Raitiotieallianssin riskienhallintamenettelyt

Transkriptio

1 Riskienhallintamenettelyt 1 (7) Raitiotieallianssin riskienhallintamenettelyt

2 Riskienhallintamenettelyt 2 (7) SISÄLTÖ 1 PERIAATTEET JA TAVOITTEET ORGANISOINTI JA VASTUUT RISKIENHALLINTAPROSESSI Riskien tunnistaminen ja merkittävyyden arviointi Toimenpiteiden suunnittelu ja jäännösriskin arviointi Merkittävien riskien käsittely Toimenpiteiden toteutus ja seuranta LIITTEET... 7 HYVÄKSYNTÄ JA MUUTOSHISTORIA VERSIO PÄIVÄMÄÄRÄ TEKIJÄT MUUTOS HYVÄKSYTTY Toni Hytönen, Ensimmäinen versio AJR Minna Latva- Käyrä, Janne Kotilahti Toni Hytönen, Outi Erälaukko Lisätty TAS-vaiheen kuvaus Käsitellään ja tarkennetaan TASvaiheen alussa

3 Riskienhallintamenettelyt 3 (7) 1 PERIAATTEET JA TAVOITTEET Tässä asiakirjassa kuvataan Tampereen raitiotieallianssin suunnittelu- ja toteutusvaiheen riskienhallintaan liittyvät periaatteet, tavoitteet, tehtävät, vastuut, prosessit sekä raportointi ja seuranta. Riskienhallinta on kokonaisvaltaista ja systemaattista toimintaa kaikki hankkeen osa-alueet huomioiden. Tällä varmistetaan allianssin tavoitteiden toteutuminen sekä raitiotiejärjestelmän että avaintulosalueiden osalta. Allianssin riskienhallinnan pääperiaatteet: - Allianssi ei ota hallitsemattomia riskejä. - Riskit ovat yhteisiä allianssin osapuolten välillä ja niitä tunnistetaan ja hallitaan yhdessä. - Riskit jaetaan allianssisopimuksen mukaisesti. - Allianssi voi ottaa hallittuja riskejä, kun saavutettavat hyödyt ovat riskin suuruuteen nähden merkittävät. - Allianssin johtoryhmä määrittää hyväksyttävän riskinkantokyvyn. Riskienhallinnalla varmistetaan, että tilaajan raitiotiejärjestelmälle asettamat tavoitteet toteutuvat parhaalla mahdollisella tavalla ja että hanke voidaan toteuttaa avaintulosalueiden mukaisesti.

4 Riskienhallintamenettelyt 4 (7) 2 ORGANISOINTI JA VASTUUT Riskienhallinta on osa kaikkien allianssiin osallistuvien työtä. Alapuolella on kuvattu allianssin riskienhallinnan päävastuut ja -tehtävät. Allianssin johtoryhmä (AJR) - Hyväksyy riskienhallintamenettelyt ja käytettävän riskimatriisin - Valvoo riskienhallinnan järjestämisen toimivuutta - Määrittelee riskinkantokyvyn - Arvioi toimenpiteiden riittävyyden ja määrittelee hyväksyttävän jäännösriskin tason merkittävien hankeriskien osalta Allianssin projektiryhmä (APR) - Ohjaa riskienhallinnan toimintaa ja valvoo riskienhallinnan käytännön toteutusta - Käsittelee tarvittaessa merkittävät riskit ja niiden riskienhallintatoimenpiteet Projektipäällikkö - Vastaa riskienhallinnasta ja sen seurannasta Riskienhallinnan vastuuhenkilö - Koordinoi riskienhallinnan toteutumista yhdessä riskienhallintaryhmän kanssa - Raportoi Allianssin johtoryhmälle ja projektiryhmälle riskienhallinnan tilanteesta kuukausittain - Projektijohdon tukeminen riskienhallinnassa Riskienhallintaryhmä, tekniikkalajivastaava, lohkopäällikkö - Määrittelee ja vastuuttaa toteutettavat toimenpiteet ja arvioi jäännösriskin Suunnittelijat ja rakentajat - Tunnistaa riskejä ja arvioi niiden merkittävyyden yhdessä riskienhallintaryhmän kanssa Riskienhallintatoimenpiteen vastuuhenkilö - Vastaa riskille suunnitellun toimenpiteen toteutuksesta ja raportoinnista riskienhallintaryhmälle. KAS-vaiheen riskiryhmät koostuivat työ- ja suunnitteluryhmien yhdistelmistä ja niitä oli viisi kappaletta. TAS-vaiheen riskienarviointia tehdään tekniikkalajeittain ja riskit kohdennetaan riskienhallintasuunnitelmaan tarvittaessa lohkoittain. 3 RISKIENHALLINTAPROSESSI Allianssi käsittelee kaikki tunnistetut riskit riskienhallintaprosessin mukaisesti. Riskienhallintaprosessi (kuva 1) koostuu seuraavista osa-alueista, jotka kattavat TAS- ja KAS-vaiheet: - Riskien tunnistaminen ja merkittävyyden arviointi - Toimenpiteiden suunnittelu ja jäännösriskin arviointi - Riskien käsittely, toimenpiteiden määrittäminen sekä jäännösriskin hyväksyminen - Toimenpiteiden toteutus ja seuranta Kuvassa riskiryhmällä tarkoitetaan riskienhallintaryhmää tai erikseen tarvittaessa järjestettäviä riskityöpajoja.

