Valtioneuvoston prosessien kehittäminen asianhallinnan kautta I Max Hamberg Valtio Expo

Transkriptio

1 Valtioneuvoston prosessien kehittäminen asianhallinnan kautta I Max Hamberg Valtio Expo

2 Valtioneuvosto tiedon käsittelijänä Valmistelun vuo Verkostomainen työskentely Viralliset prosessit Reaaliaikainen, turvallisesti avoin tieto 2

3 Valtioneuvosto < 2015 Toimintaa on sähköistetty kolmella tasolla: 1. Koko valtion taso (VM; mm. henkilöstöja taloushallinto) 2. Valtioneuvoston taso (VNK; päätöksenteko, EU asiat, hanketietojen julkaisu, sähköinen säädöskokoelma (OM)) 3. Ministeriötaso (kukin ministeriö; asianhallinta, viestintä) Yhteisiä prosesseja on ovat olleet: Päätöksentekoprosessi (PTJ 1995) EU-asiat (EUTORI 2002) Hanketietojen julkaiseminen (Hare 1999) Sisäisen viestinnän ja tiedonkulun tietotukijärjestelmä (Senaattori 1998) Ministeriö- / hallinnonalakohtaisia ovat olleet: Asian- ja asiakirjahallinnon prosessit ja järjestelmät Ulkoisen viestinnän prosessit ja järjestelmät Tietotekniikka suurelta osin 3

4 Valtioneuvosto 2015 > lähtien valtioneuvoston yhteisten hallinto- ja palvelutoimintojen johtovastuu, voimavarat ja tehtävät on koottu valtioneuvoston kansliaan. Tämän myötä suurempi osa digitaalisen valtioneuvoston kehittämistä nähdään yhteiseksi Aiemmin nähtiin yhteiseksi: Päätöksenteko EU -asiat Hanketiedot Sisäinen viestintä (osin) Nyt nähdään yhteiseksi lisäksi mm. Asianhallinta Asiakirjahallinto Sisäinen viestintä (laajalti) Tietotekniikka Korkean turvallisuuden tehtävät 4

5 Valtioneuvoston digitalisoinnin tavoitteita Tavoitteena on tiedon ja tietovarantojen laaja-alainen, reaaliaikainen hyödyntäminen sekä uudistetut, yhtenäiset ja asiakaslähtöiset toimintatavat, sulavoitetut prosessit ja päällekkäisten työn karsinta. Yhtenäinen digitaalinen työskentely-ympäristö luo edellytykset toimintakulttuurin yhtenäistämiselle. Toiminnankehittämislähtöisyys, tekniikka mahdollistajan roolissa. Paikkariippumattoman ja reaaliaikainen työskentelyn mahdollistaminen, tiedon jakaminen ja löytyminen organisaatiorakenteista riippumatta. Ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn edistäminen Työskentelyn joustavuutta haetaan erilaisin keinoin (toimitilat/henkilöstöpolitiikka/ict) Turvallisuuden ja tietoturvallisuuden riittävä huomioiminen ( Turvallisesti avoin ) 5

6 Asianhallinta valtioneuvostossa Valtioneuvostossa on käytössä noin 15 erillistä asianhallintajärjestelmää, joista osa on ohittanut elinkaarensa pään. Tämä aiheuttaa järjestelmien ylläpidossa päällekkäisiä kustannuksia. Asian- ja dokumentinhallinnan käytännön toteutus ei ole yhdenmukaista prosessienkaan tasolla; kaikki toimintatavat eivät tue nykyaikaista käsitystä asianhallinnasta. Asianhallinnan yhtenäistyessä yhtenäistyvät myös asianhallintaa sivuavat prosessit, kaikissa ministeriöissä tarkoittaa laajaa muutosta toiminnassa! Tulevaisuudessa virkamiehet voivat keskittyä substanssiin; asianhallintajärjestelmä tuntee prosessin ja eri vaiheiden tuotokset 6

