4/2010. TEEMA: LAY 50 v. sivut ESITTELYSSÄ: Työväen Arkisto sivut Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti

Transkriptio

1 TEEMA: LAY 50 v. sivut 8-22 ESITTELYSSÄ: Työväen Arkisto sivut /2010 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti

2 FAILI 4/2010 Toimitus Päätoimittaja: Osmo Palonen, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto, Matti Happonen, Kela Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto, Rauni Bildjushkin, Espoon kaupunki, Riitta Itälä, Toimihenkilöarkisto, Juho Rännäli, Tulli Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa tai rtftai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa täydellä kameran resoluutiolla Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 10 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisija Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, HELSINKI Puh , Faksi (09) Tilaukset Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat 1/1 sivu takakansi 4-väri /1 sivu 3. kansi 4-väri /1 muut sivut 4-väri 800 ½ muut sivut 4-väri 500 Toistoalennus: sama aineisto 4 ilmoituskertaa 20%, 2 ilmoituskertaa 10%. Ilmoitusvalmistus 50 e/sivu. Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana: kokosivun ilmoitushinta ja lisäksi sisäänpisto- ja postituskulut. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi, Tiedostomuodot: valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. Kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK. Takakannen yläreunaan jätettävä 30 mm tyhjää osoitetietoja varten. Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Aineiston toimitusosoite: osmo.palonen@liikearkistoyhdistys tai Osmo Palonen, Harjukatu 3 C, Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää SISÄLTÖ PÄÄKIRJOITUS Jobsin vuosi Osmo Palonen 3 TAPAHTUMAT Koskenniemi-seminaari Päivälehden museossa Saila Linnahalme 4 5 Sää ja ilmasto teema Elkassa Jarmo Luoma-aho 5 PUHEENJOHTAJALTA Matti Happonen 6 Näkymättömät arkistot näkyviksi Ossi Viita TEEMA: LIIKEARKISTOYHDISTYS 50 VUOTTA Juhlatunnelmaa Bottalla 8 Osmo Palonen Juhlaseminaari katsoi eteenpäin 12 Osmo Palonen Huoli tiedon katoamisesta yhdistyksen taustatekijä Matti Lakio Jo 29 vuotta yhdessä Osmo Palonen KOKOUKSET DLM Forum palasi kotiin 23 Osmo Palonen Moskovassa verrattiin kokemuksia asiakirjahallinnosta 25 Pekka Henttonen ARKISTOT Yli sata vuotta Työväen Arkistoa 26 Mikko Kosunen Vuoden arkistoteko Jukka Haavistolle 31 Osmo Palonen PUHEENVUORO Moreq 2010 kuin brittistandardi 32 Juho Rännäli JÄRJESTÖT Syyskokous valitsi uusia ja entisiä Osmo Palonen 34 HANKKEET KDK:ssa ollaan yhdessä enemmän 36 Olli Alm INSIDER Mapilla päähän rahan puutteen valittajille 37 Insider ABSTRACTS Faili 4/ Kansi: Arkistokurssin osanottajia vuonna LAY:n arkisto, Elka. (yläkuva) Liikearkistoyhdistyksen juhlaillallinen Ostrobotnian juhlasalissa Kuva: Osmo Palonen. Artikkelien kuvat kirjoittajien ellei muuta mainintaa. Ilmoittajat: Elka. Kunnallisarkistoyhdistys, IITC s. 7, Rastor s.35, Documenta s.39, EMC Finland s.40 FAILI nro 4/ 2010

