Talousarvion 2016 täytäntöönpano-ohje

Transkriptio

1 Talousarvion 2016 täytäntöönpano-ohje Kunnanvaltuusto on hyväksynyt talousarvion vuodelle 2016 ja taloussuunnitelman vuosille Talousarvion 2016 täytäntöönpanosta ja noudattamisesta kunnanhallitus antaa seuraavat ohjeet: TALOUSARVIOSTA YLEENSÄ Karstulan kunnan voimassaoleva kuntastrategia on lähtökohta kunnan toiminnan ja talouden suunnittelulle ja toteuttamiselle. Strategia edellyttää, että tuottaessamme talousarvion määrittämät kuntapalvelut toimimme tulevaisuuslähtöisesti, yrittäjämäisesti, taloudellisesti ja aktiivisen vuorovaikutteisesti viestien. Vuoden 2016 talousarviota ja taloussuunnitelmaa vuosille valmisteltaessa kuntakenttä on voimakkaan muutoksen kynnyksellä. Valmisteilla oleva sote-uudistus itsehallintoalueineen muuttaa kuntien vastuita ja rahoitusta merkittävästi. Valtionosuusuudistus, jonka vaikutukset ovat Karstulan kunnan näkökulmasta erittäin negatiiviset, on tullut voimaan ja siirtymäaika jatkuu vuoteen 2019 saakka. Suuri työttömyys ja siitä aiheutuvien kustannusten ja vastuiden siirtyminen entistä enemmän kunnille, vaikuttavat monella tavalla Karstulan kunnan talouteen. Kun nämä asiat sekä muutoinkin taloudellisesti epävarma tilanne otetaan huomioon, on talousarviossa pysyminen erityisen tärkeää. Mikäli yleinen taloustilanne ja erityisesti työllisyys vuoden 2016 aikana vielä heikkenevät, kunnanhallitus voi joutua harkitsemaan tarvittavia muutosehdotuksia talousarvioon. Kunnan ulkopuolelta tulevat muutokset ja toiminnan jatkuva kehittäminen voivat myös tuoda tullessaan sellaisia muutoksia, jotka edellyttävät talousarviomuutoksia. TALOUSARVION SITOVUUS Valtuusto on päättänyt talousarviossa kunnanhallitusta ja toimielimiä sitovista tavoitteista ja määrärahoista. Kunnanhallitus vastaa siitä, että valtuuston asettama tilikauden tulostavoite toteutuu. Talousarvio sitoo toimielintä käyttötalouden osalta valtuustoon nähden päävastuualueittain, investointien osalta hankkeittain. Sitovuus koskee määrärahoja, tuloeriä ja toiminnallisia tavoitteita, jotka kaikki ovat samanarvoisia talousarviomuutosten ja raportoinnin näkökul-masta. Tämä tarkoittaa talousarviomuutosten osalta sitä, että 1. Talousarvion määrärahojen sitovuustasosta poikkeaminen vuositasolla edellyttää päävastuualueen osalta valtuuston hyväksyntää. Poikkeaminen ja muutostarve koskevat sekä määrärahoja, tuloarvioita että toiminnallisia tavoitteita.

