1. Miten AVOP-kyselyn toteuttamiseen liittyvät vastuut on jaettu ammattikorkeakoulussanne? Vastaukset

Transkriptio

1 1. Miten AVOP-kyselyn toteuttamiseen liittyvät vastuut on jaettu ammattikorkeakoulussanne? Vastaukset Kehittämispalveluiden suunnittelija luo vastaajatunnukset, hakee palautteet ja koostaa koulutusala- ja koulutusohjelmakohtaiset keskiarvoraportit. Raportit julkaistaan intrassa. - tekninen pääkäyttäjä ajaa tunnukset Opalaan - sisältövastaava vastaa mahdollisesta kehitystyöstä - opintosihteerit tarkastavat Opalasta, että valmistuva opiskelija on vastannut kyselyyn, kun toimittaa tutkintotodistushakemuksen Opintoasiainpäällikkö vastaa AVOP-kyselyn sisällön oikeellisuudesta ja päivittämisestä. Opettajatutor informoi valmistuviaan AVOP-kyselyyn vastaamisesta tutkintotodistushakemuksen yhteydessä. Tietotuotannon koordinaattori vastaa vastausten tallentumisesta järjestelmään ja ottaa koosteita SAMK-vastauksista opetuksen laadun ja toiminnan kehittämistä varten. Avop-kyselyn kokonaisuudesta vastaa Jenni Koponen Koulutuksen kehittämispalveluista. Vastaustunnukset luo Tomi Blomqvist Tietohallinta ja järjestelmäpalveluista ja tuloksien raportoinnista tutkinto-ohjelmille vastaa Jukka Jonninen Strategia- ja kehityspalveluista. ItSupport (IT-osasto) luo vastaajatunnukset järjestelmään ja Opiskelijapalvelut tiedottaa tutkintotodistuksen anomuslomakkeessa ja opinto-oppaassa miten ja milloin kyselyyn vastataan. (Arviointitieto kootaan yhteen keväällä ja analysoidaan laitoksittain ja koulutuksittain). Avop-kyselyn toteuttamisesta vastaa Karelia-ammattikorkeakoulussa koulutusvastuut ja siellä opot ja toimistot. Koko prosessin koordinointi on osa laatujärjestelmää ja laatupäällikön vastuulla. Opiskelijapalvelut vastaavat siitä, että opiskelijat vastaavat kyselyyn valmistumisvaiheessa. ICT-palveluiden suunnittelija on vastannut kyselyn teknisestä toteutuksesta opiskelijahallintojärjestelmään. Projektisihteeri koostaa tuloksista aloittaisen ja koulutus-/tutkinto-ohjelmittaisen raportin alkuvuodesta. Laatupäällikkö raportoi tuloksista kokonaisuudessaan mm. JAMKin johdolle. Laatujärjestelmän kehittämisryhmä on yleisellä tasolla vastannut opiskelijakyselyistä. Nimetty virkailija on huolehtinut vastaustunnuksista. Opiskelijoille on eriliset ohjeistukset kyselyyn vastaamisesta. Raportteja käsittellään sekä johtoryhmässä että toimialaryhmissä. Tietohallinto vastaa tutkinnonhakulomakkeessa olevan AVOP-kyselylinkin toimivuudesta. Tietoryhmä vastaa kyselyyn liittyvän ohjeistuksen ajantasaisuudesta. Tekninen vastuu on it-osastolla ja Winhan pääkäyttäjällä. Kyselyyn vastaamisen vastuu on yksiköissä. On ollut yhden yhteyshenkilön varassa. Pääkäyttäjä ollut tähän mennessä tietohallinnon erikoissuunnittelija - käytännössä vienyt vastaajatunnukset järjestelmään. Vastuu prosessin toimivuudesta, raporttien koostamisesta ja hyödyntämisen ediståmisestä laadunhallintaa organisoivassa yksikössä. Yhteistyö opintopalveluiden kanssa vastausten saamiseksi valmistuvilta. Linkki kyselyyn on hoidettu Tietohallinnon kautta. Kysely toteutetaan Kyamkissa osana valmistumisprosessia, kysely on täytettävä ennenkuin pääsee täyttämään tutkintotodistushakemusta. Kyslely pyörii siis omassa järjestelmässämme, josta siirrämme vastaukset Opalaan noin kerran kuussa. Vastuu ylläpidosta ja siirroista yhdellä henkilöllä. Sekä opintotoimiston henkilöstö että opinto-ohjaajat ovat vastuussa kyselyn toteuttamisesta. Hallintojohtaja vastaa strategisella tasolla ja opiskelijapalveluiden päällikkö vastaa operatiivisella tasolla. Laatupäällikkö vastaa laatujärjestelmätasolla. Opintotoimisto vastaa pääkäyttäjän roolista ja tietohallintoa on tarvittaessa konsultoitu. Pääkäyttäjä raportoi tuloksista (puolivuotiskatsauksen kesäkuussa ja koko vuoden osalta tammikuussa). Opintotoimistot muistuttavat valmistuvia vastaamisesta kun vastaanottavat tutkintohakemuksen.