3 PÄÄKIRJOITUS Jobsin vuosi ja muita IT-tarinoita Helppous sopii ihmisen laiskaan luonteeseen. Siksi päätin kokeilla ja hankin viime vuoden keväällä Macin. Olivathan sitä niin monet kaverit, alan ammattilaisetkin, suositelleet. Periaatteessa olin 1980-luvulta asti vastustanut paketointia, jossa sama toimittaja myy niin laitteet kuin ohjelmatkin. Kun vaihtoehtona olivat Vistat ja muut tunnetusti toimimattomat tuotteet ei päätös ollut niin vaikeakaan. Pitihän lisäksi kaikkien ohjelmien toimia samalla tavalla jo Intelin prosessoreihinkin vaihtaneessa omenakoneessa. Alku tuntuikin hyvältä. Kirjoittimet eivät tarvinneet ajuria ja jopa Canonin kamerankin sai liitettyä vain kytkemällä kaapelin. Kuukauden harjoittelun jälkeen alkoi myös hiiren virkaa tekevä nappulaton osoituspaneli tuntua hyvältä. Kone oli lisäksi kevyt, näyttö hyvä ja kun töissä oli oikea näppis ja hiiri työt sujuivat. Paitsi että niin Microsoft Officen kuin Open Officen sovellukset kaatuivat tai jäivät jumiin tasapuolisesti. Seuraavaksi yritin saada työmaan sähköposti- ja nauhavarmistusohjelmat toimimaan. Työkaverini kertoivat, että niin GroupWiseen kuin Tivoliinkin löytyy clientit Mac-ympäristöön. Kun surffalin tuntikausia, löysin lopulta ladattavat softat, jotka sitten vaan asennetaan. GW tosin ei ollut viimeisintä huutoa, mutta Tivolin java-sovelluksen olisi pitänyt ilman muuta toimia. Vaan kun eivät asentuneet. GroupWisestahan saattoi toki aina käyttää selainpostia, vaikka se puuttellinen onkin. Myös Tivolin varmistuksiin löytyi ratkaisu, kun varmistin Macin levyt vanhaan koneeseen tehdyn levyjaon kautta. Ilman työpaikan yhteisiä levyresursseja olin jotenkin pärjännyt ennenkin. Macin myyyntipuheissa oli toki mainostettu mahdollisuutta ajaa Windows-käyttöjärjestelmää samassa koneessa, ei toki yhtäaikaa. Windows sovellusten taas piti toimia helposti Winen virtuaalialustan avulla. Eivät toimineet ainakaan helposti. Vaikka en mikään nörtti olekaan, olen aina pystynyt hoitamaan omat koneeni niin töissä kuin kotona, tulihan tämä henkilökohtainen komputointi aloitettua CP/M:llä jo ennen IBM PC:tä. Pari konetta on rakennettukin. Puolen vuoden jälkeen aloin kypsyä muihinkin Mac-ominaisuuksiin. Mietin myös kumpi tietää paremmin miten haluan tehdä töitä: Steve Jobs vai minä itse. Haluan esimerkiksi tietää missä tiedostoni ovat ja oletan että avatessani tiedostoja jostakin kohdasta koneen levyresurssia, ei minun tarvitse joka kerta osoittaa samaa polkua seuraavaa tiedostoa hakiessani. Myös ikävä oikean sähköpostiohjelman käyttöön alkoi olla kova eikä Tivolin käyttö toisen koneen kautta vaikuttanut kovin fiksulta. MacBookille löytyy videoiden kanssa toimivasta huushollista aina muuta käyttöä ja kun kerroin kuinka vaikeaa työpaikan sovellusten käyttö on, sain ylipuhuttua pomolta luvan hankkia uuden koneen. Nyt päätin pyrkiä edelleen mahdollisimman kauas Vistasta ja aloitin Windows seiskan 64-bittisellä versiolla. Ajatuksena oli myös se, ettei heti tarvitsisi vaihtaa. Tämäkään kokemus ei näytä vastaavan toiveita. Edelleenkään en tiedä mitä kone puuhailee ja jos en olisi riittävän luupäinen, kone tallettaisi tiedostoni edelleen minne sattuu. Lisäksi molemmat Officet kaatuvat samalla tavalla kuin Macissä, eivätkä edes Adoben ohjelmat pysy pystyssä. Kaikkein kummallisinta on että minä, supervisor oikeuksilla töitäni tekevä en pääse käsiksi omaan aineistooni, kun jotkut turvallisuustoiminnot eivät anna lupaa. Myöskään neloisprosessorilla oleva kone jossa on 8 gigaa muistia ei ole useimmiten juurikaan nopeampi kuin viisi vuotta vanha edellinen Dellini XP-käytiksellä. Nyt ainoa mahdollisuus on kai ruveta tosissaan Linux-käyttäjäksi. Sen verran Ubuntua asentaneena tiedän, että se on helppoa. Ainoa mikä vielä hidastaa on se, että joistakin sovelluksista joita olen tottunut käyttämään ei ole Linux-versioita, Novellin sähköpostista ja Tivolista sellaiset löytyy. Lopusta kai selvinnee dual bootilla. Juuri nyt suljetut järjestelmät näyttävät kuitenkin tekevän paluuta. Kaiken maailman e-kirjan lukunäytöt ja jopa joskus puheluiden soittamiseen tarkoitetut laitteet saavat ihmiset jopa jonottamaan tullakseen sidotuksi yhteen toimittajaan; eivätkä pilvipalvelut ole sen parempia. Sosiaalisen median tai hakujätin palveluiden käyttäjät luovuttavat taas aineistonsa asiaa edes ajattelematta palvelutuottajalle ja kestävät vielä vilkkuvat ja soivat mainoksetkin. Pysyvässä ja pitkäaikaisessa arkistossa Open Source on ainoa kestävä ratkaisu. Kun sen parina on Open Standards, voi kuvitella että aineiston pysyvä säilyttäminen siedettävillä kustannuksilla ja kontrolloidusti on mahdollista. Se että nyt joudutaan käyttämään vielä suljettuja osia järjestelmissämme, kertoo ettei meillä ole tarpeeksi voimakasta sähköisen arkistoinnin yhteisöä, joka pystyisi kehittämään yhteisiä ratkaisuja ja tukemaan toisiaan niiden käytössä. Ensimmäisenä askeleena voi toki toimia niin että hankittaviin ohjelmistoihin ostetaan kaikki oikeudet kuten ainakin Virossa on tehty. Osmo Palonen Päätoimittaja FAILI nro 4/

