on aina haaste: miten saadaan ammattilaiset toimimaan sovitun mukaan. Määritetyn prosessin perehdyttämiseen ei ole hyviä välineitä näitä kaivataan (EH). - Haasteena esim. lääkehoidossa on osittain että ei tunneta toimintamallia, mutta myös se, että ei nähdä kokonaisuutta, ja oman toiminnan vaikutuksia kokonaisuuden toimivuuteen (MU) - Espoossa on laadittu vanhuspotilaan palvelukarttaa, mikä todella avasi silmät kentän monimutkaisuuden suhteen. Peli, joka kertoisi miten kokonaisuuden yksinkertaistaminen (esim. hoidontarpeen arviointikohtien vähentäminen) vaikuttaa, olisi käyttöä. (RF) - Kollega kertoi jääneensä Farmaripeliin koukkuun ja huomanneensa, että terveyskeskuksen prosessi on aivan samanlainen (RS); - Strategiapeleissä ovat erilaisten toimintaprosessien elementit olemassa. Kuitenkin erilaisten toimijoiden kunnollinen mallintaminen vaatii paljon työtä ja tulee kalliiksi (HV). - Oliko geriatrisen potilaan palveluketjun määrittämisessä asiakkaita mukana? (EH) Palveluketjun määrittämis ja rakentamisvaiheessa oli mukana mm. asiakasraati ja sen kokoamista uudelleenkin on harkittu (PW). Työpajassa ei asiakkaita ollut mukana, kehittämistyön pohjaksi haastateltiin myös potilaita ja omaisia. (JH) - Potilaita olisi ollut hyvä olla mukana myös Tampereen työpajassa ja se oli myös esillä työpajaa valmisteltaessa, mutta tähän tilaisuuteen sitä ei onnistuttu järjestämään (MU). - Mikä on prosessien noudattamattomuuden takana? Eikö prosessien noudattamiseen voida pakottaa? Voisiko esimerkiksi tarkistuslistoja käyttää ohjaamaan prosessinmukaiseen toimintaan ja sen toteutumisen seurantaan? (AV) - Taysissä on tarkistuslistoja käytössä ja niitä kehitetään (MU) - Toiminnanohjausjärjestelmiin voidaan sisällyttää toimintoja, jotka ohjaavat tai jopa pakottavat toimimaan tietyllä tavalla. (Väärin ymmärretty) akateeminen vapaus on yksi suurimpia potilasturvallisuuden vaaroja. Kirurgisen tarkistuslistan käyttöön PVK on ottanut sen kannan, että vahinkotapauksissa käyttämättömyys on raskauttava tekijä. Kuitenkin positiivinen motivointikin on tarpeen (EH). - Tarkistuslistojen suhteen voisi tuoda esiin niiden positiivisia kokonaisvaikutuksia, ja näin motivoida niiden käyttöön (JL) - Potilasturvallisuuden verkkokoulutuksessa on esimerkkejä, miten asioita voidaan tuoda pelillisesti esiin (RS) - Miten saadaan ihmiset tekemään mitä on sovittu haaste, mutta usein on myös kyse siitä, että se mitä on sovittu ei ole järkevää kaikkien kannalta. Usein kyse on myös siitä, ihmiset eivät ole oivaltaneet, mitä kaikkea harmia heidän yksilölliset toimintatapansa muille aiheuttavat. Kun he tämän ymmärtävät, he yleensä ovat valmiita muuttamaan toimintatapojaan (RF) - Tarkistuslistoille on helppo rakentaa tietoteknisiä ratkaisuja, tähän on olemassa välineitä (HV) - Taysissä hoitajille tulee kämmenmikroja ja niissä on tarkoitus ottaa käyttöön erilaisia sovelluksia, esim. tarkistuslistoja (MU). - Olemassa olevia pelejä on esim. Oivallustehdas palikkapeli, jolla simuloitiin teollisuuslaitosta tätä käytettiin paljon mm. Nokiassa. Tanskalaiset ovat käyttäneen paljon legoja vastaavissa peleillä (HV). - Geriatrisen potilaan palveluketjussa useita tarkistuslistoja. Ja Ruotsissa on kehittty vanhusten palveluun päätöksenteon tukisovellus ViSam (PW). - Terveydenhuollon ammattilaisten toiminnan ohjaaminen on haastavaa. Tämä on herkkä asia ja monet ammattilaiset eivät hyväksy tätä, herkkä. Pelimaailma voi tuoda tähän helpotusta, koska sitä ei koeta niin rajaavaksi tai ohjailevaksi. Lähtökohta pitäisi olla, että prosessit kehitetään yhdessä: nyt keskustelu puuttuu ja tehdään liikaa oletuksia (EH). Kaikkia (lääkäreitä) miellyttäviä toimita toimintamalleja on todella vaikea löytää (MU). - Simulointimallin pohjalta voitaisiin tarkastella vaikutuksia siten, että aloitetaan omista erillisistä lokeroista ja sitten toimitaan yhdessä (vrt. palvelumuotoilu) (PM) - Käyttöön otettavia työkaluja ei käytetä monesti siksi, että ne ovat huonoja. Yksi mahdollisuus olisi pelaaminen eri toimintaohjeistusmahdollisuuksia vastaan (AV)

