Atk-palvelukeskus Tieto- ja viestintätekniikkasuunnitelma Atk-palvelukeskus HALLINTOPALVELUT

Transkriptio

1 Atk-palvelukeskus Tieto- ja viestintätekniikkasuunnitelma 2014 Atk-palvelukeskus HALLINTOPALVELUT

2 2 Tieto- ja viestintätekniikkasuunnitelma Sisällys 1 Yleistä Tietohallinto Atk-palvelut Atk-palvelukeskuksen palvelukonsepti Laitteistoarkkitehtuuri Palvelinlaitteet Työasemat Tietoliikenne Tiedon hallinta ja tietopalvelu Toimenpiteet Järjestelmätuki Koulutus Toimenpiteet Atk-palvelukeskuksen ja toimialojen välinen työnjako Konserniyhteistyö... 9

3 3 1 Yleistä Savonlinnan kaupungin tietotekniset toiminnot muodostuvat tietohallinnosta ja atk-palveluista. Tietohallinto määrittelee kaupungin yleiset tietotekniset linjaukset, joiden mukaan atk-palvelut toteutetaan. Atk-palvelukeskuksen tehtävänä on huolehtia kaupungin tietohallinnosta, keskitetyn tietojenkäsittelyjärjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä sekä toimia konsulttina asiakaskuntansa tietotekniikkahankkeissa. Yleinen suuntaus tietotekniikan käytön kehityksessä on kohti kuntien, yritysten ja erilaisten yhteisöjen välistä yhteistyötä. Julkisten verkkopalveluiden hyödyntäminen jokapäiväisenä työvälineenä ja vaatimukset sähköisen asioinnin mahdollistamiseen ovat nykyaikaa. Tämä kaikki asettaa vaatimuksia niin tietoturvallisuuden kuin henkilöstön osaamisen tasolle sekä laitteistojen ja ohjelmistojen yhteensopivuudelle. 1.1 Tietohallinto Tietohallinto on kaupungin tiedonhallinnan suunnittelua, johtamista, toteutusta ja valvontaa tietoturvapolitiikkaa noudattaen. Tietohallintoa koordinoi kaupunginjohtajan johtoryhmä. Tietohallintoon kuuluvat seuraavat osa-alueet tietohallinnon ja tietotekniikan hyödyntämisen strateginen suunnittelu tietoteknisen yhteistyön kehittäminen kaupunkikonsernin eri osapuoliin ja ympäristökuntiin nähden atk-palveluita koskevat toiminta- ja taloussuunnitelmat hallintokuntien tietojärjestelmähankkeisiin ja kehittämiskohteiden valmisteluun osallistuminen infrastruktuuria, atk-sovelluksia ja -palveluita koskevat strategiset tehtävät tietokonearkkitehtuuria, tietoliikennettä, tietojärjestelmiä ja ohjelmia sekä hyvää tiedonhallintatapaa koskevat ohjeet ja suositukset tietoturvasuunnittelu. 1.2 Atk-palvelut Atk-palvelukeskuksen toiminnallisena tehtävänä on huolehtia kaupungin keskitetyn tietojenkäsittelyjärjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä tietohallinnon määrittämien linjausten mukaisesti sekä auttaa toimialoja palvelujen tehostamisessa tietotekniikkaa käyttäen. Atk-palvelukeskus tuottaa seuraavat palvelut