4 Suorita työsi ohessa ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTO- TOIMEN AMMATTITUTKINTO Helsingissä käynnistyy Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkintoon valmistava koulutus, joka on tarkoitettu näissä tehtävissä toimiville tai niitä hoitamaan ryhtyville asiantuntijoille ja esimiehille. Koulutus muodostuu kahdesta kokonaisuudesta: Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelu, ohjaus ja organisointi Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen hoito ja tietopalvelu Tutkinto antaa valmiuden toimia sekä organisaation asiakirjahallinnosta vastaavana että asiakirjahallinnon vaativissa kehittämistehtävissä. Koulutus tarjoaa käytännön tietoa mm. arkistoinnin eri osa-alueista, arkistonmuodostus- ja tiedonhallinnan suunnittelusta, asiakirjojen hallinnasta ja tietoturvasta. Opiskelu tapahtuu työtehtävissä, verkko-oppimisena sekä koulutuspäivinä kerran kuussa. Koulutuksen kesto on 1,5 vuotta ja siihen osallistuminen edellyttää, että toimit arkistointiin liittyvissä työtehtävissä. Koulutus alkaa starttipäivällä Rastor Oy:n tiloissa Sturenkatu 21, Helsinki. Lisätiedot ja ilmoittautuminen: Anne Kesänen koulutussuunnittelija HELSINKI KUOPIO OULU TURKU FAILI nro 4/