3 3 (4) - Riitta: moniammatillisen yhteistyön hiominen: esim. prosessi potilaan saapumisessa: vaikeimmaksi osoittautui siirtyminen osastolta toiselle, kun ei tehty niin kun on sovittu ja lääkäri ei nähnyt ongelmaa - Pelejä myös potilaalle. Sinänsä hyvä potilaan opas laadittu. Tästä voisi kehittää pelin. (RF). - Kuten myös Turvallinen lääkehoito opaasta (RS). 5 Projektin tilannekatsauksen läpikäyminen Tehtävien toteutuminen ja taloustilanne raportointikaudella ( ) esiteltiin liitteen 2 mukaisesti. Keskustelua: - Terveyshyötyjä tuottavien pelejä kehitetään paljon. Pysytäänkö tässä ajan tasalla (EH?) - Alalla on tällä hetkellä käynnissä paljon ja usein kertaluonteisia julkisrahoitteisia projekteja. Tämä on väärä toimintamalli. Nykyään on hyvin vaikea pysyä selvillä kaikesta mitä tapahtuu (HV) - Hankkeen verkkosivulle kaivataan aineistoa.(mu) 6 Seuraava suoritusjakso ja toimenpidelista Tehtävät tulevalla raportointikaudella ( ) esiteltiin liitteen 2 mukaisesti Toimenpidelista päivitettiin (liite 1) 7 Muut asiat Ei ollut. 8 Seuraavan kokouksen aika ja paikka Seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen toivottiin demoa pelistä, jotta ohjausryhmä pääsee pelaamaan! Kokous pidetään klo Taysissä Tampereella 9 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo puheenjohtaja sihteeri LIITTEET 1. Toimenpidelista 2. Tilannekatsaus ja tehtävät tulevalla raportointikaudella 3. Esityskalvot: Työpajojen esittely ja kokemukset JAKELU Ohjausryhmän jäsenet hankkeen verkkosivu projektisihteeri (alkuperäinen pöytäkirja) TIEDOKSI

4 TOIMENPIDELISTA LIITE 1 Viitenro. on kaksiosainen numero, joka koostuu toimenpiteen järjestysnumerosta ja sen kokouksen järjestysnumerosta, jossa toimenpiteestä on sovittu. Tila: Auki, Suljettu (+pvm), Poistettu (+pvm). Uuden sarakerivin lisäys: Paina TAB viimeisessä kentässä Viitenro. Kuvaus Vastuuhenkilö Tila Määräaika 1-1 konsortiosopimukset VTT ja PSHP:n ja VSHP:n välillä 2-2 Jönköping vierailun kutsu johtoryhmälle ja caseorganisaatioille 3-4 Jaettavissa olevat aineistot hankkeen verkkosivuille Jouko Heikkilä Jouko Heikkilä Jouko Heikkilä Suljettu Suljettu asap asap

5 Management of complex Integrated Care systems by Simulation and gamification Tilannekatsaus Ohjausryhmän kokous Espoo Jouko Heikkilä, projektipäällikkö, VTT MOSAIC - Tutkimuskysymykset 1) Millaisia palvelun lopputulokseen vaikuttavia ilmiöitä ja mekanismeja tunnistetaan kun palvelukokonaisuuksia tarkastellaan kompleksisina adaptiivisina järjestelminä? 2) Miten kompleksisten organisaatioiden teoriaa, simulointia ja pelillisyyttä hyödynnetään ja integroidaan yhteen niin, että ne auttavat palvelukokonaisuutta ottamaan toiminnassaan huomioon palvelun lopputulokseen vaikuttavat keskeiset ilmiöt ja mekanismit (kuten esimerkiksi monitoimijuus, monitavoitteisuus ja taipumus osaoptimointiin)? 3) Millaisia hyötyjä integroidun lähestymistavan käytäntöön viemisestä on? 4) Mitä integroidun lähestymistavan käytäntöön soveltamisessa on otettava huomioon?