2 2. Miten ja missä vaiheessa tunnistetaan opiskelijat, joiden pitäisi vastata AVOP-kyselyyn? Onko tunnistaminen kytketty esimerkiksi valmistumisprosessiin? Vastaukset Kaksi kertaa vuodessa luodaan tunnukset opiskelijoille, jotka ovat suorittaneet >=150 op. Erilaisia vaihtoehtoja on kokeiltu (mm. valmistumistilanne, arvioitu valmistumisaika). Nykyinen toimii parhaiten --> vähiten käsin luotavia tunnuksia. - syyskuussa ja tammikuussa ajetaan kaikkien läsnäolevien opiskelijoiden tunnukset Opalaan - käytössä jatkuva valmistuminen ja opiskelijan on vastattava Opalaan ennen tutkintotodistushakemusta Opiskelija vastaa AVOP-kyselyyn valmistumisvaiheessa käytyään loppukeskustelun opettajatutorinsa kanssa. Loppukeskustelussa tarkistetaan, että opiskelijalla on kaikki tutkintoon vaadittavat suoritukset merkittynä opintorekisteriin eikä ole estettä valmistumiselle. Tunnukset luodaan etukäteen massa-ajona kaksi kertaa vuodessa opiskelijoille, joiden valmistuminen lähiaikoina on todennäköistä. Tunnistaminen ei ole varsinaisesti kytketty valmistumisprosessiin. Valmistumisprosessiin on kytketty vaatimus vastata Avop-kyselyyn eli kyselyyn on vastattava ennen kuin valmistuminen on mahdollista. Opintoneuvoja tarkistaa onko opiskelija vastannut kyselyyn samalla kun opiskelija jättää/on jättänyt anomuksen tutkintotodistuksesta. Eli valmistumisprosessin alussa tunnistetaan onko opiskelija vastannut kyselyyn. Kysely on kytketty valmistumisvaiheeseen ja kypsyysnäytteen yhteyteen. Tutkintotodistushakemuksessa on maininta kyselyyn vastaamisesta ja vastaustilanne tarkistetaan aina, kun todistusta aletaan laatimaan. Kysely ei voi olla pakollinen, mutta opiskelijaa muistutetaan myös vastaamisesta, jos opiskelija kysyy tutkintotodistuksen hakemisen vaiheista tai jos vastaus on jäänyt puuttumaan. Vastauksesta jää merkintä opiskelijan tietoihin, minkä avulla voidaan seurata puuttuvia vastauksia. Tulokset itsessään eivät sisällä tunnistetietoja ja ne käsitellään anonyymisti. OPALAn aikana opiskelijat saivat kyselyn opiskelijahallintojärjestelmän kautta, kun tietty opintopistemäärä oli ylittynyt. Vastaaminen on kytketty valmistumisprosessiin. Siitä mainitaan mm. dokumentissa 'Ohjeet ja toimenpiteet valmistumista varten'. Lisäksi asia on esillä tutkintotodistuspyynnössä. Käytännöt hieman vaihtelevat, mikäli on mahdollista niin kyselyyn vastataan myös ryhmänä atk-luokassa. Opiskelijoille luodaan vastaustunnukset kun opintoja on jäljellä n 30 op. Yksiköissä huolehtivat, että opiskelijat vastaavat kyselyyn viimeistään kun jättävät valmistumishakemuksen tai tekevät viimeisiä opintosuorituksia.yksiköissä eri toimintatapoja. Opiskelija täyttää tutkintotodistushakemuksen, siinä on rasti: "olen vastannut AVOP-kyselyyn". Järjesteälmään on viety kaikkien opiskelijoiden tunnukset kaksi kertaa vuodessa. Tutkintoanomuslomakkeellla (kaikki valmistuvat täyttävät) ohjataan opiskelijat vastaamaan. Valmistumisvaiheessa opiskelijat ohjataan AVOP-kyselyyn. Tämä tapahtuu sähköisen tutkintotodituksen anomisen yhteydessä. Tunnistaminen on kytketty valmistumisprosessiin On kytketty. Todistuksen anomis-lomake sisältää kohdan AVOP-kyselystä. Käyttäjätunnukset luodaan kaikille opiskelijoille jo opintojen alkaessa ensimmäisen lukukauden aikana. Palautekysely on kytketty valmistumisprosessiin. Tutkinnonhakuvaiheessa pyydetään vastaamaan; asiasta on ruksitus tutkinnonhakulomakkeessa ja hakemuksen vastaanottaja kysyy onko vastannut.varsinaista vastaamisen varmistamista ei ole.

3 3. Miten AVOP-kysely toteutetaan käytännössä ammattikorkeakoulussanne? Oletteko tyytyväisiä nykyiseen prosessiin vai haluaisitteko kehittää sitä? Vastaukset: Teettää paljon käsityötä. Kysely on liian pitkä, toisaalta siitä puuttuu tarvittavia aihealueita, kuten osaamisen arviointi. Onko seitsemänportainen asteikko järkevä? Ei saisi olla eri asteikkoja seassa. Vastaajatunnusten luominen pitäisi saada automatisotua. Raportit ja kuvaajat haluttaisiin valmiina: keskiarvotaulukot aloittain ja koulutusohjelmittain, frekvenssijakaumataulukko ja histogrammit tai mieluummin frekvenssijakauman palkkikuvaaja, palautteet/valmistuneet => vastaus% aloittain ja ohjelmittain, rahoitusindikaattoripisteet. Ammattikorkeakoulukohtainen vertailu olisi hyvä. Nyt on olemassa YAMK-koulutusohjelmia, joille ei löydy TKkoodia -> ei ole viety järjestelmään -> opiskelija ei voi antaa palautetta. - valmistumisen yhteydessä - olemme tyytyväisiä - toivomme AVOPin sisältävän monipuolisempia raporointimahdollisuuksia (aikasarjat, amk-vertailut, amk:n sisäiset vertailut) Opiskelija kirjautuu SAMK-tunnuksillaan (opiskelijanumero + salasana) SoleOPS-järjestelmän Sähköiseen asiointiin ja vastaa ennen tutkintotodistuksen täyttämistä AVOP-kyselyyn. AVOP on osa valmistumisprosessia ja tutkintotodistuhakemuksen sähköisen version avautuminen edellyttää AVOPiin vastaamista. Mikäli valmistuva ehdottamasti kieltäytyy vastaamasta AVOP-kyselyyn, hänelle annetaan tutkintotodistushakemus paperisena versiona. Olemme tyytyväisiä nykyiseen prosessiin. Tunnukset luodaan etukäteen valmistumisennusteen mukaan. Avop-kyselyyn vastaaminen on osa valmistumisprosessia eli opiskelija ei voi periaatteessa valmistua ennen kuin hän on vastannut kyselyyn. Tulokset raportoidaan kerran vuodessa tutkinto-ohjelmiin. Ennakko- ja etenemistietoa julkaistaan myös tutkinto-ohjelmille vuoden mittaan. Opiskelijan tulee täyttää kysely ennen tutkintotodistuksen anomista. Mikäli opiskelija ei ole täyttänyt kyselyä hänen tulee se tehdä, muutoin anomus tutkintotodistuksesta ei käsitellä. Näin pidämme vastausprosentin korkeana. Olemme tyytyväisiä tämän hetkiseen prosessiin, sillä se toimii. Kysely on sähköisenä opiskelijahallintojärjestelmässä ja vastaaminen toimii teknisesti hyvin. Järjestelmään kytkeminen mahdollistaa helposti sen seurannan, onko valmistuva opiskelija vastannut eikä kyselyä tarvitse lähettää erikseen tms. Tulosdata saadaan järjestelmästä xml-muodossa, josta se viedään raportointia varten esim. SPSS-ohjelmaan/Exceliin. Opiskelijat saavat tarvittavat ohjeistukset ja linkin kyselyyn ja vastaavat siihen valmistumisen kynnyksellä. Osa aina välillä valitsee hieman väärän koulutusohjelman, joten olisi hyvä saada tämäkin automaattiseksi (tutkisi esim. Virrassa olevat opiskeluoikeudet ja tarjoaisi niitä). Kevään 2015 vastausprosentti oli kohtuullisen hyvä (96 %). Kysely toteutetaan kypsyysnäytteen tai vastaavan yhteydessä. Prosessia tulisi kehittää varsinkin touko-kesäkuussa ja joulukuussa, kun valmistuneita on paljon. Miten varmistetaan, että valmistuvat vastaavat kyselyyn? Opiskelijalle on kyselyyn linkki tutkinnonhakulomakkeessa. Vastaaminen opiskelijalle vapaaehtoista, It-osasto ja Winhan pääkäyttäjä kerran tai kaksi vuodessa siirtävät järjestelmään opiskelijatiedot. Esim. kaikki joiden opiskelun arvioitu päättymispäivä on ajalla Myös ns. satunnaistunnukset on käytössä. Prosessi on tyydyttävä. Uusi kysely on aivan liian pitkä, Loppupään kysymykset eivät jaksa enää kiinnostaa. Opiskelija menee itsenäisesti vastaamaan kyselyyn. Vastausprosentti n. 85% tällä hetkellä. AVOPin myötä vastausprosentti laski n. 5%. Tutkintoanomus lomakkeelta ohjataan opiskelijat vastaamaan. Osassa koulutuksista opettajatuutorit ohjaavat vastaamaan. Opintosihteerit tarkistavat onko vastattu ja kannustavat vastaamaan, jos ei ole. Vastausprosenttia pitäisi kasvattaa. Opiskelijat vastaavat kyselyyn sähköisesti ja vastaukset on purettu tarkemmalle tasolle niitä tarvitsevien käyttöön. Korkeakoulun olisi hyvä päästä lisäämään korkeakoulukohtaisia kysymyksiä kyselyyn,

4 Kysely toteutetaan Kyamkissa osana valmistumisprosessia, kysely on täytettävä ennenkuin pääsee täyttämään tutkintotodistushakemusta. Kyslely pyörii siis omassa järjestelmässämme, josta siirrämme vastaukset Opalaan noin kerran kuussa. Vastuu ylläpidosta ja siirroista yhdellä henkilöllä. Olemme tyytyväisiä tähän, koska näin takaamme parhaan mahdollisen vastausprosentin. Valmistuvat opiskelijat vastaavat kyselyyn opintojen loppuvaiheessa. He saavat tunnuksen opintotoimistosta. Koska meillä on toimintaa eri paikkakunnilla niin paikkakuntakohtaiset tiedot olisivat hyödyksi. Silloinkin kun koulutuksia on eri paikkakunnilla samalla alalla. AVOP-kysely on neljä kertaa mainittu valmistumisprosessissa. Ensin siitä mainitaan Haaga-Helian verkkosivuilla ennen kuin opiskelija siirtyy varsinaiseen tutkintotodistushakemukseen e-lomakkeella. Seuraavan kerran siitä on maininta ensimmäisellä ja viimeisellä sivulla e-lomakkeen hakulomakkeella. Ensimmäisellä sivulla on kirjautumisohjeita ja linkki suoraan kyselyyn. Hakemuksen tallennuksen jälkeen opiskelija vielä ohjataan automaattisesti AVOP-kyselyyn. Opiskelija saa myös automaattisen viestin sähköpostiinsa, jossa vielä kerran on mainittu sitä, että arvostaisimme, jos opiskelija täyttäisi AVOP-kyselyn ja kyselyyn on suora linkki. Toivomme, että prosessi olisi oikeudenmukainen erityisesti niiltä osin, kun liittyy ammattikorkeakoulujen saamaan rahoitukseen. Toivomme, että palautteen voisi kerätä omalla palvelimella ja siirtää valtakunnalliseen järjestelmään. Tietojensiirto voisi tapahtua esim. XML, CSV tai Excel-muodossa. Näin voisimme hyödyntää myös omassa organisaatiossa. Jos palaute kuitenkin vastoin toiveitamme olisi pakko kerätä valtakunnallisessa järjestelmässä, toivoisimme, että kirjautuminen sinne voisi tapahtua esim. HAKA-kirjautumisen tai jonkun muun järjestelmän kautta, jossa voitaisiin hyödyntää meidän valmiita käyttäjätunnuksia. Kysely pitäisi saada kaikille pakolliseksi, liittää esim. sähköiseen tutkinnonhakulomakkeeseen, josta tulisi käynti kyselyssä ennen kuin voi hakemuksen jättää. Pakollinen ihan sillä perusteella, että opiskelija on saanut maksuttoman koulutuksen ja palaute rahoittajalle miten onnistuimme sen toteuttamisessa, on ihan kohtuullinen pyyntö vastineeksi siitä. Raportointia toivon kehitettävän, nythän avopin osalta saa vain vastauslistan, josta itse teemme raportteja - sekin on hyvä olla tietysti jatkossakin saatavilla.

5 4. Miten palautekyselyn tuloksia hyödynnetään ja viedäänkö niitä mahdollisesti muihin tietojärjestelmiin? Vastaukset Opala-kyselyn tulokset vietiin (ja viedään yhä) tietovarastoon, josta saadaan valmiiksi rakennetut raportit, kuten keskiarvot, Opala-pisteet, vastausprosentti. AVOPkyselyn tuloksia ei ole viety tietovarastoon, koska on odotettu keskitettyä ratkaisua. - ei viedä muihin järjestelmiin, tulevaisuudessa tarvetta siirtää tietovarastoon - tuloksia seurataan ja niistä tehdään aikasarjatauluja johdon käyttöön Meillä on pääsy AVOP-raportteihin, joista otetaan SAMKin koosteet säännöllisesti laadun seurantaa ja toiminnan kehittämistä varten. Palautetuloksista tehdään kooste tutkinto-ohjelmille ja he ovat saaneet dataa myös exel-taulukkona. Tutkinto-ohjelmat hyödyntävät tuloksia omissa palauteprosesseissaan. Tulosten viemisestä tietovarastoon on keskusteltu, mutta siitä ei ole mitään päätöksiä. Arviointitieto kootaan yhteen ja tiedon analyysi tapahtuu laitoksittain ja koulutuksittain. Analysoitu tieto luo pohjan seuraavan kauden kehittämistavoitteita asetettaessa. Raportointi tehdään toisella ohjelmalla ja siitä koostetaan muutama raportti, joista tiedotetaan opiskelijoille ja henkilöstölle. Aiemmin tehtiin mm. aikasarjoja, joilla voitiin seurata kehitystä. Valmistumishetken työmarkkina-aseman seuraaminen oli keskeinen seurattava kysymys aiemmin. Tuloksia on myös poimittu soveltuvin osin. erilaisiin arviointeihin/akkreditointeihin. Uuden kyselyn hyödyntämisestä on vielä vähän kokemuksia. Kyselyn laajuudesta johtuen yhteenvedon tekeminen ja oleellisten asioiden poimiminen on haastavaa. Osa kysymyksenasetteluista on sellaisia, että on vaikea tulkita onko vastaus myönteinen vai kielteinen. Esim. uskon opinnäytetyöni auttavan minua työllistymisessä > miten tulosta pitäisi tulkita, jos opiskelija on saanut nopeasti töitä muutenkin tai alan työllisyystilanne on hyvä, esim. sairaanhoitajat, eikä opinnäyte siten vaikuta työllistymiseen. Osa kysymyksistä ei koske kaikkia esimerkiksi hyväksiluvun vuoksi. Vertailua toisten AMK:jen tuloksiin voisi kehittää. Siinä olisi tärkeä erottaa YAMK- ja AMK-tutkintojen tulokset toisistaan ja raportoida tulokset tutkinto-ohjelman tarkkuudella. Myös lisääntyvät monimuoto-opinnot voivat vaikuttaa siihen, miten kyselyt soveltuvat ja kuinka vertailukelpoisia vastaukset ovat. Yleisellä tasolla niitä on käsitlety johtoryhmässä ja tarkemmalla tasolla toimialaryhmissä. Kalenterivuositasolla tuloksia on koottu Tietotuontatosivustolle (wiki) henkilöstön nähtäville. Tällä hetkellä tuloksia ei vielä hyödynnetä lainkaan. Ainoastaan seurataan vastanneiden määrää ja yleisindeksiä vastauksista. AVOP-kyselyn osalta ei vielä mitenkään. Jatkossa todennäköisesti hyödynnetään raportteina. Tuloksia hyödynnetään kuukausittain. Rahoituksen perustana olevien kysymysten vastaustiedot viedään amk:n omaan tuloksellisuusmittariin. Myös vastausten määrää vuositasolla seurataan suhteessa valmistumismäärään. Uusien kysymysten osalta tietoa kaivataan mitkä tulevat jatkossa rahoituksen perusteeksi. Tuloksia hyödynnetään sisäisessä raportoinnissa. Tulokset viedään tietovarastoon ja sieltä raportoidaan PowerPivotissa. Palautteet raportoidaan Sharepoint tilastoportaalissa. Päivitetään kahdesti vuodessa. Tuloksista tiedotetaan keskeisille toimijoille. Tuloksia käsitellään osana palautteiden analusointia ja toiminnan itsearviointia. Tuloksia voisi hyödyntää kuitenkin enemmänkin. Mahdollisuus valtakunnaliseen vertailuu keskeistä. Pitäisi olla mahdollisuus vertailla koulutustasolla, ei vain koulutusaloittain. Vastauksia hyödynnetään osastojen/tutkinto-ohjelmien sisällä. Tietoja on purettu kokouksia varten diaesityksiin helpommin ymmärrettävään muotoon. Tietoa ei ole viety muihin järjestelmiin. Tieto olisi hyvä olla saatavissa helposti luettavassa muodossa mahdollista siirtoa varten. Tietoja ei viedä muihin järjestelmiin. Johtoryhmät käsittelevät tuloksia ja tarvittaessa kehitetään opetusta saatujen tulosten perusteella. Tietoja emme vie muihin järjestelmiin. Laatupäälliköltä saatu vastaus: Meillä palautteita pitäisi pystyä hyödyntämään koulutusohjelmien kehittämisessä eli vaikuttaa esimerkiksi siihen, että tulokset pitäisi saada segmentoituna ulos. Ja muutoinkin sisällön osalta mahdollisesti sieltä tulee rajapintaa muihinkin kuin koulutusohjelmiin, jolloin laajemminkin kehittämiseen. Mahdollisesti viedään muihin järjestelmiin - kyllä, koska ensimmäisenä tulee heti mieleeni johdon tunnuslukujen seuranta (AVOP mittaristossa mukana), jolloin se saattaisi olla mukana jonkinlaista dashboardia? Tällä hetkellä ei siis mitään konkreettista, mutta jos kysytään vain "mahdollisesti" niin vastaus on kyllä. Koulutuksen kehittämisestä vastaavat tarkastelevat tuloksia (puolivuotiskatsaus kesäkuussa, koko vuoden osalta tammikuussa) ja hyödyntävät niitä kehittämissuunnitelmissaan. Oman vuosikyselyn (1., 2. ja 3. vuoden opiskelijat) tuloksia tarkastellaan rinnan avop-tulosten kanssa - vuosikyselyn sisällöt sovellettu avopista, jolloin saadaan vertailukelpoisia tuloksia eri vaiheessa opintopolkua olevilta.

6