2 2 2. Talousarviomuutoksen yhteydessä on esitettävä selvitys muutoksen vaikutuksesta muihin osatekijöihin, esimerkiksi määrärahamuutoksen vaikutus tuloarvioon ja toimintatavoitteisiin. Sitovuustason sisällä määrärahojen käyttö voi poiketa tilitasoisesta käyttösuunnitelmasta paitsi palkkauksen ja henkilöstösivukulujen osalta. Näiden käyttämistä muuhun tarkoituk-seen ei saa tehdä ilman kunnanhallituksen lupaa. Talousarviossa myönnetty määräraha on tarkoitettu käytettäväksi vain talousarviossa esitettyihin tarkoituksiin. Ensisijaisesti tulee varmistaa se, että määrärahat riittävät välttämättömään lakisääteiseen toimintaan. Jos talousarvion mukaiset käyttötarkoitukset saadaan toteutettua suunniteltua vähäisemmällä määrärahalla, loppu myönnetystä määrärahasta jätetään käyttämättä, ellei todellinen perusteltu tarve muuta edellytä. KÄYTTÖSUUNNITELMAT Erillisiä käyttösuunnitelmia vuodelle 2016 ei ole tarpeen tehdä, koska toimenpiteet on jo käyty läpi talousarvioesitysten laatimisvaiheessa. Hyväksytty talousarvio ja aiemmin talousarvioesityksen laatimisvaiheessa läpikäydyt määrärahavaraukset on kuitenkin syytä käydä läpi lautakuntien vuoden 2016 ensimmäisessä kokouksessa. Investointiohjelmasta tekninen palvelukeskus laatii käyttösuunnitelman, jossa esitetään hankkeiden aikataulut, vastuuhenkilöt yms. tiedot, sekä ylläpitää tätä käyttösuunnitelmaa ajantasaisena. TALOUSARVIORAPORTOINTI JA TALOUSARVIOMUUTOKSET Talousarvion toteutumisesta raportoidaan kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle vuosineljänneksittäin seuraavan aikataulun mukaisesti: 1/2016 2/2016 3/2016 Raportointiajankohta Päävastuualueen raporttien viikko 17 viikko 34 viikko 44 käsittely lautakunnissa viimeistään Raporttikokonaisuuden käsittely kunnanhallituksessa Raporttikokonaisuuden vieminen tiedoksi kunnanvaltuustolle Osavuosiraportissa selvitetään vastuualuekohtaisesti toiminnallisten tavoitteiden, niihin liittyvien suoritteiden ja tunnuslukujen sekä määrärahojen ja tuloarvioiden toteutuma raportointihetkellä, arvio koko vuoden toteutumasta ja poikkeamat suunnitelmasta. Raportissa esitetään myös mahdolliset talousarviomuutokset. Lautakuntien käsittelyaikataulut tulee huomioida vuoden 2016 kokousaikoja suunniteltaessa. Lautakunnan esittelijä vastaa siitä, että lautakunta käsittelee maaliskuun talousarvion toteutuman jälkeen kokouksissaan säännönmukaisesti päävastuualueen talousarvion

3 3 toteutumista. Samassa yhteydessä on annettava selvitys myös investointihankkeiden toteutumisesta ja niiden määrärahojen käytöstä. Lautakunnat velvoitetaan tarvittaessa tekemään tarkennuksia ja toimenpiteitä hyvissä ajoin, jotta toteutumassa pysyttäisiin vuoden loppuun asti. Kunnanhallitus käy säännönmukaisesti läpi alaistensa päävastuualueiden talousarvion toteutumisen sekä talousarviokokonaisuuden toteutumisen. Kiireelliset, rahamääräisesti merkittävät talousarviomuutokset tulee saattaa erillisenä valtuuston käsiteltäväksi, mikäli muutosten esittäminen ei ajallisesti sovellu osavuosiraportoinnin yhteyteen. Kaikki talousarviomuutokset on saatettava valtuuston käsittelyyn talousarviovuoden aikana. Jokaisen talousarvion toteuttamisesta vastaavan on oltava sitoutunut vastuulliseen ja taloudelliset vaikutukset huomioivaan toimintaan ja päätöksentekoon, seurattava talousarvion ja tavoitteiden toteutumista ja ryhdyttävä tarvittaessa asian vaatimiin toimenpiteisiin. HANKINNAT Hankinnoissa tulee noudattaa kunnanhallituksen hyväksymää hankintaohjetta. Ennen hankinnan valmistelua tulee varmistaa, että vastuualue on varautunut taloudellisesti hankinnan suorittamiseen. Lisäksi tulee varmistaa, että tuote tai palvelu ei sisälly hankinta-ohjeessa määritettyihin keskitettyihin hankintoihin (valmiiksi kilpailutetut hankinnat, jotka suoritetaan kunnan useamman toimialan tai kuntayksikön tarpeisiin). Voimassa olevaa keskitettyä hankintaa on aina noudatettava. Hankintavaltuudet: Toimielin päättää määrärahojensa puitteissa toimialansa erillishankin-noista (tavara- ja palveluhankinnat). Toimielin voi delegoida ratkaisuvaltaa edelleen. Vastuualueen esimies voi tehdä erillishankintoja toimielimen delegoiman ratkaisuvallan puitteissa. IT-palvelut: IT-palvelujen ja IT-hankintojen osalta toimintamalli on seuraava tietokoneiden ja muiden IT-laitteiden sekä ohjelmistojen hankinta tapahtuu talousarvion laatimisohjeen mukaisesti keskitetysti tai ainakin IT-suunnittelijan kanssa sopien esimiehet ilmoittavat uusien henkilöiden tietokone- ja siihen liittyvistä IT-palvelutarpeista IT-suunnittelijalle, joka huolehtii työtehtävien kannalta tarpeellisten verkkotunnuksien, sähköpostien, ohjelmien ja niiden lisenssien yms. hankkimisesta ao. henkilölle esimiehet ilmoittavat välittömästi IT-suunnittelijalle, kun henkilö poistuu kunnan palveluksesta, jotta työtehtäviin liittyvät IT-palvelut voidaan tämän henkilön osalta lopettaa. Vastuualueiden esimiehet valvovat tekemiensä palvelu- ja tavarahankintojen toteutumista tehdyn hankintasopimuksen mukaisesti. Hyvissä ajoin ennen hankintaa tulee määritellä menetelmät, joilla hankinnan laatua ja kehittymistä voidaan arvioida. Vastuualueen esimiehen on hankinnan jatkuvan tarkoituksenmukaisuuden varmistamiseksi oltava