5 Riskienhallintamenettelyt 5 (7) Kuva 1: Allianssin riskienhallintaprosessi

6 Riskienhallintamenettelyt 6 (7) 3.1 Riskien tunnistaminen ja merkittävyyden arviointi Kaikki allianssiin osallistuvat ovat velvollisia ilmoittamaan havaituista riskeistä (tekijä tai olosuhde, joka voi saada aikaan haitallisen tapahtuman) ja varmistamaan, että havaittu riski kirjataan riskienhallintasuunnitelmaan. Riskit kohdennetaan riskienhallintasuunnitelmassa hankeosan/rakennuslohkon, elinkaarenvaiheen, raitiotiejärjestelmän tavoitteiden ja avaintulosalueiden sekä työ-/suunnitteluryhmän mukaan seuraavasti. Taulukko 1: Riskien kohdistaminen riskienhallintasuunnitelmassa. ELINKAARENVAIHE Mihin elinkaarenvaiheeseen riski ensisijaisesti vaikuttaa? Suunnittelu Rakentaminen Käyttöönotto Käyttö AVAINTULOSALUE Minkä avaintulosalueen toteutumista riski ensisijaisesti uhkaa? HANKEOSA / RAKENNUSLOHKO Mihin hankeosaan ja rakennuslohkoon riski ensisijaisesti kuuluu? RAITIOTIEJÄRJESTELMÄN TAVOITE Minkä tavoitteen toteuttamista riski ensisijaisesti uhkaa? Palvelutaso Suorituskyky ja kapasiteetti Elinkaarikustannukset Turvallisuus Ympäristövaikutukset Kaupunkikuvan kehittäminen Julkisuuskuva Ylläpito ja käytön kustannukset TYÖ- TAI SUUNNITTELURYHMÄ Mihin työ- tai suunnitteluryhmään riski ensisijaisesti kuuluu? Aikatauluohjaus Allianssin johtoryhmä Allianssin projektiryhmä Hankinta Hankkeen tavoitteet ja innovaatiot Kalustohankinta Kunnossapito Kustannusohjaus ja -seuranta Laadunvarmistus ja käyttöönotto Liikennetekniikka Maankäyttö- ja lupa-asiat ja kaupunkikuva Pohjarakentaminen Rakennetekniikka Rata, katu ja kunnallistekniikka Tavoitekustannuksen asettaminen Tekniset järjestelmät Tietomallinnus Turvallisuus Työnaikaiset liikennejärjestelyt Varikko Vuorovaikutus ja viestintä Ympäristötekniikka Riskin merkittävyys arvioidaan käyttämällä raitiotieallianssin riskimatriisia, joka on tämän asiakirjan liitteenä. Vastuu: Aika Työkalut: Jatkokäsittely: Suunnittelijat ja rakentajat Jatkuvaa toimintaa / asiantuntijahaastattelut ja riskityöpajat Riskienhallintasuunnitelma Riskiryhmä

7 3.2 Toimenpiteiden suunnittelu ja jäännösriskin arviointi Riskienhallintamenettelyt 7 (7) Ei-hyväksyttävät riskit käsitellään riskienhallintaryhmässä. Riskienhallintaryhmässä näille riskeille määritetään riittävät toimenpiteet ja vastuuhenkilöt, jollei näin ole jo tehty, sekä arvioidaan jäännösriski. Hyväksyttävälle tasolle arvioituja riskejä ei tarvitse käsitellä enempää. Taulukko 2: Riskin hyväksyttävyys. RISKIN SUURUUS TARVITTAVAT TOIMENPITEET JA KÄSITTELY EI HYVÄKSYTTÄVÄ SIETÄMÄTÖN MERKITTÄVÄ KOHTALAINEN Toimenpiteitä on suunniteltava ja riski on käsiteltävä johtoryhmässä. Toimenpiteitä on suunniteltava ja riski on käsiteltävä johtoryhmässä. Toimenpiteitä on suunniteltava ja riski on käsiteltävä riskienhallintaryhmässä. HYVÄKSYTTÄVÄ VÄHÄINEN MERKITYKSETÖN Toimenpiteitä ei tarvita, riskin kehittymistä seurataan työ- tai suunnitteluryhmässä. Toimenpiteitä ei tarvita. Vastuu: Aika Työkalut: Jatkokäsittely: Lohkopäällikkö / työ- tai suunnitteluryhmän vastuuhenkilö Kerran kuukaudessa, tarvittaessa useammin. Riskienhallintasuunnitelma Tarvittaessa raitiotieallianssin johtoryhmä ja/tai projektiryhmä 3.3 Merkittävien riskien käsittely Merkittäväksi tai sietämättömäksi arvioidut hankeriskit käsitellään tarvittaessa Allianssin johtoryhmässä. Johtoryhmä arvioi suunniteltujen tai jo toteutettujen toimenpiteiden riittävyyden ja hyväksyy jäännösriskin. Merkittäväksi tai sietämättömäksi arvioidut riskit käsitellään tarvittaessa Allianssin projektiryhmässä. Projektiryhmä arvioi suunnittelujen tai jo toteutettujen toimenpiteiden riittävyyden ja hyväksyy jäännösriskin. 3.4 Toimenpiteiden toteutus ja seuranta Allianssin johtoryhmä seuraa riskienhallinnan järjestämisen toimivuutta. Riskienhallinnan vastuuhenkilö raportoi toteutuksesta johtoryhmälle kuukausittain. Allianssin projektiryhmä yhdessä projektipäällikön seuraa riskienhallinnan toteutusta. Riskiryhmät seuraavat työ- ja suunnitteluryhmille määrättyjen riskienhallintatoimenpiteiden toteuttamista. Riskienhallintatoimenpiteen vastuuhenkilö huolehtii riskienhallintatoimenpiteen toteutuksesta. 4 LIITTEET Liite 1: TRT_riskimatriisi Liite 2: TRT_hankeriskimatriisi