6 MOSAIC Tehtävät Tehtävien toteutuminen raportointikaudella ( ) Tehtävä 1: Palvelukokonaisuuksien analyysi organisaatiotutkimuksen keinoin - Haastatteluita, kyselytuloksia ja kirjallista aineistoa analysoitu, lisätietoa saatu myös työpajoista Tehtävä 2: Olemassa olevien simulaatiotyökalujen ja pelien analyysi - valmis: tietoja on hyödynnetty tehtävissä 3 ja 4 Tehtävä 3: Integroidun ratkaisun tutkiminen prototypoimalla - Tampereen ja Vaasa pelillistetyt työpajat Tehtävä 4: Työkaluprototyypin arviointi - Tampereen ja Vaasan työpajoissa koottiin osanottajien arviot Tehtävä 5: Raportointi ja tulosten hyödyntäminen - Haastattelutulosten esittely TAYSissä - Haastattelu- ja kyselytulosten esittelyt Vaasassa - Haastattelutulosten hyödyntäminen Lääkäripäivien esityksessä: Systeeminen näkökulma hyvinvointipalveluiden muutokseen, Joona Tuovinen - Raportointi TEKESille 3. suoritusjaksolta - Tiedon jakaminen hankkeen verkkosivuilla

7 Taloustilanne ( ) Kustannukset (budjetti) - Työ: ,- - Muut: ,- - Yhteensä ,- ( ,-) Toteuma: 61% Budjetti yhteensä ,- Laskutus, toteutunut ,- Laskutus, tuleva: Tekes Tehtävät tulevalla raportointikauden ( ) Tehtävä 1: Palvelukokonaisuuksien analyysi organisaatiotutkimuksen keinoin - Haastatteluiden, kyselyn ja muun aineiston analyysi jatkuu Tehtävä 2: Olemassa olevien simulaatiotyökalujen ja pelien analyysi - valmis:tietoa hyödynnetään ja päivitetään tarpeen mukaan Tehtävä 3: Integroidun ratkaisun tutkiminen prototypoimalla - Tampereelle syksyksi uusi versio työnimellä Lääkehoitopeli - Vaasan ratkaisumallia mietitään - Kehittämiseen suuntautuva Pelityöpaja 2 yhtenä mahdollisena etenemismallina Tehtävä 4: Työkaluprototyypin arviointi - Kokeilujen yhteydessä toteutetaan myös arvioinnit Tehtävä 5: Raportointi ja tulosten hyödyntäminen - Konferenssipaperin / artikkelin valmistelu - Tiedon jakaminen hankkeen verkkosivuilla - Raportointi TEKESille 4. suoritusjaksolta

8 LIITE 3 Työpajojen esittely ja kokemukset: Tampere , Vaasa MOSAIC-ohjausryhmä, Janne Laine, Johanna Leväsluoto, Jouko Heikkilä, Joona Tuovinen ja kumpp. Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy Tampere

9 Työpajan lähtökohdat Lääkehoidon uudistaminen, e-lääkekaappi Muutosprosessin tukeminen ja edistäminen & tiedon ja kokemusten kerääminen pelillisten työkalujen kehittämiseksi Eri näkökulmien esiin tuominen ja yhteen sovittaminen, keskustelu ja yhteisen ymmärryksen lisääminen Lääkehoitoprosessin vaiheet, roolit, vuorovaikutukset Muutos, toimijat, esteet, ajurit, vaikutukset Pelillisten elementtien hyödyntäminen ja kokeilu Osallistujat: 10 henkilöä TAYS:lta + 5 Mosaic-projektin tutkijaa VTT:ltä

10 Potilas kotona Potilas päivystyksessä Potilas siirretään osastolle Potilaan hoito Jatko-hoidon suunnittelu Kotiutus 5 1. MUUTOS Miten toimit uudessa tilanteessa? LÄÄKÄRI 2. AJURIT Mikä / kuka innostaa toimimaan uudella tavalla? 3. ESTEET Mikä / kuka estää toimimasta uudella tavalla? 4. VAIKUTUS Miten uusi toimintatapa edistää / haittaa vision toteutumista? 6

