Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja -strategia Tilastokeskus Markku Leppänen

Transkriptio

1 Arkistolaitoksen seulontapolitiikka ja -strategia Tilastokeskus Markku Leppänen

2 Kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö - Arkistolaki (831/94 4): arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys

3 Kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö - Historian- tai muun tutkimuksen kannalta, kansakunnan ja kansalaisten itseymmärryksen kannalta tai muuten kansallisesti merkittävät asiakirjat.

4 Seulonnan peruskäsitteet SEULONTAPOLITIIKKA = toiminnan tavoitteellinen linjaus SEULONTASTRATEGIA = menetelmät ja keinot, joiden avulla seulontapolitiikkaa toteutetaan Arkistolaitoksen seulontapolitiikka- ja seulontastrategia-asiakirjat osoitteessa:

5 Seulontapolitiikan tavoitteet Organisaation pysyvästi säilytettävät tiedot valaisevat: organisaation kehitysvaiheita, eri aikoina tehtävien hoidossa ja päätöksenteossa noudatettuja periaatteita ja menettelytapoja, käytettyjä resursseja ja aikaansaatuja tuloksia = Hallintohistoriallinen näkökulma

6 Seulontapolitiikan tavoitteet (1) Kulttuuri- ja sivistyselämää, erityisesti tutkimusta varten säilytetään pysyvästi asiakirjat, jotka olennaisella tavalla valaisevat: organisaatioiden keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, organisaatioiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta

7 Seulontapolitiikan tavoitteet (2) Pysyvästi säilytetään myös asiakirjat, jotka olennaisella tavalla valaisevat: Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia

8 Seulontapolitiikan tavoitteet - Julkishallinnon arkistot seulonnan jälkeenkin säilyvät menneisyyden luotettavana todistusaineistona ja tarjoavat monipuolista lähdeaineistoa eri tieteen- ja tutkimusalojen edustajille - Ei hävitetä tietosuojan nimissä systemaattisesti arkaluontoisia tietoja kansalaisista - Ei hävitetä peittelytarkoituksessa esim. kansalaisten yksilön- ja toimintavapauksia rajoittavia viranomaispäätöksiä

9 Seulonnan määrällinen tavoite Asiakirjojen vuosikasvusta säilytetään pysyvästi vain keskimäärin %

10 Muita seulonnan yleistavoitteita Asiakirjalliset tiedot säilyvät niin kauan kuin niillä on merkitystä: organisaation oman toiminnan kannalta yksityisten kansalaisten ja yhteisöjen oikeudellisten tarpeiden huomioon ottamiseksi Opas säilytysaikojen määrittelyn periaatteiksi.arkistolaitos,

11 Muita seulonnan yleistavoitteita Tarpeettoman aineiston tehokas ennakkoseulonta ja oikea-aikainen hävittäminen? kustannussäästöt ja käytettävyyden paraneminen Seulonnan näkökohdat huomioitava arkistoinnissa sekä tietojärjestelmien suunnittelussa ja toteutuksessa? helppo erottaa ja hävittää tarpeettomat tiedot/asiakirjat pysyvästi tai pitkään säilytettävistä

12 Tutkimuksen tietotarpeiden huomioon ottaminen Arkistonmuodostussuunnitelmaa laadittaessa otettava kantaa siihen, mikä osa organisaation asiakirjoista (tiedoista) olisi säilytettävä pysyvästi kulttuuri- ja sivistyselämää, erityisesti tutkimusta, ja muuta yhteiskunnallista toimintaa varten Arkistolaitoksella on viime kädessä vastuu tutkimuksen tietotarpeiden huomioon ottamisesta Aikaperspektiivi on tällöin useita satoja vuosia eteenpäin

13 Arkistolaitoksen seulontastrategia (1) - Lähtökohtana asiakirjojen säilyttäminen -> säilyttämisstrategia - Yhteistyö arkistonmuodostajien ja arkistolaitoksen välillä - Ennakkoseulonta (AMS/TOS) - Kohteena kaikki asiakirjalliset tiedot (säilytysmuodosta riippumatta) - Ongelman tarkastelu useista näkökulmista - Seulontaperiaatteet ja -kriteerit, otantamenetelmät

14 Arkistolaitoksen seulontastrategia (2) Arkistonmuodostuksen ja aineiston tarkastelua useista näkökulmista, edetään ylhäältä alaspäin (TopDown-malli), makro- ja mikroseulonnan tasot: arkistonmuodostaja: - tehtävät, toiminnan laaja-alaisuus ja vaikutukset - asema hallintohierarkiassa - toimintaprosessit - organisaatio ja sen vaiheet

15 Arkistolaitoksen seulontastrategia (3) Seulontastrategian näkökulmia (jatkuu): 2. arkistonmuodostus, arkisto: - arkistonmuodostuksen ja arkiston rakenne, arkistointijärjestys - tehtävien ja asiakirjojen väliset suhteet - tietojärjestelmät, rekisteröintitavat ja kaavat - asiakirjojen toiminnalliset ja sisällölliset suhteet - asiakirjojen tietosisältö ja määrä, tietojen ainutkertaisuus

16 Arkistolaitoksen seulontastrategia (4) Seulontastrategian näkökulmia (jatkuu): 3. asiakirjojen käyttö: - asiakirjojen tähänastinen käyttö virkatoiminnassa sekä oikeuksien ja etuuksien todistamisessa - asiakirjojen vastaiset käyttömahdollisuudet - toimintaympäristö: - toiminnan kohteet, ilmiöt ja muu toimintaympäristö - kustannustekijät: - seulonnasta, säilytyksestä ja käytöstä aiheutuvat kustannukset

17 Yhteiskunnallisia tehtäviä Merkittävimpiä tehtäviä: - Kansallisten lakien ja asetusten säätäminen - EU-lainsäädäntö ja sopimustoiminta - Ulkopolitiikan johtaminen - Suomen turvallisuuspolitiikan suunnittelu - Valtioneuvoston talouspoliittinen päätöksenteko - Valtion tulo- ja menoarvion laatiminen - Ministeriön yhteiskunnallinen tavoiteasettelu - Lainsäädännön perustuslainmukaisuuden valvonta - Ministeriön hallinnonalan strateginen ohjaus

18 Yhteiskunnallisia toimintaprosesseja Kansallinen lainsäädäntöprosessi Valtion tulo- ja menoarvion laatiminen EU-tukien päätösprosessi Rikoksen tutkinta pidätys vangitseminen syyttäminen - tuomio vankeus -prosessi Vaalien järjestäminen Toiminnan suunnittelu-/kehittämisprosessi Lupaprosessi (ympäristö-, elinkeino-, vientilupa etc) Valitusprosessi Ulosottoprosessi Tutkimusprosessi Tilintarkastusprosessi

19 Viranomaisasiakirjojen käyttö ja käyttömahdollisuuksia (1) Asiakirjojen ja tietojen hakemistona Hallinnollisen päätöksenteon pohja-aineistona Toiminnan suunnittelua ja kehittämistä varten Toiminnan valvontaa varten Toiminnan kohteena olevien valvontaa varten Todisteena omistusoikeuksista, muista oikeuksista ja etuuksista Todistusaineistona oikeudessa Todisteena viranomaisten toiminnasta Todisteena elinkeinoluvasta Todisteena syntyperästä Kirjanpitoa varten Tilastointia varten

20 Viranomaisasiakirjojen käyttö ja käyttömahdollisuuksia (2) Yhdyskuntasuunnittelua varten Tutkimusta varten Opetusmateriaalina Muistelmien pohja-aineistona Dokumenttiohjelmien pohja-aineistona Kaunokirjallisuuden pohja-aineistona Muuta julkaisutoimintaa varten Näyttelytoimintaa varten Museotoimintaa varten Kuva- ja rakennustaiteen pohja-aineistona Elokuva- ja näytelmäproduktioiden pohja-aineistona Miljöiden, rakennusten ja laitteiden rekonstruoimista varten

21

22 Tietojen seulontaperiaatteita ja -kriteereitä - Yhteiskunnallisen tehtävän merkittävyys - Yhteiskunnallisen ilmiön merkittävyys - Tiedon ainutlaatuisuus / päällekkäissäilytys - Tiedon asiallinen, ajallinen ja alueellinen kattavuus - Tiedon määrä (tietokannan/rekisterin koko) - Tiedon käytettävyys (dokumentaatiot, tekniset ominaisuudet, passiivinen/aktiivinen/kumulatiivinen tietojärjestelmä) - Tiedon merkitys muualla olevan tiedon hakemistona - Tiedon käyttörajoitukset - Tiedon seulonnasta, ylläpidosta ja käytöstä aiheutuvat kustannukset

23 Seulonnan päätöksentekotasoja Päätökset asiakirjojen (tietojen) säilytysajoista ja pysyvästä säilytyksestä voidaan tehdä seuraavilla tasoilla: - asiakirjasarja - tehtävä - asiaryhmä - osatehtävä - asiakirjavihko (akti, dossier) - toimintaprosessi - asiakirja(tyyppi) - tietojärjestelmä - tiedosto - tietue - tieto

24 Julkishallinnon erilaisia tietokantoja ja rekistereitä - Julkishallinnon organisaatioilla on tuhansia rekistereitä ja tietokantoja - Useiden viranomaisten yhteisiä (mm. julkishallinnon perusrekisterit, Kiinteistötietojärjestelmä etc) - Virastokohtaisia, osastokohtaisia, yksikkökohtaisia, projektikohtaisia, virkamieskohtaisia - Viranomaistoimintaan liittyviä - Tutkimustoimintaan liittyviä - Tukitoimintoihin liittyviä

25 Tutkimustoiminnan tietokantojen ja rekistereiden seulonta Arkistolaitos ei ole antanut yleistä seulontapäätöstä tutkimustoiminnan tietojen pysyvästä säilytyksestä (vrt. Ruotsin Valtionarkisto RA-FS 1991: 1 ja Tanskan Valtionarkisto ) Arkistolaitoksen laitoskohtaisten seulontapäätösten pohjana ovat tutkimuslaitosten ilmoitukset omista tutkimusaineistoistaan ja -rekistereistään ja ehdotukset tietojensa säilytysajoiksi (AMS/TOS) Tutkimusaineistoja koskevat tiedot arkistonmuodostussuunnitelmissa ovat olleet suurpiirteisiä Paljon tietoaineistoja on edelleen ilman arkistolaitoksen päätöstä tietojen pysyvästä/määräaikaisesta säilytyksestä ja säilytysmuodosta

26 Seulontaesitys Kansallisarkistolle (1) - Seulontaesityksenä pääsääntöisesti AMS/TOS/eAMS tai niitä suppeampi esitys organisaation asiakirjallisista tiedoista - Seulontaesityksessä vireille panija kertoo, haluaako se, että arkistolaitoksen päätöstä voidaan soveltaa taannehtivasti; jos em. lupaa pyydetään, tulee vireille panijan määritellä taannehtivuuden takaraja (pvm)

27 Seulontaesitys Kansallisarkistolle (2) - Seulontaesitys koskee vain sähköisiä tietojärjestelmiä: - Seulontaesityksessä on oltava riittävät tiedot tehtävistä, joissa tietojärjestelmiä käytetään, riittävät kuvaukset tietojärjestelmistä ja niiden tiedoista sekä ko. tehtävistä kertyvistä, paperimuodossa säilytettävistä asiakirjoista - -> seulontaesitykseen on liitettävä se AMS:in osa, johon sähköinen tietojärjestelmä kuuluu, tietojärjestelmäseloste ja muut arkistolaitoksen edellyttämät tietojärjestelmäkuvaukset

28 Lupa tietojen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen - Sähköisten tietojärjestelmien tietojen pysyvää säilytystä ja pysyvää sähköistä säilytystä koskevat arkistolaitoksen päätökset tehdään erillisinä (perättäisinä) ratkaisuina: - päätös, mitä tietoja säilytetään pysyvästi - päätös tietojen säilytyksestä pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa (erillinen hakemus, erillinen päätös) - Jo 1-ratkaisu edellyttää selkeitä kuvauksia tietojärjestelmän tiedoista ja osuudesta toimintaprosessissa - 2-ratkaisu edellyttää vielä yksityiskohtaisempia tietoja tj:stä, tiedoista ja toiminnasta - Pääsääntö: vanhojen tj:ien tietoja ei voida säilyttää pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa -> tietojen tulostus paperille tai mikrofilmille

29 Johtopäätöksiä tutkimusaineistojen säilytyksestä (1) Tutkimusaineistojen käsittely ja säilytys on suunniteltava ja ohjeistettava hyvin (vrt. KTL:n käsikirja Hyvä tutkimustapa Kansanterveyslaitoksessa ) slaitoksen_julkaisuja_b/ Tutkimustoiminnan asiakirjallisia tietoja on arvioitava laajasti, useista näkökulmista. Toimenpidettä ei voida lykätä loputtomiin. Tutkimustoiminnan johto ja tutkimuksista vastaavat on saatava kantamaan päävastuu yksittäisten tutkimushankkeiden aineistojen säilytysarvon määrittelystä.

30 Johtopäätöksiä tutkimusaineistojen säilytyksestä (2) Yksittäisten tutkimushankkeiden aineistojen merkitystä on voitava arvioida uudelleen muutaman vuoden kuluttua. Yliopistojen arkistopäälliköiden suosituksia tutkimusaineis-tojen seulontakriteereiksi voidaan käyttää myös valtion tutkimuslaitosten yksittäisten tutkimushankkeiden aineistojen arvonmäärityksessä: Tutkimustoiminta Asiakirjat, aineistot, dokumentointi. Moniste, Helsinki : Valtion tutkimuslaitosten jatkuvasti keräämien mittaus- ja havaintotietokantojen tiedot ovat yleensä pysyvästi säilytettäviä (esim. SYKE:n ympäristöhavainnot).

31 Johtopäätöksiä tutkimusaineistojen säilytyksestä (3) On varmistettava, ettei korvaamattomia tai arvokkaita tutkimusaineistoja hävitetä ymmärtämättömyyden tai välinpitämättömyyden seurauksena. Tutkimusaineistojen dokumentoinnin merkitystä on korostettava kaikissa suunnitelmissa ja ohjeissa. Sähköisessä muodossa pysyvästi tai pitkään säilytettävien tutkimusaineistojen osalta on laadittava ja ylläpidettävä säilytysstrategia. Yhteisille säilytysjärjestelmille olisi jatkossa paljon kysyntää

32 Kiitos! Markku Leppänen Kansallisarkisto Puh