4 selvillä hankintaa koskevien sopimusehtojen asettamista velvoitteista palvelun tai tavaran toimittajalle sekä ostajalle itselleen. 4 HENKILÖSTÖ Talousarvion henkilöstösuunnitelmassa hyväksytyt vakinaiset palvelussuhteet ovat täytäntöönpantavissa ilman erillistä täyttölupamenettelyä. Muiden vakinaisesti täytettävien virkojen ja toimien täyttöluvat tulee hyvissä ajoin hakea kunnanhallituksen henkilöstöjaostolta. Yli 3 kuukautta kestävien määräaikaisten virka- ja työsuhteiden täyttölupa tulee hyvissä ajoin hakea kunnan johtoryhmältä, joka käsittelee asian henkilöstöpäällikön valmistelusta. Alle 3 kuukautta kestäviin määräaikaisiin virka- ja työsuhteisiin ottamisesta täyttölupa haetaan palvelukeskuksen johtajalta, joka tekee asiasta kirjallisen päätöksen. Kiireellisten, lyhytaikaisten työvuoroluettelon mukaisten sijaisuuksien varalle palvelukeskuksen johtaja voi antaa pysyvän täyttöluvan talousarviovuodeksi. Määräaikaisten työ- ja virkasuhteiden osalta esimiesten tulee ehdottomasti huomioida seu-raavat asiat: Sijaisia on lupa palkata vain sellaisiin työtehtäviin, joissa se on palvelujen tuottamisen kannalta välttämätöntä. Ennen sijaisen palkkaamista on selvitettävä, voiko kyseisen työtehtävän hoitaa yksikön sisäisten tilapäisten työjärjestelyjen ja tehokkaan työvuorosuunnittelun keinoin tai yksiköiden välisellä yhteistyöllä siirtämällä henkilöstöä tehtävästä toiseen. Esimiesten tulee myös huomioida, että sijaistyövoiman tarve vähenee, mikäli vakinaisen henkilöstön työaikakorvaukset suoritetaan rahana vapaa-ajan sijaan; korvauksen muoto kuuluu työnantajan harkintavaltaan. Vastuualueille ei ole lupa perustaa sellaista määräaikaista palvelussuhdetta, joka ei täytä työsopimuslain tai kunnallisen viranhaltijan palvelussuhdeturvasta annetun lain määräaikaisen palvelussuhteen perustamisen edellytyksiä ja josta myöhemmässä vaiheessa voi seurata palvelussuhteen vakinaistuminen. Henkilöstön valinnassa ja palkkauksessa samoin kuin muissa henkilöstön palvelussuhdetta koskevissa asioissa tulee noudattaa valtakunnallisia virka- ja työehtosopimuksia, kunnanhallituksen hyväksymän henkilöstösäännön määräyksiä sekä kunnan henkilöstöhallinnosta annettuja ohjeistuksia. TALOUSHALLINNON TOIMINTAOHJEET Tositteiden hyväksyjät: Kunnanhallitus ja lautakunnat määräävät vuosittain omaa päävastuualuettaan koskevien tositteiden hyväksyjät. Hyväksyjäksi on määrättävä henkilö, jolla on tosiasialliset mahdollisuudet vastata talousarviosta ja varojen käytöstä sekä valvonnasta. Tositteiden hyväksymisoikeus on sidottu tehtävään ja asemaan. Palvelukeskuksen johtajalla ja hänen sijaisellaan on tarvittaessa oikeus hyväksyä kaikki palvelukeskusta koskevat laskut. Palvelukeskusten johtajien omat matka- yms. laskut hyväksyy kunnanjohtaja, varahyväksyjänä hänen sijaisekseen määrätty viranhaltija.