4 4 palvelinlaitteistojen hankinta ja ylläpito työasemien hankinta ja ylläpito oheislaitteiden hankinta laitteistojen huollon järjestäminen käyttöjärjestelmien ja varusohjelmistojen hankinta ja ylläpito yhteiskäyttöisten työasemasovellusten hankinta, ylläpito ja koulutuksen järjestäminen yhteiskäyttöisten työasemasovellusten käyttötuki puhelinliittymien ja puhelinpäätelaitteiden hallinta Atk-palvelukeskuksen asiakaskunnan muodostavat kaupungin henkilöstö sekä ne kaupunkikonsernin osapuolet, kunnat ja kuntayhtymät, joiden kanssa on laadittu eriasteisia yhteistoimintasopimuksia. Atk-palvelukeskuksen henkilöstö Pääsuunnittelija Kari Raatikainen atk-suunnittelijat Marika Turunen (järjestelmätuki, internet). Petri Puhakainen (palvelinympäristö) Mika Baljaskin (palvelinympäristö) Toni Leinonen (työasemat, hallinto) Timo Myöhänen (työasemat, koulut ja hallinto) Pekka Luukkainen (työasemat, koulut) Punkaharjun ja Kerimäen liitoksen yhteydessä hallinnon työasemia tuli lisää 220 kpl ja koulujen työasemia 345 kpl. Savonlinnan seudun kuntayhtymän puolelta siirtyi 4 työasemaa. Henkilöstömäärään syntyi vaje 2012 lopussa Sirpa Kautosen jäädessä eläkkeelle. Vaje saatiin paikatuksi toukokuussa 2013 palkkaamalla yksi henkilö työasematukeen. Liittyneiden kuntien (Kerimäki ja Punkaharju) osalta atk-palvelukeskus ostaa tukipalveluita IT-JT Oy:ltä. IT-JT Oy:n laskutus vuodelta 2013 oli ,31. Ostopalvelun tarve pyritään vähentämään minimiin. Savonlinnan kaupungin ICT-menot vuonna 2013 Atk-palvelukeskus Tekninen toimiala Sivistystoimiala Perusturvan toimiala Keskushallinto (tarkistamaton) Yhteensä Atk-palvelukeskuksen palvelukonsepti Atk-palvelukeskus toimii työasemapalvelutoiminnassaan avaimet käteen - periaatteella. Käytännössä tämä merkitsee asiakkaille käyttövarmuutta ja -

5 5 mukavuutta sekä mahdollistaa sen, että toiminnan jatkuvuus on turvattua lähes kaikissa oloissa ja mahdolliset keskeytykset jäävät lyhyiksi. Edelleen tulosyksiköillä ei tarvitse olla tietoteknistä asiantuntemusta välittömässä toiminnallisessa läheisyydessä vaan ammattitaitoinen, yksikön toiminnan tunteva apu on saatavilla lyhyellä odotusajalla omasta talosta. Ensisijaisesti tuki annetaan etähallintaohjelmiston avulla. Käyttäjät maksavat toiminnan ylläpidosta asiakasmaksun, jolla katetaan toiminnasta aiheutuvat kulut huomioiden investointien takaisinmaksuajat. Veloituksella ei kerätä voittoa. 2 Laitteistoarkkitehtuuri 2.1 Palvelinlaitteet Keskustietokoneet sijaitsevat kaupungintalon valvotussa laitetilassa. Palvelimet hankitaan leasingsopimuksilla. Laitearkkitehtuurissa on jo 2000-luvun alussa siirrytty lattiamallisista palvelimista laitekehikkoratkaisuihin ja palvelinlevyjärjestelmään (SAN-ratkaisu, virtuaalilevyt) toiminnallisuuden parantamiseksi, vikasietoisuuden lisäämiseksi ja tilan säästämiseksi. Palvelinten virtuaalikäyttö aloitettiin vuoden 2009 aikana. Fyysisiä palvelinlaitteita hallintoverkossa on 30 kpl ja lisäksi virtuaalipalvelimia 30 kpl. Ulkopuolista palvelinpalvelua hyödynnetään toimitilapalvelun joidenkin sovellusten osalta, jotka ohjelmatoimittaja Haahtela tuottaa, sekä verkkopalvelun palvelinalustassa ja teknisen toimen paikkatiedon katselupalveluun liittyvässä palvelinalustassa, jotka tarjoaa Blue Lake Communications Oy. Talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistojen käytössä siirryttiin Aditron käyttöpalveluun vuoden 2013 aikana. Uusien tietojärjestelmien hankinnan ja nykyisten järjestelmien merkittävien päivitysten yhteydessä arvioidaan, onko toiminta kokonaistaloudellisesti edullisempaa pyörittää omassa palvelinympäristössä vai palveluntarjoajan mahdollisessa pilvipalvelussa. 2.2 Työasemat Työasemina ovat mikrotietokoneet, joissa on käyttöjärjestelmänä Windows 7. Asiakaskunnalle toimitetaan kunkin tarpeen mukainen työasema tarvittavine sovelluksineen ja tulostusympäristöineen. Työasemat pyritään pitämään teholtaan riittävällä tasolla käyttäjätarpeiden mukaan talousarvion puitteissa. Tavoitteena pidetään 20-25% vuosittaista uudistamiskiertoa. Käyttöjärjestelmien suhteen ei ole ilmennyt tarvetta poiketa nykyisestä linjasta. Uudet työasemat hankitaan Windows 7 käyttöjärjestelmällä varustettuna. Työasemat ja oheislaitteet hankitaan han-

