TOIMINTAOHJE LAUTAKUNTAPÄÄTÖSTEN ENNAKKOARVIOINNISTA

Transkriptio

1 TOIMINTAOHJE LAUTAKUNTAPÄÄTÖSTEN ENNAKKOARVIOINNISTA Arvio ennakkoarvioinnin tarpeesta tehdään aina. Vastuu tarvearvioinnista on esittelijällä. Ennakkoarviointia ei tarvita: yksilöä koskeva asia, oikaisuvaatimukset, viranhaltijoiden nimeämiset ja tiedoksi merkittävät asiat. Ennakkoarviointi tulee tehdä silloin, kun päätöksellä on välittömiä ja/tai pitkän aikavälin vaikutuksia kuntalaisten hyvinvointiin ja terveyteen, eri ihmisryhmille, kaupungin eri alueille tai väestöryhmien välisiin terveyseroihin päätöksellä on välittömiä ja/tai pitkän aikavälin suoria vaikutuksia tai merkittäviä epäsuoria vaikutuksia yritystoimintaan (esim. palvelurakenteeseen, alueen vetovoimaisuuteen, yksittäisin yrityksiin ja/tai yritysilmapiiriin) tai päätös on toiminnallisesti tai taloudellisesti merkittävä tai kyseessä merkittävä muutos palveluissa tai uusi palveluiden järjestämistapa (esim. jos lautakunta päättää palvelua koskevasta suunnitelmasta). Ennakkoarvioinnin työlista: 1. Tunnista se, mistä asioista teet ennakkoarviointia. Valmistelun tukena toimivat toimialojen hallintopäälliköt sekä konsernihallinnossa Janne Hyvärinen ja terveyspalveluissa Marita Päivärinne. 2. Vaihtoehtojen kuvaaminen: Hanki tietoja esiteltävästä asiasta ja konsultoi asiantuntijoita eri toimialoilta. Kuvaa vaihtoehtoisia ratkaisuja (nykytilan lisäksi 1-3) esiteltävään asiaan. 3. Vaihtoehtojen tunnistaminen: Huomioi mahdolliset asiakkaiden eli kuntalaisten hyvinvoinnin, kunnan henkilökunnan ja osaamisen, järjestämisen sekä talouden ja yrittäjyyden näkökulmasta. 4. Vertaile ja arvioi eri vaihtoehtoja: Kirjaa vaihtoehdot ja niiden taulukkoon ja liitä se päätösesityksen liitteeksi 5. Ennakkoarviointimallin kerääminen ja kehittäminen - Lähetä ennakkoarviointilomake myös yhdyshenkilölle (janne.hyvarinen@salo.fi) siinäkin tapauksessa, että ennakkoarviointi on päätetty jättää tekemättä. Arvioinnit tallennetaan Santraan ja tehtyjen arviointien määrää seurataan. Asia: Salon kaupungin ajoneuvojen huoltoleasing-palvelun hankinta Toimielin: Kaupunginhallitus, kokous (Aikaisemmat käsittelyt: /., /. ) Valmistelijat: hankintapäällikkö Päivi Kohvakka, hankintasuunnittelija Kaisa Kaivonen Esittelijä: kaupunginjohtaja

