JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 1 (7)

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 1 (7) LASTEN PÄIVÄHOITOPALVELUIDEN ASIAKASRAATI Aika to klo Paikka Honkaharjun päiväkoti, Honkaharjuntie 10 Läsnä Aalto Sanni Browne Laura Etula Marjaana Hintikka Sanna Jääskeläinen Sisko Katko Soili Koivisto Minna Kutvonen-Lappi Titta Lampinen Taru Malinen Maarit Polvi Päivi Rauhamäki Tiina Räty Tanja Savela Eija Tyynysniemi Annika Vaetoja Mari Voutilainen Inkeri Adenius-Jokivuori Merja, siht. Ahlqvist Tarja, pj Janhonen Jukka, Honkaharjun päiväkoti Lääperi Tuuli, palveluyksikön johtaja, päivähoidon viestintätyöryhmä Sörensen Tarja, Yrttisuon perhepuisto, avoimet päivähoitopalvelut Pulkkinen Jaana, perhepäivähoito Riekkinen Satu, Taimiston päiväkoti 1. Honkaharjun päiväkodin esittely, päiväkodin johtaja Jukka Janhonen Päiväkodin johtaja Jukka Janhonen kertoi Honkaharjun päiväkodin historiasta ja nykytilanteesta. Vuonna 1977 perustettua päiväkotia hallinnoi ensin Keski-Suomen keskussairaala 1990-luvulle asti, jolloin se siirtyi Jyväskylän kaupungin omistukseen ja päivähoidon hallinnoimaksi. Tällä hetkellä päiväkodissa on viisi ryhmää, noin 90 lasta ja 16 työntekijää. Kerhotoiminnalle ei alueella ole kysyntää ja aiemmin päiväkodissa ollut kerhotoiminta onkin lopetettu. Asiakasperheet tulevat Honkaharjuun ympäri kaupunkia; perheet tuovat lapsensa työpaikan lähelle eli suurin osa ei asu Honkaharjun läheisyydessä. Kun esiopetusikäiset lapset siirtyvät Honkaharjusta kouluun, he hajaantuvat useisiin eri kouluihin kaupungin alueelle. Jukka kertoo, että Honkaharjun päiväkodilla on Jyväskylän paras piha. Vaikka se onkin valvonnan kannalta henkilökunnalle haastava, se on toisaalta maastoltaan monipuolinen ja vaihteleva sekä laajan kokoinen. Pihan leikkivälineitäkin on saatu vähitellen lisää sen jälkeen kun ne hallinnollisen siirron yhteydessä jouduttiin turvallisuussyistä osittain karsimaan. Asiakasraadissa oli tällä kertaa paikalla myös entisiä Honkaharjun päiväkodin lapsiasiakkaita vuosien takaa. Olavintie 1 PL 82, Jyväskylä Puh etunimi.sukunimi@jkl.fi

2 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 2 (7) 2. Edellisen kokouksen muistio Koska paikalla oli myös uusia jäseniä, jotka olivat raadissa ensimmäistä kertaa käytiin lyhyt esittelykierros, jossa raatilaiset kertoivat lyhyesti itsestään ja asiakkuudestaan päivähoidossa. Todettiin, että elokuun asiakasraadissa sovittuja asioita (katso muistio) asiakasraadin näkyvyyden ja tunnettavuuden lisäämiseksi on alettu toteuttaa: - Kaupungin nettisivujen etusivulla oli elokuussa viikon ykkösjuttuna esittely päivähoidon asiakasraadista; juttu on löydettävissä ykkösjuttujen arkistosta edelleen - Asiakasraadin muistioiden jakelua on laajennettu ja elokuun muistio on lähetetty muu muassa eri henkilöille sivistystoimeen; samoin on sovittu ja toteutettu käytännöt, miten muistio jaetaan yksityisen päivähoidon palveluntuottajille - Asiakasraadin toimintaa on käyty läpi päivähoidon eri foorumeissa, mm. esimieskokouksessa - Jatkossa muistio lähetetään myös Jyväskylän päivähoidon sisällä koko henkilöstön jakelulistalla - Tällä kerralla otettiin valokuvat raatilaisista ja ne liitetään asiakasraadin esitteisiin, jotka jaetaan