6 6 kintatoimen kilpailuttamalla puitesopimuksella ja neljän vuoden vuokrakaudella 3StepIT:n kanssa tehtyyn sopimukseen perustuen. 2.3 Tietoliikenne Tietoliikenneverkon ylläpidosta on sopimus Blue Lake Communications Oy:n kanssa. Sopimus on voimassa toistaiseksi kalenterivuoden kerrallaan. Sopimuksen pohjalta BLC Oy on sitoutunut kehittämään kaupungin käytössä olevia verkkopalveluita. BLC:n kanssa yhteistyössä on haettu toimintatapoihin ja käytössä oleviin tekniikoihin sellaisia muutoksia, joilla on saavutettu kustannusten alentumista ja entistä parempaa toiminnallisuutta. Kaupungintalon ulkoiset toimipisteet on liitetty kaupungintalon verkon palveluihin erilaisia yhteystekniikoita käyttäen. Kaupungin verkot on suojattu ulkoisesta verkosta palomuureilla. Koulujen ja kaupungin hallinnon internetyhteydet on tietoturvasyistä erotettu toisistaan. Kaupunginjohtajan johtoryhmän päätöksellä tietosuoja- ja kustannussyistä yhteydet kotoa kaupungin verkkoon ovat olleet sallittuja vain kaupungin johtoryhmän jäsenille ja atk-palvelukeskuksen henkilöstölle. Myöhemmin johtoryhmä on päättänyt, että mikäli joissakin tapauksissa toimialoilla tulee esiin kotiyhteyden tarve, kyseinen esimies harkitsee yhteyden tarpeellisuuden työtehtävien hoitamisen kannalta. Uusia kotiyhteyksiä perustetaan todelliseen tarpeeseen helpottamaan työtehtävien hoitoa erityisesti esimiestyössä ja niissä hyödynnetään ensisijaisesti suojattua vpn-yhteystekniikkaa. Puhelinjärjestelmän toimittajana on tällä hetkellä Blue Lake Communications ja matkapuhelinoperaattorina BLC:n kautta Dna. Puhelinjärjestelmä kilpailutettiin vuoden 2013 aikana ja palveluntarjoajina jatkavat BLC ja Dna. 3 Tiedon hallinta ja tietopalvelu A) Toimisto-ohjelmistoina käytetään Microsoft Office tuoteperheen ohjelmistoja. Office-ohjelmiston käytössä oleva versio on B) Sähköposti- ja kalenterijärjestelmänä on Microsoft Exchange. Palvelu on rakennettu verkkoteknisesti siten, että sähköpostin ja kalenterin käyttö on mahdollista myös julkisen verkon kautta web-liittymällä ja tietyillä mobiilipäätelaitteilla. C) Kaupungin verkkosivustoa ylläpidetään Media Cabinet Oy:n Base C6 -julkaisujärjestelmällä, joka mahdollistaa ylläpidon hallitun hajauttamisen hallintokuntiin. Sivuston kehittämistä jatketaan Media Cabinet Oy:n kanssa sovitun lifecycle-ohjelman mukaisesti. Suunniteltu sivuston uudistus vuonna 2013 jätettiin toteuttamatta kustannussyistä. Uudistuksen myötä sivusto tulisi mukautumaan automaattisesti eri päätelaitteille.

