Puheenjohtajan yhteenvetona keskeiset teemat: potilas nousee keskiöön, johtaminen, kehittäminen ja muutoshallinta; tuottavuus ja tuotteet

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA 1 (3) Projektin nimi: Monimutkaisten palvelukokonaisuuksien hallinta simuloinnin ja pelien avulla Projektin lyhenne: MOSAIC Projektin numero: TEKES rahoituspäätös 40272/13; Vertti-numero Laatijan nimi: Jouko Heikkilä Ohjausryhmän kokous: 1, projektin käynnistys Aika klo Paikka VTT, Tekniikantie 2; Espoo, Seminaarihuone Läsnä Poissa Marjo Uusitalo, Pirkanmaan sairaanhoitopiiri, puheenjohtaja Riitta Flinck, Espoon sosiaali- ja terveystoimi Ermo Haavisto, Carea, Potilasturvallisuusyhdistys Arto Helovuo, Huperman Jaana Ikonen, Mehiläinen Susanna Kaitera, Tekes Päivi Mikkonen, VTT Karolina Peltomaa, Vaasan sairaanhoitopiiri Olli Tolkki, Nordic Healthcare Group Antti Villberg, Semantum Hannu Vuola, Serious Games Finland Pirjo Waden, Vaasan sairaanhoitopiiri, Jouko Heikkilä, VTT, sihteeri, ei johtoryhmän varsinainen jäsen Jani Jalavisto, Tripworks Steven Judge, GameLayer Petri Volmanen, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 1 Kokouksen avaus Jouko Heikkilä avasi kokouksen ja läsnäolijat esittäytyivät 2 Esityslistan hyväksyminen Etukäteen lähetettyyn esityslistaan lisättiin kohtaan 6 kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman hyväksyminen, johtoryhmän kokoonpanon vahvistaminen. Tällä lisäyksellä esityslista hyväksyttiin. 3 Johtoryhmän järjestäytyminen 4 Johtoryhmän tehtävät Johtoryhmän (vakituiseksi) puheenjohtajaksi valittiin Marjo Uusitalo ja sihteeriksi Jouko Heikkilä (MOSAIC-hankkeen projektipäällikkö VTT:llä, ei varsinainen ohjausryhmän jäsen) Esiteltiin VTT:n toimintaprosessissa määritellyt johtoryhmän tehtävät liitteen 1 mukaisesti ja Susanna Kaitera referoi keskeiset kohdat TEKESin rahoituksen yleisistä ehdoista koskien hankeen ohjausryhmän tehtäviä. Nämä oli myös lähetetty etukäteen johtoryhmän jäsenille. Tehtäviin ei esitetty muutoksia tai lisäyksiä. Todettiin, että ei tarvita erillistä johtoryhmää ja ohjausryhmää vaan sama ryhmä vaan sama ryhmä voi hoitaa molemmat tehtävät. Ryhmää päätettiin kutsua ohjausryhmäksi. Ohjausryhmä mm. vahvistaa kaikki hankkeessa ehdotettavat muutokset ennen niiden esittämistä TEKESiin. 5 Eri osapuolten odotukset ja tavoitteet projektilta Johtoryhmän jäsenet esittivät odotuksia ja tavoitteita projektille. Nämä on tiivistetysti esitetty seuraavassa:

2 2 (3) - Päivi Mikkonen VTT: uutta osaamista ja tietoa; ei kertaluontoista tulosta, vaan myös pohjaa jatkotyölle esim. muilla toimialoilla - Hannu Vuola, Serious Games Finland: ei erityisiä odotuksia - Susanna Kaitera, TEKES: uudentyyppinen tarkastelumalli, hyödyntämispolkujen selvittäminen ja tuotokset käyttöön, ei keskittymistä liiaksi turvallisuuteen - Ermo Haavisto, Potilaturvallisuusyhdistys: prosessinjohtamiseen uutta: simulaatio- ja pelimaailmaa, potilaan ja turvallisuuden näkökulmat mukana - Arto Helovuo, Huperman: lopputuloksena uudenlaista ratkaisua johtamiseen, peli joka ei vaadi pitkää harjoittelua, ja huomioi yllätyksellisyyden ja realistisuuden, oikean laajuuden ja kumppanuudet - Karolina Peltomaa, VSHP: rajapinnat ja asiakkaat: palvelukokemuksen parantaminen, henkilöstön päätöksenteon tuki, - Olli Tolkki, NHG: a) miten asiakkaita saadaan tekemään tiettyjä asioita; b) kuinka yhdessä esim. sairaalasuunnitteluprojektissa pystytään toimintaa simuloimaan myös laadullisesti: ymmärryksen tuki ja rajoitukset; liiketoimintaa ja kasvua odotetaan - Riitta Flink, Espoon sosiaali- ja terveystoimi: tukea eri palvelualueiden yhteistoimintaan, myös silloin, kun toiminnassa ilmenee ongelmia - Antti Villberg, Semantum: on kehittänyt työkaluja, joita mahdollisesti käytettään tässä ja sovelletaan heille uudella alueella - Pirjo Waden, VSHP: välineitä tehokkuuden, laadun ja turvallisuuden parantamiseen, muutoksen tukemiseen, rajakäytänteiden kehittämiseen: henkilökunta asiakkaan asialle tähän halutaan välineitä. - Jaana Ikonen, Mehiläinen: työkaluja osaamisen ylläpitämiseen ja asiakkaan osallistamiseen ja johtamisen tueksi; vaikuttavuuden osoittamista - Marjo Uusitalo, PSHP: Työkalua muutoksen hallintaan: yksilötasolle ymmärrystä siitä, mitä mihin ja miten omat toimet vaikuttavat, tukea myös johtamiseen laajemminkin. Puheenjohtajan yhteenvetona keskeiset teemat: potilas nousee keskiöön, johtaminen, kehittäminen ja muutoshallinta; tuottavuus ja tuotteet - Hannu Vuola esitti myös, mitä ei pidä saada aikaan: ei ratkaisua (vain) yhteen spesifiseen ongelmaan, vaan jotain mitä voidaan viedä kokonaisuutena käyttöön. 6 Projektisuunnitelman esittely ja hyväksyminen, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman hyväksyminen, ohjausryhmän kokoonpanon vahvistaminen TEKESin rahoituspäätös ja siihen liittyvä tutkimussuunnitelma oli lähetetty etukäteen johtoryhmän jäsenille tutustuttavaksi. Suunnitelma käytiin kohta kohdalta läpi ja siitä keskusteltiin. Todettiin, että esimerkiksi case-kohteiden osalta (mm. kohteiden oman työn määrä) tulee tarkentumaan mm. suunnitelmassa mainituissa suunnitelukokouksissa. Muistutettiin myös, että potilaiden mukaan saaminen ja näkökulman huomioiminen on tärkeää. Kysyttiin, kenen käyttöön tässä kehitettävä väline on tarkoitettu. Jouko Heikkilä vastasi hankkeen toteuttajien puolesta, että tuloksena ovat järjestelmän (palvelukokonaisuuden) toiminnan hallinnan ja kehittämisen tukemisen välineet eikä esimerkiksi yksittäisten potilaiden terveyden edistämisen välineet. Käyttäjinä lähtökohtaisesti pitää huomioida sekä potilaat, palvelutyötä tekevät ja sitä johtavat. Keskustelun jälkeen suunnitelma hyväksyttiin muutoksitta. Hankkeen kustannusarvio esiteltiin ja hyväksyttiin. Tähän liittyen tuotiin esiin, että - Esitetty kustannusarvio ja rahoitus koskee VTT:n kuluja. - Ohjausryhmän jäsenten matkakuluja ei makseta hankkeen rahoituksesta, mutta kulujen tasaamiseksi käytäntönä on ollut, että kokouspaikkaa kierrätetään mahdollisimman tasapuolisesti. Ohjausryhmän kokoonpanoksi vahvistettiin tämän pöytäkirjan alussa läsnä- ja poissaolevina mainitut henkilöt, paitsi Jouko Heikkilä, VTT sekä Steven Judge, GameLayer. Steven Judge ilmoitti ennen kokousta, että hänen suomenkielen taitonsa ei ole riittävä suomenkieliseen ohjausryhmätyöskentelyyn. Ohjausryhmä keskusteli kielikysymyksestä ja päätti jatkossakin pitäytyä ohjausryhmätyöskentelyssä suomen kieleen. Näin Steven Judge jää pois