kaupungin päiväkoteihin kaikille alueille; esitteissä kerrotaan, kuka on kunkin alueen edustaja asiakasraadissa Jatkossa keksitään vielä lisää keinoja asiakasraadin näkyvyydelle (esimerkiksi muistion jakelu pyynnöstä suoraan omaan sähköpostiin) 3. Tiedottaminen ja viestintä päivähoidossa Mukana asiakasraadissa oli päivähoidon työntekijöiden edustajia eri palveluista kertomassa ja keskustelemassa viestinnän ja tiedottamisen asioista. Puheenjohtaja kertoi lyhyesti päivähoidon viestinnästä ja sen linjauksista: - Tiedottamisessa keskeisellä sijalla ovat päivähoidon nettisivut, joita pyritään koko ajan kehittämään selkeimmiksi ja ajantasaisiksi - Päivähoidon palvelukeskus on erityisesti uusien asiakkaiden väylä saada tietoa palveluista esimerkiksi puhelimitse (palvelupuhelin, asiakaspalvelupäälliköt ) - Viestinnän vuosikello on päivähoidon työntekijöiden työkalu oikeiden tiedottamiseen ja viestintään liittyvien aikataulujen varmistamiseksi (esim. tiedotteiden jakaminen yhtäaikaisesti kaupungin alueella) - Uutuutena tulossa Muksunetti sähköinen yhteydenpitoväline perheille ja päivähoidolle; Muksunettiä pilotoidaan parhaillaan muutamassa päiväkodissa; tavoitteena ottaa Muksunetti elokuussa 2012 käyttöön Satu Riekkinen kertoi tarkemmin Taimiston päiväkodin pilotoinnista Muksunetin käyttöön liittyen; tavoitteena on aloittaa pienellä volyymilla; kaksi työntekijää on koulutettu välineen käyttöön; nyt pyritään huomaamaan mahdolliset pulmat ja ratkaisemaan niitä; se jälkeen lisätään vähitellen volyymiä. Vanhempi pääsee Muksunetissä omilla pankkitunnuksillaan salattuun nettiyhteyteen, jota kautta mahdollistuu yhteys oman päiväkodin henkilökuntaan (viestit, kysymykset, lapsen vasu); jatkossa on tavoitteena lisätä palveluja kuten esimerkiksi blogi-mahdollisuus, keskustelukanava, kuvien jakomahdollisuus jne. Keskeistä on kuitenkin salattu yhteys, joka on turvallisempi kuin tavallinen sähköposti. Ohessa tiedote Muksunetistä:

3 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 3 (7) Asiakasraatilaisillakin on kokemuksia vanhempana Muksunetin pilotoinnista: esimerkiksi aikoja voi varata kätevästi keskusteluun. On hyvä, että Muksunetin käyttöä aluksi kokeillaan. Myös perinteisen sähköpostin käyttö on koettu hyväksi asiakkaiden parissa ja nyt Muksunettiin kirjautuminen tulee vaatimaan lisää työtä; Hyväksi on koettu, että omaan sähköpostiin voi kuitenkin saada muistutuksen, jos Muksunettiin on tullut viestejä Keskusteltiin sähköpostin käytöstä ja todettiin, että tietosuojasyistä tavallisella sähköpostilla ei voi jakaa asioita; tarvittaessa sähköpostilla voi sopia, että soitellaan esimerkiksi puhelimella tai tavataan ja keskustellaan asioista tarkemmin. Toivottiin, että uusia viestinnän välineitä (esim. Muksunettiä) ollaan kehittämässä asiakasystävällisemmäksi; todettiin, että Muksunetin toimittaja Tieto ottaa hyvin vastaan vanhempien toiveita Käytiin keskustelua yhteydenpitotavoista, erityisesti Muksunettiin liittyen: - voiko kaikkia vanhempia infota yhtaikaa; kyllä kaikkia, joilla on salattu yhteys ja sähköposti - on koettu, että nyt päivähoidosta tulee liikaa lappuja ; jatkossa ne ovat tallessa tietokoneella, varsinkin on tärkeää, että sopimukset ovat tietokoneella - tiedusteltiin, voiko