7 7 D) Sähköisen asioinnin käyttöönottosuunnitelman laatiminen aloitettiin palvelupäällikön johdolla vuoden 2009 aikana kartoittamalla toimialoilta palveluketjut, joissa vuosittaiset asiointimäärät ovat sen suuruiset, että toimintojen sähköistämisellä saavutetaan sekä toiminnallista että taloudellista etua. Käyttöönottosuunnitelma valmistui syyskuussa Pilottihankkeena toteutettiin sähköinen päivähoitohakemus. Toimeentulotukihakemuksen sähköistämisestä on keskusteltu. Sähköisen asioinnin käyttöönottosuunnitelman uuden version laadinta on päätetty aloittaa vuoden 2014 aikana. Ennen suunnitelman valmistumista uusia sähköisiä palveluita ei oteta käyttöön ilman erityistä perustetta. E) Intranet-järjestelmä (Savnet) on toteutettu Microsoft Sharepoint ratkaisulla, jonka toimitti ja asensi Javerdel Oy. Savnet otettiin käyttöön syyskuun alussa Savnetin käyttöä sisäisenä tiedotuskanavana pyritään tehostamaan. F) Savonlinnan kaupunki toimii ohjelmistojen käytössä monitoimittajaympäristössä. Käsin tehtävät tiedonsiirrot järjestelmien välillä pyritään poistamaan virheiden minimoimiseksi ja henkilötyön järkeistämiseksi ohjelmistotoimittajasta riippumatta. Olemassa olevien tietojärjestelmien ominaisuudet pyritään ottamaan käyttöön täysipainoisesti. - Titania-työvuorojärjestelmän toteumatiedot saataisiin suoraan sähköisesti palkkahallinnon Personec F -järjestelmään. - Koulujen puolella tapahtui siirtyminen koulukohtaisista Primusjärjestelmistä yhteiseen MultiPrimus-ohjelmistoon vuoden 2013 aikana. Myös Wilman käytön laajentaminen tehostaa mm. koulujen ja kotien välistä yhteydenpitoa (esim. oppilaan poissaolot) ja turvallisuussuunnitelmien edellyttämää nopeaa viestintää. G) Verkkolaskujärjestelmän käyttöä on laajennettu ottamalla käyttöön sähköiset myyntilaskut sähköisesti käsiteltävien ostolaskujen rinnalle. Toimenpide oli välttämätön suoraveloituksen loppuessa helmikuussa H) Työpöytävirtualisoinnin käyttöönotto jätetään toteuttamatta kustannussyistä ja ilman selkeää käyttökohdetta. I) Sisäisen viestinnän (läsnäolotieto, videoneuvottelu) välineeksi on päätetty ottaa käyttöön Microsoft Lync, johon kaupungilla on jo lisenssit. Toimintaa testataan aluksi atk-palvelukeskuksessa, jonka jälkeen määritellään pilottiryhmä. Pöytätyöasemaan tarvitaan käyttötarpeen mukaisia lisävarusteita, joita voivat olla headset, web-kamera ja kaiutinmikrofoni. 3.1 Toimenpiteet Microsoft Lync ohjelmiston pilotointi ja käyttöönotto

8 8 4 Järjestelmätuki 5 Koulutus Dynasty-asianhallintajärjestelmän päivitys n ,- euroa sivuston uudistus n ,- euroa Atk-palvelukeskus antaa järjestelmätukea yhteiskäyttöisiin työasemasovelluksiin. Järjestelmätukeen sisältyy koulutuksen ja puhelintuen lisäksi mm. ongelmanselvitys sekä yleinen sovellusten tehokkaan käytön edistäminen. Käyttäjätuessa käytetään etähallintaohjelmistoja. Vuoden 2012 lopussa otettiin käyttöön sähköinen palveluportaali ja siirryttiin yhden puhelinnumeron järjestelmään helpdesk-toiminnan selkeyttämiseksi. Sähköinen palveluportaali uusitaan helmi-maaliskuussa Jokaisella toimialan erityissovelluksella (esim. Facta, Effica jne) on oma pääkäyttäjänsä. Pääkäyttäjä on oman sovelluksensa asiantuntija, joka antaa tarvittaessa opastusta ja järjestelmätukea sovelluksensa käytössä. Lisäksi pääkäyttäjä on yhdyshenkilö ohjelmatoimittajan suuntaan atkpalvelukeskuksen toimiessa tarvittaessa teknisenä osapuolena. Atk-palvelukeskus opastaa toimittamiensa sovellusten käyttöön hallintokuntien ilmoittaman tarpeen mukaan resurssiensa puitteissa. Koulutus tapahtuu pienryhmissä atk-palvelukeskuksen koulutusluokassa. Sisäisen koulutuksen vahvuutena on hyvä asiakaskunnan tuntemus ja sitä kautta ohjelmatekniikan opettamisen ohella ohjelmistojen käytön soveltaminen työtehtäviin. Luokkaopetuksen lisänä on käyttäjille annettava puhelintuki ja myös mahdollinen opastus työpisteessä. Hallintokunnille on tarjottu myös tarpeiden mukaan räätälöityä koulutusta. Lisäksi atk-luokassa järjestetään runsaasti eri toimialojen organisoimaa koulutusta sekä ohjelmistoesittelyjä, joissa kouluttajina ovat joko ohjelmistojen pääkäyttäjät tai ohjelmatoimittajien kouluttajat tai esittelijät. 5.1 Toimenpiteet MS Office-ohjelmien käytön peruskoulutuksen liittämistä uuden työntekijän perehdyttämiseen suunnitellaan vuoden 2014 aikana 6 Atk-palvelukeskuksen ja toimialojen välinen työnjako Yhteiskäyttöisistä sovelluksista (asianhallinta, toimistosovellukset ja sähköposti) vastaa atk-palvelukeskus. Keskuslaitteille tai työasemiin tulevat hallintokuntakohtaiset sovellukset hallintokunta hankkii itse atk-palvelukeskuksen toimiessa konsultoivana osapuolena ja tarvittavan palvelinlaitealustan tarjo-