7 Asianhallintaa sivuavat prosessit Istuntoprosessi Hallinnonalan ohjaus Säädösvalmisteluprosessi EU-asianhallinta Yleinen asianhallinta Reaaliaikainen, turvallisesti avoin tieto Lausuntoprosessi Valtionavustus Ym.jne.ym.jne 7

8 Työ uudistuu kaikkialla ministeriöissä! Asianhallinta ulottuu jokaisen valtioneuvoston virkamiehen arkeen sitä riittää kirjaamoista ministeriöiden substanssiprosesseihin Valtioneuvostossa toimii yhteinen kirjaamo; sen työ tehostuu ja yhdenmukaistuu Tiedonohjaussuunnitelma antaa selkärangan yhteisille asianhallinnon prosesseille Jokaisen virkamiehen työ tulee muuttumaan asianhallinnan menettelyjen uudistuessa! 8

9 Valtioneuvoston uuden asianhallinnan lähtökohtia Keskiössä tulee olemaan tieto ei organisaatio, järjestelmä tai yksittäinen virkamies Yhteiset asianhallinnan menettelyt, toimintatavat ja prosessit Yksi ja yhteinen, käyttäjälähtöinen asianhallintaratkaisu Kokonaistaloudellinen ratkaisu 9

10 Valtioneuvoston uuden asianhallinnan lähtökohtia Uudessa ratkaisussa huomioidaan: Kokonaisten prosessiketjujen toteuttaminen VAHVAan Käyttöönottomahdollisuus myös valtioneuvoston ulkopuolella Rajapinnat ministeriöiden ja hallinnonalan välillä Käytettävyys eri päätelaitteilla 10

11 Valtioneuvoston asianhallinnan toimintaympäristö Toiminnan kehittäminen Poliittinen ohjaus Kansainvälinen tilanne Syötteet EU-säädökset, Kansainväliset suhteet Politiikka, Hallintoasiat Kehys- ja talousarvioprosessi Säädösvalmistelu Kv-asiat Johtaminen Tulokset Hallintopäätös Hallituksen esitys Kansainväliset sopimukset Valtion tuloja menoarvio Henkilöstö n hallinta Talouden hallinta Toimitilojen hallinta Tietotekniikan hallinta 11

12 VAHVA -hankkeen tehtävät Toimintatapojen ja prosessien kehittäminen valtioneuvostossa Yhteisen ja käyttäjälähtöisen asianhallintaratkaisun kehittäminen Tietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto Yhtenäisen palvelukokonaisuuden kehittäminen 12

13 VAHVA -ratkaisun toiminnallisuudet Perusasianhallinta (sis. sähköinen allekirjoitus) Välineet prosessien kuvaamiseen ja automatisointiin Keskeisimmät asianhallintaan liittyvät prosessit (vaiheistetusti): Yleinen asianhallinta (vaihe 1) Istuntoprosessi (vaihe 2) Säädösvalmisteluprosessi (vaihe 2) Lausuntoprosessi (vaihe 2) EU-asianhallinta (vaihe 2) Hallinnonalan ohjaus (vaihe 3) Valtionavustus (vaihe 3) 13

14 Hankkeen vaiheistus ja aikataulu Toimintamallia ja prosesseja on määritelty esiselvityksen jälkeen 3 / 2015 alkaen Tietojärjestelmän hankinta toteutetaan helmikuussa tammikuussa 2017 VAHVA-toteutus tapahtuu kolmessa vaiheessa: Vaihe 1: Perustoiminnot (2017) Vaihe 2: Säädösvalmisteluprosessin tukeminen (PTJ, EUTORI) (2018) Vaihe 3: Hallinnon alan ohjaus, valtionavustukset (2019) Käyttöönotot: Toteutetaan organisaatioittain periaatteella kiireelliset ensin PTJ ja EUTORI korvataan kaikille vaiheen 2 myötä 14