Muksunetin avulla ilmoittaa vanhemmille esimerkiksi päiväkodin viikkoohjelmista? Todettiin, että tällä hetkellä ei voi, mutta jatkossa kyllä; jotkut päiväkodit lähettävät vanhemmille nykyään liitetiedostona viikko-ohjelman sähköpostilla piilokopiona; käytännöstä on tullut hyvää palautetta - tiedusteltiin, mitä Muksunetti-palveluun kuuluu myöhemmin; voidaanko toteuttaa esimerkiksi hoidon varaus sähköisesti; todettiin, että toimii jo tällä hetkellä sähköpostitse, koska vanhempi voi laittaa viestejä henkilökunnalle - pohdittiin, onko henkilökunnalla aikaa lukea viestejä eri sähköisistä kanavista? Todettiin, että tälläkin hetkellä viestien vastaanotto ja lukeminen on tärkeä osa työtä; jatkossa ei ole tarkoitus tehdä viestintää moninkertaisesti vaan jotakin nykymallista tulee jäämään pois. Muksunetin pilotointikohteissa mietitään parhaillaan, miten viestit kulkevat parhaiten ja kuka niitä lukee; tietokonekanta tulee lisääntymään päivähoidossa koko ajan ja mahdollistaa siten paremmin sähköisen viestinnän käytön. Päivähoidossa on parhaillaan alkamassa tietoverkkoselvitys, jonka avulla arvioidaan, millaisia koneita ja verkkoja tarvittaisiin. Asiakasraatilainen kertoi yksityisen perhepäivähoidon kiinnostuksesta pitää toiminnastaan blogia erityisesti vanhempien keskinäisen verkostumisen tueksi; Todettiin, että muksunettiin on ehkä tulossa myöhemmin blogimahdollisuus, mutta aloitetaan ensin perustoiminnoilla; blogit ovat lisämateriaalia, jonka kautta vanhemmilla on mahdollisuus nähdä kuvia ja saada tietoa toiminnasta ym. Kysyttiin, miten perhepäivähoidossa toimitaan viestintäasioissa jatkossa; Todettiin, että perhepäivähoidossa sama henkilö kohtaa perheen päivittäin. On tärkeää, että perheillä on etukäteen tieto päivähoitopäivän kulusta, vaikkei olisi varsinaista tiedotetta. Erilaisista tapahtumista laitetaan kuitenkin yleen-

4 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 4 (7) sä ennakkoon kirjallinenkin tieto (retket, valokuvaus, hoitajan tulevat vapaat); näin perheet pystyvät varautumaan hyvissä ajoin. Perhepäivähoidon tiimeissä pyritään yhtenäisiin käytäntöihin päivähoitoalueella; Uutena joillakin alueilla on otettu käyttöön reissuvihkot, joiden avulla voi käydä keskustelua perheen ja hoitajan välillä, vaikka ei muistaisi/ehtisi aina henkilökohtaisesti sopia Tiedusteltiin, onko perhepäivähoidolle luvattu jatkossa tukea viestintään; todettiin, että nyt perhepäivähoidon viestinnän käytännöt, tavat ja taidot vaihtelevat kaupungin eri alueilla; päivähoidossa yritetään suunnitella viestintää ja tiedottamista myös yhteistyössä päiväkotien väen kanssa. Mentorhoitajakäytäntö on tuonut yhtenäisyyttä alueiden viestintään ja mentorhoitajat vievät hyvin yhteisiä käytäntöjä omille alueilleen, mutta paljon on varmaan edelleen tekemistä viestinnän kehittämiseksi myös perhepäivähoidossa. Keskusteltiin perhepäivähoitajien uusista työajoista ja työajan tasauksien myötä syntyvistä vapaapäivistä. Niistä on toivottu ajoissa tietoa; todettiin, että nyt tiedetään vapaapäivistä periaatteessa tammikuulle asti ainakin suurimmaksi osaksi. Päiväkotien sulkupäivistä pyritään tiedottamaan ajoissa, mutta raatilaisilla ei ole ollut pelkästään onnistuneita kokemuksia. Varustautumisaika on