9 9 ajana. Hallintokunnat eivät tee ohjelmistohankintoja sopimatta asiasta atkpalvelukeskuksen kanssa. Laitehankinnat suorittaa keskitetysti atk-palvelukeskus. Kullekin käyttäjälle toimitetaan käyttämäänsä sovelluskantaan soveltuva työasema tulostusympäristöineen. Pienlaitteisiin liittyvät tarvikehankinnat (paperit, värikasetit yms.) tekee hallintokunta itse. Atk-palvelukeskus huolehtii laitteiden huollosta ja muista ylläpitotoiminnoista. Atk-palvelukeskus vastaa tietoliikenneverkostoon tehtävistä toimenpiteistä. Hallintokunnan pyynnöstä toimipisteisiin rakennettavien lisäyhteyksien mahdolliset rakentamiskulut maksaa pääsääntöisesti kyseinen hallintokunta. Kaupungin hallintoverkkoon liitetään vain atk-palvelukeskuksen toimittamia tai hyväksymiä laitteita. Palvelujen osalta keskeistä on työnjako atk-palvelukeskuksen toimittamien ja eri toimialojen erityissovellusten välillä. Kaupungin atk-palvelukeskus huolehtii yleiseen tietotekniikka-arkkitehtuuriin; keskuslaitepalveluihin, käyttöjärjestelmään, yleisiin työasemapalveluihin ja yleisiin toimistosovelluksiin liittyvistä palveluista. Toimialojen toimialaan kuuluvat toimialojen erityissovelluksiin liittyvät yhteys-, tuki- ja koulutuspalvelut. Atk-palvelukeskuksen talousarvioon on varattu keskitetyn järjestelmän kulut ja toimialoilla vastaavasti omien sovellustensa käytön edellyttämät varat. Kaupungin kotisivujen ylläpitoa on tarpeellisin osin hajautettu hallintokuntiin, mutta ylläpidon koordinointi on atk-palvelukeskuksella. Koulut ylläpitävät itse omia kotisivujaan. Ulkoiset internetyhteyspalvelut ostetaan BLC Oy:ltä. Atk-palvelukeskus hallitsee tietoturvaan liittyviä asioita tietotekniseltä kannalta kuten viruksilta ja haittaohjelmilta suojautuminen, ulkoisten yhteyksien koordinointi sekä näihin liittyvä lainsäädäntö ja opastus. Vastuu tietoturvan toteutumisesta on viime kädessä hallintokunnilla, joiden tulee järjestää toimintansa ja työpisteensä siten, että työtehtävissä käsiteltävät tiedot eivät joudu sivullisten käsiin. 7 Konserniyhteistyö Kaupungin atk-palvelukeskus toimii palvelinalustan ylläpitäjänä Dynasty asianhallintajärjestelmän osalta kaupungin lisäksi Savonlinnan seudun kuntayhtymälle ja Sulkavan kunnalle sekä ostolaskujen sähköisen kierrätyksen osalta Sulkavan kunnalle ja Itä-Savon koulutuskuntayhtymälle. Savonlinnan kesäyliopistolle tuotetaan palvelin- ja työasematukipalvelut. Enonkosken kirjasto käyttää Savonlinnan kanssa yhteistä kirjastojärjestelmää atk-palvelukeskuksen palvelimilta. Enonkoski ja Sulkava käyttävät Efficaa entiseltä Kerimäen palvelimelta.

10 10 Savonlinnan Yrityspalvelut Oy liitettiin kaupungin verkkoon ja atkpalvelukeskuksen asiakkaaksi ja Piällysmies ry Muiltakaan osin tietotekniselle yhteistyölle kaupunkikonsernin eri osapuolten ja ympäristökuntien kanssa ei haluta asettaa esteitä.