2 Ennakkoarvioinnin tarpeen arviointi ja otakantaa.fi- sivuston käyttö X Ennakkoarviointi tarvitaan vaihtoehtotarkastelu päätösesityksen liitteeksi / oheismateriaaliin Ennakkoarviointia ei tarvita Otakantaa.fi sivuston käyttäminen asiakkaisiin eri asukasryhmiin - sukupuolivaikutuks et (Suvaus) ikä, asuinpaikka, kulttuuritausta, ml. maahanmuuttajat -terveys ja elinolosuhteet sekä elintavat tasapuolinen saatavuus Nykytila (Kokonaisvaltainen huoltoleasing-palvelu sekä mahdollisuus autojen omaksi ostoon tilanteen mukaan. Huoltoleasing joko KL- Kuntahankintojen kilpailutuksena tai kgin omana kilpailutuksena) Jos autot hankitaan käyttöön huoltoleasing-palvelun avulla, eivät näy asiakkaalle. Ajoneuvon käyttäjän eli kaupungin työyksikön palvelu voisi parantua, koska autopalvelut saa keskitetysti yhdestä paikasta. Hankkivalla yksiköllä on parhaat mahdollisuudet vaikuttaa ajoneuvon ominaisuuksiin ja hintaan. Sukupuolineutraali vaikutus. Vaihtoehto 1 (Ajoneuvot hankitaan omaksi investointina (kaupungin taseesen) ja kaupunki kilpailuttaa itse ajoneuvot) Jos autot hankitaan omana investointina, ajoneuvon käyttäjällä eli kaupungin työyksiköllä ei ole juurikaan mahdollisuuksia vaikuttaa kilpailutuksen lopputulokseen. Ajoneuvot hankitaan erillisillä kilpailutuksilla. Kaupunkiin hankittavat autot ovat pääasiassa teknisen sektorin tai sosiaali- ja terveystoimen käytössä. Sillä, millä tavoin autot hankitaan yksiköiden käyttöön, ei ole vaikutusta asiakkaisiin. Esimerkiksi kotipalvelun käytössä oleva henkilöauto voi olla omaksi ostettu tai olemassa olevan leasingrahoitus-sopimuksen puitteissa hankittu. Asiakkaalle se ei näy mitenkään. Sukupuolineutraali vaikutus. Vaihtoehto 2 (Autot hankitaan rahoitusleasing-sopimuksella. Kaupungin leasingrahoitus ja siten myös kaikki ajoneuvohankinnat tulisi kilpailuttaa kaupungin toimesta) Jos leasingrahoitus kilpailutettaisiin uudelleen ja autot hankittaisiin yksiköiden käyttöön kaupungin omalla kilpailutuksella. eivät tällöinkään ulotu asiakkaille. Sukupuolineutraali vaikutus. järjestämiseen - Palveluverkkoa koskevat asiat palveluverkkoon. Ajoneuvot ja niihin liittyvät huoltopalvelut on mahdollista hankkia, kuten nykyisinkin, paikallisilta toimijoilta. palveluverkkoon. Ajoneuvojen huoltopalvelut on mahdollista hankkia, kuten nykyisinkin, paikallisilta toimijoilta. palveluverkkoon. Nykyinen leasing-rahoitus kilpailutettaisiin uudestaan.

3 - Palvelujen tuotantotavat Autot hankitaan autojen kokonaisvaltaisen huoltoleasingpalvelun kautta. Erityisominaisuukset tai pitkän pitoajan omaava auto on mahdollista kilpailutettaa itse ja hankkia omaksi. Toimintaprosessista on jäänyt kilpailutusvaihe kokonaan pois (pl. jos auto ostettaisiin omaksi). Raportointipalvelut ovat parantuneet huomattavasti, sillä nyt pystytään autokohtaisesti seuraamaan kaikkia kustannuksia joita ajoneuvo tuottaa pitoajallaan. Ajoneuvojen hallinnointi on yhdellä toimijalla. Palvelun tuotantotapoihin on pieni vaikutus, sillä ajoneuvojen hallinnointi olisi hajautettu. Keskitetty seuranta puuttuisi ja siten ajoneuvojen käytöstä pitoajalla ei olisi tietoa. Ajoneuvojen hallinnointi olisi hajautettuna eri hallintokuntiin. Taloudelliset kokonaistaloudellin en arviointi suorat ja epäsuorat Huoltoleasing-sopimukseen kuuluu auton rahoituksen lisäksi mm. rengashuolto- ja korjausbudjetti. Autojen kustannukset tulevat läpinäkyviksi eli mitä auto maksaa pitoajalla. Mahdollisuus ajoneuvojen tehokkaampaan käyttöön eli maksetaan todellisesta käytöstä. Osin kustannukset voivat pienentyä. Palvelun keskittämisen johdosta voi syntyä kustannussäästöjä. Kustannusten seurantaan tulee internetpohjainen ohjelma, josta kunkin auton kustannukset ovat näkyvissä. Kaikesta autoon liittyvästä palvelusta tulee vain yksi lasku, jossa kustannukset eriteltynä. Auton myyntikustannukset poistuvat. Autokanta pysyy melko uutena ja vähäpäästöisenä. Ajoneuvot hankitaan investointina omaan taseeseen eli kaupungin omalla lainarahoituksella. Ajoneuvojen käyttökustannukset ovat hajallaan, joten keskitettyä seurantaa ei ole. Ajoneuvojen todellista käyttöä on vaikea seurata. Ajoneuvojen myynti jää kaupungin tehtäväksi ja mikäli ajoneuvoa pidetään pitkään, myös huoltokustannukset voivat nousta. Keskitetyn kilpailutuksen etu poistuu. Autokanta on hajanainen, mikä vaikuttaa myös käyttöön. Ajoneuvoihin kohdistuvat laskut tulevat eri paikoista. Auton kokonaiskustannukset eivät ole pitoaikana selvillä läpinäkyvästi. Huolto-, polttoaine- sekä korjauskustannukset eivät ole kootusti tiedossa, niiden seuranta on hajallaan eikä näitä ole keskitetysti kilpailutettu. Mahdollisesti joitain pieniä säästöjä, jotka aiheutuvat rahoituksen uudelleen kilpailutuksesta. Muut kustannukset, kuten huollot yms. hankitaan edelleen hajanaisesti, eikä yhtenäistä ja keskitettyä kustannusseuranta ole saatavissa. Ks. ko. kohta vaihtoehto 1. Rahoitusleasing on epäedullinen kaupungin kannalta johtuen autojen jäännösarvon realistisuudesta. Autosta maksettava kk-vuokra määräytyy auton jäännösarvon mukaan, ja kaupunki saattaa maksaa pitoaikana autosta enemmän kuin huoltoleasingissä.