koettu liian lyhyeksi. Todettiin, että päivähoidon suunnittelupäivät ja vastaavat pitäisi tietää hyvissä ajoin (useita kuukausia aikaisemmin), jolloin ne voitaisiin ottaa perheissä entistä paremmin huomioon; Toivottiin, että kun päivä on päätetty annetaan perheille heti alustava tieto aikataulusta ja myöhemmin muistutus lähellä varsinaista päivää; toisaalta asiakkaat kokevat, etteivät itse voi aina tietää riittävän ajoissa omia työaikojaan (esim. vuorotyössä); Todettiin, että hoitopaikka kuitenkin aina löytyy, vaikka aikataulut muuttuisivat. Pysyvät päivystyspäiväkodit on koettu hyväksi; vain yllättävät remontit voivat muuttaa pysyvää päivystysjärjestelmää eri vuosina. Esitettiin toive, että muksunettiin olisi hyvä saada kalenteri, jossa olisi päiväkotikohtaiset sulut, suunnittelupäivät ym. hyvissä ajoin ja tieto aina löydettävissä Kerrottiin, että joissakin yksiköissä on käytössä kuukausikirjeet; niiden avulla saa tarvittaessa lisäinfoa toiminnoista, joskus myös kuvia. Kuvia voidaan laittaa myös muistitikulle vanhempien katsottavaksi. Vanhempia kannustetaan olemaan aktiivia ehdottamaan ja toivomaan uusia käytäntöjä tiedon saamiseksi toiminnasta. Ohessa kaksi esimerkkiä kuukausi- tai vastaavien kirjeiden sisällöistä (huom.: ei oikeita muotoiluja):

5 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 5 (7) Kerrottiin esimerkkejä avoimen varhaiskasvatuksen tiedotuskäytännöistä: - perinteiset kuukausitiedotteet, ilmoitustaulu ja päivittäinen kohtaaminen ovat tärkeitä; puistoissa vanhemmilla ei ole niin kiire, ollaan ajan kanssa ja silloin on usein aikaa tiedottaa asioita. - ajankohtaisista asioista saa tietoa myös perhepuiston nettisivuilta Kysyttiin, onko päivähoidolla olemassa tietyt yhteiset tiedonvälityksen ohjeet ja muodot toimintayksiköille; ihmeteltiin, miksi joissakin yksiköissä on vain lappuja ovissa tai ilmoitustauluilla. Todettiin, että Jyväskylän kaupungilla on viestintäohjeet, joissa kannustetaan avoimeen ja aktiiviseen tiedottamiseen; päivähoidossa noudatetaan näitä kaupungin yhteisiä ohjeita ja lisäksi yksiköitä kannustetaan keskenään yhtenäisiin malleihin ja linjoihin tiedottamisessa; on olemassa mm. valmiita kirjepohjia, joita voi käyttää - huomioitava myös, että osalla perheistä ei ole mahdollisuutta tai he eivät halua käyttää sähköpostia; pitää huomioida myös heidät; henkilökohtainen vuorovaikutus on tärkeää myös siksi, että lapset näkisivät, miten aikuiset sopivat asioista keskenään - todettiin, että paperiversiot tiedotteista voivat olla joillekin parempia; varsinkin, jos on useampia lapsia voi olla haastavaa saada kaikki tarvittava tieto sähköisesti ajoissa eri kanavista Todettiin, että eri tarpeisiin tarvitaan eri tiedotuskanavia; lisäksi - lasten kanssa voi tehdä tiedotteita - vanhempien kanssa voi sopia ennalta, miten tiedotetaan ja varmistetaan tiedonkulku eri kanavien kautta; palautettavat lomakkeet kannattaa aina varmistaa paperiversioina - perheille voi jakaa perheiden vuosikellon hyvissä ajoin; siinä voi olla paljon tietoa yleisasioista ja aikatauluista vuoden mittaan - kuukausikirjeistä on hyviä kokemuksia; asiakasraati toivoo kuukausikirjeitä niihinkin yksiköihin, joissa ne eivät vielä ole käytössä; kuukausikirjeissä kerrottaisiin laajemmin