5 INSIDER Arkistomaailmassa perinteinen ja pysyvä mantra on ollut, että kyllähän me tekisimme vaikka mitä, jos olisi riittävästi rahaa käytettävissä. Kaikki ei kuitenkaan aina ole rahasta kiinni. Tutkimukset ja käytännön havainnot ovat osoittaneet, että löysä raha tekee laiskaksi. Innovaatio ja kehitystyö suurella rahalla on hakuammuntaa, jos ohjeena on, että pitäisi saada joitakin uusia ja mukavia ominaisuuksia tuotteisiin tai vaikkapa uusiin arkistojärjestelmiin. Nokian esimerkki on valaiseva. Se on edelleen maailman viidenneksi suosituin brändi ja siksi sitä seurataan maailmalla tarkasti. Sen innovaatiot ovat olleet viime vuosina vaisuja. Suurella rahalla ja henkilökunnalla ei ole saatu aikaan haluttuja uutuustuotteita riittävän nopeasti, kun samaan aikaan pienemmät kilpailijat ovat tuoneet omia edistyneitä ratkaisuja asiakkaille. Ero on ollut siinä, että Nokian tuotekehittely on toiminut insinöörivetoisesti ja johtajien optioiden kannustamana, mikä on tosiasiassa tappanut henkilökunnan innovaatiohalua. Pienten kilpailijoiden valttina on ollut, että ne ovat lähteneet helppokäyttöisyydestä ja kuunnelleet tarkalla korvalla asiakkaiden toivomuksia. Teknisesti niillä ei ole mitään uutta Nokiaan verrattuna, ainoastaan ulos näkyvä innovatiivisuus ja tuotteiden käyttömukavuus asiakkaalla. Arkistojen osalta on nähtävissä sama asia. Paljon rahaa vuosien aikana vieneet hankkeet eivät ole tuoneet uusia edistyksellisiä ratkaisuja. Rahaa ei ole ollut haluttua määrää ja omaa asiantuntemusta ei ole riittävästi. Siksi on helppo antaa kehittämistyö ulkopuolisen palveluntuottajan tehtäväksi. Rahoittajan on jopa helpompi antaa suuremmat rahat organisaation ulkopuoliselle tuottajalle, jolta Mapilla päähän rahan puutteen valittajille voidaan edellyttää tuloksia. Omalle henkilökunnalle kehittämistyöhön vastaavaa summaa ei ehkä anneta, kun ajatellaan, että työ pitäisi tehdä virkatyönä ilman lisäkustannuksia. Ulkopuolisen toimijan haittana on, että se ei helposti pääse talon toimintoihin sisälle, joten hyvätkään ratkaisut eivät aina ole optimaalisia loppukäyttäjän kannalta. Käyttäjää lähellä olevat yksinkertaiset ratkaisut ovat syntyneet usein pienellä rahalla ja omalla henkilökunnalla pakon sanelemana. Kun ei ole ollut rahaa, on ollut pakko itse paneutua tekemiseen ja opetella tekeminen itse. Tällä tavoin on useissa organisaatioissa saatu aikaan käytännönläheisiä ja toimivia ratkaisuja mm. arkistojen luetteloinnissa, hakupalvelussa ja asiakkaiden palvelussa. Tilanne on sama kuin taiteilijoilla. Nälkäisenä on pakko tuottaa hengenpitimiksi myytävää. Rikkaana ei tarvitse tehdä niin ahkerasti töitä, voi odottaa inspiraatiota ja sitten vasta ryhtyä tekemään. Löysä raha tekee laiskaksi. Arkistoissa uusien tekniikoiden käyttöönotto tapahtuu nopeimmin, kun niihin on pakko siirtyä. Tämä on nähty monissa arkistoissamme. Pakko on se inspiraatio, joka saa aikaan tuloksia. Ne eivät ole maailmaa syleileviä kaiken kattavia ratkaisuja, mutta ne toimittavat sen konkreettisen tehtävän käytännöllisesti ja yksinkertaisesti, johon ne oli tarkoitettu. Ratkaisumalli ei ole monimutkainen, kun rahaa ei ole paljoa käytettävissä. Silloin on keskityttävä ainoastaan olennaiseen. Tiedonhaussa Google on osoittanut vahvuutensa helppokäyttöisyydessä ja on kaikkien käytettävissä, joten tarvitseeko arkistoille rakentaa omaa kallista hakukonetta, kun se tulee niin kalliiksi, ettei siihen löydy valtiolta rahaa moneen vuoteen. Jos vain on mahdollisuutta miettiä teoriassa ratkaisuja, aina tulee uusia näkökulmia, joita olisi hyvä selvittää ja joita olisi mukava saada. Se tarkoittaa yhä uusia toimeksiantoja muille, ennenkuin itselle saadaan valmiita tuotteita. Ja jälleen palaa löysää rahaa. Valtio on viimein herännyt sähköisen tiedonhallinnan turhiin kustannuksiin ja tiedon yhteiskäytön ongelmiin. Se on asettanut toimikunnan yhteisen tietojärjestelmän saamiseksi valtionhallintoon. Tietojärjestelmien yhä kasvaessa ja monimutkaistuessa niiden kustannusosuus hallinnosta kasvaa koko ajan. Kuitenkin se on aputoiminto hallinnolle, ei päätehtävä. Valtion tuottavuusohjelman mukaan nyt on pakko toimia ja saada it-kustannukset pysymään kohtuullisina. Löysä it-raha imetään pois ja silloin on aika ryhtyä tekemään luovia ratkaisuja toimintojen turvaamiseksi pienemmillä kustannuksilla. Rahan puutteessa elävällä virkakoneistolla on edelleen löysää rahaa käytössään. Kunnilla on sama tilanne kuin valtiolla. Tulevaisuudessa yhteensopivat tietojärjestelmät ovat välttämättömiä kuntaliitoksissa, joita pakon edessä tulee yhä lisää. Löysä it-raha on jo imetty kunnista pois ja nyt on pakko tehdä uusia luovia ratkaisuja, kun on pakko. Kulttuurieroja kuvaa se, että amerikkalaisen ansaittua miljoonan hän yhä suuremmalla innolla ryhtyy hankkimaan toista miljoonaa. Suomalaisen saatua ensimmäisen miljoonansa hän tuntee olonsa turvalliseksi ja voi ottaa työn löysemmin. Siksi kaikkia muista maista tuotuja tehokkuusteorioita ei kannata suoraan ottaa kritiikittömästi käyttöön meillä. Löysän rahan vaikutus on erilainen eri kansoilla. FAILI nro 4/