4 suhteessa strategiaan ja ohjelmiin strategian ja/tai ohjelmien toteutuminen henkilöstöön ja/tai osaamiseen - henkilöstömääri in ja henkilöstön osaamiseen liittyvä asiat - henkilöstön tasa-arvoon liittyvät asiat tavoitteena vähäpäästöiset autot eli toteutuu. Huoltoleasing kokonaisautopalvelussa autojen kilpailutusprosessi poistuu leasingautojen osalta ja tarvittaessa autot saataisiin hankittua lyhyelläkin varoitusajalla. Osaaminen/tietotaito hankittavien ajoneuvojen osalta pysyy edelleen hankkivien yksiköiden käsissä. Autojen käytännön hallinnointi pitoaikana siirtyy huoltoleasing-palvelua tarjoavalle yritykselle. Osaaminen mm. vaadittujen ominaisuuksien määrittelyn osalta säilyy edelleen yksikön henkilöstöllä. Huolto- ja korjaustöitä varten ei ole omaa henkilöstöä, joten tältä osin ei ole vaikutusta henkilöstöön. tavoitteena vähäpäästöiset autot eli saattaa toteutua. Kaupungin eri yksiköt hankkivat autot itse kilpailuttaen hankinta avustuksella. Yksikön tulee itse tehdä kartoitus tarvitsemastaan ajoneuvosta ja selvittää vaaditut ominaisuudet, joita autolta vaaditaan. Hankkivan yksikön vastuuhenkilön tulee olla perillä hankintaprosessista, olla vastuussa hankinnasta ja valmistella asiaa. Ajoneuvojen hallinnointi jää yksikön henkilöstön tehtäväksi ja keskitetty hallinnointi (yhteinen ajoneuvokanta) ei ole mahdollista. Huolto- ja korjaustöitä varten ei ole omaa henkilöstöä, joten tältä osin ei ole vaikutusta henkilöstöön. tavoitteena vähäpäästöiset autot eli saattaa toteutua. Ajoneuvojen rahoitus tulisi kilpailuttaa talouspalveluissa. Rahoitusyhtiö/rahoitusehdot saattavat muuttua. Sen lisäksi ajoneuvojen kilpailutus jää kaupungin tehtäväksi, jolloin yhtenäinen ajoneuvokanta ja sen hallinta ei olisi mahdollista. Ks. ko. kohta vaihtoehto 1. yritystoimintaan Yrityksiin kohdistuvat - kaavoitus, hankinnat, tuottaminen Paikallisten yritysten osallistuminen ajoneuvohankintoihin paranee, koska keskitetyn huoltoleasing-palvelussa tarjouspyynnöt voidaan kohdistaa paikallisille yrityksille. Huollot tultaisiin edelleen tekemään paikallisissa korjaamoissa, joten tältä osin ei vaikutusta yrityksiin. Omistusautojen osalta kilpailutus tehtäisiin edelleen kaupungin toimesta, joten myös näihin julkisiin tarjouskilpailuihin voisivat paikalliset yritykset osallistua. Autot hankitaan kilpailuttamalla ja jokaisella autoliikkeellä on mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun. Autoja hankitaan vuosittain vaihtelevasti, noin 5 kpl / vuosi tarpeen mukaan. Autojen kilpailutuksessa valintaperusteena on yleensä kokonaistaloudellinen edullisuus vaadituin ominaisuuksin. Tarjouskilpailuihin osallistuu autoliikkeitä ympäri Suomen, joten kilpailutusten lopputulos voi olla mikä liike ja mikä merkki tahansa. Paikallisuuteen ei voida juurikaan vaikuttaa paitsi huoltojen osalta. Autohankinnat kilpailutettaisiin kaupungin toimesta, ja paikalliset yritykset voisivat osallistua kilpailutukseen. Kilpailutuksen lopputulos riippuu saaduista tarjouksista ja tarjoajia voi tulla myös ei-paikallisilta yrityksiltä ks. vaihtoehto 1 ko. kohta. Huollot ja korjaukset tehtäisiin edelleen paikallisissa yrityksissä.

5