5 5 Kunnanjohtajalla ja hänen sijaisekseen määrätyllä viranhaltijalla on oikeus hyväksyä kaikki kuntaa koskevat laskut. Kunnanjohtajan henkilökohtaiset laskut hyväksyy kunnanhallituksen puheenjohtaja ja hänen estyneenä ollessaan 1. varapuheenjohtaja. Luettelo kunnanhallituksen ja lautakuntien määräämistä tositteiden hyväksyjistä ja varahy-väksyjistä sekä muutokset asiatarkastajien luetteloon on toimitettava kirjanpitäjälle tammi-kuun loppuun mennessä. Ostolaskujen käsittely: Kaikki kunnalle osoitetut laskut tulee lähettää osoitteella Karstulan kunta, ostolaskut, Viras-totie 4, Karstula. Laskutusosoitteen informoinnista tavaran- ja palveluntoimittajille vastaavat kaikki hankintoja tekevät. Osto- ja myyntilaskujen käsittelyssä on kaikissa palvelukeskuksissa siirrytty sähköiseen laskutukseen. Tositteiden hyväksyjän tulee varmistua siitä, että vastaanottotarkastus on tullut suoritetuksi ja että tositteessa on asianmukainen tiliöinti. Laskusta on käytävä ilmi, että se kuuluu kun-nan maksettavaksi ja että siinä on riittävä asiaselvitys ja alv-merkintä. Tiliöinnissä noudate-taan kunnan talousarviossa olevaa tililuettelomallia. Hyväksyjän on lisäksi huolehdittava siitä, että lasku käsitellään ja hyväksytään maksuun viimeistään eräpäivää edeltävänä päivänä. Hyväksyjän laiminlyönneistä johtuvista viivästysseuraamuksista (käteisalennusten menetys ja viivästyskorot) vastaa ensisijaisesti laskun hyväksyjä. Saatavat ja maksut: Maksuista ja taksoista päätetään hallinto- ja johtosääntöjen mukaisesti. Kunnan saatavien ja maksujen laskutus ja mahdollinen perintä tulee suorittaa viivytyksettä ja tehokkaasti kunnanhallituksen hyväksymän laskutus- ja perintäohjeen mukaan kunnan maksuvalmiuden ylläpitämiseksi. Maksujen viivästymisestä tulee periä perintäkulut ja lain mukainen viivästyskorko, ellei korosta toisin ole säädetty. Poistettavat saatavat käydään keskitetysti läpi talouspalveluissa. Saatavien poistosta päät-tää kunnanhallitus. Palkanlaskenta: Palkanmaksupäivinä käytetään kunkin kuukauden 15. ja viimeistä päivää. Jos säännönmukainen palkanmaksupäivä ei ole pankkipäivä, palkanmaksupäivänä käytetään edeltävää arkipäivää. Palkanmaksuaineiston tietojärjestelmäsiirrot tehdään kaksi työpäivää ennen palkanmaksupäivää. Palkat ja palkkiot maksetaan pääsääntöisesti kerran kuukaudessa niin, että kuukauden 15. päivä maksetaan kuntaan vakituisessa palvelussuhteessa olevan henkilöstön palkat ja kuukauden viimeinen päivä maksetaan kuntaan määräaikaisessa palvelussuhteessa olevan henkilöstön palkat. Palkkaan rinnastettavat korvaukset (työaikakorvaukset,

6 6 kulukorvaukset yms.), jotka edellyttävät selvitystä suoritetuista toimenpiteistä, maksetaan hyväksyttyjen selvitysten saamisen jälkeen kerran kuukaudessa ko. henkilön varsinaista palkanmaksua vastaavana päivänä. Kokouspalkkiot maksetaan kaksi kertaa vuodessa, ja mennessä. Esimiesten on huolehdittava siitä, että palkanlaskennassa tarvittavat päätöstiedot ja hyväksytyt selvitykset (työsopimukset ja virkamääräykset, keskeytystiedot, toteutuneet työvuorolistat yms.) toimitetaan henkilöstöyksikön palkkasihteereille viimeistään seitsemän päivää ennen ko. henkilön palkanmaksupäivää. Myöhästynyt materiaali käsitellään ko. henkilön seuraavan palkanmaksupäivän aineistojen yhteydessä. KEHITTÄMISHANKKEET JA -PROJEKTIT Kehittämishankkeiden ja -projektien aloittamisen tulee olla hyvin perusteltua, erityisesti pysyviä menorakenteita synnyttävien hankkeiden osalta. Palvelukeskukset vastaavat toimialansa kehittämishankkeiden seurannasta sekä hankkeisiin mahdollisesti ulkopuolisilta rahoittajilta tulleiden velvoitteiden noudattamisesta.