6 ABSTRACTS FAILI 4/2010 IIn his leader, the editor of Faili, Mr. Osmo Palonen, tells his experiences as Mac and Windows 7 user. When the suppliers are doing things easier, they will create problems and new operating systems are unstable. In the proprietary world like Apple it has been impossible to use corporate or back-up/ archiving client. Next step for Palonen will be Linux with the dual boot option. Promoting Open Source he also reminds the readers that this is the only platform for permanent preservation of electronic records. However there should be cooperation in archival community developing and supporting those systems. The trade union of archivists in Finland, AAY had been in operation for 90 years. The seminar Invisible archives they organised to celebrate the anniversary was asking how the archives support the identity of minorities. Ossi Viita the vice president of AAY reports from the seminar. In his article, he quotes National Archivist Jussi Nuorteva who emphasises that the archives of minorities needs special attention. Only doing so the reliable and conclusive general view of Finnish society can be achieved. The extensive part of the issue was dedicated to the 50th anniversary of Liikearkistoyhdistys - the association of business archives. In his report on the banquet held on 18th November in Helsinki Mr. Palonen quoted the speakers Matti Happonen, the president of the association and professor Martti Häikiö. Mr. Happonen forcast the future of the business archivist/record manager. In there he imagined that the duties now held by records managers will be more and more merged to information management. RM professionals just have to take care that the records management knowledge and skills will be improved as a part of information management. Professor Häikiö - who is well-known about his history books of business and technology including the history of Nokia Corporation - underlined that the proper archives are essential to the researcher of business history. In the Nokia case first step was to organise the archives. Häikiö also reminded the audience on importance about the personal archives including files and ring binders, Powerpoints and correspondence. It is also important to organise interviews and document the relationships between people in the organisation. The 50th anniversary seminar was concentrating more on the present and future than the past. In the programme Vappu Ikonen from the Bank of Finland was presenting the development of records management and archiving in the Bank of Finland and European Central Bank. When the Central Bank was started, there were no time to plan the records management and all of the operations were based on s and papers. Now after successful projects the records management including the transfer of information between the central and national banks is done or soon will be done via ERDMS and documents available by using those systems. The manager of archives, media management and information services unit Armi, Mrs. Katri Vänttinen of the Finnish broadcasting company YLE explained how the broadcasting production is now organised in digital format and the programmes preserved in digital format. There has been a massive digitisation work for radio programmes and now the even bigger job will be done for video recordings held in analogue and digital tape formats. As a policy YLE is organising digital services to the citizens and is starting more and more services where the Finns can use the archival contents and participate in the enrichment of metadata. Another speaker from YLE Tanja Rasila compared the personal archives of two CEO s of YLE Reino Paasilinna and Mikael Junger. The former was in charge in and left behind a proper paper archive with 50 binders of paper records, memorandums and photographs. The latter was working as MD and left behind him as an evidence of his activity in the position 5 binders of paper records but a lot of material in electronic format: presentations and articles blogs in intra- and extranet, memos in the groupware and some s. This was only one part of documentation he created, the rest is in Facebook, Twitter and YouTube. Rasilas problem at the moment is what to do with those contents out of the reach of the organisation. She had four options 1. Do nothing, 2. Join social media, learn to use it and try to recover what is possible, 3.Develop a policy and manual how to archive social media as an evidence of business operations or 4. Try to make a contract with the service provider to get the valuable information in the enterprises archive. The seminar could not give a homogeneous answer to her, all options got support. Matti Lakio, the former director of Elka wrote a short history of Liikearkistoyhdistys. He found out that the association was established to help private enterprises to preserve their history and make possible to research business history. From the beginning, the activities of the association have been education and training, conferences and publication. The first conference Liikearkistopäivät was organised in 1962, first regular publication Liikearkistolehti in 1964 and first training courses in There have been 8 presidents and 12 secretaries during 50 years. The association has been organised by committees, who have been in charge of different tasks like education and training or member services. Association has also published manuals for RM and archiving including retention period recommendations. Under the headline 29 years together Mr. Palonen has interviewed Carl- Magnus Roos, who can be called Mr. Liikearkistoyhdistys. In the article Roos explains how he was appointed as the secretary and treasurer of the association in 1981 and how the activities have changed for 29 years. One change has been how much professionals can use time for the voluntary work for the association. The big recession in early 1990 s was the critical period, during and after that time finding time to run the association has been much more difficult. Another effect of those recession days has been the merges, fusions and bankruptcies that have reduced the number of enterprise members. Luckily some have survived and kept the membership. Also the number of private members have increased at the same time, Roos explains. 38 FAILI nro 4/ 2010

7 Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä SharePointdokumentit Asiankäsittelyn dokumentit Muu dokumenttien hallinta Arkisto

8 Kiinnostaako miten toteutetaan kokonaisvaltainen tiedonelinkaarenhallinta? Varaa-aika ratkaisukeskukseemme ja tule tutustumaan tarkemmin! Lisätietoja: Puh. (0)