paitsi tulevasta myös toteutetusta toiminnasta ja sen periaatteista sekä miten lapsen kasvua ja kehitystä tuetaan eri toiminnoilla - asiakasraadissa kysyttiin, kuinka yleistä on, että kerrotaan mitä on tehty, miten toimitaan; osa koki, että nyt tiedotetaan vain perusasioista; ei esimerkiksi ajankohtaisista lauluista, leikeistä tai toimintatavoista. Kerrottiin, että käytännöt vaihtelevat ympäri kaupunkia, mutta toiminnan sisällöllisistä kuvauksista on tullut hyvää palautetta niissä yksiköissä, joissa käytäntöä on kokeiltu - joissakin yksiköissä käytetään kuvamateriaalia eteisessä kuvaamaan päiväjärjestystä; perhe voi aamulla pysähtyä katsomaan sitä; käytäntö on visuaalinen ja pysäyttävä; lisäksi lapset käyvät katsomassa sitä päivän mittaan Tiedusteltiin, onko henkilökunnalle riittävästi koulutusta tiedotusasioista; todettiin, että muksunettiin liittyen sitä järjestetään ilman muuta ja siinä yhteydessä on järkevää liittää muuta tiedotusosaamisen koulutusta.

6 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 6 (7) Tiedottamisen suhteen toivottiin myös: - tietoa siitä, miten esimerkiksi ryhmä muotoutuu päivähoidossa - tietoa ikävistä asioista kuten esim. kiusaamisasiasta; voisi laittaa kaikille yhteisen tiedotteen ja haastaa kaikki vanhemmat mukaan keskustelemaan asiasta; tärkeää tiedottaa kaikille joidenkin vanhempien kanssa sovituista asioista, jotka koskevat muitakin perheitä - tietoa niistä perusodotuksista, joita päivähoidolla on perheille ja vanhemmille; asiakasraati toi esiin, että osalla perheistä ei välttämättä ole ennakkoon käsitystä siitä, mitä esimerkiksi pitäisi tuoda mukana päivähoitopaikkaan (mm, varavaatteet, vaipat ). Pelkän puheen varaan jääviä ohjeita ei välttämättä muista, joten toivottiin jonkinlaisia selviytymispakkausohjeita kirjallisena; todettiin, että vastaavia listoja on aiemmin tehty, mutta niistä on luovuttu, koska osa koki ne liian virkamiesmäisiksi ja ylhäältäpäin määräilyksi, mutta päivähoito ottaa nyt toiveesta kopin ja pyrkii kehittämään vastaavia tiedotteita entistä keskustelevimmiksi ja joustaviksi - asiakasraati toivoi, että kehitettäisiin lomakepankki, jotta eri yksiköissä olisi yhtenäiset käytännöt, miten tiedottaa ainakin minimi; päiväkoti voisi lomakepankista valita, mitä materiaalia hyödyntää; todettiin, että vastaavat lomakepohjat ovat jo olemassa, mutta yhteisiä käytäntöjä pitää vielä kehittää, jotta kaikilla alueilla toteutuisi kaikille asiakkaille tasapuolinen tiedottaminen vähintään minimitasolla. Ohessa esimerkki Tiedotepohjan käytöstä - Päivähoidossa on sovittu, että joka yksikössä on viestintävastaava, joka peilaa asioita viestinnän näkökulmasta. Vaikka koko henkilökunta yksikössä on vastuussa tiedottamisesta, viestintävastaava pitäisi huolta viestinnän ja tiedottamisen kehittämisestä ja keskustelun ylläpidosta. Kysyttiin, onko olemassa myös talokohtaiset viestintäsuunnitelmat; todettiin, että viestintävastaavan tulisi huolehtia siitä, että suunnitelma tulee tehtyä, vaikkei hän teekään sitä yksin. - Esimerkiksi Tiimisopimus toimintakauden alussa pitää sisällään viestinnän, miten meillä hoidetaan viestintä ja tiedotus ; joissakin yksiköissä mm. sovitaan myös, kuka aikuinen on päivittäin vanhempia varten aulassa vastaanottamassa ja keskustelemassa; sovitaan siis aina kuka kulloinkin on vapaa aikuinen ; samalla pyritään tiedottamaan lasten päivän sujumisesta (aikuinen kaikista ryhmistä); tähän yhteyteen voi sopia myös sellaiset tiedotusasiat, jotka liittyvät vaatteisiin jne. keskusteltiin kasvokkain tapahtuvasta kohtaamisesta ja raatilaisten eri kokemuksista; osa toivoi henkilökunnalta sisällöllisempää tietoa lapsen päivänkulusta kuin me ollaan syöty ja leikitty, ihan kiva päivä ; osa ei aina kaipaa henkilökunnan kommentteja vaan pitää lapsen kertomusta tärkeänä. Todettiin, että on tärkeää opettaa lasta kertomaan omasta päivästään; koulusta ei enää saa välttämättä tietoa henkilökunnalta samalla tavalla kuin päivähoidossa on mahdollista asiakasraati toivoi myös, että päivähoitopaikkaan olisi mahdollista jäädä esim. lasta haettaessa hengailemaan pidemmäksi ajaksi ilman henkilökunnan hämmennystä; todettiin, että se on ihan mahdollista ja toivottavaakin; riittää kun kertoo henkilöstölle toiveestaan Asiakasraati totesi, että viestinnällä luodaan ilmapiiriä ja sillä on keskeinen merkitys siihen millainen mielikuva vanhemmille syntyy toimintayksiköstä ja sen toimintatavoista.

7 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI MUISTIO 7 (7) 4. Ajankohtaisia asioita päivähoidossa Asiakasraadille oli tullut eri kanavien kautta useita keskustelun aiheita, joita ei ehditty nyt käsitellä illan kiinnostavan ja paljon keskustelua herättäneen aiheen vuoksi. Aiheet liittyivät päivähoidossa tarjottaviin välipaloihin, retkiin ja tapahtumiin liittyvään rahankeräyskäytäntöön, päivähoidon sijaiskäytäntöihin ja henkilökunnan pätkätöihin sekä perhepäivähoidon varahoitojärjestelyihin ja päiväkotien sulkuaikoihin. Sovittiin, että pidetään lokakuussa sellainen asiakasraati, jossa käsitellään useita asioita, mm. nyt käsittelemättä jääneitä teemoja ja muita mahdollisia uusia esiin nousevia asioita. 5. Muut asiat Sovittiin syksyn muut teemat ja kokoontumispaikat. Keskustelussa nousi esiin toive saada tietoa viittomakielen käytöstä ja osaamisesta päivähoidossa sekä muita varhaiserityiskasvatukseen liittyviä palveluntarpeita ja toiveita. Sovittiin, että marraskuun asiakasraadissa teemana on varhaiserityiskasvatus. Päivähoidon henkilöstön hyvinvointiin liittyvää teemaa on toivottu jo aikaisemmin ja päätettiin toteuttaa vuoden 2012 alussa Ajankohtaisia ja asiakkaiden esiin nostamia asioita Säynätsalon päiväkoti Varhaiserityiskasvatus Väinölän päiväkoti Keskusteltiin siitä, miten asiakasraatilaiset voivat esitellä raadin toimintaa muille vanhemmille; joitakin raatilaisia on pyydetty esittelemään raatia mm. vanhempainilloissa. Todettiin, että esimerkiksi elokuun asiakasraadissa käytettyä esitystä asiakasraadista voi halutessaan hyödyntää kyseisissä tilanteissa (liitetiedostona elokuun muistion yhteydessä). Sovittiin myös, että kun muut asiakkaat ottavat raatilaisiin yhteyttä ja esittävät asioita asiakasraadin käsiteltäväksi, raatilaisten kannattaa kannustaa vanhempia ottamaan yhteyttä varsinkin yksittäisissä ja henkilökohtaisissa palveluihin liittyvissä asioissa suoraan päivähoidon henkilökuntaan; yleisissä kehittämisen liittyvissä asioissa asiakasraati on oikea paikka nostaa keskusteluun päivähoidon teemoja.