15 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Hankinnan valmistelu ja tekninen vuoropuhelu Kilpailutus POC Toteutus 1 Toteutus 2 V1, Perusversion käyttöönotto V2 Toteutus 3 Käyttöönotto, 1 Käyttöönotto 2 Käyttöönotto 3 V3 VAHVA hankkeen kokonaisaikataulu 15 PLM; OM YM Integraatiot, Versio 1 Versio 1 Eutori MAHTI-ministeriöt Integraatiot, Versio 2 STM PTJ UM OKM SM MMM TPK Integraatiot, Versio 3 Versio 2 + Versio 3 + Versionnostot versionnostot

16 VAHVA:n rajaus 16

17 VAHVAn vaihe Aikataulu, viimeistään VAHVAn toiminnallisuudet, vähintään Versio 1 Q4/ Perusasianhallinta: TOS, seulonta ja hävitys, perusraportointi ja haku. - Asioiden, asiakirjojen ja dokumenttien käsittely, toimeksiannot, sähköinen allekirjoitus. - ST III ja ST IV sekä julkinen aineisto. - Prosessit: Yleinen asianhallinta Tuotantokäyttö VAHVAn integraatiot, vähintään Office, sähköposti, käyttöoikeusja käyttäjätiedot, Virtu, JUHOontologia Käyttöönotto, vähintään PLM, OM, YM Versio 2 Q3/2018- Q1/ Arkistointi (rajapinta) - Prosessimoottori (työnkulkujen hallinta, mallinnus ja automatisointi), automatisoitu jakelu. - Kokoustenhallinta - Mobiilikäyttö - Haku- ja raportointiominaisuudet. - Prosessit: Istuntoprosessi, lainsäädäntöprosessi, lausuntoprosessi Vaski (Eduskunta), EU Council Extranet, etrustx, Painotalo (Finlex), Kansallinen palveluväylä ja VIA, Pysyväissäilytys (SAPA), Sähköinen työpöytä, YJA, Hanketieto, Buketti, Sähköisen asioinnin palvelut, lausunnot.fi, Kääntäjien työkalut - Eutori-käyttäjät - MAHTI-käyttäjät: VNK, VM, LVM, TEM, OKV -STM - PTJ-käyttäjät Versio 3 Q4/ Sopimustenhallinta - Prosessit: Hallinnonalan ohjaus, Valtionavustus Valtiolle.fi, ulkoiset yhteystietovarannot, ulkoiset ryhmätyöpalvelut, Kieku, Kilpailutusratkaisu, UM AHA UM, SM, TPK, OKM, MMM 17

18 Hankintayhteistyö (VNK/Valtori/Hansel) VAHVA hanke kävi läpi tietohallintolain mukaisen lausuntomenettelyn Valtiovarainministeriö edellytti, että ratkaisua voidaan hyödyntää valtioneuvostoa laajemmin. Hankinta tullaan toteuttamaan yhteistyössä Valtorin kanssa: Yksi menettely, yksi hankintapäätös ja kaksi hankintasopimusta Valtori voi myöhemmin omalla sopimuksellaan tuotteistaa ratkaisun koko valtiolle Valtioneuvoston osalta toteutusta ohjaa omalla sopimuksellaan valtioneuvoston kanslia Hankintamalli on haastava; Hansel tukee hankinnassa sekä juridisesti että hankintateknisesti 18

19 Onnistumisen edellytykset Toiminnan uudistaminen tietojenkäsittelyä hyödyntäen edellyttää aina mittavia, tuottavuutta tehostavia investointeja Yhteiset tietojärjestelmät hyötyvät yhtenäisestä perustietotekniikasta! Yhtenäisen valtioneuvoston kehittämisen johtovastuu oltava selkeä VNHY tehtävänä on keskittyä VN -kokonaisuuden uudistamiseen ja yhtenäistämisen edistämiseen Olennaista on myös ministeriöiden kyky sopeutua yhteisiin prosesseihin! Kumppaniyhteistyön onnistuminen korostuu Valtorin osaamisen ja asiakaslähtöisyyden keskeinen merkitys sekä yhteistyö kilpailutettujen palvelutuottajien kanssa! Tietoturvan oikean tason tunnistaminen suhteessa toimintaan ja kustannuksiin! 19

20 Kiitos! Lisätietoja: