Harjoittelupalautelomakkeen pilotoinnin tulokset ja vinkkejä kyselyn käyttöönottoon

Transkriptio

1 Opinnoista Osaajaksi -hanke Pääkaupunkiseudun koheesio- ja kilpailukykyohjelma PKS-KOKO Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen 2012 Harjoittelupalautelomakkeen pilotoinnin tulokset ja vinkkejä kyselyn käyttöönottoon 1. Harjoittelupalautelomakkeen kehittämisen tausta ja tulokset Yhtenä kehittämisalueena Opinnoista Osaajaksi -hankkeessa on ollut harjoittelu ja harjoittelun laatu. Yleisesti palauteprosessi nähdään osana harjoittelujakson arviointiprosessia ja laadun kehittämistä, ja palautetta keräävät sekä työnantajat että oppilaitokset. Oppilaitokset keräävät palautetta harjoittelujakson jälkeen pääasiassa omaan käyttöön, jolloin palaute ei yleensä välity systemaattisesti kaikille työnantajille. Työnantajien taholta palautteiden kerääminen opiskelijoilta palvelee harjoittelun laadun kehittämistä harjoittelupaikoissa ja pidemmällä tähtäimellä työnantajakuvaa sekä henkilöstön saatavuutta. Opiskelijoilta on myös mahdollista saada arvokasta tietoa työyksikön ilmapiiristä ja toiminnasta. Opinnoista Osaajaksi -hankkeelle asetettiin yhdeksi tavoitteeksi eri alojen opiskelijoille soveltuvan internetpohjaisen harjoittelupalautelomakkeen kehittäminen. Valmis konsepti tukee harjoittelupalauteprosessin kehittämistä pääkaupunkiseudun kaupungeissa, kussakin kaupungissa päätetään lomakkeen käyttöönotosta erikseen. Harjoittelupalautejärjestelmän kehittäminen hankkeen aikana: Eri tahojen harjoittelupalautelomakkeiden kysymysten tarkastelu ja vertailu. Kahden organisaation osalta käytäntöjen kartoitus liittyen harjoittelupalautteen keräämis- ja käsittelyprosessiin (HUS & Diakonissalaitos). Kartoitus on ollut tukena kyselylomakkeen kehittämisessä, testaamisessa ja vinkkien laatimisessa palautelomakkeen käyttöönottoon. Kartoitus hyödyntää myös jatkossa organisaatioita harjoittelupalautejärjestelmien käyttöönottovaiheessa. Usealle alalle soveltuvan kyselyrungon kehittäminen. Rungon kehittämisvaiheessa kerätty kommentteja eri alojen edustajilta kysymysten toimivuudesta. Internet-pohjaisen lomakkeen toimivuuden testaaminen kahdella eri toimialalla syksyllä 2011 (sairaanhoito ja päivähoito). Lomaketta on testattu sekä Digium- että Webropol-työkalulla. Testausyksiköiden ja opiskelijoiden palautteiden perusteella kysymysten muokkaaminen. Tuotetut dokumentit (ks. hankkeen internet-sivusto): Harjoittelupalautekyselyn runko opiskelijoille Saatekirje-pohja opiskelijoille Kyselylomakkeen pilotoinnin tulokset ja vinkkejä kyselyn käyttöönottoon Kartoitus harjoittelupalautejärjestelmistä: HUS:n ja Diakonissalaitoksen käytännöt

2 2. Palaute lomakkeen testauksesta o Lomakkeen testaus: loka-joulukuu 2011 Katriinan sairaalassa Vantaalla (8 vastaajaa), päivähoidossa Espoossa (12 vastaajaa) ja Helsingissä (23 vastaajaa). Päivähoidossa lomaketta testattiin rajatulla alueella. o Arviointi kyselyn soveltuvuudesta harjoittelupalautteen keräämiseen: Testausyksiköt ja opiskelijat kokivat lomakkeen helppokäyttöisenä ja hyvin soveltuvana harjoittelupalautteiden keräämiseen. Testivaiheessa kyselyssä oli yksi kysymys kyselyn toimivuudesta, johon opiskelijoilta tuli paljon positiivista palautetta. o Kysymysten toimivuus ja sisältö: Palautteen perusteella testausversion kysymysten avulla sai olennaisen palautteen kerättyä. Muutamia lisäyksiä tai muutoksia tehtiin palautteiden perusteella seuraaviin teemoihin: Oppilaitoksen opettajan rooli harjoittelun aikana Tutustuminen harjoittelupaikkaan ennen harjoittelun alkua Harjoittelupaikkaan hakeutuminen Opiskelijaohjauksen käytännön toteutus harjoittelun aikana Kysymyksiä opiskelijan osaamisen hyödyntämisestä ja puutteista o Kyselyn pituus: Kyselyyn vastanneet opiskelijat kokivat kyselylomakkeen sopivan pituisena ja osa jopa lyhyehkönä, joten muutaman uuden kysymyksen lisäystä ei nähty vaikuttavan kielteisesti vastausmotivaatioon. o Palautteen keruutapa: Digiumin ja Webropolin avulla kyselyyn vastaaminen koettiin helpoksi webselaimessa. Pieniä haasteita saattaa jossakin työympäristössä aiheuttaa opiskelijoiden pääsy tietokoneelle työaikana, tämä saattaa vaatia erityisjärjestelyjä. o Kyselyn raportointi: Käytetyt kyselytyökalut mahdollistavat pikaraporttien tekemisen ja jakamisen yksiköille. Erityistä teknistä raportointiohjetta ei luotu johtuen kahden eri järjestelmän erilaisuudesta. " Kysely oli aika sopivan mittainen ja kysymykset olivat olennaisia ja selkeitä. Oli mukava, kun avoimia kysymyksiä oli paljon. Niitä ei kuitenkaan ollut liikaa. Tällainen palautekysely myös osoittaa sen, että on kiinnostusta meidän harjoittelun onnistuneisuuteen ja että opiskelijoiden mielipiteillä on väliä. Kiitos siitä, toivottavasti jatkatte tätä menetelmää! - Kyselyn testaus 2011, harjoittelijan palaute (Espoo)- " Tuntuu mukavalta saada antaa palautetta opiskelujaksosta. Tulee tunne, että täällä ollaan kiinnostuttu opiskelijoista ja halutaan satsata heidän oppimiseensa. Kysely selkeä, pituus sopiva. - Kyselyn testaus 2011, harjoittelijan palaute (Vantaa)- " Kysely oli sopivan lyhyt ja helppo täyttää. Kysymykset olivat selkeitä ja helposti ymmärrettävissä. - Kyselyn testaus 2011, harjoittelijan palaute (Helsinki)-

3 3. Vinkkejä kyselyn käyttöönottoon Kyselyn käyttöönottoon, hallinnointiin, raportointiin ja vastausten käsittelyprosessiin liittyvät asiat. Ks. myös muiden organisaatioiden harjoittelupalautelomakkeen käyttöönottokokemuksia "Kartoitus harjoittelupalautejärjestelmistä: HUS:n ja Diakonissalaitoksen käytännöt" TEHTÄVÄ TEHTÄVÄN SISÄLTÖ HUOMIOITAVAA MM. TEKNISET VINKIT (Digium/Webropol) 1 Päätös kyselyn hallinnoinnista ja kyselyn piiriin tulevista toimialoista/virastoista - Linjattava, onko kysely kaupunkitasoinen vai ottaako kukin toimiala/virasto sen käyttöön itsenäisesti. 2 Käyttöönotosta sopiminen - Neuvottelut kyselyn hallinnointiyksikön ja toimialojen/virastojen välillä tai toimialan sisäiset neuvottelut, jos kyseessä toimialan sisäinen kyselyn käyttöönotto. 3 Palautejärjestelmän pääkäyttäjästä sekä eri yksiköiden/toimialojen yhteyshenkilöistä sopiminen 4 Organisaatiorakenteen luominen ja hyväksyminen - Valitaan kaupunkitasoinen tai toimialatasoinen pääkäyttäjä (kyselyn hallinnoija) ja yhteyshenkilöt ja määritellään niiden roolit. - Eri yksiköiden/toimialojen yhteyshenkilöistä koostuvan työryhmän perustaminen erityisesti suositeltavaa isossa organisaatiossa. Työryhmän jäsenten tehtävät: kyselyrungon hyväksyminen ja mahdolliset muutokset/lisäykset, tiedottaminen ja kyselyn levittäminen, käyttöönotto eri yksiköissä, henkilöstön motivointi uuden työkalun hyödyntämiseen palautteiden keräämisessä, tulosten käsittely- ja raportointikäytäntöjen luominen, kyselyn seuranta sovituin määräajoin. - Pääkäyttäjä, yhteyshenkilöt määrittelevät organisaatiotasot ja harjoitteluyksiköt. - Organisaatiorakenne hyväksytään kaupunki/toimialatasolla. - Isoissa organisaatioissa voidaan harkita palautejärjestelmän käyttöönottoa portaittain eri yksiköissä. - On selvitettävä käyttöoikeudet kyselyjärjestelmään. - Jos on yksi pääkäyttäjä, selvitettävä onko yhteyshenkilöillä myös mahdollisuutta käyttöoikeuksiin, jotta esimerkiksi voi ajaa oman toimialan / yksikön raportteja. - Kyselyn luomisvaiheessa suositellaan ns. hyppykysymysten käyttöä moniportaisessa organisaatiopuussa oman yksikön löytämisen helpottamiseksi vastausvaiheessa. - Opiskelijalle jaettavaan saatekirjeeseen suositellaan harjoitteluyksikön kirjoittamista valmiiksi, tunnistetieto auttaa oikean yksikön löytämistä organisaatiopuusta vastaamisen yhteydessä. Esimies tai harjoittelun ohjaaja kirjoittaa yksikön nimen vastaavalla tavalla kuin se on merkitty kyselylomakkeeseen. - Sama kysely on auki kalenterivuoden. Organisaatiopäivitykset on tehdään vuoden vaihteessa.