11 Avainmittari/-tekijä, joka kuvastaa muutoksen etenemistä [yksikkö] Toive Todennäköisin Pelko Aika 7 Avainmittari/-tekijä, joka kuvastaa muutoksen etenemistä [yksikkö] Vaikuttava tekijä [yksikkö] Aika Aika Vaikuttava tekijä [yksikkö] Vaikuttava tekijä [yksikkö] Aika Aika8

12 Kuvaajat käyttäytymisestä ajassa Kehityssuuntien ja käänteiden ymmärtäminen ajassa sen sijaan, että keskityttäisiin yksittäisiin tapahtumiin Mielenkiintoista on lähestytäänkö raja-arvoja tai päämääriä ja kuinka nopeasti Käyrien muoto ja pisteet, joissa käyrä muuttaa muotoaan tai suuntaa, ovat oleellisia (muuttujan tarkat arvot eivät niinkään) Aikahorisontti auttaa esittämään kysymyksiä mitä tapahtui aikaisemmin ja mitä voisi tapahtuu seuraavaksi Monen tekijän yhtäaikainen tarkastelu haastaa miettimään mitkä tekijät ovat luomassa avain muuttujan käyttäytymistä 9 F P 10

13 Palaute Luento muuttuvista rooleista Roolipeli muutoksista Muutostarinat ja käyrät Kokonaisuus Palautetta Tampereen työpajasta Innostavaksi koettiin: Yhteistyö eri ammattiryhmien välillä Asioiden miettiminen eri rooleista Eri ammattilaisten mielipiteiden kuuleminen Innostuneet ihmiset Erilainen työtapa Mahdollisuus vaikuttaa Oman alan uudistaminen, uudet tiedossa olevat työtehtävät

14 Palautetta Tampereen työpajasta Tehottomaksi koettiin: Tehtävien ymmärtäminen Välillä vaikeaselkoiset tehtävänannot Käyrätehtävä vaikeaselkoinen Työpaja oli pitkä Olisi voinut tiivistää Aikaa kului suunnitteluun Palautetta Tampereen työpajasta Työpajan koettiin tuottaneen seuraavia asioita: Ideoita Uusia toteutettavia asioita Konkreettisia työvälineitä suunnitteluun Lisäsi ymmärrystä Selkeytti näkemystä E- lääkekaapista Erilaisia näkökulmia Positiivista asennoitumista

15 Palautetta Tampereen työpajasta Hyödylliseksi koettiin: Moniammatillinen keskustelu ja kehittäminen Riskikohtien tunnistaminen Farmaseuttisen asiantuntemuksen mukaantulon merkitys Toivotaan vaikuttavan e-lääkekaapin ohjelmien kehittämiseen Vaasa

16 Työpajan lähtökohdat Geriatrisen potilaan palveluketjun käyttöönotto Muutosprosessin tukeminen ja edistäminen & tiedon ja kokemusten kerääminen pelillisten työkalujen kehittämiseksi Eri näkökulmien esiin tuominen ja yhteen sovittaminen, keskustelu ja yhteisen ymmärryksen lisääminen Palveluketjun hyödyntäminen geriatrisen potilaan asiointipolun eri vaiheissa, roolit, vuorovaikutukset Muutos, toimijat, esteet, ajurit, vaikutukset Pelillisten elementtien hyödyntäminen ja kokeilu Osallistujat: 9 henkilöä palveluketjutyöryhmästä + 3 Mosaicprojektin tutkijaa VTT:ltä Tehtävän lähtökohdat ja tavoitteet Yhteisen tarinankerronnan kautta tarkastellaan Geriatrisen potilaan palveluketjun hyödyntämistä Asiakkaan ja usean toimijan palvelukokonaisuuden näkökulmasta Palveluketjun käyttöönoton toimintaan tuomaa konkreettinen muutosta Tehtävässä tarkastellaan palaa yksittäisen kuvitellun geriatrisen potilaan asiointipolkusta Mitä Geriatrisen Potilaan Palveluketjun hyödyntäminen ja toteutuminen käytännössä tarkoittaa tämän asiointipolun tapauksessa? Miten muutos (palveluketjun hyödyntäminen) vaikuttaa eri toimijoiden - niin palvelun tuottajien kuin potilaiden toimintaan? Mitkä tekijät mahdollistavat tai haittaavat tätä muutosta? Tehtävän tarkoituksena on Auttaa miettimään geriatrisen potilaan palveluketjun käytännön soveltamista Asettua eri toimijoiden näkökulmiin, ymmärtää oman toiminnan vaikutusta heihin Herättää ajatuksia, tuottaa oivalluksia, tuoda asiaa tutuksi, jakaa hyviä kokemuksia, helpottaa yhteistyötä ja lisätä yhteisymmärrystä

17 Tehtävän vaiheet Ryhmätyön kesto (vaiheet 1-3): 1 ½ tuntia, Keskustelu (vaihe 4) : ½ tuntia 1. Jakaannutaan 3-5 hengen moniammatillisiin ryhmiin 2. Yhden geriatrisen potilaan asiointipolun tapahtumat Valitaan 5 6 keskeistä tapahtumaa tai tilannetta kuvitellun potilaan asiointipolulla. Kirjataan tapahtumat tehtävälaudan polulle. 3. Palveluketju ja toimijoiden näkökulmat kunkin tapahtuman kohdalla Jaetaan jokaiselle yksi tyhjä toimijakortti, johon jokainen kirjaa kulloinkin käsiteltävän tapahtuman Valitaan yhdessä yksi tapahtumaan liittyvä Geriatrisen Potilaan Palveluketjun toimintatapa tai väline. Kirjataan se jokaiseen toimijakorttiin. Valitaan yhdessä tapahtumaan liittyvät toimijat (korkeintaan niin paljon kuin osallistujia). Kirjataan toimijat ja heidän organisaationsa toimijakortteihin. Potilas on aina yksi toimija. Kerätään kortit, jaetaan satunnaisesti jokaiselle (enintään yksi) toimijakortti. Kukin miettii ja täyttää aluksi korttinsa yksin kyseisen toimijan näkökulmasta. Keskustellaan ryhmässä toimijoiden näkökulmia yhdistellen, kortteja täydentäen. 4. Valmiin asiointipolun läpikäynti ryhmissä Käydään vielä ryhmässä yhdessä keskustellen valmis polku läpi. Jokainen valitsee yhden itselleen ajatuksia herättäneen toimijakortin. 5. Keskustelu (kaikki ryhmät yhdessä) Ryhmät esittelevät oman polkunsa, ja jokainen valitsemansa kortin. Keskustelua Palvelukoti Esimerkkejä asiointipolun tapahtumapaikoista Kotisairaanhoito Polun tapahtumaan liittyvätoimijakortti Fysioterapia TOIMIJA: Hoitaja ORGANISAATIO: 0. TILANNE tai tapahtuma 1. TOIMINTATAPA tai väline 2. KÄYTTÖ Miten toimija tätä toimintatapaa tai välinettä käyttää? 3. ESTEET Mitkä asiat estävät tai haittaavat sen hyödyntämistä? Päivystys Geriatrisen potilaan palveluketjun toimintatapa tai väline 4. HYÖTY Miten ja kuka hyötyy toimintatavan tai välineen käytöstä? Vuodeosasto Päivystys

18 Palaute Palautetta Vaasan työpajasta Innostavaksi koettiin: Yhteistyö Yhteinen asia, eri yksikön toimijoiden näkemykset, laaja-alaiset asiantuntijat aidossa yhteistyössä Innostava työtapa Tehottomaksi koettiin: Ratkaisuja ei löydetty meidän keskusteluryhmässä Miten jatkossa vastataan todettuihin ongelmakohtiin? Palveluketjun huono asiantuntemus Olisi hyvä varsinaisille toimijoille

19 Palautetta Vaasan työpajasta Työpajan koettiin tuottaneen seuraavia asioita: Uusia ajatuksia ja oivalluksia Uusia oivalluksia siitä mitä palveluketjussa tapahtuu Ajatuksia, mikä toimii, mikä ei toimi Laajempaa ymmärrystä rajapintatyöskentelystä, hyvää yhteiskeskustelua Lisää miettimistä, uusia kysymyksiä Hyödylliseksi koettiin: Yhteistyö Eri yksikköjen toimintamalleihin tutustuminen Roolien vaihto Palveluketjun läpikäyminen, asioiden mieleen palauttaminen Syntyneet ajatukset siitä miten pitäisi viedä eteenpäin TEKNOLOGIASTA TULOSTA