3 3 (3) ohjausryhmästä, mutta on kyllä käytettävissä niissä yhteyksissä, joissa englanninkielinen osallistuminen on mahdollista. Keskusteltiin myös tarvittavista sopimuksista. VTT solmii konsortiosopimukset Pirkanmaan sairaanhoitopiirin ja Vaasan sairaanhoitopiirin kanssa. Ohjausryhmän kanssa ei tehdä sopimusta. Luottamuksellisuuteen liittyen sovittiin, että ohjausryhmään tuodaan vain asioita, jotka eivät ole luottamuksellisia. Hanke myös tuottaa vain julkisia tuloksia. Tutkimustyön toteuttamiseen liittyen luottamuksellisuudesta sovitaan konsortiosopimuksessa. Laadittavien sopimusten ja rahoitusehtojen mukaan tulosten omistusoikeudet ovat niiden tuottajilla. 7 Seuraava suoritusjakso ja toimenpidelista 8 Muut asiat Liitteenä olevalle toimenpidelistalle kirjataan johtoryhmässä erikseen sovitut tehtävät. Ensimmäinen raportointijakso TEKESille on Jaksolla edetään suunnitelman mukaisesti alkaen case-kohteiden tarkemmalla suunnittelulla, aineiston keruulla ja hankkeen tarkoitukseen soveltuvan pelitarjonnan ja pelillisyystutkimuksen analyysillä. Sovittiin, että johtoryhmälle ei avata omaa aluetta dokumenttien jakeluun. Dokumentit laitetaan jakoon hankkeen verkkosivuille ja johtoryhmälle tiedotetaan tapahtumista sähköpostilla. Hankkeen verkkosivut avataan lähiaikoina. 9 Seuraavan kokouksen aika ja paikka Seuraava kokous päätettiin pitää klo VTT:llä Tampereella. 10 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Marjo Uusitalo, puheenjohtaja Jouko Heikkilä, sihteeri LIITTEET 1. Johtoryhmän tehtävät 2. Toimenpidelista JAKELU Johtoryhmän jäsenet projektisihteeri (alkuperäinen pöytäkirja)

4 LIITE 1 Johto- / ohjausryhmän tehtävät Projektin johtoryhmä on projektin ylin päättävä elin. Sen tehtävänä on projektisopimuksen puitteissa tehdä päätöksiä sekä ohjata ja valvoa projektin toteutusta. Tätä varten johtoryhmä: 1) täsmentää projektille asetetut tavoitteet ja hyväksyy projektia koskevat suunnitelmat, 2) käsittelee projektisuunnitelman tarkistukset ja muutokset ja tarvittaessa (mikäli muutokset ovat ristiriidassa sopimusten kanssa) esittelee ne sopijaosapuolten hyväksyttäväksi, 3) valvoo projektin edistymistä ja tukee projektipäällikön toiminta, 4) hyväksyy projektin tulokset ja hyödyntämissuunnitelman sekä toteaa projektin loppuunsuoritetuksi, 5) välittää tietoa projektin ja johtoryhmän jäsenten edustamien organisaatioiden välillä sekä 6) käsittelee muut projektia koskevat tärkeät asiat (merkittävät hankinnat, ulkomaanmatkat, tärkeät tekniset ratkaisut, keksintöilmoitukset). Johtoryhmä vastaa TEKESin yleisissä rahoitusehdoissa mainittua ohjausryhmää, jonka tehtävät on määritetty kyseisissä edoissa.

5 TOIMENPIDELISTA LIITE 2 Viitenro. on kaksiosainen numero, joka koostuu toimenpiteen järjestysnumerosta ja sen kokouksen järjestysnumerosta, jossa toimenpiteestä on sovittu. Tila: Auki, Suljettu (+pvm), Poistettu (+pvm). Uuden sarakerivin lisäys: Paina TAB viimeisessä kentässä Viitenro. Kuvaus Vastuuhenkilö Tila Määräaika 1-1 konsortiosopimukset VTT ja PSHP:n ja VSHP:n välillä Jouko Heikkilä Auki asap V. 2.0/