4 5 Kyselyn taustakysymysten luominen: tutkinto ja oppilaitos - Kyselyyn syötetään tutkinnot ja oppilaitokset tarpeen mukaan. - Kaupunkitasoisessa kyselyssä, johon vastaavat eri alojen opiskelijat, suositellaan yleisimpien ammattiryhmien tutkintojen syöttämistä. (ks. kyselyn runko) 6 Kyselyn luominen järjestelmään - Kyselyn hallinnoija luo kyselyn. (Ks. kyselyn runko). - Tarkemmat ohjeet kyselytyökalun manuaaleista. 7 Yhteystietolomakkeen käyttöönotto - Jos kyselyn yhteydessä halutaan kerätä opiskelijoiden yhteystietoja työnantajamarkkinointia varten (esim. (kesä)työ- ja harjoittelupaikat, rekrytointitapahtumat), kyselyyn voidaan linkittää erillinen yhteystietolomake. Opiskelijat voivat halutessaan jättää yhteystietonsa kyselyyn vastaamisen jälkeen. - Tarkemmat ohjeet kahden erillisen kyselyn linkittämiseen kyselytyökalun manuaaleista. Vaihtoehtoisesti luodaan erillinen kysely. - Tavoitteena on, että yhteyslomakkeen kautta jätetyt tiedot eivät yhdisty henkilön vastauksiin. - Yhteystietolomake voi olla myös erillisenä ns. ei-linkitettynä kyselynä, johon on linkki samassa paikassa palautekyselylinkin kanssa. - Huom! Muistettava, että henkilötietojen keräys vaatii rekisteriselostetta. 8 Kyselyn ja raportoinnin testaaminen - Pääkäyttäjä ja yhteyshenkilöt testaavat kyselyn toimivuutta ja raportointia. - Tarkemmat ohjeet kyselytyökalun manuaaleista. - Suositellaan räätälöidyn raportin rakentamista. Rakennettua raportointipohjaa voi käyttää varsinaisessa raportoinnissa. - Testitapauksia varten kannattaa ottaa kopio kyselystä. - On hyvä myös testata raporttien yhdistämistä jos halutaan saada vertailutietoa eri vuosilta. - ks. myös tämän dokumentin kohta "raportointi".

5 9 Julkisen linkin aktivointi ja sijoitus - Pääkäyttäjä aktivoi linkin ja etsii sopivan julkaisupaikan internetistä ja intrasta. - Suunniteltava linkin julkaisupaikka. Linkki ilman salasanaa julkaistaan ulkoisilla nettisivuilla ja kaupungin intrassa. Julkaisu ulkoisilla sivuilla mahdollistaa tarvittaessa vastaamisen kotoa harjoittelujakson päättymisen jälkeen. Suosituksena on järjestää vastaamiselle aikaa työpäivänä vastausprosentin nostamiseksi. - Julkaisu ilman salasanaa helpottaa hallinnointiprosessia, mutta mahdollistaa väärinkäytökset. - Linkin yhteyteen nettisivulle ohjeistus kyselyn tarkoituksesta ja kohderyhmästä (ks. saatekirjeen teksti). 10 Kyselystä tiedottaminen: yksiköt ja opiskelijat - Pääkäyttäjä ja yhteyshenkilöt sopivat tiedottamisesta harjoittelun ohjaajille, esimiehille ja oppilaitoksille. - Kyselyä markkinoidaan eri puolella organisaatiota säännöllisesti ensimmäisten vuosien aikana käyttöasteen nostamiseksi. - Saatekirjeen laatiminen harjoittelijoille. - Opiskelijoiden saatekirjeeseen laitetaan tieto, mistä linkki löytyy. Suoraa linkkiä ei kannata laittaa, koska vuosittaisen kyselyn sulkemisen ja avaamisen jälkeen linkin osoite muuttuu. - Vastausprosentti nousee, jos palautteenanto on osana harjoitteluprosessia - opiskelijalle varataan harjoittelun lopussa aikaa palautteenantoon työaikana. Työpisteissä, joissa tietokonetta ei käytetä harjoittelun aikana, opiskelijalle olisi hyvä järjestää mahdollisuus päästä tietokoneelle palautelomakkeen täyttämistä varten. 11 Tekninen tuki ja neuvonta - Tuki yhteyshenkilöille: kyselyn hallinnoija huolehtii teknisistä kysymyksistä sekä yhteyshenkilöille tiedottamisesta ja tarvittaessa perehdyttämisestä. - Perehdyttämisen/ koulutuksen tarve kyselyn käytettävyyteen määräytyy yhteyshenkilöiden roolien mukaan (esim. raportointivastuu) - Tuki opiskelijoille ja harjoitteluyksiköille: yhteyshenkilöiden tiedot on hyvä olla kyselyn yhteydessä, jotta he voisivat vastata mahdollisiin tiedusteluihin käyttäjiltä. - Tekniseen toimivuuteen liittyvät kysymykset voidaan myös organisaation sopimusten mukaan selvittää Webropolin tai Digiumin teknisen tuen avulla. Selvitettävä tuen käytön mahdollisuus organisaation pääkäyttäjältä.

6 12 Vastausten keruu ja kyselyn sulkeminen vuosittain - Kysely on auki kalenterivuoden loppuun, vuodenvaihteessa kysely suljetaan ja pohja kopioidaan uuteen kyselyyn. Kyselyn avulla kerätään tietoa kalenterivuosittain. - Kyselyn sulkemisen ja avaamisen jälkeen linkin osoite muuttuu (-> ei suositella suoran linkin laittamista saatekirjeeseen muutoksen takia) - Sulkemisen jälkeen tehdään tarvittavia muutoksia (esim. uudet kysymykset tai organisaatiorakenteen muutokset). Kyselyä testataan ja linkki aktivoidaan. 13 Raportointi - Raportteja voi ottaa kaupunkitasoisesti / toimialatasoisesti / harjoitteluyksiköiden mukaan. Tarvittaessa oppilaitosten ja opiskelijaryhmien mukaan. - Päätettävä, kuinka usein raportteja ajetaan. Raportointikertojen määrä per vuosi vaihtelee eri organisaatiossa. (Esim. HUS 2 krt /v, Diakonissalaitos 1 krt/v) - Sovittava siitä, kuka huolehtii raporttien ajamisesta. Yhteyshenkilöt huolehtivat raporttien toimittamisesta eri puolelle organisaatiota. - - Selvitettävä, onko yhteyshenkilöllä mahdollisuutta päästä kyselyn tuloksiin ja ajaa raportteja oman organisaation yksiköille. Mikäli ei, kyselyn hallinnoija ajaa raportit ja yhteyshenkilöt työstävät niitä tarvittavaan esitysmuotoon. - Raportoinnin testausvaiheessa kannattaa luoda valmis pohja, joka nopeuttaa tarvittavien raporttien ajamista ja tutustua eri raportoinnin mahdollisuuksiin esim. raporttien toimitus pdf/word/excel/ppt-muodossa. 14 Palautteiden käsittely ja jalkauttaminen harjoitteluyksiköihin 15 Tieto palautekyselystä ja kyselyn tuloksista oppilaitoksille - Raportoinnissa huomioitava vastaajien vähimmäismäärä anonymiteetin varmistamiseksi. Suosituksena vähintään 4 vastaaja per raportoitava harjoitteluyksikkö. - Suunnitellaan, miten ja milloin tuloksia aiotaan hyödyntää organisaatiokohtaisesti esim. käsittely harjoitteluyksiköiden osastokokouksissa tms. Mitä toimenpiteitä tehdään tulosten pohjalta? - Kyselyn hallinnoija ja yhteyshenkilöt tukevat toimialoja käsittelyprosessin rakentamisessa. - Raportointi johtoryhmille. - Oppilaitokset muistuttavat opiskelijoita vastaamisesta. - Yhteistyöoppilaitoksille voi myös ajaa oppilaitos- ja opiskelijaryhmäkohtaisia raportteja. - Raporttien yhdistämisen kautta mahdollista saada vertailutietoa eri vuosilta. - Ks. benchmarkkauksen tulokset raporttien käsittelyprosessista: Hus & Diakonissalaitos - Sähköisen kyselyn haasteena on tiedon välittyminen ohjaajatasolle. Opiskelijan palautekeskustelu ohjaajan kanssa on tärkeää lomakkeen täyttämisen lisäksi. Yksikön toiveesta opiskelija voi myös printata oman vastauspaperin ja jättää työyksikköön. Tämä vaatii opiskelijan suostumusta, koska tunnistettavuus kasvaa. Vastausten tulostamismahdollisuus vaatii tiettyjen asetusten päälle kytkemistä kyselyohjelmistoissa.